Businessplan Verzelfstandiging Onderhoud Enschede
2 Voorwoord Voor u ligt het oprichtingsplan van Onderhoud Enschede BV. De oprichting is een nieuwe en uitdagende stap in de ontwikkeling van onze organisatie. De afgelopen jaren hebben onze teams met trots voor onze stad Enschede gewerkt en dit willen we in gezamenlijkheid graag blijven doen. De oprichting van Onderhoud Enschede BV is hierin en logische ontwikkelstap. Wij zijn er van overtuigd dat we deze stap het beste kunnen zetten in de nieuwe organisatievorm die in dit businessplan wordt toegelicht. Het geeft ons ruimte en kansen om ons vakmanschap verder te verbeteren, onze slagkracht te vergroten en daardoor onze stad nog mooier te maken. Dit past in de lijn die we de afgelopen jaren hebben ingezet waarin de ontwikkeling van al onze medewerkers voorop staat. Met veel trots heeft iedere collega de afgelopen jaren stappen al gezet in zijn eigen loopbaan, hetzij in het verbeteren van vaktechniek, danwel in het coachen begeleiden van medewerkers, danwel in het verbeteren van zijn taalvaardigheid. Door scholing maar vooral ook door praktijkervaring en met hulp van elkaar. Het schrijven van dit plan was niet mogelijk geweest zonder de inzet van onze medewerkers van Onderhoud Enschede, collega’s van andere afdelingen en extern adviseurs zoals procesbegeleider Hans Lubbers van Doon BV. In relatief korte tijd zijn we erin geslaagd om Onderhoud Enschede voor te bereiden op de spannende stap naar de nieuwe organisatie.
We zijn er klaar voor!
Mark de Jonge Hoofd Onderhoud Enschede September 2015
OE 2016
Revisie 8-9-2015
3
Inhoud Samenvatting ............................................................................................................................... 5 1. Inleiding ................................................................................................................................... 9 1.1 Achtergrond................................................................................................................................... 9 1.2 Doel businessplan.......................................................................................................................... 9 1.3 Doelgroep ...................................................................................................................................... 9 1.4 Randvoorwaarden en afbakening ................................................................................................. 9 1.5 Een gezamenlijk zorgvuldig traject met breed draagvlak ............................................................. 9 1.6 Leeswijzer .................................................................................................................................... 10 2. Achtergrond bij de verzelfstandiging ....................................................................................... 12 2.1 De opgave .................................................................................................................................... 12 2.2 Bestuurlijke achtergrond ............................................................................................................. 12 2.3 Bestuurlijke doelen en kaders ..................................................................................................... 12 3. De verzelfstandiging in een werkmaatschappij ........................................................................ 13 3.1 Het doel van de verzelfstandiging in een werkmaatschappij...................................................... 13 3.2 Waarom de keuze voor een werkmaatschappij? ........................................................................ 13 3.3 Belangrijke aanvullende kenmerken van de werkmaatschappij ................................................. 14 3.4 Onderhoud Enschede: Een sociale dienst van algemeen Economisch belang............................ 16 4. Onderhoud Enschede BV......................................................................................................... 18 4.1 Wat is Onderhoud Enschede ....................................................................................................... 18 4.2 Missie en kernwaarden van Onderhoud Enschede BV ............................................................... 18 4.3 Prestatiedoelstellingen van Onderhoud Enschede BV ............................................................... 18 4.4 Werkzaamheden ......................................................................................................................... 19 4.5 De Organisatie ingericht .............................................................................................................. 19 4.5.1 Organisatie ........................................................................................................................... 19 4.5.2 Medewerkers........................................................................................................................ 20 4.5.3 Bedrijfsvoering...................................................................................................................... 20 4.5.4 Inzet arbeidsmarktdoelgroepen ........................................................................................... 21 5. Regie organisatie: Opdrachtgever en opdrachtnemer .............................................................. 22 5.1 De regieorganisatie: Onderhoud Enschede BV als opdrachtnemer ............................................ 22 5.2 Rolverdeling opdrachtgever en opdrachtnemer ......................................................................... 22 5.2.1 Stadsdeelbeheer als gemeentelijke opdrachtgever en borger van bestuurlijke doelen ..... 22 5.2.2 Onderhoud Enschede als opdrachtnemer: .......................................................................... 22 5.3 Overlegstructuur opdrachtgever en opdrachtnemer.................................................................. 23 5.4 Dienstverleningsovereenkomst Stadsdeelbeheer en Onderhoud Enschede BV ........................ 23 5.5 Marktconforme toetsing ............................................................................................................. 23 5.6 Professionaliseren opdrachtgever- en opdrachtnemerschap ..................................................... 23 6. Rechtsvorm, eigendom verantwoording en Sturing ................................................................. 25 6.1 De Rechtsvorm ............................................................................................................................ 25 6.2 Bestuurlijke structuur en eigendomsverhoudingen .................................................................... 25 6.3 Gemeente Enschede als opdrachtgever en aandeelhouder ....................................................... 25 6.4 Toepassen Europese wet- en regelgeving ................................................................................... 26 7. Financiën ................................................................................................................................ 27 7.1 Kosten en baten van de werkmaatschappij ................................................................................ 27
OE 2016
Revisie 8-9-2015
4 7.2 Begroting 2014 – 2017 ................................................................................................................ 28 7.3 Desintegratie-effecten ................................................................................................................ 29 8. Fiscale aspecten bij verzelfstandiging ...................................................................................... 31 9. Het vervolg ............................................................................................................................. 32 Bijlagen: - Bijlage 1. Bijlage 1 Uitgewerkt afwegingskader van de leidraad “Goed verbonden, leidraad sourcen en regie” voor verzelfstandiging Onderhoud Enschede - Bijlage 2. Concept Akte van oprichting Onderhoud Enschede BV (statuten) - Bijlage 3. Aanpak desintegratiekosten en afbouw overhead incl. benchmark
OE 2016
Revisie 8-9-2015
5
Samenvatting De opgave
De uitdaging…
Gemeentebrede ontwikkelingen, benodigde bezuinigingen en De gemeente Enschede ziet zich opgaven vragen van de gemeente Enschede om scherpe keuzes en geconfronteerd met grote uitdagingen. een compacte en flexibele organisatie. Dit zodat zij snel kan Zo verandert de samenleving steeds inspelen op alle ontwikkelingen. De gemeente wil daarom sneller. Bewoners weten elkaar beter te uitvoerende eenheden zoals Onderhoud Enschede bereiken, weten beter wat ze willen en verzelfstandigen, mits de kwaliteit van de werkzaamheden daarna zo zelf initiatieven te realiseren. behouden blijft. Dit mede zodat deze uitvoerende eenheden meer Tegelijkertijd ziet de gemeente zich bewegingsruimte krijgen in bijvoorbeeld het optimaliseren van geconfronteerd met belangrijke te realiseren doelstellingen op bijvoorbeeld werkprocessen. Daardoor kunnen zij effectiever werken en een het gebied van besparing realiseren. Tegelijkertijd kan de achterblijvende arbeidsmarktdoelstellingen, gemeentelijke kernorganisatie zich beter richten op haar duurzaamheid, leefbare wijken en kerntaken en het dienen van het openbaar belang. jeugdzorg . Dit in een tijd waarin de Op 10 november 2014 heeft de gemeenteraad bij de huidige economische omstandigheden Programmabegroting 2015 – 2018 besloten Onderhoud Enschede vragen om bezuinigingen. te verzelfstandigen. Op 11 maart 2015 heeft het College van Burgemeester en Wethouders de verzelfstandiging te versnellen in de vorm van het oprichten van de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV per 1 januari 2016. Dit aan de hand van het Beleidskader Verbonden partijen’ en de leidraad: “Goed verbonden, leidraad sourcen en regie” met als onderdeel van deze leidraad het afwegingskader (gemeenteraad, op 8 juni 2015 ).
De organisatie van Onderhoud Enschede Onderhoud Enschede is belast met het onderhoud en aanleg van de openbare ruimte in Enschede (inclusief begraven) en richt zich als opdrachtnemer van de gemeentelijke hoofdopdrachtgever Stadsdeelbeheer vooral op uitvoerende taken. Daarbij levert zij ook een belangrijke bijdrage aan de huidige arbeidsmarktdoelstellingen van de gemeente Enschede. Zo bestaat ongeveer 60% van de medewerkers uit arbeidsmarktdoelgroepen. Het werk van Onderhoud Enschede is mensenwerk. De kern van het werk is handmatig productiewerk, ondersteund door machines aangevuld met vaktechnische specialisten. Onderhoud Enschede werkt daarbij: Integraal: Bijvoorbeeld zwerfvuil meenemen tijdens het schoffelwerk; Afgestemd: Bijvoorbeeld machinaal vegen, bladruimen, onkruidbestrijding op verharding en rioleringsonderhoud opeenvolgend logisch in de tijd gepland; Integrerend: teams bestaan uit een mix van arbeidsmarktdoelgroep medewerkers en professionals, die gezamenlijke alle werkzaamheden oppakken. Daarbij richten we ons ook op (het motiveren van) talent(ontwikkeling) van medewerkers (b.v. scholingen en praktijkervaring) en houden hierbij rekening met beperkingen en indicaties.
Het doel van de verzelfstandiging in een werkmaatschappij Doel van het oprichten van de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV is: Voor Onderhoud Enschede: meer bewegingsruimte in het optimaliseren van werkprocessen geven; waardoor zij effectiever kan werken en; een besparing kan realiseren; dit met behoud van bestuurlijke kaders en binnen de geldende wetgeving. Voor de gemeentelijke organisatie:
OE 2016
Revisie 8-9-2015
6
flexibeler en compacter worden waardoor zij, beter en sneller kan inspelen op de snelle veranderende samenleving en daarmee ook, zich beter kan richten op haar kerntaken, wetgeving, de realisatie van haar (bestuurlijke) opgaven en doelen en het dienen van het openbaar belang, en dit binnen de beperkte beschikbare middelen.
Het verzelfstandigde Onderhoud Enschede gaat haar taken rond het aanleggen, beheer en onderhoud van de openbare ruimte verrichten conform de statuten van de BV, de over te dragen taken zijn een publiekrechtelijke taak.
Waarom de keuze voor een werkmaatschappij? Uit het doorlopen van het afwegingskader van de leidraad: “Goed verbonden, leidraad sourcen en regie” (zie bijlage 1) blijkt dat een werkmaatschappij in gemeentelijk eigendom de in te zetten verzelfstandigingsvorm is voor Onderhoud Enschede is. Onderhoud en beheer van openbare ruimte is een publieke taak. Ook het passend werk bieden aan arbeidsmarktdoelgroepen in het kader van de WSW of de Participatiewet is een gemeentelijke verantwoordelijkheid. De opgave om integraal onderhoud en aanleg van de openbare ruimte te combineren met het duurzaam bieden van werk aan Enschedese arbeidsmarktdoelgroepen blijkt nauwelijks juridisch te borgen. Door hier zelf verantwoordelijkheid voor te houden en dus zelf te sturen op deze duurzame combinatie is het openbaar belang het beste geborgd. De meest aangewezen vorm hiervoor is een BV in 100% eigendom van de gemeente. Er is daarbij ook bewust gekozen voor een werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV en niet voor een andere vorm, omdat we hiermee: de bestuurlijke doelen van verzelfstandiging realiseren: Onderhoud Enschede krijgt daadwerkelijk meer ruimte voor het optimaliseren van haar werkprocessen, waarmee zij effectiever kan werken en een besparing kan realiseren; onze huidige arbeidsmarktdoelen toekomstgericht kunnen blijven vervullen. Dit bijvoorbeeld doordat: o de gemeentelijke arbeidsmarktdoelen en de borging van inzet van Enschedese arbeidsmarktdoelgroepen zijn geborgd binnen de gemeentelijke BV. Daarvoor is Onderhoud Enschede BV onder andere aangewezen als een dienst van algemeen economisch belang, waarmee we ook voldoen aan de geldende wetgeving zoals de Aanbestedingswet, Wet markt en Overheid en de Europese regels rond staatssteun; o mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt weer dichter bij de reguliere arbeidsmarkt komen te staan: Nieuwe medewerkers worden namelijk aangenomen via een marktconforme CAO, waardoor uitwisseling met of terugkeer naar de markt eenvoudiger is voor deze medewerkers; We ruimte hebben om het opdrachtgeverschap en -nemerschap binnen de gemeente nog verder door te ontwikkelen zonder grote bestuurlijke en financiële risico’s; nog alle vervolgscenario’s als mogelijkheid hebben bij bijvoorbeeld nieuwe inzichten of besluitvorming, zoals het geheel terugbrengen binnen de gemeentelijke organisatie of een beweging meer richting (private) marktpartijen; Onderhoud Enschede de mogelijkheid geven om sneller besluiten te nemen. Dit is noodzakelijk omdat de openbare ruimte dagelijks wordt gebruikt en daardoor verandert. Dit vraagt sneller inspelen met besluiten over vergroten of verkleinen van de inzet van mens en machine in de uitvoering; kunnen profiteren van fiscale regelingen zoals de aanschafbelasting op voertuigen; de wijze waarop Onderhoud Enschede BV aan het onderhoud van de openbare ruimte uitvoering dient te geven naadloos past binnen de omschrijving van zogenaamde diensten van algemeen belang;
OE 2016
Revisie 8-9-2015
7
Binnen de gemeentelijke organisatie steeds meer focus komt op regisserende taken. Dit maakt dat uitvoerende onderdelen steeds meer een vreemde eend in de bijt vormen en in toenemende mate een beroep doen op uitzonderingen ten opzichte van de centrale organisatie en gemeentelijke procedures.
Belangrijke aanvullende kenmerken van de werkmaatschappij:
de huidige bestuurlijke kaders voor de openbare ruimte blijven ook binnen de werkmaatschappij geborgd via de opdrachtverstrekking van de gemeentelijke opdrachtgever Stadsdeelbeheer. Het gaat dan bijvoorbeeld om de kwaliteit van de openbare ruimte en de arbeidsmarktdoelstellingen; de gemeente is enig aandeelhouder van de BV en de bevoegdheden van de aandeelhoudersvergadering (het hoogste orgaan in de BV) zijn vastgelegd in de statuten. Dit conform de afspraken in de leidraad verbonden partijen; er wordt gewerkt met een vaste kern en kleine flexibele schil om beter te kunnen inspelen op het seizoenskarakter van de uitvoerende werkzaamheden van Onderhoud Enschede. Dit in een verhouding van ongeveer 90% vaste kern en 10% flexibele schil. De vaste kern beschikt over expertise (vak- en gebiedskennis), stuurt aan en is in staat samen te werken met arbeidsmarktdoelgroepen. De flexibele schil bestaat uit medewerkers van een (vaktechnisch)uitzendbureau of lokale ondernemers en de grootte van deze schil beweegt mee met de omvang van het werk. de organisatie van Onderhoud Enschede is ingericht op het voor Enschede kenmerkende stadsdeelgewijs werken: Net als de opdrachtgever Stadsdeelbeheer heeft Onderhoud Enschede teams in de stadsdelen met vaste medewerkers in buurten en wijken. Alleen taken die efficiënter zijn om centraal te organiseren, zoals boom- of rioleringsonderhoud zijn centraal georganiseerd; alle huidige medewerkers van Onderhoud Enschede behouden hun Ambtenaren of SW- Status en de daarbij behorende arbeidsvoorwaarden. Zij gaan op basis van ‘mens volgt werk’ middels een detachering mee naar de nieuwe organisatie en blijven zich inzetten voor de stad; personele veranderingen zoals het inrichten van de flexibele schil worden gerealiseerd door gebruik te maken van het natuurlijk verloop van medewerkers (bijvoorbeeld als gevolg van pensionering). Gedwongen ontslagen zijn bij de oprichting van de werkmaatschappij op 1 januari 2016 niet aan de orde. de huidige aanleg- en onderhoudstaken worden ook daadwerkelijk overgedragen aan de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV. Hierdoor is een vlakke productieplanning mogelijk en biedt dat zoveel mogelijk (arbeidsmarktdoelgroep)medewerkers het hele jaar werk.
Kosten en opbrengsten van de werkmaatschappij Met de inrichting van de werkmaatschappij kan een structurele besparing ten opzichte van begroting 2014 worden gerealiseerd (conform de ook al bij de programmabegroting 2015 – 2018 ingeboekte taakstelling)*. Deze is: Vanaf 2017: € 550.000,- structureel. * Toelichting:
Taakstelling: als opgelegd bij de Programmabegroting 2015 – 2018 specifiek gekoppeld aan de verzelfstandiging van Onderhoud Enschede en gemeentebreed een netto besparing moet opleveren. Als de werkmaatschappij niet wordt opgericht moet deze dus op andere wijze worden ingevuld binnen de verzelfstandiging van Onderhoud Enschede. Besparing: De exacte bedragen zijn mede afhankelijk van de realisatie van lopende taakstellingen of eventueel nog komende taakstellingen, die Onderhoud Enschede kunnen beïnvloeden.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
8
In bovenstaande bedragen zijn de bezuinigingen ‘veranderen en bezuinigen openbare ruimte’ 1.5 miljoen 2016 en de gevolgen van afbouw van gemeentelijke overhead (desintegratiekosten) verwerkt. Echter de taakstelling op onkruidbestrijding op verharding is hierin niet verwerkt.
Randvoorwaarden voor het behalen van de taakstelling Voor het behalen van de verzelfstandigingstaakstelling is het noodzakelijk dat OE sneller en flexibeler kan mee bewegen met het (seizoens)werk. Alleen dan is OE in staat om de bezuiniging te realiseren. Dit onder andere via de implementatie van de volgende vijf projecten: formatieplanning: vaste kern, flexibele schil en invoeren van goedkopere markt CAO voor nieuwe instroom; sturen op uren: productiviteit verhogen door brancheconforme werkafspraken en werkmethoden; integrale sturing en coördinatie van: o machinaal maaien; o machinaal vegen. optimaliseren inzet van groot materieel; digitaliseren afhandeling klachten en meldingen. Eenmalige kosten: Voor het totale traject van de verzelfstandiging van Onderhoud Enschede is een eenmalig budget beschikbaar van € 200.000,- dat wordt gedekt uit het budget flankerend beleid. Het gaat dan zowel om de voorbereiding en oprichting van de werkmaatschappij alsmede het onderzoek naar de mogelijke meerwaarde van private marktpartijen.
Tot slot: Een gezamenlijk zorgvuldig traject met breed draagvlak De werkmaatschappij, het nu voorliggende businessplan en de bijbehorende statuten zijn aan de hand van een zorgvuldig gezamenlijk proces tot stand gekomen. Zo zijn, naast het bestuur, bij het proces betrokken: medewerkers OE: zij zijn breed betrokken & denken in het gehele proces. diverse programma’s van de gemeente Enschede en heel specifiek: o Leefomgeving (LO) en als onderdeel daarvan Stadsdeelbeheer als gemeentelijk opdrachtgever van OE; o Bedrijfs- en Managementondersteuning (BMO) m.b.t. oplossen desintegratiekosten en Juridische Zaken (JZ) m.b.t. expertise onderwerpen (fiscaliteit en juridische aspecten); o economie; Werk en Onderwijs (EWO) m.b.t. arbeidsmarktdoelstellingen; o concernstaf (CS). marktpartijen hebben meegedaan aan de benchmark m.b.t. inrichting bedrijfsvoering de ondernemingsraden, zowel de gemeentelijke als de SW. Hebben in werkgroepen meegedacht in het proces. experts zoals juristen en fiscalistenzijn ingezet op juridische toetsing, het opstellen en uitwerken van statuten, vraagstukken over BTW, Vennootschapsbelasting (VPB), etc. Dit heeft er toe geleid dat de oprichting van de werkmaatschappij breed gedragen is en medewerkers er positief tegenover staan.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
9
1. Inleiding 1.1 Achtergrond Het bestuur van de gemeente Enschede heeft besloten de afdeling Onderhoud Enschede van het programma Leefomgeving van de gemeente Enschede te verzelfstandigen. Dit doet zij in de vorm van de oprichting van een werkmaatschappij1 Onderhoud Enschede BV per 1 januari 2016.
1.2 Doel businessplan Het nu voor u liggende businessplan is opgesteld om op zorgvuldige wijze gezamenlijk vorm en inrichting te geven aan de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV. Dit uiteraard samen met de bijbehorende documenten voor de oprichting, zoals het afwegingskader (bijlage 1) en de Akte van oprichting (bijlage 2).
1.3 Doelgroep Het businessplan is bedoeld voor iedereen die interesse heeft in de verzelfstandiging van Onderhoud Enschede in de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV. Het businessplan is daarbij ook specifiek bedoeld voor: medewerkers van de gemeente Enschede en de nieuw op te richten werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV: het businessplan is de vertaling van een gezamenlijk traject en borgt afspraken tussen betrokkenen; het college van Burgemeesters en Wethouders (het college) en de Gemeenteraad: zodat zij conform het vastgestelde ‘Beleidskader verbonden partijen’ en de leidraad: “Goed verbonden, leidraad sourcen en regie” en de Gemeentewet zorgvuldige besluitvorming kunnen nemen over de oprichting van de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV; de Ondernemingsraden: zodat zij het college zorgvuldig kunnen adviseren; gedeputeerde Staten van de Provincie Overijssel: zodat zij conform artikel 160 van de Gemeentewet kunnen toetsen of het gemeentelijk besluit tot het oprichten van Onderhoud Enschede BV niet in strijd is met het recht en het algemeen belang; Alle geïnteresseerden, zoals bewoners, ondernemers en instellingen van de gemeente Enschede.
