De receptie Op de receptie komt al de correspondentie van ons bedrijf binnen, deze briefwisseling verdelen zij onder de verschillende afdelingen. Zij staan ook in voor het versturen van alle nodige documenten. Zij nemen de telefoon op, bedienen het faxtoestel, maken fotokopieën, verzorgen het klassement, enzovoort. Kortom, de receptie is eigenlijk de spil van ons bedrijf en het visitekaartje naar onze leveranciers en klanten. De aankoopafdeling De aankoopafdeling werkt vooral samen met de leveranciers. Dagelijks controleren zij de voorraad van ons bedrijf om tekorten in stock bij te bestellen. Het is de kunst van de aankoopafdeling –in samenspraak met de verkoopafdeling en de afdeling voorraadbeheer- om de juiste aantallen in te kopen ten einde de klanten op tijd te bedienen van goederen en anderzijds, om zo weinig mogelijk goederen in stock te hebben.
De binnengekomen goederen worden ook door de aankoopafdeling behandeld. De verkoopafdeling De verkoopafdeling neemt contact op met klanten en maakt prijsafspraken. Zij verwerken de ingekomen bestellingen van de klanten en verwittigen de aankoopafdeling indien er te weinig goederen in voorraad zijn om een klant te bedienen. De verkoopafdeling is een van de belangrijkste afdelingen binnen ons bedrijf. Zij staan het meeste in contact met de klanten en moeten dus het onmogelijke doen om onze klanten tevreden te stellen. Voorraadbeheer De voornaamste taak van de afdeling voorraadbeheer is het bijhouden van de stock. Alle goederen die ons bedrijf binnenkomen en verlaten zullen zij registreren, zodat op elk moment van de dag kan nagekeken worden hoeveel stuks we van een bepaald product in stock hebben. Zo weet de verkoopafdeling wat ze kunnen leveren, anderzijds weet de aankoopafdeling precies wat ze moeten bestellen. Boekhouding De afdeling boekhouding controleert enerzijds of onze klanten tijdig betalen, anderzijds zorgt ze er ook voor dat wij onze leveranciers betalen. Daarnaast zal ze ook alle transacties (verkopen en aankopen) boeken in de boeken: aankoopboek, verkoopboek en financieel dagboek.
Documenten tussen leverancier en klant Ons bedrijf koopt goederen aan (wij zijn KLANT)
ONS BEDRIJF Leverancier
Klant
Bestelbon
Orderbevestiging
Goederen + pakbon + CMR
Inkomende factuur (of Inkomende creditnota)
Overschrijving (= betaling)
Ons bedrijf maakt een bestelbon op en stuurt deze op naar de leverancier. Enkele dagen later zal onze leverancier ons een orderbevestiging bezorgen. Wij vergelijken onze bestelbon met de orderbevestiging van de leverancier. Komen alle gegevens (aantal, omschrijving, prijs, …) overeen dan reageren we niet naar onze leverancier. Zijn er echter verschillen, dan zullen we contact moeten opnemen met onze leverancier om de fout(en) recht te zetten. Op de afgesproken leverdatum zal de transporteur de bestelde goederen, samen met een pakbon en een CMR (vrachtbrief), bij ons afleveren. Wij tekenen op de CMR voor ontvangst van de goederen. We vergelijken de geleverde goederen met de pakbon, bij een tekort aan goederen contacteren we onze leverancier om dit recht te zetten. Later ontvangen wij een INKOMENDE factuur. We vergelijken de factuur met de pakbon. Is de factuur correct opgemaakt reageren we niet naar onze leverancier. Bij een fout contacteren we onze leverancier met de vraag deze fout recht te zetten. (Bij een factuur waar te veel is op aangerekend zal de leverancier een creditnota opstellen). Voor de vervaldag van de factuur zullen wij onze leverancier betalen aan de hand van een overschrijving.
