CrossRoad. Unlock your business potential. Waardecreatie door invoering van bedrijfssoftware

|CrossRoad| Unlock your business potential

Waardecreatie door invoering van bedrijfssoftware GMI group bewijst haar competenties in ERP, business intelligence en workflow bij bouwbedrijf Galère Slanke administratie bij Smals vzw dankzij Microsoft Dynamics NAV en GMI group GMI |Advanced Finance|

Waarom waarom uw uw betalingen betalingen twee twee keer keer ingeven ingeven??

Isabel en Microsoft Dynamics werken perfect samen. Een indrukwekkende tijdwinst in uw dagelijks beheer wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen.

Internetbankieren voor de professional

UNLOCK YOUR BUSINESS POTENTIAL

|CrossRoad| Unlock your business potential

Editoriaal

Get out of the box!

Bij een goed voornemen willen wij u graag helpen. Met deze uitgave van Crossroad laten we twee klanten om ‘u’ tegen te zeggen aan het woord. Galère, respectievelijk Smals, hebben beiden hun potentieel ontsloten en bekwaamheid bewezen. De één als grootste bouwonderneming van Wallonië, de ander als ICT-dienstenorganisatie van de publieke instellingen in de Belgische sociale zekerheid en gezondheidszorg. Beide organisaties zijn voorbeelden van hoe invoering van bedrijfssoftware moet leiden tot waardecreatie. Wij laten ze aan het woord. Het centrale thema van deze Crossroad editie is waardecreatie, uitgangspunt van invoering van bedrijfssoftware. We willen aangeven dat dit niet zomaar een holle kreet is, maar voor GMI group ambitie om onverstoord aan verder te werken. Hoe we dat doen, proberen we in dit nummer maximaal te duiden. Dat we dit niet alleen kunnen, zal de geïnteresseerde lezer vaststellen. Zoals het vaak is in het leven, moet je voor vele goede dingen met twee zijn. Concreet kan je in deze Crossroad ontdekken hoe je als bedrijf zelf, onmisbaar bent als je succesvol bedrijfssoftware wil implementeren. In deze Crossroad vind je naast Galère en Smals nog 38 andere namen van gerespecteerde ondernemingen. Een greep referenties uit een basis van meer dan 250 klanten. Samen met al deze klanten zijn we – in wisselwerking – voortdurend op pad. Immer weer met als doel: de ontsluiting van hun business-potentieel. Misschien is dit nog wel de mooiste definitie van waardecreatie? Door: Ludo Van Baelen Director GMI group

In dit nummer

GMI group bewijst haar competenties in ERP, business intelligence en workflow bij bouwbedrijf Galère

Pagina 4

Waardecreatie door invoering van bedrijfssoftware

Pagina 8

Slanke administratie bij Smals vzw dankzij Microsoft Dynamics NAV en GMI group

Pagina 15

In de kijker: GMI |Advanced Finance|

Pagina 18

Leuvensesteenweg 613

Watervoort 6-8

1930 Zaventem

2200 Herentals

Belgium

Belgium

De Pintelaan 347a

T +32 14 28 30 10

9000 Gent

F +32 14 28 30 11

Belgium

[email protected]

www.gmigroup.be Colofon CrossRoad Magazine

Uitgever: Lemarco Sneeuwbeslaan 17 B7 - 2610 Wilrijk - +32 (0)3 827 26 36 [email protected] Redactie: Isabelle D’heedene, Ludo Van Baelen, Koen Van de Vel, Rob Daems, Willem van Rooij, Veerle Bonte, Patrick Dalle Advertenties: GMI group, Microsoft, Isabel Grafische opmaak: Lemarco

Pagina 3

www.gmigroup.be | [email protected]

GMI group bewijst haar competenties in ERP, business intelligence en workflow bij bouwbedrijf Galère Met een omzet van meer dan 230 miljoen euro is Galère de grootste bouwonderneming in Wallonië. Galère beschikte over verschillende, niet geïntegreerde softwareprogramma’s die in de loop der jaren werden aangekocht. Dit was de aanzet om te investeren in een uniek, geïntegreerd systeem, dat de mogelijkheid bood om dubbele invoer te vermijden, de integriteit van gegevens te garanderen en een toegang tot de informatie in real time te bieden. GMI group vulde Microsoft Dynamics NAV aan met GMI |DocumentFlow| en GMI |Analytics| en bood Galère zo een oplossing aan die verder gaat dan ERP. Het systeem wordt gebruikt door 150 mensen en zorgde niet alleen voor een optimalisering van de processen voor de validering van duizenden aankoopfacturen, maar tevens voor een responsabilisering van de werknemers op alle niveaus.

➤ ➤ ➤ ➤

Het grote voordeel van samen te werken met GMI group is dat je slechts één gesprekspartner hebt voor alle aspecten van een complex project: ERP, het beheer van workflows met GMI |DocumentFlow| en GMI |Analytics|. Dit heeft het welslagen van het project in grote mate bevorderd. Bernard Breeur, directeur ICT & BPM, Galère

Galère werd opgericht in 1949 en vormt al 60 jaar een onmiskenbare referentie als het gaat om uiteenlopende bouwwerken en engineering. De firma haalt een omzet van meer dan 230 miljoen euro en telt bijna 1.000 medewerkers. Galère maakt deel uit van de internationale groep BAM. De onderneming heeft meer dan 100 werven tegelijkertijd lopen, waarvan enkele (het nieuwe hoofdkwartier van de NAVO bijvoorbeeld) op internationale schaal. Galère verwerkt bovendien jaarlijks meer dan 250 offertes, met berekeningen die vaak erg complex zijn; om die reden bestond de filosofie van het bedrijf er altijd in om te streven naar een maximale efficiëntie in al zijn operationele activiteiten.

Nood aan correcte gegevens en toegang tot de informatie in real time

De twee afdelingen van Galère – bouw en engineering – omvatten vier categorieën operationele activiteiten: de realisatie van offertes, de aankopen, het beheer van de werven en het financieel beheer. Vroeger maakte elke afdeling gebruik van haar eigen software. Bernard Breeur, Directeur ICT & BPM bij Galère: “Ondanks de ‘gateways’ die werden aangelegd tussen de diverse toepassingen, moest men bepaalde gegevens meermaals blijven invoeren. Het werd steeds moeilijker om correcte gegevens te garanderen. Zonder het te hebben over het beheer

Pagina 4


van de duizenden aankoopfacturen, de prijsoffertes en alle documenten die te maken hebben met werven in de uitvoeringsfase.”

samenwerking tussen de werknemers te optimaliseren, met name de validering, de goedkeuring en de archivering van niet minder dan 50.000 aankoopfacturen per jaar.

Voor het maken van prijsoffertes voor gebouwen werkte Galère indertijd met het programma Gebat. Voor offertes inzake opdrachten van civiele engineering hanteerde Galère een toepassing die op maat was ontwikkeld voor de firma.

Na een zorgvuldige analyse van meerdere oplossingen, viel de keuze op Microsoft Dynamics NAV. Bernard Breeur: “Microsoft Dynamics NAV kwam als ERPoplossing tegemoet aan de omvang van onze firma, maar het was vooral GMI group die ons heeft overtuigd: de oplossing van GMI beschikte immers over een module, die specifiek werd ontwikkeld voor bouwondernemingen, en volledig werd geïntegreerd in Microsoft Dynamics NAV.”

Zodra de uitvoeringsfase van een werf werd aangevat, werden de posten van de prijsofferte geëxporteerd naar MS Excel, zodat de projectleider de opvolging van de werf up-to-date kon houden. In de facturatiefase ten slotte werd de informatie doorgestuurd naar een financiële toepassing onder AS/400, die de vorderingsstaten en de facturen genereerde.

Een project dat verder gaat dan ERP

Bernard Breeur, die in de loop van zijn carrière een pak ervaring heeft opgedaan met de analyse van processen en met IT-audits, definieerde samen met de directie van Galère een strategie om te investeren in een geïntegreerde oplossing – een project dat evenwel snel het domein van ERP ontsteeg ... Het was absoluut noodzakelijk dat ook de toekomstige oplossing toegang in real time zou bieden tot de beheersinformatie – op het vlak van Business Intelligence – om het bedrijf beter te kunnen aansturen. Het nieuwe platform moest vervolgens de kans bieden om de

De kracht van Microsoft als globaal platform vormde eveneens een beslissende factor. “Met Microsoft Dynamics NAV, de geïntegreerde portal SharePoint en de database SQL Server, bood Microsoft de beste configuratie om onze globale visie waar te maken, ver voorbij ERP, ” verklaart Bernard Breeur.

