DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur

Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Vlaamse Regering Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Afdeling Kanselarij Boudewijnlaan 30, bus 20 1000 Brussel tel. secretariaat: 02/553.57.03 fax secretariaat: 02/553.57.02 e-mail: [email protected]

Dossiernummer : OVB/2008/029

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het oorspronkelijke verzoek dd. 30 januari 2008 van xxxx gericht aan de gemeente Haaltert, met kantoren te 9450 Haaltert, Hoogstraat 41, waarbij werd verzocht om een afschrift te ontvangen van de socio-economische vergunning verleend aan xxxx voor een handelsvestiging in de KMO-zone te Haaltert, Vlamstraat, alsook van het aanvraagdossier ingediend voor deze vergunning; dat tevens werd gevraagd of een stedenbouwkundige vergunning voor verbouwingswerken en/of een exploitatievergunning werd aangevraagd voor deze vestiging; Gelet op het schrijven van de gemeente Haaltert van 14 februari 2008, waarin enerzijds de openbaarmaking van de gevraagde documenten wordt geweigerd, en anderzijds wordt meegedeeld dat geen (wijzigende) stedenbouwkundige vergunning of exploitatievergunning werd aangevraagd voor deze vestiging; Gelet op het beroepschrift van xxxx dd. 10 maart 2008 tegen de weigering tot openbaarmaking van de gemeente; Gelet op de registratie van het beroepschrift op 12 maart 2008;

Wat de ontvankelijkheid betreft: Overwegende dat de beslissing van de gemeente dateert van 14 februari 2008 en dat de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten werden vermeld in dit schrijven van de gemeente; Overwegende dat de verzoeker met een schrijven dd. 10 maart 2008 een beroepschrift heeft ingediend en dat dit derhalve binnen de decretaal voorgeschreven termijn van dertig dagen is gebeurd;

1

Overwegende dat dient te worden vastgesteld dat de oorspronkelijke aanvraag tot openbaarmaking aan de gemeente werd gericht door xxxx, terwijl het beroep werd ingesteld door xxxx; Overwegende dat uit onderzoek van de beroepsinstantie is gebleken dat xxxxx in deze aangelegenheid is opgetreden in opdracht (als lasthebber) van xxxx; dat in onderling akkoord tussen xxxx en xxxx werd afgesproken dat het beroep zou worden ingesteld door deze laatste; dat o.m. overeenkomstig artikel 2004 B.W. een lastgever zijn volmacht kan herroepen wanneer zulks hem goeddunkt; dat het dienvolgens in casu xxxx was toegelaten om de gegeven volmacht aan xxxx te herroepen, om vervolgens zelf onderhavig beroep in te stellen; Overwegende dat de beroeper o.m. een afschrift in handen wil krijgen van het aanvraagdossier voor de sociaal-economische vergunning verleend aan xxxx; dat o.m. een kadasterplan deel uitmaakt van dit dossier; Overwegende dat een specifieke wettelijke regeling de toegang tot het kadaster regelt; dat artikel 504, lid 2 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen bepaalt dat enkel de administratie van het kadaster ertoe gemachtigd is uittreksels of afschriften van de kadastrale bescheiden te vervaardigen en uit te reiken, dat de modaliteiten van het indienen van aanvragen en de vergoedingen worden geregeld in het koninklijk besluit van 19 maart 1996 tot vaststelling van de vergeldingen en de nadere regels voor de afgifte van kastastrale uittreksels en inlichtingen; dat artikel 504, lid 3 van het wetboek van de Inkomstenbelastingen de nadruk van kadastrale uittreksels of afschriften zonder de uitdrukkelijke toestemming van het kadaster verbiedt; Overwegende dat instanties zich moeten houden aan deze specifieke wettelijke openbaarheidregeling; dat op grond van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur geen afschriften mogen worden overhandigd in strijd met deze regeling; dat artikel 504 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen uitsluitend de administratie van het kadaster bevoegd verklaart om afschriften van kadastrale bescheiden te overhandigen; dat de nadruk van dergelijke afschriften zonder de uitdrukkelijke toestemming van deze administratie verboden is; Overwegende dat de beroepsinstantie aldus de bevoegdheid mist zich uit te spreken over het beroepschrift in de mate dat een afschrift van het kadasterplan wordt geëist; dat het beroep in die mate onontvankelijk moet worden verklaard; Overwegende dat het beroep ontvankelijk is voor zover het op de andere gevraagde bestuursdocumenten betrekking heeft;

