Kata Pengantar Dalam rangka penyusunan RPJMN 2010-2014 dan Renstra KL 2010-2014, diharapkan sudah mengimplementasikan pokok-pokok reformasi perencanaan dan penganggaran seperti dituangkan dalam UU 25/2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (SPPN) dan paket perundangundangan di bidang Keuangan Negara, terutama UU 17/2003 tentang Keuangan Negara. Pokok-pokok reformasi tersebut antara lain berkenaan dengan pelaksanaan perencanaan dan penganggaran yang berbasis kinerja dengan perspektif jangka menengah. Sebagai langkah awal pelaksanaan amanat undang-undang tersebut di atas, diperlukan upaya penyempurnaan struktur Program dan Kegiatan Kementerian/Lembaga. Sebagai langkah teknis pelaksanaannya, diperlukan kegiatan pelatihan dan sosialisasi bagi seluruh Kementerian/Lembaga dalam rangka upaya penyempurnaan struktur Program dan Kegiatan tersebut. Sejauh ini telah disusun pedoman Restukturisasi Program dan Kegiatan, namun untuk menunjang pelaksanaan sosialisasi dan pelatihan Restrukturisasi Program dan Kegiatan kepada seluruh Kementerian/Lembaga, masih dirasakan perlu untuk menyusun beberapa panduan yaitu: Modul 1. Kerangka Pemikiran Reformasi Perencanaan dan Penganggaran, Modul 2. Langkah Teknis Penyusunan Program dan Kegiatan, serta Modul 3. Tutorial Software Penyusunan Program dan Kegiatan. Modul 3. Tutorial Software Penyusunan Program dan Kegiatan ini disusun untuk memberikan petunjuk dan penjelasan secara rinci mengenai langkah-langkah pengoperasian software penyusunan program dan kegiatan Kementerian/Lembaga.
Software penyusunan program dan kegiatan sendiri merupakan bagian dari sistem database terpadu antara proses perencanaan dan penganggaran yang sedang dibangun. Agar dapat memberikan panduan dalam penggunaan software kemudahan dalam penggunnannya, maka dirasakan perlu untuk menyusun modul tutorial sebagai panduan dalam pelaksanaannya. Walaupun penjelasan dalam buku ini telah dirasa memadai, apabila masih terdapat permasalahan dalam tata cara dan proses pengisian formulir-formulirnya, kiranya dapat menghubungi: Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas) Direktorat Alokasi Pendanaan Pembangunan Jl. Taman Suropati No. 2, Jakarta 10301 Telepon (021) 3910201 Ext. 308, 568, 569, 570, 571 dan 472 Fax (021) 3148553
Daftar Isi Kata Pengantar.................................................................... i DaftarIsi .............................................................................. ii A. B. C. D. E.
F.
G.
Menjalankan Sistem Informasi Penyusunan Program Dan Kegiatan ............................................... 1 Menggunakan Form Menu ......................................... 1 Input Data ................................................................. 2 Mengisi Form Input Data Kinerja Kementerian/Lembaga .............................................. 4 Input Data Eselon I .................................................... 5 Input Data Usulan Program .............................. 8 Mengisi Form Input Data Indikator Program ............................................................ 9 Input Data Eselon II ................................................... 11 Mengisi Form Input Data Eselon Ii ................... 11 Input Data Kegiatan .......................................... 13 Mengisi Form Input Data Kegiatan ................... 13 Mengisi Data Indikator Kinerja Kegiatan .......... 14 Pemetaan Usulan Kegiatan Dengan Eksistintg Kegiatan Prioritas 2008 ..................... 21 Mengisi Form Input Kegiatan Existing .............. 21 Cetak Laporan/Formulir ............................................ 22 Menampilkan Formulir ..................................... 22
A.
MENJALANKAN SISTEM INFORMASI PENYUSUNAN PROGRAM DAN KEGIATAN Saat kita menjalankan Sistem Informasi Penyusunan Program dan Kegiatan maka pertama kali akan muncul Form Menu
B.
