Daftar Isi
List of Content
Daftar Isi – Standar Etika dan Perilaku PHE WMO untuk Rekanan Usaha
ii
List of Content – Code of Conduct PHE WMO for Business Partners
PENGANTAR DARI SR. EXECUTIVE VP & GENERAL MANAGER PHE WMO
1
INTRODUCTION FROM SR. EXECUTIVE VP & GENERAL MANAGER PHE WMO 2
VISI DAN MISI PHE WMO
5
VISION AND MISSION PHE WMO
5
KOMITMEN TERHADAP STANDAR ETIKA DAN PERILAKU
7
COMMITMENT TO CODE OF CONDUCT
8
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Mengapa Para Rekanan Usaha Harus Mengikuti Pedoman Ini Apa yang Kami Harapkan Apa yang Kami Minta Kebijakan Keselamatan, Kesehatan dan Lingkungan Hubungan dengan Para Rekanan Usaha Jenis-Jenis Pelanggaran yang Harus Dihindari Pemberian dan Jamuan yang Dilarang Pemberian yang Diperbolehkan Tes Keputusan Informasi Rahasia Peniup Peluit PT PHE WMO
Dalam dokumen ini, kata atau frasa misalnya : • ‘PHE WMO’, ‘Perusahaan kita’ dan ‘Perusahaan’ diartikan sebagai Pertamina Hulu Energi WMO. • ‘Vendor’, ‘Kontraktor’ dan ‘Pemasok’ diartikan sebagai Rekanan Usaha
ii
11 13 15 17 19 23 25 29 31 33 35
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Why The Business Partners Follow This Guidance What We Expected What We Ask Safety, Health and Environment Policies Dealing with Business Partners Types of Violations That Must Be Avoided Prohibited Gift and Entertaiment Allowable Gift Self Test Confidential Information PT PHE WMO Whistleblower
In this document, the words or phrases such as : • 'PHE WMO‘, 'Our Company' and 'Company' means Pertamina Hulu Energi WMO. • ‘Vendor’, ‘Contractor’ and ‘Supplier’ means Business Partner
iii
iii
12 14 16 18 20 24 26 30 32 34 36
PENGANTAR DARI SR. EXECUTIVE VP & GENERAL MANAGER PHE WMO
FOREWORD FROM SR. EXECUTIVE VP & GENERAL MANAGER PHE WMO
Rekanan Usaha (Vendor) yang kami hormati,
Dear valued Vendors,
PHE WMO memberlakukan Code of Conduct (CoC) bagi setiap pekerja dan rekanan usaha (pihak ketiga) yang bekerja untuk PHE WMO dalam rangka mewujudkan Good Corporate Governance di kegiatan operasional perusahaan. PHE WMO menjunjung tinggi kepercayaan yang dibangun oleh integritas, standar perilaku, etika yang tinggi dan menyeluruh dari setiap pekerja. Hal ini harus dipelihara dan ditingkatkan tanpa mengenal waktu dan tempat.
PHE WMO is applying Code of Conduct (CoC) for every PHE WMO’s employees and business partners (third party) in order to achieve good corporate governance in the company's operations. PHE WMO honors the trust that is built by high standard and comprehensive of integrity, behavioral and ethic of all employees. This should be maintained and improved without limitation of the time and place.
Standar etika dan perilaku diterapkan oleh insan PHE WMO di setiap aktivitas perusahaan, termasuk yang sedang mempunyai hubungan kerja dengan PHE WMO maupun bagi yang akan mempunyai hubungan kerja di kemudian hari.
The standard of ethical and behavior is applied by the “insan PHE WMO” in any company’s activity, including who is on having working relationship with PHE WMO and for those who will have a working relationship in the future.
Insan PHE WMO adalah setiap pekerja yang bekerja untuk PHE WMO baik pekerja tetap/permanen, pekerja kontrak, maupun pekerja rekanan usaha (pihak ketiga) yang memberikan jasanya kepada PHE WMO.
“Insan PHE WMO” is every employee that works for PHE WMO, which is permanent employees, contract employees, and the employees of business partners (third parties) who provide services to the PHE WMO.
