7 Bestuurslid Sponsoring

7 Bestuurslid Sponsoring 7.1 Wat u moet weten 7.2 Vragen en praktijkvoorbeelden 7.3 Extra informatie

7.1 Wat u moet weten. Sponsoring is voor veel verenigingen een belangrijke bron van inkomsten. Het is ook een gebied waarbij het absoluut noodzakelijk is om goede afspraken te maken. Denk daarbij aan mogelijkheden voor tegenprestaties (shirts, bordreclame of ook andere mogelijkheden), tarieven, doelgroepen als het gaat om potentiële sponsors, et cetera. Een goed sponsorbeleidsplan is van groot belang om sponsoring op langere termijn succesvol te laten verlopen. De opbrengsten uit diensten, zoals sponsoring, entreegelden en opbrengsten uit (shirt)reclame(borden), zijn tot een grensbedrag (zie 12.1) vrijgesteld van BTW). Daarbij moeten overigens de bijdragen in geld en in natura bij elkaar worden opgeteld. Als de vereniging boven dit bedrag uitkomt, is zij BTW verschuldigd over het gehele bedrag aan sponsorbijdragen. Deze BTW moet dan in rekening worden gebracht aan de sponsor en worden afgedragen aan de belastingdienst. Voor de vrijstellingsgrens geldt als waarde van de sponsoring in natura de inkoopwaarde (inclusief BTW) voor de vereniging of de verkoopwaarde van de goederen die de sponsor ter beschikking stelt. Hoewel sponsoring in natura, bijvoorbeeld in de vorm van sportkleding, vaak meerdere jaren kan worden gebruikt, worden deze sponsorontvangsten in het jaar van de verkrijging meegenomen voor de omzetbelasting. Het kan dus zijn dat de vereniging, als gevolg van het niet spreiden van deze sponsorgelden over de duur van het gebruik, het ene jaar boven de vrijstelling uitkomt terwijl zij er in andere jaren weer onder blijft. Hoewel de wettelijke bepalingen geen ruimte bieden tot spreiding, is overleg met de belastingdienst hierover zeker niet bij voorbaat kansloos gelet op de soms onbillijke consequenties Voor het bestuurslid sponsoring is het van groot belang dat er ten aanzien van de sponsoring correct opgestelde sponsorovereenkomsten (7.3.1) worden gemaakt. Ter ondersteuning hiervan is er voor de sportvereniging ook een scholings- en begeleidingsfaciliteit beschikbaar in de vorm van een project ‘ontwikkeling sponsorbeleid’. Bonden en provinciale sportraden kunnen dergelijke projecten verzorgen. Naast het bestuurslid sponsoring is het natuurlijk mogelijk om een sponsorcommissie in te stellen die aan de hand van een sponsorstappenplan (7.3.2) een beleidsvisie en een werkwijze ontwikkelt. Het stappenplan is een hulpmiddel om tot een structureel sponsorplan te komen.

7.2 Vragen en praktijkvoorbeelden Vraag 1: Vraag 2: Vraag 3: Vraag 4: Vraag 5:

Moeten we belasting afdragen over sponsorinkomsten? Valt een advertentie in het clubblad onder sponsoring en moet de opbrengst dan mee worden geteld voor de BTW? Hoe werkt dat bij een sponsorstichting? Welke sponsors kunnen we benaderen en hoe? Welke tegenprestatie kunnen we aanbieden?

Vraag 1:

Moeten we belasting afdragen over sponsorinkomsten?

Tegenover sponsorbijdragen staat meestal een tegenprestatie: het maken van reclame voor de sponsor (maar ook andere vormen zijn mogelijk). Deze sponsorbijdragen tellen mee voor de vrijstellingsgrens. Als uw vereniging boven de vrijstellingsgrens uitkomt, is uw vereniging BTW verschuldigd over deze sponsorbijdragen. Deze BTW moet uw vereniging in rekening brengen aan de sponsor en afdragen aan de Belastingdienst. Een sponsor kan zijn bijdrage verstrekken in geld, maar ook in natura. Bijvoorbeeld: hij stelt shirts ter beschikking waarop zijn naam staat afgedrukt. Uw vereniging maakt daarmee reclame voor de sponsor en is dan over deze reclamedienst BTW verschuldigd. Voor de verstrekking in natura moet de sponsor uw vereniging een rekening met BTW sturen. Uw vereniging moet aan de sponsor een rekening sturen voor de verrichte reclamedienst. Of u BTW moet berekenen, hangt af van het wel of niet bereiken van de vrijstellingsgrens. Voor de vrijstellingsgrens geldt als waarde de inkoopwaarde (inclusief BTW) of de voortbrengingskosten van de goederen die de sponsor ter beschikking stelt. U moet ook de waarde meetellen van de goederen die de sponsor aan de afzonderlijke leden van uw vereniging ter beschikking stelt. (Bron: Belastingdienst) Vraag 2: Valt een advertentie in het clubblad onder sponsoring en moet de opbrengst dan mee worden geteld voor de BTW? Nee. Het clubblad wordt gezien als een basisvoorziening voor de verenigingsactiviteiten en is daarom vrijgesteld van BTW-heffing. Vraag 3:

Hoe werkt dat bij een sponsorstichting?

Het komt voor dat de fondswerving van een sportvereniging is ondergebracht in een aparte rechtspersoon, bijvoorbeeld een sponsorstichting, een steunstichting of een stichting “Vrienden van ...”. De genoemde vrijstellingen gelden dan niet. De steun- en sponsorstichtingen et cetera. zijn BTW verschuldigd over hun totale ontvangsten, ook als de totale opbrengst wordt doorgegeven aan de sportvereniging voor wie zij de fondsen werft. Deze stichtingen kunnen zelf BTW terugvorderen en/of verrekenen. Vraag 4:

Welke sponsors kunnen we benaderen en hoe?

Twee zaken die van belang zijn bij de verwerving van nieuwe sponsors: • neem een actieve houding aan • onderken de verschillen in benadering van potentiële sponsors Het advies is, gericht te kijken naar een mogelijke hoofdsponsor en binnen de vereniging en de directe relaties op zoek te gaan naar kleinere sponsors voor bijvoorbeeld een advertentie in het clubblad, borden langs de velden, shirtsponsoring van een tweede of jeugdteam. Vaak zijn ouders een zeer interessante doelgroep voor deze manier van sponsoren. Sponsoring kent vaak een extra dimensie: samenwerking. Probeer een langdurig contract voor te stellen. Vaak kost het vastleggen van een sponsor voor één jaar net zoveel tijd als voor vijf jaar. Het leggen van contact Nadat de potentiële sponsors in kaart zijn gebracht moet vaak het eerste contact worden gelegd. Doorgaans komt men in contact middels het schrijven van een brief. Een brief is als eerste contact beter dan een telefoongesprek. Een brief dwingt tot lezen, ligt op het bureau en vraagt om een (re)actie. Wel kan men van te voren met het bedrijf bellen om de brief aan te kondigen. Voor de vorm van de brief gelden de volgende regels: • niet langer dan anderhalf A-4;

• naam bedrijf en persoon overal correct gespeld; • verwijs naar eventuele gezamenlijke relatie/kennis; • enthousiast, met pakkende intro en bondige taal, zonder vakjargon; • sluit af met de opmerking dat u graag verder meedenkt in een persoonlijke kennismaking en dat u zult bellen om een afspraak te maken; • het bestuur tekent en er wordt één contactpersoon genoemd. Inhoudelijk moet de brief duidelijk maken wat de kansen zijn die de vereniging aan het bedrijf kan bieden. Vraag niet om geld, maar laat zien hoe het bedrijf de club kan inzetten voor zijn doelen. Geef in de brief informatie over de vereniging. Men kan hierbij denken aan de geschiedenis van de vereniging, het prestatieniveau, ambities, presentatie van de bestuursleden en andere sponsors als die er zijn. (Bron: Nevobo) Vraag 5:

Welke tegenprestatie kunnen we aanbieden?

De tegenprestaties zullen van geval tot geval verschillen. Zaak is om de tegenprestatie in het sponsorcontract vast te leggen zodat beide partijen precies weten waar men aan toe is. Bij benadering van een grotere (hoofd-)sponsor is het aan te raden om in een kennismakingsgesprek na te gaan wat de behoeften van het bedrijf zelf zijn, welke marketing- en communicatiestrategie het bedrijf voert. Enige oriëntatie vooraf is aan te bevelen (jaarverslag, internetsite, etc). Laat vooral de vertegenwoordiger van het bedrijf zelf vertellen, de laatste ontwikkelingen en inzichten zijn vaak nog niet te lezen in een jaarverslag of brochure. Spreek af dat je daarna op basis van het gesprek een voorstel schrijft of verder uitwerkt.

7.3 Extra informatie 7.3.1. Overeenkomsten 7.3.2. Sponsorstappenplan

7.3.1. Overeenkomsten Er bestaan verschillende overeenkomsten en regelingen ten aanzien van sponsoring: • • • • • • •

sponsorovereenkomst met sportvereniging (zie bijlage 1) sponsorovereenkomst m.b.t. evenement (zie bijlage 2) sponsorovereenkomst individuele sporter (zie bijlage 3) overeenkomst plaatsen reclamebord (zie bijlage 4) contract sponsoring accommodatie (zie bijlage 5) verkort contract sponsoring accommodatie (zie bijlage 6) bevestigingsbrief overeenkomst (zie bijlage 7)

7.3.2. Sponsorstappenplan Sponsoring vraagt van de sportbestuurder een gedegen aanpak. Om tot een eigen verenigingssponsorplan te komen, zal systematisch gewerkt moeten worden. Dit artikel geeft daar handvatten voor, waarbij het aangegeven stappenplan hoogstens een spoorboekje is, dat mogelijkheden aangeeft. De reiziger zonder eigen reisdoel, zonder reisplan, heeft er niets aan. Voor een vereniging zonder eigen sponsorbeleid, zonder initiatieven en zonder mensen die zich willen inzetten, is een stappenplan geen oplossing maar een extra moeilijkheid. Het stappenplan is geen juk dat aan de vereniging wordt opgelegd; integendeel, het is de vereniging die met de fasering in de hand het proces voor het vinden van een sponsor ordelijk kan laten verlopen. De stappen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

vergaren van kennis en informatie; analyseren van de eigen verenigingssituatie; omschrijven van het aanbod aan de sponsor; selecteren van potentiële sponsors; doen van een aanbod; opstellen van een contract; uitvoeren van het contract; evalueren van het contract.

Stap 1. Vergaren van kennis en informatie Voor het voeren van een succesvol sponsorbeleid is het vergaren van kennis en informatie onvermijdelijk. Wellicht wordt met het lezen van dit boek een goede stap gedaan. Toch zal het in de steeds sneller veranderende sportmaatschappij nodig zijn, up-to-date te blijven. Daarvoor is het volgen van cursussen, het bijwonen van seminars e.d. voorwaarde. Veel informatie en kennis kan bij zusterverenigingen verkregen worden. Het inwinnen van informatie over hun werkwijze en de plannen die bij hen succes hebben geboekt, kunnen veel opleveren. Alleen het feit dat elk in dit boek gegeven voorbeeld door diezelfde zusterverenigingen zijn ontwikkeld en uitgevoerd, moet de lezer daarvan overtuigen. Voorschriften Voordat plannen uitgevoerd worden, dienen de richtlijnen en voorschriften die binnen de eigen sportbond gelden, bekend te zijn. Anders loopt men de kans, nadat men rond is met een shirtsponsor, er achter te komen dat de richtlijnen van de bond weliswaar shirtsponsoring toestaan, maar van zulke minimale omvang dat geen enkele sponsor daarvoor interesse toont. Experts Tot slot kan de hulp ingeroepen worden van experts. Vaststaat echter, dat het inhuren van beroepssponsorjongens duur is. Daarbij is het de vraag of dat wat zij kunnen, niet door de vereniging zelf gedaan kan worden. Wel kan bij de ontwikkeling van een verenigingssponsorplan het gebruik maken van stagiaires soelaas bieden. In dit verband is te denken aan bijvoorbeeld H.E.A.O. studenten e.d. Het door hen laten uitvoeren van een marktonderzoek gericht op welke bedrijven in de omgeving van de vereniging in sponsoring geïnteresseerd zijn, kan van veel nut zijn. Stap 2. Analyseren van de eigen verenigingssituatie Voor de analyse van de eigen vereniging is het handig de vereniging in een aantal schillen te verdelen. De eerste schil is die van de materialen, zoals: de kleding, de ballen, materiaal t.b.v de inrichting van de kantine, e.d. Aan het eind van de beschrijving van deze stap wordt een voorbeeld gegeven hoe met de gegevens voortkomend uit de analyse van de diverse schillen kan worden omgegaan.

Aandachtspunten bij de eerste schil zijn: • Het ledenbestand; • De materialen die er in de vereniging omgaan; • De leveranciers; • De ligging van de accommodatie; • De product-analyse.

Het ledenbestand Bij het ontwikkelen van een sponsorplan valt aan een analyse van het ledenbestand niet te ontkomen. Door het turven van het aantal leden per leeftijdsklasse en te analyseren wat zij voor bepaalde bedrijven kunnen betekenen, leidt deze analyse tot een eerste selectie van potentiële sponsors. Bij de verdere analyse van het ledenbestand wordt bekeken of er zich onder de leden of binnen de geleding en van de sportfamilie potentiële sponsors bevinden. Met de sportfamilie wordt bedoeld: de ouders van de jeugdleden, de directe familie en de kennissenkring van de leden. (zie ook stap 4) De materialen De analyse van de benodigde materialen kan veel voordeel opleveren. De materiaalanalyse dient niet beperkt te worden tot het sportmateriaal. Ook de aanschaf van materialen nodig voor de inrichting van het clubhuis, de materialen die gebruikt worden in de keuken, het propagandamateriaal e.d., kunnen voor bepaalde bedrijven (en dus potentiële sponsors) interessant zijn. De leveranciers Bij de analyse van de leveranciers stelt men zich vragen als: Welke materialen worden bij welke leveranciers gekocht? Zijn er in de omgeving leveranciers die meer te bieden hebben? Zijn er onder hen potentiële sponsors? etc. (zie ook stap 4) De accommodatie De analyse van de eigen accommodatie geeft o.a. inzicht in de mogelijkheden en onmogelijkheden voor het aanbieden van gastvrijheid, promotie- en verkooprechten. Productanalyse Elke sportvereniging heeft producten die te verkopen zijn, zoals: toernooien, een spelen sportdag, een klaverjascompetitie e.d. Het stellen van de vraag, welke producten interessant zijn voor welke bedrijven, kan potentiële sponsors opleveren. De tweede schil De tweede schil is die van de processen. Het gaat hierbij om de bewegingen die in de vereniging zijn waar te nemen. Aandachtspunten zijn: • Welke processen spelen zich in onze vereniging af? • Hoe staat het met de continuïteit van het bestuur, de leden, de werkgroep sponsoring en het aanwezige kader?

Betrouwbaarheid Bij sponsoring zijn twee partijen betrokken, die elkaars rechte n en plichten nauwkeurig in een contract vastleggen. Om te zorgen dat de overeenkomst voor beide partijen een succes wordt, zullen de sponsor en gesponsorde in overleg met elkaar voortdurend maatregelen moeten nemen, afspraken moeten maken en voorbereidingen moeten treffen. Daarbij is betrouwbaarheid van de partners een must. Het is nodig de processen, die belangrijk zijn voor de betrouwbaarheid t.o.v. de sponsor te analyseren, waarbij continuïteit

het toverwoord is. Want: hoe betrouwbaar komt de vereniging bij (potentiële) sponsors over, als elk jaar een nieuw bestuur wordt gekozen? Als de leden de vereniging zien als een duiventil, waar lukraak in en uit gevlogen wordt? Als de werkgroep sponsoring elke drie maanden een nieuwe bezetting krijgt? De sponsor keer op keer met andere gezichten geconfronteerd wordt? Als de leden na de wedstrijden ruzie makend aan de bar staan? Indien blijkt dat er geen continuïteit geboden kan worden, is het niet zinvol het pad van de sponsoring te bewandelen. Het sponsorplan kan dan bestaan uit het nemen van de stappen die nodig zijn toekomstige sponsors die continuïteit te waarborgen waar zij recht op hebben. De derde schil De derde schil is die van de functies. Deze schil laat zien, dat er achter de mierenhoop van processen een samenhang zit, zoals het inkopen van spullen voor het clubhuis, de ledenwerving, de planning, het wedstrijdsecretariaat e.d. Het zogenaamd functioneel denken vraagt om het toevoegen van waarden als het herkennen van de eigen kwaliteit of de speciale doelstellingen behorende bij een bepaalde functie. Aandachtspunten zijn: • Worden alle functies verricht die nodig zijn om uitvoering aan het sponsorbeleid te kunnen geven? • Heeft de vereniging de beschikking over voldoende kader, met voldoende kennis van zaken? • Welke functies lopen goed en welke niet? • Moeten er eventueel nieuwe functies in het leven worden geroepen?

Functies Om uitvoering aan het beleid te kunnen geven, zullen alle daarvoor benodigde werkzaamheden zoals het onderhouden van contacten met de huidige sponsors, het Verzamelen van evaluatiemateriaal, het regelmatig schrijven van perspublicaties, artikelen t.b.v. het clubblad, het onderhouden van de reclameborden, het informeren van de leden, het ontwikkelen van nieuwe producten en het werven van nieuwe sponsors, verricht moeten worden. Kader Daarvoor dient de vereniging de beschikking te hebben over voldoende kader met voldoende kennis van zaken. Eventuele gebreken in de benodigde kwantiteit en kwaliteit, zullen door het werven van kader en door scholing verbeterd dienen te worden. Het komt binnen verenigingen nog te vaak voor dat de kennis t.a.v. sponsoring het eigendom van te weinigen is. Dit werkt niet alleen spanningen binnen de eigen organisatie in de hand, daar de ene helft van de leden de andere niet meer kan volgen. De consequentie daarvan kan zijn, dat een aantal leden minder geïnteresseerd raakt en afhaakt, met als gevolg, dat niet alle functies vervuld worden, die nodig zijn. Het gevolg is dan, dat aan de uitvoering van sponsorovereenkomsten onvoldoende kwaliteit gegeven kan worden. Het effect daarvan is te raden. De vierde schil De vierde schil is die van de mensen. Niet alleen moet er functioneel worden gedacht maar ook naar de mensen in de vereniging worden gekeken. Zij zijn het die de functies moeten uitvoeren. Aandachtspunten zijn: • Wie van de leden heeft affiniteit met sponsoring? • Bestaat er duidelijkheid over wat van het kader gevraagd wordt?