Van prijsofferte tot facturatie met Advanced Project Management – GMI |Construction|

Gezien de complexiteit en het aantal betrokken gebruikers - vandaag 150 gelijktijdige gebruikers – hebben Galère en GMI group gekozen voor een implementering van de oplossing in verschillende fases. De afdeling ‘prijsoffertes’, die 25 mensen telt, was als eerste aan de beurt om te migreren.

Pagina 5


Aangezien elke werf beschikt over een ADSL-verbinding, heeft het team ter plekke toegang tot de back-endoplossing van NAV om er de uitvoering van het project up-to-date te houden. Zodra er bijvoorbeeld ter plaatse materialen geleverd zijn, registreert de verantwoordelijke van de werf dit onmiddellijk in het systeem. Deze informatie zal vervolgens automatisch worden getoetst aan de factuur van de leverancier en maakt de actualisering van de vorderingsstaat van het project mogelijk. Verder worden de aankomst- en vertrektijden van het personeel op de werf met enkele muisklikken ingegeven in de oplossing GMI Advanced Project Management, rekening houdend met meer dan 50 verschillende opties: technische werkloosheid omwille van slecht weer, gevaarlijk werk, enz. “Met gemiddeld meer dan 100 werven in uitvoering, waarvan de meeste zich uitstrekken over meer dan een jaar, bestaat de uitdaging erin om regelmatig te factureren en dit op basis van correcte vorderingsstaten. Want uiteindelijk is dat wat onze cashflow bepaalt,” voegt Bernard Breeur eraan toe.

Proces voor de validering van 50.000 aankoopfacturen, geïntegreerd in een ERP-oplossing

Kort na de eerste uitvoeringsfase van Microsoft Dynamics NAV, introduceerde GMI group een oplossing – GMI |DocumentFlow| – voor de goedkeuring van digitale facturen, die een antwoord formuleerde op het probleem. De meeste oplossingen op de markt voor ‘document- & Pagina 6

Met de hulp van GMI group kon Galère een andere aanpak voor het ‘document- & workflowbeheer’ invoeren. Bernard Breeur: “De factuur wordt eerst gescand en onmiddellijk geregistreerd in het ERP-systeem. Pas na deze fase begint de valideringscyclus. Het voordeel? Elke statusverandering op het vlak van goedkeuring van de factuur wordt onmiddellijk zichtbaar voor de gebruiker in Microsoft Dynamics NAV.”

GMI |Analytics|: van ‘Cost Control’ tot geïntegreerd dashboard

‘Business intelligence’ speelt een sleutelrol in het operationele en financiële beheer van Galère. Dankzij twee bijkomende tools, geënt op Microsoft Dynamics NAV – Jet Enterprise voor de creatie van cubes en Targit als rapporteringsoplossing –, beschikt elke projectleider voortaan over een essentieel rapport: de ‘cost control’. Dit rapport biedt een totaalbeeld – samenvatting en in detail – van elk project: de vorderingsstaat per post, de gefactureerde en te factureren producten, de algemene uitgaven, het voorlopige resultaat van het project, enz. Het wordt automatisch in pdf-formaat verzonden naar elke projectleider, die er zijn opmerkingen aan toevoegt, vooraleer het naar de facturatie gaat. Bernard Breeur: “Dankzij de introductie van Microsoft Dynamics NAV kunnen we onze projecten regelmatig en correct factureren, met een minimum aan administratie. Wat ons in het verleden 2 tot 3 werkdagen kostte, gebeurt nu in nauwelijks enkele uren.” Aanvullend bij het rapport ‘cost control’ komen nog diverse andere rapporten, noodzakelijk om de onderneming te leiden: de opvolging van de schuldvorderingen, de personeelskosten, de omzet, enz. Tot slot heeft GMI group voor Galère ook een dashboard ontwikkeld dat permanent wordt geactualiseerd met zes

➤ ➤

Jaarlijks circuleren er meer dan 50.000 aankoopfacturen binnen het bedrijf. Een aanzienlijk volume, dat een heuse uitdaging met zich meebrengt op het vlak van archivering en validering. De aankoopfacturen die betrekking hebben op algemene kosten worden verstuurd naar de verantwoordelijken van de betreffende kostencentra; elke factuur die betrekking heeft op een werfproject, moet eerst worden toegewezen aan het project in kwestie, vooraleer ze kan worden gevalideerd door de verantwoordelijke. De op papier beheerde goedkeuringscycli boden niet altijd voldoende controle over de goedkeuringsflows.

workflowbeheer’, staan volgens Bernard Breeur los van ERP: de factuur wordt gescand, dan gevalideerd en vervolgens ingevoerd in een ERP-oplossing.

Het succes van dit project is volgens mij te danken aan het feit dat Galère en GMI group dezelfde visie delen over de voordelen van een alomvattend bedrijfssysteem.

➤ ➤

Vandaag wordt elke prijsofferte rechtstreeks gerealiseerd in Advanced Project Management, een GMI-oplossing op basis van de NAV-technologie. Er is niet langer sprake van dubbele invoer: elke prijsofferte, die oorspronkelijk in het systeem werd ingegeven, dient als basis voor de opvolging van de productie op de werf, en dit tot aan de facturatie aan de klant.

Fons Goovaerts, Gedelegeerd Bestuurder, GMI group


sleutelindicatoren (KPI’s), zoals het CO2-verbruik, de kosten voor telecommunicatie, de ongevallencijfers, enz.

Overzicht Land: België Sector: Bouw

“De redundantie van de informatie heeft plaats gemaakt voor centralisatie en rationalisatie. Vandaag bestaat er nog slechts één waarheid binnen de onderneming, en er zit geen speling meer tussen de realiteit in het veld en de cijfers,” onderstreept Bernard Breeur.

Profiel Galère Als algemene bouwonderneming vormt Galère een ontegensprekelijke referentie voor alle bouwwerken en engineeringactiviteiten, zowel in de overheidssector als privé. Galère is marktleider in Wallonië en realiseert een omzet van meer dan 230 miljoen euro. De firma heeft bijna 1.000 werknemers in dienst.

SharePoint-portal

Om een systeem voor archivering en toegang tot digitale informatie in te voeren, moest Galère niet ver zoeken: Microsoft SharePoint bleek de ideale tool en perfect geïntegreerd in Microsoft Dynamics NAV.

Uitdaging

Voor elke werf creëert Galère een specifieke intranetsite, die de projectverantwoordelijke een makkelijke toegang biedt tot alle informatie in verband met de werf: prijsoffertes, facturen, vorderingsstaten, leveringsbons, …

Het gebruik van verschillende, niet geïntegreerde softwaretoepassingen bij Galère was weinig efficiënt en vormde een reële bedreiging voor de betrouwbaarheid van gegevens.

Tegelijkertijd zorgt MS SharePoint voor een oplossing voor het probleem van de archivering van duizenden digitale documenten.

Oplossing

Het is overduidelijk dat MS SharePoint de belangrijkste technologie vormt voor de oplossing GMI |DocumentFlow|.

➤ ➤

➤ ➤ Vandaag bestaat er nog slechts één waarheid binnen de onderneming, er zit geen speling meer tussen de realiteit in het veld en de cijfers.

Dankzij de competenties van GMI group kon Galère een complete, geïntegreerde oplossing doorvoeren, gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV, GMI |Analytics| en GMI |DocumentFlow|. Hiermee worden de operationele processen geoptimaliseerd, worden de aankoopfacturen gevalideerd en wordt de onderneming aangestuurd.

Bernard Breeur, directeur ICT & BPM, Galère

Voordelen •

Grote impact op het personeel

Bernard Breeur onderlijnt de impact van de invoering van het nieuwe systeem op de responsabilisering van de werknemers: iedereen is zich ervan bewust dat hij niet langer op een eiland werkt, maar dat elke handeling een weerslag heeft op de opeenvolgende stappen binnen de interne processen. “Het grote voordeel van de samenwerking met GMI group is dat je slechts één gesprekspartner hebt voor alle aspecten van een complex project: ERP, het beheer van ‘workflows’ met GMI |DocumentFlow| en GMI |Analytics|. Zonder hun competenties op al die verschillende domeinen, zouden we deze opdracht nooit tot een goed einde hebben gebracht,” besluit Bernard Breeur.

