Communicatienota 2015-2018 Inleiding De gemeente Someren is volop in beweging. Meerdere trajecten zijn gestart om de manier van werken, de aansturing en de cultuur binnen de gemeentelijke organisatie verder te professionaliseren. Op die manier speelt Someren in op de landelijke ontwikkelingen en de daaruit voortvloeiende doelstellingen van de raad en het college. De maatschappij en daarmee de rol van de overheid zijn erg aan het veranderen. De tijd dat vertrouwen in de overheid vanzelfsprekend was, is voorbij. Dat betekent dat gemeenten mee moeten veranderen. Daarnaast is er de grote opkomst van de sociale media, die het communicatielandschap verandert. Dit is van invloed op de communicatie en daarmee het communicatiebeleid van de gemeente. Deze nieuwe communicatienota 2015-2018 neemt dan ook deze ontwikkelingen mee.
1. Basis voor nieuw beleid De gemeente Someren heeft verschillende documenten vastgesteld, die te maken hebben met wat voor soort gemeente we willen zijn, welke kernkwaliteiten de gemeentelijke dienstverlening moet hebben, welke cultuurwaarden voor ons belangrijk zijn en hoe onze organisatie in elkaar zit. De meest recente documenten die zijn vastgesteld op dit gebied zijn de Kadernota Organisatie en Personeel en het Coalitieprogramma 2014-2018. Communicatie is een instrument dat helpt om al de verschillende doelstellingen van de gemeente te realiseren. Dat lukt niet alleen met communicatie; communicatie is hierbij een hulpmiddel, net als financiën en personeel. In deze communicatienota staat beschreven op welke manier de ontwikkelingen invloed hebben op de gemeentelijke communicatie.
2. Organisatie van de communicatie Het team communicatie is verantwoordelijk voor het algehele communicatiebeleid, heeft een coördinerende rol bij de uitvoering van het communicatiebeleid en adviseert bestuur, management en medewerkers gevraagd en ongevraagd over de communicatie. De uitvoering van de communicatie is binnen de vastgestelde beleidskaders de verantwoordelijkheid van de afdeling zelf. Elke ambtenaar is verantwoordelijk voor de inzet voor communicatie, waarbij het afdelingshoofd de eindverantwoordelijkheid heeft. De vakinhoudelijke ambtenaar denkt in eerste instantie zelf na over de inzet van communicatie en raadpleegt indien gewenst het team Communicatie voor nader advies. Bij projecten en/of werkzaamheden met een grote maatschappelijke impact ondersteunt het team bij het opstellen van communicatieplannen. In de collegevoorstellen zorgt de afdeling zelf, in overleg met team Communicatie, voor de invulling van het onderdeel communicatie, als ook bij projecten, politiek gevoelige onderwerpen of onderwerpen met een maatschappelijke impact. Als er communicatiemiddelen ontwikkeld moeten worden, bijvoorbeeld folders, dan gebeurt dit in overleg
met team Communicatie. Hierbij bewaken zij nadrukkelijk de huisstijl en toetsen de uitgangspunten voor de communicatie. Het bestuur en team Communicatie Het team Communicatie adviseert het college over communicatie, zoals bij persvragen, rampenbestrijding en representatie. Hierbij treedt team Communicatie op als communicatieadviseur van de collegeleden. De communicatieadviseurs zijn niet automatisch aanwezig bij representatiegelegenheden; alleen als de gemeente initiatiefnemer is en de adviseurs een actieve rol hebben. De rol van de communicatieadviseur bij de rampenbestrijding is vastgelegd in het crisisplan en de deeldraaiboeken die hierbij horen. De hoofdtaken voor team communicatie
Het formuleren en actueel houden van het communicatiebeleid en de coördinatie van de uitvoering van het communicatiebeleid;
Het geven van communicatieadvies aan bestuur, management en medewerkers;
Het verzorgen van de woordvoering / verantwoordelijk voor mediacontacten;
Het bewaken en actueel houden van de huisstijl.
