de Binnenwereld

John Vrakking

Haal

TIJDWINST

uit je

georganiseerde werkplek daVinci – Orde op Zaken / de Binnenwereld

Haal tijdwinst uit je georganiseerde werkplek

John Vrakking

Haal

TIJDWINST uit je

georganiseerde werkplek daVinci - Orde op Zaken / de Binnenwereld

Uitgeverij De Binnenwereld van Ouwenallerlaan 3 7157AZ Rekken

Eerste druk januari 2011 (PDF)

Deze uitgave © De Binnenwereld / © John Vrakking Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit werk mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopie, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16b Auteurswet 1912, juncto het Besluit van 20 juni 1974, Stb. 351, zoals gewijzigd bij het Besluit van 23 augustus 1985, Stb 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient met de daar voorwettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (postbus 3060, 2130KB Hoofddorp). Voor zover het overnemen van gedeelten uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 auteurswet) dient men zich tot de uitgever te wenden. Ondanks al de aan de samenstelling van de tekst bestede zorg, kan noch de auteur noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in deze uitgave zou kunnen voortkomen. ISBN 978-94-91128-02-8 NUR 684 www.davinci-ordeopzaken.nl

Concentratie is de sleutel tot economische resultaten. Geen enkel andere beginsel van efficiëntie wordt hedentendage zo vaak geschonden als het basisprincipe van de concentratie. - Peter F. Drucker

Ik draag dit werkje op aan hen van wie ik oneindig veel heb mogen leren: hoe tomeloos enthousiasme, dito inzet en heilig vuur kunnen leiden tot de meest chaotische werkomgevingen waarin alle werkplezier uiteindelijk in zichzelf smoort. Dank aan hen die zich daarna toch hebben laten inspireren en zich hebben leiden naar een nieuw overzicht.

John Vrakking | daVinci – Orde op Zaken Rekken, februari 2011

Inhoudsopgave Voorwoord….

2

Inleiding

3

Organiseer, maar ken je grenzen

5

Waarom daVinci

7

Rommel in cijfers

10

Ben jij een Opberger of een Stapelaar?

13

Hoe steekt een werkplek in elkaar?

17

Aandacht verdelen

20

Hoe beheers je je papierstroom?

24

Hoe schep je orde?

28

Hoe onderhoud je je orde?

30

Hoe zit het met jouw werkplek?

32

Projecten

33

Verantwoording

34

1

Voorwoord

Het cliché van een archivaris is een grijze man in een stofjas, die de ganse dag met paperassen in de weer is. Een beetje aardig werd dat “archieven in goede, geordende en toegankelijke staat brengen” genoemd. Dat beeld is natuurlijk achterhaald, archivarissen hebben de stofjas al lang geleden uitgedaan en zijn geworden tot informatiemanagers. Al is het fysieke beeld van de archivaris gewijzigd, het hart van het vak is in principe niet veranderd. Archivarissen zorgen er nog altijd voor dat informatie toegankelijk wordt voor derden, of dat nu analoge of digitale informatie is. Ze houden nog steeds van orde op zaken, van het maken van een logisch, goed geordend en toegankelijk archiefbestand. Met het creëren van structuren en het aanleveren van indices scheppen ze overzicht in mogelijke chaotisch archiefbestanden en brengen daarmee ruimte en rust in de werkomgeving van anderen. Als informatie toegankelijk en geordend is wordt het een logisch geheel, waar een ieder gemakkelijk de weg in kan vinden. In het gebruik ervan treedt dan een soort serene kalmte op. Dat geldt voor archieven van gisteren, maar ook voor de informatie van vandaag. Of die informatie nu op papier is of digitaal, dat maakt niets uit. Een geordende werkomgeving straalt rust uit. Het geeft lucht, om van de tijdwinst die het oplevert nog maar te zwijgen…

Henriëtte Marsman-Slot, archivaris waterschap Rijn en IJssel

2

Inleiding Zelden kom ik iemand tegen die zijn boeltje echt niet op orde kan krijgen en voor wie een ´Clean Desk´ een utopie is. Veel vaker zit het opgeruimd houden van een werkplek vast op tijdgebrek en daarmee is het een probleem dat zichzelf in stand houdt: wie een opgeruimde werkplek heeft, verliest minder tijd aan structureren.

Invoering nieuw werkplekconcept Invoering van een Clean Desk policy heeft vaak economische redenen: beperken van kantooroppervlakte, beperken van kastruimte, beperken van verhuiskosten. Op zich al goede redenen om de bezem eens lekker door het kantoor te halen.

Andere winst Maar behalve dat financiële voordeel zijn er nog andere winstpunten. Zo haalt de medewerker die zijn bureau en kast uitmest in het vervolg ook voordeel uit de tijdwinst die hij of zij boekt. Opruimen geeft namelijk ook de kans om de boel weer eens te ordenen, waardoor je minder tijd kwijt bent met zoeken. Dat kan wel oplopen tot 25% van je werktijd, als je ook in je PC de boel op orde brengt. Dat is tot wel twee uur per dag… en dus vijf dagen per maand!