MENGGUNAKAN FORM MENU 1. Memilih Kementerian/Lembaga 2. Memilih menu yang tersedia. Dalam Form menu ini. Terdapat 4 tombol yang dapat dipilih, yaitu : a. Input Data Digunakan untuk menambah data/mengisi detail program dan kegiatan b. Laporan/Formulir Digunakan untuk mencetak laporan/formulir sesuai dengan format-format yang telah ditentukan 1
c. Rekapitulasi K/L Digunakan untuk membuat laporan rekapitulasi usulan program dan kegiatan dalam Kementerian/Lembaga d. Keluar Sistem Digunakan untuk keluar dari sistem
C.
INPUT DATA Menu ini digunakan untuk menambahkan data-data yang berkaitan dengan program dan kegiatan yang diusulkan. Semua form dalam sistem ini mempunyai cara yang sama dalam menambah/mengubah ataupun menghapus data. Oleh karena itu perlu disampaikan cara menambah/mengubah dan menghapus data sebelum form-form tersebut dijelaskan satu per satu. Menambah/mengubah Data 1. Meletakkan pointer pada field yang akan diisi/diubah 2. Untuk menambah data, isi field dengan data baru 3. Untuk mengubah data, ubah data yang ada pada field dengan data yang sesuai 4. Untuk pindah ke field lain cukup dengan Enter atau Tab. 5. Sistem akan menyimpan data yang ada dalam field secara otomatis Menghapus Data 1. Meletakkan pinter pada field data yang akan dihapus 2. Tekan tombol Hapus 3. Tekan Yes untuk menghapus data, tekan No untuk membatalkan proses penghapusan
2
Input Data Visi dan Misi Kementerian/Lembaga Form ini digunakan untuk mengisi data visi dan misi kementerian/lembaga.
Input Data Kinerja Kementerian/Lembaga Selanjutnya di buka menu kinerja. Form ini digunakan untuk mengisi uraian kinerja K/L.
3
Mengisi form input data kinerja kementerian/lembaga 1. Mengisi nomor Kinerja K/L 2. Mengisi uraian Kinerja K/L 3. Mengisi indikator Kinerja K/L dengan menekan tombol 4. Setelah menekan tombol tersebut maka akan muncul form yang berfungsi untuk mengisi data indikator sasaran strategis K/L
5. Setelah seluruh sasaran dan indikatornya selesai diisi, langkah selanjutnya adalah memilih unit eselon I . Jika nama unit eselon I belum tercantum dalam daftar Unit Eselon I, maka tekan tombol yang terletak di sebelah kanan Unit Eselon I. Setelah itu akan tampil form yang berfungsi untuk mengisi daftar unit eselon I
4
6. Menekan tombol Masuk untuk mengisi data unit eselon I 7. Menekan tombol Tutup untuk kembali ke Form Menu
D.
INPUT DATA ESELON I Form ini digunakan untuk mengisi data-data yang berkaitan dengan unit eselon I, seperti tugas pokok dan fungsi unit eselon I.
5
Mengisi form input data unit Eselon I 1. Mengisi visi dan misi yang dimiliki oleh unit eselon I 2. Mengisi tugas pokok dan fungsi unit eselon I
6
3. Memilih indikator kinerja K/L yang sudah diisi sebelumnya disesuaikan dengan Tupoksi unit Eselon I
4. Menekan tombol Usulan Program untuk mengisi data program yang diusulkan oleh unit eselon I
7
5. Menakan tombol Tutup untuk kembali ke form input data unit eselon I
INPUT DATA USULAN PROGRAM Form ini digunakan untuk mengisi data-data yang berkaitan dengan program yang diusulkan oleh unit eselon I.
