DAFTAR ISI. Pengantar

Panduan Aplikasi Database PVUK

DAFTAR ISI

Halaman

 Pengantar

I

1.

Panduan Instalasi Aplikasi Database PVUK

1

2.

Panduan Merubah Region dan Language ke format Indonesia

8

3.

Panduan Tambah Formulir Isian Peternakan

10

4.

Panduan Edit/Ubah Isian Peternakan

13

5.

Panduan Cetak Laporan Otomatis

16

6.

Panduan Cetak Peta

22

7.

Panduan Penggabungan Database

27

8.

Panduan Import Form Excel

31

9.

Panduan Export Tabel Database ke Excel

35


Aplikasi Database Pelayanan Veteriner Unggas Komersial (PVUK)

Aplikasi database Pelayanan Veteriner Unggas Komersial (PVUK) adalah aplikasi yang dibangun untuk mendukung kegiatan pelayanan veteriner unggas komersial yang dilakukan oleh petugas. Pada saat ini, aplikasi database PVUK adalah aplikasi yang telah dikembangkan mengikuti perkembangan yang terjadi pada kegiatan pelayanan veteriner unggas komersial dalam kaitan dengan pengendalian penyakit Avian Influenza. Aplikasi database PVUK ini menggunakan database Microsoft Access (MS. Access) untuk penyimpanan data dan tidak membutuhkan koneksi internet untuk melakukan input data. Adapun petugas pengelola data saat ini adalah Data Encoder di tingkat Kabupaten/Kota yang akan mengirimkan database ini via email ke Data Encoder di tingkat Provinsi untuk digabungkan di tingkat Provinsi dan diteruskan kembali via email ke tingkat Pusat. Namun, jika tidak terdapat data encoder, maka petugas manapun di Dinas dapat dilatih menggunakan database ini dengan mudah dan cepat. Adapun kegiatan lapangan yang dapat diinput dan diolah adalah sebagai berikut:  Profiling (Formulir Isian Peternakan. Bentuk: kertas/hardcopy)  Pertemuan Kelompok Peternak (Formulir khusus untuk Peternak Individu. Bentuk: Ms. Excel terformat)  Kunjungan ke Peternak Individual (Formulir pertemuan kelompok Petugas PVUK – khusus untuk kegiatan pada kelompok Peternak. Bentuk: Ms. Excel terformat) • Evaluasi • Penyelidikan Masalah • Monitoring

Halaman I


Setiap petugas pelayanan Veteriner (PPV) yang telah dilatih untuk kegiatan Pelayanan Veteriner Unggas Komersial (PVUK) ini harus terlebih dahulu mengisikan Biodata Pribadi Petugas sehingga namanya dapat tersimpan di dalam database dan dilanjutkan untuk proses input formulir kegiatan ke dalam database. Pada aplikasi database PVUK ini, terdapat jenis laporan dan peta yang dapat dicetak langsung dari aplikasi yaitu:  Laporan 1: List peternakan (yang sudah diprofiling)  Laporan 2: Rincian Kinerja Petugas  Laporan 3: Kegiatan di Peternak  Laporan 4: Kegiatan di Pertemuan Kelompok  Peta Lokasi Peternakan Hasil Profiling  Pela Lokasi Peternakan Hasil Profiling (per jenis unggas)

Contoh laporan #3 Kegiatan di Peternak

Contoh Cetak Peta:Peta Lokasi Peternakan Hasil Profiling (per jenis unggas) Informasi lebih detil mengenai laporan dan peta ini dapat dilihat pada bagian cetak laporan dan peta. Panduan ini juga dapat diakses di www.ectad-pat.web.id. ***

Halaman II


PANDUAN INSTALASI APLIKASI DATABASE PVUK

Langkah pertama untuk menggunakan aplikasi database PVUK ini adalah dengan melakukan instalasi aplikasi database PVUK.

Pendahuluan : •

Mohon untuk membaca petunjuk ini sampai selesai sebelum memulai proses instalasi.