Affiniteit Het vinden van het kader dat uitvoering aan de plannen moet geven is voor verenigingen die aan het begin staan van de ontwikkeling van een sponsorbeleid, vaak een probleem. Met andere woorden: het bemannen van een werkgroep of commissie sponsoring, is niet de gemakkelijkste klus. Toch lopen er ook in uw vereniging of binnen de sportfamilie mensen rond die door hun beroep, opleiding of interesse, affiniteit hebben met sponsoring. Het houden van een onderzoek binnen de vereniging (wie wil en kan

wat?) levert ongetwijfeld succes op. Verder is het bij het werven van kader noodzakelijk dat duidelijkheid bestaat over de taken, de taakomvang en de tijdsinvestering. Het kader weet dan precies waar het bij de uitvoering van zijn taak aan begint. Het voorkomt dat de werkgroep of commissie waar het kader deel van uitmaakt, op hol slaat, alles tegelijk wil doen en door de bomen het bos niet meer ziet. Het helpt de betrokkenen stap voor stap te werken, en bepaalde werkzaamheden af te ronden. De vijfde schil De vijfde schil is die van de relatiestructuren. Bij deze schil gaat het om de wijze van samenwerking in de vereniging. Aandachtspunten zijn: • Wat zijn de benodigdheden van de leden van de werkgroep? • Moet er iemand van het bestuur in de werkgroep zitting nemen? • Hoe is de samenwerking tussen de werkgroep en andere instanties binnen de vereniging?

Samenstelling van de werkgroep of commissie sponsoring Omdat elke vereniging anders gestructureerd is, zijn algemene richtlijnen voor de samenstelling van de werkgroep of commissie sponsoring moeilijk te geven. De eigen situatie bepaalt, hoe deze samenstelling er uit ziet en of bijvoorbeeld bestuursleden er wel of niet deel van moeten uitmaken. Wel staat vast, dat wil de werkgroep of commissie kunnen functioneren, het vastleggen van de taken, de functies en bevoegdheden voorwaarde is. Duidelijk moet bijvoorbeeld zijn of het werven van advertenties voor het clubblad een taak van de werkgroep of commissie sponsoring is, of dat deze is voorbehouden aan de redactie van het clubblad. En als dat zo is, wie coördineert dan, wie zorgt er voor dat het niet kan gebeuren dat de redactie vandaag naar bedrijf x gaat om een advertentie van € 150,- te verkopen, terwijl de sponsorgroep voor dat zelfde bedrijf een plan aan het ontwikkelen is dat een week later € 3000,- moet opleveren? De zesde schil De zesde schil is die van het beleid. Het gaat bij deze schil om de analyse van het sponsorbeleid. Aandachtspunten zijn: • Liggen de uitgangspunten en doelstellingen vast? • Wat is de huidige sponsorbeleid? • In hoeverre worden de werkzaamheden van de werkgroep door de leden gedragen? Uitgangspunten en doelstellingen Wil van een succesvol sponsorbeleid sprake zijn dan zal het bestuur de uitgangspunten en doelstellingen van het sponsorbeleid helder moeten formuleren. Voor de leden moet duidelijk zijn hoeveel geld er nodig is en op welke wijze het besteed zal worden. Belangrijk daarbij is het besef dat de sponsorgelden een niet te structureel deel van de begroting gaan uitmaken. De organisatie zou dan te afhankelijk kunnen worden van de inkomsten uit sponsorgelden. Men doet er verstandig aan de sponsorgelden in eerste instantie uitsluitend te besteden aan extra activiteiten, pas wanneer de sponsorovereenkomst voor meerdere jaren is afgesloten en er uitzicht is op continuïteit van de sponsorinkomsten, is het mogelijk de gelden meer in de sfeer van terugkomende verplichtingen aan te wenden. Gedragenheid door de leden Om uitvoering aan het sponsorbeleid te geven is gedragenheid door de leden absolute voorwaarde, want uiteindelijk zijn zij het die voor een groot deel bepalen of de sponsoring een succes wordt. Van gedragenheid kan pas sprake zijn, wanneer de leden de beleidsuitgangspunten en-doelstellingen op de ledenvergadering goedgekeurd hebben. Zij weten dan waar ze ja dan nee tegen zeggen en waarom hun medewerking noodzakelijk is. De zevende schil De laatste schil is die van de identiteit.

Aandachtspunten zijn: • Blijf bij sponsoring de verenigingsidentiteit nog dezelfde? • Door welke soort bedrijven wil men wel, en door welke niet gesponsord worden? In de top-en beroepssport wordt sponsors maar al te vaak de mogelijkheid geboden, invloed uit te oefenen op het beleid van de eigen organisatie. In een aantal gevallen heeft de sponsor zelfs de belangrijkste stem. Indien de invloed van de sponsor op het verenigingsbeleid te groot wordt, is het gevaar dat de identiteit van de vereniging onder druk komt te staan, levensgroot aanwezig. Het zal niet de eerste keer zijn dat een vereniging onder invloed van de wensen, of zelfs eisen van de sponsor, overgaat tot het in welke vorm dan ook betalen van de selectiespelers, of die spelers zoveel gunsten biedt, dat het niet meer past binnen de totale cultuur van de vereniging. Indien dit het geval is, is het duidelijk dat u de problemen in huis heeft gehaald. Om de eigen identiteit niet te verliezen, zullen vooraf duidelijke richtlijnen opgesteld moeten worden t.a.v de bevoegdheden van de sponsor en het soort bedrijven dat in aanmerking kan komen als sponsor. Daarmee wordt een te grote invloed van de sponsors en de mogelijkheid dat b.v. het achtste team met shirtreclame van een seksclub het veld opkomt uitgebannen. Stap 3. Formuleren van het aanbod Deze stap moet leiden tot het nauwkeurig formuleren van het aanbod dat de potentiële sponsor zal worden voorgelegd. Het aanbod kan bestaan uit een pakket van prestaties die de vereniging standaard te leveren heeft, of een aanbod dat is toegesneden op de speciale wensen en behoeften van de te benaderen bedrijven. De beschrijving moet een reële voorstelling van zaken geven. Men is eerlijk over b.v. toeschouwersaantallen, het aantal leden en de hoeveelheid persaandacht. Het aanbod is helder en duidelijk, in goed verstaanbare taal geformuleerd en afgestemd op de doelgroepen van te benaderen sponsors.

Markt Ondernemers delen hun markt immers in, in groepen van afnemers die min of meer gelijkgerichte verlangens hebben en ongeveer de zelfde kenmerken. Het houden van de auto-occasionshow is voor de sponsor niet interessant, als het publiek uitsluitend uit kinderen in de leeftijd van zes tot twaalf jaar bestaat. Een aanbod, waarbij reclame gemaakt kan worden tijdens een jeugdtoernooi, is misschien interessant voor McDonald's maar zeker niet voor een bedrijf dat afwasmachines verkoopt. Stappen 3 en 4 In een enkel geval worden de stappen 3 en 4 andersom gedaan en wordt er, voordat een aanbod geformuleerd wordt, eerst een potentiële sponsor gezocht. De volgorde 'waarbij eerst een aanbod wordt geformuleerd, om daarna bedrijven te benaderen heeft de voorkeur, omdat de vereniging voldoende producten en diensten aan te bieden heeft, die voor het bedrijfsleven interessant zijn om te sponsoren. Verder is het van belang te beseffen, dat de potentiële sponsor degene is die de centrale rol vervult. Hij en niemand anders bepaalt, of het aanbod voor hem bruikbaar is. De waarde van het aanbod wordt door hem bepaald; het gaat er om wat bij er van vindt en niet wat hij er van moet vinden. Bij het beschrijven van de geleverde tegenprestaties moet dus niet vanuit het aanbod zelf gedacht worden, maar moet de schrijver zich verplaatsen in de gedachtegang van de potentiële sponsor. Voor een goed begrip: de Nederlandse Spoorwegen bijvoorbeeld verkopen voor een bepaalde prijs geen treinkaartje van Amsterdam naar Heerenveen maar de mogelijkheid om zich snel en comfortabel, onder het lezen van de krant of het voorbereiden van een zakengesprek, te verplaatsen, zonder in de file te hoeven staan. Aandachtspunten zijn: • Met wie heeft de potentiële sponsor van doen? • Een beschrijving van het aanbod; • Een beschrijving van de verlangde tegenprestatie.

Stap 4. Selecteren van sponsors De selectie van potentiële sponsors begint met een analyse van het ledenbestand, inclusief de sportfamilie, bedrijven waarmee sponsorrelaties bestaan of bestaan hebben en bedrijven die goederen aan de organisatie leveren. Deze analyse geeft inzicht in het potentiële sponsorbestand binnen het directe bereik van de vereniging en moet leiden tot het opstellen van een lijst van bedrijven die mogelijk geïnteresseerd zijn in het sponsoren van de vereniging. Indien de interne analyse onvoldoende mogelijkheden biedt, is het maken van een analyse van mogelijke sponsors buiten de vereniging noodzakelijk. Aandachtspunten bij de interne analyse zijn: • Analyseren van het ledenbestand, inclusief de sportfamilie; • Analyseren van de huidige sponsorovereenkomsten; • Analyseren van vroegere sponsorrelaties; • Analyseren van de huidige leveranciers.

Analyseren van het ledenbestand Voor een zakenman kan het lidmaatschap van een vereniging onderdeel van zijn marketingstrategie zijn. Elke zakenman weet dat na afloop van de wedstrijd tijdens bijvoorbeeld de borrel met clubgenoten of relaties zaken gedaan worden. De analyse onder de leden en de sportfamilie, wie heeft een bedrijf kan de eerste potentiële sponsors opleveren. Nuttig is ook te analyseren welke werkgevers van leden aan sportsponsoring doen. Ook die bedrijven zijn potentiële sponsors. Immers indirect heeft uw vereniging al een relatie met dat bedrijf. Analyseren van de huidige overeenkomsten Tussentijdse evaluatie van de huidige overeenkomsten helpt bij de selectie van sponsors. Voortdurend zal bekeken moeten worden wanneer contracten aflopen, welke nieuwe inspanningen er verricht moeten worden om de sponsors te behouden en welke, door de vereniging nieuw ontwikkelde producten, aan de huidige sponsors in een nieuw contract aangeboden kunnen worden. Analyseren van vroegere sponsorrelaties Binnen bedrijven kunnen de commerciële en communicatieve doelstellingen veranderen. Bij sportverenigingen is veelal niet bekend, wat de bedrijfsdoelstellingen van de sponsors zijn. Zeker niet bij die bedrijven die in het verleden slechts een advertentie of reclamebord plaatsten. Na het niet verlengen van dat soort overeenkomsten wordt dat soort sponsors maar al te vaak uit het oog verloren. Een analyse van de sponsorinteresse van oud sponsors kan zeker zijn rendement opleveren. Analyseren van de leveranciers De analyse van de bedrijven die goederen aan de vereniging leveren, kan een goede hulp zijn bij het selecteren van potentiële sponsors. Hen kan voorgesteld worden de levering te betalen in de vorm van een sponsortegenprestatie. Indien de uitvoering van de interne analyse geen resultaten oplevert is het maken van een externe analyse noodzakelijk. Aandachtspunten bij de externe analyse zijn: • Welke bedrijven staan bekend veel aan sponsoring te doen? • Analyseren van bedrijven uit bedrijfstakken waar veel aan sponsoring gedaan wordt; • Welke bedrijven leveren producten aan doelgroepen die de vereniging in huis heeft? • Welke bedrijven leveren goederen aan de vereniging? • Bij welke bedrijven bestaat een relatie tussen hun imago en dat van de eigen organisatie? • Zijn er in de directe omgeving filialen van bedrijven die landelijk sponsoren? • Aanleggen van een bestand.

Bedrijven die bekend staan te sponsoren

Bedrijven die bekend staan veel aan sponsoring te doen, sponsoren vaak meerdere projecten tegelijk of zijn snel bereid mee te doen aan kleine vormen van sponsoring als het plaatsen van een reclamebord of een advertentie. Een voetbalvereniging verkocht 80 meter reclameborden door te analyseren welke bedrijven in de stad meer dan twee borden elders geplaatst hadden. Bij de benadering bleek het plaatsen van reclameborden onderdeel van de communicatiestrategie van die bedrijven te zijn. Doelgroepen Bedrijven die producten leveren aan doelgroepen die de vereniging in huis heeft, zijn per definitie potentiële sponsors, omdat hen het verkooprecht gegeven kan worden. De tennisvereniging, die tijdens het jaarlijks te houden clubtoernooi de plaatselijke sportzaakhouder het recht van verkoop van tenniskleding aanbood, begreep wat met het bovenstaande wordt bedoeld. Persoonlijke interesse Ondanks het feit dat sponsoring een zakelijke overeenkomst is, blijken er nog steeds bedrijven te zijn waarvan de eigenaar of leiding op basis van persoonlijke interesse bereid is te sponsoren. Veelal gebeurt dit, omdat er een persoonlijke relatie bestaat met de vereniging. Aanleggen van een bestand Het verdient aanbeveling, een bestand van potentiële sponsors aan te leggen. Dat helpt niet alleen bij het vinden van de eerste sponsors, maar heeft ook op langere termijn zijn effecten, zeker als de lijst up-to-date wordt gehouden. Het samenstellen van zo'n lijst is geen ingewikkeld karwei. Een eenvoudig kaartsysteem of een archief, opgeslagen in de computer, volstaat. In het bestand worden de naam van het bedrijf, de naam en functie van de contactpersoon, het adres en het telefoonnummer opgenomen. Stap 5. Benaderen van sponsors Na het uitwerken van het sponsorvoorstel en het selecteren van potentiële sponsors, moeten de geselecteerde bedrijven benaderd worden. Als er geen sprake is van een direct contact, is dat benaderen niet gemakkelijk. De volgende stappen kunnen genomen worden: • Zoeken binnen de vereniging naar een bekende van de potentiële sponsor; • Voeren van een telefoongesprek; • Schrijven van een brief.

Zoeken naar bekenden van de sponsor Binnen de vereniging kan gevraagd worden of er onder de leden werknemers of bekenden van de potentiële sponsor zijn. Laten zij het eerste contact leggen of u introduceren. Daarbij is het goed te bedenken dat niet elk verenigingslid voor het leggen van dat soort contacten even geschikt is. Selectief zijn is het parool, want anders loopt men de kans dat het contact met de potentiële sponsor verbroken wordt voordat het tot stand is gekomen. Telefonisch contact Een andere wijze om in contact te treden is door telefonisch contact op te nemen. Het voordeel van een telefonisch gesprek is het directe contact, waardoor de ontvanger zich moeilijk kan afwenden. Het voeren van een telefoongesprek is niet gemakkelijk. Een aantal tips: gebruik korte zinnen, praat luid en duidelijk, geef de presentatie beknopt weer, waarbij zoveel mogelijk de voordelen van een sponsorovereenkomst worden aangegeven. Rond het gesprek af met het maken van een vervolgafspraak. Schriftelijk contact In de meeste gevallen zal een schriftelijke benadering op prijs gesteld worden. De brief die dan geschreven wordt, is voorzien van de juiste naam, voorletters en eventueel titel en is persoonlijk ondertekend. De inhoud moet pakkend zijn en belangstelling opwekken.

Beschrijf bijvoorbeeld de interesse van uw potentiële sponsor voor de sport, het verenigingslidmaatschap van zijn kinderen, zijn eventuele andere sponsorprestaties, het mooie bedrijf dat hij heeft etc. Vraag aan het eind van de brief niet of de sponsor contact met u zoekt. U bent degene die de afspraak maakt. Sluit de brief af met concreet aan te geven op welke wijze en wanneer contact met hem wordt gezocht.

