Concentratie van polderarchieven in Zuid-Holland
Aan het Bureau van de Rijkscommissie voor Vaderlandse Geschiedenis, Bleijenburg 7 te 's-Gravenhage vaceert de functie van
WETENSCHAPPELIJK :
£
AMBTENAAR
Gedacht wordt aan een historicus (dr. of drs.) of een historisch geïnteresseerd jurist. Salaris, afhankelijk van leeftijd, opleiding en ervaring tot max. ƒ 1.377,— bruto per maand, exclusief 5,3 % huurcompensatie en vakantietoelage. A.O.W.-premie voor Rijksrekening. Datum van indiensttreding nader overeen te komen. Uitvoerige schriftelijke sollicitaties zenden aan het Bureau Personeelsvoorziening van de Rijksoverheid, Prins Mauritslaan 1, 's-Gravenhage, onder vermelding van nr. 5-0605/7513 (in linkerbovenhoek env. en brief).
Naar aanleiding van het medegedeelde op blz. 49 van deze jaargang van het N.A.B., betreffende het verlenen van provinciale bijdragen in de kosten van verzorging van polderarchieven in Zuid-Holland, is mij door enige collega's om inlichtingen gevraagd. Het onderwerp is dus blijkbaar belangrijk genoeg om er hier enige mededelingen over te doen. Zuid-Holland telt altijd nog meer dan vijfhonderd polders waarvan het secretariaat als nevenfunctie vervuld wordt. Volgens het Algemeen Polderreglement (artikel 69) is de secretaris belast met de bewaring van het archief, waarvoor dan meestal de vliering van de woning van die secretaris of een zo mogelijk nog ongunstiger plaats wordt gereserveerd. De wenselijkheid van het inbewaring geven van die polderarchieven aan instellingen, die over een behoorlijke archiefbewaarplaats beschikken, ligt voor de hand en is reeds meermalen uitgesproken. Dikwijls was men op de gemeente aangewezen; aan de bewaring van polderarchieven op een raadhuis van een kleine gemeente kleven allerlei bezwaren, die meest buiten het eigenlijke archiefbeheer hun oorsprong hebben. De bewaargeving op het Algemeen Rijksarchief is weinig aantrekkelijk omdat, door de bijzondere structuur van het gewest, dat voor de meeste besturen zo ver weg is. Een regionale concentratie per hoogheemraadschap schijnt wel het meest te passen; het beheer van de stukken komt bij mensen, die van waterschapszaken verstand hebben. Voor de onderzoeker wordt alles veel eenvoudiger; hij moet naast een bepaald polderarchief toch ook haast altijd het archief van het toezichthoudend hoofdwaterschap raadplegen om min of meer afgeronde gegevens te verwerven. Reeds in de twintiger jaren van deze eeuw hebben de hoogheemraadschappen van Schieland en Delfland zich over een aantal polderarchieven ontfermd, een voorbeeld dat in de dertiger jaren op veel ruimer schaal werd nagevolgd door het hoogheemraadschap van Rijnland, toen mr. S. J. Fockema Andrea als archivaris van die instelling fungeerde. Deze heeft ook later als secretaris van Rijnland de gedachte geopperd, dat de vrijwillig door de hoogheemraadschappen op zich genomen taak, de archieven te beheren van de polderbesturen, die er zich maar al te vaak zelf niets aangelegen lieten liggen, de steun van het provinciaal bestuur verdiende. Toen na de stormvloed van 1953 op de Zuidhollandse eilanden krachtige centrale dijkbeherende colleges waren ingesteld, die een waterschapskantoor met archiefbewaarplaats inrichtten, kon ook aan een concentratie van de relatief zoveel belangrijker archieven van de van ouds niet onder een hoger waterschapsbestuur ressorterende polders op de eilanden worden gedacht. Na soms vrij langdurige be[149]
?
sprekingen hebben tenslotte alle besturen van de Zuidhollandse hoofdwaterschappen zich in beginsel bereid verklaard tot het beheer van de archieven van de in hun ressort liggende polders. De Staten van Zuid-Holland hebben, om aan de actie tot concentratie van polderarchieven steun te verlenen, een subsidieregeling vastgesteld, die hieronder is afgedrukt. Om de behandeling van de vele noodzakelijke bewaargevingsovereenkomsten te vereenvoudigen, is een modelovereenkomst vastgesteld (zie ook hieronder). Soms zijn de voorwaarden, waarop polderarchieven in bewaring worden genomen, omschreven in de archiefverordening van het hoofdwaterschap, waardoor de overeenkomsten eenvoudiger kunnen worden gehouden. Thans is de concentratie zover gevorderd, dat de archieven van de grootste helft van de Zuidhollandse polders zijn overgebracht. Vertragend werkt, dat nog niet alle hoofdwaterschappen zelf over voldoende magazijnruimte beschikken en dat haast alle archieven vóór de overbrenging een bewerking behoeven. Deze werkzaamheden moeten voor de meeste hoofdwaterschappen, die zelf geen archiefambtenaren hebben en omdat ook de poldersecretarissen meestal verstek laten gaan, ter archiefinspectie worden gedaan. Het algemeen streven, de polderarchieven te concentreren bij de hoofdwaterschappen, behoeft niet te botsen met andere oplossingen: de bewaring in de openbare archiefbewaarplaats van de gemeente, waarvan vooral door op het grondgebied van de gemeente Rotterdam gelegen polders veel gebruik wordt gemaakt, of gemeenschappelijke voorzieningen door de polderbesturen zelf. Van het laatste is een voorbeeld de gemeenschappelijke archiefbewaarplaats van de polders aan de oostzijde van de Hoekse Waard te Puttershoek (beheer in stichtingsvorm) mede met steun van het provinciaal bestuur tot stand gekomen. Aangezien een waterschapshuis met archiefbewaarplaats voor de Hoekse Waard nog in de verre toekomst ligt, overwegen op het ogenblik ook de besturen van de westelijke polders van de Hoekse Waard om het probleem van een doelmatige opberging van hun archieven door samenwerking zelf op te lossen. Van der Gouw
king komende organen kunnen, ter tegemoetkoming in de kosten van verzorging van in bewaring genomen archieven van binnen het territoir van de provincie gelegen polders en waterschappen, bijdragen uit de provinciale middelen worden uitgekeerd overeenkomstig de volgende bepalingen. Artikel 2 Bijdragen als bedoeld in artikel 1 worden slechts verleend terzake van archieven, in bewaring genomen op grond van een regeling, welke krachtens artikel 22 van de Archiefwet door Gedeputeerde Staten is goedgekeurd. Artikel 3 De bijdrage beloopt ƒ 6,— per strekkende meter planklengte, welke het in bewaring genomen archief inneemt op 1 juli van het jaar, waarvoor het subsidie is bestemd. Artikel 4 Stukken, welke op grond van artikel 5 van het Koninklijk Besluit dd. 7 oktober 1919 (Staatsblad 596) gewijzigd 14 juni 1929 (Staatsblad 313) voor vernietiging in aanmerking komen, worden bij de vaststelling van het aantal strekkende meters, op grond waarvan het subsidie wordt bepaald, buiten beschouwing gelaten. Artikel 5 Gedeputeerde Staten kunnen ten behoeve van de uitvoering van deze regeling nadere voorschriften vaststellen met inachtneming van het bepaalde in de Algemene Regeling betreffende de uitvoering van subsidiebesluiten (Besluit dd. 19 januari 1960, no. XX, Provinciaal Blad 1960, no. 42). Artikel 6 Deze regeling werkt terug tot 1 januari 1960. 's-Gravenhage, 1 februari 1961.
SUBSIDIEBESLUIT De Staten voornoemd, De Staten der provincie
Zuid-Holland, voorzitter
gezien de desbetreffende voordracht van Gedeputeerde Staten van die provincie;
J. Klaasesz,
Besluiten: vast te stellen de navolgende Algemene Regeling inzake het verlenen van provinciale bijdragen ter tegemoetkoming in de kosten van verzorging van in bewaring genomen polderarchieven.
F. A. Hehnstrijd,
Artikel 1 Aan de in de provincie Zuid-Holland gevestigde hoogheemraadschappen en dijkringen en andere daarvoor naar het oordeel van Gedeputeerde Staten in aanmer[150]
griffier
MODELOVEREENKOMST Regeling bedoeld in artikel 22 der Archiefwet 1918, Staatsblad no. 378 tussen het bestuur van het waterschap — A en het bestuur van de polder B. 1 Het bestuur van de polder B. geeft in bewaring aan het bestuur van het waterschap A. het archief van de polder B., zoals beschreven op de aan deze regeling gehechte lijst. 2 Het bestuur van het waterschap A. plaatst het in bewaring genomen archief in [151]
!
de archiefbewaarplaats van het waterschap en beheert het volgens de regelen voor het beheer van de naar die archiefbewaarplaats overgebrachte archieven bij of krachtens de wet gesteld, met inachtneming van de navolgende nadere bepalingen: a bestuursleden van de polder B. hebben toegang tot het archief van de polder na afspraak met de secretaris van het waterschap A.; b de secretaris van de polder B. kan stukken lichten uit het in bewaring gegeven archief tegen afgifte van een ontvangstbewijs aan de secretaris van het waterschap A; c de kosten van materiële verzorgng van het in bewaring genomen archief, gemaakt door het waterschap A., worden door de polder B. aan het waterschap A. gerestitueerd op declaratie; d een herordening van het archief zal niet plaatsvinden dan met goedvinden van het bestuur van de polder B. en met inachtneming van het bepaalde bij artikel 7 van het Koninklijk besluit van 6 september 1919, Staatsblad 557; e niet dan met toestemming van het bestuur van de polder B. wordt aan derden inzage verleend van stukken jonger dan vijftig jaar. 3 Indien een van beide partijen wijziging van deze regeling verlangt, zal zij daarvan de andere partij tenminste een half jaar voor de gewenste datum van ingang der wijziging in kennis stellen. 4 Deze regeling kan met de aanvang van elk kalenderjaar door elk van beide partijen worden opgeheven met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste een half jaar. 5 Deze regeling treedt in werking, zodra daarop de ingevolge artikel 22 van de Archiefwet 1918 vereiste goedkeuring is verkregen.
