INTERUNIVERSITAIR CENTRUM VOOR ORGANISATIE- EN VERANDERKUNDE
Admiraal Helfrichlaan 1 3527 KV Utrecht tel 030 - 291 30 00 fax 030 - 291 30 13 email
[email protected] web www.sioo.nl
De HR adviseur als Businesspartner Een professionaliseringsprogramma voor interne HR-adviseurs in het MBO onderwijs
… van beheersen naar ontwikkelen …
Oktober 2010
Inhoud Sioo, interuniversitair centrum voor organisatie- en veranderkunde ................................. 2 1. De HR-adviseur als businesspartner .............................................................................. 3 Kerncompetenties van HR-adviseur
4
Professionaliseringsprogramma
4
2. Het programma 'De HR-adviseur als businesspartner' in kort bestek ............................ 6 Bestemd voor
6
Karakteristiek
6
Toelatingsvoorwaarden
6
Groepsomvang
6
Programma
6
Tijd- en studiebelasting
7
Locatie en data
7
Kosten
7
Organisatie
7
Programmamanagement
7
Programmaraad
8
Informatie
8
3. Programma 'De HR-adviseur als businesspartner' nader beschouwd ............................ 9 Integraal professionaliseringsprogramma
9
Het programma
9
Toelichting afzonderlijke programmaonderdelen
11
Sioo, interuniversitair centrum voor organisatie- en veranderkunde Sioo is in 1958 opgericht door de Nederlandse universiteiten en fungeert sindsdien als brug tussen wetenschappelijk gefundeerde theorie en de praktijk van organisatie- en veranderingsprocessen. Sioo heeft zich ontwikkeld tot 'intellectuele ruimte en professioneel thuis' voor professionals die zich willen ontplooien op het terrein van organisatie- en veranderkunde. Sioo vertegenwoordigt niet één dominante stroming in dit werkveld, maar vindt dat uiteenlopende visies naast elkaar kunnen - en moeten blijven bestaan. Bij Sioo ontmoeten mensen met een diversiteit aan talenten en achter gronden elkaar. Ze hebben gemeen dat ze serieus willen werken aan de ontwikkeling van hun professionele competenties, ze verschillen echter in rol, positie en ervaring van waaruit ze werken aan veranderings- en vernieuwingsprocessen. 2
De HR adviseur als businesspartner in ROC land 1. De HR-adviseur als businesspartner De HR-adviseur heeft als businesspartner van het (lijn)management een cruciale rol bij de ontwikkeling van de organisatie. De ontwikkeling van de organisatie komt voort uit het gegeven dat een ROC midden in de samenleving staat. Zowel op het vlak van het onderwijs als de impliciet maatschappelijke rol in de stad en de regio is de onderwijsorganisatie uiterst zichtbaar en is er voortdurende interactie tussen ontwikkelingen ‘binnen’ en ‘buiten’ de organisatie. ROC’s krijgen bijvoorbeeld in toenemende mate te maken met: ▪ Nieuwe vormen van samenwerking met bedrijven en instellingen. ▪ Hogere kwaliteitseisen aan contacten en dienstverlening. ▪ Minder uitval en hogere rendementseisen. ▪ Nieuwe eisen van efficiëntie en kostenbewustzijn. ▪ ICT-ontwikkelingen die leiden tot het ontwikkelen van andere organisatorische concepten. Dit alles leidt tot grote uitdagingen voor en veranderingen in de onderwijs organisatie. Hoewel de recessie veel toedekt, hebben ook ROC’s daarnaast te maken met een grijze golf, die de komende jaren zal uitstromen. Een krappe arbeidsmarkt en een toenemende vervangingsvraag door vergrijzing vallen samen. Daarnaast speelt dat een meer professionele organisatie tot aanscherping van eisen aan (potentiële) medewerkers zal leiden, waardoor ROC’s vaker een beroep doen op – uit zichzelf al veel krappere – arbeidsmarkt voor hoger opgeleiden. Dit alles vraagt meer dan voorheen dat onderwijsorganisaties werken aan goed werkgeverschap en klantoriëntatie door: ▪ Arbeidsmarktbeleid, arbeidsmarktcommunicatie. ▪ Verbreden en versterken van inzetbaarheid, echte employability van medewerkers. ▪ Verdere professionalisering van leidinggevenden. ▪ Vraagstukken rond inrichting van de (veranderende) organisatie(processen). ▪ Kwaliteit en inrichting van de arbeid. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt uiteraard bij het (lijn)management. Zij kunnen dit echter niet alleen. De professionele ondersteuning vanuit HR is daarbij noodzakelijk. De klassieke P&O-medewerkers zullen zich moeten ontwikkelen tot een volwaardige HRadviseurs van het (lijn)management en andere stakeholders binnen en buiten de organisatie. Zij worden daarmee businesspartner.