1.4 Randvoorwaarden en afbakening Dit businessplan gaat specifiek over de oprichting van de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV. In dit businessplan vindt u alle aspecten die nodig zijn vanuit zowel de gemeente als de (inrichting) van de werkmaatschappij. Dit als uitwerking van en voor de besluitvorming van het college en de gemeenteraad van Enschede. Aangezien Onderhoud Enschede een eerste verzelfstandigingspilot is, zijn de genoemde bedragen reële begrootte inschattingen, deze krijgen pas een definitiever karakter bij implementatie. Het businessplan gaat dus nadrukkelijk niet over de verandering of bijstelling van bestuurlijke kaders en/of afspraken bijvoorbeeld op het gebied van de kwaliteit van de openbare ruimte, arbeidsmarktdoelstellingen en duurzaamheid. Deze blijven onveranderd gelden.
1.5 Een gezamenlijk zorgvuldig traject met breed draagvlak De werkmaatschappij, het nu voorliggende businessplan en de bijbehorende statuten zijn aan de hand van een zorgvuldig gezamenlijk proces tot stand gekomen. Zo zijn, naast het bestuur, bij het proces betrokken:
1
LET OP: Waar we in dit businessplan spreken over de “werkmaatschappij” wordt altijd bedoeld: de Besloten Vennootschap Onderhoud Enschede BV.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
10
Medewerkers OE: zijn breed betrokken & denken mee in het gehele proces. Diverse programma’s van de gemeente Enschede en heel specifiek: o Leefomgeving (LO) en als onderdeel daarvan Stadsdeelbeheer als gemeentelijk hoofdopdrachtgever van OE; o Bedrijfs- en Managementondersteuning (BMO) m.b.t. oplossen desintegratiekosten en als onderdeel daarvan Juridische Zaken (JZ) m.b.t. expertise onderwerpen (fiscaliteit en juridische aspecten); o Economie; Werk en Onderwijs (EWO) m.b.t. arbeidsmarktdoelstellingen; o Concernstaf (CS). Marktpartijen hebben meegedaan aan de benchmark m.b.t. inrichting bedrijfsvoering De ondernemingsraden, zowel de gemeentelijke als de SW. Hebben in werkgroepen meegedacht in het proces. Experts zoals juristen en fiscalistenzijn ingezet op juridische toetsing, het opstellen en uitwerken van statuten, vraagstukken over BTW, VPB, etc.
Zo is er tijdens workshops kritisch naar zichzelf, het team en de organisatie gekeken en zijn de sterke punten als ook de te verbeteren punten van de eigen organisatie benoemd. (Bijlage SWOT) Naast het van binnenuit kritisch kijken naar de eigen organisatie heeft Onderhoud Enschede ook haar opdrachtgevers (SDB, Stadsingenieurs) om inbreng gevraagd ten aanzien van de sterke en de te verbeteren punten. Ook heeft Onderhoud Enschede in een externe benchmarkbijeenkomst met 3 andere toonaangevende organisaties haar ondersteunende processen vergeleken om te komen tot een marktconforme effectieve ondersteunende bedrijfsvoering. Dit heeft er toe geleid dat de oprichting van de werkmaatschappij breed gedragen is en medewerkers er positief tegenover staan!
1.6 Leeswijzer In dit businessplan komen achtereenvolgens de volgende hoofdstukken aan bod:
Hoofdstuk 2: Geeft inzicht in de achtergrond van de verzelfstandiging en de oprichting van de werkmaatschappij. Dit vanuit de opgave voor de gehele gemeente Enschede en de bestuurlijke achtergrond. Daarnaast geeft het hoofdstuk inzicht in de bestuurlijke doelen, kaders en het beleid op het gebied van de openbare ruimte; Hoofdstuk 3: Gaat dieper in op de oprichting van de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV: Wat is het doel van de oprichting van deze werkmaatschappij? Waarom hebben we specifiek gekozen voor de werkmaatschappij en welke kenmerken horen er bij de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV? Hoofdstuk 4: Geeft een uitdieping van de organisatie van Onderhoud Enschede BV. Wat is bijvoorbeeld de missie en kernwaarden, welke werkzaamheden vinden er plaats en hoe is de
OE 2016
Revisie 8-9-2015
11
organisatie daadwerkelijk ingericht, zowel wat betreft structuur, medewerkers, inzet van arbeidsmarktdoelgroepen en de bedrijfsvoering. Hoofdstuk 5: Gaat specifiek in op alle aspecten van de regie-organisatie en het opdrachtgever (stadsdeelbeheer namens gemeente) en opdrachtnemerschap (Onderhoud Enschede BV als uitvoerder). Hoofdstuk 6: Geeft inzicht in meer juridische aspecten, sturing en eigendom. Het gaat dan bijvoorbeeld om: welke rechtsvorm heeft Onderhoud Enschede BV, wie is de eigenaar, hoe is de bestuurlijke structuur geregeld en hoe gaan we om met Europese wet- en regelgeving. Hoofdstuk 7: Gaat over de financiële aspecten van Onderhoud Enschede BV. Wat zijn kosten en baten, hoe ziet de begroting er uit en wat zijn bijvoorbeeld de desintegratie-effecten? Hoofdstuk 8: Betreft de fiscale aspecten van de oprichting van Onderhoud Enschede BV. Hierover is advies gevraagd aan PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs (PWC) voor de toepassing van de Wet op de Omzetbelasting (BTW), de wet op het BTW-Compensatiefonds (BCF) en de Wet op Vennootschapsbelasting (Vpb). Hoofdstuk 9: Als laatste onderdeel geven we inzicht in het vervolg na de oprichting van Onderhoud Enschede BV.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
12
2. Achtergrond bij de verzelfstandiging In de inleiding heeft u gelezen dat er op 11 maart 2015 bestuurlijk besloten is tot het voorbereiden van het oprichten van de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV per 1 januari 2016. In dit hoofdstuk nemen we u mee in de uitdaging en de opgave waar de gemeente Enschede voor staat (2.1) en waarom er is besloten tot het verzelfstandigen.
2.1 De opgave Gemeentebrede ontwikkelingen, benodigde bezuinigingen en opgaven vragen van de gemeente Enschede om scherpe keuzes en een compacte en flexibele organisatie. Dit zodat zij snel kan inspelen op alle ontwikkelingen. De gemeente wil daarom uitvoerende eenheden zoals Onderhoud Enschede verzelfstandigen, mits de kwaliteit van de werkzaamheden daarna behouden blijft. Dit mede zodat deze uitvoerende eenheden meer bewegingsruimte krijgen in bijvoorbeeld het optimaliseren van werkprocessen. Daardoor kunnen zij effectiever werken en een besparing realiseren. Tegelijkertijd kan de achterblijvende gemeentelijke organisatie zich beter richten op haar kerntaken en het dienen van het openbaar belang.
2.2 Bestuurlijke achtergrond
De uitdaging… De gemeente Enschede ziet zich geconfronteerd met grote uitdagingen. Zo verandert de samenleving steeds sneller. Bewoners weten elkaar beter te bereiken, weten beter wat ze willen en zo zelf initiatieven te realiseren. Tegelijkertijd ziet de gemeente zich geconfronteerd met belangrijke te realiseren doelstellingen op bijvoorbeeld het gebied van arbeidsmarktdoelstellingen, duurzaamheid, leefbare wijken en jeugdzorg . Dit in een tijd waarin de huidige economische omstandigheden vragen om bezuinigingen.
Op 10 november 2014 heeft de gemeenteraad bij de Programmabegroting 2015 – 2018, vanuit haar visie om uitvoerende eenheden te verzelfstandigen, besloten Onderhoud Enschede te verzelfstandigen. Op 11 maart 2015 heeft het college vervolgens besloten tot versnelde verzelfstandiging van Onderhoud Enschede (OE) in de vorm van het oprichten van de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV per 1 januari 2016. Dit mede aan de hand van het op 8 juni 2015 door de gemeenteraad vastgestelde ‘Beleidskader verbonden partijen’ en de leidraad: “Goed verbonden, leidraad sourcen en regie” met als onderdeel van deze leidraad het afwegingskader. Doel van deze leidraad met afwegingskader is er voor te zorgen dat het college en de raad weloverwogen besluiten kunnen nemen over verzelfstandiging- en sourcingsvraagstukken, zoals die van Onderhoud Enschede.
2.3 Bestuurlijke doelen en kaders Het college en de gemeenteraad van Enschede bepalen voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte de (bestuurlijke) kaders en doelen. Deze kaders gaan bijvoorbeeld over: de kwaliteit van de openbare ruimte; arbeidsmarktdoelstellingen; duurzaamheid De kaders en bestuurlijke doelen voor de openbare ruimte zijn vertaald in diverse beleidsplannen, zoals “Kaders voor het beheer en onderhoud van het openbare groen 2014-2018”, het “Wegenbeleidsplan Enschede 2014 – 2018” en het Gemeentelijk rioleringsplan. De bestaande en nieuwe kaders, doelen en beleid voor de openbare ruimte blijven met dit businessplan onveranderd. Sterker nog: ze zijn ook voor de werkmaatschappij van toepassing en worden geborgd door de gemeentelijke opdrachtgever stadsdeelbeheer in de opdrachtverstrekking. (zie ook hoofdstuk 5. De regieorganisatie).
OE 2016
Revisie 8-9-2015
13
3. De verzelfstandiging in een werkmaatschappij In het vorige hoofdstuk (2) heeft u gelezen waarom we (moeten) verzelfstandigen. In dit hoofdstuk leest u meer over de verzelfstandiging in een werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV. Dat doen we door eerst het doel van de oprichting van werkmaatschappij toe te lichten (3.1), waarna we ook vertellen waarom we specifiek voor een werkmaatschappij (Besloten Vennootschap) kiezen (3.2). Tot slot geven we de belangrijke kenmerken van de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV weer (3.3).
3.1 Het doel van de verzelfstandiging in een werkmaatschappij Doel van het oprichten van de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV is: Voor Onderhoud Enschede: meer bewegingsruimte in het optimaliseren van werkprocessen krijgt; waardoor zij taakgerichter en efficiënter kan werken en; beter kan inspelen op de arbeidsmarktdoelstellingen en de nieuwe participatiewet; overhead kan afbouwen, en zo; een besparing kan realiseren conform uw verzelfstandigingstaakstelling; dit met behoud van bestuurlijke kaders en binnen de geldende wetgeving. Voor de achterblijvende kernorganisatie: Flexibeler en compacter worden waardoor zij: beter en sneller kan inspelen op de snelle veranderende samenleving en daarmee ook, zich beter kan richten op haar kerntaken, wetgeving, de realisatie van haar (bestuurlijke) opgaven en doelen en het dienen van het openbaar belang, en dit binnen de beperkte beschikbare middelen. Waardoor we meer kunnen bereiken voor de stad. Het verzelfstandigde Onderhoud Enschede gaat haar taken rond het onderhoud van de openbare ruimte verrichten conform de statuten van de BV, deze taken zijn een publiekrechtelijke taak.
3.2 Waarom de keuze voor een werkmaatschappij? Uit het doorlopen van het afwegingskader van de leidraad: “Goed verbonden, leidraad sourcen en regie” (zie bijlage 1) blijkt dat een werkmaatschappij in gemeentelijk eigendom de in te zetten verzelfstandigingsvorm voor Onderhoud Enschede is. Onderhoud en beheer van openbare ruimte is een publieke taak. Ook het passend werk bieden aan arbeidsmarktdoelgroepen in het kader van de WSW of de participatiewet is een gemeentelijke verantwoordelijkheid. De opgave om integraal onderhoud en aanleg van de openbare ruimte te combineren met het duurzaam bieden van werk aan Enschedese arbeidsmarktdoelgroepen blijkt nauwelijks juridisch te borgen. Door hier zelf verantwoordelijkheid voor te houden en dus zelf te sturen op deze duurzame combinatie is het openbaar belang het beste geborgd. De meest aangewezen vorm hiervoor is een BV in 100% eigendom van de gemeente Enschede. Er is daarbij ook bewust gekozen voor een werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV en niet voor een andere vorm, omdat we hiermee:
OE 2016
Revisie 8-9-2015
14
de bestuurlijke doelen van verzelfstandiging realiseren: Onderhoud Enschede krijgt daadwerkelijk meer ruimte in het optimaliseren van hun werkprocessen, waarmee zij effectiever kunnen werken en een besparing kan realiseren; onze huidige arbeidsmarktdoelen toekomstgerichter kunnen blijven vervullen. Dit bijvoorbeeld doordat: o de gemeentelijke arbeidsmarktdoelen en de inzet van Enschedese arbeidsmarktdoelgroepen zijn geborgd binnen de gemeentelijke BV. Daarvoor is Onderhoud Enschede BV onder andere aangewezen als een dienst van algemeen economisch belang, waarmee we ook voldoen aan de geldende wetgeving zoals de Wet markt en Overheid en de Europese regels rond staatssteun; o mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt weer dichter bij de reguliere arbeidsmarkt komen te staan: Nieuwe (Participatiewet) medewerkers worden namelijk aangenomen via een marktconforme CAO, waardoor uitwisseling met of terugkeer naar de markt eenvoudiger is voor deze medewerkers; we ruimte hebben om het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap binnen de gemeente nog verder door te ontwikkelen zonder grote bestuurlijke en financiële risico’s; nog alle vervolgscenario’s als mogelijkheid hebben bij bijvoorbeeld nieuwe inzichten of besluitvorming, zoals het geheel terugbrengen binnen de gemeentelijke organisatie of een beweging meer richting (private) marktpartijen; Onderhoud Enschede de mogelijkheid geven om sneller besluiten te nemen. Dit is noodzakelijk omdat de openbare ruimte dagelijks wordt gebruikt en daardoor verandert. Dit vraagt sneller inspelen met besluiten over vergroten of verkleinen van de inzet van mens en machine in de uitvoering; we kunnen profiteren van fiscale regelingen zoals de aanschafbelasting op voertuigen; de wijze waarop Onderhoud Enschede BV aan het onderhoud van de openbare ruimte uitvoering dient te geven naadloos past binnen de omschrijving van zogenaamde diensten van algemeen belang; binnen de achterblijvende gemeentelijke organisatie steeds meer focus kan komen op regisserende taken; de verbeterpunten oppakken uit de SWOT.
3.3 Belangrijke aanvullende kenmerken van de werkmaatschappij
De huidige bestuurlijke kaders voor de openbare ruimte blijven ook binnen de werkmaatschappij geborgd via de opdrachtverstrekking van de gemeentelijke hoofdopdrachtgever Stadsdeelbeheer. Het gaat dan bijvoorbeeld om de kwaliteit van de openbare ruimte en de arbeidsmarktdoelstellingen; de gemeente is enig aandeelhouder van de BV en de bevoegdheden van de aandeelhoudersvergadering (het hoogste orgaan in de BV) zijn vastgelegd in de statuten. Dit is conform de afspraken in de leidraad verbonden partijen; er wordt gewerkt met een vaste kern en kleine flexibele schil om beter te kunnen inspelen op het seizoenskarakter van de uitvoerende werkzaamheden van onderhoud Enschede. Dit in een verhouding van ongeveer 90% vaste kern en 10% flexibele schil. De vaste kern beschikt over expertise (vak- en gebiedskennis), stuurt aan en is in staat samen te werken met arbeidsmarktdoelgroepen. De flexibele schil bestaat uit (arbeidsmarktdoelgroep)medewerkers van een (vaktechnisch)uitzendbureau of lokale ondernemers en de grootte van deze schil beweegt mee met de omvang van het werk. de organisatie van Onderhoud Enschede is ingericht op het voor Enschede kenmerkende stadsdeelgewijs werken: Net als de opdrachtgever Stadsdeelbeheer heeft Onderhoud Enschede teams in de stadsdelen met vaste medewerkers in buurten en wijken. Alleen taken die efficiënter zijn om centraal te organiseren, zoals boom- of rioleringsonderhoud zijn centraal georganiseerd;
OE 2016
Revisie 8-9-2015
15
alle huidige medewerkers van Onderhoud Enschede behouden hun Ambtenaren of SW- Status en de daarbij behorende arbeidsvoorwaarden. Zij gaan op basis van ‘mens volgt werk’ middels een detachering mee naar de nieuwe organisatie en blijven zich inzetten voor de stad; personele veranderingen zoals het inrichten van de flexibele schil worden gerealiseerd door gebruik te maken van het natuurlijk verloop van medewerkers (bijvoorbeeld als gevolg van pensionering). Gedwongen ontslagen zijn bij de oprichting van de werkmaatschappij op 1 januari 2016 niet aan de orde; de huidige aanleg- en onderhoudstaken (omvang peiljaar 2015) moeten ook daadwerkelijk worden overgedragen aan de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV. Hierdoor is een vlakke productieplanning mogelijk en biedt dit zoveel mogelijk (arbeidsmarktdoelgroep)medewerkers het hele jaar werk.
In tabel 1 hieronder is de werkmaatschappij ter vergelijking gezet tegenover de huidige organisatie van Onderhoud Enschede.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
16
3.4 Onderhoud Enschede: Een sociale dienst van algemeen Economisch belang Op 15 september 2015 heeft het college in beginsel besloten de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV op te richten. Als onderdeel van dit voorgenomen besluit heeft het college ook besloten
OE 2016
Revisie 8-9-2015
17 om de taken voor de openbare ruimte, conform dit businessplan en de bijgevoegde gevoegde statuten, over te dragen aan Onderhoud Enschede BV, zodat deze taken geborgd zijn binnen de BV. Ook heeft het college bij dat besluit de noodzakelijke besluiten genomen om te zorgen dat de arbeidsmarktdoelen en de inzet van arbeidsmarktdoelgroepen geborgd is binnen Onderhoud Enschede BV. Daarvoor is Onderhoud Enschede BV aangewezen als: een dienst van algemeen economisch belang (DAEB), waarmee we voldoen aan de geldende wetgeving zoals de Wet markt en overheid en de Europese regels rond staatssteun (zie ook 6.4). Dit besluit is genomen conform een uitgebreid advies van de heer Schotanus van Kienhuis Hoving van 8 september 2015.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
18
4. Onderhoud Enschede BV De oprichting van de werkmaatschappij Onderhoud Enschede BV is toegelicht. In dit onderdeel gaan we verder in op de specifieke inrichting van Onderhoud Enschede BV.
4.1 Wat is Onderhoud Enschede Onderhoud Enschede BV is belast met het onderhoud en aanleg van de openbare ruimte in Enschede (inclusief begraven) en richt zich als opdrachtnemer van de gemeentelijke hoofdopdrachtgever Stadsdeelbeheer vooral op uitvoerende taken. Daarbij levert zij ook een belangrijke bijdrage aan de huidige arbeidsmarktdoelstellingen van de gemeente Enschede. Zo bestaat ongeveer 60% van de huidige medewerkers uit arbeidsmarktdoelgroepen en zet zich in om ook in de toekomst dit percentage te maximaliseren binnen verantwoorde financiële kaders. Het werk van Onderhoud Enschede is mensenwerk. De kern van het werk is handmatig productiewerk, ondersteund door machines aangevuld met vaktechnische specialisten. Onderhoud Enschede werkt daarbij: integraal: Bijvoorbeeld zwerfvuil meenemen tijdens het schoffelwerk; afgestemd: Bijvoorbeeld machinaal vegen, bladruimen, onkruidbestrijding op verharding en rioleringsonderhoud wordt opeenvolgend logisch in de tijd gepland; integrerend: teams bestaan uit een mix van arbeidsmarktdoelgroep medewerkers en professionals die gezamenlijke alle werkzaamheden oppakken. Daarbij richten we ons vooral op (het motiveren van) talent(ontwikkeling) van medewerkers (b.v. scholingen en praktijkervaring) en houden hierbij rekening met beperkingen en indicaties.
4.2 Missie en kernwaarden van Onderhoud Enschede BV Tijdens interactieve bijeenkomsten met alle medewerkers zijn de eigenschappen benoemd welke typerend zijn voor onze organisatie. Deze inbreng is vertaald naar de volgende missie en kernwaarden. Bij de terugkoppeling hiervan aan medewerkers was de herkenbaarheid zeer groot. Missie Wij werken integraal, vol trots, aan een schone en veilige openbare ruimte in onze stad Enschede. Wij richten ons op de talenten van onze medewerkers. Ons werk is ook de leeromgeving om Enschedeërs meer kansen te bieden op doorstroom naar een baan.
Kernwaarden: Ondernemend (klantgericht, flexibel, ontzorgen opdrachtgever, efficiënt); Professioneel (voorbeeldgedrag, kwaliteit leveren, korte lijnen, slagvaardig); Blijven verbeteren (toekomstgericht, efficiënt); Samen DOEN (integraal, eenheid in verscheidenheid, collegialiteit, respect, waardering voor mens en werk).
4.3 Prestatiedoelstellingen van Onderhoud Enschede BV Deze zijn conform afspraken met de opdrachtgever, zoals: onderhoud van openbare ruimte op afgesproken niveau (CROW normen) en frequentie te houden; meldingen effectief en efficiënt oplossen; o Toegewezen klachten veiligheid –> afhandeling binnen 24 uur; o Toegewezen klachten overige -> worden (kosten)efficiënt in arbeidsproces ingepland; calamiteiten –> 24 uur, 7 dagen beschikbaarheid; OE 2016
Revisie 8-9-2015
19
in- door- en uitstroom te realiseren –> doorstroom naar baan > 10%; passend werk bieden voor mensen met een handicap en kwetsbaren –> verhouding plm. 60% doelgroep / 40% regulier.