Verslag van de forumavond van de studiegroep departementsarchieven op 14 mei 1964
De vergadering vond plaats in het gebouw van de Vereniging van Nederlandse gemeenten, waar om 8 uur de heer A. Bloemendal allen hartelijk welkom heette en meende dat deze avond, die in het teken van het forum stond, gezien het aantal en het niveau der vragen, zeker zou slagen. Hierna werd mej. Th. M. J. van den Bosch, die na een langdurig ziekbed op 3 mei jl. overleed, herdacht met een minuut stilte. In de plaats van de heer J. Kaak, die deze avond verhinderd was, hield de heer Bloemendal een geestige inleiding: 'Uit de praktijk van het departement'. Het forum, dat onder voorzitterschap van de heer Bloemendal tien vragen uit ons vakgebied beantwoordde, bestond uit de volgende leden: J. J. Bouman, bibliothecaris van de Vereniging van Nederlandse gemeenten (bibliotheekbeheer); H. H. M. Dinkgreve, hoofd van het bureau post- en archiefzaken bij de gemeente Amsterdam (documentatie en registratuur); Th. C. Gloude, hoofd post- en archiefzaken bij het min. van financiën (administratieve organisatie en administratieve techniek); J. Hollestelle, medewerker bij de afd. rationalisatie van het min. van defensie (marine) (administratieve organisatie en administratieve techniek); J. H. de Vey Mestdagh, chartermeester Ie klasse bij het algemeen rijksarchief (archiefbeheer); H. Th. F. van Wijk, secretaris van het curatorium archiefopleidingen (staatsininrichting). Om 10.30 uur bracht de voorzitter van de studiegroep, de heer J. Hollestelle, in zijn slotwoord dank aan allen die deze leerzame avond hadden doen slagen. Hieronder volgen de behandelde vragen. 1 Wat wordt verstaan onder documentatie in engere zin en wat onder documentatie in ruime zin? (heer Bouman). Documentatie is een van de meest omstreden begrippen, men kan eigenlijk niet precies zeggen wat documentatie is. Om toch een poging te wagen zou ik met het tweede deel van de vraag willen beginnen. Onder documentatie in ruime zin kan men het beste de werkzaamheden samenvatten, die geformuleerd zijn in een definitie van de F.i.d., namelijk: 'Documentatie is het verzamelen, klasseren, verspreiden van documenten van elke aard in alle gebieden van menselijke werkzaamheid'. Ik zie deze definitie het sterkst in
[152]
[153]
bibliotheekarbeid tot uitdrukking komen maar ook in archief- en museumarbeid herkent men de gemelde handelingen. Met betrekking tot het eerste deel van de vraag weten we dat er een definitie in zwang is ('Bibliotheekleven' 1944) waarin men vooral de bezigheden van de documentalist kan herkennen t.w.: 'Documentatie is het geven van inlichtingen uit het in bibliotheken verzamelde materiaal, waarbij het leveren van literatuur omtrent een bepaald onderwerp op de voorgrond moet staan.' Er is een verschil in de aard van de werkzaamheden genoemd in de beide definities. Bij de eerstgenoemde hebben we immers het verzamelen enz. van documenten op het oog, bij de tweede het verzamelen enz. van gegevens uit de documenten. Het is duidelijk dat hieruit voorvloeit dat laatstaangeduide werkzaamheden een diepgaander bekendheid met de betreffende materie vereisen. 2 Zou het niet wenselijk zijn veel meer aandacht te gaan besteden aan het formulierbeheer? Ik denk hier bijv. aan de inkomende mededelingen, zoals bij ziekte en andere soortgelijke meldingen. Hierdoor zou ook het lezen beperkt worden. Ook zou m.i. meer aandacht moeten worden besteed in dit verband aan het 'in de mond geven' van gevraagde antwoorden door middel van toezending van formulieren in plaats van alleen maar onze breedsprakerige ambtelijke brieven, waarin om antwoord gevraagd wordt, (heer Hollestelle). Aangezien, zoals bekend, het formulier de strekking heeft zowel het denk- als het schrijfwerk te vereenvoudigen, kan het bezigen van formulieren in vele gevallen bijdragen tot een verhoging van de arbeidseconomie. Door een zorgvuldig afgewogen vlakverdeling kan men dikwijls met een kleiner papierformaat volstaan, waardoor ook de beschikbare opbergcapaciteit doelmatiger kan worden benut. Vooral wanneer men het typewerk dat dagelijks door een typekamer wordt geproduceerd eens kritisch gaat beschouwen, zal blijken dat er veel brieven uitgaan met een 'repeterend karakter', waarvan de tekst maar op enkele detailpunten varieert. Het bezigen van voorgedrukte brieven waarop alleen maar het variabele gedeelte behoeft te worden ingevuld, betekent dan ook voor de redacteur zowel als voor de typiste en decollationeur een aanzienlijke besparing. Hoewel men dus altijd op de mogelijkheid van toepassing van formulieren bedacht moet zijn, zal men toch de consequentie van de invoering van elk formulier zorgvuldig moeten overwegen, al zou het alleen maar zijn omdat een onderzoek heeft uitgewezen dat invullen, lezen, opbergen enz. van het formulier in vele gevallen het 40-voudige bedraagt van de kosten van aanmaak. Waar men overigens bij het ontwerpen van een formulier wel aan zal moeten denken is, dat men alleen dan precies de gegevens zal krijgen die men verlangt, wanneer de vragen 'trefzuiver' worden geformuleerd. Hieraan ontbreekt helaas dikwijls maar al te veel, hetgeen overigens kan worden gezegd van de schriftelijke communicatie in zijn geheel. Het wordt hoog tijd dat men hieraan eens iets gaat doen, want hier ligt bij vrijwel alle administraties een enorme 'waste', waarvan men zou schrikken als ze in concrete cijfers zou worden uitgedrukt.
[154]
3 Wat is eigenlijk het onderscheid tussen een lichtdruk en een fotokopie? In de cursus wordt gezegd, dat fotokopieën tot stand komen d.m.v. optische apparatuur. Er worden tal van apparaten in de handel gebracht onder de naam van fotokopieerapparaten, waarbij in het geheel niet met lenzen wordt gewerkt. Is de handel dus abuis wanneer ze in die gevallen spreekt van fotokopieerapparaten of is de definitie in de cursus op dit punt niet helemaal juist? (heer Gloude). Allereerst zou ik als overeenkomst willen noemen dat een lichtdruk en een fotokopie ontstaan door toepassing van het principe 'schrijven met licht'. Het verschil tussen beide bestaat hierin dat er sprake is van twee reproduktietechnieken, die elk hun eigen materiaal bezigen. Wanneer we een reproduktie vervaardigen met gebruikmaking van een lichtdrukapparaat (diazotype) ontstaat de tekst op het afdrukpapier direct in positief; hierbij wordt diazo-materiaal gebruikt. Een kopie tot stand gekomen door middel van fotografische techniek (via negatief naar positief) wordt fotokopie genoemd. Wordt een reproduktie vervaardigd doordat het lichtgevoelig papier (diazopapier of fotopapier) tegen het origineel wordt gelegd dan is er sprake van contactdruk; de kopie heeft dan dezelfde afmetingen als het origineel. In de fotografie is het ook mogelijk via lenzen te reproduceren, in dit geval spreekt men van camerareproduktie of lenzenfotografie. Het voordeel hiervan is dat men de afmetingen van de kopie even groot, groter of kleiner dan het origineel kan maken. Een bijzondere toepassing van het verkleinen is de microfotografie. In vakkringen bestaat omtrent het begrip lichtdruk en fotokopie geen eenstemmigheid. Een veel verbreide opvatting is dat wanneer een kopie tot stand komt door contractdruk men spreekt van een lichtdruk wanneer diazo-materiaal wordt gebruikt en van fotokopie wanneer fotografisch papier (halogeenzilver materiaal) als intermediair fungeert. Kenmerk van beide is dat niet schaalveranderend kan worden gewerkt en niet van lenzen gebruik wordt gemaakt. Bij camera-reproduktie wordt niet gesproken van een kopie, maat van een foto. Dit is, zoals opgemerkt, de meest verbreide opvatting ten aanzien waarvan ik mij van commentaar meen te moeten onthouden. 4 Waarin bestond eigenlijk het bewerken of omwerken van de 'Decimale classificatie' tot 'Universele decimale classificatie' door Otlet en La Fontaine? Brachten zij principiële wijzigingen of aanvullingen aan of was het alleen maar een uitbreiding in omvang? Zijn de hulpgetallen door genoemde heren geïntroduceerd? Is er litteratuur op dit punt, anders dan het boek Noordenbos: Het ontstaan van de code V.n.g.? (heer Dinkgreve). Daar ik een voorstander ben van diepgaande studie op ons vakgebied, ben ik de vragensteller dankbaar voor deze vraag, die een plaats behoort te krijgen in de puzzel van het grondslagenonderzoek. De oorspronkelijke, eenvoudige opzet van de 'Decimale classificatie' van Dewey is regelmatig uitgebouwd (de uitgave van 1942 omvat 1927 blz.). Van de D.c. [155]
hebben Otlet en La Fontaine de eerste drie decimalen gerespecteerd, behoudens vertaling in meer algemen zin: 353 (D.c.): administration of the United States 353 (U.d.c): regionaal bestuur. Onder 351 bracht Dewey de 'problemen van de administratie'. Wij noemen dit 'taak' of 'handelingen der organen'. Onder de verdeling van 351 bracht Dewey o.a. ook de personeelsproblemen. Hier wijkt onze code af, omdat deze thans onder .08 en onderverdelingen zijn geplaatst. Dewey kende het gebruik van hulpgetallen niet. Ook het koppelen van verschillende onderwerpen met gebruikmaking van: oftewel de gezichtspuntclassificatie komt het eerst voor in de U.d.c. De D.c. is een typisch lineaire classificatie; de U.d.c. is een gezichtspuntclassificatie en is derhalve in eerste instantie anders dan lineair. De heer Bouman merkte nog op, dat Dewey enerzijds en Otlet en La Fontaine anderzijds elk hun eigen doeleinden nastreefden. Dewey was bibliothecaris, hij had slechts het oog op 'A classification and subject index for cataloguing and arranging books and pamphlets of a library' (publikatie van M. Dewey in 1876, 44 biz.), terwijl Otlet en La Fontaine zich voor hun 'Institut international de bibliografie' (I.I.B., later F.I.D.) ten doel stelden een wereldbibliografie in kaartsysteem op te bouwen. Zij wilden de D.c. gebruiken voor de inrichting van dat kaartsysteem. Bij de beoordeling van beide classificaties (D.c. en U.d.c.) dient men de uiteenlopende doelstellingen goed in het oog te houden. Wat nu het grondpatroon van de Dewey-classificatie betreft, deze is door de heren Otlet en La Fontaine niet aangehouden uit respect voor hun grote voorganger, maar eenvoudig omdat laatstgenoemde het copyright op zijn classificatie bezat. Dewey heeft hun niet toegestaan zijn hoofdindelingen te wijzigen. De heer Bouman noemde nog de volgende publikaties op dit gebied: Dr. ir. H. de Boer e.a. — Schriftelijk rapporteren (het gedeelte van dr. C. Groeneveld over de documentatie) — Aulaboek; J. C. G. Wesseling — Overzicht der universele classificaties (Nider - 1961); idem — Classificatie als sleutel tot kennisverwerving (Nider - 1963).
kan dit in de praktijk gebeuren? Een oplossing is dat de beheerders van de lopende archieven voor inventarisatie in laatstgenoemde zin worden opgeleid, een andere mogelijkheid is dat personeel van het archiefwezen bij de registratuur gedetacheerd wordt, zoals reeds veel in het buitenland gebeurt. Daar de meeste stukken na enige jaren niet meer waardevol zijn, zal men de archieven, die aan overbrenging naar de archiefbewaarplaats toe zijn, in vele gevallen geheel opnieuw moeten bewerken. Het ligt voor de hand, dat in deze laatste fase de registratuurmensen en de archivarissen nauw samen dienen te werken. In principe ga ik er van uit dat de oorspronkelijke orde gehandhaafd blijft, dit is immers de fundamentele grondregel van de Handleiding, deze moet onder alle omstandigheden gerespecteerd worden. Het lijkt me onjuist dat de kloof tussen de registratuurmensen en archivarissen nog langer blijft bestaan. In de toekomst zal objectief en nauw samengewerkt moeten en kunnen worden. In het kader van de nieuwe archiefwet denk ik dat de een of andere vorm van samenwerking zeker tot stand zal komen. 6 De 'publiciteit' kan wellcht in vele gevallen de veel werk vereisende afkondigingen vervangen. Zouden beslissingen in individuele zaken niet méér door paatselijke overheden dienen te worden afgedaan in plaats van door de centrale rijksinstellingen? (heer Van Wijk). Het afkondigen van wetten, algemene maatregelen van bestuur, provinciale en gemeentelijke verordeningen en andere wettelijke voorschriften kan niet aan 'de pers' worden overgelaten, omdat de persvrijheid toch ook inhoudt, dat de overheid geen invloed tot publiciteit kan uitoefenen, laat staan bekendmaking van haar voorschriften kan bevelen. De overheid heeft hier een eigen taak. Vooral de rechtszekerheid is gediend met een juiste en onverkorte bekendmaking. Met betrekking tot het tweede gedeelte van de vraag merk ik op dat deze zaak in onze tijd alle aandacht krijgt. In deze tijd van decentralisatie leeft inderdaad de gedachte dat alsdan met plaatselijke omstandigheden en behoeften beter rekening kan worden gehouden. Er is evenwel niet aan te ontkomen, dat ook door centrale rijksinstellingen beslissingen in individuele gevallen worden genomen.