•

•

•

• •

Correcte gegevens zonder dubbele invoer, van prijsofferte tot vorderingsstaat en facturatie Digitalisering en automatische validering van meer dan 50.000 aankoopfacturen per jaar Mobiele toegang tot alle werfinformatie dankzij Microsoft SharePoint Transparantie en betere aansturing van het bedrijf dankzij ‘business intelligence’ Responsabilisering van de werknemers Gebundelde competenties op het vlak van ERP, ‘Business Intelligence’ en ‘Enterprise Content Management’ bij één enkele partner: GMI group Pagina 7


Waardecreatie door invoering van bedrijfssoftware Nog steeds wordt invoering van bedrijfssoftware veel te veel door het management van ondernemingen gezien als een noodzakelijk kwaad. Helaas gaat de redenering: “je hebt het nu eenmaal nodig, maar het is een dure niet-aflatende kost,” ook vandaag nog steeds verder. De visie van GMI group staat hier lijnrecht tegenover door iedere dag opnieuw ervoor te ijveren dat professionele invoering van bedrijfssoftware geen kost is, maar een investering die echt kan renderen. Het gaat voor GMI group niet om koele verkoop van software en diensten. Het gaat daarentegen over de samenhangende invoering van product-servicecomponenten die echte oplossingen met toegevoegde waarde realiseren. Waardecreatie of ‘Return On Investment’ (ROI); dit is waar het bij GMI group, in samenwerking met onze klanten, om gaat.

De projecten Smals en Galère: resultaat van waardecreatie door invoering van bedrijfssoftware

@ ROI-denken en handelen Met de cases Galère en Smals laten we voorbeelden van waardecreatie spreken. Hier willen we nader uitleggen hoe GMI group haar visie expliciet onderbouwt. Want laten we wel wezen: ROI-denken is niet gemakkelijk; ROI-handelen is zowaar nog moeilijker! Om bedrijfsautomatisering te laten renderen, is het noodzakelijk dat de wisselwerking tussen GMI group en haar klant geënt wordt op volgende uitgangspunten:

1. een solution-concept onderbouwd met de betere producttechnologie en competente consultants; 2. gedrevenheid voor efficiëntie en productiviteitsverbetering, wat betekent dat je klaar moet zijn voor verandering; 3. inzicht in de functionaliteit van de juiste softwareproducten; 4. inzicht in de bedrijfsoperaties eigen aan de marktsector of industrie waarin de klant actief is. Pagina 8


4D Solution Concept

Fig.1

De architectuur waaraan bedrijfsoplossingen moeten voldoen met de optimalisatievoorwaarden die een goede business solution vereist.

ERP

Optimalisatie van bedrijfsprocessen

CRM

Optimalisatie van relaties en netwerk

Kennis Kunde Vaardigheden

BI

Verwerven van inzicht

ECM

Optimalisatie van documenten& werkstromen en samenwerking tussen resources

DocumentFlow

Analytics Kennis Kunde Vaardigheden

Alleen als deze voorwaarden vervuld zijn, kan en zal de invoering van bedrijfssoftware een succes zijn en zal een project als waardevol afgerond kunnen worden.

1. Een solution-concept onderbouwd met de betere producttechnologie en competente consultants (fig. 1- pagina 9) Het GMI |4D Solution Concept| is de architectuur waaraan GMI group-bedrijfsoplossingen moeten voldoen. Het vormt als het ware de bril waardoor GMI group kijkt, samen met de klant, in functie van de rendabele invoering van bedrijfsoplossingen. Kijkend door deze bril zie je de optimalisatievoorwaarden die een goede solution vereist. Om aan deze voorwaarden te kunnen voldoen, levert GMI group: ➤➤ ➤➤


Software in de vorm van generieke softwaretechnologie van innovatieve productontwikkelaars en eigen GMI softwareproducten met gerichte, specifieke functionaliteit. Service die identiteit krijgt door competentie, uitgedrukt als kennis en vaardigheden die aanwezig zijn bij de GMI consultants, die worden ingezet bij de projectimplementatie van bedrijfsoplossingen.


2. Gedrevenheid voor efficiëntie en productiviteitsverbetering, wat betekent dat je klaar moet zijn voor verandering Als je een bedrijfsoplossing implementeert met enkel de insteek om de bestaande gang van zaken te ondersteunen met software, laat je heel wat kansen liggen. Als je in een herautomatiseringsproject stapt met enkel de ambitie om verouderde software te vernieuwen, worden heel wat terugverdieneffecten vergeten. Primair gaat bedrijfsautomatisering niet over software. Uiteraard komt het erbij kijken en is het een middel. Maar vooraleer we over software praten, moeten we eerst willen veranderen. Het gaat over anders en beter; ‘change’ dus. Als we voor het begin van een project onze knop zo kunnen omzetten, dan zijn we op het goede pad. Zonder het misschien te beseffen, zijn we dan aan het ROI-denken. En dat denken kan heel divers zijn, breed en diepgaand, of soms ook heel eenvoudig en triviaal. Maar altijd gaat het, direct of indirect, over efficiëntie- en productiviteitsverbetering wat gelijk is aan waardecreatie. GMI-consultants beschouwen het als hun dagelijkse taak om samen met de klant te denken en te werken Pagina 9

www.gmigroup.be | [email protected] Fig. 2

5 ROI - Waardefuncties Vooraleer we over software praten, moeten we eerst willen veranderen; dan is ROI in het vooruitzicht. Het denken rond deze waardefuncties leidt direct of indirect tot efficiëntie en productiviteitsverbetering wat gelijk is aan waardecreatie.

ROI 1. Werkingskapitaal Voorraad- en voorraadruimtereductie – consignatiestock – grotere voorraadrotatie - verbeterde sales forecasting en productieplanning - direct shipments Betere betalingscondities – tactisch-strategisch betalingsbeheer Optimale samenwerking tussen verkoop en finance – geen complexe systemen van klantenkortingen – snelle facturering – EDI Analyse van kredietwaardigheid – kredietlimieten – optimalisatie betaaltermijnen – adequate inning van openstaande vorderingen

2. Arbeidsproductiviteit Techniek – organisatie – personeel Proces- en taakoptimalisering – werkplanning Meten is weten – balanced scorecard – KPI’s - BI Intuïtieve en gebruiksvriendelijke user interfaces Document management – competence & performance management

3. Kans op fouten Reductie van manuele data-invoer Verbetering van inzicht - voorspelling van tendensen - procescontrole Document management – competence & performance management Online informatie - portals

4. Klantentevredenheid Het kunnen houden van beloften Service level-verbetering Beheerde klantenfeedback Snellere, gedocumenteerde, ‘genotificeerde’ service

5. Eén IT platform Minder softwarecomponenten waarvoor licenties betaald moeten worden Lagere IT-operations-kosten Lagere onderhoudskosten

aan efficiëntie en productiviteitsverbetering. Bij elk automatiseringsproject (lees optimaliseringsproject) stellen de GMI-leden van het projectteam, samen met deze van de klant, zich als doel om te werken aan de optimalisering van:

1. Processen (ERP); 2. Relaties (CRM); 3. Documentstromen, werkstromen en samenwerking tussen medewerkers (ECM); 4. Informatievoorziening (BI). Pagina 10

Deze missie vloeit rechtstreeks voort uit het GMI |4D Solution Concept |. Als leidraad passen onze consultants vijf ROI-waardefuncties toe (fig. 2 - pagina 10). Het denken rond deze waardefuncties staat in rechtstreeks verband met de vier optimalisatiedomeinen. Aan het einde van de rit wil GMI group haar klanten helpen om te groeien, maar tevens ook te besparen. Daarom zijn er rollen en spelregels, zowel voor de GMI-consultants als de projectleden van de klant (fig. 3 - pagina 11).


