923 Nr. 40.929
CULTUUR Provincieraadsbesluit van 22 mei 2014 in verband met de goedkeuring van het reglement kunstuitleen collectie provincie Antwerpen ______________
De provincieraad van Antwerpen, Gelet op de bepalingen van het provinciedecreet; Op voorstel van de deputatie, BESLUIT: Enig artikel: Goedkeuring wordt gehecht aan bijgaand reglement kunstuitleen collectie provincie Antwerpen dat luidt als volgt:
924 Nr. 40.929
REGLEMENT KUNSTUITLEEN COLLECTIE PROVINCIE ANTWERPEN Hoofdstuk I: Doel, bestemming en definities Artikel 1 – Algemeen 1.1. Het provinciebestuur van Antwerpen bezit een kunstcollectie die bestaat uit een 2.300 kunstobjecten. De collectie werd samengesteld met als specifiek doel het provinciehuis en andere provinciale gebouwen te verfraaien. De ‘Collectie Provincie Antwerpen’ omvat dus niet de kunstwerken die door de provinciale musea of door andere provinciale diensten worden beheerd. Het is een heterogene verzameling die zowel schilderijen, beelden en textiel, als grafiek en publicaties omvat, met als verbindende factor: kunst uit de provincie Antwerpen. Het gaat dus om kunstwerken van kunstenaars die een duidelijke band met de provincie Antwerpen hebben, of – in een minderheid van de gevallen – om kunstwerken die inhoudelijk naar de provincie Antwerpen verwijzen. 1.2. Als dienstverlening aan de lokale besturen en aan erkende musea uit de provincie Antwerpen stelt het provinciebestuur een selectie uit deze verzameling ter beschikking voor langdurige bruikleen. Het stelt lokale besturen en erkende musea in staat om waardevolle kunstwerken voor een langere periode en tegen een geringe kost in publiek toegankelijke ruimten in openbare en museale gebouwen te plaatsen. 1.3. De ‘Collectie Provincie Antwerpen’ is ontstaan vanuit de intentie een representatief beeld te vormen van de kunstproductie binnen de grenzen van de provincie Antwerpen. Door de kunstwerken voor lange tijd in bruikleen te geven en op verschillende locaties te presenteren, bestaat de kans dat de band met dit centrale concept wat verloren gaat. Daarom wenst het provinciebestuur bijzondere aandacht te schenken aan de context waarin de bruiklenen worden getoond. 1.4. De selectie uit de ‘Collectie Provincie Antwerpen’ zal voortdurend geactualiseerd worden. Jaarlijks zal aan de Provincieraad gerapporteerd worden over de bruiklenen die de provincie in het kader van dit reglement afsluit met lokale besturen en erkende musea. Artikel 2 – Definities Collectie Provincie Antwerpen: de heterogeen samengestelde collectie kunstvoorwerpen van het provinciebestuur van Antwerpen, in het beheer van de centrale administratieve diensten van de provincie Antwerpen. Deze collectie omvat niet de kunstwerken die door de provinciale musea of door andere provinciale diensten worden beheerd. Lokaal bestuur: een gemeentelijk aangestuurde entiteit.
925 Nr. 40.929
Museum: een museum is een permanente instelling, niet gericht op het behalen van winst, toegankelijk voor publiek, die een werking ontplooit die past in de hedendaagse praktijk en theorie van de museologie en die een collectie beheert die bestaat uit de materiële en immateriële getuigenissen van de mens en zijn omgeving. In het kader van dit reglement wordt met een museum meer specifiek een instelling bedoeld die kunst- en/of erfgoedcollecties beheert en tentoonstelt. Erkend museum: een museum dat beschikt over een kwaliteitslabel toegekend door de Vlaamse overheid op basis van de criteria vermeld in artikel 8 van het cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012 (en latere versies), en dat opgenomen is in het register van erkende collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties zoals bepaald in artikel 13 van het cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012 (en latere versies). Openbaar gebouw: een gebouw dat toegankelijk is voor het publiek en waar diensten worden verstrekt door een lokaal bestuur. Museaal gebouw: een gebouw dat toegankelijk is voor het publiek en waarin een museum gehuisvest is. In een museaal gebouw wordt een kunst- en of erfgoedcollectie beheerd en tentoongesteld. Een museaal gebouw biedt de nodige garanties op het vlak van klimaatbeheersing en bewaking om dergelijke collecties in optimale omstandigheden te beheren en tentoon te stellen. Bruikleen: zaak die één partij afgeeft aan een andere partij zodat die laatste daarvan gebruik kan maken, onder de verplichting voor degene die de zaak ontvangt, die terug te geven na ervan gebruik