DAFTAR ISI. I PENDAHULUAN 1.1. Maksud dan Tujuan Ruang Lingkup Referensi... 2

DAFTAR ISI

BAB

BAB

I PENDAHULUAN 1.1. Maksud dan Tujuan ............................................................................

1

1.2. Ruang Lingkup ..................................................................................

1

1.3. Referensi ........................................................................................

2

II DEWAN KOMISARIS 2.1. Tugas ,Wewenang dan Kewajiban Dewan Komisaris ....................................

3

2.1.1. Tugas ............................................................................

3

2.1.2. Wewenang .....................................................................

4

2.1.3. Kewajiban ......................................................................

4

2.2. Pembagian Kerja Dewan Komisaris .........................................................

6

2.3. Rapat Dewan Komisaris .......................................................................

6

2.4. Organ Pendukung ..............................................................................

9

2.4.1. Komite Audit ..................................................................

9

2.4.2. Komite Hukum dan Bina Lingkungan ......................................

12

2.4.3. Sekretariat Dewan Komisaris ...............................................

13

2.5. Dasar Penetapan dan Prosedur Remunerasi ..............................................

14

BAB III DIREKSI 3.1. Tugas, Wewenang dan Kewajiban Direksi .................................................

16

3.2. Susunan dan Pembagian Kerja Direksi .....................................................

17

3.3. Rapat Direksi ...................................................................................

22

3.3.1. Pengertian ......................................................................

22

3.3.2. Tata Laksana ....................................................................

23

3.4. Organ Pendukung ..............................................................................

25

3.4.1. Sekretaris Perusahaan .......................................................

25

3.4.2. Internal Audit (IA) ............................................................

26

3.5. Dasar Penetapan dan Prosedur Remunerasi ..............................................

27

BAB IV TATA LAKSANA HUBUNGAN KERJA KOMISARIS DAN DIREKSI 4.1. Pertemuan Formal.............................................................................

29

4.1.1. Kehadiran Direksi dalam Rapat Dewan Komisaris .......................

29

4.1.2. Kehadiran Dewan Komisaris dalam Rapat Direksi atas Undangan Direksi ..........................................................................

30

4.1.3. Penyelenggaraan Rapat Gabungan Komisaris – Direksi .................

31

4.1.4. Program Pengenalan Perseroan Kepada Pejabat Baru Pada

BAB

Organ Perseroan ..............................................................

32

4.2. Pertemuan Informal ...........................................................................

33

4.3. Komunikasi Formal ............................................................................

33

4.3.1. Pelaporan Berkala ............................................................

33

4.3.2. Pelaporan Khusus .............................................................

35

4.3.3. Surat Menyurat atau Penanganan Memorandum ........................

36

4.3.4. Tahun Buku dan Pelaporan ..................................................

37

4.3.5. Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan ..................................

39

4.3.6. Pemberitahuan Pelaksanaan Kegiatan Resmi Korporat ................

39

4.4. Komunikasi Informal ..........................................................................

40

V KEGIATAN ANTAR ORGAN PERSEROAN 5.1. Penyelenggaraan RUPS .......................................................................

41

5.1.1. Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan .................................

41

5.1.2. Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa ...............................

43

5.1.3. Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa dalam Rangka Menyetujui Perbuatan Direksi ..............................................

43

5.1.4. Tempat Rapat Umum Pemegang Saham ..................................

45

5.1.5. Pimpinan dan Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham ..........

46

5.1.6. Kourom, Hak Suara dan Keputusan RUPS .................................

47

5.2. Perbuatan Direksi yang Memerlukan Persetujuan Tertulis Komisaris.............................

49

BAB VI PENGGUNAAN WAKTU, SARANA DAN FASILITAS 6.1. Penggunaan Waktu .............................................................................

51

6.2. Penyediaan dan Penggunaan Sarana & Fasilitas ...........................................

52

6.3. Perjalanan Dinas ................................................................................

53

Board Manual PT Semen Padang

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Maksud dan Tujuan Board Manual adalah naskah yang menjelaskan secara garis besar hal-hal yang berkenaan dengan struktur organ Direksi dan organ Dewan Komisaris serta proses hubungan fungsi organ Direksi, organ Dewan Komisaris dan antara kedua organ Perseroan tersebut. Board Manual ini merupakan salah satu softstructure Good Corporate Governance (selanjutnya disingkat GCG), sebagai penjabaran dari Pedoman Tata Kelola Perusahan (Code of Corporate Governance) yang mengacu pada Undang-undang Perseroan Terbatas, Anggaran Dasar Perseroan dan best practice lainnya. Board Manual adalah naskah kesepakatan antara Direksi dan Komisaris yang bertujuan untuk: 1. Menjadi rujukan/pedoman tentang tugas pokok dan fungsi kerja Direksi dan Komisaris 2. Meningkatkan kualitas dan efektivitas hubungan kerja antar Direksi dan komisaris, 3. Menerapkan asas-asas GCG yakni Transparansi, Akuntabilitas, Responsibilitas, Independensi, dan Fairness (TARIF).

1.2. Ruang Lingkup Board Manual ini berlaku sebagai manual yang mengatur pelaksanaan hubungan kerja antar organ Dewan Komisaris dan organ Direksi di lingkungan PT SEMEN PADANG dengan mengacu pada ketentuan yang terdapat dalam Anggaran Dasar PT SEMEN

1


PADANG dan atau ketentuan yang terdapat dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku.

1.3. Referensi 1.

Undang-undang No. 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas.

2.

Undang-Undang No. 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara.

3.

Peraturan Pemerintah No. 45 Tahun 2005 tentang Pendirian, Pengurusan, Pengawasan dan Pembubaran Badan Usaha Milik Negara.

4.

Surat Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara No. Kep-117/M-MBU/2002 tentang Penerapan Praktik Good Corporate Governance pada Badan Usaha Milik Negara.

5.

Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara No. Per-05/ MBU/ 2006 tentang Komite Audit bagi Badan Usaha Milik Negara.

6.

Surat Edaran menteri BUMN No. S-375/MBU.WK/2011 tentang kebijakan Menteri Negara BUMN dalam pengurusan dan pengawasan BUMN.

7.

Anggaran Dasar PT SEMEN PADANG.

8.

Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Code of Corporate Governance).

9.

Committee Audit Charter PT Semen Padang tanggal 9 Maret 2004.

10. SPI Charter PT Semen Padang Revisi IV tanggal 26 Februari 2007. 11. Surat Direktur Utama PT Semen Gresik (Persero) Tbk No. 11031/ HK.032/21030/ 11.00 tanggal 25 November 2000 tentang Pembentukan Komite Audit PT Semen Padang.

2


BAB 2 DEWAN KOMISARIS

2.1. Tugas, Wewenang dan Kewajiban Dewan Komisaris 2.1.1. Tugas Dewan Komisaris diangkat dan diberhentikan oleh RUPS, dimana setiap anggota Dewan Komisaris tidak dapat bertindak sendiri - sendiri melainkan berdasarkan keputusan bersama Dewan Komisaris dalam melaksanakan tugastugas sebagai berikut1: (1) Pengawasan

untuk

kepentingan

Perseroan

dengan

memperhatikan

kepentingan para pemegang saham dan bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham; (2) Pengawasan terhadap kebijakan pengelolaan Perseroan yang dilakukan Direksi serta memberikan nasehat kepada Direksi dalam menjalankan Perseroan termasuk Rencana Pengembangan Perseroan, Pelaksanaan Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan, ketentuan-ketentuan anggaran dasar dan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham serta Peraturan Perundang-undangan yang berlaku; (3) Tugas, wewenang dan tanggung jawab sesuai dengan ketentuan-ketentuan Anggaran Dasar ini, keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

1

AD Pasal 14 ayat 1140)

3


2.1.2. Wewenang Wewenang Dewan Komisaris: 1. Melihat buku-buku, surat-surat, surat berharga serta dokumen-dokumen lainnya, memeriksa kas untuk keperluan verifikasi dan memeriksa kekayaan Perseroan; 2. Memasuki pekarangan, gedung dan kantor yang dipergunakan oleh Perseroan; 3. Meminta penjelasan kepada Direksi dan/atau pejabat lainnya mengenai segala persoalan yang menyangkut pengelolaan Perseroan; 4. Meminta

Direksi

atau

pejabat

lainnya

dibawah

Direksi

dengan

sepengetahuan Direksi untuk menghadiri rapat Dewan Komisaris; 5. Menghadiri rapat Direksi dan memberikan pandangan-pandangan terhadap hal-hal yang dibicarakan; 6. Melaksanakan

kewenangan

pengawasan

lainnya

sepanjang

tidak

bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, anggaran dasar, dan/atau keputusan Rapat Umum Pemegang Saham. 2.1.3. Kewajiban Sehubungan dengan tugas dan wewenang Dewan Komisaris yang dijelaskan pada paragraf sebelumnya, maka Dewan Komisaris berkewajiban :2 1. Memberikan nasihat kepada Direksi dalam melaksanakan pengurusan Perseroan; 2. Memberikan laporan dan penjelasan berkala kepada pemegang saham mayoritas baik di dalam maupun di luar forum Rapat Umum Pemegang Saham; 3. Melaksanakan keputusan yang telah diputuskan oleh pemegang saham mayoritas dalam forum sebagaimana disebutkan pada ayat (2) Pasal ini;

2

AD Pasal 14 ayat 2

4


4. Mengikuti perkembangan kegiatan Perseroan, memberikan pendapat dan saran kepada Rapat Umum Pemegang Saham mengenai setiap masalah yang dianggap penting bagi kepengurusan Perseroan; 5. Melaporkan dengan segera kepada Rapat Umum Pemegang Saham disertai dengan saran dan langkah perbaikan yang harus ditempuh apabila Perseroan menunjukkan gejala kemunduran; 6. Meneliti dan menelaah laporan berkala dan Laporan Tahunan yang disiapkan oleh Direksi serta menandatangani Laporan Tahunan; 7. Memberikan penjelasan, pendapat dan saran kepada Rapat Umum Pemegang Saham mengenai Laporan Tahunan apabila diminta; 8. Mengusulkan Akuntan Publik kepada Rapat Umum Pemegang Saham; 9. Membuat risalah rapat Dewan Komisaris; 10.

Memberikan laporan tentang tugas pengawasa yang telah dilakukan

selama tahun buku yang baru lampau kepada Rapat Umum Pemegang Saham; 11.

Menelaah

tambahan

program

kerja

tahunan

baik

yang

bersifat

opoerasional maupun yang bersifat strategis yang diusulkan oleh Direksi diluar Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan yang telah disahkan oleh Pemegang Saham untuk dimintakan Persetujuan Rapat Umum Pemegang Saham atau Pemegang Saham Mayoritas; 12.

Melaksanakan kewajiban lainnya dalam rangka tugas pengawasan dan

pemberian

nasihat,

sepanjang

tidak bertentangan

dengan

peraturan

perundang-undangan, anggaran dasar, dan/atau keputusan Rapat Umum Pemegang Saham

5


2.2.

