De modernisering van de EU-boekhouding

De modernisering van de EU-boekhouding Betere informatieverstrekking aan het management en grotere transparantie Gids voor de nieuwe financiële verslaggeving van de EU

EUROPESE COMMISSIE

Een beter beheer van overheidsgeld

Rekening, verantwoording en transparantie

Een deugdelijk beheer in de overheidssector is onmogelijk zonder hoogwaardige financiële informatie. Dankzij de hervorming van de boekhouding in 2005 is de Europese Unie goed op weg over een eersterangs financieel verslaggevingssysteem te beschikken. De kern ervan is de overschakeling van een traditionele boekhouding op kasbasis naar een nauwkeurigere en efficiëntere boekhouding op transactiebasis. Het betreft hier geen louter technische aanpassing, maar een ingrijpende verandering van de managementcultuur, noodzakelijk voor een effectief toezicht op de uitgaven, minder risico op fouten en een verbetering van het dagelijks beheer van het geld van de EU.

Het gebruik van de internationale standaarden voor jaarrekeningen in de overheidssector (IPSAS) bij de ontwikkeling van haar boekhoudregels betekent een belangrijke stap in de hervorming van het financieel beheer van de Europese Commissie op weg naar volledige transparantie van de financiële verslaggeving. De Europese Federatie van accountants juicht het voeren van een boekhouding op transactiebasis door de overheid volledig toe. Het bevordert het afleggen van rekening en verantwoording evenals de transparantie van de financiële verslaggeving en levert betere informatie voor planning- en beheersdoeleinden op.

Ik ben ervan overtuigd dat deze ontwikkeling zichtbaar en op lange termijn het functioneren van de EU zal verbeteren en zodoende tastbare voordelen voor de burgers zal opleveren.

Wij hopen dat het voorbeeld van de EU en de overheden die eveneens soortgelijke standaarden hebben ingevoerd, andere ertoe zal aansporen dat ook te doen en zal resulteren in doorzichtigere, duidelijkere en beter vergelijkbare financiële informatie van de overheidssector in heel Europa en daarbuiten.

Dalia Grybauskaitė,

David Devlin,

lid van de Commissie, bevoegd voor financiële programmering en begroting

voorzitter van de Europese Federatie van accountants

Boekhouding op transactiebasis in een notendop Kasbasis tegenover transactiebasis

Boekhouding op transactiebasis in de overheid — Internationaal perspectief

Transactieboekhouding kan het beste worden verklaard door middel van vergelijking met de meer traditionele kasboekhouding. • Kasbasis: verrichtingen worden pas geboekt wanneer geld wordt ontvangen of uitbetaald. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de aankoop van activa en de betaling van uitgaven — beide worden als „betalingen” beschouwd. • Transactiebasis: verrichtingen worden geregistreerd wanneer ze zich voordoen. Een in december ontvangen factuu factuur tuur voor oor een en EUEU-project U-proj roject ct wordt wordt geboekt geb in die maand, ook al vindt maan vindt de betaling bbetal etaling ng pas het jaar daarna plaats plaats. aats.

OESO-landen die hun geconsolideerde financiële rekeningen op transactiebasis opstellen (1):

Australië

Canada

Finland

Griekenland

Nieuw-Zeeland

Zweden

Frankrijk

Zwitserland 2

(2)

()

Verenigd Koninkrijk Verenigde Staten

IJsland

Italië

(1) Bron: Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO). (2) Transactiebasis met sommige onderdelen op kasbasis.

Voordelen van een boekhouding op transactiebasis Volledig overzicht van activa en passiva

Effectiever management en grotere besluitvaardigheid dankzij betere informatie

Meerjarenperspectief in financiële staten

Effectievere controles dankzij duidelijke en coherente rekeningen

Analytisch overzicht van geboekte posten

Nauwkeurigere politieke controle door beter inzicht in de financiële gevolgen van beleidsmaatregelen

Minder risico op fouten in betalingen aan begunstigden

1

De rekeningen g van de EU — Overzicht Rekeningen van de EU Begrotingsrekeningen

Algemene rekeningen

Geven een nauwkeurig beeld van de uitvoering van de jaarlijkse begroting. De begrotingsboekhouding is een boekhouding op kasbasis.

