Communicatieplan Flexibility Project 4
8 januari 2010 Klas E4L groep 4 Hein‐Jan Vervoorn, Lotte van Son, Willemijn Vervoort, Frank van Krieken
1
Inhoud Inleiding ............................................................................................................................................... 4 1.
Visie & Doelen ............................................................................................................................. 5 1.1 Visie ........................................................................................................................................... 5 1.2 Doelen ....................................................................................................................................... 5
2.
Bedrijfscultuur‐ en structuur ....................................................................................................... 6 2.1 Divisiestructuur ......................................................................................................................... 6 2.2 Cultuur ....................................................................................................................................... 6 2.3 Leiderschapsstijl ........................................................................................................................ 7
3.
Segmentatie interne doelgroepen .............................................................................................. 8 3.1 Franchisenemers ....................................................................................................................... 8 3.2 Eigen medewerkers ................................................................................................................... 8
4.
Informatiebehoefte & knelpunten .............................................................................................. 9 4.2 Informatiebehoefte ................................................................................................................... 9 4.3 Huidige interne communicatiemiddelen ................................................................................. 10
5.
Communicatiemiddelen ............................................................................................................ 11 5. 1 Sportevenementen ................................................................................................................. 11 5.2 Fortis Rotterdam Marathon .................................................................................................... 11 5.3 De Nijmeegse vierdaagse ........................................................................................................ 11 5.4 XXX Amsterdam Marathon ...................................................................................................... 12 5. 5 Intranet ................................................................................................................................... 12 5.6 Flexdagen en andere bijeenkomsten ...................................................................................... 12 5.7 Kosten ...................................................................................................................................... 12 5.8 Externe communicatie rondom sportevenementen ............................................................... 12
6.
Externe communicatie event: “Hoe flexibel ben jij?” .............................................................. 13 6.1 Evenement............................................................................................................................... 13 6.2 Doel ......................................................................................................................................... 13 6.3 Doelgroep ............................................................................................................................... 13 6.4 Benaderingswijze ..................................................................................................................... 13 6.5 Programma .............................................................................................................................. 13 6.6 Beschrijving programma .......................................................................................................... 14 6.7 Kosten ...................................................................................................................................... 14 6.8 Flexibility dag draaiboek .......................................................................................................... 14
1.
Externe communicatie: sportevenementen ............................................................................. 16 2
7.1 Warming‐up stand ................................................................................................................... 16 7.2 Uitdeel stand ........................................................................................................................... 16 7.3 Kosten externe communicatiemiddelen rondom sportevenementen ................................... 16 7.4 Draaiboek sportevenementen ................................................................................................ 17
3
Inleiding De detacheringmarkt heeft te maken met vele trends en ontwikkelingen waarop bedrijven opererend in deze markt moeten anticiperen. Flexibility een innovatieve onderneming actief op deze markt, heeft ook te maken met deze trends en ontwikkelingen. Het vernieuwende concept waarmee Flexibility opereert op de detacheringmarkt, heeft er toe geleid dat zij tot een succesvolle onderneming zijn uitgegroeid. Om dit succes voor te zetten en om een ruimere en vernieuwende blik te krijgen over hoe zij kunnen anticiperen en of inspelen op deze ontwikkelingen, heeft Flexibility studenten van Avans Hogeschool te ‘s‐Hertogenbosch benaderd om hun visie te geven. Deze visie zal worden gepresenteerd in de vorm van een intern en extern communicatieplan. De aanbevelingen in deze documenten moeten Flexibility helpen de juiste bestuurlijke beslissingen te nemen in het jaar 2010.
