Controle- en sanctiebeleid Groene en Blauwe Diensten December 2014
1 Doel Het doel van Groene en Blauwe Diensten is duurzaam langjarig beheer van waardevolle landschapselementen, eventueel voorafgegaan door aanleg of herstel daarvan. Particuliere grondeigenaren en –gebruikers sluiten contracten af voor het leveren van deze maatschappelijke prestatie. De Stichting Groene en Blauwe Diensten Overijssel (SGBDO) beheert de landschapsfondsen (rekeninghouder) en is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de contracten. Controles op beheer, herstel en aanleg borgen dat de jaarlijkse of eenmalige vergoedingen op de juiste wijze worden aangewend. Voor het niet naleven van contractuele afspraken heeft de SGBDO een voldoende effectief controle- en sanctiebeleid geformuleerd. In dit document zijn de werkwijze en verantwoordelijkheden rondom controles en sancties vastgelegd. 1.1 Uitgangspunten Vertrouwen grondgebruiker De uitgangspunten van het GBD-contract zijn dat de afspraken gebaseerd zijn op wederzijds vertrouwen en het principe “afspraak is afspraak”. Het niet nakomen van een gemaakte afspraak wil in de meeste gevallen niet zeggen dat dit willens en wetens is gebeurd. Het kan zijn dat dit voortvloeit uit onmacht, overmacht of onwetendheid. Afspraken zijn vanzelfsprekend niet vrijblijvend van aard, maar er zal altijd moeten worden gekeken naar de context waarbinnen het niet nakomen van een gemaakte afspraak zich afspeelt. “Warme advisering” is onderdeel van de controlesystematiek. Draagvlak versus vertrouwen van de maatschappij Het controle- en sanctiebeleid moet kunnen rekenen op voldoende draagvlak bij de contractanten en tegelijkertijd op vertrouwen van de maatschappij. Dit kan tot een spanningsveld leiden. Een te strak beleid leidt tot weerstand en afname van draagvlak bij contractanten. Een te vrijblijvend beleid zal niet tot vertrouwen van de maatschappij leiden. Uitgangspunt is dat de controles en sanctie voldoende effectief zijn. Mogelijkheid tot herstel Indien dit passend is binnen het contract zal een mogelijkheid tot herstel worden geboden. Een al dan niet te treffen sanctie wordt dan uitgevoerd afhankelijk van het herstel. Redelijkheid en billijkheid De zwaarte van de sanctie moet in relatie staan tot de mate waarin het individu het duurzaam langjarig beheer van de waardevolle landschapselementen in gevaar brengt.
2 Controles 2.1 Steekproef en uitvoeringsperiode In onderstaand schema zijn omvang en uitvoeringsperiode van de controles weergegeven.
1
WAT 1 Aanleg en herstel 2 Beheer Hercontrole na afwijking
STEEKPROEF 100% Minimaal 5% 100%
3
PERIODE Na ontvangst eigen verklaring Maand september van elk kalenderjaar Op aangeven PL uitvoering; binnen 1 jaar
De controles na ontvangst van de eigen verklaring worden efficiënt georganiseerd door dit te combineren als men toch in het veld moet zijn of dat er meerdere controles moeten plaatsvinden in een gebied. Daarom vindt de uitbetaling van de vergoeding voor aanleg en herstel in twee termijnen plaats: een voorschot (75%) direct na ontvangst van de “eigen verklaring” en het restant (25%) na de goedkeurende controle. 5%: -
Verdeeld over alle contracten, naar rato van de omvang van het fonds. Ook kunnen contractanten worden meegenomen waarover een signaal is ontvangen In opdracht van een gemeente of stichting kan dit % hoger zijn (aparte aanvullende, betaalde opdracht)
a) b) -
Bij aanleg en herstel 100% van de elementen controleren; Bij de 5% controle op beheer: contracten t/m 10 elementen: 100% van de elementen controleren; contracten >11-20 elementen: #10 + 50% van de overige elementen; contracten >21 elementen: #10 + 25% van de overige elementen; NB als bij controle blijkt dat bij het beheer van het merendeel van de elementen afwijkingen worden geconstateerd, wordt de controle ter plekke aangescherpt tot een 100% controle, dus controle van alle elementen. c) Bij hercontrole: alle elementen met afwijkingen tijdens de vorige controle. 2.2 Controleurs Voor de controles worden personen geselecteerd, die voldoen aan de volgende criteria: - voldoende ervaring met plan opstellen; - objectief en onafhankelijk kunnen oordelen; - nauwkeurig kunnen werken; - mondeling en schriftelijk communicatie vaardig. De controleur kan ook de planopsteller van het te controleren contract zijn, dit hoeft echter niet. Uitgangspunt bij de controle is het werkplan met het landschapsbeeld dat de planopsteller voor ogen had. Indien noodzakelijk, wordt dan ook afgestemd met de betreffende planopsteller. 2.3 Controleformulier Voor alle controles wordt een apart controleformulier aangemaakt in het digitale dossier van de contractant. Hierop rapporteert de controleur of aan de afspraken in het werkplan is voldaan of dat hierop afwijkingen zijn geconstateerd. Afwijkingen worden met een omschrijving vastgelegd, eventueel aangevuld met beeldmateriaal. Afwijkingen worden mondeling met de contractant besproken en eventueel voorzien van advies voor aanpak. Aanvullend kan de controleur ‘niet bindende adviezen’ geven. Dit is de vrije ruimte van de controleur om de contractant adviezen te geven over het beheer. Deze adviezen zijn niet bindend en kunnen dus geen sanctiegevolgen hebben.