4.4 Werkzaamheden De werkzaamheden van de werkmaatschappij bestaan hoofdzakelijk uit onderhoud en beheer van de openbare ruimten (openbaar groen, begraven, wegen, spelen en riolering), waarin ingediende en toegekende meldingen van burgers worden opgelost. Bij opdrachten tot uitvoering van nieuwe projecten (aanleg) in opdracht van de gemeente Enschede heeft OE een voorkeurspositie. Naast het onderhoud behoort ook de aanleg van groenvoorzieningen, bestrating en rioolaansluitingen tot het werkveld van Onderhoud Enschede. Via de opdrachtgever Stadsdeelbeheer worden de bestekwerkzaamheden bij de werkmaatschappij Onderhoud Enschede ingebracht. Onderhoud Enschede behoudt het alleenrecht op de uitvoering van de genoemde aanleg- en onderhoudswerkzaamheden.
4.5 De Organisatie ingericht Het werk van Onderhoud Enschede is mensenwerk. De kern is handmatig productiewerk, aangevuld met vaktechnische specialisten. Hieronder ziet u de verdeling van medewerkers over de diverse uitvalsbases in de stad Enschede. Tevens wordt hier de ondersteuning op gebied van de bedrijfsvoering toegelicht. In deze paragraaf lichten we verder de organisatiestructuur (4.5.1), de medewerkers (4.5.2), de bedrijfsvoering (4.5.3) en de inzet van arbeidsmarktdoelgroepen binnen de werkmaatschappij (4.5.4) toe. 4.5.1 Organisatie De nieuwe organisatie zal starten volgens onderstaand organisatiemodel. ORGANISATIEMODEL plaatje
FTE
Ooster Begraafplaats 8 Wester Begraafplaats 8 Ossenboer / werf 53 Uitvoering Centrum 30 Uitvoering Noord 26 Uitvoering Oost 42 Uitvoering West 24 Uitvoering Zuid 40 Uitvoering flexibel 6 Leiding/Ondersteunend 7 Leer & werk 24 Totaal 258
OE 2016
Revisie 8-9-2015
20
Het team begraven en gedenkparken (BGE) is ook onderdeel van Onderhoud Enschede. We onderzoeken of het team in de toekomst samen kan gaan met de Twentse crematoria en/of samen kan gaan met andere gemeenten om een regionale organisatie te vormen. Dit is op 1/1/2016 nog niet zover dus gaat het team BGE mee naar de verzelfstandigde OE organisatie, tenzij dit blokkades oplevert. Het grootste deel van de werkzaamheden bestaat uit (planmatig) groenonderhoud wat past bij de uitvoerende werkzaamheden van Onderhoud Enschede. Dit doen we als voorbereidende stap voor toekomstige doorontwikkeling.
4.5.2 Medewerkers Het personeel binnen Onderhoud Enschede BV zal bij aanvang bestaan uit 2 categorieën, nl: Ambtelijke medewerkers gemeente Enschede 107 FTE SW medewerkers van EWO/Detacheringen, Leer & werk 151 FTE Voor het ambtelijk personeel binnen de BV wordt een inleenovereenkomst gesloten. Het personeel wordt door de gemeente Enschede voor onbepaalde tijd gedetacheerd en er worden individuele detacheringsovereenkomsten met de medewerkers afgesloten. Hiermee is de formele overdracht van mandaat en opdracht geregeld. BTW effecten zijn afgedekt. De gemeente Enschede blijft de werkgever van deze werknemers en zij behouden hun huidige rechtspositie. Het detacheringscontract van alle SW medewerkers wordt ongewijzigd overgenomen door de nieuw op te richten werkmaatschappij. Nieuwe medewerkers worden aangenomen via een marktconforme CAO. 4.5.3 Bedrijfsvoering Personeel & Organisatie (P&O) Het werk van Onderhoud Enschede is mensenwerk. De kern van het werk is handmatig en wordt uitgevoerd door medewerkers met zeer uiteenlopende achtergronden. Deze mensenorganisatie vraagt een directe en gepaste ondersteuning op gebied van P&O en detacheringsbegeleiding (deta+). Dit betekent dat deze taken rechtsreeks binnen OE worden georganiseerd. Aanvankelijk blijft de backoffice dienstverlening die wordt uitgevoerd door SCP van EWO en P&O van BMO van de gemeente ongewijzigd. De dienstverlening met betrekking tot verzuimbegeleiding wordt gestroomlijnd en zal bij één en dezelfde bedrijfsarts worden ondergebracht. Huisvesting en bedrijfsmiddelen De nieuwe organisatie zal bij aanvang gebruik maken van de bestaande huisvesting en bedrijfsmiddelen van de gemeente Enschede. In principe worden bestaande huurcontracten over genomen. Onderhoud Enschede zal in afstemming met de Gemeente Enschede gefaseerd haar eigen keuzes gaan maken op het gebied van huisvesting omdat acute verandernoodzaak per 1/1/2016 niet aanwezig is. Rekening houdend met krimp (vaste kern en flexibele schil) en de aard van het uitvoeringswerk zal Onderhoud Enschede pas extern verplichtingen aangaan als de kosten bij VBE/H&S zijn afgebouwd en de dekking overgaat naar Onderhoud Enschede.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
21 ICT De behoefte met betrekking tot ICT ondersteuning dient verder onderzocht en scherp gesteld te worden. Uitgangspunten hierbij zijn mobieler werken en data- en gegevensbeheer zo dicht mogelijk bij de bron (op de werkvloer) in te voeren. Naar verwachting zal deze ondersteuning georganiseerd en ingekocht worden bij de branche-specialist. 4.5.4 Inzet arbeidsmarktdoelgroepen Een aanmerkelijk gedeelte van de werkzaamheden worden uitgevoerd door medewerkers uit arbeidsmarktdoelgroepen. Stadsdeelgerichte gemengde teams werken samen en zijn er met name op gericht om iedere medewerker in te zetten op zijn/haar talenten. Er wordt niet gefocust op de beperkingen maar ingezet op datgene wat hij/zij wel kan bijdragen. Toekomstige teambezetting zal afgestemd worden op de bestaande verhouding 60% doelgroep versus 40% professionals. We borgen de inzet van de huidige (SW) doelgroepen en sorteren ook voor op de inzet conform de nieuwe Participatiewet (kwetsbaren en gehandicapten). Hiermee worden mensen bedoeld die een kortere of langere afstand hebben tot de arbeidsmarkt, en/of zich in een maatschappelijk kwetsbare posities bevinden.
Borgen van werk voor arbeidsmarktdoelgroepen Als onderdeel van de verzelfstandiging worden de gemeentelijke taken voor de openbare ruimte overgedragen aan het verzelfstandigde Onderhoud Enschede. Om dit correct te regelen is het noodzakelijk om de nieuwe organisatie aan te wijzen als een sociale dienst van algemeen economisch belang ten behoeve van het uitvoeren van het beheer van deze dienst. Hiermee voldoen we aan de geldende wetgeving zoals de Wet Markt en Overheid en de Europese regels rond staatssteun (bijvoorbeeld in relatie tot het verstrekken van loonkostensubsidies en vergoedingen voor begeleiding van arbeidsmarktdoelgroepen). Beter inspelen op de Participatiewet Het doel van de Participatiewet is om meer mensen, ook mensen met een arbeidsbeperking, zo regulier mogelijk aan het werk te krijgen. De gemeente is verantwoordelijk geworden voor mensen met beperkt arbeidsvermogen die ondersteuning nodig hebben, bijvoorbeeld met behulp van inzet van loonkostensubsidie. Het verzelfstandigde OE gaat een marktconforme CAO hanteren voor nieuwe medewerkers. Dit geldt ook voor Participatie-wet instromers. Deze CAO sluit beter aan bij de aard en karakter van de werkzaamheden die worden gedaan en sluit ook beter aan bij de CAO van branchegenoten. Hierdoor wordt uitwisseling met of terugkeer naar branchegenoten eenvoudiger voor deze medewerkers. Naar verwachting vergemakkelijkt het door- en uitstroom naar werk bij andere werkgevers.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
22
5. Regie organisatie: Opdrachtgever en opdrachtnemer In hoofdstuk 4 is de inrichting en opzet van Onderhoud Enschede BV toegelicht. In dit hoofdstuk gaan we dieper in op een belangrijk aspect van de verhouding tussen de gemeentelijke organisatie en Onderhoud Enschede in de vorm van de regieorganisatie.
5.1 De regieorganisatie: Onderhoud Enschede BV als opdrachtnemer De gemeente Enschede vormt steeds meer een regie-organisatie, waarbij er een scheiding is tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Bij Onderhoud Enschede BV is er ook duidelijk sprake van een scheiding tussen (gemeentelijke) opdrachtgever en opdrachtnemer. De rollen zijn als volgt: de opdrachtgever: Stadsdeelbeheer, als eigenaar en beheerder van de openbare ruimte namens de Gemeente Enschede; de opdrachtnemer: Onderhoud Enschede BV als uitvoerende eenheid voor de uitvoering van het onderhoud van de openbare ruimte.
5.2 Rolverdeling opdrachtgever en opdrachtnemer Tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer is er vanuit de regieorganisatie sprake van een duidelijke scheiding in de rollen. Deze rollen zijn hieronder voor de opdrachtgever (5.2.1) en de opdrachtnemer (5.2.2) op hoofdlijnen verder toegelicht. 5.2.1 Stadsdeelbeheer als gemeentelijke opdrachtgever en borger van bestuurlijke doelen Stadsdeelbeheer heeft als opdrachtgever namens de gemeente in relatie tot de opdrachtnemer Onderhoud Enschede BV de volgende rol:
o o
o
draagt zorg voor uitvoering van alle wettelijke taken en beleidsmatige en bestuurlijke keuzes op het vlak van de openbare ruimte; is eindverantwoordelijk voor zowel financiën als alle andere bestuurlijke kaders, zoals de kwaliteit van de openbare ruimte, bewonersparticipatie, inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en bestuurlijke verantwoording daarover via bijvoorbeeld de IPC-producten; draagt het afgesproken uitvoerende werk op aan OE, via bijvoorbeeld bestekken en opdrachten en organiseert het toezicht op de uitvoering daarvan. Zo houdt zij daarvoor schouwen van de openbare ruimte samen met de opdrachtnemer conform de tweewekelijkse “kwaliteitsmeting openbare ruimte”, als toetsing en borging van de gemaakte (bestuurlijke) kwaliteitsafspraken.
5.2.2 Onderhoud Enschede als opdrachtnemer: Onderhoud Enschede BV heeft als rol: - Uitvoerder van het onderhoud (en inrichting) van de openbare ruimte van de gemeente Enschede als opdrachtnemer van stadsdeelbeheer en vanuit die rol: o draagt zorg voor alle taken en verantwoordelijkheden die bij een opdrachtnemer horen zoals: voert binnen de door de opdrachtgever gegeven kaders (zoals kwaliteit van de openbare ruimte en inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt) en conform het bestek of de opdracht het werk uit. zorgt voor de gewenste resultaten (omvang en kwaliteit) en (financiële) voortgangsrapportages richting opdrachtgever.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
23
5.3 Overlegstructuur opdrachtgever en opdrachtnemer De opdrachtgever en opdrachtnemer voeren zorgvuldig overleg met elkaar om zo de integraliteit en kwaliteit te bewaken. Dit doen zij onder andere door de volgende overlegstructuur:
Wijkoverleggen: de teamleiding van OE overlegt met wijkbeheerders over de voortgang van het programmatisch- en projectwerk en de voortgang van klachtenafhandeling. De schouwen en offertes en opleverrapportages van projecten zijn onderwerp van gesprek; Projectoverleggen: de GOG, projectmedewerkers SDB en de planner werkvoorbereider bespreken de jaarplanning en voortgang van (investerings)projecten. Doel is planning, voortgang en optimalisatie van uitvoeringscapaciteit; Stedelijke overleg: De gedelegeerd opdrachtgever overlegt met de accountmanager en de planner en werkvoorbereider van OE over wijk- en besteksoverstijgende onderwerpen; Strategisch overleg: in dit overleg wordt het stedelijk overleg uitgebreid met de (plaatsvervangend) afdelingshoofden SDB en OE en worden lange termijn ontwikkelingen besproken en afgestemd. Daarnaast geeft Onderhoud Enschede vanuit haar professionele kennis van de uitvoering natuurlijk ook gevraagd en ongevraagd advies aan haar opdrachtgever.
5.4 Dienstverleningsovereenkomst Stadsdeelbeheer en Onderhoud Enschede BV Direct na het oprichten van de rechtspersoon Onderhoud Enschede BV zal een dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen partijen (gemeente/Stadsdeelbeheer en Onderhoud Enschede BV) worden gesloten. In deze DVO zal tenminste worden opgenomen: - jaarlijks uit te voeren werkzaamheden; - efficiencydoelstelling (taakstelling); - een marktconforme toetsing; - de resultaten van het jaarlijkse prijsoverleg; - kwaliteitseisen.
5.5 Marktconforme toetsing Bij de start van de werkmaatschappij worden de budgetten voor uitvoering gebaseerd op de kostprijsvoorcalculatie van Onderhoud Enschede. Per jaar wordt de opdracht inclusief het prijsniveau en andere condities opnieuw vastgelegd en opgenomen in de nieuwe DVO (bestek + prijzen). Periodiek zal op basis van een gezamenlijke geformuleerde vraagstelling van opdrachtgever (Stadsdeelbeheer) en opdrachtnemer (Onderhoud Enschede) de voortgang naar een marktconform niveau, qua prijs, kwaliteit en levertijd in relatie tot doelen arbeidsmarkt gemeten worden. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek vindt jaarlijks nadere prijsoverleg plaats.
5.6 Professionaliseren opdrachtgever- en opdrachtnemerschap Het verder professionaliseren en doorontwikkelen van het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap is een continu samenspel tussen beide partijen. Waarbij beide partijen elkaar hard nodig hebben. Dit
OE 2016
Revisie 8-9-2015
24 samenspel is cruciaal om de verzelfstandiging van OE succesvol te maken. Gezamenlijk moet er namelijk gezocht worden naar een (nieuwe) balans, waarbij vraagstukken spelen als: - Hoe borg je met elkaar (bestuurlijke) afspraken en wetgeving voldoende in je opdrachten zonder te ver door te schieten in de administratieve systeemwereld van facturen en formulieren? - Hoe bereik je een ideale scheiding en afbakening tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zodat je beide partijen echt in hun kracht en verantwoordelijkheid zet? Hoeveel regie is daarvoor nodig van de opdrachtgever en hoeveel ruimte kun je daarbij geven aan de opdrachtnemer, zodat de verantwoordelijkheden ook echt komen te liggen waar ze horen? - Waar zitten bij de scheiding van rollen eventuele risico’s en aandachtspunten voor beide partijen en wat is er vanuit de opdrachtgever en opdrachtnemer nodig om die voor beide partijen te minimaliseren? - Welke stappen zijn er nog nodig om de nieuwe balans tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te vinden en verder vorm te geven? De werkmaatschappij vormt daarvoor een ideale omgeving, omdat er een meer duidelijke en marktconforme scheiding en rolverdeling ontstaat tussen de opdrachtgever (Stadsdeelbeheer) en de opdrachtnemer (Onderhoud Enschede). Terwijl beide partijen nog wel in eigendom zijn van de gemeente en daardoor snel kunnen schakelen en een duidelijk gemeenschappelijk belang hebben. In de afgelopen jaren is er vanuit zowel Stadsdeelbeheer als Onderhoud Enschede tijdens de interne verzelfstandiging al gewerkt aan de verdere professionalisering van het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap. Door de oprichting van Onderhoud Enschede BV buiten de gemeentelijke organisatie (maar nog wel in volledig eigendom van de gemeente) ontstaat er ruimte om dit verder door te ontwikkelen, zonder dat er grote financiële en bestuurlijke risico’s ontstaan. Zowel Stadsdeelbeheer als Onderhoud Enschede zetten hier op in, door bijvoorbeeld:
implementatie en inzet van nieuwe integrale beheersystemen voor het beheer van de openbare ruimte. Waardoor er betere sturing, opdrachtverstrekking en afstemming en regie kan plaats vinden vanuit de opdrachtgever; aanscherping en professionaliseren van opdrachten, werkbestekken en toetsing op de nakoming van afspraken; opleiden, door-ontwikkelen en professionaliseren van medewerkers.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
25
6. Rechtsvorm, eigendom verantwoording en Sturing In het vorige hoofdstuk heeft u kennis kunnen nemen van de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. In dit hoofdstuk staat omschreven hoe de doelen van de werkmaatschappij statutair zijn vastgelegd. Vervolgens worden de statutaire rolverdeling en verantwoording beschreven.
6.1 De Rechtsvorm Als bijlage 2 bij deze nota is de conceptakte van oprichting van Onderhoud Enschede BV (de conceptstatuten) gevoegd, deze is ingericht conform het Beleidskader verbonden partijen 2015. In artikel 3 van de akte worden de doelen van de vennootschap vermeld: a. het verrichten van activiteiten ten behoeve van het (doen) aanleggen en onderhouden van de openbare ruimte, waaronder mede wordt verstaan andere gemeentelijke eigendommen, in Enschede; b. het bieden van passende werkzaamheden aan gehandicapten en kwetsbaren; c. het ontwikkelen, stimuleren en ondersteunen van mensen om een verbeterde positie op de arbeidsmarkt te (kunnen) verkrijgen; d. het initiëren, creëren, organiseren en uitvoeren van werk en het bevorderen van de arbeidsmarkt voor met name diegenen die in de toetreding tot de arbeidsmarkt wordt belemmerd; e. in het kader van de Wet sociale werkvoorziening arbeid bieden onder aangepaste omstandigheden aan de in de Wet sociale werkvoorziening bedoelde personen; f. het realiseren van sociale activering, scholing en andere stimuleringsactiviteiten ten behoeve van in de Wet sociale werkvoorziening bedoelde personen; alsmede al hetgeen met een en ander verband houdt of daarvoor bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin.
6.2 Bestuurlijke structuur en eigendomsverhoudingen Er is sprake van een BV met de gemeente Enschede als enig aandeelhouder, waarbij in de statuten rekening is gehouden met de aanvullende eisen die de gemeenteraad in het beleidskader Verbonden partijen 2015 heeft vastgelegd. Dat heeft te maken met het streven naar de hoogst haalbare invloed op het bedrijf, welke is te rechtvaardigen vanuit het financieel belang. De algemene vergadering van aandeelhouders (AVA, lees gemeente vertegenwoordigd door de wethouder middelen), het hoogste orgaan in een BV, stelt naast de jaarrekening ook de begroting vast, benoemt de Raad van Commissarissen, stelt investeringsvoorstellen boven een bepaald bedrag vast en heeft invloed op de benoeming en bezoldiging van het bestuur van de BV (zie bladzijde 10 van het Beleidskader). In de statuten zijn verder de na te streven doelen geformuleerd, wordt vastgelegd hoe de bevoegdhedenverdeling is tussen de AVA en de Raad van Commissarissen alsmede de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd aan de gemeente (als aandeelhouder). Eveneens wordt voor (eventuele mede)aandeelhouders een kwaliteitseis gehanteerd: het moet gaan om een publiekrechtelijke instelling. Daarmee wordt voldaan aan de eisen die aan de inrichting van een privaatrechtelijke samenwerkingsvorm worden gesteld. Verwezen wordt naar de concept-statuten die als bijlage 2 zijn bijgevoegd.
6.3 Gemeente Enschede als opdrachtgever en aandeelhouder De rol van aandeelhouder die meer toeziet op de bedrijfsvoering en de resultaten van de werkmaatschappij is omschreven binnen Beleidskader verbonden partijen 2015. De rollen van aandeelhouder en opdrachtgever bij een deelneming worden gescheiden. De portefeuillehouder middelen vervult de rol van vertegenwoordiger van de Gemeente in de algemene vergadering van aandeelhouders, mits hij/zij geen opdrachtgever is bij deze partijen. De inhoudelijk verantwoordelijke wethouder heeft de rol van opdrachtgever. De gedelegeerde rol van opdrachtgever wordt neergelegd bij Stadsdeelbeheer, Stadsingenieurs en anderen.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
26
6.4 Toepassen Europese wet- en regelgeving De Wet Markt en Overheid is van toepassing op de gemeente Enschede omdat de gemeente met haar BV economische activiteiten verricht. Het betreft activiteiten waarmee de gemeente met andere ondernemingen in concurrentie treedt, zoals het aanleggen, beheer en onderhoud van groen, het verhuur van vastgoed, het detacheren van personeel en het leveren van (staf)diensten. Om oneerlijke concurrentie te voorkomen moet de gemeente wel aan bepaalde gedragsregels voldoen, onder meer de verplichting om tenminste de integrale kosten van een economische activiteit aan een afnemer in rekening te brengen en het verbod van bevoordeling. De specifiek in de statuten van de Onderhoud Enschede BV opgenomen taak om de maatschappelijke integratie en de arbeidsintegratie te borgen biedt de mogelijkheid om de exploitatie van deze BV in overeenstemming te brengen met de Europese regels omtrent staatssteun. De Europese Commissie heeft bepaald dat gemeenten maatschappelijke integratie en de arbeidsintegratie kunnen omschrijven als een sociale dienst van algemeen economisch belang en (gemeentelijke) werkbedrijven daarmee kunnen belasten. Door het aanwijzen van deze activiteiten als een sociale dienst van algemeen economisch belang kan tevens gebruik worden gemaakt van de vrijstelling van de Wet Markt en Overheid. Dit conform een uitgebreid advies van de heer Schotanus van Kienhuis Hoving van 8 september 2015.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
27
7. Financiën In dit hoofdstuk worden de financiële aspecten en taakstellingen vertaald naar een meerjarenbegroting en wordt tevens toegelicht hoe deze gerealiseerd gaan worden.