Pembagian Kerja Dewan Komisaris

Dewan Komisaris terdiri dari seorang atau lebih anggota Dewan Komisaris, apabila diangkat lebih dari seorang anggota Komisaris, maka seorang diantaranya dapat diangkat sebagai Komisaris Utama dan yang lainnya sebagai Komisaris. 3 Dewan Komisaris yang terdiri atas lebih dari 1 (satu) orang anggota merupakan majelis dan setiap anggota Dewan Komisaris tidak dapat bertindak sendiri-sendiri, melainkan berdasarkan keputusan Dewan Komisaris.4 Pembagian Kerja diantara para anggota Komisaris diatur mereka sendiri, dan untuk kelancaran tugasnya Dewan Komisaris dapat dibantu oleh Sekretaris Dewan Komisaris yang diangkat oleh Dewan Komisaris atas Beban Perseroan. Dalam menjalankan tugas pengawasan, Komisaris wajib membentuk Komite Audit dan dapat membentuk Komite lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan yang berlaku.5

2.3. Rapat Dewan Komisaris Rapat Dewan Komisaris adalah rapat yang dilaksanakan oleh Dewan Komisaris yang berkenaan dengan tugas dan fungsinya, paling sedikit setiap bulan, yang mana dalam rapat tersebut Dewan komisaris dapat mengundang Direksi. Rapat Dewan Komisaris dapat diadakan setiap waktu bilamana dianggap perlu oleh seorang atau lebih anggota Komisaris atau atas permintaan tertulis seorang atau lebih anggota Direksi atau atas permintaan dari 1 (satu) pemegang saham atau lebih yang

3

AD Pasal 13 Ayat 1

4

UU No. 40 Tahun 2007 Pasal 10 Ayat 4 UU No. 40 Tahun 2007 Pasal 121 dan UU No. 19 Tahun 2003 Pasal 70 ayat (1) sd (4)

5

6


bersama-sama mewakili 1/10 (satu per sepuluh) bagian dan seluruh jumlah saham dengan hak suara yang sah.6 Rapat Dewan Komisaris dihadiri oleh anggota Dewan Komisaris dan dibantu oleh Sekretaris Dewan Komisaris untuk melaksanakan pencatatan risalah (berita acara) rapat. Apabila dipandang perlu, Rapat Dewan Komisaris dapat diperluas dengan mengundang anggota Direksi, Sekretaris Perseroan, Komite-komite dan undangan lainnya. Tata laksana :7 1. Pemanggilan Rapat Dewan Komisaris dilakukan oleh Komisaris Utama. 2. Pemanggilan Rapat Dewan Komisaris disampaikan kepada setiap anggota Komisaris secara langsung maupun secara tertulis dengan surat tercatat dengan mendapat tanda terima yang layak, sekurangnya 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan, dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat. 3. Pemanggilan rapat itu harus mencantumkan acara, tanggal, waktu dan tempat rapat. 4. Rapat Dewan Komisaris diadakan ditempat kedudukan Perseroan atau tempat kegiatan usaha Perseoran. Apabila semua anggota Dewan Komisaris hadir atau diwakili, panggilan terlebih dahulu tersebut tidak disyaratkan dan Rapat Dewan Komisaris dapat diadakan dimanapun juga dan berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat. 5. Rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris Utama, dalam hal Komisaris Utama tidak dapat hadir atau berhalangan, hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, maka Rapat Dewan Komisaris akan dipimpin oleh dan dari anggota Komisaris yang hadir dalam rapat. 6. Seorang anggota Komisaris dapat diwakili dalam Rapat Dewan Komisaris hanya oleh seorang anggota Komisaris lainnya berdasarkan surat kuasa yang diberikan secara khusus untuk keperluan itu. 6 7

AD Pasal 15 ayat 1 AD Pasal 15ayat (2) – (14)

7


7. Rapat Dewan Komisaris adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat hanya apabila lebih dari 1/2 (satu per dua) dari jumlah anggota Komisaris hadir atau diwakili secara sah dalam rapat. 8. Keputusan Rapat Dewan Komisaris harus diambil berdasarkan musyawarah mufakat. Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, maka keputusan diambil dengan pemungutan suara berdasarkan suara setuju paling sedikit lebih dari 1/2 (satu per dua) dari jumlah suara yang sah yang dikeluarkan rapat. 9. Apabila suara yang setuju dan tidak setuju berimbang, maka usul dianggap ditolak kecuali mengenai diri orang, Ketua Rapat Dewan Komisaris yang akan menentukan. 10. (a) Setiap anggota Komisaris yang hadir berhak mengeluarkan 1 (satu) suara dan tambahan 1 (satu) suara untuk setiap anggota Komisaris lain yang diwakilinya; (b) Pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat suara tertutup tanpa tanda tangan, sedangkan pemungutan suara mengenai hal-hal lain dilakukan dengan lisan, kecuali ketua Rapat menentukan lain tanpa ada keberatan dari yang hadir; (c) Suara blanko dan suara yang tidak sah dianggap tidak ada serta tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan. 11. Dewan Komisaris dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan Rapat Dewan Komisaris, dengan ketentuan semua anggota Dewan Komisaris telah diberitahu secara tertulis dan semua anggota Dewan Komisaris memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis serta menandatangani persetujuan tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara demikian mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam Rapat Dewan Komisaris. 12. Berita Acara Rapat Dewan Komisaris harus dibuat oleh seorang yang hadir dalam rapat yang ditunjuk oleh Ketua Rapat dan kemudian harus ditandatangani oleh Ketua Rapat dan salah seorang anggota Komisaris lainnya yang hadir dan ditunjuk untuk itu oleh rapat untuk memastikan kelengkapan dan kebenaran berita acara tersebut.

Apabila

berita

acara

tersebut

penandatanganan demikian tidak disyaratkan.

dibuat

oleh

Notaris,

maka

8


13. Berita Acara Rapat Dewan Komisaris yang dibuat dan ditandatangani menurut ketentuan diatas (poin 12) berlaku sebagai bukti yang sah baik untuk anggota Dewan Komisaris dan pihak ketiga mengenai keputusan Dewan Komisaris yang diambil dalam rapat tersebut.

2.4. Organ Pendukung Komisaris Berdasarkan Surat Edaran Menteri BUMN No. S-325/MBU.WK/2011 tentang kebijakan Menteri Negara BUMN dalam pengurusan dan pengawasan BUMN, maka Dewan Komisaris membentuk 2 (dua) komite sebagai organ pendukung Dewan Komisaris yaitu : 1. Komite Audit 2. Komite Hukum dan Bina lingkungan 2.4.1. Komite Audit8 Komite Audit membantu Dewan Komisaris dalam mengawasi pelaksanaan tata kelola perusahaan yang baik sesuai dengan asas-asas GCG, dan tugas pembinaan di perusahaan. Dalam melaksanakan tugasnya Komite Audit bersifat mandiri, serta bertanggung jawab langsung kepada Dewan Komisaris. Komite Audit membantu Dewan Komisaris dalam: 1. Melaksanakan kegiatan pengawasan dengan membangun mitra kerja dengan Satuan Pengawasan Intern, Auditor Ekstern, Direksi dan seluruh jajaran karyawan Perusahaan. 2. Melaksanakan tugas pembinaan sehingga Perusahaan dapat membangun keunggulan kompetitif secara ekonomis, efisien dan efektif.

8

Committee Audit Charter Tanggal 9 Maret 2004 dan KepMen BUMN Nomor KEP 103/MBU/2002 Tanggal 4 Juni 2002

9


Komite Audit mempunyai tugas khusus yang meliputi9: 1. Melakukan penilaian atas efektifitas pelaksanaan fungsi Satuan Pengawasan Internal (INTERNAL AUDIT) dengan: a. Melakukan penelaahan atas perencanaan audit Internal Audit antara lain dengan cara: i. Mengevaluasi Program Kerja Pemeriksaan Tahunan (PKPT) termasuk penentuan sampel auditee dan rencana anggaran biaya pemeriksaan; ii. Mengevaluasi penentuan audit issue di luar PKPT; dan iii. Mengevaluasi program audit dalam rangka pelaksanaan PKPT. b. Melakukan penelaahan atas pelaksanaan audit yang dilakukan INTERNAL AUDIT untuk memastikan bahwa audit telah dilaksanakan sesuai rencana dan supervisi audit telah dilakukan secara memadai untuk menjamin mutu pelaksanaan audit. c. Melakukan penelaahan atas pelaporan INTERNAL AUDIT, yaitu antara lain melalui evaluasi Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) INTERNAL AUDIT dan secara uji petik melakukan pengujian terhadap Kertas Kerja Pemeriksaan dari LHP tersebut untuk meyakinkan bahwa Laporan Pemeriksaan yang disajikan telah didukung dengan bukti-bukti yang memadai. Apabila dianggap perlu, Komite Audit mengadakan pemeriksaan ulang ke unitunit yang terkait dengan pemeriksaan yang telah dilakukan INTERNAL AUDIT. d. Melakukan penilaian atas tindak lanjut hasil audit untuk kemudian mengambil langkah-langkah yang diperlukan dalam hal Auditee tidak menindaklanjuti laporan INTERNAL AUDIT. 2. Mengevaluasi efektifitas pelaksanaan audit dari auditor eksternal, termasuk menelaah independensi dan obyektivitas auditor eksternal, serta menelaah kecukupan pemeriksaan yang dilakukannya untuk memastikan semua risiko

9

Committee Audit Charter Tanggal 9 Maret 2004

10


yang penting dipertimbangkan. Sehubungan dengan hal tersebut, Komite Audit melakukan kegiatan sebagai berikut: a. Berperan aktif dalam proses pemilihan Kantor Akuntan Publik (KAP) yang ditunjuk menjadi akuntan eksternal Perusahaan. b. Membuat kriteria untuk mengevaluasi pelaksanaan audit oleh KAP tersebut. c. Melakukan evaluasi pelaksanaan audit oleh KAP yang akan menjadi dasar dalam memberikan pendapat profesional kepada Dewan Komisaris dalam rangka penunjukan calon akuntan eksternal perusahaan. d. Menelaah dan memastikan apakah Auditor eksternal telah independen berdasarkan kriteria profesional Auditor dalam melaksanakan tugas audit. e. Melakukan review atas perencanaan audit yang akan dilaksanakan oleh auditor eksternal untuk meyakinkan bahwa audit akan dilaksanakan secara efisien dan efektif. f. Melakukan komunikasi dengan Auditor berkenaan dengan pelaksanaan audit atas laporan keuangan tahunan yang antara lain mencakup hal-hal tentang: i. Tingkat tanggung jawab Auditor berdasarkan standar auditing yang ditetapkan oleh IAI; ii. Kebijakan akuntansi tentang pemilihan dan atau perubahan kebijakan akuntansi termasuk pemilihan metode akuntansi yang berpengaruh material atas keseluruhan laporan keuangan; iii. Informasi tentang proses yang digunakan oleh manajemen dalam merumuskan estimasi akuntansi yang berpengaruh signifikan, serta informasi tentang bagaimana menyimpulkan kewajaran atas estimasi tersebut; iv. Informasi tentang penyesuaian yang timbul dari audit, baik secara individu atau secara bersama-sama, yang berdampak signifikan atas proses pelaporan entitas bisnis;

11


v. Tanggung jawab Auditor atas informasi lain, selain laporan keuangan dalam

dokumen

laporan

tahunan,

dan

prosedur

audit

yang

dilaksanakan untuk memeriksa informasi lain tersebut serta hasilnya; vi. Ketidaksepakatan Auditor dengan manajemen dalam hal, antara lain; (1) penerapan prinsip akuntansi dan peristiwa khusus, (2) basis yang digunakan manajemen untuk membuat estimasi akuntansi, (3) lingkup audit, (4) pengungkapan dalam laporan keuangan serta (5) kata-kata yang digunakan oleh Auditor dalam laporan auditnya; vii. Melakukan komunikasi dengan manajemen tentang permasalahanpermasalahan yang diperoleh sebagai hasil komunikasi dengan Auditor Eksternal; 3. Melakukan penelaahan atas kualitas informasi keuangan yang akan dikeluarkan oleh perusahaan selain Laporan Tahunan, seperti Laporan Triwulanan, Laporan Semesteran, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan serta informasi keuangan lainnya. 4. Melakukan penalaahan atas efektifitas pengendalian intern. 5. Menelaah tingkat kepatuhan Perusahaan kepada peraturan perundangundangan yang berlaku. 6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Komisaris.

