Contractmanagement; the next step?! FSR Conferentie 2014 Nicky Fleuren 6 november 2014
Inhoud workshop -
Even kennismaken Achtergrondinformatie De aanleiding De inrichting De praktijk The next step?! Stellingen / Dilemma's
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
3
Even kennismaken
Nicky Fleuren FM- opleiding 26 jaar Contractmanager Dienst Facilities Summa College 6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
4
Achtergrondinformatie -
Summa College (Eindhoven) 25 (branchegerichte) scholen – 250 beroepsopleidingen Circa 17.000 studenten Circa 1.400 medewerkers (1.000 fte) Jaaromzet circa 120 miljoen euro
- 4 ondersteunende diensten en twee stafbureaus - Dienst Facilities bestaat sinds 1 januari 2014 uit samenvoeging Facilitair Beheer, Huisvesting en Informatisering & Automatisering
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
5
De aanleiding -
Versplintering taken contractmanagement Beperkte tijd (toename aantal/omvang contracten) Professionalisering organisatie (o.a. bureau Inkoop) en Dienst Momentum: reorganisatie en ontstaan Dienst Facilities
“Wanneer je er niet voor zorgt dat iemand de contracten goed managed kunnen we net zo goed stoppen met inkopen”
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
6
De inrichting Aansluitend op de missie en visie van het Summa College en de Dienst Facilities 1. 2. 3. 4. 5.
Duidelijke omschrijving terminologie Duidelijke beschrijving rol/taakverdeling Inzichtelijk maken van de communicatielijnen Segmentatie in contracten aanbrengen Aanstellen contractmanager
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
7
De inrichting – Duidelijke omschrijving terminologie • • • • •
Contract Contracteigenaar Contractbeheer Contractmanagement Leveranciersmanagement Contractmanagement: Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt; teneinde volledige en correcte benutting en uitvoering van contracten te realiseren, te borgen en managementrapportages te genereren. 6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
8
De inrichting – Duidelijke beschrijving rol/taakverdeling Binnen Contractmanagement Rol Strategisch contractmanager Tactisch contractmanager
Operationeel contractmanager
Taak Op strategisch niveau verantwoordelijk voor de contracten Op tactisch niveau verantwoordelijk voor de contracten Op operationeel niveau verantwoordelijk voor de contracten
Functie Summa College Directeur Managing Expert SM Contractmanager Facilitair Manager Managing Expert A, I en SM Medewerker Huisvesting
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
9
De inrichting – Duidelijke beschrijving rol/taakverdeling Tussen Inkoop en Contractmanagement Interne analyse; Extern marktonderzoek.
Bepalen product of dienststrategie.
Vaststellen budget.
Bepalen inkoopstrategie.
Omschrijving van de opdracht.
Schrijven van het bestek.
Controle en vaststellen van inhoudelijke bestek.
Operationeel Inzetten van de aanbesteding of het offerteproces.
Beoordeling inschrijvingen.
Voorstel (voorlopige) gunning volgens rechtswege.
Onderdelen van het inkoopproces
Fase Verantwoordelijk in het proces rood = verantwoordelijk zwart = ondersteunend
0 Bureau Inkoop Contractmanager
1 Intern: Contractmanager Inkoop Extern: Bureau Inkoop Contractmanager
2
3
Contractmanager CvB Bureau Inkoop (adviseur) Dir. clusters/diensten Contractmanager (is verantwoordelijk voor Business Case ).
4 Bureau Inkoop Contractmanager
5 Contractmanager Bureau Inkoop
6 Bureau Inkoop Contractmanager
7 Bureau Inkoop Contractmanager
8 Bureau Inkoop
9 Bureau Inkoop Contractmanager
6 november 2014
10 Bureau Inkoop
Opmaken PV; Opmaken beslisdocument (voor CvB).
11 Bureau Inkoop Contractmanager
Implementatiefase
12 Contractmanager
OVERDRACHT aan CONTRACTMANAGER
De leidraad voor een tactisch inkoopproces Spendanalyse; Inkoopkalender; Tactisch inkopen.
Afroepen van leveringsopdrachten.
Contractbeheer
13 Contractmanager Diensten/Clusters voor de afroepen en bestellen.
14 Bureau Inkoop
Contractmanagement
15 Contractmanager
BI bewaakt het bestelproces.
Contractmanagement; the next step?!
