Concept Handleiding. Regipro

Concept Handleiding

Regipro

Regipro Bemiddeling 1.

Vrijwilligers .................................................................................................................. 1 1.1. Vrijwilliger toevoegen..............................................................................................1 1.2. Vrijwilligersscherm ..................................................................................................5 1.2.1. Tabblad Lijst .................................................................................................5 1.2.2. Tabblad Vrijwilliger .......................................................................................6 1.2.3. Tabblad Gegevens .......................................................................................7 1.2.4. Tabblad Presentatie .....................................................................................8 1.2.5. Tabblad Overzicht ........................................................................................9

2.

Organisaties ............................................................................................................... 14 2.1. Organisatie toevoegen ...........................................................................................14 2.2. Organisatiescherm..................................................................................................15 2.2.1. Tabblad Lijst .................................................................................................15 2.2.2. Tabblad Organisatie .....................................................................................16 2.2.3. Tabblad Overig .............................................................................................17 2.2.4. Tabblad Contactpersoon ..............................................................................18 2.2.5. Tabblad Overzicht ........................................................................................19

3.

Vacatures .................................................................................................................... 21 3.1. Vacature toevoegen................................................................................................21 3.2. Vacaturescherm......................................................................................................22 3.2.1. Tabblad Lijst .................................................................................................22 3.2.2. Tabblad Vacature .........................................................................................23 3.2.3. Tabblad vacaturegegevens ..........................................................................24 3.2.4. Tabblad Contactpersoon/Adres....................................................................25 3.2.5. Tabblad organisatie ......................................................................................25 3.2.6. Tabblad Overzicht ........................................................................................26 3.3. Vacature afsluiten ...................................................................................................31 3.3.1. Vacature afsluiten via organisaties ..............................................................31 3.3.2. Vacature afsluiten via Vacature....................................................................31 3.3.3. Probleem ......................................................................................................32

4.

Contactpersonen ...................................................................................................... 33 4.1. Contactpersoon toevoegen ....................................................................................33 4.2. Contactpersonenscherm ........................................................................................35 4.2.1. Tabblad Lijst .................................................................................................35 4.2.2. Contactpersoon ............................................................................................35 4.2.3. Organisatie ...................................................................................................35 4.2.4. Overzicht.......................................................................................................35

1. Vrijwilligers In het vrijwilligersbestand worden de gegevens opgeslagen van de vrijwilligers. Het bestand ‘Vrijwilligers’ wordt geopend door op de menubalk te kiezen voor ‘Bestand’ en vervolgens voor ’Vrijwilligers’. Dan kom je in het ‘Vrijwilligersscherm’ dat de gegevens van de vrijwilliger bevat. Tabblad ‘Lijst’ wordt als eerste geopend. Als een vrijwilliger is afgesloten, worden de gegevens na één maand (in te stellen door systeembeheer) opgeslagen in het archief.

1.1. Vrijwilliger toevoegen Wil je een nieuwe vrijwilliger toevoegen dan kun je de volgende stappen ondernemen. Druk op Vrijwilligers in het menu bestand.

Klik op (Nieuwe kaart) Je hebt dan twee opties

Handleiding RegiPro December 2006

- 1-

Optie 1 Nieuwe kaart invoeren, druk dan op ja en ga verder met stap 1.2

Optie 2 Vrijwilliger selecteren LET OP! Je krijgt de volgende vraag in beeld

Ja: drukt dan krijg je een nieuwe kaart met alleen de NAW gegevens. Nee: dan komt de desbetreffende kaart als de kaart niet in het archief stond. Als de kaart afgesloten was en in het archief stond dan heb je het volgende. Bij zoeken zie je de persoon. Selecteer de persoon en druk op Selecteer persoon.

Als je op nee druk dan komt er op het scherm het volgende

-2-

Handleiding RegiPro Chrisja Smits

Je kunt helemaal niks. (vreemd dat de oude kaart niet wordt opgehaald uit het archief)

Al je op Ja drukte dan komt er een hele nieuwe kaart met NAW gegevens van desbetreffende vrijwilliger. Zonder de oude tekst. Wil je wel de hele oude kaart gebruiken dan kun je het volgende doen

Als je vrijwilligers open hebt staan dan kun je niet het archief vrijwilligers openen. Sluit het vrijwilligers en open dan via Bestand – Archief – vrijwilligers archief vrijwilligers

Selecteer de desbetreffende vrijwilliger. Als je wilt zoeken dan doe je dit via bewerken – zoeken


- 3-

Staat de vrijwilliger niet in het bestand dan zie je

Staat de vrijwilliger wel in het archief dan zie de geselecteerde kaart. In het tabblad gegevens kun je de kaart uit het archief halen. Uit archief

Ja

Je moet de kaart dus heropenen anders gaat deze weer naar het archief.