4
1. Visie & Doelen 1.1 Visie Kenmerkend voor Flexibility is de flexibiliteit van de onderneming. Dit komt bijvoorbeeld tot uiting in de afwezigheid van bedrijfspanden. De franchisenemers werken veelal vanuit huis. Opdrachtgevers ontmoeten zij bijvoorbeeld direct op de werkvloer. Daarnaast voeren zij veel gesprekken in horecagelegenheden en bij de werkzoekende thuis. Kortere communicatielijnen en een persoonlijkere band met de klant staan hierdoor centraal. Deze flexibiliteit ziet men ook intern terug. Werkplek en werktijden zijn in te plannen door de zelfstandige franchisenemers evenals de keuze voor een specifieke branche. Deze franchisenemers worden krijgen veel ruimte wat betreft de invulling van hun werkzaamheden. De zelfstandigheid en flexibiliteit van de werknemers heeft overigens wel een keerzijde, Flexibility is één onderneming en dient dit ook uit te stralen. Consistentie in de boodschap naar buiten toe is dan ook van belang. Om dit te kunnen realiseren is het belangrijk om er voor te zorgen dat dit gevoel ook intern leeft. Visie voor de interne communicatie is dan ook het behouden van het ‘samen één gevoel’. 1.2 Doelen De doelstelling van het totale onderzoek is als volgt: Binnen één jaar de naamsbekendheid van Flexibility vergroten bij opdrachtgevers binnen het MKB segment, met behulp van een duidelijke interne‐ en externe communicatieboodschap. De interne doelstelling is als volgt: Het ‘samen één gevoel’ vergroten bij de franchisenemers.
5
2. Bedrijfscultuur en structuur Om een beeld te krijgen hoe de interne organisatie van Flexibility eruit ziet wordt de structuur en cultuur van het bedrijf beschreven. De organisatie bestaat uit een hoofdkantoor met een directie met daarbij verschillende ondersteunende afdelingen. Onder het hoofdkantoor vallen franchisenemers die op geografische wijze zijn ingedeeld. De franchisenemers zorgen uiteindelijk voor het dienstverlenend proces. Het organogram van Flexibility ziet er als volgt uit:
Directie
Training & Coaching
Recruitment
Managementassitente
Flexibility Zorg en Welzijn
Flexibility Office & Sales
Commerciele ondersteuning
Flexibility Creditmanagement
Figuur 1 : organogram Flexibility
2.1 Divisiestructuur De structuur van Flexibility is namens de theorie van H. Minzberg te typeren als een divisiestructuur. Een divisiestructuur is gebaseerd op standaardisatie van output. Het belangrijkste onderdeel in de organisatie is het middenkader (franchisenemers). Vanuit het hoofdkantoor wordt er top‐down gecommuniceerd. In een divisiestructuur krijgen de divisies de bevoegdheid om eigen activiteiten te runnen. Ze bepalen de uitvoering en formuleren de strategieën voor de geografische markten die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Het hoofdkantoor verleent de franchisenemers vrijwel volledige bevoegdheid om eigen beslissingen te nemen met betrekking tot het dienstverlenend proces. Doordat Figuur 2: Divisiestructuur Flexibility de franchisenemers een grote verantwoordelijkheid hebben vormen zij divisies binnen de onderneming. 2.2 Cultuur De cultuur binnen Flexibility wordt getypeerd als een personencultuur volgens de typologie van Handy. De personencultuur kenmerkt zich door prioriteit te geven aan het individu binnen de organisatie. Het bedrijf staat als het ware in dienst van de medewerkers. Een manager binnen dit bedrijf is gelijk aan de medewerkers. Er wordt alleen van management gebruik gemaakt, omdat dit nu eenmaal nodig is binnen een organisatie. Daarnaast speelt resultaatgericht als kenmerk ook een rol bij de cultuur van Flexibility. De franchisenemers voeren de dienst naar eigen invulling uit maar ze streven wel naar hetzelfde resultaat.