te hebben gemaakt. Bruikleenovereenkomst: contract waarbij de ene partij aan de andere een zaak afgeeft om daarvan gebruik te maken, onder de verplichting voor degene die de zaak ontvangt, die terug te geven na ervan gebruik te hebben gemaakt. Faciliteitenrapport: een rapport dat wordt opgemaakt door de bruikleennemer met gedetailleerde informatie over de plaats waar het kunstwerk zal gepresenteerd worden. In het geval van een openbaar gebouw: de nodige informatie over het gebouw, de plaats en omstandigheden van presentatie, de brandpreventie en de inbraakbeveiliging. In het geval van een museaal gebouw: de nodige informatie over de tentoonstellingsruimte, de bewaaromstandigheden en de wijze van presenteren, de klimatologische en fysische omstandigheden waarin het object terecht zal komen, en details over brandpreventie en inbraakbeveiliging. Artikel 3 – Bestemming 3.1. Het doel van de bruikleenwerking is de ‘Collectie Provincie Antwerpen’ voor een ruim publiek toegankelijk te maken. Tevens wil het provinciebestuur een culturele dienstverlening creëren ten overstaan van lokale besturen en erkende musea uit de provincie Antwerpen. De in bruikleen gegeven kunstwerken dienen daarom te worden gepresenteerd in publiek toegankelijke ruimten. Deze publiek toegankelijke
926 Nr. 40.929
ruimten dienen evenwel voldoende garanties te bieden voor de materiële veiligheid van het kunstwerk. 3.2. Op basis van de kunsthistorische en economische waarde en/of de kwetsbaarheid van de kunstwerken wordt een opdeling gemaakt in twee categorieën: enerzijds ‘openbare gebouwen’ en anderzijds ‘museale gebouwen’. Voor de eerste categorie komen kunstobjecten in aanmerking die afdoende beschermd zijn of robuust genoeg zijn om op publieke plaatsen – met een beperkte controle – te worden getoond. Kostbare of kwetsbare objecten, die een professionele omkadering vereisen, komen enkel in aanmerking voor een museale opstelling. Het provinciebestuur maakt de opdeling en behoudt zich het recht voor om hier van af te wijken. 3.3. Musea die niet beschikken over een kwaliteitslabel toegekend door de Vlaamse overheid op basis van de criteria vermeld in artikel 8 van het cultureelerfgoeddecreet van 6 juli 2012 (en latere versies), en bijgevolg niet-erkend zijn, kunnen eventueel een aanvraag voor een bruikleen indienen onder de volgende voorwaarden: - het museum in kwestie geeft een inhoudelijke argumentatie voor de bruikleenaanvraag; - het museum in kwestie toont met een beknopt faciliteitenrapport, dat ter beschikking wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen, aan dat het de nodige garanties kan bieden op het vlak van klimaatbeheersing en bewaking. De aanvraag van een niet-erkend museum wordt voorgelegd aan de adviescommissie die over deze aanvraag een advies zal formuleren ten behoeve van de deputatie.
Hoofdstuk II: Voorwaarden en bepalingen van de bruikleen Artikel 4 – Duur 4.1. Het provinciebestuur wenst de kunstwerken in langdurige bruikleen te geven, maar beperkt in de tijd. Kunstwerken worden niet ‘voor onbepaalde duur’ in bruikleen gegeven. De bruikleen geldt voor een periode van maximum 3 jaar en kan na een gunstige evaluatie opnieuw voor een periode van maximum 3 jaar verlengd worden. Door de duur van de bruikleen te beperken kunnen kunstwerken onder de aandacht van telkens een nieuw publiek worden gebracht. 4.2. Beide partijen zijn verplicht zich te houden aan de afgesproken termijn, vastgelegd in een bruikleenovereenkomst. Enkel in geval van overmacht kan de bruikleennemer ontslagen worden van deze verplichting. 4.3. Het provinciebestuur behoudt zich steeds het recht voor om de bruikleen te onderbreken voor tijdelijke, kortlopende tentoonstellingen op andere locaties. Dit kunnen tentoonstellingen zijn die door het provinciebestuur worden georganiseerd,
927 Nr. 40.929