Geven een algemeen beeld van de uitgaven en ontvangsten (de „economische situatie”) en zijn bedoeld om de financiële positie (de „balans”) van de instellingen weer te geven. Worden sinds 2005 opgesteld op transactiebasis.

De rekeningen van de Europese Unie hebben een tweeledig doel. Ten eerste laten zij de begrotingsautoriteit van de EU (d.w.z. het Europees Parlement en de Raad van de EU, die uit vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten is samengesteld) en het grote publiek zien hoe de goedgekeurde begroting in de loop van het jaar is uitgevoerd (begrotingsrekeningen op kasbasis). Ten tweede geven zij de financiële positie van dee EU op 31 december weer middels de jaarrekeningg van de instellingen, die de balans van de activaa en passiva omvat (algemene rekeningen op trans-actiebasis).

2

Wist u dat in het boekhoudsysteem van de EU jaarlijks circa 1,45 miljoen betalingen worden geregistreerd?

De ABAC-hervorming ABAC (Accrual Based Accounting — Transactieboekhouding) maakt deel uit van het grotere project van de Commissie om het financieel beheer van de EU te moderniseren. In december 2002 ontvouwde de Commissie een ambitieus actieplan om haar algemene rekeningen vanaf 2005 — in nauwelijks twee jaar tijd dus — op transactiebasis op te stellen. Het nieuwe boekhoudsysteem en een stel nieuwe boekhoudregels zijn conform de planning in januari 2005 in werking getreden. Internationale standaarden De nieuwe regels zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde normen voor de openbare sector, met name de IPSAS (International Public Sector Accounting Standards) — en, wat de verrichtingen betreft waarvoor nog geen IPSAS-normen bestaan, op de overeenkomstige IAS-normen (International Accounting Standards) en IFRS-normen (International Financial Reporting Standards). Informatietechnologie De IT-architectuur — een cruciaal onderdeel van het EU-boekhoudsysteem en van de hervorming — is ingrijpend aangepast om ervoor te zorgen dat elke boekhoudkundige gebeurtenis volledig wordt geregistreerd wanneer ze zich voordoet, en niet uitsluitend wanneer er geld wordt ontvangen of uitgegeven. Het eindresultaat was de opstelling van de jaarrekening 2005 op basis van de nieuwe boekhoudregels.

De Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement vergadert met de leden van de Europese Rekenkamer, Luxemburg, mei 2005

Rekeningen van de EU en DAS De betrouwbaarheidsverklaring of DAS (van déclaration d’assurance) wordt elk jaar door de Europese Rekenkamer afgegeven. Daarin spreekt zij zich uit over twee afzonderlijke vragen: 1) of de rekeningen van de EU betrouwbaar zijn; 2) of alle onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn verlopen (bijv. of de begunstigden op tijd de juiste bedragen hebben ontvangen). De Rekenkamer heeft sinds de eerste DAS in 1994 de rekeningen van de EU altijd betrouwbaar (1) verklaard, zij het met voorbehouden, het belangrijkste betreffende voorfinancieringen (d.w.z. voorschotten aan ontvangers van EU-subsidies), die als schuld op de EU moeten worden geboekt zolang een project niet voltooid is. Sinds de invoering van de boekhouding op transactiebasis in 2005 is dit probleem verholpen.

(1) Anderzijds heeft de Rekenkamer in geen enkele DAS tot dusver een onvoorwaardelijk positief oordeel kunnen geven over de regelmatigheid van sommige verrichtingen (de tweede vraag), hetgeen vaak ten onrechte als een negatief oordeel over de rekeningen zelf wordt beschouwd.