1
2
PENGANTAR DARI SR. EXECUTIVE VP & GENERAL MANAGER PHE WMO
FOREWORD FROM SR. EXECUTIVE VP & GENERAL MANAGER PHE WMO
Buku ini secara khusus menerangkan standar etika dan perilaku yang wajib diterapkan oleh pihak penyedia barang dan jasa seperti misalnya kepatuhan untuk tidak menjalankan praktek-praktek yang masuk dalam kategori gratifikasi menurut peraturan pemerintah yang berlaku, konsekuensi-konsekuensi yang harus dihadapi jika tidak mematuhi peraturan yang berlaku, aktivitas-aktivitas yang masuk dalam kategori ‘tidak diperkenankan,’ dan lain sebagainya.
This book specifically describes standard of ethical and behavior that must be applied by the vendors of goods and services, such as compliance to avoid the practices that fall into the category of gratification according to government regulations, the consequences arising from the ignorance of the applicable regulations, activities included in the category of 'not allowed,' and so forth.
Dengan menerapkan standar etika dan perilaku ini, maka PHE WMO dan seluruh penyedia barang dan jasa terkait dapat menciptakan lingkungan kerja yang bersih dan dapat dihandalkan.
By applying this standard of ethical and behavior, then PHE WMO and all related vendors of goods and services is creating a clean and reliable working environment.
September 2013,
Bambang H. Kardono Sr. Executive Vice President & General Manager PHE WMO
3
4
●●●●● Vision: To be a world-class oil and gas company Mission: Maximizing Values of West Madura Offshore Oil and Gas Block through safe and reliable operations to deliver benefits to our stakeholders. ●●●●●
Visi dan Misi PHE WMO Vision and Mission PHE WMO 5
6
Komitmen Terhadap Standar Etika dan Perilaku
Commitment to Code of Conduct
Definisi:
Definition:
Pernyataan mengenai aturan-aturan: apa yang harus dan apa yang dilarang dilakukan bagi para karyawan, pemasok dan kontraktor untuk mempermudah pembeli dan penjual berperilaku secara profesional bedasarkan praktik etika usaha yang baik.
Statements regarding the rules: what should be done and what is forbidden for employees, suppliers and contractors to facilitate buyers and sellers behave in a professional manner based on good business ethics practice.
Tujuan dan Makna:
Purpose & meaning:
Menetapkan standar-standar nilai & etika Menjelaskan secara rinci standar-standar etika Pedoman perilaku etis ’insan’ PT PHE WMO (*) Sebagai media komunikasi ”apa makna perusahaan” bagi para pemangku kepentingan
To identify the values and ethical standards To explain in detail the ethical standards An ethical behavior guideline of ‘insan’ PT PHE WMO (*) As “what company stands for” communication media to stakeholders
(*) Insan PHE WMO adalah setiap pekerja yang bekerja untuk PHE WMO baik pekerja tetap/ permanen, pekerja kontrak, maupun pekerja rekanan usaha (pihak ketiga) yang memberikan jasanya kepada PHE WMO
(*) “Insan PHE WMO” is every employee that works for PHE WMO, which is permanent employees, contract employees, and the employees of business partners (third parties) who provide services to the PHE WMO.
