Prijs: 12,00 €
STAD ANTWERPEN PATRIMONIUMONDERHOUD
CENTRALE AANKOOP EN LOGISTIEK Luchtbalcomplex - Blok C - Havanastraat 5 2030 Antwerpen
ONDERHANDELINGSPROCEDURE
BESTEK nr. 2008/866
Aanstellen advocaat voor het verlenen van diensten van juridische aard voor debiteurenbeheer stad Antwerpen
De kandidatuurstellingen dienen bezorgd voor: Donderdag 26 juni 2008 te 10.00 u. ………………………………………………………………….. op het bedrijf Patrimoniumonderhoud/stafdienst/aanbestedingen (gelijkvloers), Desguinlei 33, 2018 Antwerpen. Dan zal de afgevaardigde schepen of zijn plaatsvervanger overgaan tot het openen van de offertes. VOOR BIJKOMENDE INLICHTINGEN OF OPMERKINGEN KAN U TERECHT OP NAVOLGENDE NUMMERS: wat betreft het indienen of inzenden en de opening van de kandidatuurstellingen en offertes: bedrijf patrimoniumonderhoud/stafdienst/aanbestedingen, Desguinlei 33, 2018 Antwerpen: tel. (03)244 51 12 wat betreft andere inlichtingen m.b.t. het dossier: mevrouw Claudia Colson Tel: 03/220.85.24 of de heer Wilfried Horemans tel 03/220.84.31 Fax: 03/220.85.75
Onderhandelingsprocedure 2008/866
1
HOOFDSTUK BEPALINGEN
1:
ALGEMENE
ADMINSTRATIEVE
Artikel 1. Opdrachtgevend bestuur Het opdrachtgevend bestuur is de stad Antwerpen, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 2. Voorwerp van de opdracht INLEIDING Volgens artikel 94 van het gemeentedecreet staat de stadsontvanger (financieel beheerder) in volle onafhankelijkheid in voor het debiteurenbeheer, inzonderheid voor de invordering van fiscale en niet-fiscale ontvangsten. Voor de inning van gemeentebelastingen en administratieve geldboeten heeft de stadsontvanger (financieel beheerder) een uitvoerbare titel. Verwijzend naar artikel 94 van het gemeentedecreet van 15/7/2005 (BS 31/08/2005) kan de financieel beheerder voor eisbare, niet-betwiste facturen een dwangbevel uitvaardigen dat betekend wordt bij gerechtsdeurwaardersexploot. De invordering van dit onderdeel valt uitdrukkelijk buiten de toepassing van dit bestek. Hiervoor wordt een afzonderlijk bestek “gerechtsdeurwaarder” uitgeschreven. De vorderingen of dossiers van debiteuren hebben bij de afdeling debiteurenbeheer binnen de stad Antwerpen al een hele procedure doorlopen vooraleer een dossier wordt overgemaakt aan een advocatenkantoor. Debiteurenbeheer bestaat uit verschillende “niveaus” : * 1e lijns-debiteurenbeheer : - verzenden van factuur, aanslagbiljet, beslissing gemachtigd ambtenaar, … en bij niet-betaling 1e en/of 2e maning automatisch vanuit het systeem - meestal niet-dossier-gebonden * 2e lijns-debiteurenbeheer : - medewerkers leggen dossier aan om te kunnen innen - bv. notificatie, afbetalingsplan, collectieve schuldenregeling, wachter, herverzending, erfgenaam, bewindvoerder, rappel, uitstel van betaling, … - er wordt gewerkt met TIPs (= Toegepaste Invorderings Procedures) en taken (activiteiten binnen een TIP) * 3e lijns-debiteurenbeheer : dossier wordt overgemaakt aan een advocatenkantoor voor minnelijke of gerechtelijke invordering
2.
Bij wijze van illustratie worden hieronder - specifiek voor wat betreft facturen - de opeenvolgende activiteiten beschreven Deze activiteiten worden -per analogie- toegepast voor de andere vorderingen waarvoor de stadsontvanger (financieel beheerder) geen uitvoerbare titel heeft (zoals andere vorderingen op basis van een gemeentelijk reglement en vorderingen op basis van een voorstel minnelijke schikking voor schade aan stadspatrimonium). FACTUREN (volgend uit prestaties conform retributiereglementen of wettelijke grond) - verzenden van factuur met eventuele bijlage met de procedure om schriftelijk bezwaar in te dienen - verzenden aanmaning 1 verhoogd met verwijlintresten - verzenden 2e aanmaning verhoogd met administratieve kost en verwijlintresten - aangetekende rappel voor onbetwiste eisbare facturen met waarschuwing dat dossier wordt overgemaakt aan een gerechtsdeurwaarder (met doorrekening kosten aangetekend schrijven aan debiteur) - schriftelijke melding dat bezwaar (gedeeltelijk) verworpen werd door de facturerende dienst met verzoek tot betalen - andere invorderingsactiviteiten : opvolgen afbetalingsplan, aanschrijven erfgenamen, aanschrijven bewindvoerder, tijdelijk uitstel van betaling, sociaal beheer of budgetbeheer/-begeleiding bij OCMW, herroepen van en boedelschulden bij collectieve schulden-regeling, …
Visueel kan de procesflow als volgt worden voorgesteld: ZIE VOLGENDE BLADZIJDE
3.
