Concernrapportage Delfland per 30 september 2014 1 Algemeen De Concernrapportage Delfland biedt managementinformatie ten behoeve van het bijsturen van de uitvoering van de begroting. De secretaris-directeur voert hiertoe gesprekken met het Delfland Management Team over de voortgang, de doelrealisatie en de middelen, die hiervoor ingezet worden. Deze rapportage bevat de volgende paragrafen: 1. Algemeen 2. Samenvatting 3. Exploitatie 4. Investeringen 5. Personeel 6. Kasstroom RBG 7. Onderzoekskrediet 8. Voorziening Onderzoek & Ontwikkeling 9. Risico’s en onvoorzien in investeringsprojecten Afgesproken is met sector Bedrijfsvoering dat de voor deze rapportage benodigde gegevens uiterlijk de derde werkdag van de maand aangeleverd zullen worden. De benodigde gegevens zijn deze maand over een periode van een week binnen gekomen. Hierdoor is de doorlooptijd van de Concernrapportage op dit moment nog langer dan gewenst. 2 Samenvatting Exploitatie In Burap2 is het begrote positieve exploitatieresultaat bijgesteld van € 8,1 mln naar € 12,8 mln. In de Najaarsbrief bedraagt de prognose van het resultaat € 15,2 mln. Dat is een bijstelling van € 2,4 mln naar boven ten opzichte van de Burap2. Kijkend naar zowel het historisch verloop van de exploitatieprognose, als naar een cijfermatige extrapolatie (realisatie x 12/9) van de programma’s A tot en met F, is het aannemelijk dat het uiteindelijke resultaat boven de prognose in de Najaarsbrief zal liggen. Geadviseerd wordt, gezien het belang van de exploitatiecijfers en de interne afspraken die hierover zijn gemaakt, nogmaals te benadrukken dat de budgethouders de prognoses maandelijks dienen bij te werken. Op dit moment wordt dit niet overal tijdig, volledig en juist gedaan. Investeringen Ten behoeve van volledige en consistente managementinformatie wordt met ingang van deze rapportage niet meer de eindejaarsprognose van de projectleiders, maar de prognose van de opdrachtgevers getoond. In de laatste drie maanden van het jaar moet nog € 16,6 mln gerealiseerd worden om uit te komen op de prognose zoals afgegeven in Burap2. Deze maand is de prognose van de opdrachtgevers voor de Najaarsbrief gebruikt. Deze bedraagt € 40,1 en is daarmee € 3,9 mln lager dan de Burap2. Personeel Gedurende de eerste 9 maanden van 2014 komt de capaciteit (berekend als formatie, minus vacatures, minus ziekte, plus inhuur) uit op 449 fte. Dit is 11,6 fte minder dan de formatie. In Burap2 zijn de personeelskosten met € 2,0 mln neerwaarts bijgesteld. Het is niet uit te sluiten dat deze kosten nog verder zullen dalen.
