OPDRACHTGEVEND BESTUUR
STAD BERINGEN
BENAMING VAN DE DIENSTEN
D2014skr104 AANSTELLEN VAN EEN CENTRUMMANAGER
NAAM EN ADRES VAN DE ONTWERPER
Stad Beringen – Dienst lokale economie Mijnschoolstraat 88 te 3580 Beringen Tel.: 003211 43 02 64 - Fax : 003211 43 46 58
[email protected]
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ................................................................................................... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................... 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER.................................................................................................. 4 I.3 W IJZE VAN GUNNEN ........................................................................................................................... 4 I.4 PRIJSVASTSTELLING .......................................................................................................................... 4 I.5 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE .................................................................................... 4 I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE .................................................................................................... 6 I.7 INDIENEN VAN DE OFFERTE ................................................................................................................ 6 I.8 OPENING VAN DE OFFERTES............................................................................................................... 7 I.9 VERBINTENISTERMIJN ........................................................................................................................ 7 I.10 GUNNINGSCRITERIA......................................................................................................................... 7 I.11 PRIJSHERZIENINGEN ........................................................................................................................ 7 I.12 VARIANTEN ..................................................................................................................................... 8 I.13 KEUZE VAN OFFERTE ....................................................................................................................... 8 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN .................................................................................................... 9 II.1 LEIDEND AMBTENAAR ....................................................................................................................... 9 II.2 VERZEKERINGEN .............................................................................................................................. 9 II.3 BORGTOCHT .................................................................................................................................... 9 II.4 LOOPTIJD ........................................................................................................................................ 9 II.5 BETALINGSTERMIJN.......................................................................................................................... 9 II.6 W AARBORGTERMIJN....................................................................................................................... 10 II.7 OPLEVERING.................................................................................................................................. 10 III. TECHNISCHE BEPALINGEN ....................................................................................................... 11 IV. INVENTARIS................................................................................................................................... 17 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER .................................................................................................. 18 BIJLAGE B : BANKVERKLARING ...................................................................................................... 20 BIJLAGE C : INVENTARIS .................................................................................................................. 21
Blz. 2
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Naam: Dienst lokale economie Adres: Mijnschoolstraat 88 te 3580 Beringen Contactpersoon: De heer Kristof Schulpé Telefoon: 0032 11430204 Fax: 0032 11434658 E-mail:
[email protected] Ontwerper Naam: Dienst lokale economie Adres: Mijnschoolstraat 88 te 3580 Beringen Contactpersoon: De heer Kristof Schulpé Telefoon: 0032 11430204 Fax: 0032 11434658 E-mail:
[email protected] Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen
Blz. 3
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.
I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: Aanstellen van een centrummanager. Toelichting: Aanstelling van een centrummanager die instaat voor de coördinatie van het centrummanagement in Beringen. Plaats van dienstverlening: Diverse locaties grondgebied Beringen. De opdracht kan 1 keer verlengd worden met een periode van 12 maanden.
I.2 Identiteit van de opdrachtgever stad Beringen Mijnschoolstraat 88 3580 Beringen
I.3 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag.
I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een gemengde opdracht. De gemengde opdracht is een opdracht waarbij de prijsvaststelling gebeurt volgens meerdere soorten bedoeld in de punten 4° tot 6° van artikel 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011.
I.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) Een verklaring op erewoord dat de inschrijver : - niet in staat van faillissement of vereffening verkeert; - geen aangifte van faillissement heeft gedaan of procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is tegen hem; - niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast; - bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan; - in orde is met de betaling van sociale zekerheidsbijdragen; - in orde is met de betaling van belastingen
Blz. 4
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
- zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze inlichtingen.
Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve selectie) Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het KB van 15 juli 2011. Minimumeisen: nvt Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) Er dient verplicht een curriculum viate bijgebracht waaruit blijkt dat de kandidaat centrummanager over de nodige kennis, expertise en ervaring beschikt. Indien de inschrijving gebeurt door een vennootschap of firma, dient expliciet de naam vermeld van de persoon of medewerker die wordt aangeduid om de opdracht uit te voeren samen met zijn/haar curriculum vitae. Indien meerdere medewerkers zouden worden ingezet, vb als vervanger en/of voor administratieve of logistieke ondersteuning, dienen ook hiervan de namen en cv's bijgebracht te worden. Minimumeisen: nvt Illegaal verblijvende onderdanen Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/2, vierde lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt, onthoudt deze onderneming zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot de aanbestedende instantie een bevel in andere zin zou geven. hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld: - ofwel door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/2, eerste dan wel tweede lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze onderneming; - ofwel door middel van de in artikel 35/12 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking, dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer een illegaal verblijvende onderdaan van een derde land tewerkstelt; 2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de onderneming is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3° de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1° en 2° op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verdere onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen.
Loon verschuldigd aan werknemers Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/1, derde lid van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt van kennisgeving waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een zwaarwichtige inbreuk heeft begaan op de verplichting haar werknemers tijdig het loon te betalen waarop deze recht hebben, onthoudt zij zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot zij het bewijs voorlegt aan de aanbestedende instantie dat de betrokken werknemers integraal zijn uitbetaald. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld:
Blz. 5
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
- ofwel, naargelang, het geval, door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/1, eerste lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze opdrachtnemer of onderaannemer; - ofwel door middel van de in artikel 35/4 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen die in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/1 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer op zwaarwichtige wijze tekortschiet in zijn verplichting het aan zijn werknemers verschuldigde loon tijdig uit te betalen; 2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de opdrachtnemer is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3° de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1° en 2° op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verder onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen.
I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro.
I.7 Indienen van de offerte De offerte wordt geschoven in een “definitief gesloten omslag” waarop zijn vermeld : - de datum en uur van de zitting waarop de offertes worden geopend - de verwijzing naar het bestek en eventueel naar de nummers van de betrokken percelen. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres van het bestuur en met de vermelding“offerte” De offerte wordt gestuurd aan :
Erwin Tempels deskundige overheidsopdrachten Stadsbestuur Beringen Mijnschoolstraat 88, 3580 BERINGEN
Blz. 6
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
I.8 Opening van de offertes De opening van de offertes heeft plaats op woensdag 28 januari 2015 om 9.15 uur ten overstaan van de burgemeester of zijn afgevaardigde in het aanbestedingslokaal van het Stedelijk Administratief Centrum, Mijnschoolstraat 88 BERINGEN.
I.9 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.
I.10 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht:
Nr. 1
Beschrijving
Gewicht
Prijs
30
Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs 2
Specifieke ervaring en referenties m.b.t. vergelijkbare opdrachten
20
Attesten van goede uitvoering moeten ter staving worden bijgebracht. Het aantal goede referenties m.b.t. vergelijkbare projecten wordt gebruikt als criterium voor toekenning van de score. Dit geldt zowel voor de inschrijver als de medewerker(s) die voor (mede-) uitvoering van de opdracht zullen instaan. 3
Visie en kwaliteit van het plan van aanpak
50
Er dient een visie bijgebracht en omgezet naar een concreet plan van aanpak. Aandachtspunten zijn o.a. de mate van concrete toepasbaarheid op de situatie Beringen, aanpak en prioriteiten en hoe wordt dit omgezet naar een vooropgestelde tijdsbesteding (haalbaarheid), vaardigheden en attitudes en wijze van communicatie (en betrokkenheid) met de stakeholders, de bereikbaarheid en beschikbaarheid, eventuele back up bij afwezigheid … Totaal gewicht gunningscriteria:
100
Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend.
I.11 Prijsherzieningen Op deze overheidsopdracht is geen prijsherziening van toepassing.
Blz. 7
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
I.12 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien.
I.13 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen. De aanbestedende overheid verbetert de rekenfouten en de zuiver materiële fouten in de offertes, zonder dat zij voor niet-ontdekte fouten aansprakelijk is. Hiervoor kan de aanbestedende overheid aan de inschrijver vragen om binnen de door haar bepaalde termijn de draagwijdte van zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te wijzigen, teneinde de werkelijke bedoeling na te gaan
Blz. 8
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing.
