Communicatie &Publiciteit Werkboek behorendebij de workshop
1
Colofon Deze workshop en het bijbehorende werkboek zijn ontwikkeld door vof Jan Klumper Marjolijn Lamme in opdracht van de stichting Nederlands Expertise Centrum Projecten en Rabobank Nederland. Overige workshops over vrijwilligers- en verenigingsmanagement van NECP en Rabobank: - Werving en behoud van vrijwilligers - Vinden en binden jonge(re) vrijwilligers - Geld zoeken loont - Veranderen een noodzaak!? - Besturen en Beleid maken; - Monitoring: verhelderende vragen stellen in uw vereniging - Druk, druk, druk © Tekst Jan Klumper/Rob de Jong
Cursussecretariaat St. Nederlands Expertise Centrum Projecten (NECP) Vadem 16, 5421 AV Gemert-Bakel Telefoon: (0492) 36 96 98, fax: (0492) 39 07 42, e-mail:
[email protected]
Meer informatie over al deze workshops treft u aan op www.necp.nl. Informatie over producten en diensten voor verenigingen en stichtingen vindt u op www.rabobank.nl
2
Inhoudsopgave Deel I 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Publiciteit of communicatie? Publiciteit voor slechte activiteiten: verspilde energie en weggegooid geld Invloed van uw imago op het effect van uw communicatie en uw publiciteit Interne organisatie: fundament of moeras Interne en externe communicatie: een Siamese tweeling Communicatie en publiciteit planmatig organiseren Weinig geld en toch veel publiciteit
blz. 5 blz. 6 blz. 7 blz.10 blz.11 blz.12 blz.13
Deel II Checklists Sterke en zwakke kanten van het bestuur Sterke en zwakke kanten bestuurscommunicatie - Hoe aantrekkelijk is ons activiteitenpakket? - Hoe aantrekkelijk is activiteit ……………..? - Hoe is ons imago? - Een voorbeeld van de Osgoodschaal - Hoe is onze interne communicatie? - Hoe is onze externe communicatie geregeld?
blz.14 blz.15 blz.16 blz.17 blz.18 blz.19 blz.20 blz.21 blz.22
Deel III Praktische informatie: - Instrumenten voor de interne en externe communicatie - Invulschema‟s publiciteitsplannen - Kopij maken voor nieuwsberichten - Zelf wervingsmateriaal maken - Tips voor een interview bij een lokale omroep - Tips voor het schrijven van een persbericht
blz.23 blz.24 blz.25 blz.27 blz.30 blz.32 blz.33
Daar waar 'vereniging' staat, zijn ook andere organisatievormen zoals een stichting of een actiegroep bedoeld. Daar waar 'hij' staat wordt eveneens 'zij' bedoeld.
3
Inleiding De workshop „Communicatie en publiciteit‟ gaf u een eerste oriëntatie op de mogelijkheden die er zijn voor uw vereniging, stichting of groep. De boodschap die u er bij heeft gekregen was: er bestaat geen standaardaanpak; ga 'thuis' aan de slag voor maatwerk. Dit „aan de slag gaan‟ zit vooral in het doorlezen van dit werkboek en het samen met uw bestuursleden en vrijwilligers invullen van de checklists. De checklists zijn gemaakt om te kopiëren zodat ze vele malen gebruikt kunnen worden. Het werkboek bestaat uit drie delen: Het eerste deel is het fundament: daarin wordt u gewezen op de samenhang tussen effectieve publiciteit en uw product, uw imago en uw interne organisatie. Het geeft verder aan hoe u systematisch met weinig geld goede publiciteit kunt maken en daarmee deelnemers, vrijwilligers, sponsors en subsidies kunt werven. Het tweede deel bevat checklists om een steuntje in de rug te hebben bij de opzet van uw plannen. Het derde deel bevat informatie die u op ideeën kan brengen en u helpt bij de uitvoering. Wij wensen u daar veel succes mee! Rabobank & NECP
4
Deel I
1. Publiciteit of communicatie? Publiciteit Publiciteit hangt samen met openbaarheid, met bekendheid. In de moderne tijd denken we bij publiciteit vooral aan massamedia. Dat komt omdat we daar dagelijks mee geconfronteerd worden via krant, radio, televisie en internet. We denken dat veel publiciteit helpt om meer mensen te lokken voor onze activiteiten. Dat veel publiciteit helpt om ons een goede naam (een goed imago) te geven. Daarom gaan de meeste mensen ervan uit dat het alleen maar van deze (vaak dure) massamedia afhangt of je positief bekend wordt. En dat je daarom deelnemers krijgt, makkelijk vrijwilligers werft en sponsors met zakken geld naar je toe komen. En dat is lang niet altijd waar. Communicatie Publiciteit wordt onder andere gebruikt voor voorlichting, propaganda en reclame om doelgericht aan de buitenwereld een boodschap te vertellen. Publiciteit is een middel om te communiceren! Een vereniging kan publiciteit maken via bijvoorbeeld een advertentie in de krant. Daarin worden anderen geïnformeerd over doel, activiteiten en nut van de vereniging. Zo‟n advertentie is echter eenrichtingscommunicatie: het publiek vraagt niet om dit soort publiciteit en wordt er niet direct persoonlijk door aangesproken. Tweerichtingscommunicatie, bijvoorbeeld via gesprekken, is beter: u spreekt iemand aan en krijgt reacties op wat u zegt. Goed luisteren en heldere antwoorden geven bevorderen uw relatie met anderen, bijvoorbeeld uw doelgroepen. Bij publiciteit en communicatie wordt meestal gedacht dat het verenigings-bestuur communiceert met de buitenwereld (dit heet de externe communicatie). Dit is slechts een deel van de communicatie. Er wordt ook gecommuniceerd met de leden. En deze leden communiceren met hun bestuur en onderling. Door deze zogenaamde interne communicatie wordt iedereen geïnformeerd en kan iedereen zijn zegje doen. Interne communicatie gebeurt niet alleen via officiële kanalen zoals een ledenvergadering of verenigingsblad. Uitstapjes, vrijwilligersavonden, deskundigheidsbevordering en festiviteiten zijn prima zaken om de interne communicatie te bevorderen. Uw vereniging moet dus gericht zijn op het aangaan van relaties en het onderhouden van contacten. Zowel binnen als buiten de organisatie. De volgende hoofdstukken laten zien wat er allemaal meespeelt om deze communicatie wervend te laten zijn. Daarin heeft publiciteit een rol van betekenis en zult u zien dat ook uw vereniging niet vanwege het geld hoeft af te zien van publiciteit: de beste publiciteit is vaak voor niets of low-budget!