Fig. 3

Rollen en spelregels voor de klant en GMI group moeten zorgen voor ROI Het is de dagelijkse taak van GMI-consultants om samen met de klant te denken en te werken aan efficiëntie en productiviteitsverbetering. De focus ligt op: processen, relaties, documenten werkstromen, collaboratie tussen interne en externe resources en informatievoorziening.

KLANT

GMI group

•

•

Zoeken en vinden van antwoorden op efficiëntie- en productiviteitsvragen, gebruik makend van alle beschikbare middelen en informatie in de organisatie.

ROI

• Bepaling van toegevoegde waarde, eventueel berekend als ROI-waardes

3. Inzicht in de functionaliteit van de juiste softwareproducten Als we dus eerst onze knop omgezet hebben en bereid zijn te veranderen om zodoende een meer optimale organisatorische omgeving te creëren, dan is het zaak om de juiste softwareproducten en hun functionele toepassing te weerhouden uit het gigantische marktaanbod. GMI group realiseert zich, geënt op jarenlange praktijkervaring, dat dit voor menig bedrijfsleider een schier onmogelijke opdracht is. Dat hij in het ICT-landschap figuurlijk het bos door de bomen niet meer ziet. Als gevolg hiervan beschouwen we het dan ook als onze taak om het management van onze klanten adviserend bij te staan. Als intermediair vertalen we deze bijstand door voor de optimalisatievraagstukken van de klant de betere technologie en producten te distilleren uit het aanbod van immer weer snel evoluerende technologie. En steeds opnieuw is er het GMI |4D Solution Concept| dat ook op deze thematiek anticipeert. Indachtig de vier optimalisatiedomeinen waaraan een onderneming aandacht moet besteden bij de invoering van

Stellen van vragen en formuleren van veronderstellingen (assumpties), die klanten in staat moeten stellen om overwegingen te maken betreffende efficiëntieverbetering en productiviteitswinst waaraan men nog niet gedacht had! • • • •

‘Business pains’ Proces- en functie-optimalisatie Andere verbeteringen Vragen die aanzetten tot het in vraag stellen van zaken

bedrijfssoftware, schuift GMI group vakkundig gekozen en beproefde technologie naar voor die als generieke software of als GMI getransformeerde software wordt ingezet. Expliciet stemt GMI de vier optimalisatiedomeinen af met vier universele ICT-domeinen:

1. 2. 3. 4.

Enterprise Resource Planning (ERP) Customer Relationship Management (CRM) Enterprise Content Management (ECM) Business Intelligence (BI) (fig. 4 - pagina 12)

4. Inzicht in de bedrijfsoperaties eigen aan de marktsector of industrie waarin de klant actief is GMI group is vanuit haar historiek een algemene, breed naar de mid-market gerichte implementator van bedrijfssoftware. We zijn een universele, generieke integrator, vertrouwd met veel klanten ter ondersteuning van verkoop- en inkoopoperaties, voorraaden logistiek beheer en het eraan verbonden financieel beheer. (fig. 5 - pagina 13)

Pagina 11


GMI-productaanbod GMI group realiseert zich dat het voor vele bedrijfsleiders een moeilijke opdracht is om de juiste softwareproducten te weerhouden uit het gigantische marktaanbod. GMI group anticipeert hierop door vakkundig gekozen en beproefde technologie naar voor te schuiven binnen de optimalisatiedomeinen waaraan een bedrijf aandacht moet besteden.

ERP Generieke softwareproducten

CRM GMI softwareproducten

Generieke softwareproducten

• MS Dynamics NAV

• GMI |Construction Add-On|

• MS Dynamics CRM

• Planning PME

• GMI |Professional Services Add-On|

• MS Dynamics CRM-connector

GMI softwareproducten • GMI |Dynamics CRM-connector|

• GMI |Advanced Finance Add-On| • GMI |Onetrail Connector| • GMI |CertiONE Connector| (EDI) • GMI |PlanningPME Synchronisation Connector| • GMI |Item Taxes Component| • GMI |RMA Component|

ECM

BI Generieke softwareproducten

GMI softwareproducten

Generieke softwareproducten

GMI softwareproducten

• Jet Essentials

• GMI |Report Suite – Finance|

• MS Office

• GMI |DocumentFlow – Essentials|

• Jet Enterprise

• GMI |Report Suite - Professional

• MS Sharepoint

• GMI |DocumentFlow – Advanced|

• Targit

Services|

• Ex Arte DMS

• GMI |Report Suite – Construction| • MS Visual Studio

• GMI |Intranet/Extranet Solutions|

- GMI |ePO|

- GMI |Webshop|

- GMI |Webtimesheets|

- GMI |Mobile Sales|

Verder ontwikkelde GMI group door de jaren heen een onafhoudelijke expertise in de projects & professional services georiënteerde markt. Net zoals productie-, distributie- en logistieke bedrijven, hebben projects & professional services georiënteerde organisaties zeer eigen, unieke processen en eraan verbonden optimalisatievraagstukken. Hiervoor beschikt GMI group over sterke producten en sectorkennis gebaseerd op jarenlange ervaring. Zowel in de bouwsector (fig. 6 pagina 13 ) als de markt van de zakelijke dienstverlening (fig. 7 - pagina 13) vormen referente spelers het bewijs. Pagina 12

Een grote expertise kunnen we verder aanwenden binnen geavanceerde financiële omgevingen. Deze omgevingen typeren in eerste instantie de noodzaak aan een robuuste transactionele financiële toepassing. Voor internationale organisaties spelen hier wettelijke en statutaire financiële verplichtingen eigen aan de landen waar men operationeel is. Maar dit is slechts de basis. Het echte verschil wordt gemaakt door uitbreiding met geïntegreerde oplossingen voor analytische en management rapportage evenals oplossingen ter ondersteuning van document management, workflow


Fig. 5

Een greep uit onze referenties voor … Handel – Logistiek – Productie

GMI group is vanuit haar historiek een algemene, breed naar de mid-market gerichte implementator van bedrijfssoftware en is vertrouwd met veel klanten ter ondersteuning van verkoop- en inkoopoperaties, voorraaden logistiek beheer en de eraan verbonden financiële administratie.

Fig. 6

Bouwsector

GMI group beschikt over degelijke software voor bouwbedrijven van alle types aangevuld met sectorexpertise opgebouwd sinds meer dan 15 jaar.

Fig. 7

Professional Services

In de markt van de professionel services beschikt GMI group over oplossingen voor alle processen eigen aan dit type van organisaties.

Fig. 8

Advanced Finance

GMI group heeft grote expertise in de automatisering van financieel-administratieve diensten waar naast de ondersteuning van de transactionele boekhouding, het verschil gemaakt wordt met geïntegreerde oplossingen voor analyse en rapportage evenals document management, workflow-ondersteuning en e-procurement.

Pagina 13

www.gmigroup.be | [email protected] en e-procurement. Tijdens de laatste jaren kende GMI group een significante groei van optimalisatieprojecten in dit klantensegment (fig. 8 - pagina 13).

1. GMI |Construction| 2. GMI |Professional Services| 3. GMI |Advanced Finance| (fig. 9 - pagina 14)

Bovenstaande expertises hebben ons in de loop der jaren in staat gesteld om de betere softwareproducten te selecteren/transformeren tot drie GMI Integrated Business Solutions:

Het woord ‘Integrated’ slaat op het feit dat deze solutions binnen elk ICT-domein van het GMI |4D Solution Concept| voorzien in geïntegreerde functionaliteit.

Fig. 9

GMI Integrated Business Solutions GMI group is een algemene, breed naar de mid-market gerichte implementator van bedrijfssoftware. Door de jaren heen ontwikkelde GMI group grote expertise in de automatisering van bedrijven in de projects en professional services georiënteerde markt evenals van financieel-administratieve diensten. Deze expertises hebben ons in staat gesteld om de betere softwareproducten te integreren tot eigen totaaloplossingen die binnen elk ICT-domein van het GMI |4D Solution Concept| geïntegreerde functionaliteit leveren.