Vordering (belasting/adm.geldboete/factuur) maken
Verzenden document
Ontvangst saldo 0
Bezwaarschrift bij belasting of adm.geldboete
Ged. of géén ontvangst
negatief
1e aanmaning voor saldo
Onwaarde
Ged. of géén ontvangst
Ontvangst saldo 0
T I P S
positief
“ten onrechte”
2e aanmaning voor saldo
Ontvangst saldo 0
EINDE
Ged. of géén ontvangst
Té kleine bedragen
ADVOCAAT
MIN-procedure
GER-procedure
Betekening vonnis Ontvangst saldo 0
Niet-geïnd naar Stad EINDE
Onwaarde wegens oninbaar
4.
VOORWERP De opdracht behelst een aanneming van diensten ten behoeve van het bedrijf financiën afdeling debiteurenbeheer : - het inschakelen van een advocatenkantoor bij nalatige debiteuren voor het invorderen van (minnelijk hetzij gerechtelijk) achterstallige niet-fiscale vorderingen. - het inschakelen van een advocatenkantoor voor het voeren van gerechtelijke procedures in het kader van het fiscaal en niet-fiscaal executierecht.
1. Voor wat betreft de invordering : -
-
Minnelijke of gerechtelijke invordering van facturen en aanhorigheden waarvoor artikel 94, lid 2 Gemeentedecreet (onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen) niet wordt toegepast. Invordering van voorstel minnelijke schikking voor schade aan stadspatrimonium Invordering van alle andere vorderingen op basis van een gemeentelijk reglement waarvoor de stadsontvanger geen uitvoerbare titel heeft en waarvoor artikel 94, lid 2 Gemeentedecreet niet wordt toegepast (bv. terugvordering kosten), met uitzondering van die vorderingen waarvoor de materiële bevoegdheid uitdrukkelijk is opgelegd aan een andere rechtbank dan de vrederechter of de rechtbank eerste aanleg. Zo zijn de terugvorderingen van lonen en wedden uitdrukkelijk uitgesloten uit het toepassingsgebied van dit bestek. Vorderingen in het kader van overheidsopdrachten en facturen van VESPA voor naam en voor rekening van de stad Antwerpen worden eveneens uitdrukkelijk uitgesloten.
De gerechtelijke invordering betreft zowel de procedure in eerste aanleg (Vrederechter of Rb Eerste Aanleg) als in verzet (Vrederechter of Rb. Eerste Aanleg) of in hoger beroep (Rb. Eerste Aanleg of Hof van Beroep) na instemming van de opdrachtgever. Specifiek voor de schadegevallen kan in het kader van een strafprocedure desgevallend een procedure burgerlijke partijstelling namens de stad Antwerpen worden gevoerd (de advocaat stelt zich dan burgerlijke partij namens de stad Antwerpen voor de correctionele rechtbank/Hof van Beroep). De vorderingen waarvoor de rechtsbijstandverzekering van de stad Antwerpen tussenkomt worden uitdrukkelijk uitgesloten van het toepassingsgebied van dit bestek.
2. Voor wat betreft de uitvoering Alle mogelijke acties en procedures in het kader van het executierecht (fiscaal én niet fiscaal) zoals bv. - Revindicatieprocedure (betwistingen m.b.t. bewarende maatregelen en middelen van tenuitvoerlegging) - UBOG dossiers (uitvoerend beslag en verkoop van onroerend goed) dwz. dossier overmaken aan de beslagrechter + verdere opvolging + indeplaatsstelling indien er al een niet-uitgevoerd niet-vervallen uitvoerend beslag door derden ligt samen met de aangestelde notaris.
5.
-
Procedures n.a.v. betwistingen die voortvloeien uit de toepassing van artikel 94, lid 2 Gemeentedecreet. Procedures n.a.v. betwistingen die voortvloeien uit de uitvoering van vonnissen inzake niet-fiscale vorderingen (vb. verzetsprocedure). Uitvoering in het buitenland, al dan niet via exequaturprocedure of Europese executoriale titel (EET).
Voor wat betreft de uitvoering in het buitenland houdt de opdrachtgever zich uitdrukkelijk het recht voor om deze vorderingen rechtreeks over te maken aan een buitenlands incassobureau / gerechtsdeurwaarder. Procedures van “uit-onverdeeldheid-treding” en betwistingen ivm de financiële hoofdelijkheid (in fiscale zaken) zijn uitdrukkelijk uitgesloten van de toepassing van dit bestek.
CONCRETISERING: Specifiek voor wat betreft de invordering dienen minstens de volgende acties te worden ondernomen : Voor de minnelijke regeling: - ingebrekestelling voor alle dossiers (min 2 brieven) - telefoon naar bedrijven (max 3 X + verslag) - periodiek informeren van het opdrachtgevend bestuur via “verslag” (brief teruggekomen of niet, reactie,…) - afsluiten van afbetalingsplannen mits akkoord opdrachtgever en verdere opvolging. Voor de gerechtelijke regeling (al dan niet na minnelijke regeling): - dagvaarding en rolstelling (via eigen gerechtsdeurwaarder) - volledige instaatstelling dossier voor de rechtbank - pleidooien - afwikkeling na vonnis - betekenen van een vonnis bij niet betaling o aan debiteur in geval adres bekend o aan procureur des konings in geval van ambtelijk afgeschreven of adres onbekend o eventueel in het buitenland - voeren van procedure in beroep of in verzet - uitgifte bestellen van vonnis in laatste aanleg gewezen.