6
2.3 Leiderschapsstijl Volgens de literatuur; Marcus en van Dam, Organisatie en Management heeft Flexibility te maken met participerend leiderschap. Participerend leiderschap is een leiderschapsstijl die tussen autoritaire en democratische vorm in zit. Het hoofdkantoor behoudt de verantwoordelijkheid voor de wijze waarop taken moeten worden uitgevoerd. Er wordt wel beroep gedaan op de organisatieleden om te participeren in overlegorganen en het hoofdkantoor te informeren of te adviseren. De uiteindelijke beslissingen worden genomen door de managers op het hoofdkantoor. Het hoofdkantoor geeft uiteindelijk veel ondersteuning en sturing aan haar franchisenemers. De managers van het hoofdkantoor geven instructies aan de franchisenemers hoe zij te werk moeten gaan om de gewenste output te krijgen. Volgens Paul Hershey en Kenneth Blanchard is leiderschap afhankelijk van de mogelijkheden van de medewerker. Het criterium waarop leiderschap wordt gebaseerd is het niveau van de taakvolwassenheid van de medewerker. In hoeverre is een medewerker bekwaam om een bepaalde taak uit te voeren en de bereidheid om die taak en daarbij behorende verantwoordelijkheden te aanvaarden. Volgens deze benadering wordt de stijl bij Flexibility getypeerd al s ‘Overtuigen’. Bij deze stijl ligt de nadruk op de taak en op de relatie. Deze stijl sluit aan bij participerend leiderschap. De medewerker krijgt veel sturing en veel ondersteuning bij het uitvoeren van werkzaamheden. Het hoofdkantoor geeft hierbij enerzijds veel opdrachten aan de medewerker, anderzijds begeleiden zij hen bij de uitvoering daarvan. De medewerker is bereidt om verantwoordelijkheden op zich te nemen en uit te voeren.
7
3. Segmentatie interne doelgroepen Om een beeld te vormen hoe en naar wie onze interne visie en boodschap gecommuniceerd dient te worden, is het belangrijk om de interne belangengroepen in kaart te brengen. Een interne visie die niet duidelijk wordt overgebracht op de interne communicatiedoelgroepen, resulteert in een matige tot slechte externe boodschap naar de (potentiële) klanten. Binnen Flexibility kunnen de volgende interne doelgroepen onderscheiden worden: Franchisenemers Eigen medewerkers (hoofdkantoor) 3.1 Franchisenemers De 70 franchisenemers in Nederland, bestaan uit zowel mannen als vrouwen, in de leeftijdscategorie tussen de 30‐50 jaar die een goede balans zoeken tussen werk en privé sfeer. De franchisenemers worden aangetrokken en aangenomen volgens een bepaald stappenproces. De potentiële franchisenemer worden gescreend en beoordeeld op hun kunnen. Voldoet de kandidaat aan de gestelde eisen, dan wordt dit onderdeel van de landelijke Flexibility onderneming. De franchisenemers worden voor hun belangrijkste informatiebronnen ondersteund door de hoofdonderneming van Flexibility in Nederland. Daarnaast vindt er ook onderlinge communicatie plaats tussen franchisenemers door bijvoorbeeld maandelijks overleg, maar ook door het gebruik van Intranet. De franchisenemers worden goed geïnstrueerd over de visie van de onderneming, flexibiliteit. Een eventuele toevoeging, verandering aan deze visie moet dan ook duidelijk geïmplementeerd worden in het aantrekkingsproces/wervingsproces van nieuwe franchisenemers. Ook de huidige franchisenemers moeten worden bereikt via bestaande en of nieuwe informatiekanalen. 3.2 Eigen medewerkers Naast de franchisenemers, is het besturend orgaan ook een belangrijk onderdeel van Flexibility. Het hoofdkantoor kan onderscheiden worden in de volgende personen: • 1 Directeur • 1 Management Assistente • 1 Recruiter • 1 Commercieel manager • 1 Commercieel medewerker • 1 Manager Training en opleiding Ook hier geldt dat, als er wijzigingen/toevoegingen worden gedaan aan de geformuleerde visie en werkwijze van de onderneming dit uiteraard van bovenaf moet worden doorgevoerd naar de onderliggende onderdelen van de onderneming (franchisenemers).
