Communicatieplan v.v. Brederodes

V.V. BREDERODES Communicatieplan

Communicatieplan v.v. Brederodes

Vianen, 17 september 2012 Auteurs: Yoni van Breukelen

Elroy de Groot

Leo Oorschot

Kevin Bienen

Aldert Guijt


Samenvatting Er is grote behoefte aan betere communicatie van en naar de leden toe vanuit het bestuur van v.v. Brederodes. Het bestuur heeft communicatiedeskundigen gevraagd om te kijken naar het huidig communicatiebeleid binnen en buiten de club. Uit de afgelopen klaag- en jubelsessies zijn bepaalde resultaten naar voren gekomen waarin wij verder onderzoek hebben gedaan.

Een club van de omvang van v.v. Brederodes heeft te maken met vele interne en externe belanghebbenden. Om deze te bereiken moeten de diverse commissies binnen de club zichtbaar worden en de middelen die gebruikt kunnen worden bekend zijn.

Uit de analyse van de communicatiemiddelen die de club momenteel gebruikt blijkt dat de club alle nodige middelen al in enige vorm inzet. Het blijkt ook dat deze middelen niet of nauwelijks ingezet worden om alle informatie door te geven. Belangrijk wat te concluderen valt is dat de actualiteit van de informatie cruciaal is en dat het bestuur hierin een belangrijke rol speelt. Binnen de club zijn er onduidelijkheden over de zichtbaarheid van alle commissies en de bereikbaarheid van de leden.

De huidige communicatiemiddelen die er op dit moment gebruikt worden, wordt te schaars ingezet om alle betrokkenen de naar behoefte informatie te geven. Het bestuur zal echter proactief gaan handelen en dient de ledenadministratie volledig en actueel te maken. Belangrijk is dat er voor het zenden van een boodschap meerdere middelen tegelijk moeten worden ingezet, in de praktijk betekent dat dat er bijvoorbeeld een brief moet worden verstuurd samen met een mailing, posters of media.

Uiteindelijk gaat het erom dat de communicatie binnen v.v. Brederodes verbeterd wordt. Dit gaan wij doen: het up-to-date maken van de website en ledenadministratie. Het gemakkelijker maken van de navigatie door de website heen, het televisiescherm naast de © v.v. Brederodes

Communicatieplan 2012-2013

Pagina 3/48


bestuurskamer te gebruiken, het overzichtelijk maken van de kantine en door meer gebruik te maken van Social Media. Daarnaast wordt de structuur van v.v. Brederodes inzichtelijk gemaakt voor de belanghebbenden.

Deze communicatiecommissie zal nog bijeenkomen en taakverdelingen maken om de doelstellingen ook werkelijk waar te kunnen maken.

Dit communicatieplan is opgesteld door: • Yoni van Breukelen • Elroy de Groot • Leo Oorschot • Kevin Bienen • Aldert Guijt

© v.v. Brederodes


Pagina 4/48


Inleiding Er is grote behoefte aan betere communicatie van en naar de leden toe. Het bestuur van v.v. Brederodes heeft om die reden een aantal communicatiedeskundigen gevraagd te kijken naar het huidig communicatiebeleid binnen en buiten de club. Deze groep deskundigen bestaat uit: Aldert Guijt, Elroy de Groot, Kevin Bienen, Leo Oorschot en Yoni van Breukelen. Met dit document biedt de groep communicatiedeskundigen een praktisch document welke inzicht geeft in het gewenste communicatiebeleid van het bestuur en de commissies van v.v. Brederodes.

In het eerste hoofdstuk is te vinden wat de aanleiding is voor het plan. Hierbij is gekeken naar de resultaten uit de klaag- en jubelsessies. De betrokkenen binnen en buiten v.v. Brederodes worden uiteengezet in het hoofdstuk Doelgroepen. Daarna wordt er aandacht besteed aan de externe analyse. Hierbij is gekeken naar verscheidene social media kanalen en is er ook gekeken naar de manier van communiceren bij andere clubs. Verder is er ook een interne analyse gemaakt. Hierbij zijn de commissies van de club in beeld gebracht, is er gekeken welke communicatiemiddelen de club nu gebruikt en welke communicatie-uitingen door teams en leden worden gebruikt. Uit deze eerste hoofdstukken is een SWOT-analyse gekomen. Hierin staat in het kort wat de kansen en bedreigingen (extern) zijn en wat de sterke en zwakke punten (intern) zijn van de club. De conclusies uit deze hoofdstukken worden samengevat in dit gelijknamige hoofdstuk. Het communicatieplan wordt afgesloten met een hoofdstuk waarin adviezen en aanbevelingen worden gedaan.

© v.v. Brederodes


Pagina 5/48


Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Aanleiding tot het plan

7

1.1 Sessie algemeen bestuur / dagelijks bestuur

7

1.2 Sessie Commissies / leden van verdienste

8

1.3 Overige punten 9

Hoofdstuk 2: Belanghebbenden 10 Hoofdstuk 3: Externe analyse 11 3.1 Social media 11 3.2 Benchmark 15 3.3 Conclusie benchmark 27

Hoofdstuk 4: Interne analyse 28 4.1 Commissies Brederodes 28 4.2 Huidige communicatiemiddelen 29

Hoofdstuk 5: SWOT-analyse 37 Hoofdstuk 6: Conclusies 39 Hoofdstuk 7: Doelstellingen 42 Hoofdstuk 8: Wat nu? 48 Bijlagen 48

© v.v. Brederodes


Pagina 6/48


Hoofdstuk 1: Aanleiding tot het plan Gedurende het seizoen 2011-2012 is de projectgroep Bre 2.0 in het leven geroepen. De projectgroep is een initiatief van de PR-commissie en heeft als doel om een toekomstvisie voor Brederodes te ontwikkelen, die breed gedragen wordt binnen de vereniging. Concreet betekent dat: advies geven over verenigingsbeleid en (mogelijke) verbetertrajecten.

Om hier een eerste voorzet voor te geven zijn tijdens het seizoen drie klaag- en jubelsessies georganiseerd: één met het bestuur, één met de commissieleden en leden van verdienste en één met geïnteresseerde leden. Tijdens de klaag- en jubelsessies werd hen gevraagd om over vijf onderwerpen (voetbal, vrijwilligers, activiteiten, accommodatie en communicatie) punten op te noemen die ze goed of slecht vonden gaan, of mogelijke verbeterpunten aan te dragen. Al deze positieve punten, negatieve punten en verbeterpunten op het gebied van communicatie zijn door de projectgroep Bre 2.0 verzameld, samengevat en hieronder weergegeven. Ze vormen de aanleiding en basis voor dit communicatieplan.

1.1 Sessie algemeen bestuur / dagelijks bestuur Positief • Structuur vd website • Al iets meer gebruik van nieuwe media • Communiceren zoveel mogelijk persoonlijk • Weekblaadje voor de Zondag • Goede communicatie met KNVB

Negatief • Website niet up to date • Communicatie vanuit het bestuur (niet zichtbaar) © v.v. Brederodes


Pagina 7/48


• Communicatie tussen commissies onderling • Communicatie met externe media kan beter (sponsoren, kranten, gemeente) • Niet duidelijk wie wat doet

Verbeterpunten • Besluiten eenduidig naar buiten brengen en daar naar handelen • Eén aanspreekpunt voor externe communicatie • Neem de leden serieus, luister naar input • Communicatie zou zowel bottom up als top down moeten plaatsvinden

1.2 Sessie Commissies / leden van verdienste Positief • Al meer gebruik van moderne communicatiemiddelen • Communicatie binnen eigen commissies • Mooie website, layout en structuur

Negatief • Communicatie tussen commissies is slecht • Gemis van clubblad voor ouderen • Communicatie van bestuur naar leden matig

Verbeterpunten • Invoering multicultureel overleg • Overleg tussen senioren teams • Verslagen bestuur openbaar maken • K&J sessies © v.v. Brederodes


Pagina 8/48


1.3 Overige punten Interne communicatie Wij bereiken met onze huidige communicatie niet alle leden, onder andere vanwege te weinig segmentering van de interne doelgroepen.