Voor wat betreft de uitvoering: De andere mogelijke procedures in het kader van het executierecht (fiscaal en niet-fiscaal) (revindicatie, UBOG dossiers, exequaturprocedure,…) dienen te verlopen volgens de bepalingen én termijnen zoals voorzien in het gerechtelijk wetboek.
6.
INFORMATIEF Louter informatief wordt vermeld dat de stad Antwerpen jaarlijks ongeveer 60.000 facturen verstuurt waarvan er in het jaar 2007 ongeveer 1.200 werden doorgegeven voor minnelijke regeling en 472 voor gerechtelijke. Deze gegevens worden enkel ten titel van inlichting gegeven en zijn dus op geen enkel vlak bindend. Afhankelijk van het aantal concrete geschillen, vragen om advies en begeleiding kunnen deze hoeveelheden sterk schommelen, zowel in min als in meer. De dienstverlener zal in geen geval aanspraak kunnen maken op een minimaal aantal dossiers.
VOORBEHOUD UITBREIDING VOORWERP Het gemeentedecreet legt een nauwe samenwerking op tussen enerzijds stad en OCMW en anderzijds tussen de stad en al haar dochters (zo wordt o.m. voorzien in het voeren van een geconsolideerde boekhouding stad-OCMW-alle dochters tegen 2015). Het stadsbestuur houdt zich dan ook het recht voor om in een later stadium en eventueel met het oog op een centraal debiteurenbeheer het voorwerp van de vordering uit te breiden tot de vorderingen van het OCMW, alle IVA’s, (Intern Verzelfstandigde Agentschappen) EVA’s (Extern Verzelfstandigde Agentschappen), onafhankelijke diensten, stedelijke VZW’s en andere dochters. Het stadsbestuur is echter niet verplicht gebruik te maken van dit voorbehoud. De dienstverlener zal in voorkomend geval geen aanspraak kunnen maken op enige schadevergoeding of winstderving.
Artikel 3. Wetgeving Voor zover er door de voorschriften van dit bestek niet wordt van afgeweken, zijn op deze aanneming van toepassing de bepalingen van: de wet van 24.12.1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten (BS 22.01.1994) en latere wijzigingen; het koninklijk besluit van 08.01.1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (BS 26.01.1996) en latere wijzigingen; het koninklijk besluit van 26.09.1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage tot vaststelling van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (BS 18.10.1996) en latere wijzigingen.
7.
Artikel 4. Gunningswijze – Verloop van de procedure De opdracht wordt gegund bij onderhandelingsprocedure, in toepassing van artikel 17 § 2, 1 a van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten. Artikel 17§ 2,1 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten bepaalt: “Er kan bij onderhandelingsprocedure gehandeld worden zonder naleving van bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners wanneer: 1° in het geval van een overheidsopdracht voor aannemingvan werken, leveringen of diensten: a) de goed te keuren uitgave de bedragen, zonder belasting op de toegevoegde waarde, vastgelegd door de koning, niet overschrijdt. b) (…)”
Het opdrachtgevend bestuur gaat vrijwillig over tot een voorafgaande bekendmaking van de opdracht. Het opdrachtgevend bestuur behoudt zich het recht, overeenkomstig artikel 18 van voornoemde wet, af te zien van de gunning van de opdracht of de procedure te herbeginnen desnoods op een andere manier.
De procedure bestaat uit verschillende fasen: de kandidatuurstelling, de offerte en de onderhandelingen. De ingediende kandidatuurstellingen worden onderzocht op het vlak van regelmatigheid en selectiecriteria (verder uitgewerkt in artikel 5 en 6). Maximaal vijf kandidaten die aan de selectiecriteria voldoen en die een regelmatige kandidatuurstelling hebben ingediend, worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. De regelmatige offertes zullen daarna inhoudelijk worden onderzocht aan de hand van de gunningscriteria (verder uitgewerkt in artikel 7) De opdrachtgever heeft de intentie om met maximaal drie inschrijvers die de beste offerte hebben ingediend te onderhandelen. Nadat de onderhandelingen zijn afgesloten, zullen de definitieve versies van de offertes worden getoetst aan de gunningscriteria. De opdrachtgever gunt de opdracht aan de inschrijver die het best scoort op basis van de in dit bestek vermelde gunningscriteria (verder uitgewerkt in artikel 8).
8.
Artikel 5. Kandidatuurstelling Vormvereisten De kandidatuurstelling en de vereiste bijlagen moeten in het Nederlands zijn opgesteld. Voor het opmaken van de kandidatuurstelling maakt de kandidaat gebruik van de bij de oproep gevoegde formulieren. De documenten worden door de kandidaat of zijn gemachtigde ondertekend. Indien de kandidatuurstelling is ondertekend door een gemachtigde, moet bij de kandidatuurstelling een document worden toegevoegd waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de kandidaat. De kandidatuurstelling wordt in 3 exemplaren ingediend (1 origineel en 2 duplicaten).
Wijze van indienen De kandidatuurstellingen moeten worden bezorgd aan: Het college van burgemeester en schepenen p/a patrimoniumonderhoud, afdeling aanbestedingen Desguinlei 33, GLV 2018 Antwerpen De kandidatuurstelling wordt per aangetekende brief of per bode (met ontvangstbewijs) aan het bestuur bezorgd, op voormeld adres. De kandidatuurstelling wordt in een definitief gesloten omslag geschoven waarop het volgende vermeld wordt: de datum waarop de kandidatuurstellingen worden geopend, de verwijzing naar het bestek. Bij verzending per post wordt die gesloten omslag in een tweede omslag geschoven met opgave van bovenvermeld adres en met de vermelding “ kandidatuurstelling”.