5 Wanneer een, volgens een decimaal registratuurstelsel zaaksgewijs geordend archief door een administratie wordt overgebracht naar een archiefbewaarplaats in de zin van de archiefwet, dient dit archief geïnventariseerd te worden. Is het nu mogelijk ook hier (zoals de Handleiding bij andere archieven de oorspronkelijke ook wil handhaven de bestaande orde te handhaven, of is dit, in verband met de eisen waaraan een archief (dus ook een oud archief) moet voldoen, niet mogelijk? Is het toegankelijk te maken voor de latere onderzoeker? (heer De Vey Mestdagh). Tijdens de registratuurperiode wordt het archief gevormd. Aan het eind van die periode komen de wensen van de archivaris naar voren. Hoewel voor de rijksadministratie in het k.b. K 425 een inventaris van het dossierarchief is voorgeschreven bestaat er verschil tussen de registratuurinventaris en die door de archivaris bedoeld. De laatste dient als wegwijzer voor derden; de bestanddelen moeten naar hun inhoud concreter en veelomvattender worden omschreven. De vraag is nu: hoe
7 Wilt u nog eens een duidelijke uiteenzetting geven van wat we in de organisatieleer nu eigenlijk verstaan onder onzichtbare en wat onder zichtbare kosten en wat bedoelt men nu eigenlijk precies met horizontale en verticale taakverdeling? (heer Hollestelle). Wanneer in een organisatie alle gelijksoortige functies in één afdeling worden gecentraliseerd worden de kosten (mensen en outillage) van deze functie in hun totaliteit zichtbaar gemaakt. Het zichtbaar zijn van de kosten maakt de leiding costminded en zal daardoor een stimulans zijn tot bewaking van de doelmatigheid. Worden gelijksoortige functies op tal van plaatsen in de omvangrijke administratie als op zich zelf staande werkzaamheden verricht, dan zijn de aan deze functie verbonden kosten in hun totaliteit niet — althans niet gemakkelijk — zichtbaar. Men zegt dan dat de kosten worden versluierd. Centralisatie opent de mogelijkheid
[156]
[157]
tot specialisatie en daardoor lot opvoering van de kwantiteit en van de kwaliteit. Overigens behoeft men bij het spreken over zichtbare en onzichtbare kosten niet direct te denken aan begrippen als centralisatie en decentralisatie. Er is ook sprake van onzichtbare kosten — die helaas niet wèl meetbaar zijn — wanneer het dienstbetoon tekort schiet, waardoor de dienstontvangende afdelingen een aanzienlijk verlies boeken aan improduktieve tijd door nodeloos wachten. Onvoldoende dienstverlening heeft dikwijls ook tot gevolg dat hoog gekwalificeerde functionarissen bepaalde werkzaamheden gaan doen die eigenlijk op het terrein liggen van de dienstverlenende afdeling, waardoor vermenging van goedkope en dure arbeid plaats vindt. Ook dit is een vorm van onzichtbare kosten. Het is een van de moeilijke punten bij bedrijfsvergelijking om die onzichtbare kosten uit hun schuilhoeken te voorschijn te halen om tot een objectieve vergelijkingsnorm te komen. Van horizontale en verticale taakverdeling is weinig concreets te zeggen. Men heeft er in de laatste tijd in bepaald verband heel veel over kunnen lezen en horen spreken maar tevergeefs zal men in de literatuur zoeken naar een aanvaardbare definitie van deze begrippen. Men zegt wel eens — maar ik wil dit geenszins voor mijn rekening nemen — dat onder horizontale taakverdeling moet worden verstaan een verdeling op grond van de functies en dat onder verticale taakverdeling moet worden verstaan een verdeling naar de taken. Ik geloof echter dat we niet moeten spreken van verticale of horizontale taakverdeling maar dat moet worden gesproken van verticaal organiseren of horizontaal organiseren. In dit verband wil ik de aandacht vestigen op een dissertatie van dr. W. H. Groffen over horizontaal organiseren die in 1963 is uitgekomen. In dit boek wordt het principe der entente-organisatie gesteld tegenover dat van de meer gangbare Iijnorganisatie. Geschetst wordt daarin onder welke omstandigheden de entente-organisatie met haar groeps- en individuele beslissingsgebieden de voorkeur verdient boven de Iijnorganisatie. In de verticale organisatie kennen we onder- en bovenbeschikking met inherent daaraan een zekere invloedsordening en een verdeling van macht op zodanige wijze dat iedere hogere laag meer macht heeft dan alle lagen daaronder. Opmerkelijk is dat op het ogenblik een zogenaamde ontverticalisering in de organisatie van verschillende bedrijven merkbaar is. De vraag die hierbij aan de orde komt is of het ententeprincipe wel voldoende mogelijkheden biedt om ook grotere aantallen mensen organisatorisch te binden zoals dat bij de toepassing van het lijnorganisatie-principe het geval is. Ik wil hier verder niet veel meer van zeggen om de eenvoudige reden dat ik zulks zonder een voorafgaande grondige bestudering van de schaarse literatuur niet verantwoord acht. Dit lijkt mij wel een onderwerp dat zich bij uitstek leent om in een artikelenserie in ons maandblad eens te worden belicht. 8 Zou het wenselijk zijn dat er op het terrein van de huisdrukkerijen meer coördinatie bestond? (heer Gloude). Wenselijk is deze coördinatie inderdaad, maar of het in de praktijk realiseerbaar is, is een andere vraag. Ik meen als bekend te moeten veronderstellen dat de Staatsdrukkerij is aange[158]
wezen als coördinerende instantie voor de huisdrukkerijen van de rijksoverheid. Tot welke resultaten dit in de praktijk heeft geleid is mij niet bekend. Als mijn persoonlijke mening kan ik wel stellen dat ik op dit punt weinig verwacht van samenwerking tussen de departementen onderling. In de praktijk zal coördinatie, althans op dit gebied, niet goedkoper zijn dan zoals nu, zonder coördinatie, de situatie is. De 'coördinator' bijv. zal óók betaald moeten worden; men bedenke voorts dat zich ongetwijfeld tijdverlies zal voordoen doordat het ene departement op het andere moet wachten. Bij eventuele investeringen op dit gebied voor de afzonderlijke departementen moet men bij aanhoudende groei van onze administraties meer denken aan de behoeften van straks. Misschien is op één punt samenwerking mogelijk, nl. bij het mededelen en geven van voorschriften door middel van circulaires e.d. Vaak moet het ene departement het ingekomen voorschrift van het andere departement opnieuw gaan vermenigvuldigen voor verdere verspreiding aan onder haar ressorterend personeel of instellingen etc. Hier ligt dus een zekere mogelijkheid tot coördinatie. 9 Zijn het forum de overwegingen bekend waarom bij de ene instelling een rechtstreekse toegang tot het archief is en bij een andere instelling de toegang tot het archief slechts indirect is? a b c
wat zijn de voor- en nadelen? in hoeverre is er in de zgn. dynamische periode invloed op de structuur van de archieven? vergen de werkzaamheden verbonden aan de overbrenging van een indirect toegankelijk archief niet meer arbeid dan de overbrenging van een direct toegankelijk archief? (heer De Vey Mestdagh).
Elk archief heeft een eigen structuur en vertoont vaak elementen van verschillende ordeningssystemen. Daarom bestaat er m.i. weinig verschil tussen een rechtstreeks en een indirect toegankelijk archief. Als men een index of registratuurplan moet raadplegen is er al niet meer van rechtstreekse toegankelijkheid sprake, a Gezien het bovenstaande kan ik hier geen concreet antwoord op geven, b In de zgn. dynamische periode wordt het archief al gevormd, geleidelijk wordt de structuur definitiever. Men moet naderhand de bestaande structuur niet gaan wijzigen; ik wil hier in dit verband wijzen op het zgn. structuurbeginsel: 'Het structuurbeginsel is het beginsel, dat een archief een geheel is, waarvan de historisch bepaalde eigen structuur niet door een aan het archief vreemde systematiek mag worden verstoord'. De praktijk heeft geleerd dat een volgens de moderne ordeningsmethoden gevormd archief na verantwoorde uitdunning en inventarisatie dikwijls hetzelfde karakter gaat vertonen als dat van de oude op wetenschappelijke wijze geïnventariseerde archieven. c Ook hier kan ik geen afdoend antwoord op geven. Wel is het zo dat bepaalde neveningangen een archief toegankelijker maken. De vernietigingsprocedure kan er evenwel door verzwaard worden. [159]
10 Wat is het verschil tussen archiefwezen en archiefrecht? (heer Van Wijk). Deze vraag is — meen ik — enkele jaren geleden ook bij het schriftelijk examen gesteld. M.i. verstaat men onder archiefwezen: Alles wat verband houdt met het archief (structuur, personeel, materieel, spelregels enz.). Het archiefrecht omvat alle regelen (voorschriften) t.a.v. het archiefwezen. Hierbij bedenke men, dat de wettelijke regelen op dit gebied niet alleen in de archiefwet, archiefbesluiten of bijv. het besluit post- en archiefzaken rijksadministratie K 425 voorkomen, maar tevens in andere wetten en besluiten. I il
Ontleend aan: 'Overheidsdocumentatie, jg. '964, nr. 9, p. 291.