2
3 Sanctionering 3.1 Beoordeling Een eerste beoordeling van de controleresultaten wordt gedaan door de back-office. Voor controles zonder afwijkingen wordt een uitslagbrief opgesteld, waarmee die uitslag binnen 4 weken na de controle aan de contractant wordt gerapporteerd. Controles waarbij afwijkingen zijn geconstateerd worden voorgelegd aan de projectleider. Deze beoordeelt de afwijkingen met behulp van het sanctioneringsschema (zie 3.2.). De uitslag wordt binnen 6 weken na de controle per brief aan de contractant gerapporteerd, met een kopie van het controlerapport als bijlage. 3.2 Maatregelen en sancties Wanneer tijdens een controle blijkt dat de contractant zich niet aan de voorwaarden van het contract heeft gehouden, kan de SGBDO sancties opleggen. Ten allen tijde wordt de contractant gevraagd de afwijking ongedaan te maken. Indien sancties worden opgelegd, zijn die afhankelijk van: - de ernst van de afwijking; - de onomkeerbaarheid van de afwijking; - de termijn waarbinnen herstel mogelijk is; - de welwillendheid van de contractant om mee te werken. Er zijn drie typen afwijkingen: 1) lichte afwijking => herstel binnen twee maanden mogelijk 2) matige afwijking => herstel binnen een jaar mogelijk 3) zware afwijking => onomkeerbaar binnen zes jaar of geen welwillende contractant. Er zijn vijf mogelijke sancties: A) Waarschuwing: bij een lichte afwijking, die eenvoudig te herstellen is. Bijvoorbeeld raster niet helemaal goed onderhouden of enkele Amerikaanse vogelkers niet bestreden. De bevoegdheid voor het vaststellen van deze sanctie ligt bij de projectleider. B) Opschorten betaling: Bij matige afwijking(en), waarbij herstel mogelijk is, dat meer dan twee maanden doch minder dan een jaar vraagt, of een groot aantal lichte afwijkingen, of een lichte afwijking die bij hercontrole niet hersteld blijkt, kan SGBDO besluiten de betaling(en) op te schorten totdat de beheeractiviteiten conform contract zijn geleverd. De bevoegdheid voor het vaststellen van deze sanctie ligt bij de projectleider. De beslissing tot opschorten wordt schriftelijk bevestigd aan de contractant. De contractant moet door middel van het opsturen van een eigen verklaring de SGBDO informeren over het feit dat hij de afwijking(en) heeft hersteld. Indien de hercontrole dit bevestigt, worden de betalingen in de lopende betaalcyclus uitgevoerd. C) Niet uitbetalen: Een zware afwijking die onomkeerbaar is, kan leiden tot het niet uitbetalen van de vergoeding. De bevoegdheid voor het vaststellen van deze sanctie ligt bij het bestuur. De beslissing “niet uitbetalen” wordt schriftelijk bevestigd aan de contractant. D) Boete: Bij grove tekortkoming of nalatigheid of indien bij herhaalde hercontrole(s) blijkt dat de afspraken uit het contract niet nagekomen worden en de contractant niet de intentie heeft om dit alsnog te realiseren, kan een boete opgelegd worden tot maximaal €5000,-. Indien de contractvergoeding gedurende de volledige contractperiode lager is dan €5000,- dan is de boete tot dat bedrag gemaximeerd. De bevoegdheid voor het vaststellen van deze sanctie ligt bij het bestuur. Het besluit tot het opleggen van een boete zal schriftelijk (aangetekend) aan de rechthebbende worden bevestigd. E) Ontbinding van het contract. Ontbinding van de overeenkomst als sanctie is een uiterste maatregel die indien mogelijk moet worden voorkomen, omdat daarmee het oorspronkelijke doel (langdurig beheer) teniet wordt gedaan. Herhaaldelijk voorkomen
3
van lichte afwijkingen duidt mogelijk op onwelwillendheid van de contractant en kan op den duur wel tot ontbinding van het contract leiden. Bij matige afwijkingen kan ontbinding van het contract worden toegepast, indien geen herstel heeft plaatsgevonden binnen één jaar en er ook bij de eerstvolgende hercontrole geen verbetering zichtbaar is. Bij een zware afwijking kan de sanctie toegepast worden indien de afwijking onomkeerbaar is of wanneer bij de eerstvolgende hercontrole geen verbetering zichtbaar is. De bevoegdheid voor het vaststellen van deze sanctie ligt bij het bestuur. Het besluit tot ontbinding van het contract zal schriftelijk (aangetekend) aan de rechthebbende worden bevestigd. Een combinatie van sanctie behoort tot de mogelijkheden. 3.3 Sanctionering Bij de beoordeling van de controle-uitslagen wordt het volgende sanctioneringschema gehanteerd.
