Dé aanpak die medewerkers de mogelijkheid geeft om zelf aan het stuur te staan van het primaire zorgproces

Dé aanpak die medewerkers de mogelijkheid geeft om zelf aan het stuur te staan van het primaire zorgproces

Haal het beste uit medewerkers en geef hen de regie terug

Zet medewerkers in hun kracht. Dat is het geheim om veranderingen in de organisatie tot stand te brengen. Care Visual heeft een totaalaanpak die medewerkers de mogelijkheid geeft om zelf aan het stuur te staan van het eigen zorgproces. Met de juiste trainingen, begeleiding en hulpmiddelen. De Zorgscorekaart® aanpak is veel meer dan een webapplicatie alleen. Deze nieuwe manier van werken creëert vanaf de eerste minuut bewustwording en eigenaarschap. Organisatiedoelen zijn niet langer een item van locatiemanagers en middenkader alleen! Verantwoordelijkheid en eigenaarschap voor de juiste wijze van cliëntbeheer worden diep in de organisatie neergelegd en geaccepteerd! Hierdoor ontstaat heel snel lerend vermogen om zelfstandig verder te professionaliseren. De aanpak en de gebruikte middelen zijn voor een groot deel ontworpen door medewerkers en teamleiders uit de zorg zelf. Voortdurend is daarbij de afgelopen jaren in de praktijk getest wat succesvol is en wat niet. Dat zorgt ervoor dat iedere implementatie 100% succesverzekerd is. Inspelen op het natuurlijk gedrag van medewerkers is daarbij de belangrijkste voorwaarde. Wat namelijk comfortabel voelt en niet als een belasting wordt ervaren blijft duurzaam in stand.

Uit de ActiZ benchmark in de zorg 2010: “medewerkers vinden dat veranderingen niet goed worden verankerd in de organisatie. De 5,6 voor de indicator 'borgen van veranderingen' is zelfs de laagste score uit de MedewerkerMonitor. Veranderingen worden naar het idee van de medewerkers te snel ingevoerd, en er wordt onvoldoende nagegaan of de verandering werkelijk een onderdeel van nieuw gedrag op de werkvloer is geworden”. 2 van 16 Nobelstraat 12 6902 PH Zevenaar

Wat is de aanpak in het kort

Er wordt een verbeterteam samengesteld en opgeleid die de verandering gedurende 12 maanden intensief gaat begeleiden. De procesbegeleider en trainer van Care Visual is hier intensief bij betrokken. Dit team is in staat om de interne trainersrol te vervullen. Samen met de medewerkers wordt de zorgscorekaart webapplicatie op maat ingericht naar de eisen en wensen van uw organisatie. Dit behoort tot de standaard werkwijze. Het gevolg is dat alles in het vervolgtraject herkenbaar is en maximaal aansluit op de beleving van de medewerkers. Van iedere cliënt wordt een gedetailleerde ‘foto’ gemaakt van de zorg die cliënt ontvangt op basis van het inzicht die de eerstverantwoordelijke en de direct betrokken collega’s hebben. Niet de doorvertaling van de norm of een bestaand arrangement staat daarbij centraal maar de voor medewerkers herkenbare en actuele zorgvraag van de cliënt. Dit wordt gedaan op het gebied van Persoonlijke Verzorging, de benodigde BeGeleiding, de VerPleegkundige handelingen en de inzet van aangesloten BeHandelaren of behandeldiensten. De zorgscorekaart geeft op medewerkerniveau direct een dashboard of er binnen of buiten de bandbreedte van het ZZP cliëntprofiel wordt gewerkt. De kaarten worden gespiegeld tegen de zorg die kan worden geleverd binnen de betreffende ZZP. Deze spiegel wordt ook samengesteld met de medewerkers samen. De spiegel is een pakket dat in balans is met de beschikbare normuren en beschikbaar normbudget. Uiteraard is het uitgangspunt het leveren van verantwoorde zorg op het gebied van ADL, hygiëne, voeding, medicatie en niet op de laatste plaats verblijf en welbevinden. Oorzaken van over- of onderschrijding ten opzichte van de ZZP worden per cliënt direct zichtbaar en geven de mogelijkheid om heel gericht de juiste vervolgaanpak te kiezen. Vanaf het moment dat de eerstverantwoordelijke de kaart heeft ingevuld is hij / zij ook verantwoordelijk om in overleg de juiste vervolgacties af te stemmen. Dit is een uitgebreid palet aan mogelijkheden.