[160]
'Inventaire des archives de la familie Overschie de Neeryssche' door E. Le jour, Brussel 1963. Uitgave van het Ministerie van nationale opvoeding en kuituur. Algemeen Rijksarchief. 192 blz,. Uiterlijk en naar opzet biedt deze inventaris niets nieuws. Het is een van die uitstekend verzorgde gedrukte inventarissen, die in Brussel met een veel grotere frekwentie van de pers rollen, dan bij ons. Maar de inhoud van het familiearchief, dat hier beschreven wordt, is de moeite waard om er aandacht aan te besteden. Immers de familie Overschie de Neeryssche bezat en bezit nog vele goederen verspreid over een groot deel van het gebied der voormalige Nederlanden, niet in het minst in Holland en Zeeland. De oudste tak van het Hollandse geslacht Van Overschie was Katholiek gebleven en in de 17e eeuw vestigden leden ervan zich in de Spaanse Nederlanden. Zij verwierven daar de baronnie van Neerijse in Brabant en namen hun intrek in het kasteel aldaar. Dank zij de Hollandse afkomst van het geslacht treffen we in het archief vele stukken betreffende goederen in Holland aan, vooral in Delfland en Schieland, maar ook elders. De meeste stukken dateren uit de 1.7e en 18e eeuw, maar sommige gaan veel verder terug zoals voor Den Bommel (1481), Goudswaard (1439), Herkingen (1517), Oude en Nieuwe Tonge (1421), Nieuwkoop (1282), Oltgensplaat (1481), Schipluiden (1514), Woerden (1388), Zuidwijk (1469). Behalve van de familie Van Overschie zijn ze afkomstig van aanverwante geslachten als Duyst van Voorhout, Van Wassenaar, Van Dorp, Stalparts van der Wiele, Pauw enz. Voor Zeeland zijn van belang een groot aantal stukken betreffende goederen van de geslachten Van Schengen, Van Wissekerke, De Cock van Opijnen, De la Torre, Van der Nadt en vooral van het geslacht Van Overschie de Neeryssche, zelf gelegen met name in 's-Heer-Arendskerke en de Craayertpolders, die mede door de Van Overschies zijn bedijkt, Heinkenszand, Ovezande, Waarde enz. Van bijna alle goederen beginnen de stukken in de 15e of vroege 16e eeuw. Voor ieder die zich met de bedijkingsgeschiedenis van Zuid-Beveland van de 15e tot de 19e eeuw bezig houdt bevat dit archief een rijke bron van gegevens. Ook betreffende goederen in Noord-Brabant zijn veel stukken in dit familiearchief te vinden. Ook hier dateert een aantal nog uit de 15e eeuw, vooral met betrekking tot Beers en Vierlingsbeek. Tenslotte zijn er nog stukken betreffende goederen in Gelderland, Utrecht en Nederlands-Limburg, hoofdzakelijk daterend uit de 17e eeuw. Het is jammer dat de nummers van de stukken niet vôôr de beschrijving geplaatst zijn in de gewone volgorde te beginnen met nr. 1, maar achter de beschrijving met een afzonderlijke nummering van charters en kaarten. Het geheel is daardoor wat onoverzichtelijk geworden en vergemakkelijkt, naar ik uit ervaring met deze toen nog handschriftelijke inventaris weet, het archiefonderzoek niet. Tenslotte betreuren wij het, dat mej. Lejour deze vooral voor Nederland en Vlaams België belangrijke inventaris niet in het Nederlands heeft gepubliceerd, terwijl zij toch deze taal machtig is. C. Dekker [161]
Kroniek Verslagen van het Rijksinstituut over 1962 en 1963
voor
Oorlogsdocumentatie
1962. Vooruitlopende op de met 1 januari 1963 tegemoet geziene verandering in de financieringswijze van het Instituut wordt geciteerd uit de memorie van toelichting bij de begroting van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen voor 1963, waar een samenvatting werd gegeven van hetgeen het Instituut sedert 1945 heeft gepresteerd en van de taken, die nog verricht moeten worden. Het verzamelen van documentatiemateriaal omtrent de geschiedenis van het Koninkrijk in de Tweede Wereldoorlog kan in hoofdtrekken als voltooid worden beschouwd. Met het schiften, ordenen en beschrijven van het verzamelde materiaal, dat ongeveer 6000 strekkende meter omvat, zijn goede vorderingen gemaakt. Het werd in ongeveer 300 collecties ingedeeld, de beschrijvingshulpmiddelen beslaan ruim 13000 pagina's. Het verschaffen van inlichtingen is in toenemende mate beslag gaan leggen op de werktijd van de staf. Bij het voorbereiden van wetenschappelijke publicaties is allerlei tegenslag opgetreden, hetgeen tot beperking van het eertijds opgestelde publicatieplan heeft genoopt. Onder de aanwinsten verdient het archief van het Comité voor Joodse Vluchtelingen, 1933-1939, genoemd te worden, dat een schat van nuttige informatie bevat omtrent de problematiek rondom de in die periode uit Duitsland gevluchte Joden. Mede met het oog op zijn werk aan de televisieserie 'De Bezetting' werd aan dr. L. de Jong de jaarlijkse prijs van de televisiecritici verleend. Zijn bemoeienissen met deze serie bleken meer en meer van positieve waarde voor zijn taak als auteur, daar zij hem brachten tot het afronden van oriënterende onderzoekingen en het aangeven van hoofdlijnen der historische ontwikkeling. Vaste samenwerking kwam tot stand met de Anne Frank-Stichting te Amsterdam in de vorm van een door een der medewerkers van het Instituut in de gehoorzaal van het Anne Frankhuis te houden voordracht met lichtbeelden over de bezettingstijd en de Jodenvervolging. Medewerking werd verleend aan de films 'Als twee druppels water' van Fons Rademakers en 'De Overval', waarvoor dr. De Jong het scenario schreef. De directeur bezocht in december 1962 de te Oxford gehouden conferentie over Engeland en Europa 1939-1945, waarover zijn verslag als bijlage aan het jaarverslag is toegevoegd.
functie van het Instituut neemt nog geenszins af. Enerzijds constateert het bestuur zulks met vreugde, anderzijds moet het er op wijzen, dat bepaalde wetenschappelijke projecten telkens weer geremd worden, doordat de daarmee belaste medewerkers hun tijd moeten geven aan voorlichting van overheid en particulieren. Genoemd worden daarbij de Duitse schadevergoedingen en de in Oostenrijk en de Duitse Bondsrepubliek gevoerde processen tegen oorlogsmisdadigers. De televisieserie 'De Bezetting' werd met vier uitzendingen voortgezet. Ten behoeve van de docenten- en leerlingenbibliotheken voor scholen voor voortgezet onderwijs stelde het Instituut lijsten samen van de belangrijkste boeken over de tweede wereldoorlog, die men in die bibliotheken zou kunnen opnemen. Met veel belangstelling worden de werkzaamheden gevolgd van de eind 1963 door enkele particulieren opgerichte Documentatiegroep 1940-1945. In de commissie van bijstand werd het overleden lid Th. D. J. M. Koersen herdacht. De op 4 mei 1960 door H.M. de Koningin aan de Staten-Generaal overhandigde Erelijst van gevallenen 1940-1945 werd nog gecompleteerd. Gegevens, die in verband met de uitkeringen aan slachtoffers van de nationaal-socialistische vervolging waren ontvangen door het Centraal Afwikkelingsbureau Duitse Schade-uitkeringen, stelden het Instituut in staat een belangrijke lacune in de Erelijst aan te vullen: de groep van jeugdige deelnemers aan het verzet, die omkwamen, maar wier namen na de oorlog niet aan enige officiële instantie bekend geworden zijn. In 1963 werden in de categorie archieven 22 aanwinsten geregistreerd tegen 13 in 1962. Zij bestonden voor het merendeel uit aanvullingen op reeds aanwezige archieven. Er kwamen 20 inventarissen enz. gereed (vorig jaar 14). Aan de bronnenpublicaties Briefwisseling van mr. M. M. Rost van Tonningen en Brieven en bescheiden betreffende Nederland uit de archieven van de SS werd verder gewerkt. Besloten werd de bronnenpublicatie over de NSB te vervangen door een monografie. Illustratiemateriaal werd afgestaan voor de films Wederzijds van Gerard Rutten en Alleman van Bert Haanstra. Aan enige tentoonstellingen werd medewerking verleend, o.a. aan 'Drie maal verzet', die bij het 150-jarig bestaan van het Koninkrijk in het Goois Museum te Hilversum gehouden werd. Een der medewerkers bezocht een drietal verwante instellingen te Londen: Imperial War Museum, Royal Institute of International Affairs en Wiener Library. Over dat bezoek is een bijlage aan het verslag toegevoegd. J. H. v. d. HO
1963. Het bestuur gewaagt van de gunstige invloed, die het zijns inziens op de voortgang der werkzaamheden van het Instituut heeft gehad, dat dit van 1 januari 1963 af wederom op normale wijze, d.w.z. uit de staatsbegroting, gefinancierd werd en niet, met machtiging van de Staren-Generaal, uit het speciale fonds, dat sinds 1 januari 1949 voor die financiering gezorgd had. De maatschappelijke
Rotterdam. Van 18 februari tot en met 14 maart is een bijzondere tentoonstelling gehouden: De heer en mevrouw van Walsum-Quispel, Burgemeester en Eerste Burgeres van Rotterdam van 1952 tot 1965.
[162]
[163]
Gemeentearchieven
Buitenlandse
archivistische
literatuui
Der Archivar 1963 afl. 1 is grotendeels gewijd aan de Deutsche Archivtag 1962 in Mannheim en de Oesterreichische Archivtag 1962 in Eisenstadt (Burgenland). In Mannheim behandelden de Duitse collega's in 7 groepen: archivarissen aan staatsarchieven, archivarissen aan gemeente- en andere publiekrechtelijke archieven, kerkelijke archivarissen, archivarissen van huis-, familie-, en personenarchieven, fabrieks- en bedrijfsarchivarissen, parlementsarchivarissen en archivarissen van pers-, radio- en filmarchieven, diverse problemen, waarvan wij noemen het maken van schaduwarchieven van mikrofilms, het gebrek aan hoger personeel voor de gemeentearchieven en het vernietigingsprobleem bij R.K. kerkelijke archieven. Van een aantal Duitse kranten uit de eerste helft van deze eeuw zijn jaargangen op mikrofilm verkrijgbaar. — Op de Oostenrijkse archiefdag stonden de Archivalienschutzgesetz en Archiv und Technik (bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen, restaureren en verfilmen van archiefstukken) in het middelpunt der belangstelling. — B. Meyer behandelt Aufgaben des gehobenen Archivdienstes'. Archivinspektor, Referent en Direktor hebben ieder een eigen taak, die slechts met inzicht in het geheel en in een geest van samenwerking goed verricht kan worden. De volgende alinea duidt op een instelling, die in het Amsterdamse Centraal Secretariearchief reeds kort na 1945 werd verwezenlijkt: 'Wird nicht schon allein die Raumnot die Archive zwingen, Neuabgaben sofort und sehr gründlich zu bearbeiten, damit Entbehrliches so rasch wie möglich vernichtet werden kann? Ein weites Feld würde sich daher den Archivinspektoren eines Landes oder des Bundes eröffnen, wenn der Plan verwirklicht würde, 'Zwischenarchive' zu errichten, die den Behörden als 'zentrale Altablagen', den Archiven aber als ein sicher bald unenthbehrliches 'Filter' vor der Uebernahme der zur dauernden Aufbewahrung bestimmten Akten dienen könnten.' Der Kreisarchivar in Baden-Württemberg door E. Gönner, met medewerking van M. Akermann, H. Schmalz, F. Götz, P. Schwarz en K. F. Eisele, behandelt de zorg voor de gemeentearchieven in dat gebied door de Kreisarchivar, te vergelijken met onze streekarchivaris. B. Poll schrijft over het Internationale Persmuseum in Aken, L. H. Gann over het archiefwezen in Rhodesië en Nyassaland 1 ) en V. Kroll over Die Publikation der Akten zur deutschen Aussenpolitik zwischen den Weltkriegen. Afl. 2 is voor het grootste deel een Festgabe voor Archivdirektor Dr. Johannes
Papritz, Direktor der Archivschule Marburg, ter gelegenheid van zijn 65e verjaardag. Medewerkers aan de archiefopleidingen van Marburg en München en gastdocenten aan eerstgenoemde school leverden bijdragen. E. Sabbe: Hommage au Dr. Johannes Papritz, geeft een levensbeschrijving, waarin als belangrijkste verdienste van Papritz gesteld wordt zijn zich rekenschap geven van het belang van de techniek, vooral de fotografie, voor de archieven. H. Hardenberg: Zur Frage der Ordnungsprinzipien, stelt de zeven in Nederlandse Archiefterminologie genoemde ordeningsbeginselen tegenover de door H. O. Meisner in beginsel alleen erkende Provenienz en Pertinenzprincipien, waarvan alle verdere ordeningsvormen slechts afleidingen zouden zijn. In de praktijk worden bovendien de beginselen soms gecombineerd toegepast. 'Das Grün des goldenen Lebensbaums kann man ja doch am besten spüren, wenn man die graue Theorie nicht allzu streng schematisiert.' A. Szedö behandelt Das ungarische Archivwesen. R. Grieser schrijft over Staatliche Archivbauten in Niedersachsen (met plattegronden). M. Miller, Staatliche Archive, Behörden oder Einrichtungen?, kiest voor het eerste 'mit dem Staat gegebene Organe für sein Tätigwerden', terwijl Einrichtungen of Anstalten slechts 'um die, meist technisch bedingte, Erbringung konkreter sachlicher Leistungen gehen.' S. Dörffeldt geeft een juridische beschouwing over Der Erwerb staatlicher und kommunaler Archivalien durch Privatpersonen. F. Zimmermann: Archivstatistik, onderscheidt daarbij bestand en gebruik en geeft een aantal tabellen. B. Zittel geeft een overzicht van Neue Modelle und Werkstoffe für Urkundenkästen (met afb.). W. Kohte onderscheidt Bild- und Filmarchive van Phototheken en Filmotheken: de eerste bevatten orginelen met het daaraan verbonden auteurs- en reproductierecht, de tweede slechts copieën. W. Müller geeft richtlijnen voor Titelaufnahme bei modernen Akten. H. Boberach pleit voor uitbreiding van de Dokumentation (vastleggen van feiten o.a. in enqueteformulieren, dagboeken, etc.), im Archiv. H. Dahm: Behördenprovenienz und Ressortprovenienz, behandelt ordeningsproblemen in het Ministerialarchiv Nordrhein-Westfalen. K. Dülfer bespreekt Ordnung und Verzeichnung an Pertinenzen und Provenienzen im Staatsarchiv Marburg. W. A. Eckhardt geeft een architectonischvergelijkende studie over Der Archivturm des Stifts Kaufungen (met afb.). E. G. Franz vertelt over Vorläufer des Einheitsaktenplans, Kurhessische Registraturplannung im 19. Jahrhundert. C. Haase stipt Probleme einer neuen Bestandsübersicht für das Niedersächsische Staatsarchiv in Hannover aan en geeft een overzicht van de huidige toestand. W. Heinemeyer behandelt de technische vraagstukken bij de Restaurierung des Hessischen Samtarchivs im Staatsarchiv Marburg. E. Pitz geeft Beiträge zur Geschichte des lus Archivi, dat in de 18e eeuw geformuleerd werd als: Privatae scripturae per hoc, quod in archivo reperiuntur, publicae fiunt. G. Vollmer besluit met Der Bestand Gestapoleitstelle Düsseldorf im Hauptstaatsarchiv Düsseldorf, dat ca. 72000 Personenakten omvat.