8
4. Informatiebehoefte & knelpunten Op dit moment voert Flexibility interne communicatie op de volgende kanalen; Franchiseraad Intranet Flexdagen Clusteroverleg Opleiding & training Individuele coaching De vraag is wat voor informatie of andere communicatievormen er via deze communicatiemiddelen gevoerd wordt. Wanneer Flexibility samenhorigheid uit wil stralen en meer wil fungeren als één geheel dan moet dit gevoel over alle communicatiekanalen doorgevoerd worden. 4. 1 Knelpunten Vanwege de franchisestructuur van het bedrijf zal het lastig zijn om deze samenhorigheid consistent te blijven communiceren aan medewerkers. De verschillende franchisenemers zijn verdeeld over het hele land. Onderlinge communicatie zal veelal via non‐verbale middelen gaan; zoals het intranet & e‐ mail. Dit brengt met zich mee dat franchisenemers elkaar amper of niet persoonlijk kennen. Dit kan als knelpunt gezien worden. Wanneer een franchisenemer een ander niet kent, hebben ze ook geen band met elkaar. Het samen één gevoel zal zich daarom ook niet ontwikkelen, tenzij er maatregelen getroffen worden. Flexibility moet er voor zorgen dat de franchisenemers het gevoel hebben dat ze onderdeel uitmaken van een groter geheel. De interne communicatiecampagne moet er voor zorgen dat dit gevoel bereikt wordt bij de franchisenemers. 4.2 Informatiebehoefte Het zou voor franchisenemers relevant kunnen zijn om de laatste nieuwtjes te ontvangen over de betreffende branche waarin zij werken. Op die manier blijven ze op de hoogte van de branche waarin ze werken en kunnen ze werkzoekende ook beter advies geven. Ook kunnen ze beter inzicht krijgen in waar kansen liggen op de arbeidsmarkt. Natuurlijk zullen franchisenemers zich al interesseren voor de branche waarin zij werken, maar wanneer op bijvoorbeeld het intranet meer informatie gepost wordt is het eenvoudiger te ontvangen. Franchisenemers binnen dezelfde branche kunnen hier ook nieuws delen. Zo kan het intranet meer als informatieplatform gaan dienen.
9
4.3 Huidige interne communicatiemiddelen Instrument Beschrijving Behouden/afstoten Groep leden van Behouden Franchiseraad franchisenemers behartigen belangen totaal aantal franchisenemers Alle operationele Behouden Intranet informatie wordt via dit kanaal gecommuniceerd naar de franchisenemers Speciale dagen Behouden Flexdagen georganiseerd voor de franchisenemers, alle belangrijke ontwikkelingen en trends worden besproken
Clusteroverleg
Vergaderingen op regionaal niveau tussen franchisenemers
Behouden
Opleiding & training
Via intensieve opleiding en trainingen worden toekomstige franchisenemers voorbereid op de toekomstige werkomgeving
Behouden
Individuele coaching
Franchisenemers Behouden worden nadat zij zijn aangenomen
Opties In hoeverre heeft deze raad invloed op het bestuur van Flexibility, bijv. het externe communicatiebeleid Zeer belangrijk instrument, het is belangrijk dat er interactie plaatsvindt via dit kanaal en dat het niet bij eenzijdige communicatie blijft Er moet saamhorigheid gecreëerd worden binnen de onderneming het is daarom belangrijk dat deze franchisenemers een aantal keer per jaar ‘direct’ contact met elkaar hebben. De invulling van deze dag hoeft niet alleen te gaan over de zakelijke werkomgeving van de leden. Het is belangrijk om te bespreken wat de ontwikkelingen/gebeurtenissen zijn in de directe omgeving van de franchisenemers. Het is echter ook van belang om de uitkomsten (notulen) van deze cluster bijeenkomsten te delen met de andere clusterbijeenkomsten (franchisenemers) in het land. Deze informatie kan ook voor hen van belang zijn. Belangrijk doel van franchisenemers is het aantrekken van nieuwe werknemers en opdrachtgevers. In de opleiding is het daarom van belang om veel aandacht te besteden aan manieren om het werven van werknemers en werkgevers te vergemakkelijken/effectiever te maken. Het begeleiden van personeel is belangrijk het is echter wel van belang dat 10
gecoached en gemotiveerd om betere prestaties te behalen Nieuwsbrief
Online ideeënbus
Houd werknemers op de hoogte van belangrijke gebeurtenissen binnen en buiten de onderneming Franchisenemers kunnen online een formulier invullen met ideeën aangaande de onderneming
Introduceren
Introduceren
franchisenemers zich niet opgedrongen voelen door deze individuele coaching. Ze moeten hun eigen beslissingen kunnen maken. Door een wekelijkse update te vesturen naar alle werknemers blijven zij op de hoogte van alle ontwikkelingen binnen en buiten de onderneming Niet alleen de directie maar ook franchisenemers kunnen goed ideeën over welke richting de onderneming zou moeten varen.