5
2. Publiciteit voor slechte activiteiten: verspilde energie en weggegooid geld Een paar jaar geleden kwam het wasmiddelenmerk Omo met een nieuw product op de markt: Omo Power. Dit middel bleek zó goed te wassen dat de gaten in het wasgoed vielen en de witte was er grauw uitkwam. Zou Omo nog meer van dit product hebben verkocht als zij 50 miljoen euro extra in reclame (lees publiciteit) zou hebben gestopt? Het antwoord is dubbel en dwars nee, want een slecht product heeft niets aan reclame. Het product moet eerst worden verbeterd voordat een dubbeltje reclamegeld enig nut heeft. Een vereniging heeft ook „producten‟. Dat zijn hun activiteiten: - een zangvereniging heeft de wekelijkse oefenavond, de zanglessen en de uitvoering; - een buurtvereniging heeft bijvoorbeeld de kindercrèche en de ouderensoos; - een voetbalvereniging heeft de wedstrijden, de training en het gezellige clubhuis; - een lotgenotengroep heeft als product de contactavond, hun blad en de eigen website. De toekomstige klanten van deze verenigingen moeten deze activiteiten zien zitten anders melden zij zich niet aan. Wanneer zij de activiteit de eerste keer meegemaakt hebben en deze niet aanspreekt, komen zij niet terug. Voor uw vereniging geldt dus net zoals bij Omo: een slechte activiteit heeft niets aan publiciteit. Uw activiteit moet goed zijn voordat publiciteit enig nut heeft. Bingo In een buurthuis vinden tal van activiteiten plaats voor jong en oud. De jongsten kunnen al terecht in de kinderactiviteiten. Voor de ouderen worden regelmatig bingo- en klaverjasavonden georganiseerd. Het bestuur besluit om extra aandacht te geven aan hun activiteiten in het wijkblad. Dat levert wel een aantal nieuwe jeugdleden op. Maar op het aanbod voor ouderen komen geen nieuwe aanmeldingen binnen. Sterker nog, het aantal oudere deelnemers loopt steeds meer terug. Wat is er aan de hand? Het bestuur deed navraag bij de huidige deelnemers van de ouderen activiteiten en wat bleek: bingo vond men saai en te veel van hetzelfde. Bovendien waren in een wijkgebouw elders in de stad de prijzen aantrekkelijker! Verder vond een grote groep ouderen de activiteiten niet meer van deze tijd. Ze gaven aan ook wel eens iets met internet te willen doen. Belangrijkste boodschap aan het bestuur: pas eerst uw activiteit (product) aan voor de ouderen voordat u hen weer benadert via publiciteit. Elke vereniging moet zich regelmatig (per activiteit) afvragen: - Voor wie doe ik het en waarom ? - Waaraan moet deze activiteit voldoen? Wat kan eraan verbeteren? - Hoeveel jaar staat deze activiteit al op ons programma? / Wanneer is de activiteit voor het laatst aangepast – en waarom? - Komt de activiteit tegemoet aan de wensen en de behoeftes van de doelgroep? Is er veel verloop - neemt het aantal deelnemers af of toe in de loop der jaren? Door het invullen van Checklist 1: „Hoe aantrekkelijk is ons activiteitenpakket?‟ kunt u met deze en andere vragen over de keuze van uw doelgroep en activiteiten aan de slag.
6
3. Invloed van uw imago op het effect van uw communicatie en uw publiciteit Nederland dronk een aantal jaren geleden flink wat Buckler: alcoholvrij bier. In Frankrijk kunt u nog volop Buckler bestellen in de horeca. In Nederland bestaat het niet meer. De cabaretier Youp van ‟t Hek heeft het merk en zijn drinkers zo belachelijk gemaakt dat niemand het meer wil drinken. Youp treedt niet in het Frans op en de Fransen bleven van Buckler genieten. Toen Youp met zijn schimpscheuten begon, besteedde de marketingafdeling van Buckler flink wat geld om het imago (= het beeld dat een ander van u heeft) omhoog te krijgen. Omdat dit niet lukte zijn ze maar opgehouden - het was vechten tegen de bierkaai. Dit fenomeen ging vervolgens de geschiedenis in onder de naam “het Bucler-effect”. Conclusie: een product kan goed zijn maar met een slecht imago krijg je toch geen klanten. Binnen bedrijven speelt het imago een zeer belangrijke rol. Verenigingen zijn zich er minder vaak bewust van dat hun imago meespeelt, hoe interessant en goed hun activiteiten ook zijn. Imago is het beeld dat de „buitenwereld‟ heeft van uw vereniging (of activiteiten). U kunt zelf een heel positief beeld hebben van uw organisatie maar het publiek kan daar heel anders over denken. De „buitenwereld‟ bepaalt het beeld van de organisatie. Toch kan uw vereniging daar wel invloed op uitoefenen. Vechtpartij In de kantine van de plaatselijke voetbalvereniging vindt een vechtpartij plaats. De aanleiding lag volgens enkele spelers van de thuisspelende ploeg in het agressieve spel van de tegenstander. De scheidsrechter trad volgens hen niet kordaat genoeg op. Het was inderdaad de bezoekende ploeg die met de vechtpartij begon na enkele opmerkingen van kantinebezoekers. De voetbalvereniging waar de vechtpartij plaatsvond kwam negatief in de publiciteit. Het bestuur reageerde daar niet op en nam een houding aan van: ook negatieve publiciteit is publiciteit en het waait wel over. Maar de toon was gezet. Gevolg: de vereniging kreeg een slecht imago binnen de gemeente, maar ook bij andere clubs. Ondanks dat er uitstekend training werd gegeven, meden ouders de vereniging omdat de club nu eenmaal een slechte naam had. De spiraal naar beneden was begonnen. Tijdig ingrijpen Uit dit voorbeeld blijkt dat negatieve publiciteit slecht kan uitpakken voor uw imago. Tijdig en adequaat ingrijpen moet plaatsvinden om erger te voorkomen. Negatieve publiciteit blijft veel langer hangen dan positieve publiciteit. Het bestuur van de voetbalvereniging was te laks en had bovendien de situatie onderschat. Wat had het bestuur bijvoorbeeld kunnen doen? - Een brief sturen naar de krant waarin de gang van zaken haarfijn wordt uitgelegd. Tegelijkertijd nodigt het bestuur een verslaggever uit. - Het bestuur van de tegenpartij uitnodigen en „de vredespijp roken‟. De pers wordt uitgenodigd. Het nieuws dat beide besturen naar buiten brengen is dat zij zullen werken aan een anti-agressiecode binnen de vereniging.