Geenszins een Duitse vertaling van de in het Engels geschreven bijdrage van dezelfde auteur in S. A. Argiefblad 1962. Bovendien hier ook een plattegrond van het archiefgebouw in Salisbury.
Buiten de Festgabe valt: Die Richtlinien der Germania Sacra door J. Prinz, over deze door het Max-Planck-Institut für Geschichte te Göttingen uitgegeven Historisch-statistische Beschreibung der Kirche des Alten Reichs, waarvan in 1962 weer een deel (over bisdom Würzburg) verscheen.
[164]
[165]
1
Afl. 3 wijdt in verband met de Archivtag 1963 te Emden aandacht aan de twee grote archieven in Oost-Friesland. W. Stöningh schrijft over Das Emder Stadtarchiv en G. Möhlmann over Das Niedersächsische Staatsarchiv in Aurich. De verdere artikelen in deze aflevering zijn: E. Weise, Die Neugründung des Niedersächsischen Staatsarchivs in Stade (dat reeds bestond van 1651 tot 1870); M. Gabriel, Die Schriftgutverwaltung als Informationszentrum eines Mittelbetriebes; W. J. Schütz, Lochkartentechnik in der Pressedokumentation; H. Thomas, Rekonstruktion der Ostgrundbücher im Archiv für Grundbesitz (een in 1950 opgerichte vereniging, eerst in Giessen en sinds 1954 in Bad Ems gevestigd); B. Zeller, Das Schiller-Nationalmuseum und das Deutsche Literaturarchiv in Marbach a. Neckar en H. Kownatzki, Das Teilungsverzeichnis (gibt Rechenschaft über den Verbleib der Akten ein und derselben Registratur, die sich a) schon im Archiv, b) noch bei der Behörde, c) an dritten Stellen befinden können). Uit het vele, vermeld in berichten, aankondigingen, enz., stippen we slechts aan, dat in de Duitse landen regels worden vastgesteld omtrent het gebruik van mikrofilms ter voldoening aan de wettelijke bewaringsplicht voor boekhoudkundige bescheiden. Afl. 4 begint met een overzicht van de organisatie van het archiefwezen in de Sovjet Unie, geschreven door G. A. Belov. De vertaler Heinz Buttkus, die een aantal opmerkingen in noten aan dr. Belov's tekst toevoegde, geeft vervolgens een bijdrage over de ontwikkeling van het Russische archiefwezen. K . H . Schwebel brengt verslag uit over de 8e Table Ronde des Archivs, van 12 tot 15 juni 1963 in Boedapest gehouden. Hugo Stehkämper vertelt over zijn ervaringen met het tentoonstellen van archiefstukken in het archief te Keulen. Berichten enz., waarbij ook melding wordt gemaakt van het bezoek van enige leden van de Vereinigung Deutscher Werks- und Wirtschaftsarchivare op 12 juli 1963 aan het archief van de Staatsmijnen in Heerlen, besluiten deze laatste aflevering van 1963. J. H. v. d. HO.
[166]
Berichten Gemeente-
en
waterschapsarchiei
Amersfoort. De bemoeiingen van de Raadscommissie van bijstand voor culturele aangelegenheden werden in 1963 uitgebreid tot de zaken, het oud-archief der gemeente betreffende, zulks in overeenstemming met het feit, dat genoemde zaken reeds sedert lange tijd ressorteerden onder de wethouder voor culturele aangelegenheden. De archivaris hield voor de commissie een uiteenzetting over de oorsprong van het Amersfoortse oud-archief, taak en doelstelling van de gemeentelijke archiefdiensten in het algemeen en de bijzondere problemen in dezen te Amersfoort. — De beschrijving van het archief over 1259-1813 werd voortgezet. — Collega Hovy is teruggekomen van zijn eigen indelingsschema voor de archiefbibliotheek en zal de UDC gebruiken. Dit stelsel bleek hem, mits op de juiste wijze en in eenvoudige vorm toegepast, ook voor een weinig omvangrijke bibliotheek grote voordelen te bieden van expansibiliteit en differentiatie, al heeft het voor degenen, die niet met zijn grondslagen vertrouwd zijn, de schijn wel zeer tegen zich. — Het aantal bezoekers bedroeg 17 (v.j. 25), die 184 (v.j. 101) bezoeken aflegden. Amsterdam. Het verslag over 1963 (verschenen augustus 1964) kreeg mede ingevolge de door de gemeentelijke commissie voor de jaarverslagen opgestelde richtlijnen een iets andere indeling dan in vorige jaren. De opmerkingen over personeel werden tot een derde teruggebracht en de personeelsmutaties volgen nu als bijlage 1. Bij de voortgang van de inventarisatie en andere werkzaamheden wordt afzonderlijk aandacht gewijd aan de externe activiteiten. Door gelijksoortige inlichtingen samen te brengen kon het daaraan gewijde gedeelte aanzienlijk worden bekort. Voor het eerst worden ook enige gegevens over de uitgaven van de dienst in het verslag opgenomen naast de gebruikelijke opbrengsten van de legesgelden en de verkoop van oud papier. In de inleiding, waarmee het verslag begint, stelt de archivaris, dat de vervulling van de verschillende taken, waarmee de archiefdienst is belast, op normale wijze voortgang vond en de resultaten in het algemeen hetzelfde beeld vertonen als in de voorafgaande jaren. Verbetering is in sterke mate afhankelijk van het gereedkomen van de in uitvoering zijnde uitbreiding van het gebouw Amsteldijk, waardoor de gehele dienst in één gebouw zal kunnen worden geconcentreerd. Helaas vorderde dit niet in het gewenste tempo: de nieuwe archiefbewaarplaats, waarvan de bouw in 1961 is aangevangen werd in 1963 nog niet voltooid en de goedkeuring van rijkswege voor de uitvoering van de tweede fase van het bouwplan werd nog niet verkregen. Door ingebruikneming van de bovenste verdieping van de nieuwe archiefbewaarplaats was het intussen reeds mogelijk de tijdelijke bergruimten in de Centrale Markthallen, die vele jaren bij de dienst in gebruik zijn geweest, te ontruimen. [167]
Het aantal ambtenaren bedroeg 31 (er waren 2 vacatures), het aantal aan een speciaal object werkzame studenten 20 en het aantal tewerkgestelde hoofdarbeiders 78. Geïnventariseerd werden de archieven van diakenen van de Evangelisch-Lutherse gemeente en van de diaconale instellingen van die gemeente, het archief van de Portugees-Israëlitische gemeente, het familie-archief Hooft Hasselaer en een aanvulling op het familiearchief Ter Meulen, waarvan de inventaris als bijlage aan het verslag is toegevoegd. Voor de voortgang van de indiceringsarbeid aan de notariële archieven en de doop- en begrafenisregisters, het verfilmen, het ficheren en het uitschieten van vernietigbare stukken worde naar het verslag zelf verwezen. Opmerkelijk is, dat in G.S.W. verband te werk werden gesteld een deskundige op het gebied van het Hebreeuws, die werd belast met het vertalen en dateren van de Israëlitische geboorte- en besnijdenisregisters, en twee personen, die resp. werden belast met vertaalwerkzaamheden in het Engels en met het verzamelen van gegevens over de Armeniërs te Amsterdam in de 17e en 18e eeuw. Bij de aanwinsten voor de historisch-topografische atlas valt o.a. te vermelden een geëtst portret van jhr. W. J. H. B. Sandberg, van 1945-1962 directeur der Gemeentemusea, door A. Veldhoen in 1963 gemaakt, waarvan ook een afbeelding is opgenomen. Ten behoeve van het Rijksbureau voor Kunsthistorische documentatie te 's Gravenhage werden ca. 2000 aldaar aanwezige foto's naar negatieven van de schilder G. H. Breitner gelocaliseerd en beschreven. In ruil hiervoor zullen in het komende jaar deze negatieven ten archieve mogen worden afgedrukt. Hiermede zal een bijzondere serie stadsbeelden van Amsterdam omstreeks 1900 aan de verzameling worden toegevoegd. Door de verbeterde personeelsbezetting valt in de resultaten van de bibliotheek een opgaande lijn te constateren. Opnieuw werden afgedwaalde archiefbestanddelen, bij de herordening van de bibliotheek aan het licht gekomen, daaruit verwijderd en op hun juiste bestemming teruggebracht. Uit de collectie der fonetische documentatie, die met 55 eenheden werd uitgebreid, werd door Phonogram — Baarn een selectie samengesteld voor een opname over Amsterdam, bestemd voor het buitenland. Het toezicht op de archieven van de gemeenteadministraties, -diensten en -bedrijven bracht ook in 1963 goedkeuring van vernietigingslijsten, machtiging tot vernietiging, controle op bewaring en beveiliging en overbrenging van stukken naar de archiefdienst mee. Vernietigd werden aldus aan archief: 312 m, 1477 omslagen, 10830 kg, 553 delen, 1011 pakken, 96 dozen en 96.955 stukken. Het aantal afgelegde bezoeken bedroeg 5199 (v.j. 5145), het aantal ten behoeve van gemeenteadministraties, -diensten en -bedrijven uitgeleende stukken 89.959. Breda. Het verslag over het jubileumjaar 1962 wijdt uiteraard aandacht aan de feestviering t.g.v. het feit, dat op 15 maart 1862 de eerste stadsarchivaris benoemd werd en op 18 december van dat jaar het archief voor het publiek werd opengesteld. Van de in Ned. Archievenblad 1962, blz. 238, gememoreerde herdenkingsbijeenkomst op 18 december 1962 is een foto opgenomen, evenals van de eerste bladzijde van het oudste bewaard gebleven archiefverslag door de eerste
