De aanpak die medewerkers de mogelijkheid geeft om zelf aan het stuur te staan van het primaire zorgproces © Oktober 2011 Care Visual
Haal het beste uit medewerkers en geef hen de regie terug
Zet medewerkers in hun kracht. Dat is het geheim om veranderingen in de organisatie tot stand te brengen. Care Visual heeft een totaalaanpak die medewerkers de mogelijkheid geeft om zelf aan het stuur te staan van het eigen zorgproces. Met de juiste trainingen, begeleiding en hulpmiddelen. De Zorgscorekaart® aanpak is veel meer dan een webapplicatie alleen. Deze nieuwe manier van werken creëert vanaf de eerste minuut bewustwording en eigenaarschap. Organisatiedoelen zijn niet langer een item van locatiemanagers en middenkader alleen! Verantwoordelijkheid en eigenaarschap voor de juiste wijze van cliëntbeheer worden diep in de organisatie neergelegd en geaccepteerd! Hierdoor ontstaat heel snel lerend vermogen om zelfstandig verder te professionaliseren. De aanpak en de gebruikte middelen zijn voor een groot deel ontworpen door medewerkers en teamleiders uit de zorg zelf. Voortdurend is daarbij de afgelopen jaren in de praktijk getest wat succesvol is en wat niet. Dat zorgt ervoor dat iedere implementatie 100% succesverzekerd is. Inspelen op het natuurlijk gedrag van medewerkers is daarbij de belangrijkste voorwaarde. Wat namelijk comfortabel voelt en niet als een belasting wordt ervaren blijft duurzaam in stand.
Uit de ActiZ benchmark in de zorg 2010: “medewerkers vinden dat veranderingen niet goed worden verankerd in de organisatie. De 5,6 voor de indicator 'borgen van veranderingen' is zelfs de laagste score uit de MedewerkerMonitor. Veranderingen worden naar het idee van de medewerkers te snel ingevoerd, en er wordt onvoldoende nagegaan of de verandering werkelijk een onderdeel van nieuw gedrag op de werkvloer is geworden”. 2 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Wat is de aanpak in het kort
Er wordt een verbeterteam binnen de instelling samengesteld en opgeleid die de verandering gedurende de implementatieperiode intensief gaat begeleiden. De procesbegeleider / trainer van Care Visual is hier intensief bij betrokken. Dit team is tijdens en na de implementatie in staat om de interne trainersrol te vervullen. De implementatieperiode kan variëren naar gelang de wensen van de organisatie. De modulaire opbouw van een normaal implementatietraject treft u aan op de volgende pagina. De implementatie kan in lengte variëren van 5 maanden tot 1,5 jaar. Samen met de medewerkers wordt de zorgscorekaart webapplicatie op maat ingericht naar de eisen en wensen van uw organisatie. Dit behoort tot de standaard werkwijze. Het gevolg is dat alles in het vervolgtraject herkenbaar is en maximaal aansluit op de beleving van de eigen medewerkers. Van iedere cliënt wordt een gedetailleerde ‘foto’ gemaakt van de zorg die cliënt ontvangt op basis van het inzicht die de eerstverantwoordelijke en de direct betrokken collega’s hebben. Niet de doorvertaling van de norm of een bestaand arrangement staat daarbij centraal maar de voor medewerkers herkenbare en actuele zorgvraag van de cliënt. Dit wordt gedaan op het gebied van Persoonlijke Verzorging, de benodigde BeGeleiding, de VerPleegkundige handelingen en de inzet van aangesloten BeHandelaren of behandeldiensten. De zorgscorekaart geeft op medewerkerniveau direct een dashboard of er binnen of buiten de bandbreedte van het ZZP cliëntprofiel wordt gewerkt. De kaarten worden gespiegeld tegen de zorg die kan worden geleverd binnen de betreffende ZZP. Deze spiegel wordt ook samengesteld met de medewerkers samen. De spiegel is een pakket dat in balans is met de beschikbare normuren en beschikbaar normbudget. Uiteraard is het uitgangspunt het leveren van verantwoorde zorg op het gebied van ADL, hygiëne, voeding, medicatie en niet op de laatste plaats verblijf en welbevinden. Oorzaken van over- of onderschrijding ten opzichte van de ZZP worden per cliënt direct zichtbaar en geven de mogelijkheid om heel gericht de juiste vervolgaanpak te kiezen. Vanaf het moment dat de eerstverantwoordelijke de kaart heeft ingevuld is hij / zij ook verantwoordelijk om in overleg de juiste vervolgacties af te stemmen. Dit is een uitgebreid palet aan mogelijkheden.