• De beleidslijn is bij de leden niet bekend. • Er zijn veel goedwillende vrijwilligers die opereren op hun eigen eiland, zo ook het bestuur.

Externe communicatie • Er is onduidelijke en gefragmenteerde externe communicatie vanwege een ontbrekend centraal plan wat aansluit bij de ambities van de vereniging.

© v.v. Brederodes


Pagina 9/48


Hoofdstuk 2: Belanghebbenden Welke belanghebbenden zijn er binnen en buiten de club VV Brederodes? Hier een kort overzicht van interne en externe betrokkenen.

Intern • Spelende leden • Senioren • Junioren • Pupillen • Zaalvoetballers • Niet-spelende leden • Vrijwilligers • Kantine personeel • Schoonmakers • Ouders van Junioren en Pupillen • Sponsoren • Trainers • Leden van verdienste • Commissies • Accomodatiegenoten (Darters, kaarters, enz)

Extern • Vianezen • Ondernemers • Gemeente • Familie en vrienden • Andere sportverenigingen (vv Vianen, MHC Vianen, enz.) • Media/pers © v.v. Brederodes


Pagina 10/48


Hoofdstuk 3: Externe analyse 3.1 Social media We focussen ons hier op communicatie die uitgaat vanuit het clubmanagement en de commissies van VV Brederodes. We hebben het hier niet over de communicatie van leden zelf, maar vanuit het zogeheten ‘corporate’ niveau naar de leden/ buitenwereld toe. We gaan in op de huidige social media-kanalen en in hoeverre deze worden toegepast door de voetbalclub.

Twitter Met het social media kanaal Twitter kun je zeer snel een boodschap verspreiden. Brederodes heeft momenteel 278 volgers (per 5 juni 2012). De ervaring leert dat volgers die een boodschap interessant vind deze deelt met hun volgers. Zo kun je met één uiting heel veel personen bereiken. Op het moment worden hierop geen bestuurlijke- en/of commissieberichtgeving geplaatst. Twitter wordt momenteel ingezet als verlengstuk van de website. Het nadeel is dat het aantal volgers lang niet alle leden van de club betreft. Daarnaast is er momenteel slechts één persoon die het beheer doet. Het onderhoud wordt hiermee zeer intensief.

Punten van aandacht • Berichtgeving via social media personaliseren naar medium Twitter. Dus inclusief #tagwoorden en @Twittercontactpersonen. • Online brandmanagement: Hootsuite / Tweetdeck 1x per week bekijken om te kijken wat er over Brederodes wordt gezegd. Deze checkfrequentie minderen wanneer blijkt dat dit niet zo schokkend is.

© v.v. Brederodes


Pagina 11/48


Facebook Facebook heeft dezelfde voordelen als Twitter alleen is dit middel meer geschikt voor interactie. Er kan ook veel informeler mee worden gezonden zodat de toegankelijkheid groter is. Ook kan er een gesloten groep worden aangemaakt waarin gecommuniceerd kan worden. Dit is dan alleen zichtbaar voor leden van die groep en die leden bepalen we zelf. Het nadeel is dat personen zelf eerst de clubaccount moet liken en pas dan krijgen zij boodschappen van de club direct op hun account doorgestuurd. Het aantal likes ligt op 169 ( per 5 juni 2012).

Mogelijkheden / punten van aandacht • Facebook moet voornamelijk leuk zijn en ‘easy approachable’. Informeel. • Voorbeeld acties: “Like Brederodes op Facebook en maak kans op een iPod” of verzin een nieuwe naam voor het digitale clubblad. • Berichten met polls, foto’s en video’s (al dan niet voorgedragen vanuit het bestuur en commissies). • Evenementen via Facebook verspreiden (Slotdag, IJT etc). • In gesloten groep of Facebook leden van Brederodes verzamelen. Dit eventueel in overleg met de ledenadministratie. Met open vizier discussie voeren.

© v.v. Brederodes


Pagina 12/48


Hyves Hyves is een sociaal media kanaal dat vooral gericht is op de jeugd. Via dit kanaal kunnen er polls worden gehouden en kan er nieuws bekend worden gemaakt. Ook is het mogelijk om een forum te starten en foto’s te plaatsen. Het is dus ook een kanaal dat geschikt is voor interactie.

Flickr Brederodes had ook een Flickr account. Hier kunnen foto’s op worden geplaatst mits het limiet dat toelaat. Dit middel voegt verder niets toe aangezien Facebook het gebruik van Flickr overbodig maakt. Het nadeel is dat Flickr een laag limiet heeft welke nu al is bereikt.

YouTube Op YouTube kunnen alle filmpjes die zijn gemaakt worden geplaatst. Dit is toegankelijk voor iedereen. Via Facebook kan er een link worden geplaatst naar het YouTube filmpje. Voorbeelden van een filmpje is een stukje van de slotavond, stukje van het IJT etc. Nadelig is dat de bekendheid laag is. Ook worden er zeer sporadisch nieuwe filmpjes bij gezet. Dit middel behouden is wel aan te raden aangezien het niets kost maar zal niet actief worden ingezet.

LinkedIn LinkedIn is een zakelijke vorm van Facebook. Hier kan werkervaring op worden geplaatst alsmede persoonlijke gegevens. Daarnaast kan men ook zoeken op werkervaring. Een inzicht in welke kennis er binnen de club aanwezig is kan op deze manier worden gegeven. Het nadeel is dat er geen koppeling is met brederodes. Dit houdt in dat men alle leden met de hand zou moeten opzoeken. Voor sponsoren is dit middel echter wel zeer interessant, omdat zij op deze wijze goed kunnen netwerken.

© v.v. Brederodes


Pagina 13/48


Punten van aandacht • Het digitale communicatie kanaal kan niet meer worden genegeerd. Er kan vanuit worden gegaan dat iedereen vanaf de leeftijd van 10 jaar binnen de club op enige social media kanaal actief is. Er zal veel meer bestuurlijke en beleidsmatige informatie via dit kanaal moeten worden verspreid. Dit gaat alleen werken als het binnen alle gelederen van de club wordt toegepast. Het bestuur en de commissies moeten daarin zelf het initiatief nemen. Indien dit consequent gebeurt, volgt de rest vanzelf. • Het bestuur heeft weinig tot geen kennis van social media. Regelmatige updates vanuit de communicatiecommissie richting bestuur kan hierin verandering brengen. Bij specifieke acties op social media moet het bestuur, tijdens de actie of naderhand, van de directe en indirecte resultaten op de hoogte worden gebracht. Hierbij valt te denken aan: Hoeveel keer heeft men het gehad over VV Brederodes? Hoeveel likes heeft dit de club opgeleverd? Hoeveel leden zijn er op LinkedIn bijgekomen? Welke belanghebbenden hebben zich op positieve en/ of negatieve manier uitgelaten over de voetbalclub op social media. Kortom, wat heeft de actie en/of ‘wall post’ concreet opgeleverd? Draagvlak creëren voor social media begint bij het bestuur!

© v.v. Brederodes


Pagina 14/48


3.2 Benchmark Voor het benchmarkonderzoek is er gekeken naar de communicatie-uitingen van de volgende sportclubs: Hercules, de Meern, Spakenburg, MSV, Viko(korfbal) en FC Breukelen. Deze clubs zijn aselect gekozen. Omdat elke club iets unieks heeft, zijn deze clubs onder de loep genomen om te zien of Brederodes hiervan iets kan gebruiken.

USV Hercules Mediakanalen (FB, Twitter, YouTube, LinkedIn, digitale nieuwsbrieven?)

Hercules gebruikt geen Facebook, Twitter en heeft ook geen YouTube account. Op YouTube zijn echter wel filmpjes van Hercules te vinden. USV Hercules wordt wel als bedrijf erkend op LinkedIn, maar hier heeft het maar vier werknemers en tien volgers. Verder maakt de club gebruik van de website om nieuwsberichten op te plaatsen, maar hier zit geen structuur in en de berichten worden gesorteerd op de meest recente.