2.4.2. Komite Hukum dan Bina lingkungan Berdasarkan UU Nomor 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas, Dewan Komisaris dalam melaksanakan tugas pengawasannya dapat membentuk komite-komite sesuai dengan kebutuhan. Dilatar belakangi oleh adanya kebutuhan untuk melakukan pengawasan terhadap kebijakan perseroan, dan dalam kaitan dengan adanya kompleksitas permasalahan di bidang hukum dan lingkungan sosial yang dihadapi Perseroan, maka Dewan Komisaris PT Semen Padang memandang perlu untuk membentuk sebuah komite yang diberi tugas secara khusus. Komite dimaksud adalah Komite Hukum dan Bina Lingkungan.

12


Pembentukan Komite Hukum dan Bina Lingkungan sekaligus juga dimaksudkan untuk membantu Dewan Komisaris PT Semen Padang dalam melaksanakan tugas-tugas pengawasan terhadap jajaran Perseroan dalam penerapan prinsipprinsip pengelolalan Perseroan yang baik (“good corporate governance”), khususnya yang berkaitan dengan prinsip kepatuhan terhadap aturan hukum, serta terkait dengan bina lingkungan Sebagai sebuah organ dalam jajaran Dewan Komisaris, Komite Hukum dan Bina Lingkungan mempunyai tugas: a. Membantu Dewan Komisaris melakukan pemantauan dan penilaian terhadap pelaksanaan kegiatan perusahaan yang di dalamnya mengandung aspek hukum dan bina lingkungan; b. Memberikan telaahan dan rekomendasi terhadap kegiatan perusahaan yang mengandung implikasi hukum dan bina lingkungan. c. Melakukan pekerjaan khusus secara bertanggung jawab atas dasar penugasan secara khusus dari Dewan Komisaris. PT Semen Padang. 2.4.3. Sekretariat Dewan Komisaris Sekretariat Dewan Komisaris dibentuk dan bertanggungjawab kepada Dewan Komisaris. Dewan Komisaris dapat mengangkat seorang Sekretaris Dewan Komisaris guna membantu Dewan Komisaris di bidang kegiatan kesekretariatan antara lain: 1. Menyelenggarakan kegiatan administrasi kesekretariatan di lingkungan Dewan Komisaris. 2. Menyelenggarakan Rapat Dewan Komisaris dan rapat atau pertemuan antara Dewan Komisaris dengan Pemegang Saham, Direksi maupun pihak-pihak terkait (stakeholder) lainnya. 3. Menyediakan data atau informasi yang diperlukan oleh Komisaris dan Komite-komite di lingkungan Dewan Komisaris yang berkaitan dengan: • Monitoring tindak lanjut hasil keputusan, rekomendasi dan arahan Dewan Komisaris;

13


• Bahan atau materi yang bersifat administrasi mengenai laporan atau kegiatan Direksi dalam mengelola Perseroan; • Dukungan administrasi serta monitoring berkaitan dengan hal-hal yang harus mendapatkan persetujuan atau rekomendasi dari Dewan Komisaris sehubungan dengan kegiatan pengelolaan Perseroan yang dilakukan oleh Direksi. 4. Mengumpulkan data-data teknis yang berasal dari Komite di lingkungan Dewan Komisaris dan Tenaga Ahli Dewan Komisaris untuk keperluan Dewan Komisaris.

2.5. Dasar Penerapan dan Prosedur Remunerasi Berdasarkan Anggaran Dasar Perseroan, RUPS menetapkan gaji Direksi dan honorarium Dewan Komisaris serta fasilitasnya. Anggota Komisaris dan Direksi diberi gaji/honorarium beserta fasilitasnya yang ditetapkan oleh Pemegang Saham berdasarkan tanggung jawab dan capaian kinerja yang diperoleh. Target pencapaian Dewan Komisaris dan Direksi dikaitkan dengan aspek pengawasan, pengendalian

risiko

dan

pembenahan

atas

beberapa

kelemahan

yang

diketemukan dalam menjalankan operasional Perseroan. Perseroan juga mempertimbangkan komitmen waktu yang disediakan dalam menjalankan tugas. Prosedur penetapan remunerasi Dewan Komisaris dan Direksi adalah sebagai berikut : a) Pemegang saham

(PT Semen Indonesia (Persero) Tbk.) melalui Komite

Nominasi dan Remunerasi menyusun rancangan usulan remunerasi Direksi dan Dewan Komisaris Holding beserta fasilitasnya. b) Komite Nominasi dan Remunerasi dengan memperhatikan masukan dari Dewan Komisaris dan Direksi Perseroan,

mengusulkan kepada Pemegang

saham mengenai remunerasi Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan.

14


c) Pemegang Saham menetapkan besaran remunerasi bagi anggota Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan beserta fasilitasnya yang disahkan dalam RUPS Tahunan. Perseroan memberikan remunerasi kepada Dewan Komisaris dan Direksi dengan memperhatikan tanggung jawab dan capaian kinerja masing-masing. Besaran remunerasi ditetapkan sedemikian rupa sehingga mekanisme check and balance antara kedua Organ Perseroan tersebut tetap terjaga. Perseroan menetapkan target

pencapaian

Direksi

yang

dikaitkan

dengan

aspek

pengawasan,

pengendalian risiko dan pembenahan atas beberapa kelemahan yang ditemukan dalam menjalankan operasional Perseroan. Perseroan juga mempertimbangkan komitmen waktu yang disediakan dalam penerapan remunerasi. Seluruh anggota Direksi harus memberikan komitmen waktu penuh dalam menjalankan tugasnya di Perseroan, sementara masingmasing anggota Komisaris diperkenankan bekerja paruh waktu.

15


BAB III DIREKSI

3.1.

Tugas, Wewenang dan Kewajiban Direksi

Direksi menjalankan pengurusan Perseroan untuk kepentingan Perseroan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan.10 Tugas dan Wewenang Direksi bertugas dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab serta berwenang :11 1. Menjalankan segala tindakan yang berkaitan dengan pengurusan dan pemilikan kekayaan Perseroan untuk kepentingan Perseroan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan; 2. Mengikat Perseroan dengan pihak lain dan/atau pihak lain dengan Perseroan serta; 3. Mewakili Perseroan baik di dalam maupun di luar pengadilan tentang segala hal dan segala kejadian dengan pembatasan-pembatasan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar dan/atau Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham. 4. Menetapkan pedoman manajemen Risiko di perusahaan 5. Melaksanakan manajemen review terhadap penerapan manajemen risiko di perusahaan. 6. Memfasilitasi semua program manajemen risiko di perusahaan. 7. Mengkomunikasikan dan mengkonsultasikan proses penerapan manajemen Risiko dengan Dewan Komisaris dan Pemegang Saham. 8. Membentuk tim / organisasi Implementasi Manajemen Risiko

10

UU PT No 40/2007 Pasal 92 Ayat 1

11

AD Pasal 11 Ayat 1Butir (a) & (b)

16


Kewajiban Direksi berkewajiban antara lain untuk : 1. Memberikan laporan dan penjelasan berkala kepada pemegang saham mayoritas baik di dalam maupun di luar forum Rapat Umum Pemegang Saham; 2. Melaksanakan keputusan yang telah diputuskan oleh pemegang saham mayoritas dalam forum sebagaimana dimaksud pada (poin1) diatas; 3. Menyiapkan susunan organisasi Perseroan lengkap dengan perincian dan tugasnya; 4. Menyusun tugas dan tanggung jawab setiap anggota Direksi yang ditetapkan berdasarkan keputusan Direksi dalam hal Rapat Umum Pemegang Saham tidak menetapkan tugas dan wewenang setiap anggota Direksi; 5. Melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan oleh pemegang saham mayoritas, yakni seluruh kebijakan yang secara material dapat mempengaruhi kondisi Perseroan dan dapat memberikan nilai tambah yang dituangkan dalam blue print yang telah diratifiksi dalam Rapat Umum Pemegang Saham; 6. Melaksanakan dan mengelola kegiatan yang ditetapkan oleh pemegang saham mayoritas, antara lain pengelolaan Cash Management, capital expenditure strategis, logistic, pengadaan dan lainnya; 7. Menyusun tambahan program kerja tahunan yang bersifat strategis atau operasional diluar Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan yang telah disahkan oleh Rapat Umum Pemegang Saham untuk dimintakan persetujuan Rapat Umum Pemegang Saham atau pemegang saham mayoritas; 8. Menetapkan serta menjalankan kebijakan operasional sesuai Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan.

3.2. Susunan dan Pembagian Tugas Direksi Perseroan diurus dan dipimpin oleh suatu Direksi dibawah pengawasan Dewan Komisaris, Direksi terdiri dari seorang atau lebih anggota Direksi, apabila diangkat

17


lebih dari seorang anggota Direksi, salah seorang diantaranya diangkat sebagai Direktur Utama dan yang lainnya sebagai Direktur.12 1. Direktur Utama Direktur Utama bertanggung jawab penuh atas efektifitas rancangan, pelaksanaan dan pemeliharaan aktifitas Perusahaan secara keseluruhan serta berkewajiban menetapkan kebijakan, memberikan arahan dan melakukan tindakan untuk menjamin bahwa seluruh aktifitas berjalan dengan baik. Dalam pelaksanaan tugas, Direktur Utama dibantu oleh 4 (empat) Direktur dan 2 (Dua) Kepala Departemen yang berada langsung dibawah Direktur Utama.

Direktur Utama

Direktur Keuangan

Direktur Pemasaran

Direktur Produksi

Direktur Litbang & Operasi

Sekretaris Perusahaan

Internal Audit

Struktur Organisasi Perusahaan (Jalur Koordinasi dibawah Direktur Utama)13

12

AD Pasal 10 Ayat 1

13

Keputusan Direksi No. 380/SKD/DESDM/08.2011 tentang Alih Tugas Karyawan Eselon I, II & III

18

19


2. Direktur Keuangan Direktur Keuangan bertanggung jawab untuk merencanakan, mengkoordinir, mengendalikan

dan

mengawasi

aktifitas

Perbendaharaan,

Akuntansi

&

Pengendalian Keuangan, Sumber Daya Manusia dan Sistem Informasi. Dalam pelaksanaan

tugas,

Direktur

Keuangan

dibantu

oleh

4

(empat)

Kepala

Departemen.