Voeren van overleg Voordat overleg over het sponsorvoorstel plaats vindt, is het sponsorplan aan de gesprekspartner ter bestudering toegestuurd. Dit moet vooraf gebeuren, want van de gesprekspartner kan niet worden verwacht dat het sponsorplan gelezen wordt tijdens het moment van uitleg. Het voeren van het overleg is een vak apart Het is van het grootste belang dat de juiste man of vrouw uit de vereniging het gesprek voert, waarbij het vanzelfsprekend is dat de verenigingsonderhandelaars op de hoogte zijn van het aangeleverde voorstel en de details van het te sponsoren project. Daarnaast moeten de afgevaardigden op de hoogte zijn van informatie over het bedrijf waar ze te gast zijn en de personen met wie de onderhandelingen gevoerd worden. Stap 6. Opstellen van het contract Als de onderhandelingen tot succes geleid hebben, dient de overeenkomst in een contract te worden vastgelegd; daarin worden o.a. de prestatie, de te leveren tegenprestatie, de duur en de uitvoering van de overeenkomst opgenomen. Soms wordt het opstellen van een contract niet nodig of gewenst geacht. In een dergelijk geval is het goed mondelinge afspraken schriftelijk te bevestigen en ook binnen de vereniging vast te leggen. Dit moet gedaan worden, opdat als de samenstelling van de sponsorcommissie verandert, ook door nieuwe commissieleden afspraken nagekomen kunnen worden. Stap 7. Uitvoeren van het contract Alleen als bij de uitvoering van de overeenkomst de gemaakte afspraken zo worden nagekomen dat de sponsor naar volle tevredenheid aan de evaluatie begint, mag van succes gesproken worden. De kans dat de sponsorperiode verlengd wordt, is dan groot. En mocht dat niet zo zijn, dan heeft men bij het zoeken naar een nieuwe sponsor een voorsprong, omdat bewezen kan worden waar te maken wat afgesproken is Stap 8. Evalueren van het contract Zoals eerder geschreven, is het meten van het effect van sponsoring moeilijk en kostbaar. De sponsor kan bij de effectmeting geholpen worden door hem artikelen van kranten en clubbladen, foto's, bandopnamen van radio-interviews en de score van de waarde van vrije publiciteit toe te sturen. Een honkbalvereniging liet haar sponsors weten dat in een bepaald seizoen in de plaatselijke dag-en weekbladen de omvang van het aantal geschreven artikelen over de vereniging 20.000 mm bedroeg, hetgeen een advertentiewaarde van € 25.000,- vertegenwoordigde. Deze waardebepaling is niet zonder nadelen: er wordt b.v. geen onderscheid gemaakt tussen goede of slechte publiciteit. Maar het is altijd beter dan dat de sponsor in het geheel niet geïnformeerd wordt. Naast dit alles zal de sponsor de waarde van de overeenkomst ook afmeten aan zijn eigen bevindingen, waarbij zijn oordeel over zaken als het onderhouden van een goed contact en een prettige samenwerking e.d, wel degelijk in de eindbeoordeling meetellen. In dit artikel is eerder aangegeven, dat het niet zinvol is het pad van de sponsoring te bewandelen, indien blijkt dat de vereniging geen continuïteit kan bieden in de relatie met de sponsor. Het sponsorplan zou dan moeten bestaan uit het ondernemen van die stappen die nodig zijn om toekomstige sponsors die continuïteit wel te waarborgen. (Bron: Fondswerving en sponsoring : voor sportverenigingen en andere organisaties met locale en regionale belangen / Jan Verhaert. – [S.l] : Wietse Verhaert, 1993. – p. 49-61)

Bijlagen bij hoofdstuk 7 Bijlage 1 SPONSOROVEREENKOMST MET EEN SPORTVERENIGING

De ondergetekenden: A. De rechtspersoonlijkheid bezittende vereniging gevestigd te volgens haar statuten rechtsgeldig vertegenwoordigd door hierna te noemen 'de vereniging' en B. De gevestigd te . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken te onder nummer ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door (naam en functie) hierna te noemen 'de sponsor'. VERKLAREN ALS VOLGT TE ZIJN OVEREENGEKOMEN: Inleidende bepalingen Art.1(voorschriften sportbond) (2)(3) Op deze overeenkomst zijn van toepassing de regelen met betrekking tot de sponsoring, welke door de sportbond, waarbij de vereniging is aangesloten, zijn gegeven. Partijen verklaren, dat deze voorschriften een onverbrekelijk deel van deze overeenkomst uitmaken. Art.2(aard en inhoud) De vereniging verleent hierbij het recht aan de sponsor, die verklaart dit recht van de vereniging te aanvaarden, om de communicatiemogelijkheden van de vereniging, welke voortvloeien uit haar sportbeoefening, aan te wenden ter bekendmaking van diens naam, goederen en/of diensten. (4) Onder communicatiemogelijkheden worden in deze overeenkomst begrepen (eventueel doorbalen hetgeen niet van toepassing is): a. b. 1. 2. 3.

het verbinden van de naam van de sponsor aan de vereniging: het voeren van de bedrijfs-, product- of merknaam van de sponsor op: de wedstrijdkleding, de trainingskleding en spelersuitrusting en de spelattributen van de verenging, een en ander voorzover daaraan door een organiserende instantie geen beperkingen verbonden zijn

c. ter beschikking stellen van ruimte in publiciteitsmateriaal, zoals affiches, advertenties, programmaboekjes, clubbladen, toegangsbewijzen, uitnodigingskaarten, lidmaatschapskaarten, etc.; d. het ter beschikking stellen van ruimte voor het plaatsen van reclameborden; (5) e. het toestaan van openbaar maken en verveelvoudigen door de sponsor van afbeeldingen van sportactiviteiten van de vereniging, in het bijzonder van haar leden, binnen het kader van de vereniging. (6) f. de vermelding van de titel 'official sponsor' en de bedrijfs-, handels-, product- of merknaam op alle officiële drukwerken vanwege de vereniging, zoals het verenigingsorgaan, posters, persberichten, briefpapier; g. de toestemming om tijdens op het publiek gerichte activiteiten van de vereniging gratis monsters en/of andere promotieartikelen uit te delen (sampling), onder meer via een door de sponsor bij die activiteit te plaatsen promotiestand ter grootte van . . . . . m². h. het recht om tijdens de onder g genoemde activiteiten exclusief, derhalve met uitsluiting van concurrentie merken, de eigen goederen en/of diensten aan te bieden; i. het recht op het verkrijgen van tribuneplaatsen voor mede- werkers, relaties en consumenten, waarvan de kosten en aantallen in onderling overleg zullen worden bepaald; j. het recht op het verkrijgen van een (beperkt) afsluitbare ruimte bij de onder g genoemde activiteiten, waar uitsluitend de sponsor activiteiten kan verrichten in het kader van goed gastheerschap van de onder i genoemde personen; k. (... ).

Art.3(duur en opzegging) Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de tijd van jaar, ingaande op en mitsdien eindigende op (7) De overeenkomst zal na het verstrijken van de overeengekomen periode niet van rechtswege ophouden. Hiertoe is vereist, dat een opzegging plaatsvindt tegen het einde van die termijn. leder der partijen is tot opzegging bevoegd. De opzegging dient bij aangetekende brief te geschieden. De termijn van opzegging bedraagt tenminste zes maanden. Zodra één der partijen een bericht van opzegging heeft bereikt, heeft deze het recht om van de wederpartij te verlangen, dat partijen met elkaar in overleg treden aangaande vernieuwing respectievelijk verlenging van de overeenkomst. Mochten partijen hieromtrent geen overeenstemming bereiken binnen twee maanden nadat het bericht van opzegging een der partijen heeft bereikt dan zal iedere partij vrij zijn een sponsorovereenkomst met een derde aan te gaan. Vindt geen opzegging plaats krachtens het tweede lid van dit artikel, dan loopt de overeenkomst telkens door voor de duur van één jaar, onder gelijkblijvende voorwaarden. Art.4(tussentijdse beëindiging) Deze overeenkomst kan tussentijds worden opgezegd in de navolgende gevallen. a. Door ieder der partijen in geval het standaard-team van de vereniging niet meer uitkomt in de klasse beoogd ten tijde van het aangaan van deze overeenkomst en partijen na serieuze onderhandelingen geen overeenstemming hebben kunnen bereiken over de aanpassing van de overeenkomst. (8) Onder klasse beoogd ten tijde van het aangaan van deze overeenkomst wordt tussen partijen verstaan. (9) b. Door ieder der partijen in geval de wederpartij failleert, surséance van betaling aanvraagt, dan wel ontbonden respectievelijk geliquideerd wordt. c. Door de sponsor, in geval het aan de vereniging door de sportbond, bij wie de vereniging is aangesloten, wordt verboden een of meer van de in artikel 2 lid 2 sub a, b.1 en b.2 genoemde categorieën van communicatiemogelijkheden aan te wenden. Bij een tussentijdse beëindiging krachtens het eerste lid, dient een opzegtermijn in acht te worden genomen van tenminste twee maanden. Opzegging dient te geschieden bij aangetekende brief onder vermelding van de redenen van de tussentijdse beëindiging. Ingeval van tussentijdse beëindiging als bedoeld in dit artikel, vindt geen restitutie plaats hetgeen krachtens deze overeenkomst is betaald of gepresteerd. Voorzover betaling afhankelijk is gesteld van termijnen als bedoeld in artikel 5, kan een evenredig deel van de alsdan verschuldigde prestatie worden gevorderd respectievelijk teruggevorderd. (10) Verplichting van de sponsor Art.5 (sponsorbedrag) De sponsor verplicht zich tot betaling van een sponsorbedrag van € ....... (exclusief BTW) per jaar. Dit sponsorbedrag dient de sponsor bij vooruitbetaling te voldoen in gelijke termijnen van € ......... De eerste termijn vervalt en wordt opeisbaar op de tweede termijn op ; etc. De laatste termijn vervalt en wordt opeisbaar op (11) Jaarlijks, voor het eerst op . . . . . . . . . . (12), zal het sponsorbedrag worden aangepast aan de wijziging van de jaarprijsindexcijfers van de gezinsconsumptie (reeks voor werknemersgezinnen, 1985 = 100), zoals deze cijfers worden bekend gemaakt door het Centraal Bureau voor de Statistiek te 's-Gravenhage. De aanpassing geschiedt door het in het eerste lid genoemde sponsorbedrag te vermenigvuldigen met een breuk, waarvan de teller wordt gevormd door het prijsindexcijfer voor het kalenderjaar voorafgaande aan het jaar van de aanpassing en de noemer, door het prijsindexcijfer voor het kalenderjaar voorafgaande aan het jaar waarin de overeenkomst wordt gesloten. Dit bedrag zal nimmer dalen beneden het in de eerste lid genoemde sponsorbedrag, dat gold bij de aanvang van deze overeenkomst. (13) De sponsor heeft bij het aangaan van deze overeenkomst tot zekerheid van de nakoming van zijn financiële verplichtingen ten behoeve van de vereniging een bankgarantie gesteld ter hoogte van .... .(13a)

a. b. c. d. e.

Art.6(bijzondere kosten) (14) De sponsor verplicht zich verder tot de volgende prestaties: het beschikbaar stellen van wedstrijdkleding, schoeisel, tassen, trainingspakken tot een maximum van sets. Deze uitrustingsstukken worden na afloop van één jaar eigendom van de vereniging; betaling van de kosten verbonden aan het in dienst hebben door de vereniging van een trainer/coach tot een maximum bedrag van € ; betaling van de kosten verbonden aan het door de vereniging aantrekken van (buitenlandse) spelers, die de wens te kennen hebben gegeven lid te willen worden van de vereniging, tot een maximum van € ; betaling van kosten verbonden aan de coaching en begeleiding van een jeugdteam tot een maximum van € ; betaling van kosten verband houdende met Besteding van de in dit artikel bedoelde bedragen zal slechts zijn toegestaan na verkregen toestemming van de sponsor.

Alle kosten verbonden aan het gebruik van de (rechten op) communicatiemogelijkheden als hiervoor in artikel 2 omschreven komen voor rekening van de sponsor.

Art.7(geen reclame-overeenkomsten met leden) Het is de sponsor niet toegestaan om reclame-overeenkomsten met de individuele leden van de vereniging aan te gaan zonder schriftelijke toestemming van de vereniging. Art.8(niet overdraagbaarheid) Het is de sponsor niet toegestaan zijn rechten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen. Verplichting van de vereniging Art.9(naamwijziging en presentatie) De vereniging (het standaard-team van de vereniging) zal gedurende de looptijd van deze overeenkomst worden genoemd (15) De vereniging, in het bijzonder haar bestuursleden, officials en spelers (van het standaard-team) zullen zich zoveel mogelijk van de in het eerste lid aangegeven naam moeten bedienen. De vereniging verplicht zich om de nieuwe naam, op een met de sponsor nader overeen te komen wijze en voorzover door de sponsor gewenst, duidelijk te vermelden op alle bij haar (standaard- team) in gebruik zijnde attributen en/of uitrustingsstukken, zoals bedoeld en omschreven in artikel 2 lid 2 van deze overeenkomst, zowel in competitiewedstrijden, bekerwedstrijden, toernooien en vriendschappelijke wedstrijden en andere manifestaties. De vereniging zal ernaar streven dat aan haar activiteiten een zo groot mogelijke bekendheid wordt gegeven, met name door publiciteit via radio, televisie en gedrukte media. Art.10(presentatie) Over de wijze waarop de presentatie van de bedrijfs-, product- of merknaam van de sponsor dient te geschieden zal de vereniging steeds vooraf overleg met hem plegen (of met een hiertoe door de sponsor aangewezen publiciteitsbureau). Presentatie in vorenbedoelde zin, welke vallen buiten het sportieve optreden van de vereniging (het standaard-team van de vereniging) zijn slechts toegestaan na uitdrukkelijke goedkeuring van de sponsor. Art.11(representativiteit) De vereniging draagt er zorg voor, dat eik optreden door of namens haar in welk verband ook, voldoet aan de eisen van representativiteit. De vereniging zal zich onthouden van handelingen en/of gedragingen tengevolge waarvan de goede naam van de sponsor en de vereniging in diskrediet kunnen worden gebracht. Art.12(exclusiviteit) (16) Het is de vereniging niet toegestaan om gedurende de looptijd van deze overeenkomst sponsoren/of reclameovereenkomsten met derden aan te gaan met betrekking tot communicatiemogelijkheden als bedoeld in artikel 2, zonder de schriftelijke toestemming van de sponsor. De vereniging garandeert dat in het bijzonder haar bestuursleden, officials en spelers (van het standaard-team) binnen het kader van hun sportbeoefening niet betrokken zullen zijn of worden bij reclame-activiteiten ten behoeve van derden zonder schriftelijke toestemming van de sponsor, tenzij deze reclame-activiteiten plaatsvinden binnen het kader van de door of namens de (internationale) sportbond, waarbij de vereniging is aangesloten, georganiseerd (internationale) bonds- en/of districtswedstrijden. Met reclameactiviteiten in laatstbedoelde zin verklaart de sponsor zich bij voorbaat akkoord. Onder reclame wordt ten deze verstaan iedere commerciële vorm van publiciteit. De sponsor is ermee bekend dat, in afwijking van het bepaalde in het eerste lid, de vereniging dan wel individuele leden bij het aangaan van deze overeenkomst, overeenkomsten van sponsoring heeft/hebben gesloten dan wel rekening heeft/hebben te houden met door derden gesloten overeenkomsten met de in de van deze overeenkomst deel uitmakende bijlage genoemde sponsors. De sponsor zal deze overeenkomsten respecteren. Art.13(vertegenwoordiging van de sponsor) De sponsor heeft het recht om zich in de bestuurs- en commissievergaderingen van de vereniging te laten vertegenwoordigen door een toehoorder. Deze toehoorder heeft het recht op inzage van alle stukken behorende tot die vergadering. (17) Art.14(begroting) (18) Door de vereniging wordt jaarlijks, uiterlijk tegen (19), een begroting voor het dan volgende seizoen opgesteld en ter goedkeuring aan de sponsor voorgelegd. Na verkregen goedkeuring heeft de vereniging het recht het aldus door de sponsor goedgekeurde begroting ter goedkeuring voor te leggen aan haar algemene ledenvergadering binnen zes weken na de goedkeuring van de sponsor.

Indien tussen partijen geen overeenstemming over de begroting kan worden bereikt, of indien na bereikte overeenstemming de algemene ledenvergadering de begroting afkeurt, zal de meest gerede partij het recht hebben om aan de arbiters, zoals bedoeld in artikel 19, te verzoeken de begroting tussen partijen bij wijze van bindend advies vast te stellen. De arbiters beslissen in hoogste ressort na partijen te hebben gehoord. De vereniging zal buiten de begroting geen verplichtingen aangaan of uitgaven doen, welke per begrotingspost ........... % van het begrote bedrag of maximaal € ............ te boven gaan, zonder voorafgaande goedkeuring van de sponsor, met dien verstande, dat de vereniging het recht heeft om binnen haar begrotingen kosten- verschuivingen toe te passen van maximaal....... ... %. Art.15(boekhouding) De vereniging draagt zorg voor een deugdelijk ingerichte boekhouding. Eens per ......... maanden zal de vereniging de sponsor een financieel overzicht verstrekken. De sponsor heeft te allen tijden het recht de boekhouding en alle daarop betrekking hebbende bescheiden te doen controleren door een door hem aan te wijzen, externe accountant. De kosten hiervan zijn voor rekening van de sponsor. (20) Art.16(niet overdraagbaarheid) Het is de vereniging niet toegestaan haar rechten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden. Het is de vereniging niet toegestaan fusies of andere samenwerkingsvormen met andere verenigingen aan te gaan zonder toestemming van de sponsor. Art.17(tekortkoming) In geval van niet nakoming door een van de partijen van een of meer verplichtingen krachtens deze overeenkomst of de wet op hem of haar rustende, heeft de wederpartij het recht om na een ingebrekestelling de overeenkomst door een schriftelijke verklaring te ontbinden, onverminderd het recht van de wederpartij om nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding te vorderen. Art.18(beëindiging) Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde ook, zal het partijen niet langer zijn toegestaan, om rechten, welke ieder aan deze overeenkomst kon ontlenen, speciaal met betrekking tot het gebruik van de naam van de wederpartij, op enigerlei wijze uit te oefenen. Met name is de sponsor niet gerechtigd om na beëindiging van de overeenkomst enigerlei vorm van napubliciteit te verwerven. De sponsor verbindt zich alle onder zijn verantwoordelijkheid vervaardigde communicatiemiddelen direct na beëindiging van de overeenkomst te (doen) vernietigen. Art.19(arbitrage) Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst dan wel uit nadere overeenkomsten welke hieruit voortvloeien, zullen met uitsluiting van de gewone rechter worden beslecht door de Arbitragecommissie Sportsponsoring. De arbitrage vindt plaats conform het arbitragereglement van genoemde commissie, dat van kracht is op het moment dat een geschil aanhangig wordt gemaakt. Een geschil wordt geacht aanwezig te zijn, zodra een der partijen dit bij deurwaardersexploot of aangetekend schrijven aan de wederpartij meedeelt. Art.20(18) De vereniging verklaart dat haar algemene ledenvergadering het bestuur heeft gemachtigd om deze overeenkomst aan te gaan, blijkende een en ander uit de notulen (het procesverbaal) van de algemene vergadering van (22) Art.21 Bij de uitoefening van hun rechten dienen zowel de sponsor als de vereniging, voorzover dit in hun vermogen ligt, te handelen met inachtneming van de geldende wettelijke bepalingen, in het bijzonder de Mediawet en het Mediabesluit alsmede de Regeling niet-overheersende reclame-uitingen bij sportwedstrijden van 3 mei 1993. Art.22 Op deze overeenkomst is het Nederlands Recht van toepassing. Art.23 Van deze overeenkomst zal tussen partijen slechts schriftelijk kunnen worden afgeweken. De vereniging