•

Aplikasi yang digunakan adalah PVUK dan akan diinstal di Drive D dengan folder D:\PVUK

•

Jika menggunakan komputer/laptop yang sudah pernah terinstal aplikasi PVUK dengan versi sebelumnya, lakukanlah langkah ini :  Pastikan untuk membackup database PVUK terakhir yang dimiliki pada komputer, dengan cara melakukan copy dan paste file database “PVUK.mdb” ke folder lain (misalkan: ke folder ”Backup”. Tuliskan/rename nama file mdb tersebut. Contoh : ”PVUK Lama backup 15 DESEMBER 2014.mdb”).  Emailkan backup database lama itu ke alamat email: [email protected]  Backup database selesai, delete/hapus folder ”PVUK” yang ada di drive D anda

•

Jika menggunakan komputer baru yang tidak memiliki aplikasi database PVUK yang lama, pastikan komputer :  Memiliki drive D untuk instalasi program. Jika tidak ada drive D, pilihlah drive lain yang tersedia. Jangan menginstal di drive C karena jika terkena virus, maka program/data nya akan mudah rusak/hilang.

•

Regional setting harus dalam ”Indonesian” . Cara merubah Regional Setting ada pada : Panduan Merubah Region Dan Language Ke Format Indonesia.

•

Karena aplikasi database PVUK bersifat offline, jangan menginstalkan program ini di lebih dari 1 computer. Karena jika dilakukan input data secara paralel, tidak ada sinkronisasi data sehingga data akan tetap terpisah di 2 lokasi yang berbeda.

Halaman 1


Panduan Instalasi Aplikasi Database PVUK: 1. Jalankan file Setup PVUK dengan cara mengklik 2 kali pada file tersebut. Jika muncul Kotak Pesan “Do you want to allow program from unknown publisher to make changes to the computer” . Pilihlah YES/YA

2. Selanjutnya akan muncul Kotak Pesan instalasi Setup PVUK. Pilihlah “Next”

Halaman 2


3. Memilih folder instalasi, by default akan muncul ”D:\PVUK”. Klik “Next”.

4. Pilih “Create a desktop icon” untuk menampilkan shortcut icon aplikasi PVUK pada desktop komputer. Kemudian pilih “Next”.

Halaman 3


5.

Pastikan lokasi instalasi anda sudah benar di D:\PVUK. Sesudah itu, klik “Install”.

6. Proses instalasi akan berjalan. Tunggu hingga proses selesai.

Halaman 4


7. Proses instalasi selesai, klik “Finish”.

***

Halaman 5


Konfigurasi Lokasi Pengguna Aplikasi PVUK Setelah selesai melakukan proses intalasi aplikasi, maka langkah selanjutnya adalah melakukan konfigurasi lokasi untuk aplikasi database PVUK yang telah diinstal. Langkah-langkah untuk melakukan konfigurasi lokasi adalah sebagai berikut: 1. Pilih setting lokasi yang sesuai :  Jika di Propinsi, pilihlah ”Propinsi” sesuai dengan propinsi Anda.

 Jika di Kabupaten : 1. Pilihlah ” Propinsi” sesuai dengan propinsi Anda 2. Lanjutkan dengan memilih “Kabupaten” sesuai dengan nama kabupaten Anda.

Halaman 6


2. Pilih tombol “Simpan” jika sudah selesai melakukan konfigurasi lokasi.

***

Halaman 7


PANDUAN MERUBAH REGION DAN LANGUAGE KE FORMAT INDONESIA Aplikasi database PVUK ini harus menggunakan seting regional komputer dan Bahasa dalam format “INDONESIA”. Langkah-langkah untuk melakukan atau memastikan format regional komputer dan Bahasa ke dalam format “Indonesia” adalah sebagai berikut:

1. Region dan Language yang digunakan adalah Indonesia, Jika belum menggunakan format Indonesia maka perlu melakukan seperti pada langkah dibawah ini (Panduan ini menggunakan Microsoft Windows 7) 1. Klik Icon windows pada bagian kiri bawah layar komputer.

2. Pilih Control Panel

3. Pilih Clock, Language, and Region (Untuk memudahkan pastikan View by adalah Category)

Halaman 8


4. Pilih Region and Language

5. Pada Formats, ubahlah format ke Indonesian (Indonesia)

Jika format yang digunakan sudah Indonesian(Indonesia), pilih OK, dan dengan begitu maka Region dan Language komputer adalah Indonesia.

