CONCESSIE-OVEREENKOMST

CONCESSIE-OVEREENKOMST DE GEMEENTE HOLSBEEK vertegenwoordigd door haar College van Burgemeester en Schepenen hiernagenoemd "DE GEMEENTE" verleent hierbij concessie overeenkomstig onderhavige voorwaarden aan: xxxx hiernagenoemd "DE CONCESSIENEMER" die deze concessie en de voorwaarden ervan uitdrukkelijk aanvaardt.

1. VOORWERP De gemeente verleent aan de concessienemer de concessie tot exploitatie van de cafetaria van het gemeenschapscentrum “Het Buurthuis”, gelegen te Holsbeek (Nieuwrode), Dorp 5, en bestaande uit: - gelijkvloers: cafetaria en garage; - verdieping: appartement met living, keuken, badkamer, terras, drie slaapkamers; - tuin: tot aan de nooduitgang; Deze goederen behoren tot het openbaar domein van de gemeente Holsbeek; deze concessieovereenkomst kan derhalve niet als een huurovereenkomst worden opgevat.

2. DUUR De concessie wordt verleend voor een periode van 3 jaar, een aanvang nemend op xxxxx om te eindigen op xxxxxx. Na die periode wordt de concessie stilzwijgend verlengd van jaar tot jaar, tenzij bij beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen het einde van de overeenkomst kenbaar is gemaakt aan de concessienemer d.m.v. aangetekend schrijven en dit tenminste 4 maanden voor het verstrijken van de termijn, of tenzij de concessienemer het einde van de overeenkomst kenbaar gemaakt heeft aan de gemeente d.m.v. aangetekend schrijven en dit eveneens tenminste 4 maanden voor het verstrijken van de termijn. In de periode van de eerste 3 jaar kan de overeenkomst beëindigd worden mits beide partijen akkoord zijn en met inachtneming van een opzegtermijn van 4 maanden. Na de eerste 3 jaar kan de concessieovereenkomst eenzijdig beëindigd worden door één van beide partijen d.m.v. aangetekend schrijven. De opzegtermijn bedraagt dan ook 4 maanden. Op het einde van elke concessieperiode (wanneer geen beëindiging) wordt de overeenkomst geëvalueerd en zo nodig aangepast.

3. PLANS EN PLAATSBESCHRIJVING Deze concessie steunt op de volledige plaatsbeschrijving van de gebouwen en uitrusting, opgemaakt op tegenspraak in opdracht en voor rekening van de gemeente en goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen in zitting van xxxxx. De concessienemer heeft erkend de plaats en de uitrusting te aanvaarden in goede staat.

4. BESTEMMING De cafetaria wordt uitgebaat in functie van de activiteiten in de zalen van het gemeenschapscentrum, en daarbuiten eventueel als zelfstandige taverne. Het woongedeelte op de verdieping wordt verplicht bewoond door de concessienemer. Indien de

concessienemer een rechtspersoon is, kan het college van burgemeester en schepenen de concessienemer toestaan het woongedeelte te laten bewonen door zijn afgevaardigde, op voorwaarde dat deze afgevaardigde alle verplichtingen van de concessienemer ter plaatse vervult, zowel tegenover de gemeente als tegenover de huurders van de zalen. De tuin wordt door de concessienemer onderhouden. De toegangshal, de toiletten en de kelder worden gemeenschappelijk gebruikt door de concessienemer en de gemeente. Deze overeenkomst en het voorwerp ervan kan door de concessienemer niet worden overgedragen of in concessie gegeven aan derden, zonder de schriftelijke toestemming van de gemeente Holsbeek.

5. VERGOEDING a. Bedrag De maandelijkse vergoeding voor de concessie is vastgesteld op xxxxx euro. Zij is betaalbaar per maand en vooraf, op het rekeningnummer van de gemeente bij Dexia nr. 0910001528-05 en voor de eerste maal op xxxxx. b. Indexering De concessievergoeding is gekoppeld aan de gezondheidsindex van de maand xxxxx, en wordt jaarlijks van rechtswege proportioneel aangepast aan de evolutie van dit indexcijfer, voor de eerste maal op xxxxx. c. Aanpassing Bij elke verlenging kan de gemeente de concessievergoeding aanpassen.