ERP

CRM Kennis Kunde Vaardigheden

GMI |Advanced Finance|


GMI |Professional Services|

GMI |Construction|

BI

ECM DocumentFlow

Analytics Kennis Kunde Vaardigheden

Pagina 14



Slanke administratie bij Smals vzw dankzij Microsoft Dynamics NAV en GMI group

➤ ➤ ➤ ➤

Dankzij Microsoft Dynamics NAV hebben we minstens twee maand gewonnen in het up-to-date brengen van onze gegevens. Zo kan Smals verder groeien zonder dat de financiële dienst dat ook moet doen. Kristofer De Wit, financieel directeur, Smals vzw

De ICT-omgeving voor financieel beheer bij de vzw Smals was doorheen de jaren uitgegroeid tot een kluwen van een tiental parallelle IT-toepassingen. Hiermee werden jaarlijks duizenden facturen verwerkt en tientallen projecten beheerd. Overzicht en efficiëntie konden veel beter. Tot GMI group in 2007 de mist deed optrekken met de installatie van Microsoft Dynamics NAV. Smals is de gezamenlijke ICT-dienstenorganisatie van de publieke instellingen in de Belgische sociale zekerheid en gezondheidszorg. Het is een private vzw die de lidinstellingen ondersteunt bij de uitbouw van hun ICT-diensten in e-government en e-health. De diensten van Smals zijn enkel beschikbaar voor de leden en worden verrekend tegen kostprijs. De geboden dienstverlening gaat van het ontwikkelen van software, het installeren en beheren van systemen tot het ter beschikking stellen van gespecialiseerde medewerkers. De elektronische aangiften DMFA en Dimona en de basisdiensten van het eHealth-platform zijn enkele bekende Pagina 15

www.gmigroup.be | [email protected] toepassingen ten behoeve van de Belgische burgers en werkgevers. Smals werd opgericht in 1939 en is vandaag uitgegroeid tot een organisatie met 1.700 medewerkers en een omzet van 193 miljoen euro. Smals heeft zes vestigingen in Brussel, Charleroi en Gent, waaronder drie eigen datacenters. In 2013 zal Smals een nieuw datacenter- en kantorencomplex openen nabij het Brusselse Noordstation.

Risico op software-spaghetti

Vroeger hanteerde Smals een tiental losse softwarepakketten voor afzonderlijke domeinen van de boekhouding, de facturatie, het beheer van activa, etc. “Sinds de jaren ‘80 hebben wij diverse toepassingen aan elkaar gebreid, tot het na vele jaren een onbeheersbare situatie werd. Het vele overtikwerk was tijdrovend. Het risico op fouten werd te groot en het onderhoud werd moeilijk. We moesten op zoek naar één geïntegreerd systeem om onze bedrijfszekerheid veilig te stellen en de interne werking efficiënter te maken”, getuigt Kristofer De Wit, financieel directeur bij Smals.

De keuze voor Microsoft Dynamics NAV In 2006 ging Smals op zoek naar de, voor haar, beste software-toepassingen en onderzocht een vijftal oplossingen. Kristofer De Wit: “Microsoft Dynamics NAV kon ons al snel overtuigen als de meest gebruiksvriendelijke toepassing met een aantrekkelijke prijs-kwaliteit verhouding. GMI group startte in september 2006 met de analyse en al op 1 januari 2007 konden we live gaan met de versie 4.0.” “De grootste moeilijkheid was het omzetten van alle gegevens uit alle bestaande toepassingen naar één uniform formaat. Ook stuitten we op enige terughoudendheid bij onze medewerkers, maar na één jaar werken met Microsoft Dynamics NAV was iedereen uiteindelijk bijzonder tevreden met de verandering”, aldus Kristofer De Wit.

Vereenvoudigde boekhouding en facturatie De algemene boekhouding verloopt nu een pak vlotter met Microsoft Dynamics NAV. Zo zijn bijvoorbeeld de afschrijvingen van alle activa geautomatiseerd en geïntegreerd, zodat Smals beter de historiek van haar investeringen kan beheren. Smals stelt jaarlijks duizenden facturen op voor gepresteerde uren op projecten, voor de exploitatie Pagina 16

van infrastructuurgebonden elementen (servers, databanken, storage, monitoring, ...) en voor de lonen van gedetacheerde medewerkers en consultants. “Vroeger werden hiervoor lijsten in Excel aangemaakt, maar vandaag komt alles uit de databank van Microsoft Dynamics NAV en heeft de boekhouding in real-time een perfect overzicht van wat reeds gefactureerd is, wat nog aangerekend moet worden en wat de inhoud is van elke factuur”, aldus Kristofer De Wit.

Kostenbewaking GMI group ontwikkelde een link met de projectmanagement- en planningtool PS Next (Sciforma), zodat Smals in Microsoft Dynamics NAV nu gemakkelijk de efficiëntie van elk project kan nagaan. Kristofer De Wit: “GMI group heeft een wekelijkse export van de kosten ontwikkeld, die naar alle budgetbeheerders gestuurd wordt, zowel op globaal als op projectniveau. Op die manier kan elke verantwoordelijke zijn kosten nauwlettend in de gaten houden zonder dat er nog Excelsheets hoeven uitgewisseld te worden. De communicatie tussen de afdelingen is hiermee sterk verbeterd.”

Rapportering en tendensen

Vijf jaar na de ingebruikname van het systeem beschikt Smals intussen over een goedgevulde databank. “Microsoft Dynamics NAV laat een snelle export naar Excel toe, waar we tendensen kunnen opsporen. Hoe evolueert de exploitatieactiviteit? Waar neemt de omzet toe? In Jet Reports beschikken we over een bibliotheek van standaardrapporten voor de leden, de raad van bestuur en de eigen afdelingen. Microsoft Dynamics NAV heeft in grote mate bijgedragen tot de transparantie van onze financiële gegevens”, stelt Kristofer De Wit.


Workflow aankoopfacturen

Overzicht Land: België Sector: ICT-dienstverlening voor de overheid

Smals verwerkt 10.000 leveranciersfacturen per jaar. Elke veertien dagen worden alle facturen gekopieerd en verdeeld onder de budgetverantwoordelijken. Na de goedkeuring worden ze ondertekend terugbezorgd en verder verwerkt ter betaling. Om dit proces efficiënter te maken, zal GMI group hun documenten workflowtoepassing implementeren binnen Microsoft Dynamics NAV. De inkomende facturen worden dan ingescand om vervolgens digitaal te worden verstuurd en goedgekeurd binnen Microsoft Dynamics NAV.

Profiel Smals vzw Smals vzw ondersteunt en begeleidt e-governmentprogramma’s voor de Belgische sociale zekerheid en gezondheidszorg. Smals telt 1.700 medewerkers en realiseert een omzet van 193 miljoen euro.

Kristofer De Wit: “Met deze workflow willen we het werk van onze medewerkers verlichten en nuttiger maken. Zo kunnen we hen beter inzetten op de analyse van de facturen in plaats van louter op het kopiëren en verwerken ervan.”

Uitdaging

➤ ➤ ➤ ➤

De medewerkers van GMI group hadden geen analyse nodig van 500 bladzijden om onze noden te begrijpen, maar gingen meteen met ons achter een scherm zitten om samen snel een oplossing neer te zetten. Deze pragmatische aanpak wordt door ons sterk gewaardeerd. Kristofer De Wit, financieel directeur, Smals vzw

Besluit “Onze IT-spaghetti werd vervangen door één krachtig beheersysteem dat onze afdelingen en de raad van bestuur een goed inzicht geeft in de cijfers en ook aan de leden een heldere facturatie biedt. Dankzij Microsoft Dynamics NAV hebben we minstens twee maanden gewonnen in het up-to-date brengen van onze gegevens en kunnen we gemakkelijker onze KPI’s opvolgen. Op die manier kan Smals verder groeien zonder dat de financiële dienst dat ook moet doen.” Smals en GMI group hebben de voorbije jaren een echte vertrouwensrelatie uitgebouwd: “De snelle golive destijds was volledig hun verdienste. Ze hadden geen analyse nodig van 500 bladzijden om onze noden te begrijpen, maar gingen meteen met ons achter een scherm zitten om samen snel een oplossing neer te zetten. Deze pragmatische aanpak wordt door ons sterk gewaardeerd.”

Smals zocht een geïntegreerde oplossing als alternatief voor een complexe combinatie van verspreide softwaretoepassingen op de financiële afdeling, om de eigen administratie efficiënter te maken en het risico op fouten te verminderen.

Oplossing GMI group installeerde bij Smals Microsoft Dynamics NAV, aangevuld met de nodige interfaces en maatwerk voor de kostenopvolging van projecten.

