7 maart 2015, Berchem
ALGEMENE VERGADERING
Inhoud 1. Welkomstwoord
2. Mededeling van de aanwezigen en volmachten 3. Aanduiding van de stemopnemers 4. Kennisname van de nieuw toegetreden leden
5. Goedkeuring verslag AV 7 maart 2014 6. Toelichting werkingsjaar 2014 door de coördinatoren 7. Financieel overzicht 2014
8. Wijziging statuten 9. Benoeming leden raad van bestuur 10. Slotwoord
1. WELKOMSTWOORD
2. MEDEDELING VAN DE AANWEZIGEN EN VOLMACHTEN
3. AANDUIDING VAN DE STEMOPNEMERS
4. KENNISNAME VAN DE NIEUW TOEGETREDEN LEDEN
4. Kennisname van de nieuw toegetreden leden • • • •
Solid: Team Solid BIN: Brussels Ironman Nato IMTT: Innerme Triathlon Team TSN: Team Sporthuis Nokere
5. GOEKEURING VERSLAG ALGEMENE VERGADERING 7 MAART 2014
6. TOELICHTING WERKINGSJAAR 2014
6. Toelichting werkingsjaar 2014 • Administratief coördinator: Stefaan Depaepe • Topsport coördinator: Reinout Van Schuylenbergh • Sporttechnisch coördinator: Sofie Dely • Sporttechnisch coördinator jeugd & recreatie: Greet Smekens • Communicatie verantwoordelijke: Wim Janssens
RAPPORTERING 2014 Administratief coördinator: Stefaan Depaepe
• • • •
Algemeen beleid Ledenevolutie Communicatie Bijsturing statuten en huishoudelijk reglement • Personeelsbeleid • Administratie en boekhouding • Sponsoring en merchandising
Algemeen beleid • Beleidsvoering Aantal 2013
Aantal 2014
Raad van Bestuur VTDL
7
7
Dagelijks Bestuur VTDL
8
5
Raad van Bestuur BTDF
4
5
Algemeen beleid • Adviesorganen Type commissie
Aantal 2013
Aantal 2014
Financiële commissie
2
2
Organisatorencommissie
3
0
Scheidsrechterscommissie
3
3
Jeugdcommissie
1
1
Topsportcommissie
5
10
Disciplinaire commissie
1
1
Ledenevolutie • Evolutie ledengroei 5000 4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0
Lidkaart Multimove Kidslicentie Jeugdlicentie Wedstrijdlicentie
2010
2011
2012
2013
2014
Ledenevolutie • Evolutie ledengroei dames 1200
1000
927
1014
800 600 400 200 0 2010
2011
2012
2013
2014
Ledenevolutie • Evolutie ledengroei jeugd (6-18 jaar) 1200
1000 800 600 400 200 0 2010
2011
2012
2013
2014
Ledenevolutie • Inkomsten ledenbijdrage Type
2013 Bedrag Tot 2013
M
2014
Bedrag
Tot 2014
90
10 €
900 €
K
417
20 €
8340 €
411
22 €
9042 €
J
333
35 €
11655 €
472
39 €
18408 €
W
2387
65 €
155155 €
2627
71€
186517 €
866
35 €
30310 €
859
39 €
33501 €
205460 €
4459
4003
248368 €
Communicatie • Bezoekersinfo website 2014 2012
2013
2014
Aantal bezoekers
207992
229335
174408
Unieke bezoekers
66338
73620
59586
% nieuwe bezoekers
29,55 %
29,79 %
31,2%
Tot paginabezoek
793867
851727
630507
[Aantal pag/ bezoek]
3,82
3,71
3,62
[bezoekerstijd]
2’50”
3’01”
3’05”
Communicatie • Nieuwsbrieven 2014 Doelgroep
Aantal 2013
Aantal 2014
Leden
8
6
Niet - aangeslotenen
2
Clubs
7
9
Organisatoren
5
5
Topsport
2
2
Sponsors
2
2
Pers
2
1
Trainersacademy
2
1
Bijsturing statuten en huishoudelijk reglement • Statutaire bijsturingen Wijzigingen statuten (AV 8/03/2014)
• Sportreglement Nieuwe sportreglementen gepubliceerd op 15 januari 2014 (van kracht vanaf 15 februari 2014)
Personeelsbeleid • Wijzigingen personeel en contractuelen – 31/07/2014: einde arbeidsovereenkomst Kurt Lobbestael – 30/09/2014: einde arbeidsovereenkomst Stijn Goris – 01/10/2014: nieuwe arbeidsovereenkomst Wim Janssens (extra halftime: communicatie)
Administratie en boekhouding • Ledenadministratie Wedstrijdadministratie • Opstart wedstrijdautomatisatie ISB: 23/04/2014 • Verzekeringen
Verzekeringen • Overleg Callant 17/04/2014: – Bestuursaansprakelijkheid – Repatriëring buitenland