2/12
3. Trends die van invloed zijn op overheidscommunicatie Overheidsland heeft te maken met algemene ontwikkelingen die mede de communicatiekoers voor de komende tijd bepalen. Dienst Publiek en Communicatie (DPC) van het Ministerie van Algemene Zaken brengt jaarlijks een rapport uit dat gebaseerd is op trends in de samenleving en het communicatievak. Denk hierbij aan de opkomst van de netwerksamenleving en de opkomst van social media. Deze trends zijn van invloed op de lokale communicatie en worden daarom meegenomen bij het bepalen van ons communicatiebeleid. In deze paragraaf worden de landelijke trends uit het rapport “Deel je Rijk” (2013) beschreven en hoe de gemeente Someren daar op inspeelt. In de paragraaf daarna staat beschreven hoe deze landelijke trends uitwerking hebben op de vier strategische projecten van de gemeente Someren. 1. Minder rijk, meer eigen verantwoordelijkheid – wie moet/kan het doen? Door de participatiesamenleving, waarbij de (Rijks)overheid zich steeds verder terugtrekt en een andere taakopvatting heeft, krijgen mensen steeds meer eigen verantwoordelijkheid bij het oplossen van hun problemen. Dit vereist verwachtingenmanagement van de overheid: ze moet duidelijk maken waar ze wel en niet voor staat. Daarnaast moet ze zelfredzaamheid en solidariteit faciliteren. Tegelijkertijd blijft de traditionele rol van de overheid als vangnet bestaan. Echter, niet iedereen is even goed in staat om deel te nemen aan de samenleving en de lat om eigen verantwoordelijkheid te nemen ligt met name voor hen erg hoog. En in Someren? Doordat de gemeente steeds minder geld vanuit het Rijk krijgt en meer taken naar zich toegeschoven krijgt, kan de gemeente niet alles meer uitvoeren zoals ze gewend was. Om überhaupt een goede basis te kunnen blijven bieden, zijn samenwerkingsverbanden noodzakelijk. Deze samenwerking wordt zowel lokaal met Asten, als regionaal met de Peelgemeenten en regionaal met Metropoolregio Eindhoven gezocht. Ook vanuit Communicatie vindt met betrekking tot diverse onderwerpen op deze niveaus overleg plaats. Daarnaast wordt er vaker een beroep gedaan op de inwoners en dient de gemeente handvatten te bieden om taken succesvol in de samenleving neer te kunnen leggen. Om de medewerkers op weg te helpen bij het betrekken van de inwoners bij het beleid of uitvoeringstaken ligt er een notitie Burgerparticipatie. Medewerkers zijn getraind hoe zij burgerparticipatie in kunnen zetten. In de komende vier jaar geven we hier verder uitvoering aan. Tot slot leggen wij meer nadruk op het uitleggen van beleid aan onze inwoners, aan de hand van storytelling en door het gebruik van beeldmateriaal. Social media wordt hierbij nog meer ingezet. 2. Van autoriteit naar speler in netwerk – hoe tel je mee? Het gezag van traditionele instituten neemt af. Dit komt onder meer doordat mensen steeds beter geïnformeerd zijn. Er is een netwerksamenleving ontstaan met meer horizontale en tijdelijke verbanden. Ook binnen en buiten Europa verschuiven de machtsverhoudingen. Dit vergt andere bestuursstijlen: naast hiërarchisch ook meer verbindend leiderschap. En het vraagt van de overheid om in haar positie als één van de spelers in het netwerk, op andere manieren beleid te
3/12