Concerncontrol, 20 oktober 2014 1
3
Exploitatie
Programma (stand Begroting Burap 1 per 30 september initieel 2014, bedragen x € 1.000) SW
1.790
2.029
2.009
1.401
Salarissen
1.542
1.542
1.542
Kap.lasten
741
800
789
-36
1.000
1.542
0
565
789
0
0
464
483
300
483
0
3.907
3.857
2.666
298
3.822
-35
Directe kosten
1.099
12.594
14.149
14.095
11.737
13.687
-408
Salarissen
5.908
5.908
5.908
3.954
5.908
0
Kap.lasten
17.575
17.708
17.650
13.259
17.650
0
560
6.560
6.553
6.189
6.553
0
35.518
31.205
31.100
22.762
1.099
30.692
-408
Directe kosten
5.323
5.494
5.112
3.451
1.294
4.913
-199
Salarissen
2.179
2.179
2.179
1.446
2.179
0
Kap.lasten
3.816
4.657
4.647
3.324
4.647
0
Opbrengsten Totaal Directe kosten
225
225
175
14
188
13
11.092
12.104
11.763
8.208
1.294
11.551
-212
17.400
85.741
-373
3.616
0
85.703
86.664
86.114
65.926
Salarissen
3.581
3.606
3.616
2.096
Kap.lasten
38.086
38.341
38.332
28.639
38.332
0
Opbrengsten
20.787
20.972
21.117
18.034
2.705
21.055
-62
106.582 107.639
Totaal INST
1.973
4.073
Totaal
GA
298
Verschil Najaars/ brief vs Burap 2 (b-a)
Totaal
Opbrengsten SD
Realisatie Inkoop- Prognose orders (cf. najaarsbrief) (b)
Directe kosten
Opbrengsten VW
Burap 2 (a)
106.945
78.627
14.695
106.634
-311
Directe kosten
2.596
2.606
2.361
867
576
2.096
-265
Salarissen
7.930
7.930
7.930
4.664
7.930
0
Kap.lasten
57
57
57
43
57
0
Opbrengsten
249
249
249
322
249
0
10.334
10.344
10.099
5.252
576
9.834
-265
Directe kosten
14.184
14.847
14.927
10.623
5.700
14.477
-450
Salarissen
13.202
13.202
11.202
6.970
11.202
0
Kap.lasten
1.847
1.829
1.829
1.371
1.829
0
474
1.224
1.299
1.601
1.299
0
28.760
28.654
26.659
17.364
26.209
-450
0
-146
-663
57
-844
-181
Totaal programma's 196.358 193.706 Dekk. Midd. Directe kosten 6.507 5.141
189.759
134.936
23.662
187.897
-1.862
4.335
7.509
0
4.335
0
Totaal ORG
Opbrengsten Totaal F6
Salarissen
34
34
34
0
34
0
Kap.lasten
0
0
0
0
0
0
206.944
206.944
206.944
209.627
207.444
500
200.404 201.770
202.575
202.118
0
203.076
501
-12.816
-67.183
23.662
-15.179
-2.363
Opbrengsten Totaal Saldo
5.700
-4.046
-8.064
Opmerking bij tabel exploitatie De BO rapportages over inkooporders en prognoses zijn onderling niet consistent.
Concerncontrol, 20 oktober 2014 2
Opmerkingen bij de exploitatie Algemeen De kolom ‘prognose’ wordt bij voorkeur opgehaald uit Gids. De afspraak hierover is dat deze informatie in Gids maandelijks door de budgethouders wordt gevuld op basis van hun verwachte eindejaarsraming. De prognose in Gids is op dit moment niet volledig, tijdig en juist. Om deze reden heeft Concerncontrol de prognose zoals afgegeven bij de Najaarsbrief gebruikt. Gezien het belang van de exploitatiecijfers en de interne afspraken die hierover zijn gemaakt, wordt geadviseerd nogmaals te benadrukken dat de budgethouders de prognoses maandelijks dienen bij te werken. Een kwalitatief goede prognose bestaat uit de realisatie tot en met de referentiemaand vermeerderd met de verwachte uitgaven voor de rest van het jaar. In Burap2 is het begrote positieve exploitatieresultaat bijgesteld van € 8,1 mln naar € 12,8 mln. In de prognose zoals afgegeven in de Najaarsbrief zien we een bijstelling van € 2,4 mln naar boven ten opzichte van de Burap2. De prognose in de Najaarsbrief bedraagt € 15,2 mln. Kijkend naar zowel het historisch verloop van de exploitatieprognose, als naar een cijfermatige extrapolatie (realisatie x 12/9) van de programma’s A tot en met F, is het vooralsnog niet uit te sluiten dat het uiteindelijke resultaat boven de prognose in de Najaarsbrief zal liggen. Een specifiek voorbeeld hierbij wordt gevormd door advieskosten. Een cijfermatige extrapolatie laat op organisatieniveau vooralsnog een onderschrijding zien van € 2,5 mln ten opzichte van Burap2. De onderstaande grafiek geeft vanaf 2010 de ontwikkeling weer van het begrote en uiteindelijk gerealiseerde exploitatieresultaat.