Openingszitting De kandidatuurstellingen worden geopend op volgend adres: Patrimoniumonderhoud, afdeling aanbestedingen Desguinlei 33, GLV 2018 Antwerpen
9.
Vereiste bijlagen bij de kandidatuurstelling -
formulier voor kandidatuurstelling documenten inzake selectiecriteria (cfr. Artikel 6) indien de kandidatuurstelling wordt ondertekend door een gevolmachtigde, de nodige documenten waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de kandidaat.
Artikel 6. Selectiecriteria en uitsluitingsgronden Op deze opdracht kan worden ingeschreven door advocaten die hun stage hebben beëindigd en gedurende minstens 3 jaar ingeschreven zijn op het tableau van een Orde van Advocaten. Er kan ook ingeschreven worden onder de vorm van of namens een associatie van advocaten; in dat geval moet 1 advocaat opgegeven worden als verantwoordelijke, die zijn stage heeft beëindigd en gedurende minstens 3 jaar ingeschreven is op het tableau van een Orde van Advocaten. De kandidaturen zullen beoordeeld worden aan de hand van de volgende kwalitatieve selectiecriteria : - ervaring en deskundigheid met betrekking tot de materie(s) vermeld in artikel 2, - ervaring en opleiding van de kandidaat en van eventuele andere advocaten(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen. - De mate waarin continuïteit van de dienstverlening kan gegarandeerd worden. Bij de kandidatuurstelling dienen de volgende documenten te worden toegevoegd om het bestuur in de mogelijkheid te stellen deze selectiecriteria te beoordelen: -
een lijst van referenties waaruit een grondige ervaring en deskundigheid blijkt met betrekking tot de materie(s) vermeld in artikel 2 van zowel de kandidaat als andere advocaten(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen. Zonder schending van het beroepsgeheim kan dit aangetoond worden door vermelding van het aantal behandelde dossiers (en een korte beschrijving hiervan), publicaties, rechtspraak, enz. m.b.t. de betreffende materie(s) over de laatste 3 jaar. Ter info: Volgens art.5 §1 van het Reglement inzake publiciteit van de Orde van Vlaamse Balies van 4/6/2003 mag de advocaat in een gunningsprocedure melding maken van de behaalde resultaten, van het aantal zaken dat hij behandelt, van zijn omzet en van een succespercentage.
Indien de kandidaat verwijst naar referenties van andere advocaten, moeten bij de kandidatuurstelling verklaringen van deze advocaten gevoegd worden, waarin zij zich ertoe verbinden de dienstverlener bij te zullen staan indien de opdracht aan hem/haar gegund wordt. -
de nodige bewijzen waaruit blijkt dat continuïteit in de dienstverlening kan gegarandeerd worden;
10.
-
een curriculum vitae van de kandidaat en van eventuele andere advocaten(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen; Indien de kandidaat verwijst naar curricula vitae van andere advocaten, moeten bij de kandidatuurstelling verklaringen van deze advocaten gevoegd worden, waarin zij zich ertoe verbinden de dienstverlener bij te zullen staan indien de opdracht aan hem/haar gegund wordt.
-
indien de kandidaat een beroep zal doen op andere advocaten(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen, een engagementsverklaring vanwege de kandidaat dat, indien één van deze advocaten(-stagiairs) de associatie verlaat of om andere redenen deze dossiers niet meer mede kan behandelen, eenzelfde kwaliteitsniveau zal gegarandeerd blijven bij de behandeling van de dossiers, bijvoorbeeld door deze te vervangen door even ervaren en capabele advocaten;
-
indien door een associatie wordt ingeschreven, een engagementsverklaring vanwege de associatie dat, indien één van de vennoten of advocaten die de dossiers zal behandelen de associatie verlaat of om andere redenen deze dossiers niet meer mede kan behandelen, eenzelfde kwaliteitsniveau zal gegarandeerd blijven bij de behandeling van de dossiers, bijvoorbeeld door deze te vervangen door even ervaren en capabele advocaten.
Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de kandidaat/inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 69 van het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Behalve deze wettelijke uitsluitingsgronden wordt bijkomend opgelegd dat de inschrijver geen achterstallige niet-betwiste vorderingen mag hebben ten aanzien van de Stad Antwerpen. Op het einde van deze fase worden maximum vijf kandidaten geselecteerd om een offerte in te dienen.
Artikel 7. De offerte Vormvereiste: De offerte en de vereiste bijlagen moeten in het Nederlands zijn opgesteld.
Voor het opmaken van zijn offerte maakt de inschrijver gebruik van de bij dit bestek gevoegde formulieren. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Indien de documenten zijn ondertekend door een gemachtigde, moet bij de offerte een document worden toegevoegd waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de inschrijver.
11.
De offerte wordt in 3 exemplaren ingediend (1 origineel en 2 duplicaten). Wijze van indienen De offertes moeten, binnen de termijn zoals opgegeven in de aanvraag tot het indienen van een offerte uitgaande van het opdrachtgevend bestuur, worden bezorgd aan: Het college van burgemeester en schepenen p/a patrimoniumonderhoud, afdeling aanbestedingen Desguinlei 33, GLV 2018 Antwerpen De offerte wordt per aangetekende brief of per bode (met ontvangstmelding) aan het bestuur bezorgd op voormeld adres. De offerte wordt in een definitief gesloten omslag geschoven waarop het volgende vermeld wordt: de datum waarop de offertes worden geopend en de verwijzing naar het bestek. Bij verzending via de post wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met opgave van bovenvermeld adres en met de vermelding “offerte”.