3 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Onze totaalaanpak richt zich voor 85% op het coachen naar de juiste houding en gedrag voor uw organisatie Het grootste gedeelte van onze aanpak (85%) richt zich op het coachen en begeleiden van uw medewerkers naar de juiste houding en gedrag voor uw organisatie. Slechts 15% is techniek. Deze benadering maakt onze aanpak onderscheidend ten opzichte van reguliere ICT aanbieders. We bieden dus niet alleen een ICT pakket voor het primaire proces maar bieden een totaalaanpak om uw doelen te bereiken. De zorgscorekaart is daarbij het voertuig dat alle inzichten geeft om iedereen de juiste ‘rugzak’ te geven. Deze totaalaanpak is modulair opgebouwd. U bent uiteraard vrij om zelf te bepalen welke modules u wel of niet afneemt. Om u een indruk te geven van deze modules hieronder een overzicht. Een indicatie van de kosten per implementatievariant is op aanvraag te verkrijgen. Module 1
2 3
4
5
6
7
8
9
10
Wat Verzamelen basisgegevens Vanuit de zorginstelling / Organisatie + agendavoering lokaal Voorlichting aan projectteam locale MT, bezetting en cliëntenraad. Zorgsimulatie voor teamleiders en MT leden. Uitleg over programma en impact van de aanpak Trainen van medewerkers in het gebruik van Zorgscorekaart en direct vullen. Zorgsimulatie cliëntgericht denken en handelen. Vertaling naar de inrichting van de intake en het MDO Casuïstiek Zorgscorekaarten uit balans met Front-office / zorgbemiddeling nieuwe indicaties aanvragen Samenstellen verantwoorde basiszorg arrangementen per ZZP. Snel leren ontdekken van hospitalisatie en onjuiste indicaties. Inrichting kritische werkvloer parameters (KPI’s ) voor de borging van kwaliteit. Stimuleren van leeren verbetervermogen Zorgleefplantraining technisch en inhoudelijk op waarde en functionaliteit voor cliënt en organisatie. Vullen van zorgleefplannen. Casuïstiek Zorgscorekaart en Zorgleefplan. Matchen wederzijdse verwachting met cliënt en familie. Leren onderhandelen
Module inhoud Kostprijsgegevens worden verzameld. Vaste kosten per cliënt. ZZP tarieven / bandbreedtes zorguren. Gegevens zorginstelling. Wat is de zorgscorekaart en hoe ziet het implementatie traject eruit Teamleiders en MT moeten de bagage hebben om direct na het vullen de opvolging en borging te kunnen verrichten. Van iedere cliënt wordt na het trainen van de medewerkers een zorgscorekaart ( ZSK) gemaakt. Zorgsimulatie met reflectie op ingesleten zorgpatronen en oude gewoonten i.r.t. de begrenzing ZZP . Het juist inspelen op momenten waarop cliëntbelangen worden besproken. Ontdekken van verkeerde indicaties en grondslagen. Actieplan per bespreekcasus. Een systematiek waarbij uit balans cliënten worden ontdekt en systematisch besproken. Het samenstellen van zorgarrangementen per ZZP met ruimte voor cliëntspecifieke wensen. Deze arrangementen worden gebruikt als referentiekader tijdens zorgverlening en ontdekken van hospitalisatie. Vertaling parameters naar de vormgeving en kwaliteit van het MDO en intake. Er is een beperkte set van herkenbare en beïnvloedbare parameters voor medewerkers. Nut en noodzaak van een zorgleefplan. Het trainen van medewerkers om met een andere bril naar hun cliënt te leren kijken en dit ook toe te passen in de dagelijkse zorg Leer te onderhandelen en de ZSK bespreekbaar te maken met cliënt en familie. / Intakeproces
4 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Onze visie op het leven van de cliënt in een zorginstelling
Care Visual heeft een uitgesproken visie op ouder worden. Het aspect welzijn en welbevinden speelt in onze trainingen een belangrijke rol. Mensen die hun leven hard gewerkt hebben, veel hebben meegemaakt en niet meer in staat zijn zichzelf te verzorgen, verdienen rust en comfort. Ieder individu vraagt om een andere benadering en zorg. Daar op de juiste wijze op inspelen is de uitdaging. Ieder mens verdient daarvoor een individueel plan van aanpak Een aangepast zorgplan met gemeende aandacht, respect en geduld. Oud worden en de regie in de eigen handen houden. Leven zoals men vroeger gewend was maar dan nu in een beschutte omgeving.