3

De financiële workflow IT-systemen IT T systemen — Veiligheid Veilighe en functionaliteit functionalitei teit De IT-systemen T-systemen zijn de aderss waarlan waa waarlangs aarlangs ngs dee boek boekboekhoudkundige dkundige gegevens gegevens strom stromen, men, worden worde den gean ggeanaly geanalyseerd nalyse lyseerd eerd rd en opgeslagen. opgeslagen. Een ingrijpende ingrijp pendee aanpassing aa aanp anpassin assing ng van vaan de bestaande taande IT-oplos IT-oplossingen IT -oplossingen ingen is één n van n dee sle sleute sleutelelemeneutelel elelem lemen menn ten n van de hervo hervorming. ervorming. ming.

Data warehouse • Verslaggeving • Management

Vergelijkbare gegevens worden naar een single data warehouse gezonden

Europees Parlement Nationale regeringen EU-burgers

Betere, volledigere informatie over de rekeningen van de EU

ABAC-systemen voor financieel beheer

ABAC-boekhouding

• Contracten • Begrotingsworkfl Be ow • Transactieworkfl Tr ow (facturen, ga garanties, voorfinancieringen) • Staat St van de activa • Opgenomen O en verstrekte leningen le

Nieuwe functies: • efficiëntere en veiligere gegevensopslag • vlottere controle/opzoeking van gegevens leidt tot betere controle over het gebruik van EU-geld • nieuwe formulieren „Juridische entiteit” • geïntegreerde boekhoudkundige gegevens over activa • analytische boekhouding • functies voor projectbeheer

(draait op SAP (1)-software)

RESULTAAT: VOLLEDIGE TRANSACTIEBOEKHOUDING

Minder risico op fouten in betalingen aan begunstigden

Gebruiker voert financiële verrichtingen in het geïntegeerde websysteem in (1) SAP, een toonaangevende softwarefirma op het gebied van bedrijfs- en overheidsboekhouding, is een geregistreerd handelsmerk. (2) SWIFT is een coöperatieve vennootschap van de financiële sector die messagingdiensten en interfacesoftware levert aan 7 800 financiële instellingen (zoals banken) in ruim 200 landen.

4

SWIFT (2) • betalingen • inning van ontvangsten

ABAC-boekhouding — Meer mogelijkheden

Een algemeen register, geschikt voor transactieboekhouding, met nieuwe elementen zoals:

Maakt een uitsplitsing van kosten naar directoraat-generaal en beleidsterrein mogelijk

Instrument voor meerjarig projectbeheer, gebruikt door het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek

— voorfinancieringen, — garanties, — facturen

Beheer van de goedgekeurde begroting en gerelateerde verrichtingen, g g bijv. natrekken van beschikbaarheid van middelen

Financiële informatie

Kostenboekhouding

Fondsenbeheer Fonds

Boekh Boekhouding van te innen en te betalen vorderingen vorde

Deze module omvat de nieuwe formulieren „Juridische entiteit” (Legal Entity Files — LEF) voor het opslaan van gegevens van derde partijen waarmee de Commissie een financiële relatie heeft en van de desbetreffende bankgegevens. Middels de LEF kan de Commissie precies haar financiële positie t.o.v. haar partners, contractanten, debiteuren enz. bepalen.

Corporate Financial Module (CFM) voor buiten de EU-begroting opgenomen en verstrekte leningen van het directoraat-generaal Economische en financiële zaken

Projectsysteem

Opgenomen en verstrekte leningen

Activaboekhouding

ABACboekhouding

Dit systeem verzamelt boekhoudkundige informatie over de activa van de EU. Voorheen had elk beheerscentrum zijn eigen informatiesysteem; nu zijn de gegevens volledig geïntegreerd.

5

Wegwijs g j in de jjaarrekeningg De jaarrekening 2005 was de eerste op transactiebasis. Hierna volgen enkele essentiële tabellen en cijfers.

Verbetering van de begrotingsuitvoering 100 %

1. Begrotingsuitvoering

95 %

De begrotingsuitvoering laat zien hoe de begrotingsmiddelen zijn besteed. Het resultaat is het verschil tussen de totale ontvangsten van het jaar en de totale betalingen uit de beschikbare kredieten — met enkele aanpassingen.