Werklast Je kunt aardig gehecht raken aan stapels: „dat geeft lekker overzicht‟. Maar dat overzicht is maar schijn: veel van de stapelaars hebben namelijk geen idee van de werkelijke werklast die er in hun stapels zit. Wat er ligt en hoeveel werk ze eraan hebben, is dus niet bekend. De stapels opruimen en vertalen naar een takenlijst ruimt lekker op

3

en het zorgt voor een werkelijk overzicht: wát moet ik precies doen. Zo‟n lijst kun je ook gebruiken om te prioriteren, waardoor je je ook nog eens aan afspraken kunt houden.

ARBO-aspecten Het lijkt een open-deur, maar een opgeruimd bureau kan ook schoongemaakt worden. Waar het werk enkel-hoog in het rond gestapeld ligt, vindt de schoonmaker het al snel best. Met als resultaat dat de boel verstoft en versmeert. Stapelaars zwoegen vaak onder de door henzelf gecreëerde werkdruk, wat samen met de ronddwarrelende stofvlokken maakt dat ze op de ARBO-schaal slecht scoren.

Leeg hoofd: geen stress meer Wellicht het belangrijkste winstpunt is dat een opgeruimde werkplek rust geeft. Geen stapels werk meer die je aangapen als je op je werk komt... geen taken meer die onafgerond rondslingeren... geen stress meer. En dat alleen omdat je even de tijd genomen hebt om op te ruimen!

Hij / zij In dit boekje is steeds sprake van de mannelijke persoonsvorm. Dit is geen suggestie dat alleen mannen interesse of baat zouden hebben bij informatie over opruimen. Het is slechts een poging om recht te doen aan de leesbaarheid door telkenmale het m/v weg te laten.

4

Organiseer, maar ken je grenzen “L’ordre est le plaisir de la raison, mais le désordre est le délice de l’imagination” - (“Orde is het genoegen van de rede, wanorde het genot van de verbeelding”) – Paul Claudel, schrijver en dichter

In hun boek „De wet van de stimulerende wanorde‟ pleiten Abrahamson en Freedman voor terughoudendheid als het gaat om het rücksichtslos organiseren en structureren van alles dat los en vast zit. Ze geven een goed voorbeeld van een toepassing waar de inspanningen van organiseren moeten worden afgewogen tegen de opbrengst. Het gaat om een kaartspel. Ze geven twee teams de opdracht om uit hun respectievelijke deck de onderstaande vier kaarten op te zoeken. De ene stapel is gesorteerd, de andere niet.

Het team dat zoekt in de gesorteerde stapel is 16 seconden bezig, tegen 35 seconden van het team met een ongesorteerde stapel. De conclusie lijkt voor de hand te liggen. Maar… De voorbereiding, in dit geval het sorteren van het ene deck kaarten, heeft 140 seconden gevergd. En wil je het spelletje vaker spelen, dan

5

moet je naderhand ook weer gesorteerd opruimen, wat nog eens 16 seconden vraagt. De conclusie: bereken tevoren hoeveel energie het organiseren van een gegeven vraagt, hoe vaak het in die gesorteerde vorm nodig is en overweeg dan of het de moeite loont. Zo niet, zeggen Abrahamson en Freedman, laat de boel dan lekker de boel.

6

Waarom daVinci? In een rivier is het water dat u aanraakt het laatste van wat er voorbij stroomt en het laatste van wat er voorbij gaat stromen. Zo is het ook met de tijd - Leonardo da Vinci

daVinci - Orde op Zaken is genoemd naar de beroemde Leonardo da Vinci. Enerzijds als eerbetoon aan deze inspirerende kunstenaar, anderzijds omdat zijn biografie ons iets leert dat alles met maken heeft met mijn vakgebied.

Grootste genie aller tijden Leonardo da Vinci werd geboren op 15 april 1452 in Toscane en overleed, op 67-jarige leeftijd, op 2 mei 1519 in Amboise. Hij gold inderdaad al tijdens zijn leven als groot schilder, maar nog vandaag de dag horen ook anatoom, architect, botanicus, filosoof, geograaf, geoloog, ingenieur, musicus, natuurkundige, uitvinder en wiskundige tot zijn kenmerken. Zijn prestaties in deze vakgebieden en met name wat hij heeft betekent voor de verdere ontwikkeling daarvan, maakt dat hij in the book of Genius (Buzan/Keene,1994) wordt gekenschetst als het grootste genie aller tijden.

Persoonlijk Slag leveren Hoe zal dat voor da Vinci zelf zijn geweest? Zou hij zich bij leven hebben gerealiseerd dat hij de grootste schilder van de Renaissance genoemd zou worden? Waarschijnlijk wel: hij liet zich immers uitdagen om in een prestigieus duel met Michelangelo te strijden om de titel beste schilder aller tijden. In die strijd wierp hij zich op zijn „Slag om Anghiari‟, een muurschildering in het Palazo Vecchio. Een

7

schildering die hij vervolgens, door eindeloos geëxperimenteer, verprutste en onvoltooid liet. Dat laatste was kenmerkend voor daVinci: veel dingen beginnen en vervolgens niet afmaken.