-2-


1.2. Vrijwilligersscherm Het scherm ‘Vrijwilligers’ bestaat uit de volgende tabbladen:

1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. 1.2.5.

Lijst Vrijwilligers Gegevens Presentatielijst Overzicht

1.2.1. Tabblad Lijst

Dit tabblad bevat een overzicht van alle ingevoerde vrijwilligers in het systeem. In dit tabblad kun je een vrijwilliger selecteren. De lijst kan worden gesorteerd op alfabetisch of numerieke volgorde.

De selecties van de knoppenbalk op het tabblad ‘Lijst’ hebben de volgende opties: 1. Alleen openstaande gegevens tonen. 2. Alleen afgesloten gegevens tonen. 3. Alleen mijn gegevens tonen. 4. Tekenreeks zoeken. 5. Uitgebreide selectie. 6. Alle selecties opheffen. 7. Email versturen naar email adres aan vrijwilliger die is geselecteerd. 8. Team selecteren. Let op: Bij het zoeken in de lijst met behulp van het zoekvenster naar letters met leestekens, dan moeten deze leestekens ook worden ingevuld. Dit in tegenstelling tot het zoeken in de lijst door het intoetsen van de eerste letters van een naam in de lijst zelf.


- 5-

1.2.2. Tabblad Vrijwilliger Hier kunnen de NAW gegevens van de persoon worden opgegeven met behulp van tekstvelden. Met behulp van keuzelijstvelden kunnen gemeente/land en geslacht ingevuld worden.

Veld

Omschrijving

Vrijwilligersnr.

Wordt door het programma ingevoerd. Een Z nummer staat er als een vrijwilliger zich aanmeldt via internet.

Dossier loopt vanaf …

DD-MM-JJJJ van inschrijving invoeren.

Roepnaam

Roepnaam invoeren met hoofdletter beginnen.

Voorletters *

In hoofdletters en met ‘punt’ achter elke voorletter (dus J.T.U.).

Tussenvoegsels

Voluit schrijven (dus: ‘van de’ en niet ‘v.d.’).

Achternaam *

Voluit (hoofdletter gaat automatisch).

Selectiecodes

Variabel (bijvoorbeeld om kerstkaarten te sturen, je kunt hier dan een code invoeren, om daarna een selectie te maken)

Extra regel

-2-


Overige gegevens Emailadres *

Adres *

Spreekt voor zich.(hoofdletter gaat automatisch).

Nr *

Spreekt voor zich.

Toevoeging

Indien van toepassing invullen.

Postcode

Spreekt voor zich.

Plaats *

Spreekt voor zich

Geboortedatum

Spreekt voor zich DD-MM-JJJJ

M/V

Spreekt voor zich

Telefoon *

Zonder spaties, bv. 0123-456789 en/of 06-12345678

Tekst bij vrijwilliger

Bv. werkzaam, hobby’s, gezondheidsproblemen

1.2.3. Tabblad Gegevens In het tabblad ‘Gegevens’ kan informatie ingevoerd worden die betrekking heeft op de voorkeuren en de mogelijkheden van de vrijwilliger. Verder kan er informatie over de achtergrond van de vrijwilliger worden ingevoerd. Onder het kopje gegevens kan met behulp van keuzelijstvelden informatie worden ingevoerd over de voorkeuren en mogelijkheden van de vrijwilliger.


- 7-

Veld

Omschrijving

Vrijwilligersnummer

Wordt door het programma ingevoerd. Een Z nummer staat er als een vrijwilliger zich aanmeldt via internet.

Begeleider

Je eigen naam (of van collega) selecteren.

AFSLUITEN

Dossier afsluiten (dossier komt in het archief en wordt na minimaal 18 maanden verwijderd (dit is te veranderen door de systeembeheerder via opties – onderhoud)).

HEROPENEN

Dossier openen.

