1 2 3
Daftar Isi Daftar isi ...................................................................................................................................................................... 1 Pendahuluan ........................................................................................................................................ ....................... 2 1.1
Alur Proses Kode Akses Satker .............................................................................................................................. 3
1.2
Alur Proses Admin ULP ......................................................................................................................................... 4
Pengoperasian Aplikasi Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan .................................................................................... 5 2.1
Registrasi Admin ULP ........................................................................................................................................... 5
2.2
Login ke Aplikasi Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) ...................................................................... 10
2.3
Input Data Kepanitiaan ......................................................................................................................................... 12
2.4
Input Anggota Kepanitiaan ................................................................................................................................... 16
2.5
Input Paket............ ............................................................................................................................................. 17
2.6
Revisi atau Edit Data Kepanitiaan ......................................................................................................................... 20
2.7
Kode Token ........... ............................................................................................................................................. 19
2.8
Aktivasi Kepanitiaan ............................................................................................................................................. 22
2.7
Aktivasi Kepanitiaan Berhasil ................................................................................................................................ 23
Penutup ........................................................................................................................................................................ 24
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
1
Pendahuluan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara diatur dalam Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah/Institusi yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Untuk mempermudah memonitor dalam pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah maka diperlukan sitem informasi sehingga pelaku pengadaan barang/ jasa dan paket pekerjaan yang akan dilelangkan dapat dimonitor. Sistem informasi tersebut dinamakan Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan atau SIULP. Sistem ini juga dimaksudkan agar tercapai tertib administrasi dalam penugasan Pokja ULP di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dapat dimonitoring secara berkala dan dipantau progres Pengadaan Barang/ Jasa. Dalam Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) menyampaikan beberapa informasi antara lain data kepanitiaan, data anggota kepanitiaan dan data paket – paket yang akan dilelangkan. Selain itu dalam sistem ini berfungsi sebagai sarana pemantauan progres Pengadaan Barang/ Jasa.
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
2
1.1 Alur Proses Kode Akses Satker
Satker mengusulkan SK penugasan pokja ke Kepala ULP
ULP memverifikasi data usulan pokja
Admin ULP menginput data anggota Pokja dan paket yang akan dilelangkan di SIULP
Satker memasukan Kode Token Kepanitian untuk registrasi kode akses ke SPSE dan SIPS
Kode Token Kepanitiaan diberikan ke Satker
Admin ULP mendapatkan Kode Token Kepanitiaan
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
3
1.2 Alur Proses Admin ULP
Admin ULP Mendaftar User ID admin ULP
Bagian LP Memverifikasi Berkas Pendaftaran Admin ULP
Admin ULP Melakukan Login di SIULP
Admin ULP Mengisi data paket yang akan dilelangkan
Admin ULP Mengisi data anggota pokja – pokja
Admin ULP Mengisi data kepanitiaan/ pokja
Admin ULP Mendapatkan kode token kepanitiaan
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
4
Pengoperasian Aplikasi Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan 2.1 Registrasi Admin ULP Sebelum Admin ULP mengoperasikan Aplikasi Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) terlebih dahulu Admin ULP harus mendaftar secara online. Untuk registrasi Admin ULP harus masuk ke portal ulp.pu.go.id dan memilih menu Registrasi Admin ULP di sistem Pendukung.
KLIK
Gambar 1 Pendaftaran admin ULP
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
5
Admin Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP), terlebih dahulu mengisi formulir registrasi secara online untuk mendapatkan User ID dan Password untuk login ke dalam sistem.