WERKEN VAN LEONARDO DA VINCI Had ik maar slimmer gewerkt Ook daarvan was hij zich bij leven bewust en met name in zijn laatste jaren. daVinci-kenner Michael J. Gelb schrijft dat Leonardo zich gerealiseerd moet hebben dat hij zijn droom om alle kennis tot één geheel te maken niet zou vervolmaken. Juist daarom ook zat hem dat in de weg; volgens da Vinci‟s biograaf Vasari was Leonardo in zijn laatste dagen vervuld van wroeging en verontschuldigde hij zich „tegenover God en de mensen omdat hij zoveel ongedaan had gelaten‟.

8

Leonardo heeft ook tegen het eind van zijn leven en na een hersenbloeding die hem het gebruik van zijn rechterhand kostte, gezegd „ik zal doorgaan‟ en „ik word het nooit moe, nuttig te zijn‟.

Niet genoeg afgemaakt Gelb schrijft: „Niemand heeft ooit zoveel geprobeerd op zoveel terreinen, maar toch is het grootste deel van zijn werk onvoltooid gebleven. (..) Het laatste avondmaal, de slag bij Anghiari en het ruiterstandbeeld voor Sforza bleven onvoltooid. Er bestaan slechts zeventien schilderijen van hem, waarvan een aantal onvoltooid zijn. Hoewel zijn aantekeningenboeken wonderbaarlijke informatie bevatten, heeft hij ze nooit, zoals zijn bedoeling was, geordend en gepubliceerd‟. De wereld zou er zonder Leonardo da Vinci ongetwijfeld anders uit hebben gezien: als inspirator voor anderen heeft hij veel, heel veel betekend. Maar met dat als resultaat had hij geen vrede kunnen hebben.

De link naar onze trainingen Het moge duidelijk zijn: zó hard gewerkt hebben, zoveel gedáán hebben en dan nog zo ontevreden terugblikken op je werkzame leven: dat wil niemand. Vandaar dat daVinci voor ons en wellicht ook voor u de inspirator mag zijn om misschien zelfs dagelijks stil te staan bij waarmee we bezig zijn.

9

Rommel in cijfers Wat het niet in zich heeft te veranderen, gaat ten onder -Charles Darwin

De mens heeft van nature de neiging om een ‘huis in te richten’. We nestelen net zo lang en we zetten zoveel ‘geurvlaggen’ uit tot voor de vijand duidelijk is: deze plek is bezet, opgehoepeld. Maar we zijn allang geen nomaden of holbewoners meer; dat ingesleten patroon kan dus eigenlijk wel overboord. Ofwel ruim je troep op! Een werkplek zonder duidelijke structuur wordt rommelig. En we kunnen best zonder die rommel. Wat cijfers: 

 



Zo‟n vijfentwintig procent van werktijd besteden kantoormedewerkers aan het opzoeken van conventionele papieren en digitale stukken. Dat is tot wel twee uur per dag. Daarvan kan veertig procent de informatie uiteindelijk niet vinden. Dik driekwart van alle bewaarde stukken is „dood‟, wat wil zeggen dat ze hun actualiteit verloren hebben en nooit meer zullen worden geraadpleegd. Ze worden om bijvoorbeeld emotionele redenen bewaard. Bijna de helft van de papieren documenten is een kopie van een ander document, want er is elders een papieren of elektronisch origineel. Dat geldt natuurlijk ook voor de bewaarde elektronische documenten en email; in veel gevallen is het bewaarde document een kopie.

Veel documenten komen op een stapel terecht omdat „er nog iets mee moet‟. De stapelaar heeft dan een fysieke takenlijst gemaakt. Dat dat ook anders kan, zullen we later gaan zien.

10

Voorlopig kunnen we op basis van de cijfers hierboven al wel stellen dat er veel te veel gestapeld wordt: de meeste kastruimte kan op basis van de 80/20-regel met 80 procent ingekrompen worden*.

HOBERMAN SPHERES Dat betekent meestal dat uit een staande kast met vijf planken er maar één over hoeft te blijven. Dat betekent ook dat een vol ladenblok in de meeste gevallen fors opgeruimd kan worden. Er is maar één voorwaarde: je moet stoppen met stapelen! Bron: Business Process Management 5, September 2008 (Search als best of both worlds EIM-aanpak, Baan-Kreugel-Weegink) *Voetnoot: de 80/20-regel is herleid door de Engelsman Vilfredo Pareto. Hij stelde, heel in het algemeen, dat 80 procent van gevolgen te wijten is aan 20 procent van oorzaken. In ons geval kan, heel vrij

11

vertaald, 80 procent van het werk gedaan worden met 20 procent van alle documenten in een kast.

12

Bent jij een Opberger of een Stapelaar? Opruimen kost minder tijd dan zoeken- onbekend

Als je in de gemiddelde kantooromgeving rondkijkt, herken je ze meteen. Wanneer het om opbergen van papier gaat heb je de Filers en Pilers, ofwel opbergers en stapelaars.