6. ONROERENDE VOORHEFFING De onroerende voorheffing voor het hele appartement) is ten laste van de gemeente.

complex

(gemeenschapscentrum,

cafetaria,

7. BIJZONDERE VOORWAARDEN A. Levering van dranken De voorwaarden van de overeenkomst voor de levering van drank met xxxx d.d. xxxx zijn tevens van toepassing op deze concessieovereenkomst. De concessienemer aanvaardt deze verplichtingen onverkort en verbindt er zich toe deze na te leven op straffe van verval van de concessie. Na het aflopen van de overeenkomst voor het leveren van de drank wordt een nieuwe overeenkomst afgesloten door het gemeentebestuur. De concessienemer verbindt er zich toe in de cafetaria minstens 2 producten voor verbruik aan te bieden of te gebruiken in bereidingen, die een Max Havelaar-label dragen (Fairtradeproducten). B. Openingsuren en sluitingsdag De openingsuren en wekelijkse sluitingsdag van de cafetaria zijn vrij te bepalen door de concessienemer, die ertoe gehouden is elke wijziging hierin onverwijld mede te delen aan de dienst Cultuur & Vrije Tijd van de gemeente. De concessienemer kan jaarlijks verlof nemen gedurende maximum 4 weken per jaar, op de data die hij vrij kan kiezen, doch wel ten laatste 4 weken op voorhand moet meedelen aan de dienst Cultuur & Vrije Tijd van de gemeente. Tijdens dit jaarlijks verlof dient hij geen taken te vervullen voor het gemeenschapscentrum.

C. Onderhoud De concessienemer houdt het geheel (appartement, cafetaria, gemeenschappelijk gebruikte ruimten) in perfecte staat van onderhoud en beheert het als goede huisvader, met het oog op het gemeentelijk belang en het welzijn van het plaatselijk verenigingsleven dat maximaal van de ontmoetingsplaats moet kunnen genieten met gelijkberechtiging van alle plaatselijke verenigingen. De concessienemer verbindt er zich toe alle benodigdheden tot het exploiteren van het Buurthuis, volgens al de eisen van het vak, te leveren, te plaatsen en te onderhouden. Voorstellen tot (her)inrichting moeten ter goedkeuring worden voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen. De concessienemer mag aan de buitenzijde van het gebouw of in de inkomhal geen andere publiciteit aanbrengen, behalve de normale logopubliciteit, zonder de goedkeuring van het College van Burgemeester en Schepenen. Het onderhoud van de meubels valt ten laste van de concessienemer. De meubels moeten op zo’n wijze worden opgesteld dat zij bij beëindigen van de overeenkomst, zonder uitzonderlijke schade aan de lokalen te berokkenen, kunnen verwijderd worden. Er mag niets in de schikkingen van de lokalen veranderen zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van het College van Burgemeester en Schepenen. Bij het einde van de overeenkomst zullen, zo nodig, de lokalen op zijn kosten worden hersteld in hun vroegere staat. Hierbij zal rekening gehouden worden met de normale slijtage en de beschrijvende staat.