7.1 Kosten en baten van de werkmaatschappij Met de inrichting van de werkmaatschappij kan een structurele besparing ten opzichte van begroting 2014 worden gerealiseerd (conform de ook al bij de programmabegroting 2015 – 2018 ingeboekte taakstelling). Deze is: vanaf 2017: € 550.000,- structureel. In deze structurele besparing zijn de financiële effecten voor Onderhoud Enschede vanuit bijvoorbeeld: de 1.5 miljoen euro taakstelling Stadsdeelbeheer per 2016 vanuit het traject ‘veranderen en bezuinigen openbare ruimte’; de gevolgen voor de ‘overhead’ in de achterblijvende gemeentelijke organisatie; al verwerkt. Daarmee wordt de verzelfstandigingsbesparing van OE dus echt een gemeente-brede netto besparing. Echter de taakstelling op onkruidbestrijding op verharding is hierin niet verwerkt. Randvoorwaarden voor het behalen van de taakstelling Voor het behalen van de verzelfstandigingstaakstelling is het noodzakelijk dat OE sneller en flexibeler mee kan bewegen met het (seizoens)werk. Alleen dan is OE in staat om de bezuiniging te realiseren. Dit onder andere via de implementatie van de volgende zes projecten: formatieplanning: vaste kern, flexibele schil en invoeren van goedkopere markt CAO voor nieuwe instroom; sturen op uren: productiviteit verhogen door brancheconforme werkafspraken en werkmethoden; integrale sturing en coördinatie van: o machinaal maaien; o machinaal vegen. optimaliseren inzet van groot materieel; digitaliseren afhandeling klachten en meldingen. Hoe geven we invulling aan de taakstelling? Per projectteam zijn de subdoelstellingen bepaald welke dienen te leiden tot de gevraagde totale besparing. Vanuit dit continu verbeterproces worden per kwartaal tijdens de voortgangsbijeenkomst de resultaten van de projectteams gepresenteerd en samengevoegd. Aan deze bijeenkomst nemen alle teamleden deel (leiding, hoofd-uitvoerders, uitvoerders en 1e medewerkers)
OE 2016
Revisie 8-9-2015
28
Via een praktische aanpak zijn op de verschillende werkprocessen de klantwaarden en verspillingen in kaart gebracht. De hieruit voortkomende verbeteracties hebben er toe geleid dat de effectiviteit per medewerker is toegenomen zonder tekort te doen aan de geleverde kwaliteit aan de klant. Met deze duurzame productiviteitsstijging heeft OE grotendeels het natuurlijk verloop intern kunnen opvangen. Eenmalige kosten: Voor het totale traject van de verzelfstandiging van Onderhoud Enschede is een eenmalig budget beschikbaar van € 200.000,- dat wordt gedekt uit het budget flankerend beleid. Het gaat dan zowel om de voorbereiding en oprichting van de werkmaatschappij als het onderzoek naar de mogelijke meerwaarde van private marktpartijen.
7.2 Begroting 2014 – 2017 Hieronder staat de meerjarenbegroting weergegeven van Onderhoud Enschede. De besparingstaakstelling van structureel € 550.000,- per 1-1-2017 is hierin opgenomen.
in EUR
2014 Begroting
2015 Begroting
2016 Begroting
2017 Begroting
Personeel & materieel
8.822.722
8.327.712
8.227.712
8.127.712
Uitbesteed werk & materialen
3.392.142
3.588.251
3.588.251
3.588.251
Totale kosten
12.214.864
11.915.963
11.815.963
11.715.963
Omzet:
12.214.864
11.915.963
11.815.963
11.715.963
Totale opbrengsten
12.214.864
11.915.963
11.815.963
11.715.963
Noot: met ingang van 2015 is Ledeboerpark meegenomen in de begroting. veranderende gemeentelijke taakstellingen hebben invloed op deze begroting en dekking.
Kapitaalbehoefte In onderstaand overzicht is de verwachte investeringsbehoefte weergegeven. Oftewel de investeringen die bijvoorbeeld nodig zijn voor de vervanging van machines en voertuigen. De aflossing wordt gedekt binnen de exploitatie van Onderhoud Enschede BV. Werkbegroting in EUR
2016
2017
2018
2019
2020
Openbare ruimte Begraven Ledeboerpark
465.000 98.000 25.000
470.000 75.000 40.000
606.000 30.000 -
450.000 63.000 -
627.000 -
OE 2016
Revisie 8-9-2015
29
7.3 Desintegratie-effecten De ontvlechting van de activiteiten van Onderhoud Enschede uit het gemeentelijke apparaat is bepaald vanuit de eerder gemaakte afspraak ‘schoon door de poort’. Voordelen aan de ene kant kunnen niet zonder meer als nadeel bij de andere partij achterblijven. Vier ontwerpteams hebben invulling gegeven aan de doelstelling om de nieuw op te richten werkmaatschappij marktconform te organiseren met effectieve lean & mean ondersteunende bedrijfsvoering-processen (o.a. P&O, Financiën, ICT, Huisvesting, Inkoop, Archief en Communicatie). Tijdens de benchmarkbijeenkomst heeft Onderhoud Enschede haar bedrijfsvoeringprocessen vergeleken met vergelijkbare organisaties en marktpartijen die verder zijn in de professionalisering om te komen tot een marktconforme effectieve ondersteunende bedrijfsvoering. Samenvatting en conclusie De effecten van de ontvlechting van OE uit de gemeentelijke organisatie brengen we in beeld door het doorlopen van een aantal stappen uit het “afwegingskader bedrijfsvoering bij verzelfstandigingen”. Dit afwegingskader sluit aan bij de kaders uit “sourcen en regievoeren”; De ontvlechting is gericht op het scherp definiëren van de behoefte (o.a. via marktgerichte benchmarks) van het nieuw te vormen bedrijf, het maximaal dempen van desintegratieschade en het per saldo voor de gemeente goedkoper uit te zijn; De “lijntjes met de gemeente” worden maximaal, “maar met beleid”, doorgeknipt, alleen voor die activiteiten die synergie leveren kiezen we voor het gezamenlijk inrichten/inkopen; Het “doorknippen” koppelen we aan goede tijdmomenten zodat eventuele schade beperkt is tot incidentele effecten; Alleen die activiteiten die we sterk in de nabijheid van het primaire proces van het verzelfstandigde bedrijf moeten organiseren (en afdoende ruimte hebben voor kwetsbaarheid) organiseren we zelf, de rest kopen we in op de markt; Op basis van de huidige inventarisatie is de, nu voorziene, desintegratieschade beperkt en krijgt de achterlatende organisatie de ruimte om verder af te bouwen. Voor met name de IT-inrichting is een aanvullend onderzoek nodig om de toekomstige behoefte scherp te definiëren en te kwantificeren in kosten. Uitgangspunt is het streven naar een kostenneutrale business case op dit onderdeel.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
30 Desintegratie-effecten, inschatting per onderdeel (in euro’s)
Aangezien Onderhoud Enschede een eerste verzelfstandigingspilot is, zijn de genoemde bedragen reële begrootte inschattingen, deze krijgen pas een definitiever karakter bij implementatie.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
31
8. Fiscale aspecten bij verzelfstandiging Over de fiscale aspecten van een verzelfstandiging van de afdeling Onderhoud is advies gevraagd aan PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs (PWC) voor de toepassing van de Wet op de Omzetbelasting (BTW), de wet op het BTW-Compensatiefonds (BCF) en de Wet op Vennootschapsbelasting (Vpb). In een uitgebreid advies van PWC wordt ingegaan op deze aspecten bij het niet en het wel verzelfstandigen in de vorm van een (overheids)BV. Het rapport kent een managementsamenvatting waarbij kort in kaart is gebracht of er extra fiscale en administratieve lasten ontstaan wanneer de onderhoudsafdeling wordt verzelfstandigd. De overallconclusie is dat er geen extra fiscale en administratieve lasten ontstaan bij het verzelfstandigen in een BV Onderhoud Enschede (BV OE); er is één mogelijke uitzondering en dat betreft het beheer en onderhoud van de gemeentelijke begraafplaatsen. De belangrijkste conclusies uit het advies zijn samengevat en inzichtelijk gemaakt in onderstaande Impacttabel bij verzelfstandiging. Impacttabel bij verzelfstandiging Effect op
Gevolgen voor gemeente
Gevolgen voor BV OE
VennootschapsBelastinglast
Geen gevolgen voor de gemeente omdat door gemeente te verrichten activiteiten voor BV OE, voor zo ver deze zijn aan te merken als fiscale onderneming, vallen onder de objectieve vrijstelling voor interne activiteiten (*): er ontstaat geen Vpb-last.
BTW en BCF
De gemeente is geen BTW verschuldigd over de detachering van personeel aan de BV. De gemeente is (wel) BTW verschuldigd over de vergoeding voor de te verlenen stafdiensten: deze BTW kan (echter) verrekend worden en vormt geen kostenpost. M.m. geldt hetzelfde voor de verhuur van gemeentelijk vastgoed aan de BV. Er ontstaat geen extra last.
Administratieve lasten
Indien geen financieel commerciële overschotten worden behaald ontstaan er geen administratieve lasten. Indien wel financieel commerciële overschotten worden behaald ontstaan er extra administratieve lasten Het retourneren van de BPM of verlaagd tarief MRB is voor de gemeente lastiger omdat de gemeente niet (altijd) als ondernemer optreedt.
De BV zal Vpb-plichtig zijn. Omdat de BV (enkel) activiteiten verricht voor de gemeente kan gebruik worden gemaakt van de objectieve vrijstelling voor quasi-inbesteden (er is sprake van een volledig overheid gedomineerde BV): er ontstaat geen Vpb-last Voor externe activiteiten zal in beginsel Vbp verschuldigd zijn en een extra last ontstaan. De BV is geen BTW verschuldigd over een loonkostensubsidie die zij van de gemeente verkrijgt i.v.m. inzet personen vanuit Participatiewet: geen extra last. De verschuldigde BTW over stafdiensten kan de BV via de BTW-aangifte verrekenen en vormt ook geen kostenpost. De verschuldigde BTW voor verrichte beheers- en onderhoudswerkzaamheden voor de gemeente kan de BV verrekenen en vormt evenmin een kostenpost. Er ontstaat geen extra last. Er ontstaan extra administratieve lasten voor de BV t.a.v. de interne en externe activiteiten omdat de BV – hoewel vrijgesteld van vennootschapsbelasting voor de interne activiteiten – wel een administratie moet bijhouden om dat inzichtelijk te maken. Omdat de BV een onderneming is kan van nieuwe bestelauto’s die de BV zal kopen en op haar naam registreert de BPM geretourneerd krijgen. Voor de MRB geldt als ondernemer een verlaagd tarief.
BPM en Motorrijtuigenbelasting (MRB)
(*)
De interne activiteiten van de gemeente voor de BV bestaan voornamelijk uit: > het detacheren van personeel > het verhuren van vastgoed > het verrichten van stafdiensten > mogelijkerwijs het verstrekken van geldleningen
OE 2016
Revisie 8-9-2015
32
9. Het vervolg Na de oprichting van de werkmaatschappij kan deze verder worden ingericht. Waarmee de verbeteringen en verdere professionalisering worden doorgevoerd en de voordelen van de werkmaatschappij voor de organisatie en de stad behaald (zie tabel blz. 15). Na 4 jaar vindt er vervolgens een evaluatie plaats conform het Beleidskader Verbonden partijen van juni 2015.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
33
Bijlage 1. Uitgewerkt afwegingskader van de leidraad “Goed verbonden, leidraad sourcen en regie” voor verzelfstandiging Onderhoud Enschede Inleiding: Op 8 juni 2015 is door uw raad zowel de beleidsnota Verbonden partijen 2015 als de Leidraad Sourcen en regie vastgesteld. Het zijn 2 belangrijke kaders voor het proces om aan uw raad een voorstel voor te leggen om in te stemmen met verzelfstandiging van een organisatieonderdeel. Uitgangspunt bij het vaststellen van de Leidraad was onder meer de wens c.q. de noodzaak om als gemeente verder te ontwikkelen naar een wendbare en efficiënte organisatie. De organisatie richt zich op kerntaken en is regisseur over aan haar geleverde diensten en aan de markt uit te besteden taken. Uw raad heeft voor deze ontwikkeling een afwegingskader vastgesteld, de eerder genoemde leidraad. Op basis van dit afwegingskader kan eerst worden vastgesteld of het interessant is om een taak niet langer zelf uit te voeren maar dit door een andere partij of in samenwerking met anderen uit te laten voeren (globale afwegingskader). Binnen dit afwegingskader wordt vervolgens bepaald welk type sourcingrelatie daar het beste bij past (gedetailleerde afwegingskader).
In de nota Verbonden partijen is verder vastgelegd dat het oprichten van een nieuwe verbonden partij (zoals in casu) door het college slechts kan plaatsvinden nadat de raad hiermee expliciet heeft ingestemd op basis van een raadsvoorstel waarbij een businessplan Onderhoud Enschede is gevoegd.
In de Uitvoeringsagenda Sourcen en regie van juli 2015 hebben wij aangegeven dat de gemeente zich ontwikkelt tot een regieorganisatie en daar waar mogelijk zoveel mogelijk uitvoerende taken uitbesteed. Dat betekent dat de gemeentelijke organisatie zich richt op kerntaken en regisseur is/ wordt over aan haar geleverde diensten, gesubsidieerde activiteiten en aan de markt uitbestede taken. In de Uitvoeringsagenda is Onderhoud Enschede (reeds) genoemd als voorbeeld van een organisatieonderdeel dat deel uitmaakt van de onderzoekslijn ‘Zelf doen, verzelfstandigen, samenwerken of uitbesteden/outsourcen’.
In het hiernavolgende worden de vragen behorende bij de door uw raad vastgestelde afwegingskaders beantwoord.
Globaal toetsingskader ‘Zelf doen, uitbesteden of niet meer doen’ In het globale afwegingskader zijn vragen opgenomen die een antwoord geven op de vraag of het verstandig is om een taak ‘zelf te blijven doen, uit te besteden of samen met een ander uit te voeren’. Die afweging vindt plaats aan de hand van (9) kernvragen, die hierna worden weergegeven.
1. Is sprake van een wettelijke taak? Bij de taken die worden ondergebracht bij BV Onderhoud Enschede gaat het om wettelijke taken. Enerzijds gaat het om het beheer en onderhoud van de openbare ruimte, een publieke taak van de gemeente op basis van onder meer de Wegenwet. Tevens gaat het om het voorzien in een gemeentelijke begraafplaats in gevolge de Wet op de lijkbezorging. Ook gaat het om het realiseren van arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, een publieke taak die onder meer voortvloeit uit de Wet Sociale Werkvoorziening en de Participatiewet.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
34 Het antwoord op de vraag is dat er sprake van een wettelijke taak van de gemeente, maar er is geen verplichting om alle taken zelf uit te voeren.
2. Is sprake van opgelegde samenwerking bij het uitvoeren van de taak? Er is geen sprake van een opgelegde samenwerking, de gemeente is daar autonoom in met als randvoorwaarden dat geen sprake mag zijn van ‘strijd met het algemeen belang en het recht’. Het antwoord op de vraag is derhalve nee.
3. Is er voldoende politiek-maatschappelijk belang? Deze vraag behoeft niet te worden beantwoord nu sprake is van een wettelijke taak.
4. Biedt het meerwaarde om de taak uit te laten voeren door derden of samen te doen? Er zijn verschillende verwachtingen van resultaten indien de taken worden verzelfstandig: -
Door het verzelfstandigen van de taak kan de kwaliteit van de uitvoering verbeteren Door het verzelfstandigen van de taak kunnen kostenvoordelen worden gerealiseerd Verzelfstandiging van de taak is een kans om flexibeler te kunnen werken Door te verzelfstandigen en in een ‘markt’ te opereren zijn er ook meer uitdagingen en mogelijkheden om innovatief te opereren
Van belang bij het verzilveren van de meerwaarde is de mate van grip, sturing op en continuïteit van de dienstverlening. In voorliggende casus gaat het om integraal onderhoud van de openbare ruimte in Enschede waarin alle disciplines en huidige medewerkers zijn opgenomen. Hierbij dient de van inzet Enschedese arbeidsmarktdoelgroepen maximaal te worden geborgd.
In de voorgestelde vorm van sourcing is sprake van een BV met de gemeente Enschede als enig aandeelhouder, waarbij in de statuten rekening is gehouden met de aanvullende eisen die uw raad in het beleidskader Verbonden partijen heeft vastgelegd. Dat heeft te maken met uw streven naar de hoogst haalbare invloed op het bedrijf, welke is te rechtvaardigen vanuit het financieel belang. De algemene vergadering van aandeelhouders (AVA, lees gemeente), het hoogste orgaan in een BV, stelt naast de jaarrekening ook de begroting vast, benoemt de Raad van Commissarissen, stelt investeringsvoorstellen boven een bepaald bedrag vast en heeft invloed op de benoeming en bezoldiging van het bestuur van de BV (zie bladzijde 10 van het Beleidskader). Het antwoord op deze vraag luidt dat er naar ons oordeel sprake is van een meerwaarde om de taak te verzelfstandigen naar een gemeentelijke BV.
5. Kan de taak net zo goed worden uitgevoerd door of samen met anderen? Ziet de markt dit als een kans? Het gaat in deze om uitvoeringstaken, het integraal onderhouden van de openbare ruimte met maximale inzet van Enschedese arbeidsmarktdoelgroepen. Deze taken kunnen ook heel goed door derden worden uitgevoerd, er zijn talloze bedrijven die zich hebben gespecialiseerd in deelaspecten van het onderhoud van de openbare ruimte en dat als hun corebusiness hebben. Integraal onderhoud openbare ruimte met inbegrip van alle voorkomende taken, in stedelijke omvang, met inzet van minimaal 60% inzet van arbeidsmarktdoelgroepen is geen markt met slechts enkele spelers die dit risicodragend zouden kunnen oppakken. Hierbij speelt het risico
OE 2016
Revisie 8-9-2015
35 van beperkte prijsvorming en het risico van continuïteit: wie neemt het over als de markpartij omvalt of onvoldoende presteert? Het antwoord op deze vraag is derhalve negatief, het risico is op dit moment te groot.
6. Hebben we voldoende vertrouwen in samenwerking? Er is sprake van verzelfstandiging van een organisatieonderdeel van de gemeente in een door de gemeente gedomineerde private rechtspersoon, de BV Onderhoud Enschede. Er is daarbij een rechtstreekse link tussen de gemeente als opdrachtgever en de BV als opdrachtnemer van het uitvoeren van taken. De gemeente Enschede is daarnaast vooralsnog enig aandeelhouder; in de statuten is opgenomen dat (enkel) andere publiekrechtelijke lichamen (gemeenten) ook kunnen toetreden als aandeelhouder (= kwaliteitseis aan een aandeelhouder). Verder zijn in de statuten aanvullende eisen van de gemeenteraad opgenomen die de positie van de aandeelhouder versterken. Het antwoord is op deze vraag is positief.
7. Kan de taak tegen dezelfde kosten of goedkoper worden uitgevoerd door of samen met andere partijen? Directe kosten en/of maatschappelijke kosten? In de bij dit voorstel gevoegde businessplan wordt ingegaan op de eenmalige projectkosten, de meerjarenbegroting en op het realiseren van organisatiedoelstellingen. Tezamen maken die dat de taak beter belegd kan worden in een aparte BV.
8. Is de taak helder omschreven of is het mogelijk dat in de nabije toekomst te doen? Het betreft de verzelfstandiging van een bestaand organisatieonderdeel. Het is duidelijk om welke taken het gaat, wat de gewenste outcome is, welke processen hierbij worden gehanteerd. Binnen de gemeente bestaat (uit de aard der zaak) een helder beeld over wat er feitelijk gebeurt. De verzelfstandiging naar een BV maakt dat de opdrachtnemer- en opdrachtgeverrelatie verder wordt ingevuld en van interne klant verschuift naar samenwerkingspartners met een duidelijk omschreven taak- en resultaatbeschrijving. Het antwoord op deze vraag is positief.
9. Zijn de risico’s van samenwerken of uitvoering door derden acceptabel? Het bestuurlijk-politieke risico wordt als laag aangeduid: in de statuten van de op te richten BV zijn voldoende waarborgen opgenomen om de kwaliteit van sturing van de organisatie en de publieke verantwoording over genomen beslissingen te borgen. Er zijn aanvullende eisen in opgenomen die de positie van de gemeente (als aandeelhouder) versterken. Het operationele risico – in die zin dat voor de gemeente nadelen zullen ontstaan in de kwaliteit en mogelijkheden van uitvoering van de door de gemeente gestelde eisen - wordt eveneens laag ingeschat, gelet op de directe link tussen de gemeente als opdrachtgever en de BV als opdrachtnemer. Het financieel risico – in de zin dat de gemeente te maken krijgt met extra uitgaven, kosten of vermindering van inkomsten. Deze verzelfstandiging kost éénmalig 200.000,- en levert als structurele besparing 550.000,- vanaf 2017 op. Het afbreukrisico – dat de gemeente nadeel ondervindt op haar uitstraling, gezag of imago – wordt ook laag ingeschat. Het bevorderen van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt is juist een aangelegenheid van algemeen belang, waar de gemeente zich sterk voor maakt en een optimaal resultaat
OE 2016
Revisie 8-9-2015
36 nastreeft en zelf een leidend voorbeeld in dient te geven teneinde andere organisaties hiermee te bewegen hetzelfde te doen. En tot slot zijn er ook geen specifieke juridische risico’s aan te geven.