De eerste categorie heeft een systeem in zijn of haar kast, waar paperassen hun plekje hebben. Zoiets dergelijks hebben ze ook in hun ladenblok en misschien zelfs in hun tas of koffer. Waarschijnlijk hebben ze ook op hun PC in MyDocuments en in Outlook mappen gemaakt. Ze hebben overzicht en ze zijn niet zo gauw wat kwijt. Dat laatste geldt ook voor de stapelaar, want die heeft zijn eigen manier van overzicht houden. Ook weet hij zelf waar in zijn stapels de belangrijke zaken te vinden zijn… Maar dan: als iemand anders in die stapels heeft zitten graven of, erger nog, als een schoonmaker de boel eens heeft „opgeruimd‟. Echt overzicht heeft hij niet, want er is altijd een gevoel van „druk, druk, druk…‟.

Wat doen stapels met je? Kort geleden begeleidde ik in het kader van een training Effectiever Werken een opruimsessie. Terwijl de deelnemers druk doende waren om orde te scheppen in hun relatief chaotische kantoortuin, keek ik uit het raam bij de buren naar binnen. Daar was het zo mogelijk nog rommeliger. Het bleek de afdeling Internationale Marketing van een bekende multinational. Zo te zien ging het er hectisch aan toe, want aan de bureaus was het een komen en gaan, waarbij regelmatig gebruik werd gemaakt van al het papier dat over de bureaus leek uitgestort. Er kwam ook regelmatig papier bij en bij de copier/printer was het een drukte van belang. Bij zoveel papier weet ik uit ervaring:

13

papier praat tegen je en dat gaat ten koste van concentratie. En bij een commercieel bedrijf blijft er dan geld liggen! Veel papier om je heen, en zeker als er niet echt een systeem in zit, geeft onrust. Het maakt dat je onderbewuste voortdurend „op scherp staat‟. Ons oerinstinct scant daarbij de omgeving of er misschien „dodelijk gevaar‟ loert. Dat veroorzaakt weer een letterlijke gejaagdheid, die maakt dat je jezelf ook niet de tijd gunt om de boel nou eens op te ruimen. Zo houden we de chaos in stand.

Waarom is dat schadelijk? Op de adrenaline die dat oplevert lijken we hard te kunnen werken, maar ‟s avonds ben je letterlijk bekaf. Dan is je achturige werkdag voorbij, maar voor de nog resterende uren heb je geen puf meer. Je voelt je uitgewoond. Een dergelijk hoge adrenalinespiegel wreekt zich als je „verplicht‟ rust moet nemen, want stapelaars en jakkeraars zijn de eerste dagen van een vakantie vaak ziek. Bovendien is rommel op je bureau niet alleen vervelend voor jezelf, maar ook voor anderen. De stapelaar is niet zelden de vermoedelijke bottleneck als het gaat om doorstroom van documenten in een organisatie. Besluiten en beslissingen krijgen geen navolging, omdat het papier waarop ze beschreven staan ergens in een stapel ligt. Dat komt niet door onwil, maar door een dom gebrek aan tijd dat zichzelf in stand houdt… De stapelaar immers heeft zijn werkvoorraad uitgestald. Met dat „overzicht‟ denkt hij zicht te hebben op zijn werklast: „dit moet ik allemaal doen‟. Dat is een gemene valkuil, want een stapel laat wel zien hoeveel papier er ligt („druk, druk, druk!‟), maar niet hoeveel uur inzet dat vraagt. Daardoor zegt de Piler ook net zo makkelijk „geef maar hier‟ tegen een nieuw-binnen waaiende taak, terwijl hij eigenlijk „nee‟ zou moeten zeggen!

14

Per saldo is stapelen dus het verkeerd gebruik van tijd en energie. Je verliest slagkracht. Tot slot is het niet ondenkbaar dat er in die stapels ook dingen zoek raken, over hun houdbaarheidsdatum heen raken, dood gaan… Ook in een niet puur-commerciële organisatie is dat jammer: het kost geld! Geld omdat dingen te laat gebeuren, geld omdat dingen opnieuw in gang moeten worden gezet, omdat verbeteringen achterwege blijven, geld omdat je stomweg orders verliest!

Hoe moet het dan wel? Opruimen die stapels! Een opgeruimde werkplek geeft een opgeruimd hoofd! Dat kost tijd ja, maar die investering gaat zich dag in, dag uit terugverdienen. Dit is de manier waarop de Filer werkt. Die weet precies hoeveel uur werk hij heeft, want van zijn stapeltjes heeft hij taken gemaakt op zijn ToDo-list of in Outlook. Aan die taken heeft hij een urenbudget gekoppeld, hij weet dus hoeveel tijdsbeslag zijn werk gaat vragen. Daarmee heeft hij een veel realistischer beeld van zijn werkvoorraad, omdat dat letterlijk gekoppeld is aan zijn werkbare uren. Dat beeld blijft bovendien realistisch, want telkens als er werk bij dreigt te komen, ziet hij zich voor een keuze gesteld. De keuze: dit ligt er al, dat komt erbij. Als ik dit ga doen, moet ik dat laten liggen.

Wat kun je er zelf aan doen? Als je alle losse documenten zou rangschikken op basis van je kerntaken (ze staan in je functiebeschrijving!), dan ontstaat er een nieuwe logische indeling. Op basis van die indeling kun je dan in ordners in de kast, in hangmappen in uw ladenblok en in mapjes in uw PC, de taken bij elkaar ordenen. Dat is stap één: weg papier!