Ons bedrijf verkoopt goederen (wij zijn LEVERANCIER) ONS BEDRIJF Leverancier
Klant
Bestelbon
Orderbevestiging Goederen + pakbon + CMR
Uitgaande factuur (of Uitgaande creditnota)
Bankrekeningafschrift (= betaling)
Wij ontvangen van onze klant een bestelbon. Nadat we hebben nagekeken of de gevraagde goederen in voorraad zijn maken wij voor onze klant een orderbevestiging en sturen deze op. Op de afgesproken dag zullen wij de goederen, samen met de pakbon en de CMR , leveren bij onze klant. (We werken met een transporteur, die de goederen bij ons afhaalt en bij onze klant aflevert). Wij stellen de UITGAANDE factuur op en bezorgen die aan onze klant met de vraag deze voor de vervaldag te betalen. Moest het blijken dat wij teveel hebben aangerekend, zullen we een UITGAANDE credit nota moeten opstellen. Enkele dagen nadat onze klant betaald heeft zullen wij van onze financiële instelling een rekeninguittreksel ontvangen waarop we kunnen controleren wat onze klant betaald heeft. Inkomende en uitgaande facturen Ons bedrijf ontvangt een factuur INKOMENDE FACTUUR Ons bedrijf stelt een factuur op UITGAANDE FACTUUR
De bestelbon De bestelbon is een voorgedrukt formulier waarop de te bestellen goederen zijn genoteerd. Wij versturen onze bestelbon naar de leverancier. Bestelbonnen die we ontvangen komen van onze klanten. Welke gegevens moet dit document zeker bevatten? -
Gegevens van de klant (naam, adres, telefoonnr, BTW nummer) Gegevens van de leverancier (naam, adres) Vermelding “Bestelbon” Datum Ons ordernummer Artikelnummer leverancier, aantal, omschrijving Naam en handtekening van de opsteller De orderbevestiging
Aan de hand van een order (= bestelling) van een klant zal de leverancier een orderbevestiging op maken. Dit is een document dat naar de klant wordt opgestuurd en waarop vermeld staat wat en wanneer er zal geleverd worden. Welke gegevens moet dit document zeker bevatten? -
Gegevens van de klant (naam, adres, telefoonnr,) Gegevens van de leverancier (naam, adres, telefoonnr, BTW nummer) Vermelding “Orderbevestiging” Ordernummer van de klant Ordernummer van de leverancier Datum Voorziene leverdatum Artikelnummer, omschrijving, aantal, prijs/stuk, totaal prijs eventuele korting en kosten Naam en handtekening van de opsteller
De pakbon De pakbon is een document dat steeds de goederen vergezelt. Dit document vermeldt al de geleverde goederen, zodat de klant een controle kan uitoefenen: is alles geleverd wat op de pakbon vermeld staat? Welke gegevens moet dit document zeker bevatten? -
Alle gegevens van de klant Alle gegevens van de leverancier Vermelding “Pakbon) Ordernummer van klant en leverancier Datum Voorziene leverdatum Artikelnummer, omschrijving, aantal, gewicht, totaal gewicht Aantal artikelen, aantal colli, afleveringsadres, eventuele opmerkingen De CMR of vrachtbrief
Een vrachtbrief of CMR is een document dat door alle ondernemingen die goederen willen transporteren, moet gebruikt worden. Voor elke levering zal dit document opgesteld worden en moet steeds de goederen vergezellen. Dit document moet minstens 5 jaar bewaard worden. Deze documenten zijn voorgedrukte ketttingformulieren (in 4-voud opgemaakt) en moeten voorzien zijn van een voorgedrukt nummer, voorafgegaan door de letter B. De CMR moet in minstens vier exemplaren opgesteld worden. - Het eerste exemplaar van deze vrachtbrief is bestemd voor de afzender (ROOD). - Het BLAUWE exemplaar is bestemd voor de geadresseerde - Het GROENE voor de vervoerder. - Het ZWARTE gedeelte ook voor de vervoerder De CMR (Convention de Marchandise sur Route) bevat 16 vakken. Een overzicht : 1. Naam, adres, staat van de afzender(leverancier) 2. Naam, adres, staat van de bestemmeling (klant) 3. Plaats en datum van in ontvangst name van de goederen 4. Leveringsplaats, staat, datum en uur 5. Naam, adres, plaatnummer van de hoofdvervoerder 6. Idem ondervervoerder 7. Idem Opvolgende vervoerder 8. Transportgebonden kosten (bv wachttijden) 9. Voorbehouden om commentaar te noteren door de transporteur 10. Aard, omschrijving, gewicht, verpakking, merken, enz. van de goederen
11. Bijgevoegde documenten (o.a. pakbon) bij de goederen 12. Plaats en datum van aflevering der goederen (in ontvangstname van de goederen door de transporteur) 13. Instructies van de afzender (onder rembours, terugname paletten, geleverde paletten) 14. Handtekening en stempel van de afzender (leverancier) 15. Handtekening en stempel van de werkelijke vervoerder (hoofd-, onder-, of opvolgende) 16. Datum, stempel en handtekening van de geadresseerde (klant)
De omschrijvingen in het grijs gearceerd moeten niet steeds ingevuld worden, zij worden ingevuld indien het nodig is. OPMERKING: ONDER REMBOURS: (zie vak 13) Het gebeurt ook wel eens wanneer een klant goederen pas kan ontvangen indien hij ze contant betaalt aan de vervoerder. In dit geval spreekt men betaling onder rembours. De vervoerder tekent voor ontvangst van het geld (kwijting) en draagt het geld later over aan de opdrachtgever. Wanneer de klant dus contant moet betalen, bij aflevering van de goederen, zet je in vak 13 van de CMR, voor “onder rembours” een kruisje. TERUGNAME LEGE PALETTEN: (zie vak 13) Wanneer wij leveren op bijvoorbeeld een EURO palet (een palet met waarborg (€ 15)), moet je aan je klant vragen een lege EURO palet terug te geven bij levering. Kan je klant je geen palet retourneren, zal je de waarborg moeten aanrekenen. Kan je klant wel een EURO palet teruggeven wordt er niets aangerekend, je hebt de geleverde verpakking (palet) geruild voor een andere. Wanneer je een palet terug wenst te krijgen duid je dit aan in het vakje “Terugname lege paletten” in vak 13.