Voordelen • • • • • •

Eén databank voor alle bedrijfsgegevens Meer up-to-date boekhouding Transparante boekhouding en facturatie Waterdichte kostenbewaking Strategische rapportering brengt   tendensen in beeld Geautomatiseerde verwerking van aankoopfacturen

In de toekomst overweegt Smals nog, in samenspraak met de leden, de invoer van elektronische facturatie via Isabel. Voor de rapportering wordt intussen ook reikhalzend uitgekeken naar Jet Enterprise van Jet Reports, dat een meer flexibele rapportering zal toelaten. Pagina 17


In de kijker

GMI |Advanced Finance| GMI |Advanced Finance| is een integrated business solution wat betekent dat deze bedrijfssoftware binnen elk ICT-domein van het GMI |4D Solution Concept| functionaliteit in zich draagt die samen een totaaloplossing voor een brede waaier van marktsectoren aanreikt. Het is hét totaalplatform voor efficiëntieverbetering in iedere financieel-administratieve organisatie van een KMO of groter mid-market-bedrijf (fig. 1 - pagina 19).

Microsoft Dynamics NAV als ‘full compliant processing backbone’

Het sluitstuk van elke transactie in Microsoft Dynamics NAV resulteert in een boekhoudkundige verwerking. Of het nu gaat om een factuur, een creditnota, een betaling of eender welk ander stuk, alle functionaliteit is aanwezig om een optimale financieel-administratieve afhandeling te voorzien. De module ‘Finance’ van MS Dynamics NAV voorziet in geavanceerde functionaliteit om Belgische en Europese boekhoudingen te ondersteunen. Om die reden kan MS Dynamics NAV dan ook geïmplementeerd worden als robuust financieel systeem in eender welke onderneming. ➤➤ Een Belgische boekhoudkundige administratie is in verhouding tot vele andere Europese landen streng gereglementeerd qua vormvereisten. Dankzij de flexibele set-up van MS Dynamics NAV kan aan elke wettelijke vereiste op gebruiksvriendelijke wijze voldaan worden. Een volledige en transparante BTW-rapportering, boekhouding met verschillende rekeningschema’s (IFRS compliant), verwerking van contant kortingen exclusief BTW, de verwerking van niet-aftrekbare BTW, enz. zijn hiervan maar enkele voorbeelden. ➤➤ Op het vlak van betalingsverrichtingen beschikt de Finance-module van Pagina 18


Fig. 1

GMI |Advanced Finance| GMI |Advanced Finance| is een Integrated Business Solution en heeft binnen elk ICT-domein van het GMI |4D Solution Concept| functionaliteit in zich die samen een totaaloplossing voor een brede waaier van marktsectoren aanreikt. Het is hét totaalplatform voor efficiëntieverbetering voor iedere financieel administratieve organisatie van een KMO of groter mid-market-bedrijf.

ERP

CRM GMI |Advanced Finance|

BI

ECM Analytics

Microsoft Dynamics NAV over een geïntegreerde interface met Isabel voor alle bankverrichtingen (uitgaande leveranciersbetalingen, domiciliëringen van klanten, CODA) die tevens klaar is voor de nieuwe SEPA-bankstandaard. ➤➤ Met de functionaliteit voor standaardrapportering kan men in NAV al een heel stuk op weg. Naast de wettelijke journalen en lijsten zijn er nog een bundel andere rapporten voorzien om de financiële rapportering te ondersteunen. Bovendien is MS Dynamics NAV van Microsoft en is de afstemming met MS Office standaard. Zo is bijvoorbeeld de exportfunctionaliteit van NAV-gegevens naar MS Excel een evidentie. Een klant beschikt aldus met MS Office reeds over een belangrijk deel van zijn financieel systeem. ➤➤ Maar er is meer. Het financieel systeem van NAV is dankzij de onderliggende Microsoft SQL Server database een perfecte bron voor aanlevering van data aan zogenaamde Business

DocumentFlow

Intelligence software. Een gegeven waarop GMI group in haar solution-aanbod op adequate wijze geanticipeerd heeft. Gebruikmakend van de solution suite GMI |Analytics| (zie verder) kan aan sec boekhoudkundige data een echte meerwaarde gegeven worden met een doorgedreven (grafische) analyse van de cijfers en opvolging van financiële key performance indicatoren (KPI’s). ➤➤ Naast functionaliteit voor zuivere financieelboekhoudkundige transacties bevat Microsoft Dynamics NAV eveneens alle functionaliteit voor het beheer van investeringen (vaste activa); inclusief afschrijvingen op meerdere niveaus. ➤➤ Alle functionaliteit is aanwezig voor consolidatie van cijfers op grootboekniveau en automatische verwerking van intercompany-verrichtingen. ➤➤ In de voorbije jaren heeft de Belgische overheid tal van nieuwe taxen ingevoerd die in de afhandeling van een transactie verrekend moeten worden. Pagina 19


Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM) betreft het beheer van ongestructureerde informatie in een onderneming. Ongestructureerde informatie is bijvoorbeeld: MS Office-documenten (Word, Excel, …), PDF, XML, E-mailberichten, afbeeldingen, foto’s, tekeningen, video’s, geluidsfragmenten. ECM wordt ook wel een paraplubegrip genoemd.

Business Process Mgmt.

Enterprise Communication

Records Mgmt.

Business Rules Mgmt. System

Document Mgmt.

Knowledge Mgmt.

ECM

Web Content Mgmt.

Imaging

Enterprise Search

Groupware & Collaboration

Denken we o.a. maar aan: Recupel, Auvibel, Bebat, Reprobel, e.a. GMI group heeft voor de automatische verwerking van al deze taksen, alsook de periodieke rapportering ervan naar de bevoegde overheid, eigen software ter beschikking. De GMI-component: ‘Item taxes’ is voor bedrijven die deze taxen moeten aanrekenen een absolute meerwaarde. ➤➤ GMI group biedt voor elektronische uitwisseling van documenten (EDI) een softwarecomponent voor koppeling met toepassingen van Certipost of andere platformen. ➤➤ Eveneens is er de mogelijkheid om inkoopfacturen digitaal en automatisch te registreren in Microsoft Pagina 20

Digital Asset Mgmt.

Dynamics NAV. Dit proces kan ondersteund worden door automatische workflow-functionaliteit voor validatie en goedkeuring van deze documenten (zie verder). Al deze functionaliteit, gekoppeld aan een efficiënte beveiliging op gebruikersniveau, maakt van de Financemodule van Microsoft Dynamics NAV een solide sluitstuk van de geboden ERP-functionaliteit. Maar evenzeer biedt de Finance-module van NAV de mogelijkheid om een geavanceerde ‘boekhouding’ op zichzelf te voeren; dus zonder gebruik te maken van de overige ERPfunctionaliteit. Hierdoor is Microsoft Dynamics NAV als financieel systeem in nagenoeg alle sectoren toepasbaar zowel voor kleine KMO’s als grote mid-market-bedrijven.


ePO

Bestellingen per afdeling, afgestemd met budgetten en gerelateerd aan werkstromen Zowaar MS Dynamics NAV de rol van een degelijke financiële ruggengraattoepassing met glans kan vervullen, ziet GMI group de optimalisatie van de financieel-administratieve functie in organisaties breder en dieper. Onder de vlag van de ECM-dimensie van het GMI |4D Solution Concept| bieden we voor kleine KMO’s tot grotere mid-market-ondernemingen de GMIsoftwaretoepassing ‘electronic Purchase Orders’, kortweg: GMI |ePO|. Deze geïntegreerde softwarecomponent stelt organisaties in staat om steeds inzicht te hebben in openstaande bestellingen die uitstaan bij leveranciers. Tevens geeft de oplossing aan medewerkers de mogelijkheid om bestelaanvragen te registreren met daarbij steeds direct inzicht in de beschikbare budgetten. Het is steeds mogelijk om bestelaanvragen ten laste van meerdere budgetten te plaatsen. Tijdens de ingave is zichtbaar welke ruimte er nog is voor te plaatsen bestellingen t.o.v. het nog beschikbare budget. Verder is het mogelijk om beperkingen in te stellen en medewerkers te koppelen aan budgetposten. Op dit budget kunnen zij dan enkel aanvragen indienen. Ook kan een algemeen budget per medewerker ingesteld worden. Indien tijdens een bestelaanvraag blijkt dat er niet voldoende budget meer beschikbaar is, kan de bestelaanvraag tegengehouden worden of kan, via instellingen, ervoor gekozen worden om de aanvraag toch te laten doorgaan. In dit laatste geval zal tijdens de verdere verwerking beoordeeld moeten worden, ten laste van welk budget de aanvraag ingediend moet worden.