90 % 85 % 80 % 75 % 2001

miljoen EUR

Ontvangsten van het begrotingsjaar Betalingen uit kredieten 2005 Naar 2006 overgedragen betalingskredieten (1)

107 091

(91) 1 519 41 2 415

(1) De begrotingskredieten van een bepaald jaar mogen slechts onder zeer strenge voorwaarden naar het volgende jaar worden overgedragen.

6

2004

2005

In de financiële staten wordt een negatieve waarde (bijv. een betaling) tussen ronde haken weergegeven.

(2 687)

Koersverschillen van het begrotingsjaar Begrotingsuitvoering 2005

2003

(103 548)

Van 2004 overgedragen EFTA-betalingskredieten Geannuleerde ongebruikte betalingskredieten overgedragen van 2004

2002

In 2005 bedroeg het surplus slechts 2,3 % van de totale begroting. Dit cijfer was de resultante van twee factoren: • hoger dan voorspelde ontvangsten, wat het surplus opschroefde; • een uitstekende begrotingsuitvoering (een recordniveau van 99 %), wat het surplus verkleinde. Volgens de EU-Verdragen moet de jaarlijkse begroting in evenwicht zijn. Het surplus van het jaar wordt op de begroting voor het volgende jaar bijgeschreven, waardoor de lidstaten minder moeten bijdragen.

De ontvangstenbronnen in 2005:

2. Economische situatie Deze rekening bevat alle ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar, ook al vinden de overeenkomstige geldbewegingen pas in de daaropvolgende jaren plaats.

miljoen EUR

Operationele ontvangsten • Eigen middelen en ontvangsten uit bijdragen • Ontvangsten uit de beleidsvoering (incl. boetes, teruggevorderde uitgaven, ontvangsten uit administratief beheer)

107 890 103 964

Operationele uitgaven • Administratieve uitgaven • Beleidsuitgaven (1)

107 597 6 127 101 470

Surplus van de operationele activiteiten

Wist u dat 76 % van de EU-uitgaven aan de lidstaten worden gedelegeerd via zogeheten gedeeld beheer?

3 926 Centraal beheerd (door de Commissie): 22 %

293 2

(Tekort) op de niet-operationele activiteiten ( ) Nettoaandeel (tekort) in geassocieerde deelnemingen en joint ventures (3)

• 66 %: een uniform percentage van het bruto nationaal inkomen (BNI) van de lidstaten; • 15 %: een uniform percentage van de BTW-grondslag van de lidstaten; • 13 %: douanerechten, landbouwheffingen en suikerheffingen; • 6 %: ongebruikte middelen van voorgaande begrotingsjaren, personeelsbijdragen enz.

(8 014) (91)

(Tekort) op de gewone activiteiten

(7 812)

Economisch resultaat

(7 812)

(1) Omvat alle belangrijke uitgavenposten van de EU, zoals Cohesiefonds en structuurfondsen, subsidies voor onderzoek enz. (2) Deze post bevat het resultaat van financiële verrichtingen ten bedrage van 30 miljoen EUR en de variatie in de geraamde totale waarde van de pensioenrechten van het EU-personeel (8 044 miljoen EUR), die in de rekeningen moeten worden verwerkt niettegenstaande de overeenkomstige ontvangsten pas in toekomstige begrotingen zullen worden opgenomen (zie Woordenlijst: voorzichtigheidsbeginsel). (3) Deelnemingen in het Europees Investeringsfonds en in het Europees satellietnavigatieprogramma Galileo.