De sponsor

Plaats

Plaats

Datum

Datum

TOELICHTING BIJ DE MODEL-SPONSOROVEREENKOMST MET EEN VERENIGING Uitgangspunt bij het opstellen van deze overeenkomst is geweest de omschrijving welke door de Nederlandse Sport Federatie en de Vereniging Sportsponsoring Nederland (VSN) is aanvaard van het begrip 'sponsoring'. Deze formule luidt: "Sportsponsoring is een overeenkomst, waarbij de ene partij (de sponsor) een op geld waardeerbare prestatie levert, waartegen de andere partij (de gesponsorde) communicatiemogelijkheden verschaft, voortvloeiende uit zijn sportbeoefening welke overeenkomst mede gericht is op de bevordering van deze sportbeoefening.' De toevoeging, dat sponsoring mede gericht dient te zijn op de bevordering van de sportbeoefening, is geen juridische toevoeging, doch een uitgangspunt van beleid, dat zowel door de VSN als de NOC*NSF wordt voorgestaan." De in de tekst van de overeenkomst vermelde cijfers corresponderen met de hierna volgende cijfers: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Over het algemeen zal de rechtsvorm van een sportorganisatie, zoals een sportbond of sportclub, die van een vereniging zijn. De stichtingsvorm komt echter wel voor. Zo zou het standaard- team van een vereniging, dat in het bijzonder voor sponsoring in aanmerking komt, van die vereniging kunnen worden afgesplitst en worden ondergebracht in een afzonderlijke stichting. Het model zal in geval sprake is van een stichting dienovereenkomstig moeten worden aangepast. Het woord vereniging zal overal moeten worden vervangen door het woord stichting. Van artikel 14, eerste lid, zal kunnen vervallen de tweede volzin; hetzelfde geldt voor de tussenzin in het tweede lid: of indien na tot en met afkeuren. Tenslotte kan artikel 20 vervallen. In de overeenkomst wordt ervan uitgegaan, dat de inhoud hiervan niet strijdig mag zijn met de eventueel bestaande reglementen van de sportbonden op het gebied van de sponsoring. In geval van wijziging van deze reglementen gedurende de looptijd van de overeenkomst of in geval voor het eerst reglementen aangaande sponsoring worden uitgevaardigd, is het gevaar van strijdigheid aanwezig. Artikel 4, eerste lid onder e zou in een dergelijk geval toepassing kunnen vinden. Uit een oogpunt van rechtszekerheid zullen sportbonden bestaande rechtsverhoudingen zoveel mogelijk moeten respecteren en zo nodig overgangsbepalingen in hun reglementen moeten opnemen. In het bijzonder wordt erop gewezen, dat enkele sponsorreglementen van de sportbonden het voorschrift bevatten, dat een sponsorovereenkomst vooraf dient te worden goedgekeurd door de desbetreffende sportbond alvorens deze van kracht is. Voorzover nodig dienen partijen ook reglementen van de Internationale Sport Federatie, waarbij de desbetreffende bond is aangesloten en/of van het Internationaal Olympisch Comité met betrekking tot de amateurstatus van spelers (regel 26) in acht te nemen. Een sponsorovereenkomst zal over het algemeen de gehele vereniging aangaan. Bij teamsporten zal het standaardteam of de standaard-teams, waaronder hier wordt begrepen het dames- of herenteam, dat in de hoogste klasse uitkomt, hierin een voorname plaats innemen. Bij individuele sporten zal dit gelden voor de kernploeg of de selectieploeg. Doorgaans zal de vereniging de door de sponsor gewenste naam gaan dragen, terwijl de sponsor kan verlangen, dat ook de overige leden van de vereniging het door de sponsor gewenste tenue zullen dragen. Het is echter mogelijk de sponsorovereenkomst uitsluitend te beperken tot het (de) standaardteam(s), de kernploeg of de selectieploeg. Dit dient dan duidelijk in de overeenkomst te worden aangegeven. Daarbij moet worden bepaald, om welke team(s) of ploeg(en) het gaat. Op de volgende wijze kan de overeenkomst worden aangepast in geval de sponsorovereenkomst uitsluitend betrekking heeft op het (de) standaardteam(s). Het eerste lid van artikel 2 luidt dan: "De vereniging verleent hierbij het recht aan de sponsor, die verklaart dit recht van de vereniging te aanvaarden, om de communicatiemogelijkheden van het (de) standaardteam(s) van de vereniging, welke voortvloeien uit zijn sportbeoefening, aan te wenden ter bekendmaking van de naam, de goederen en/of diensten van de sponsor'. Onder het (de) standaardteam(s) van de vereniging wordt (worden) in deze overeenkomst begrepen:". De tekst van de overeenkomst zal verder in gelijke zin moeten worden aangepast. In het model is dit reeds op diverse plaatsen aangegeven. Men dient hierbij evenwel te bedenken, dat een aantal verplichtingen uit de sponsorovereenkomst soms slechts het standaard-team betreft, ook wanneer de sponsorovereenkomst de gehele vereniging aangaat. Op gelijke wijze als hierboven aangegeven kan de overeenkomst worden beperkt tot de kernploeg of selectieploeg. In de verdere tekst van het model en de toelichting zal gemakshalve worden uitgegaan van een vereniging met standaardteam. Deze communicatiemogelijkheid kan alleen dan onderdeel van een sponsorovereenkomst uitmaken, indien de vereniging op dit punt volledige zeggenschap toekomt. Verder geldt, dat indien de overeenkomst uitsluitend betrekking heeft op het aanwenden van communicatiemogelijkheden van een vereniging in de vorm van het plaatsen van reclameborden bij sportevenementen, niet kan worden gesproken van sponsoring in de zin van deze overeen-komst. Partijen dienen zich te realiseren, dat met name de spelers en/of speelsters van het standaard-team van de vereniging nauw bij de sponsorovereenkomst zijn betrokken. Zij zijn het, die immers de naam van de sponsor op hun of haar sportkleding zullen moeten dragen. Foto- of filmopnamen van hun of haar sportverrichtingen zullen wellicht door de

7. 8.

9.

10.

11. 12. 13. ]3a. 14.

15.

16.

17.

18.

19. 20.

sponsor commercieel worden gebruikt. Het verdient daarom aanbeveling, dat de betrokken spelers of speelsters kennis nemen van de inhoud van de overeenkomst en zich hiermee uitdrukkelijk akkoord verklaren. Indien de spelers of speelsters een bepaalde vergoeding ontvangen is het gewenst een en ander uitvoerig te regelen in de spelerscontracten, welke volledig moeten aansluiten bij de sponsorovereen-komst. In het algemeen gaat de voorkeur uit naar een overeenkomst voor 3 jaar. Indien van naamskoppeling sprake is, dient daar volgens de Richtlijnen van uit te worden gegaan. Over het algemeen zal deze bepaling voornamelijk gelden bij teamsporten. Zo nodig kan de bepaling worden weggelaten. Indien in de overeenkomst sprake is van meerdere standaardteams, zal moeten worden aangegeven op welk team de bepaling van toepassing is. Hier dient te worden ingevuld de klasse waarin wordt gespeeld op het moment waarop de overeenkomst wordt aangegaan, alsmede een eventuele hogere klassen. Indien het de bedoeling van partijen is de overeenkomst bij promotie te kunnen herzien of in het uiterste geval te beëindigen, indien geen overeenstemming kan worden bereikt over de nieuwe voorwaarden (doorgaans een hoger sponsorbedrag), dient uitsluitend de klasse te worden vermeld waarin wordt gespeeld bij het aangaan van de sponsorovereenkomst. Het komt wet voor, dat bij de aanvang van een sponsorovereen-komst of bij de aanvang van een sportseizoen door de sponsor bepaalde onkosten ineens worden voldaan. Zie hiervoor artikel 6. In het eerste lid van artikel 5 is de betaling geregeld van het sponsorbedrag, dat over het algemeen in termijnen zal worden voldaan. Op dit in artikel 5 bedoelde sponsorbedrag ziet de verrekeningsbepaling van het derde lid van artikel 4. Over het algemeen zal de termijnbetaling zich uitstrekken over het sportseizoen. Hier dient te worden ingevuld de datum van de eerste verjaardag van de overeenkomst. Het is mogelijk de indexering achterwege te laten en de verhoging te regelen in absolute bedragen. Deze bepaling is facultatief. De inhoud van dit artikel is facultatief en niet volledig. Het betreft hier speciale uitgaven van de vereniging, welke niet onmiddellijk met haar gewone huishouding verband houden, doch een gevolg zijn van de aangegane verbintenis met de sponsor. De sponsor kan verlangen, dat de vereniging haar naam statutair wijzigt. In dat geval dient aan het eerste lid van artikel 7 te worden toegevoegd: "De vereniging verbindt zich ten spoedigste haar statutaire en reglementaire naam te wijzigen in ." Strikt genomen is een statutaire naamswijziging niet noodzakelijk. De vereniging zal zich zonder bezwaar kunnen bedienen van haar nieuwe (roep)naam en zich aldus laten inschrijven in een competitie. In officiële stukken en in het algemeen, indien zij als rechtspersoon deelneemt aan het rechtsverkeer, zal zij echter mede haar statutaire naam moeten blijven voeren. Voor een sponsor behoeft dit niet bezwaarlijk te zijn. Het voordeel hiervan is, dat bij de aanvang en de afloop van een verbintenis geen juridische formaliteiten behoeven te worden vervuld en de aanpassing aan de nieuwe status snel kan worden gerealiseerd. Het zal duidelijk zijn, dat deze bepaling vooral bedoeld is voor sponsorovereenkomsten met een aanzienlijke prestatie van de zijde van de sponsor. Maar ook in dat geval zal een sponsor veelal geen bezwaar behoeven te maken tegen reclame-uitingen, zoals bedoeld in artikel 2 lid 2 onder e en d van derden, mits deze niet afkomstig zijn van concurrenten in zijn branche. De sponsor kan verlangen en dit zal speciaal het geval kunnen zijn bij sponsorovereenkomsten met een aanzienlijke prestatie van de zijde van de sponsor, dat hij of zijn vertegenwoordiger als lid van de vereniging, wordt gekozen als bestuurslid. artikel 13 kan dan worden vervangen door de volgende tekst: "De vereniging verplicht zich om desgewenst een vertegenwoordiger van de sponsor, die is ingeschreven als lid van de vereniging, op de eerstvolgende algemene ledenvergadering voor te dragen ter verkiezing als lid van het bestuur.' 'Dit bestuurslid kan niet zijn voorzitter, vice-voorzitter, secretaris, penningmeester, wedstrijd- commissaris, manager van het standaard-team." Hierbij is het uitgangspunt van beleid van zowel de Verenigings Sportsponsoring Nederland als de Nederlandse Sport Federatie, dat de vertegenwoordiger van een sponsor in een dergelijk geval binnen een vereniging geen beleidsbepalende functie vervult. Bij belangrijke sponsorbedragen kan de sponsor belang hebben bij het opstellen door de vereniging van haar begroting. In artikel 14 is geregeld de verplichting van de vereniging om haar begroting ter goedkeuring voor te leggen aan de sponsor. Indien partijen geen prijsstellen op inspraak van de sponsor bij de begrotingsvaststelling, kan artikel 14 vervallen. Hiervoor kan een bepaling in de plaats komen inhoudende een gespecificeerde besteding van het sponsorbedrag. Als tekst wordt voorgesteld: "Het in artikel 5 genoemde sponsorbedrag zal door de vereniging op de volgende wijze moeten worden besteed: onkostenvergoeding spelers € vervoerskosten standaard-team € trainingsaccommodatie € continuïteitsreserve € etc." Het verdient aanbeveling deze datum te stellen op circa zes maanden vóór de aanvang van het begrotingsjaar. Voor de verplichting van de vereniging om de sponsor regelmatig een financieel overzicht te verstrekken alsmede voor het recht van de sponsor op inzage en controle van de boekhouding van de vereniging, geldt dezelfde opmerking als die welke is gemaakt bij punt 16 voor wat betreft 'belangrijke sponsorovereenkomsten.

21.

22.

De VSN en de NOC*NSF hebben een Arbitragecommissie Sportsponsoring ingesteld om geschillen voortvloeiend uit sponsorovereenkomsten te kunnen beslechten. Dit om te voorkomen dat deze geschillen voor de gewone rechter zouden moeten worden beslecht. Geadviseerd wordt om deze vorm van arbitrage in de op te stellen overeenkomst op te nemen. Nagegaan zal moeten worden of het bestuur van de vereniging bevoegd is om de sponsorovereenkomst aan te gaan, speciaal gelet op de naamswijziging. Een speciaal hiertoe strekkend besluit van de algemene ledenvergadering kan derhalve vereist zijn. Indien partijen door omstandigheden de overeenkomst reeds wensen aan te gaan voor de beslissing van de algemene vergadering, kan de overeenkomst zo nodig onder een opschortende voorwaarde worden gesloten. Artikel 20 dient dan te worden vervangen door de volgende tekst: "Deze overeenkomst is aangegaan onder de opschortende voorwaarde, dat de algemene vergadering van de vereniging uiterlijk binnen .......... weken na het aangaan van deze overeenkomst haar goedkeuring aan de inhoud hiervan zal hebben gegeven". Pas wanneer het besluit van de algemene vergadering is genomen en de goedkeuring verleend, zal de sponsorovereenkomst als volkomen geldig kunnen worden beschouwd.

Bijlage 2 SPONSOROVEREENKOMST MET BETREKKING TOT EEN EVENEMENT De ondergetekenden: A. De rechtspersoonlijkheid bezittende vereniging gevestigd te volgens haar statuten rechtsgeldig vertegenwoordigd door hierna te noemen 'de sportorganisatie' en B. De besloten vennootschap gevestigd te ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koop handel en Fabrieken te onder nummer ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door hierna te noemen 'de sponsor' VERKLAREN HET VOLGENDE TE ZIJN OVEREENGEKOMEN: Art. 1 De sportorganisatie organiseert op het volgende sportevenement: Dit evenement wordt gehouden te Art. 2 Op deze overeenkomst zijn van toepassing de nationale en internationale sponsorreglementen, indien en voor zover de sportorganisatie hieraan is onderworpen. Bedoelde reglementen maken een onverbrekelijk deel uit van deze overeenkomst. (2) Art. 3 1. De sportorganisatie verleent hierbij het recht aan de sponsor, die verklaart dit recht van de sportorganisatie te aanvaarden, om (3) de communicatiemogelijkheden van de sportorganisatie, welke voortvloeien uit, c.q. verband houden met het in artikel 1 omschreven evenement, aan te wenden ter bekendmaking van diens naam, goederen en/of diensten. 2. Onder communicatiemogelijkheden worden in deze overeenkomst (4) begrepen (eventueel doorhalen hetgeen niet van toepassing is): a. het verbinden van de naam van de sponsor aan het evenement; b. het (doen) aanbrengen van de bedrijfs-, product- of merknaam van de sponsor op: - de wedstrijd/trainingskleding en overige uitrusting van de deelnemer(s), die de sportorganisatie tijdens het evenement vertegenwoordig(t)(en); - spel- of wedstrijdattributen; c. het ter beschikking stellen van ruimte in publiciteitsmateriaal, zoals affiches, advertenties, programmaboekjes, toegangsbewijzen, uitnodigingskaarten etc., d. het ter beschikking stellen van ruimte voor het plaatsen van reclameborden; e. het (doen) vermelden van de naam van de sponsor via de geluidsinstallatie tijdens het evenement; f. de toestemming voor het openbaar maken en verveelvoudigen door de sponsor van afbeeldingen van sportactiviteiten van de deelnemers) die de sportorganisatie bij het evenement vertegenwoordig(t)(en). g. De toestemming om tijdens het evenement gratis monsters en/of andere promotieartikelen uit te delen (zgn. sampling); h. het recht om tijdens het evenement' exclusief', derhalve met uitsluiting van concurrentie merken de eigen goederen en/of diensten aan te bieden; i. overige ... Art.4 (5) 1. De sponsor mag de communicatiemogelijkheden als bedoeld in artikel 3 aanwenden tijdens de duur van het evenement, alsmede gedurende ......... weken voorafgaande aan het evenement en gedurende ......... weken na afloop daarvan. 2. Deze overeenkomst is van kracht gedurende ........... jaren, ingaande op ............ en mitsdien eindigende op ............ indien en voorzover de sportorganisatie in de gelegenheid is een of meerdere evenementen gelijk of soortgelijk aan liet evenement als bedoeld in artikel 1, gedurende deze periode te organiseren. (6). Art. 5

1. De sponsor verplicht zich tot betaling van een sponsorbedrag van (7) € ................ per evenement, excl. BTW. Dit sponsorbedrag dient de sponsor te voldoen in drie gelijke termijnen van € .............. elk. De eerste termijn vervalt en wordt opeisbaar bij ondertekening van deze overeenkomst. De tweede termijn vervalt en wordt openbaar 30 dagen voor de aanvang van het evenement. De laatste termijn vervalt en wordt opeisbaar 30 dagen na afloop van het evenement. (8) 2. Indien deze overeenkomst wordt aangegaan voor meer dan een jaar, zal het in het eerste lid genoemde sponsorbedrag jaarlijks worden verhoogd met .......... %. (9) Art. 6 1. De sponsor verplicht zich verder tot de volgende prestaties: (eventueel doorhalen hetgeen niet van toepassing is), a. het beschikbaar stellen van wedstrijdkleding, schoeisel, tassen, trainingspakken, tot een maximum van ........... sets. Deze uitrustingsstukken worden na afloop van het evenement eigendom van de sportorganisatie; b. betaling van de kosten verbonden aan een persconferentie, alsmede het organiseren daarvan; c. het ter beschikking stellen van publiciteitsmateriaal, zoals affiches, programmaboekjes, toegangsbewijzen, uitnodigingskaarten e.d.; d. het ter beschikking stellen van wedstrijdbenodigdheden, zoals een scorebord, meetapparatuur, e.d.; e. het ter beschikking stellen van geluidsapparatuur; f. betaling van kosten verband houdende met het vervoer en de verzekering van deelnemers/sters; g. betaling van kosten verband houdende met 2. Voorzover de sponsor zich verbindt om bepaalde werkzaamheden ten behoeve van de sportorganisatie te verrichten, zal dit in nauw overleg met laatstgenoemde dienen te gebeuren. Besteding van de in dit artikel bedoelde bedragen zal de sportorganisatie slechts zijn toegestaan na verkregen toestemming van de sponsor. 3. Alle kosten verbonden aan het gebruik van de (rechten op) communicatiemogelijkheden als omschreven in artikel 3 komen voor rekening van de sponsor. Art. 7 Het is de sponsor niet toegestaan om reclameovereenkomsten met individuele deelnemers(sters) aan het evenement aan te gaan zonder schriftelijke toestemming van de sportorganisatie. ( 11) Art. 8 Het is de sponsor niet toegestaan om zijn rechten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen.