archivaris mr. A. G. Kleijn (1865). De herdenkingsexpositie, die in het Cultureel Centrum 'De Beijerd' was ingericht, werd door 1010 personen bezocht tussen 18 december 1962 en 20 januari 1963. — Een reeds in 1959 opgezet plan kwam in 1962 tot uitvoering, t.w. het omzetten van de ruim 5000 banden tellende handbibliotheek. Deze was tot dusver in volgorde van verwerving der boeken in kasten geplaatst en nam daarin vaak onevenredig veel plaats in. De veel gebruikte werken zijn nu geselecteerd en opgesteld in leeszaal en archivariskamer. Het overige is in magazijnberging geplaatst op nieuwe stalen rekken op de archiefzolder. — De klappers op alle gegevens omtrent begrafenissen in de stad Breda werden voltooid. Begonnen werd met de beschrijving van de in 1945 verworden collectie Van Mierlo. De archiefinventaris van het Begijnhof werd voltooid. — Bij de aanwinsten verdienen bijzondere aandacht een aantal brieven van R. C. Bakhuizen van den Brink aan Prosper Cuypers van Velthoven 1849-1857. Het aantal bezoekers bedroeg 134 (v.j. 164), die 971 (v.j. 1179) bezoeken brachten. Gouda. Het verslag over 1962 memoreert het overlijden op 28 juli van de heer S. H. van der Kraats. 1 ) Ir. T. van Hoogevest te Amersfoort stelde een plan voor de restauratie van het voormalige weeshuis op, waarin aan archief en librije een bewaarplaats in het thans als kaaspakhuis gebruikte achtergebouw is toegedacht, met een capaciteit van ca. 2600 meter en ruime werklokalen. Het is de vurige wens van archiefcommissie en archivaris, dat dit project spoedig tot uitvoering mag komen. — Een nieuwe inventaris van het oud-stedelijk-archief wordt voorbereid ter vervanging van de onnauwkeurige en zeer onvolledige van 1876. De archieven van de secretarissen van Gouda en de controleur van de vendumeester aldaar als collecteurs van de gemenemiddelen (1630-1811) werden uit het oudarchief gelicht en afzonderlijk beschreven. Een index werd gemaakt op de namen van de erflaters in de registers van aanbreng van het recht van successie (16301811). De index op de regestenlijsten van het Leprooshuis, de St. Janskerk, het Weeshuis en de Gasthuizen werd voltooid en gestencild. In deze regestenlijsten zijn ruim 1900 oorkonden uit 1314-1572 verwerkt. Het repertorium op de eigenboeken na 1600 werd uitgebreid over 1451-1599. — Van de directeur van het Stedelijk Museum werden enige losse zegels en stukken overgenomen. — Het archief werd bezocht door 40 personen (v.j. 42), die in totaal 194 (v.j. 174) bezoeken brachten.
[168]
[169]
Groningen. In het verslag over 1962 wordt herinnerd aan het overlijden op 20 mei van de oud-archivaris dr. H. P. Coster. 2 ) Zijn erfgenamen schonken het olieverfportret, ter gelegenheid van zijn afscheid als gemeentearchivaris in 1951 door Johan Dijkstra geschilderd, alsmede een gekleurde ets van de Grote Markt met Martinitoren door Robert Wosak (1923), aan de typografische verzameling van het archief. — Aan de klappers op de doop- en lidmatenboeken der Hervormde gemeente, de ondertrouwboeken der stad en het doopboek der R.K. statie in de 1 2
In memoriam in Ned. Archievenblad 1963, blz. 61. In memoriam in Ned. Archievenblad 1962, blz. 211.
Carolieweg is geregeld voortgewerkt. De klapper op de namen der nieuwe gild&broeders voorkomende in de stadsrekeningen van 1634-1809 kwam op de inleiding na gereed. Veel tijd besteedde de archivaris aan zijn boekwerkje 'De raadhuizen van de stad Groningen" 1 ) — Tot de aanwinsten behoorden o.a. het archief van het in 1961 opgeheven waterschap De Kooipolder (1906-1961) en de collectie Van Buttingha Wichers, genealogische bescheiden en aantekeningen betreffende die familie. — In 1958 besloot het bestuur van het Museum van oudheden voor provincie en stad Groningen de topografische atlas van het museum, die reeds vele jaren in bruikleen ten gemeentearchieve was gedeponeerd, aan het archief in eigendom af te staan. In 1962 werd hierop echter teruggekomen; het museum behield uit de atlas en zal voortaan verzamelen tekeningen en prenten, die geacht kunnen worden ook waarde te hebben als kunstwerk, terwijl de foto- en prentbriefkaartencollectie, alsmede tekeningen en prenten, die alleen topografische waarde hebben, een plaats zullen vinden in de topografische verzameling van het archief. Wij zijn benieuwd hoe dit criterium in de praktijk werkt en betreuren, dat de o.i. juiste beslissing van 1958 voor een deel ongedaan werd gemaakt. — Het aantal bezoeken bedroeg 1020 (v.j. 814), gemaakt door 199 (v.j. 160) personen. Rotterdam. Het verslag over 1963 (met een vignet van het archiefgebouw op de omslag) maakt melding van het overlijden op 23 februari van de oud-hoofdcommies W. J. L. Poelmans, die van 1905 tot 1936 aan het archief werkzaam was 4 ). — De in het vorige jaarverslag reeds genoemde registrator trad op 1 februari in functie. Hij heeft bij zijn bezoeken aan de diensten en bedrijven, daarbij nog gedeeltelijk door de archivaris vergezeld, gelet op de bewaarplaatsen zelf, op de materiële verzorging van de archivalia, op de vernietiging van archiefstukken en in het bijzonder ook op de ordening van de lopende archieven. Bij de Gemeentedrukkerij, de Keuringsdienst van Waren en het Ziekenhuis Dijkzigt werden geheel nieuwe en ruime archiefbewaarplaatsen in gebruik genomen. Bij enige andere diensten wordt gewerkt aan plannen voor verbetering van bestaande of inrichting van nieuwe bewaarplaatsen. Op 27 november werd begonnen met een cursus archiefverzorging, bestemd voor alle ambtenaren der gemeente Rotterdam, die een taak hebben bij de verzorging van archieven. — M.i.v. 1 november werd een conservator aangesteld, die het verloop en de ontwikkeling van een aantal zaken voor het gemeentebestuur zal moeten vastleggen. — In het voor het archief disponibel gekomen woonhuis Mathenesserlaan 313 werden werkvertrekken ingericht. Ministeriële goedkeuring werd nog niet verkregen voor de ontworpen bouw van een derde archiefdepot. — Van de aanwinsten noemen we het archief van de Rotterdamsche Gasfabriek (1853-1910). — De diverse inventarisatiewerkzaamheden werden voortgezet, vooral aan kleinere archieven, zoals die van de Overschiesche Motorenfabriek (1901-1946), de Vereeniging Rotterdamsche Diergaarde (18541943), de afd. Rotterdam der Mij tot Bevordering der Bouwkunst (1849-1900) en de Vereeniging tot Bevordering van Fabrieks- en Handwerksnijverheid (18613
Besproken in Ned. Archievenblad 1963, blz. 40-42. * In memoriam in Ned. Archievenblad 1963, blz. 20. [170]
1957). — Tentoonstellingen werden gehouden over 'Rotterdam in kaart' van 21 oktober tot 24 november en '1963 Rotterdam herdenkt 1813-1863-1913', van 24 december tot 2 februari 1964. Zij trokken resp. 713 en 642 bezoekers. — Het archief werd bezocht door 1272 personen (v.j. 1325), die 2420 bezoeken brachten (v.j. 2526). Ongeveer de helft der bezoekers kwam voor genealogische onderwerpen. Schiedam. In afwachting van het tot stand komen van het nieuwe stadhuis en het daarin ontworpen archiefdepot werden in 1963 in het centrale depot Oude Kerkhof 5 en de dépendance Korte Haven 27 een aantal onontkoombare vernieuwingen getroffen voor brand- en bliksembeveiliging en verwarming. — Inventarissen en indices werden samengesteld, o.a. van het archief van het gemeentebestuur van de voormalige gemeente Oud- en Nieuw Mathenesse (1817-1868). De bewerking van de patentregisters, voornaamste informatiebron bij het historisch-economisch onderzoek naar de geschiedenis van de Schiedamse middenstand in de tweede helft van de 19de eeuw, werd voltooid. — 168 (v.j. 151) bezoekers brachten 410 (v.j. 477) bezoeken. Tilburg. N.a.v. het in Ned. Archievenblad 1964, blz. 46, opgemerkte over een gevelsteen maakte de gemeentearchivaris aldaar er ons opmerkzaam op, dat Tilburg geen oudheidkamer rijk is. De archivaris moet zich derhalve bij voorkomende gelegenheden over bepaalde voorwerpen ontfermen en heeft een collectie 'realia' tijdelijk onder zijn beheer. Deze feitelijke toestand begrijpen wij, maar wij menen te mogen opmerken, dat de aanwinsten ook in het verslag beter in vieren kunnen worden ingedeeld door aan archief, historisch-topografische verzameling en bibliotheek een afdeling realia toe te voegen. Utrecht. In het verslag over 1963, het laatste van de op 31 augustus 1964 gepensioneerde mr. J. W. C. van Campen, maakt deze gebruik van de gelegenheid om te preluderen op de grote veranderingen, die in de naaste toekomst de archiefdienst te wachten staan. Niet alleen immers zal het archief overgebracht worden naar een nieuw gebouw, waardoor in de dringende nood aan ruimte voorzien zal worden, maar tevens zal deze verandering gelegenheid geven, de dienst op een nieuwe leest te schoeien en aan te passen aan de eisen van een andere tijd. Wat in 1883, toen onder archivaris Muller het gebouw aan de Drift betrokken werd, een stukje pionierswerk mocht heten, is allang niet goed of voldoende meer. Het aantal dienstvertrekken is zelfs verminderd, de leeskamer, met een groot woord leeszaal genoemd, is nog altijd dezelfde, terwijl het aantal bezoekers vertwintigvoudigd is. Het aantal ambtenaren is sedert 80 jaar slechts met één vermeerderd. De depotruimte werd in 1934 door het inbouwen van nieuwe stellingen weliswaar uitgebreid, waardoor het stad huisarchief 1813-1850 overgebracht kon worden, maar tegelijk werd de nieuwe ruimte daarmee grotendeels bezet. Intussen hebben de archieven en de verzamelingen zich uitgebreid en doen dat nog steeds. De nieuwe archiefwet legt bovendien aan Burgemeester en Wethouders de plicht op, de archiefstukken van de onderscheidene diensten en bedrijven, ouder dan vijftig jaar, binnen tien jaar naar de openbare archiefbewaarplaats over te brengen. Dwingt het nijpende gebrek aan ruimte steeds tot vernieuwing en vergroting, niet minder [171]