Gedeeld beheerd: 76 %

Decentraal en gezamenlijk beheerd (gedelegeerd aan derde landen of internationale organisaties): 2 %

Het economisch resultaat van het begrotingsjaar is een weerspiegeling van de beginselen van de transactieboekhouding, waarbij uitgaven (met inbegrip van langetermijnramingen) vóór de ontvangsten worden verwerkt. Het eindcijfer komt overeen met door de lidstaten aanvaarde en in volgende jaren te dekken uitgaven. Niet te verwarren met een nationaal begrotingstekort (wanneer in een jaar meer wordt uitgegeven dan er binnenkomt); in 2005 vertoonde de EU-begroting immers een overschot, dat terugvloeide naar de lidstaten (zie blz. 6). 7

Voorbeelden van vaste activa:

3. Balans De balans geeft een overzicht van de activa en passiva op het einde van het jaar. De activa worden gerangschikt volgens hun liquiditeitsgraad (d.i. het gemak waarmee zij te gelde kunnen worden gemaakt), de passiva volgens de mate waarin ze verschuldigd zijn.

• immateriële vaste activa — bijv. computersoftware; • materiële vaste activa — grond, gebouwen, machines enz.; • deelnemingen — Garantiefonds, Europees Investeringsfonds, gemeenschappelijke ondernemingen (bijv. Galileo); • voorfinanciering op lange termijn — bijv. voorschotten uit de structuurfondsen aan lidstaten. Voorbeelden van vlottende activa:

miljoen EUR

Vaste activa • Immateriële vaste activa • Materiële vaste activa • Materiële vaste activa • Leningen • Voorfinanciering op lange termijn • Te ontvangen bedragen op lange termijn

31 415 27 4 141 1 874 2 397 22 732 244

Vlottende activa • Voorraden • Beleggingen op korte termijn • Voorfinanciering op korte termijn • Te ontvangen bedragen op korte termijn • Liquide middelen

27 291 126 1 440 6 633 7 238 11 854

Totale activa

58 707

Vaste passiva • Personeelsbeloningen • Voorzieningen voor risico’s en verplichtingen • Financiële schulden • Overige langlopende schulden

38 026 33 156 1 097 1 920 1 853

Vlottende passiva • Voorzieningen voor risico’s en verplichtingen • Financiële schulden • Crediteuren

82 825 275 22 82 528

Totale passiva

120 851

Nettoactiva

(62 145)

Nettoactiva worden gevormd door: Reserves Bij de lidstaten op te vragen bedragen, waarvan: • pensioenen (lange termijn) • overige

8

2 808 (64 953) (33 156) (31 797)

• voorraden, zoals wetenschappelijke apparatuur en materiaal van het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek, publicaties van het Publicatiebureau; • beleggingen op korte termijn — direct realiseerbare effecten; • voorfinanciering op korte termijn — uitstaande voorschotbetalingen aan begunstigden; • te ontvangen bedragen op korte termijn — bijv. door lidstaten verschuldigde eigenmiddelenafdrachten; • liquide middelen — alle middelen die de Commissie aanhoudt op bankrekeningen, inclusief in afwachting van rechterlijke uitspraken „bevroren” bedragen.

Voorbeelden van vaste passiva: • toekomstige pensioenrechten van EU-personeel (personeelsbeloningen); • ontmanteling van kerninstallaties (voorzieningen voor risico’s en verplichtingen).

Vlottende passiva omvatten bijv. de subsidiabele kosten van begunstigden van bijstand uit de EU-fondsen (crediteuren).

De nettoactiva van de EU zijn een weerspiegeling van de toepassing van de regels en -beginselen van de transactieboekhouding (bijv. het voorzichtigheidsbeginsel — zie Woordenlijst) op een openbaar lichaam dat zijn activiteiten niet financiert uit materiële activa, maar overwegend uit het recht om bijdragen (eigen middelen) van zijn lidstaten te vragen. De nettoactiva zijn reeds gedane uitgaven waarvoor de overeenkomstige ontvangsten later worden geïnd, voordat de eigenlijke uitbetaling verschuldigd is. De betrokken uitgaven zijn slechts aangegaan omdat de lidstaten ermee hebben ingestemd ze te financieren.