15

Stap twee is waar je de taken opneemt in een overzicht: een takenlijst op papier, of in Outlook. Als het maar niet in-je-hoofd is. Vervolgens raadpleeg je dagelijks jouw takenlijst en zoek je het papieren document erbij wanneer je aan een taak toe bent. Hou die takenlijst bij: streep af waarmee je klaar bent en voeg een nieuwe taak toe wanneer die binnenkomt. Als je je deze manier van werken aanwent, haal je hier veel tijdwinst uit. Tijd die je nu beter kunt besteden!

16

Hoe steekt een werkplek in elkaar? Ieder menselijk wezen zit zelf gecompliceerder in elkaar dan het systeem waartoe hij behoort. - Alfred N. Whitehead

In onze training Clean Desk blijkt vaak maar weer dat het opruimen an sich niet zo’n probleem is: het zijn meestal de randvoorwaarden waarop het misgaat.

Drie niveaus Zo schetsen we in de korte theoretische inleiding hoe een werkplek verdeeld zou moeten zijn in drie verschillende niveaus: zitten, werken en afleggen.

DRIE WERKNIVEAU’S (AFBEELDING: SEDUS STOLL B.V.)



Het zitniveau is een stoel of kruk; of geen, als het een stawerkplek is.

17

 

Het werkniveau bestaat in de regel uit het werkblad; het is steeds vaker in hoogte verstelbaar. Het afleg-niveau is bedoeld om zaken „even terzijde‟ te leggen, als er wat tussendoor komt.

Dat afleg-niveau verschilt soms in hoogte van het werkniveau, soms ook zit het er gewoon aan vast. Voor véél deelnemers aan de training is dat aflegniveau nieuw, want in hun werkplekconcept is er gewoon niet in voorzien. Dat maakt dat ze al gauw stapels maken op het bureau, op het ladenblok, in de vensterbank… Zo gaandeweg zijn die niveaus dus met elkaar vergroeit. Vier archiveringszones Ook gaat het vervolgens vaak mis bij de vier archiveringszones nu, straks, later en ooit. Daarvan ontbreekt er in de regel één, waardoor de boel ook in het honderd loopt.

VIER ZONES (AFBEELDING: SEDUS STOLL B.V.)

1.

in zone 1 ligt wat je nú nodig hebt (nú); in een cirkel met een oppervlakte van een vierkante meter rond je stoel

18

2. 3.

4.

in zone 2 ligt wat je waarschijnlijk zo dadelijk nodig hebt (straks); in je ladenblok in zone 3 ligt wat je „wel eens‟ nodig hebt, maar niet vaker dan ééns in de, pakweg, twee tot drie weken (later); in de kast op je kamer in zone 4 ligt wat jij niet meer nodig hebt, maar wat de organisatie wil of moet bewaren (ooit); in het archief van de organisatie.

Willen vs. kunnen Het is geen kunst om een werkplek in te richten „volgens het boekje‟. De eigenaar van de werkplek moet daarmee wel willen werken. Ik schrijf nadrukkelijk „willen‟ en niet „kunnen‟. Het op orde houden van je werkplek is namelijk niet zozeer een vaardigheid alswel een besluit. Daarmee raken we terecht in het Wilsdomein en niets is zo moeilijk te veranderen als dat… Toch is het elke keer een uitdaging om deelnemers tot het inzicht te brengen dat ze daadwerkelijk meer plezier in hun werk hebben als de boel aan kant is en door henzelf op orde kan worden gehouden. Dat is belangrijk om te kunnen werken in de nieuwe werkplekconcepten; voor het Nieuwe Werken is het zelfs een voorwaarde! Afbeeldingen afkomstig van de website van http://www.sedus.nl/

19

Aandacht verdelen Een succesvolle persoon plaatst meer aandacht op het correcte doen dan om iets correct te doen. - Peter F. Drucker

Wij kunnen niet Multitasken. U hebt uw echte aandacht maar bij één ding tegelijkertijd. U kunt uw echte, volle aandacht maar aan één ding tegelijk schenken: dat geldt dus ook voor kantoorwerk.

U kunt wel bellen of kaartlezen en tegelijkertijd autorijden, maar het één gaat ten kosten van het ander. Een collega vergeleek dat zogenaamde Multitasken eens met een postkantoortje waarin één medewerker vier of vijf loketjes open probeert te houden.

Gekkenwerk In een kantooromgeving doen allerlei zaken een appèl op uw aandacht: de offerte waaraan u bezig bent, een collega die wil weten waar hoe je moet onderstrepen in Word, een telefoontje, uw mobiele telefoon, uw email, de post, de post van gisteren, het hoofdkantoor…. En allemaal tegelijk, vechtend om uw aandacht.

Twee Amerikanen onderzochten jaren geleden eens wat dat voor impact heeft. Zij becijferden dat we in een gemiddelde kantoorbaan 11 minuten onafgebroken kunt werken, vóór we worden onderbroken. Die onderbreking zorgt dat de aandacht bij uw eigenlijke taak weg is: het eventueel afwerken van de taak die eruit voortvloeide en het herwinnen van uw aandacht voor uw oorspronkelijke taak kost 28 minuten.