5. Communicatiemiddelen 5. 1 Sportevenementen Flexibility zal deel gaan nemen aan een drietal evenementen. Dit zijn de Nijmeegse vierdaagse, de Rotterdam marathon en de Amsterdam marathon. De keuze is hierop gevallen, omdat lopen of rennen voor iedereen toegankelijk is. Daarnaast zijn deze evenementen ook verspreid over het hele jaar en land. Ze vinden plaats in april, juli en oktober. 5.2 Fortis Rotterdam Marathon Dit evenement is een marathon door Rotterdam van 42,195 kilometer. De start en de finish zijn op de Coolsingel in het centrum van de stad. Door middel van een kanonschot wordt steeds het startschot gegeven. De minimumleeftijd om te mogen deelnemen is 18 jaar. De laatste editie vond plaats op zondag 5 april 2009. In 2010 vindt het plaats op zondag 11 april. Bedrijven kunnen apart deelnemen in teams. Ze kunnen in teams van 3 tot 5 personen deelnemen, in estafette vorm met 4 personen per team deelnemen of ze nemen deel aan de Duo Marathon die tussen de reguliere en de estafette vorm inzit qua afstand. Per jaar nemen er ongeveer 20.000 mensen deel aan dit evenement. Evenals bij de vierdaagse helpt dit evenement bij het versterken van de samenhorigheid tussen de medewerkers. 5.3 De Nijmeegse vierdaagse De Nijmeegse vierdaagse is een evenement waarbij vier dagen lang gewandeld wordt. Tijdens deze dagen lopen deelnemers per dag 30,40 of 50 kilometer. De afstand wordt bepaald door de leeftijd en het geslacht van de deelnemer. De deelnemers hebben daarnaast ook de keuze om 10 of 20 kilometer toe te voegen aan de wandeling. Wanneer alle gekozen afstanden afgelegd zijn kunnen de deelnemers een beloning verwachten in de vorm van een medaille. In 2010 zal dit evenement plaatsvinden van 20 tot en met 23 juli. Dit evenement is enorm bekend in Nederland. In 2009 namen er 48.317 mensen uit 64 verschillende landen deel aan dit evenement. In 2008 waren dit er 43.450. Omdat dit evenement niet bepaald gemakkelijk te voltooien is, zal er veel gevraagd worden van de medewerkers. Ze zullen elkaar moeten helpen en ondersteunen wanneer het even niet meer lukt. Het doel hiervan is om het teamwork en de samenhorigheid binnen het bedrijf te versterken.
11
5.4 XXX Amsterdam Marathon Dit evenement is vergelijkbaar met de Rotterdam marathon. De afstand is ook 42,195 kilometer. Dit evenement vindt echter plaats op zondag 17 oktober 2010. Net als bij de marathon van Rotterdam kunnen teams in estafette vorm met 4 personen per team deelnemen. Ook hier geld dat er tijdens de estafette goed samengewerkt moet worden. Dus staat teamwork en samenhorigheid hier ook centraal. Het is belangrijk dat de bovenstaande evenementen bekend zijn bij de medewerkers. Dit zal op de volgende manieren gecommuniceerd: 5. 5 Intranet Via het intranet posten dat men deel kan nemen aan de betreffende evenementen. Na afloop van het evenement kan hierop een verslag geplaatst worden over hoe het evenement verlopen is. Zo laat men ook aan de medewerkers die niet deelnemen zien dat Flexibility als één team aanwezig is geweest. 5.6 Flexdagen en andere bijeenkomsten Tijdens de Flexdagen of andere bijeenkomsten kan er prima aangekondigd worden wat de plannen zijn. Vooral tijdens de bijeenkomsten zullen de medewerkers het meest gemotiveerd worden om deel te nemen. Bekenden van elkaar kunnen een team vormen en elkaar enthousiastmeren. 5.7 Kosten Totaal voor 40 deelnemers per evenement =€ 14580‐ Tijdens de evenementen dragen de deelnemers kleding van Flexibility. De kosten voor deze kleding is naar schatting als volgt: € 40‐ per shirt 40 x 40 = € 1600‐ Totaal bedrag = € 16180‐ 5.8 Externe communicatie rondom sportevenementen Tijdens de deelname bij deze evenementen zijn er mogelijkheden om ook aanwezig te zijn met externe communicatie vanuit Flexibility. Nadere informatie hierover is te vinden in het implementatieplan externe communicatie.