Conclusie: Gelet op het vorenstaande leidt de toets aan het globale afwegingskader tot de conclusie dat het interessant is om de taak niet langer in de gemeentelijke kernorganisatie uit te voeren maar door via een gemeentelijke BV uit te laten uitvoeren. Dat leidt tot de vervolgstap: het beantwoorden van de vragen uit het gedetailleerde afwegingskader.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
37
OE 2016
Revisie 8-9-2015
38 Gedetailleerd toetsingskader ‘Samenwerken of uitvoering door een derde’ In dit meer gedetailleerde afwegingskader zijn vragen opgenomen die een antwoord geven op de vraag welke vorm of vormen van sourcing het beste passen bij het uitvoeren van de betreffende taak.
10. Is de taak eenmalig? Hier is geen sprake van, de taken zijn structureel en continu van aard.
11. Kan de gemeente als opdrachtgever op afstand het publieke belang voldoende behartigen? Zoals ook bij het globale afwegingskader is aangegeven kan de gemeente als (enig) aandeelhouder voldoende invloed uitoefenen op de wijze waarop de publieke taak door de nieuwe entiteit wordt uitgeoefend. Er is voldaan aan de (aanvullende) eisen die door uw raad in het beleidskader Verbonden partijen zijn gesteld. Het inhoudelijk opdrachtgeverschap van het onderhoud openbare ruimte dient te worden ontwikkeld van interne klantperspectief naar samenwerkingspartners met een duidelijk omschreven taak- en resultaatbeschrijving. De huidige inrichting is nog niet klaar voor sturing op grote afstand.
Het antwoord op deze vraag is positief.
12. Is er een bestaand samenwerkingsverband waar de taak kan worden ondergebracht of is samenwerking met andere overheden mogelijk? Er is in de directe omgeving nog geen bestaand samenwerkingsverband met één of meer gemeenten waarbij kan worden aangehaakt. In de statuten is voorzien in de mogelijkheid dat andere gemeenten (of beter gezegd: publiekrechtelijke lichamen) kunnen toetreden. De aard en de omvang van de te verzelfstandigen taken legitimeren naar ons oordeel het oprichten van een nieuwe entiteit, de BV Onderhoud Enschede.
13. Is sprake van een voordeel: kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid of kennis in het geval van uitvoering door derden? In het businessplan is een reële kosten-baten analyse gemaakt, waarbij ook rekening is gehouden desintegratiekosten, met transitiekosten (frictiekosten), met de effecten van BTW en van de Vennootschapsbelastingplicht. Per saldo levert de verzelfstandiging naar een gemeentelijke BV een structurele besparing op van 450.000.- in 2016 en 550.000 vanaf 2017.
14. Zijn de risico’s beheersbaar? In het afwegingskader wordt aangegeven dat de risico’s mede afhankelijk zijn van de taak en de wijze waarop wordt ‘uitbesteed’. De risico’s worden in drie categorieën onderverdeeld: - Risico’s binnen de eigen organisatie - Risico’s aan de kant van de leverancier (de derde), in casu BV Onderhoud Enschede - Proces specifieke risico’s Met de verzelfstandiging naar en gemeentelijke BV treden zeer beperkt risico’s op. De sturing op de organisatie als ook de sturing op het onderhoud, de arbeidsparticipatie liggen beide bij de gemeente. Deze verzelfstandigingsstap kent alleen het risico op het niet onvoldoende borgen van de koppeling van mensen aan
OE 2016
Revisie 8-9-2015
39 de werkzaamheden die ze uitvoeren. Kort en goed: bij het bezuinigen, terugtrekken of weglekken van zeer grote delen van het werk heeft de BV geen bestaansrecht.
Businessplan De beantwoording van de vragen uit de 2 toetsingskaders resulteert in een businessplan, welke standaard onderdeel uitmaakt van voorstellen voor mogelijke verzelfstandiging van organisatieonderdelen en de daarbij
OE 2016
Revisie 8-9-2015
40 behorende taken. Bij dit raadsvoorstel is als bijlage gevoegd de Businessplan Onderhoud Enschede BV, waarnaar expliciet wordt verwezen. Dit businessplan is een integraal onderdeel van dit raadsvoorstel.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
41
Bijlage 2. Concept Akte van oprichting Onderhoud Enschede BV (statuten) JT/201551225.01 8 september 2015/V5
OPMERKING KIENHUISHOVING: Dit concept bevat voetnoten met daarin nadere toelichting op de bepalingen alsmede op keuzes die bij het opstellen van dit concept zijn gemaakt. Bij het passeren van de akte zullen de voetnoten vervallen. Het verdient aanbeveling de versie met voetnoten intern goed bij de stukken te bewaren.
AKTE VAN OPRICHTING ONDERHOUD ENSCHEDE B.V.
Heden, •, verscheen voor mij, mr. Jacobine Marga Alice Tinselboer, notaris te Enschede: •, te dezen handelend als gevolmachtigde van de publiekrechtelijke rechtspersoon: de Gemeente Enschede, gevestigd en kantoorhoudende te 7511 HC Enschede, Langestraat 24, hierna ook te noemen: de Oprichter. Van de volmacht blijkt uit een (1) onderhandse akte van volmacht die aan deze akte wordt gehecht. De comparant•e verklaarde dat de Oprichter hierbij een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid opricht, waarvan de statuten luiden als volgt: Definities Artikel 1 1.
In de statuten wordt, tenzij het tegendeel blijkt, verstaan onder: a.
aandeel: een aandeel in het kapitaal van de vennootschap;
b.
algemene vergadering: -
OE 2016
het orgaan van de vennootschap dat bestaat uit de aandeelhouders en de overige vergadergerechtigden, alsmede
Revisie 8-9-2015
42 c.
de bijeenkomst waarin de aandeelhouders en de overige vergadergerechtigden vergaderen; bestuur: het orgaan van de vennootschap belast met het besturen van de vennootschap bestaande uit één of meer bestuurders;
d.
BW: het Burgerlijk Wetboek;
e.
gehandicapten: een werknemer met een handicap zoals is omschreven in artikel 2 lid 3 van Verordening 651/2014, vastgesteld op 17 juni 2014 door de Commissie (PbEU 2014, L 187/1)2;
e.
jaarrekening: de jaarrekening als bedoeld in artikel 2:361 BW;
f.
jaarstukken: de jaarrekening, en indien van toepassing, het jaarverslag alsmede de overige gegevens als bedoeld in artikel 2:392 BW;
g.
jaarvergadering: de algemene vergadering waarin de jaarstukken worden behandeld;
h.
jaarverslag: het jaarverslag als bedoeld in artikel 2:391 BW;
i.
kwetsbaren: een kwetsbare werknemer zoals omschreven in artikel 2 lid 4 alsmede een uiterst kwetsbare werknemer zoals omschreven in artikel 2 lid 99 van Verordening 651/2014, vastgesteld op 17 juni 2014 door de Commissie (PbEU 2014, L 187/1)3;
j.
vennootschap: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid waarvan de organisatie wordt geregeld in deze statuten;
j.
vergaderrecht: het recht om de algemene vergadering, in persoon of bij schriftelijk of elektronisch gevolmachtigde, bij te wonen en daar het woord te voeren;
k.
vergadergerechtigden: aandeelhouders, alsmede diegene(n) aan wie de wet of deze statuten vergaderrecht toekennen.
2
Let wel: de Verordening 651/2014 is vastgesteld voor een periode tot en met 31 december 2020. Wijzigingen hierop nadien zouden van invloed kunnen zijn op deze definitie en doelomschrijving. 3 Idem voetnoot 1.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
43 2.
De in dit artikel genoemde definities hebben dezelfde betekenis in vrouwelijke, mannelijke of onzijdige vorm en wanneer deze in enkel- of meervoud worden gebruikt.
Naam en zetel Artikel 2 1.
De naam van de vennootschap is: Onderhoud Enschede B.V.
2.
De vennootschap heeft haar zetel te Enschede.
Doel Artikel 3 1.
Het doel van de vennootschap is: a.
het verrichten van activiteiten ten behoeve van het (doen) aanleggen, beheren en onderhouden van de openbare ruimte, waaronder mede wordt verstaan andere gemeentelijke eigendommen zoals riolering, installaties en begraafplaatsen, in Enschede;
b.
het bieden van passende werkzaamheden aan gehandicapten en kwetsbaren;
c.
het ontwikkelen, stimuleren en ondersteunen van mensen om een verbeterde positie op de arbeidsmarkt te (kunnen) verkrijgen;
d.
het initiëren, creëren, organiseren en uitvoeren van werk en het bevorderen van de arbeidsmarkt voor met name diegenen die in de toetreding tot de arbeidsmarkt wordt belemmerd;
d.
in het kader van de Wet sociale werkvoorziening arbeid bieden onder aangepaste omstandigheden aan de in de Wet sociale werkvoorziening bedoelde personen4;
e.
het realiseren van sociale activering, scholing en andere stimuleringsactiviteiten ten behoeve van in de Wet sociale werkvoorziening bedoelde personen;
alsmede al hetgeen met een en ander verband houdt of daarvoor bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin. 2.
De vennootschap mag zekerheid stellen, zich op andere wijze sterk maken of zich hoofdelijk of anderszins naast of voor anderen verbinden.
Aandelen Artikel 4 1.
De vennootschap heeft een kapitaal verdeeld in aandelen, elk nominaal groot een euro (€ 1,=).5
2.
De aandelen luiden op naam en zijn doorlopend genummerd. Aandeelbewijzen worden niet uitgegeven.
4
Voor de zorgvrijstelling is dit niet relevant, zie bijlage advies PwC Het is niet meer nodig om een geplaatst kapitaal van € 18.000 te hebben bij oprichting. Deze eis is vervallen bij de invoering van de flex-BV. 5
OE 2016
Revisie 8-9-2015
44 Aan elk aandeel zijn stemrecht, recht op winst en vergaderrecht overeenkomstig het in de statuten bepaalde verbonden. Op elk aandeel wordt ten minste de nominale waarde gestort. Kwaliteitseis Artikel 5 Uitsluitend rechtspersonen in de zin van artikel 2:1 Burgerlijk Wetboek6 of rechtspersonen die door deze voornoemde rechtspersonen volledig worden gecontroleerd kunnen houders van aandelen zijn. Voor het geval een aandeelhouder niet meer voldoet aan voornoemde kwaliteitseis geldt, rust op hem een verplichting tot aanbieding van aandelen als bedoeld in artikel 9 afdeling B.7 Uitgifte en voorkeursrecht Artikel 6 1.
Uitgifte van aandelen kan slechts geschieden ingevolge een besluit van de algemene vergadering. Voor de uitgifte is vereist een daartoe bestemde notariële akte.
2.
Bij het besluit tot uitgifte worden de koers en de verdere voorwaarden van uitgifte bepaald.
3.
Iedere aandeelhouder heeft bij uitgifte van aandelen een voorkeursrecht naar evenredigheid van het gezamenlijk bedrag van zijn aandelen, met inachtneming van de beperkingen volgens de wet. Een gelijk voorkeursrecht hebben de aandeelhouders bij het verlenen van rechten tot het nemen van aandelen.
4.
Het voorkeursrecht is niet afzonderlijk overdraagbaar.
5.
Het voorkeursrecht kan, telkens voor een enkele uitgifte, worden beperkt of uitgesloten door de algemene vergadering.
Register van aandeelhouders Artikel 7 1.
Het bestuur houdt een register, waarin de namen en adressen van de aandeelhouders zijn opgenomen, met vermelding van de datum waarop zij de aandelen hebben verkregen en de datum van erkenning of betekening.
2.
In het register worden tevens de namen en adressen opgenomen van houders van een recht van vruchtgebruik, met vermelding van de datum waarop zij het recht hebben verkregen, de datum van erkenning of betekening, alsmede met vermelding of aan hen stemrecht en/of vergaderrecht toekomt.
3.
Voor het geval een aandeelhouder niet is gebonden aan een statutaire verplichting of eis, zoals nader uitgewerkt in deze statuten, wordt dit in het register vermeld.
6
Artikel 1 boek 2 Burgerlijk Wetboek: De Staat, de provincies, de gemeenten, de waterschappen, alsmede alle lichamen waaraan krachtens de Grondwet verordenende bevoegdheid is verleend, bezitten rechtspersoonlijkheid (publiekrechtelijke rechtspersonen). 7 Indien het in de toekomst wenselijk zou zijn de aandelen te verkopen aan een private partij, zal eerst tot statutenwijziging moeten worden besloten, waarbij deze kwaliteitseis zou moeten vervallen. Ik verwijs hierbij ook naar voetnoot 10.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
45 4.
Aandeelhouders en anderen van wie de gegevens in het register moeten worden opgenomen op grond van het in lid 2 van dit artikel bepaalde, zijn verplicht er voor te zorgen dat hun adres bij de vennootschap bekend is.
5.
Indien tevens een elektronisch adres wordt opgegeven ter opneming in het aandeelhoudersregister, kunnen kennisgevingen, mededelingen en oproepingen voor een vergadering aan vergadergerechtigden ook elektronisch aan dit adres worden verzonden. De opgave van dit elektronisch adres aan de vennootschap geldt als instemming voor oproepingen via een elektronisch bericht aan dit adres.
6.
Het register wordt regelmatig bijgehouden. Alle inschrijvingen en aantekeningen in het register worden getekend door een bestuurder8.
7.
Het bestuur verstrekt aan een aandeelhouder en een in lid 2 van dit artikel genoemde, desgevraagd kosteloos een uittreksel uit het register met betrekking tot zijn recht op een aandeel.
Pandrecht en vruchtgebruik. Certificering van aandelen Artikel 8 1.
Op aandelen kan een recht van vruchtgebruik worden gevestigd.9 De aandeelhouder heeft het stemrecht op de aandelen waarop een recht van vruchtgebruik rust. De vruchtgebruiker heeft geen vergaderrecht.
2.
Op aandelen kan geen recht van pand worden gevestigd.10
3.
Aan houders van certificaten van aandelen kan geen vergaderrecht worden toegekend.
Blokkeringsregeling11 Artikel 9 Afdeling A. Aanbieding bij overdracht van aandelen 1.
Een aandeelhouder kan een of meer van zijn aandelen slechts overdragen nadat deze aandelen aan zijn mede-aandeelhouders te koop zijn aangeboden zoals hierna in dit artikel is bepaald en een en ander met inachtneming met artikel 10 lid 3.
8
Voor zover het bestuur bestaat uit één persoon, is deze persoon daartoe bevoegd. De statuten hebben de mogelijkheid om – indien al dan niet in de toekomst gewenst – het bestuur uit meerdere personen te laten bestaan (zie toelichting bij artikel 13 lid 2). 9 Dit recht kan niet worden uitgesloten op grond van artikel 2:197 Burgerlijk Wetboek. Het is te adviseren om – bij een gewenste vestiging van vruchtgebruik, eerst advies in te winnen van een fiscalist en/of afstemming te zoeken met de belastingdienst (zie bijlage fiscaal advies PwC). 10 Om van de vrijstelling van de VPB-belasting gebruik te kunnen maken, zouden er geen private aandeelhouders al dan niet middellijk moeten kunnen toetreden (zie bijlage fiscaal advies PwC)). 11 De blokkeringsregeling is alleen van toepassing bij meerdere aandeelhouders. Bij een enig aandeelhouder is deze regeling niet van toepassing. Let wel: bij een overdracht van (een deel van) de aandelen zou kunnen worden gesteld dat niet meer wordt voldaan aan de objectieve vrijstelling voor interne activiteiten, zodat in beginsel ook voor interne activiteiten VpB zal zijn verschuldigd. Het is te adviseren om bij een voorgenomen overdracht van aandelen (juridisch en/of economisch) en/of iedere vorm van overdracht van zeggenschapsrechten ter zake van de aandelen in de vennootschap voor te leggen aan een fiscalist en/of afstemming te zoeken met de belastingdienst (zie bijlage fiscaal advies PwC).
OE 2016
Revisie 8-9-2015
46 2.
Aanbieding behoeft niet plaats te hebben indien de overdracht geschiedt binnen drie maanden na toestemming van alle mede-aandeelhouders blijkende uit een schriftelijke kennisgeving of een elektronisch vastgelegd bericht.
3.
De aandeelhouder die een of meer aandelen wil overdragen - hierna in dit artikel aangeduid met "de aanbieder" - geeft daarvan kennis aan het bestuur, onder opgaaf van de (rechts)persoon of (rechts)personen aan wie, de prijs waarvoor en het aantal aandelen dat de aanbieder voornemens is over te dragen. Tengevolge van die kennisgeving hebben de andere aandeelhouders het recht de aandelen te kopen tegen de prijs, die zal worden vastgesteld zoals hierna wordt bepaald.
4.
Het bestuur brengt het aanbod binnen twee weken nadat de kennisgeving zoals in lid 3 van dit artikel bedoeld, is ontvangen, ter kennis van de mede-aandeelhouders. De mede-aandeelhouders die geïnteresseerd zijn in de verwerving van aandelen geven daarvan binnen vier weken na voormelde kennisgeving kennis aan het bestuur en worden hierna in dit artikel aangeduid met "gegadigden" en ieder van hen individueel als "gegadigde". De vennootschap zelf kan slechts met instemming van de aanbieder als gegadigde gelden. Een aandeelhouder die zich op grond van Afdeling B van dit artikel tot aanbieding is gehouden, kan zolang op hem een aanbiedingsplicht rust niet als gegadigde gelden.
5.
De prijs waarvoor de aangeboden aandelen kunnen worden gekocht, wordt door de aanbieder en de gegadigde(n) in onderling overleg vastgesteld. Voor het geval de aanbieder en de gegadigde(n) geen overeenstemming over de prijs bereiken, wordt de prijs vastgesteld door drie onafhankelijke deskundigen, te benoemen door de voorzitter van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, op verzoek van de meest gerede partij. De deskundigen hebben jegens de vennootschap recht op alle door hen gewenste inlichtingen. De deskundigen geven de vastgestelde prijs op aan het bestuur, die deze terstond meedeelt aan de aanbieder en de gegadigde(n). De kosten van de prijsvaststelling zijn voor rekening van de vennootschap, tenzij de deskundigen anders bepalen.
6.
De gegadigden die de aangeboden aandelen na prijsvaststelling willen kopen, geven daarvan kennis aan het bestuur binnen twee weken nadat het bestuur daarvan overeenkomstig lid 5 van dit artikel mededeling heeft gedaan.
7.
Indien aandeelhouders tezamen op meer aandelen reflecteren dan zijn aangeboden, verdeelt het bestuur de aandelen onder de gegadigden zoveel mogelijk in verhouding tot de aantallen aandelen die zij reeds bezitten ten tijde van de aanbieding.
8.
Indien vaststaat dat niet alle aangeboden aandelen tegen contante betaling worden gekocht, is de aanbieder gedurende drie maanden na die vaststelling bevoegd de aandelen vrij over te dragen aan de door hem bij het aanbod genoemde gegadigde. Indien hij zijn aandelen wil overdragen beneden de prijs, vastgesteld door de deskundigen, is hij tot deze overdracht slechts bevoegd, nadat de aandelen tegen deze lagere prijs zijn aangeboden overeenkomstig het bepaalde in dit artikel.
9.
De aanbieder heeft het recht zijn aanbod in te trekken gedurende een maand nadat de prijs waarvoor de aandelen verkocht kunnen worden is meegedeeld.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
47 10. Alle kennisgevingen en mededelingen ingevolge dit artikel geschieden schriftelijk of door middel van een elektronisch vastgelegd bericht. 11. Het in deze Afdeling A bepaalde blijft buiten toepassing indien de aandeelhouder krachtens de wet tot overdracht van zijn aandeel aan een eerdere houder verplicht is. Afdeling B. Aanbieding in andere gevallen 1.
Indien een aandeelhouder niet meer aan de in artikel 5 opgenomen kwaliteitseis voldoet, moeten alle aandelen van de betreffende aandeelhouder worden aangeboden aan zijn medeaandeelhouders.
2.
De algemene vergadering kan bij besluit ontheffing verlenen van de in deze Afdeling B genoemde verplichting tot aanbieding van aandelen.
3.
Ingeval volgens deze Afdeling B een verplichting tot aanbieding van aandelen bestaat is het bepaalde in Afdeling A van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat de aanbieder niet het recht heeft zijn aanbod in te trekken.
4.
Zodra vaststaat, dat aandelen op grond van het bepaalde in lid 1 van deze Afdeling B moeten worden aangeboden, dienen zij die tot die aanbieding verplicht zijn, daarvan binnen een maand mededeling te doen aan het bestuur, onder opgaaf van het aantal aandelen.
5.
Indien een aandeelhouder niet binnen een termijn van zes maanden zijn verplichting tot aanbieding en/of overdracht van zijn aandelen is nagekomen, is de vennootschap onherroepelijk gevolmachtigd die aandelen met inachtneming van het bepaalde in dit artikel aan te bieden en/of over te dragen. Het bestuur kan ten aanzien van iedere verplichting afzonderlijk besluiten de termijn te verlengen met ten hoogste twaalf maanden.
6.
Wanneer er geen gegadigden zijn aan wie alle aandelen van de aandeelhouder met inachtneming van het bepaalde in dit artikel kunnen worden aangeboden en overgedragen, is de aandeelhouder onherroepelijk van zijn verplichting tot aanbieding ontheven en ontbreekt de volmacht.
Levering van aandelen en van beperkte rechten op aandelen. Artikel 10 1.
Voor de levering van een aandeel en voor de levering van een recht van vruchtgebruik of een pandrecht daarop is vereist een daartoe bestemde notariële akte.
2.
Na de levering overeenkomstig lid 1 van dit artikel kunnen de aan het aandeel verbonden rechten eerst worden uitgeoefend nadat de vennootschap die levering heeft erkend of de akte aan haar is betekend. Erkenning geschiedt in de akte of op grond van overlegging van een notarieel afschrift of uittreksel van de akte; op het overgelegde stuk wordt een gedagtekende verklaring geplaatst.
Eigen aandelen Artikel 11 1.