20

In 2005 kwamen Gloria Mark en Victor Gonzalez bij onderzoek in een groep van 36 kantoormedewerkers op deze cijfers uit. In hun onderzoek namen ze ook onderbrekingen van telefoon en binnenlopende collega's mee. Zij zagen een interval van 11 minuten tussen onderbrekingen, maar constateerden een gemiddelde van 25 minuten voordat werd teruggekeerd naar de oorspronkelijke taak. Zij berekenden 28% productiviteitsverlies door Multitasking. In soortgelijk onderzoek noemen Horvitz en Iqbal 60% productiviteitsverlies.

Spanningsboog Als we daarvan de consequenties willen kennen, moeten we het eerst nog over uw concentratie hebben. Als u vrijwillig uw volledige aandacht bij iets hebt, kunt u er gemiddeld anderhalf uur uw aandacht bij houden, erop geconcentreerd zijn. Dat heet de spanningsboog, iets waar bijvoorbeeld schrijvers en filmproducenten ook rekening mee houden om hun publiek vast te houden.

In de onderstaande illustratie vertaalde ik die spanningsboog naar een Lego-blokje met zes nokjes: zesmaal een halfuur. Zolang kun u uw concentratie dus vasthouden.

21

In de figuur heb ik het interval van 11-minuten onderbrekingen en 28-minuten recovery vertaald naar eenheden van 15 minuten en 30 minuten: ik heb ze wat afgerond. Zodoende ziet u dat u één nokje kunt werken en vervolgens, door een onderbreking, twee nokjes lang uw concentratie kwijt bent. Voor een taak die u in anderhalf uur zou kunnen afwerken, hebt u dan maar liefst vier uur nodig. Was het dan nog maar zo dat u de taak dan ook afgerond had, maar die kans is klein. Uiteindelijk immers kunt u zich er niet meer op concentreren en legt u de taak, onafgerond, op een stapeltje. „Eerst maar eens wat anders‟, zucht u dan… Tijd om het heft weer in eigen hand te nemen! Dat ideaal-plaatje van anderhalf-uur-voor-uwzelf is namelijk best werkbaar, maar u moet er wel maatregelen voor treffen:

Tips 1. Bepaal welke taken bijdragen aan uw resultaat. Zo onderscheidt u „belangrijk‟ van „niet-belangrijk‟ en weet u wat echt uw aandacht nodig heeft. 2. Herleid wat en wie al die onderbrekingen veroorzaken: breng de bronnen in kaart. Waarschijnlijk geldt ook hier de 80-20 regel: tachtig procent van de verstoringen is te herleiden tot twintig procent van uw medewerkers/klanten/processen. Los echte problemen op, neem daar de tijd voor. De tijdwinst die het oplevert, is de moeite waard! 3. Wees uw binnenlopers vóór: in plaats van af te wachten totdat ze uw werkproces komen verstoren, gaat u bij ze langs om „werk op te halen‟. Maak aan het begin van de ochtend én aan het begin van de middag een rondje van twintig minuten, een half uur. U hebt dan in de hand wanneer u gaat en hoeveel tijd u eraan

22

besteedt. Dat heeft een dubbel effect: ten eerste krijgt u te horen wat er leeft, wat u de kans geeft om „gedoe‟ de kop in te drukken nog voordat het een „probleem‟ wordt. Ten tweede raken uw mensen eraan gewend dat u regelmatig langs komt, zodat ze hun vragen bewaren tot het moment dat ze ze aan u kwijt kunnen. 4. Laat u niet zo makkelijk onderbreken. Claim minstens ééns per dag een blok van anderhalf uur voor uzelf. Laat uw secretaresse of een collega in die tijd de telefoon opnemen en wijs notoire binnenlopers resoluut de deur: „nu even niet, straks ben ik helemaal je man (m/v)‟. 5. Kom niet in de verleiding om uw werk dan maar op zaterdag of zondag te doen, of ‟s avonds. Het ligt wel voor de hand: er zijn dan immers geen of nauwelijks storende factoren. Streef er echt naar uw werk binnen werktijd af te maken. U kunt en mag niet capituleren voor „opgelegde werkdruk‟, pseudo-problemen die uw aandacht en tijd opvreten. Wees proactief en manage uw agenda, stuur zelf!

23

Hoe beheers je je papierstroom?

Het papier is geduldig. - Marcus Tullius Cicero

Hoewel er nog steeds kantoorruimte bijkomt, blijken bedrijven in tijden van recessie vaak minder te investeren in nieuwbouw. Er is zelfs een trend om nieuwbouw te laten voor wat het is, en in de bestaande bouw wat aanpassingen te plegen.