3 van 16 Nobelstraat 12 6902 PH Zevenaar

Onze totaalaanpak richt zich voor 85% op het coachen naar de juiste houding en gedrag voor uw organisatie Het grootste gedeelte van onze aanpak (85%) richt zich op het coachen en begeleiden van uw medewerkers naar de juiste houding en gedrag voor uw organisatie. Slechts 15% is techniek. Deze benadering maakt onze aanpak onderscheidend ten opzichte van reguliere ICT aanbieders. We bieden dus niet alleen een ICT pakket voor het primaire proces maar bieden een totaalaanpak om uw doelen te bereiken. De zorgscorekaart is daarbij het voertuig dat alle inzichten geeft om iedereen de juiste ‘rugzak’ te geven. Deze totaalaanpak is modulair opgebouwd. U bent uiteraard vrij om zelf te bepalen welke modules u wel of niet afneemt. Om u een indruk te geven van deze modules hieronder een overzicht. Module 1

Wat Setup brondata zorgscorekaart per zorglocatie.

3

Definiëren van verantwoorde basiszorg per ZZP Definiëren van zorgpaden voor ZZP’s met behandelaren in de zorgscorekaart

4

Inzicht in (ZZP) balans cliënten

5

Inzicht in directe en indirecte tijdsbesteding medewerkers Simulatie zorginstelling

2

6

7 8 9

Hospitalisering / onderling op 1 lijn komen Onjuiste indicaties en verkeerde grondslagen Taken en verantwoordelijkheden rond beheer en communicatie

10

Inrichten van looproutelijsten

11 12 13

Interpreteren van ZZP rapportages Inrichten bewoners/MDO overleg Maken en actualiseren zorgplan

14

Managen van juiste verwachtingen vanaf de intake

15

Definiëren van organisatie KPI’s

Module inhoud Met medewerkers verzamelen en op maat maken van alle brondata ( zorginhoudelijk en financieel) specifiek van toepassing voor de zorginstelling zelf. De eigen data bepaalt hoe de kaart eruit gaan zien Met elkaar samenstellen van een ‘spiegel’ per ZZP waarbij per ZZP de verantwoorde basiszorg is gedefinieerd in activiteiten, begeleiding etc. Behandelaren maken duidelijk per (revalidatie) ZZP en per behandelaar inzichtelijk wat de behandelactiviteiten zijn over de hele behandelcyclus. Er wordt duidelijk of er een (on)balans is met de geïndiceerde BH uren Er wordt voor iedere cliënt duidelijk hoe de (on)balans is met de ZZP zorguren en het ZZP zorgbudget. Bij welke ZZP’s / locaties / afdelingen Waar gaan de beschikbare uren aan op. Hoeveel uur blijft er van het dienstverband over voor de uren met de cliënt? Waar zit het / aanpak. Spelenderwijs krijgen medewerkers de spiegel voorgehouden hoe er wordt gewerkt. Stelt men de cliënt centraal of het systeem? Waar kan men zich in de dagelijkse praktijk en met het zorgteam verbeteren. Het ontdekken van onnodige overname van zorg met vervolgaanpak Zelf leren om de zorgscorekaarten te analyseren en te interpreteren en daarbij direct onjuiste indicaties of grondslagen te ontdekken / aanpak Het met elkaar neerzetten en organiseren van een geborgde structuur waarbij iedereen op ieder moment weet hoe te handelen en wat de afspraken voor de dagelijkse zorgpraktijk zijn. Vanuit de Zorgscorekaart direct een actuele ADL lijst maken voor de dagelijkse zorg per afdeling / gang / woning. Voor iedereen duidelijk. Leer om te gaan met rapportages en deze waar nodig te gebruiken Het (her) inrichten van een bewoners / MDO overleg Het automatisch maken / actualiseren van het gekoppelde zorgleefplan vanuit de zorgscorekaart in 30% van de normale tijd die nodig is. Vanuit zorgbemiddeling of frontoffice kan exact en inhoudelijk met cliënt worden gecommuniceerd welke zorg wel en niet kan en mag worden verwacht. Vooraf kan de indicatie op juistheid worden beoordeeld. Op ieder niveau een beperkte set van herkenbare en beïnvloedbare KPI’s definiëren en operationeel krijgen. Een permanente thermometer. 4 van 16 Nobelstraat 12 6902 PH Zevenaar