maken en te communiceren. Daarbij speelt de mediacratie een belangrijke rol: het debat speelt zich veel meer in de media en de publieke ruimte af. En in Someren? Om je als gemeente te verbinden met je inwoners zijn relaties essentieel. Investeren in bestaande en nieuwe relaties is daarom erg belangrijk. Ook de relatie met de pers moet goed zijn, niet alleen met team communicatie, maar ook met bestuur. In het kader van de nieuwe Wmo gaat de gemeente samen met lokale sleutelpartners aan de slag om een sterk sociaal netwerk op te bouwen. Communicatie participeert in dit proces. Ook kijken we naar de inzet van eigen medewerkers op bijvoorbeeld social media. Bestuurders en veel ambtenaren maken in hun werk deel uit van diverse netwerken, die gebruikt kunnen worden. Iedere ambtenaar is immers een ambassadeur van zijn organisatie. 3. Meer openbaar – wat deel je? De samenleving roept om een open overheid. Mensen verwachten transparantie over het beleid en ook accountability: verantwoording van afwegingen, keuzes en resultaten. De overheid moet relevante informatie actiever openbaar maken – niet pas na een Wob-verzoek – en ook andere data beschikbaar stellen. Die zogeheten open data bieden niet alleen meer zicht op het functioneren van de overheid, maar ook mogelijkheden voor betere diensten en nieuwe bedrijvigheid. En in Someren? In de informatievoorziening richting de pers is de gemeente Someren altijd erg open. De relatie met de pers is daardoor goed. Via de beschikbare communicatiemiddelen zoals de gemeentepagina, de website en het tweewekelijks gemeentelijk programma via Siris belichten we actuele onderwerpen zo goed mogelijk om zo veel mogelijk transparantie te bewerkstelligen. Voor wat betreft meer inzicht in de mogelijkheden voor betere diensten en nieuwe bedrijvigheid kan de gemeente Someren nog een slag slaan. Hoe meer je als gemeente laat zien waar je mee bezig bent, hoe gemakkelijker anderen hierop kunnen inspelen met nieuwe initiatieven. Die kunnen vervolgens leiden tot betere publieke voorzieningen of nieuwe bezuinigingsmogelijkheden. In de komende periode wordt bekeken op welke manier we hier effectief mee om kunnen gaan. 4. Authentiek verhaal, ook elders verteld – hoe kom je over? Mensen hebben behoefte aan authentieke leiders; aan personen en organisaties met een eigen visie en een kloppend en samenhangend verhaal. Dat verhaal wordt steeds meer ook via anderen gebracht: partners in de communicatie, burgers op platforms en via branded journalism (journalisten die in opdracht content creëren). Soms zijn andere zenders geloofwaardiger, omdat ze dichter bij burgers of belanghebbenden staan of een logischer afzender zijn. De communicatiediscipline is meer en meer de verbinder. En in Someren? De communicatie over de Peel 6.1 wordt gekoppeld aan authentieke leiders, de burgemeester van Helmond als ambassadeur voor de Peel voor medewerkers, bestuurders en betrokken partijen en met echte cliënten als voorbeeldfiguren voor de inwoners die gebruik maken van de diensten. Voor andere onderwerpen wordt gekeken of ook op die manier gewerkt kan worden.
4/12
5. Nieuwe betrokkenheid – wanneer doen mensen mee? Buiten de overheid om ontplooien mensen steeds meer initiatieven, zeker in de eigen buurt: er is een doe-democratie ontstaan. Participatiesamenleving of doe-democratie is een samenleving waarin iedereen die dat kan verantwoordelijkheid neemt voor zijn of haar eigen leven en omgeving, waarbij de (landelijke) overheid geen of slechts een faciliterende rol speelt. Daarnaast willen mensen samen zaken aanpakken. Ook in protest, saamhorigheid of via crowdsourcing tonen mensen betrokkenheid. Om iets te bewerkstelligen kun je als overheid het best bij burgeracties aansluiten en bijdragen mogelijk maken. Overheidsparticipatie dus, in plaats van burgerparticipatie. Ook voor gedragsbeïnvloeding is het raadzaam gedrag te faciliteren, mogelijk te maken met voorzieningen. Nieuwe technologie kan daarbij behulpzaam zijn. En in Someren? In Someren faciliteren wij burgerinitiatieven, zoals de aanleg van het Einderplein, de aanleg van het Munnekenplein en het aanleveren van materiaal om zwerfvuilacties te ondersteunen. In combinatie met de notitie Burgerparticipatie kijken (beleids-)ambtenaren en team Communicatie actief welke initiatieven of onderwerpen er spelen waarbij de gemeente kan faciliteren. Wanneer dit het geval is, communiceren wij hier over via onze eigen communicatiemiddelen, zoals de website, Twitter en Facebook. 