Meer ruimte nodig? Volgens cijfers die vastgoedspecialist CB Richard Ellis in november 2008 publiceerde, is in de verhuursector zelfs nog veel minder gebouwd dan in eigen-bouw. De aanleiding is, zoals te verwachten, de onzekerheid door de kredietcrisis. Eén van de redenen om nieuw te bouwen is vaak om te kunnen voldoen aan toegenomen vraag naar ruimte en het is nog maar de vraag of die ruimte de komende jaren nodig is. Bedrijven die in dat opzicht flexibel willen blijven, kunnen nú vierkante meters winnen door bijvoorbeeld papier te saneren.

Papier vreet ruimte… In het bedrijfsleven is het gebruikelijk dat een medewerker een hele of halve archiefkast tot zijn beschikking heeft. Dat is een kast met twee of vijf legplanken; daarin passen, schrik niet, tussen de twintigduizend en veertigduizend A4‟tjes. Wanneer zo‟n organisatie effectiever met de werkomgeving omgaan onderzoekt, denken medewerkers in eerste instantie dat ze al dat papier niet kunnen missen. Maar als puntje bij paaltje komt, kan er vaak drastisch gesaneerd worden.

24

Als je voor papier een alternatieve informatiedrager kiest en je voldoet daarbij aan een paar voorwaarden, kun je veel winst behalen.

Veel winst te halen Omdat de standaard-printer in veel kantoren nog een papierprinter is, beoordelen veel medewerkers aan de hand van een testafdruk hoe een uiteindelijke print eruit komt te zien. Adobe en nu ook Microsoft hebben beide een documentformaat ontwikkeld dat er op het scherm uitziet als een A4, maar het fysiek niet is. Stel je voor dat die testafdrukken binnen jouw eigen organisatie niet per definitie op papier afgedrukt zouden worden, hoeveel papier zou dat schelen? En stel je voor dat je documenten intern en misschien wel grotendeels ook extern digitaal zou gaan delen?

Een paar voorwaarden Gemiddeld kunnen medewerkers met één plank of zelfs minder bergruimte uit de voeten. Wil je ze motiveren om die andere vier planken in te leveren, dan moet je denken aan het volgende: 





Zorg voor een structuur waarin digitale documenten slim worden opgeborgen; met name overheden gebruiken al systemen waarbij tevoren vastgelegd is waar een medewerker zijn documenten opslaat en raadplegen kan. Zorg voor een goed alternatief: Adobe Acrobat maakt universeel uitwisselbare, goed leesbare PDF-documenten. Ook het XPS-formaat dat in Vista standaard wordt meegeleverd is goed leesbaar, maar nog niet zo ingeburgerd. Iedere medewerker moet op zijn computer zo‟n PDF of XPS kunnen lezen en liefst ook kunnen maken. Zorg dat groot-formaat documenten (A-0 en A-1), waar dat nodig is, goed geraadpleegd kunnen worden in PDF en XPS. Doe niet moeilijk over een flinke beamer.

25



   

Zorg voor schermen waarop twee A-4‟tjes naast elkaar bekeken kunnen worden: dat is in de regel een 21 of 22 inch scherm. Beknibbel niet op de schijfruimte die je je medewerkers ter beschikking stelt. Zorg voor een netwerk met voldoende bandbreedte (=snelheid). Laat ook oude documenten digitaliseren. Verander de afdruk-cultuur: papier is van vóór de crisis!

Nog meer winst? Een papierloos kantoor zal er wel niet gauw van komen, maar je kunt wel streven naar papier-onafhankelijk werken. In dat geval raadplegen je mensen gedigitaliseerde documenten zonder dat ze aan het papier gebonden zijn. Dat heeft ook tot voordeel dat ze aan kleinere bureaus kunnen werken. Of zelfs niet meer altijd op kantoor hoeven werken, waardoor je nog eens bespaart op vierkante meters. Van die investering heb je nu direct al profijt en het geeft je een voorsprong in het geval er weer betere tijden aanbreken. Veel papier in open kasten leidt nog eens af ook: zie het verschil tussen de twee kantoorwanden op de volgende bladzijde.

26

27

Hoe schep je orde?

Wie de chaos beschrijft, stelt orde op zaken. - Bergman

Zomaar gaan in het wilde weg gaan opruimen geeft misschien een goed gevoel, omdat je je handen gebruikt. Maar het lost zelden iets op: vaak verplaats je de rommel alleen maar. Bovendien werkt het het best wanneer je van buiten naar binnen werkt: begin aan de randen van het slagveld!

Ruim je kast op Na verloop van tijd is je kastinhoud niet meer actueel: meer dan driekwart van de gemiddelde kast bevat „dood‟ materiaal. Bovendien is vaak bijna de helft een kopie van een stuk dat je elders (op papier of digitaal) ook al hebt of kunt raadplegen.

Ruim je ladenblok op Veel van wat je in je ladenblok bewaart, zou eigenlijk in je kast moeten of kan weggegooid.

Ruim je bureau op Veel van wat daar ligt kan in je ladenblok of moet elders een plaatsje krijgen. Maak voor de zaken die op je bureau zijn blijven liggen omdat er nog geen bestemming voor was, een opbergmap aan en zet die in je kast.

Schift je stapels En sorteer in: weggooien, teruggeven, opbergen, later doen en direct doen. Dat ruimt lekker op en je weet weer wat je te doen staat.

