DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur

Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Vlaamse Regering Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Afdeling Kanselarij Boudewijnlaan 30, bus 20 1000 Brussel tel. secretariaat: 02/553.57.03 fax secretariaat: 02/553.57.02 e-mail: [email protected]

Dossiernummer : OVB/2008/48

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het oorspronkelijke verzoek van xxxx, dd. 4 mei 2007, 11 mei 2007 en 18 juni 2007, telkens via e-mail ingediend, gericht aan het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen (FIT), waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van een aantal documenten met betrekking tot het standpunt dat wordt ingenomen door het Agentschap omtrent de pensioenrechten van hun personeel, concreet : - Het juridische rapport aangaande de pensioenrechten dat het FIT heeft laten uitvoeren door een extern adviseur; - De stukken die FIT aan de Raad van Bestuur heeft bezorgd in verband met de pensioenrechten van zijn personeel; - De beslissing van de Raad van Bestuur terzake; - Het verslag naar aanleiding van een infosessie die aangaande het thema van de pensioenproblematiek werd georganiseerd op 9 mei 2007; Gelet op de beslissing van het Agentschap voor Internationaal Ondernemen dd. 12 maart 2008 waarbij de gevraagde afschriften van voormelde documenten werd geweigerd; Gelet op het beroepschrift van xxxx dd. 12 april 2008 tegen de weigering van het Agentschap voor Internationaal Ondernemen om de gevraagde documenten openbaar te maken; Gelet op de registratie van het beroepschrift op 14 april 2008;

Wat de ontvankelijkheid betreft: Overwegende dat de beslissing van het Agentschap voor Internationaal Ondernemen dateert van 12 maart 2008; dat in deze beslissing echter het in artikel 22 van het decreet van 26 maart 1

2004 betreffende de openbaarheid van bestuur bepaalde recht van beroep en de te eerbiedigen modaliteiten niet werden vermeld, zodat de beroepstermijn van 30 dagen geen aanvang heeft genomen overeenkomstig artikel 35 van het decreet; Overwegende dat het beroepschrift dd. 12 april 2008 dan ook tijdig werd ingesteld en derhalve als ontvankelijk wordt beschouwd;

Wat de gegrondheid betreft: Overwegende dat overeenkomstig artikel 7, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 het recht op passieve openbaarheid betrekking heeft op bestuursdocumenten; dat op grond van deze bepaling elke instantie in principe verplicht is aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten; Overwegende dat de openbaarmaking slechts kan geweigerd worden, mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen 11 tot en met 14 van voormeld decreet; Overwegende dat verzoeker in casu de openbaarmaking heeft gevraagd van een aantal documenten met betrekking tot het standpunt dat wordt ingenomen door het Agentschap omtrent de pensioenrechten van hun personeel; 1) Het juridische rapport aangaande de pensioenrechten dat het FIT heeft laten uitvoeren door een extern adviseur Overwegende dat het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen in zijn beslissing dd. 12 maart 2008 een afschrift van dit document heeft geweigerd, verwijzende naar het feit dat dit rapport valt onder de door de wet beschermde confidentialiteit van de briefwisseling en de adviezen van een advocaat aan zijn of haar cliënt; Overwegende dat het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen daarmee eigenlijk heeft verwezen naar de uitzonderingsgrond, zoals vermeld in artikel 6, §2, 2° van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur (in uitvoering van artikel 12 van het openbaarheidsdecreet van 26 maart 2004); dat zij daarmee wil verwijzen naar een bij wet ingestelde geheimhoudingsverplichting, namelijk artikel 458 van het Strafwetboek; Overwegende dat artikel 458 van het Strafwetboek al wie uit hoofde van zijn staat of beroep kennis heeft van geheimen die hem zijn toevertrouwd, tot zwijgen verplicht, uitgezonderd de in dit artikel of in een andere wet bepaalde gevallen; dat deze bepaling twee categorieën onderscheidt, te weten de daarin expliciet opgesomde beroepsgroepen en een “restcategorie”, bestaande uit alle beoefenaren van beroepen voor wie de geheimhouding noodzakelijk is omwille van de vertrouwensrelatie met de cliënt; dat de wet of het decreet het beroepsgeheim kan uitbreiden naar specifieke beroepscategorieën; dat advocaten vallen onder het toepassingsgebied van artikel 458 van het Strafwetboek; dat een advocaat tot geheimhouding verplicht is van beroepsmatig verkregen gegevens die uit hun aard vertrouwelijk zijn of expliciet of impliciet onder voorwaarde van confidentialiteit zijn toevertrouwd; Overwegende dat het de evidentie zelf is dat de advocaat van het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen gebonden is door het beroepsgeheim wat de vraag om advies en 2