Gambar 2 Pendaftaran admin ULP
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
6
Gambar 3 Pendaftaran admin ULP
Data yang diisikan pada formulir online adalah sebagai berikut :
Nama Pegawai, adalah nama dari pegawai yang telah ditunjuk oleh Kepala ULP melalui SK Pengangkatan untuk menjadi admin ULP;
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
7
NIP, diisi Nomor Induk Pegawai bagi PNS; bagi Non PNS diisi 19950817 20160817 3 1 a
b
c d
a, diisi tanggal lahir pegawai; b, diisi tanggal mulai kerja di Kementerian PUPR; c, diisi bila laki – laki angka 3 dan bila perempuan angka 4; d, diisi nomor urut; Satuan Kerja, diisi nama Satuan Kerja admin ULP ditempatkan;
Password, diisi password yang digunakan untuk masuk/login ke dalam aplikasi SIULP. Gunakan huruf atau angka atau kombinasi keduanya yang mudah diingat oleh admin ULP;
Alamat, diisi alamat kantor ULP yang menjadi admin ULP;
Telepon, diisi nomor telepon kantor yang menjadi admin ULP;
Handphone, diisi nomor handphone admin ULP;
Email, diisi alamat e-mail ULP;
Pangkat, diisi pangkat dari admin ULP;
Golongan, diisi golongan dari admin ULP;
Pengangkatan menjadi, adalah pilih admin ULP;
Nomor SK, diisi nomor SK Pengangkatan oleh Kepala ULP untuk menjadi admin ULP;
Massa Berlaku SK, diisi batas berlakunya SK Pengangkatan tersebut.
Submit Setelah selesai mengisi data pendaftaran admin ULP dan mengupload SK Pengangkatan, Admin ULP harus meng klik tombol untuk konfirmasi.
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
8
Gambar 4 Konfirmasi pendaftaran admin ULP berhasil
Setelah berhasil melakukan pendaftaran admin ULP diminta untuk mengirimkan bukti pendaftaran ke email
[email protected] atau
[email protected] untuk proses aktivasi.
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
9
2.2 Login ke Aplikasi Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) Untuk Login ke Aplikasi SIULP, admin masuk sistem melalui Portal ULP yaitu ulp.pu.go.id didalam portal tersebut terdapat menu Sistem Pendukung untuk masuk ke Sistem Informasi ULP.
KLIK
KLIK
Gambar 5 Portal Unit Layanan Pengadaan
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
10
Gambar 6 Login aplikasi SIULP
Setelah masuk ke Aplikasi Sitem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) admin harus mengisi User ID dan Password yang telah terdaftar sebagai Admin ULP.
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
11
2.3 Input Data Kepanitiaan
Gambar 7 Data kepanitiaan
Tambah Data Setelah login di Aplikasi SIULP, klik tombol admin ULP di
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
untuk tambah data kepanitiaan
12
Gambar 8 Input kepanitiaan
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
13
Gambar 9 Input kepanitiaan
Data yang diisikan pada formulir data kepanitiaan / pokja adalah sebagai berikut :
Nama Kepanitiaan, diisi nama kepanitiaan/pokja satker yang akan melelangkan paket pekerjaan;
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
14
Tahun Anggaran, diisi tahun anggaran paket pekerjaan yang akan dilelangkan;
Satminkal, diisi nama Satminkal;
Satuan Kerja, diisi nama Satuan Kerja;
Nomor Surat Usulan, diisi nomor surat usulan Pokja dari Satker ke ULP;
Tanggal Surat Usulan, diisi tanggal surat usulan Pokja dari Satker ke ULP;
Tanggal Usulan Diterima ULP, diisi tanggal surat usulan pokja diterima ULP;
Tanggal Usulan Masuk ke Kepala ULP, diisi tanggal surat usulan pokja masuk ke Kepala ULP;
Nomor SK Penetapan Pokja, diisi nomor SK Penetapan Pokja;
Tanggal SK Penetapan Pokja, diisi tanggal SK Penetapan Pokja;
Nomor SK Penugasan, diisi nomor SK Penugasan Pokja;
Tanggal SK Penugasan, diisi tanggal SK Penugasan Pokja;
Nomor Surat Penyampaian Penugasan, diisi nomor surat penyampaian penugasan pokja;
Tanggal Surat Penyampaian Penugasan, diisi tanggal surat penyampaian penugasan pokja;
Tanggal Surat Penyampaian Penugasan dikirim, diisi tanggal surat penyampaian penugasan pokja dikirim;
Tanggal Surat Penyampaian Penugasan diterima, diisi nomor surat penyampaian penugasan pokja diterima;
Setelah selesai mengisi data kepanitiaan dan mengupload SK dan surat – surat yang diperlukan , Admin ULP harus meng klik Submit tombol submit
untuk konfirmasi.