Kerncompetenties van HR-adviseur
Voor iedere HR-adviseur is de volgende set van kerncompetenties relevant om te kunnen functioneren als businesspartner voor het (lijn)management: ▪ ▪
Vakinhoudelijk HR-expertise (verder) ontwikkelen en onderhouden. Contextuele kennis ontwikkelen, kennis van de vraagstukken van het (lijn)management en de onderwijs organisatie, zoals wensen vanuit het bestuur en het topmanagement, behoeften van studenten, ouders en werkgevers, inrichting van bedrijfsprocessen en de prestaties van de onderwijsorganisatie; zicht op externe ontwikkelingen rond onderwijsbeleid, de (lokale) afzetmarkt, etc. ▪ Verbinden van de vakinhoudelijke expertise met de contextuele kennis en ondersteunen van veranderingsprocessen. ▪ Ondersteunen van de ontwikkeling van leidinggevenden en medewerkers. ▪ Pro-actief adviseren en interveniëren. ▪ Kunnen denken in mogelijkheden, creatieve oplossingen. ▪ Bepalen welke rollen je als HR-adviseur kan en wil spelen en dat expliciteren. ▪ Kunnen communiceren op en schakelen tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau. De specifieke invulling van deze set kan verschillen al naar gelang de lokale situatie. Professionaliseringsprogramma
Het professionaliseringsprogramma 'De HR-adviseur als businesspartner' biedt P&O medewerkers bij onderwijsorganisaties de mogelijkheid zich te ontwikkelen richting HRadviseur die 'businesspartner' is. Daartoe heeft de FOCUS groep HRD samen met Sioo (Interuniversitair centrum voor organiseren, veranderen, vernieuwen en leidinggeven) een pilot voor een professionaliseringprogramma opgezet. Dit wordt financieel ondersteuning door Prof2010 van de MBO Raad. In dit programma wordt de ontwikkeling van de eigen professionele ambities gekoppeld aan ontwikkeling bij het (lijn)management en de personele en organisatorische vraagstukken in de onderwijs organisatie. Professionele ambities en ontwikkeling van HR adviseurs
Ontwikkeling bij de klant van de adviseur
Personele en organisatorische vraagstukken en de onderwijsorganisatie
In het programma komen deze drie aspecten steeds in hun onderlinge samenhang aan de orde. Daarnaast wordt er ook nadrukkelijk aandacht besteed aan de verbinding van ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie. Het programma behelst inrichtings- en verandervraagstukken op met betrekking tot: ▪ ▪ ▪
Inrichting van de organisatie. Inrichting van klant c.q. Onderwijsprocessen. Inrichting/kwaliteit van de arbeid.
Het programma is een plek waar deelnemers geïnspireerd raken door nieuwe concepten en praktijkvoorbeelden, waar zij ideeën opdoen, hun ervaringen kunnen bespreken, het eigen handelen kunnen onderzoeken en kunnen experimenteren met nieuwe handelingswijzen. Alle deelnemers aan het programma werken aan vergelijkbare vraagstukken in de organisatie context. De HR-adviseur investeert door deelname daardoor in zichzelf, in de eigen organisatie en in HRM.