250,0 240,0 230,0 220,0
210,0 200,0
Netto Exploitatie
190,0 180,0
Dekk.midd. en onvz Najaarsbrief…
Burap 2 2014
Burap1 2014
PB 2014
Najaarsbrief…
Burap2 2013
Burap1 2013
PB 2013
Jaarrek 2012
Burap2 2012
PB 2012
Burap1 2012
Jaarrek 2011
Burap2 2011
Burap1 2011
PB 2011
Jaarrek 2010
PB 2010
Burap2 2010
160,0
Jaarrek 2013
170,0
Concerncontrol, 20 oktober 2014 3
4
Investeringen
Programma Begroting (bedragen x € 1 mln, initieel stand 30 september 2014) A Schoon Water
Burap1 2014
Burap2 Realisatie Inkoop- Prognose (cf. 2014 (a) excl orders najaarsbrief) subsidies (b)
Verschil Najaarsbrief vs Burap2 (b-a)
6,5
5,6
6,2
3,1
2,8
6,0
-0,2
B Voldoende Water
16,7
13,8
13,9
7,9
9,7
13,7
-0,2
C Stevige Dijken
18,9
16,4
15,1
12,9
2,2
15,1
0,0
D Gezuiverd Afvalwater
2,8
2,8
2,7
2,3
1,2
2,8
0,2
E Instrumenten
0,3
0,3
0,2
0,1
0,1
0,2
0,0
F Organisatie
8,0
6,6
6,0
1,1
0,6
2,3
-3,7
53,1
45,4
44,0
27,4
16,6
40,1
-3,9
Totaal
Opmerking bij tabel investeringen De inkooporders zijn niet allemaal naar jaarschijven in Gids ingevoerd. Geadviseerd wordt nogmaals om de inkooporders allemaal naar jaarschijven in te voeren. Opmerkingen bij de investeringen Algemeen In de totstandkoming van Burap2 is het totale investeringsvolume voor 2014 terug gebracht naar € 44,0 mln. De prognose zoals opgeven door de opdrachtgevers voor de Najaarsbrief bedraagt € 40,1 mln en wijkt daarmee € 3,9 mln af van de Burap2. De grootste wijziging doet zich binnen programma Organisatie voor. Om dit daadwerkelijk te realiseren dient de komende 3 maanden nog € 12,7 mln uitgegeven te worden. Een risico hierbij zijn de weersomstandigheden. Mocht de winter vroeg invallen of het heel nat worden de komende maanden kan de uitvoering van de projecten vertraagd worden. 5
Personeel
Sector per september Dir/S&I/CC PIB BDV ZTO
Vacatures Gem vac Formatie % Ziekte Aantal eind tm 2014 verzuim fte ziek septembe septem(a) (tm Q2) (c) r (b) ber
Aantal fte inhuur (d)
Capaciteit fte (a-b-c+d)
Capaciteit Capaciteit vs. vs. Formatie Formatie (fte) %
19,9
1,0
1,3
3,6%
0,7
3,3
21,5
1,6
124,6
14,4
7,4
2,2%
2,4
17,1
124,9
0,3
8,1% 0,2%
40,8
6,7
14,9
4,8%
1,6
6,7
39,1
-1,7
-4,1%
56,6
2,0
1,3
0,8%
0,4
2,2
56,4
-0,2
-0,4%
WB
121,8
3,6
4,3
4,4%
5,1
1,0
114,0
-7,7
-6,3%
BBC
96,9
2,8
3,7
2,8%
2,6
1,6
93,0
-3,9
-4,0%
460,6
30,5
32,9
3,5%
13,0
31,9
449,0
-11,6
-2,5%
Totaal
Opmerkingen bij tabel Personeel 1. De personeelsgegevens (formatie, vacatures en ziekteverzuim) zijn opgave van P&O per eind september per sector weergegeven. 2. P&O produceert de verzuimgegevens eens per kwartaal. Het ziekteverzuimpercentage is het aantal ziektedagen tussen 1 januari en 30 september 2014 t.o.v. het aantal werkdagen. Geadviseerd wordt de verzuimgegevens maandelijks te produceren. 3. Per 30 september 2014 zijn 31,9 fte ingehuurd; het uitgavenbedrag voor inhuur op tijdelijk budget en vacatureruimte in 2014 bedraagt tot en met september € 2,9 mln. Opmerkingen bij Personeel Gedurende de eerste negen maanden van 2014 komt de capaciteit (berekend als formatie, minus vacatures, minus ziekte, plus inhuur) uit op 449 fte. Dit is 11,6 fte minder dan de formatie. In Burap2 zijn de personeelskosten met € 2,0 mln neerwaarts bijgesteld. Concerncontrol, 20 oktober 2014 4