6. Mind shift – veranderende kijk op de wereld? Bezit is niet meer zaligmakend, ouderen zitten niet meer achter de spreekwoordelijke geraniums, een baan heb je niet meer van negen tot vijf en je hoeft er niet altijd meer voor naar kantoor. Onze oude ‘waarheden’ vervagen dus. Ervoor in de plaats komen: sharing, consuminderen, flexibeler werken en actieve ouderen. Vooral het delen van diensten en goederen is een sterke trend. Deze nieuwe kijk op de wereld biedt kansen voor de overheid om bij aan te sluiten. En in Someren? Concrete initiatieven zijn er op dit moment nog niet en wij wachten eerst af of er verzoeken op dat gebied richting de gemeente komen. Wanneer de gemeente aansluit bij één van deze nieuwe begrippen dan communiceren wij hierover actief. Dit gebeurt dan met name via social media, aangezien dit goed past bij deze trend en daarmee aansluit bij de volgers van die trend. De komende periode bekijken wij welke verdere stappen we verder kunnen ondernemen om mee te gaan met deze trend. 7. Veranderende verbindingen – hoe bereiken we elkaar nog? Mobiel internet groeit explosief en ook sociale media zijn niet meer weg te denken uit het communicatielandschap. Onder meer door de tablet wordt beeld en infotainment (vermenging informatie en entertainment) steeds belangrijker. Tv is nog steeds het grootste kanaal; maar second screen (tegelijkertijd met een tweede scherm via internet op hetzelfde programma afgestemd zijn) is in opkomst. Oude kanalen, zoals tv en kranten, maar ook met elkaar praten, zijn nog steeds relevant. Versplintering van het mediagebruik vraagt daarom om een crossmediale aanpak in de overheidscommunicatie, waarin de kracht van elk medium wordt benut. Conversatie wordt de centrale communicatiestijl: luisteren, monitoren en interactie; online én offline. In contact en verhalen (storytelling) ontstaat betekenis.
5/12
En in Someren? Sinds een jaar is Someren actief bezig op de sociale media, als aanvulling op de bestaande, traditionele media. Someren gebruikt steeds vaker Twitter, om zo sneller en op ieder moment een boodschap te (kunnen) uiten. Ook de functies op de website worden steeds verder uitgebouwd. Op deze manier kunnen wij makkelijker een crossmediale aanpak uitvoeren. Uit recent onderzoek naar de gemeentelijke communicatiemiddelen blijkt tevens dat de gemeentepagina in ’t Contact ook nog steeds erg goed wordt gelezen en gewaardeerd. Ter aanvulling hierop worden de TV-opnames voor Siris geïntensiveerd, wat nog een extra mogelijkheid voor de gemeente geeft om de boodschap via verschillende kanalen uit te dragen.
6/12
4. Pijlers voor het communicatiebeleid Voor de nieuwe communicatienota gebruiken we de kadernota, het coalitieprogramma, de houtskoolschets en de notitie sociale media als kaders. Deze stukken bepalen als het ware de richting. In het coalitieprogramma worden vier strategische projecten genoemd, die voor het college in de huidige raadsperiode erg belangrijk zijn. Deze projecten gebruiken wij als pijlers om het communicatiebeleid aan op te hangen. Bij elke pijler wordt er een koppeling gemaakt naar de landelijke trends en wordt er een Somerense invulling aan gegeven. a.