Fig. 3

Voor registratie van bestelaanvragen bestaat er functionaliteit onder de noemer: ‘vooraf gedefinieerde posten’. Dit zijn bestelposten die regelmatig aangevraagd worden, eerder evident zijn, en op deze wijze snel en efficiënt afgehandeld mogen worden. De medewerker hoeft hiervoor: omschrijving, kostenplaats, (eventueel) budget en prijs niet te kennen. Van zodra de bestelaanvraag volledig is, wordt deze aanvraag direct in MS Dynamics NAV geregistreerd. Vanaf dit punt in het proces kan de standaard-verwerking en goedkeuring in NAV plaatsvinden. Als laatste stap in de flow is er de omzetting van de bestelaanvraag naar een inkooporder. Belangrijk nog om weten, is dat voor het registreren van bestelaanvragen, gebruik gemaakt wordt van een web-interface. Dit heeft als voordeel dat geen bijzondere eisen gesteld worden aan de software-installatie op de PC’s van medewerkers en de kostprijs voor licenties aldus verlaagt.

GMI |DocumentFlow|

Beheer van alle ongestructureerde informatie in een financieel- administratieve omgeving

Enterprise Content Management (ECM) betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming. Ongestructureerde informatie is alle informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is, bijvoorbeeld informatie in de vorm van: MS Office-documenten (Word, Excel, …), PDF, XML, E-mailberichten, afbeeldingen, foto’s, tekeningen, video’s, geluidsfragmenten. ECM is dan ook een paraplubegrip en verwijst o.m. naar:

GMI |DocumentFlow| is een Information Worker Solution

GMI |DocumentFlow| ondersteunt de creatie van content (tekst), het beheer ervan, het in een context plaatsen van content, het opslaan, archiveren en ophalen ervan.

Verzamelen en creëren

Beheren en illustreren

Verstrekken

Opslaan

Archiveren

Ophalen

Pagina 21

www.gmigroup.be | [email protected] SharePoint kunnen we de manier waarop mensen dagelijks (samen)werken, verbeteren. Met GMI |DocumentFlow| gaat het over (het veranderen van) de manier waarop inhoud (content) wordt gecreëerd, beheerd, in een context geplaatst, opgeslagen, gearchiveerd, geleverd en uiteindelijk opgehaald. Binnen een financieel-administratief kader: beresterk!

• Document Management • Samenwerken (Collaboration) • Knowledge Management • Digital Asset Management, • Web Content Management • Portal • Workflow Management • Zoeken van informatie (search) • Scanning • Enz. (fig. 2 - pagina 20)

Digitaliseren, structureren en centraal archiveren van documenten. Al een heel eind op weg met de ‘Essentials Edition’

GMI |DocumentFlow| is de solution suite die al deze deelgebieden van informatiebeheer ondersteunt. Het is een zogenaamde Information Worker Solution (fig. 3 - pagina 21). Door middel van de implementatie van GMI |DocumentFlow| en gebruik te maken van MS

(fig. 4 - pagina 22) Organisaties worden dagelijks geconfronteerd met een steeds groter wordende hoeveelheid documenten die via verschillende kanalen (post, fax, mail, ...) binnenkomen. Organisaties hebben het steeds moeilijker om een totaaloverzicht en -inzicht te

Fig. 4

GMI |DocumentFlow – Essentials| Organisaties krijgen dagelijks een veelheid aan documenten te verwerken. Deze komen via verschillende kanalen (post, fax, mail, ...) binnen in de organisatie. GMI group stelt vast dat deze documenten, in welk formaat dan ook, meer en meer verspreid zitten. Met GMI |DocumentFlow - Essentials| kunnen we op eenvoudig doordachte wijze alle ongestructureerde informatie: digitaliseren (papieren documenten scannen), structureren (linken aan NAV-entiteiten zoals klanten, leveranciers, relaties, opportuniteiten, offertes, orders, projecten, resources, budgetten, vaste activa, enz.) en in één centraal, digitaal archief (MS SharePoint) opslaan.

1. Digitaliseren

2. Structureren

Outlook Connector

Share

Scan

Pagina 22

Digitaal postkantoor (split, extract, upload)

➤➤ ➤➤ ➤➤ ➤➤ ➤➤ ➤➤ ➤➤ ➤➤ ➤➤ ➤➤ ➤➤

Klanten Leveranciers Relaties Opportuniteiten Offertes Orders Projecten Resources Budgetten Vaste Activa …

3. Centraal archiveren en samenwerken

Bv. e-invoice (certified)

Sites

Composites

Communities

Insights

Content Search


Fig. 5

GMI |DocumentFlow – Advanced| De Advanced Edition laat een organisatie toe om de inkoopadministratie – van bestelling tot betaling – sterk te optimaliseren en efficiënter te maken.

1. Scannen en valideren van inkoopfacturen

2. Facturen matchen met inkooporders en goedkeuring

3. Opmaken van betalingsvoorstellen en doorsturen naar de bank

Digitaliseren van facturen Herkenning & Extractie

Validatie van gescande facturen

Overzicht van facturen met status Workflow in NAV

Opmaak betalingsvoorstel voor goedgekeurde facturen in NAV

Goedkeurder valideert factuur o.b.v. ontvangsten/ bedragen

Betalingsbestand naar Bank

krijgen van/in alle documenten betreffende bijvoorbeeld: een bepaalde relatie, een order of een project. Documenten, in welk formaat dan ook, zitten meer en meer verspreid in klassieke archiefkasten, verschillende fax en/of mailservers, folder- en filestructuren van diverse software, enz. Met GMI |DocumentFlow - Essentials| kunnen we op eenvoudig doordachte wijze alle ongestructureerde informatie: ➤➤ digitaliseren (papieren documenten scannen); ➤➤ structureren (linken aan NAV-entiteiten zoals klanten, leveranciers, relaties, opportuniteiten, offertes, orders, projecten, resources, budgetten, vaste activa, enz.); ➤➤ en in één centraal, digitaal archief (MS SharePoint) opslaan. Op deze wijze creëert men steeds een perfect geordend archief. Per gekozen entiteit wordt automatisch een

nieuwe MS SharePoint site aangemaakt waar alle documenten, van eender welk type, worden verzameld. Ze kunnen er verder in één oogopslag geraadpleegd worden. Dit digitale archief van documenten is zowel voor interne gebruikers uit de organisatie als voor externe gebruikers (mobiele gebruikers) buiten de organisatie, snel en eenvoudig toegankelijk. GMI |DocumentFlow - Essentials| is een toepassing die alle organisaties zal helpen om documenten – en dus informatie – sneller en eenvoudiger op te zoeken. Dit ongeacht de oorsprong en het type van de documenten. Dit ongeacht waar de ‘informatiewerker’ op een specifiek moment aan de slag is.

Optimalisatie en efficiëntieverhoging van de inkoopadministratie met de ‘Advanced Edition’

(fig. 5 - pagina 23) GMI |DocumentFlow – Advanced| laat een organisatie toe om de inkoopadministratie – van bestelling tot betaling – sterk te optimaliseren en Pagina 23

www.gmigroup.be | [email protected] efficiënter te maken. Papieren inkoopfacturen worden met deze editie eerst gescand. Dit laat de software toe om een overzicht van alle inkoopfacturen, met digitaal beeld en de er automatisch van afgehaalde data, aan de gebruiker te tonen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van geavanceerde OCR-technologie. Nu hoeft nog enkel een visuele controle te gebeuren om vervolgens de registratie van een inkoopfactuur af te werken. Het digitale beeld van de originele factuur blijft altijd en snel beschikbaar. We zijn nu klaar om de validatie- en goedkeuringsworkflow op te starten waarbij de factuur kan gecontroleerd worden met het inkooporder. De validatie en goedkeuring kan afhankelijk van enkele paramaters (bv. afdeling) meerdere stappen doorlopen en door één of meerdere goedkeurders uitgevoerd worden. Tijdens het validatie- en goedkeuringsproces kan de factuur definitief geboekt worden maar is het nog steeds mogelijk dat deze geblokkeerd wordt voor betaling. Na goed- of afkeuring worden de verschillende statuscodes in MS Dynamics NAV gevalideerd en wordt een factuur klaargezet voor (deel)betaling of wordt een creditnota verwacht. Inkoopfacturen die betaald mogen worden, worden opgenomen in de betalingsbestanden en automatisch naar de bank getransfereerd voor betaling. GMI |DocumentFlow – Advanced| stelt organisaties in staat om hun proces van bestelling tot betaling efficiënt uit te voeren waarbij het systeem permanent inzicht verschaft in de status van ieder inkoopdocument.