Ook gebruikt Hercules nieuwsbrieven en had het tot en met 2010 “de Herculaan”. Dit was ook een soort nieuwsbrief waarin alle sporten die de club uitoefent aan bod kwamen en was zeer professioneel gemaakt waarin ook geadverteerd kon worden. Onder andere de ontwikkelingen van de club werden hierin vermeld.

Wat communiceert de club? Wedstrijdverslagen(vooral zondag 1), verslagen over teams die (vice)kampioen zijn geworden, speciale acties van de club, acties van de KNVB, contractueel nieuws en het jaarverslag.

© v.v. Brederodes


Pagina 15/48


Met speciale acties wordt o.a. vriendinnendag en de samenwerking met All Sports Academy(ASA) bedoeld. ASA ontwikkelt voetbalprogramma’s voor de jeugd die iets extra’s wil: een extra techniektraining, zomerkamp, een vakantie voetbaldag, minitoernooi etcetera.

Voor wie maken ze berichten? Dus naar wie? Welke doelgroep? Per sport zijn er nieuwsbrieven te verkrijgen en is er een nieuwsbrief(de ARGO) die algemeen nieuws en aankondigingen bevat, maar er is ook een nieuwsbrief voor de niet actieve sporter. Verder zijn er voor het veldvoetbal verschillende nieuwsbrieven. Hier zijn er brieven voor de Zondag, Zaterdag, jeugdvoetbal, Champions League, UEFA Cup en leiders/trainers. De CL en UEFA Cup zijn bedoeld voor voetballers jonger dan 6 jaar.

Hoe vaak communiceren ze berichten? Welk soort hoeveel keer per dag? Er worden ongeveer 90 berichten per jaar gecommuniceerd. Het is niet duidelijk hoe vaak de nieuwsbrieven worden verstuurd.

Is het nieuws actueel? Het is actueel nieuws.

Kan er worden gereageerd op nieuwsberichten? Nee. Niet iedereen kan ook een bericht plaatsen. Hiervoor moet eerst contact worden gelegd met een contactpersoon die dan bekijkt of het relevant genoeg is.

bron: http://www.usvhercules.nl/

© v.v. Brederodes


Pagina 16/48


VV De Meern Mediakanalen (FB, Twitter, YouTube, LinkedIn, digitale nieuwsbrieven?)

De Meern gebruikt geen Facebook, Twitter, LinkedIn en YouTube. Wel zijn er filmpjes te vinden op YouTube van sommige elftallen en heeft de Meern een website waarop nieuws te vinden is. Ook heeft de club een Business Club die de club ondersteund. Deze Business Club heeft een nieuwsbrief en doet ook samen aan activiteiten. Dit zou tevens een goed idee zijn voor de sponsoring bij Brederodes. Verder staat er niets over een nieuwsbrief voor de leden.

Wat communiceert de club? Verscheidene onderwerpen worden gecommuniceerd. De onderwerpen die o.a. worden genoemd zijn contractueel nieuws, feesten, vacatures binnen de vereniging, wijzigingen van contributies en kampioenschappen. Opvallend is dat er weinig wedstrijdverslagen te vinden zijn. Ook is er geen duidelijke structuur te vinden. Wel is het zo dat de belangrijkste berichten onder elkaar op de hoofdpagina te zien zijn en voor de onbelangrijke berichten moet je op “Klik hier voor het laatste nieuws archief” klikken. Dit staat wel in kleine letters geschreven en valt dus niet op. Daarentegen is het gebruiksgemak om een bericht te lezen erg goed. Als je op de titel klikt dan schuift de tekst uit en als je weer op de titel klikt schuift het weer in. Je word dus niet naar een andere pagina doorgelinkt.

Voor wie maken ze berichten? Dus naar wie? Welke doelgroep? Er is geen duidelijke segmentatie te zien. Het lijkt erop dat de berichtgeving geen specifieke doelgroep heeft.

Hoe vaak communiceren ze berichten? Welk soort hoeveel keer per dag? Er worden ongeveer 20 nieuwsberichten per maand geplaatst. Soms wordt er dus een dag niks geplaatst en op zodra er wordt geplaatst dan 1 of 2 berichten. © v.v. Brederodes


Pagina 17/48


Is het nieuws actueel? Het nieuws dat wordt geplaatst is altijd actueel.

Kan er worden gereageerd op nieuwsberichten? Er kan niet worden gereageerd op nieuwsberichten. Soms wordt er alleen doorverwezen naar een mailadres of telefoonnummer als het bijvoorbeeld gaat over vacatures.

bron: http://www.vvdemeern.nl/

© v.v. Brederodes


Pagina 18/48


SV Spakenburg Mediakanalen (FB, Twitter, YouTube, LinkedIn, digitale nieuwsbrieven?)

Op Facebook hebben ze een eigen pagina. Deze wordt niet veel gebruikt, maar ze hebben wel 236 Likes. Ook maken ze gebruik van Twitter (@SV_Spakenburg). LinkedIn gebruikt de club voor sponsornetwerken (67 leden) en ook voor hun leden(5 leden). Hiervoor bestaan twee verschillende groepen. Ook maken ze gebruik van een eigen YouTubekanaal. Verder hebben ze twee websites. De website http://www.spakenburg.com/ is voor nieuwsartikelen en informatie over de elftallen etc. De website http://svstv.nl/ is er om video’s te bekijken over interviews met spelers, het pupillenkamp en wedstrijdbeelden van het eerste. De meeste video’s op deze site zijn ook te vinden op het YouTubekanaal van de club. Opvallend is dat zij geen nieuwsbrief hebben.

Wat communiceert de club? Via Twitter worden verschillende onderwerpen gecommuniceerd. Zo werd een wedstrijdverslag geTwitterd van de wedstrijd voor het gehele amateurkampioenschap, is er gevraagd naar vrijwilligers, was er contractueel nieuws(speler en sponsor) en is er ook maatschappelijk nieuws(pokertoernooi, de Blauwe Botter race). De nieuwsartikelen van de website worden bijna allemaal ook getweet. Via de tweet wordt je doorgelinkt naar de site waar je het artikelen kan lezen. Ook zijn alleen de tweets van het clubaccount te zien op de site.

Voor wie maken ze berichten? Dus naar wie? Welke doelgroep? Er is geen duidelijke segmentatie te zien. Alle nieuwsartikelen zijn te zien op de hoofdpagina op de site en worden gesorteerd op meeste recente.

© v.v. Brederodes


Pagina 19/48


Hoe vaak communiceren ze berichten? Welk soort hoeveel keer per dag? Er worden ongeveer 1 of 2 berichten per dag geplaatst op Twitter, soms ook geen bericht. Behalve op wedstrijddagen wanneer er tijdens de wedstrijd word getweet. Verder is onduidelijk om te zien hoevaak ze een bericht op de website plaatsen.

Is het nieuws actueel? Het nieuws is actueel.

Kan er worden gereageerd op nieuwsberichten? Op Twitter kan er worden gereageerd op nieuwsberichten. Toen Spakenburg kampioen werd feliciteerde veel mensen hun via Twitter en Spakenburg reageerde daar ook op door deze berichten te retweeten.

bron: http://www.spakenburg.com/

© v.v. Brederodes


Pagina 20/48


MSV ‘19 Mediakanalen (FB, Twitter, YouTube, LinkedIn, digitale nieuwsbrieven?)

MSV’19 heeft geen Facebook, Twitter, YouTube en LinkedIn. Wel heeft de club een nieuwsbrief genaamd ‘Flitsend Nieuws’. Deze nieuwsbrief heeft soms ook een Business to Business bijlage voor de sponsoren. Ook heeft de club een webshop en een marktplaats. In de web shop kunnen trainings- , warming up- en vrije tijdskleding worden gekocht. Ook tassen, scheenbeschermers en slippers zijn er te koop. Hieronder is er een weergave van de marktplaats van MSV te zien. Verder hebben ze een website, maar hier is niet veel nieuws te zien en kan er ook niet worden gekeken naar vorige artikelen. Het meeste nieuws wordt dus bekend gemaakt door de nieuwsbrief.