***

Halaman 9


APLIKASI DATABASE PVUK : TAMBAH FORMULIR ISIAN PETERNAKAN

Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Tambah Formulir Isian Peternakan Fitur ini digunakan untuk menambahkan data mengenai kegiatan profiling ke dalam database PVUK yang berasal dari formulir Isian Peternakan. Formulir Isian Peternakan berupa hardcopy yang diisikan oleh PPV setelah selesai melakukan kegiatan di lapangan. Pendahuluan : •

Harap dipastikan bahwa “REGION DAN LANGUAGE” pada komputer yang digunakan adalah format INDONESIA. (Untuk Pengecekan Region dan Language dapat dilihat pada “Panduan Merubah REGION DAN LANGUAGE Ke format Indonesia”)

Halaman 10


Panduan Tambah Isian Peternakan :

1. Jalankan/klik aplikasi PVUK. 2. Pilih menu “Tambah”.

3. Pilih “Formulir Isian Peternakan”.

4. Tampilan Formulir Isian Peternakan.

5. Isilah selengkap mungkin pada setiap daftar isian yang ada pada “Formulir Isian Peternakan”.

Halaman 11


6. Lanjutkan dengan memilih tombol “Simpan + Tutup Form” untuk menyimpan penambahan isian peternakan yang telah ditambahkan pada “Formulir Isian Peternakan”. 7. Jika ingin membatalkan penambahan isian peternakan pilihlah tombol “Tidak Simpan + Tutup Form” tersimpan pada database.

maka data yang telah ditambahkan tidak

***

Halaman 12


APLIKASI DATABASE PVUK : EDIT/UBAH ISIAN PETERNAKAN

Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Edit/Ubah Isian Peternakan Fitur ini digunakan untuk melakukan perubahan isi data pada laporan kegiatan profiling (Isian Peternakan) yang sebelumnya sudah tersimpan di dalam database PVUK.

Pendahuluan : •


Halaman 13


Panduan Edit/Ubah Isian Peternakan :

1. Jalankan/klik aplikasi PVUK. 2. Pilih menu “Edit”.

3. Pilih “Formulir Isian Peternakan ”.

4. Tampilan mencari isian peternakan yang ingin diedit/diubah

Halaman 14


5. Memilih data peternakan yang ingin diedit/diubah dari hasil pencarian.

6. Tampilan Edit/Ubah Isian Peternakan .

7. Lakukanlah edit/ubah data, kemudian lanjutkan dengan memilih tombol “Simpan + Tutup Form” untuk menyimpan data peternakan yang telah diubah pada pada database. 8. Jika ingin membatalkan edit/rubah isi data peternakan pilihlah tombol “Tidak Simpan + Tutup Form” pada database.

maka data yang telah diubah tidak tersimpan ***

Halaman 15


APLIKASI DATABASE PVUK : CETAK LAPORAN OTOMATIS

Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Cetak Laporan Otomatis Fitur ini digunakan untuk menampilkan dan mencetak hasil ringkasan isi data yang telah tersimpan di dalam database secara cepat, mudah dan otomatis sesuai dengan pilihan jenis cetak laporan yang ada. Hasil laporan ini akan tercetak dalam bentuk file MS Excel yang berisi informasi perkembangan situasi terkait pelayanan veteriner unggas komersial di peternakan dan dapat digunakan untuk keperluan analisis lebih lanjut.

Pendahuluan : •


Halaman 16


Panduan Menu Cetak Laporan :

1. Jalankan/klik aplikasi PVUK. 2. Pilih menu “Laporan”.

3. Pilih Laporan Yang ingin dicetak.

4. Proses Cetak Laporan (1-4) A) Tentukan Periode yang ingin dicetak dalam laporan URC Provinsi Kabupaten/Kota Keperluan Cetak Laporan (Keperluan Dinas, Lainnya atau keduanya) B) Pilih “Tombol Cetak Laporan”

Halaman 17


5. Memilih tempat menyimpan hasil cetak laporan, kemudian pilih tombol “Save”

6. Proses Cetak Laporan akan berjalan.

Halaman 18


7. Proses Cetak Laporan Selesai, kemudian pilih tombol “OK”

8. Hasil Cetak Laporan akan terbuka dalam file MS Excel

Halaman 19


Contoh Hasil Cetak Laporan PVUK:

•

•

Laporan 1: List peternakan (yang sudah diprofiling)  Berisi daftar data peternakan unggas komersial hasil profiling (koordinat GPS, populasi, jenis unggas dan nama PPV yang melakukan profiling)