7
Verbetering van uw imago Het beeld dat anderen van uw vereniging hebben is o zo belangrijk en moet een blijvend aandachtspunt binnen de vereniging zijn. Er hoeft immers maar „iets‟ te gebeuren of dat beeld kan omslaan. Een voorbeeld uit het televisieaanbod dat alle records verbrak in 1999: Big Brother. Tien mensen voor honderd dagen opgesloten in een huis, en heel Nederland kon dat via televisie en internet volgen. Het was aan het Nederlandse publiek om de populairste bewoner te kiezen. De minst populaire personen werden weggestemd. Willem groeide uit tot een van de toppers van het huis. Echter, hij deed in de ogen van het kijkende publiek iets onaardigs tegen zijn boezemvriend Ruud en daalde in populariteit, sterker nog: hij werd door een groot deel van het publiek verguisd. Beleggen…geeft zo’n hoog rendement Een toneelvereniging heeft een ijzersterk imago. Er is flink gespaard doordat de voorstellingen goed bezocht werden. Het bestuur heeft deze overschotten belegd om de toneelverlichting te vernieuwen. De laatste vijf jaar is de opbrengst verdubbeld. De verlichting is besteld en de aanbetaling is gedaan. De rest moet uit de opbrengst van de aandelen betaald worden, maar de beurs stort in! Daarmee is 20% van het spaargeld verdwenen en moet er een beroep gedaan worden op de donateurs. Een aantal donateurs pikken dit niet; zij wisten niet dat er met „hun‟ geld gespeculeerd werd. Openheid was en is hier gewenst om het goede imago overeind te houden. Allereerst had het bestuur leden en donateurs moeten inlichten over het plan om het overtollige geld te gaan beleggen. Wanneer er dan tegenstanders waren geweest, zou een en ander uitgelegd kunnen worden. Bijvoorbeeld door het toekomstige beleggingsresultaat te vergelijken met de rente die de bank gegeven zou hebben. Om commentaren uit de vereniging kan dan weer worden gereageerd. Kruip in de huid van… Natuurlijk is dit een niet-alledaags voorbeeld. Toch hebben heel veel verenigingen een imagoprobleem. Meestal ontstaat dat niet zo plotseling als in bovenstaand voorbeeld, maar sluipt het er langzaam in. Het is belangrijk uw leden continu te vertellen wat uw plannen zijn en wat er gebeurt. Daarbij zult u serieus moeten luisteren naar reacties: het is belangrijk om de vinger aan de pols te houden als het gaat om wat de leden en deelnemers graag willen en hoe zij over de vereniging denken. Doordat een bestuur zich echter te vaak concentreert op andere zaken, komt een slecht imago meestal te laat aan het licht. Door goed naar de anderen te luisteren en hen steeds ruimte te geven om suggesties te doen, komt u meer te weten over het beeld dat zij van uw vereniging hebben. Ook is het noodzakelijk te weten hoe men buiten de vereniging over u denkt. Vraag u daarbij af bij wie u absoluut een goed imago moet hebben. Dit zijn onder andere: - toekomstige deelnemers/leden - leveranciers - gemeente - fondsen en (toekomstige) sponsors - (toekomstige) donateurs - buurtbewoners - collega-verenigingen Let op: uw vereniging kan per doelgroep een ander imago hebben. Zo kan de gemeente u als jongerenorganisatie geweldig vinden terwijl de ouderen in de buurt u afschuwelijk vinden. (Hier moet dus snel iets aan gedaan worden.)
8
Het imago is snel en simpel te meten door een Osgoodschaal te gebruiken (zie bijlage). Deze werkt met woordparen met een tegengestelde betekenis. Bijvoorbeeld: oud/nieuw, modern/ouderwets, voor jong/voor oud. U stelt zelf deze woordparen samen die op uw vereniging betrekking kunnen hebben en waarover u wat wilt weten. Vindt u bijvoorbeeld dat de activiteiten en de leiding aan bod moeten komen dan staat er in uw eigen Osgoodschaal: De activiteiten zijn: Vervelend De leiding is Ondeskundig
1 1
2
3
4
5
6
Boeiend
2
3
4
5
6
Deskundig
Door een cijfer te geven geeft de ondervraagde aan waar volgens hem de ‘waarheid’ ligt. Laat een flink aantal stadgenoten in een drukke winkelstraat of op de markt ondervragen door enthousiaste leden of door bijvoorbeeld leerlingen van het detailhandelsonderwijs. De uitkomst is natuurlijk niet wetenschappelijk maar geeft ongetwijfeld een duidelijk beeld van het imago dat uw organisatie heeft bij het publiek. Wanneer u constateert dat uw imago niet al te best is, komt onmiddellijk de vraag naar boven hoe u uw imago kunt verbeteren. Afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek kunt u bijvoorbeeld denken aan een andere werkwijze, andere bij deze tijd passende activiteiten. Verder komen eventueel aan de orde een nieuwe huisstijl, een nieuwe folder, misschien een nieuwe naam. Vraag in ieder geval aan uw leden wat zij voor wensen hebben, dat kan bij voorbaat een hoop denkwerk schelen. Hoe ziet u uw eigen vereniging? En welk beeld hebben de leden van uw vereniging? Vul daarvoor in Checklist 2: ‘Hoe kijken bestuur, leden en buitenstaanders tegen de vereniging aan?‟
9
4. Interne organisatie: fundament of moeras? Een tijdje geleden kreeg Nederland te maken met de beruchte IRT-affaire. U weet wel: drugs, veel geld en een twijfelachtige rol van een aantal politiefunctionarissen. Het politieapparaat werd onder de loep genomen. De aanpak van de drugcriminaliteit werd op verschillende manieren uitgevoerd. Intern had men de zaak niet goed op orde; men wist van elkaar niet wat er gebeurde binnen de organisatie, wat leidde tot allerlei onduidelijkheden. Gevolg was dat de politiefunctionarissen over elkaar heen rolden en de sfeer er niet beter op werd. Hieruit kunnen we leren dat wanneer de organisatie intern niet goed afgestemd is, de taken niet goed kunnen worden uitgevoerd. U moet eerst binnenkamers de zaak goed op orde hebben voordat u naar buiten treedt: hang de schone was buiten!
Niet alleen de buitenkant Stelt u zich eens voor: als vereniging denkt u alles goed voor elkaar te hebben. Veel vrijwilligers, flinke sponsors, mooie accommodatie, regelmatig een stukje in de krant en een neonverlicht uithangbord. Binnen uw organisatie werken verschillende mensen aan vele taken. De een is bestuurder, de ander houdt zich meer met de uitvoerende taken bezig zoals het begeleiden van groepen of het in elkaar zetten van een decor voor een volgende uitvoering. Dit gaat alleen goed door onderlinge afstemming, inspraak, overleg en zichtbare waardering. Tevreden medewerkers praten daarover, op verjaardagen, tegen vrienden of collega‟s van een andere (vrijwilligers)organisatie. Voor de vereniging een goede zaak. Immers deze mond-tot-mondreclame kost niets en zal uw vereniging letterlijk en figuurlijk winst opleveren. Een goede interne organisatie is dus het fundament van een goed geoliede vereniging. Andersom: een vereniging zakt weg wanneer de interne organisatie niet functioneert.