is dat het geval met de ambtelijke bezetting en de technische apparatuur. De vaste ambtelijke bezetting bestaat uit de archivaris, de chartermeester en drie middelbare archief ambtenaren. Voor een archief van de omvang en betekenis van het Utrechtse is dit een vrij povere bezetting. Het gemeente-archief van Amsterdam heeft 32 personeelsleden, Rotterdam 19, 's-Gravenhage 16r». Bij de steeds toenemende belangstelling van het publiek, de uitbreiding der verzamelingen, de noodzakelijkheid beschrijvingswerkzaamheden te entameren, die noodgedwongen grotendeels blijven liggen, het toezicht op het beheer van de archieven van de diensten en bedrijven, dat de nieuwe archiefwet op de schouders van de archivaris gaat leggen, is het wel duidelijk, dat uitbreiding van het personeel dringend gewenst is. In 1953 zegde het rijk de gemeente met een termijn van zes jaar de huur op van het perceel Drift 27, waarin het gemeentearchief gevestigd is. Aanvankelijk was het de bedoeling, dat het rijksarchief het gehele gebouw in gebruik zou nemen en het gemeentearchief voor een nieuw gebouw elders te zorgen zou hebben. Toen geen geschikte plaats gevonden werd — men dacht aanvankelijk uitsluitend aan de binn e n s t a d — w e r d de huur tot 31 december 1962 verlengd. Inmiddels was bij het rijk de gedachte gegroeid het gehele complex aan de Drift voor andere doeleinden beschikbaar te stellen en een nieuwe rijksarchiefbewaarplaats te stichten. Daardoor ontstond de mogelijkheid, rijks- en gemeentearchief in min of meer nauw verband bijeen te houden en ontwikkelden zich geleidelijk plannen voor een gecombineerd, maar toch van elkaar gescheiden gemeentelijk en rijksarchiefgebouw op een gedeelte van een terrein aan de Alexander Numankade, hoek Hengeveldstraat, tot dan toe in gebruik bij de diergeneeskundige faculteit van de Universiteit. Men zal aan de gedachte moeten wennen beide archieven in de toekomst niet meer aan te treffen in de nabijheid van de universiteitsbibliotheek en een aantal instituten. — Onder het hoofd: 'Voortgang der werkzaaamheden' wijst de Utrechtse gemeentearchivaris er op, dat het haast een wonder mag heten, dat, ondanks de vele hulp die hij en zijn medewerkers aan bezoekers bij hun onderzoekingen verleenden, nog tijd en gelegenheid overbleven om ten minste iets te doen, dat onder het met dit hoofd aangeduide begrip vallen kan. Alsof voorlichting en beantwoording van brieven geen werkzaamheden zouden zijn! Het is eigenlijk de verkeerde wereld, dat bezoekers en correspondenten feitelijk het tempo bepalen, waarin het belangrijker werk voortgang kan vinden. Zeer veel klapperwerk aan transport- en plechtregisters en notariële protocollen moet nog verricht worden om deze bruikbaar te maken voor wetenschappelijk en populair onderzoek. Een voorlopige inventaris werd gemaakt van het archief der Waals-gereformeerde gemeente, dat in bewaring is genomen zolang de restauratie van de Pieterskerk zal duren. Ook werd geïnventariseerd het archief van de Muzikale Kring (1893-1939). — Bij de voorbereiding van veel wetenschappelijke publicaties, herdenkingen en tentoonstellingen was het
gemeentearchief betrokken. Van de laatste dient speciaal genoemd : '400 jaar Utrecht', van 27 september tot 19 november in het Centraal Museum gehouden door de verenigng 'Oud-Utrecht' bij haar 40-jarig bestaan. Zij bestond uit een kleine honderd tekeningen en prenten van stadsgezichten en gebouwen uit de topografische atlas van de dienst. Een foto van een gedeelte der tentoonstelling is in het verslag opgenomen. Het aantal bezoekers bedroeg 8317, wat wijst op een wel zeer veranderde instelling bij het publiek vergeleken bij een kwart eeuw geleden, toen 'Oud-Utrecht' met dergelijke tentoonstellingen ophield wegens gebrek aan belangstelling. — Als uitermate nuttige bijlage is aan het verslag een overzicht van de inhoud van het gemeentearchief toegevoegd. Vlaardingen. De voornaamste werkzaamheden van de archivaris en zijn medewerkers waren in 1963 het mondeling en schriftelijk geven van inlichtingen en adviezen aan gemeentelijke instanties en particulieren. Aan een aantal indices werd verder gewerkt. Enige overgenomen archieffragmenten werden in supplementinventarissen beschreven. De leeszaal werd bezocht door 153 bezoekers (v.j. 106), die 512 (v.j. 356) bezoeken brachten.
Buitenlandse
archieven
Over deze vier steden sla men nog eens de noot na op blz. 95 van Ned. Archievenblad 1958-1959. Utrecht komt qua inhoud van het archief niet op de vierde, maar op de tweede plaats. De vergelijking van de personeelssterkten is niet geheel juist, daar te Utrecht alleen wetenschappelijke ambtenaren zijn geteld, in de andere plaatsen ook binders, amanuenses en concierge.
Over een tweetal Franse departementale archieven, die voor de stellingen in hun bewaarplaatsen gebruik maken van door de Forges de Strasbourg ontwikkelde systemen, ontvingen de deelnemers aan het Brusselse Archiefcongres brochures. De Archives de la Côte d'Or te Dijon zijn sedert 1833 gevestigd in het oude stadhuis, dat oorspronkelijk het huis was van de Bourgondische kanselier Rolin. In 1500 werd het door de stedelijke overheid in gebruik genomen, die het rond 1700 liet verbouwen. Mozart speelde clavecimbel in de zaal met het prachtige stucplafond in 1766. Tot 1840 was de militaire gevangenis nog in een gedeelte van het gebouwencomplex gehuisvest. Van 1842 tot 1846 werden aanbouwsels op de binnenplaats afgebroken, waaraan nog een enkele zuil in de Engelse tuin herinnert. In 1905 bedroeg de planklengte der archieven 7 kilometer, waarvan 3700 m. bezet was met stukken van het ancien régime: Intendance de Bourgogne et Bresse, Bureau des Finances, Chambre des comptes met vele charters van de hertogen van Bourgondië, les fonds de l'abbaye de Citeaux en die van de grand-prieuré de Champagne de l'ordre de Malte. De oorlog 1914-1918 en de administratieve hervormingen van 1926 veranderden het beeld. In de hoofdstad van de Côte d'Or met 30 regionale staatsdiensten en vele departementale diensten moesten steeds meer moderne archieven in de bewaarplaats worden opgenomen. Intensiever gebruik der ruimten bracht de beschikbare planklengte op 8800 meter, in een hulpbewaarplaats werd in 1939 nog 347 meter gewonnen. In 1953 bracht inwendige reorganisatie, waarbij de hoofdverdieping en de grote salon hun oude luister terugkregen, de berg-
[172]
[173]
5
ruimte op 11 km. Maar ook dit was nog slechts een tussenoplossing. De Conseil Général de la Côte d'Or besloot in overeenstemming met de Direction des Archives de France tot de bouw van een nieuwe vleugel achter het vroeg 18de eeuwse gebouw. De departementsarchitect Roger Barade is erin geslaagd dit gebouw van 25,5 bij 10,5 meter, dat een beganegrondverdieping heeft van 2,95 meter, zodat de auto's met archiefstukken er kunnen binnen rijden, en vier etages van 2,10 m., goed te doen aansluiten bij het oude stadhuis. De 10 kilometer planklengte in de nieuwe archiefbewaarplaats zijn verkregen door een inrichting met vaste dubbelzijdige kasten, waar aan beide zijden eveneens dubbelzijdige kasten draaibaar tegen sluiten. Verplaatsing van deze soms meer dan 800 kg. wegende elementen is mogelijk door een gepatenteerd systeem van de Forges de Strassbourg, waarbij een bij de plaatsing opgewekte energie gebruikt kan worden bij het losmaken. De Archives du Calvados te Caen kregen in 1863 een eigen gebouw, gelegen naast dat van de prefectuur. In 1932 moest in de Eglise du Sépulcre een hulpbewaaraplaats wordt ingericht. Hoewel Caen bij de invasie in 1944 voor twee derde werd verwoest, bleven de archieven ongedeerd. Hun onderdak was echter verouderd en veel te klein. Eerst werd gedacht aan de inrichting van de voormalige normaalschool voor onderwijzeressen tot archiefgebouw, maar in 1959 nam de Conseil Général du Calvados het kloeke besluit, dat aan de noordelijke rand van Caen, bij de Universiteit en het Academisch ziekenhuis, een geheel nieuw gebouw voor de departementale archiefdienst zou worden opgericht. De departementsarchitect Léon Rème ontwierp het gebouw, dat op 3 oktober 1963 in gebruik werd genomen. Op de 30 kilometer planklengte komen zowel de middeleeuwse stukken van kloosters en abdijen, die dank zij de toewijding van de eerste archivaris Guillaume-François Quesnot ontsnapten aan de toepassing van het decreet van 17 juli 1793 op de verbranding van de feodale titels, als de moderne archieven goed tot hun recht. De eigenlijke archiefbewaarplaats is een torengebouw van 35 bij 17 meter met twaalf verdiepingen en een totale hoogte van 30 meter. De stellingen zijn van het type Strafor-Multex, d.w.z. dubbelzijdige vaste stellingen. Een langwerpige vleugel van twee verdiepingen bevat beneden een hal, een conciërgewoning, dienstruimten, o.a. voor fotografie en binderij, en een garage voor de auto, die gebruikt wordt om de verbinding met de prefectuur te onderhouden. Boven bevinden zich de studiezaal, een vertrek waar de bezoekers zich met elkaar over hun onderzoekingen kunnen onderhouden zonder de studerenden te storen, bibliotheek, cantine en administratie. Aan de andere kant dan waar de toren staat wordt deze vleugel afgesloten door een klein gebouw, waarin beneden een vergaderzaal en boven de werkkamer van de archivaris is ondergebracht. Vergelijking van beide bewaarplaatsen en hun inhoud doet zien, dat met een systeem van verplaatsbare archiefstellingen de capaciteit van de bergruimte aanzienlijk wordt vergroot. In Dijon is echter maar een derde van de stukken onmiddellijk toegankelijk. Opgemerkt worde tenslotte, dat de in 1914 te Amsterdam aan de Amsteldijk gebouwde brandvrije archiefbewaarplaats 5 kilometer stukken kan opnemen en het nu juist voltooide nieuwe gebouw berekend is op 10 kilometer. De Universiteitsbibliotheek van Leuven, die in de tweede wereldoorlog geheel uitgebrand was [174]