Gratifikasi:
Gratification:
Sesuai peraturan pemerintah UU No. 20 tahun 2001 Penjelasan pasal 12b ayat (1) yang mengatur mengenai etika perilaku mengatakan bahwa gratifikasi adalah “pemberian dalam arti luas, yakni meliputi pemberian uang, barang rabat (diskon), komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan cuma-cuma, dan fasilitas lainnya”. Gratifikasi tersebut baik diterima di dalam negeri maupun di luar negeri, dan dilakukan dengan menggunakan sarana elektronik ataupun tanpa sarana elektronik
Pursuant to elucidation of Article 12b paragraph (1) of Law Number 20 Year 2001 ruling code of conduct, gratification is “gift in the broad sense, covering money, discounts, commission, loan without interest, travel ticket, accommodation facility, tourism trip, gratis therapy, and other facilities”. The gratification is received in the country and abroad, and granted by using electronic or non-electronic means
7
8
Komitmen Terhadap Standar Etika dan Perilaku
Commitment to Code of Conduct
PT PHE WMO Sebagai Perusahaan Panutan
PT PHE WMO as Role Model Company
PT PHE WMO adalah suatu perusahaan yang melakukan usahanya dengan cara yang etis dan bertanggung jawab, memenuhi kewajiban-kewajiban lingkungannya dan berupaya memberikan sumbangan kepada masyarakat. PT PHE WMO menetapkan standar yang tinggi bagi setiap insan PT PHE WMO dan para Pemasok & Kontraktor kami, sejalan dengan komitmen kami untuk berprestasi sebagai Perusahaan panutan. Sasaran ini menopang baik tujuan maupun visi kami
9
PT PHE WMO is a company that conducts its business in an ethical and responsible way, meets its environmental obligations and strives to contribute to the community. PT PHE WMO sets high standards for our people and our vendor & contractor, in line with our commitment to perform as a role model company. This goal underpins both our purpose and our vision.
10
1. Mengapa para Rekanan Usaha harus mengikuti pedoman ini
1. Why the Business Partners Must Follow This Guidance
Para Rekanan Usaha harus juga menyadari akibat-akibat tidak dipenuhinya persyaratan-persyaratan PT PHE WMO ketika melakukan usaha bersama kami.
Business Partners should also be aware of the consequences of not complying with PT PHE WMO’s requirements when doing business with us.
Perilaku korup dan tidak etis yang terbukti nyata dapat berakibat pada:
Demonstrated corrupt or unethical conduct could lead to:
Menerima surat peringatan
Receiving a warning letter
Penyidikan resmi atas korupsi dan pelanggaran-pelanggaran lainnya
Formal investigation for corruption and other offences
Potensi hilangnya kerja sama dimasa mendatang untuk jangka waktu yang panjang karena penurunan reputasi
Potential long term loss of future work due to damage to reputation Termination of a contract or contracts
Pengakhiran kontrak kerja sama
Black List
Dimasukkan dalam daftar hitam
11
12
2. Apa yang Kami Harapkan
2. What We Expected
PHE WMO mengharapkan para Karyawan dan Rekanan Usaha untuk menunjukkan perilaku usaha yang bersih dan wajar. Kami ingin agar para Rekanan Usaha kami selalu mewaspadai bagaimana pandangan terhadap tindakan-tindakan yang terkait dengan pembelian.
PHE WMO expects the Employees and Business Partners to demonstrate the clean and fair business ethic. We expect the Business Partner always alert how to view the actions related with the procurement.
Berikut adalah apa yang diharapkan PHE WMO :
Here is what PHE WMO looking for:
PT PHE WMO bekerja berdasarkan prinsip kualitas terbaik dengan harga yang kompetitif. Hal ini merupakan inti semua hubungan usaha kami dengan para Rekanan Usaha barang dan jasa. Nilai terbaik dari uang bukan secara otomatis harga yang terendah.
PT PHE WMO works to the principle of best value of money. This is at the core of all our business relationships with Business Partners of goods and services. Best value for money does not automatically mean the lowest price.
Kami mempertimbangkan semua faktor yang bersangkutan termasuk biaya operasi, biaya yang berkesinambungan (kinerja, pemeliharaan dan mobilisasi/demobilisasi), mutu, keandalan dan ketepatan waktu dalam menentukan prinsip nilai diatas.
We balance all relevant factors including initial cost, whole of-life costs (performance, maintenance and disposal), quality, reliability and timeliness in determining true value of money.