Direktur Keuangan

Departemen Perbendaharaan

1. Biro Pengelolaan Pendanaan & Perpajakan 2. Biro Penagihan

Departemen Akuntansi & Pengendalian Keuangan

Departemen Sumber Daya Manusia

Departemen Sistem Informasi

1. Biro Akuntansi Keuangan 2. Biro Akuntansi Manajemen 3. Biro Pengembangan & Evaluasi APLP

1. Biro Pembinaan Pendidikan & Latihan 2. Biro Personalia 3. Biro Perencanaan & Pengembangan SDM

1. Staf Pengelolaan Layanan Sisfo 2. Biro Pengembangan Sitem Informasi 3. Biro Pengelolaan Sistem Informasi

Struktur Organisasi Perusahaan (Jalur Koordinasi dibawah Direktur Keuangan)14

3. Direktur Pemasaran

14



Direktur Pemasaran bertanggung jawab untuk merencanakan, mengkoordinir, mengendalikan

dan

mengawasi

aktifitas

Perencanaan

dan

Pengembangan

Pemasaran, Penjualan, Distribusi dan Transportasi. Dalam pelaksanaan tugas, Direktur Pemasaran dibantu oleh 3 (tiga) Kepala Departemen.

Direktur Pemasaran

Departemen Perencanaan & Pengembangan Pemasaran

Departemen Penjualan

1. Biro Perencanaan Pemasaran 2. Biro Promosi & Pelayanan Pelanggan

1. Biro Penjualan Wilayah I 2. Biro Penjualan Wilayah II 3. Biro Penjualan Wilayah III

Departemen Distribusi & Transportasi

1. Biro Pengantongan II 2. Biro Distribusi & Transportasi I 3. Biro Distribusi & Transportasi II 4. Biro Pabrik Kantong

Struktur Organisasi Perusahaan (Jalur Koordinasi dibawah Direktur Pemasaran)15

4. Direktur Produksi Direktur Produksi bertanggung jawab untuk merencanakan, mengkoordinir, mengendalikan dan mengawasi aktifitas Penambangan, Produksi & Pemeliharaan Unit Pabrik Indarung II, III, IV & V dan aktifitas pendukung pabrik/utilitas. Dalam pelaksanaan tugas, Direktur Pemasaran dibantu oleh 5 (lima) Kepala Departemen.

15


20

21


Direktur Produksi

Departemen Tambang

Departemen Produksi II & III

Departemen Produksi IV

Departemen Produksi V

Departemen Teknik Pabrik

1. Biro Penambangan 2. Biro Pemeliharaan Alat Tambang 3. Biro Pemeliharaan Alat Berat Tambang 4. Biro Perenc. Peng. & Evaluasi Tambang

1. Biro Produksi II/ III 2. Biro Pemeliharaan Mesin II/ III 3. Biro Pemeliharaan Listrik & Instrumen II/ III 4. Biro Pengantongan I

1. Biro Produksi IV 2. Biro Pemeliharaan Mesin IV 3. Biro Pemeliharaan Listrik & Instrumen IV 4. Biro Laboratorium Proses

1. Biro Produksi V 2. Biro Pemeliharaan Mesin V 3. Biro Pemeliharaan Listrik & Instrumen V 4. Biro Tenaga

1. Biro Rendal produksi & Energi 2. Biro Evaluasi & Pengendalian Pemeliharaan 3. Biro Pelayanan Pabrik

Struktur Organisasi Perusahaan (Jalur Koordinasi dibawah Direktur Produksi)16

5. Direktur Litbang dan Operasi Direktur

Litbang

mengkoordinir,

&

Operasi

mengendalikan

bertanggung dan

jawab

mengawasi

untuk aktifitas

merencanakan, Penelitian

&

Pengembangan, Rancang Bangun & Rekayasa, Penjaminan Kualitas & Perwakilan Manajemen dan Perbekalan. Dalam pelaksanaan tugas, Direktur Pemasaran dibantu oleh 4 (empat) Kepala Departemen.

16



Direktur Litbang & Operasi

Departemen Perenc. Strategis & Manajemen Kinerja Perusahaan/MR

1. Biro Perencanaan Strategis & Pengendalian Investasi 2. Biro Pengembangan Sistem Manajemen 3. Biro Analisa & Pengelolaan kinerja 4. Staf proyek Optimalisasi & Pengembangan

Departemen Rancang Bangun & Rekayasa

1. Biro Rancang Bangun 2. Biro Workshop 3. Biro Konstruksi & Pekerjaan Umum

Departemen Perbekalan

Departemen Litbang & Jaminan Kualitas

1. Biro Pengembangan Produk & AFR 2. Biro Jaminan Kualitas & Pelayanan Teknis 3. Biro K3LH 4. Biro Inovasi & TPM

1. Biro Pengadaan Jasa 2. Biro Pengadaan Barang 3. Biro Pengelolaan Persediaan 4. Biro Perencanaan & Pengendalian Perbekalan

Proyek Indarung VI

1. GM Engineering & Costruction 2. GM Procurement & Supporting Funtion

Struktur Organisasi Perusahaan (Jalur Koordinasi dibawah Direktur Litbang & Operasi)17

3.3. Rapat Direksi 3.3.1 Pengertian Rapat Direksi adalah Rapat yang dilaksanakan oleh Direksi dalam rangka pelaksanaan pengelolaan Perseroan. Rapat Direksi dapat diadakan setiap waktu dipandang perlu atas permintaan Direktur Utama atau atas usul seorang atau lebih anggota Direksi atau atas permintaan tertulis dari seorang atau lebih anggota Komisaris atau atas permintaan tertulis 1 (satu) pemegang saham atau lebih yang sama-sama mewakilli 1/10 (satu per sepuluh) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah.18

17


18

AD Pasal 12 Ayat 1

22


3.3.2. Tata Laksana19 1. Panggilan Rapat Direksi dilakukan oleh anggota Direksi yang berhak mewakili Direksi. 2. Pemanggilan Rapat Direksi harus disampaikan secara tertulis, dengan surat tercatat atau dengan surat yang disampaikan langsung kepada setiap anggota Direksi dengan mendapat tanda terima paling lambat 1 (satu) hari sebelum

rapat

diadakan,

dengan

tidak

memperhitungkan

tanggal

panggilan dan tanggal rapat. 3. Pemanggilan Rapat Direksi harus disampaikan secara tertulis, dengan surat tercatat atau dengan surat yang disampaikan langsung kepada setiap anggota Direksi dengan mandapat tanda terima paling lambat 1 (satu) hari sebelum

rapat

diadakan,

dengan

tidak

memperhitungkan

tanggal

panggilan dan tanggal rapat. 4. Pemanggilan rapat harus mencantumkan acara, tanggal, waktu dan tempat rapat. 5. Rapat Direksi diadakan di tempat kedudukan Perseroan atau tempat kegatan usaha. Apabila semua anggota Direksi hadir atau diwakili, pemanggilan terlebih dahulu tersebut tidak disyaratkan dan Rapat Direksi dapat diadakan dimanapun juga dan berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat. 6. Rapat Direksi dipimpin oleh Direktur Utama, dalam hal Direktur Utama tidak dapat hadir atau berhalangan, hal tersebut tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, maka Rapat Direksi akan dipimpin oleh seorang anggota Direksi yang dipilih oleh dan dari anggota Direksi yang hadir. 7. Seorang anggota Direksi dapat diwakili dalam Rapat Direksi hanya oleh anggota Direksi lainnya berdasarkan surat kuasa yang diberikan khusus untuk keperluan itu.

19

AD Pasal 12 Ayat 2-14

23


8. Rapat Direksi adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat apabila lebih dari ½ (satu per dua) dari jumlah anggota Direksi hadir atau diwakili secara sah dalam Rapat; 9. Keputusan Rapat Direksi harus diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai maka keputusan diambil dengan pemungutan suara berdasarkan suara setuju paling sedikit lebih dari ½ (satu per dua) dari jumlah suara yang sah yang dikeluarkan dalam rapat; 10. (a) Setiap anggota Direksi yang hadir berhak mengeluarkan 1 (satu) suara dan tambahan

(satu) suara untuk setiap anggota Direksi lain yang

diwaklikinya. (b) Pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat suara tertutup tanpa tanda tangan, sedangkan pemungutan suara mengenai halhal lain dilakukan secara lisan kecuali Ketua Rapat menentukan lain tanpa ada keberatan dari yang hadir (c) Suara blanko dan suara yang tidak sah dianggap tidak dikeluarkan secara sah dan dianggap tidak ada serta tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan. 11. RDireksi dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan Rapat Direksi, dengan ketentuan anggota Direksi telah diberitahu secara tertulis dan semua anggota Direksi memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis serta menandatangani persetujuan tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara demikian mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam Rapat Direksi. 12. Berita Acara Rapat Direksi harus dibuat oleh seorang yang hadir dalam Rapat yang ditunjuk oleh Ketua Rapat dan kemudian harus ditandatangani oleh Ketua Rapat dan salah satu anggota Direksi lainnya yang hadir dan ditunjuk untuk itu oleh Rapat untuk memastikan kelengkapan dan

24


kebenaran berita acara tersebut. Apabila berita acara tersebut dibuat Notaris, maka penandatanganan demikian tidak disyaratkan. 13. Berita Acara Rapat Direksi yang dibuat dan ditandatangani berlaku sebagai bukti yang sah baik untuk anggota Direksi dan pihak ketiga mengenai keputusan Direksi yang diambil dalam Rapat tersebut.

3.4. Organ Pendukung 3.4.1. Sekretaris Perusahaan 

Melaksanakan peran sebagai penghubung atau contact contact person antara Direksi, Komisaris, Pemegang Saham, Pemerintah/ Instansi terkait, masyarakat dan stakeholders lainnya.



Menyelenggarakan kegiatan di bidang kesekretariatan dalam lingkungan Direksi, dan Perseroan serta pengadministrasiannya termasuk mengelola dan menyimpan dokumen terkait dengan kegiatan persero yang antara lain meliputi dokumen RUPS, Risalah Rapat Direksi, Risalah Rapat Gabungan, Daftar Khusus dan dokumen lain-lain.



Melaksanakan strategi komunikasi multi media termasuk koordinasi penerbitan Laporan Tahunan, Company Profile dan brosur-brosur yang bersifat korporat.



Menghimpun semua informasi penting yang menyangkut perusahaan dari setiap unit kerja serta menentukan criteria mengenai jenis dan materi informasi yang dapat disampaikan kepada stakeholders.



Mewakili Direksi untuk berhubungan dengan pihak-pihak diluar Perseroan dan atau didalam Perseroan sesuai dengan penugasan yang diberikan serta kebijakan yang telah ditentukan.



