Vlaamse Schermbond vzw Ondernemingsnummer: 418.821.452 Zetel: Boomgaardstraat 22/56, 2600 Berchem
Verslag Commissie:
Commissie Promotie en Sponsoring (CPS) 7 november 2011 – 19u30 Berchem Aanwezig: JEAN-PIERRE GHYS, LIESBETH GHYS, KATHLEEN KETS, ANS MECHELAERE, MARIJN SOMERS, ELS VERGAUWEN De vergadering wordt voorgezeten door ELS VERGAUWEN. Het verslag wordt opgemaakt door ELS VERGAUWEN.
A. Goedkeuring verslag Het verslag van de CPS-vergadering van 8 augustus 2011 wordt goedgekeurd. Actiepunten die nog niet werden uitgevoerd, worden onderaan dit verslag bij de nieuwe actiepunten hernomen. B. Verdeling sponsormappen K.K. heeft wel al enige sponsors gecontacteerd, doch zonder respons. Ze wacht antwoord van Brantano af. K.K. hoort eens bij Chris Van Holsbeke naar de Colruyt-sponsoring voor de VSB JH. Ook Delhaize sponsort sportfederaties. E.V. zoekt eens via hun website. E.V. heeft Yoeri Van Laecke, Frederiek Troubleyn en Frederik Vandormael aangeschreven voor sponsoring op de website. Zie verder. JPG wil de situatie eens bekijken alvorens hij zich wil engageren. Hij wil eens horen bij drukkerij Goekint. E.V. stuurt de nodige info aan hem door. K.K. zal de update van de sponsoropvolging doormailen naar E.V. C. Subsidieaanvraag schermzaal Het is niet duidelijk wat de stand van zaken voor de bouw van de nieuwe schermzaal is. E.V. zal navraag doen bij de RvB. De subsidieaanvraag aan de Nationale Loterij kan pas worden ingediend indien men zeker is dat de bouw er zal komen.
1
D. Stand van zaken website KEVIN DE WIT en M.S. hebben al veel werk verricht om de inhoud van de huidige website over te zetten naar het nieuwe systeem. Er zijn nog problemen met de vormgeving (werken in kolommen) en het opladen van foto’s en documenten. Er dient dus nog een verlenging van de bestaande website en de mailboxen te worden aangevraagd. Opmerkingen betreffende de inhoud van de website: a. Er moeten nieuwe pagina’s worden gecreëerd (VSB-beker, topsport,…). Enkele CPS-ers zullen samen met de cel website terug samenkomen om de navigatiestructuur te bespreken. A.M. zal de vorige voorstellen bestuderen. Er is een voorkeur voor een ‘doelgroepen-structuur’. Er wordt bekeken of alle pagina’s hier kunnen ondergebracht worden. b. De openingspagina is veel te druk, bevat te veel info. c. De buttons naar de indexpagina’s (trainers, scheidsrechters, pers) zijn niet gekend. Ze moeten eerst worden geactualiseerd en dan bekend gemaakt. d. Uitleg over gebruik van de website bijvoorbeeld via het tijdschrift. e. Er moet een link komen naar Facebook en Twitter a. Schermen in de media: De krantenknipsels van de VSF enkel publiceren als het een volwaardig artikel is. E. Nieuwsbrief: Voorstel: Niet meer inloggen op de website. Alles openbaar maken. E.V. vraagt na bij de verschillende raden en commissies. Mogelijkheid tot inschrijven voor de nieuwsbrief via website. Alle CPS-ers gaan op zoek naar voorbeelden van goede nieuwsbrieven (vb de Hallebardiers). M.S. onderzoekt de mogelijkheden binnen het nieuwe CMS. KRISTIEN CLOOTS dient hier ook bij betrokken worden. F. Promotiefilm: stand van zaken Hiervoor is geld nodig. Bij eindwerken van studenten van de middelbare school is de kwaliteit ondermaats. Hogeschoolstudenten zijn dikwijls druk bezet en worden vaak door bedrijven betaald om voor hen projecten uit te werken. Gezien er geen budget is, maar ook geen urgentie, probeert L.G. via Luc Gevaert (stageverantwoordelijk op het VISO, Gent) en via Sint-Lucas (Antwerpen), het RITS (Brussel) en de PIH (Kortrijk) om voor volgend academiejaar studenten te vinden die hieraan willen werken.