Menjadi sumber yang layak secara komersial dan wajar, menggunakan peralatan yang hemat energi, produk-produk yang mengandung bahan-bahan daur ulang dan ramah lingkungan Menjadi perusahaan yang memenuhi standar HSSE (kesehatan, keamanan, keselamatan & lindungan lingkungan) yang tinggi
13
Source, wherever reasonably commercially feasible, energy efficient equipment, products containing recycled materials and environmentally friendly product Become a company with high standard of HSSE
14
3. Apa yang Kami Minta
3. What We Ask
Kami mengharuskan semua Rekanan Usaha memperhatikan prinsipprinsip berikut ketika melakukan kerja sama dengan PT PHE WMO:
We require all contractors observe the following principles when doing business with PT PHE WMO:
Mentaati peraturan-peraturan SKK Migas yang berlaku tentang pengadaan barang dan jasa
Comply with prevailing SKK MIGAS regulations on procurement goods and services
Mentaati sistem kami untuk mempekerjakan para Rekanan Usaha, kebijakan-kebijakan dan tata cara pengadaan.
Comply with our systems for engaging Business Partners, procurement policies and procedures.
Menyediakan informasi yang tepat dan rinci, mengungkapkan informasi mengenai kegiatan-kegiatan usahanya, struktur, keadaan keuangan, dan kinerja sesuai dengan undang-undang dan peraturan-peraturan serta praktek-praktek industri yang berlaku, sebagaimana ditetapkan.
Provide accurate, detailed information disclose information regarding its business activities, structure, financial situation, and performance in accordance with applicable laws and regulations and prevailing industry practices, when required.
Menyatakan adanya benturan-benturan kepentingan segera setelah Anda menyadarinya.
Declare conflicts of interest as soon as you become aware of them.
Bertindaklah etis, adil dan jujur dalam berinteraksi dengan para karyawan dan para pihak terkait lainnya
Act ethically, fairly and honestly in all dealings with employees and other related parties
Menetapkan langkah yang tepat untuk melindungi informasi yang bersifat rahasia milik PT PHE WMO
Take all reasonable measures to prevent disclosure of confidential PT PHE WMO information.
15
16
4. Kebijakan Keselamatan, Kesehatan dan Lingkungan
4. Safety, Health and Environment Policies
Sejalan dengan komitmen kami untuk bertindak sebagai Perusahaan panutan, kami terus memantapkan fokus kami yang kuat atas masalah-masalah keselamatan, kesehatan dan lingkungan di seantero usaha – termasuk para Pemasok & Kontraktor kami. Ketika perusahaan kami didirikan kami menerapkan kebijakan tertulis sebagai pemandu atas seluruh kegiatan yang terkait di dalam ruang lingkup ini.
In line with our commitment to acting as a row model company, we continue to maintain a strong focus on safety, health and environmental issues across the business – including our Business partners. When the company was formed we adopted policy documents to guide all our activities in these areas.
Para Pemasok & Kontraktor PT PHE WMO diharuskan memenuhi standar standar keselamatan, kesehatan dan lingkungan perusahaan.
Business Partners of PT PHE WMO are required to meet the company’s safety, health and environmental standards.
17
18
5. Hubungan dengan Para Rekanan Usaha
5. Dealing with Business Partners
Para karyawan yang bergerak dalam fungsi pengadaan diharapkan untuk menjaga tingkat moralitas dan etika yang tinggi setiap saat. Dalam berhubungan dengan para Rekanan Usaha secara pribadi, setiap karyawan mewakili Perusahaan dan harus mencerminkan kepentingan dan kebutuhan semua departemen. Negosiasi dengan PHE WMO harus berdasarkan keputusan usaha yang sehat.
The employees engaged in the procurement function is expected to maintain the high level of morality and ethics at all times. In dealing with the Business Partner personally, every employee represents the company and must reflect any concerns and needs of all departments. Negotiations with PHE WMO should be based on a sound business decision.
PT PHE WMO akan berupaya untuk memastikan bahwa kebijakankebijakan, tata cara dan praktek-praktek yang berkenaan dengan pelaksanaan tender dan kontrak bersifat konsisten dengan praktekpraktek terbaik dan kode etik tertinggi.
PT PHE WMO will seek to ensure that policies, procedures and practices relating to the implementation of the tender and the contract is consistent with best practices and the highest ethical code.