Administratie en boekhouding • Boekhouding Balans & resultaten rekening VTDL & BTDF 2013 28/07/2014: neerlegging jaarrekening VTDL & BTDF 2013
Administratie en boekhouding • Rapportering 2013 Bloso 31/03/2014: rapportering 2013 gefinaliseerd 29/08/2014: jaaractieplan 2015
• Algemene vergaderingen 8 maart 2014: AV VTDL 19 maart 2014: AV BTDF 25 maart 2014: AV VSF (J. Druwé ) 13 juni 2014: AV BOIC (S. Depaepe & J. Ficheroulle) 19 juni 2014: AV ETU (J. Druwé, S. Depaepe, W. Taveirne en R. Van Schuylenbergh) 28 augustus: AV ITU Edmonton (J. Druwé & R. Van Schuylenbergh)
Sponsering en merchandising • Sponsoring Sportimport Europe Dare2Tri: 2500 € (wetsuits aan groothandelstarief voor verhuur) Overeenkomst 2014
Nutrimedes Samenwerkingsovereenkomst beurs “Triatlon World 2014” Win situatie van 5000 €
Polar Samenwerkingsovereenkomst voor de periode 2014 – 2016 15.000 € (polar goederen aan winkeltarief)
Tyr Verkennend gesprek met Mevr. Noordzij (Sittard)
Sponsering en merchandising Sponsorsmeeting Callant 4 juni 2014 Voorstelling project T³ Series
Overeenkomst Bakala 5000 € op jaarbasis Duur overeenkomst 2015 & 2016
Grinta: voorstel mediapartnership Ethias: negatief Lotto: dossier ingediend – negatief High5 3000 € producten (aan groothandelstarief – exclusief BTW)
Sponsering en merchandising Arendsoog 6000 € ( reductie op offerte captatie 4 wedstrijden)
Bioracer (Team Triathlon Series) Negatief
RAPPORTERING 2014 Topsport coördinator: Reinout Van Schuylenbergh
Topsport – resultaten talent ID 2009
2010
2011
2012
2013
2014
Aantal
31
31
25
52
31
62
Topscore
149
163
158
165
169
171
> 160
0
2
0
2
2
4
150-160
0
4
7
7
7
7
Topsport – resultaten talent dev
VTDL - topsportindex (03/11/2014)
1200
Long distance
Punten VTDL Topsportindex
Multisport Olympic distance
1000 800 600 400
+ 42% (2012)
200 0 2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
Topsport - resultaten ITU T100 4 (3VL+1W) +2 (2013)
WTS T100 4 (3VL+1W) +2 (2013)
OR (quotapl.) 3 (2VL+1W)
Topsport road to Rio
Peter Denteneer – Christophe De Keyser
Jelle Geens – Sofie Hooghe – Marten Van Riel Katrien Verstuyft – Simon De Cuyper – Cl. Michel
Topsportclubs 2014
Topsport focus voor 2015 • Verzekeren van minimaal 2 spots bij de heren en 2 bij de dames (BTDF-niveau) • Verzekeren van minimaal 3 spots van VTDL atleten • Versterken van het talent-ID programma • 4 regionale testdagen – lage instapdrempel • Vlaamse testdag
• Versterken van het coach-the-coach programma • Bevraging noden in functie van geïndividualiseerd programma
• Deelname stimuleren aan internationaal hoogstaande clinics/symposia • Project NTB • ITU coaches conference
Externe communicatie Herschalen prioriteit Mixed team project
Sportkaderopleiding • Cursusorganisaties Trainer A (Leuven) Initiator (Mechelen)
• Clinics Symposium (Sittard) Clinic voedingssupplementen (Leuven) Triathlon-World (Brussel) Dag van de trainer (Gent)
• Vernieuwingsoperatie • Triatlon Academy #64 (+2)
Meer doorgedreven revisie dan aanvankelijk gepland => nieuw tijdspad: 1) Initiator: 2015 2) Trainer B: 2016 3) Trainer A: 2017
Kaderopleiding focus voor 2015 • Updating cursusmateriaal initiator triatlon • Aanwerven nieuwe docenten • Versterken bijscholingsprogramma • Samenwerking NTB: 3 topsportclinics
• Versterken platform Triatlon Academy • Posts op website en dropbox
RAPPORTERING 2014 Sporttechnisch coördinator: Sofie Dely
1. Competitie – cijfers 2014 • Kalender 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
2012 2014
Wedstrijddagen
Events
1. Competitie – cijfers 2014 • Kalender 30000 25000 20000 2012 2014
15000 10000 5000 0 Deelnemers indiv.