8. VERZEKERING EN BURGERLIJKE VERANTWOORDELIJKHEID Verantwoordelijkheid De concessienemer is verantwoordelijk voor eender welke schade, veroorzaakt ter gelegenheid van de exploitatie van de concessie. De concessienemer is verantwoordelijk voor alle schade aan de hem toevertrouwde lokalen en goederen. Overeenkomstig artikel 1302 van het Burgerlijk Wetboek dat conventioneel van toepassing wordt gesteld, dient hij de in concessie gegeven goederen (gebouwen, apparatuur, meubilair enz.) op het einde van de concessieovereenkomst terug te geven in de staat waarin hij ze heeft ontvangen. Verzekering De concessienemer verbindt er zich toe een brandverzekering af te sluiten welke tegelijkertijd zijn inboedel, zijn aansprakelijkheid als gebruiker evenals zijn aansprakelijkheid ten overstaan van derden dekt gedurende gans de periode van de concessie. In deze brandverzekering moeten minstens volgende gevaren gedekt zijn: brand en aanverwante gevaren, storm-, hagel-, sneeuw- of ijsdruk, waterschade, glasbreuk en burgerlijke aansprakelijkheid gebouw. Het voorziene kapitaal in de brandverzekering dient bij een schadegeval een volledige vergoeding te waarborgen. De concessienemer dient de eigen inboedel te verzekeren; in geen geval kan voor de schade aan deze goederen de gemeente Holsbeek, haar personeel, aangestelden of gasten aansprakelijk worden gesteld. De concessienemer is verantwoordelijk voor alle schade en ongevallen aan derden die het gevolg zijn van de uitbating. Hiertoe dient de concessienemer een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten die de schade aan derden dekt. De concessienemer is verplicht bij elke vraag van de gemeente Holsbeek een afschrift van deze polissen alsmede het bewijs van betaling van de premie voor te leggen zonder dat dit nazicht enige verantwoordelijkheid voor de gemeente meebrengt.

9. WAARBORG De concessienemer stelt heden een waarborg van 3000 euro ter beschikking van de gemeente als zekerheid voor de betaling van de concessievergoeding en voor de goede staat van onderhoud. Er zijn twee mogelijkheden: * ofwel 3000 euro effectief storten bij een bank; het bedrag wordt geblokkeerd gedurende de loop van de overeenkomst; bewijs hiervan dient te worden binnengebracht bij de gemeente; * ofwel een bewijs binnenbrengen van een bankinstelling waaruit blijkt dat de bankinstelling zich borg stelt voor 3000 euro.

10. REGELING GEBRUIK, ONDERHOUD, BETALING VAN DE NUTSVOORZIENINGEN A. Nutsvoorzieningen en betaling van verbruik: - Elektriciteit: Het elektriciteitsverbruik in het gebouw valt ten laste van de concessienemer, na aftrek van het verbruik in de zaal en de keuken, waarvoor aparte tellers geplaatst zijn. - Stookolie en water: De gezamenlijke kosten van stookolie en water in het gebouw vallen voor de helft ten laste van de concessienemer en voor de helft ten laste van de gemeente. De gemeente zal hiervoor minstens vier keer per jaar een schuldvordering zenden aan de concessienemer. De betalingen hiervan door de concessienemer aan de gemeente geschieden binnen de maand na ontvangst van de schuldvordering, op het rekeningnummer 091-0001528-05. - TV-distributie: De kosten van de kabelTV-aansluiting vallen ten laste van de concessienemer. B. Technisch onderhoud: Het technisch onderhoud en herstellingen aan de gemeenschappelijke installaties (verwarming, sanitair, septische put, elektriciteit,...) vallen ten laste van de gemeente. Toegang tot de kelderverdieping voor nazicht, onderhoud en herstellingswerken is mogelijk via de hoofdprivéingang. De concessienemer verleent uitdrukkelijk toelating aan de gemeente Holsbeek en haar gemachtigden om deze toegang te gebruiken voor alle mogelijk technisch onderhoud en herstellingen. C. Poetsen: De concessienemer is ertoe gehouden: - de cafetaria en de toegangshal, minstens 1 keer per week te poetsen; - de toiletten dagelijks te poetsen; - de grote zaal, de keuken en het vergaderlokaal te poetsen na elk gebruik; - de andere ruimten te poetsen volgens noodwendigheid.