(12)

Art. 9 1. Het evenement zal worden genoemd: 2. De sportorganisatie, in het bijzonder haar bestuursleden en officials zullen zich zoveel mogelijk van de in het eerste lid aangegeven naam bedienen. 3. Overigens zal de sportorganisatie eraan meewerken, dat de sponsor optimaal gebruik kan maken van de communicatiemogelijkheden als bedoeld in artikel 3 lid 2. Art. 10 Over de wijze waarop de sportorganisatie de bedrijfs-, product- of merknaam van de sponsor zal presenteren tijdens het evenement, zal zij vooraf overleg plegen met hem of een hiertoe door de sponsor speciaal aangewezen derde (publiciteitsbureau). De presentatie in vorenbedoelde zin, welke valt buiten het evenement, zal slechts zijn toegestaan na uitdrukkelijke goedkeuring van de sponsor. (14) Art. 11 1. De sportorganisatie is verplicht om het evenement sportief optimaal te organiseren met inachtneming van de nationale en/ of internationale reglementen welke hierbij van kracht zijn. 2. Uiterlijk ....... weken voor de aanvang van het evenement dient de sportorganisatie aan de sponsor schriftelijk mede te delen, welke deelnemers of teams aan het evenement zullen deelnemen. De sportorganisatie dient ervoor te zorgen, voorzover dit binnen haar vermogen ligt, dat het deelnemersveld zo sterk mogelijk zal zijn bezet. (15) 3. Indien deelnemers en/of teams, die een uitnodiging voor het evenement hebben aanvaard, de sportorganisatie laten weten hiervan geen gebruik te maken, dient de sportorganisatie de sponsor hiervan onverwijld in kennis te stellen. In een zodanig geval is de sportorganisatie voorzover dit binnen haar vermogen ligt, verplicht om voor vervanging van bedoelde deelnemer(s) en/of teams zorg te dragen,

waarbij redelijkerwijs van de vervangende deelnemers(sters) moet kunnen worden verwacht dat zij tot min of meer gelijke "of gelijksoortige prestaties in staat zijn als degenen die verhinderd zijn. ( 16) Art. 12 (17) 1. De sportorganisatie is gehouden ernaar te streven, dat aan liet evenement een zo groot mogelijke bekendheid wordt gegeven. In het bijzonder zal de sportorganisatie ernaar streven dat van het evenement verslag wordt gedaan via de media, in het bijzonder via de radio- en/of televisie-uitzendingen. 2. De sportorganisatie draagt er zorg voor, dat in het bijzonder haar bestuursleden, officials en deelnemers die de sportorganisatie bij het evenement vertegenwoordigen, binnen het kader van de sportbeoefening niet betrokken zullen zijn of worden bij reclameactiviteiten ten behoeve van derden zonder schriftelijke toestemming van de sponsor, tenzij deze reclameactiviteiten plaatsvinden binnen het kader van de door of namens de (internationale) sportbond, waarbij de sportorganisatie is aangesloten, georganiseerde (internationale) wedstrijden. Met reclameactiviteiten in laatstbedoelde zin verklaart de sponsor zich bij voorbaat akkoord. Art. 13 De sportorganisatie zal de sponsor regelmatig op de hoogte houden van de gang van zaken met betrekking tot de voorbereiding van het evenement alsmede de gang van zaken tijdens het evenement. Art. 14 Het is de sportorganisatie niet toegestaan haar rechten uit deze (18) overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden. Art. 15 Ingeval van niet-nakoming door een van de partijen van een of meer verplichtingen krachtens deze overeenkomst of de Wet op hem of haar rustende heeft de wederpartij het recht om na een ingebrekestelling de overeenkomsten door een schriftelijke verklaring te ontbinden, onverminderd het recht van de wederpartij om nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding te vorderen.

Art. 16 Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde ook, zal het partijen -niet langer zijn toegestaan om rechten, welke ieder aan deze overeenkomst kon ontlenen, speciaal met betrekking tot het gebruik van de naam van de wederpartij, op enigerlei wijze uit te oefenen. Art. 17 1. Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst, en wel uit nadere overeenkomsten welke hieruit voortvloeien, zullen met uitsluiting van de gewone rechter worden beslecht door de Arbitragecomrnissie Sportsponsoring. De arbitrage vindt plaats conform het Arbitragereglement van genoemde Commissie, dat van kracht is op het moment dat het geschil aanhangig wordt gemaakt. 2. Een geschil wordt geacht aanwezig te zijn, zodra een der partijen dit bij deurwaardersexploot of aangetekend schrijven aan de wederpartij meedeelt. SLOTBEPALINGEN Art. 18 Bij de uitoefening van hun rechten dienen zowel de sponsor als de sportorganisatie, voorzover dit in hun vermogen ligt, te handelen met inachtneming van de terzake geldende wettelijke regelingen, waaronder de Mediawet en het Mediabesluit, alsmede de Regeling niet-overheersende reclame-uitingen bij sportwedstrijden van 3 mei 1993. Art. 19 1. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. 2. Van deze overeenkomst zal door partijen slechts schriftelijk kunnen worden afgeweken. Art. 20 Indien krachtens het sponsorreglement als bedoeld in artikel 1 voor de geldigheid van deze overeenkomst is vereist dat deze wordt goedgekeurd door de overkoepelende sportbond, waarbij de sportorganisatie is aangesloten c.q. door een door deze aangewezen commissie of instantie, wordt deze overeenkomst aangegaan onder de opschortende voorwaarde, dat uiterlijk binnen ........ maanden deze toestemming zal zijn verleend. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt te ...............

op ....................

TOELICHTING BIJ DE MODEL-SPONSOROVEREENKOMST MET BETREKKING TOT EEN EVENEMENT De in de tekst van de modelovereenkomst vermelde cijfers corresponderen met de hierna volgende cijfers: 1.

2.

3. 4.

5.

6.

6a. 6b.

6c.

Over het algemeen zal een evenement worden georganiseerd door een sportbond. In de praktijk komt het echter ook voor dat dit wordt gedaan door particuliere organisaties, bijvoorbeeld de Stichting Jumping Amsterdam. In het eerste geval is de rechtsvorm van de organiserende instelling een vereniging. In het tweede geval die van een stichting. De tekst van de overeenkomst zal aan de feitelijke situatie moeten worden aangepast Hetzelfde geldt met betrekking tot de rechtsvorm van de sponsor. Diverse sportbonden kennen afzonderlijke sponsorreglementen. Op de sportorganisatie die een bepaald evenement organiseert rust de verplichting na te gaan of een bepaald reglement van toepassing is. Het verdient aanbeveling in het bevestigende geval de tekst van dit reglement aan de overeenkomt te hechten. De formulering van lid 1 stemt nagenoeg volledig overeen met hetzelfde Art. in de modelsponsorovereenkomst met een sportvereniging. Het hier bepaalde geeft slechts voorbeelden. In de praktijk zal de lijst nog wel kunnen wordén uitgebreid afhankelijk van de aard van het evenement en de mogelijkheden van de sponsor. Bij het aangaan van de overeenkomst zal nagegaan moeten worden of de voorbeelden vermeld in de overeenkomst van toepassing kunnen zijn. Het ligt voor de hand dat de sponsor vooraf reclame zal willen maken met het evenement, vandaar de noodzaak de periode waarin dit mag gebeuren uitdrukkelijk af te spreken. Het is moeilijk om hiervoor concrete richtlijnen aan te geven. De model-overeenkomst gaat er vanuit dat een sponsor zich verbindt een evenement meerdere jaren achter elkaar te financieren. Een dergelijke meerjarige verbintenis wordt in ieder geval noodzakelijk geacht indien de sponsor zijn naam aan het evenement wil verbinden. Zie in dit verband artikel 3 lid 2 onder a en artikel 9 lid 1. Bij naamsverbinding moet de sponsoring van tenminste drie evenementen als een minimum worden genoemd. Indien de overeenkomst slechts wordt aangegaan met betrekking tot één evenement dient het tweede lid van artikel 4 te worden doorgehaald c.q. buiten toepassing te worden verklaard. Hetzelfde geldt dan voor het tweede lid van artikel 5. Daarnaast is het mogelijk dat de sponsor een voorkeursrecht krijgt met betrekking tot de volgende evenementen. Hiertoe zou in de overeenkomst de volgende bepaling kunnen worden opgenomen.

"Indien de sportorganisatie in de gelegenheid is een of meerdere evenementen gelijk of soortgelijk aan het evenement als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst gedurende de eerstvolgende (een, twee of drie) jaar te organiseren is zij verplicht om het evenement schriftelijk aan de sponsor ter sponsoring aan te bieden met vermelding van de financiële tegemoetkoming welke zij daarvoor verlangt. Partijen zullen dan met elkaar in overleg treden omtrent een nieuw te sluiten sponsorovereenkomst. Mocht binnen twee maanden na datum van de aanvang geen overeenstemming tussen partijen zijn bereikt, zal de sportorganisatie vrij zijn het evenement aan een derde aan te bieden met dien verstande dat zij met deze derde geen overeenkomst zal mogen aangaan waarin de verplichtingen voor deze derde gelijk of gunstiger zijn dan die welke de sponsor bereid was te aanvaarden." 7.

8. 9.

De overeenkomst gaat er vanuit dat de sponsor een bepaald bedrag in contanten voldoet. Er zijn echter nog wel andere financieringsmogelijkheden. De sponsor kan als mede-organisator optreden en zich verplichten de kosten van een bepaald onderdeel voor zijn rekening te nemen. In verband met de verschuldigdheid van omzetbelasting kan dit een gunstig alternatief zijn. Een andere mogelijkheid is dat de sponsor zijn bijdrage beperkt tot de deelneming In het verliessaldo. In belde gevallen zal de overeenkomst moeten worden uitgebreid met bepalingen waarin de sponsor het recht wordt verleend inzage te hebben in de begroting van de sportorganisatie, en controle te mogen uitoefenen op het verloop van de uitgaven. Het voert te ver om in dit kader hiervoor tekstvoorbeelden te geven. Verwezen mag worden naar hetgeen hieromtrent is geregeld in de artikelen 14 en 15 van de sponsorovereenkomst met de sportvereniging. Afhankelijk van de vraag of de betaling vooraf of grotendeels achteraf plaatsvindt zou een van de partijen zekerheid kunnen verlangen in de von-n van een bankgarantie. Behalve een vast percentage kan het sponsorbedrag ook worden geïndexeerd. De tekst van de overeenkomst dient dan als volgt te worden aangepast: "Het in het eerste lid van Art. 5 genoemd sponsorbedrag zal jaarlijks, voor het eerst op ... worden aangepast overeenkomstig de wijzigingen van de jaarprijsindexcijfers van de gezinsconsumptie (reeks voor de werknemersgezinnen 1985 = 100), zoals deze cijfers worden bekend gemaakt door het Centraal Bureau voor de Statistiek te Den Haag. Aanpassing geschiedt door het in het eerste lid genoemde sponsorbedrag te vermenigvuldigen met een breuk waarvan de teller wordt gevormd door het prijsindexcijfer voor het kalenderjaar voorafgaande aan het jaar van de aanpassing, en de noemer door het prijsindexcijfer voor het kalenderjaar voorafgaande aan het jaar waarin de overeenkomst wordt gesloten. Het aldus verkregen bedrag zal nimmer dalen beneden het in het eerste lid genoemde sponsorbedrag".

10. 11.

12.

13. 14.

15.

Ook deze lijst is niet volledig en dient slechts als voorbeeld. Zie verder opmerking 4. Over het algemeen wordt het onwenselijk geacht om aparte reclameovereenkomsten aan te gaan met individuele deelnemers. In bepaalde takken van sport is dit echter wel gebruikelijk. Vandaar dat het in de overeenkomst in beginsel wordt verboden, behoudens een nadere schriftelijke toestemming van de sportorganisatie. Bij het sluiten van een reclameovereenkomst met een individuele deelnemer(ster) dienen de betrokkenen zich wel te realiseren dat de eventuele amateurstatus van de sportman of sportvrouw hierdoor in gevaar kan komen. Dit laatste kan weer nadelige consequenties hebben voor een eventuele deelname aan Olympische Spelen c.a. Zie bij opmerking 6. Indien het evenement niet speciaal naar de sponsor wordt genoemd kan deze er niettemin belang bij hebben dat overeenstemming over de naam van het evenement bestaat en dat betrokkenen zich uitsluitend van deze naam bedienen. Vervallen Op grond van de richtlijnen van de Nederlandse Sport Federatie is het niet toegestaan dat de product- of merknaam aan het evenement wordt verbonden c.q. wordt aangebracht op de kleding of overige uitrusting van deelnemers. Het komt echter voor dat een product- of merknaam tevens de bedrijfsnaam is. In dat geval vervalt dit bezwaar. Het zal voor een sportorganisatie niet altijd mogelijk zijn om te garanderen dat bepaalde deelnemers(sters) van een bepaald niveau aan het evenement zullen deelnemen. In dat geval kan bezwaarlijk in de overeenkomst een sanctie worden opgenomen indien de desbetreffende deelnemers(sters) uiteindelijk niet ver schijnen. De tekst van de modelovereenkomst, met name van de leden 2 en 3 strekt ertoe dat de sportorganisatie zich wel moet inspannen het deelnemersveld zo sterk mogelijk te doen bezetten. De sterkte van de bezetting zal dan weer wel gerelateerd zijn aan het niveau van de organiserende vereniging of bond. Zo nodig zou dit punt nader kunnen worden uitgewerkt door een toevoeging aan het tweede lid van artikel 2. Indien er sprake is van een meerjarige overeenkomst moet de sponsor het recht hebben om de overeenkomst tussentijds te ontbinden indien een bepaald evenement niet aan de verwachtingen heeft beantwoord. Hiertoe zou de volgende tekst kunnen worden opgenomen:

"Deze overeenkomst kan tussentijds worden opgezegd in de volgende gevallen: a. door ieder van de partijen ingeval het deelnemersveld van een evenement niet van het niveau is geweest dat partijen hebben beoogd ten tijde van het aangaan van deze overeenkomst, en zij na serieuze onderhandelingen geen overeenstemming hebben kunnen bereiken over de aanpassing van de overeenkomst; b. door ieder der partijen ingeval de wederpartij failleert, surséance van betaling aanvraagt dan wel wordt ontbonden respectievelijk geliquideerd;

c. door de sponsor.-ingeval het aan de sportorganisatie op grond van nationale of internationale reglementen wordt verboden een of meer van de in Art. 3 lid 2 genoemde categorieën communicatiemogelijkheden aan te wenden. Bij een tussentijdse beëindiging krachtens deze bepaling dient een opzegtermijn in acht te worden genomen van tenminste één kalendermaand. De opzegging dient te geschieden bij aangetekend schrijven onder vermelding van de redenen daarvan". 16. In het geval de sportorganisatie wel in staat c.q. bereid is jegens de sponsor te garanderen dat bepaalde deelnemers(sters) aan het evenement zullen deelnemen c.q. een aantal deelnemers van een bepaald niveau is, kan in plaats van het tweede en derde lid van Art. 11 de volgende tekst worden opgenomen: "Artikel 11 lid 2 De sportorganisatie staat er jegens de sponsor voor in, dat aan het evenement de volgende sportlieden zullen deelnemen: c.q. tenminste . . . sportlieden van een (nader aan te duiden) klasse of categorie. Voor het overige zal de sportorganisatie ervoor zorg dragen dat het deelnemersveld zo sterk mogelijk zal zijn bezet." Voor de sanctie bij het niet nakomen van deze garantie wordt verwezen naar opmerking 17. 17. Een sportorganisatie kan het soms wel of niet in de hand hebben dat van het evenement een radio- of televisiereportage wordt gemaakt. Het minste dat de sponsor van de sportorganisatie mag verwachten is dat zij in ieder geval ernaar streeft dat zodanige reportages worden gemaakt. Het komt ook voor dat de sportorganisatie in staat is jegens de sponsor een bepaalde minimale uitzendduur te garanderen. Zowel deze garantie als die met betrekking tot de deelnemers(sters) kunnen vaak bepalend zijn voor de hoogte van het sponsorbedrag. Blijkt de sportorganisatie op het laatste moment niet in staat te zijn om een of beide garanties na te komen, dan zal de sponsor tenminste het recht moeten hebben om een vermindering van zijn sponsorbijdrage te verlangen. Daartoe zou de volgende regeling in het sponsorcontract kunnen worden opgenomen: 'Indien -de sportorganisatie niet of slechts gedeeltelijk in staat is haar garantieverplichting(en) met betrekking tot het deelnemersveld en/of een minimale uitzendduur voor radio en/of televisie, na te komen, zal de sponsor gerechtigd zijn om zijn sponsorbijdrage als bedoeld in artikel 5 lid 1 te verminderen. Deze bijdrage zal procentueel verminderen al naar gelang de gegarandeerde uitzendtijd niet is gerealiseerd, met dien verstande dat de sponsorbijdrage nimmer zal kunnen dalen beneden een bedrag van € "

18.