Wat de gegrondheid betreft: Overwegende dat overeenkomstig artikel 7, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 het recht op passieve openbaarheid betrekking heeft op bestuursdocumenten; dat op grond van deze bepaling elke instantie in principe verplicht is aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten;

2

Overwegende dat de openbaarmaking slechts kan geweigerd worden, mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen 11 tot en met 15 van voormeld decreet; Overwegende dat het ingediende beroep enkel nog betrekking heeft op de aanvraag ingediend voor de socio-economische vergunning, alsook op de verleende vergunning; dat de vraag om inlichtingen betreffende een eventueel aangevraagde stedenbouwkundige- of exploitatievergunning door de gemeente werd beantwoord in haar beslissing van 14.02.2008; Overwegende dat de gemeente de aanvraag tot openbaarmaking heeft afgewezen omdat zowel de aanvraag voor de socio-economische vergunning met bijlagen, alsook de vergunning zelf vertrouwelijke commerciële en industriële informatie zouden bevatten; Overwegende dat artikel 3, 4° van het decreet van 26 maart 2004 een bestuursdocument definieert als de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt; Overwegende dat het geen twijfel lijdt dat stukken die deel uitmaken van een aanvraagdossier dat een particulier bij een gemeente indient om een socio-economische vergunning te verkrijgen, alsook de vergunning zelf, bestuursdocumenten zijn in de zin van deze bepaling; Overwegende dat de in beroep aangevochten beslissing van 14 februari 2008 de uitzonderingsgrond opgenomen in artikel 14, 3° van het decreet van 26 maart 2004 heeft toegepast; dat op grond van deze bepaling een instantie de openbaarmaking moet weigeren als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van het vertrouwelijke karakter van commerciële en industriële informatie, wanneer die informatie beschermd wordt om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren, tenzij degene van wie de informatie afkomstig is met de openbaarheid instemt; dat de gemeente oordeelt dat zowel de aanvraag met de bijlagen als de vergunning zelf onder deze uitzonderingsgrond valt; dat wordt gesteld dat deze stukken vertrouwelijke informatie bevatten omdat er sprake is van verwachte omzet, tewerkstelling, enz…, waaruit de bedrijfsstrategie kan worden afgeleid; Overwegende dat de uitzonderingsgrond bepaald in artikel 14, 3° van het decreet van 26 maart 2004 de vertrouwelijke, aan een instantie meegedeelde commerciële en industriële gegevens wil beschermen; dat moet worden onderzocht of de openbaarmaking van de gevraagde bestuursdocumenten schade toebrengt aan het beschermde belang; dat deze bepaling, zoals elke relatieve uitzonderingsgrond, bovendien verplicht tot een belangenafweging; dat het belang van de openbaarheid moet worden afgewogen tegen het belang dat door de uitzonderingsgrond wordt beschermd; Overwegende dat de beroepsinstantie de gemeente Haaltert heeft verzocht een afschrift van de gevraagde bestuursdocumenten over te maken; dat zonder kennis van de inhoud van deze stukken het immers niet mogelijk is de rechtmatigheid van de beslissing van de gemeente te beoordelen en met kennis van zaken over het beroep te beslissen; Overwegende dat de gemeente Haaltert met een telefaxbericht van 19 en 20 maart 2008 een exemplaar van de socio-economische vergunning en van het aanvraagdossier heeft verstuurd; Overwegende dat moet worden onderzocht of de gemeente de uitzonderingsgrond bepaald in artikel 14, 3° van het decreet van 26 maart 2004 terecht heeft ingeroepen om een afschrift van de gevraagde documenten te weigeren; dat tevens moet worden onderzocht of geen

3

gedeeltelijke openbaarmaking mogelijk is met toepassing van artikel 9 van het decreet van 26 maart 2004; Overwegende dat de sociaal-economische vergunning dateert van 19.11.2007 en bestaat uit een uittreksel uit het register der beraadslagingen van het schepencollege van drie pagina’s; dat deze vergunning het advies van het College van Burgemeester en Schepenen bevat over een aantal criteria zoals de ruimtelijke ligging van de handelsvestiging, de belangen van de consument en de invloed van het ontwerp op de werkgelegenheid en op de bestaande handelszaken; dat de bespreking van deze criteria vrij algemeen is opgesteld en naar het oordeel van de beroepsinstantie geen gedetailleerde vertrouwelijke commerciële gegevens bevat van een bepaalde onderneming; dat niet valt in te zien hoe het vrijgeven van deze informatie schade zou kunnen toebrengen aan de betrokken onderneming;