Schematische weergave mogelijke sancties.
(her)controle GBD
lichte afwijking
matige afwijking
zware afwijking
herstel binnen 2 maanden mogelijk
herstel binnen 1 jaar mogelijk
onomkeerbaar / geen welwillendheid
opschorten betaling
niet uitbetalen / evt. boete of ontbinding
waarschuwing
hercontrole akkoord
hercontrole niet akkoord
hercontrole akkoord
hercontrole niet akkoord
geen sanctie
opschorten betaling
alsnog uitbetalen
niet uitbetalen
hercontrole niet akkoord
hercontrole akkoord
niet uitbetalen
alsnog uitbetalen
evt. boete of ontbinding
evt. boete
hercontrole akkoord
hercontrole niet akkoord
ontbinden contract
4
Overzicht van acties door SGBDO en de contractant na een controle. Afwijking Geen Licht
ACTIE Brief 1 Brief 2 + kopie
SGBDO Backoff PL
Matig
Brief 3 + kopie + EV
PL
Zwaar
Brief 4 + kopie
AB
Actie contractant Herstel binnen 1 jaar uitvoeren Eigen verklaring insturen
Sanctie geen Waarschuwing; normale uitbetaling Opschorten betaling tot EV + akkoord hercontrole Niet uitbetalen, evt. plus boete of ontbinden contract
Vervolgactie Hercontrole + 1 jr Hercontrole
Boete opleggen, evt. ontbinden contract
Bij de sanctionering is het uitgangspunt altijd om in gesprek te blijven met de in gebreke blijvende contractant, zodat gewerkt kan worden naar passende oplossingen voor de betrokken partijen.
4 Mogelijkheden tot bezwaar en geschillen Indien een rechthebbende de opgelegde sanctie(s) aanvecht, zal in onderling overleg tussen rechthebbende en de SGBDO een mediator worden aangewezen om het geschil op te lossen. Hiervoor zal vanuit de SGBDO de projectleider uitvoering na overleg met het bestuur in contact treden met de contractant. De aanwijzing van de mediator zal schriftelijk aan de contractant worden bevestigd door de SGBDO. Indien de aangewezen mediator het geschil niet kan oplossen, kan in uiterste gevallen het geschil worden voorgelegd aan de arrondissementsrechtbank. De bevoegdheid om een geschil voor te leggen aan de arrondissementsrechtbank ligt bij het bestuur van de stichting. In de regel heeft zij hierover vooraf overleg met projectleider en/of projectsecretaris van het betreffende landschapsfonds. Het voorleggen van een geschil aan de arrondissementsrechtbank zal schriftelijk (aangetekend) aan de rechthebbende worden bevestigd.
5 Kostentoedeling van controles en geschillen 5.1 Kosten van controles De kosten van eenmalige of periodieke controles worden geput uit het betreffende landschapsfonds. Deze kosten maken deel uit van de organisatiekosten (totaal 15% van de inleg in het fonds). 5.2 Kosten naar aanleiding van geschillen Kosten naar aanleiding van geschillen (bijvoorbeeld kosten voor mediation en gerechtskosten) zullen naar verwachting zeer sporadisch voorkomen, maar kunnen wel aanzienlijk zijn. Deze kosten komen ten laste van de 15% van het desbetreffende landschapsfonds. Eventueel kan de SGBDO het risico hiervoor afdekken (rechtsbijstand verzekering).
5
6 Toetsing van controle- en sanctiebeleid Het beschreven beleid zal na goedkeuring door het bestuur van de SGBDO elke vijf jaar worden herijkt. Dalfsen, december 2014.
6