Het bestuur beslist over de verkrijging van aandelen in het kapitaal van de vennootschap en neemt daarbij in acht de uit de wet en deze statuten volgende beperkingen.
2.
Onder aandelen zijn in dit artikel certificaten daarvan begrepen.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
48 Vermindering geplaatst kapitaal Artikel 12 1.
De algemene vergadering kan bij besluit en voorts met inachtneming van het dienaangaande in de wet bepaalde besluiten tot vermindering van het geplaatste kapitaal door intrekking van aandelen of door vermindering van het bedrag van aandelen bij statutenwijziging.
2.
Een besluit tot intrekking kan slechts betreffen aandelen die de vennootschap zelf houdt of waarvan zij de certificaten houdt danwel met instemming van alle aandeelhouders.
3.
Vermindering van het bedrag van aandelen zonder terugbetaling moet naar evenredigheid op alle aandelen geschieden. Van het vereiste van evenredigheid mag worden afgeweken met instemming van alle betrokken aandeelhouders.
4.
Voor het geval een besluit tot vermindering van het geplaatste kapitaal inhoudt een terugbetaling op aandelen heeft dit geen gevolgen zolang het bestuur geen goedkeuring aan zodanig besluit heeft verleend. Het bestuur weigert de goedkeuring op de gronden die de wet aangeeft.
Bestuur Artikel 13 1.
De bestuurders richten zich bij het vervullen van hun taak naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Het bestuur is gehouden aanwijzingen van de algemene vergadering en de raad van commissarissen op te volgen, tenzij deze - naar het bestuur redelijkerwijs van oordeel is - in strijd zijn met het belang van de vennootschap en de daarmee verbonden onderneming.
2.
Het bestuur bestaat uit een of meer bestuurders.12 De algemene vergadering stelt het aantal bestuurders vast. Indien er twee of meer bestuurders zijn, regelen zij hun werkzaamheden in onderling overleg.
3.
Bij ontstentenis of belet van een bestuurder is de overblijvende bestuurder of zijn de overblijvende bestuurders tijdelijk met het besturen van de vennootschap belast. Bij ontstentenis of belet van alle bestuurders of de enige bestuurder is de persoon of zijn de personen, daartoe door de algemene vergadering te benoemen, tijdelijk met het besturen belast.
4.
De bestuurders worden benoemd door de algemene vergadering.13 De bezoldiging en verdere arbeidsvoorwaarden van iedere bestuurder worden vastgesteld door de algemene vergadering.14
5.
Iedere bestuurder kan te allen tijde door de algemene vergadering worden geschorst en ontslagen; voorts kan iedere bestuurder te allen tijde door de raad van commissarissen worden
12
Het is mogelijk om in de statuten te bepalen dat het bestuur bestaat uit één persoon. Hoewel het thans niet waarschijnlijk lijkt dat er meerdere bestuurders zullen worden benoemd, wordt door het opnemen van de bepaling dat ‘het bestuur bestaat uit één bestuurder’ een beperking gecreëerd voor de toekomst. Bij de wens van een tweede bestuurder in de toekomst zullen alsdan de statuten eerst moeten worden gewijzigd. In het overleg is overeengekomen om deze beperking niet in de statuten op te nemen. 13 Overeenkomstig de ‘Beleidskader verbonden partijen 2015’. 14 Met verwijzing naar de ‘Beleidskader verbonden partijen 2015’ is er voor gekozen om de bezoldiging over te laten aan de algemene vergadering en niet aan de raad van commissarissen.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
49 geschorst, welke schorsing door de algemene vergadering kan worden opgeheven. Elke schorsing kan een of meer malen worden verlengd maar in totaal niet langer duren dan drie maanden. 6.
Is na verloop van die tijd geen beslissing genomen omtrent opheffing van de schorsing of ontslag, dan eindigt de schorsing.
Besluitvorming bestuur Artikel 14 1. 2. 3. 4.
5.
6.
Besluiten van het bestuur worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen in een bestuursvergadering waarvoor het besluit is geagendeerd. Iedere bestuurder heeft recht op één stem. Het bestuur vergadert zo dikwijls een of meer bestuurders dit nodig acht(en). Bestuursvergaderingen kunnen worden gehouden door middel van telefonische- of videoconferenties, of door middel van enig ander communicatiemiddel waarbij de deelnemende bestuurders in staat zijn gelijktijdig met elkaar te communiceren. Deelname aan een op deze wijze gehouden vergadering geldt als het ter vergadering aanwezig zijn. Besluiten van het bestuur kunnen met algemene stemmen van alle bestuurders ook op andere wijze dan in vergadering worden genomen, mits de stemmen schriftelijk of elektronisch worden uitgebracht, mits het voorstel aan alle in functie zijnde bestuurders is voorgelegd en geen van de bestuurders zich tegen de wijze van besluitvorming verzet. Een bestuurder die een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat mogelijk tegenstrijdig is met het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming doet daarvan onverwijld mededeling aan het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering. Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming over een onderwerp waarbij hij mogelijk een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen, wordt het besluit genomen door de raad van commissarissen en zo deze ontbreekt door de algemene vergadering.15
7.
Aan de goedkeuring van de algemene vergadering en de raad van commissarissen zijn onderworpen besluiten van het bestuur die betreffen:16 a.
het verkrijgen en vervreemden van deelnemingen in andere ondernemingen (waaronder doch niet uitsluitend het oprichten van deelnemingen)en het uitoefenen van stemrecht op aandelen in deelnemingen;
b.
de overdracht van een aanmerkelijk deel van de activa van de vennootschap, van de gehele of nagenoeg gehele onderneming van de vennootschap of een zelfstandig onderdeel daarvan, alsmede het aangaan van overeenkomsten daartoe;
15
Deze bepaling is geheel overeenkomstig de herziene wet. De wet is op dit punt op 1 januari 2013 gewijzigd. De lijst bevat gebruikelijke rechtshandelingen en het betreffen rechtshandelingen die van grote invloed kunnen zijn op de vennootschap. Voor wat betreft het huidige mandaat : deze is lastig een op een over te nemen in de statuten. Mijn voorstel zou zijn om in een bestuursreglement de huidige mandatering vorm te geven voor de bestuurder van deze B.V. Het bestuursregelement behoeft niet bij notariële akte worden vastgelegd en is daarmee flexibel voor de toekomst. Het reglement kan op grond van lid 9 van dit artikel worden vastgesteld. 16
OE 2016
Revisie 8-9-2015
50 c.
het verkrijgen, vervreemden, bezwaren, huren, verhuren en op andere wijze in gebruik of genot verkrijgen en geven van registergoederen;
d.
het aangaan van overeenkomsten waarbij aan de vennootschap een bankkrediet wordt verleend;
e.
het ter leen verstrekken van gelden, alsmede het ter leen opnemen van gelden, waaronder niet zijn begrepen het gebruikmaken van een aan de vennootschap verleend bankkrediet en het aangaan van leningsovereenkomsten binnen de groep;
f.
duurzame rechtstreekse of middellijke samenwerking met een andere onderneming en het verbreken van zodanige samenwerking;
g.
het vaststellen van de begroting als genoemd in artikel 17 lid 6;
h.
investeringen welke niet zijn opgenomen in een door de algemene vergadering en de raad van commissarissen goedgekeurde begroting;
i.
het hoofdelijk of anderszins naast of voor anderen verbinden van de vennootschap of stellen van zekerheid; onder "anderen" zijn hier dochtermaatschappijen niet begrepen;
j.
het verlenen en uitbreiden van procuratie;
k.
het doen van aangifte van faillissement en het aanvragen van surseance van betaling;
l.
het aangaan van een vaststellingsovereenkomst ter beslechting van geschillen;
m. het optreden in rechte, waaronder begrepen het voeren van arbitrale procedures, doch met uitzondering van het nemen van die rechtsmaatregelen, die geen uitstel kunnen lijden; n.
het treffen van pensioenregelingen en het toekennen van pensioenrechten boven die welke uit bestaande regelingen voortvloeien;
o.
het verkrijgen en vervreemden van eigen aandelen of certificaten daarvan;
p.
het verrichten van overige rechtshandelingen buiten de begroting met een belang gelijk aan of groter dan éénhonderdduizend euro (€ 100.000,00).
8.
De algemene vergadering en/of de raad van commissarissen kunnen besluiten dat een in lid 7 van dit artikel genoemd besluit niet aan haar/zijn goedkeuring is onderworpen wanneer het daarmee gemoeide belang een door de algemene vergadering en/of de raad van commissarissen te bepalen en schriftelijk of elektronisch aan het bestuur op te geven waarde niet te boven gaat.
9.
De algemene vergadering en/of de raad van commissarissen kunnen een bestuursreglement vaststellen waarbij een regeling wordt gegeven omtrent de wijze van besluitvorming van het bestuur, bij welk reglement nog andere dan de in lid 7 van dit artikel genoemde duidelijk omschreven bestuursbesluiten aan de goedkeuring van de algemene vergadering en/of de raad van commissarissen kunnen worden onderworpen.17
17
Hiermee zou op een later moment kunnen worden besloten dat een bepaald besluit van het bestuur aan de goedkeuring van de algemene vergadering en/of de raad van commissarissen is onderworpen.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
51 10. Het ontbreken van goedkeuring door de algemene vergadering en/of de raad van commissarissen als bedoeld in lid 7 van dit artikel tast de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur en van bestuurders niet aan.18 Vertegenwoordiging Artikel 15 1.
Het bestuur vertegenwoordigt de vennootschap voor zover uit de wet niet anders voortvloeit. De bevoegdheid tot vertegenwoordiging komt mede aan iedere bestuurder toe.19
2.
Het bestuur kan, na goedkeuring van de algemene vergadering en de raad van commissarissen, functionarissen met algemene of beperkte vertegenwoordigingsbevoegdheid aanstellen. Elk hunner vertegenwoordigt de vennootschap met inachtneming van de begrenzing aan zijn bevoegdheid gesteld. Hun titulatuur wordt door het bestuur bepaald.
Raad van commissarissen Artikel 16 Afdeling A. Instelling/Opheffing 1.
De instelling van de raad van commissarissen is afhankelijk van de nederlegging van een daartoe strekkend besluit van de algemene vergadering ten kantore van het handelsregister.20
2.
De algemene vergadering kan besluiten tot opheffing van de raad van commissarissen. Het in lid 1 van deze Afdeling A bepaalde is alsdan van overeenkomstige toepassing.
3.
Zolang de raad van commissarissen nog niet is ingesteld - en na opheffing van de raad van commissarissen - komen de statutaire bevoegdheden van de raad van commissarissen voor zover mogelijk toe aan de algemene vergadering.
Afdeling B. Samenstelling na instelling 1.
De vennootschap heeft – nadat deze is ingesteld - een raad van commissarissen bestaande uit één of meer commissarissen.
2.
Commissarissen worden benoemd, geschorst en ontslagen door de algemene vergadering.
3.
De algemene vergadering stelt het aantal commissarissen vast.
18
Dit wil zeggen dat de vennootschap gebonden is aan een overeenkomst als de goedkeuring niet is gevraagd of niet is gegeven, terwijl dat op grond van dit artikel wel gevraagd zou moeten zijn. De gesloten overeenkomst is geldig. De bestuurder heeft in dat geval intern wel wat uit te leggen. 19 Een bestuurder is (extern gezien) onbeperkt en onvoorwaardelijk bevoegd te vertegenwoordigen. De enige externe beperking die mogelijk is is om te bepalen dat bestuurders gezamenlijk bevoegd zijn. Let wel op: indien in de toekomst wordt besloten tot de benoeming van een tweede bestuurder, dan is deze bestuurder ook zelfstandig vertegenwoordigingsbevoegd (tenzij nu in de statuten wordt vastgelegd dat er in dat geval een gezamenlijke bevoegdheid is: wij hebben dit besproken en daartoe niet besloten, mede gezien de interne goedkeuringslijst). De bevoegdheid is aldus wel intern beperkt, zie de lijst betreffende de besluiten die goedkeuring behoeven (en met daarbij interne werking, zie voetnoot 18). 20 Er is gekozen voor een optionele raad van commissarissen: een raad kan bij oprichting of op een later moment worden ingesteld, maar ook weer worden opgeheven. Zonder opname van deze bepalingen van een raad van commissarissen dienen bij een latere wens tot de instelling daarvan eerst de statuten te worden gewijzigd.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
52 Bij ontstentenis of belet van een commissaris is de overblijvende commissaris of zijn de overblijvende commissarissen tijdelijk met de taken van de raad van commissarissen belast. Bij ontstentenis of belet van alle commissarissen of de enige commissaris komen de bevoegdheden die in deze statuten aan de raad van commissarissen zijn toegekend zoveel mogelijk aan de algemene vergadering toe. 4.
Niet benoembaar tot commissaris zijn personen die raadslid, collegelid of ambtenaar zijn bij de aandeelhouder.
5.
De algemene vergadering kan één commissaris tot voorzitter van de raad van commissarissen benoemen. Bovendien kan de algemene vergadering één commissaris tot gedelegeerd commissaris benoemen die belast is met het onderhouden van een meer regelmatig contact met het bestuur; een gedelegeerd commissaris brengt van zijn bevindingen verslag uit aan de raad van commissarissen. De functies van voorzitter en gedelegeerd commissaris zijn verenigbaar.
6.
De algemene vergadering kan aan de commissarissen of aan één of meer van hen een beloning toekennen.
Afdeling C. Taak en werkwijze 1.
De raad van commissarissen houdt toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Hij staat het bestuur met raad ter zijde. Bij de vervulling van hun taak richten commissarissen zich naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.
2.
Het bestuur verschaft de raad van commissarissen tijdig de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens.
3.
Het bestuur stelt ten minste een keer per jaar de raad van commissarissen schriftelijk op de hoogte van de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico’s en het beheers- en controlesysteem van de vennootschap.
4.
De raad van commissarissen kan regels vaststellen omtrent de besluitvorming en werkwijze van de raad van commissarissen, in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze statuten is bepaald.
Afdeling D. Vergaderingen en besluitvorming 1.
De vergadering van de raad van commissarissen wordt, zo vaak als zulks noodzakelijk is bijeengeroepen of op verzoek van het bestuur of iedere commissaris, doch niet minder vaak dan eens per twee maanden, tenzij anders bepaald door de raad van commissarissen. Tot het bijeenroepen is iedere bestuurder en iedere commissaris bevoegd.
2.
De oproeping voor de vergadering van raad van commissarissen geschiedt niet later dan acht dagen voor die van de vergadering. Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld. Indien de door deze statuten gegeven voorschriften voor het oproepen en houden van de vergaderingen van de raad van commissarissen niet in acht zijn genomen, kunnen ter vergadering alleen geldige besluiten van de raad van commissarissen worden genomen, indien alle commissarissen ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Een commissaris kan zich ter vergadering doen vertegenwoordigen door een schriftelijk gevolmachtigde.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
53 3.
Indien een commissaris niet aanwezig of vertegenwoordigd is, kan elke commissaris verlangen dat een nieuwe vergadering wordt bijeengeroepen met inachtneming van het bepaalde in deze Afdeling D, waarin de besluiten kunnen worden genomen onafhankelijk van het aantal commissarissen dat in deze vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is.
4.
Vergaderingen van de raad van commissarissen kunnen worden gehouden door het bijeenkomen van commissarissen of door middel van telefoongesprekken, "video conference" of via andere communicatiemiddelen, waarbij alle deelnemende commissarissen in staat zijn gelijktijdig met elkaar te communiceren. Deelname aan een op deze wijze gehouden vergadering geldt als het ter vergadering aanwezig zijn.
5.
De raad van commissarissen besluit bij volstrekte meerderheid van stemmen. Iedere commissaris heeft recht op één stem.
6.
De raad van commissarissen kan in een vergadering alleen geldige besluiten nemen, indien de meerderheid van de in functie zijnde commissarissen ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
7.
Besluiten van de raad van commissarissen kunnen ook buiten vergadering worden genomen, schriftelijk of op andere wijze, mits het desbetreffende voorstel aan alle in functie zijnde commissarissen is voorgelegd en geen van hen zich tegen de desbetreffende wijze van besluitvorming verzet. Van een besluit buiten vergadering dat niet schriftelijk is genomen wordt door de secretaris van de raad van commissarissen een verslag opgemaakt dat door de voorzitter van de raad van commissarissen wordt ondertekend. Schriftelijke besluitvorming geschiedt door middel van schriftelijke verklaringen van alle in functie zijnde commissarissen.
8.
Een commissaris neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien deze commissaris daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Wanneer de raad van commissarissen hierdoor geen besluit kan nemen, wordt het besluit genomen door de algemene vergadering.
Boekjaar en jaarstukken. Begroting Artikel 17 1.
Het boekjaar van de vennootschap is gelijk aan het kalenderjaar.
2.
Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste zes maanden door de algemene vergadering op grond van bijzondere omstandigheden, maakt het bestuur de jaarrekening op. De opgemaakte jaarrekening wordt ondertekend door de bestuurders en de commissarissen. Indien een ondertekening ontbreekt, wordt daarvan onder opgave van reden melding gemaakt.
3.
Uiterlijk vanaf de laatste dag van de termijn bedoeld in lid 2 van dit artikel liggen de jaarstukken ten kantore van de vennootschap ter inzage voor de vergadergerechtigden.
4.
De algemene vergadering stelt de jaarrekening vast.
5.
Indien alle aandeelhouders tevens bestuurder van de vennootschap zijn, geldt ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders uitdrukkelijk niet als een besluit tot vaststelling van de jaarrekening.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
54 6.
Tenzij de algemene vergadering en de raad van commissarissen anders besluiten maakt het bestuur uiterlijk een maand voor de aanvang van het boekjaar een begroting op voor het komende boekjaar; het bestuur legt deze stukken te zelfder tijd ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering21 en de raad van commissarissen.
Accountant Artikel 18 1.
De vennootschap kan aan een accountant als bedoeld in artikel 2:393 BW de opdracht verlenen om de door het bestuur opgemaakte jaarrekening te onderzoeken, met dien verstande dat de vennootschap tot verlening van die opdracht gehouden is indien de wet dat verlangt.
2.
Tot het verlenen van de opdracht is de algemene vergadering bevoegd. Gaat deze daartoe niet over dan is de raad van commissarissen bevoegd; gaat ook de raad van commissarissen niet tot het verlenen van deze opdracht over dan is het bestuur bevoegd.
3.
Een verleende opdracht kan te allen tijde worden ingetrokken door de algemene vergadering. Een door het bestuur verleende opdracht kan worden ingetrokken door de raad van commissarissen; overigens kan een opdracht worden ingetrokken door degene die de opdracht heeft verleend. Een opdracht kan enkel worden ingetrokken om gegronde redenen met inachtneming van artikel 2:393 lid 2 BW.
4.
De accountant brengt omtrent zijn onderzoek verslag uit aan het bestuur en de raad van commissarissen. De accountant geeft de uitslag van zijn onderzoek weer in een verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening.
Winst en uitkeringen Artikel 19 1.
Bij de berekening van de verdeling van een uitkering tellen aandelen die de vennootschap houdt niet mee, tenzij op die aandelen een recht van vruchtgebruik of een pandrecht rust ten behoeve van een ander dan de vennootschap. 2. De algemene vergadering is bevoegd tot bestemming van de winst die door de vaststelling van de jaarrekening is bepaald en tot vaststelling van (tussentijdse) uitkeringen, voor zover het eigen vermogen groter is dan de reserves die de vennootschap moet aanhouden. 3. Een besluit tot uitkering door de algemene vergadering heeft geen gevolgen tot het bestuur daarvoor goedkeuring heeft verleend. Het bestuur weigert de goedkeuring op de gronden die de wet aangeeft.22 Jaarvergadering. Andere algemene vergaderingen 21
Overeenkomstig de ‘Beleidskader verbonden partijen 2015’. Deze bepaling is sinds de invoering van de flex-BV (2012) wettelijk vastgelegd. Het bestuur dient een afweging te maken dat de vennootschap ook na een uitkering aan haar verplichtingen kan blijven voldoen (balanstest en uitkeringstoets), waarbij het bestuur in ieder geval één jaar vooruit moet kijken en waarbij verplichtingen die over een aantal jaren moeten worden aangegaan maar thans al bekend zijn ook moeten worden meegenomen. Aan deze bepaling zijn – bij niet of onjuiste naleving – aansprakelijkheidsancties gekoppeld voor bestuurders en aandeelhouders. Balanstest: de uitkering mag er niet toe leiden dat het eigen vermogen kleiner wordt dan de niet uitkeerbare reserves. Uitkeringstoets: het bestuur dient te beoordelen of de vennootschap na de uitkering kan blijven voortgaan met het betalen van haar opeisbare schulden. Het bestuur doet er verstandig aan de balanstest/uitkeringstoets te onderbouwen met bijvoorbeeld een advies van de fiscalist/accountant. 22
OE 2016
Revisie 8-9-2015
55 Artikel 20 1.
De jaarvergadering wordt gehouden binnen zes maanden na afloop van het (voorgaande) boekjaar, tenzij overeenkomstig artikel 24 van deze statuten buiten vergadering besloten wordt. De jaarvergadering wordt opgeroepen door het bestuur of de raad van commissarissen. De agenda voor de jaarvergadering vermeldt onder meer: a.
het behandelen van de in artikel 19 gemelde goedkeuring van het bestuur;
b.
het behandelen van het jaarverslag (indien van toepassing);
c.
het vaststellen van de jaarrekening;
d.
het vaststellen van de winstbestemming;
e.
het verlenen van kwijting aan bestuurders voor het bestuur en het verlenen van kwijting aan commissarissen voor het gehouden toezicht op het bestuur.
2.