Mengisi form input data usulan program 1. Mengisi nomor urutan program yang diusulkan 2. Mengisi uraian nama program yang diusulkan 3. Mengisi uraian outcome program yang diusulkan 4. Mengisi detail indikator program yang diusulkan dengan menekan tombol Setelah itu akan muncul form input indikator program
8
MENGISI FORM INPUT DATA INDIKATOR PROGRAM 1. Mengisi nomor urut indikator program 2. Mengisi uraian indikator kinerja program 3. Mengisi informasi indikator kinerja program dengan menekan tombol Setelah itu akan muncul form input informasi indikator program
9
Daftar list input data informasi indikator kinerja program a. Mengisi tujuan/kepentingan b. Mengisi metode penghitungan c. Mengisi tipe penghitungan d. Mengisi indikator baru atau lama e. Mengisi kinerja yang diharapkan f. Mengisi standar indikator g. Mengisi unii eselon II sebagai pengelola indikator h. Mengisi waktu pelaksanaan pengumpulan data indikator i. Mengisi jadwal pelaporan j. Mengisi sumber pengumpulan data k. Mengisi hambatan dalam pengumpulan data l. Apabila semua field sudah diisi tekan Tutup untuk kembali ke form input indikator kinerja program
10
4. Apabila semua indikator dan informasi kinerja telah ditambahkan, tekan Tutup untuk kembali ke form input usulan program 5. Menekan tombol untuk mengisi data unit eselon II yang akan melaksanakan program yang diusulkan 6. Menekan tombol Tutup untuk kembali ke form input kinerja K/L apabila seluruh data program dan kegiatan pada unit eselon I tersebut telah selesai diisi
E.
INPUT DATA ESELON II Form ini digunakan untuk mengisi data-data yang berkaitan dengan unit eselon II, seperti tugas pokok dan fungsi unit eselon II.
MENGISI FORM INPUT DATA ESELON II 1. Memilih unit eselon II. Jika nama unit eselon II belum tercantum dalam daftar Unit Eselon II, maka tekan tombol 11
Setelah itu akan tampil form yang berfungsi untuk mengisi daftar unit eselon II
2. Mengisi tugas dan fungsi unit eselon II sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku
3. Selanjutnya pindah ke tab Usulan Kegiatan untuk mengisi usulan kegiatan yang akan dilaksanakan guna mencapai tujuan program.
12
INPUT DATA KEGIATAN Form ini digunakan untuk mengisi data-data yang berkaitan dengan kegiatan yang diusulkan dilaksanakan untuk mencapai tujuan program
URAIAN OUTPUT KEGIATAN
MENGISI FORM INPUT DATA KEGIATAN 1. Mengisi nomor kegiatan yang diusulkan 2. Mengisi uraian kegiatan yang diusulkan 3. Mengisi output kegiatan yang diusulkan 4. Mengisi indikator kinerja kegiatan dengan menekan tombol Setelah itu akan muncul form yang digunakan untuk input indikator kinerja kegiatan
13
MENGISI DATA INDIKATOR KINERJA KEGIATAN Dalam form input indikator kinerja ini, terdapat 3 jenis indikator yang dapat diisi, yaitu : indikator kuantitas, indikator kualitas atau indikator harga disesuaikan dengan pilihan indikator terbaik yang akan dimunculkan oleh K/L terkait.
14
1. Indikator Kuantitas
Mengisi form input indikator kuantitas 1. Mengisi nomor indikator 2. Mengisi uraian indikator kuantitas 3. Mengisi data informasi indikator kuantitas kinerja kegiatan dengan menekan tombol .Setelah itu akan muncul form input informasi indikatior kuantitas
15
Mengisi form input informasi indikator kuantitas a.
Mengisi tujuan/kepentingan
b.
Mengisi metode penghitungan
c.
Mengisi tipe penghitungan
d.
Mengisi indikator baru atau lama
e.
Mengisi kinerja yang diharapkan
f.
Mengisi standar indikator
g.
Mengisi unit organisasi sebagai pengelola indikator
h.
Mengisi waktu indikator
i.
Mengisi jadwal pelaporan
j.
Mengisi sumber pengumpulan data
k.
Mengisi hambatan dalam pengumpulan data
l.
Apabila semua field sudah diisi tekan Tutup untuk kembali ke form input indikator kuantitas
pelaksanaan
pengumpulan
data
16
4. Indikator Kualitas
Mengisi form input indikator kualitas 1. Mengisi nomor indikator 2. Mengisi uraian indikator kualitas 3. Mengisi data informasi indikator kualitas dengan menekan tombol Setelah itu akan muncul form input informasi indikator kualitas
17
Mengisi form input informasi indikator kualitas a.