5 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
6 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Inzicht als vertrekpunt voor verbetering
7 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Op iedere 100 cliënten ontdekken wij 10-15 verkeerde indicaties
Op iedere 100 cliënten ontdekken we 10 – 15 indicaties waarvan het zorgbeeld niet klopt met de afgegeven indicatie. Dit kan een indicatie zijn die te laag of te hoog is gesteld maar ook een indicatie waarvan de primaire grondslag niet klopt. De consequenties van deze situatie kunnen grote gevolgen hebben voor de zorg die cliënt nodig heeft. Te laag gestelde indicaties kunnen leiden tot een verkeerde personele inzet met stijgende werkdruk en ziekteverzuim als gevolg. Tien te laag gestelde verpleeghuisindicaties kosten een instelling ruim € 100.000 op jaarbasis. Te hoog gestelde indicaties geven een risico bij een materiële controle. Verkeerde indicaties worden in de zorgscorekaart al binnen 2 maanden automatisch ontdekt. Daarmee is de hele investering van de zorgscorekaart al ruimschoots terugverdiend. 90-95% van deze ontdekte indicaties leiden tot een herindicatie. We spreken in de applicatie namelijk dezelfde taal als het toetsingskader van het CIZ.
8 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Meer tijd voor de cliënt overhouden door minder administratie
Het schrijven en actualiseren van zorgplannen wordt door zorgmedewerkers genoemd als meest tijdrovende klus naast de directe zorgverlening Hoeveel kostbare tijd kunnen medewerkers in de zorg zich daarmee besparen. Tijd die er eigenlijk niet is. Wat zou het toch handig zijn als er met de koppeling van beschikbare gegevens automatisch een zorgleefplan kan worden gemaakt. Met één druk op de knop. Een volwaardig Zorgplan dat voldoet aan de norm verantwoorde zorg. Een zorgleefplan dat direct en gemakkelijk invulling geeft aan de 4 domeinen, mogelijke risico’s herkent en voldoet aan de eisen die externe partijen bij toetsing stellen. Denk hierbij ook maar eens aan de materiële controle door het zorgkantoor. De Zorgscorekaart heeft een volledig geïntegreerd en gekoppeld zorgleefplan. Vanuit de ingevulde zorgscorekaart en het verkregen persoonsbeeld uit de intake kunnen gegevens volautomatisch en met één druk op de knop worden omgezet naar de 4 domeinen en ontstaat een volwaardig zorgleefplan. Exact op maat voor de cliënt. Mutaties worden direct en overal doorgevoerd en geactualiseerd. Minder bureaucratie en meer directe tijd voor de cliënt.
9 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Waarom wij beslist geen ‘stopwatchzorg’ zijn Tijd en budget worden in onze aanpak gebruikt als een instrument om bewustzijn te creëren bij de begrenzing van de ZZP’s. Met de inzichten uit onze aanpak kan de professional zelf analyses maken en de juiste vervolgacties nemen. Tijd is bij ons geen stuurmiddel tijdens de dagelijkse zorgpraktijk. Ditzelfde geldt voor ICT gereedschap waarbij de zorg van minuut tot minuut in de agenda kan worden ingepland. Het is grote onzin en staat ver af van de dagelijkse praktijk. Eén cliënt aan het begin van de dag met een slechte start en de planagenda is voor de rest van de dag waardeloos geworden. Bedacht door ICT-ers, ver weg van de werkelijkheid. Uw medewerkers zullen zich niet herkennen in deze theoretische werkelijkheid. Het roept weerstand op en zal binnen de kortste keren leiden tot allerhande ongewenste effecten voor medewerkers en bij cliënten. Wij nemen er daarom afstand van.