Openingszitting De offertes worden geopend op volgend adres: Patrimoniumonderhoud, afdeling aanbestedingen Desguinlei 33, GLV 2018 Antwerpen
Vereiste bijlagen bij de offerte -
-
offerteformulier met prijsopgave documenten inzake gunningscriteria (zie artikel 8) een gedagtekende en ondertekende verklaring waarin de advocaat bevestigt dat noch hij/zij, noch (enig lid van) de associatie waartoe hij/zij behoort, in geval de opdracht aan hem/haar zal gegund worden, gedurende de uitvoering van de opdracht – rechtstreeks of onrechtstreeks – zal optreden in een gerechtelijke procedure tegen de stad Antwerpen en/of haar verzelfstandigde bedrijven indien de offerte wordt ondertekend door een gevolmachtigde, de nodige documenten waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de inschrijver.
Vrije varianten Zijn niet toegelaten.
12.
Artikel 8. Gunningscriteria De gunning geschiedt aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte heeft neergelegd. Bij de beoordeling van de economisch voordeligste regelmatige offerte zal de opdrachtgever de volgende gunningscriteria hanteren (op een totaal van 100 punten): (1)Prijsbepaling
40 punten
1.a. invorderingsdossiers: 15 punten Voor wat betreft de “invorderingsdossiers” wenst de opdrachtgever de forfaitaire dossierkost te kennen zowel voor de minnelijke als de gerechtelijke invorderingsfase. De dienstverlener wordt geacht in zijn inschrijving alle kosten en heffingen te hebben verrekend die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. Zo zijn in de prijzen begrepen (exemplatief overzicht) - De kosten van alle studies - De kosten van documentatie - De kosten voor het gebruik van software, informaticasupports edm - De administratie- secretariaats -en briefwisselingskosten - De verplaatsings-vervoers-en verzekeringskosten - De kosten voor documentatie, informatie die eventueel door de aanbestedende overheid worden gevraagd (vb. raadpleging rijksregister, beslagberichten,…) - De levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten - Portkosten - …
1.b. Uitvoeringsdossiers: 25 punten Voor wat betreft de uitvoeringsdossiers (bv. revindicatie, betwistingen artikel 94 Gemeentedecreet, UBOG dossiers, indeplaatsstelling bij UBOG, verzet, exequaturprocedure,…) dient de prijsopgave als volgt te gebeuren: De inschrijver dient een opgave te doen van de uurprestatievergoeding (= forfaitair bedrag per uur) die in de te behandelen dossiers zal aangerekend worden. Bij de bepaling van de uurprestatievergoeding dient de inschrijver niet alleen rekening te houden met zijn gemiddelde ereloon (onder meer ook rekening houden met het ereloon van eventuele andere advocaten(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen), maar tevens met alle kosten en lasten die verbonden zijn aan de behandeling van de dossiers (met uitzondering van gerechtelijke kosten en rechtsplegingsvergoeding zoals beschreven in artikel 15). Bovenop de uurprestatievergoeding en de gerechtskosten/rechtsplegingsvergoeding, zoals omschreven in artikel 17, mag de dienstverlener geen enkele kost aanrekenen. Met de complexiteit, de belangrijkheid van het dossier of het behaalde resultaat wordt geen rekening gehouden. In geen geval zullen prijzen aanvaard worden die ingaan tegen de deontologische regels.
13.
(2) Performantie van het informaticasysteem om dossiers digitaal te kunnen doorgeven en opvolgen (30 punten) Een beschrijving van het materieel en de technische uitrusting (inzonderheid van een gedetailleerde omschrijving van de ICT omgeving) waarover de dienstverlener zal beschikken voor de uitvoering van de diensten met aandacht voor : - on line dossieropvolgingssysteem en consultatie - chronologisch opvolgsysteem met ondernomen acties - graad van automatisering - gebruiksvriendelijkheid - mogelijkheid van samenvoegen dossiers : een eerder dossier dat reeds werd overgemaakt en waarvoor de gerechtsdeurwaarder reeds stappen ondernomen heeft samenvoegen van verschillende schulden van eenzelfde debiteur (bv. schulden uit niet-verworpen nalatenschap en persoonlijke schulden, schulden van zaak op naam en privé-schulden, …) ouder en minderjarig kind enz … - beveiligde omgeving voorzien van paswoorden - informatie kunnen doorgeven in dossier met data- en commentaarvelden - … Garantie dat de basissoftware reeds één jaar actief is en nog minimaal één jaar hetzelfde blijft. Eventueel opgave van de huidige benutting van de capaciteit (% benutting van de systemen + aantal dossiers).
Minimaal dienen de volgende technische vereisten te zijn vervuld. Technische vereisten ICT Dossiers kunnen digitaal worden doorgegeven . In digitale vorm gebeurt dit met volgende bestandstypes : xls, doc, pdf, rpt en jpeg. Deze bestanden moeten op een FTP-server kunnen geplaatst worden bij de gerechtsdeurwaarder. Deze server moet beveiligd zijn met een uniek wachtwoord ter bescherming van de privacy van de gegevens. Besturingssysteem moet windows zijn (momenteel windows-XP … onze programma’s zijn niet compatibel met andere besturingssystemen)
(3) Resultaatgerichtheid
30 punten
Een gedetailleerd plan van aanpak waarmee uw kantoor maximale resultaatgerichtheid kan aantonen van de toegepaste invorderingsprocedures met bijzonder oog voor : - beschrijving opstart, verloop en beëindiging dossier - beschrijving opvolgingsysteem voor afbetalingen - beschrijving opvolging van tijdelijk uitstel van uitvoering (bv uitstel betaling, vakantie, spoorloos, …) - verwerking vragen aan en antwoorden van opdrachtgever 14.