Mengkoordinasikan pengembangan dan penegakan praktikpraktik GCG dan Manajemen Risiko serta memastikan bahwa Laporan Tahunan Perusahaan telah mencantumkan penerapan GCG.



Melaksanakan penilaian Risiko strategis.

25




Melakukan review dan monitoring secara keseluruhan baik terhadap penerapan maupun terhadap sistem manajemen Risiko.



Mengkomunikasikan dan mengkonsultasikan manajemen Risiko dengan Direksi.



Melaksanakan

kontrol

pendokumentasian

manajemen

Risiko

secara

keseluruhan. 

Menyusun dan mengevaluasi pedoman teknis manajemen risiko



Melakukan penilaian risiko strategis dan korporasi



Mengajukan pengendalian risiko terpilih kepada Direksi untuk dilaksanakan

3.4.2. Internal Audit (IA) 

Membuat dan melaksanakan strategi, kebijakan serta rencana kegiatan pengawasan.



Melaksanakan audit operasional dan kepatuhan pada seluruh aktivitas perusahaan

guna

meningkatkan

efektivitas

pengendalian

intern,

pengelolaan resiko dan proses GCG 

Melakukan audit khusus untuk mengungkap kasus yang mempunyai indikasi

terjadinya

penyalahgunaan

wewenang,

penggelapan,

penyelewengan dan kecurangan. 

Memberikan konsultansi terhadap seluruh jajaran manajemen mengenai upaya peningkatan efektivitas pengendalian intern untuk meningkatkan kinerja Perseroan.



Mereview risk register setiap unit kerja



Memeriksa (assessing) kelayakan program manajemen risiko



Memeriksa dan melaporkan praktek mitigasi risiko utama



Memberikan saran, rekomendasi, dan konsultasi mitigasi risiko



Menjadi advokat, mentor dan inspirator dalam manajemen risiko



Menjadi leader dalam menyusun dan melakukan uji-coba implementasi standar operasi dan prosedur (SOP), terkait dengan manajemen risiko

26


3.5. Dasar Penerapan dan Prosedur Remunerasi Berdasarkan Anggaran Dasar Perseroan, RUPS menetapkan gaji Direksi dan honorarium Dewan Komisaris serta fasilitasnya. Anggota Komisaris dan Direksi diberi gaji/honorarium beserta fasilitasnya yang ditetapkan oleh Pemegang Saham berdasarkan tanggung jawab dan capaian kinerja yang diperoleh. Target pencapaian Dewan Komisaris dan Direksi dikaitkan dengan aspek pengawasan, pengendalian

risiko

dan

pembenahan

atas

beberapa

kelemahan

yang

diketemukan dalam menjalankan operasional Perseroan. Perseroan juga mempertimbangkan komitmen waktu yang disediakan dalam menjalankan tugas. Prosedur penetapan remunerasi Dewan Komisaris dan Direksi adalah sebagai berikut : d) Pemegang saham

(PT Semen Indonesia (Persero) Tbk.) melalui Komite

Nominasi dan Remunerasi menyusun rancangan usulan remunerasi Direksi dan Dewan Komisaris Holding beserta fasilitasnya. e) Komite Nominasi dan Remunerasi dengan memperhatikan masukan dari Dewan Komisaris dan Direksi Perseroan,

mengusulkan kepada Pemegang

saham mengenai remunerasi Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan. f) Pemegang Saham menetapkan besaran remunerasi bagi anggota Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan beserta fasilitasnya yang disahkan dalam RUPS Tahunan. Perseroan memberikan remunerasi kepada Dewan Komisaris dan Direksi dengan memperhatikan tanggung jawab dan capaian kinerja masing-masing. Besaran remunerasi ditetapkan sedemikian rupa sehingga mekanisme check and balance antara kedua Organ Perseroan tersebut tetap terjaga. Perseroan menetapkan target

pencapaian

Direksi

yang

dikaitkan

dengan

aspek

pengawasan,

pengendalian risiko dan pembenahan atas beberapa kelemahan yang ditemukan dalam menjalankan operasional Perseroan.

27


Perseroan juga mempertimbangkan komitmen waktu yang disediakan dalam penerapan remunerasi. Seluruh anggota Direksi harus memberikan komitmen waktu penuh dalam menjalankan tugasnya di Perseroan, sementara masingmasing anggota Komisaris diperkenankan bekerja paruh waktu.

28


BAB 4 TATA LAKSANA HUBUNGAN KERJA KOMISARIS & DIREKSI

4.1. Pertemuan Formal Pertemuan

formal

diselenggarakan

adalah

oleh

Rapat

Dewan

masing-masing

Komisaris

organ.

dan

Rapat

Pertemuan

Direksi

formal

yang

tersebut

diselenggarakan atas undangan Dewan Komisaris atau Direksi.

4.1.1.

Kehadiran Direksi dalam Rapat Dewan Komisaris Dewan Komisaris mengadakan rapat paling sedikit setiap bulan sekali, dalam rapat tersebut Komisaris dapat mengundang Direksi. Kehadiran Direksi dalam Rapat Dewan Komisaris dimungkinkan apabila Direksi atau salah satu anggota Direksi diundang oleh Dewan Komisaris untuk menjelaskan, memberikan masukan atau melakukan diskusi. Tata cara: 1. Dewan Komisaris mengirim undangan Rapat Dewan Komisaris kepada Direksi,

dapat

berupa

surat,

memorandum

atau

facsimile

dengan

melampirkan materi rapat, sekurangnya 5 (lima) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan. 2. Direksi, berdasarkan agenda rapat, menetapkan Anggota Direksi atau anggota-anggota Direksi yang akan menghadiri rapat dan memberikan konfirmasi kepada Dewan Komisaris, sekurangnya 2 (dua) hari kerja sebelum rapat dimulai.

29


3. Dewan Komisaris melaksanakan rapat yang dihadiri Direksi. Sekretaris Dewan Komisaris membuat risalah rapat dan mendistribusikan kepada peserta rapat.

4.1.2.

Kehadiran Dewan Komisaris dalam Rapat Direksi A. Kehadiran Dewan Komisaris dalam rapat Direksi atas undangan Direksi Direksi dapat mengundang Dewan Komisaris atau salah satu anggota Dewan Komisaris untuk menjelaskan, memberikan masukan atau melakukan diskusi terhadap suatu permasalahan sebagai bahan bagi Direksi untuk menjalankan fungsinya. Anggota Dewan Komisaris baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri setiap waktu berhak menghadiri rapat Direksi dan memberikan pandanganpandangan terhadap hal-hal yang dibicarakan. Tata cara: 1. Direksi mengirim undangan Rapat Direksi kepada Dewan Komisaris, dapat berupa surat, memorandum atau facsimile dengan melampirkan materi rapat, sekurangnya 5 (lima) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan. 2. Dewan Komisaris, berdasarkan agenda rapat, menetapkan Anggota Dewan Komisaris atau anggota-anggota Komisaris yang akan menghadiri rapat dan memberikan konfirmasi kepada Direksi, sekurangnya 2 (dua) hari kerja sebelum rapat dimulai. 3. Direksi melaksanakan rapat yang dihadiri Dewan Komisaris. Sekretaris Perseroan membuat risalah rapat dan mendistribusikan kepada peserta rapat.

30


B. Kehadiran Dewan Komisaris dalam rapat Direksi atas permintaan Dewan Komisaris Direksi mengadakan rapat setiap kali apabila dianggap perlu oleh salah seorang atau lebih anggota Direksi atau atas permintaan tertulis dari seorang atau lebih anggota Dewan Komisaris atau Pemegang Saham yang memiliki jumlah saham terbesar dengan menyebutkan hal-hal yang dibicarakan. Kehadiran Dewan Komisaris dalam Rapat Direksi juga dimungkinkan atas permintaan Dewan Komisaris atau salah satu anggota Dewan Komisaris untuk hadir dalam rapat Direksi guna memberikan pandangan-padangan terhadap hal-hal yang dibicarakan. Tata cara: 1. Dewan Komisaris menyampaikan permintaan kepada Direksi untuk hadir dalam Rapat Direksi. 2. Direksi melaksanakan rapat Direksi yang dihadiri Dewan Komisaris, membuat risalah rapat dan mendistribusikannya kepada peserta rapat ..

4.1.3.

Penyelenggaraan Rapat Gabungan Komisaris – Direksi Rapat gabungan diselenggarakan jika dipandang perlu oleh salah satu organ dan bila dianggap perlu, dapat menghadirkan narasumber dari dalam Perusahaan atau luar Perusahaan. Tatacara: 1. Direksi berdasarkan kebutuhan atau atas permintaan Dewan Komisaris, mengirimkan undangan Rapat Gabungan kepada Dewan Komisaris dan apabila

dianggap

perlu

kepada

narasumber,

melalui

Sekretaris

Perseroan, dengan melampirkan materi rapat, dapat berupa surat atau

31


facsimile sekurangnya 5 (lima) hari kerja kepada Dewan Komisaris dan 5 (lima) hari kerja kepada narasumber sebelum rapat dilaksanakan. 2. (a) Dewan Komisaris menerima undangan dan memberikan konfirmasi, dapat

berupa

surat

atau

memorandum

atau

facsimile,

dengan

melampirkan tanggapan atas materi rapat, sekurangnya 5 (lima) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan, (b) Narasumber menerima undangan dan memberikan konfirmasi, dapat berupa surat, memorandum atau facsimile, sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja untuk konfirmasi dari narasumber sebelum rapat dilaksanakan. 3. Direksi melaksanakan rapat bersama. Sekretaris Perseroan membuat risalah rapat dan mendistribusikan kepada peserta rapat.

4.1.4.

Program Pengenalan Perseroan Kepada Pejabat Baru Pada Organ Perseroan20. Program pengenalan perseroan kepada pejabat baru pada organ Perseroan dimaksudkan untuk memberikan pemahaman pejabat baru pada organ Perseroan terhadap kondisi-kondisi yang ada dalam Perseroan sehingga pejabat baru Perseroan mendapatkan pemahaman yang komprehensif atas Perseroan baik secara organisasi maupun operasional. Program pengenalan Perseroan kepada pejabat baru, baik di jajaran Direksi maupun Dewan Komisaris menjadi tanggung jawab Direktur Utama. Dalam hal Direktur Utama berhalangan atau pejabat baru tersebut adalah Direktur Utama, maka program pengenalan perseroan menjadi tanggung jawab Komisaris Utama. Materi yang diperkenalkan kepada Pejabat Baru setidaktidaknya meliputi: 1) Pengenalan Operasi Perusahaan

20

Pasal 34 KepMen BUMN No. Kep-117/ M-MBU/ 2002

32


2) Peraturan

perundang-undangan

yang terkait

dengan

kegiatan

usaha

perusahaan. 3) Aspek GCG dan Manajemen Risiko di Perusahaan 4) Sistem Manajemen Semen Padang

4.2. Pertemuan Informal Pertemuan informal adalah pertemuan anggota Dewan Komisaris dan anggota Direksi di luar forum rapat-rapat formal. Pertemuan ini dapat dihadiri pula oleh anggota atau anggota-anggota dari organ lainnya, atau anggota kedua organ secara lengkap, untuk membicarakan atau mendiskusikan suatu permasalahan dalam suasana informal. Sesuai sifatnya yang informal, pertemuan bukan untuk menghasilkan keputusan, melainkan untuk menyelaraskan pendapat melalui pengungkapan pandangan secara informal,

serta

mengupayakan

kesamaan

pandangan/pemahaman

yang

tidak

mempunyai kekuatan mengikat bagi kedua pihak.