10
5. Interne en externe communicatie: een Siamese tweeling Veel verenigingen vragen zich af waar je moet beginnen met het opzetten van de communicatie: intern of extern. Alle experts in de communicatiewereld zijn het hier roerend over eens: goede externe communicatie begint intern. Wanneer het binnen uw vereniging niet goed gaat, zal het u niet lukken om naar buiten toe goede sier te maken. Uiteindelijk zult u door de mand vallen, waarna de schade die u zichzelf hiermee hebt berokkend u langdurig parten kan blijven spelen. Immers als er bij u een organisatorische puinhoop heerst en onvrede en mis-communicatie, dan hoort de buitenwereld dat. Via een feestje bij de buren, via „even napraten‟ in de sportkantine, etc. Niet dat dit nu problemen zijn waar de pers direct bij zit, maar motiveren doet het uw medewerkers niet en dat merkt u meteen. De vrijwilligers door-dik-en-dun krijgen twijfels, hun verzuim loopt op en de potentiële vrijwilliger gaat een deur verder. Het begin ligt daarom bij de interne organisatie en communicatie. Interne communicatie Het allerbelangrijkste voor uw vereniging zijn dus tevreden en enthousiaste medewerkers en leden. Dit is de beste publiciteit voor uw vereniging en kost het minst. Zij vertellen aan iedereen die het wil horen wat ze doen en hoe goed en bevredigend dit is. Om dit te bereiken moet u uw leden en medewerkers goed op de hoogte houden en hen serieus betrekken bij al uw activiteiten. Dit is de interne communicatie. Deze communicatie kan op verschillende manieren en vele momenten plaatsvinden: het waarderende of evaluerende gesprekje, de ledenvergadering, de werkgroepvergadering, de bestuursvergadering en middels het clubblad. Externe communicatie Door externe communicatieactiviteiten zorgt u ervoor dat u regelmatig in de publiciteit komt; mensen moeten voortdurend aan uw organisatie herinnerd worden. U hoeft daarbij niet direct aan kostbare advertenties en glimmende folders te denken. Er zijn goedkopere manieren die goed bruikbaar zijn en snel toepasbaar. Regelmatig een klein berichtje heeft daarbij meer effect dan eenmaal per jaar een halve pagina of een grote uitzending. Externe communicatie doet u overigens niet alleen met de pers, ook is het verstandig om regelmatig contacten te hebben met uw gemeenteambtenaar, donateurs, subsidieverstrekkers en sponsors. Om aan het werk te gaan met uw interne en externe communicatie vult u in Checklist 3: „Hoe is onze interne communicatie?‟ en 4: „Hoe is onze externe communicatie geregeld?‟
11
6. Communicatie en publiciteit planmatig organiseren Communicatie moet u een vaste plaats geven binnen uw vereniging. Het moet geen „losvast‟ gebeuren worden. Neem het op in uw plannen voor de komende periode. Communicatieplannen U kunt bijvoorbeeld communicatieplannen opstellen, waarin in ieder geval de jaarlijks terugkerende activiteiten terugkomen. Het gaat dan over een in- en een extern communicatieplan. In -
het interne communicatieplan staan bijvoorbeeld: de ledenvergaderingen werkgroepvergaderingen feestavond startschot activiteiten evaluatiegesprekken vrijwilligers clubblad e-mail
In -
het externe communicatieplan staan bijvoorbeeld: de nieuwjaarsreceptie van de gemeente overleg soortgelijke verenigingen in regio bijeenkomst internationale vrijwilligersdag 7 december
Kortom alle zaken waarvan u denkt: hier liggen mogelijkheden om anderen iets over ons te vertellen, neemt u op in deze communicatieplannen. Die anderen zijn bijvoorbeeld uw eigen leden en vrijwilligers (intern) en (potentiële) gebruikers van uw activiteiten (extern). Publiciteit plannen Vaak is het eerste wat in de publiciteit verschijnt, de groots opgezette plannen. Meestal rond september. Deze plannen komen panklaar in de krant. Dit is eigenlijk het slechtste moment voor publiciteit. Plannen – en ook gebouwen – zijn nog altijd leeg. Mensen krijgen pas belangstelling wanneer zij horen of zien dat er andere mensen zijn die já tegen uw plannen hebben gezegd. Verder stelt u ook een plan op voor regelmatige en planmatige publiciteit. Publiciteit werkt wervend wanneer het concreet en regelmatig is. Stel binnen uw vereniging iemand aan die zich bezighoudt met het schrijven van uitvoerbare communicatie- en publiciteitsplannen. U kunt ook denken aan het inschakelen van een student van een hogeschool bij u in de buurt. Vaak kost deze extra deskundigheid geen geld en bent u er als vereniging goed mee geholpen.
12
7. Weinig geld en toch veel publiciteit Publiciteit werkt wervend, zou ook de titel van deze workshop kunnen zijn. En of u nu nieuwe leden werft voor uw activiteiten of nieuwe vrijwilligers voor het realiseren van uw doelstellingen, over een ding kunnen we het eens zijn: publiciteit is niet alleen een kwestie van geld. U hoeft niet te wachten tot aan alle voorwaarden rondom activiteiten, imago en interne organisatie is voldaan. Wel moet u werk maken van het aanbrengen van verbeteringen en de publiciteit zoeken als u vindt dat de tijd er rijp voor is. Veel geld in uw publiciteit steken? Een zangvereniging in oprichting heeft alles organisatorisch goed geregeld. De taken zijn goed verdeeld en iedereen heeft er zin in. Wel is de zangvereniging nog op zoek naar een dirigent en kunnen ze nog enkele mooie mannenstemmen gebruiken. Ze hebben slechts vijfhonderd gulden in kas die ze aan publiciteit kunnen besteden. Het bestuur komt bij elkaar en bespreekt de mogelijkheden. De zangvereniging besluit om één grote advertentie te plaatsen in de plaatselijke huis-aan-huiskrant. De vraag is of het verstandig is om deze aanpak te kiezen? 10 x 1 is beter dan 1 x 10 Natuurlijk is dit een mogelijkheid. De advertentie is wat groter en je kunt er misschien meer tekst of een extra plaatje in kwijt. Nadeel is wel dat je maar één keer de aandacht van mensen vraagt, als ze de advertentie al lezen. En toevallig moet daar dan ook een dirigent of een zanger bij zitten. U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om een kleinere advertentie tien keer te laten uitbrengen. Dit is beter, want herhaling is de kracht van de reclame; een gouden regel in de reclame is: 10 keer 1 is beter dan 1 x 10. Oftewel liever tien keer klein dan één keer groot. Weinig geld Als het om publiciteit gaat is er veel mogelijk met weinig geld. Houdt u er wel rekening mee dat u „nieuws‟ moet hebben of maken: u krijgt een nieuwe voorzitter, andere accommodatie, u doet mee aan een internationaal toernooi, er komt een (ludieke) ledenwerfactie, et cetera. Hiermee laat u zien dat uw vereniging springlevend is. Dit is een belangrijke voorwaarde om in beeld te blijven, niet alleen voor de leden, maar ook voor uw andere doelgroepen. Dit bereikt u zonder een cent uit te geven als u: -
een verslaggever uit van de krant vertelt over uw aanpak: dat het vooral vernieuwend is en dat het repertoire (in het geval van de zangvereniging) uniek te noemen is; een persbericht hierover stuurt naar alle huis-aan-huiskranten, wijkbladen; de lokale omroep benadert en vraagt of ze aandacht willen besteden aan uw vereniging/activiteit; de burgemeester uitnodigt om eens een dagje met u „mee te draaien‟; uw leden en medewerkers vraagt het nieuws vooral door te vertellen; eens de redactie van de krant binnenstapt en ze bijpraat over uw vereniging; goede contacten onderhoudt met de ambtenaar of wethouder van uw gemeente; recepties bezoekt waar „belangrijke‟ contacten zijn.