10
De inrichting – Inzichtelijk maken van de communicatielijnen Inrichting contractmanagement binnen dienst Facilities o.b.v. segmenten Inkoop en implementatie
Implementatie product of dienst
3+4
3
3
3
4+7
3
4
4
3
3
allen
3+4
3
3
3
4+7
3
4
4
3
3
Segment III
3
n.v.t.
3
2+3
3
7
4
allen
3+4
3
3
3
4+7
3
4
4
3
3
Segment IV
3
4
3
7
4
allen
3+4
3
3
3
4+7
3
4
4
3
3
Aanvragen extra opdrachten
allen
4
(bestellen en afroepen)
4
7
Operationele inkoop
7
3
Contractdossier
3
3
Hanteren van instrumenten:
2+3
3
Dashboard
3
n.v.t.
Sturing op KPI's
n.v.t.
3
Escalatie
3
Segment II
Signalering en opvolging
Segment I
Overleg Intern
Aanbesteding product of dienst
(extra of maatwerkdienstverlening)
(de kernbedingen en relevante info op A4)
Gedeeltelijke kennis inhoud contract
Contract
Volledige inhoudelijke kennis contract
Sturing leverancier audits, kwaliteits- en tevredenheidsmetingen e.v.
(Klachten, Wensen, Informatie en Storingen)
Aannemen en monitoren van KWIS
Escalatie
Managementinformatie (rapportages)
Strategisch overleg met leverancier
Tactisch overleg met leverancier
Operationeel overleg met leverancier
Activiteiten t.b.v. Contractmanagement
Overleg/informatie
Facilitaire contracten en huisvesting gerelateerde contracten (zie demarcatielijst 'Huisvestingswerkzaamheden')
3+4 1+2+3
ICT gerelateerde contracten Segment I
3
n.v.t.
3
2+3
3
7
5
allen
3+5
3
3
3
5+7
3
5
5
3
3
Segment II
3
n.v.t.
3
3
3
7
5
allen
3+5
3
3
3
5+7
3
5
5
3
3
Segment III
3
n.v.t.
3
2+3
3
7
5
allen
3+5
3
3
3
5+7
3
5
5
3
3
Segment IV
3
5
3
7
5
allen
3+5
3
3
3
5+7
3
5
5
3
3
3+5 1+2+3
Huisvesting gerelateerde contracten (zie demarcatielijst 'Huisvestingswerkzaamheden') Segment I
3
n.v.t.
3
2+3
3
7
6
allen
3+6
3
3
3
6+7
3
6
6
3
3
Segment II
3
n.v.t.
3
3
3
7
6
allen
3+6
3
3
3
6+7
3
6
6
3
3
Segment III
3
n.v.t.
3
2+3
3
7
6
allen
3+6
3
3
3
6+7
3
6
6
3
3
Segment IV
3
6
3
7
6
allen
3+6
3
3
3
6+7
3
6
6
3
3
3+6 1+2+3
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
11
Risico/belang ---> groot
De inrichting – Segmentatie in contracten aanbrengen
Segment I
Segment IV
Segment II
Segment III
beperkt Financiële impact --> groot
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
12
De inrichting – Aanstellen contractmanager
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
13
De praktijk Afspraak = afspraak
-
Dossiers op orde brengen Processen inrichten Ontzorgen operationele betrokkenen Samenwerking met Bureau Inkoop
En… - Leveranciers ‘meenemen’ - Gezamenlijk met leverancier: managementinformatie ontwikkelen 6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
14
De praktijk
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
15
The next step?! -
Standaardiseren / optimaliseren Verbreding in de organisatie Dashboard ontwikkelen Leveranciersbeoordelingen/ leveranciersmanagement Meten op ‘zachte’ factoren Performance management
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
16
Stellingen/ Dilemma’s
Stelling: Contractmanagement: afspraak = afspraak
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
17
Stellingen/ Dilemma’s
Stelling: Contractmanagement moet door een specifieke functionaris gedaan worden.
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
18
Stellingen/ Dilemma’s
Stelling: Het maximale aantal te managen contracten per fte is vast te stellen.
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
19
Stellingen/ Dilemma’s
Stelling: De belangrijkste eigenschappen van een contractmanager zijn communicatieve vaardigheden en onderhandelingsvaardigheden.
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
20
Stellingen/ Dilemma’s
Dilemma: Een gewaardeerde contractpartij komt 2 weken te laat met een verzoek om prijzen te indexeren conform het contract. Wat doe je?
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
21
Afsluiting
6 november 2014
Contractmanagement; the next step?!
22