Wat communiceert de club? In het nieuwsblad staan verschillende onderwerpen. Hierin staan aankondigingen voor feestavonden en zijn er ook bijeenkomsten voor de denktank MSV naar de toekomst. Verder wordt er aandacht geschonken aan het eerste elftal, aan de jeugd, aan de sponsoren en aan de vrijwilligers. Ook is er in de nieuwsbrief een ‘wist u dat’ bladzijde opgenomen. Daarnaast zijn er soms ook interviews te vinden met leden van de vereniging.

Voor wie maken ze berichten? Dus naar wie? Welke doelgroep? In de nieuwsbrief is aandacht geschonken aan verschillende groepen. Deze kunnen dus tevens als doelgroep worden gezien.

Hoe vaak communiceren ze berichten? Welk soort hoeveel keer per dag? De nieuwsbrieven worden niet op vaste data verzonden, maar in 2010 en 2011 zijn ze acht keer verzonden. In 2012 staat de teller nu op drie.

© v.v. Brederodes


Pagina 21/48


Is het nieuws actueel? Het nieuws is niet altijd actueel, omdat de nieuwsbrieven niet elke maand worden verzonden. Ook is één keer in de maand niet actueel, omdat het drie weken geleden kan zijn geweest dat de gebeurtenis die in de nieuwsbrief staat is gebeurd.

Kan er worden gereageerd op nieuwsberichten? Er kan niet worden gereageerd op nieuwsberichten. Wel is het mogelijk om nieuws te plaatsen. Dit kan naar een contactpersoon worden gestuurd en dan kan het, als het geschikt is, worden geplaatst in het nieuwsblad.

bron: http://www.msv19.nl/

© v.v. Brederodes


Pagina 22/48


K.V. Viko Mediakanalen (FB, Twitter, YouTube, LinkedIn, digitale nieuwsbrieven?)

K.V. Viko gebruikt sinds april 2012 Facebook en Twitter (@kv_viko). Via Facebook zoeken zij veel interactie met het publiek. Verder heeft de club een forum die op hun website staat en het clubblad de ‘Dikke treffer’.

Wat communiceert de club? Dit is bijvoorbeeld een bericht op Facebook waarop interactie heeft gevolgd: VIKO 1 speelt zaterdag om 15:30 in Culemborg bij Sportpark Terweijde. We verwachten natuurlijk wel dat JIJ komt! Bel/sms mensen die er naar toe gaan of die nog plek hebben in de auto! Like alvast als je zeker weten komt! Op dit bericht kwamen al een paar likes en een paar reacties en is het bericht ook gedeeld. Op Facebook staan tevens vermeldingen van wanneer wedstrijden en toernooien zijn. De uitslagen zijn op Facebook en Twitter zijn vinden en op Twitter staan er soms ook live verslagen. Ook retweeten ze berichten van @Mutakorfbal en @NLkorfbal waarmee prijzen te verdienen zijn. Zij maken dus reclame voor andere bedrijven. Verder moet je voor het forum geregistreerd zijn en zijn er maar een paar nieuwsberichten op de site, maar deze zijn wel belangrijk.

Voor wie maken ze berichten? Dus naar wie? Welke doelgroep? Op Facebook zijn er reacties op de berichten van jong en oud. Verder wordt het clubblad naar elk lid verzonden.

Hoe vaak communiceren ze berichten? Welk soort hoeveel keer per dag? Soms communiceren vaak in een week, maar het kan ook zo zijn dat er vijf dagen niks word geplaatst.

© v.v. Brederodes


Pagina 23/48


Is het nieuws actueel? Het nieuws via Facebook en Twitter is actueel.

Kan er worden gereageerd op nieuwsberichten? Op Facebook, Twitter en het forum kan er gereageerd worden op nieuwsberichten. Bij deze club wordt er ook echt gereageerd.

bron: http://www.kvviko.nl/

© v.v. Brederodes


Pagina 24/48


FC Breukelen Mediakanalen (FB, Twitter, YouTube, LinkedIn, digitale nieuwsbrieven?)

De club maakt gebruikt van Facebook, Twitter(@fcbreukelen), LinkedIn en RSS. Er is een website waarop nieuwsberichten te vinden zijn en daar is tevens een blog aanwezig. Iedereen kan zich aanmelden voor het weekbericht.

Wat communiceert de club? Op Facebook laten ze contractueel nieuws zien en je wordt doorgelinkt naar de site voor wedstrijdverslagen. Maatschappelijke activiteiten als een uitje naar de Kuip of Galgenwaard worden vermeld op Facebook. Via Twitter worden teams genoemd die kampioen zijn geworden afgelopen jaar en op toernooien. Daarnaast worden de uitslagen van FC Breukelen geTwitterd en is er contractueel nieuws te zien. FC Breukelen bestaat als bedrijf op LinkedIn en heeft 22 volgers en heeft 6 werknemers. Via RSS is het nieuws te zien en is het nieuws ook ingedeeld in bepaalde categorieën.

Op de homepage van de site is het meest recente nieuws te vinden. Verder blijven aan de rechterkant van de pagina de blogonderwerpen staan. Daar zie je ook de tweets van de club en de meest recente berichten. Er kan ook worden gezocht op een bepaald nieuwsonderwerp. Hiervoor dien je boven aan de pagina te klikken op nieuws en dan komen er verschillende categorieën te staan. Deze categorieën zijn: Acties, Actueel, Afgelastingen, Blog Leushuis, Huisregels, Jeugdcommissie, Verenigingsinformatie en Weekbericht. De meeste berichten staan onder Actueel en Verenigingsinformatie.

Verder is de blog er ook om algemene informatie over de club te verspreiden. Hier worden de leden op de hoogte gesteld van ontwikkelingen binnen de club. Daarnaast is er ook nog het weekbericht waarvoor iedereen zich vrijwillig kan aanmelden. © v.v. Brederodes


Pagina 25/48


Voor wie maken ze berichten? Dus naar wie? Welke doelgroep? De berichten zijn niet alleen voor hun leden, maar ook voor mensen daarbuiten. Het nieuws op de site is al opgedeeld, dus mensen die bijvoorbeeld alleen actueel nieuws willen volgen kunnen onder dat kopje dat nieuws bekijken. Maar er zijn ook mensen die willen weten wat de vereniging doet, de informatie hierover is te vinden bij de blog of onder het kopje verenigingsinformatie.

Hoe vaak communiceren ze berichten? Welk soort hoeveel keer per dag? Er worden ongeveer 5 tot 15 berichten per maand op de site geplaatst. Voor Facebook kan nog geen duidelijke indicatie worden gegeven aangezien ze pas sinds 2 maart 2012 hierop actief zijn. Alle berichten worden eerst op de site gezet en dan worden deze gedeeld op Facebook en Twitter. Op Twitter retweeten ze soms ook berichten van andere verenigingen of van hun eigen leden.

Is het nieuws actueel? Het nieuws is actueel.

Kan er worden gereageerd op nieuwsberichten? Alle nieuwsberichten op de site kunnen worden gedeeld via Facebook, Twitter, G+ en andere social media. Dit gebeurt via Twitterfeed.

bron: http://www.fcbreukelen.nl/

© v.v. Brederodes


Pagina 26/48


3.3 Conclusie benchmark Iedere club heeft iets unieks. Veel clubs vinden het moeilijk om hun doelgroep te bepalen per communicatiemiddel. Social media wordt niet of nog niet voldoende door sportclubs gebruikt, laat staan ingezet om te communiceren. Vooral de nieuwsbrieven “De Herculaan”(Hercules) en “Flitsend Nieuws”(MSV) zijn op een leuke manier in elkaar gezet, omdat het een interessante inhoud heeft en het lijkt op een magazine.