De ‘Schipholmethode’ toegepast in onze aanpak

Schiphol verwerkt dagelijks meestal meer dan 100.000 reizigers. Zonder dat we het onszelf beseffen worden we al vanaf de parkeerplaats visueel gestuurd. Niemand ontvangt bij binnenkomst een papieren uitleg waar de toiletten zich bevinden of de juiste vertrekhal. Je kunt gewoonweg niet verkeerd lopen. Deze visuele sturing in kleuren en borden geeft ons een comfortabel gevoel. Het richt zich volledig op ons automatische onbewuste gedrag dat 95% van ons dagelijkse doen en laten bepaalt. De meeste managers beseffen zich onvoldoende dat er veelal wordt gestuurd op de overige 5%. Het zogenaamde bewust geplande gedrag waar o.a. procedures, protocollen, werkvoorschriften en handleidingen deel van uitmaken. Hoe meer bureaucratie er daarbij binnen de instelling is georganiseerd hoe minder er wordt gelezen. De kwaliteit is vaak slechts ‘papieren’ kwaliteit en bestaat uit handboeken die 1 – 2 maal per jaar uit de kast worden gehaald. Welke waarde heeft deze kwaliteit bij echte calamiteiten? De zorgscorekaart aanpak richt zich op het visualiseren van informatie met een minimum aan bureaucratie. ‘Jip en Janneke’ gereedschap zorgt ervoor dat medewerkers steeds een comfortzone ervaren en zich onbewust en zeer gemakkelijk verder professionaliseren. Typerend voor onze aanpak is dat medewerkers het nooit hebben over het systeem waarmee wordt gewerkt maar het altijd gaat over de inhoud van de zorg. Men is het zich totaal niet bewust. Net als op Schiphol. 5 van 16 Nobelstraat 12 6902 PH Zevenaar


Waarom wij beslist geen ‘stopwatchzorg’ zijn

Tijd en budget worden in onze aanpak gebruikt als een instrument om bewustzijn te creëren bij de begrenzing van de ZZP’s. Met de inzichten uit onze aanpak kan de professional zelf analyses maken en de juiste vervolgacties nemen. Tijd is bij ons geen stuurmiddel tijdens de dagelijkse zorgpraktijk. Ditzelfde geldt voor ICT gereedschap waarbij de zorg van minuut tot minuut in de agenda kan worden ingepland. Het is grote onzin en staat ver af van de dagelijkse praktijk. Eén cliënt aan het begin van de dag met een slechte start en de planagenda is voor de rest van de dag waardeloos geworden. Bedacht door ICT-ers, ver weg van de werkelijkheid. Uw medewerkers zullen zich niet herkennen in deze theoretische werkelijkheid. Het roept weerstand op en zal binnen de kortste keren leiden tot allerhande ongewenste effecten voor medewerkers en bij cliënten. Wij nemen er daarom afstand van.


