De Haarlemse contracten voor beheer & onderhoud. Enschede 28 mei 2015 Herman Wals

De Haarlemse contracten voor beheer & onderhoud Enschede 28 mei 2015 Herman Wals

26 september 1965

Inhoud        

Uitgangspositie Werken in regie Contractstructuur Kenmerken Domeinen Spaarnelanden Contractbeheersing Proces & planning

Risico’s (1)

Uitgangspositie (1)    

Anno 2000 traditionele, technische georiënteerde vakafdelingen Civiel & Haven ♦ Natuur & Landschap ♦ RATD ♦ Verkeer & Vervoer iedere afdeling voor zich ► openbare ruimte als optelsom

   

omvangrijke eigen onderhoudsploegen intuïtief en incident-gestuurd beheer & onderhoud ► opzichter geen beheerinstrumentarium organisatie ► operationeel ♦ technisch ♦ monodisciplinair

Bomenploeg (1959)

Optelsom

Uitgangspositie (2)       

Anno 2000 management stuurde op budget geen verantwoording prestaties + effect vervangingsinvesteringen ad hoc geen areaalmutaties jarenlange bezuinigingen achterstallig onderhoud ► 84 miljoen euro

 Rekenkamercommissie-onderzoek naar oorzaken achterstand (2005)  bewuste keuzen gemeenteraad  geen (adequaat) beleid ♦ ontoegankelijke cijferbrij

Risico’s (2)

Werken in regie (1)         

Uitwerkingsplan GOB (december 2012) ontstaan uit Stedelijke Projecten + Wijkzaken ingangsdatum GOB 1 mei 2013 twee pijlers ► gebiedsgericht werken ♦ werken in regie vermindering aantal fte’s beheer- + planningstaken op afstand concentratie op regie- + sturingstaken professioneel contractmanagement technische expertise blijft voorhanden bij gemeente ► gericht op opdrachten geven, niet op zelf doen

Het organisatiemodel

Of zo…

Risico’s (3)

Werken in regie (2)       

Dagelijks onderhoud anno 2014 takenpakket was nog op oude organisatie afgestemd ondoorzichtig geheel van contracten 25 overeenkomsten met Spaarnelanden ► op vier niveaus ruim 50 contracten met marktpartijen arbeidsintensieve frequentiebestekken dagelijks beheerders besteedden meeste tijd aan meldingen

RAW-bestek

Werken in regie (3)      

B&W-nota Uitwerking B&O-contracten (februari 2014) een bundeling van werkzaamheden in de openbare ruimte die leidt tot verschuiving van taken naar marktpartijen die de gemeente in staat stelt haar regierol op te pakken en door middel van aanbesteding een optimale balans tussen prestaties, prijs en kwaliteit bereikt

     

Aanpak opdrachten geclusterd in samenhangende domeinen per domein een DVO ► DDO gunnen van B&O aan één opdrachtnemer per domein verdeling van de domeinen over marktpartijen en Spaarnelanden totale volume DVO’s Spaarnelanden blijft gelijk (29,5 miljoen euro)

Werken in regie (4)      

Aanscherping domeingericht contracteren en gebiedsgericht sturen relatie tussen dagelijks onderhoud en groot onderhoud van inspanningsverplichting naar resultaatsverplichting kiezen voor de van-gevel-tot-gevel benadering financiële taakstelling meegeven aan domeincontracten ► kadernota 2014 ► kwaliteitsniveau omlaag

Domeinen en gebieden

Kwaliteitsambitie

Risico’s (4)

Contractstructuur    

Opbouw DDO’s basisovereenkomst ► juridische mantel vraagspecificatie algemeen ► geest van de overeenkomst vraagspecificatie processen ► uitvoering van de overeenkomst ► facturering ♦ wijzigingen ♦ meldingen ♦ schades ♦ rapportages ♦ inspecties ♦ enzovoort  vraagspecificatie resultaten ► resultaatbladen  looptijd vier jaar + (twee keer) verlenging van twee jaar  identieke opzet voor Spaarnelanden + marktpartijen  convenanten Spaarnelanden versus DDO’s ► allonge

DDO Domein DienstverleningsOvereenkomst Haarlem

BASISOVEREENKOMST

Annexen

Vraagspecificatie “Algemeen” (deel A)

Vraagspecificatie “Processen” (deel B)

Procesbladen

Bijlagen

Vraagspecificatie “Resultaten” (deel C)

Resultaats bladen

Procesblad meldingen

Resultaatblad wortelopschot

Risico’s (5)