28

Leg drie bakjes aan Maak een inbak, een uitbak en een bak voor „onderhanden werk‟. Werk alle bakjes vervolgens dagelijks leeg!

29

Hoe onderhoud je je orde? Als dat wat moet worden onderhouden door middel van kracht is gedoemd. Henry Miller

Het bijhouden van een systeem gaat gemakkelijker wanneer het ook voor je gevoel wat oplevert. Het resultaat moet opwegen tegen de energie die je erin moet investeren.

Eén van de meest effectieve manieren om stress te bestrijden, is het maken van een lijstje met zaken die daadwerkelijk moeten gebeuren. Dat lijkt in veel gevallen tegenstrijdig, want het bureau ligt in de regel al vol met briefjes, kattebelletjes, Post-It‟s en poststukken die nog moeten worden afgewerkt.

Quasi overzicht = stress Toch is dat chaotische bureau één van de oorzaken van de stress, het veroorzaakt namelijk eerder onrust dan overzicht. Het herinnert elk moment aan de werkdruk, en het geeft op geen enkel moment inzicht in de voortgang. Het maakt dat je eigenlijk geen keuzes kunt maken en als je je daar toch toe gezet heeft, 'praat' die chaos net zo lang tegen je tot je weer iets anders oppakt.

Schoon schip Vanuit dat oogpunt is het goed om de stapels eens langs te lopen, te beoordelen wat er moet gebeuren met een kattebelletje of briefje en dat vervolgens te noteren op een to-do lijst. Vervolgens moet het briefje worden weggegooid of het stuk worden opgeborgen totdat het

30

nodig is. Dit kost inspanning en discipline, een investering die zich dubbel en dwars terugverdient. Veel zaken kun je direct weggooien omdat je daarmee toch al te laat bent… dat ruimt op! Breng de discipline op om dit opruimrondje af te maken, en niet gaandeweg al te beginnen met een klusje dat-al-zolang-wacht. Eerst puinruimen en orde scheppen, daarna mag je je vergapen aan het resultaat.

'Lijstjes' Je mag je verzamellijsten maken op papier of in een elektronisch systeem. Een willekeurig notitieblok voldoet in de regel; neem dan een A5-formaat, dat neemt ook makkelijk mee. Je kunt ook een Excelsheet maken; wanneer je vaak ambulant bent of thuiswerkt, maak je een print. Hou dan één print actueel: schrijf bij als je niet achter je PC zit en maak er gewoonte van de volgende dag de handgeschreven nieuwe taken in je systeem te verwerken. Je kunt ook een takenlijst maken in Outlook; het is helemaal handig wanneer je die weer synchroniseert met je smart-phone of tablet.

Overzicht Het resultaat is een leeg bureau en een enkele lijst met dingen die gebeuren moeten. Denk erom: wat je over hebt gehouden moet je ook daadwerkelijk nog doen. Maar het moet een verademing zijn om daarna de dingen van je lijstje af te strepen en het overzicht te hebben. Hou, als je eenmaal orde op zaken hebt gesteld, je bureau leeg. Behandel inkomende stukken net als je voormalige stapels: selecteer, gooi weg of voeg toe aan je lijst, en ruim op.

31

Hoe zit het met jouw werkplek? Ondertussen ben je benieuwd naar hoe jouw werkplek scoort, natuurlijk! Speciaal daarvoor hebben we een zelftoets ingericht op onze website. Als je die toets invult, krijg je van ons een aantal tips om je werkplek beter in te richten. Individuele toets Bezoek onze website en vul de toets in: http://bit.ly/CDindiv

Werkplek scan voor facility managers Ben je facilitymanager en wil je een hele afdeling in één keer beoordelen? Doe dan de werkplek scan: http://bit.ly/CDfacman

32

Projecten In onze trainings- en adviestrajecten reiken we handvatten aan waarmee werkplekgebruikers hun Tijd en Werkplek in de hand leren houden. Zo halen ze Tijdwinst uit een Georganiseerde Werkplek.

In afgelopen jaren werkten we voor o.a.

Woningcorporatie Rochdale Gemeente Borne Rabobank Nederland Woningcorporatie ProWonen Waterschap Rijn & IJssel ROC Rijn-IJssel Siemens Turbomachinery Rijkswaterstaat, diverse vestigingen afdelingen Hanzehogeschool, diverse Schools Ministerie OC&W, diverse directoraten

33

Verantwoording Voor dit boekje heb ik gebruik gemaakt van mijn eigen ervaringen, eigen publicaties en extern bronmateriaal:

Bronnen (zie link) Organiseren van binnen naar buiten (Julie Morgenstern, 2001) – Uitgeverij Nieuwzijds, 90.57.12.09.92 Organiseer je werkplek (Odette Pollar, 2000) – Academic Services 90.52.61.35.67 A perfect mess (Eric Abrahamson & David H. Freeman, 2006) Orion Books 97.80.75.38.22.869 The book of Genius (Buzan/Keene,1994) ISBN 0-09-178551-0

Foto’s Werkplekken op bladzijden 17 en 18: www.sedusstoll.de Hoberman Sphere bladzijde 11: www.hoberman.com

34