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
15
2.4 Input Anggota Kepanitiaan
Gambar 10 Input anggota kepanitiaan
Data yang diisikan dalam Input Anggota Kepanitiaan adalah sebagai berikut :
Nama Panitia, diisi nama anggota panitia/ pokja;
NIP, diisi NIP anggota panitia/ pokja;
Jabatan, diisi jabatan dalam panitia/pokja;
Jika admin akan menambah anggota kepanitiaan klik tombol
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
Tambah Anggota
setelah selesai klik tombol
16
Simpan Anggota
2.5 Input Paket Setelah admin selesai menginput data anggota, selanjutnya admin menginput paket pekerjaan yang akan dilelangkan dengan cara klik tombol
Input Paket
Gambar 11 Input Paket Pekerjaan
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
17
Gambar 12 Input Waktu Pelaksanaan Lelang
Data yang diisikan dalam Input Anggota Kepanitiaan adalah sebagai berikut :
Satminkal, diisi nama Satminkal;
Satuan Kerja, diisi nama Satuan Kerja;
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
18
Tahun Anggaran, diisi tahun anggaran paket pekerjaan yang akan dilelangkan;
Paket, diisi Nama Paket Pekerjaan yang akan dilelangkan; 1. Pengumuman Pemenang, diisi tanggal mulai dan selesai pengumuman pemenang; 2. Evaluasi Prakualifikasi (kosongkan jika tidak ada) , diisi tanggal mulai dan selesaievaluasi prakualifikasi; 3. Aanwijzing, diisi tanggal mulai dan selesai aanwijzing; 4. Pembukaan Penawaran Biaya, diisi tanggal mulai dan selesai pembukaan penawaran biaya; 5. Evaluasi Penawaran, diisi tanggal mulai dan selesai evaluasi penawaran; 6. Pengumuman Pemenang, diisi tanggal mulai dan selesai pengumuman pemenang; 7. Penerbitan SPPBJ, diisi tanggal mulai dan selesai penerbitan SPPBJ; 8. Penandatanganan Kontrak, diisi tanggal mulai dan selesai penandatangan kontrak; 9. Penerbitan SPMK , diisi tanggal mulai dan selesai penerbitan SPMK;
Jika admin sudah selesai menginput paket dan akan menginput paket lagi klik tombol pelelangan sama admin bisa klik tombol
Copy Jadwal
Tambah Paket
, seandainya jadwal dari
setelah semua data paket pekerjan sudah selesai klik tombol
admin akan mendapatkan kode token kepanitiaan.
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
19
Kembali
2.6 Revisi atau Edit Data Kepanitiaan
Gambar 13 Data Kepanitiaan
Apabila Admin ULP ingin mengedit atau merevisi data kepanitiaan pilih saja menu Revisi atau Edit di SIULP dan apabila ingin menghapus data kepanitiaan pilih menu Hapus
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
20
2.7 Kode Token
Gambar 14 Data Kepanitiaan
Kode token tersebut dikirimkan ke Kepala Satuan Kerja dan digunakan untuk kode akses kedalam aplikasi SPSE dan SIPS.
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
21
2.8 Aktivasi Kepanitiaan Setelah Admin ULP selesai melakukan input data kepanitiaan dan data paket yang akan dilelangkan akan mendapatkan kode token, untuk aktivasi kepanitiaan admin masuk kembali ke menu registrasi admin ULP dan pilih menu Pendaftaran Kepanitiaan. Kode Token Kepanitiaan di copy dan di klik tombol Submit
KLIK
Gambar 14 Aktivasi Kepanitiaan
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
22
2.9 Pendaftaran Kepanitiaan Berhasil
Gambar 15 Aktivasi Kepanitiaan
Pendaftaran Kepanitiaan Berhasil dan mendapatkan Token Kepanitiaan digunakan untuk aktivasi Anggota Kepanitiaan
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
23
Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat aplikasi SIULP. Untuk meningkatkan pelayanan, SIULP akan diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian. Jika Anda mendapat kesulitan dalam pengoperasian SIULP, silakan menghubungi alamat dan nomor telepon yang terdapat di Portal ulp.pu.go.id (halaman ”Kontak Kami”).
SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
24