2. Het programma 'De HR-adviseur als businesspartner' in kort bestek
Bestemd voor
Het programma is bestemd voor interne P&O-medewerkers bij ROC’s die zich willen ontwikkelen tot HR-adviseur voor het (lijn)management. Karakteristiek
Het programma heeft een doorlooptijd van tien maanden. De start is gepland in februari 2010 en de afronding in november 2010. Het programma biedt de deelnemers, vanuit het oriëntatiekader met de centrale elementen Strategie, Arbeidsorganisatie, Personeelbeleid en Leidinggeven, een scala aan leer- en ontwikkelingsmogelijkheden. Zij verbinden de werkpraktijk met actuele concepten, modellen en theorieën en experimenteert vervolgens daarmee. Daarnaast het van hen een tijdsinvestering om literatuur te bestuderen en te werken aan opdrachten ter voorbereiding op de werkateliers. Toelatingsvoorwaarden
Voor het programma zijn toelatingsvoorwaarden gesteld om te waarborgen dat de deelnemers het programma effectief kunnen benutten, zodat zij een geschikte partner kunnen zijn voor de andere deelnemers. De voorwaarden zijn als volgt: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Minstens vijf jaar werkervaring waarvan tenminste drie in HR. Een HBO/WO vooropleiding of een vergelijkbaar werk- en denkniveau. Een werkplek die voldoende stof en experimenteerruimte biedt voor professionalisering. Ambitie om professioneel te groeien. Voldoende inzicht in en kennis van bedrijfskunde op verschillende functionele gebieden. Voldoende tijd en commitment om het programma te participeren voor de hele doorlooptijd. Een open en reflectieve instelling, de wil om met en van andere deelnemers te leren.
Groepsomvang
De omvang van de deelnemersgroep varieert van minimaal 12 tot maximaal 18 deelnemers. Programma
Het programma start met een intakegesprek met de deelnemer en het programmamanagement van Sioo. Vervolgens vindt er een startbijeenkomst plaats waarbij de deelnemers en hun leidinggevende aanwezig zijn. In deze bijeenkomst presenteren de deelnemers hun leervragen. Daarna wordt via zes werkateliers, vier consultatiebijeenkomsten en twee masterclasses gewerkt aan de leervragen. De rode draad daarbij wordt gevormd door een organisatievraagstuk uit de eigen organisatie,
waarmee deelnemers aan de slag gaan en het individuele portfolio. Het programma wordt afgesloten met een slotbijeenkomst. Tijd- en studiebelasting
Een groot deel van het programma werken de deelnemers aan eigen werk. Het programma voorziet in circa 45 dagdelen contacttijd. Van deze 45 dagdelen zijn er 7 geheel buiten werktijd. Daarnaast wordt nog eenzelfde tijdsinvestering gevraagd voor zelfstudie, voorbereiding en documentatie van het porfolio. In totaal gaat het om 360 uur. Locatie en data
De leergang vindt plaats in conferentiecentrum Kaap Doorn te Doorn. Het programma kent de volgende planning. Intakegesprekken
december
Startbijeenkomst
2 dagdelen (mo/mi)
februari
Werkatelier 1
5 dagdelen
maart
Werkatelier 2
5 dagdelen
april
Werkatelier 3
5 dagdelen
mei
Werkatelier 4
5 dagdelen
Juni
Werkatelier 5
5 dagdelen
september
Werkatelier 6
5 dagdelen
oktober
Slotbijeenkomst
3 dagdelen
november
Tussengesprekken
De consultatiebijeenkomsten worden in onderling overleg vastgesteld tussen de werkateliers. De masterclasses die worden gehouden tussen de werkateliers 2 en 5 worden nader vastgesteld. Kosten
Na aftrek van een financiële bijdrage van € 5.000 door Prof2010 van de MBO Raad zijn de deelnamekosten bij een groepsgrootte van 18 deelnemers voor de ROC € 2.750 per deelnemer, exclusief verblijfkosten in een conferentieoord. Bij minder deelnemers worden de deelname kosten hoger. Sioo is niet BTW-plichtig. Organisatie
Sioo draagt zorg voor de uitwerking en coördinatie en bewaakt de continuïteit en kwaliteit van het programma. De programmamanagers begeleiden ook de deelnemers, faciliteren de leercontext en leerprocessen, bereiden de werkateliers voor met docenten en inleiders en bewaken de rode draad van het programma. Programmamanagement
Het programmamanagement vanuit Sioo bestaat uit Hennie Dekker-van Brenk en Peter Paul. Kerpel. De secretariële ondersteuning van het programma gebeurt door Petra Zinser.