II.1 Leidend ambtenaar De leiding en de controle op de uitvoering van de diensten zal geschieden door de leidend ambtenaar: naam: Kristof Schulpé functie: Deskundige lokale economie werkzaam bij: Dienst lokale economie adres: Mijnschoolstraat 88 te 3580 Beringen
II.2 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid, toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt.
II.3 Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd.
II.4 Looptijd Termijn in maanden: 12 maanden De opdracht vangt aan na kennisgeving van de toewijzing van de opdracht. De looptijd bedraagt 12 maanden en is eenmaal verlangbaar met 12 maanden. De opdracht zal niet stilzwijgend maar enkel schriftelijk worden verlengd. Dit zal gebeuren na een beslissing van het schepencollege op basis van een bij te brengen werkingsverslag van het eerste werkjaar (zie technische bepalingen) en een gunstig advies van de raad van bestuur van de "vzw centrummanagement Beringen".
II.5 Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover
Blz. 9
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. De dienstverlener zal tweemaandelijks worden betaald op basis van de bij te brengen prestatiestaten. In deze staten worden de gepresteerde uren per dag in detail vermeld. De totaliteit van de gepresteerde uren van de voorbije twee maanden wordt gefactureerd aan de Stad Beringen op basis van het uurtarief zoals in de offerte is aangegeven.
II.6 Waarborgtermijn Voor deze opdracht is geen waarborgtermijn van toepassing.
II.7 Oplevering Bij het verstrijken van de termijn van 30 dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende zending hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.
Blz. 10
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
III. Technische bepalingen III.1 Inleiding In het kader van de prioritaire beleidsdoelstelling stadsontwikkeling wil het stadsbestuur Beringen uitbouwen tot een aantrekkelijke winkelstad en tot de centrumstad van West Limburg. Er staan immers een aantal ontwikkelingen op stapel die het aanzicht en imago van Beringen grondig zullen veranderen. Zo zullen de secundaire scholen die momenteel gelegen zijn in het centrum van Beringen in 2017 verhuizen naar een grote scholencampus aan de stadsrand. De stad zal de schoolgebouwen die leeg komen te staan in het centrum aankopen en herbestemmen naar een gemengd woon-en winkelcomplex. Twee van deze scholen liggen in het kernwinkelgebied en bieden dus een enorme opportuniteit om het winkelaanbod en winkelimago van Beringen te verbeteren. Ook wordt de brug over het Albertkanaal verhoogd en de centrumlus verplaatst waardoor er extra parking kan gecreëerd worden. Tegelijkertijd zal het marktplein van Beringen heringericht worden als bindmiddel tussen alle op til staande projecten in het centrum. Tevens werd in 2013 een socio-economische vergunning afgeleverd aan NV be-MINE voor het realiseren van een retailpark van 15.000 m² op de voormalige mijnsite van Beringen. Dit zal er komen vanaf eind 2015. Dit retailpark vormt deel van een totaal herbestemmingsproject voor de mijnsite met ook toeristisch recreatieve attracties zoals het mijnmuseum, een sport- en recreatiezwembad, een duikbassin in de indikkers, klim- en hoogteparcours in een koeltoren en de mijnterril als avonturenberg. Om een visie te vormen hoe we de verschillende commerciële ontwikkelingen in samenspel en versterkend t.o.v. elkaar uit kunnen bouwen, werd in 2013 door vzw WES een detailhandelsstudie opgesteld. In deze studie werd, samen met een aantal flankerende maatregelen, het belang van centrummanagement aangehaald om de complementariteit tussen de verschillende ontwikkelingen/acties te bewaken en Beringen als één winkelstad te ontwikkelen en te promoten. Om deze ambitieuze plannen alle kans op succes te geven dient er samen met de “harde” stadsontwikkelingsprojecten ook werk gemaakt worden van een dynamisch, klantvriendelijk, bruisend en commercieel aantrekkelijk imago van Beringen. Het