Het is niet uit te sluiten dat deze kosten nog verder zullen dalen. 6 Kasstroom RBG De RBG draagt op dagelijkse basis de ontvangsten af aan haar deelnemers. Zij maakt aan het begin van het jaar een kasstroom planning. In haar kwartaal rapportages rapporteert de RBG over de werkelijke afdrachten in relatie tot de geplande afdrachten aan de deelnemers. Ten behoeve van een betere informatievoorziening wordt in de concernrapportage voortaan per maand gerapporteerd over de werkelijk afdrachten van de RBG aan Delfland. De kasstroom vanuit de RBG is de grootste kasstroom die Delfland heeft. Voorspelbaarheid van die kasstroom is dus van groot belang voor Delfland. Wanneer de kasstroom vanuit de RBG in een bepaalde maand achterblijft, kan het nodig zijn een extra kortlopende lening af te sluiten om zo aan de betalingsverplichtingen te kunnen voldoen. In de hieronder staande tabel is de door de RBG geplande kasstroom, per maand afgezet tegen de daadwerkelijk ontvangen kasstroom.
Kasstroom RBG aan HHD (bedragen x € 1 mln) Planning RBG per maand Planning RBG cumulatief Ontvangst HHD per maand Ontvangst HHD cumulatief Verschil per maand Verschil cumulatief
jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec 6,0 15,0 21,2 13,7 18,2 25,1 25,8 26,6 18,9 14,8 13,5 9,4 6,0 20,9 42,1 55,9 74,0 99,1 125,0 151,6 170,4 185,2 198,7 208,1 1,0 1,0
25,6 26,5
23,0 49,6
-5,0 -5,0
10,6 5,6
1,8 7,4
30,2 20,2 18,8 11,2 30,2 13,7 79,8 100,0 118,7 129,9 160,2 173,8 16,5 23,9
2,0 25,9
-6,3 -14,6 19,6 5,0
3,6 8,6
-5,2 3,4
Afwijkingen De werkelijke kasstroom wijkt vrijwel elke maand significant af van de geplande kasstroom. Tot en met mei is er meer geld ontvangen dan gepland. Vanaf juni is juist minder geld ontvangen dan gepland. Door de afwijkingen in de eerste helft van het jaar, klopt de planning voor de tweede helft van het jaar niet meer. Geadviseerd wordt om de kasstroom planning vooraf begrotingsjaar af te stemmen met de RBG. Deze wordt nu eenzijdig door de RBG aangeleverd. Geadviseerd wordt de RBG de kasstroom planning elk kwartaal te laten actualiseren voor de resterende maanden. 7 Onderzoekskrediet Het beschikbare totaalbedrag aan onderzoekskrediet beloopt € 3,0 mln voor 2014. Hieronder worden de per 30 september per programma beschikbaar gestelde bedragen weergegeven:
A B C D F
Programma Bedrag (in €) Stand per 1 januari 2014 3.000.000 Schoon Water 152.290 Voldoende Water 465.190 Stevige Dijken 287.500 Gezuiverd Afvalwater 195.000 Organisatie 1.018.450 Restant beschikbaar per 30 september 2014 881.570
Concerncontrol, 20 oktober 2014 5
Bij het aanvragen van een onderzoekskrediet wordt aangegeven wanneer gepland is het investeringsplan en krediet aan de VV voor te leggen. Nadat de VV heeft besloten wordt het onderzoekskrediet teruggestort, ook wanneer er onverhoopt toch geen investeringsproject uit voortvloeit. Deze planning blijkt vaak te optimistisch, waardoor beheersing van het budget lastig is. Het (fluctuerende) kredietsaldo is vooralsnog toereikend. 8 Voorziening Onderzoek & Ontwikkeling De voorziening Onderzoek en Ontwikkeling dient ter dekking van de kosten uit hoofde van onderzoekskrediet waarvan het onderzoek niet heeft geleid tot een investering. Tot en met september is voor € 159.834 gebruik gemaakt van deze voorziening. Hierdoor is per eind september nog € 50.166 beschikbaar. Mocht in 2014 een tekort ontstaan dan zal dat bij het eerstvolgende P&C-moment verantwoord worden.