Woordenlijst W Woo oord oor orde rde den enlij enl nlijs lijst ijst j ABAC (Accrual Based Accounting — Transactieboekhouding): letterwoord waarmee het project van de Europese Commissie om van een kasboekhouding op een transactieboekhouding over te schakelen en het daarmee samenhangende nieuwe boekhoudsysteem worden aangeduid (zie blz. 3-5). Activa: uit gebeurtenissen in het verleden voortkomende bezittingen van een entiteit waarvan in de toekomst economische baten of dienstenpotentieel worden verwacht. DAS (déclaration d’assurance): door de Europese Rekenkamer afgegeven verklaring betreffende de betrouwbaarheid van de EU-rekeningen en de onderliggende verrichtingen (zie blz. 3). Eigen middelen: bedragen die op grond van de Verdragen en de afgeleide wetgeving direct aan de begroting van de EU toevloeien, zonder dat daarvoor nog een besluit van de nationale overheid vereist is.

Passiva: uit gebeurtenissen in het verleden voortvloeiende verplichtingen en schulden van een entiteit, waarvan de voldoening voor die entiteit resulteert in een afname van de bezittingen. Transactieboekhouding: boekhoudsysteem waarbij „gebeurtenissen” primeren op geldbewegingen (zie blz. 1). Voorfinanciering: betaling van een voorschot aan een begunstigde (een „float”) met het oog op de uitvoering van een project; wordt in het systeem van transactieboekhouding geboekt onder de activa omdat de uitgave pas definitief wordt wanneer de desbetreffende contractuele voorwaarden vervuld zijn (zie blz. 3, 8). Voorzichtigheidsbeginsel: bboekhoudkundig beginsel volgens hetwelk activa en ontvangsten niet mogen worden overgewaardeerd en passiva, verplichtingen en schulden niet mogen worden ondergewaardeerd (zie blz. 8). De reden waarom in een transactieboekhouding uitgaven vóór ontvangsten worden geregistreerd.

Kasboekhouding: boekhoudsysteem waarin verrichtingen slechts worden geregistreerd nadat een geldbeweging heeft plaatsgevonden (zie blz. 1). Kredieten: de op de begroting opgevoerde middelen. De begroting is een raming van de vastleggingen (bindende financieringsbeloften — vandaar „vastleggingskredieten”) en betalingen (overmaking van geldmiddelen, cash of banktegoeden, aan begunstigden — „betalingskredieten”). De kredieten voor vastleggingen en die voor betalingen zijn vaak niet gelijk omdat meerjarige programma’s en projecten gewoonlijk worden vastgelegd in het jaar waarin het besluit wordt genomen en gespreid worden betaald, naarmate de uitvoering van het programma of project vordert.

Het nieuwe boekhoudsysteem moet er met name door het bevorderen van de financiële workflow en een doelmatiger projectbeheer toe bijdragen dat de steun van de EU vlotter bij de begunstigden terechtkomt en het risico op fouten verkleint.

KV-30-08-308-NL-C

Hebt u vragen over de Europese Unie? Neem dan contact op met de dienst „Europe Direct” op het gratis telefoonnummer (*):

00 800 6 7 8 9 10 11 (*) Sommige aanbieders van mobiele telefonie geven geen toegang tot 00 800-nummers of rekenen deze oproepen aan.

Fotorechten: Digital Vision Ltd, blz. 9; Getty lmages, cover; Europese Gemeenschappen, blz. 2, 3, 4, 5. Meer informatie over de Europese Unie is beschikbaar op internet via de Europaserver (http://europa.eu). Luxemburg: Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen, 2008 ISBN 978-92-79-08692-2 © Europese Gemeenschappen, 2008 Overneming met bronvermelding toegestaan. Printed in Belgium GEDRUKT OP CHLOORVRIJ GEBLEEKT PAPIER

Feedback met betrekking tot de brochure: [email protected]

Voor nadere informatie over de rekeningen, de begroting, de financiële programmering en de boekhouding van de EU: EU-begroting: http://ec.europa.eu/budget/index.htm Commissaris Dalia Grybauskaitė: http://ec.europa.eu/commission_barroso/grybauskaite/index.htm Directoraat-generaal Begroting: http://ec.europa.eu/dgs/budget/index.htm Europese Federatie van accountants: http://www.fee.be

ISBN 978-92-79-08692-2