Pada waktu melakukan usaha dengan para Rekanan Usaha, para karyawan PT PHE WMO bertanggung jawab atas tindakan-tindakan mereka dan diharapkan untuk:
Upon doing business with vendors & contractors and contractors, PT PHE WMO employees are accountable for their actions and are expected to:
Berlaku adil, jujur dan etis terhadap semua pihak atau organisasi yang memasok barang dan jasa ke PT PHE WMO
Deal fairly, honestly and ethically with all individuals and organisations that supply goods or services to PT PHE WMO
Menghindari benturan kepentingan apapun di mana seorang karyawan dapat terpengaruh atau dapat dianggap terpengaruh, oleh kepentingan pribadi dalam melaksanakan tugas mereka bagi PT PHE WMO
Avoid any conflicts of interest where an employee could be influenced,or could be perceived to be influenced, by a personal interest in carrying out their duty to PT PHE WMO
Menolak hadiah atau pemberian yang tidak wajar yang dimaksudkan untuk atau cenderung menimbulkan persepsi bahwa mereka dapat bertindak secara berpihak dalam rangka pelaksanaan tugas mereka
Refuse improper rewards or gifts that are intended to or are likely to create the perception that they may act in a partial manner in the course of their duties
19
20
5. Hubungan dengan Para Rekanan Usaha
5. Dealing with Business Partners
Memperhatikan persyaratan-persyaratan perundang-undangan, perindustrian atau administratif yang terkait dengan posisi kami dan setiap pedoman yang dikeluarkan oleh PT PHE WMO mengenai pelaksanaan tugas-tugas mereka
Observe legislative, industrial or administrative requirements relevant to our position and any guidelines issued by PT PHE WMO concerning the performance of their duties
Mendorong persaingan yang jujur untuk mendapatkan nilai terbaik
Encourage fair competition to get the best value
Memastikan bahwa semua para calon rekanan usaha yang bersangkutan diberi akses yang sama dalam hal informasi dan kesempatan memasukkan penawaran
Ensuring that all potential Business Partners are given equal access to information and opportunities to submit bids
Memastikan bahwa semua kegiatan mulai dari penyelesaian pekerjaan, pengadaan hingga pengambilan keputusan didokumentasikan dengan baik dan benar untuk memastikan adanya pengawasan internal yang efektif yang diperlukan untuk mengevaluasi keefektifan kinerja rekanan usaha
Ensure that all activities from the completion of the work, procurement , decision-making are properly documented and to ensure effective internal controls are necessary to evaluate the effectiveness of the performance of business partners
Memastikan bahwa PT PHE WMO tidak akan mengungkapkan informasi rahasia atau pribadi kecuali diminta secara hukum sesuai peraturan atau undang-undang yang berlaku
Ensure that PT PHE WMO will not disclose confidential or personal information unless required by law or regulation in accordance applicable laws
21
22
6. Jenis-Jenis Pelanggaran yang Harus Dihindari
6. Types of Violation that Must Be Avoided
Suap, korupsi dan perilaku serupa berarti pelanggaran terhadap perilaku etis dan para Rekanan Usaha tidak boleh menerima atau menawarkan suap atau imbalan-imbalan.
Bribery, corruption and similar behavior mean a violation to the ethical conduct and vendors & contractors shall not receive or offer bribes or inappropriate/undue advantages.
Penggelapan, pemalsuan, penyimpangan, penyelewengan, penyalahgunaan, kejahatan dunia maya dan pencurian dianggap sebagai perilaku tak etis dan dilarang keras. Para Rekanan Usaha tidak boleh berperilaku demikian dalam segala bentuk dan pelanggaran atas aturan ini dapat berakibat diambilnya tindakan hukum.
Embezzlement, forgery, deviation, misappropriation, abuse, cyber crime and theft are considered as a non-ethical conduct and are strictly prohibited. All Business Partners must not engage in such behavior in any form and violations to this rules may result in legal action.
23
24
7. Pemberian dan Jamuan yang Dilarang
7. Prohibited Gift and Entertainment
Penerimaan/pemberian suap atau komisi adalah ilegal dan tidak akan ditolerir. Siapa pun yang terbukti terlibat dalam tindakan tersebut akan dikenakan tindakan disiplin sesuai peraturan dan Rekanan Usaha yang terkait akan dibatasi lingkupnya dengan PHE WMO.