Deelnemers totaal
1. Competitie – cijfers 2014 • LOC 60 50 40 30
2012 2014
20 10 0
VTDL-club
Lokale overheid
Externe org.
1. Competitie – cijfers 2014 • Triathlon en multisport
events
35 30 25 20 15
2012
10
2014
5 0
1. Competitie – cijfers 2014 • Triatlon en multisport 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0
deelname
2012 2014
1. Competitie – cijfers 2014 • Flanders cup
men/women
120 100
80 60 40 20 0
2014 M 2014 F
1. Competitie – cijfers 2014 • Flanders cup
deelname
250 200
150 100
2012 2014
50 0
1. Competitie – cijfers 2014 • Belgische kampioenschappen deelname individuele BK’s 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0
2012 2014
1. Competitie - beleidsplan • Strategische doelstelling 2013-2016 1. Meer kwaliteit in het wedstrijdaanbod 2. Groter wedstrijdaanbod voor bepaalde doelgroepen 3. Meer deelname van bepaalde doelgroepen 4. Meer wedstrijdjury
1. Competitie - beleidsplan • Meer kwaliteit in het wedstrijdaanbod – Wedstrijdautomatisatie ism ISB • Online aanvraag & wedstrijdbeheer • Uitgebreid inschrijvingsbeheer (online banking, …) • Efficiëntiewinst – ook naar timing toe, wedstrijdjury, facturatie, … • Sinds opstart 2015 reeds 2.639 inschrijvingen verwerkt + Snel bijsturen maar nood aan FAQ
– Communication & media • Platform 3ntrance • Digitale marketing: activatie app myvtdl, software LEDwall • Communication manager
– LOC fonds (timing + PIP) = • Gratis tijdwaarnemer (tot € 450) + 20% per daglicentie Meerwaarde VTDL licentie (PIP) + investering timing + aantrekken van nieuwe potentiële leden
1. Competitie - beleidsplan • Groter wedstrijdaanbod voor bepaalde doelgroepen – Voorbereiding T³ Series • • • • •
Korte, spectaculaire triatlonformats Topcompetitie in eigen land voor clubs Meerwaarde voor de ontwikkeling van beloften Versterken van clubwaarde & teambuilding Media exposure
– Bezinning rond competitiecircuits • Flanders Cup volwassenen vs jeugd • Teams vs individueel • Meerwaarde licentie
1. Competitie - beleidsplan • Meer wedstrijdjury – Ondanks positieve enquête bij TO-korps… toenemende druk – Probleemstelling: groei LOC/deelnemers > groei wedstrijdjury – Meerdere oorzaken – Oplossingen: • Werving via clubs • Prioriteitenbeleid bij het opstellen van officials / stewards • Grenzen stellen • Promotiecampagne (folder, week van de scheidsrechter) • Ethische campagne (ND)
2. Sportclubs • Clubs: beperking van dropout leden – Begeleiding inzake kwaliteitszorg • Clubsubsidies op basis van kwant. en kwal. parameters • Clubbegeleiding
– Begeleiding inzake sporttechnische werking • Triatlon Academy, Raamplan Triatlon
– Begeleiding inzake bestuurs- en administratieve werking • Clinic online ledenadministratie & clinic online wedstrijdbeheer
– Begeleiding inzake sportpromotionele werking • Project nieuwe aansluitingsvormen (trypass – start2 lidmaatschap) • Ledendag - Clubplatform @ Triathlon-World
– Informatieverstrekking m.b.t. eigen beleid/eigen org
3. Promotie • De VTDL bouwt aan haar identiteit/imago en maakt ze attractief voor al haar stakeholders – Communicatie (parttime), communicatieplan – Digitale marketing (website, social media, app myvtdl
• Toename in leden, deelname en sponsorinkomsten
RAPPORTERING 2014 Sporttechnisch coördinator jeugd & recreatie: Greet Smekens
Jaarverslag Recreatie start 2
• Communicatie via website, nieuwsbrief, Stop&Go • 1 organisatie – 12 deelnemers • Wel regelmatige aanvragen van potentiële deelnemers uit verschillende regio’s
Er is dus vraag!