-
verwerking inkomende betalingen door debiteur eindverslag bij niet-inning kosten en/of hoofdsommen opgave van tijdsbestek capaciteit en snelheid verwerking dossiers (met onderscheid tussen “gewoon” en “spoedeisend”) opgave van maximale verwerkingstermijn bij elektronische ontvangst dossiers opgave maximale aanvaardbare “back logs” bij binnenkomend post opgave van manier van adresverificatie/opzoeking
De stad Antwerpen zal een inschrijver die minder dan 30% van de maximumscore behaalt op een specifiek gunningscriterium uitsluiten aangezien dit betekent dat de offerte op één van de essentiële aspecten van de opdracht dermate laag scoort dat de uitvoering op basis van die offerte niet mogelijk is.
Artikel 9. Borgtocht Er wordt geen borgtocht geëist.
Artikel 10. Gestanddoeningstermijn De inschrijvers blijven door hun offerte, eventueel aangepast na onderhandeling, gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de uiterste inschrijvingsdatum voor het neerleggen van de offerte.
15.
HOOFDSTUK 2 UITVOERINGSREGELS Artikel 11. Duurtijd Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een looptijd van vier jaar. Na het verstrijken van een termijn van één jaar, heeft elke partij het recht, zonder enige motivering en zonder enige schadevergoeding, om de overeenkomst op eender welk moment te beëindigen per aangetekend schrijven, mits inachtneming van een opzeggingstermijn van 6 maanden. Na het beëindigen van de overeenkomst zal de dienstverlener alle lopende dossiers verder behandelen totdat deze dossiers volledig gefinaliseerd zijn, tenzij het opdrachtgevend bestuur anders beslist.
Artikel 12. Aanstelling na goedkeuring bevoegd orgaan (college/ stadsontvanger) Voor wat betreft de dossiers waarvoor een aanstelling door het college vereist is (gerechtelijke invordering), zullen periodiek (maandelijks) dossiers met motiveringsstukken digitaal aan de dienstverlener worden toevertrouwd. Per overdracht zal steeds één collegebeslissing worden bijgevoegd. Als er voor een bepaald dossier twijfel rijst over de aard van de betrokken rechtsmaterie (meer bepaald of het dossier al dan niet valt onder de omschrijving van het domein zoals vermeld in artikel 2 van dit bestek), behoudt het opdrachtgevend bestuur zich het recht voor om autonoom te beslissen om het dossier niet door te geven aan de dienstverlener.
Artikel 13. Geen exclusiviteit Deze opdracht verleent de inschrijver geen exclusiviteit betreffende het uitvoeren van de opdrachten zoals omschreven in dit bestek. Als er voor een bepaald dossier twijfel rijst over de aard van de betrokken rechtsmaterie, behoudt het opdrachtgevend bestuur zich het recht voor om autonoom te beslissen om het dossier niet door te geven aan de dienstverlener.
Artikel 14. Rapportering (1) Dossier rapportering: Minstens één keer in de zes maanden worden verslagen van de dienstverlener ontvangen aangaande de evolutie van dossiers die niet volledig werden afgehandeld. Deze verslagen bevatten de volgende info: - overzicht van de in behandeling zijnde dossiers (dossiernr.) langer dan 4 maanden 16.
-
stand van zaken in elk dossier overzicht van de betalingen inschattingskansen dossier eventuele commentaar van de dienstverlener
(2) Resultaatrapportering (management informatie) Om de 3 maanden wordt van de dienstverlener een statistisch overzicht ontvangen per kalenderjaar van doorgave met vermelding van AANTALLEN - het aantal doorgegeven dossiers MIN GER andere - het aantal dossiers dat ‘volledig’ werd ontvangen - het aantal dossiers dat nog lopende is (openstaand) - het aantal dossiers dat wachtende is (staking procedure) - het aantal dossiers met afbetalingsplan (lopend en afgesloten) - het aantal dossiers volledig geïnd (in totaal) - het aantal dossiers geïnd na MIN GER - het aantal UBOG-dossiers
BEDRAGEN - het totaal bedrag van alle dossiers met opdeling in hoofdsom en kosten - de totale ontvangst (afgesloten en niet-afgesloten dossiers) met opdeling hoofdsom, verwijlintresten en kosten - de totale ontvangst voor volledig afgesloten dossiers - het totaal ontvangen na MIN GER - totaal bedrag openstaand saldo (excl verwijlintresten) met opdeling hoofdsom en kosten van lopende dossiers
PERCENTAGES - het % bedrag geïnd / bedrag doorgegeven - het % bedrag openstaand / bedrag doorgegeven - het % bedrag niet-gerecupereerde kosten / bedrag doorgegeven - het % bedrag niet-gerecupereerde kosten / totaal ontvangen - het % aantal geïnde dossiers / doorgegeven aantal dossiers - het % aantal MIN / aantal doorgegeven dossiers - het % aantal GER / aantal doorgegeven dossiers - het % aantal andere / aantal doorgegeven dossiers - het % niet-geïnde dossiers / geïnde dossiers
17.