Decentralisaties
Door verschuivingen van taken van de rijksoverheid naar de gemeenten, worden gemeenten vanaf 1 januari 2015 belast met de uitvoering van drie nieuwe werkvelden. De zogeheten decentralisaties op het gebied van Jeugdzorg, Wmo en Participatiewet zorgen voor extra werkbelasting, maar ook voor andere contacten. De veranderingen brengen veel verschuivingen met zich mee van taken op landelijk, regionaal en lokaal niveau. Ook voor de inwoners zullen de veranderingen merkbaar zijn. Goede communicatie is hierbij van groot belang. In Peelverband zijn de voorbereidingen op de decentralisaties inmiddels al enige tijd in volle gang en bestaat er een gezamenlijk communicatieplan over de transities. Team Communicatie is vertegenwoordigd in de werkgroep Communicatie Peel 6.1. Ook op het gebied van de lokale ontwikkelingen omtrent de decentralisaties speelt communicatie een belangrijke rol. Team Communicatie draagt zorg voor de afstemming tussen de lokale en regionale communicatie, in samenwerking met communicatieadviseurs in Peelverband. Zeker op het gebied van de decentralisaties moeten burgers beseffen dat de overheid niet meer alles kan en zal regelen en dat er steeds meer wordt uitgegaan van de eigen verantwoordelijkheid om problemen op te lossen. In de communicatie moet dan ook helder zijn wat burgers wel en vooral niet meer van de overheid kunnen verwachten, zodat hiernaar gehandeld kan worden. In de communicatie maken wij duidelijk waarom de gemeente bepaalde keuzes heeft gemaakt. De gemeente zorgt hierbij voor randvoorwaarden, zodat iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid kan nemen. Om de decentralisaties te doen slagen is het voor de gemeente van belang om samen te werken met diverse organisaties op verschillende manieren. De gemeente betrekt de inwoners bij haar plannen en sluit aan bij initiatieven van de inwoners zelf. Door hierbij open te zijn over het doen en laten van de gemeente winnen en behouden wij het vertrouwen van de burgers. Voor de decentralisaties is het bovendien belangrijk dat de afzender van een boodschap aansluit bij de ontvanger. Succesverhalen van personen die dicht bij de inwoners staan zijn voor lotgenoten een steun in de rug en brengen meer effect teweeg dan wanneer er alleen vanuit de gemeente wordt gecommuniceerd.
7/12
Daarnaast dient de gemeente aan te sluiten bij initiatieven die er in de samenleving ontstaan. De gemeente treedt hierbij faciliterend op. Juist kleinschalige initiatieven in wijken en buurten hebben veel effect. Door als partner aan te schuiven bij deze initiatieven draagt de gemeente bij aan het succes. Bij de communicatie over de decentralisaties kijken we goed naar de middelen die wij inzetten. De invulling hiervan is opgenomen in de bestaande Peel 6.1 communicatieplannen. De manier van informatie vergaren is aan het veranderen en de inzet van communicatie wordt hierop afgestemd. Daarnaast zijn er nog steeds doelgroepen die een voorkeur hebben voor de traditionele middelen waar niet aan voorbij mag worden gegaan. b.