Programmaraad
Voor het programma is een programmaraad samengesteld. In deze raad hebben zitting Peter Vrancken (Prof2010) , Gisela Lindner (MBO Raad), Adrie Michels (MBO2010/Focusgroep HRD), Henk Achtereekte (MBO 2010/Focusgroep HRD) en Jaap J. Boonstra. Het Sioo-programmamanagement heeft gedurende het programma regelmatig overleg over de voortgang en de resultaten van het programma. Informatie
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Hennie Dekker-van Brenk (email:
[email protected]) of Peter Paul Kerpel (e-mail:
[email protected]). Beiden zijn telefonisch te bereiken op telefoonnummer 030-2913000.
3. Programma 'De HR-adviseur als businesspartner' nader beschouwd Integraal professionaliseringsprogramma
In het programma koppelt u de ontwikkeling van uw eigen professionele ambities aan de ontwikkeling bij uw klantsysteem als HR adviseur en de centrale vraagstukken op het vlak van personeel en organisatie in de ROC-organisatie. De integratie van deze verschillende ontwikkelingstrajecten vindt plaats door te werken met een individueel portfolio en aan een organisatievraagstuk. Tijdens het programma bent u zelf eigenaar van en geeft u zelf sturing aan uw professionele ontwikkeling. Om inzichtelijk te maken wat u wil leren,wat u heeft geleerd en gestructureerd voor te bereiden wat u in het vervolg van het programma en daarna wil leren, werkt u in het programma met een individueel portfolio. Deze portfolio start met het document dat u voor de intake heeft opgesteld. Het portfolio is dus een persoonlijk en doorlopend (digitaal) document waarin u beschrijft wat u kan, waaruit dat blijkt en hoe u zichzelf verder wil ontwikkelen. Na werkatelier 3 voert de programmastaf met iedere deelnemer een ‘tussengesprek’. Daarin wordt de opbrengst tot dan toe besproken en maakt u afspraken over de leerroute in de tweede helft van het leertraject. In de slotbijeenkomst presenteren alle deelnemers hun portfolio. Leren en doen zijn nauw met elkaar verweven. Het werken aan uw organisatievraagstuk staat daarom centraal in het programma. Deelnemers uit één ROC of uit verschillende ROC's vormen samen een lerend team. Zij brengen gezamenlijk een organisatievraagstuk in vanuit hun eigen organisatie. Aan dat organisatievraagstuk werkt u gedurende het programma. Nieuwe ervaringen kunt u steeds relateren aan en uitproberen binnen het werken aan het vraagstuk. Omgekeerd kunt u de vragen waar u op stuit bij het werken aan het vraagstuk ook weer inbrengen in het programma. U leert al doende methodisch te werken als businesspartner voor het (lijn)management. (Leer-)ervaringen en resultaten neemt u, mede op basis van de evaluatie van het vraagstuk met de leidinggevende, op in uw portfolio. Het programma
Het programma bestaat uit een aantal samenhangende onderdelen: ▪
▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Een intake over uw professionele ambities, de koppeling daarvan met en ontwikkeling bij het (lijn)management, alsmede de personele en organisatorische vraagstukken in de onderwijsorganisatie. Een startbijeenkomst. Zes werkateliers over het werken binnen de onderwijsorganisatie. Twee vakinhoudelijke masterclasses die ook voor anderen toegankelijk zijn. Vier consultatiebijeenkomsten ter ondersteuning bij uw vraagstukken en ontwikkeling. Een slotbijeenkomst met een afronding aan de hand van uw eigen portfolio.
