Begeleidingsactiviteiten verzelfstandiging boerderij Bovensmilde

Begeleidingsactiviteiten verzelfstandiging boerderij Bovensmilde Vooraf In de loop van 1999 verleende de stichting SKW Smilde, in overleg met de gemeentelijke overheid, opdracht aan Intraval, bureau voor Onderzoek en Advies uit Groningen voor een onderzoek naar de mogelijkheden van verzelfstandiging van ‘De Boerderij’ in Bovensmilde. Intraval werkte in dit project samen met Brouwer Onderzoek, Ontwikkeling & Advies, eveneens uit Groningen. De opdracht bestond uit twee fasen: ten eerste het onderzoek naar de haalbaarheid van verzelfstandiging en -indien de conclusie positief zou uitvallen- ten tweede de begeleiding van het proces naar verzelfstandiging.

Bevindingen eerste fase Het onderzoeksrapport van Intraval verscheen in december 1999. De belangrijkste bevindingen waren: S bij de gebruikersgroepen van de boerderij bestaat weinig animo deel te nemen aan een bestuur van een verzelfstandigde boerderij en twijfels of er in het dorp bestuurlijk kader gevonden kon worden; S van de gebruikersgroepen mag niet verwacht worden dat zij actief zullen bijdragen aan beheersmatige activiteiten binnen de boerderij; S men ziet weinig mogelijkheden de eigen activiteiten naar aard en omvang uit te breiden; S men ziet geen mogelijkheden nieuwe deelnemers met bestaande activiteiten aan te trekken; S de gebruikersgroepen hebben er weinig vertrouwen in dat het zal lukken nieuwe gebruiksmogelijkheden te vinden en nieuwe bezoekers en deelnemers te trekken; S het zal een lange adem, een georganiseerde en weloverwogen campagne vergen om het negatieve imago van de boerderij in het dorp om te vormen; S het is niet mogelijk om via de gebruikersgroepen snel en effectief het aantal activiteiten en bezoekers uit te breiden, omdat het hen aan een uitgebreid netwerk van contacten met andere verenigingen, organisaties en bevolkingsgroepen ontbreekt; S er zijn geen grote knelpunten te verwachten ten aanzien van leveranciers van goederen en diensten; deze kunnen alle van de stichting SKW worden overgenomen door een nieuwe beheersorganisatie; S ook de lopende contracten en verplichtingen kunnen zonder noemenswaardige problemen worden overgenomen van de stichting SKW; S exploitatie van het pand is niet haalbaar als het groot onderhoud ten laste van de verzelfstandigde boerderij komt; S de twee ruimtes in de boerderij zijn moeilijk gelijktijdig te gebruiken, tenzij er aanpassingen aan het pand worden gepleegd, zoals geluidsisolatie, gescheiden ingangen en verbetering/uitbreiding van sanitaire voorzieningen; S uitbreiding van het aantal ruimtes, waaronder opslagmogelijkheden, is nodig wil men meer gebruikers en een groter aantal activiteiten binnenhalen, zo noodzakelijk voor een verantwoorde exploitatie; S wil de boerderij uit kunnen groeien tot een dorpshuis dan zijn ook buiten het pand aanpassingen nodig, zoals parkeergelegenheid, verlichting, bestrating en speel- en sportvoorzieningen voor jeugd en jongeren; S op het moment van het onderzoek lijkt de gemeentelijke overheid niet genegen tot het financieren van relatief grootscheepse in- en externe verbouwingen en aanpassingen;

S in de exploitatie zit geen enkele ruimte voor groot onderhoud, verbouwingen, aanpassingen van de buitenomgeving, investeringen in inventaris. Ook ontbreken de financiële mogelijkheden om de aanloopen ontwikkelperiode te overbruggen naar een uiteindelijke gezonde exploitatie als dorpshuis voor uiteenlopende bevolkingsgroepen; S betrokkenen benadrukken de noodzaak van het in dienst nemen van een ‘beheerder’, iemand die dagelijks leiding geeft en initiatieven ontplooit voor steeds nieuwe activiteiten en het binnenhalen van nieuwe bezoekers en gebruikersgroepen; S een dergelijke ‘dorpshuismanager’ kan de eerste jaren niet uit de lopende exploitatie worden gefinancierd; de gemeente lijkt niet bij voorbaat bereid middelen ter beschikking te stellen om deze aanloopen ontwikkelperiode te overbruggen. S In het Intraval-rapport wordt geconcludeerd dat -gegeven de toenmalige stand van zaken en het feit dat met name met bestaande gebruikersgroepen was gesproken- exploitatie als dorpshuis nauwelijks mogelijk zou zijn. De onderzoekers hebben daarop aanbevolen na te gaan of er mogelijkheden zijn in het pand een jeugdactiviteitencentrum voor 4- tot 25-jarigen te vestigen. Naast de sociaal culturele functies ‘ontmoeting’ en ‘recreatie’ voor bezoekers van de jeugdsoos, zou het activiteitenpakket moeten worden uitgebreid naar andere doelgroepen en leeftijdscategorieën onder de jeugd én naar sociaal culturele functies ‘vorming & educatie’, ‘cultuur & creativiteit’, ‘dienstverlening & voorlichting’, ‘belangenbehartiging & activering’, ‘opvang’, alsmede ‘(beleids-)afstemming & coördinatie’. Het jeugdactiviteitencentrum zou dus veel meer zijn dan een jeugdsoos voor huidige bezoekers en voor meer leeftijdscategorieën. Een randvoorwaarde werd ook geformuleerd: het centrum is alleen haalbaar als de gemeente een rol voor de boerderij weggelegd ziet in haar (toekomstig) jeugd- en jongerenbeleid.