12
6. Externe communicatie event: “Hoe flexibel ben jij?” 6.1 Evenement Om potentiële klanten kennis te laten maken het Flexibility wordt er een cursus/workshop georganiseerd waar diverse MKB bedrijven deel aan kunnen nemen. Tijdens dit evenement wordt de flexibiliteit en professionaliteit van Flexibility benadrukt. Tijdens de workshop wordt vooral ingegaan op zaken zoals het aannemen, inzetten en motiveren van medewerkers. Voor de deelnemers zal dit een informatieve leuke dag zijn. De workshops worden per sector aangeboden in Utrecht, wat een centrale plaats is. 6.2 Doel Doel van het evenement is potentiële klanten kennis laten maken met Flexibility. Belangrijk is dat de kernwaarden van Flexibility overgebracht worden. De dag dient informatief en leuk te zijn. Doel is om over te brengen dat Flexibility verstand heeft van zaken en van waarde kan zijn voor het eigen bedrijf. Het achterliggende doel is dan ook het werven van nieuwe klanten. 6.3 Doelgroep Bedrijven binnen het MKB die zich bezig houden met het werven van personeel. 6.4 Benaderingswijze Om de juiste bedrijven te kunnen benaderen zal Flexibility een MKB bestand kopen bij KVK. Op die manier kan Flexibility haar toekomstige deelnemers/klanten uitnodigen voor de gratis workshop. Het is van belang dat de uitnodiging op een aantrekkelijke wijze wordt gemaakt. Het idee is om een voorwerp zoals ‘kneed balletje’ toe te voegen om de boodschap ‘hoe flexibel bent jij?’ meer kracht bij te zetten. De potentiële klanten worden dus benaderd door middel van direct mail. Flexibility heeft het klantenbestand onderverdeeld in verschillende sectoren die zij bedienen. Dit zijn de volgende sectoren: Zorg en Welzijn, Creditmanagement, Fashion, Algemeen. Per sector wordt er een dag ingeroosterd om de workshop uit te voeren. In totaal vinden er dus vier workshops plaats. Wat betreft de sector ‘algemeen’ zal er nader bekeken moeten worden welke bedrijven interessant zijn om uit te nodigen. Voor de andere sectoren geldt dat alleen de meest interessante bedrijven uitgenodigd worden. Per sector worden zo’n 200 uitnodigingen verstuurd, er wordt een respons van zo’n 40% verwacht. Naast de potentiële klanten zullen ook de franchisenemers benaderd worden om een dag deel te nemen aan een workshop. Dit verbeterd de saamhorigheid binnen Flexibility en zorgt tevens voor directe contact mogelijkheden tussen franchisenemers en potentiële klanten. 6.5 Programma Het Flexibility event zal vier keer georganiseerd worden in de maand juni, op de volgende dagen: dinsdag 15 juni, woensdag 16 juni, donderdag 17 juni en vrijdag 18 juni. De datum voor dit evenement is geplaatst voor de zomervakantie, omdat de meeste flexibele arbeidskrachten nodig zijn rond de zomervakantie. Dit is dus het meeste geschikte moment voor Flexibility om contact te zoeken met haar potentiële klanten. Wat Tijdstip Fotoshoot 10.30 – 11.00 Ontvangst koffie/thee 10.30 – 11.00 Welkomstwoord/ Introductie van de dag 11.00 – 11.15 Spreker 1 11.15 – 12.15 Lunch 12.15 – 13.00 Spreker 2 13.00 – 14.00 Borrel/ evaluatie 14.00 – 15.30 Afsluiting 15.30 – 15.45
13