Jaarverslag Recreatie Just4fun & alternatieve wedstrijden
• Weinig populair concept • Liever 1/8 triatlon (ook bij Start 2 deelnemers) • Cross disciplines worden populairder – 10 crossduatlons in 3 provincies – 3 crosstriatlons in 2 provincies
Jaarverslag Recreatie 2015
• Meer actieve communicatie Start 2 project • Opmaak praktische gids recreatieve organisaties • Mogelijkheden recreatief (regelmatigheids-) circuit bekijken
Jaarverslag jeugd Jeugdleden 2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
Leden -12
128
155
222
219
260
381
501*
Leden 12-18
328
377
360
371
358
399
529
TOTAAL
456
532
582
590
618
780
1030
* Voornaamste groei via Multimove • Stijging 25% van tov vorig jaar • Stijging 40% van tov 2012
Jaarverslag jeugd Zwemlopen Dlns
Prov.
2012
2013
2014
Opm
Grimbergen
VB
/
94
104
Zwem en Loop
Maldegem
OVL
86
84
100
Tongeren
L
79
95
104
volzet
Wachtebeke
OVL
70
84
149
PK OVL 2014
Oostkamp
WVL
124
126
138
Izegem
WVL
161
135
Maasmechelen
L
/
/
117
Nieuwe organisatie
Zwevegem
WVL
137
122
116
VK in 2012
Scherpenheuvel
VB
124
169
128
VK in 2013
Geraardsbergen
OVL
/
92
121
Bilzen
L
96
108
123
Geel
A
131
110
101
Nijlen
A
181
143
128
Wilrijk
A
100
106
VK in 2014
Jaarverslag jeugd Zwemlopen ZWEMLOPEN
2008
2009
2010
2011
2012
2013 2014
Aantal wedstrijden Aantal deelnemers Gemiddelde deelnemers/wedstrijd
12 803 66,9
10 684 68,4
9 729 81
12 110 91
11 1253 114
14 14 1591 1670 113 119
• Er blijft een stijging in het gemiddeld aantal deelnemers per zwemloop. • Meerdere zwemlopen zitten aan maximale capaciteit • Alle sterrenclubs met uitzondering van LT, SP&O, BRTC, Mc3TB, 3TK • 16 zwemlopen in 2015 (+SP&O & Mc3TB)
Jaarverslag jeugd Jeugdcups Duatlon Aantal Dln
2012
2013
2014
Opmerking
Doornik
/
/
201
BK 2014
Ruddervoorde
35
179
89
BK 2013
Waardamme
31
77
67
Torhout
/
55
60
2010
2011
2012
2013
2014
Aantal wedstrijden
6
5
4
4
4
Aantal deelnemers
371
299
209
352
417
Gem. Dln/wedstrijd
62
60
52
88
104
Jaarverslag jeugd Jeugdcups Triatlon Aantal Dln
2012
2013
2014
Opmerking
Zwevegem
210
215
125
BK 2012, 2013
Brasschaat
77
122
221
BK 2014
Vilvoorde
62
90
92
Izegem
88
108
119
Viersel
100
127
167
Brugge
/
/
135
Nieuw
2010
2011
2012
2013
2014
Aantal wedstrijden
5
5
7
5
6
Aantal deelnemers
649
568
757
662
859
Gem. Dln/wedstrijd
129
144
108
132
143
Jaarverslag jeugd Eindranking jeugdcircuits 2010
2011
2012
2013
2014
Zwemlopen
96
199
169
189
221
Jeugdcup triatlon
81
79
92
100
148
Jeugdcup duatlon
43
29
27
64*
52
*Slechts 2 wedstrijden nodig voor de ranking • Er waren evenveel zwemlopen en duatlon wedstrijden tov vorig jaar • Er was 1 triatlon meer dan 2013
Jaarverslag jeugd Sterrenplan • Aantal sterrenclubs blijft op 19 • € 22040 werd verdeeld Enkele bevindingen: • 1 club met minder dan 50% gediplomeerde trainers • 4 clubs zonder ontwikkelingstesten • 6 clubs met vier doelgroepen • 7 clubs minstens 90% gediplomeerde trainers • 13 clubs werkt met zwemgroep obv niveau ipv leeftijd • 17 clubs met een evenveel of meer jeugdleden • 18 clubs halen evenveel of meer sterren • 19 clubs ontvingen minstens € 550
Jaarverslag jeugd Sterrenplan Club 3TK ATRIAC BRTC DVB ETL GETC GETT GLH ITC KTT LT NLT SMO SP&O Mc3TB TCM TRIBE WTT ZLTC TOTAAL
Sterren 2011 / 4 1 2 4 3 / 4 2 5 2 5 4 4 / / 4 5 5 54 sterren
Sterren 2012 / 3 2 3 4 4 / 3 3 5 2 5 4 3 3 / 5 4 5 59 sterren
Sterren 2013 1 1 1 3 4 3 3 1 3 5 1 5 4 1 4 0 5 4 4 54 sterren
