connect & inspire
Jaarplan 2015
VOORWOORD Dit jaarplan is een vooruitblik van het bestuur van Stichting YoungTheHague op 2015. Aan de hand van de missie, ambities en doelstellingen wordt aangegeven welke resultaten YoungTheHague in 2015 wil behalen. Verder zijn de activiteiten voor 2015 (voor zover nu al bekend) in het plan opgenomen. Ten slotte maakt de verkorte begroting 2015 deel uit van het plan. Ons doel in 2015 is om net als in voorgaande jaren young professionals die in Den Haag wonen en/of werken met elkaar te verbinden en hen te inspireren (‘Connect and Inspire’). Dit doen wij door het organiseren van zowel inhoudelijke evenementen als borrels en feesten voor de Haagse young professional. Aan de basis van ons brede aanbod aan activiteiten staan onze partners die met hun steun de organisatie van deze evenementen mogelijk maken. Daarnaast is de inzet van bij YoungTheHague betrokken actieve vrijwilligers onmisbaar. In 2015 ligt de focus in het bijzonder op het versterken van de banden met partnerverenigingen en andere Haagse jongverenigingen. Hierdoor willen wij nog meer nadruk leggen op het verbinden van deze organisaties en netwerken met elkaar, één van de kerndoelen van YoungTheHague. Omdat YoungTheHague eind 2015 vijf jaar bestaat is er dit jaar bijzondere aandacht voor ons lustrum. Dit heugelijke feit gaan we natuurlijk groots vieren met de young professionals in Den Haag. Wij wensen u veel leesplezier toe. Het bestuur van YoungTheHague
3
INHOUDSOPGAVE Voorwoord
3
1. 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.4
Wat is YoungTheHague Missie en visie Uitgangspunten Verbinden Inspireren Organisatiestructuren Algemene organisatiestructuur Organisatiestructuur Comité van Aanbeveling Organisatiestructuur Raad van toezicht Organisatiestructuur Bestuur Organisatiestructuur Commissies Partners
8 8 9 9 9 10 10 11 11 12 13 17
2. 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3. 2.2 2.2.1. 2.2.2
Doelstellingen 2015 Verbinden Netwerk vergroten Intensiveren contacten Netwerkcomponent staat centraal Inspireren Platform bieden Meedenken
20 20 20 20 20 23 23 23
3. 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.4 3.5
Jaarplan 2015 Externe Betrekkingen Relaties met partners versterken Contacten met (partner)jongverenigingen versterken Samenwerking met bestuursleden door ontwikkelen Beheren contactgegevens, Commissies & Talent Algemeen Culture Nights International Sustainabillity Supports Communicatie Activiteiten
25 26 26 26 26 26 29 30 30 31 31 31 33 34
4.
Uitgaven 2015
40
Wat is YTH?
UITGANGSPUNTEN WAT IS YOUNGTHEHAGUE YoungTheHague is een overkoepelend netwerk voor young professionals die wonen en/of werken in Den Haag. Young professionals vanuit het bedrijfsleven, de overheid en maatschappelijke instellingen komen in dit netwerk samen. Als netwerkorganisatie stelt YoungTheHague de young professionals in staat om hun horizon te verbreden en nieuwe contacten op te doen buiten hun eigen organisatie en bestaande professionele netwerk.
Verbinden Verbinden is belangrijk voor YoungTheHague. YoungTheHague brengt young professionals uit het bedrijfsleven, overheidsleven en de maatschappelijke instellingen in Den Haag met elkaar in contact. Met de samenwerkingen die hieruit voortvloeien worden mooie initiatieven ontwikkeld voor de stad Den Haag. Inspireren YoungTheHague inspireert young professionals door het aanbieden van unieke evenementen. Young professionals delen op hun beurt kennis en ervaringen met elkaar, waardoor de young professionals elkaar en hun omgeving inspireren.
MISSIE EN VISIE YoungTheHague is hét Haagse netwerk voor alle young professionals die wonen en/of werken in Den Haag. YoungTheHague brengt young professionals in Den Haag op een unieke manier met elkaar in contact en probeert hen te verbinden (‘Connect and Inspire’). YoungTheHague maakt Den Haag aantrekkelijker als woon- en werkstad voor young professionals die werkzaam zijn bij bedrijfsleven, overheid en maatschappelijke instellingen door young professionals met elkaar in contact te brengen en te inspireren. YoungTheHague organiseert sociale en inhoudelijke activiteiten en brengt young professionals op deze wijze met elkaar in contact. Zij is het aanspreekpunt voor alle jongverenigingen in Den Haag en dient ook als een centraal aanspreekpunt voor alle organisaties in Den Haag die met young professionals te maken hebben. Daarnaast vergroot zij de zichtbaarheid van young professionals in de stad.