Organisatieveranderingen door externe ontwikkelingen
De gemeente Someren staat voor grote veranderingen en complexe uitdagingen. Vele actuele ontwikkelingen, waaronder de decentralisaties, de samenwerkingsverbanden in de regio en de oplopende bezuinigingen dwingen de gemeente Someren tot een verschuiving binnen de organisatie en een nieuwe manier van werken. Someren kiest voor een zaakgerichte manier van werken, in plaats van taakgericht. Daarnaast wordt gekeken hoe de processen binnen de organisatie zo ‘lean’ mogelijk kunnen verlopen. Someren moet nog klantgerichter, efficiënter en effectiever werken, waarbij de organisatiestructuur er anders uit gaat zien en er onontkomelijk anders intern en extern gecommuniceerd wordt. Een plattere organisatie met minder MT-leden. Deze grote verandering in de organisatie wordt daarom zeker als communicatiespeerpunt opgenomen in deze nota. De ambitie van Someren is om een krachtige en zelfstandige gemeente te zijn en te blijven, die het belang van zijn burgers centraal stelt. Hiervoor is een cultuurverandering gewenst, passend bij de uitgangspunten uit de kadernota Organisatie en Personeel. Voor het Verandertraject in het een communicatieplan met uitgangspunten en communicatiedoelen vastgesteld. Hierin is opgenomen dat er een duidelijke vormgeving komt voor alle communicatie rondom dit project. Voor het Zaakgericht werken is een apart communicatieplan opgesteld. Op speciale momenten, bij mijlpalen en resultaten en bij het vieren van successen wordt er intensief gecommuniceerd. Hiervoor wordt ondermeer de intranetsite ingezet en komen er informatiebijeenkomsten. Ook komen er een aantal ludieke communicatieacties, die de veranderingen in de organisatie moeten laten beklijven en het een luchtiger inslag moeten geven. Samen met de projectleider Verandertraject wordt de communicatie gedurende het project continue verder vormgegeven en gewaarborgd. De communicatie is in eerste instantie intern gericht. De veranderingen in de organisatie passen bij de landelijke trend dat het rijk, en dus ook de gemeente, zich steeds verder terugtrekt. De verantwoordelijkheid komt steeds meer bij de burgers te liggen. De gemeente maakt daarom met heldere communicatie duidelijk waar ze wel en niet voor staat. De veranderende organisatie wordt in deze communicatie meegenomen. Zo is het inwoners duidelijk waar ze voor wat terecht kunnen en zijn de verwachtingen bij iedereen duidelijk. Er is daarbij specifiek aandacht voor de ouderen en laagopgeleiden in de gemeente, opdat ook zij de informatie die ze nodig hebben gemakkelijk kunnen vinden. De middelen die wij hiervoor met name inzetten zijn de publicaties op de gemeentepagina, de website en de inzet van social media.
8/12
De landelijke trend dat het gezag van de traditionele instituten afneemt, omdat mensen steeds beter geïnformeerd zijn, en er steeds meer een netwerksamenleving ontstaat, past bij de veranderingen die de gemeente Someren op dit moment doormaakt. De organisatieveranderingen spelen in op deze trend, een snellere en efficiëntere organisatie waarbij de gemeente een speler is in het netwerk. Een andere trend is dat mensen steeds meer transparantie verwachten over het beleid en accountability van de overheid: verantwoording van afwegingen, keuzes en resultaten. Relevante informatie moet actiever openbaar worden gemaakt. Door onze organisatieprocessen lean te maken, worden die processen eenvoudiger en duidelijker. Goede communicatie vanuit de gemeente maakt dit helder bij de inwoners, onder meer door gebruik te maken van de website, de publicaties op de gemeentepagina en inzet van social media. Deze aanpak van communicatie koppelen we aan de trend van het vertellen van een authentiek verhaal, een kloppend en samenhangend geheel verteld door personen en organisaties met een eigen visie. Soms zijn andere zenders geloofwaardiger dan de gemeente, omdat ze dichter bij de inwoners staan. In het geval van de gemeente Someren betekent dit dat we op zoek gaan naar sleutelfiguren die dit verhaal voor de gemeente kunnen vertellen. De invulling hiervan wordt nog verder uitgezocht. Door de opkomende doe-democratie, waarbij inwoners steeds vaker in hun eigen buurt samen initiatieven ontplooien, wordt de gemeente meer en meer een kaderstellende en participerende speler. Bij deze participatieve stijl past een tweezijdige manier van communiceren. Dat betekent dat Someren in de communicatie niet alleen informeert en de lijnen uitzet, maar dat zij open staat voor input vanuit de inwoners. De notitie burgerparticipatie is hiervoor de leidraad. In dezelfde lijn ligt de trend van de veranderende kijk op de wereld, waarbij ‘oude waarheden’ vervagen. Het is aan de gemeente om aan te sluiten bij deze nieuwe kijk op de wereld. De veranderende organisatie van de gemeente Someren past hierbij, zo worden processen ingericht waarbij er vanuit de burger wordt gedacht in plaats vanuit de organisatie. De communicatie daaromheen wordt aangepast aan deze benadering, communicatie is geen eenrichtingsverkeer, maar tweezijdig. De inzet van sociale media past hierbij erg goed, omdat daarmee ruimte is voor reactie van anderen en een snelle publicatietijd, los van bijvoorbeeld de traditionele openingstijden. c.