uiteindelijke doel is de aantrekkingskracht en het economisch functioneren van Beringen te verhogen. Daarom wenst het stadsbestuur een project centrummanagement op te starten voor Beringen centrum samen met het retailpark be-MINE. Beide stedelijke winkelgebieden (gelegen op amper 1 km. afstand van elkaar) dienen complementair en versterkend t.o.v. elkaar te worden uitgebouwd en gepromoot vanuit één centrummanagement. In het meerjarenplan 2014-2019 heeft de stad de nodige budgetten voorzien voor de cofinanciering in een promofonds, voor het opstellen van een marketingplan en andere flankerende maatregelen zoals een handelspandenfonds, afbakening van winkelgebieden,…. Er is een principiële toezegging vanuit NV be-MINE dat men eveneens wenst bij te dragen in een promofonds en wenst mee te werken aan een project centrummanagement. In 2014 werd een voortraject opgestart om het centrummanagement in Beringen voor te bereiden. Hierbij werden verschillende overlegmomenten gehouden met de handelaars uit het centrum, en werd een enquête gehouden. Uit dit voortraject blijkt dat er een groot draagvlak bestaat bij de handelaars uit Beringen centrum om centrummanagement op te starten. De handelaars hebben zich ook positief uitgesproken voor het aanwerven van een centrummanager en het invoeren van een promotaks vanaf 2015.
Blz. 11
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
Met onderhavige opdracht wenst de stad beringen over te gaan tot het aanwerven via dienstencontract van een centrummanager voor het coördineren van het centrummanagement in Beringen. De enquête en het overleg hebben uitgewezen dat de uitvoering van het centrummanagement best wordt toevertrouwd aan een centrummanager die voldoende professionele ervaring heeft opgebouwd, die onafhankelijk is en die de verschillende (beleids-)aspecten van centrummanagement en detailhandel onder de knie heeft. De centrummanager moet niet in de plaats treden van de stedelijke administratie en moet eveneens niet in de plaats treden van de rol die handelaars dienen te spelen in de binnenstedelijke werking.
III.2 Doelstellingen De versterking van de economische ontwikkeling van een handelskern is zonder twijfel de voornaamste doelstelling van het centrummanagement. Deze doelstelling kan verfijnd worden in de volgende subdoelstellingen: • Beringen uitbouwen tot aantrekkelijke winkelstad en tot centrumstad van West-Limburg; • Afstemmen van diverse commerciële ontwikkelingen en zoeken naar synergiën en complementariteit; • Werken aan een dynamisch, klantvriendelijk en bruisend imago; • Samenwerking met retailpark NV Mijn Retail; • Creatie van een gezellig centrum met een opgewaardeerd marktplein; • Versterking van de levendigheid in de binnenstad door o.a. het bevorderen van handelsactiviteiten; • Creatie van een optimaal ondernemersklimaat; • Verhoging van de organisatiegraad van de betrokken actoren; • Verbetering van de onderlinge samenwerking en relaties tussen de verschillende actoren; • Verbeterde onderlinge uitwisseling van informatie; • Optimale interne en externe communicatie; • Advisering en standpuntbepaling; • Bundeling van (financiële) middelen en krachten; • Voorbereidende en begeleidende werkzaamheden met betrekking tot herbestemming scholensites Sint-Lutgart en Sint-Jozefscollege … Deze subdoelstellingen worden verder vertaald naar concrete actiepunten die de uitgangspunten van de visie moeten helpen realiseren en die opgenomen worden in een actieplan. Tijdens een workshop met handelaars zijn heel wat suggesties voor concrete acties en maatregelen gedaan. De centrummanager zal deze acties verder uitwerken en in een prioriteitenplan gieten. Deze verdiepingsslag dient te gebeuren binnen een professioneel kader waarbij partijen gezamenlijke doelstellingen onderschrijven. Samen met de professionalisering van het centrummanagement behoren ook een doorgevoerde communicatie en draagvlakontwikkeling tot de organisatorische doelstellingen van het centrummanagement.