• Hercules richt verschillende nieuwsbrieven op een bepaalde doelgroep. • VV de Meern heeft een Business Club waarvoor een nieuwsbrief is en binnen deze Business Club worden ook activiteiten gedaan. Ook is het gebruiksgemak bij de nieuwsberichten zeer goed. • Als je op de titel van een nieuwsbericht klikt, dan opent niet een hele pagina, maar dan schuift de inhoud van het artikel uit. Hierdoor hoef je dus niet te wachten totdat de pagina is geladen. • SV Spakenburg heeft een LinkedIn-groep voor het sponsornetwerk en een specifieke website waarop filmpjes te vinden zijn die met de club te maken hebben. • MSV heeft een professionele Marktplaats- en professionele webshop-omgeving Ook heeft de nieuwsbrief van MSV soms een Business-to-Business-bijlage. • Bij KV Viko is er een forum te vinden op de site en hebben ze via Facebook veel interactie met het publiek. • Bij FC Breukelen het nieuws duidelijk gesorteerd en kan het via Twitterfeed worden gedeeld met het publiek.

© v.v. Brederodes


Pagina 27/48


Hoofdstuk 4: Interne analyse Voordat er gezegd kan worden wat de volgende acties moeten worden is het noodzakelijk de huidige situatie in kaart te brengen. Zo ontstaat er een startpunt. In dit onderdeel zetten we de commissies van VV Brederodes op een rij. Vervolgens worden de huidige communicatiemiddelen weergegeven van de voetbalclub en de onderliggende social mediaaccounts en websites die op teamniveau worden onderhouden.

4.1 Commissies Brederodes VV Brederodes bestaat uit de volgende commissies:

1. Bestuur

a. Dagelijks bestuur

b. Algemeen bestuur (bestuur inclusief commissievertegenwoordiger)

2. Jeugdcommissie 3. Technische commissie 4. Beheercommissie 5. PR commissie 6. Kantinecommissie 7. Zaalcommissie 8. IJT commissie 9. Feestcommissie 10. Gedragscommissie

Het is nu niet zichtbaar waar elke commissie voor staat. Het is niet duidelijk voor leden en de commissies onderling voor welke zaken ze te benaderen zijn. Net zo onduidelijk is het op welke wijze de commissies te benaderen was.

© v.v. Brederodes


Pagina 28/48


Punten van aandacht • Een boodschap moet een duidelijke zender hebben. De ontvanger kan een boodschap beter plaatsen als de zender duidelijk is. Daarom moet elke commissie zichtbaar worden. Een overzichtelijk organogram met een goede korte beschrijving van de taken van elke commissie helpt de ontvanger met het plaatsen van de boodschap. • Het bestuur én de commissies communiceren niet actief genoeg. Concrete afspraken hierover kunnen helpen. Bijvoorbeeld door na afloop van elke vergadering de genomen besluiten direct door te geven aan de communicatiecommissie zodat de boodschap verspreidt kan worden. Zo wordt er transparantie en betrokkenheid gecreëerd. Hiermee moet ook de stand van zaken betreffende gevoelige onderwerpen, waarvan de leden weten dat dit speelt, worden verspreid. Op deze wijze creëer je de betrokkenheid en vermijd je de verwijten dat er niets mee wordt gedaan. Een voorbeeld hiervan is de klaag- en jubelsessie. • De communicatiecommissie betrekken bij de plannen van het bestuur en de verschillende commissies. In overleg bepalen of en hoe dit binnen en/ of buiten de club verder moet worden gecommuniceerd.

4.2 Huidige communicatiemiddelen Hardcopy brief Een brief heeft als voordeel dat iedereen een persoonlijke benadering krijgt. Mits de brief bij iedereen wordt bezorgd heeft dit middel een groot bereik. Daarnaast kan er veel informatie in worden gezet en op naam worden verstuurd, Het nadeel van dit middel is dat er meer werk © v.v. Brederodes


Pagina 29/48


in gaat zitten en dat het ten opzichte van andere middelen prijzig is. Bovendien is niet te garanderen dat de database actueel is.

Situaties waarbij dit communicatiemiddel is ingezet zijn: • Evenementencommunicatie • Klaag- en jubelsessie • Officiële uitnodiging voor evenementen • Sporadisch

Mailing Een mailing is de digitale versie van een brief. Het heeft de potentie om een grote doelgroep in één keer te bereiken. Ook is het een zeer goedkoop middel om in te zetten. Het nadeel is dat er veel onderhoud in gaat zitten. Het adressenbestand moet compleet en up-to-date zijn. In de praktijk blijkt dit een uitdaging.

• Digitaal clubblad. Drie doelgroepen (leden, adverteerders oud & adverteerders nieuw) • Verschijnt 1x per week (ca. 40 per seizoen). • De website is bron van de content voor de nieuwsbrief. Alle content staat op de website.

Website De website van de club is de basis van de communicatie. Alle nieuwsitems worden als eerst hierop geplaatst. Het voordeel van dit middel is dat het een grote bekendheid heeft. Iedereen gaat ervanuit dat een club als brederodes een website heeft. Daarnaast is de regie hiervan compleet in eigen hand. Alle informatie over het voetbal kan er op worden gezet, van voetbalverslagen tot speciale evenementen. Belangrijke berichten kunnen bovenaan worden geplaatst zodat deze direct in het oog springen. Echter door het ontwerp van de website is het niet altijd goed zichtbaar wanneer er nieuwe dingen op website staan vermeld. © v.v. Brederodes


Pagina 30/48


Punten van aandacht • Frequentie content verversing verschilt. Soms elke dag, soms enkele keren per week. • Er is teveel content dat niet over voetbal gaat, zoals bingo, klaverjassen etc. • Input voor voetbalverslagen, communicatie van andere commissies gewenst.

Televisie In de kantine zijn twee televisieschermen aanwezig. Één hangt direct naast de bestuurskamer en deze wordt ingezet als communicatiemiddel. Het voordeel is dat informatie op deze manier ongemerkt vele leden bereikt. Voor dit scherm is een cms-systeem in de maak dat deels gesponsord wordt. Naast het gedeelte dat wordt gesponsord is de regie van de informatie in eigen handen. Hierop kunnen ook mededelingen van commissies worden vertoond. Het nadeel van dit scherm is dat iedereen in de kantine moet komen en het scherm in de gaten houden om aan de boodschappen te worden blootgesteld. Het andere scherm wordt gebruikt als televisie om bijvoorbeeld voetbal op te vertonen. Deze wordt niet ingezet als communicatiemiddel.

Punt van aandacht • Relevante berichtgeving vanuit het bestuur en de commissies moet consequent via het televisiescherm in de kantine te zien zijn.

© v.v. Brederodes


Pagina 31/48


Posters Posters zijn een uitstekend middel om doelgroepen vaker bloot te stellen aan een bepaalde boodschap. Het voordeel is namelijk dat we zelf kunnen bepalen waar deze worden opgehangen. Daarnaast is het een goed lokmiddel naar een website waar meer informatie gegeven wordt. Het nadeel is dat iedereen dagelijks aan zoveel boodschappen wordt blootgesteld dat er zeer selectief wordt waargenomen. De garantie dat een dergelijke boodschap dan ook bij de doelgroep aan komt kan niet worden gegeven. Dit ligt ook gelegen in het feit dat de kantine in periodes helemaal volhangt met posters.

• Gebruikt voor aankondigingen en evenementen. • Voorbeelden: EK, IJT, Goalmasters, FC Utrecht, PR acties.

Posters moeten een vaste plek krijgen binnen de kantine om een jungle aan uitingen te voorkomen. Er wordt dan een vaste plek vrijgemaakt voor reclame betreffende evenementen en een aparte plek in de hal voor de overige uitingen. Dit worden “designated areas” genoemd. Deze taak kan worden neergelegd bij de PR commissie.