het advies zelf betreft; dat daaruit niet als een automatisme volgt dat de instantie (het Vlaamse agentschap) zelf, gesteld voor een aanvraag tot openbaarmaking van die informatie, ook aanspraak kan maken op dat beroepsgeheim; dat het agentschap de vertrouwensrelatie met de advocaat niet schendt door, in het vervullen van haar wettelijke verplichtingen betreffende de openbaarheid van bestuur, die informatie openbaar te maken; dat noch artikel 458 van het Strafwetboek, noch enige andere bij wet of decreet bepaalde geheimhoudingsverplichting zich verzet tegen de openbaarmaking door het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen van de beoogde informatie; Overwegende dat de beroepsinstantie dan ook de mening is toegedaan dat het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen onterecht een beroep heeft gedaan op de wet beschermde confidentialiteit van de briefwisseling en de adviezen van een advocaat aan zijn of haar cliënt; Overwegende dat de beroepsinstantie, nu ze is gevat in het kader van een beroepsprocedure, ook bevoegd is om na te gaan of er eventueel andere decretale uitzonderingsgronden kunnen of moeten worden ingeroepen om de openbaarmaking van het gevraagde document niet toe te laten; Overwegende dat artikel 14, 1° van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur voorziet dat een instantie een aanvraag tot openbaarmaking afwijst indien ze van oordeel is dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van het economisch, financieel of commercieel belang van de instantie; Overwegende dat uit het onderzoek door de beroepsinstantie van het gevraagde document (het juridisch rapport, uitgebracht door een externe adviseur in het kader van een overheidsopdracht) is gebleken dat daarin een grondige studie en analyse werd gemaakt van de diverse pensioenregelingen van de verschillende groepen personeelsleden binnen het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen (FIT); dat het immers in de praktijk zo is dat er voor de verschillende categorieën van personeelsleden telkenmale andere regels gelden wat hun rechtspositie betreft en meer in het bijzonder wat betreft hun pensioenrechten; Overwegende dat is gebleken dat er heel wat onduidelijkheden, onzekerheden en mogelijke twistpunten bestaan aangaande de toepassing van de verschillende regels inzake de rechtspositie op de diverse categorieën van personeelsleden van het FIT, wat betreft de pensioenrechten, en dat mede daarom juist het juridisch rapport werd aangevraagd; dat in de opgevraagde juridische rapport dieper wordt ingegaan op die problematiek en alles juridisch zeer nauwkeurig wordt onderzocht, waarna een aantal aanbevelingen en conclusies worden naar voor geschoven; dat het daarbij eigenlijk gaat om een aantal denkpistes die kunnen worden bewandeld door het FIT om een aantal problemen, pijnpunten en mogelijke twistpunten rond de pensioenproblematiek van hun personeelsleden in de nabije toekomst op te lossen; Overwegende dat uit de lezing van die juridische studie door het advocatenkantoor mogelijks kan worden afgeleid welke houding de FIT zal aannemen met betrekking tot eventuele twistpunten die zullen opduiken naar aanleiding van de pensioenproblematiek van hun personeelsleden; dat het op die manier zeker mogelijk moet worden geacht dat een derde, in casu een personeelslid van het FIT, in hoge mate voorkennis kan nemen van het juridisch standpunt dat de FIT zal innemen mocht er een juridisch of mogelijks gerechtelijk geschil ontstaan; dat uit die voorkennis zelfs bepaalde rechten kunnen worden geput tegenover het FIT, met budgettaire implicaties, waardoor het risico aanwezig is dat het FIT financieel nadeel 3