Wel geld kost: - het organiseren van een „open huis‟; - het houden van een publiciteitscampagne en/of uitbrengen van een mooie folder (vraag hiervoor eens bijdrage aan een fonds).
13
DEEL II
Checklists
14
Checklist: Sterke en zwakke kanten van het bestuur Het is belangrijk dat een bestuur overzicht heeft over wat er gebeurt in een vereniging en wat er (nog) moet gebeuren. Wat haast heeft en wat nog wel even kan blijven liggen. Verder moet een bestuur veel dingen weten over de inhoud van de activiteiten, over communicatie, omgaan met vrijwilligers, het bezweren of juist aanpakken van conflicten, geld zoeken, noem maar op. Wat zijn de sterke en zwakke kanten van uw bestuur? (Vul eerlijk in:) Wij missen de volgende deskundigheden in ons bestuur: Wij denken dit gemis aan te vullen door: Wij constateren de volgende belemmeringen: Wij denken deze belemmeringen aan te pakken door: De volgende werkgroepen functioneren: ……………… ……………….. …………….. Ons bestuur coördineert de werkgroepen (te weinig/voldoende/goed). De communicatie tussen bestuur en werkgroepen verloopt (slecht/voldoende/goed). Er zijn
vrijwilligers en dat is (veel te weinig/weinig/net voldoende/ruim voldoende).
Er is (geen/een) vrijwilligersbeleid en dat wordt (niet/weinig/voortdurend) onder de aandacht van de vrijwilligers gebracht. De vrijwilligers worden (te weinig/voldoende/veel) begeleid. Conclusie: wij hebben een/geen optimaal bestuur.
15
Checklist: Sterke en zwakke kanten van bestuurscommunicatie Extra inkomsten, vrijwilligers en deelnemers werven, staat en valt vaak met de goede naam en faam van een vereniging. Het gaat dan over het imago van een vereniging. De vraag is dan ook of onze vereniging voldoende positief bekendstaat in de omgeving. Onbekend maakt immers onbemind. Allereerst moeten onze activiteiten goed zijn en onze bezoekers, deelnemers en vrijwilligers enthousiast zijn over onze vereniging. Goede en regelmatige communicatie en publiciteit helpen onze vereniging verder om bekend te raken. En aan bekenden geef je eerder geld dan aan onbekenden, u sluit zich eerder aan bij een bekende dan bij een onbekende vereniging. De bekendheid van onze vereniging is [ ] onvoldoende [ ] voldoende [ ] eigenlijk weten wij dit niet. Dit leiden wij af aan: ……………………… Welke activiteiten wij doen weet de buitenwereld [ ] onvoldoende [ ] voldoende [ ] eigenlijk weten wij dit niet. Dit leiden wij af aan: …………………. Onze vereniging doet [ ] wel [ ] niet aan regelmatig imago-onderzoek. De oorzaak is ……….. Er is [ ] onvoldoende [ ] voldoende [ ] veel) communicatie met de „buitenwereld‟. Dit komt doordat………… Publiciteit is er dit jaar [ ] niet [ ] weinig [ ] voldoende [ ] veel. Dit ligt aan ……. Nieuws aan de (lokale) media sturen wij [ ] nooit [ ] zelden [ ] regelmatig). Dit komt doordat ………………… Een werkgroep „communicatie‟ heeft onze vereniging [ ] niet [ ] wel. Om de communicatie systematisch aan te pakken maakt onze vereniging binnenkort [ ] enige [ ]geen mensen vrij. Onze vereniging gaat binnenkort vrijwilligers werven om de communicatie systematisch aan te pakken. [ ] Nee [ ] ja. Wanneer de werkgroep communicatie is opgezet, dan wordt deze groep als volgt begeleid: ………………… Conclusie: met leden en buitenwereld communiceert onze vereniging [ ] voldoende [ ] onvoldoende.
16
Hoe aantrekkelijk is ons activiteitenpakket? Vul in. Naam activiteit
Komen hierop genoeg deelnemers ?
Uit de gewenste doelgroep ?
Zien wij genoeg nieuwe gezichten ?
Hoe meten wij de reacties van deelnemers?
Wanneer een activiteit niet best scoort ga dan per activiteit dat na. checklist „Hoe aantrekkelijk is activiteit ………….‟ invullen.
17
Hoe aantrekkelijk is activiteit ………? Vul in: -
Omschrijf deze activiteit:
-
Waarom voert onze vereniging deze activiteit uit?
-
Voor welke doelgroepen is deze activiteit bestemd?
-
Heeft deze doelgroep wel behoefte aan deze activiteit? Waaraan merkt u dat? Is er veel verloop?
-
Hoeveel deelnemers (uit de doelgroep) verwacht u bij deze activiteit?
-
Waarom komen ze niet?
-
Wat kost de activiteit voor de deelnemer: - in tijd; - in geld; - in moeite (denk bijv. aan de bereikbaarheid).
-
Is het tijdstip goed gepland? (denk bijv. aan de voetbalavonden).
-
Hoeveel jaar staat deze activiteit al op ons programma? En waarom? - Is deze activiteit in de loop van de jaren (veel) veranderd? En waarom? - Neemt het aantal deelnemers af in de loop der jaren?
-
Wat vinden onze deelnemers/leden van deze activiteit? - Moet er wat aan veranderen of verbeteren? - Kan deze activiteit weggelaten worden? - Moet er iets anders voor in de plaats komen? - Hoe meten wij dat/hoe weten wij dat?
-
Wanneer voeren wij deze verbeteringen in?