4.3. Komunikasi Formal Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi antar organ yang berkaitan dengan pemenuhan ketentuan formal seperti diatur dalam Anggaran Dasar dan atau kelaziman berdasarkan praktik-praktik terbaik (best practices) dalam perusahaan, berupa penyampaian laporan dan atau pertukaran data, informasi dan analisis pendukungnya. 4.3.1.

Pelaporan Berkala Maksud: Pelaporan berkala adalah penyampaian laporan dari Direksi kepada Komisaris, yang memuat pelaksanaan RKAP dalam kurun waktu tertentu yang selanjutnya disampaikan kepada RUPS. Laporan berkala yang disampaikan ini terdiri dari Laporan realisasi RKAP bulanan, triwulanan, semesteran, serta Laporan realisasi RKAP Tahunan yang mencakup juga mengenai prognosa, tindak lanjut

33


RUPS, Capex dan Internal Control Memorandum (ICM). Direksi berkewajiban untuk menyiapkan pada waktunya RJPP, RKAP, termasuk rencana-rencana lainnya yang berhubungan dengan pelaksanaan usaha dan kegiatan Perseroan serta menyampaikan kepada Dewan Komisaris dan Pemegang Saham untuk mendapatkan pengesahan RUPS. Tatacara: 1. Direksi harus menyerahkan kepada Dewan Komisaris Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan (RKAP) paling lambat tanggal 1 (satu) Oktober sebelum tahun buku baru dimulai, yang sekurang-kurangnya memuat : a. Misi, sasaran usaha, strategi usaha, kebijakan perusahaan, dan program kerja/kegiatan; b. Anggaran

perseroan

yang

dirinci

atas

setiap

anggaran

program

kerja/kegiatan; c. Proyeksi keuangan Perseroan dan anak perusahaannya; d. Hal-hal lain yang memerlukan keputusan Dewan Komisaris. 2. Rencana Kerja dan Anggarab Perseroan yang telah ditandatangani oleh Direksi diserahkan kepada Dewan Komisaris untuk ditelaah dan ditanggapi secara tertulis serta ditandatangani oleh Dewan Komisaris paling lambat tanggal 31 (tiga puluh satu) Oktober sebelum diserahkan kepada Pemegang Saham; 3. Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan yang telah ditandatangani oleh Direksi dan Dewan Komisaris diserahkan oleh Direksi kepada Pemegang Saham paling lambat tanggal 31 (tiga puluh satu) Oktober sebelum dimulainya tahun buku baru; 4. Rapat Umum Pemegang Saham mengesahkan Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan yang disampaikan oleh Direksi dalam waktu selambatnya tanggal 30 (tiga puluh) Desember sebelum dimulainya tahun buku baru; 5. Dalam hal Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan belum disampaikan oleh Direksi dan/atau Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan belum disetujui

34


oleh Pemegang Saham dalam kurun waktu sebagaimana di atas, maka Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan tahun yang lampau diberlakukan; 6. Atas permintaan pemegang saham mayoritas, Direksi wajib menyusun dan menyampaikan Rencana Jangka Panjang Perseroan pada Dewan Komisaris untuk selanjutnya dimintakan persetujuan pemegang saham mayoritas.

4.3.2.

Pelaporan Khusus Maksud: Pelaporan khusus adalah penyampaian laporan dari Direksi kepada Dewan Komisaris, di luar penyampaian laporan berkala RKAP Bulanan, Triwulanan, Semesteran dan Tahunan, atas permintaan Dewan Komisaris atau inisiatif Direksi, yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan Perusahaan. Tatacara: 1. Permintaan laporan khusus dikirim secara tertulis oleh Dewan Komisaris kepada Direksi, dengan menyebutkan pokok permasalahan yang ingin dilaporkan serta waktu penyampaian yang diharapkan. 2. Berdasarkan kajian atas cakupan permasalahan, Direksi memberikan perkiraan waktu penyampaian laporan yang diminta Dewan Komisaris, dan sesuai dengan waktu yang disepakati tersebut Direksi menyampaikan laporan khusus kepadaDewan Komisaris. 3. Laporan yang dibuat berdasarkan inisiatif Direksi dapat disampaikan setiap waktu kepada Komisaris, dengan menyatakan diperlukan atau tidak diperlukannya tanggapan dari Komisaris. 4. Laporan dalam bentuk naskah tertulis dibuat dalam rangkap 5 (lima) sedangkan naskah elektronis baik berupa rekaman elektronis (computermedia) maupun lampiran surat elektronis (e-mail attachment)

35


5. Atas laporan yang diterimanya, Dewan Komisaris dapat meminta penjelasan tambahan dari Direksi terhadap hal-hal yang dianggap perlu, dan Direksi dapat memutakhirkan laporan tersebut jika dianggap perlu.

4.3.3.

Surat-menyurat atau Penanganan Memorandum Maksud : Surat-menyurat atau penanganan memorandum adalah korespondensi antar organ yang formal, berkenaan dengan pelaksanaan dan kelancaran tugas pokok dan fungsi masing-masing organ. Surat atau memorandum dapat bersifat penyampaian informasi, permintaan dan pendapat dan nasehat, permintaan tanggapan tertulis yang khusus, dan permintaan persetujuan dari Direksi kepada Dewan Komisaris. Demikian pula sebaliknya dari Dewan Komisaris, merupakan

penyampaian

informasi,

tanggapan

pendapat

dan

nasehat,

tanggapan tertulis yang khusus, dan pernyataan persetujuan terhadap permintaan Direksi. Tata cara: 1. Surat-menyurat/penanganan memorandum dapat dilakukan dalam naskah tertulis

(hard-copy),

rekaman

elektronis

(computer-media)

atau

pemanfaatan surat elektronis (e-mail), sesuai dengan ketentuan dalam Sistem Manajemen Kearsipan Semen Padang; 2. Sekretaris Perseroan dan Sekretaris Dewan Komisaris melakukan pemantauan dan memberikan arahan atau mengingatkan dalam hal terjadi penyimpangan tata waktu penanganan. 3. Untuk meningkatkan keamanan dan kerahasiaan dokumen, dilakukan upaya pencegahan dan penangkalan, pendeteksian dan langkah korektif oleh unit fungsi terkait, dengan melakukan upaya-upaya untuk mengurangi keberadaan naskah tertulis.

36


Upaya tersebut dapat dilakukan dengan konversi segera naskah tertulis ke dalam

rekaman

elektronis

(misalnya

dengan

penggunaan

scanner),

pengamanan fisik, penyimpanan naskah, pengamanan infrastruktur (server, terminal kerja, jejaring) serta penetapan pembagian hak akses.

4.3.4.

Tahun Buku & Pelaporan Tahun buku Perseroan berjalan dari tanggal 1 (satu) Januari sampai dengan tanggal 31 (tiga puluh satu) Desember. Pada akhir bulan Desember tiap tahun, buku-buku Perseroan ditutup21. Laporan Tahunan (Annual Report) disusun dalam bahasa Indonesia. Direksi mengajukan laporan tahunan yang harus memuat22: • Sekilas Perusahaan menyusun tentang profil perusahaan, Visi Misi, dan Budaya Perusahaan, struktur dan bidang usaha serta memberikan info mengenai kegiatan perusahaan dan penghargaan serta sertifikasi yang diperoleh selama tahun tahun buku. • Komitmen terhadap pelanggan menyusun dan memberikan informasi tentang

komitmen

perusahaan

terhadap

pelanggan

dalam

hal

pengembangan pasar. • Analisis dan pembahasan manjemen menyusun tentang ekomomi makro, Industri persemenan nasional, kinerja keuangan perusahaan, investasi barang modal, dan informasi material mengenai investasi, ekspansi, dispestasi, dan strukturisasi hutang/modal. • Good Corporate Governance menyusun tentang GCG overview, GCG report, CSR, K3LH, arah pengembangan perusahaan, sistem manajemen perusahaan, dan implementasi system ERP SAP

21

AD Pasal 16 Ayat (1)

22

AD Pasal 19 Ayat 2 Huruf (a) Poin (i) sd (vii)

37


• Pengelolaan Sumber daya manusia menyusun tentang komposisi dan jumlah

karyawan,

pengembangan

sumber

daya

manusia,

asuransi

Direktor`s dan Officer`s liabilities dan personal accident. Tata cara23: 1. Dalam jangka waktu selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari setelah buku Perseroan ditutup, Direksi harus menyampaikan kepada Dewan Komisaris laporan keuangan yang telah diperiksa oleh Akuntan Publik; 2. Dewan Komisaris menelaah dan menilai laporan, dan untuk keperluan tersebut Dewan Komisaris dapat minta bantuan tenaga ahli dan atau menunjuk Sekretaris untuk melaksanakan tugas administrasi atas biaya Perseroan; 3. Dewan Komisaris memberikan laporan mengenai penelaahan dan penilaian atas laporan kepada Rapat Umum Pemegang Saham dengan memperhatikan laporan pemeriksaan Akuntan Publik; 4. Dalam waktu paling lambat 5 (lima) bulan setelah buku Perseroan ditutup, Direksi menyusun laporan tahunan sesuai ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku, yang ditandatangani oleh semua anggota Direksi dan Dewan Komisaris untuk diajukan dalam Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan. Laporan Tahunan tersebut harus sudah disediakan di kantor Perseroan paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum tanggal Rapat Umum Pemegang Saham tahunan diselenggarakan, agar dapat diperiksa oleh para pemegang saham.

23

AD Pasal 16 Ayat (2) - (5)

38


4.3.5. Rencana Kerja & Anggaran Perseroan Tata cara24: 1. Direksi harus menyampaikan kepada Dewan Komisaris Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan (RKAP) paling lambat tanggal 1 (satu) Oktober sebelum tahun baru buku dimulai, yang sekurang-kurangnya memuat : a) Misi, sasaran usaha, strategi usaha, kebijakan perusahaan dan program kerja/kegiatan; b) Anggaran Perseroan yang dirinci atas setiap anggaran program kerja/kegiatan; c) Proyeksi keuangan Perseroan dan anak perusahaannya; d) Hal-hal yang memerlukan keputusan Dewan Komisaris. 2. Dewan Komisaris mengesahkan Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan yang disampaikan Direksi dalam waktu selambat – lambatnya tanggal 30 (tiga puluh) Oktober sebelumdimulainya tahun buku baru, maka Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan tahun yang lampau diberlakukan. 3. Dalam hal Pemegang Saham tidak menyetujui Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan yang telah disahkan oleh Dewan Komisaris atau Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan tahun yang lampau (apabila diberlakukan) maka pemegang saham akan memberitahukan kepada Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan selambat – lambatnya tanggal 31 (tiga puluh satu) Desember sebelum dimulainya tahun buku baru.