Werksoort

Minimaal 1 voorkeur invullen.

Doelgroep


Activiteit


Opleiding

Invullen.

Werktijd

Invullen.

Categorie

Bv. 57+ / IBN / vrijwilliger, dit is door de systeembeheerder te veranderen.

Inkomen

N.v.t.

Adres doorgeven

N.v.t.

Rijbewijs

Invullen

Scholier

Ja/Nee vraag. Als hier ja ingevuld is dan doet de scholier mee aan maatschappelijke stage.

Actief bemiddelen

Invullen (Ja: door steunpunt en Nee: VW wil zelf vacatures in de gaten houden).

Uitkering

Invullen.

Hoe gehoord

Invullen.

Duur werkloosheid

Invullen.

1.2.4. Tabblad Presentatie

Hier kan de vrijwilliger via internet een presentatietekst toevoegen. Deze tekst kun je uiteraard aanpassen of zelfs blokkeren, door de keuze bij op internet met Nee te selecteren. Wordt deze keuze op ja gezet, dan komt de presentatie test op internet.

-2-


1.2.5. Tabblad Overzicht Dit tabblad bevat informatie over bij deze vrijwilliger horende: 1.2.5.1. bemiddelingen 1.2.5.2. afspraken 1.2.5.3. documenten

1.2.5.1. Bemiddeling via vrijwilligers Door te ‘Bemiddeling via vrijwilligers’ kunnen de gegevens over de bemiddeling worden ingevoerd. Met behulp van de muis, of pijltjes toetsen kunnen de velden bereikt worden. In het bovenste deel kunnen in de datum en keuzelijstvelden de gegevens ingevoerd en gewijzigd worden. Veld

Omschrijving

Druk op Bemiddeling

Druk op JA Met behulp van het scherm ‘Vacature selectie’ kan een bemiddeling voor deze vrijwilliger worden aangemaakt.

Je ziet dan de vacatures die overeenkomen met de vrijwilligersvoorkeuren


- 9-

Selectiebereik Met behulp van een optieveld kan worden aangegeven of de selectie van vrijwilligers één van de gekozen voorkeuren of alle voorkeuren moet bevatten.

[Selecteren] [Selectie opheffen] [Toon kaart] [Annuleren] [Bemiddelen]

• • •

Geen selectie op vrijwilligersvoorkeuren (alle vacatures worden weergegeven) De selectie van vacatures moet één van de gekozen vrijwilligersvoorkeuren bevatten De selectie van de vacature moet alle gekozen vrijwilligersvoorkeuren bevatten Alleen actieve vacatures tonen

Wordt een selectie gemaakt uit het vacaturebestand volgens de ingestelde voorkeuren en het gekozen selectiebereik. Wordt een gemaakte selectie opgeheven. Wordt de kaart van een vacature getoond die gekozen is in de lijst door deze aan te klikken. Wordt het scherm ‘Vacature selectie’ gesloten. Wordt een vacature die gekozen is na de selectie of is aangeklikt in de lijst bemiddeld. Als er geen vacature in de lijst wordt aangeklikt zal de eerste vacature in de lijst bemiddeld worden.

Selecteer een vacature - vacature Druk op bemiddelen. (onderin rechts) Dan krijg je volgend scherm

Tabbladen:

1.2.5.1.1. Bemiddelen 1.2.5.1.2. Vacature 1.2.5.1.3. Vrijwilliger 1.2.5.1.4. Organisatie

-2-


1.2.5.1.1. Tabblad Bemiddelen

Veld

Omschrijving

Datum start

Datum aanmaak Bemiddelingskaart wordt automatisch ingevuld

Datum eind

o o

Medewerker

Naam verantwoordelijke eigen medewerker selecteren

Status bemiddeling

Invullen wat van toepassing is op dat moment!

Tekst bij bemiddeling

Hier wordt aanvullende informatie vermeld, zoals reden van afwijzing, de proeftijdevaluatie, e.d.

Invullen als bemiddeling is mislukt Invullen na 6 à 8 wekelijkse proeftijdevaluatie om de bemiddelingskaart af te sluiten

1.2.5.1.2. Tabblad Vacature Dit heeft te maken met het op internet zetten van de vacature! STATUS: • Niet actief Deze vacature komt niet op internet te staan. • Actief Deze vacature komt op internet.