Acceptance / giving bribes or commissions are illegal and will not be tolerated. Anyone who has been involved in such actions will be subject to disciplinary action according to the rules and related Business Partner will be limited in scope by PHE WMO.
Perusahaan akan menuntut para pelanggar apabila dimungkinkan. PHE WMO mengharapkan agar para Rekanan Usahanya tidak menawarkan suap atau komisi semacam itu. Segala pemberian, jasajasa gratis, diskon atas pembelian pribadi tidak diizinkan. Hal ini berlaku baik untuk karyawan maupun orang lain yang menjadi anggota keluarganya. Berikut adalah contoh perilaku pemberian dan jamuan yang dilarang :
The company will prosecute the offenders when possible. PHE WMO expects that Business Partner will not offering bribes or commissions. Any gift, free services, discounts on personal purchases are not allowed. This applies both to employees and others who became members of his family. Here is an example of the prohibited gifts and entertainment:
Pemberian cindera mata melebihi apa yang ditentukan oleh perusahaan Kontraktor mempekerjakan karyawan PT PHE WMO sebagai karyawan mereka Bekerjasama dengan karyawan PT PHE WMO untuk memenangkan tender atau proses pengadaan lainnya dan/atau memenuhi permintaan karyawan yang bersangkutan Menawarkan dan/atau menjanjikan sesuatu kepada karyawan PT PHE WMO dengan harapan mendapat imbalan Undangan makan pagi/siang/malam selama proses pengadaan kontrak apapun dengan keras dilarang
25
Gift/souvenir beyond what is specified by the company Contractors hired employee of PT PHE WMO as their employees In cooperation with the employees of PT PHE WMO to win the tender or other procurement process and / or fulfill the employee's request Offering and/or promise anything to PT PHE WMO employee with the expectation of reciprocation Breakfast/lunch/dinner invitation during a procurement/any contract process
26
7. Pemberian dan Jamuan yang Dilarang
Pemberian uang tunai/yang setara dengannya diserahkan/diterima kepada/dari setiap pihak ketiga
7. Prohibited Gift and Entertainment
yang
Cash/monetary gift given/received to/from any 3rd party
Jamuan yang tidak sesuai dengan hukum dan norma-norma hukum yang berlaku, yang berpotensi mencederai reputasi korporasi
Entertainment not suitable to the effective law and legal norms, which is potential to tarnish the corporate reputation
Hadiah apapun dalam bentuk uang kontan atau instrumen pembayaran yang dapat diuangkan (seperti sertifikat hadiah, pinjaman uang, saham, opsi saham).
Any gift in the form of cash or negotiable instruments that can be cashed (such as gift certificates, loans, stock, stock options).
Hadiah apapun atau hiburan yang bersifat ‘quid pro quo’ (meminta balas budi dengan sesuatu). Hiburan yang sifatnya tidak pantas, berorientasi seksual, dan tidak sejalan dengan komitmen PT PHE WMO untuk saling menghormati atau dengan suatu cara dapat berdampak buruk bagi reputasi PT PHE WMO
Any gift or entertainment that is 'quid pro quo' (ask for reciprocation with something). Entertainment that are inappropriate, sexually-oriented, and not in line with PT PHE WMO's commitment to mutual respect or in some way can be bad for the reputation of PT PHE WMO
Makan malam dan bentuk hiburan malam atau akhir pekan lainnya dilarang.
Dinner and evening or other weekend entertainment are prohibited.
27
28
8. Pemberian yang Diperbolehkan
8. Allowable Gift
Hadiah-hadiah kecil (contohnya kalender, buku agenda, mug, topi, kaos perusahaan, pemberat kertas, gantungan kunci, dsb yang mencantumkan logo/nama perusahaan pemberi) dapat diterima.
Small gifts (such as calendars, agenda books, mugs, hats, company’s tshirt, paperweights, key chains, etc. that include the logo / company’s name) are acceptable.