Bedrijventerreinen
Het college wil de focus houden op de verkoop, invulling en onderhoud van bestaande bedrijventerreinen en op de realisatie van nieuwe bedrijventerreinen en bedrijfsverzamelgebouwen. Voor het slagen hiervoor is de relatie en de communicatie met de ondernemers van groot belang. De communicatie zal enerzijds van persoonlijke aard zijn, zoals (informele) informatiebijeenkomsten, gesprekken op het gemeentehuis of bij de ondernemers, middels persoonlijk aangeschreven brieven of emails. Anderzijds is de inzet van sociale media ook zeer geschikt, vanwege het snelle karakter. De communicatie bij dit onderwerp is ook gericht op de politiek bestuurlijke lijn, met name richting raad. Voor deze lijn kiezen we voor zorgvuldige, persoonlijk communicatie onder andere in de vorm van bijpraten tijdens de commissievergaderingen of via informatie in de raadsbrief. Ook bekijken we naar de kansen in de communicatie met bestaande en toekomstige ondernemers. De gemeente
9/12
zal steeds meer een partner in dit netwerk zijn, waarbij ondernemers en de gemeente samen werken. In principe bepaalt de gemeente de kaders, maar betrekt daarbij in samenspraak de wensen en belangen van de ondernemers. Het debat wordt samen gevoerd, waarbij alle partijen elkaar moeten vinden en de belangen moeten afstemmen. In navolging van de landelijke trend dat de verbindingen om mensen te bereiken veranderen, geldt ook voor de doelgroep ondernemers dat er nieuwe communicatiewegen ingezet worden. Oude kanalen blijven relevant, maar er moet ook gekeken worden naar nieuwe media. Om alle media effectief naast elkaar in te kunnen zetten wordt er een crossmediale aanpak van de gemeente ingezet. Conversatie is daarbij de centrale communicatielijn, luisteren, monitoren en interactie, zowel online als offline. En dat past bij verbindend leiderschap, een stijl die de gemeente in de relatie met ondernemers zou moeten aanhouden. d.
Bezuinigingen
Het is duidelijk dat gemeenten flink moeten bezuinigen. Ook de gemeente Someren heeft voor de komende jaren een behoorlijke taakstelling te verwerken. Dat zal te voelen zijn enerzijds in het personeelsbestand, als ook in de uitvoerende taken en voorzieningen van de gemeente. Ook het meerjarenperspectief laat een tekort zien. De raad zal nadrukkelijk bij de te nemen bezuinigingen betrokken worden. Bezien moet worden in hoeverre de omwoners zelf een (adviserende) rol kunnen spelen in de keuzes van bezuinigingen. Bezuinigingen is een gevoelig onderwerp dat vraagt om zorgvuldige communicatie. Voor team Communicatie is dan ook een belangrijke rol weggelegd. De communicatie over de bezuinigingen richt zich voornamelijk op de raad, zowel gedurende het proces als voor de besluitvorming. Daarnaast communiceren we ook richting de organisatie en worden inwoners goed geïnformeerd over de gevolgen die door de beslissingen van de raad merkbaar zullen zijn in de gemeente. Voor de raad moet duidelijk zijn in hoeverre bezuinigingen noodzakelijk zijn en wat de keuzes hierin zijn en wat de gevolgen van deze keuzes zijn. De inwoners van Someren begrijpen door heldere communicatie waarom er bezuinigd wordt en waarom er voor bepaalde bezuinigingsmaatregelen gekozen is. Daarnaast moet het helder zijn voor de inwoners wat de gevolgen van de maatregelen zijn en wat men nog wel van de gemeente kan verwachten. Openheid en transparantie over het handelen van de gemeente dragen bij aan begrip voor de bezuinigingen. De gemeente kan door het faciliteren van initiatieven in de samenleving, zodat er met minder inspanningen vanuit de overheid meer bereikt kan worden.