18
Hoe is ons imago? Kopieer het volgende blad een aantal keren. Vul er één samen als bestuur in. Laat drie groepjes deelnemers een blad invullen. Vraag een aantal niet-leden uit belangrijke doelgroepen dit ook te doen. Bespreek de resultaten en de verschillen het liefst met elkaar. Wat is het huidige beeld? stoffig 0
dynamisch 5
traditioneel 0
vooruitstrevend 5
bureaucratisch 0
10
10
flexibel 5
10
Dit beeld ontstaat door………………………………………… Hoe zou volgens u dit beeld moeten worden? stoffig 0
dynamisch 5
traditioneel 0
vooruitstrevend 5
bureaucratisch 0
10
10
flexibel 5
10
Dit denkt u te bereiken door …………..……………..
19
Wanneer u meer wilt weten, maak dan een Osgoodschaal voor uw organisatie (zie het voorbeeld hieronder). Een voorbeeld van de Osgoodschaal de harmonie overweegt een actie te voeren voor nieuwe instrumenten voor hun jeugdige leden die (ongesubsidieerd) muziekonderwijs krijgen. De harmonie is bekend
X
X
X
X
X
X
onbekend
Koninginnedag graag zónder harmonie
X
X
X
X
X
X
mét harmonie
Is voor jong
X
X
X
X
X
X
voor oud
Speelt moderne stukken
X
X
X
X
X
X
ouderwetse stukken
Iedereen kan lid worden
X
X
X
X
X
X
alleen gevorderden lid
Muzikanten moeten eigen instrument betalen
X
X
X
X
X
X
krijgen instrument in bruikleen
Fors gesubsidieerd
X
X
X
X
X
X
Niet gesubsidieerd
Goed bestuurd
X
X
X
X
X
X
slecht bestuurd
Gegevens over de ondervraagde: O O O O O O
Man Vrouw Tot 20 jaar Van 20 tot 40 jaar Van 40 tot 60 jaar Ouder dan 60
20
Hoe is onze interne communicatie? Is er een goede taakverdeling? Bestuurlijk niveau? Organisatorisch niveau? Uitvoerend niveau? Staan de taken ook omschreven?
Ja
Nee
Vindt er afstemming binnen de organisatie plaats? Van bestuurlijk tot uitvoerend niveau? Zijn de verantwoordelijkheden helder? Is er een vaste communicatiemedewerker? Of houden verschillende mensen zich bezig met de communicatie? Zijn de medewerkers van uw vereniging betrokken? Zijn de verjaardagen van uw medewerkers/vrijwilligers bekend?
Welke communicatiemomenten zijn er in onze vereniging? Graag zo nauwkeurig mogelijk uitsplitsen. Bestuurlijk niveau
- bestuursvergadering - ledenvergadering
Organiserend niveau
- commissievergaderingen (jeugd, ouderen, activiteiten, etc.)
Uitvoerend niveau
- werkgroepvergaderingen - vrijwilligersavonden
Zet de zaken die er niet zo gunstig uitkomen onder elkaar en zoek een aanpak om een en ander te verbeteren.
21
Hoe is onze externe communicatie geregeld? Vul in: Alle media in uw omgeving staan bij u in de adressenbak: ja - de huis-aan-huiskranten - de regionale kranten - de lokale omroep - de regionale omroep - de lokale kerkbladen - de bladen van lokale verenigingen waar uw doelgroepen ook komen? Heeft uw vereniging een vaste contactpersoon bij alle media? Maakt u regelmatig gebruik van gratis persberichten? (hoe? Zie bijlage) Heeft uw vereniging een eigen contactpersoon voor de „ pers‟? Onderhoudt u regelmatig contacten met collega instellingen? Weet u wie uw ambtenaar is binnen de gemeente? Heeft u daar regelmatig contact mee? Is daar een „vast‟ persoon mee belast? Heeft u een lijstje van „steunzenders‟? Heeft u een publiciteitsplan (zie bijlagen)? Gebruikt u e-mail?
Nee
Zet de zaken die er niet zo gunstig uitkomen onder elkaar en zoek een aanpak om een en ander te verbeteren.
22
Deel III
Praktische Informatie
23
Instrumenten voor de interne en externe communicatie Instrumenten voor de interne communicatie Onder andere: -
Kantinevoorzieningen Sport- en recreatiedagje Loopbaanbegeleiding (ook voor vrijwilligers) Carrièreplanning (ook voor vrijwilligers) Beoordelingsgesprekken (juist voor vrijwilligers) Functiewaardering Deskundigheidsbevordering Introductie nieuwe medewerkers/vrijwilligers Eigen afdelingsvoorlichting Open dag Feest Gemeenschappelijk etentje Ideeënbus met uitreiking prijs Website/e-mail Clubblad
Instrumenten voor de externe communicatie Onder andere: -
Gesprekken op recepties Rondleiding Website/e-mail Brief Persbericht Open dag Marktkraam Kraam op een beurs Folder Poster/affiche Financiële actie Clubblad
24
Invulschema‟ s Publiciteitsplannen Kruis aan welke middelen u gaat gebruiken voor welke doelgroep en in welke week. Iedere doelgroep moet per kwartaal minstens 1x iets van u horen. K web-site
J e-mail
I marktkraam
H financiële actie
G folder versturen
F artikel eigen blad E advertentie
D open dag
C posterophangen
B folder uitdelen
A persbericht
Doel groepen
l
m
12
13
1
1
2
2
Iedereen Leden deelnemers Sponsors fondsen Donateurs Politiek Ambtenaren Clubhuizen Ouderen Jongeren Journalisten Collegainstellingen Scholen
Week 1 van kwartaal ………
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
25
Kwartaal ……… Week: 1
Publiciteitsplan Voor welke doelgroepen
Inhoud boodschap
Te gebruiken Uitwerking media door
kosten
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
26
Kopij maken voor nieuwsberichten Redacties van kranten hebben het druk. Kant-en-klare berichten hebben dus meer kans op plaatsing dan kopij die in veel opzichten nog bewerkt moet worden. Het belangrijkste van uw nieuws, de kern van de zaak, staat vetgedrukt bovenaan. Dan komt het een na belangrijkste en zo verder. De lijn van het verhaal mag niet verstoord worden. Dit is noodzakelijk omdat er soms onderaan het stuk wat afgehaald wordt omdat er geen ruimte is om de hele tekst te plaatsen. Lever geen berichten in die met elkaar te maken hebben. Misschien zelfs niet op achtereenvolgende dagen. Anders worden bijvoorbeeld twee van de vier berichten afgekapt. - Lever de kopij het liefst aan via e-mail. Dan kan het zo overgenomen worden. Of anders op wit papier, dan kan het makkelijk gescand worden. - Zet er een kopsuggestie boven die kort en bondig is. Zorg bij een lang verhaal voor tussenkopjes. Maak de kop inclusief de spaties nooit langer dan 32 aanslagen. - Bij lezing van het bericht kun je ter controle de volgende vragen stellen: Wie, wat, wanneer, waarom, waar? Wanneer je op iedere vraag een helder antwoord kunt vinden in de tekst dan is je bericht in orde. - Om welke personen gaat het? (namen correct spellen) - Wat gebeurt er precies? (korte omschrijving) - Waarom gebeurt het? (wat is de achtergrond, het motief?) - Wanneer gebeurt het? (dag en uur) - Waar vindt een en ander plaats? (adres en telefoonnummer nauwkeurig weergeven) -
Vermijd woorden met meer dan drie lettergrepen en zinnen met meer dan tien woorden.