- 11-

1.2.5.1.3. Tabblad Vrijwilliger

1.2.5.1.4. Tabblad Organisatie

Informatie organisatie: • Wat is het doel van de organisatie? • Wat zijn de belangrijkste activiteiten? • Wat maakt de organisatie interessant voor vrijwilligers?

-2-


1.2.5.2. Afspraken In het tabblad afspraak bevinden zich een aantal velden waarin informatie over de afspraak ingevoerd kan worden. Standaard vult het programma, in het veld 'Gepland' de aanmaakdatum van de kaart in en de naam van de medewerker onder wiens naam ingelogd is bij het aanmaken van de kaart. Dit kan gewijzigd worden. Als in het veld 'Gereed' een datum is ingevuld verschijnt in het overzichtscherm, door het afspraakitem een rood gekleurd vinkje door de betreffende afspraak. Door op de knop [Gereed] te klikken wordt de huidige datum ingevuld in het veld. Informatie over de afspraak kan worden afgedrukt met behulp van de knop [Afdrukken] in de werkbalk. Veld

Omschrijving

Gepland

Invullen

Datum Gereed

Invullen indien afspraak is afgehandeld

Van

Invullen

Voor

Invullen

Korte omschrijving

Trefwoord(en) invullen waar Afspraak over gaat

Tekst

Invullen wat de afspraak inhoudt en wat de stand van zaken is, zodat een collega het altijd kan overnemen

Als je jijzelf of een collega aan wie je een afspraak wil doorgeven, RegiPro opent onder haar inlog dan (is optie) opent automatisch de afspraak!

1.2.5.3. Documenten Voor de geselecteerde vrijwilliger kun je zowel nieuwe documenten maken als reeds bestaande bekijken. Als je op het item documenten klikt en er zijn nog geen documenten klik dan eerst op de knop [Toevoegen]. In het scherm ‘Nieuw document maken` krijg je dan de keuze tussen het selecteren van een al bestaand formulier of kies ‘Op basis van een lege tekst’ om een niet standaard document aan te maken. Klik daarna op [Ok]. Dan kom je in de tekstverwerker met een leeg document: Na het invullen kunt je afsluiten en onderstaande gegevens aanvullen. 1. De datum van verzenden of aanpassing van het document. 2. De naam van de medewerker die het document geschreven heeft. 3. De titel van het document. 4. In het keuzelijstveld ‘Betreft’ kan worden opgegeven of het document betrekking heeft op deze persoon of alle personen in het dossier. In het vrije-tekstveld kan de tekst van het document ingevuld worden. Dit kan geopend worden door op de knop met het notieblok en pen aan de rechterzijkant van het veld te klikken. Bij het verlaten van het documentenscherm heb je de mogelijkheid om een contact toe te voegen.


- 13-

2. Organisaties Het organisatiebestand bevat alle informatie die betrekking heeft op de externe contacten van de eigen instelling. Het kan gebruikt worden als bron voor het zoeken naar verwijsmogelijkheden, als sociale kaart of als algemeen adressenbestand. Het bestand ‘Organisaties’ wordt geopend door op de menubalk te kiezen voor ‘Bestand’ en vervolgens voor ‘Organisaties’. Standaard kom je terecht bij de lijst met kaarten, waaruit je een ingevoerde aanmelding kunt selecteren.

2.1.Organisatie toevoegen •

Druk op (zoeken) bewerken.

via

•

Druk bij zoeken naar naam organisatie. Dit te voorkomen dat we hem twee maal invoeren.

•

Heeft dan bv. organisatie gevonden  zie scherm.

Is er geen organisatie gevonden middels de zoekfunctie klik dan op

Ga verder met 2.2.2.

-2-


2.2.Organisatiescherm

In het organisatiescherm staan vragen die betrekking hebben op de invoer gegevens van organisaties. Scherm ‘Organisaties’ bestaat uit de volgende tabbladen: 2.2.1. Lijst 2.2.2. Organisaties 2.2.3. Overige 2.2.4. Contactpersoon 2.2.5. Overzicht

2.2.1. Tabblad Lijst In het tabblad lijst staan enkele gegevens van de organisaties waarvan al gegevens zijn ingevoerd. Je kunt in dit tabblad een organisatie selecteren en de lijst sorteren.