Het schema geeft de activiteiten in hun onderlinge samenhang weer. Individuele voorbereiding, eerste opzet voor individueel portfolio Visie op personele en organisatorische vraagstukken in de ROC organisatie
Intake (deelnemer – programmamanagement)
Werkateliers
Consultatie
Masterclasses Organisatievraagstuk
Startbijeenkomst
Werkatelier 1
Werkatelier 2
Werkatelier 3
Tussengesprek Werkatelier 4
Werkatelier 5
Werkatelier 6 Evaluatie; Verwerking in portfolio
Slotbijeenkomst
Individueel Portfolio
Toelichting afzonderlijke programmaonderdelen Intake
In de intake bespreekt u met het programmamanagement van Sioo of het professionaliseringsprogramma beantwoordt aan wederzijdse verwachtingen en of de randvoorwaarden zijn vervuld voor een goed leerproces, zowel voor u, de HRorganisatie en de collega-deelnemers. Ter voorbereiding op de intakebijeenkomst krijgt u de vraag om na te denken over de leervragen die u (mondeling) in wilt brengen, hoe u tegen de HR-ontwikkeling bij het (lijn)management en de personele en organisatorische vraagstukken in de eigen ROC aankijkt. Na het intakegesprek, ter voorbereiding op de startbijeenkomst, maakt u een eerste opzet voor uw portfolio. Dit document laat zien welke leervragen u in het programma wilt inbrengen, hoe u tegen de HR en ontwikkeling bij het (lijn)management en de personele en organisatorische vraagstukken in uw ROC organisatie aankijkt. Startbijeenkomst
Tijdens deze bijeenkomst 'werkt' u de resultaten van de individuele intake 'op' tot een gezamenlijk referentiekader. Deze bijeenkomst kent een aantal inspirerende sprekers rond ‘HRM en bedrijfsvoering’ en ‘verbinding tussen klanten en diensten’. Ook interne gastsprekers/stakeholders die betrokken zijn bij HR-beleid binnen ROC’s spelen een rol. De bijeenkomst levert een gedeeld beeld op van het leertraject dat recht doet aan: ▪ ▪
strategische ambities en ontwikkelingen binnen de ROC organisatie als geheel, de collectieve en individuele leerwensen van de doelgroep in het kader van hun bijdrage aan en rol bij de realisatie van deze ambities.
Werkateliers
De werkateliers duren steeds twee dagen (vijf dagdelen). De werkateliers zijn themagericht. De thema’s worden definitief bepaald door Sioo en de programmaraad na de intakegesprekken, wanneer een helder beeld is verkregen van de leervragen van de deelnemers. Voorbeelden van thema’s zijn: Adviseren:
Bewust hanteren van mogelijke rollen, inzicht in adviesproces en –fasen, kunnen herkennen van klantsystemen.
Analyseren:
Waarnemen en benoemen van vraagstukken.
Veranderen:
Methodisch kunnen verkennen en kiezen van alternatieve veranderstrategieën.
Interveniëren:
Betekenisvol kunnen interveniëren en processen kunnen faciliteren.
Inrichten:
Ontwerpen en inrichten van organisaties op macro- (organisatie), meso- (proces) en micro-(arbeid) niveau.