III.3 Takenpakket De belangrijkste taken van de centrummanager of opdrachthouder zijn, niet-limitatief: • Promotie van het centrum om het centrum onder de aandacht van potentiële consumenten en investeerders te brengen én te houden. Uitgangspunt is een levend en bruisend centrum waar regelmatig handelsbevorderende activiteiten en evenementen plaatsvinden. Doel is te komen tot een aantrekkelijk, leefbaar centrum voor de inwoners van Beringen maar ook voor bezoekers, toeristen en potentiële investeerders. Meer bepaald dient Beringen tot aantrekkelijke winkelstad in West-Limburg te worden uitgebouwd. Het ontwikkelen van een visie op het marketing- en promotiebeleid voor het centrum behoort tot deze taak;
Blz. 12
STAD BERINGEN •
•
• • •
• • • •
• • •
• •
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
Het uitwerken van een jaarlijks activiteitenplan met kostenopgave. Door het organiseren van evenementen en activiteiten moet het aantal bezoekers, maar ook het herhalingsbezoek verhoogd worden. Tevens moet de waardering en de tevredenheid van de bezoekers aan het centrum toenemen. De centrummanager borduurt verder op bestaande activiteiten maar geeft ook de aanzet tot nieuwe evenementen in functie van een te ontwikkelen imago. De toekomstige look and feel van het centrum en de positionering van het retailpark op be-Mine zijn hierbij belangrijke handvaten; Bestaande evenementen (nl. de Midzomerdagen in juni en de Breugelfeesten in september) alsook nieuwe evenementen (verder) uitbouwen en zowel instaan voor de coördinatie als voor de praktische en de logistieke voorbereiding en de dagorganisatie; en dit samen met de lokale handelaars, de horeca, de stadsdiensten en Toerisme Beringen. Het verhogen van de bestedingen namens inwoners, omwonenden en bezoekers door het inzetten van activatie-tools zoals apps, loyaliteitscampagnes, geschenkbonnen….Dit in overleg en samenwerking met be-Mine; Een zorgvuldig financieel beheer van de eigen middelen en budgetten met o.a. het uitwerken en opvolgen van een jaarplan/begroting, het opvolgen van facturatie en het voeren van een algemene boekhouding; Bestrijding van de leegstand en het voeren van een pro-actief acquisitiebeleid inzake vestigingen van nieuwe emblemen/handelszaken in het centrum; Onderhouden van perscontacten, inkoop van mediacampagnes; Bekijken van nieuwe mogelijkheden inzake beeldkwaliteit en kernversterkende investeringen met de toekomstige inrichting van de Markt als vliegwiel of hefboom; Mede-ontwikkelen van een visie met betrekking tot de voor Beringen-Centrum gewenste branchering, positionering en ruimtelijke ontwikkeling van detailhandel en het uitdragen van deze gezamenlijke visie; Het versterken en verbeteren van de relatie en communicatie tussen alle betrokken partijen. De centrummanager zetelt niet-stemgerechtigd in de Raad van Bestuur van VZW Beringencentrum en in verschillende stedelijke commissies voor zover betrekking op het functioneren van de binnenstad; Permanente draagvlakvorming door het voeren van een intensief intern communicatiebeleid (website handelaars, nieuwsflashes, sms-boodschappen…); De uitbouw van een aanspreekpunt voor handelaars en binnenstedelijke actoren. Dit dient verder in het plan van aanpak uitgewerkt te worden. Het formuleren van beleidsadviezen en het vinden van consensus op voor het centrum belangrijke actuele beleidsthema’s met de gezamenlijk vastgestelde visie als uitgangspunt en in onderling overleg met de stedelijke diensten; Dit kan gaan van terrasreglementering over stimulerende maatregelen tot de consolidatie van een bereikbaar, veilig en proper winkelgebied; Het monitoren van de doelstellingen via meetbare resultaten en bijsturen waar nodig; Productontwikkeling en –verbetering: het initiëren van projecten en activiteiten om het centrum als totaalproduct te versterken en aantrekkelijk te maken voor de consument (vb. zondags- of avondopeningen, bevlaggings- of bebloemingsactie…). Dit kan te maken hebben met zowel de hardware (infrastructuur) als de software (aanbod en activiteiten).