10 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Het managen van de juiste verwachtingen wordt noodzaak Verkeerde wederzijdse verwachtingen kunnen zorgen voor veel ellende tijdens het zorgproces zelf. Het is een absolute noodzaak om dit vanaf het moment van intake en inhuizing goed georganiseerd te hebben. De zorgscorekaart systematiek maakt in 1 oogopslag volkomen transparant wat wordt geboden en waar de begrenzing ligt. Er zijn een aantal belangrijke ontwikkelingen die het noodzakelijk maken om volkomen transparant te kunnen tonen welke zorg wordt geboden en hoe het welzijn en welbevinden zijn georganiseerd. Wij noemen u hieronder twee van die ontwikkelingen. 1. De verantwoording naar de financiers en beleidsinstanties van de zorg ( waaronder de overheid, inspectie, de materiële controle vanuit zorgkantoren, CIZ) zal steeds nadrukkelijker worden geëist. 2. Familie en cliënt zullen steeds nadrukkelijker gaan zitten op de stoel van “inkoper van zorg” en vanaf het begin transparant willen hebben wat er binnen een ZZP wordt geboden.
11 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Directe waarde voor cliënt en familie •
Vanaf het moment van intake en het eerste gesprek wordt duidelijk wat de wederzijdse (zorg) verwachting is tussen cliënt/familie en zorginstelling en waar deze is begrenst door de mogelijkheden die de instelling heeft.
•
Voor cliënt en familie geeft de Zorgscorekaart® heel gemakkelijk en begrijpelijk weer wat de zorginhoud is van de cliënt. Dit overzicht ligt op de kamer van de cliënt. Iedere cliënt weet exact welke zorg hij / zij op welk moment mag verwachten.
•
De systematiek geeft volop ruimte om maatwerk toe te passen waar dat door de cliënt wordt verlangd. Omdat speciale wensen op de Zorgscorekaart® zijn gevisualiseerd is er niet langer een medewerkerafhankelijke invulling van de zorgvraag. De systematiek van de zorgscorekaart is er op gericht om de kernwaarden voor de kwaliteit van leven bij de cliënt zelf boven tafel te krijgen. Welke zorgprioriteiten stelt de cliënt zelf?
•
Waarborg dat de juiste zorg door iedereen ook op het juiste moment wordt geleverd. Ook voor medewerkers die nieuw zijn en onbekend met de zorginhoud en bijzonderheden van de cliënt.
12 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Directe waarde voor zorgmedewerkers en teamleiders •
Direct zicht of er binnen of buiten een bandbreedte van de ZZP wordt gewerkt. Hierbij is direct te zien waar oorzaken liggen van overschrijdingen en wat de vervolgaanpak zou kunnen zijn.
•
Directe signalering voor medewerkers indien er zorghandelingen worden uitgevoerd die buiten het zorgzwaarte (ZZP) profiel liggen van de cliënt. Hierdoor kan snel worden gesignaleerd of een cliënt in de juiste ZZP klasse zit.
•
Directe signalering van hospitalisatie doordat de gescoorde zorghandelingen ook binnen de applicatie worden beoordeeld op een schaal zelfstandige uitvoering – volledige overname.
•
Vanaf het moment van eerste aanmelding kan bij direct gebruik van de zorgscorekaart tijdens intakegesprek en huisbezoek worden beoordeeld of de cliënt de juiste zorg kan ontvangen bij de mogelijkheden die de instelling heeft. Ook mogelijk verkeerde of verouderde indicaties worden direct getraceerd.
•
De juiste discussie – bijvoorbeeld wijziging van indicatiehoogte - kan met het zorgkantoor en het CIZ worden gevoerd op basis van feiten en het transparante zorgoverzicht dat per cliënt voor de zorginhoud beschikbaar is.
13 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Real-time output managementstuurinformatie Teamleiders, management, controlling en administratie hebben real-time inzicht in de actuele situatie van de zorginstelling. Iedere ingevoerd wijziging op de werkvloer wordt overal en direct doorgevoerd. Wekelijks wordt de verbeterperformance automatisch per mail verzonden naar alle betrokkenen in de organisatie.
Indirecte uren;
waar gaan de niet directe zorguren aan op
Statistieken;
wat is de actuele situatie op instelling-, op gang-, op teamleider-, op evv-er niveau
Grafieken;
wat is het actuele resultaat in beeld. is er een verbetering of ver slechtering ten opzichte van de week hiervoor.
Roosterinput;
de werkelijke capaciteitsbehoefte per functie en per tijdsvak is inzichtelijk.
Rapportages;
overzicht cliënten in zorg, cliënten per ZZP, productierapportage, cliënten met een negatief resultaat.