Een onderwerp waarvan de behandeling schriftelijk is verzocht door een of meer vergadergerechtigden die alleen of tezamen vergaderrecht hebben ten aanzien van aandelen die ten minste een/honderdste23 gedeelte van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigen wordt opgenomen in de oproeping of op dezelfde wijze aangekondigd indien de vennootschap het verzoek niet later dan op de dertigste dag voor die van de vergadering heeft ontvangen en mits geen zwaarwichtig belang van de vennootschap zich daartegen verzet.
3.
Een andere algemene vergadering dan de jaarvergadering wordt gehouden zo dikwijls het bestuur, de raad van commissarissen of een of meer vergadergerechtigden die alleen of tezamen vergaderrecht hebben ten aanzien van aandelen die ten minste een/honderdste gedeelte24 van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigen dit nodig acht/achten.
4.
Tot het oproepen van een andere algemene vergadering dan de jaarvergadering zijn bevoegd:
5.
-
het bestuur;
-
één of meer bestuurders afzonderlijk;
-
de raad van commissarissen;
-
een aandeelhouder.
Aan de eis van een schriftelijk verzoek wordt voor de toepassing van dit artikel voldaan indien het verzoek elektronisch is vastgelegd. Het bestuur is bevoegd tot vaststelling en wijziging van de elektronische communicatiemiddelen als bedoeld in deze statuten en deelt deze tijdig aan de aandeelhouders en andere vergadergerechtigden mede.
Plaats van vergadering Artikel 21 1.
Een algemene vergadering wordt gehouden in de gemeente waar de vennootschap haar zetel heeft.
23
Percentage overeenkomstig de wet (artikel 2:224a Burgerlijk Wetboek): agenderingsrecht. Percentage overeenkomstig de wet (artikel 2:220 Burgerlijk Wetboek): recht om bestuur/raad van commissarissen te verzoeken tot het overgaan tot oproeping. 24
OE 2016
Revisie 8-9-2015
56 2.
Een algemene vergadering kan elders worden gehouden indien alle vergadergerechtigden met de plaats van vergadering hebben ingestemd en de bestuurders en commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld advies uit te brengen.
Oproeping Artikel 22 1.
De aandeelhouders, overige vergadergerechtigden, bestuurders en commissarissen worden ten minste acht dagen tevoren schriftelijk opgeroepen, onder opgaaf van de te behandelen onderwerpen. De oproeping wordt gezonden aan de adressen van de aandeelhouders en overige vergadergerechtigden, zoals deze zijn vermeld in het register van aandeelhouders. De oproeping kan plaatsvinden door een elektronisch toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat voor dit doel door de vergadergerechtigde aan de vennootschap kenbaar is gemaakt.
2.
Indien de oproeping niet of niet tijdig heeft plaats gehad kunnen niettemin over alle aan de orde komende onderwerpen geldige besluiten worden genomen met de daarvoor geldende meerderheid, indien alle vergadergerechtigden met besluitvorming over die onderwerpen hebben ingestemd en de bestuurders voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen.
3.
Indien aan de algemene vergadering kan worden deelgenomen en gestemd door middel van een elektronisch communicatiemiddel, wordt dit bij de oproeping vermeld.
Besluitvorming algemene vergadering Artikel 23 1.
De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van commissarissen, bij diens afwezigheid door een door de raad van commissarissen aan te wijzen persoon en bij ontbreken van zodanige aanwijzing door de voorzitter van het bestuur en bij ook diens ontbreken of afwezigheid door een van de andere bestuurders, aan te wijzen door het bestuur. De algemene vergadering kan in afwijking van het vorenstaande anders beslissen. Van het verhandelde in de algemene vergadering en van de aldaar genomen besluiten worden notulen gehouden. De vergadering wijst een notulist aan. De notulen worden door de voorzitter en de notulist vastgesteld en ten blijke daarvan door hen getekend.
2.
Voor zover de wet of de statuten geen grotere meerderheid voorschrijven besluit de algemene vergadering bij volstrekte meerderheid van stemmen.
3.
Een vergadergerechtigde is bevoegd door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de algemene vergadering deel te nemen mits dit bij de oproeping is vermeld en de vergadergerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de vergadering en kan deelnemen aan de beraadslagingen.
4.
Elk aandeel geeft recht op één stem.
5.
Vertegenwoordiging van vergadergerechtigden, ten aanzien van zowel de uitoefening van het vergaderrecht als het stemrecht, is uitsluitend krachtens schriftelijke volmacht toegestaan. Onder schriftelijke volmacht wordt mede verstaan een elektronisch vastgelegde volmacht.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
57 6.
Bestuurders en commissarissen hebben als zodanig in de algemene vergadering een raadgevende stem.
7.
Behoudens het in de wet bepaalde kan voor een aandeel dat toebehoort aan de vennootschap of aan een dochtermaatschappij daarvan, geen stem worden uitgebracht; evenmin voor een aandeel waarvan een van hen de certificaten houdt. De vennootschap of een dochtermaatschappij daarvan kan geen stem uitbrengen voor een aandeel waarop zij een recht van vruchtgebruik of een pandrecht heeft. Bij de vaststelling in hoeverre aandeelhouders stemmen, aanwezig of vertegenwoordigd zijn of in hoeverre het aandelenkapitaal vertegenwoordigd is, wordt geen rekening gehouden met aandelen waarvoor geen stem kan worden uitgebracht.
8.
Indien het bestuur bij de oproep voor de algemene vergadering daartoe de mogelijkheid heeft geopend, kunnen stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, na de oproeping maar niet eerder dan dertig (30) dagen voor de dag van de vergadering worden gelijkgesteld met stemmen die ter vergadering zijn uitgebracht.
Besluitvorming buiten vergadering25 Artikel 24 Vergadergerechtigden aan wie het stemrecht toekomt kunnen alle besluiten die zij in vergadering kunnen nemen buiten vergadering nemen. De bestuurders en commissarissen worden in de gelegenheid gesteld voorafgaand aan de besluitvorming over het voorstel advies uit te brengen. Een besluit buiten vergadering is slechts geldig indien alle vergadergerechtigden met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd en voorts schriftelijk of op reproduceerbare wijze langs elektronische weg een zodanig aantal stemmen ten gunste van het desbetreffende voorstel is uitgebracht als wordt voorgeschreven door de wet en/of deze statuten. Aan het vereiste van schriftelijkheid van stemmen wordt tevens voldaan indien het besluit onder vermelding van de wijze waarop ieder der vergadergerechtigden aan wie het stemrecht toekomt heeft gestemd schriftelijk of elektronisch is vastgelegd. Het schriftelijke besluit buiten vergadering wordt onverwijld aan het bestuur verstrekt. Aantekening besluiten Artikel 25 Het bestuur bewaart de in de vorige artikelen genoemde notulen en schriftelijke besluiten en legt deze ten kantore van de vennootschap ter inzage van de vergadergerechtigden. Het bestuur verstrekt hiervan aan hen desgevraagd een afschrift of uittreksel tegen ten hoogste de kostprijs. Statutenwijziging en ontbinding Artikel 26 1.
25
De algemene vergadering is bevoegd de statuten te wijzigen en de vennootschap te ontbinden. Een besluit tot statutenwijziging of ontbinding van de vennootschap behoeft de voorafgaande goedkeuring van de raad van commissarissen. Dit wil zeggen dat er ook schriftelijk (zonder het houden van een vergadering) kan worden besloten.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
58 2.
Wanneer aan de algemene vergadering een voorstel tot statutenwijziging wordt gedaan moet zulks steeds bij de oproeping tot die vergadering worden vermeld. Een voorstel tot statutenwijziging, waarin de voorgestelde wijzigingen woordelijk zijn opgenomen, moet van de dag van oproep tot aan het einde van de vergadering ten kantore van de vennootschap ter inzage liggen voor allen die tot de vergadering moeten worden opgeroepen. Zolang het voorstel ter inzage ligt, dienen zij kosteloos afschriften daarvan te kunnen verkrijgen.
Vereffening Artikel 27 1.
Na ontbinding van de vennootschap geschiedt de vereffening door het bestuur, tenzij de algemene vergadering daartoe andere vereffenaars benoemt.
2.
Hetgeen na de voldoening van de schulden aan vermogen overblijft wordt aan aandeelhouders overgedragen, in verhouding van de nominale bedragen van hun aandelen.
Slotverklaringen Na vaststelling van deze statuten verklaarde de comparant•e het volgende: I.
Boekjaar. Het eerste boekjaar van de vennootschap eindigt op •eenendertig december tweeduizendvijftien •eenendertig december tweeduizendzestien26.
II.
Benoeming bestuurder. Voor de eerste maal wordt tot enig bestuurder van de vennootschap benoemd: •.
III. Benoeming commissaris•sen.27 Voor de eerste maal wordt tot •enig commissaris/•commissarissen van de vennootschap benoemd: •. IV. Deelneming in het kapitaal. Het geplaatste kapitaal van de vennootschap bedraagt één euro. In het geplaatste kapitaal wordt deelgenomen door de Oprichter voor een (1) aandeel, nominaal groot een euro (€ 1,=), genummerd 1. V.
Volstorting aandelen. De Oprichter is gehouden het bij de oprichting geplaatste aandeel in geld vol te storten. De Oprichter verklaart hierbij voormelde storting onverwijld te verrichten op een door de vennootschap te openen en aan te wijzen bankrekening ten name van de vennootschap.28
VI. Instemming raad. 26
PwC heeft aangegeven dat vanuit fiscaal perspectief een kort eerst boekjaar mogelijk de voorkeur heeft ((zie bijlage fiscaal advies PwC). 27 Alleen voorzover er al een raad van commissarissen wordt ingesteld bij de oprichting. 28 Er is thans gekozen voor een oprichting met een volstorting in contanten. Voor het passeren van de akte dient te worden vastgesteld of er bij de oprichting nog activa dient te worden ingebracht. PwC zal dit met de Gemeente afstemmen (zie bijlage fiscaal advies PwC).
OE 2016
Revisie 8-9-2015
59 Overeenkomstig het Beleidskader Verbonden Partijen 2015, welk beleidskader in juni 2015 door de Oprichter is vastgesteld, kan er slechts worden deelgenomen in een nieuwe verbonden partij nadat de raad hiermee heeft ingestemd op basis van een businessplan. Het raadsbesluit waaruit de instemming blijkt (en waaruit blijkt dat de raad geen bedenkingen heeft tegen het oprichten van onderhavige vennootschap) wordt aan deze akte gehecht. VII. Goedkeuring provincie Overijssel. Overeenkomstig artikel 160 van de Gemeentewet behoeft het besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enschede tot het oprichten van de onderhavige vennootschap de goedkeuring van Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel. Het besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enschede alsmede het besluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel worden als bijlagen aan deze akte gehecht. Slot. De comparant•e is mij, notaris, bekend. Waarvan akte verleden te Enschede op de datum vermeld in het hoofd van deze akte. Nadat de inhoud van de akte aan de comparant•e zakelijk werd opgegeven en toegelicht, verklaarde •zij/hij dat •zij/hij van de inhoud heeft kennis genomen en daarmee instemt. Onmiddellijk na beperkte voorlezing overeenkomstig de wet is deze akte door de comparant•e en mij, notaris, ondertekend.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
60 BIJLAGE: Fiscaal advies PwC bij de akte van oprichting (e-mail 12 augustus 2015, 18.38 uur van PwC (Edwin Sarkinovic) aan Gemeente Enschede (Mark de Jonge) en KienhuisHoving (Jacobine Tinselboer) Artikel 5) In artikel 5 is de kwaliteitseis opgenomen. Dit artikel bepaalt onder meer dat uitsluitend rechtspersonen in de zin van artikel 2:1 Burgerlijk Wetboek of rechtspersonen die door deze voornoemde rechtspersonen volledig worden gecontroleerd houders van aandelen kunnen zijn. Het begrip 'controle' wordt in de akte van oprichting niet met zoveel woorden gedefinieerd. Opmerkingen Bij het bepalen van de Vpb-effecten van de verzelfstandiging van de onderhoudsafdeling, en meer specifiek of de objectieve vrijstellingen voor quasi-inbesteding en interne activiteiten van toepassing zijn, is het relevant dat de op te richten BV kwalificeert als een privaatrechtelijk overheidslichaam van een publiekrechtelijk rechtspersoon (de gemeente Enschede). Daarvan is onder meer sprake als uitsluitend de gemeente Enschede (onmiddellijk of middellijk) alle aandelen van de BV houdt (hierna: '100%-aandeelhouderseis'). Woorden met deze strekking komen ook voor in de huidige Wet Vpb (zoals deze momenteel nog van toepassing is). Over de interpretatie van deze woorden is discussie mogelijk en deze heeft zich in het verleden ook voorgedaan. Grosso modo gaat het daarbij om de vraag wat bepaalt nu voor de toepassing van de Vpb-plicht van overheidsondernemingen wat een aandeelhouder is: gaat het hierbij bijvoorbeeld om de zeggenschapsrechten (stemrecht/recht van vergadering) en/of om de economische rechten (dividendrecht). In het zogenoemde ACP-arrest (Hoge Raad van 18 februari 1998, BNB 1998/178) heeft de Hoge Raad beslist dat in een situatie waarbij de economische rechten van de aandelen zich (in dat geval middellijk) volledig bevonden bij een publiekrechtelijk rechtspersoon, ondanks dat het feit dat de zeggenschapsrechten slechts grotendeels bij (die) publiekrechtelijke rechtsperso(o)n(en) bevonden, toch voldaan werd aan de 100%-aandeelhouderseis. Op grond van het ACP-arrest zou wellicht betoogd kunnen worden dat indien in de toekomst een niet doorslaggevend deel van de zeggenschapsrechten van de aandelen in de BV zich niet meer uitsluitend bij de gemeente Enschede bevindt, dit onder bepaalde voorwaarden toch niet van invloed hoeft te zijn op de voortzetting van de toepasbaarheid van de objectieve vrijstellingen voor quasi-inbesteding en interne activiteiten. Wij kiezen er voor om deze problematiek hier niet verder in detail uit te werken maar te volstaan met de opmerking dat wij van mening zijn dat met deze gedachtelijn in casu voorzichtig kan en dient te worden omgegaan. Uit de gesprekken die wij namelijk hebben gevoerd met de gemeente Enschede leiden wij af dat op dit moment nadrukkelijk beoogd is dat alle rechten en verplichtingen ter zake van de aandelen in de BV uitsluitend gehouden zullen worden door de gemeente Enschede. Naast dit praktische argument vinden wij het vanuit fiscaal perspectief van belang dat in zijn algemeenheid de interpretatie van alle nieuwe wetgeving onzekerheid met zich meebrengt en dat het dus in zijn algemeenheid zaak is om hier voorzichtig mee om te gaan, zeker als een meer risicovolle interpretatie niet benodigd is. Uit het vorenstaande vloeit voort dat het momenteel ons inziens niet nodig is om de kwaliteitseis van artikel 5 van de akte van oprichting van de BV verder aan te scherpen (lees in lijn met de nieuwe Wet Vpb te brengen). Zoals besproken leidt iedere overdracht (overgang) van het economisch belang van de aandelen in de BV door de gemeente Enschede aan een andere partij (publiekrechtelijk of privaatrechtelijk) tot het niet langer van toepassing zijn van de objectieve vrijstellingen voor quasi-inbesteding en interne activiteiten. Dit zou in onze visie ook aan de orde kunnen zijn wanneer de zeggenschapsrechten (ten minste) grotendeels worden overgedragen aan een of meer andere publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersonen dan de gemeente Enschede (afgezien van de mogelijke toepasbaarheid van andere vrijstellingen, zie onze notitie). De beheersing van de toepasbaarheid van de nu beoogde vrijstellingen hoeft wat ons betreft niet te worden geregeld in artikel 5, maar langs andere weg bijvoorbeeld door op andere plaatsen in deze akte van oprichting aanvullende beheersmaatregelen op te nemen (zie hierna onze aanbeveling met betrekking tot artikel 14). Artikel 8, lid 1) Opmerkingen Het tekstvoorstel in dit onderdeel volstaat naar onze mening. Zodra daadwerkelijk een recht van vruchtgebruik op de aandelen wordt gevestigd, stellen wij voor om (mede gelet op onze voorgaande opmerkingen) de eventuele fiscale gevolgen hiervan nader te beoordelen en met de Belastingdienst af te stemmen.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
61 Voetnoot 8) Opmerkingen Voor toepassing van de objectieve vrijstellingen voor quasi-inbesteding en interne activiteiten verwijzen wij naar onze voornoemde opmerkingen. Indien een privaatrechtelijk lichaam (niet zijnde een privaatrechtelijk overheidslichaam van het publiekrechtelijk rechtspersoon) aandelen in de BV verkrijgt, wordt niet meer voldaan aan de voorwaarde dat het publiekrechtelijke rechtpersoon het privaatrechtelijke overheidslichaam volledig beheerst. Als gevolg hiervan zullen de objectieve vrijstellingen voor quasi-inbesteding en interne activiteiten niet meer van toepassing zijn. Indien zich een dergelijk scenario voordoet raden wij aan om de eventuele fiscale gevolgen hiervan nader te beoordelen (bijvoorbeeld of de objectieve vrijstelling voor samenwerkingsverbanden van toepassing is) en met de Belastingdienst af te stemmen. Mogelijk biedt hierbij het voornoemde ACP-arrest een uitkomst. Artikel 8, lid 3) Opmerkingen Het certificeren van de aandelen in de BV kan (gelet op onze voorgaande opmerkingen en het voornoemde ACP-arrest) wellicht zodanig worden vormgegeven dat een certificering niet leidt tot het vervallen van de objectieve vrijstellingen voor quasi-inbesteding en interne activiteiten. Wij hebben hiervoor reeds (in relatie tot artikel 5) een opmerking over gemaakt, zie vierde en vijfde alinea. Hier willen wij volstaan met de opmerking dat certificering voorafgaande aan implementatie altijd zorgvuldig wordt vormgegeven door/in samenwerking met een fiscaal deskundige en wordt afgestemd met de Belastingdienst. Artikel 9) Opmerkingen Indien meerdere aandeelhouders aandelen in de BV verkrijgen, wordt niet meer voldaan aan de voorwaarde dat het publiekrechtelijke rechtpersoon het privaatrechtelijke overheidslichaam volledig beheerst. Als gevolg hiervan zijn de objectieve vrijstellingen voor quasi-inbesteding en interne activiteiten in beginsel niet meer van toepassing. Alsdan dient te worden onderzocht of de objectieve vrijstelling voor samenwerkingsverbanden van toepassing is. Volledigheidshalve merken wij op dat het voornoemde ACP-arrest mogelijkheden biedt dat in en dergelijk scenario de objectieve vrijstellingen voor quasi-inbesteding en interne activiteiten toch van toepassing zijn. Desalniettemin staan wij (zoals aangegeven) een enge uitleg van de wettekst voor. Bij aanbieding en overdracht (overgang) van de aandelen in de BV dienen derhalve de fiscale gevolgen nader in kaart te worden gebracht en met de Belastingdienst te worden afgestemd. Artikel 13, lid 2) Opmerkingen Volledigheidshalve merken wij op dat voor toepassing van de objectieve vrijstellingen (en meer specifiek de vraag of de BV kwalificeert als een privaatrechtelijk overheidslichaam van een publiekrechtelijk rechtspersoon) niet relevant is op welke wijze haar bestuurders worden benoemd en ontslagen en aan wie het (eventuele) vermogen bij liquidatie toekomt. Een stichting wordt echter slechts als een privaatrechtelijk overheidslichaam aangemerkt als de bestuurders uitsluitend, onmiddellijk of middellijk, door het publiekrechtelijk rechtspersoon (gemeente Enschede) kunnen worden benoemd en ontslagen en waarvan het vermogen bij liquidatie uitsluitend toekomt aan die publiekrechtelijk rechtspersoon. Dit laatste aspect vormt een belangrijk aandachtspunt in geval van certificering. Artikel 14) Aanbevelingen Indien en voor zover de zeggenschapsrechten ter zake van de aandelen in de BV worden gehouden door een andere entiteit dan de gemeente Enschede (niet zijnde een privaatrechtelijk overheidslichaam van de gemeente Enschede) kan dit (zoals aangegeven) risico's voor de Vpb meebrengen. Derhalve stellen wij voor om in artikel 14 expliciet op te nemen dat besluiten die dit soort effecten direct of indirect met zich meebrengen vooraf dienen te worden voorgelegd aan en goedgekeurd door ten minste een fiscaal deskundige. In de praktijk zien wij soms zelfs de aanvullende voorwaarde dat dergelijke besluiten de goedkeuring vooraf behoeven van de Belastingdienst. In een aantal bij ons bekende praktijkgevallen heeft een dergelijke aanvullende voorwaarde geleid tot grote vertraging in de structureringsplannen. Derhalve hebben wij zo'n verstrekkende voorwaarde niet als aanbeveling opgenomen.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