-
Bewaar altijd een kopie van de kopij.
-
Lever er eventuele illustraties bij. Goede zwartwit tekeningen van voldoende artistiek niveau en goede foto's (geen kiekjes).
Het moeilijke beginpunt Wanneer er een krantenartikel geschreven moet worden, een nota of zomaar een verhaal, dan vinden velen het moeilijk een goed begin te maken. Er zijn verschillende mogelijkheden. Hieronder enkele suggesties die in allerlei combinaties toe te passen zijn. Soms overlappen ze elkaar maar misschien helpen ze u uit de startblokken. Samenvatting De voornaamste conclusies of aanbevelingen worden aan het begin gezet. Specifiek detail Interesse voor het artikel wordt bevorderd door een detail dat de lezer raakt. Doel De schrijver legt uit waarom hij dit artikel schrijft.
27
Gezegde/citaat Een gezegde of citaat van personen die de lezer kent en bewondert doen het goed; en kunnen echte aandachtstrekkers zijn met mogelijkheden tot humor. Vraag Vat de kern van het verhaal samen in een vraag, waarop de lezer graag een antwoord zou krijgen. Interesse stof Alles wat de lezer interessant zou kunnen vinden, is geschikt voor de eerste alinea. Illustratie en voorbeeld Problemen kunnen vaak met één voorbeeld concreet worden gemaakt. De beschrijving van de moeilijkheden van één bepaalde persoon zeggen soms meer dan een abstracte uitleg. Actiebeschrijving Is een onderwerp verbonden met een interessante actie, dan kan de beschrijving daarvan soms een aantrekkelijk begin vormen. Taalgebruik Bij alle publiciteit moet gelet worden op de taal. Woorden - Gebruik de officiële spelling - Gebruik geen vaktaal - Schrijf in begrijpelijk Nederlands - Vermijd afkortingen - Leg afkortingen van namen van instellingen direct uit - Vermijd lange, moeilijke woorden Zinnen Maak zinnen gemiddeld niet langer dan 10 woorden Wissel de lengte van de zinnen wel af Gebruik hoogstens 1 komma per zin Zet het werkwoord zo dicht mogelijk bij het onderwerp. Alinea's Maak de eerste alinea kort en duidelijk en zet daarin de kern van de boodschap Zet maar één thema in één alinea Maak de overgang tussen twee alinea's vloeiend Zet de juiste informatie op de juiste plaats Tekst • Zorg dat de stijl persoonlijk gericht is • Vermijd clichés • Zorg voor een bondige, gevarieerde stijl • Gebruik schrijftaal die zo dicht mogelijk bij spreektaal staat
28
Verdere tips -
Raadpleeg de dichtstbijzijnde drukker eens voor advies. Het is zijn dagelijks werk en hij is meestal wel bereid u wat tips te verstrekken.
-
Mocht u niet beschikken over een computer met een opmaakprogramma, kijk dan eens rond binnen uw kennissenkring of er geen persoon, instelling of school in het bezit is van bovengenoemde apparatuur die u mag gebruiken.
-
Wat u ook voor boodschap wilt overbrengen, laat het altijd aan ongeveer tien personen van uw doelgroep lezen. U bent er dan zeker van dat wat u wilt overbrengen ook overkomt.
-
Bij affiches en advertenties past u een tijdscontrole toe. Laat het twee à drie seconden zien en vraag daarna naar de inhoud en kijk of de boodschap overkomt.
-
Heeft u een logo? Gebruik dit dan héél consequent. Dit is herkenbaar en staat (hopelijk) garant voor iets goeds!
29
Zelf wervingsmateriaal maken Het is leuk en goedkoop zelf wervingsmateriaal te maken. Met computer, printer en kopieermachine wordt de productie bijna een fluitje van een cent. Wel moet u rekening houden met de lay-out. Hieronder een aantal tips. Straataffiche De groepen voor wie een straataffiche bestemd is, zijn hoofdzakelijk fietsers, automobilisten, passagiers van een bus enzovoort. Het gaat dus om snelle blikken! De boodschap moet binnen enkele seconden te zien en te begrijpen zijn. Interesseert de waarnemer zich voor deze vluchtige boodschap dan wordt er zeker moeite gedaan om erachter te komen wat er gaat gebeuren. Het straataffiche moet een afmeting hebben van minimaal 50 x 70 cm. Bij het maken van een affiche hanteert u altijd de volgende driedeling. WAT - groot - INFO-DAG WAAR - kleiner - Wijkhuis WANNEER - klein - 15 augustus, aanvang 20.00 uur. Beschikt uw vereniging over een vignet gebruik dit dan. Meerkleurendruk is erg duur, moeilijk toe te passen en leidt vaak de aandacht van de boodschap af. Zwart-wit is stukken goedkoper. Bovendien heeft de ervaring geleerd dat de boodschap in zwart-wit snel en goed overkomt. Raamposter De doelgroep van raamposters zijn voetgangers. Deze groep heeft meer tijd om de boodschap tot zich door te laten dringen dan bijvoorbeeld een fietser. Raamposters zijn uitermate geschikt voor openbare gebouwen, supermarkten of de bakker op de hoek. Het formaat dat bij dit soort posters/affiches gehanteerd wordt kan verschillen. Minimaal formaat is A3 (= dubbel vel typepapier). Maximaal formaat is 50 x 70 cm. Laatstgenoemde afmeting kan wel een belemmering zijn voor degene bij wie je graag een raamposter wilt ophangen. Ook hier hanteert u weer de formule WAT, WAAR, WANNEER. Simpelheid garandeert over het algemeen succes. Wilt u illustraties? Gebruik dan simpele vormen met pakkende beelden en teksten. Folder Een folder is een vouwbrief en de naam komt uit het Engels. Ongeacht de vouwwijze dient u er altijd voor te zorgen dat de voorkant van de folder slechts summier aangeeft wat de folder inhoudt (wat en waar). Het „wanneer‟ en „hoe‟ werkt u uit op de binnenkant. De tekst dient altijd kort en bondig te zijn. Bij een folder moet u uitgaan van een A4-formaat (29,7 x 21 cm). U kunt het papier in de lengte, de breedte vouwen; in tweeën en in drieën. De vouwwijze van de folder kiest u tevoren naar aanleiding van de hoeveelheid informatie die u kwijt wilt.