gaat ondervinden van het feit dat het inzage heeft verleend in zijn juridisch standpunt aangaande mogelijke twistpunten omtrent de pensioenproblematiek van zijn personeelsleden; Overwegende dat de beroepsinstantie dan ook de mening is toegedaan dat in casu, bij de belangenafweging, het financieel belang van het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen hoger moet worden ingeschat dan het belang van de openbaarheid van het juridisch rapport aangaande de pensioenproblematiek van het FIT en dat derhalve, met toepassing van artikel 14, 1° van het openbaarheidsdecreet, geen afschrift kan worden verleend van dit juridisch rapport; Overwegende dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook als ongegrond wordt beschouwd; 2) De stukken die FIT aan de Raad van Bestuur heeft bezorgd in verband met de pensioenrechten van zijn personeel Overwegende dat verzoeker tevens een afschrift heeft gevraagd van de stukken die FIT aan zijn Raad van Bestuur heeft meegedeeld voor de vergadering van 12 maart 2007, met betrekking tot de pensioenproblematiek van het personeel; Overwegende dat uit het onderzoek door de beroepsinstantie is gebleken dat vooreerst een “executive summary” wordt meegedeeld aan de Raad van Bestuur; dat het gaat om een samenvatting van het juridisch rapport van de externe adviseur met de voornaamste analyses, situering van de pijnpunten en conclusies; Overwegende dat wat betreft deze samenvatting, dezelfde redenering kan worden gehanteerd, zoals uiteengezet onder voormeld punt 1); dat derhalve de toepassing van artikel 14, 1° van het openbaarheidsdecreet niet toelaat dat een afschrift wordt verleend van deze samenvatting; Overwegende dat uit het onderzoek is gebleken dat voorts ook een nota werd overhandigd aan de leden van de Raad van Bestuur, waarbij de pensioendossiers van enkele personeelsleden van het FIT heel uitvoerig werden besproken; dat in deze nota heel concrete cijfers worden geciteerd van die personeelsleden: individuele lonen, jaartoelagen, overlijdenskapitalen en mogelijke afkoopsommen; Overwegende dat artikel 13, 2° van het openbaarheidsdecreet stipuleert dat een instantie een aanvraag tot openbaarmaking afwijst als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; dat deze bepaling tot doel heeft het in artikel 22 van de Grondwet aan eenieder toegekend recht op eerbiediging van zijn privé-leven te beschermen ten opzichte van de openbaarheid van bestuur; Overwegende dat wordt vastgesteld dat er in casu heel wat concrete loonsgegevens van diverse personeelsleden worden vermeld in het opgevraagde document en dat er geen twijfel over bestaat dat dergelijke loongegevens van personeelsleden moeten worden beschouwd als gegevens die behoren tot de persoonlijke levenssfeer van die personen; dat deze gegevens bijgevolg op grond van artikel 13, 2° van het openbaarheidsdecreet aan de openbaarheid moeten worden onttrokken en dat van de nota aan de Raad van Bestuur dd. 12 maart 2007 ivm. de pensioendossiers van drie personeelsleden geen afschrift kan overhandigd worden; Overwegende dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook als ongegrond wordt beschouwd; 4