Postvakken Een postvakje is een handig en direct middel om documenten bij de juiste doelgroep te krijgen. Zo kan er, als één van de weinig huidige middelen, een specifiek team worden benaderd. Het nadeel is dat het een onpersoonlijk middel is. Veelal worden er zaken ingelegd zonder dat de leider van het betreffende team weet wat hiermee moet gebeuren. Daarin ligt ook het risico dat er niks met de gegevens wordt gedaan. Het systeem is dus niet waterdicht.

• Als distributie kanaal is dit echter een sterk middel. • Ieder team heeft z’n eigen postvak. Hierin ligt informatie die leiders uitdelen aan de spelers. Bijvoorbeeld gastouderbrieven, verlenging voor spelerspassen, clubactieloten © v.v. Brederodes


Pagina 32/48


Krant De lokale krant heeft de potentie om een krachtig communicatiemiddel te zijn. Veel leden en/ of geïnteresseerden lezen de krant. Hiermee wordt heel Vianen bereikt. Veel personen die niet direct binnen de club vallen of de hard copy van het clubblad missen lezen wel de krant. De krant kan ook het sociale karakter van de club bekendmaken en benadrukken. Brederodes werkt op het moment weinig met de krant. De interesse komt veelal vanuit de journalist zelf en niet proactief vanuit de club. De club bepaalt zelf welke informatie naar buiten wordt gebracht. Het nadeel is dat er geen garantie is dat alles wordt geplaatst. Indien die garantie wel gegeven moet worden zal er een financieel plaatje tegenover staan. Daarnaast werken de lokale kranten op andere manieren. De Vijfheerenlanden haalt nieuws van de website en neemt contact op indien er meer informatie is gewenst. Het Kontakt wil specifiek informatie ontvangen alvorens er evt. een doorplaatsing in krant mogelijk is.

Punten van aandacht • Contact en Vijfheerenlanden werken met vast aantal pagina’s. Journalisten worden betaald voor aantal pagina’s waar artikelen voor worden geschreven. • Geschikte onderwerpen zijn: beleid en bestuurlijke zaken; grote sponsors; evenementen. • Daarnaast moeten de lokale kranten proactief worden benaderd. Bij grote evenementen en ingrijpende besluiten moet dit vanwege het maatschappelijke karakter van de club groots naar buiten toe worden gecommuniceerd. Indien de journalisten snel voorzien worden van informatie wordt er snel bekendheid gegenereerd.

© v.v. Brederodes


Pagina 33/48


Algemene conclusie Belangrijk om te realiseren is dat informatievoorziening niet alleen noodzakelijk is maar ook een handig middel. Daarnaast geldt voor elke boodschap die verzonden moet worden dat niet één middel afdoende is om de doelgroep te bereiken. Door alle prikkels die mensen dagelijks te voorduren krijgen sluiten ze zich onbewust af voor uitingen. Daarom is het noodzakelijk om een boodschap met meerdere middelen te verspreiden. Alle communicatiemiddelen moeten worden gebruikt. Het actiever gebruik maken van het digitale kanaal betekent bijvoorbeeld niet dat er geen brieven meer moeten worden verstuurd.

Om het digitale kanaal goed in te kunnen zetten is een volledige administratie noodzakelijk. Dit moet beginnen bij de ledenadministratie. Bij elk nieuwe inschrijving moet er worden gevraagd naar het e-mailadres.

Social media en website op teamniveau Welke social media-kanalen worden er gebruikt door VV Brederodes en haar leden? Hierbij is gekeken naar Facebook, Twitter, Hyves, Flickr, YouTube en LinkedIn. Verder is er ook naar websites gekeken. Hier is gezocht naar websites die voor één team bedoeld zijn, maar ook naar websites met een teampagina:

Facebook Er bestaan twee groepen van de club, namelijk Brederodes C1 I.J.T. 2012(82 leden) en vv Brederodes (slechts 1 lid). Ook bestaat er een communitypage van Brederodes. Daarnaast is er de officiële Facebookpagina met 186 likes.

Twitter Het officiële account van de club heet @vvbrederodes(295 followers). Ook is er een account voor de Zaal 3. Dit account heet @brezaal3(50 followers). © v.v. Brederodes


Pagina 34/48


Daarnaast is er ook een Twitteraccount voor de Zaterdag. Deze heet @BreZat(18 followers).

Hyves Brederodes heeft een eigen Hyves die wordt beheerd door Aldert Guyt en Ciro Sammarone(159 leden). Daarnaast is er ook een officiële Hyves, VV Brederodes. Deze heeft geen beheerder, maar heeft 115 leden.

Verder bestaat er ook een Hyves voor het Regio Jeugdvoetbalkamp(125 leden). Ook bestaat er de brederodes fan Hyves(77 leden). Dan is er nog de brederodes E5 supporters(48 leden) Hyves en de ‘voor iedereen die bij brederodes zit’(42 leden) Hyves.

In totaal waren er 139 Hyves resultaten. Er zijn heel veel Hyves pagina’s aangemaakt door Voetbal.nl en hebben minder dan 25 leden en in de meeste gevallen zelfs minder dan 10 leden.

Flickr, YouTube en LinkedIn Er bestaan geen LinkedIn groepen van de club en de club zelf heeft één YouTube account, maar verder zijn er geen YouTube accounts. Ook bestaan er geen Flickr accounts.

Websites www.brederodeszaterdag.tk brederodes3.webs.com brezat4.wordpress.com brederodeszondagselectie.punt.nl

© v.v. Brederodes


Pagina 35/48


Teamwebs

F-pupillen

B-junioren

B2

F3, F4, F5 en de F7

E-pupillen

A-junioren

Geen

E5 (3 keer), E6, E8 en de E9

D-pupillen

Senioren Zaterdag

D1 (3 keer), D2(2 keer),

Zaterdag DA1, Zaterdag 5,

D3 (2 keer) en de D4

Zaterdag 6,

C-junioren

Senioren Zondag

Zondag 5

C1(3 keer), C2, C3(4 keer) en de C4

Er zijn nog meer teamwebs, maar dat zijn teamwebs met maar één lid. Het kan ook zijn dat in één van de bovengenoemde teamwebs er maar één lid zit.

Ditismijnteam Brederodes F4, F9, E1, Brederodes 6(ik denk zaterdag) en de Zondag 3. Niet al deze accounts zijn dit seizoen gebruikt.

Social media acounts van losse teams/commissies/afdelingen binnen de club moeten inzichtelijk worden gemaakt en gebruikt worden om de boodschap te verzenden.

© v.v. Brederodes


Pagina 36/48


Hoofdstuk 5: SWOT-analyse De SWOT-analyse helpt VV Brederodes bij het bepalen van een nieuwe strategie. Het geeft schematisch inzicht in de interne sterktes en zwaktes van de organisatie en analyseert de kansen en bedreigingen vanuit de omgeving.

Strengths • Signaal afgegeven door bestuur om te verbeteren. De behoefte is daar. • Mogelijkheden/communicatiemiddelen zijn in huis. • Het bereik is duidelijk en afgebakend (namelijk aantal leden van de club). • Duidelijk doel: beter communiceren vanuit het bestuur naar haar leden.

Weaknesses • Weinig beleving bij andere commissies om te voorzien in informatie. • Commissies delen niet/weinig wat ze weten. • Weinig voetbalgerelateerde input vanuit leden (voetbalverslagen e.d.). • Databasebeheer • Commissies weten niet van elkaar wat commissies doen. • Leden weten niet wat commissies voor leden kunnen betekenen of wie zij zijn.