1

2

3

4

Knoppenbalk selecties 1. Tekenreeks zoeken. 2. Uitgebreide selectie. 3) Alle selecties opheffen. 4) Email adres overnemen.


- 15-

2.2.2. Tabblad Organisatie In het tabblad 'Organisatie' staan de gegevens van de organisatie.

Veld

Omschrijving

Organisatienummer

Wordt door het programma ingevoerd.

Selectiecodes

Variabel (bv. categorieën).

Naam

Volledige bedrijfsnaam invullen, met hoofdletter beginnen.

Afkorting

N.v.t.

Locatie

Eventuele locatienaam invullen, met hoofdletter beginnen.

Overige Informatie

Volledige naam invullen. Postbusadres hier invullen. Homepage invullen.

Straat

Invullen, met hoofdletter beginnen.

Nummer

Invullen.

Toevoeging

Indien aanwezig invullen.

Postcode

Invullen.

Plaats

Invullen.

Netnummer 1

Invullen.

-2-


Opmerkingen

Bijvoorbeeld algemeen nummer of doorkiesnummer.

Netnummer 2


Opmerkingen


Fax

Invullen.

Email

Invullen.

Tekst bij de Organisatie

- Wat is het doel van de organisatie? - Wat zijn de belangrijkste activiteiten? - Wat maakt de organisatie interessant voor vrijwilligers?

2.2.3. Tabblad Overig In dit tabblad kan informatie over de organisatie in relatie tot haar werkzaamheden worden ingevoerd.

Werksoort

Invullen

Buurt

Invullen - Plaats - Landelijk - Regio …. - Anders, namelijk

Beroeps

Op het invulformulier van internet wordt dit niet gevraagd.

Vrijwilligers


Trefwoord 1, 2 en 3


Documentatiecode

N.v.t.

Afkomstig van

N.v.t.

Bijgewerkt

Invullen als de gegevens zijn gecontroleerd: • Bijgewerkt • Voorlopig • Verouderd

Datumcheck

Invullen wanneer de gegevens zijn gecontroleerd


- 17-

Exporteren J/N

Nee: de contactpersoon van de organisatie krijgt dan geen inloggegevens. Met de inloggegevens kan de contactpersoon zelf de wijzigingen aanpassen via internet en vacatures plaatsen. Ja: de contactpersoon van de organisatie krijgt een email met daarin een de nieuwe inloggegevens. Het is belangrijk dat je de contactpersoon van de organisatie eerst op de hoogte brengt.

Medewerker

Invullen

2.2.4. Tabblad Contactpersoon In het tabblad ‘Contactpersoon’ kunnen de persoonsgegevens van de contactpersoon bij deze vacature worden ingevoerd. Dit tabblad is gelijk aan het tabblad ‘Contactpersoon/Adres’ wat je ziet als je via bestand vacature krijg. Met behulp van de muis, of pijltjes toetsen kunnen de velden bereikt worden. In het deel boven de streep kunnen in de tekstvelden de gegevens ingevoerd en/of gewijzigd worden. Met behulp van de knop [Kies contactpersoon] kan een al ingevoerde contactpersoon gekozen worden of een nieuwe contactpersoon worden aangemaakt. Aan de onderzijde van het tabblad tref je een vrij-tekstveld aan. Hierin kun je, indien nodig, nog extra gegevens noteren die betrekking hebben op de contactpersoon. Veld

Omschrijving

Voorletters

In hoofdletters en met ‘punt` achter elke voorletter.

Tussenvoegsel

Indien van toepassing voluit invullen.

Roepnaam


Achternaam


M/V

Invullen.

Locatie


Adres


Nummer

Invullen.

-2-


Toevoeging


Postcode

Invullen, in verband met RegipPro internet hierin alleen de postcodes vullen van regio. Is het een landelijke organisatie dan postcode van het steunpunt invullen.

Plaats

Invullen.

Selectie

Variabel.

Telefoon

Invullen, met netnummer (bijvoorbeeld 0123-) en zonder spaties

Email

Indien niet aanwezig dan overleggen met contactpersoon. De contactpersoon krijgt de mail en de inloggegevens om het digitaal bij te houden. LET OP GEEF EEN ENTER.

Tekst bij contactpers.

Functie en werktijden van de contactpersoon.

2.2.5. Tabblad Overzicht In het tabblad overzicht van het organisatiescherm vindt je de volgende items van de geselecteerde organisatie: 2.2.6. 2.2.7. 2.2.8. 2.2.9.