3) De beslissing van de Raad van Bestuur ivm. het pensioendossier Overwegende het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen in zijn beslissing dd. 12 maart 2008 een afschrift van dit document heeft geweigerd, verwijzende naar het feit dat in het oprichtingsdecreet van de FIT enkel zou zijn voorzien dat een afschrift van de notulen van een beslissing van de Raad van Bestuur wordt overhandigd aan de Vlaamse Regering en dat er in voormeld oprichtingsdecreet geen inzagerecht is voorzien voor niet-leden van de Raad van Bestuur; Overwegende dat het openbaarheidsdecreet van 26 maart 2004 evenwel aan eenieder het recht toekent om de openbaarmaking (door middel van afschrift, inzage of recht op uitleg) te vragen bij een bestuursinstantie van een of meerdere door hem/haar gewenste bestuursdocumenten; dat de openbaarmaking van bestuursdocumenten slechts kan geweigerd worden mits toepassing van één van de decretaal daartoe voorziene uitzonderingsgronden; dat het recht op de openbaarmaking van notulen van de Raad van Bestuur van FIT dus niet uitdrukkelijk moet geregeld zijn in het oprichtingsdecreet van FIT, maar wel degelijk afdwingbaar is op grond van het openbaarheidsdecreet van 26 maart 2004; Overwegende dat de beroepsinstantie vaststelt dat de notulen van de Raad van Bestuur dd. 12 maart 2007 zonder enige twijfel moeten worden beschouwd als een bestuursdocument in de zin van voormeld openbaarheidsdecreet en derhalve principieel voor openbaarmaking in aanmerking komen; Overwegende dat verzoeker heel duidelijk heeft aangegeven dat hij een afschrift wenst te bekomen van de beslissing van de Raad van Bestuur dd. 12 maart 2007 met betrekking tot de pensioenrechten van de personeelsleden van het FIT; dat uit het onderzoek is gebleken dat de desbetreffende beslissing voorkomt in de notulen van de vergadering dd. 12 maart 2007 als punt 4 van die notulen; Overwegende dat de beroepsinstantie van mening is dat met betrekking tot punt 4 van voormelde notulen van de Raad van Bestuur, geen van de decretale uitzonderingsgronden kunnen worden ingeroepen om de openbaarmaking ervan niet toe te staan; dat de notulen wat dat punt betreft in zeer algemene bewoordingen zijn geformuleerd en geen afbreuk doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van bepaalde personeelsleden van de FIT; Overwegende dat de beroepsinstantie bijgevolg concludeert dat punt 4 van de notulen van de vergadering van de Raad van Bestuur dd. 12 maart 2007 openbaar kan gemaakt worden door er een afschrift van te verlenen; Overwegende dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook als gegrond wordt beschouwd; 4) Het verslag naar aanleiding van een infosessie die aangaande het thema van de pensioenproblematiek werd georganiseerd op 9 mei 2007 Overwegende dat uit het onderzoek is gebleken dat het verslag van de infosessie dd. 9 mei 2007 eigenlijk een beknopt schematisch overzicht is van de toelichting die werd gegeven door de advocaat op de infosessie op 9 mei 2007 inzake de pensioenproblematiek bij FIT; dat het eigenlijk gaat om de leidraad, de persoonlijke nota’s die de spreker heeft gehanteerd bij zijn uiteenzetting op de infosessie; 5

Overwegende dat is gebleken dat voormelde schematische nota’s al werden toegestuurd aan de diverse vakverenigingen; dat het hier onbetwistbaar gaat om een bestuursdocument in de zin van het openbaarheidsdecreet; Overwegende dat, na lezing van dat beknopt verslag, de beroepsinstantie van mening is dat geen van de decretale uitzonderingen kunnen worden ingeroepen om de openbaarmaking van het beknopt verslag (de schematische leidraad) niet toe te staan; dat daarin enkel een algemeen overzicht wordt gegeven voor de diverse groepen van personeelsleden van FIT van de verschillende pensioenregelingen (historiek en wettelijke bepalingen); dat daarmee zeker geen afbreuk wordt gedaan aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de personeelsleden van het FIT; dat derhalve dat beknopt verslag openbaar kan gemaakt worden; Overwegende dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook als gegrond wordt beschouwd; Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxxx dd. 12 april 2008 tegen de weigering van het Agentschap voor Internationaal Ondernemen om een aantal documenten mbt. het pensioendossier van het personeel binnen FIT openbaar te maken wordt als ontvankelijk en gedeeltelijk gegrond beschouwd. Bijgevolg dient een afschrift te worden verstrekt enerzijds van punt 4 van de notulen van de vergadering van de Raad van Bestuur dd. 12 maart 2007 en anderzijds van het beknopt schematisch overzicht van de toelichting die werd gegeven door de advocaat op de infosessie op 9 mei 2007; Van de overige gevraagde documenten dient geen afschrift te worden verstrekt.

Brussel, 9 mei 2008

Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur,

Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

6