29
30
9. Tes Keputusan
9. Self Test
Ketika Anda tidak yakin apakah anda terima/berikan diperbolehkan atau tidak, maka jawablah pertanyaan-pertanyaan dalam tes keputusan ini dan komunikasikan dengan atasan anda
When you are not sure of what you receive/give is allowable or not, please answer the questions below and communicate it with your direct supervisor.
Niat: niat hanya membangun hubungan usaha atau menunjukkan rasa hormat, atau apakah untuk mempengaruhi obyektivitas penerima dalam mengambil keputusan usaha?
Intent: is the intent only to build a business relationship or offer normal courtesy, or is it to influence the recipient’s objectivity in making a business decision?
Materi dan kekerapan: apakah pemberian atau jamuan wajar dan jarang atau dapat memaksakan suatu kewajiban kepada Anda? Jika ya,hal ini menunjukkan penyimpangan
Materiality and frequency: is the gift or entertainment modest and infrequent or could it place you (or the orther party) under an obligation? If so, this shows irregularities
Keabsahan: apakah Anda yakin bahwa pemberian atau jamuan tersebut sesuai dengan hukum atau tidak melanggar peraturan kedua pihak (penerima dan pemberi)?
Legality: are you sure that the gift or entertainment is in accordance with the laws or it does not conflict with regulations in both sides (receiver and giver)?
Pemenuhan aturan-aturan penerima: apakah penerimaan pemberian atau jamuan diperbolehkan oleh organisasi penerima?
Compliance with the recipient’s rules: is the receipt of gift or entertainment allowed by the recipients’ organization?
Transparansi: akankah Anda merasa terganggu jika pimpinan, teman sekerja atau siapapun di luar perusahaan mengetahui hal tersebut? Jika demikian, hal ini menunjukkan penyimpangan
Transparency: would you be embarrassed if your manager, colleagues or anyone outside the company become aware? If so, this shows irregularities
Kemunafikan: apakah Anda sedang menempuh standar ganda? Masing-masing orang hanya merasa nyaman dengan menerima/memberi
Hypocrisy: are you adopting double standards? Each individual should only be comfortable to receive/give
31
32
10. Informasi Rahasia
10. Confidential Information
Bagian dari perilaku etis yang baik adalah menjaga kerahasiaan informasi usaha yang bersifat rahasia. Hal ini berlaku baik terhadap informasi terkait dengan kepemilikan oleh PHE WMO (contoh: informasi tentang sumur dan informasi geologis) maupun informasi pengadaan yang bersifat rahasia yang ditawarkan kepada PHE WMO oleh para Rekanan Bisnis kami.
Part of good ethical behavior is to maintain the confidentiality of confidential business information. This applies both to information relating to ownership by PHE WMO (example: information about wells and geological information) or confidential procurement information which offered to PHE WMO by our Business Partner.
Bocornya informasi yang terkait dengan kepemilikan tentang penawaran dari satu pemasok ke tangan pemasok lainnya dianggap tidak etis dan ilegal, serta merusak reputasi Perusahaan. Informasi PHE WMO yang harus dijaga kerahasiaannya termasuk:
Leaking of information related to the ownership of offering from one supplier to another supplier is considered unethical and illegal, as well as ruin the Company's reputation. PHE WMO information that must be kept confidential, including:
Informasi dan hasil pengeboran yang bersifat rahasia;
Information and confidential drilling results
Informasi Perusahaan yang berada di Jaringan Internal Teknologi Informasi (LAN);
Company’s information in the Information Technology Internal Network (LAN)
Data Geologis & Geofisika;
Geological & Geophysical Data
Catatan gaji
Payroll records
Infomasi lain terkait dengan kepemilikan.
Other information related to ownership
Semua arsip-arsip di atas harus dipelihara secara up-to-date dan rahasia. Akses kepada arsip-arsip tersebut dan dokumentasi terbatas hanya kepada mereka yang diberi kewenangan untuk itu.
33
All of the above archives should be maintained up-to-date and confidential. Access to the archives and documentation is limited only to those who are given authority to do so.