Laporan 2: Rincian Kinerja Petugas  Berisi rincian kinerja per PPV saat melakukan kegiatan profiling, pertemuan kelompok peternak dan pertemuan individu per peternak (jumlah hari kerja dan tanggal kunjungan terakhir)

Halaman 20


•

Laporan 3: Kegiatan di Peternak  Berisi data tanggal kegiatan yang dilakukan per individu peternak (kunjungan awal, evaluasi, penyelidikan masalah dan monitoring), hasil RAT dan diagnosa akhir saat penyelidikan masalah di peternakan yang dikunjungi.

•

Laporan 4: Kegiatan di Pertemuan Kelompok  Berisi ringkasan data kegiatan di pertemuan kelompok peternak per desa (jumlah kegiatan, alasan kegiatan dan jumlah peserta)

***

Halaman 21


APLIKASI DATABASE PVUK : CETAK PETA

Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Cetak Peta Fitur ini digunakan untuk menampilkan situasi terkait pelayanan veteriner unggas komersial dalam bentuk peta sesuai dengan isi data yang telah tersimpan di dalam database sehingga informasi yang disampaikan dapat lebih mudah untuk dipahami dan lebih menarik untuk disajikan.

Pendahuluan : •


Halaman 22


Panduan Menu Cetak Peta :

1. Jalankan/klik aplikasi PVUK. 2. Pilih menu “Laporan”.

3. Pilih “Peta” yang ingin ditampilkan/dicetak.

4. Pilih jenis peta yang ingin ditampilan, per tanggal dan label wilayah yang hendak ditampilkan di peta Ada 2 jenis peta yang dapat dipilih: 1. Peta lokasi peternakan hasil profiling 2. Peta lokasi peternakan hasil profiling (per jenis unggas)

5. Setelah selesai, pilih tombol “Tampilkan”

Halaman 23


6. Kemudian pilih tombol “Simpan” untuk menyimpan hasil cetak peta.

7. Pilih lokasi menyimpan peta, kemudian pilih tombol “Save”

Halaman 24


8. Peta akan tersimpan dalam file Ms Word

Contoh Peta yang dapat ditampilkan : Peta 1: Peta lokasi peternakan hasil profiling

Halaman 25


Peta 2: Peta lokasi peternakan hasil profiling (per jenis unggas)

***

Halaman 26


APLIKASI DATABASE PVUK : PENGGABUNGAN DATABASE

Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Penggabungan Database

Fitur ini digunakan untuk menggabungkan database PVUK dimana penamaan setiap file database tersebut harus sudah sesuai dengan format standar penamaan untuk dapat digabungkan ke dalam database utama di aplikasi ini. Proses ini dilakukan oleh tingkat Propinsi dan Pusat.

Pendahuluan : •


Halaman 27


Panduan Penggabungan Database :

1. Jalankan/klik aplikasi PVUK. 2. Pilih menu “Utilitas”.

3. Pilih “Penggabungan Database ”.

4. Tampilan awal penggabungan Database, pilih tombol “Pilih Database”

Halaman 28


5. Pilih salah satu database yang ingin digabungkan, kemudian pilih tombol “Open” Penggabungan database hanya dapat dilakukan satu per satu.

6. Pilih tombol “Gabungkan Database”

7. Biarkan proses penggabungan berjalan sampai selesai dan diharapkan tidak melakukan aktifitas lain di komputer untuk menghindari terganggunya proses penggabungan database. Dan setelah proses penggabungan selesai maka akan muncul tampilan dibawah ini, pilih tombol “Ok”.

Halaman 29


Catatan : Jika dalam proses penggabungan muncul tampilan dibawah ini

Maka kemungkinan yang terjadi adalah sebagai berikut:  database yang ingin digabungkan sudah pernah digabungkan sebelumnya.  database yang dikirimkan dan ingin digabungkan belum dilakukan perubahan nama file dan masih standar nama database didalam aplikasi PVUK, yaitu “PVUK.MDB”.  Jika ingin dapat melakukan penggabungan, lakukanlah perubahan nama file pada database yang ingin digabungkan sesuai dengan periode yang berlaku pada saat proses penggabungan, kemudian ulangi proses penggabungan. 8. Pilih Tombol untuk kembali ke tampilan awal aplikasi PVUK, dan ulangi mulai langkah 2-7 untuk menggabungkan database selanjutnya.