10/12
5. Deelplannen communicatiebeleid In dit communicatiebeleid staan de algemene uitgangspunten voor al onze communicatie. Verschillende deelplannen vragen hun eigen beleid. Voor de gemeente Someren ontwikkelen we de komende raadsperiode de volgende deelplannen, waarbij het algemene communicatiebeleid leidend is. Hieronder in het kort een beschrijving wat er in de deelplannen komt te staan die de komende periode (verder) worden ontwikkeld. Handboek communicatie Wij vragen van onze medewerkers dat zij de communicatie zelf doen. Dat betekent dat wij hen zelfredzaam moeten maken op het gebied van communicatie. In het handboek communicatie vinden medewerkers onder andere informatie over verschillende communicatiemiddelen, hoe zij die kunnen inzetten en hoe je een artikel of persbericht schrijft. Maar ook wat de do’s en dont’s zijn en wat medewerkers zelf moeten doen en waarvoor zij team Communicatie kunnen inschakelen. Social media In 2014 is een start gemaakt met de inzet van social media. Ook is de notitie Inzet Social media opgesteld waarin beschreven staat welke rol de gemeente op dit gebied wil spelen. Inmiddels is er een start gemaakt met Twitter. De komende tijd zal er verder invulling gegeven worden aan de acties uit de notitie. Het KCC zal hierbij nadrukkelijk worden betrokken. Schrijfwijzer/begrijpelijk schrijven Het is belangrijk dat medewerkers goed kunnen schrijven op het niveau van onze inwoners en in begrijpelijke taal. Hoe je begrijpelijk kunt schrijven, wat begrijpelijke woorden zijn en hoe je moeilijke taal voorkomt, staat in de schrijfwijzer. Hierin staan ook de huisstijlafspraken op schrijfgebied, zoals de opmaak en schrijfwijze van vaste tekstonderdelen. Naast het hebben van een schrijfwijzer maken we beleid over begrijpelijk schrijven: welke medewerkers krijgen schrijftrainingen, hoe monitoren we onze begrijpelijke taal en hoe zorgen we ervoor dat we begrijpelijk blijven schrijven. Interne communicatie Interne communicatie is meer dan alleen het stimuleren van interactie en dialoog of iets op intranet plaatsen; het gaat ook over de rollen van de mensen in het interne communicatieproces. Ieder speelt hierin een actieve rol: bestuur, management en medewerkers. Wat ieders rol is en wat men van elkaar mag verwachten moet duidelijk zijn om de interne communicatie goed te laten verlopen. Hierbij hebben we aandacht voor de formele communicatielijn en de informatie communicatie. Bij het opstellen van dit deelplan betrekken we ook andere disciplines. Herziening persbeleid In het persbeleid omschrijven we hoe we omgaan met de pers in de breedste zin van het woord. Wie onderhoudt contacten met de media, wanneer sturen we persberichten uit, hoe verloopt de communicatie over collegevoorstellen richting de pers, wanneer en hoe organiseren we persgesprekken.
11/12
Evaluatie huisstijl De komende periode wordt er gewerkt aan het optimaliseren en updaten van de gemeentelijke huisstijl. De huidige huisstijl is in 2009 tot stand gekomen, maar is nog niet geactualiseerd. Inmiddels zijn er een aantal wijzigingen in de bestaande huisstijl doorgevoerd en daarnaast hebben allerlei ontwikkelingen invloed op de bruikbaarheid van de huisstijl. Bij het opstellen van het huisstijldocument is gesteld dat de gemeentelijke huisstijl dynamisch is, dat er aangevuld en aangepast mocht worden wanneer dat logisch zou zijn. Communicatie bekijkt kritisch waar verbetering in de huisstijl wenselijk en noodzakelijk is. Daarnaast nemen we hierbij ook de problemen mee die door de koppeling met Verseon aan het licht zijn gekomen.
12/12