2.2.5.1. Contactpersonen Zie 2.2.4.


- 19-

Contactpersoon Contacten Documenten Vacatures

2.2.5.2. Contacten

2.2.5.3. Documenten

2.2.5.4. Vacature Het scherm is bijna identiek aan het scherm Vacature in het hoofdmenu ‘Bestand’. Het tabblad ‘Lijst’ is niet beschikbaar en je kunt de vacature niet afsluiten wel de status op actief of niet actief zetten. In het scherm ‘Vacature’ wordt de geselecteerde vacature getoond of kan een nieuwe vacature worden toegevoegd.

-2-


3. Vacatures In het bestand ‘Vacatures’ worden de relevante gegevens van de vacatures opgeslagen. Nadat een vacature aangemeld is kan informatie over de vacature, de contactpersoon en gegevens van de organisatie worden ingevoerd. Het bestand ’Vacatures’ kan worden geopend door op de menubalk te kiezen voor ‘Bestand’ en vervolgens voor ’Vacatures’. Je komt in het ‘Vacaturescherm’, dat de gegevens van de vacatures bevat. Standaard kom je terecht in het tabblad ‘Lijst’. Het beste kun je vanuit organisaties werken dat wordt beschreven in de bijlage: Verkorte versie vacatures invoeren.

Het verschil als je werkt vanuit organisatie of vacature is: Via organisatie zie je geen lijst waarin alle vacatures staan. Je kunt de vacature niet afsluiten. Wel op actief of niet actief zetten.

3.1. Vacature toevoegen Vacature toevoegen via Organisatie overzicht. Laatste tabblad. • Dubbelklik op vacature:

• •


- 21-

Ja VACATURE blad

De organisatie gegevens staan al ingevuld ga verder naar tabblad vacature.

Ga verder met 3.2.2.

3.2. Vacaturescherm Het vacaturescherm bestaat uit de volgende tabbladen:

3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. 3.2.6.

Lijst Vacature Vacaturegegevens Contactpersoon/adres Organisatie Overzicht

3.2.1. Tabblad Lijst In het tabblad 'Lijst' staan de gegevens van de vacatures waarvan al gegevens zijn ingevoerd. Je kunt een vacature selecteren door: op het item te klikken met de muis of met de pijltjestoetsen naar het item te gaan en dan op de toets <Enter> te drukken.

-2-


3.2.2. Tabblad Vacature In het tabblad ‘Vacature’ kan informatie over de vacature worden ingevoerd. Met behulp van de muis, of pijltjes toetsen kunnen de velden bereikt worden.

Veld

Omschrijving

Vacaturenummer

Het eigen nummer wordt door het programma ingevoerd.

Medewerker

Invullen.

Status

Invullen actief / niet actief. - Actief dan komt de vacature op internet. - Niet actief dan komt de vacature niet op internet.

Zoeknaam

Automatisch - DIT IS FOUT - Verander dit in FUNCTIENAAM MET HOOFDLETTERS

Korte omschrijving

Korte krachtige tekst met ….

Datum van … tot …

Minimaal begindatum invullen, eventueel einddatum bij tijdelijke vacature DD-MM-JJJJ.

Selectiecodes

Variabel.

Organisatie

Koppelen / naam organisatie - staat ingevuld.

Contactpersoon

Contactpersoon - staat ook ingevuld. Met behulp van de knop [Kies contactpersoon] kan een contactpersoon die bij deze vacature hoort gekozen of gewijzigd worden.

Buurtcode

Invullen.

Werktijdcode

Invullen: Keuzelijst·: • ’s avonds • ’s middags • ‘s morgens • 1 t/m 10 dagdeel

Beschrijving van de vacature

• • • •

In overleg overdag Weekend tot 1 dagdeel

- Taakomschrijving. - Eisen. - Wat heeft de organisatie te bieden.


- 23-

- Wat maakt het werk de moeite waard. - Werktijden. - Aannameprocedure.

3.2.3. Tabblad vacaturegegevens Dit tabblad bevat de informatie die betrekking heeft op informatie die vastgelegd moet worden van de vacature.