Artikel 15. Controle en toezicht De opvolging en de uitvoering van deze overeenkomst berust bij het bedrijf Financiën/Debiteurenbeheer, Hofstraat 17, 2000 Antwerpen. Verantwoordelijke leidinggevende ambtenaren: Wilfried Horemans (bestuurscoördinator debiteurenbeheer) en Claudia Colson (juridisch adviseur debiteurenbeheer). Vanaf de bestelling van de opdracht moet de dienstverlener aan de door de opdrachtgever aangeduide personeelsleden van de opdrachtgever of van een door de opdrachtgever aangesteld audit-of bedrijfsrevisorenbureau, te allen tijde de mogelijkheid bieden om toezicht en controle uit te oefenen op de uitvoering van de opdrachten en om documenten aan te vragen. De diensten die het voorwerp uitmaken van de opdracht worden gedurende de ganse duur van het contract continu aan controles onderworpen en opgevolgd teneinde vast te stellen of de uitvoering ervan beantwoordt aan de voorschriften van het bestek en aan de offerte. De leidende ambtenaren zullen op frequente basis de dagdagelijkse werkzaamheden opvolgen. De opvolging en de uitvoering van deze overeenkomst berust bij het bedrijf Financiën/Debiteurenbeheer, Hofstraat 17, 2000 Antwerpen.
Artikel 16. Betaling Voor wat betreft de minnelijke dossiers: De dienstverlener krijgt van de opdrachtgever een minnelijke invorderingsstaat (= verzamellijst met één of meerdere debiteurendossiers waarvoor een minnelijke procedure moet opgestart worden). Na de verwerking en binnen redelijke termijn bezorgt de dienstverlener per minnelijke invorderingsstaat een gemotiveerde kostenstaat (per dossier een woordje uitleg in verband met resultaat). Maandelijks krijgt de dienstverlener van de dienst debiteurenbeheer een geverifieerde kostenstaat waarvoor de dienstverlener één factuur opmaakt. De facturen moeten – in tweevoud - rechtstreeks worden overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen, p.a. bedrijfseenheid Financiën, afdeling debiteurenbeheer, Hofstraat 17 te 2000 Antwerpen. Een betaling door de opdrachtgever vindt plaats telkens binnen de 30 kalenderdagen vanaf de datum van de factuur. De dienstverlener zorgt voor een maandelijkse doorstorting van gelden die – na aftrek van zijn kosten – worden ontvangen maar toekomen aan de opdrachtgever.
Voor wat betreft de gerechtelijke dossiers: De dienstverlener bezorgt wekelijkse gemotiveerde kostenstaten per dossier en verkrijgt van de dienst debiteurenbeheer maandelijks een geverifieerde kostenstaat waarvoor de dienstverlener een factuur opmaakt. 18.
De facturen moeten – in tweevoud - rechtstreeks worden overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen, p.a. bedrijfseenheid Financiën, afdeling debiteurenbeheer, Hofstraat 17 te 2000 Antwerpen. Een betaling door de opdrachtgever vindt plaats telkens binnen de 30 kalenderdagen vanaf de datum van de factuur. De dienstverlener zorgt voor een maandelijkse doorstorting van gelden die – na aftrek van zijn kosten – worden ontvangen maar toekomen aan de opdrachtgever. Provisies Er worden door het opdrachtgevend bestuur geen voorschotten/provisies betaald op de kostenen ereloonstaat. In uitzonderlijke gevallen, met name wanneer verwacht kan worden dat de procedure buitengewoon lang zal aanslepen, kan het opdrachtgevend bestuur in overleg met de dienstverlener een gedeeltelijke vergoeding toestaan pro rata van de reeds verrichte prestaties. Gerechtskosten Alle gerechtskosten, zoals onder andere gerechtsdeurwaarderskosten, betekeningskosten, dagvaardingskosten, expertisekosten, rolrechten, griffierechten, zegelrechten, enz. worden door de dienstverlener betaald aan de schuldeiser(s) en vervolgens doorgerekend op de kosten- en ereloonstaat aan het opdrachtgevend bestuur. Veroordelingen Alle bedragen waartoe het opdrachtgevend bestuur veroordeeld wordt in het kader van een gerechtelijke procedure (met inbegrip van de verschuldigde registratierechten), of die het opdrachtgevend bestuur anderszins moet betalen (bv. in het kader van een minnelijke regeling), zullen rechtstreeks door het opdrachtgevend bestuur aan de schuldeiser(s) betaald worden, na instructies van de dienstverlener. Rechtsplegingsvergoedingen De rechtsplegingsvergoedingen die het opdrachtgevend bestuur verschuldigd is en door de schuldeiser(s) worden gevorderd, worden door het opdrachtgevend bestuur rechtstreeks betaald aan de schuldeiser(s), na instructies van de dienstverlener. De rechtsplegingsvergoedingen die aan het opdrachtgevend bestuur verschuldigd zijn, worden door de schuldenaar(s) rechtstreeks betaald aan het opdrachtgevend bestuur of, indien zij door de schuldenaar(s) betaald worden aan de dienstverlener, onmiddellijk na ontvangst door de dienstverlener overgemaakt aan het opdrachtgevend bestuur.
Artikel 17. Continuïteit van dienstverlening 16.1. De dienstverlener dient te allen tijde de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren, ook in geval van afwezigheid van de dienstverlener (ziekte, vakantie…).