GMI |Analytics|

Waar ergens meer dan bij de financieel-administratieve diensten van organisaties is informatievoorziening het sleutelwoord?

(fig. 6 - pagina 25) GMI |Analytics| is de benaming van GMI’s solution suite ter ondersteuning van volwaardige informatievoorziening. Het niveau van informatievoorziening, de geavanceerdheid van de rapportage, de opvolgings- en analysemogelijkheden van key performance indicatoren (KPI’s) en finaal het gebruikersgemak om te werken met de software, koppelen we aan 4 niveaus (Levels): ➤➤ Level 0: Rapporteringsfunctionaliteit en ingebouwde technische tools in MS Dynamics NAV Op dit niveau wordt de aanwezige standaard rapporteringsfunctionaliteit in MS Dynamics NAV Pagina 24

gebruikt die voor sommige informatiebehoeften reeds een volledige ondersteuning garandeert. Slechts een greep uit de mogelijkheden zijn:

• • • •

rapportageschema’s die door de gebruiker zelf kunnen geconfigureerd worden; analyseschema’s per dimensie gekoppeld aan de analytische administratie; voorraadanalyse per dimensie; of XBRL-rapportage.

Door middel van ingebouwde report building tools wordt verder statische aanpassing of aanmaak van klantspecifieke documenten en rapporten in de NAV back-office-toepassing mogelijk. ➤➤ Level 1: MS Excel Based Reporting geënt op de tabelstructuur van de NAV-database gebruikmakend van Jet Essentials. Jet Essentials kunnen we best omschrijven als een MS Excel-invoegtoepassing die data uit MS Dynamics NAV/CRM en andere operationele databases integreert in MS Excel. Met andere woorden: met deze rapporteringsoftware kunnen op niet-complexe wijze overzichtelijke analytische rapporten gebouwd worden, rechtstreeks op de onderliggende databasestructuur. Om de rapporten te creëren, is geen programmeerkennis vereist. Enig inzicht in de database-structuur (tabellen en velden) is vereist omdat real-time gewerkt wordt op de database. Ad-hoc-rapportage (onmiddellijke informatie op het gegeven tijdstip) is dus steeds mogelijk. ➤➤ Level 2: Een MS Excel Based Reporting gebaseerd op een datawarehouse, gestructureerd met zogenaamde functionele kubussen (cubes) gebruikmakend van Jet Enterprise. Jet Enterprise is een aanvulling op Jet Essentials en vormt hiermee één complete oplossing voor Business Intelligence (BI). Om op dit niveau rapporten te maken is geen specifieke kennis van de structuur van de onderliggende database meer nodig. De onderliggende technologie van Jet Enterprise zorgt ervoor dat data opgeschoond en geoptimaliseerd wordt in een nieuwe rapporteringsdatabase. GMI group levert zeven vooraf gedefinieerde kubussen voor geavanceerde informatiebehoeften: • Financieel; • Verkoop; • Inkoop; • Voorraad; • Crediteuren;


• •

Debiteuren; Projecten; alsook voorgedefinieerde Digital Dashboards om deze kubussen te ondervragen, waaronder: • GMI |Report Suite – Finance|; • GMI |Report Suite – Construction|; • GMI |Report Suite – Professional Services|. Via de Jet Reports Data Manager is het verder mogelijk om als gebruiker zelf kubussen te bouwen of bestaande kubussen aan te passen.

➤➤ Level 3: Een proactief Business Intelligencesysteem met Targit als front-end-applicatie. Met Targit BI realiseren we het summum voor operationele- en managementrapportage. Targit is een betaalbare front-end software voor KMO’s als grote midmarket-ondernemingen met het doel het realiseren van geavanceerde rapportages, analyses en intelligente dashboards. Het is tevens een controlerend en sturend communicatieplatform (alerts & notifications) dat er voor zorgt dat informatie ter ondersteuning van operationele aansturing en procescontrole voorhanden is voordat positieve of negatieve feiten zich voordoen.

Fig. 6

GMI |Analytics|

GMI |Analytics| is de benaming van GMI’s solution suite ter ondersteuning van volwaardige informatievoorziening. Het niveau van informatievoorziening, de geavanceerdheid van de rapportage, de opvolgings- en analysemogelijkheden van key performance indicatoren (KPI’s) en finaal het gebruikersgemak om te werken met de software, koppelen we aan 4 niveaus (Levels).

LEVEL 3 Een proactief Business Intelligence-systeem met Targit als front-end-applicatie.

LEVEL 2 Een MS Excel Based Reporting gebaseerd op een datawarehouse gestructureerd met zogenaamde functionele kubussen (cubes) gebruikmakend van Jet Enterprise

LEVEL 1 MS Excel Based Reporting geënt op de tabelstructuur van de NAV-database gebruikmakend van Jet Essentials

LEVEL 0 Rapporteringsfunctionaliteit en ingebouwde technische tools in MS Dynamics NAV

Pagina 25


GMI |Advanced Finance| hét financieel-administratief platform voor hogescholen en scholengroepen

(fig. 7 - pagina 26 ) Specifiek voor de scholenwereld in België is GMI |Advanced Finance| een totaaloplossing voor de financieel-administratieve organisatie. Alle specifieke optimalisatienoden, belangrijk voor een school, zijn erin opgenomen. Zowel hogescholen en universiteiten als secundaire en basisscholen kunnen met behulp van deze toepassing ondersteund worden in hun gehele administratieve opvolging. Consolidatie op school-, groeps- of ander niveau vormt geen probleem. Met de rapportage tool kunnen analyses en budgetten opgemaakt worden en dit op verschillende analytische niveaus per individuele school of op een nog hoger echelon. De rapportage voorziet permanent een vergelijking tussen de werkelijkheid en de vooropgestelde budgetten. Middels koppelingen met externe leerlingen- of studentenadministratie, worden de gegevens in het financieel systeem actueel en up-to-date gehouden. Daarnaast kan een interne leerlingen- of studentenadministratie ook opgezet worden, waardoor de koppeling niet nodig is. Door de koppeling van leerlingen/ studenten aan een klas, kunnen functies eenvoudiger gemaakt worden. Een voorbeeld hiervan is de facturatie van een (studie)reis. Per individuele leerling/student wordt bijgehouden wie aan een reis deelneemt, of de reis betaald is of niet en wat de status is van de gehele reis over alle leerlingen/studenten heen. De standaard financiële functies voorzien in de export van de fiche 281.50, de export van de jaarrekening in het formaat van Accon of VVKSO en de beperkte of volledige BTW-plichtigheid.

Fig. 7

Referenties hogescholen en scholengroepen Specifiek voor de scholenwereld in België is GMI |Advanced Finance| een totaaloplossing voor de financieeladministratieve organisatie. Alle specifieke optimalisatienoden zijn opgenomen.

Pagina 26

UNLOCK YOUR BUSINESS POTENTIAL Wij garanderen u: Efficiëntere bedrijfsprocessen (ERP) Uitgebalanceerde klantenrelaties (CRM) Optimalisatie van documenten werkstromen en samenwerking tussen medewerkers (ECM) Maximaal bedrijfsinzicht (BI)

www.gmigroup.be

Leuvensesteenweg 613 1930 Zaventem Belgium

Watervoort 6-8 2200 Herentals Belgium

De Pintelaan 347a 9000 Gent Belgium

T +32 14 28 30 10 F +32 14 28 30 11 [email protected]

CrossRoad. Unlock your business potential. Waardecreatie door invoering van bedrijfssoftware

Recommend Documents