Veld

Omschrijving

Kenmerken Werksoort

Minimaal 1 keuze invullen

Doelgroep


Activiteit


Vrije vragen Bemiddelbaar

NEE: niet bemiddelbaar via internet. JA: bemiddelbaar via internet.

Korte klus

Ja invullen bij bv. Collectanten.

Stageplek

Ja/nee vraag. Ja dan is deze vacature voor een maatschappelijke stageplek.

Mapcodes Mapcodes

Minimaal 1 keuze invullen In welke map de vacature zit.

Vacature gegevens Onkostenvergoeding

Invullen

Verzekering

Invullen

Inspraak

Invullen

Aanname procedure

Invullen

-2-


Proeftijd

Invullen

Scholing

Invullen. Zo ja, eventueel meer informatie hierover vermelden bij ‘Beschrijving van de vacature`

Contract

Invullen

Beheergegevens Documentatiecode

n.v.t.

Bijgewerkt

Bron

Automatisch

Medewerker

Naam invullen.

Exporteren J/N

NEE vacature komt niet op internet. JA vacature komt op internet.

3.2.4. Tabblad Contactpersoon/Adres zie 2.2.4. Tabblad Contactpersoon is gelijk aan Contactpersoon/Adres

3.2.5. Tabblad organisatie zie 2.2.2. Tabblad organisatie


- 25-

3.2.6. Tabblad Overzicht

De overzichtstabbladen in RegiPro werken in grote lijnen op dezelfde wijze. Ze verschillen in de soorten items die erin zijn opgenomen. In het tabblad Overzicht van het bemiddelingsscherm vindt je de volgende items van de geselecteerde bemiddeling: 3.2.6.1. Bemiddelingen 3.2.6.2. Documenten 3.2.6.3. Contacten 3.2.6.4. Afspraken

3.2.6.1. Bemiddelen Dit bestand bevat alle bestaande verbindingen die tussen vrijwilligers en vacatures zijn geregistreerd. Bemiddelingen kunnen worden gemaakt en gewijzigd in het bemiddelingenbestand, het vacaturebestand of het vrijwilligersbestand. In dit tabblad kan de informatie over de bemiddeling worden ingevoerd.

-2-


Het scherm bestaat uit de tabbladen: 3.2.6.1.1. Bemiddeling; 3.2.6.1.2. Vacature 3.2.6.1.3. Vrijwilliger 3.2.6.1.4. Organisatie 3.2.6.1.1. Tabblad Bemiddeling In dit tabblad kan de informatie over de bemiddeling worden ingevoerd.


- 27-

Veld

Omschrijving

Datum start

Datum aanmaak Bemiddelingskaart wordt automatisch ingevuld

Datum eind

-

Medewerker

Invullen

Status bemiddeling

Invullen wat van toepassing is op dat moment

Tekst bij bemiddeling

Hier wordt aanvullende informatie vermeld, zoals reden van afwijzing, de proeftijdevaluatie, e.d.

Invullen als Bemiddeling is mislukt of Invullen na 6 à 8 wekelijkse proeftijdevaluatie om Bemiddelingskaart af te sluiten.

3.2.6.1.2. Vacature

zie 3.2.2. Tabblad Vacature In dit tabblad wordt een overzicht gegeven van de vacature bij de bemiddeling.

-2-


3.2.4.1.3. Vrijwilliger zie 1.2.2. Tabblad vrijwilliger. In dit tabblad worden de persoonsgegevens van de vrijwilliger bij de bemiddeling getoond

3.2.4.1.4. Organisatie Zie 2.2.2. Tabblad Organisatie In dit tabblad worden de gegevens getoond van de organisatie waarbij de vacature bemiddeld is.

3.2.4.2. Documenten Documenten: in het item ‘Documenten’ wordt bijgehouden welke documenten geschreven zijn. Er kunnen bijvoorbeeld nieuwe brieven worden aangemaakt.

3.2.4.3. Contacten Met dit item kunnen de contacten bij deze vacature worden bijgehouden


- 29-

Veld

Omschrijving

Datum

Datum van contact invullen

Medewerker

Invullen

Type

Soort contact invullen

Korte omschrijving

Trefwoord waarover het Contact gaat

Tekst

Datum + initialen en uitgebreide omschrijving m.b.t. het Contact

3.2.4.4. Afspraken Met behulp van dit item kunnen afspraken met of over de vrijwilliger vastgelegd en geraadpleegd worden.