8
C o n n e c t a
n
d
I n s p i r e 9
ORGANISATIESTRUCTUUR COMITÉ VAN AANBEVELING
ORGANISATIESTRUCTUREN Algemene organisatiestructuur De algemene organisatiestructuur van YoungTheHague is als volgt.
De leden van het Comité van Aanbeveling van YoungTheHague staan achter de doelen van de stichting en zij ondersteunen daarmee de projecten en evenementen van YoungTheHague. Het comité bestaat in 2015 uit de volgende leden: • • • • • •
Jozias van Aartsen, Burgemeester van Den Haag Dick Benschop, President-directeur Shell Nederland Ab van der Touw, CEO Siemens Nederland Bert-Jan Houtzagers, Landsadvocaat, Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn Joost Farwerck, Bestuur en Managing Director KPN Richard van Zwol, Secretaris-generaal Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
In 2015 wordt gekeken naar mogelijkheden om het Comité van Aanbeveling uit te breiden.
Afbeelding 1: Organisatiestructuur YoungTheHague 2015
Organisatiestructuur Raad van toezicht De Raad van Toezicht bestaat in 2015 uit vijf leden met elk een eigen specialisatie. De Raad van Toezicht wordt voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het bestuur van YoungTheHague en kan door het bestuur om advies worden gevraagd. Ook hebben zij de bevoegdheid om in te grijpen bij eventuele ongeregeldheden binnen het bestuur. 10
11
ORGANISATIESTRUCTUUR BESTUUR Elk bestuurslid binnen het bestuur van YoungTheHague heeft zijn/ haar eigen rol.
Afbeelding 2: organisatiestructuur bestuur
12
ORGANISATIESTRUCTUUR COMMISSIES YoungTheHague werkt met verschillende commissies.
YoungTheHague Supports
Culture Nights
International
Deze commissie houdt zich bezig met vrijwilligerswerk in Den Haag. Via het netwerk van YoungTheHague wordt het mogelijk gemaakt om zinvol vrijwilligerswerk te doen in Den Haag. Door het flexibel aanbieden van verschillende activiteiten en hen te enthousiasmeren worden young professionals in staat gesteld om kennis te maken met vrijwilligerswerk. Op deze manier kunnen young professionals een waardevolle bijdrage leveren aan de maatschappij en daarnaast andere young professionals ontmoeten.
YoungTheHague wil cultuur nóg aantrekkelijker maken voor young professionals doormiddel van de Culture Nights. Deze commissie biedt culturele evenementen in Den Haag aan. In samenwerking met de culturele instellingen zorgt de commissie voor een gevarieerd aanbod met leuke voordelen.
Deze commissie slaat een brug tussen internationale en lokale young professionals. Den Haag is een dynamische metropool met veel expats. Daarnaast is Den Haag de internationale stad van vrede en recht. In een stad van dergelijke internationale allure wonen en werken veel internationale young professionals. De evenementen die deze commissie organiseert zijn gericht op het samenbrengen van deze young professionals om van elkaar te leren en elkaar te inspireren.
CONN
NECT Sustainability
Communicatie
Activiteiten
Young professionals zijn zuinig op de wereld waarin zij leven. De commissie sustainability organiseert regelmatig evenementen op het gebied van duurzaamheid om young professionals te inspireren duurzaam te leven.
De commissie Communicatie beheert de communicatiekanalen van YoungTheHague en zorgt voor de promotie van alle activiteiten en evenementen. Zij zijn verantwoordelijk voor de maandelijkse nieuwsbrief, het bijhouden van de website en de communicatie via sociale de media kanalen.
Vanuit de commissie Activiteiten worden er jaarlijks twee inhoudelijke en twee sociale evenementen georganiseerd. De commissie bereidt de evenementen voor en organiseert de activiteiten. Daarnaast biedt de commissie een helpende hand bij het organiseren van andere activiteiten vanuit YoungTheHague.
Elke commissie wordt geleid door een commissievoorzitter of bestuurslid. De commissie Communicatie en Activiteiten worden aangestuurd door het verantwoordelijk bestuurslid of bestuursleden. De overige vier commissies worden aangestuurd door de commissievoorzitter. Deze commissies worden vanuit het bestuur aangestuurd door het bestuurslid Commissies & Talent. Verder bestaat een commissie uit verschillende commissieleden.