6.6 Beschrijving programma De dag begint met een warm ontvangst. Er wordt koffie en Thee met iets lekkers aangeboden. Bij binnen komst wordt er een foto gemaakt van elke deelnemer. De deelnemer neemt plaats in een speciaal daarvoor ontworpen fotobord. Dit fotobord wordt ontworpen door een ontwerpbureau, met als thema flexibiliteit. De foto dient aan de ene kant als leuke herinnering aan de dag voor de deelnemer en aan de andere kant als mogelijkheid voor Flexibility om een terugkoppelmoment te creëren met de deelnemers. De foto wordt na het evenement toegestuurd aan de deelnemers. De workshop begint met een welkomstwoord en een introductie. ‘s Middags komen er twee sprekers aan bod. Het is van belang dat de workshop duidelijk afgestemd wordt op de sector. Dat betekent dat de sprekers zich ook moeten afstemmen op de sector. Uiteraard vind er tussen de twee sprekers een sfeervolle lunch plaats. Na de sprekers zal er geëvalueerd wordt met behulp van een korte vragenlijst. Er vindt daarna een afsluiting plaats met een dankwoord. Tot slot vindt er een borrel plaats waarbij iedereen zijn ervaringen met elkaar kan delen. 6.7 Kosten Ruimte Flexibility dagen NBC Nieuwegein (4 dagen incl. drank&lunch) Ontwerpbureau (fotobord&mailing) Produceren mailing Versturen mailing Inhuren gastsprekers ( 2 sprekers, 4 dagen, 1 uur presentatie) Fotograaf (4 dagen aanwezig) Logistieke middelen (Hertz autoverhuur, 1 vrachtwagen)
€ 38.350,‐ € 2.500,‐ € 1.640,‐ € 1.056,‐ € 2.400,‐ € 300,‐ € 200,‐ Totaal € 46.446,‐
6.8 Flexibility dag draaiboek Wat Wanneer Wie Aanvragen ruimte event Februari 2010 Flexibility/ NBC (NBC Nieuwegein) Nieuwegein
Inventariseren/inhuren gastsprekers
Begin maart 2010
Via www.sprekersplatform.nl
Ontwerp uitnodiging Flexibility event m.b.v. ontwerpbureau
Begin maart 2010
Huidig ontwerpbureau van Flexibility
Ontwerp ‘fotobord’ voor
Begin maart
Huidig ontwerpbureau van
Overige informatie 1 week voor het event exact doorgeven hoeveel deelnemers zullen komen. Inschatting= 80 deelnemers per dag. Franchisenemers zijn hier niet bij inbegrepen dit wordt geraamd op: 15 franchisenemers per dag. Drank en lunch zijn inbegrepen bij de huur van de zaal. Heeft kennis over de detacheringmarkt (flexibel), brengt dit op een unieke manier en kan zorgen voor een op de branche afgestemde presentatie. Vanuit Flexibility dient een specifieke briefing opgesteld te worden over de eisen aan de uitnodiging van het event. Vanuit Flexibility dient een 14
fotoshoot tijdens event m.b.v. ontwerpbureau
2010
Flexibility
Deadline/beoordeling ontwerpen ontwerpbureau
Eind april 2010
Flexibility
Indeling maken van Flexibility personeel aanwezig tijdens Flexibility dagen
Mei 2010
Flexibility
Logistieke middelen reserveren
Eind mei 2010
Hertz autoverhuur
Flexibility dag 1 (Algemeen) Flexibility dag 2 (Zorg&Welzijn) Flexibility dag 3 (Finance) Flexibility dag 4 (Fashion) Inventariseren enquêtes
15 juni 2010
Flexibility
specifieke briefing opgesteld te worden over de eisen aan het fotobord van het event. Er kan uitloop plaatsvinden voor verbeteringen aan de ontwerpen van het ontwerpbureau. Naast de planning dient er ook een individuele taakverdeling gemaakt te worden voor de werknemers. Voor de grotere aankledingmaterialen dient er een kleine vrachtwagen gehuurd te worden.
16 juni 2010
Flexibility
17 juni 2010 18 juni 2010 21 juni 2010
Flexibility Flexibility Flexibility
Evaluatie vergadering event
22 juni 2010
Flexibility hoofdkantoor
Opvolging foto’s
23 juni 2010
Flexibility
Belangrijkste/opvallende punten inventariseren en verwerken in een PowerPoint presentatie. Wat ging goed, wat minder? Volgend jaar weer? Deelnemers worden bedankt en gevraagd of verdere contactmogelijkheden toegestaan zijn via e‐ mail/telefoon.