30
Advertentie Het doel van een advertentie is aandacht trekken in een publicatie. Let wel, u bent niet de enige die adverteert; uw advertentie staat dus tussen andere advertenties in. Onderzoek heeft uitgewezen dat de gemiddelde lezers voor advertenties twee à drie seconden uittrekken. Ga dus uit van een pakkende kop, eventueel met een illustratie of logo en daaronder de tekst. Het schetsje of logo met uitgetypte boodschap kan zo bij de krant worden ingeleverd. Deze manier van adverteren kan zéér prijzig zijn. Een „zoekertje‟ in een gratis huis-aan-huisblad is daarentegen heel wat voordeliger en vaak effectiever. Reclamebureaus hanteren meestal de 10x1-regel. Dat wil zeggen: liever tien keer een advertentie van € 100,- dan één keer een advertentie van € 1000,-. Website Een website is met een goed softwarepakket snel te maken. Tegenwoordig zijn deze pakketten niet duur meer. Veel jeugdige leden willen graag meteen aan de slag om een mooie website te maken. Let er hierbij op dat jeugdigen veel toeters en bellen, knipperende lichten en schrille geluiden leuk vinden maar de oudere leden niet. Vind hier een goede middenweg in. Het probleem bij een website is niet het maken maar het actueel houden ervan. Wanneer er in mei het bericht staat dat op 14 februari het oudste lid is overleden en dat deze op 19 februari begraven wordt, is dat zeer pijnlijk voor de nabestaanden. In september nog moeten lezen dat het toernooi op 6 april precies om 9.00 uur begint, daagt niet uit om verder te lezen. Voor een goede website moeten dus twee taken gegarandeerd zijn:/Er zijn dus twee werkgroepen nodig: -
Het systeembeheer/de systeembeheerders: de technici die de navigatie (de sturing) van de website maken, onderhouden en bijstellen.
-
De webredactie die met de zogenaamde content (de inhoud) van de website bezig gaat. Dit hoeft niet de redactie van het clubblad te zijn. Schrijven voor een website is gebaseerd op een kleiner aantal woorden dat op één scherm moet en het doorlinken naar andere onderdelen. Artikelen voor een clubblad kunnen veel langer zijn en hebben een andere sfeer. Twee redacties zijn dus geen luxe, maar beide redacties moeten wel regelmatig overleggen om af te stemmen.
31
Tips voor een interview bij een (lokale) omroep Lokale omroepen kunt u prima gebruiken om iets aan te kondigen of iets te vertellen over uw vereniging. Hieronder een aantal tips. 1. Voor wie doe ik het? Een interview geven aan de lokale omroep kan interessant zijn. U moet zich wel realiseren dat de radio een heel vluchtig medium is; „teruglezen‟ kan de luisteraar niet. U zult zich dus goed moeten voorbereiden. Welke boodschap wil ik brengen? Wie zijn de luisteraars? Wat willen zij weten? En hoe wil ik dat mijn vereniging overkomt? 2. Is uw persberichtenschrijver een goede prater? Wijs de juiste persoon aan die het interview geeft. In korte tijd moet hij een helder verhaal kunnen vertellen en representatief overkomen. Hij is op dat moment het visitekaartje van uw vereniging. Vaak wordt er iemand aangewezen die ook het persbericht schrijft. Maar een goede schrijver hoeft lang niet een goede prater te zijn. En een goede prater in de vergadering kan heel onzeker worden als hij weet dat heel de stad naar hem luistert. 3. Bezoek vooraf de studio Ga als het kan, vooraf een kijkje nemen in de studio. U wordt dan niet overdonderd door (het ontbreken van) de techniek. De medewerkers van een lokale omroep vinden het fijn als er interesse in hun werk wordt getoond en ook u doet uw voordeel ermee. 4. Gang van zaken vooraf doornemen Voor u is het misschien de eerste keer dat u geïnterviewd wordt. Bespreek vooraf een aantal punten met de interviewer: hoe lang duurt het gesprek, welke vragen worden gesteld, wat als het interview niet lekker loopt, gaat het om een live uitzending of wordt het interview op band opgenomen? Geef de rode draad aan waar u het over wilt hebben! 5. De rode lamp Zodra de „rode lamp‟ in de studio brandt bent u „in de lucht‟. Probeer rustig en zeker over te komen. Gesprekspunten die u heeft voorbereid, heeft u in steekwoorden uitgewerkt en liggen vóór u op tafel. Als u een vraag niet begrijpt, zeg dat dan. Geef nooit „zomaar‟ een antwoord, een interviewer gaat hier op door en u bent de draad van het gesprek kwijt.
32
Tips voor het schrijven van een persbericht Regionale kranten en lokale huis-aan-huisbladen kunt u prima gebruiken om iets aan te kondigen of iets te vertellen over uw vereniging. Hieronder een aantal tips om een persbericht te maken: 1. Nieuws is echt nieuw Daarom schrijft u de tekst nooit in de verleden tijd. Anders lijkt het gauw op „oud nieuws‟. Daar zit niemand op te wachten. Heeft u nieuws, breng het dan ook zo snel mogelijk. 2. Duidelijk zijn Meestal is uw nieuws niet wereldschokkend. Vertel in duidelijke bewoordingen wat er aan de hand is of wat er komt. Alles wat u vertelt moet u ook waar kunnen maken. 3. Positief zijn Breng uw boodschap positief. Laat zien dat u het belangrijk vindt dat veel mensen op de hoogte worden gebracht van uw „nieuws‟. Uw medewerkers binnen uw vereniging worden op de hoogte gebracht dat er een persbericht komt en wat de inhoud is. Onder het persbericht zet u de naam van de contactpersoon en een telefoonnummer waaronder die te bereiken is. De journalist kan dan snel ontbrekende informatie inwinnen. 4. Geen Adam en Eva-verhaal Maak van uw bericht geen verhaal waarbij u begint bij Adam en Eva en eindigt met toekomstplannen voor 2050. Alleen het hoognodige is belangrijk. Het bericht bevat altijd de beroemde vijf W‟s: waarom, wie, wat, waar, wanneer? Beantwoord minstens drie van deze vragen in de eerste alinea. 5. Heldere lay-out Zorg ervoor dat u veel aandacht besteedt aan het uiterlijk van uw bericht. Denk aan een goede indeling van de tekst. Zet bovenaan de datum en plaats van verzending. Vergeet vooral uw N(aam) A(dres) W(oonplaats) gegevens niet Neem de tijd voor het bedenken van een goede kopregel: niet altijd levert uw eerste creatieve opwelling de beste kop op.
33