Opportunities • Transparante communicatie binnen club • Organigram commissies Brederodes • Ledenadministratie betrekken bij communicatiebeleid • Structurele exposure in lokale kranten • Usibility website

© v.v. Brederodes


Pagina 37/48


• Gerichte nieuwsbrieven voor gerichte doelgroepen (sponsors, adverteerders, jeugd, etc.) • Inzichtelijk maken wat de doelgroep is per communicatiemiddel • Genereren redactionele stukken bij leden/commissies

Social media opportunities • Losse subaccounts van teams, commissies en afdelingen betrekken in centrale communicatie naar leden • Berichtgeving via social media personaliseren naar specifieke medium • Social media berichtgeving rapporteren aan bestuur • Gerichte acties via social media naar leden • Berichtgeving via social media personaliseren naar specifieke doelgroep. • Interactie houden / zoeken met mensen via social media (Facebook) • Beter toepassen van social media in berichtgeving nieuws • Gerichte polls op Facebook

Threats • Informatie delen geen prioriteit bij leden. Zijn geen communicatieprofessionals • Groeiend individualisme bij senioren • Bestuur angstig om transparant te zijn en transparant te opereren • Geen garantie te geven dat alle mensen ook daadwerkelijk worden bereikt

© v.v. Brederodes


Pagina 38/48


Hoofdstuk 6: Conclusies In de documentatie tot dusver passeren vele conclusies. In dit hoofdstuk zijn de conclusies in de meest vooraanstaande hoofdstukken verzameld en onder elkaar gezet. Op basis van deze conclusies zijn er gerichte doelstellingen opgesteld welke in het volgende hoofdstuk aan de orde komen.

Hoofdstuk 3: Externe analyse Via Twitter kun je met één uiting heel veel personen bereiken. Er is momenteel slechts één persoon die het beheer doet. Het onderhoud wordt hiermee zeer intensief. Goed om periodiek te kijken wat er online over Brederodes wordt gezegd.

Facebook is geschikt voor interactie. Dit moet leuk zijn en informeel. Echter, personen moeten zelf eerst lid worden van de pagina door deze te ‘liken’. Pas dan krijgen zij boodschappen van de club direct op hun account te zien. Het aantal likes ligt op 169 ( per 5 juni 2012). Evenementen kunnen via Facebook worden verspreid. In gesloten groepen kunnen leden van Brederodes verzameld worden. Dit eventueel in overleg met ledenadministratie.

Hyves is een kanaal waarmee veel interactie kan worden gemaakt met voornamelijke jonge leden onder de 20 jaar. LinkedIn is interessant om in te zetten voor sponsoren, omdat zij op deze wijze goed kunnen netwerken.

Voor het benchmarkonderzoek zijn de volgende sport clubs in de regio aselect gekozen: Hercules, de Meern, Spakenburg, MSV, Viko (korfbal) en FC Breukelen. Hieruit blijkt dat iedere club iets unieks heeft. Veel clubs vinden het moeilijk om hun doelgroep te bepalen per communicatiemiddel. Social media wordt niet of nog niet voldoende door sportclubs gebruikt, laat staan ingezet om te communiceren. Vooral de nieuwsbrieven “De Herculaan” (Hercules) en “Flitsend Nieuws” (MSV) zijn op een leuke manier in elkaar gezet, omdat het een interessante inhoud heeft en het lijkt op een magazine. © v.v. Brederodes


Pagina 39/48


Hoofdstuk 4: Interne analyse Het is nu niet zichtbaar waar elke commissie voor staat. Het is niet duidelijk voor leden en andere commissies waarvoor en hoe commissies te benaderen zijn. Het bestuur én de commissies communiceren niet actief genoeg. Een brief heeft een persoonlijke benadering. Nadelen: extra hoeveelheid werk, de extra kosten en de niet-te-garanderen-actualiteit van de database.

Een mailing heeft de potentie om een grote doelgroep in één keer te bereiken. Het adressenbestand moet compleet en up-to-date zijn. In de praktijk blijkt dit een uitdaging. De website van de club heeft een grote bekendheid. Alle informatie over het voetbal kan er op worden gezet, van voetbalverslagen tot speciale evenementen. Door het ontwerp van de website is niet altijd goed zichtbaar wanneer er nieuwe dingen op website staan vermeld en er meer input gewenst vanuit de leden en commissies.

Het televisiescherm in de kantine direct naast de bestuurskamer kan ongemerkt vele leden bereiken. Hierop kunnen ook mededelingen van commissies worden vertoond. Het nadeel van dit scherm is dat iedereen in de kantine moet komen en het scherm in de gaten houden om aan de boodschappen te worden blootgesteld.

Posters zijn een uitstekend middel om doelgroepen vaker bloot te stellen aan een bepaalde boodschap. Echter, iedereen wordt dagelijks aan zoveel boodschappen blootgesteld dat er zeer selectief wordt waargenomen.

Een postvakje is een handig en direct middel om documenten bij de juiste doelgroep te krijgen. Zo kan er, als één van de weinig huidige middelen, een specifiek team worden benaderd. Het nadeel is dat het een onpersoonlijk middel is. De lokale krant heeft de potentie om een krachtig communicatiemiddel te zijn. Veel leden en/of geïnteresseerden lezen de © v.v. Brederodes


Pagina 40/48


krant. De krant kan ook het sociale karakter van de club bekendmaken en benadrukken. De club bepaalt zelf welke informatie naar buiten wordt gebracht. Suggestie-onderwerpen: beleid en bestuurlijke zaken; grote sponsors en evenementen.

Iedere club heeft iets unieks. Veel clubs vinden het moeilijk om hun doelgroep te bepalen per communicatiemiddel. Social media wordt niet of nog niet voldoende door sportclubs gebruikt, laat staan ingezet om te communiceren.

© v.v. Brederodes


Pagina 41/48


Hoofdstuk 7: Doelstellingen Op basis van de wensen geuit in de klaag- en jubelsessies en de externe, interne en SWOT-analyses komt de communicatiecommissie tot een aantal doelstellingen voor het seizoen 2012-2013. Deze doelstellingen zijn onderverdeeld in drie ‘groepen’:

1. De beschikbare communicatiemiddelen die voor alle leden van v. v. Brederodes bereikbaar zijn verbeteren; 2. De communicatie van/naar bestuur en commissies van v. v. Brederodes verbeteren; 3. De communicatie naar/met leden van v. v. Brederodes verbeteren.

Hier doelstellingen worden hieronder genoemd en verder toegelicht. Hierbij staat benoemd of het gaat om een doelstelling ter verbetering van de interne (voor binnen de organisatie van vv Brederodes) of externe (naar leden en andere doelgroepen) communicatie gaat. Verder staat per doelstelling beschreven of de doelstelling op de lange termijn (einde van het seizoen) bereikt moet worden, of op korte termijn gerealiseerd kan worden. De startdatum kan per doelstelling variëren.

1. De beschikbare communicatiemiddelen die voor alle leden van v. v. Brederodes bereikbaar zijn verbeteren; Doelstelling: Het digitale clubblad bereikt alle leden met een e-mailadres (en alle andere geïnteresseerden) Externe communicatie, Korte termijn (vier maanden)

Het is belangrijk om een communicatiemiddel te hebben dat alle leden kan bereiken. Het huidige digitale clubblad wordt naar iets meer dan 800 e-mailadressen verstuurd. Toch zijn er nog steeds leden die het clubblad niet ontvangen. Er zal een project gestart worden © v.v. Brederodes


Pagina 42/48


om de e-mailadressen te verzamelen van nieuwe leden (via de ledenadministratie) en bestaande leden die zich nog niet hebben ingeschreven voor het digitale clubblad (via de website, posters en het aanschrijven van commissies). Daarnaast willen we graag weten hoeveel leden we sowieso NIET via de mail kunnen bereiken (ongeveer).

Doelstelling: De website is goed zichtbaar en duidelijk te navigeren voor alle leden van v. v. Brederodes (en alle andere geïnteresseerden) Externe communicatie, Lange termijn (acht maanden)

De website is een belangrijk communicatiemiddel. De huidige website is in 2010 opgeleverd. Inmiddels kampt hij met enige ‘groeipijntjes’: de vormgeving en navigatiestructuur zijn voor veel mensen onduidelijk, en met name oudere browsers zorgen ervoor dat de website niet voor iedereen even goed zichtbaar is. Met de toename van content voor de website (zie andere doelstellingen) is het belangrijk om de website goed op orde te hebben. Er zal een project gestart worden om de vormgeving en navigatiestructuur aan te passen. In dit project wordt ook kritisch gekeken naar de huidige content op de website, wat hier eventueel van weg kan en wat hier eventueel nog bij moet komen.