15
1. Externe communicatie: sportevenementen De deelname aan sportevenementen heeft in eerste instantie een intern communicatiedoel. Namelijk het creëren van saamhorigheid onder de franchisenemers. Naast dit doel lenen deze evenementen zich ook prima voor de uitvoering van externe communicatieboodschappen. De deelnemers van Flexibility dragen kleding van Flexibility, dit brengt communicatieve mogelijkheden met zich mee. De kleding moet in de huisstijl van Flexibility passen met logo, kleuren en eventueel een slagzin of pay‐off. Het is de bedoeling dat Flexibility zo intensief mogelijk aanwezig is met externe communicatiemiddelen. De deelname aan de sportevenementen gaat op de volgende manieren ingevuld worden: 7.1 Warmingup stand Flexibility huurt een spontane sporttrainer in om bij de start van het evenement een warming‐up te verzorgen. Een samenwerking met de organisatie van het betreffende sportevenement kan daarom niet uitgesloten worden. De sporttrainer moet luidruchtig aanwezig zijn met een microfoon of een megafoon om mensen bij de warming‐up te betrekken. Er zal een soort van podium gebouwd moeten worden. Er moet een duidelijk logo aanwezig zijn met de bijbehorende slogan “Hoe flexibel ben jij?”. 7.2 Uitdeel stand Tijdens de evenementen staan langs de weg verschillende stands die water, handdoeken, sponzen etc. uitdelen. Flexibility kan ook een eigen stand laten plaatsen en “Flexibility bidons” uitdelen aan de passerende deelnemers. Ook hier met de boodschap “Hoe flexibel ben jij?” Bij beide van deze uitingen op sportevenementen moet in de communicatiemiddelen nadrukkelijk verwerkt worden dat Flexibility uitzendt en detacheert. 7.3 Kosten externe communicatiemiddelen rondom sportevenementen Warming‐up stand: Inhuren van sporttrainer p/uur= € 47,50‐ 1 6 * € 47,50 * 3 € 855,00‐ ‐ Uitgaande van 4 uur per dag Huren van podium 6mx5m 2 3 evenementen € 2247,00‐ 3 Spandoek 4m x 1m € 145,00‐ Staangeld podium plaats 3 evenementen € 75.000‐ Subtotaal Uitdeel stand: 3000 Bio‐Bidons met bedrukking 4 3 evenementen Spandoek 300cm x 80cm Huren kraam 300cm x 80 cm 3 evenementen Staangeld kraam 3 evenementen Subtotaal Totaal
€ 78.247,00‐
€ 9750,00‐ € 115,00‐ € 42,00‐ € 75.000‐
€ 84.907,00‐
€ 163.154,00‐
1
http://www.robpankras.nl/Tarieven.htm http://www.leeborent.nl/images/Prijslijst.pdf 3 http://www.bannergroothandel.nl/index.php?item=spandoeken&action=page&group_id =21&lang=NL 4 http://www.promofit.nl/promofit/offerte/default.asp 2
16
7.4 Draaiboek sportevenementen Wat Wanneer Werven van Vanaf januari 2010 enthousiaste sporttrainer en communiceren met organisaties van sportevenementen voor staanplaatsen
Wie Management Flexibility
Verzorgen van een podium, uitdeelkraam en installatie
Vanaf februari 2010
Management Flexibility
Spandoek laten drukken
Vanaf februari 2010
Bidons laten maken
Vanaf februari 2010
Management Flexibility Management Flexibility
Spandoeken laten maken
Vanaf februari 2010
Management Flexibility
Overige Bij alle fases is het belangrijk om op tijd materialen te regelen en afspraken te maken. Vooral wanneer het afhankelijk is van een externe partij Wanneer mogelijk meteen voor alle evenementen een sporttrainer en staanplaatsen regelen Meteen data reserveren voor 20 tot 23 juli voor Nijmeegse vierdaagse en 17 oktober voor Amsterdam marathon. Eenmalig; spandoek kan meerdere keren gebruikt worden Afhankelijk van verbruik van bidons, eventueel extra bidons laten maken voor andere sportevenementen Eenmalig; spandoek kan meerdere keren gebruikt worden
17