14
15
PARTNERS YoungTheHague bestaat dankzij de steun van haar partners en zal ook dit jaar weer nauw met hen samenwerken. In 2015 zijn er zeven partners die een waardevolle bijdrage leveren aan de activiteiten van YoungTheHague. De partners in 2015 zijn:
In 2015 worden de mogelijkheden bekeken om de partners eventueel verder uit te breiden. 17
Doelstellingen 2015
DOELSTELLINGEN 2015 YoungTheHague heeft zich voor het jaar 2015 de volgende doelen gesteld:
V
E
R
B
I
N
D
E
N
Netwerk vergroten
Intensiveren contacten
Netwerkcomponent staat centraal
Het netwerk van YoungTheHague wordt ten opzichte van 2014 in 2015 verder uitgebreid. Dit wordt gerealiseerd door het aantal actieve leden te laten groeien. Er wordt actief geworven voor commissies. Tijdens evenementen geven wordt de bezoekers de mogelijkheid gegeven om meer betrokken te raken.
Het contact met de bestaande netwerken en de bestaande relaties worden geïntensiveerd. Door meer aandacht te geven aan en meer waardering uit te spreken voor worden actieven leden meer gebonden. In 2015 worden er actieve ledenborrels georganiseerd om de actieve leden te danken voor hun inzet. Tevens wordt nagedacht over andere manieren om waardering uit te spreken naar onze leden en partners.
Tijdens de activiteiten van YoungTheHague staat het netwerkcomponent centraal. Het netwerkcomponent wordt bij elke activiteit als een harde eis gezien. Projectplannen worden enkel goedgekeurd als hier aan voldaan is. Zowel voor sociale evenementen als inhoudelijke evenementen is dit een belangrijke voorwaarde. Verbinden is één van de belangrijkste kernwaarden (‘connect’) van YoungTheHague.
20
INS 21
PIRE 22
I N S P I R E R E N Platform bieden
Meedenken
YoungTheHague biedt young professionals een platform om hun stem te laten horen. Dit doet zij door het aanbieden van minimaal twee evenementen in 2015 waarin young professionals hun eigen mening kunnen laten horen. Hierbij wordt gedacht aan kenniscafés, boardroommeetings en paneldiscussies. Het bestuurslid externe betrekkingen werkt samen met de partners en de commissie Activiteiten om deze evenementen op te zetten.
Young professionals wordt de kans geboden om mee te denken met hun stad. Dit doet YoungTheHague door young professionals actief te betrekken bij vraagstukken en thema’s die hen aan gaan. YoungTheHague wordt regelmatig gevraagd mee te denken met organisaties in de stad. Hiermee wordt young professionals de kans geboden om aan te sluiten bij belangrijke vraagstukken.
23
Jaarplan 2015 De plannen van YoungTheHague voor 2015 worden hieronder beschreven. De plannen zijn uitgesplitst in verschillende onderdelen: externe betrekkingen, commissies & talent, activiteiten en communicatie. De desbetreffende bestuursleden zijn het eerste aanspreekpunt. De inspanningen worden echter geleverd door het gehele bestuur.
24
25
EXTERNE BETREKKINGEN In 2015 richt het bestuurslid Externe Betrekkingen zich in het bijzonder op de drie volgende zaken: 1. 2. 3.
relaties met de partners versterken; relaties met de (partner)jongverenigingen versterken; beheren van contactgegevens;
Relaties met partners versterken
Contacten versterken
Het bestuurslid Externe Betrekkingen heeft intensief contact met de partners en fungeert als eerste aanspreekpunt. Thema’s en onderwerpen van de partners worden als inhoudelijke input gebruikt om evenementen te organiseren. Een duidelijk overzicht van partners en onderwerpen is hiervoor essentieel (zie ook 3.1.3). Voor de partners stelt het bestuur van YoungTheHague gratis kaarten beschikbaar of organiseert het bestuur pre-evenementen of side-events, als blijk van waardering.
Het bestuurslid Externe Betrekkingen is de ‘linking pin’ tussen de (partner)jongverenigingen en het bestuur van YoungTheHague. Bestaande banden met (partner)jongverenigingen worden versterkt en nieuwe relaties worden aangegaan. Het bestuur van YoungTheHague bezoekt (partner)jongverenigingen. De (partner)jongverenigingen worden actief uitgenodigd voor evenementen van YoungTheHague. Voor de besturen wordt iets extra’s georganiseerd zoals een besturenavond of pre-evenement.