Programma Stand 1 januari 2014 B C B B C
Bedrag (in €) 210.000
701744 Parksluizen 701784 Kadeverbetering Hammerdreef 701690 Polder Zwartenhoek 701789 Waterbergingskelder Sophia 700843 Wtr.bkw.voorb.gml pld Nootdorp Stand per 30 september 2014
15.566 14.842 764 855 127.808 50.166
9 Risico’s en onvoorzien in investeringsprojecten Het krediet project onvoorzien bij de secretaris-directeur dient ter dekking van onvoorziene gebeurtenissen in investeringsprojecten. De omvang is € 2,7 mln. Dit komt, conform de nota Investerings- en activabeleid, overeen met 5% van voor 2014 begrote investeringen. Tot nu toe is € 238.000 ten laste van dit krediet gebracht. Dit is 0,9% van de tot en met september gerealiseerde investeringen (€ 27,4 mln). Gezien de ervaringen sinds het instellen van het krediet project onvoorzien, lijkt het begroten van 5% van de voorgenomen investeringen aan de ruime kant.
Programma Stand 1 januari 2014 D B A B A B
Rioolgemaal Scheveningen Gemaal Kerkpolder-Zuid NVO Oranjekanaal Boostergemaal Kerstanjewetering Vispaaiplaats De Lier Gemaal Kerkpolder-Zuid
Restant beschikbaar per 30 september 2014
Bedrag (in €) 2.700.000 8.520 95.000 27.722 14.133 76.201 16.000
2.462.424
Concerncontrol, 20 oktober 2014 6
Bijlage 1: Adviezen 1. Gezien het belang van de exploitatiecijfers en de interne afspraken die hierover zijn gemaakt wordt geadviseerd nogmaals te benadrukken dat de budgethouders de prognoses maandelijks dienen bij te werken. Op dit moment wordt dit niet overal tijdig, volledig en juist gedaan. 2. De inkooporders voor de investeringen zijn niet allemaal naar jaarschijven in Gids ingevoerd. Geadviseerd wordt de inkooporders wel allemaal naar jaarschijven in te voeren. 3. Het ziekteverzuimpercentage is het aantal ziektedagen tussen 1 januari en 30 juni 2014 t.o.v. het aantal werkdagen. P&O produceert de verzuimgegevens eens per kwartaal. Geadviseerd wordt deze maandelijks te produceren.
4. Geadviseerd wordt om de kasstroom planning vooraf begrotingsjaar af te stemmen met de RBG. Deze wordt nu eenzijdig door de RBG aangeleverd. 5. Geadviseerd wordt de RBG de kasstroom planning elk kwartaal te laten actualiseren voor de resterende maanden.
N.B. De Concernrapportage Delfland (CRD) is een hulpmiddel voor de periodieke gesprekken van de SD met de leden van het DMT over de productievoortgang en de doelrealisatie. Het is een groeimodel met ruimte voor evt. nieuwe informatie. De CRD is ook bedoeld om te kijken in hoeverre rapportages uit Business Objects, die rechtstreeks vanuit Gids worden gegenereerd, geschikt zijn voor het opstellen van de CRD. Voor de rapportages, die nog niet rechtstreeks gebruikt kunnen worden, loopt een ontwikkelingstraject. De Concernrapportage bestaat uit cijfers (begroting, realisatie en prognose) op totaal- en op programmaniveau voorzien van een toelichting door Concerncontrol en vanaf 2014 ook uit personeelsgegevens (formatie, vacatures, ziekteverzuim en inhuur) op sectorniveau en kasstroomgegevens RBG.
Concerncontrol, 20 oktober 2014 7