en van 1947 tot 1949 binnen de oude muren met een Strafor-Snead constructie weer werd opgebouwd, kan 50 kilometer boeken opnemen. De Amsterdamse Universiteitsbibliotheek, voor welke thans een nieuw gebouw in uitvoering is, zal straks plaats kunnen bieden aan 2 miljoen delen. Het staatsarchief van Macedonië te Skolpje. De aardbeving, die deze stad teisterde op 26 juli 1963, plaatste haar in de belangstelling van de gehele wereld. In de aan de ramp gewijde uitgave This was Skopje van het Federale Informatiesecretariaat te Belgrado is een foto opgenomen van het bergen van documenten uit de ruïne van het staatsarchiefgebouw. In een kort, in het Frans gesteld, overzicht van de geschiedenis en de inhoud van zijn archief, dat evenals de genoemde uitgave aan de deelnemers van het vijfde Internationale Archiefcongres te Brussel werd uitgereikt, doet de archivaris van Macedonië een beroep op zijn collega's over de gehele wereld hem door toezending van hun publicaties te helpen weer een bibliotheek op te bouwen. Het archief van Macedonië, één der zes republieken van Joegoslavië, begon op 1 april 1951 zijn werkzaamheden met in totaal vier ambtenaren, welk aantal in 1963 tot dertig was gegroeid. Bijeengebracht waren in de archiefbewaarplaats 1167 fondsen en 23 verzamelingen met in totaal ongeveer 8 miljoen stukken. Door de talrijke oorlogen en revoluties op de Balkan is de eeuwen door veel archiefmateriaal verloren gegaan. Uit archieven elders konden echter over Macedonië gegevens op microfilm worden vastgeelegd in een collectie, die aan de vooravond van de ramp uit een miljoen microfoto's bestond van documenten van de I2de eeuw tot heden. Originele stukken zijn aanwezig sedert de 15de eeuw, de overgrote meerderheid der archieven dateert echter uit de 19de en 20ste eeuw. Een belangrijke verzameling cyrrilliische, oosterse en griekse handschriften van het einde der 12de eeuw tot deze tijd telt 3500 nummers. Aan regestenlijsten en inventarissen der oudste archieven werd gewerkt en een publicatie van turkse documenten uit de periode 1607-1623 in facsimile en vertaling stond op het punt te verschijnen. Als centraal archief voor negen regionale archieven in Macedonië was het staatsarchief te Skolpje bovendien een middelpunt van opleiding van archiefambtenaren, van het geven van regels op archiefgebied en van het onderhouden van contact met de internationale archiefontwikkeling. De ochtend van 26 juli 1963 vernielde veel van wat in twaalf jaar was tot stand gebracht. Van de archiefgebouwen bleef de bewaarplaats overeind staan, zodat meer dan 95 % van de archieven gered werd, niet zonder schade evenwel door het water uit de radiatoren der centrale verwarming en verdere lekkage, door het stof en de kalk, die naar beneden viel, en door het van de stellingen vallen van het merendeel der delen en portefeuilles. De werkruimten, het microfilmatelier, de restauratiewerkplaats en de bibliotheek waren in de bouwval van het vijf verdiepingen tellende dienstgebouw nauwelijks terug te vinden. Meer dan 10.000 boeken gingen hierbij en bij de op de aardbeving volgende brand verloren. Daar door uitwisseling met archiefdiensten over de gehele wereld Skoplje de belangrijkste bibliotheek van Joegoslavië had op het gebied der archiefwetenschap wordt de opleiding van archivarissen in dat land door dit verlies zeer bemoeilijkt. Moge de genoemde [175]
oproep van het staatsarchief Macedonië intussen weerklank gevonden hebben, zodat althans dit verlies enigszins is vergoed 1 ). The Jewish Historical General Archives, Jerusalem. In Archivum XI werden over dit archief bijzonderheden meegedeeld 2 ), en aan de daardoor gewekte belangstelling wordt tegemoet gekomen door het verspreiden op het Brusselse archiefcongres van een rijkelijk geïllustreerd geschriftje van ongeveer 30 bladzijden, waarin in het Engels en in het Hebreeuws de geschiedenis van deze juist 25 jaar oude instelling wordt verteld. Bij haar oprichting in 1926 had de Historical Society of Israël zich ten doel gesteld Joodse historische documenten te verzamelen, doch eerst in 1939, toen dr. Josef Meisl de collectie van dr. M. Stern uit Berlijn in handen kreeg, kon met dit verzamelen inderdaad een begin gemaakt worden. Vooral de tweede wereldoorlog, de verdwijning van vele Joodse gemeenten en de stichting van de staat Israël leidden tot een grote belangstelling voor de archieven van het Joodse volk in de diaspora. In the Jewish Historical General Archives bevinden zich nu (1964) 1150 archieven van gemeenten, organisaties en personen uit vijf werelddelen over 500 jaar; 75000 banden (Pinkassim) en omslagen, bevattende ongeveer 2 miljoen stukken; 2]/2 miljoen microfilmbeelden, waarop ongeveer 3 miljoen gefotografeerde stukken van de 13de tot de 20ste eeuw; 900 kranten en tijdschriften; 8000 gedrukte stukken; 15000 boeken over Joodse geschiedenis en over archivistiek; 1 miljoen krantenknipsels en 4000 foto's van personen en monumenten. Wanneer de archivalia zelf niet naar Jerusalem konden worden overgebracht werden microfilms opgenomen en in de microfilm-afdeling van de Historical Archives geplaatst. Uit Nederland beschikt men over archivalia betreffende de Joodse gemeenten van Amsterdam, Groningen, 's-Gravenhage, Maastricht, Zaandam en Zwolle (18de20ste eeuw). Microfilms werden gemaakt op het rijksarchief in Groningen en in de Bibliotheca Rosenthaliana in Amsterdam. De belangrijkste archieven en verzamelingen in the Jewish Historical General Archives worden in de brochure vermeld, tezamen met een 18-tal op deze documenten gebaseerde publicaties. Kortere studies verschijnen in het vier maal 's jaars uitkomende tijdschrift Zion, dat sinds 1935 door de Historical Society of Israël wordt uitgegeven. De illustraties geven een goede indruk van de verscheidenheid der stukken, die in deze archiefbewaarplaats te Jerusalem bijeen zijn gebracht. De laatste inschrijving uit het protocol van de gemeente van Insterburg in Oost-Pruisen, 24 april 1941, kan men niet zonder een diepe ontroering lezen. Besluiten wij met te vermelden, dat in de Historical Archives het structuurbeginsel, het herkomstbeginsel en het restauratiebeginsel worden gehuldigd en de berging der stukken geschiedt volgens het compactussysteem. 1
Aan het ontzaglijke menselijke leed in Skoplje is alom grote bekendheid gegeven. De aangehaalde in het Engels gestelde uitgave geeft behalve daarvan ook afbeeldingen van een caravanserai uit 1550, een moskee uit 1475, het fort Kale uit de tijd van keizer Justinianus (527-565), een badhuis uit 1489 en andere historische en architectonisch belangrijke gebouwen, die zware schade opliepen. Voor zover niet voor godsdienstige doeleinden in gebruik, dienden deze gebouwen veelal als musea en gingen vele archeologische, historische en kunstvoorwerpen met hen te gronde. 2 Zie Kroniek in Ned. Archievenblad 1964, blz. 82 onderaan. [176]
Bij de afdeling Kabinets- en Administratieve
Zaken van het Ministerie van Sociale
Zaken en Volksgezondheid kan worden geplaatst
A. E E N P L V . C H E F V O O R H E T B U R E A U REGISTRATIE EN DOCUMENTIE vac.no. 5.0558A/7513 van de Directie Internationale Sociale Volksgezondheidsaangelegenheden. Te bereiken max. salaris ƒ 818,— p. m.
B.
DOSSIERVORMER
vac.no. 5-0558B/7513 ten behoeve van het bureau documentatie. Te bereiken max. salaris ƒ 730,— p. m. Vereist voor: a
tenminste mulo-diploma, bij voorkeur diploma Archiefverzorging I, kennis van de Franse en Engelse taal.
b
mulo-opleiding. Diploma Archiefverzorging I strekt tot aanbeveling.
De salarissen zijn excl. eventuele huurcompensatie. A.O.W.-premie voor Rijksrekening. Schriftelijke sollicitaties onder het bij de functie genoemde nummer (in linkerbovenhoek van brief en env.) aan Bureau Personeelsvoorziening van de Rijksoverheid, Prins Mauritslaan 1, te 's-Gravenhage.
Bij het Algemeen Rijksarchief van
(4e afd.) te 's-Gravenhage is te vervullen de vacature
WETENSCHAPPELIJK ARCHIEFAMBTENAAR DER TWEEDE KLASSE Afhankelijk van opleiding, leeftijd en ervaring zal aanstelling geschieden in de rang van adjunct-archivist, adjunct-archivist A of archivist. Sollicitaties te richten aan de Staatssecretaris van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen, Nieuwe Uitleg 1, 's-Gravenhage.
[177]
ARCHIEFRUIMTE
Ruimtebesparing van 50 % in uw archief met 'Mobilum' rijdende rekken Rijdende in plaats van vaste Uitvoerige dokumentäre op rekken: een verrassende ruimaanvraag. Adviezen en offertes geheel vrijblijvend. tebesparing. Mobilum: • een minimum aan looppaden • uiterst licht verrijdbaar. • rijsysteem in twee richtingen. . maximaal 6 rekken op 1 basis. T e c h n i s c h A d v i e s B u r e a u Desgewenst met stofafdichting, Amsterdam, Postbus 70. Tel. (020) 6 22 48. het behoud van uw archief.
Ahrend
N e d e r l a n d s c h e F o t o g r a f i s c h e I n d u s t r i e n.v. Fabr. Cirkel
Soestduinen fabrikante van specialistische Produkten op het gebied van
fotografie / reprografie / chemigrafie / snelcopie verkoopkantoor voor de Benelux : Molenstraat 142 - Soest - postbus 19 - telefoon: 02955-4057* 64/396/1
het mooiste en meest efficiente archiefsysteem is het 'Planax' archief -inbindsy steem volgens de honderden enthousiaste gebruikers in Nederland en de duizenden over de gehele wereld (geschikt voor alle voorkomende bescheiden: korrespondentie, boekingsstukken, enz., enz.)
resultaat ongelofelijk sterke boeken / 50 % ruimtcbesparing 70 % kostenbesparing / opengeslagen volkomen vlak .
r
.
* . .
r
"
"
met dezelfde
geen zoekraken van stukken
mhoud ais de briefordner
VOORHEEN
y w
v T . '1
*
•SP
•SS
"
5
'
•s-
M » ™™
?
BSE
s
5 ;.".;.','
\!£33 r.2ü= ; E J
/
S /
Planaxeren (d.i. elastisch lijmend inbinden met de speciale koudlijm Planaxol) is bovendien de ideale methode voor het snel en duurzaam inbinden van kettingformulieren (b.v. Hollerith-staten), van zelf vervaardigde drukwerken (rapporten, brochures, cd.), tijdschriften, enz. U kunt 'Planax'-boeken zelf maken tot 8 cm dikte, die ongelofelijk solide zijn en blijven zonder vakkennis hoe ongelijksoortig de bundel bescheiden ook is met het Planax-inbindtoestel (model 'Standaard': ƒ 395,—) Voor kleinere administraties is een Planax beschikbaar voor banden van max. 6 cm dikte en max. 33 cm rughoogte (model 'Junior': ƒ 235,—) (volledig gepatenteerd)
In gebruik bij vele grote en kleine bedrijven en gemeenten in Nederland Vraag uitvoerige dokumentatie of demonstratie aan:
JOHN M. POLS' KANTOORMACHINES - HANDELSONDERNEMING
MATHENESSERDIJK
357
ROTTERDAM. 7
TEL. 0 1 0 - 5 2 . 1 . 0 0
Planax - verkooporganisatie / importeur-alleenverkoper voor Nederland