Ten aanzien van een deelnemersgarantie kan een soortgelijke tekst worden gehanteerd. De voorgestelde tekst draagt slechts een uiterst globaal karakter en zal moeten worden aangepast c.q. gewijzigd al naar gelang de omstandigheden van het geval. Bij een procentuele vermindering verdient het in ieder geval wel aanbeveling om uit te gaan van een basisbijdrage van de sponsor, die niet nader kan worden aangetast. Bij evenementensponsoring is het niet ongebruikelijk dat meerdere sponsors optreden. Het is zaak de verschillende rechten uitdrukkelijk vast te leggen en zo nodig af te spreken met welke eventuele andere sponsors de sportorganisatie nog overeenkomsten mag afsluiten. Hierbij kan worden gedacht aan sponsors van de z.g. extra sportieve merken. Bij de exclusiviteitsbepaling moet verder rekening worden gehouden met bepaalde vaak al gedurende lange tijd lopende overeenkomsten met betrekking tot het dragen van bepaalde sportkleding. ook een dergelijk punt zal met een sponsor tevoren moeten worden besproken.

Bijlage 3 SPONSOROVEREENKOMST MET EEN INDIVIDUELE SPORTBEOEFENAAR De ondergetekenden: A. wonende te lid van de Sportvereniging/Bond verder te noemen 'sportbeoefenaar' B. De gevestigd te en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken te onder nummer ten aanzien rechtsgeldig, vertegenwoordigd door (naam en functie) hierna te noemen 'de sponsor'

VERKLAREN ALS VOLGT TE ZIJN OVEREENGEKOMEN: Art. 1 (voorschriften sportbond) Op deze overeenkomst zijn van toepassing de regelen met betrekking tot sponsoring welke door de sportvereniging/bond, waarbij de sportbeoefenaar is aangesloten zijn gegeven. Partijen verklaren, dat deze voorschriften een onverbrekelijk deel van deze overeenkomst uitmaken. (1)

a. 1. 2. 3.

d. e.

f.

Art. 2 (aard en inhoud) De sportbeoefenaar verleent hierbij het recht aan de sponsor, die verklaart dit recht van de sportbeoefenaar te aanvaarden om de communicatiemogelijkheden van de sportbeoefenaar welke voortvloeien uit zijn sportbeoefening aan te wenden ter bekendmaking van de naam, goederen en/of diensten van de sponsor. Onder communicatiemogelijkheden worden in deze overeenkomst begrepen (eventueel doorhalen wat niet van toepassing is): het voeren van de bedrijfs-, product- of merknaam van de sponsor op: wedstrijdkleding,-, en de daarbij behorende uitrusting; trainingskleding- en de daarbij behorende uitrusting; sportattributen en/of materialen: (2) een en ander voorzover daaraan door een organiserende instantie geen beperkingen zijn verbonden b. het toestaan van het gebruik van de naam van de sportbeoefenaar binnen het kader van de activiteiten van de sportbeoefenaar. c. het toestaan van openbaar maken en verveelvoudigen door de sponsor van afbeeldingen van sportactiviteiten van de sportbeoefenaar. de vermelding van de titel 'official sponsor' en de bedrijfs-, handelsproduct- of merknaam op alle officiële drukwerken vanwege de sportbeoefenaar, zoals posters, persberichten, briefpapier. de verschijning van de sportbeoefenaar bij en de medewerking van de sportbeoefenaar aan die activiteiten, waaraan de sponsor in het kader van zijn public relations-beleid deelneemt, uitsluitend voorzover daardoor de voorbereiding van en de deelneming van de sportbeoefenaar aan zijn activiteiten niet wordt verstoord. (... ) Onder sportbeoefening wordt in deze overeenkomst begrepen het beoefenen van de sport. (3)

Art. 3 (duur en opzegging) Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de tijd van een jaar, ingaande op . . . . . . . . . en mitsdien eindigende op (4). De overeenkomst zal na het verstrijken van de overeengekomen periode niet van rechtswege eindigen. Hiertoe is vereist, dat een opzegging plaatsvindt tegen het einde van die termijn. leder der partijen is tot opzegging bevoegd. De opzegging dient bij aangetekende brief te geschieden. De termijn van opzegging bedraagt tenminste drie maanden. Vindt geen opzegging plaats krachtens het tweede lid van dit artikel. dan loop de overeenkomst telkens door voor de duur van één jaar onder gelijkblijvende voorwaarden. Art. 4 (tussentijdse beëindiging) Deze overeenkomst kan tussentijds worden opgezegd in de navolgende gevallen:

1.

Door leder der partijen ingeval de wederpartij failleert, aan deze surséance van betaling word verleend. deze wordt geliquideerd. c.q. komt te overlijden. Door de sponsor ingeval de sportbeoefenaar gedurende een (5) periode van meer dan 8 weken niet in staat is, of anderszins nalaat te trainen en/of aan wedstrijden deel te nemen een en ander overeenkomstig het trainings- en wedstrijdschema dat door de sportbeoefenaar bij de aanvang deze overeenkomst aan de sponsor ter hand Is gesteld en door laatstbedoelde is goedgekeurd. Bedoeld schema zal door partijen worden gewaarmerkt en aan deze overeenkomst worden gehecht: (6) Door de sponsor ingeval het aan de sportbeoefenaar door de sportvereniging/bond bij wie bij is aangesloten, wordt verboden een of meer van de in artikel 1 lid 2 onder a genoemde categorieën van communicatiemogelijkheden aan te wenden mits daardoor de communicatiemogelijkheden van de sponsor in belangrijke mate worden verminderd. Bij een tussentijdse beëindiging krachtens het eerste lid dient een opzegtermijn in acht te worden genomen van vier weken. Opzegging dient te geschieden bij aangetekende brief onder vermelding van de redenen van de tussentijdse beëindiging. Ingeval van een tussentijdse beëindiging als bedoeld in dit artikel vindt geen restitutie plaats van hetgeen reeds krachtens deze overeenkomst is betaald of gepresteerd. Voorzover betaling afhankelijk is gesteld van termijnen als bedoeld in artikel 5 kan echter een evenredig deel van de alsdan verschuldigde prestatie worden. Bevorderd respectievelijk worden teruggevorderd. (7)

2.

3.

Art. 5 (sponsorbedrag) De sponsor verplicht zicht tot betaling van een sponsorbedrag van €...... (exclusief BTW) per jaar. Dit sponsorbedrag dient de sponsor bij vooruitbetaling te voldoen in gelijke termijnen van elk €........ De eerste termijn vervalt en wordt opeisbaar op de tweede op etc. De laatste termijn vervalt en wordt opeisbaar op (8) (9) De sponsor heeft bij het aangaan van deze overeenkomst tot zekerheid van de nakoming van zijn financiële verplichtingen ten behoeve van de sportbeoefenaar een bankgarantie gesteld ter hoogte van € (9a)

a.

b.

c.

d.

Art. 6 (bijzondere onkosten) De sponsor verplicht zich verder tot de volgende prestaties. Het beschikbaar stellen van wedstrijdkleding, trainingskleding, schoeisel, een tas, tot een maximum van sets. Deze uitrustingsstukken worden na afloop van een jaar eigendom van de sportbeoefenaar. Betaling van de kosten welke verband houden met het door de sportbeoefenaar in optimale conditie houden van de volgende sportattributen / het volgende sportmateriaal (10) en wel tot een maximum bedrag van € Betaling van de kosten welke voortvloeien uit het deelnemen door de sportbeoefenaar aan wedstrijden buiten Nederland/Benelux/ West-Europa, tot een maximum bedrag van ƒ Betaling van de kosten verband houdende met Besteding van de in dit artikel bedoelde bedragen zal slechts zijn toegestaan na verkregen toestemming van de sponsor. Alle kosten verbonden aan het gebruik van de (rechten op) communicatiemogelijkheden als hiervoor in artikel 2 omschreven komen voor rekening van de sponsor. Art. 7 (niet-overdraagbaarbeid) Het is de sponsor niet toegestaan zijn rechten uit deze overeen-komst geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen. Art. 8 (presentatie) De sportbeoefenaar verplicht zich om de bedrijfs-, product- of merknaam van de sponsor - op een met de sponsor nader overeen te komen wijze en voorzover door de sponsor gewenst - duidelijk te vermelden op alle bij hem in gebruik zijnde kleding, uitrusting, attributen en/of materialen, zoals bedoeld en omschreven in artikel 2 lid 2 van deze overeenkomst. zowel in competitiewedstrijden als toernooien. vriendschappelijke wedstrijden en andere manifestaties, welke verband houden met de sport van de sportbeoefenaar. Art. 9 (wijze van presentatie) Over de wijze waarop de presentatie van de bedrijfs-, product- of merknaam van de sponsor dient te geschieden zal de sportbeoefenaar steeds vooraf overleg met hem plegen (of met een hiertoe door de

sponsor aangewezen publiciteitsbureau). Presentaties in vorenbedoelde zin welke buiten het sportieve optreden van de sportbeoefenaar vallen zijn slechts toegestaan na uitdrukkelijke goedkeuring van de sponsor. Art. 10 (sportief resultaat) De sportbeoefenaar verbindt zich om naar beste kunnen het in artikel 4 bedoelde trainings- en wedstrijdschema uit te voeren en te volbrengen, teneinde in sportief opzicht zo goed mogelijk resultaat te behalen. De sportbeoefenaar verbindt zich verder ervoor te zorgen. dat de eventueel door hem bij zijn sport te gebruiken attributen en/of materialen hiertoe in optimale conditie verkeren. Art. 11 (representativiteit) De sportbeoefenaar draagt er zorg voor, dat eik optreden door of namens hem in het openbaar, in welk verband ook, voldoet aan de eisen van representativiteit. Hij dient zich te onthouden van handelingen en/of gedragingen tengevolge waarvan de goede naam van de sponsor in diskrediet kan worden gebracht. Art. 12 (exclusiviteit) Het is de sportbeoefenaar niet toegestaan om gedurende de looptijd van deze overeenkomst sponsor en/of reclame overeenkomsten met derden aan te gaan met betrekking tot communicatiemogelijkheden als bedoeld in artikel 2 zonder schriftelijke toestemming van de sponsor. (11) De sportbeoefenaar dient er verder voor te zorgen. dat bij binnen het kader van zijn sportbeoefening niet betrokken zal zijn of worden bij reclame-activiteiten ten behoeve van derden zonder schriftelijke toestemming van de sponsor. Het bepaalde in het tweede lid lijdt uitzondering ten aanzien van het dragen van kleding en schoeisel, en het gebruik van attributen en/of materialen, waarop de gebruikelijke (merk) naam van de leverancier en/of fabrikant staat vermeld. Het is de sportbeoefenaar echter niet toegestaan deze naamsvermelding te benadrukken. Art. 13 (financiële controle) De sportbeoefenaar zal de sponsor eens per drie maanden een financieel overzicht verstrekken van zijn uitgaven met betrekking tot zijn sportbeoefening. zulks onder overlegging van de benodigde kwitanties en/of overige bescheiden. Binnen een maand na afloop van het wedstrijdseizoen, dat zal zijn geëindigd op ............... zal de sportbeoefenaar aan de sponsor een volledige rekening en verantwoording afleggen met betrekking tot de door hem van de sponsor ontvangen sponsorbedragen. Art. 14 (niet-overdraagbaarbeid) Het is de sportbeoefenaar niet toegestaan om zijn rechten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen. Het is de sportbeoefenaar evenmin toegestaan om toe te treden tot een andere sportvereniging/bond dan die waarbij bij was aangesloten bij het aangaan van deze overeenkomst zonder schriftelijke toestemming van de sponsor. ( 11a ) Art. 15 (verzekering) De sportbeoefenaar dient zowel zich zelve als de door hem bij zijn sport te gebruiken materialen en/of attributen voor eigen rekening te verzekeren en verzekerd te houden volgens de normen welke zijn voorgeschreven c.q. gebruikelijk zijn in de tak van sport van de sportbeoefenaar. (12) Art. 16 (informatie) De sportbeoefenaar zal de sponsor regelmatig op de hoogte houden van zijn sportieve verrichtingen. Van eventuele wijzigingen in het trainings- en wedstrijdschema dient hij de sponsor tijdig in kennis te stellen. ( 13) Art. 17 (tekortkoming) In geval van niet-nakoming door een van de partijen van een of meer verplichtingen krachtens deze overeenkomst of de Wet op hem of haar rustende, heeft de wederpartij het recht om na een inbrekingstelling de overeenkomst door een schriftelijke verklaring te ontbinden, onverminderd het recht van de wederpartij om nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding te vorderen. Art. 18 (beëindiging) Na beëindiging van deze overeenkomst uit welke hoofde ook zal het partijen niet langer zijn toegestaan om de rechten welke leder aan deze overeenkomst kan ontlenen, speciaal met betrekking tot het gebruik van de naam van de wederpartij, op enigerlei wijze uit te oefenen.

Met name is de sponsor niet gerechtigd om na beëindiging van deze overeenkomst in enigerlei vorm napubliciteit te verwerken. De sponsor verplicht zich alle onder zijn verantwoordelijkheid vervaardigde communicatiemiddelen direct na beëindiging van de overeenkomst te (doen) vernietigen. Art. 19 (toestemming sportvereniging/bond) De sportbeoefenaar verklaart, dat de sportvereniging c.q. sportbond, waarbij hij is aangesloten, geen bezwaar heeft tegen het aangaan door hem van de onderhavige sponsorovereenkomst. (14) Art. 20 (arbitrage) ( 15) Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst dan wel uit nadere overeenkomsten welke hieruit voortvloeien, zullen niet uitsluiting van de gewone rechter worden beslecht door de 'Arbitragecommissie Sportsponsoring"'. De arbitrage vindt plaats conform het arbitragereglement van genoemde commissie, dat van kracht is op het moment dat een geschil aanhangig wordt gemaakt. Een geschil wordt geacht aanwezig te zijn, zodra een der partijen dit bij deurwaardersexploot of aangetekend schrijven aan de wederpartij meedeelt. Art. 21 Bij de uitoefening van hun rechten dienen zowel de sponsor als de sportbeoefenaar voorzover dit in hun vermogen ligt, te handelen met inachtneming van de geldende wettelijke bepalingen in het bijzonder de Mediawet en het Mediabesluit, alsmede de Regeling niet-overheersende reclame-uitingen bij sportwedstrijden van 3 mei 1993. Art. 22 Op deze overeenkomst is het Nederlands Recht van toepassing. Art. 23 Van deze overeenkomst zal tussen partijen slechts schriftelijk kunnen worden afgeweken.

De sponsor

Datum

TOELICHTING BIJ DE MODEL-SPONSOROVEREENKOMST MET EEN INDIVIDUELE SPORTBEOEFENAAR De tekst van het onderhavige model is in grote lijnen gebaseerd op de model sponsorovereenkomst met een vereniging. De onderhavige tekst is bedoeld voor een overeenkomst tussen een sponsor en een natuurlijk persoon, zulks in tegenstelling tot de eerder genoemde modelsponsor-overeenkomst met een vereniging, welke ziet op een overeenkomst met een rechtspersoon. Juist het feit, dat de onderhavige overeenkomst direct de rechtsbetrekkingen regelt met een individuele sportbeoefenaar heeft tot gevolg, dat een aantal bepalingen uit de modelovereenkomst met een vereniging welke speciaal betrekking heeft op dit verenigingskarakter, kan vervallen, terwijl daarentegen aanvullingen vereist zijn in verband met de rechtstreekse relatie tussen een sponsor en een sportbeoefenaar. De tekst van het model is verder in eerste instantie bedoeld voor de sportbeoefenaar, man of vrouw, die zijn of haar sport niet in teamverband beoefent en niet als vertegenwoordiger van een vereniging en/of bond aan wedstrijden of andere manifestaties deelneemt. Bijvoorbeeld een motor- of- autocoureur, een atleet, een zeiler, een tennisspeler, etc. In de praktijk komen echter diverse variaties voor zonder dat sprake zal zijn van een overeenkomst met een sportvereniging. Allereerst valt te denken aan kleine, niet tot een bepaalde vereniging behorende teams, die zelfstandig aan wedstrijden e.d. deelnemen, bijvoorbeeld in de zeil-. de auto- of motorsport. Het onderhavige model zal zonder bezwaar ook kunnen worden gebruikt voor sponsorovereenkomsten met dergelijke teams, hetzij door het afsluiten van deze overeenkomst met ieder lid van dit team afzonderlijk, hetzij met het team als zodanig door één overeenkomst. In het eerste geval zal in de overeenkomst nader moeten worden aan-gegeven dat de sportbeoefenaar deel uitmaakt van een bepaald team en dat zijn of haar prestatie in dit teamverband moet worden geleverd. In het tweede geval zal de prestatie van ieder teamlid nauwkeurig moeten worden aangegeven. Zo nodig zouden de verschillende teamleden zich hoofdelijk moeten verblinden. In de praktijk komt het verder wel voor, dat een individuele sportbeoefenaar deels geheel zelfstandig aan wedstrijden deelneemt, deels dit doet als vertegenwoordiger van een vereniging, al dan niet deel uitmakend van een verenigingsteam, bijvoorbeeld bij de atletiek-, zwem-, tennissport. etc. Ook in een dergelijk geval zal voor wat betreft de individuele sportbeoefening gebruik kunnen worden gemaakt van het onderhavige model. In dat geval zal wel nauwkeurig moeten worden aangegeven in welke gevallen de overeenkomst uitzondering lijdt. De in de tekst van de overeenkomst tussen haakjes vermelde cijfers corresponderen met de hiernavolgende cijfers. 1.

2.

3.

4.

5.