Doelstelling: Het televisiescherm naast de bestuurskamer wordt ingezet als communicatiemiddel Externe communicatie, Korte termijn (twee maanden)

Het televisiescherm naast de bestuurskamer wordt nu vooral gebruikt voor foto’s, en in de weekenden ook voor de uitslagen van de eerste elftallen. Hiernaast willen we in de toekomst ook andere mededelingen en eventueel reclame plaatsen. Er zal een project gestart worden om een powerpointpresentatie te maken waar verschillende partijen © v.v. Brederodes


Pagina 43/48


(met name de communicatiecommissie, Joep Oorschot en de wedstrijdsecretariaten van zaterdag 1 en zondag 1) content in kunnen plaatsen. Deze powerpoint wordt afgespeeld op de computer in de bestuurskamer. In overleg met de PR-commissie kan ook gekozen worden voor een ander systeem (narrowcasting).

Doelstelling: In de kantine vindt geen ‘wildgroei’ van posters meer plaats Externe communicatie, Korte termijn (vier maanden)

In de kantine hangen nu op verschillende plaatsen vaak verschillende posters, over verschillende onderwerpen. Door deze wildgroei trekt eigenlijk geen enkele poster of locatie nog de aandacht. Daarnaast ziet het er rommelig uit. Er zal een project gestart worden waarin er beheer komt op het plaatsen van posters in de kantine. De communicatiecommissie bepaalt de locatie waarop nog posters opgehangen mogen worden. De communicatiecommissie ‘verzamelt’ (en eventueel maakt) ook posters die opgehangen moeten worden. En de communicatiecommissie maakt een planning/strategie voor posters in de kantine.

2. De communicatie van/naar bestuur en commissies van v.v. Brederodes verbeteren; Doelstelling: Door middel van een organogram beter onder de aandacht brengen welke commissies er zijn, wat ze doen en hoe ze te bereiken zijn Externe communicatie, Korte termijn (twee maanden)

Op dit moment is het vaak nog voor veel leden onduidelijk welke commissies er binnen v. v. Brederodes zijn, wat ze doen en hoe men in contact met ze kan komen. Een goed organogram, zowel digitaal op de website als in postervorm in de kantine, kan hierbij © v.v. Brederodes


Pagina 44/48


helpen. De communicatiecommissie gaat in gesprek met alle commissies om input voor dit organogram te verzamelen.

Doelstelling: Alle commissies zijn op de hoogte van het bestaan van de communicatiecommissie en de plannen van de communicatiecommissie Interne communicatie, Korte termijn (twee maanden)

Na goedkeuring van het communicatieplan gaat de communicatiecommissie langs bij alle commissies van v. v. Brederodes. De doelstelling van dit bezoek is tweeledig: aan de ene kant komt de communicatiecommissie vertellen wie ze zijn, wat ze doen en waarvoor en hoe andere commissies contact met ze op kunnen nemen. Aan de andere kant wordt er aan de commissies vertelt wat de communicatiecommissie van ze verwacht (zie andere doelstellingen).

Doelstelling: Alle leden zijn op de hoogte van het bestaan van de communicatiecommissie en de plannen van de communicatiecommissie Externe communicatie, Korte termijn (twee maanden)

Na goedkeuring van het communicatieplan communiceert de communicatiecommissie richting alle leden van v. v. Brederodes over haar bestaan en haar plannen, via de website en het digitale clubblad. Hierin zal met name gecommuniceerd worden hoe en waarom leden contact op kunnen nemen met de communicatiecommissie.

© v.v. Brederodes


Pagina 45/48


Doelstelling: Alle commissies leveren één keer per maand een update aan over waar ze mee bezig zijn Externe communicatie, Korte termijn (twee maanden)

Het is belangrijk om naar de leden te communiceren waar we als vereniging mee bezig zijn. Dit geldt voor het bestuur, maar ook voor de commissies zelf. Daarom zal aan iedere commissie (inclusief het bestuur) gevraagd worden om minstens één keer in de maand aan de communicatiecommissie te laten weten waar ze mee bezig zijn, of wat ze besloten hebben. Dit hoeven geen complete notulen te zijn: gewoon één of twee plannen of besluiten die voor leden interessant zijn. De communicatiecommissie zal deze vervolgens richting de leden communiceren via de website, het digitale clubblad en/of andere kanalen.

3. De communicatie naar/met leden van v. v. Brederodes verbeteren; Doelstelling: Meer gebruik maken van de unieke mogelijkheden van social media om de interactie met leden te vergroten Externe communicatie, Korte termijn (vier maanden)

Social media bieden een aantal unieke mogelijkheden om met leden (en andere doelgroepen) in contact te komen. Op dit moment maakt v. v. Brederodes daar nog niet optimaal gebruik van. Nu worden vaak nieuwsberichten van de website gedeeld, maar verder gebeurt er weinig. Er zal een project gestart worden om voor de meest relevante social media een strategie te bedenken, met als doel om de interactie met leden te vergroten. Per social media-platform worden meetbare doelen gesteld.

© v.v. Brederodes


Pagina 46/48


Doelstelling: Het digitale clubblad doorontwikkelen van ‘samenvatting van de website’ naar communicatiemiddel richting leden Externe communicatie, Lange termijn (acht maanden)

Het digitale clubblad van v. v. Brederodes wat nu wekelijks naar een groot deel van de leden wordt gemaild is feitelijk niet veel meer dan een samenvatting van de laatste artikelen op de website. We willen dit ‘doorontwikkelen’ zodat het meer een eigen identiteit krijgt. Bijvoorbeeld door er unieke content in te plaatsen en/of ledenacties te verzinnen). Op deze manier krijgt het digitale clubblad toegevoegde waarde.

Doelstelling: Alle elftallen leveren regelmatig content aan voor op de website, in het digitale clubblad of op social media Externe communicatie, Lange termijn (acht maanden)

De hoeveel content afkomstig van voetbalelftallen is teleurstellend. We willen graag dat de elftallen regelmatig content aanleveren, bijvoorbeeld in de vorm van wedstrijdverslagen of foto’s. Deze content zorgt voor toegevoegde waarde aan de kanalen waarop we deze plaatsen (de website, het digitale clubblad en/of social media). Het streven is om ieder elftal te vragen minstens drie keer per seizoen iets aan te leveren. Eerste elftallen wordt gevraagd om dit vaker te doen.

© v.v. Brederodes


Pagina 47/48


Hoofdstuk 8: Wat nu? Vanaf nu is er de Communicatiecommissie. De personen die het communicatieplan hebben geschreven zitten hier in. Dit zijn dus Yoni van Breukelen, Aldert Guijt, Leo Oorschot, Elroy de Groot en Kevin Bienen.

Het komende seizoen zal de commissie de doelstellingen aanpakken. Deze doelstellingen zullen niet tegelijkertijd verwezenlijkt worden, maar zullen doelstelling na doelstelling aangepakt worden. Er zal eerst moeten worden geprioriteerd, dus de doelstellingen die in onze ogen het meest belangrijk zijn zullen als eerst worden aangepakt.

Per doelstelling zal er ook een plan van aanpak moeten worden gemaakt. In dit plan zal staan welke personen er voor nodig zijn, welke middelen wie hiervoor nodig hebben, wie de leider is van het plan en hoe groot het budget zal moeten zijn om de doelstelling te verwezenlijken.

In de winterstop zal er een evaluatie plaats vinden. Hierbij wordt gekeken naar hoeveel korte termijn doelstellingen zijn gehaald en naar hoe het proces verloopt van de lange termijn doelstellingen.

Bijlage De bijlage zijn op te vragen bij de communicatiecommissie en zijn niet toegevoegd aan dit documnt.

© v.v. Brederodes


Pagina 48/48

Communicatieplan v.v. Brederodes

Recommend Documents