Inzicht als vertrekpunt voor verbetering


Het managen van de juiste verwachtingen wordt noodzaak Verkeerde wederzijdse verwachtingen kunnen zorgen voor veel ellende tijdens het zorgproces zelf. Het is een absolute noodzaak om dit vanaf het moment van intake en inhuizing goed georganiseerd te hebben. De zorgscorekaart systematiek maakt in 1 oogopslag volkomen transparant wat wordt geboden en waar de begrenzing ligt. Er zijn een aantal belangrijke ontwikkelingen die het noodzakelijk maken om volkomen transparant te kunnen tonen welke zorg wordt geboden en hoe het welzijn en welbevinden zijn georganiseerd. Wij noemen u hieronder twee van die ontwikkelingen. 1. De verantwoording naar de financiers en beleidsinstanties van de zorg ( waaronder de overheid, inspectie, de materiële controle vanuit zorgkantoren, CIZ) zal steeds nadrukkelijker worden geëist. 2. Familie en cliënt zullen steeds nadrukkelijker gaan zitten op de stoel van “inkoper van zorg” en vanaf het begin transparant willen hebben wat er binnen een ZZP wordt geboden.


Directe waarde voor cliënt en familie •

Vanaf het moment van intake en het eerste gesprek wordt duidelijk wat de wederzijdse (zorg) verwachting is tussen cliënt/familie en zorginstelling en waar deze is begrenst door de mogelijkheden die de instelling heeft.

•

Voor cliënt en familie geeft de Zorgscorekaart® heel gemakkelijk en begrijpelijk weer wat de zorginhoud is van de cliënt. Dit overzicht ligt op de kamer van de cliënt. Iedere cliënt weet exact welke zorg hij / zij op welk moment mag verwachten.

•

De systematiek geeft volop ruimte om maatwerk toe te passen waar dat door de cliënt wordt verlangd. Omdat speciale wensen op de Zorgscorekaart® zijn gevisualiseerd is er niet langer een medewerkerafhankelijke invulling van de zorgvraag. De systematiek van de zorgscorekaart is er op gericht om de kernwaarden voor de kwaliteit van leven bij de cliënt zelf boven tafel te krijgen. Welke zorgprioriteiten stelt de cliënt zelf?

•

Waarborg dat de juiste zorg door iedereen ook op het juiste moment wordt geleverd. Ook voor medewerkers die nieuw zijn en onbekend met de zorginhoud en bijzonderheden van de cliënt.


Directe waarde voor zorgmedewerkers en teamleiders •

Direct zicht of er binnen of buiten een bandbreedte van de ZZP wordt gewerkt. Hierbij is direct te zien waar oorzaken liggen van overschrijdingen en wat de vervolgaanpak zou kunnen zijn.

•

Directe signalering voor medewerkers indien er zorghandelingen worden uitgevoerd die buiten het zorgzwaarte (ZZP) profiel liggen van de cliënt. Hierdoor kan snel worden gesignaleerd of een cliënt in de juiste ZZP klasse zit.

•

Directe signalering van hospitalisatie doordat de gescoorde zorghandelingen ook binnen de applicatie worden beoordeeld op een schaal zelfstandige uitvoering – volledige overname.

•

Vanaf het moment van eerste aanmelding kan bij direct gebruik van de zorgscorekaart tijdens intakegesprek en huisbezoek worden beoordeeld of de cliënt de juiste zorg kan ontvangen bij de mogelijkheden die de instelling heeft. Ook mogelijk verkeerde of verouderde indicaties worden direct getraceerd.

•

De juiste discussie – bijvoorbeeld wijziging van indicatiehoogte - kan met het zorgkantoor en het CIZ worden gevoerd op basis van feiten en het transparante zorgoverzicht dat per cliënt voor de zorginhoud beschikbaar is.


Real-time output managementstuurinformatie Teamleiders, management, controlling en administratie hebben real-time inzicht in de actuele situatie van de zorginstelling. Iedere ingevoerd wijziging op de werkvloer wordt overal en direct doorgevoerd. Wekelijks wordt de verbeterperformance automatisch per mail verzonden naar alle betrokkenen in de organisatie.