11. REGELING VERHURING, GEBRUIK, MATERIAALCONTROLE (MEUBILAIR EN KEUKENGERIEF) VAN HET GEMEENSCHAPSCENTRUM A. VERGOEDING Voor de taken die de concessienemer in opdracht van de gemeente uitvoert ten behoeve van het gemeenschapscentrum (grote zaal, vergaderlokaal, repetitieruimte, keuken, berging, kleedkamers met toilet en douche, buffet) zal de concessienemer een compensatievergoeding ontvangen: 1. voor de volgende te leveren diensten:  

verhuring : 50% op het huurbedrag (maandelijkse storting) controle van het materiaal: forfaitair jaarbedrag van 600 euro

poetsen (na elke activiteit en minstens wekelijks) met een poetsmachine: forfaitair jaarbedrag van 1000 euro 2. voor aankopen van: 

• • •

gas voor de keuken: forfaitair jaarbedrag van 250 euro stookolie en water: gemeentelijke tussenkomst van 50 % van elke factuur onderhoudsproducten: de concessienemer kan bij de gemeente poetsproducten verkrijgen voor gebruik in het gemeenschapscentrum, tot een maximumwaarde van 300 euro per jaar. Indien er meer verbruikt wordt, dient hij deze zelf aan te kopen.

Het maximumbedrag van de vergoeding mag het huurbedrag van cafetaria en appartement niet overschrijden. De vergoeding zal minstens vier keer per jaar overgemaakt worden aan de concessienemer. Bij iedere verlenging van de concessie wordt de vergoeding geëvalueerd en zo nodig aangepast. B.TAKEN. In ruil voor de vergoeding wordt de concessienemer door het schepencollege belast met de uitvoering van de volgende taken: • • • •

• •

•

•

zorg voor lokalen, meubilair, keukengerief, verwarming, verlichting, poetsen, berging van stoelen, schikking van tafels en controle na elk gebruik; toezicht op de naleving van het gebruikersreglement (zie gebruikersreglement gemeentelijke socio-culturele infrastructuur – Buurthuis in bijlage) poetsen na elke activiteit (de concessienemer zorgt voor een poetstoestel dat hij steeds ter plaatse ter beschikking houdt; hij onderhoudt het en koopt de nodige poetsproducten voor het toestel); openen en sluiten van de lokalen: de sleutel wordt ter beschikking gehouden van de huurder voor alle verhuringen, voor zover deze aanvangen tussen 9 uur ’s morgens en 21 uur ’s avonds, en met uitzondering van de wekelijkse sluitingsdag en het jaarlijks verlof van de cafetaria; vaststellen en signaleren aan de Dienst Cultuur en Vrije Tijd van onregelmatigheden en schade en het bepalen van de boete (zie “gebruikersreglement”); bij het einde van de activiteiten, de lokalen te controleren op orde en netheid, het drankverbruik en het elektriciteitsverbruik op te nemen, al het aanwezige materiaal na te tellen, alle vaststellingen hieromtrent door te geven aan de dienst cultuur & vrije tijd van de gemeente, de sleutels in ontvangst te nemen en de lokalen te sluiten. facturering:  het huurbedrag, bepaald in de tariefregeling, wordt vooraf betaald op de postchequerekening van de gemeente 000-0025915-16 of contant bij de gemeenteontvanger.  de gemeente stort hiervan 50 % als vergoeding op de rekening van de concessienemer.  er wordt door de huurder geen borgsom betaald.  indien voor, tijdens of na een activiteit schade of onregelmatigheden worden vastgesteld die een boete vereisen, zal het bedrag van de boete of schadevergoeding meegedeeld worden door de concessienemer aan het college van burgemeester en schepenen dat de juistheid van de boete of schadevergoeding controleert en de boete bepaalt conform het gebruikersreglement, behalve in geval van betwisting. indien de toezichthoudende concessienemer door de huurder met een extra taak wordt belast (bijvoorbeeld het nat opkuisen van de keuken, droog uitborstelen van de zaal, opbergen van tafels en stoelen), zal de vereiste vergoeding aan de concessienemer worden betaald, in overeenstemming met de bepalingen in het gebruikersreglement.