Vervolgactiviteiten Tussen december 1999 en de zomer van 2000 vonden onder meer de volgende activiteiten plaats: S overleg van de onderzoekers met bestuur en medewerker van de stichting SKW Smilde over de uitkomsten van het onderzoek en de te ondernemen stappen; S overleg van de onderzoekers, bestuur en medewerker van de stichting SKW Smilde met de gemeente Midden Drenthe over de uitkomsten van het haalbaarheidsonderzoek en het vervolg; S bijeenkomst van de onderzoekers met de organisaties die op dat moment gebruik maakten van de boerderij waarin de uitkomsten van het onderzoek zijn gepresenteerd; S bijeenkomst van de gemeente Midden Drenthe met buurtbewoners; S eerste verkenningen door SKW Smilde van financierings- en subsidiemogelijkheden en geïnteresseerde instellingen om de boerderij om te vormen tot een activiteiten centrum voor jeugd van 4 tot 25 jaar. Leek er aanvankelijk bij diverse partijen enig draagvlak voor een nadere verkenning van de mogelijkheden voor de vestiging van een jeugdactiviteitencentrum; allengs werd duidelijk dat dit om diverse redenen als een onbegaanbare weg werd beschouwd. Eerste inventarisatie door stichting SKW Smilde van geïnteresseerde instellingen, van financieringsbronnen voor activiteiten en subsidiemogelijkheden (bijvoorbeeld van voor-, na- en buitenschoolse opvang) temperde het optimisme. De bijeenkomst van buurtbewoners met de gemeen-telijke overheid maakte inzichtelijk dat toespitsing op een breed scala aan activiteiten in de boerderij voor jeugd en jongeren ‘weinig enthousiast’ werd ontvangen. Daarop werd door stichting SKW, na overleg met de gemeentelijke overheid, besloten Intraval, en daarmee Brouwer O, O & A, te vragen initiatieven te nemen om de boerderij tot een dorpshuis uit of om te bouwen, ondanks de weinig optimistische conclusies uit de haalbaarheidsstudie. Met deze tweede fase van de opdracht is na de zomer van 2000 een aanvang gemaakt.

Brouwer Onderzoek, Ontwikkeling & Advies, Groningen

2

Begeleidingsactiviteiten Boerderij Bovensmilde

De eerste etappe op weg naar verzelfstandiging In september van dat jaar vindt de eerste bijeenkomst plaats van de zogeheten ‘initiatiefgroep verzelfstandiging boerderij’, bestaande uit vertegenwoordigers van groepen/organisaties die gebruik maken van de boerderij en de stichting SKW Smilde. Deze bijeenkomst en een drietal daarna, stonden vooral in het teken van het vinden van kandidaat-bestuursleden. De begeleiding ervan was in handen van Brouwer O, O & A . Allereerst is nagegaan of binnen de gebruikersgroepen potentiële bestuursleden te vinden zouden zijn. Uit het eerdere onderzoek was duidelijk geworden dat deze zoektocht naar alle waarschijnlijkheid weinig tot niets zou opleveren, wat ook in de praktijk werd bevestigd. Daarop is geprobeerd om via directe contacten van de gebruikersgroepen aan geschikte kandidaten te komen. Ook dit had weinig resultaat, hetgeen niet verwonderlijk is, aangezien in het onderzoek was geconstateerd dat de netwerken van de gebruikersgroepen niet erg uitgebreid waren en evenmin vele uiteenlopende organisaties en bevolkingsgroepen omvatten. Met de initiatiefgroep is geïnventariseerd welke activiteiten en doelgroepen al werden bereikt en wat daarvan de samenstelling en omvang was. Tevens is nagegaan of men mogelijkheden zag meer bezoekers te trekken bij de lopende activiteiten en/of men zich in staat achtte meer en/of nieuwe activiteiten voor huidige bezoekers te organiseren. Resultaat was de vaststelling dat zowel de aard, de frequentie, als het aantal bezoekers via de bestaande gebruikersgroepen en hun activiteiten niet kon worden veranderd, noch uitgebreid. De boodschap was duidelijk: de verzelfstandiging zou vooral afhankelijk zijn van dorpsbewoners die op dat moment niet tot de bezoekers van de boerderij konden worden gerekend.