Aan het einde van elk werkingsjaar (vóór 15/11) dient er door de centrummanager: 1. een actieprogramma van handelsbevorderende activiteiten en evenementen opgemaakt te worden voor het volgende jaar waarin elk geplande activiteit en evenement nauwkeurig wordt omschreven en gebudgetteerd 2. een werkingsverslag gemaakt van de voorbije werkingsperiode. Beide documenten worden voorgelegd aan de raad van bestuur van de “vzw centrummanagement Beringen” (en op later tijdstip aan de AV van de vzw). Samen met een advies van de raad van bestuur worden deze stukken vervolgens voorgelegd aan het schepencollege in functie van het nemen van een beslissing tot verlenging van de opdracht. Ook biedt dit de mogelijkheid om eventuele budgetten te voorzien in de begroting van de stad, voor zover compatibel met de meerjarenbegroting. Met de handelaars werd overeengekomen wat de eerste taken zullen zijn bij aanstelling: 1) Oprichten van een nieuwe “vzw centrummanagement Beringen”; 2) Afsluiten van een subsidieovereenkomst tussen vzw en stad Beringen (ontwerpovereenkomst beschikbaar);
Blz. 13
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
3) Afsluiten van een subsidieovereenkomst tussen vzw en NV Mijn Retail (ontwerpovereenkomst beschikbaar); 4) Advisering bij de invoering van een premie voor startende handelaars in het kernwinkelgebied;
III.4 Kwaliteiten van de centrummanager Kennis Notie van werking gemeentelijke overheid Vertrouwd met de commerciële spirit en ondernemerscultuur van handelaars/ondernemers Kennis van de vastgoedwereld, notie van projectontwikkeling Kennis van trends en ontwikkelingen Kennis van KPI’s met betrekking tot retail en binnenstedelijk functioneren Affiniteit met city-marketing, PR, communicatie Vaardigheden / Functies Goede communicatieve vaardigheden. Brede maatschappelijke interesse. Geboren netwerker Ervaring in het aansturen van processen. Diplomatisch kunnen bemiddelen bij meningsverschillen, conflicten en klachten Goede ‘planner’ Stressbestendig, problemsolver Eigen werkzaamheden kunnen organiseren, plannen en systematisch aanpakken Probleemsituaties zelfstandig kunnen oplossen Logisch en analytisch denkvermogen Cijfermateriaal juist kunnen interpreteren en hieruit de nodige conclusies kunnen trekken Medewerkers, partners, actoren kunnen motiveren Hands-on Een no nonsense en enthousiast organisator die graag projectmatig tewerk gaat en bereid is om zelf taken uit te voeren Je schrijft met vlotte pen en bent een ondernemend persoon met sterke communicatieve vaardigheden (klantgerichtheid, assertiviteit, communicatie met diverse doelgroepen). Een creatieve geest hebben Attitudes Eerlijkheid, integriteit en betrouwbaarheid Stiptheid Neutraal opstellen Spontaan initiatief nemen Groot verantwoordelijkheidsgevoel Dynamisme Overtuigingskracht Flexibiliteit en bereidheid tot avond-/weekendwerk
III.5 Monitoring De inzet van de centrummanager wordt getoetst aan concrete, meetbare doelen die concrete (economische) resultaten opleveren. Voorbeelden van deze resultaten zijn: het vergroten van het aantal (nieuwe) bezoekers, te meten via passantentellingen; toename aantal handelszaken (zelfstandige enseignes en filiaalbedrijf); afname leegstandspercentage; verhogen koopbinding; verhogen koopattractie; verhogen van de bestedingen van bezoekers, meer herhalingsbezoeken en een langere
Blz. 14
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
verblijfsduur te meten via bezoekersonderzoek / koopstromenonderzoek; grotere tevredenheid (hoger rapportcijfer) van de bezoekers, te meten via een bezoekersonderzoek; verhogen van het aantal arbeidsplaatsen; meer evenementen met meer bezoekers, te meten via vergunningen en tellingen; verbetering van de bedrijfsresultaten (omzet) van detailhandel en horeca, te meten via onderzoek bij ondernemers; sponsoring; ontwikkeling huurprijzen;