In de overeenkomst wordt er vanuit gegaan dat de inhoud hiervan niet strijdig mag zijn met de eventueel bestaande reglementen van verenigingen en bonden, waarbij de individuele sportbeoefenaar is aangesloten op het gebied van de sponsoring. In het bijzonder wordt erop gewezen, dat enkele sponsorreglementen het voorschrift bevatten, dat een sponsorovereenkomst vooraf dient te worden goedgekeurd door de desbetreffende vereniging of bond, alvorens deze van kracht kan zijn. Voorzover nodig dienen partijen ook de reglementen van het Internationaal Olympisch Comité (regel 26) met betrekking tot de amateurstatus van de sportbeoefenaar in acht te nemen. Iedere sport kent zijn eigen uitrusting, attributen en materialen. Het woord uitrusting ziet vooral op het tenue van de sportbeoefenaar in de meest uitgebreide zin van het woord, dus inclusief schoeisel, trainingspak. tas, hoofddeksel, etc. De attributen en/of materialen zien op al die zaken met behulp waarvan sport wordt beoefend. bijvoorbeeld het racket bij de tennissport, het zeilschip, de auto in de autosport, etc. Hoewel het over het algemeen wet duidelijk zal zijn op welke sport de overeenkomst betrekking- zal hebben, kan verwarring ontstaan indien een sportbeoefenaar meerdere sporten tegelijk beoefent. Het is daarom gewenst aan te geven om welke sport het in de overeenkomst zal gaan. Een minimum duur van een jaar (sportseizoen) kan voor de onderhavige overeenkomst voldoende worden geacht, dit in tegenstelling tot een sponsorovereenkomst met een vereniging. waarbij een minimum duur van drie jaren gewenst wordt geacht. Het aspect van de continuïteit dat met name voor een vereniging van belang is, weegt voor de individuele sportbeoefenaar minder. Daarnaast moet rekening worden gehouden met het risico dat een individuele sportbeoefenaar gedurende een langere periode niet in staat zal zijn cie sportieve prestaties te blijven verrichten. welke partijen hebben beoogd bij het aangaan van hun overeenkomst. Bij een vereniging is dit risico minder groot. Omgekeerd geldt, dat ook een sportbeoefenaar aldus de gelegenheid heeft om een eventueel minder bevredigende relatie met zijn sponsor binnen een redelijke termijn te kunnen beëindigen. Het niet trainen en/of aan wedstrijden deelnemen kan een gevolg zijn van ziekte of overmacht, doch ook van een toerekenbare tekortkoming (wanprestatie). Omdat het wellicht in de praktijk moeilijk kan zijn een dergelijke toerekenbare tekortkoming aan te tonen. is in dit artikel de mogelijkheid geopend om ook in een dergelijk geval de overeenkomst tussentijds te beëindigen middels opzegging. Daarnaast blijft de mogelijkheid bestaan om de overeenkomst op grond van de toerekenbare tekortkoming te ontbinden. In het laatste geval zal de sponsor dan niet meer gehouden zijn een opzegtermijn in acht te nemen met de

6.

7.

8. 9.

9a. 10.

11.

12.

13. 14.

15.

daarbij behorende betalingsverplichting. De ontbinding kan plaatsvinden door middel van een schriftelijke verklaring aan de sportbeoefenaar. Zij behoeft niet meer, anders dan onder het voor 1 januari 1992 geldende recht noodzakelijkerwijze langs gerechtelijke weg te worden gevorderd. Het trainings- en wedstrijdschema is feitelijk het enige werkelijk concrete punt in de verplichting van de sportbeoefenaar ten opzichte van de sponsor. Dit schema dient dan ook zo nauwkeurig mogelijk te worden opgesteld. Volledigheidshalve wordt verwezen naar het bepaalde in artikel 16. Het komt wel voor, dat bij de aanvang van een sponsorovereenkomst of bij de aanvang van een sportseizoen door de sponsor betaalde onkosten ineens worden voldaan. Zie hiervoor artikel 6. Een verrekening van dergelijke onkosten ka bij een tussentijdse beëindiging praktische bezwaarlijk en zelfs onredelijk zijn. Vandaar dat de onderhavige verrekeningsbepaling alleen ziet op het sponsorbedrag, dat bij wijze van onkostenvergoeding in termijnen wordt voldaan. Over het algemeen zal de termijnsbepaling zich uitstrekken over een bepaald sportseizoen. In geval van het in artikel 5 bedoelde sponsorbedrag ineens wordt voldaan, moet worden aangegeven of dit bedrag, en zo ja voor welk gedeelte, voor een eventuele verrekening als bedoeld in artikel 4 in aanmerking komt. De bepaling is facultatief. In geval een sponsor aan een sportbeoefenaar bepaald sportmateriaal ter beschikking stelt, bijvoorbeeld een zeilschip of een wedstrijdmotor of auto, zullen aanvullende bepalingen geboden zijn met betrekking tot de zorg welke de sportbeoefenaar aan dit materiaal dient te besteden; te denken valt aan onderhoud, reparatie en dergelijke, een verbod om het materiaal an derden in gebruik af te staan, etc. Verder kan het aanbeveling verdienen om in de overeenkomst aan de sportbeoefenaar het recht te geven om het sportmateriaal dat gedurende de overeenkomst eigendom is van de sponsor, bij afloop van de overeenkomst van deze over te nemen tegen een bepaalde vergoeding, bijvoorbeeld nieuwwaarde minus ......% afschrijving per wedstrijdseizoen. Deze bepaling is vooral bedoeld voor sponsorovereenkomsten met een aanzienlijke prestatie van de zijde van de sponsor. Hieraan zijn toegevoegd, dat afzonderlijk van een bepaalde tak van sport, een sponsor geen bezwaar behoeft te hebben tegen een reclame-uiting zoals bedoeld is in artikel 2 lid 2 van derden, mits deze niet afkomstig is van concurrenten in zijn branche. In de motorsport komt het bijvoorbeeld wel voor, dat een bepaald sportief merk (benzine of auto) wordt gecombineerd met een extra sportief merk (sigaretten, etc.). In de praktijk kan het verder voorkomen dat bijvoorbeeld een atleet of tennisspeler een sponsorovereenkomst heeft met een bank, doch wat betreft het door hem te dragen schoeisel een afzonderlijke overeenkomst afsluit met een fabrikant hiervan. In verband met de hoge kosten welke aan het beoefenen van een bepaalde sport kunnen zijn verbonden, kan zelfs aantrekkelijk zijn om sponsoring te combineren. 11a. Het belang van de sponsor bij deze bepaling kan zijn gelegen in de relatie van een sportbeoefenaar met een bepaalde verenging vanwege bijvoorbeeld trainingsmogelijkheden of de locale bekendheid van een sponsor in de plaats van vestiging van de desbetreffende vereniging of bond. De sportbeoefenaar zal over het algemeen beter dan de sponsor weten welke risico’s aan de beoefening van zijn sport zijn verbonden. Op hem rust dan ook de verplichting om deze risico’s te dekken middels verzekering. Bij vaststellen van het sponsorbedrag of verdere onkosten kan rekening worden gehouden met de voor deze verzekering verschuldigde premies. Volledigheidshalve wordt verwezen naar de opmerking onder punt 6. Volledigheidshalve wordt verwezen naar de opmerking onder punt 1. Zo nodig kan de sponsor verlangen dat de sportbeoefenaar een schriftelijke verklaring overlegt van het bestuur van de vereniging waarbij hij is aangesloten. De VSN en de NOC*NSF hebben een Arbitragecommissie Sportsponsoring ingesteld om geschillen voortvloeiend uit sponsorovereenkomsten te kunnen beslechten. Dit om te voorkomen dat deze geschillen door de gewone rechter zouden moeten worden beslecht. Geadviseerd wordt om deze vorm van arbitrage in de op te stellen overeenkomst op te nemen.

Bijlage 4 OVEREENKOMST PLAATSING RECLAMEBORD De ondergetekenden De vereniging gevestigd te in deze vertegenwoordigd door hierna te noemen de Vereniging en

hierna te noemen Adverteerder verklaren hierbij te hebben aangegaan een overeenkomst voor de plaatsing van één reclamebord langs/op op de volgende voorwaarden: 1. 2.

3.

4. 5. 6.

De Overeenkomst wordt aangegaan voor de tijd van 3 jaar en wordt geacht te zijn ingegaan op De plaatsingsvergoeding van het reclamebord, met daarin een bijdrage van €……… excl. BTW voor levering van het bord, bedraagt voor het eerste contractjaar €……….. (zegge:…………………………….), excl. BTW. De vergoeding zal gedurende de contractperiode onder 1 genoemd en ingaande het tweede contractjaar €…………… (zegge………………) excl. BTW per bord bedragen, jaarlijks te voldoen binnen 1 maand na factuurdatum. Het onderhoud van het reclamebord, inclusief het schilderwerk komt voor rekening van de Vereniging. Wijzigingen in de tekst en/of de afbeeldingen komen voor rekening van de Adverteerder. De overeenkomst wordt geacht te zijn verlengd met een termijn van telkens 1 jaar indien deze door één van de partijen niet binnen 3 maanden voor beëindiging schriftelijk is opgezegd. Na 3 jaar zal de vergoeding jaarlijks door de Vereniging kunnen worden aangepast. Aldus opgemaakt en getekend in tweevoud d.d De vereniging

De Adverteerder

Bijlage 5 CONTRACT SPONSORING SPORTACCOMMODATIES (1)

A.

De ondergetekenden: . . . . . . . . . . . . . . . . . . wonende te ten deze handelende in de kwaliteit van van de te gevestigde sportaccommodatie (ingeschreven in de Kamer van Koophandel en Fabrieken te handelsregister nummer ) en deze hiermede rechtsgeldig vertegenwoordigende; hierna te noemen 'de sportaccommodatie'; partij te ener zijde; (2) en

B.

mmer )

a.

b. c.

d.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . wondende te ten deze handelende in zijn/haar kwaliteit van van de te gevestigde en aldaar aan de kantoorhoudende (ingeschreven in de Kamer van Koophandel en Fabrieken te en deze overeenkomstig de statuten of een volmacht rechtsgeldig vertegenwoordigende; (3) hierna te noemen 'de sponsor'; partij te andere zijde;

In aanmerking nemende dat: De sportaccommodatie tot doel heeft faciliteiten ter beschikking te stellen voor de actieve beoefening van zaalsporten in een voor publiek toegankelijke ruimte en de sportaccommodatie zijn doelstelling zonder externe hulp niet, tot niet optimaal, kan realiseren. (4) De sponsor actief is als (4) Voor het verwezenlijken van haar doelstelling de sportaccommodatie onder meer financiële ondersteuning nodig heeft. De sportaccommodatie heeft de mogelijkheid om met betrekking tot haar activiteiten overeenkomsten van sponsoring te sluiten op onderdelen als hierna te omschrijven. (5) De sponsor zich bereid verklaart de sportaccommodatie financieel en/of organisatorisch te ondersteunen, mits de sponsor zich in het kader van het hiervoor onder a bedoelde ter beschikking stellen van sportfaciliteiten op enigerlei wijze direct of indirect, kan profileren. Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:

Ter beschikking stellen van communicatiemogelijkheden

1.

3.

Artikel 1 De sportaccommodatie verleent hierbij aan de sponsor, die hierbij van de sportaccommodatie aanvaardt, het recht om de hierna gedetailleerd te omschrijven communicatiemogelijkheden van de sportaccommodatie, welke voortvloeien uit het in considerans sub a. genoemde ter beschikking stellen van sportfaciliteiten, van de sportaccommodatie (doen) gebruiken om de naam, de producten en/of de diensten van de sponsor voor de hierna nader te omschrijven periode onder de aandacht van de gebruikers/bezoekers te brengen. 2. De sponsor verklaart zich bereid als sponsor van de sportaccommodatie op te treden. (6) De kosten verbonden aan het gebruik van de (rechten op) communicatiemogelijkheden zoals in artikel 2 van onderhavige overeenkomst omschreven en alle overige kosten terzake van de presentatie van de sponsor, komen voor rekening van de sponsor. (7) 4. Partijen dragen er zorg voor dat eik optreden door of namens hen in het openbaar, in welk verband ook, voldoet aan de eisen van representativiteit. Partijen onthouden zich dan ook van gedragingen ten gevolge waarvan de sportaccommodatie respectievelijk de sponsor in hun goede naam en belangen worden geschaad. Branche-exclusiviteit (8)

1.

2.

Artikel 2 De sportaccommodatie is gerechtigd met andere ondernemingen sponsoringcontracten aan te gaan mits daarbij in acht wordt genomen het ten aanzien van branche-exclusiviteitsrechten bepaalde in het tweede en derde lid van dit artikel. De sportaccommodatie verbindt zich jegens de sponsor tijdens de duur van deze overeenkomst geen sponsoringcontracten aan te gaan met derden die zich evenals de sponsor bezighouden met bedrijfsactiviteiten als vermeld in considerans sub b waarvan de producten en diensten concurreren met die van de sponsor. 3. De sportaccommodatie is verplicht de sponsor tijdig in kennis te stellen van nieuw door haar te sluiten sponsoringcontracten met andere ondernemingen. Communicatiemogelijkheden (9) Artikel 3 1. Uitdrukkelijk worden de in artikel 1 genoemde communicatiemogelijkheden beperkt tot de navolgende: a. Het verbinden van de bedrijfs-, handels-, product of merknaam van de sponsor aan de sportaccommodatie. (10) b. Het (doen) aanbrengen van de bedrijfs-, handels-, product of merknaam van de sponsor op: - de gevel van de sportaccommodatie, reclameborden in de sportruimte(n); - reclameborden buiten de sportruimte(n); - de sportvloer(en). c. De vermelding van de titel 'official sponsor' en de bedrijfs-, handels-, product of merknaam van de sponsor op alle drukwerk van de sportaccommodatie. d. Het ter beschikking stellen van een presentatieruimte (vitrine) in de aankomstruimte van de sportaccommodatie. e. Het . . . . . . . . . . dagen per jaar ter beschikking stellen van de sportaccommodatie voor bedrijfsactiviteiten van de sponsor. f. Het recht op . . . . . . . . . . toegangsbewijzen voor alle sportevenementen die in de sportaccommodatie plaatsvinden. g. Het eerste recht op de aankoop van . . . . . . . . . . toegangsbewijzen extra voor alle sportevenementen die in de sportaccommodatie plaatsvinden. h. Het recht om in de sportaccommodatie exclusief, derhalve met uitsluiting van concurrerende merken, de eigen goederen en/of diensten aan te bieden. i. Het recht tot het verkrijgen van een (beperkt) afsluitbare ruimte in de sportaccommodatie bij de in de leden f en g genoemde sportevenementen, waar uitsluitend de sponsor activiteiten kan verrichten in het kader van goed gastheerschap. j. (Overige)

Duur en optie Artikel 4

2.

1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van jaar (zegge: . . . . . . . . . . ), ingaande en eindigende . . . . . . . . . . De sponsor verkrijgt de optie deze overeenkomst daarna te verlengen onder nader overeen te komen condities met een periode van jaar. Uiterlijk vier maanden voor de afloop van de in lid 1 van dit artikel genoemde periode treden partijen met elkaar in overleg om de verlenging dan wel vernieuwing van het contract te bespreken. Uiterlijk twee maanden voor de afloop van de overeenkomst deelt de sponsor schriftelijk aan de sportaccommodatie mee of de overeenkomst wordt verlengd dan wel vernieuwd voor de in lid 1 genoemde periode van jaar. (11) 3. Indien de sponsor niet uiterlijk twee maanden voor de afloop van deze overeenkomst een schriftelijke mededeling doet terzake van de verlenging respectievelijk vernieuwing van de overeenkomst, is de sportaccommodatie vrij zich met derden ter zake van een (hoofd-)sponsorschap te verbinden, echter niet eerder dan na afloop van het onderhavige contract. Verplichtingen van de sportaccommodatie Artikel 5 1. De sportaccommodatie werkt eraan mee dat de sponsor optimaal gebruik kan maken van de in artikel 3 van deze overeenkomst omschreven communicatiemogelijkheden en blijft daartoe contact onderhouden met een door de sponsor aan de sportaccommodatie bekend te maken persoon. (13) 2. Indien de sponsor dit wenst, zal de sportaccommodatie over de wijze waarop de sportaccommodatie de naam van de sponsor naar buiten zal brengen, vooraf overleg plegen met de sponsor of met een door de sponsor daartoe speciaal aangewezen derde. De sportaccommodatie zal haar relatie met de sponsor altijd naar buiten brengen in het kader van haar in de considerans sub a genoemde activiteiten (tenzij de sponsor anders verlangt) en binnen de periode waarin de sponsor gerechtigd is tot de in deze overeenkomst omschreven communicatiemogelijkheden. 3. Onder het naar buiten brengen van haar relatie met de sponsor, zoals genoemd in het vorige lid, wordt mede begrepen het (blijven) gebruikmaken door de sportaccommodatie van de in het kader van deze overeenkomst bedoelde, door de sponsor ter beschikking gestelde, communicatiemogelijkheden, voorzover daarop de naam van de sponsor is vermeld. 4. De sportaccommodatie is verplicht om het ter beschikking stellen van haar sportfaciliteiten zo veel mogelijk te verrichten met inachtneming van wetgeving, regelgeving en plaatselijke verordeningen welke hierbij eventueel van kracht zijn. De sportaccommodatie dient ervoor te zorgen, voorzover dit binnen haar mogelijkheden ligt, dat haar jaarplanning ten behoeve van de voorbereiding en uitvoering van haar activiteiten zodanig wordt vastgesteld, dat zowel voor de sponsor als voor de sportaccommodatie zelf het nuttig effect en het te behalen resultaat zo groot mogelijk zijn. Van eventuele wijzigingen in deze jaarplanning stelt de sportaccommodatie de sponsor tijdig in kennis. 5. De sportaccommodatie houdt de sponsor op de hoogte van de gang van zaken met betrekking tot haar activiteiten als in deze overeenkomst bedoeld, voorzover niet reeds in de aan de sponsor bekende jaarplanning opgenomen, zodat de sponsor zo goed mogelijk zal kunnen inspelen op de positieve effecten of de negatieve effecten daarvan en het gebruik van de communicatiemogelijkheden daaraan zal kunnen aanpassen. 6. De sportaccommodatie is niet verantwoordelijk voor sponsoruitingen die wellicht niet in overeenstemming zijn met de sponsorbelangen van een organisator van een sportevenement die gebruikt maakt van de faciliteiten van de sportaccommodatie. (12) Verplichtingen van de sponsor (13) Artikel 6 1. De sponsor verplicht zich tot: - betaling van een bedrag van exclusief BTW per jaar, lopende van . . . . . . . . . . tot en met . . . . . . . . . . (zegge: euro). Dit bedrag wordt in . . . . . . . . . . termijnen per jaar van € . . . . . . . . . . betaald, waarbij de eerste termijn vervalt op . . . . . . . . . . de tweede termijn op . . . . . . . . . . en de derde termijn op . . . . . . . . . . (14) - verstrekking aan de sportaccommodatie van het recht om de in artikel 3 van deze overeenkomst omschreven communicatiemogelijkheden van de sponsor te (doen) gebruiken om de naam, de producten en/of de diensten van de sportaccommodatie voor de in artikel 3 omschreven periode onder de aandacht van het publiek te brengen. 2. Indien de sponsor dit wenst, zal de sportaccommodatie over de wijze waarop de sportaccommodatie de naam van de sponsor naar buiten zal brengen, vooraf overleg plegen met de sponsor of met een door de sponsor daartoe speciaal aangewezen derde. De sportaccommodatie zal haar relatie met de sponsor altijd naar buiten brengen in het kader van haar in de considerans sub a genoemde doelstelling (tenzij de