Overwegende dat het aanvraagdossier voor de sociaal-economische vergunning bestaat uit een ingevuld aanvraagformulier met een zestal bijlagen; Overwegende dat niet alle in dit dossier opgenomen gegevens zonder enig onderscheid als commercieel gevoelig kunnen worden beschouwd; dat het dossier ook informatie bevat waarvan de openbaarmaking de belangen van de betrokken onderneming niet zal schaden; Overwegende dat het ingevulde aanvraagformulier SE.1 slechts een algemene en beknopte beschrijving bevat van de adresgegevens en activiteiten van de aanvrager, een algemene en beknopte beschrijving van de inplantingsplaats van de geplande handelsvestiging, een korte beschrijving van de karakteristieken van het gebouw en van het verkooppunt, en tevens het aantal personeelsleden; dat niet valt in te zien hoe het vrijgeven van deze algemene informatie schade zou kunnen toebrengen aan de betrokken onderneming; dat enkel pagina 8 van het genoemde aanvraagformulier vertrouwelijke commerciële informatie bevat, vermits onder de rubriek “algemene inlichtingen” o.m. de geplande investeringen, de omzet van de laatste drie boekjaren en de voorziene omzet voor de volgende jaren wordt vermeld; Overwegende dat bijlage 1 van het aanvraagdossier de stedenbouwkundige voorschriften bevat van de geplande locatie, bijlage 3 een inplantingsplan en bijlage 4 een inrichtingsplan van het gebouw; dat deze bijlagen allerminst als vertrouwelijke commerciële of industriële informatie kunnen worden beschouwd en hiervoor ook geen andere uitzonderingsgronden kunnen worden ingeroepen om de openbaarmaking te beletten; Overwegende dat bijlage 2 van het aanvraagdossier een kadasterplan betreft; dat, zoals hiervoor reeds werd besproken, het beroep op dit punt onontvankelijk is. Overwegende dat bijlage 5 de stedenbouwkundige vergunning dd. 26.02.2007 bevat; dat ook dit document dient te worden vrijgegeven, met uitzondering van de goedgekeurde bouwplannen; dat, wat deze plannen betreft, moet worden opgemerkt dat het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur geen regels bevat op het vlak van bescherming van intellectuele rechten; dat de intellectuele eigendom volgens artikel 6, § 1, VI, lid 5, 7° van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen immers een federale aangelegenheid is; dat het decreet van 26 maart 2004 de federale regelgeving betreffende intellectuele rechten onverlet laat en instanties er dus niet van ontslaat die regelgeving te eerbiedigen bij het nemen van beslissingen over aanvragen tot openbaarmaking; dat artikel 1, § 1 van de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht

4

en de naburige rechten het recht om een werk van letterkunde of kunst te reproduceren op welke wijze en in welke vorm ook, uitsluitend voorbehoudt aan de auteur; dat een werk de bescherming geniet van het auteursrecht als het van oorspronkelijkheid getuigt, wat inhoudt dat het werk de persoonlijke stempel draagt van de maker; dat de bescherming van rechtswege ontstaat; dat bouwplannen het vereiste individuele karakter vertonen om door het auteursrecht te worden beschermd; dat de architect het recht heeft zich te verzetten tegen de reproductie van zijn plannen; dat het overhandigen van een kopie van de opgevraagde bouwplannen zonder toestemming van de architect een schending inhoudt van het auteursrecht; dat voor wat betreft de bouwplannen bijgevolg enkel de inzage kan worden toegestaan en het verlenen van een afschrift moet geweigerd worden; dat het beroep op dit punt ongegrond is; Overwegende dat het aanvraagdossier tenslotte nog een marktstudie of sociaal-economisch onderzoek bevat; dat deze marktstudie o.m. een gedetailleerde beschrijving bevat van de activiteiten van xxxx, van de bedrijfsstrategie en economische politiek van deze onderneming, van het marktgebied van de geplande vestiging en de inschatting van dit gebied door xxxx, een gedetailleerde beschrijving en inschatting van de commerciële omgeving van de vestiging en van het voorziene marktaandeel van deze onderneming; dat deze gegevens onmiskenbaar commerciële gegevens zijn; dat indien deze gegevens openbaar gemaakt zouden worden, het vertrouwelijke karakter van deze commerciële gegevens duidelijk zou geschonden worden alsook de concurrentiele positie van de betrokken firma; Overwegende dat met de bescherming van het vertrouwelijke karakter van deze commerciële gegevens duidelijk een gelegitimeerd economisch belang wordt gevrijwaard, namelijk voorkomen dat er significante schade zou toegebracht worden aan de betrokken firma door het openbaar maken van deze gegevens en daardoor de mogelijkheid creëren dat aan de concurrenten een competitief voordeel zou worden gegeven doordat inzicht zou worden gegeven in de bedrijfsstrategie en economische politiek van de onderneming in kwestie; dat het belang van de openbaarheid dan ook niet opweegt tegen de bescherming van het belang dat gepaard gaat met het hiervoor geciteerde vertrouwelijke karakter van deze commerciële informatie van de betrokken firma; dat artikel 14, 3° van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur dan ook dient toegepast te worden voor wat betreft de besproken marktstudie en dat bijgevolg geen afschrift mag worden verstrekt van dit document; Overwegende dat voor deze marktstudie een meer doorgedreven scheiding zou kunnen worden doorgevoerd die toelaat nog meer informatie openbaar te maken; dat artikel 9 van het decreet van 26 maart 2004 echter maar tot de gedeeltelijke openbaarmaking verplicht als het “mogelijk” is de informatie te scheiden; dat de regel van gedeeltelijke openbaarmaking dus in redelijkheid moet worden opgevat en toegepast; dat het niet de bedoeling is dat alinea per alinea of zin per zin wordt beoordeeld wat onleesbaar gemaakt moet worden, temeer daar die handelwijze enkel maar zou leiden tot onsamenhangende, weinig begrijpelijke of onleesbare teksten; dat in casu de commerciële gegevens verspreid voorkomen in de gehele marktstudie en in die mate verweven zijn in de volledige tekst, dat ook een gedeeltelijke openbaarmaking van de marktstudie niet mogelijk is; Overwegende dat de belangenafweging waartoe artikel 14, 3° van het decreet van 26 maart 2004 verplicht, niet tot een ander oordeel leidt; dat de beroepsinstantie geen hoger belang ziet ten behoeve waarvan de volledige openbaarmaking van de marktstudie zou moeten worden bevolen;

5

Overwegende dat artikel 14, 3° van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur in casu dan ook dient toegepast te worden en dat er bijgevolg geen afschrift mag worden verstrekt van de gevraagde marktstudie; Overwegende dat datzelfde artikel 14, 3° van het openbaarheidsdecreet evenwel de mogelijkheid biedt om alsnog de openbaarmaking te bekomen, mits toestemming gegeven wordt door de betrokkene die de vertrouwelijke commerciële gegevens heeft bezorgd aan de bestuursinstantie; dat met een emailbericht van 19 maart 2008 door de beroepsinstantie aan xxxx werd gevraagd of akkoord kon worden gegaan met de openbaarmaking van de bestuursdocumenten in kwestie; dat xxxx met een emailbericht van 20 maart 2008 heeft laten weten niet in te stemmen met de overhandiging van de gevraagde stukken; Overwegende dat het beroepschrift van 10 maart 2008 gedeeltelijk wordt ingewilligd, in de mate zoals bepaald in het dispositief;

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxxxx tegen de beslissing dd. 14.02.2008 van de gemeente Haaltert wordt gedeeltelijk ontvankelijk en gedeeltelijk gegrond verklaard. Een afschrift moet worden overhandigd van de verleende socio-economische vergunning dd. 19.11.2007, van het aanvraagformulier ingediend voor het verkrijgen van deze vergunning (uitgezonderd pagina 8) en van de bijlagen 1, 3, 4, 5 (met uitzondering van de bouwplannen) van het aanvraagdossier. Het beroep wordt voor het overige ongegrond verklaard. Brussel, 27 maart 2008

Voor de beroepsinstantie, Afdeling openbaarheid van bestuur,

Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

6