4.3.6. Pemberitahuan Pelaksanaan Kegiatan Resmi Korporat Setiap kegiatan perusahaan pada tingkat korporat yang bersifat formal seremonial yang relevan dan signifikan di lingkungan Direksi dan di lingkungan Dewan Komisaris, diinformasikan kepada organ Direksi dan Dewan Komisaris melalui surat dan atau telepon. 24

AD Pasal 17 Ayat (1) - (3)

39


Termasuk di dalam kegiatan formal seremonial ini adalah acara kunjungan resmi ke daerah-daerah operasi perusahaan, baik sebagai pelaku maupun sebagai pendamping pejabat-pejabat instansi lainnya.

4.4. Komunikasi Informal Komunikasi informal adalah komunikasi antar organ Direksi dan Dewan Komisaris, antara anggota atau anggota-anggota organ satu dengan yang lainnya, di luar dari ketentuan komunikasi formal yang diatur dalam Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Selain menggunakan surat atau nota pribadi secara tertulis (hard copy), komunikasi informal didukung oleh implementasi elektronik, antara lain berupa Microsoft Outlook atau e_mail pribadi.

40


BAB 5 KEGIATAN ANTAR ORGAN PERSEROAN

5.1. Penyelenggaraan RUPS Maksud25: Rapat Umum Pemegang Saham dalam Perseroan adalah: 

Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan



Rapat Umum Pemegang Saham Lainnya atau Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa, yaitu Rapat Umum Pegang Saham yang diadakan sewaktu-waktu berdasarkan kebutuhan.

5.1.1. Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan Tata Laksana26: 1. Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan diselenggarakan tiap tahun, paling lambat 6 (enam) bulan setelah tahun buku Perseroan ditutup. 2. Dalam Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan: a. Direksi mengajukan laporan tahunan yang harus memuat: i.

Laporan keuangan yang terdiri atas sekurang-kurangnya neraca akhir tahun buku yang baru lampau dalam perbandingan dengan tahun buku sebelumnya, laporan laba rugi dari tahun buku yang bersangkutan, laporan arus kas, dan laporan perubahan ekuitas, serta catatan atas laporan keuangan tersebut;

ii.

Laporan mengenai kegiatan Perseroan;

iii.

Laporan pelaksanaan tanggung jawab sosial dan lingkungan;

25

AD Pasal 18 Ayat 1 & UU RI No.40 Th. 2007 Pasal 66 Ayat 2

26

AD Pasal 19 Ayat (1) sd (4)

41


iv.

Rincian

masalah

yang

timbul

selama

tahun

buku

yang

mempengaruhi kegiatan usaha Perseroan; v.

Laporan mengenai tugas pengawasan yang telah dilaksanakan oleh Dewan Komisaris selama tahun buku baru yang lampau;

vi.

Nama anggota Direksi dan Dewan Komisaris;

vii.

Gaji dan tunjangan bagi anggota Direksi dan gaji atau honorium dan tunjangan bagi anggota Dewan Komisaris Perseroan untuk tahun baru yang lampau;

b. Diputuskan penggunaan laba Perseroan. c. Penunjukan Akuntan Publik. d. Dapat diputuskan hal-hal lain yang telah diajukan dengan tidak mengurangi ketentuan dalam Anggaran Dasar. 3. Pengesahan laporan keuangan oleh Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan, berarti memberikan pelunasan dan pembebasan tanggung jawab sepenuhnya kepada anggota Direksi dan Dewan Komisaris atas pengurusan dan pengawasan yang telah dijalankan selama tahun buku yang lalu, sejauh tindakan tersebut ternyata dalam laporan tahunan termasuk laporan keuangan serta sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 4. Apabila Direksi atau Dewan Komisaris lalai untuk menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan pada waktu yang telah ditentukan maka satu atau lebih pemegang saham yang secara bersama-sama memiliki sedikitnya 1/10 (satu per sepuluh) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah berhak memanggil sendiri Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan atas biaya Perseroan setelah mendapat izin dari Ketua Pengadilan Negeri yang daerah hukumnya mengikuti tempat kedudukan Perseroan.

42


5.1.2.

Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa Tata cara27: 1. Direksi atau Dewan Komisaris wajib memanggil dan menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa atas permintaan tertulis dari 1 (satu) pemegang saham atau lebih yang bersama-sama mewakili 1/10 (satu per sepuluh) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah. Permintaan tertulis tersebut harus disampaikan secara tercatat dengan menyebutkan hal-hal yang hendak dibicarakan disertai alasannya. 2. Apabila Direksi atau Dewan Komisaris lalai untuk menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa lewat waktu 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak surat permintaan itu diterima, maka pemegang saham yang bersangkutan berhak memanggil sendiri rapat atas biaya Perseroan setelah mendapat izin dari Ketua Pengadilan Negeri yang daerah hukumnya meliputi tempat kedudukan Perseroan. 3. Pelaksanaan rapat harus memperhatikan penetapan Ketua Pengadilan Negeri yang memberi izin tersebut.

5.1.3. Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa dalam Rangka Menyetujui Perbuatan Direksi Dalam melaksanakan perbuatan tersebut, Direksi harus memberitahukan secara tertulis kepada Dewan Komisaris dan mendapat persetujuan dari RUPS. Adapun perbuatan-perbuatan Direksi yang memerlukan mendapat persetujuan RUPS setelah diberitahukan secara tertulis kepada Dewan Komisaris dan adalah sebagai berikut28: a) Mengikat Perseroan sebagai penjamin (borg atau avalist) yang mempunyai akibat keuangan melebihi suatu jumlah tertentu yang ditetapkan dalam 27


28

AD Pasal 11 Ayat 4 huruf (a) sd (g)

43


Rencana

Kerja

dan

Anggaran

Perseroan,

dengan

memperhatikan

ketentuan-ketentuan dalam Anggaran Dasar. b) Menerima pinjaman bank atau instrumen pinjaman lainnya baik jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang yang melebihi jumlah tertentu yang ditetapkan oleh Rapat Umum Pemegang Saham. c) Memberikan pinjaman jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang yang melebihi jumlah tertentu yang ditetapkan oleh Rapat Umum Pemegang Saham. d) Melakukan penyertaan modal atau pelepasan penyertaan modal Perseroan dalam Perseroan dan atau badan-badan lainnya dan atau mendirikan perusahaan baru dengan memperhatikan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. e) Mengambil bagian baik sebagian atau seluruhnya atau ikut serta dalam Perseroan dan atau badan usaha lainnya dan atau mendirikan perusahaan baru yang dilakukan melalui bursa dengan memperhatikan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. f) Tidak menagih lagi dan menghapuskan piutang dari pembukuan serta persediaan barang yang melebihi jumlah tertentu yang ditetapkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan. g) Mengalihkan, melepaskan hak atau menjadikan jaminan hutang kurang atau sama dengan 50% (lima puluh persen) dari harta kekayaan bersih Perseroan, baik dalam satu transaksi atau beberapa transaksi yang berdiri sendiri ataupun yang berkaitan satu sama lain. h) Perbuatan hukum untuk mengalihkan, melepaskan hak atau menjadikan jaminan hutang seluruh atau lebih dari 50 % (lima puluh persen) dari harta kekayaan bersih Perseroan dalam satu tahun buku, baik dalam satu transaksi atau beberapa transaksi yang berdiri sendiri ataupun yang berkaitan satu sama lain harus mendapat persetujuan Rapat Umum Pemegang Saham yang dihadiri atau diwakili para pemegang saham yang memiliki paling sedikit 3/4 (tiga per empat) bagian dari jumlah seluruh

44


saham dengan hak suara yang sah dan disetujui oleh paling sedikit 3/4 (tiga per empat) bagian dari jumlah seluruh suara yang dikeluarkan secara sah dalam rapat29.

5.1.4. Tempat Rapat Umum Pemegang Saham Tata laksana30: 1. Rapat Umum Pemegang Saham diadakan di tempat kedudukan Perseroan atau di tempat Perseroan melakukan kegiatan usaha atau wilayah lain dimanapun juga dalam Wilayah Republik Indonesia. 2. Pemanggilan Rapat Umum Pemegang Saham dilakukan dengan surat tercatat yang harus dikirim paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum tanggal rapat dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat. 3. Pemanggilan Rapat Umum Pemegang Saham harus mencantumkan hari, tanggal, jam, tempat, dan acara rapat dengan disertai pemberitahuan bahwa bahan yang akan dibicarakan dalam rapat tersedia di kantor Perseroan mulai dari hari dilakukan pemanggilan sampai tanggal rapat diadakan. Pemanggilan Rapat Umum Pemegang Saham tahunan harus pula mencantumkan bahwa Laporan Tahunan telah tersedia di kantor Perseroan. 4. Apabila semua pemegang saham dengan hak suara yang sah hadir atau diwakili dalam rapat, maka pemanggilan terlebih dahulu tidak menjadi syarat dan dalam rapat itu dapat diambil keputusan yang sah serta mengikat mengenai hal yang akan dibicarakan, sedangkan Rapat Umum Pemegang Saham dapat diselenggarakan dimanapun juga dalam wilayah Republik Indonesia. 29

AD Pasal 11Ayat 5

30


45


5.1.5. Pimpinan dan Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham Tata cara31: 1. Apabila dalam Anggaran Dasar ini tidak ditentukan lain, maka Rapat Umum Pemegang Saham dipimpin oleh Komisaris Utama, dalam hal Komisaris Utama tidak ada atau berhalangan karena sebab apapun hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, rapat dipimpin oleh seorang Komisaris. 2. Dalam hal semua anggota Komisaris tidak hadir atau berhalangan karena sebab apapun, hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, Rapat dipimpin oleh Direktur Utama, dalam hal Direktur Utama tidak hadir atau berhalangan karena sebab apapun hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, rapat dipimpin oleh seorang anggota Direksi, dalam hal semua anggota Direksi tidak hadir atau berhalangan karena sebab apapun hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, maka rapat dipimpin oleh seorang yang dipilih oleh dan dari pemegang saham yang hadir dalam rapat yang ditunjuk oleh peserta rapat. 3. Dari segala hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam Rapat Umum Pemegang Saham dibuat berita acara rapat, yang untuk pengesahannya ditandatangani oleh Ketua Rapat dan seorang pemegang saham atau kuasa pemegang saham yang ditunjuk oleh dan dari antara mereka yang hadir dalam rapat. Berita acara rapat tersebut menjadi bukti yang sah terhadap semua pemegang saham dan pihak ketiga tentang keputusan dan segala sesuatu yang terjadi dalam rapat. 4. Penandatanganan tidak disyaratkan apabila berita acara rapat dibuat dalam bentuk akta notaris.