sponsor anders verlangt) en binnen de periode waarin de sponsor gerechtigd is tot de in deze overeenkomst omschreven communicatiemogelijkheden. Tussentijdse opzegging Artikel 7 1. Beëindiging van deze overeenkomst tijdens de looptijd is door partijen uitgesloten, echter met dien verstande dat de wederpartij, zijnde de meest gerede partij, te allen tijde het recht heeft de overeenkomst te beëindigen, indien: (15) a. één van beide partijen in staat van faillissement wordt verklaard of aan één van beide surséance van betaling wordt verleend; b. één van beide partijen wordt ontbonden of geliquideerd; c. één van beide partijen zich in het maatschappelijk verkeer presenteert op een wijze, die de doelstelling of het imago van de andere partij kan schaden; d. één van beide partijen gedurende een periode van meer dan zes maanden niet in staat is haar activiteiten als in considerans sub a en sub b bedoeld op het beoogde niveau te verrichten; (16) e. één van beide partijen zich in strijd met het bepaalde in artikel 1 lid 4 van deze overeenkomst en met de binnen het kader van haar activiteitengebied algemeen aanvaardbare normen, zodanig gedraagt of heeft gedragen, dat in redelijkheid van de andere partij niet kan worden gevergd de onderhavige overeenkomst te laten voortduren, één en ander in verband met het feit dat door dit gedrag het beoogde doel van de overeenkomst niet of nauwelijks bereikbaar wordt; (17) 2. Tussentijdse opzegging dient schriftelijk en aangetekend te geschieden onder vermelding van de gronden waarop deze opzegging is gebaseerd. 3. De opzeggende partij dient een opzegtermijn in acht te nemen van twee maanden, ingaande de dag dat het aangetekend schrijven voor het eerst aan de wederpartij door de bezorgende instantie wordt aangeboden. 4. Tot aan de door de bedoelde opzegging bereikte einddatum van deze overeenkomst blijven partijen hun verplichting nakomen, tenzij zij daartoe niet langer in staat zijn. In dat geval vervalt ook de verplichting voor tegenprestatie. Reeds betaalde of verschuldigde termijnbetalingen worden niet tussen partijen verrekend. (18) Overdracht rechten Artikel 8 1. Het is noch de sponsor noch de sportaccommodatie toegestaan de rechten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden. Ontbinding Artikel 9 1. In geval van tekortkoming in de nakoming door één van partijen van één of meer verplichtingen krachtens deze overeenkomst of de wet op haar rustende, heeft de wederpartij het recht om na ingebrekestelling te vorderen dat de overeenkomst wordt ontbonden, onverminderd het recht van de wederpartij nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding te vorderen. Verplichtingen bij het einde Van de overeenkomst Artikel 10 1. Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde ook, is het partijen niet langer toegestaan om rechten, welke ieder van hen aan deze overeenkomst kon ontlenen, speciaal met betrekking tot het gebruik van de naam of de activiteiten casu quo het bedrijf van de wederpartij, op enigerlei wijze uit te oefenen. Onderhandelingsplicht bij geschillen Artikel 11 1. Indien tussen partijen een geschil ontstaat over de totstandkoming, de uitleg, de uitvoering of het niet uitvoeren van deze overeenkomst, of indien één der partijen meent dat van een zodanig geschil sprake is, zijn partijen verplicht te trachten door onderhandelingen tot overeenkomst te komen. Arbitrage Artikel 12

1. Alle geschillen die naar aanleiding van of in verband met de onderhavige overeenkomst tussen partijen mochten ontstaan, zullen, indien partijen er niet in slagen die geschillen binnen redelijke termijn tot een oplossing te brengen, met uitsluiting van de gewone rechter worden beslecht door de Arbitragecommissie Sportsponsoring, zoals omschreven in het reglement van deze commissie, ingesteld door Nederlands Olympisch Comité*Nederlandse Sport Federatie (NOC*NSF) en het Genootschap voor Reclame, sectie Sportsponsoring (voorheen Vereniging Sportsponsoring Nederland). (19) 2. Een geschil wordt geacht aanwezig te zijn zodra één der partijen dit bij deurwaardersexploot of aangetekend schrijven aan de wederpartij meedeelt. 3. Het geschil wordt aanhangig gemaakt op de wijze als in genoemd Arbitragereglement nader omschreven. Toepasselijk recht Artikel 13 1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Wijziging en aanvulling Artikel .14 1. Partijen kunnen slechts schriftelijk van deze overeenkomst afwijken. Aanvullingen dienen eveneens schriftelijk tussen partijen te worden vastgelegd. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt te op 1994,

de sportaccommodatie namens deze,

de sponsor; namens deze

TOELICHTING BIJ MODELCONTRACT SPONSORING SPORTACCOMMODATIE 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10. 11.

12.

13.

14. 15. 16.

17.

Dit modelcontract kan worden gebruikt in geval van zowel sponsoring van een sportaccommodatie in particulier eigendom als van een sportaccommodatie in gemeentelijk eigendom. Het gaat om de vraag of de sportaccommodatie als gesponsorde kan bijdrage aan de communicatiedoelstellingen van de sponsor en of de sponsor dit als zodanig (h)erkent. Voor de sportaccommodatie is meestal de besloten vennootschap als rechtspersoon gekozen. Bij het opmaken van het contract dient rekening gehouden te worden met de gekozen rechtsvorm. Daarnaast is het van belang om te onderzoeken door wie de sportaccommodatie rechtsgeldig wordt vertegenwoordigd en of de sportaccommodatie voorafgaande toestemming nodig heeft van derden. Tevens kan het van belang zijn een uittreksel uit het handelsregister op te vragen bij de Kamer van Koophandel van de plaats waar de sportaccommodatie is gevestigd. Het model gaat uit van de veronderstelling dat de sponsor een besloten vennootschap is met beperkte aansprakelijkheid (BV). De sponsor kan natuurlijk ook een andere rechtsvorm hebben. Een zelfde onderzoek naar bevoegdheden en handelsregisternummer is nodig als onder 2 gemeld. De considerans geeft het kader aan waarbinnen het contract wordt gesloten. Het geeft de gelegenheid om partijen te introduceren middels het vermelden van de doelstellingen. Dit punt moeten partijen dan ook zelf uitwerken. Het modelcontract gaat ervan uit dat de sportaccommodatie het recht heeft om sponsoringovereenkomsten te sluiten en om verplichtingen als omschreven in artikel 2 van de overeenkomst aan te gaan. In deze bepaling wordt aangegeven welke status de sponsor verkrijgt en aanvaard. Het kan gaan om een hoofdsponsor, subsponsor, cosponsor of sponsor. Daarnaast zijn er andere vormen; te denken valt bijvoorbeeld aan materiaalsponsor. Het is niet alleen van belang aan te geven wie de kosten van de diverse communicatiemogelijkheden draagt, maar tevens is het verstandig af te spreken welke partij eigenaar wordt van de diverse communicatiedragers na afloop van de contractperiode, zodat partijen niet in een later stadium voor verrassingen komen te staan. Deze bepaling dient te worden gewijzigd indien de sponsor exclusief sponsor van de sportaccommodatie wordt, althans indien het de sportaccommodatie verboden wordt om meer dan één sponsor te hebben. Het verlenen van branche-exclusiviteit is sterk afhankelijk van de communicatiemogelijkheden van de sportaccommodatie. Het is dan ook aan te raden alleen exclusiviteit te verlenen aan substantiële sponsors. Dit artikel kan niet zomaar worden overgenomen: in dit artikel wordt een aantal voorbeelden gegeven. Door het opstellen van verschillende sponsorpakketten kan de sportaccommodatie bepaalde rechten uitsluitend aan een bepaalde groep van sponsors verlenen. Naamskoppeling is niet altijd mogelijk. Gemeentelijke regelgeving kan naamskoppeling verbieden of aan voorwaarden verbinden. Bij een contractduur van 1 jaar is het gebruikelijk om 4 maanden voor afloop in overleg te treden en dient de sponsor uiterlijk 2 maanden voor afloop van de overeenkomst mede te delen of hij gebruik maakt van de optie tot verlengen. Bij een overeenkomst van 3 jaar zijn de termijnen respectievelijk 12 en 6 maanden. Indien de sportaccommodatie gebruikt wordt voor een sportevenement georganiseerd door bijvoorbeeld een sportbond, kan de situatie zich voordoen dat de sponsoruitingen van de sportaccommodatie conflicteren met de sponsorbelangen van de sportbond. Van belang is hierover in een vroegtijdig stadium in overleg te treden met de organisator van het sportevenement. Ook de verplichtingen van de sponsor moeten specifiek worden aangegeven. De verplichtingen van de sponsor kennen vele mogelijkheden, waarbij eventuele fiscale consequenties niet moeten worden vergeten. Met name de BTW -problematiek bij sponsoring is ingewikkeld, zodat het verstandig is om in een vroegtijdig stadium deskundigen te raadplegen. De contractpartijen bepalen zelf op welke termijnen de betalingen moeten geschieden. Onverminderd natuurlijk het recht van de wederpartij om het hiermee niet eens te zijn en arbitrage te vragen op grond van artikel 12 van dit modelcontract. De kans is aanwezig dat de sponsor dan wel de sportaccommodatie gedurende langere tijd niet in staat is om zijn prestaties te leveren. Het is dan niet redelijk om vast te houden aan een contract voor 3 jaar. Gekozen is voor en termijn van 6 maanden, maar deze termijn is afhankelijk van de looptijd van de overeenkomst. Het betreft hier gedragingen die wanprestatie opleveren, waarbij het niet uit maakt jegens wie de gedragingen hebben plaatsgevonden. In deze bepaling is er bewust gekozen voor termen als 'in

redelijkheid' en 'niet of nauwelijks bereikbaar', om te voorkomen dat de wederpartij al te gemakkelijk de overeenkomst kan opzeggen. 18. Er zijn natuurlijk ook andere mogelijkheden, afhankelijk van onder meer de duur van de overeenkomst en frequentie van betalingen. Te denken valt aan een evenredigheidsclausule waarbij de sponsorbijdrage slechts voor een evenredig deel verschuldigd is. 19. Arbitrage is een alternatief voor de overheidsrechtspraak. Beide partijen dienen zich uitdrukkelijk met de arbitrage in te stemmen, anders verklaart de Arbitragecommissie zich onbevoegd. De voordelen van arbitrage boven een gerechtelijke procedure zijn ondermeer: geen ongewenste publiciteit, sneller en goedkoper, geen verplichte procesvertegenwoordiging, specialistische kennis van de arbiters. Naast de Arbitragecommissie Sportsponsoring kunnen partijen hun verschil aanhangig maken bij het Nederlands Arbitrage Instituut te Rotterdam.

Bijlage 6 VERKORT CONTRACT SPONSORING SPORTACCOMMODATIES (1) De ondergetekenden: A.

(naam sportaccommodatie), gevestigd (adres, postcode, woonplaats), hierna te noemen 'de sportaccommodatie'; (2) en

B.

(naam, rechtsvorm sponsor), gevestigd (adres, postcode, woonplaats), hierna te noemen 'de sponsor'; (3) In aanmerking nemende dat: (4) -

De sportaccommodatie tot doel heeft faciliteiten ter beschikking te stellen voor de beoefening van diverse zaalsporten. De sportaccommodatie de mogelijkheid heeft om sponsoringovereenkomsten te sluiten. De sponsor de sportaccommodatie financieel wil ondersteunen. De sportaccommodatie toestaat dat de sponsor gebruikmaakt van de nader te bepalen communicatiemogelijkheden. Verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Artikel 1 De sponsor is gerechtigd, in de periode van . . . . . . . . . . tot en met . . . . . . . . . . tot het gebruikmaken van de communicatiemogelijkheden welke in bijlage 1 (5) van deze overeenkomst worden omschreven. (6)

Artikel 2 1. De sponsor verplicht zich tot betaling van een bedrag van € (zegge: . . . . . . . . . . ), exclusief BTW, en genoemd bedrag voor (datum) over te maken op de bank/postgirorekening van de sportaccommodatie. 2. De kosten verbonden aan het gebruik van de communicatiemogelijkheden komen voor rekening van de sponsor. (7) Artikel 3 In geval van tekortkoming in de nakoming door één van de partijen van de bovengenoemde verplichtingen heeft de wederpartij na in-gebrekestelling het recht te vorderen dat de overeenkomst wordt ontbonden. Artikel 4 Alle geschillen naar aanleiding van onderhavige overeenkomst, met uitsluiting van de gewone rechter, worden beslecht door de Arbitragecommissie Sportsponsoring ingesteld door de Nederlandse Sport Federatie en het Genootschap voor Reclame. (8) Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt te op . . . . . . . . . .

De sportaccommodatie namens deze

de sponsor namens deze

TOELICHTING BIJ VERKORT MODELCONTRACT SPONSORING SPORTACCOMMODATIE 1. Dit verkort modelcontract kan worden gebruikt in geval van zowel sponsoring van een sportaccommodatie in particulier eigendom als van een sportaccommodatie in gemeentelijk eigendom en is bedoeld voor kleinere sponsors (bijvoorbeeld tot fl 25.000,-). Voor substantiële sponsors is het aan te bevelen het modelcontract sponsoring sportaccommodatie te gebruiken. 2. Voor de sportaccommodatie is meestal de besloten vennootschap als rechtspersoon gekozen. Bij het opmaken van het contract dient de gekozen rechtsvorm te worden vermeid. 3. Ook de rechtsvorm van de sponsor (vaak een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, BV) dient te worden vermeld. 4. De considerans geeft het kader aan waarbinnen het contract wordt gesloten. Het geeft de gelegenheid om partijen te introduceren middels het vermelden van de doelstellingen. 5. Zie artikel 3 van het modelcontract sponsoring sportaccommodatie. 6. Indien partijen afspraken hebben gemaakt inzake branche-exclusiviteit kan de volgende tekst aan artikel 1 worden toegevoegd: De sportaccommodatie verbindt zich jegens de sponsor gedurende deze overeenkomst geen sponsoringcontracten aan te gaan met derden waarvan de producten en/of diensten concurreren met die van de sponsor. Deze bepaling dient te worden gewijzigd indien de sponsor exclusief sponsor van de sportaccommodatie wordt, althans indien het de sportaccommodatie verboden wordt om meer dan één sponsor te hebben. Het verlenen van branche-exclusiviteit is sterk afhankelijk van de communicatiemogelijkheden van de sportaccommodatie. Het is dan ook aan te raden alleen exclusiviteit te verlenen aan substantiële sponsors. 7. Het is niet alleen van belang aan te geven wie de kosten van de diverse communicatiemogelijkheden draagt, maar tevens is het verstandig af te spreken welke partij eigenaar wordt van de diverse communicatiedragers na afloop van de contractperiode, zodat partijen niet in een later stadium voor verrassingen komen te staan. 8. Arbitrage is een alternatief voor de overheidsrechtspraak. Beide partijen dienen uitdrukkelijk met de arbitrage in te stemmen, anders verklaart de Arbitragecommissie zich onbevoegd. De voordelen van arbitrage boven een gerechtelijke procedure zijn onder meer: geen ongewenste publiciteit, sneller en goedkoper, geen verplichte procesvertegenwoordiging, specialistische kennis van de arbiters. Naast de Arbitragecommissie Sportsponsoring kunnen partijen hun geschil aanhangig maken bij het Nederlands Arbitrage Instituut te Rotterdam.

Bijlage 7 BEVESTIGINGSBRIEF SPONSORINGOVEREENKOMST (VOORBEELD) Sport-inn BV t.a.v. de heer P. Janssen Bergweg 21 1271 GA BUSSUM

Bussum, 21 april 1994

Geachte heer Janssen, Hierbij bevestigen wij graag uw toezegging tot het sponsoren van de sporthal Avanti. In hoedanigheid van sponsor van sporthal Avanti zal Sport-inn in de periode van 1 mei 1994 tot en met 1 mei 1995 gerechtigd zijn tot de volgende communicatiemogelijkheden: a. het aanbrengen van de naam Sport-inn op: - de gevel van de sporthal; - reclamebord in de grote zaal; - reclamebord in de kleedruimtes; b. het ter beschikking krijgen van een presentatieruimte (vitrine) in de aankomstruimte van de sporthal; c. het recht op 20 toegangsbewijzen voor alle sportevenementen die in de sporthal plaatsvinden. In ruil voor genoemde communicatiemogelijkheden verbindt uw bedrijf zich tot betaling van een bedrag van € ……….. (zegge: …………..euro), exclusief BTW. De betaling zal plaatsvinden in twee gelijke termijnen van € ………... De eerste termijn zal eind mei 1994 en de tweede termijn eind mei 1995 worden gefactureerd. Sport-inn BV is verplicht de facturen binnen de gestelde betalingstermijn, zijnde 30 dagen, te voldoen. Ten blijke van uw bevestiging verzoeken wij u een kopie van deze brief per omgaande voor akkoord ondertekend aan ons te retourneren. De originele bevestiging kunt u in uw eigen dossier bewaren.

Met vriendelijke groet, Sporthal Avanti Sport-inn BV

Voor akkoord,

................................ J.K. van Dijk P. Janssen Directeur

................................ Directeur

7 Bestuurslid Sponsoring

Recommend Documents