Indirecte uren:

waar gaan de niet directe zorguren aan op

Statistieken:

wat is de actuele situatie op instelling-, op gang-, op teamleider-, op evv-er niveau

Grafieken:

wat is het actuele resultaat in beeld. is er een verbetering of verslechtering ten opzichte van de week hiervoor.

Roosterinput:

de werkelijke capaciteitsbehoefte per functie en per tijdsvak is inzichtelijk.

Rapportages:

overzicht cliënten in zorg, cliënten per ZZP, productierapportage, cliënten met een negatief resultaat.

Formatie:

welke bezetting heeft u aan boord en met welke bezetting kan u toe gelet op cliëntsetting die in de instelling verblijft.

KPI’s:

de kritische prestatie-indicatoren op het gebied van de directe zorg worden met u samengesteld en automatisch maandelijks als dashboard gerapporteerd. 12 van 16 Nobelstraat 12 6902 PH Zevenaar

Leren en verbeteren door juiste LEAN bewustwording “Als je blijft doen wat je altijd al deed, krijg je wat je altijd al kreeg”. Met andere woorden: als we onszelf niet dwingen om met een andere bril te kijken naar ons eigen werk zal er niets veranderen. Probleem is echter wel dat ingesleten patronen een belemmering zijn om buiten de vertrouwde kaders te durven denken. “ Waarom zouden we, we werken toch al jaren op deze manier”, is een veelgehoord argument die de vooruitgang en een andere cultuur in de weg staan. De consultants van Care Visual leren medewerkers zelf om de nieuwe mogelijkheden te ontdekken en deze zelf vorm te geven. De begeleiders zijn Lean experts en helpen om het primaire zorgproces en de ondersteunende processen slimmer te organiseren in plaats van harder te werken. Waar de ZZP’s binnen zorginstellingen een duidelijke begrenzing geven in zorguren en budget is ongewijzigde voortzetting van ongeremde zorglevering geen optie.


Meer tijd voor de cliënt overhouden door minder administratie

Het schrijven en actualiseren van zorgplannen wordt door zorgmedewerkers genoemd als meest tijdrovende klus naast de directe zorgverlening Hoeveel kostbare tijd kunnen medewerkers in de zorg zich daarmee besparen. Tijd die er eigenlijk niet is. Wat zou het toch handig zijn als er met de koppeling van beschikbare gegevens automatisch een zorgleefplan kan worden gemaakt. Met één druk op de knop. Een volwaardig Zorgplan dat voldoet aan de norm verantwoorde zorg. Een zorgleefplan dat direct en gemakkelijk invulling geeft aan de 4 domeinen, mogelijke risico’s herkent en voldoet aan de eisen die externe partijen bij toetsing stellen. Denk hierbij ook maar eens aan de materiële controle door het zorgkantoor. De Zorgscorekaart heeft een volledig geïntegreerd en gekoppeld zorgleefplan. Vanuit de ingevulde zorgscorekaart en het verkregen persoonsbeeld uit de intake kunnen gegevens volautomatisch en met één druk op de knop worden omgezet naar de 4 domeinen en ontstaat een volwaardig zorgleefplan. Exact op maat voor de cliënt. Mutaties worden direct en overal doorgevoerd en geactualiseerd. Minder bureaucratie en meer directe tijd voor de cliënt.


Onze methode kan papierloos worden geïmplementeerd. Uw wens staat uiteraard centraal.


De Zorgscorekaart is hét communicatiemiddel voor en met alle partijen

Meer informatie of een persoonlijke afspraak Marcel Halff Vincent Arentz Ben Dijkstra

06 - 48 31 50 46 06 - 21 24 35 76 06 - 20 39 21 16

Email: [email protected]

Websites www.carevisual.nl

www.zorgscorekaart.nl 16 van 16 Nobelstraat 12 6902 PH Zevenaar

Dé aanpak die medewerkers de mogelijkheid geeft om zelf aan het stuur te staan van het primaire zorgproces

Recommend Documents