31


46


5.1.6. Kuorum, Hak Suara dan Keputusan RUPS Tata laksana32: Dengan tetap memperhatikan ketentuan pasal 11 ayat (5) Anggaran Dasar Perseroan, maka: 1. a) Rapat Umum Pemegang Saham dapat dilangsungkan apabila dihadiri oleh pemegang saham yang mewakili lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah yang telah dikeluarkan Perseroan, kecuali apabila ditentukan lain. b) Dalam hal korum tidak tercapai, maka dapat diadakan pemanggilan rapat kedua. c) Pemanggilan harus dilakukan paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum rapat diselenggarakan tidak termasuk tanggal panggilan dan tanggal rapat. d) Rapat kedua adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat apabila dihadiri oleh pemegang saham yang mewakili sedikitnya 1/3 (satu per tiga) sari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah. e) Dalam hal korum rapat kedua tidak tercapai, maka atas permohonan Perseroan korum ditetapkan oleh Ketua Pengadilan Negeri yang wilayahnya meliputi kedudukan Perseroan. 2. Pemegang saham dapat diwakili oleh pemegang saham lain atau orang lain dengan surat kuasa. 3. Ketua rapat berhak meminta agar surat kuasa untuk mewakili pemegang saham diperlihatkan kepadanya pada waktu rapat diadakan. 4. Dalam rapat tiap saham memberikan hak kepada pemiliknya untuk mengeluarkan 1 (satu) suara.

32


47


5. Anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris dan karyawan Perseroan boleh bertindak selaku kuasa dalam rapat, namun suara yang mereka keluarkan selaku kuasa dalam rapat tidak dihitung dalam pemungutan suara. 6. Pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat tertutup yang tidak ditandatangani dan mengenai hal lain secara lain secara lisan, kecuali apabila Ketua Rapat menentukan lain tanpa ada keberatan dari pemegang saham yang hadir dalam rapat. 7. Suara blanko atau suara yang tidak sah dianggap tidak ada dan tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan dalam rapat. 8. Semua keputusan diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, maka keputusan diambil dengan pemungutan suara berdasarkan suara setuju lebih dari 1/2 (satu per dua) dari jumlah suara yang dikeluarkan dengan sah dalam rapat. Apabila jumlah suara yang setuju dan tidak setuju sama banyaknya, maka usul ditolak. 9. Pemegang saham dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan Rapat Umum Pemegang Saham, dengan ketentuan semua pemegang saham memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis serta menandatangani persetujuan tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara demikian mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam Rapat Umum Pemegang Saham.

48


5.2. Perbuatan

Direksi

yang

Memerlukan

Persetujuan

Tertulis

Komisaris33 Dalam

melaksanakan

perbuatan

tertentu,

Direksi

harus

memperoleh

persetujuan tertulis dari Dewan Komisaris. Adapun perbuatan Direksi yang memerlukan persetujuan tertulis dari Dewan Komisaris adalah: 1. Mengadakan perjanjian atau kerja sama lisensi, manajemen dan perjanjian-perjanjian sejenisnya dengan badan usaha atau pihak lain yang berlaku untuk jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun. 2. Memberikan dan atau menjual saham perusahaan atau orang lain pada pasar modal dalam rangka pemanfaatan likuiditas yang melebihi jumlah tertentu yang ditetapkan dalam rapat Dewan Komisaris. 3. Melakukan

transaksi

yang

mengakibatkan

penyimpangan

secara

kumulatif kurang atau sampai dengan sebesar 10% (sepuluh persen) dari jumlah yang dianggarkan atau yang disisihkan untuk: a. Investasi yang termasuk dalam anggaran belanja modal. b. Pos biaya atau pengeluaran yang termasuk dalam anggaran operasional atau pendapatan dan pengeluaran (kecuali biaya keuangan). c. Pembiayaan modal kerja jangka pendek yang termasuk dalam anggaran keuangan. Semua anggaran mana termasuk dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan atau setiap perubahan daripadanya yang disahkan dalam tahun buku yang bersangkutan. 4. Menerima atau memberi pinjaman jangka pendek baik operasional maupun non operasional yang mengakibatkan penyimpangan secara kumulatif sampai dengan sebesar 10% (sepuluh persen) dari jumlah yang 33

AD Pasal 11 Ayat 3 huruf (a) sd (f) & Ayat 4 huruf (a) sd (g)

49


dianggarkan, semua anggaran mana termasuk dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan atau setiap perubahan daripadanya yang disahkan dalam tahun buku yang bersangkutan. 5. Tidak menagih lagi dan menghapus piutang dari pembukuan serta persediaan barang yang mengakibatkan penyimpangan secara kumulatif sampai dengan sebesar 10% (sepuluh persen) dari jumlah yang dianggarkan, semua anggaran mana termasuk dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan atau setiap perubahan daripadanya yang disahkan dalam tahun buku yang bersangkutan. 6. Mengalihkan, melepaskan hak atau menjadikan jaminan hutang dari harta kekayaan bersih Perseroan yang mengakibatkan penyimpangan secara kumulatif sampai dengan sebesar 10% (sepuluh persen) dari jumlah yang dianggarkan, semua anggaran mana termasuk dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan atau setiap perubahan daripadanya yang disahkan dalam tahun buku yang bersangkutan, baik dalam satu transaksi atau beberapa transaksi yang berdiri sendiri ataupun yang berkaitan satu sama lain dengan memperhatikan ketentuan perundang-undangan.

50


BAB VI PENGGUNAAN WAKTU, SARANA DAN FASILITAS

6.1. Penggunaan Waktu 1. Direksi secara pantas dan memadai menggunakan seluruh jam kerjanya semata-mata untuk kegiatan yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan. 2. Direksi dapat menggunakan waktunya di luar jam kerja yang telah ditetapkan dengan syarat bahwa penggunaan waktu tersebut tidak bertentangan dengan kepentingan PT Semen Padang dan atau kepentingan tersebut tidak menurunkan kemampuan maupun efektifitasnya di dalam menjalankan tugas sebagai Direksi. 3. Aktivitas Direksi di luar waktu kerja perusahaan secara pantas dan memadai tidak menggunakan sarana dan fasilitas milik perusahaan atau sumber daya lainnya yang merupakan milik Perusahaan. 4. Jika dalam kondisi tertentu dimana penggunaan waktu Direksi di luar jam kerja dapat menimbulkan benturan kepentingan dengan kepentingan PT Semen Padang atau dapat menurunkan efektifitasnya dalam menjalankan tugasnya, Direksi perlu mempertimbangkan untuk menghentikan kegiatan tersebut atau sekurang-kurangnya dapat memberitahukan kepada Dewan Komisaris dan Direksi lain. 5. Kepada Direksi disediakan waktu cuti tahunan yang diatur dalam peraturan tersendiri.

51


6.2. Penyediaan dan Penggunaan Sarana dan Fasilitas 1. Penyediaan sarana dan fasilitas bagi Direksi dan Dewan Komisaris sematamata ditujukan untuk menunjang efektifitas dan kelancaran di dalam menjalankan tugas sehari-hari dengan tetap mempertimbangkan kondisi dan kemampuan sumber daya perusahaan. Oleh karena itu, penggunaan sarana dan fasilitas yang ditujukan untuk keperluan yang bertentangan dengan maksud dan tujuannya, penyediaan sarana dan fasilitas tersebut wajib dihindari. 2. Kepada setiap anggota Direksi disediakan kendaraan dinas oleh Perusahaan dalam batas-batas kemampuan Perusahaan, karena itu keputusan Direksi didalam memberikan fasilitas kedinasan bagi dirinya, perlu senantiasa mempertimbangkan prinsip-prinsip kesederhanaan, penghematan dan utilitas. Fasilitas kendaraan dinas bagi Dewan Komisaris diberikan dalam bentuk uang transport. 3. Penyediaan sarana dan fasilitas lainnya, seprti penggunaan kartu kredit, golf dan olah raga lainnya, wisma peristirahatan, hotel dan rekreasi, sepanjang dimungkinkan menurut kondisi dan kepatutan dapat disediakan Perusahaan kepada segenap Direksi dan Dewan Komisaris. Pengendalian atas penggunaan sarana bagi segenap Direksi dapat diatur oleh Direktur Utama atau Direktur lainnya yang diamanatkan itu. 4. Penyediaan dan atau penggunaan sarana fasilitas milik Perusahaan untuk kepentingan sosial masyarakat dapat dimungkinkan sepanjang tidak bertentangan dengan maksud dan tujuan penggunaan sarana tersebut dan tidak pula berdampak merugikan kepentingan PT Semen Padang. Pengaturan mengenai hal ini merupakan kewenangan Direktur Utama atau Direktur lainnya yang ditunjuk untuk itu.

52


5. Mengingat frekuensi perjalanan dinas antara Kantor Pusat di Padang dengan

Kantor

Perwakilan

di

Jakarta

cukup

tinggi,

Perusahaan

menyediakan sarana transportasi dan akomodasi lokal di Jakarta serta bila dimungkinkan akan disediakan sarana telekomunikasi audio atau video jarak jauh dimana penggunaannya akan diatur tersendiri.

6.3. Perjalanan Dinas 1. Perusahaan memberikan sarana akomodasi, transportasi dan tunjangan perjalanan dinas baik di dalam negeri maupun ke luar negeri maupun ke luar negeri kepada segenap Direksi dan Dewan Komisaris. Pemberian sarana dan fasilitas mengenai hal ini diatur sesuai dengan aturan sebagai berikut: a. Perjalanan Dinas Dalam Negeri Setiap perjalanan dinas dalam negeri disediakan fasilitas sebagai berikut: • Transaksi udara dari dan di tempat tujuan perjalanan dinas disediakan pada kelas utama atau bisnis. • Penginapan dan akomodasi di tempat perjalanan dinas disediakan kelas eksekutif pada hotel bintang lima atau yang setara sesuai dengan kondisi daerah tujuan. • Tunjangan perjalanan dinas akan diatur dalam ketentuan tersendiri. • Penggunaan kartu kredit untuk keperluan yang berhubungan dengan

perjalanan

dinas

akan

diatur

dalam

ketentuan

tersendiri. b. Perjalanan Dinas Luar Negeri Setiap perjalanan dinas luar negeri disediakan fasilitas sebagai berikut:

53


• Transportasi udara dari dan sampai ke tempat tujuan perjalanan dinas disediakan pada kelas utama atau bisnis. • Penginapan dan akomodasi di tempat tujuan perjalanan dinas disediakan pada kelas eksekutif di hotel bintang lima atau yang setara sesuai dengan kondisi negara tujuan. • Waktu maksimum selama 7 (tujuh) hari kerja termasuk waktu perjalanan dari dan ke tempat tujuan. • Penggunaan kartu kredit untuk keperluan yang berhubungan dengan

perjalanan

dinas

akan

diatur

dalam

ketentuan

tersendiri. 2. Persetujuan atau pemberitahuan pelaksanaan perjalan dinas dalam negeri bagi anggota Direksi diberikan oleh Direktur Utama PT Semen Padang, sedangkan persetujuan perjalanan dinas ke luar negeri diberikan oleh Komisaris Utama. Perjalan dinas di dalam dan luar negeri bagi Dewan Komisaris diberikan oleh Komisaris Utama PT Semen Padang.

Dengan diberlakukannya Board Manual ini dalam hubungan kerja antara tiga organ Perseroan, diharapkan kegiatan usaha perseroan dapat dilaksanakan secara harmonis dengan berlandaskan prinsip-prinsip GCG dalam upaya untuk mencapai VISI dan MISI perusahaan yang telah ditetapkan.

54

DAFTAR ISI. I PENDAHULUAN 1.1. Maksud dan Tujuan Ruang Lingkup Referensi... 2

Recommend Documents