Strategisch opereren: Aansluiting met de business maken, begrijpen en kunnen hanteren van spanningvelden binnen de organisatie, verdiept inzicht in sturingsprocessen, ontwikkelen van een gezamenlijk, gedragen kader en visie over interne advisering en bijdragen aan klanten, omgaan met macht. Bovenstaande thema’s lopen niet per definitie parallel met de indeling in werkateliers. De definitieve indeling en invulling vindt plaats op basis van input van de opdrachtgevers en uit de intakes. De werkmethode in de ateliers is gericht op zelfwerkzaamheid en eigen inbreng. Korte inleidingen gericht op verdieping en verrijking en praktische oefeningen en reflectie wisselen elkaar af. U werkt met eigen casuïstiek, maar ook met aangedragen cases en simulaties, zodat u op een breed spectrum van situaties ervaring op kunt doen met methodisch handelen en uw gedrag in adviessituaties en volop kunt experimenteren met nieuwe en andere mogelijkheden dan de gebruikelijke. Lerende teams
De deelnemers uit één ROC of uit verschillende ROC's vormen samen een lerend team, dat vraagstukken uit de leergangen bespreekt en koppelt aan een organisatievraagstuk van de eigen organisatie en de eigen werkpraktijk. Consultatiebijeenkomsten
Deelnemers uit verschillende ROC’s vormen samen een consultatiegroep (vier tot zes personen) die gedurende het programma vier keer bijeenkomt onder begeleiding van een coach. U maakt, in de werkateliers aangereikte, methodieken toepasbaar voor vraagstukken uit uw werksituatie. Waar nodig brengt de coach aanvullende concepten in. Het gaat hier om het verbeteren van persoonlijke effectiviteit en reflectie op handelingsroutines. Dit alles met het oog op het verrijken van de positie van HRadviseurs als businesspartners. U leert coaching als methodiek om elkaar te adviseren, maar ook als methode om een leernetwerk binnen uw eigen organisatie te maken. De resultaten verwerkt u in uw portfolio. Masterclasses
Twee masterclasses bieden ruimte voor onbevangen gesprekken over passies en ambities van deelnemers en andere betrokkenen. Hierdoor kunt u relationele netwerken bouwen die ook na het programma nog effecten kunnen hebben voor u als HR-adviseur en de ROC HR-organisatie. Dergelijke masterclasses kunnen zich ook richten op een bredere doelgroep binnen de ROC’s, opdrachtgever voor de organisatievraag, leidinggevenden, HR-collega’s en overige belanghebbenden. Via de masterclasses kan uw directe omgeving actief worden
betrokken bij uw leerroute. De onderwerpen voor de masterclasses worden in onderling overleg met de deelnemers vastgesteld. Te denken valt aan: ▪ ▪ ▪ ▪
Resultaatgericht werken; werking en invoering. Vitalisering; mogelijkheden en onmogelijkheden. Lokaal samenwerken in allianties en netwerken. Doorbreken van institutionele verlamming.
Slotbijeenkomst
Het programma eindigt met een slotbijeenkomst van vijf dagdelen waarin uw uw portfolio presenteert aan uwn leidinggevende en genodigden (klanten, collega’s, etc). Dit heeft vier doelen: ▪ ▪ ▪ ▪
Laten zien wat u geleerd heeft en wat de waarde daarvan is. Gestructureerd voorbereiden van wat u in het vervolg van het programma (en daarna) wil leren. Laten zien wat u concreet in de werksetting met de opbrengst van de leergang gaat doen. Laten zien wat de voordelen, de winst van het traject is voor de klant.
Bij deze presentaties en professionele verantwoording geven u en uw mededeelnemers feedback op het inhoudelijke resultaat (wat het onderhanden werk tijdens het programma heeft opgeleverd). Ook geeft u feedback op de relationele en professionele ontwikkeling die u waarneemt bij collega-deelnemers (wat u zichtbaar in gedrag ziet veranderen) en met betrekking tot de professionalisering van de HR component binnen de onderwijsorganisatie als geheel.
… van leegte naar ruimte …