De concessienemer verbindt zich uitdrukkelijk tot het naleven van het gebruikersreglement waarvan hij verklaart ervan kennis te hebben genomen en waarvan een exemplaar overhandigd werd. C. OPDRACHTGEVER. De concessienemer voert de taken uit in opdracht van het schepencollege, na goedkeuring door de Dienst Cultuur en Vrije Tijd en onder de controle van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum (in bijlage: “organiek reglement van de “raad van bestuur”, goedgekeurd in de gemeenteraad van 29 januari 2002). De concessienemer kan als waarnemer uitgenodigd worden op de vergaderingen van het beheersorgaan en het dagelijks bestuur. D. VERHURING: PRAKTISCHE WERKWIJZE. Voorafgaandelijk aan de verhuring zullen er met de concessienemer afspraken gemaakt worden en/of inlichtingen gevraagd en gegeven worden over huurbedrag, huurdatum, huurtijd en sleutelgebruik. De concessienemer stelt het gebruikersreglement en model-huurovereenkomst van de gemeente ter beschikking van de aanvrager (zie bijlage). Bij verhuringsaanvraag wordt een verhuurcontract opgesteld in 2 exemplaren: 1 voor de concessienemer en 1 voor de huurder. De concessienemer tekent in opdracht van de gemeente, samen met de huurder en faxt een ondertekend exemplaar onmiddellijk door aan de gemeente. De betaling geschiedt met een overschrijvingsformulier, door de zaalverantwoordelijke ter beschikking gesteld. De concessienemer is belast met de volledige opvolging van de verhuring.

12 .EXTRA-REGELING VOOR: a. de verhuring van het vergaderlokaal: Gebeurt volgens de voorwaarden vastgelegd in het gebruikersreglement voor gemeentelijke socio-culturele infrastructuur (in bijlage). b. het gebruik van het privégerief van de concessienemer Het gebruik van de eigen poetsmachine door de concessienemer is in de huurprijs begrepen. c. het gebruik van het lokaal boven de ingang (repetitielokaal) • •

deze ruimte wordt als repetitielokaal ter beschikking gesteld aan de fanfare De Veldbazuin tegen een jaarbedrag te bepalen door de gemeenteraad. de huurder is verantwoordelijk voor orde en netheid en maakt een goede afspraak met de toezichthoudende concessienemer in verband met sleutelgebruik, verwarming, verlichting.

13. EINDE VAN DE CONCESSIE De concessie vervalt: Hetzij na afloop van de termijn van de eerste 3 jaar of wanneer de overeenkomst met akkoord van

beide partijen in die periode opgezegd wordt, met inachtneming van een opzegtermijn van 4 maanden. Hetzij na afloop van elk verlengingsjaar voor zover bij beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen het einde van de overeenkomst is kenbaar gemaakt aan de concessienemer d.m.v. aangetekend schrijven en dit tenminste 4 maanden voor het verstrijken van de termijn, ofwel door de concessienemer het einde van de overeenkomst is kenbaar gemaakt aan de gemeente d.m.v. aangetekend schrijven en dit eveneens tenminste 4 maanden voor het verstrijken van de termijn. Hetzij wanneer de overeenkomst door één van beide partijen bij middel van aangetekend schrijven tijdens de periode van de verlengingsjaren opgezegd wordt. De opzegtermijn bedraagt dan ook 4 maanden. De concessie wordt verbroken bij ernstige inbreuk op de voorwaarden, met name wanbetaling van de concessievergoeding of inbreuk op de voorwaarden. Bij de beëindiging der concessie, om welke reden ook, heeft de concessienemer geen enkele aanspraak op enige vergoeding uit welke hoofde dan ook. Aldus goedgekeurd te Holsbeek door de gemeenteraad in zitting van 7 juni 2011, en door de burgemeester, de gemeentesecretaris en de concessienemer ondertekend op xxxxxxx. De gemeente,

De concessienemer,

De secretaris,

De burgemeester,

R. VERSTRAELEN

H. EYSSEN

xxxxxxxxxxxx