34
11. Peniup Peluit PT PHE WMO
11. PT PHE WMO Whistleblower
Kotak Saran di PHE Tower Lt. 17
Whistleblower Protection and Anonymous Complaints
Pelapor
Kotak Saran
Verifikasi Kasus
Majelis Penyidikan
Tindakan
Vendors & Contractors shall create program to ensure the protection of contractors/supplier and worker whistleblower confidentiality and prohibit retaliation against workers who participate in such programs in good faith or refuse an order that is in violation of the Vendor & Contractor Code of Conduct. Vendors & Contractors shall provide an anonymous complaint mechanism for workers to report workplace grievances in accordance with local laws and regulations.
If you find unethical or illegal practices: Perlindungan untuk Whistleblower Para pemasok & kontraktor wajib mengadakan program untuk memastikan perlindungan kerahasiaan terhadap whistleblower dari para kontraktor/pemasok dan pekerja serta melarang tindakan balasan terhadap para pekerja yang mengikuti program tersebut dengan itikad baik atau menolak suatu perintah yang melanggar Kode Etik hubungan dengan pemasok. Para pemasok & kontraktor wajib menyediakan suatu mekanisme keluhan yang masih dirahasiakan identitasnya bagi para pekerja untuk melaporkan keluhan-keluhan di tempat kerja sesuai dengan hukum dan peraturan-peraturan setempat. Jika Anda menemukan praktek-praktek tidak etis atau melanggar hukum : Harap beritahu kami dan kami akan segera mengolah data/fakta & menindak-lanjuti sebagaimana mestinya. Jalur komunikasi ini dijamin kerahasiaannya dengan opsi masih dirahasiakan identitasnya. Jika Anda mempunyai informasi tentang: Korupsi Suap Benturan kepentingan Pelanggaran hukum dan peraturan
35
Please inform us and we will verify data/facts & follow up as required and necessary. This communications line has secrecy guaranteed with option still anonymous If you have information about: Corruption Bribery Conflict of interest Violation of law and regulation
Drop box at PHE Tower 17th Floor Rapporteur
Drop Box
CoC Verification
36
Investigation Panel
Action
11. Peniup Peluit PT PHE WMO
11. PT PHE WMO Whistleblower
Beri kami data yang cukup sehingga kami dapat menindak lanjuti: Siapa yang terlibat? Masalah apa yang dihadapi? Dimana masalah itu terjadi? Kapan/waktu masalah itu terjadi? Bagaimana masalah itu terjadi?
Provide sufficient data so that we can follow up: Who are involved? What is the issue? Where does the issue happen? When does the issue happen? How does the issue happen?
Saran Saran & rekomendasi untuk penyempurnaan buku ini Silahkan hubungi Bagian Internal Audit di
[email protected]
Suggestion Suggestions and recommendations for improvement of this book please contact the Internal Audit Section in PHEWMO.CoC.line@ pertamina.com
Tanyakan sebelum bertindak Apakah hal tersebut sesuai dengan hukum? Apakah hal tersebut mengikuti persyaratan-persyaratan PT PHE WMO? Apakah hal tersebut benar? Bagaimana orang lain akan menilai hal tersebut? - Berbagai contoh, pelanggan kita, koran-koran, dan para anggota masyarakat sekitar tempat bekerja Ingatlah panduan singkat ini Pelajarilah persyaratan peraturan perundang-undangan dan Perusahaan yang berlaku bagi pekerja anda Selalu mengikuti & mematuhi standar aturan Ada banyak cara meminta bantuan. Yang terpenting adalah Anda harus menggunakan salah satu fasilitas yang disediakan itu Bertanyalah bila Anda tidak yakin langkah yang paling tepat Terus bertanya sampai Anda mendapatkan jawaban yang menurut Anda paling nyaman dilaksanakan
37
Ask before you act Is it lawful? Does it follow the requirements of PT PHE WMO Is it true? How others will judge it? - A variety of examples, our customer, newspapers, and community members working around the place Remember this brief guide Study the requirements of company legislation and regulations that apply to your employees Always follow and comply with the rules There are many ways of asking for help. It is essential that you have to use one of the facilities provided Ask if you are unsure of the most appropriate way Keep asking until you get the answer you are most comfortable to carry out
38