De tweede etappe Onder meer door een directe, persoonlijke, benadering van mogelijke kandidaten, door bestuursleden en medewerkers van de SKW Smilde, alsmede door het plaatsen van advertenties en door publiciteit via de lokale pers kon voor het einde van het jaar 2000 een initiatief-bestuur geformeerd dat in dat jaar als zodanig nog één keer bij elkaar kon komen. De initiatiefgroep van vertegenwoordigers van gebruikersgroepen en SKW Smilde werd daarop opgeheven. Met het initiatief-bestuur werden afspraken gemaakt over de wijze waarop de gebruikersgroepen zouden worden geïnformeerd over de voortgang. De rol van Brouwer O, O & A was aanvankelijk die van initiator en begeleider. Er werd onder meer een structuur en een route aangeleverd voor de opstelling van de plannen voor de verzelfstandiging. Naarmate de tijd vorderde bleek het initiatief-bestuur een iets afstandelijker adviesrol beter op zijn plaats te achten. Ook de rol van de medewerker van SKW Smilde veranderde naarmate het initiatief-bestuur zichzelf beter in staat achtte ook als zodanig te gaan functioneren. Vergaderingen werden voorbereid en geleid door de kandidaatvoorzitter, verslagen geschreven door de kandidaat-secretaris, exploitatieoverzichten geproduceerd door de kandidaat-penningmeester en dergelijke. Desgevraagd adviseerde Brouwer O, O & A of men maakte anderszins gebruik van diens specifieke expertise. Vanaf januari tot en met heden is door het initiatief-bestuur met de nodige voortvarendheid en enthousiasme gewerkt aan het opstellen van plannen voor de verzelfstandiging van de boerderij, zoals de voorwaarden waaronder een zelfstandige boerderij als dorpshuis levensvatbaar is. Een eerste kennismaking met het gemeentebestuur heeft inmiddels plaatsgehad. Men legde contacten met enkele besturen van dorpshuizen, met belangrijke leveranciers en de lokale pers. Er werden plannen ontwikkeld voor een activiteitenpakket waarvan aannemelijk is dat er voldoende belangstelling voor is bij uiteenlopende bevolkingsgroepen. Het opstellen van conceptstatuten leidde tot een situatie waarin sprake is van een stichting in oprichting. De financiële situatie werd in kaart gebracht en er kwam een exploitatie-opzet voor de situatie waarin de boerderij op eigen benen moet staan.