19.
16.2. Indien de dienstverlener zulke continuïteit niet kan verzekeren, heeft het opdrachtgevend bestuur het recht om de dienstverlener per aangetekend schrijven in gebreke te stellen. De dienstverlener beschikt dan over een periode van 14 dagen om opnieuw de dienstverlening te verzekeren, bij gebreke waaraan het opdrachtgevend bestuur het recht heeft de overeenkomst met onmiddellijke ingang te verbreken, zonder verdere ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechterlijke toestemming. In zulk geval heeft het opdrachtgevend bestuur het recht om alle schade die zij hierdoor zou oplopen, te compenseren met de kosten- en ereloonstaat van de dienstverlener of deze schade anderszins terug te vorderen van de dienstverlener. 16.3. Indien de dienstverlener een beroep doet op andere advocaten(-stagiairs) die de dossiers mede zullen behandelen en één van deze advocaten(-stagiairs) de associatie verlaat of om andere redenen deze dossiers niet meer mede kan behandelen, zal de dienstverlener eenzelfde kwaliteitsniveau blijven garanderen bij de behandeling van de dossiers. 16.4. Indien een associatie optreedt als dienstverlener en één van de vennoten of advocaten(stagiairs) die de dossiers zal behandelen de associatie verlaat of om andere redenen deze dossiers niet meer mede kan behandelen, zal de dienstverlener eenzelfde kwaliteitsniveau blijven garanderen bij de behandeling van de dossiers.
Artikel 18. Voortijdige beëindiging van de overeenkomst Indien de dienstverlener tijdens de looptijd van de hem toevertrouwde dossiers zijn werkzaamheden als advocaat zou stopzetten of door onvoorziene omstandigheden zijn opdracht niet verder zou kunnen uitoefenen, zal hij hiervan onmiddellijk het opdrachtgevend bestuur op de hoogte brengen en wordt de overeenkomst beëindigd met een opzeggingstermijn van 6 maanden. Met betrekking tot de dossiers die nog in behandeling zijn en de door het bestuur nog verschuldigde bedragen zullen partijen een onderling akkoord uitwerken. Indien de opzeggingstermijn van 6 maanden niet kan nageleefd worden door omstandigheden te wijten aan de dienstverlener of in het geval de overeenkomst tijdens het eerste jaar na gunning opgezegd wordt door de dienstverlener, heeft het opdrachtgevend bestuur het recht om alle schade die zij hierdoor zou oplopen, te compenseren met de kosten- en ereloonstaat van de dienstverlener of deze schade anderszins terug te vorderen van de dienstverlener.
Artikel 19. Verhindering Indien de dienstverlener wettelijk/deontologisch verhinderd zou zijn om een bepaald dossier te behandelen dient hij het opdrachtgevend bestuur hiervan onmiddellijk in kennis te stellen. Het dossier zal teruggestuurd worden, zonder aanrekening van ereloon.
20.
Artikel 20. Optreden tegen de Stad Onverminderd de deontologische regels zal de dienstverlener of (een lid van) de associatie waartoe hij/zij behoort tijdens de duur van deze opdracht niet – rechtstreeks of onrechtstreeks – optreden in een gerechtelijke procedure tegen de stad Antwerpen en/of haar verzelfstandigde bedrijven.
Artikel 21. Rechtskeuze en bevoegde rechtbanken In geval van betwisting is het Belgisch recht van toepassing en zijn de rechtbanken van Antwerpen bevoegd.
Antwerpen, 11 juni 2008 Voor de bestuurscoördinator i.o.
Bart Van Tichelen Afdelingschef
21.
OFFERTEFORMULIER bestek nr. 2008/866
Ik ondergetekende (naam, voornaam), ....................................................................................................................... wonende te. ......................................................................................................... straat,
nr..............................
(of indien het een associatie betreft) De ondergetekende associatie, ...................................................................................... ............................................ nationaliteit: .................................................................................................................. ............................................ hebbende haar maatschappelijke zetel te............................................................. straat,
nr..............................
vertegenwoordigd door: (naam, voornaam en titel), ..................................................... ............................................ Met als verantwoordelijke in de zin van art. 8, 1° lid van het bestek (naam, voornamen, titel of hoedanigheid) : ...................................................................................................................................... verbindt/verbinden zich bij deze op mijn/haar roerende en onroerende goederen, overeenkomstig de bepalingen en de voorwaarden zoals omschreven in het bestek nr. 2008/866 de diensten uit te voeren aan de volgende prijs: Voor invorderingsdossiers tegen een forfetaire dossierkost zoals vermeld in artikel 8 1a : ….EUR/dossier Voor uitvoeringsdossiers tegen een uurprestatie vergoeding zoals vermeld in artikel 8 ……………………………..EUR/uur
1b
Rekeningnummer : ....................................................................................................... RSZ-inschrijvingsnummer:. .......................................................................................... Wij , ondergetekenden ............…………………………………………………, verklaren ons akkoord met de bepalingen uit voornoemd bestek. Tevens verklaren wij dat onze algemene verkoop - of contractvoorwaarden niet van toepassing zijn op onze offerte in het kader van dit bestek.
Gedaan te.....................................................op ....................200 ................ De inschrijver(s) of gevolmachtigden, ............ ........................... ................ (handtekeningen)
Inlichtingen betreffende de inschrijver Tel. nr.: Fax. Nr.: Contactpersoon: E-mail:
22.