maar ook tentoonstellingen van derden waarmee het provinciebestuur een overeenkomst sluit. Het lokaal bestuur of het museum waarmee een langdurige bruikleenovereenkomst werd afgesloten wordt in dit geval mee vermeld als medebruikleengever. Artikel 5 – Principes kostenverdeling 5.1. Het transport en de plaatsing van de kunstwerken wordt verzorgd en bekostigd door het provinciebestuur. 5.2. De verantwoordelijkheid voor de bruikleen gaat over op de bruikleennemer van het moment dat de kunstwerken zijn geïnstalleerd. Het provinciebestuur is verantwoordelijk voor de bruiklenen tot het moment dat ze zijn geïnstalleerd en opnieuw vanaf het moment dat ze worden opgehaald. 5.3. Voor de verzekering van het bruikleen tijdens de bruikleenperiode tekent de bruikleennemer in op de abonnementspolis van de provincie Antwerpen. De kost van deze verzekering zal door het provinciebestuur worden gefactureerd aan de bruikleennemer. Artikel 6 – De bruikleenovereenkomst 6.1. De praktische voorwaarden en modaliteiten van de bruikleen worden vastgelegd in een afzonderlijke bruikleenovereenkomst die wordt afgesloten tussen de provincie Antwerpen en de bruikleennemer. 6.2. De deputatie is bevoegd om in naam van de provincie Antwerpen de bruikleenovereenkomst af te sluiten en te ondertekenen. Hoofdstuk III: Aanvraag- en evaluatieprocedure Artikel 7 – Aanvraag van een bruikleen 7.1. Een aanvraag voor een bruikleen kan enkel gebeuren door het indienen van het aanvraagformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen. 7.2. Het aanvraagdossier bestaat uit: - het ingevulde aanvraagformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen, ondertekend volgens de bepalingen in artikel 10 van dit reglement; - in het geval de aanvraag uitgaat van een museum: de statuten van de instelling; - een ingevuld beknopt faciliteitenrapport, dat ter beschikking wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen, met de nodige informatie over het gebouw, de plaats en de
928 Nr. 40.929
omstandigheden van presentatie, inbraakbeveiliging van het gebouw.
de
brandpreventie
en
de
7.3. De deputatie beslist over het toestaan van de bruikleen. De deputatie kan zich hierbij laten adviseren door een adviescommissie. Deze commissie toetst de aanvraag aan de voorwaarden en bepalingen van het bruikleenreglement en formuleert een advies ten behoeve van de deputatie. De deputatie kan bijkomende voorwaarden bepalen voor het toestaan van de bruikleen. 7.4. In het geval de deputatie de gevraagde bruikleen toestaat, wordt door de administratie een bruikleenovereenkomst opgesteld. Deze bruikleenovereenkomst wordt afgesloten tussen het provinciebestuur van Antwerpen en de aanvrager van de bruikleen. Deze bruikleenovereenkomst geldt vanaf ondertekening door beide partijen als het enige geldige document met betrekking tot de bruikleen. Artikel 8 – Evaluatie van de bruikleen 8.1. Na afloop van de afgesproken bruikleenperiode wordt de bruikleenovereenkomst geëvalueerd, al dan niet met het oog op een eenmalige verlenging. 8.2. Een evaluatie geschiedt door het invullen van een evaluatieformulier door de bruikleennemer. Dit formulier wordt aan de bruikleennemer bezorgd door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen, een half jaar voor het aflopen van de bruikleenperiode. 8.3. Het door de bruikleennemer ingediende evaluatieformulier maakt deel uit van de evaluatie van de bruikleenovereenkomst die de administratie van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen zal maken. Deze evaluatie is verplicht in het geval een eenmalige verlenging van de bruikleenovereenkomst gevraagd wordt. In dit geval moet het evaluatieformulier worden ingediend bij het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen, en ondertekend volgens de bepalingen in artikel 10 van dit reglement. 8.4. In het geval er geen verlenging van de bruikleenovereenkomst (meer) speelt, dient de evaluatie ter lering van zowel het provinciebestuur als de bruikleennemer met het oog op eventuele nieuwe bruikleenovereenkomsten tussen beide partijen. Hoofdstuk IV: Algemene bepalingen Artikel 9 – Betwistingen reglement 9.1. Betwistingen na beslissing betreffende dit reglement, de toepassing ervan evenals alle onvoorziene gevallen worden desgevallend voor heroverweging voorgelegd aan de deputatie, mits duidelijke motivatie en het aanbrengen van nieuwe elementen in het dossier.
929 Nr. 40.929
Artikel 10 – Ondertekening documenten 10.1. De documenten moeten steeds ondertekend worden door de persoon, of diens gemachtigde vertegenwoordiger, die bevoegd is om het lokale bestuur of de instelling die de aanvraag doet, te vertegenwoordigen. 10.2. In het geval de documenten ondertekend worden door een gemachtigd vertegenwoordiger, dient het bewijs van de machtiging bij de documenten gevoegd te worden. Artikel 11 – Overgangs- en slotbepalingen 11.1. Dit reglement is van kracht vanaf 22 mei 2014 en is van toepassing op alle bruiklenen die het provinciebestuur in het verleden toestond.
Goedgekeurd door de provincieraad van Antwerpen in vergadering van 22 mei 2014. In opdracht : De provinciegriffier, (w.g.) Danny Toelen
De voorzitter, (w.g.) Kris Geysen