3


Een derde etappe ? De plannen worden in de maand mei door het initiatiefbestuur van de stichting in oprichting aan het gemeentebestuur aangeboden. Daarna beslist de lokale politiek over de vraag of de noodzakelijke randvoorwaarden worden geschapen om de boerderij te laten uitgroeien tot een dorpshuis dat door ‘de bevolking’ wordt gedragen en door ‘het particulier initiatief’ wordt geëxploiteerd. Met enige nadruk staat hiervoor vermeld dat de lokale politiek de noodzakelijke randvoorwaarden zal moeten scheppen. Het eerdere onderzoek en de voorbereidingen door de initiatiefgroep en later het initiatiefbestuur, heeft duidelijk gemaakt dat verzelfstandiging zonder enige vorm van materiële ondersteuning (deels van tijdelijke aard) door de lokale overheid niet erg realistisch is. Neemt men de bevindingen uit de eerste fase (het onderzoek) in ogenschouw dan is aan één van de randvoorwaarden die toen niet was vervuld, inmiddels wel voldaan. Er is een kandidaat-bestuur geformeerd dat de voorbereiding van verzelfstandiging ter hand heeft genomen. Zij is onder voorwaarden bereid de schouders onder de groei naar een zelfstandig dorpshuis te zetten. De plannen daarvoor zijn opgesteld. Andere randvoorwaarden zijn tot op heden nog niet vervuld. Nodig is onder meer dat het pand en de fysieke omgeving wordt aangepast: S het aanbrengen van dusdanige interne voorzieningen dat gelijktijdig gebruik van de twee huidige ruimtes mogelijk wordt; S het scheppen van minimaal een derde bezoekersruimte; S het creëren van een representatieve en bruikbare entree met garderobe; S een tweede ingang/toegang tot het pand, zodat de gebruikers van de verschillende ruimtes van elkaar afgezonderd kunnen worden; S verbetering en uitbreiding van sanitaire voorzieningen, toegesneden op het gelijktijdig gebruik van het pand door uiteenlopende bevolkingsgroepen/deelnemers; S uitbreiding van opslagfaciliteiten van diverse voorraden, meubilair en overige middelen; S aanpassing in de nabije omgeving: parkeerfaciliteiten, verlichting, de ‘routing’ van bezoekersgroepen, sport- en spelvoorzieningen voor jeugd en jongeren en dergelijke. Al deze voorzieningen zouden een dermate groot beslag leggen op de exploitatie dat het niet reëel is deze voor rekening van de stichting in oprichting te laten komen. Het eventueel overgaan van het eigendom en het groot onderhoud van het pand naar een toekomstige ‘stichting beheer dorpshuis’ drukt een dermate groot beslag op de exploitatie dat deze daarmee onmogelijk wordt, zeker de eerstkomende jaren. Het eigendomsrecht zou daarom bij de gemeente moeten blijven, evenals de financiering van het groot onderhoud, zoals overigens ook nu al het geval is. Het is daarnaast van wezenlijk belang dat het dagelijks beheer van het pand wordt geprofessionaliseerd. Een bestuur heeft de handen vol aan het ‘besturen’ van een stichting, aan haar formele verplichtingen en de noodzakelijke externe en interne contacten. Een modern dorpshuisbestuur schept de materiële en immateriële voorwaarden waarbinnen bevolkingsgroepen en vrijwilligersorganisaties gebruik maken van het dorpshuis. Het dagelijks ‘managen en beheren’ van het dorpshuis (planning van activiteiten, beheer van voorraden, financieel beheer, onderhoud et cetera), het ondernemen van initiatieven voor uitbreiding van aantal en aard van de activiteiten en bezoekers- en vrijwilligersgroepen, het opzetten en uitvoeren van een campagne tot verbetering van het imago, (bege-)leiding geven aan vrijwilligersgroepen die activiteiten ontplooien in het dorpshuis, moeten worden toevertrouwd aan een ‘dorpshuisbeheerder’: een manager die het uitvoerende en beleidsvoorbereidende werk doet, onder de eindverantwoordelijkheid van het bestuur.


4


Zou een dergelijke beheerder ontbreken dan komt niet alleen ‘het besturen’ op het bordje van een bestuur, maar ook alle andere noodzakelijke werkzaamheden. Dat legt een te groot beslag op het vermogen van vrijwilligers. Het is niet realistisch te veronderstellen dat een beheerder meteen vanaf het begin uit de lopende exploitatie kan worden gefinancierd. Een overgangsituatie is daarom gewenst. In een periode van een vijftal jaren zou de toekomstige stichting in staat gesteld moeten worden steeds meer naar zelfvoorziening op dit punt te groeien. De boerderij heeft op dit moment geen positief imago en wordt evenmin als ‘dorpshuis’ in de ware zin van het woord beschouwd. Het bereik van uiteenlopende bevolkingsgroepen in het dorp, met een groot aantal verschillende activiteiten, is heden ten dage zeer klein. Verreweg de belangrijkste gebruikersgroep wordt gevormd door de bezoekers van de jeugdsoos. Daarnaast maken kleine, soms buurtgebonden, groepen van beperkte omvang gebruik van het pand. Het zal geruime tijd en veel inspanning vergen om zowel de beeldvorming te beïnvloeden, als nieuwe bevolkingsgroepen te stimuleren tot bezoek, deelname aan activiteiten en hen aan te zetten zich in te spannen als vrijwilliger. Om die periode te overbruggen is het nodig de risico’s van exploitatie van de boerderij beperkt te houden; een financiële stimuleringsbijdrage gedurende een afgeperkte periode maakt het mogelijk de ombouw-, aanloop en ontwikkelfase door te komen.

Tot slot De genoemde randvoorwaarden bestonden al ten tijde van het onderzoek en zijn in de voorbereidingen door het initiatiefbestuur wederom dominant naar voren gekomen. Naar hun mening én die van Brouwer O, O & A is vervulling ervan noodzakelijk wil een gezonde start mogelijk zijn en de stichting in oprichting een reële mogelijkheid krijgen van de boerderij een echt dorpshuis te maken.

Groningen, 3 mei 2001, Klaas Brouwer


5


Begeleidingsactiviteiten verzelfstandiging boerderij Bovensmilde

Recommend Documents