Kenmerken (1)  contractpartner neemt verantwoordelijkheid voor domein  van voorschrijven naar samenwerken  verschuiving van beheer- en planningstaken naar marktpartijen en Spaarnelanden  behandeling van meldingen + schades  verantwoordelijkheid voor inspecties + schouwen  kennispartner ► advisering + meedenken  maatschappelijke + bestuurlijke gevoeligheid  afstemming met andere opdrachtnemers ► BAM neemt voortouw

Kenmerken (2)  realiseren vastgesteld kwaliteitsniveau  taakstellende budgetten ► geen geld meer bij gemeente  geen meerwerkfacturen!      

kwaliteitsborgingsplan voor hele contractperiode jaarlijks uitvoeringsplan rapportages door marktpartij/ Spaarnelanden audits namens gemeente door ingenieursbureau beoordeling uitvoering contract + samenwerking escalatieladder

 als werkwijze aan eisen voldoet ► vertrouwen in goed eindresultaat

Relatie tussen plannen (BAM)

Samenwerkingsmonitor Hoofdthema

Onderdeel

Planmatig werken

1. Hoe doordacht en realistisch is het operationeel uitvoeringsplan? 2. Hoe wordt het operationeel uitvoeringsplan nageleefd?

Pro-activiteit en samenwerking

1. Hoe wordt de samenwerking (partnerschap) tussen OG en ON ervaren? 2. Hoe worden de meldingen verwerkt door ON? 3. Hoe behartigt de ON de belangen van de OG?

Deskundigheid en kwaliteit

1. Is de ON zelfsturend en handelt pro-actief? 2. Werkt de ON volgens het kwaliteitborgingsplan?

Veiligheid en gezondheid

1. Hoe gaat de ON om met de aspecten veiligheid en gezondheid? Houding naar de 1. Hoe gaat de ON om met de omgeving leefbaarheidsaspecten (overlast voor omgeving)? 2. Hoe wordt omgegaan met duurzaamheid en milieuaspecten? Revisies en 1. Hoe gaat de ON om met het (bewijs)documen verwerken van mutaties in ten gemeentelijk registratie systeem

Beoordeling

Toelichting

Risico’s (6)

Domeinen       

Markt openbare verlichting (perceel) ► Volker Infra VRI’s (perceel) ► Vialis civiele kunstwerken + oevers (perceel) ► Volker Infra beweegbare bruggen (perceel) ► Strukton riolering + grondwater ► BAM asfalt + markeringen (perceel) ► BAM

      

Spaarnelanden afval & reiniging elementenverhardingen + straatmeubilair (perceel) groen & spelen parkeren coördinatie piket & meldingen wagenparkbeheer

Risico’s (7)

Spaarnelanden (1)        

Startproblemen RATD (2005) ♦ SBH (2009) budgetten overgeheveld, maar prestaties niet omschreven meerwerkfacturen ‘rugzakjes’ niet marktconform monitoring + rapportages ▼ weinig assertief opdrachtgeverschap

   

Gemeenteraad motie van ChristenUnie over Spaarnelanden (30 oktober 2014) voor eind 2014 duidelijkheid over status van convenanten voor de zomer van 2015 toekomstscenario’s

Spaarnelanden (2)      

Nieuwe start hergroepering van domeinen ‘inbesteding’ inschrijven zoals bij marktpartijen beoordelingsteams Plan visie nieuwe taken ▲ ♦ Transitieplan ▼

    

operationeel sterker geworden meldingen onder controle gesteggel over kleine aanpassingen geen staat van hoeveelheden, maar afspraak over kwaliteit areaal tactisch niveau moet nog verbeteren

Sturingsdriehoek

Risico’s (8)

Contractbeheersing (1)  contractdriehoek per domein ► procesmanager ♦ technisch adviseur ♦ beheerder gebied √  operationeel overleg √ ♦ tactisch overleg √ ♦ (strategisch overleg) (√)  implementatieadviseur √  auditbureau PHBM + PPES √ ► systeemtoets (√) ♦ procestoets (√) ♦ producttoets (√) ♦ resultaattoets (√)  opstellen risicodossiers (√)  dagelijks beheerders voeren resultaattoetsen buiten uit (√)  cursus SCB in 2014 als opmaat √  opleidingen + trainingen medewerkers ► menukaart  contractbeheersingsplan (√)

Contractbeheersing (2)

De regieacademie

Risico’s (9)

