Congres met workshops
Om alles vlot te laten verlopen tijdens het onthaal op een congres kan deze toepassing gemakkelijk ingezet worden. Men kan op het registratieformulier mensen hun programma laten samenstellen, men kan het aantal deelnemers van bepaalde sessies beperken, … Er kan beter ingeschat worden hoeveel mensen er zullen aanwezig zijn op het event en men kan catering, kinderopvang, enz. hierop afstemmen. Daarnaast kunnen ook badges geprint worden met op de achterzijde het gepersonaliseerd programma.
MAILINGS Types van mailings - Save the date om datum alvast in de agenda te noteren - Uitnodiging voor het event met eventueel persoonlijke toegangscode en link naar de registratiewebsite - Reminder naar zij die nog niet ingeschreven zijn - Mail met praktische info een aantal dagen voor het event - Bedankingsmail na het event met een link naar foto’s of presentaties Hoe? - Aan de hand van een aangeleverde excellijst wordt de mail op een vlotte manier doorgestuurd - De lay-out en de inhoud in samenspraak met de klant - De mailing wordt gepersonaliseerd naar de genodigden uitgestuurd - Volg per contact de status van de verzonden e-mails (verzonden, mislukt, gelezen, click-through informatie, Bounces, ...) Mogelijkheden? - Om het onthaal te versnellen kan een barcode voorzien zijn - Iemand kan persoonlijk worden aangesproken - Wanneer er een link in de nieuwsbrief naar een registratiepagina staat of om zijn persoonlijke code in te vullen, kan deze informatie al getoond worden omdat elke mail automatisch specifiek per contact aangemaakt wordt.
1
Congres met workshops
REGISTRATIEWEBSITE Verzamel alle informatie via het formulier: -
Wie komt er? Naar welke sessies/workshops? Automatisch afsluiten indien volzet Betaling/factuur
Geef via de registratiewebsite alle nodige informatie aan de bezoeker: - Het programma - De verschillende workshops - Uitleg en foto’s van de sprekers - …
CONFIRMATIEMAIL Nadat men zich geregistreerd heeft, ontvangt men automatisch een confirmatiemail. Hierdoor kan de bezoeker op een eenvoudige manier zijn deelname bevestigen en beschikt hij direct over alle praktische informatie. Door gebruik te maken van een barcode in de confirmatiemail zal het onthaal nog veel vlotter verlopen.
2
Congres met workshops
ONTHAAL Check-in door -
scannen van barcode
-
zoeken op naam/bedrijf
Onthaal met -
vooraf geprinte badges
-
ter plaatse geprinte badges
Het persoonlijk programma kan op de badge geprint worden De congresbadges meten 97 op 86 mm of 97 op 134 mm en worden meestal met een lanyard bevestigd, maar er kan ook een bretelclip voorzien worden.
3
Congres met workshops
TOEGANGSCONTROLE WORKSHOPS Bij grote evenementen is het belangrijk om een onderscheid te maken tot welke workshops de verschillende bezoekers toegang hebben. Wij kunnen hierbij oplossingen aanbieden om ter plaatse de toegang te controleren bij de ingang van verschillende workshops.
Toegangscontrole tot de verschillende workshops via scannen barcode op badge -
We definiëren per persoon tot welke workshop ze toegang hebben
-
We definiëren voor welke workshop de handheld devices gebruikt zullen worden
-
Scan de barcode op de badge van de bezoeker
-
Als de persoon toegang heeft tot deze workshop komt er een groene balk op het scherm, anders wordt deze rood
-
Er wordt automatisch ook genoteerd wie aan welke workshop deelgenomen heeft
4
Congres met workshops
BEZOEKERSINFORMATIE Wat? Hoe? -
-
Wie heeft welke workshops gevolgd? Wie is naar welke presentatie geweest? Wat zijn de contactgegevens van de bezoeker? Hoe lang is de bezoeker gebleven?
De hostess kan met een kleine scanner de barcodes op de badges van de bezoeker scannen Lees de eID van de bezoeker om contactgegevens te bekomen Zet een tabletstand waar de bezoeker via een boomstructuur kan aanduiden voor wat er interesse is
Voordelen? - Meet het succes van de workshops door te weten wie er aanwezig was - Verstuur het PowerPoint bestand naar de mensen die de presentatie gevolgd hebben - Na het event kan men aan de slag met de extra informatie die men bekomen heeft van de bezoekers - Stuur het attest van trainingscredits enkel naar de mensen die voldoende uren aanwezig waren op de training
RAPPORTERING Tijdens het onthaal: - Hoeveel personen al binnen? Hoeveel nog komen? - Hoeveel komen er per kwartier binnen? - Is persoon x al aangekomen? Na het onthaal - Gedetailleerde lijst van wie aanwezig/afwezig was en wie ter plaatse werd toegevoegd - Overzicht van elke gebeurtenis (ingecheckt, uitgecheckt, welke workshop, …)
5