Formatie;
welke bezetting heeft u aan boord en met welke bezetting kan u toe gelet op cliëntsetting die in de instelling verblijft.
Kpi’s;
de kritische prestatie-indicatoren op het gebied van de directe zorg worden met u samengesteld en automatisch maandelijks als dashboard gerapporteerd
14 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
De ‘Schipholmethode’ toegepast in onze aanpak
Schiphol verwerkt dagelijks meestal meer dan 100.000 reizigers. Zonder dat we het onszelf beseffen worden we al vanaf de parkeerplaats visueel gestuurd. Niemand ontvangt bij binnenkomst een papieren uitleg waar de toiletten zich bevinden of de juiste vertrekhal. Je kunt gewoonweg niet verkeerd lopen. Deze visuele sturing in kleuren en borden geeft ons een comfortabel gevoel. Het richt zich volledig op ons automatische onbewuste gedrag dat 95% van ons dagelijkse doen en laten bepaalt. De meeste managers beseffen zich onvoldoende dat er veelal wordt gestuurd op de overige 5%. Het zogenaamde bewust geplande gedrag waar o.a. procedures, protocollen, werkvoorschriften en handleidingen deel van uitmaken. Hoe meer bureaucratie er daarbij binnen de instelling is georganiseerd hoe minder er wordt gelezen. De kwaliteit is vaak slechts ‘papieren’ kwaliteit en bestaat uit handboeken die 1 – 2 maal per jaar uit de kast worden gehaald. Welke waarde heeft deze kwaliteit bij echte calamiteiten? De zorgscorekaart aanpak richt zich op het visualiseren van informatie met een minimum aan bureaucratie. ‘Jip en Janneke’ gereedschap zorgt ervoor dat medewerkers steeds een comfortzone ervaren en zich onbewust en zeer gemakkelijk verder professionaliseren. Typerend voor onze aanpak is dat medewerkers het nooit hebben over het systeem waarmee wordt gewerkt maar het altijd gaat over de inhoud van de zorg. Men is het zich totaal niet bewust. Net als op Schiphol. 15 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Welke effecten wilt u bereikt hebben na de implementatie? Welke effecten wilt u na afloop van de implementatie bereikt hebben. Voor de client en familie, voor uw medewerkers en voor uw eigen management. Wat wilt u bereiken? Een cruciale vraag waar helaas vaak niet mee wordt begonnen. Vaak wordt er niet gekeken naar de effecten als ‘zelfdragend vermogen op werkvloerniveau’. Is het ‘jip en janneke’ voor medewerkers en nodigt de aanpak en het instrumentarium uit om er echt mee te gaan werken. In de vraag wat er operationeel bereikt moet zijn zit de meerwaarde van onze aanpak. 85% van onze aanpak is er op gericht om medewerkers hun eigen clienten met een andere bril te laten bekijken en dat inzicht vervolgens te gebruiken bij hun dagelijks handelen. Veel meer dus dan een applicatie alleen. Die aanpak maakt ons werk onderscheidend van andere aanbieders.
“Als je blijft doen wat je altijd al deed, krijg je wat je altijd al kreeg”. Met andere woorden: als we onszelf niet dwingen om met een andere bril te kijken naar ons eigen werk zal er niets veranderen. Probleem is echter wel dat ingesleten patronen een belemmering zijn om buiten de vertrouwde kaders te durven denken. “ Waarom zouden we, we werken toch al jaren op deze manier”, is een veelgehoord argument die de vooruitgang en een andere cultuur in de weg staan. De consultants van Care Visual houden uw organisatie voortdurend scherp en alert door tijdens de implementatie de “waarom vraag” voortdurend te stellen. De consultants zijn stuk voor stuk LEAN experts die het aanwezige denkvermogen triggeren om het werk slimmer te organiseren. De “waarom vraag” wordt op een duurzame wijze ingevuld.
16 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Onze methode kan papierloos worden geïmplementeerd. Uw wens staat uiteraard centraal.
17 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
Bezoek onze website zorgscorekaart.nl en kijk en luister naar ervaringen van cliënt, familie zorgprofessionals en management
Meer informatie of een persoonlijke afspraak Marcel Halff Ben Dijkstra
06 - 48 31 50 46 06 - 20 39 21 16
Email:
[email protected] 18 van 18 Sabine van Beierenlaan 5 1934GZ Egmond aan den Hoef