Proces (1)           

definitiefase (zomer 2013 – maart 2014) van onderop ▼ Van de Bunt voorbeelden bij andere gemeenten ▼ second opinion Haskoning DHV ontwerpfase (maart – augustus 2014) taskforce 1.0 contractsystematiek ► UAV-gc 2005 Cyber + Aratis arealen + kostenkengetallen ► normbudgetten overdrachtsdocumenten met nulsituatie

Proces (2)            

aanbestedingsfase (september – december 2014) Europees niet-openbaar aanbesteed ► vijf partijen per domein inbesteding Spaarnelanden inschrijvingen ► beoordelingsteams per domein ondertekening 19 december 2014 uitvoering (januari 2015 – december 2018) transitieperiode ► inrichting processen ♦ meldingen ♦ incidenten kwaliteitsborgingsplan ♦ operationeel uitvoeringsplan monitoring & evaluatie (idem) risicodossiers rapportages contractpartij ► kwartaal ♦ tweewekelijks operationeel toetsen door auditbureau

Consistoriekamer

Rekenmatrix EMVI-score K&O Criterium

subcriterium

Maximale Beoordelingscijfer Behaalde Totalen kwaliteitswaard 100% kwaliteitswaarde in concensus bepaald e

1A. Visie op samenwerking en partnering 1. Samenwerking & Partnering

1B. Scope-, beleids- en budgetwijzigingen

55%

1C. Efficienty in werkwijze

2. Pro-actief, risico-gestuurd en domeinoverstijgend handelen

2A. Pro-actief en risico-gestuurd handelen 2B. Domeinoverstijgend handelen

4. Domeinspecifiek

3B. Werkzaamheden in Transitieperiode bij start DDO 4A Meenemen personeel

20%van de aanneemsom

€ 210.000

7

€ 52.500

15,00%

€ 90.000

6

€0

5,00%

€ 30.000

7

€ 7.500

15,00%

€ 90.000

8

€ 45.000

12,50%

€ 75.000

7

€ 18.750

7,50%

€ 45.000

8

€ 22.500

5,00%

€ 30.000

8

€ 15.000

5,00%

€ 30.000

6

€0

28%

3A. "Nul-meting" 3. Transitieperiode en 0-meting

35,00%

12,5%

5,0%

>

€ 600.000,00

€ 161.250 Kwaliteitswaarde prestatiecriterium SROI:

5%

boven het minimum van 5%

€

7.900,00

€ 200.750

Totale kwaliteitswaarde

Aanneemsom voor Domein voor de totale looptijd van de DDO KW&O Fictieve inschrijvingssom (aanneemsom minus Totale kwaliteitwaarde)

€ 39.500

4

€

690.000,00+ extra wzh:

€

410.000,00

€ 3.170.000

€ 2.969.250

Toetscyclus (PHBM♦PPES)

Ondertekening (19 december 2014)

Risico’s (10)

Achter de etalage (1)  kleine aannemers kansloos?  transitiefase!  areaal eigen maken ► aanvullingen op nulmeting  meldingen onder controle krijgen  systemen gemeente niet ingericht op gebruik door contractpartners  lager kwaliteitsniveau kan afstralen op B&O-contracten  scharrelruimte is verdwenen ► evenementen  discussie met Spaarnelanden op paaltjesniveau  calamiteiten ► Schoterbrug ▲ ♦ Nieuwe Gracht ▼

Meldingen onder controle (krijgen)

Schoterbrug

Nieuwe Gracht

Achter de etalage (2)  contractmanagers, technisch adviseurs + beheerders in hun rol krijgen  contractdriehoeken nog sterk operationeel gericht  bij beheerders spagaat tussen gebied en stadsbreed domein  van hit & run ► nadenken  ‘daar ben ik niet meer van’ ♦ ‘daar hebben we geen geld meer voor’  verschil in abstractieniveau tussen gemeente en BAM enz.  zakelijker opstelling nodig ► ‘persoonlijk leiderschap’  niet alleen kennis, maar ook vaardigheden verbeteren en versterken

Risico’s (11)

Taskforce 2.0    

‘inregelen’ B&O-contracten operationele overleggen gestart toegang regelen voor meldingen, GBI enz. duidelijkheid creëren ► meldingen ♦ schades ♦ evenementen ♦ VTW’s ♦ inspecties enz. ► werkoverleggen ♦ spreekuur  begeleiding Spaarnelanden ► spreekuur  cursussen + trainingen ► menukaart  sleutelen aan houding & gedrag  start auditbureau ► risicosessies ♦ toetsen  inhuren operationeel contractbeheerder  POW-projecten  ontwikkelprojecten

Risico’s (12)