Beheren contactgegevens Het bestuurslid Externe Betrekkingen beschikt over up to date contactgegevens van de partners en de (partner)jongverenigingen. Daarnaast brengt het bestuurslid in kaart welke thema’s bij de partners en (partner)jongverenigingen spelen.
26
met
(partner)jongverenigingen
COMMISSIES & TALENT Op dit moment heeft YoungTheHague zes commissies met elk een eigen thema: 1. YoungTheHague Culture Nights; 2. YoungTheHague International; 3. YoungTheHague Sustainability; 4. YoungTheHague Supports; 5. Communicatie; 6. Activiteiten. Deze commissies dragen ieder op hun eigen manier bij aan de algemene visie en missie van YoungTheHague: het aantrekkelijker maken van Den Haag als woon- en werkstad voor young professionals. Het organiseren van verschillende evenementen zorgt er voor dat young professionals met elkaar in contact komen en door een gemeenschappelijk thema worden verbonden. De young professionals worden inhoudelijk uitgedaagd in discussies, presentaties en stellingen tijdens evenementen. In 2014 zijn er een aantal wijzigingen geweest in de samenstelling van de commissies. Een aantal commissies zijn samengevoegd of opgeheven. In 2015 hebben de commissies voldoende bezetting om plannen te realiseren en activiteiten te organiseren. Daarbij zijn een aantal aandachtspunten. De partners en de overige jongverenigingen dienen nog actiever betrokken te worden bij de evenementen dan in voorgaande jaren. Daarnaast wordt er naar mogelijkheden gezocht om vaker samen evenementen te organiseren. Verder worden de commissies dit jaar gestimuleerd om een nog actievere rol in te nemen in het creëren van naamsbekendheid voor YoungTheHague. Talent(ontwikkeling) is voor YoungTheHague het goed omgaan met vrijwilligers. YoungTheHague wil de vrijwilligers aan haar binden en ze uitdagen. Op die manier kunnen zowel de ambities van YoungTheHague als de persoonlijk ambities worden gerealiseerd.
29
Algemeen
Culture Nights
International
Sustainabillity
Supports
Een aantal overkoepelende doelen van de commissies voor 2015 zijn:
Deze commissie organiseert 5 tot 6 culturele evenementen per jaar. Het doel van deze commissie is om een gevarieerd aanbod aan te bieden aan young professionals met zowel toneel en cabaret als muziek en dans. In 2015 wordt gekeken naar nieuwe concepten, zoals samenwerking met het Gemeentemuseum. Uit een enquête gehouden in 2014 onder young professionals is gebleken is dat zij enerzijds vooral geïnteresseerd zijn in de exclusievere evenementen en anderzijds veel waarde hechten aan goede aanbiedingen.
Het doel van de commissie International is: “to enable local and international young professionals to experience The Hague’s position as a leading and dynamic international city”. Zij doet dit door evenementen te organiseren die zich in het bijzonder richten op het internationale young professionals netwerk in Den Haag. Deze commissie bestaat volledig uit nieuwe commissieleden met ieder een eigen netwerk. De commissie is begin 2015 gestart en organiseert begin 2015 haar eerste evenement. Het belang van samenwerking met de partners en andere jongverenigingen wordt voor deze commissie benadrukt.
De commissie Sustainability bestaat uit vier leden en heeft eerder twee succesvolle evenementen georganiseerd rondom het thema duurzaamheid (Energie 2014 en Circulaire economie 2015). Voor dit jaar staat het thema biologisch voedsel (industrie) in een vierluik op het programma. Het idee is om dit jaar in 3/4 avonden het thema duurzaamheid vanuit verschillende kanten te belichten: economisch, diëtiek, feiten en fabels etc. Om dit evenement te organiseren worden er in aanloop naar deze avonden extra personen (tijdelijk) toegevoegd aan de commissie. Daarbij wordt ook actief gekeken naar de externe partijen die hierbij eventueel betrokken kunnen worden.
YoungTheHague Supports staat er voor om via het netwerk van YoungTheHague het zo gemakkelijk mogelijk te maken voor young professionals om vrijwilligerswerk te doen. Dit doet de commissie door het flexibel aanbieden van verschillende activiteiten in Den Haag in samenwerking met de diverse vrijwilligersorganisaties. Op deze manier kunnen young professionals laagdrempelig kennismaken met de wereld van vrijwilligerswerk. Ook worden zij gestimuleerd en geënthousiasmeerd om op vrijwillige basis een zinvolle bijdrage aan de samenleving te leveren.