***

Halaman 30


APLIKASI DATABASE PVUK : IMPORT FORM EXCEL

Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Import Form Excel Fitur ini digunakan untuk menggabungkan atau mengimpor laporan kegiatan PVUK yang berbentuk file MS Excel. Laporan kegiatan yang dapat digabungkan adalah laporan kegiatan untuk individu peternak dan laporan kegiatan pertemuan kelompok peternak. File MS Excel yang hendak digabungkan harus memiliki penamaan file yang sudah sesuai dengan format standar penamaan untuk dapat digabungkan ke dalam database utama di aplikasi ini.

Pendahuluan : •


Halaman 31


Panduan Import Form Excel:

1. Jalankan/klik aplikasi PVUK.

2. Pilih menu “Utilitas”.

3. Pilih “Import Form Excel ”.

4. Tampilan awal Import Form Excel, pilih tombol “Pilih File Excel”

Halaman 32


5. Pilih file Excel yang ingin di import, kemudian pilih tombol “Open”

Catatan : • File excel yang dapat di import hanyalah file Excel yang tersimpan dalam format Microsoft Excel 2003 yang ditandai dengan ektensi file “XLS” • File excel yang dapat di import hanya dapat dilakukan secara satu per satu.

6. Pilih tombol “Import File Excel”

Halaman 33


7. Jika muncul tampilan ini pada saat import file excel, pilih “Yes”.

Catatan : • Jika file excel yang ingin di import merupakan file terbaru yang diterima dari file excel sebelumnya, sehingga jika dilakukan update akan memperbarui isi data dalam database dengan isi data yang terbaru. 8. Jika muncul tampilan ini pada saat import file excel, pilih “No”

9. Biarkan proses import berjalan sampai selesai dan diharapkan tidak melakukan aktifitas lain di komputer untuk menghindari terganggunya proses import file excel. Dan setelah proses import file excel selesai maka akan muncul tampilan dibawah ini, pilih tombol “Ok”.

10. Pilih file excel selanjutnya yang ingin di import ke dalam database seperti pada langkah 4. ***

Halaman 34


APLIKASI DATABASE PVUK : EXPORT TABEL DATABASE KE EXCEL

Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Export Tabel Database ke Excel Fitur ini digunakan untuk melakukan Expor isi Tabel database PVUK ke dalam bentuk file MS Excel. Seluruh tabel dan data di dalam aplikasi database PVUK dapat diekspor isinya sebagai bahan analisis data lebih lanjut oleh pengguna dengan menggunakan formula yang ada dalam MS Excel.

Pendahuluan : •


Halaman 35


Panduan Export Tabel Database ke Excel :

1. Jalankan/klik aplikasi PVUK. 2. Pilih menu “Utilitas”.

3. Pilih “Export to Excel ”.

4. Tampilan awal Export Tabel Database ke Excel

Halaman 36


5. Pilih Tabel Database yang ingin di Export, kemudian proses Export Tabel akan berjalan.

Keterangan nama tabel pada MS Access dan isi data nya adalah sebagai berikut: Tabel

Isi data (sesuai Formulir)

POULTRY_FARMS

Profiling Peternakan

PVUK_NEW_FORM

Laporan Kegiatan Petugas PVUK

PVUK_NEW_FORM_MEETING

Laporan Pertemuan Kelompok Petugas PVUK

Halaman 37


6. Hasil Export Tabel akan terbuka dalam file MS Excel. Pada contoh dibawah ini adalah hasil dari export table Poultry Farms yang berisi data kegiatan profiling.

Contoh Hasil Export Tabel Poultry Farms

7. Jika ingin menyimpan hasil export tersebut, silahkan lakukan penyimpanan data/file yang biasa dilakukan menggunakan MS Excel. Pilih gambar logo yang ada pada pojok kiri tampilan MS Excel.

8. Kemudian pilih “Save”

Halaman 38


9. Tentukan lokasi dimana ingin menyimpan dan berikan nama untuk file yang ingin disimpan, kemudian pilih tombol “Save”.

***

Halaman 39

DAFTAR ISI. Pengantar

Recommend Documents