Mengisi tujuan/kepentingan
b.
Mengisi metode penghitungan
c.
Mengisi tipe penghitungan
d.
Mengisi indikator baru atau lama
e.
Mengisi kinerja yang diharapkan
f.
Mengisi standar indikator
g.
Mengisi unit organisasi sebagai pengelola indikator
h.
Mengisi waktu indikator
i.
Mengisi jadwal pelaporan
j.
Mengisi sumber pengumpulan data
k.
Mengisi hambatan dalam pengumpulan data
l.
Apabila semua field sudah diisi tekan Tutup untuk kembali ke form input indikator kualitas
pelaksanaan
pengumpulan
data
18
3. Indikator Harga
Mengisi form input indikator harga 1. Mengisi nomor indikator 2. Mengisi uraian indikator harga 3. Mengisi data informasi indikator harga dengan menekan tombol Setelah itu akan muncul form input informasi indikator harga
19
Mengisi form input informasi indikator harga a.
Mengisi tujuan/kepentingan
b.
Mengisi metode penghitungan
c.
Mengisi tipe penghitungan
d.
Mengisi indikator baru atau lama
e.
Mengisi kinerja yang diharapkan
f.
Mengisi standar indikator
g.
Mengisi unit organisasi sebagai pengelola indikator
h.
Mengisi waktu indikator
i.
Mengisi jadwal pelaporan
j.
Mengisi sumber pengumpulan data
k.
Mengisi hambatan dalam pengumpulan data
l.
Apabila semua field sudah diisi tekan Tutup untuk kembali ke form input indikator harga
pelaksanaan
pengumpulan
data
4. Menekan tombol Tutup untuk kembali ke form input data kegiatan, apabila semua data dan informasi indikator kinerja kegiatan telah selesai diisi 20
PEMETAAN USULAN KEGIATAN DENGAN EKSISTING KEGIATAN ( 2009) Mengisi kegiatan eksisting (Tahun 2009) yang mempunyai kesamaan dengan kegiatan yang diusulkan, dengan menekan tombol akan muncul form yang digunakan untuk input kegiatan existing tersebut
MENGISI FORM INPUT KEGIATAN EKSISTING 1. Memilih kegiatan prioritas 2008 yang mempunyai kesamaan dengan kegiatan yang diusulkan. Uraian kegiatan dan sasaran kegiatan existing akan secara otomatis terbaca oleh sistem 2. Menekan tombol Tutup untuk kembali ke form data kegiatan 3. Menekan tombol Tutup untuk kembali ke form usulan program apabila semua data tentang kegiatan telah selesai diisi
21
F.
CETAK LAPORAN/FORMULIR Menu ini digunakan untuk mencetak formulir-formulir yang telah ditentukan. Terdapat 6 jenis laporan yang disediakan, yaitu : Formulir 1, Formulir 1A, Formulir 2, Formulir 3A, Formulir 3B, dan Formulir 4
MENAMPILKAN FORMULIR 1. Menekan tombol Laporan/Formulir 2. Memilih unit Eselon I 3. Memilih jenis laporan yang ingin ditampilkan dengan menekan tombol
22
a. Formulir 1 Formulir 1 menampilkan Lembar Kerja Penyusunan Program
b. Formulir 1A Formulir 1A menampilkan Lembar Kerja Penyusunan Kegiatan
23
c. Formluir 2 Formulir 2 menampilkan Rekapitulasi Penyusunan Program Dan Kegiatan
d. Formulir 3A Formulir 3A menampilkan lembar isian Informasi Indikator Kinerja Program
24
e. Formluir 3B Formulir 3A menampilkan lembar isian Informasi Indikator Kinerja Kegiatan
f. Formulir 4 Formulir 4 menampilkan Pemetaan Usulan Kegiatan
KEGIATAN EKSISTING (TAHUN 2009)
INDIKATOR KINERJA KEGIATAN
25