62 Reactie hierop KienhuisHoving: Artikel 14 ziet op bestuursbesluiten, daar waar een overdracht aandelen een aandeelhoudersaangelegenheid is. De vraag is dan vervolgens of het als voorwaarde in bijvoorbeeld artikel 8 moet worden opgenomen. Het vooraf voorleggen en goedkeuren zou ik echter niet als een voorwaarde in de statuten willen vastleggen. Wat als iemand dat niet doet of wat als er niet wordt goedgekeurd? Kunnen daarmee geen aandelen worden overgedragen? Ik heb dit punt derhalve in voetnoot 10 opgenomen en als instructie/advies daarmee in de toelichting vastgelegd. Voetnoot 25) Opmerkingen De nieuwe Wet Vpb is voor het eerst van toepassing op boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2016. Gelet hierop kan het bijvoorbeeld vanuit administratief oogpunt voordelig zijn om met een verlengd eerste boekjaar te werken: wij hebben gesproken over de mogelijkheid dat het eerste boekjaar van de BV eindigt op 31 december 2016. De wettekst lijkt dan toe te staan dat de Vpb-plicht van de BV niet eerder aanvangt dan op 1 januari 2017. Hoewel grammaticaal toegestaan bevelen wij sterk aan om dit vooraf met de Belastingdienst af te stemmen. Overigens is een nadere kwantitatieve toets gewenst om vast te stellen of wel zeker is of het ook vanuit (breder) financieel oogpunt voordelig is om met een verlengd eerste boekjaar te werken. Om dat vast te stellen is onder andere meer zicht nodig op het financiële (geprognosticeerde) resultaat in 2016 van de onderhoudsafdeling. Wij wijzen wel op hetgeen wij hebben opgemerkt onder B. Het zou zo kunnen zijn dan een kort boekjaar toch gunstiger is omdat bij de BV in 2016 fiscaal te verrekenen verliezen worden verwacht. Voetnoot 27) Opmerkingen Momenteel hebben wij ter zake van de onderhoudsafdeling geen financiële cijfers ontvangen en kunnen beoordelen. Daarnaast hebben wij geen zicht op de geprognosticeerde commerciële en fiscale cijfers van de gemeente Enschede. Dit maakt het moeilijk om op dit moment om een concreet antwoord te geven op de vraag wat de beste fiscale route en tijdstip is. Zoals wij tijdens onze bespreking d.d. 6 augustus 2015 hebben aangegeven is het ons inziens nu van belang om de overdracht van de onderhoudsafdeling aan de BV zodanig voor te bereiden dat de gemeente Enschede en de BV maximale flexibiliteit behouden ter zake van enerzijds de vorm van de tegenprestatie (eigen en/of vreemd vermogen) en het tijdstip waarop die overdracht zal plaatsvinden. Momenteel is onze gedachte om de BV op te richten tegen de uitreiking van een aandeel van € 1, waarmee wordt bereikt dat de tegenprestatie inderdaad flexibel kan worden vormgegeven. Voor wat betreft de timing is onze gedachte nu dat het vanuit Vpb-perspectief de voorkeur geniet om de transactie toch voor 1 januari 2016 te laten plaatsvinden, ook uitgaande van een verlengd eerste boekjaar, omdat dan de maximale flexibiliteit behouden blijft om toch eventueel met een kort eerste boekjaar te werken (dus eindigend op 31 december 2015). Overigens is het zo dat wij het belangrijk vinden om met de Belastingdienst vooraf af te stemmen dat een verlengd eerste boekjaar is toegestaan. Een dergelijk vooroverleg met de Belastingdienst is ook van belang om de borgen dat de Vpbeffecten ter zake van een eventueel mee te geven 'bruidsschat' vanuit Vpb-perspectief zo minimaal en zo neutraal mogelijk kan plaatsvinden. Anders gezegd: de komende weken moet meer duidelijkheid worden verkregen over de fiscale en financiële positie van de onderhoudsafdeling, de BV en de gemeente Enschede om daarmee definitief vast te stellen op welke wijze de transactie moet worden vormgegeven en op welk tijdstip. D. Zorgvrijstelling Opmerkingen In ons conceptadvies hebben wij onder andere beoordeeld of de BV aan de voorwaarden voor toepassing van de zogenoemde zorgvrijstelling van de Vpb (subjectieve vrijstelling) voldoet. Gelet op onder andere het aantal fte, omzet en uren komen wij in dit advies tot de conclusie dat de activiteiten van de BV niet voor 90% of meer bestaan uit het bieden van een passende werkzaamheid aan mensen met een verstandelijke of lichamelijke beperking. Dit betekent dat naar onze mening de zorgvrijstelling niet van toepassing is. Voor een nadere motivering verwijzen wij naar ons advies. Tijdens onze bespreking d.d. 6 augustus 2015 hebben wij gesproken over de voorwaarden die worden gesteld aan de output. In dit kader merken wij op dat de zorgvrijstelling hieraan geen nadere voorwaarden stelt. Dit betekent dat voor toepassing van de zorgvrijstelling het dus niet relevant is ten behoeve van welke partij de activiteiten door de BV worden verricht. Voor toepassing van de zorgvrijstelling is wel relevant dat de activiteiten van de BV voor 90% of meer bestaan uit het bieden van een passende werkzaamheid aan mensen met een verstandelijke of lichamelijke beperking (ook wel de 'activiteitentoets' genoemd). Voorts is voor de toepassing van de zorgvrijstelling naast de activiteitentoets de zogenoemde
OE 2016
Revisie 8-9-2015
63 'uitkeringstoets' van belang. Deze vereist dat uit de akte van oprichting van de BV onder andere blijkt dat de behaalde financiële overschotten en het liquidatiesaldo bij ontbinding en vereffening uitsluitend mogen worden aangewend ten bate van een andere instelling die gebruik maakt van de zorgvrijstelling dan wel een algemeen maatschappelijk belang. Dit dient in de akte van oprichting tot uitdrukking te komen in de zogenaamde winstbestemming en de bestemming van het liquidatiesaldo. Hierna treft u de tekstvoorstellen aan voor de eventueel op te richten zuster-BV van de BV, om te kunnen voldoen aan de voorwaarden voor toepassing van de zorgvrijstelling. Gelet op onze voorgaande opmerkingen en onze aanbevelingen hieronder, zijn wij van mening dat het nu niet praktisch lijkt (zelfs wat geforceerd overkomt) om dit voorstel ook op te nemen in de akte van oprichting van de BV. Wij vernemen graag andere meningen/overwegingen. Aanbevelingen Ons voorstel is om de doelomschrijving als volgt te redigeren: " Lid 1) De vennootschap is werkzaam in het kader van het algemeen belang en heeft ten doel het bieden van een passende werkzaamheid aan mensen met een verstandelijke of lichamelijke beperking, zoals bedoeld in artikel 5, eerste lid, onderdeel c Wet op de vennootschapsbelasting 1969 of enige daarvoor in de plaats tredende bepaling. Lid 2) De vennootschap tracht haar doel te bereiken door: a) (...)" Gelet op ons tekstvoorstel wordt bewerkstelligd dat in de doelomschrijving het doel (lid 1) en de middelen (lid 2) worden gescheiden. Uiteraard kan de omschrijving nog specifieker voor de BV worden geformuleerd. Hierbij is wel van belang dat doel en middelen gescheiden te blijven en in lijn met de zorgvrijstelling zijn geformuleerd. Graag beoordelen wij de eventuele (definitieve) concept akte. Voor toepassing van de zorgvrijstelling is het essentieel dat de (eventueel) behaalde financiële overschotten 'beklemd' worden en slechts uitgekeerd kunnen worden aan een andere instelling die gebruik maakt van de zorgvrijstelling dan wel een algemeen maatschappelijk belang. Ons voorstel is om de winstbestemming in de akte van oprichting als volgt te redigeren: "De winst staat ter beschikking van de algemene vergadering van aandeelhouders, met dien verstande dat de vennootschap haar winst uitsluitend kan aanwenden ten bate van een algemeen maatschappelijk belang, dan wel een lichaam dat is vrijgesteld van vennootschapsbelasting op grond van artikel 5, eerste lid, onderdeel c Wet op de vennootschapsbelasting 1969 juncto artikel 4 Uitvoeringsbesluit vennootschapsbelasting 1971 of enige daarvoor in de plaats tredende bepaling(en)." Voor de toepassing van de zorgvrijstelling is het voorts van belang dat het liquidatiesaldo van de vennootschap 'beklemd' wordt en slechts kan worden uitgekeerd aan een andere instelling die gebruik maakt van de zorgvrijstelling dan wel een algemeen maatschappelijk belang. Ons voorstel is om de bestemming van het liquidatiesaldo in de akte van oprichting als volgt te redigeren: "Hetgeen na voldoening van de schulden is overgebleven kan uitsluitend worden aangewend ten bate van een algemeen maatschappelijk belang, dan wel een lichaam dat is vrijgesteld van vennootschapsbelasting op grond van artikel 5, eerste lid, onderdeel c Wet op de vennootschapsbelasting 1969 juncto artikel 4 Uitvoeringsbesluit vennootschapsbelasting 1971 of enige daarvoor in de plaats tredende bepaling(en)." ****************************************************************************************
OE 2016
Revisie 8-9-2015
64
Bijlage 3. Aanpak desintegratiekosten en afbouw overhead incl. benchmark Samenvatting en conclusie
De effecten van de ontvlechting van OE uit de gemeentelijke organisatie brengen we in beeld door het doorlopen van een aantal stappen uit het “afwegingskader bedrijfsvoering bij verzelfstandigingen”. Dit afwegingskader sluit aan bij de kaders uit “sourcen en regievoeren”; De ontvlechting is gericht op het scherp definiëren van de behoefte (o.a. via marktgerichte benchmarks) van het nieuw te vormen bedrijf, het maximaal dempen van desintegratieschade en het per saldo voor de gemeente goedkoper uit te zijn; De “lijntjes met de gemeente” worden maximaal doorgeknipt, alleen voor die activiteiten die synergie leveren kiezen we voor het gezamenlijk inrichten/inkopen; Het “doorknippen” koppelen we aan goede tijdmomenten zodat eventuele schade beperkt is tot incidentele effecten; Alleen die activiteiten die we sterk in de nabijheid van het primaire proces van het verzelfstandigde bedrijf moeten organiseren (en afdoende ruimte hebben voor kwetsbaarheid) organiseren we zelf, de rest kopen we in op de markt; Op basis van de huidige inventarisatie is de, nu voorziene, desintegratieschade beperkt en krijgt de achterlatende organisatie de ruimte om verder af te bouwen. Voor met name de IT-inrichting is een aanvullend onderzoek nodig om de toekomstige behoefte scherp te definiëren en te kwantificeren in kosten. Uitgangspunt is het streven naar een kostenneutrale business case op dit onderdeel;
Inleiding Deze paragraaf gaat nader in op de ontvlechting van het te verzelfstandigen onderdeel uit de gemeentelijke organisatie en de hieruit mogelijke voortvloeiende desintegratiekosten. Desintegratiekosten definiëren we als die kosten die doorlopen bij de latende organisatie nadat de taken aan de nieuwe organisatie zijn overgedragen (denk aan leegstand in een gebouw, vaste kosten van de IT-infrastructuur, etc.). Het gaat hierbij dus om de ondersteunende functies (ook wel PIOFACH-taken) die we binnen Enschede gebundeld hebben binnen BMO onder het product “interne dienstverlening”. Voor het bepalen van deze desintegratie zijn de stappen en uitgangspunten uit bijgevoegd schema (zie hieronder) doorlopen. Dat lichten we nu nader toe.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
65 AFWEGINGSKADER BEDRIJFSVOERING BIJ VERZELFSTANDIGING I. BESLUIT
II. GOVERNANCE
Inkopen
Besluit verzelfstandiging B&W
- Vormgeving afstoten taken - Datum waarop - Condities waaronder
Construct en governance
- Hoe willen we sturen op het te verzelfstandigen onderdeel?
Deelnemen
Subsidiëren
Regionaal
Afweging verbondenheid
Garant staan
Verzelfstandiging
III. OMVANG BEDRIJFSVOERING - Focus vooral op verhouding "vastsemi-variabel"
1. Vastellen feitelijke omvang bedrijfsvoering
2. Bepalen gewenste omvang bedrijfsvoering
- In beeld brengen aan de hand van menukaart, benchmarks etc. - zuivere consequenties IDV bepalen
Confrontatie gewenst versus (semi)variabel = besparing /
Toetsen op: 1. Verwevenheid 2. Ketenafhankelijkheid 3. Dienstverleningsniveau 4. Kwetsbaarheid
- Let op aanbestedingsregels, BTW, VPB etc.
IV. UITVOERING
Dempen desintegratie: 1. Mens volgt werk 2. Versnippering bundelen 3. Beheersingskader gemeente 4. Bijdrage verzelfstandigd onderdeel
Actie Enschede indien afname volume: - beheersmaatregelen - dekkingsmaatregelen
3. Zelf doen
4. Inkopen
5. Enschede / Twentbedrijf
- Takenregister - Dienstverleningshandvest - DVO
6. Markt
Dempen desintegratie: 1. Mens volgt werk 2. Versnippering bundelen 3. Beheersingskader gemeente 4. Bijdrage verzelfstandigd onderdeel
- Let op aanbestedingsregels, BTW, VPB etc.
Doorlopen stappen en uitgangspunten (onderdeel III. Omvang bedrijfsvoering en IV. Uitvoering) 1. Vaststellen feitelijke omvang bedrijfsvoering Op basis van de totale omvang van interne dienstverlening en de onderliggende diensten en producten is becijferd hoeveel we aanwenden voor de activiteiten van Onderhoud Enschede. Het moge duidelijk zijn dat dit een combinatie is van specifieke dienstverlening voor Onderhoud Enschede (bv. eigen huisvestingslocaties als de Ossenboer) maar ook uit een toerekening bestaat van algemene kosten voor de organisatie Enschede in het algemeen. Deze omvang geeft in ieder geval een goed beeld op de verhouding “vaste en variabele” kosten: welke kosten bewegen automatisch mee bij het vertrek van Onderhoud Enschede en welke kosten blijven doorlopen. 2. Bepalen gewenste omvang bedrijfsvoering
OE 2016
Revisie 8-9-2015
66 Het te verzelfstandigen onderdeel bepaalt een reële behoefte aan bedrijfsvoering die passend is bij de opdracht die het bedrijf voor de toekomst kent. Deze behoefte kan/zal per bedrijfsvoeringstaak afwijkend zijn van de inrichting voor een gemeentelijke organisatie (voorbeeld: het IT applicatielandschap van het te verzelfstandigen onderdeel kent een eenvoudiger opzet waardoor de IT infrastructuur wezenlijk anders ingericht kan worden). Per onderdeel is deze behoefte zo scherp mogelijk in beeld gebracht en is het principe van een “lean en mean” inrichting gehanteerd. Het budget behorende bij deze behoefte is het feitelijke mee te geven budget voor de verzelfstandigde organisatie. Voor het bepalen van de gewenste omvang is een benchmark gedaan met 3 organisaties (Deventer Groenbedrijf, Sight Landscaping, en Larcom)
3. Zelf doen of 4. Inkopen Vanuit de vastgestelde behoefte van het te verzelfstandigen onderdeel moet een keuze gemaakt worden om deze taak zelf uit te voeren of in te kopen. Deze keuze baseren we o.a. op “verwevenheid” (relatie primaire proces met ondersteunende functie, denk aan P&O-inzet tbv ambtelijke- en SW-inzet), “kwetsbaarheid” (voldoende volume om de taak zelfstandig te kunnen uitvoeren), “dienstverleningsniveau” (aard van dienstverlening)” etc. Bij het inkopen maken we een onderscheid tussen 5. inkopen bij de achterblijvende organisatie c.q. regionaal bedrijf (Twentebedrijf) en 6. de markt. Daarbij hanteren we wel het principe dat we maximaal de “lijntjes doorknippen” tussen het nieuwe bedrijf en de achterblijvende organisatie. Alleen voor die taken waar in gezamenlijkheid synergie ontstaat (denk bv. aan inkoop) laten we een verbinding in stand.
Inventarisatie en effecten per onderdeel Op basis van de hierboven toegelichte stappen en een eerste inventarisatie kunnen we de volgende situatie schetsen:
OE 2016
Revisie 8-9-2015
67
Uit bovenstaande opzet blijkt dat we (vanuit de gemeentelijke context en gebaseerd op de huidige toerekensystematiek) voor Onderhoud Enschede ruim 1,7 mln aan bedrijfsvoeringsinzet plegen c.q. kosten maken.
In het taartdiagram is geschetst hoeveel we van deze kosten als “vast” beschouwen, hoeveel “semi-variabel” (niet 1-op-1 af te bouwen maar bij minimale omvang of op middellange termijn) en hoeveel direct afgebouwd kan worden (variabel). Met andere woorden: in het geval het gemeentelijke budget voor bedrijfsvoering 1-op-1 wordt meegegeven aan OE en zij “vrij” zijn dit anders in te zetten ontstaat een directe desintegratieschade van minimaal 900k.
Bij de verzelfstandiging bestaat een financiële behoefte van 1,1 mln aan ondersteuning op bedrijfsvoering. Door een scherpe vertaling van de feitelijke behoefte is met name een andere/beperktere inzet noodzakelijk op IT, facilitaire ondersteuning en P&O.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
68
Van de genoemde 1,1 mln aan kosten ontstaat, door het toepassen van de nodige beheersingsmaatregelen (o.a. mens-volgt-werk, gefaseerde afbouw in de tijd) een beperkte desintegratieschade voor de gemeente. Per onderdeel kunnen we dat als volgt toelichten:
P&O Aangezien het bestaande ambtelijk personeel gedetacheerd blijft via de gemeente geldt voor de dienstverlening van P&O dat we deze bij de start handhaven en onderbrengen in een dienstverleningsovereenkomst (a la GBT en Stadsbank). De afbouw van de dienstverlening koppelen we aan de afbouw van het ambtelijk personeel (en daarmee de opbouw van nieuw personeel via de nieuwe CAO) en geeft daarmee afdoende tijd om de gemeentelijke kosten af te bouwen. De lagere behoefte aan P&O-inzet is met name gekoppeld aan een effectievere en efficiëntere inzet op personele ondersteuning voor SW-, en ambtelijk personeel.
Financiën De taken voor financiën zijn voor 2 fte al toegewezen/voorgesorteerd voor de toekomstige financiële werkzaamheden van Onderhoud Enschede en wordt het “mensvolgt-werk” principe gehanteerd. Voor 0,7 fte aan werkzaamheden vindt nog een verdere ontvlechting plaats binnen FDC en is de verwachting dat deze desintegratiekosten binnen een afzienbare termijn opgevangen worden. Bij de oprichting van een nieuw bedrijf ontstaat wel een aanvullende accountantsverplichting, de kosten hiervoor leiden niet tot een vermindering van de accountantskosten bij de gemeentelijke organisatie en vormt daarmee desintegratie.
Huisvesting & facilitaire zaken Doordat Onderhoud Enschede nu gevestigd is in afzonderlijke (af te splitsen) huisvestingseenheden ontstaan op dit gebied geen desintegratiekosten. De verwachting is dat de toekomstige huisvestingsbehoefte wijzigt (beperktere omvang van “centrale steunpunten” en meer mobiel werken voor o.a. uitvoerders) maar dat we de afbouw koppelen aan gunstige “vastgoedmomenten”. Hiertoe ontwikkelen we samen met ons Vastgoedbedrijf een 3-5 jarenplan. De bestaande huur- en facilitaire relaties gaan 1-op-1 over van de gemeente naar Onderhoud Enschede met inachtneming van contractuele voorwaarden.
IT De toekomstige IT-behoefte van Onderhoud Enschede kent een beperkt en overzichtelijk applicatielandschap dat relatief eenvoudig ontvlochten kan worden uit de gemeentelijke IT-infrastructuur. Door een reductie van het aantal vaste werkplekken en het vooral webbased organiseren/inregelen van operationele activiteiten ontstaat een vermindering aan “harde” IT-middelen. Het in toenemende mate organiseren van mobiel werken vraagt wel om een hogere/andere inzet van mobiele middelen (smartphones/tablets/laptops). Een verder onderzoek naar de aanscherping van de behoefte (en daarmee kosten) en de afbouw uit de gemeentelijke IT-infrastructuur loopt nog. De gezamenlijke verwachting/inspanning is dat het mogelijk moet zijn het desintegratie-effect te beperken en in de tijd volledig te dempen.
Overige dienstverlening
OE 2016
Revisie 8-9-2015
69 Voor de overige onderdelen (Communicatie, Inkoop, Juridische zaken en Archivering) vindt nog een verder onderzoek naar de behoefte plaats. Het gaat hierbij om relatief kleine taken en middelen. Uitgangspunt blijft om dit structureel te ontvlechten maar afbouw te koppelen aan geschikt moment in de tijd voor het latende onderdeel. Daar waar het handig is om mee te blijven liften op diensten die synergie met de gemeente geven hanteren we een dienstverleningsovereenkomst.
Overige transitiekosten en vervolgstappen Bij een verzelfstandiging is desintegratie slechts 1 onderdeel van het totaal aan transitiekosten. We onderscheiden de volgende andere onderdelen en kunnen hierbij het volgende aangeven: a. Frictiekosten
Personeel niet aan de orde vanwege keuze “mens volgt werk” obv detachering aan de
BV. Overige frictiekosten lijken beperkt door juiste tijdmomenten van ontvlechting te kiezen; b. Kosten voor een Sociaal plan ;
Is niet aan de orde vanwege keuze “mens volgt werk” obv detachering aan de BV; c.
Projectkosten. . Vanuit flankerend beleid is een budget van 200k beschikbaar voor o.a. extern (juridisch) advies, marktonderzoek Cyber, notariskosten, procesbegeleiding werkmaatschappij door Doon BV, tijdelijk extra inzet P&C advies, second opinion vastgoedlocaties Zuid
d. Toetredingskosten Is niet van toepassing
Naast een verdere analyse op de toekomstige IT behoefte vindt nog nader onderzoek plaats naar de ontvlechting uit de programma-(lees Leefomgeving)organisatie, het (in afstemming met VBE) opstellen van een huisvestingsvisie en het verder uitwerken van de (financiële) overdracht van taken. Aangezien Onderhoud Enschede een eerste verzelfstandigingspilot is, zijn de genoemde bedragen reële begrootte inschattingen, deze krijgen pas een definitiever karakter bij implementatie.
OE 2016
Revisie 8-9-2015