Sterren 2014 1 4 1 4 4 4 4 1 4 5 1 5 5 3 3 2 5 4 4 64 sterren
Jaarverslag jeugd Andere activiteiten
• • • • •
Jeugdcommissie (Juni) SVS zwemloop Kuurne (Mei) Gent Zwemt & Loopt (Juli) Triathlon World kidsplaza (November) Vergadering jeugdclubs (November)
Jaarverslag jeugd 2015
• Leerplan triatlon volledig uitwerken • Talentdetectie wordt FIT&FUN FESTIVAL – 5 talentdagen in verschillende provincies
• Bijscholingen jeugdtraining en jeugdwerking • Opstart nieuwe jeugdwerkingen • Wijzigingen wedstrijdcircuits – FUN & TEAM labels in het zwemloopcircuit – Nationaal jeugdcircuit
RAPPORTERING 2014 Communicatie verantwoordelijke: Wim Janssens
• 2014 • Communicatie-actieplan & communicatietijdlijn • Stop&Go • Website(s) • Uniformiteit • Social media • Partnerships
2014 • Communicatie VTDL was op verschillende vlakken een werkpunt • ½ FTE eind 2014 • Groeiproces
Communicatie-actieplan & communicatietijdlijn • 8/01/2015: werkgroep • Vertrokken vanuit de kernwaarden
• Communicatie-actieplan • SWOT, Doelen, Wie-wat-hoe
• Communicatietijdlijn • Fb, Tw, nieuwsbrieven, S&G
Deadline eind 2015
Stop&Go • Nieuw jasje • Digitale versie
Website(s) • T³ website
• VTDL – Krijgt ook een nieuw jasje – Onderzoek prof. Scheerder afwachten – Eventuele naamsverandering
• BTDF
Uniformiteit • • • • • • •
Templates Ppt Nieuwsbrieven Mailadressen Handtekening e-mails Business Cards …
Social media
Partnerships • Samenwerking optimaliseren met de verschillende partners • Bioracer – foto’s gesponsorde atleten aanleveren – advertenties Stop&Go “op maat” – elkaar ondersteunen via social media
7. FINANCIEEL OVERZICHT 2014
7. Financieel overzicht 2014 a) Balans en resultatenrekening 2014 b) Verslag rekeningnazicht 2014 (J. Goedgebeur & E. H’Madoun) c) Goedkeuring rekeningen 2014 d) Begroting 2015 e) Goedkeuring begroting 2015 f) Aanstellen rekeningnazichters 2015 g) Verlenen van kwijting aan de Raad van Bestuur
8. WIJZIGING STATUTEN
8. Wijziging statuten Amendement 1 • Artikel 15: – De VTDL wordt bestuurd door de raad van bestuur bestaande uit minimum vijf fysieke personen, voor gedragen door de effectieve leden. – De bestuurders worden benoemd voor één Olympiade. Het mandaat loopt voor iedereen ten einde op de algemene vergadering in het jaar van de Olympische Zomerspelen. – Binnen de raad van bestuur wordt er a priori, één plaats voorbehouden aan het andere geslacht. De kandidaat moet wel voldoen aan Art 11. – Elk rechtstreeks verkozen lid van de raad van bestuur dient zich ten laatste terug te trekken op het einde van het kalenderjaar waarin hij de leeftijd van 70 jaar bereikt.
•
Voorstel aanpassing Artikel 15: – De VTDL wordt bestuurd door de raad van bestuur bestaande uit minimum vijf (5) fysieke personen, voor gedragen door de effectieve leden. – De bestuurders worden benoemd voor één Olympiade. Het mandaat loopt voor iedereen ten einde op de algemene vergadering in het jaar van de Olympische Zomerspelen. – Binnen de raad van bestuur worden er a priori, twee (2) plaatsen voorbehouden aan het andere geslacht. De kandidaat moet wel voldoen aan Art 11. – De raad van bestuur kan maximum twee (2) experten coöpteren.
9. BENOEMING LEDEN RAAD VAN BESTUUR
9. Benoeming leden Raad van Bestuur Rechtstreeks verkiesbaar lid door de algemene vergadering a) b) c) d)
Kandidatuur: Katty Van Driessche Geheime stemming Telling stemmen door stemopnemers Bekendmaking resultaat stemming
10. SLOTWOORD