Veld

Omschrijving

Gepland

Invullen

Datum Gereed

Invullen indien afspraak is afgehandeld

Van

Invullen

Voor

Invullen

Korte omschrijving

Trefwoord(en) invullen waar Afspraak over gaat

Tekst

Invullen wat de afspraak inhoudt en wat de stand van zaken is, zodat een collega het altijd kan overnemen

-2-


3.3. Vacature afsluiten Je kunt een vacature op niet actief zetten of helemaal afsluiten. 3.3.1. Vacatures afsluiten via organisaties 3.3.2. Vacatures afsluiten via vacatures 3.3.3. Problemen bij het afsluiten

3.3.1. Vacature afsluiten via organisaties -

Bestand Organisatie Overzicht Vacature

Via status kun je de vacature dan op niet actief zetten. De vacature is dan niet afgesloten maar is niet meer te zien op internet.

3.3.2. Vacature afsluiten via Vacature -

Bestand Vacature vacature selecteren in de lijst Tabblad vacature Afsluiten

-

Druk op OK

-

De status staat dan op Niet actief en


is veranderd in

- 31-

.

3.3.3. Probleem Je drukt op de knop

en er komt in het beeld:

Ga dan naar overzicht en klik op de bemiddeling. Bekijk of de bemiddeling afgesloten kan worden. Zie 1.2.5.1.1. Als je bij bemiddeling een eind datum invult kun je daarna de vacature afsluiten.

-2-


4.

Contactpersonen

In het bestand ‘Contactpersoon’ kan informatie over een contactpersoon bij een organisatie worden ingevoerd.

4.1. Contactpersoon toevoegen 1. 2.

Druk op Bestand - organisatie. Als je weet voor welke organisatie de contactpersoon werkt. Druk anders op Contactpersoon.

1. Via Organisatie:

Je ziet dan bij overzicht de contactpersoon. Om contactpersonen te openen druk op Druk je op dan wordt contactpersonen ook geopend maar je krijgt dan teven de vraag:

Je krijgt bij JA een nieuw contactpersoonscherm zie: 2.2.4. Tabblad Contactpersoon 2. Via contactpersonen


- 33-

Druk op Je krijgt dan de zoekoptie om te zoeken in Organisaties. Vul de naam van de organisatie is of postcode.

Dan krijg je een overzicht van de organisaties waarin de naam voorkomt. Je kunt opnieuw zoeken. Annuleren of de organisatie selecteren.

Dan worden de adresgegevens overgenomen bij contactpersoon. Deze kun je veranderen.

Via samenvoegen worden de afspraakitems en contactgegevens verplaats naar de huidige contactpersoonkaart. De contactpersoonkaart van de gekozen persoon wordt dan verwijderd.

-2-


4.2.Contactpersonenscherm

Het scherm ‘Contactpersonen’ bestaat uit de volgende tabbladen: 4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4.

Lijst Contactpersoon Organisatie Vacature

4.2.1. Tabblad Lijst In het tabblad 'Lijst' staan de gegevens van de contactpersonen waarvan al gegevens zijn ingevoerd. Je kunt in dit tabblad de contactpersoon selecteren. De lijst kan worden gesorteerd op alfabetische volgorde of op datum.

4.2.2. Contactpersoon zie Contactpersonen 2.4.1.

4.2.3. Organisatie zie tabblad Organisatie 2.2. In het tabblad 'Organisatie' staan de gegevens van de organisatie.

4.2.4. Overzicht Dit tabblad bevat informatie over de aan deze contactpersoon gekoppelde: 4.2.4.1. vacatures 4.2.4.2. documenten 4.2.4.3. afspraken 4.2.4.4. contacten

4.2.4.1. Vacatures Met dit item kan een vacature geraadpleegd of aangemaakt worden waarbij de contactpersoon betrokken is.

4.2.4.2. Documenten Met dit item kunnen documenten bij de contactpersoon worden geraadpleegd of worden aangemaakt. Handleiding RegiPro December 2006

- 35-

4.2.4.3. Afspraken Met dit item kunnen afspraken bij de contactpersoon worden geraadpleegd of worden aangemaakt.

4.2.4.4. Contacten Met dit item kunnen contacten bij de contactpersoon worden geraadpleegd of worden aangemaakt.

-2-


Concept Handleiding. Regipro

Recommend Documents