III.6 Inzet Als minimum wordt een gemiddelde inzet van 1 dag per week vooropgesteld en dit gedurende 52 weken. Dit houdt in dat, rekening houdende met verlofperiodes, de inzet gedurende een aantal weken meer zal zijn en dit in functie van bv. opstart, activiteiten of andere verplichtingen. We rekenen op een flexibele inzet en beschikbaarheid. In de bij te brengen nota met plan van aanpak dient de inschrijver zijn/haar voorstel naar aanpak en spreiding van tijdsbesteding meer in detail uit te werken. In overleg met de handelaars, met het bestuur van de “vzw centrummanagement Beringen” en de stad wordt de inzet tijdens het verloop van de opdracht geëvalueerd en desgevallend aangepast. Zoals gesteld dient de centrummanager een prestatiestaat van geleverde prestaties per dag bij te houden. Deze wordt tweemaandelijks aan de Stad Beringen overgemaakt in functie van uitbetaling van geleverde prestaties. Administratiekosten en aanverwante kosten (zoals kopies, portkosten …) zijn ten laste van de stad of van de “vzw centrummanagement Beringen” - De centrummanager dient te beschikken over een eigen draagbare computer, een printer (voor dagelijks gebruik) alsook over een eigen gsm/smartphone. Communicatiekosten hieraan verbonden zijn ten laste van de centrummanager (dienstverlener) Huisvestingskosten: indien noodzakelijk wordt in het stadscentrum een aangepaste kantoorlocatie voor het project gezocht. Huisvestings- en eventueel noodzakelijke inrichtingskosten zijn ten laste van de stad of van de “vzw centrummanagement Beringen”. - Indien in het stadscentrum geen specifieke huisvesting wordt (of kan) voorzien, opereert en werkt de centrummanager vanuit eigen kantoor of thuisadres. Er kunnen hiervoor geen specifieke kosten aan de stad in rekening worden gebracht.
III.7 Vereiste documenten De inschrijver dient een offerte in die minstens de volgende documenten bevat: 1. Een volledig ingevuld en ondertekend inschrijvingsformulier. 2. Documenten m.b.t. de kwalitatieve selectie (ref. paragraaf I.5) 3. Een gedetailleerde en onderbouwde berekening (in tabelvorm) op welke wijze wordt gekomen tot de aangeboden totaalprijs voor het uitvoeren van onderhavige opdracht gedurende twee werkingsjaren. 4. Overzicht m.b.t. ervaring en referenties en attesten van goede uitvoering 5. Met betrekking tot visie en plan van aanpak dienen te worden bijgebracht: a. Een algemene toelichting en visie over aanpak van de dienstverlening en specifiek welke prioriteiten en aandachtspunten naar aanpak worden gesteld in het eerste en het tweede werkingsjaar. b. Voor het eerste werkingsjaar dient dit nader in detail uitgewerkt naar concrete acties en hieraan gekoppelde tijdsbesteding en dit op basis van de informatie aangebracht in voorgaande paragrafen. c. Een nota m.b.t. de beschikbaarheid en de bereikbaarheid van de centrummanager
Blz. 15
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D.2013.103.CC
d. Een visie en mogelijk concrete acties m.b.t. het bestrijden van leegstand en een proactief acquisitiebeleid e. Een visie en mogelijk concrete acties op vlak van productontwikkeling en –verbetering en een marketing- en promotiebeleid voor het centrum. Bijgebrachte visie en plan van aanpak moet concreet zijn en aangepast aan de situatie in Beringen. De bijgebrachte tekst mag maximum 5 bladzijden (A4) zijn. In het kader van de gunningsprocedure wordt, na opening van de offertes, elke inschrijver uitgenodigd voor een individueel gesprek. Op dit gesprek dient namens de inschrijver aanwezig te zijn: de persoon of personen (indien meerdere personen zouden worden ingezet) welke de taak van centrummanager in Beringen zal (zullen) opnemen. In dit gesprek dienen bovenstaande elementen kort toegelicht en vervolgens verder in detail besproken. Namens de opdrachtgever zal zowel een vertegenwoordiging van het stadsbestuur als van de handelaars op dit gesprek aanwezig zijn.