2
G. Infobrochure a. Inhoud: i. Website clubs opzetten + kaartje van Vlaanderen met clublocaties ii. De verschillende wapens + foto erbij iii. Materiaal: Foto van kledij + vermelding dat beginners dit in de meeste clubs kunnen gebruiken of 2e-hands kunnen kopen. iv. Contactgegevens VSB b. Offertes vragen bij drukkers (Rheyn, Goekint, Jan Verest,…). Reeds gevouwen / niet gevouwen; verschillende kwaliteiten van papier (welk papier stelt drukker voor?) c. Ontwerp: E.V. vraagt aan vrouw van Michael Willems. Indien zij zich hiervoor niet wil engageren, zal E.V. zelf in Publisher een ontwerp maken. M.S. wil hierbij helpen.
H. Toelichting Mission Olympic: promotieactie over gans België E.V. licht toe wat deze actie inhoudt. De initiaties in de scholen zouden plaatsvinden in de periode maart-mei. Tegen die periode zouden de flyers moeten gedrukt zijn. I.
Varia: a. Sponsoring op kledij. In het algemeen mag sponsoring niet indruisend zijn tegen de openbare orde en de zeden. Reclame voor tabakswaren en alcoholische dranken zijn niet toegestaan. Om een gedetailleerd reglement op te stellen, zullen eerst voorbeeld-reglementen van andere sportfederaties worden opgezocht en bestudeerd. Voor wat betreft de reglementering van reclame op overkledij is de CPS van mening dat op de nationale trainingspakken geen persoonlijke sponsoring mag worden gepubliceerd. Op de clubtrainingspakken wordt geen restrictie gelegd. b. Gebruik Fb-account; E.V. zal dit bekijken met A.M. d. VSB JH: A.M. geeft een toelichting over de stand van zaken van de jeugdhappening-organisatie. e. Sponsoring op homepage website €250 per sponsor, geen exclusiviteit
J. Planning volgende vergadering Woensdag 8 februari 2012 van 19u30 tot 22u00 te Berchem
3
To do Actiepunt
Verantwoordelijke
Zoeken naar studenten van een film- of multimediaschool die als eindwerk een promotie-filmpje willen maken
L.G.
15/09/2012
Rondvraag doen in de clubs wie geïnteresseerd is in het
K.C.
15/12/2011
Aan YOERI VAN LAECKE, FREDERIEK TROUBLEYN, FREDERIK VANDORMAEL de nieuwe prijzen laten weten om als sponsor op de website te staan.
E.V.
30/11/2011
Lijst maken met bekende personen die ooit hebben geschermd. Aan de clubs vragen welke bekende personen zich ooit bij hun club hebben aangesloten.
E.V.
30/11/2011
K.C.
15/12/2011
de indexpagina voor de pers (foto’s, interessante weetjes,
E.V.
30/10/2011
Alle CPS-leden
15/12/2011
M.S.
30/11/2011
Alle CPS-leden
30/12/2011
K.K.
30/11/2011
Mogelijkheid sponsoring door Delhaize nagaan
E.V.
31/12/2011
Update sponsoropvolging sturen
K.K.
20/11/2011
Doorsturen alle sponsordocumenten aan J-P.G.
E.V.
20/11/2011
J-P.G.
30/11/2011
E.V.
30/11/2011
Voorstellen navigatiestructuur website bestuderen
A.M.
05/12/2011
Bijeenkomst cel website organiseren
E.V.
05/12/2011
Timing
geven van initiaties. Deze gegevens oplijsten en eventueel publiceren op de website.
biografieën,…) aanvullen Interessante weetjes over de schermsport doorspelen aan E.V. Artikel voor het tijdschrift over de 9de lijn in het schermen uit boek over de geschiedenis van het schermen. sponsors contacteren en eerste feedback doorgeven Informeren bij Kris Van Holsbeke naar de Colruytsponsoring
Alles bekijken en eventuele bereidheid tot medewerking laten weten Navraag doen bij de RvB ivm schermzaal Eventueel aanvraag tot subsidiëring van de Nationale Loterij indienen
Zoeken naar voorbeelden van goede nieuwsbrieven Onderzoeken van de nieuwsbrief-mogelijkheden binnen
Alle CPS-ers/K.C. 15/01/2012 M.S.
15/01/2012
K.C.
15/01/2012
het nieuwe CMS Folder met de clubgegevens updaten en ter beschikking stellen van de clubs (inhoud opstellen).
E.V. 4
Offertes voor flyers vragen bij drukkers (Rheyn, Goekint,
K.C.
Jan Verest,…
J-P.G.
Ontwerp flyer
vrouw van M.
15/01/2012
08/02/2012
Willems of E.V. Reclamevoorschriften sportfederaties opzoeken
Alle CPS-ers
30/12/2011
Foto’s doorsturen van de ‘nacht van de sport’ te Schilde
M.S.
15/11/2011
Navragen ‘permissies webpagina’s’ bij de verschillende raden en commissies
E.V.
30/11/2011
5