1. Het vergroten van de achterban van YoungTheHague door er voor te zorgen dat deelnemers aan evenementen zich ook aanmelden voor de nieuwsbrief. Uit onderzoek is gebleken dat young professionals vaak wel bij een evenement aanwezig zijn maar zich nog niet hebben aangemeld voor de nieuwsbrief. 2. Vanuit het bestuur (bestuurslid Commissies & Talent i.s.m. bestuurslid Communicatie) zal er een interne communicatierichtlijn voor de commissies worden opgesteld die zij kunnen hanteren bij de organisatie en marketing van een evenement. In deze richtlijn staat tevens hoe de evenementen bij de jongverenigingen onder de aandacht worden gebracht. 3. Samenwerking tussen de commissies onderling en het benutten van elkaars netwerk worden gestimuleerd. Hiervoor zijn de commissievergadering (eens per 6 á 8 weken) en de actieve “leden” borrels geschikt.
De banden met de culturele instellingen in Den Haag zijn goed te noemen. De commissie wordt vanuit de instellingen vaak benaderd en op dit moment zelfs zo vaak dat er keuzes gemaakt moeten worden in wat wel of wat niet in de agenda past. Vanuit de culturele instellingen en de gemeente worden regelmatig brainstormsessies georganiseerd waarbij het gaat over wat young professionals willen. De commissie sluit hier in 2015 zo vaak mogelijk bij aan.
4. De tekst op de website over de commissies zal worden nagelopen en daar waar nodig worden aangepast (nieuwe foto’s etc.). Daarnaast wordt ook gekeken naar een Engelse vertaling.
30
UNIQ 31
QUE
Communicatie Het bestuurslid Communicatie zorgt ervoor dat YoungTheHague zichtbaar is voor de young professionals, de partners en jongverenigingen en de stad. Dit doet het bestuurslid samen met de commissie Communicatie. YoungTheHague maakt gebruik van verschillende communicatiemiddelen, zoals de YoungTheHague website, Twitter, Facebook en de nieuwsbrief. In april 2015 is het bereik als volgt:
1.584 1.322 2.517 2.643 De bovenstaande aantallen worden komende tijd verder uitgebreid door nog actiever in te zetten op de sociale mediakanalen. Het bestuurslid Communicatie presenteert in 2015 een nieuw communicatieplan. Dit communicatieplan heeft als doel om de interne en externe communicatie van YoungTheHague verder te professionaliseren. De basis voor dit plan is de enquête die is afgenomen onder Haagse young professionals in 2014. Omdat de website het meeste gebruikte communicatiekanaal is wordt dit jaar gekeken of de website nog up-to-date is en of er veranderingen of verbeteringen nodig zijn. Meer dan 50% van de bezoekers bezoekt de website via een tablet of smartphone. Het bestuurslid Communicatie onderzoekt dit jaar of een mobiele website haalbaar en wenselijk is.
33
Activiteiten De commissie Activiteiten valt onder de verantwoordelijkheid van twee bestuursleden Activiteiten. De commissie bouwt voort op het succes van afgelopen jaren. De commissie organiseert ieder jaar vanuit het bestuur twee inhoudelijke en twee sociale evenementen waarbij ze per activiteit gemiddeld 500 tot 1000 young professionals aan elkaar verbinden. Bij de organisatie van YoungTheHague activiteiten wordt altijd voldaan aan de volgende voorwaarden: • • • •
34
De invulling van het evenement is spectaculair en vernieuwend; De inhoudelijke evenementen sluiten aan op actuele thema’s. Daarbij gaat het niet alleen om de uiteenzetting van meningen of feiten, maar juist om geven van een toekomstvisie en oplossingen; Er wordt ingespeeld op de behoeften van de partners en wat de partners wellicht kunnen bijdragen aan een evenement; De evenementen vinden plaats op een herkenbare unieke Haagse locatie.
35
36
37
38
39
Uitgaven 2015
UITGAVEN 2015 Het totale budget voor YoungTheHague wordt is in 2015 €30.700. Verreweg het grootste deel hiervan wordt besteed aan activiteiten.
42
43
Grafische vormgeving: Angela Oudshoorn Beeldmateriaal: Imagebank Den Haag