Blz. 16
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D2014skr104
IV. Inventaris Nr 1 2
beschrijving Opdracht zoals omschreven in onderhavig bestek Uurloon voor de berekening facturatie
Blz. 17
type FH FH
eenh. SOG u
hoev. 1 1
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D2014skr104
BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “AANSTELLEN VAN EEN CENTRUMMANAGER” OOA Ondergetekende (naam en voornaam) : Hoedanigheid of beroep : Nationaliteit : Woonplaats : Ofwel (1) De vennootschap (benaming, rechtsvorm) : Nationaliteit : met zetel te : vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) : (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel) :
verbindt of verbinden zich op zijn of op hun onroerende goederen tot uitvoering van de aanneming overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek voor bovengenoemde overheidsopdracht : tegen de som van: (in cijfers: exclusief btw): ………………………………………………………………………………………………………...................... (in letters: exclusief btw): ………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………….
Algemene inlichtingen Inschrijving bij de RSZ nr. …………………………………………………………………… B.T.W. (alleen in België) nr. …………………………………………………………………. Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer : ………………van de financiële instelling …………………… geopend op naam van …………………………. . Attesten Blz. 18
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D2014skr104
Bij deze offerte voeg ik of voegen wij : Een verklaring op erewoord dat de inschrijver : - niet in staat van faillissement of vereffening verkeert; - geen aangifte van faillissement heeft gedaan of procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is tegen hem; - niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast; - bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan; - in orde is met de betaling van sociale zekerheidsbijdragen; - in orde is met de betaling van belastingen - zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze inlichtingen.
Bij de offerte te voegen bescheiden De bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van deze aanneming moeten worden bijgevoegd.
Gedaan te ……………………………………………………………………………… de ………………………………………………………………………………………… De inschrijver,
Handtekening : Naam en voornaam : ………………………………………………………… Functie : ……………………………………………………………………………… Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).
(1) Doorhalen wat niet van toepassing is
Blz. 19
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D2014skr104
BIJLAGE B : BANKVERKLARING
Deze verklaring betreft volgende overheidsopdracht: Aanstellen van een centrummanager (D2014skr104) Hierbij bevestigen wij dat ................................................................................................................. (naam en woonplaats of handelsnaam en maatschappelijke zetel van de kandidaat of inschrijver) onze klant is. De financiële relatie met deze klant verloopt tot op heden tot onze volledige tevredenheid en zonder daarbij noemenswaardige negatieve zaken te hebben vastgesteld. Hij geniet tot op heden van ons volle vertrouwen. Op basis van de gegevens waarover onze bank momenteel beschikt en zonder uitspraak te doen over de toekomst, heeft deze klant op dit ogenblik de financiële en economische draagkracht om de bovenvermelde overheidsopdracht naar behoren uit te voeren. Onze bank levert dit document af zonder enige beperking noch voorbehoud van onze kant, behalve die welke hierboven zijn vermeld. Opgemaakt in ............................................. , op ..................................................................... . Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening
Dit attest moet ingevuld en bij de offerte gevoegd worden.
Blz. 20
STAD BERINGEN
PROVINCIE LIMBURG
D2014skr104 BIJLAGE C : INVENTARIS
“AANSTELLEN VAN EEN CENTRUMMANAGER”
Nr.
EHP. in cijfers excl. Type Eenh. Hoev. btw
Beschrijving
1
Opdracht zoals omschreven in onderhavig bestek
FH
SOG
1
2
Uurloon voor de berekening facturatie
FH
u
1
Totaal excl. btw
Totaal excl. btw :
Btw 21% :
Totaal incl. btw : De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te .......................................... de ...................................................... Functie: ......................................................
Naam en voornaam: ............................................................................ Handtekening:
Blz. 21
