JEUGDRAAD ZINGEM ALGEMENE VERGADERING 28 maart 2013 – 19.30u – lokaal KSA AANWEZIGHEDEN aanwezige leden: Merel Dhondt, Kristof De Bruyne, Jan Vanderstraeten aanwezige waarnemers: Kathleen De Ruyck, Gerrit Depaepe verontschuldigd: Tom Moerman, Elissa De Cuyper, Lien Moerman, Anke Maes, Ben Ghyselinck afwezig: Annelies Delahaye
AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Ledenlijst + aanwezigheden Verslag alg. verg. 26 januari 2013 Rondje verenigingen Schepen v jeugd legt relevante punten voor Subsidies werkjaar 2012 Stand van zaken JBP 2013 oa financieel Prioritaire aandacht voor (brand)veiligheid Jeugduitleendienst aankopen Theatervoorstelling “Koe in blik” 7 april Jeugdraadscup 7 april. Speelbos Evaluatie voorstelling dienst VT/J/I bij jeugdwerk Varia Volgende algemene vergadering
ev
VERSLAG 1. Ledenlijst + aanwezigheden KSA HUISE
Kristof De Bruyne Merel Dhondt Jeroen De Ruyck (geen lid meer – is verhuisd nr Engeland)
2. Verslag alg. verg. 26 januari 2013 OK Statuten – huishoudelijk reglement: nog niet herwerkt – tegen volgende alg vergad JR 4 mei
3. Rondje verenigingen SCOUTS • 169 leden – 15 leiding • Lichtfeest 13 april • Fuif 19 april 1
KSA • 88 leden - 10-tal leiding • 2014: 25 jaar bestaan – 1e werkgroep binnenkort – huldiging gemeentehuis: Kathleen vraagt na hoe de regeling is vr jubilerende verenigingen KLJ • 35 leden – 10-tal leiding
4. Schepen v jeugd legt relevante punten voor • Gem.complex: 1e interne werkgroep gepland op 2 april – politie is geïnteresseerd i CMkantoor Zingem maar nog geen definitieve beslissing – wat bib betreft wordt onderzocht of bib kan ondergebracht worden id zijbeuken vd kerk • Aankoop mobiel podium: ter advies op cultuurraad brengen op 16 april – op GR 23 mei – podiumelementen v 2 x 1 – tot 1,2m hoogte – 12 elementen • Op vlak v veiligheid: schoolroutekaart • Planning lange-afstandsfietspad ism Oudenaarde langs spoorweg • Nieuwe speeltoestellen a voetbalplein Huise
5. Subsidies werkjaar 2012 OPVOLGING • Uiterste datum v indienen: 28 febr ‘13 • Berekening werd afgerond met uitzondering van vaste kosten – wachten op factuur vr KSA (opname meters deze week pas toegekomen bij techn dienst) • Samen op CBS (woe 17 april?) brengen na het indienen vaste kosten dr KSA • Zie bestand berekening tot nu toe SUBSIDIES WERKJAAR 2013 Mappen met formulieren bedelen
6. Stand van zaken JBP 2013 OPVOLGING • Stuurgroep JBP op 26 febr ’13 – Dorine, Gerrit, Kathleen (Merel afwezig) • Volgende stuurgroepen op dinsdag 28 mei en dinsdag 22 oktober, telkens om 17.30u. FINANCIEEL 2011-2013 ONTVANGSTEN
2011 (definitief) 2012 (raming) 2013 (raming) TOTAAL
Jeugdwerk ondersteunen 11.341,72 11.642,99 12.053,59
(Brand)veiligheid + milieubewustzijn 3.750,78 3.892,31 4.029,92 11.673,01
Jeugdcultuur
TOTAAL
2.557,35 2.678,08 2.780,88
17.649,85 18.213,38 18.864,39
Voor deze prioriteit in het kader van het hoofdstuk jeugdwerkbeleid, geldt een uitzondering. De subsidiebedragen voor deze prioriteit worden jaarlijks uitgekeerd, maar enkel de verantwoordingsnota van het laatste jaar van de planperiode dient een verklaring te bevatten over de uitvoering van de doelstellingen en een verantwoording van de subsidiabele uitgaven. Als deze totale uitgaven lager liggen dan de som van de subsidiebedragen van de drie jaren van de beleidsperiode, dan wordt het saldo van het laatste jaar beperkt en worden de eventueel te veel uitbetaalde subsidies teruggevorderd.
2
UITGAVEN
Jeugdwerk ondersteunen
(Brand)veiligheid + milieubewustzijn
Jeugdcultuur
2011
2.712,60 2012
• • • • • • • •
2013
• EHBO-snelcursus spplw + handboeken: 300 • EBHO-cursus jeugdwerk: 1.260 • EHBO-rugzakjes: 800 • Koe in blik: 1.366,97 RAMINGEN • aanvullen 2x EHBO-koffers + na zomer rugzakjes: 500 • brandverzekering KLJ: 250,28 • brandverzekering SPPL: 85,17 • brandblusapparaten KLJ: 340,80 • brandblusapparaat KSA: 24,90 • subsidie veiligheidsvoorzieningen: 494,17 • subsidie milieubesparende maatregelen: 374,25 NOG ONZEKER • inbraak- en brandbeveiliging KLJ: … • voorzien asbak a KLJ-lokaal: … • Samenaankoop materiaal: … • Fluo bandjes KSA: … • Signalisatieborden: … • Alcoholbandjes: … • workshop wilgenhutten bouwen: … • schoolroutekaart: …
5.230,40
TOTAAL
149.242,71 waarvan 43.706,96 subsidiabel
EHBO-snelcursus jwi’en: 75 brochures fuiven: 90 aanvullen EHBO-koffers: 192,38 brandverzekering KLJ: 250,28 brandverzekering SPPL: 85,17 brandblusapparaten KLJ: 308,43 brandblusapparaat KSA: 24,90 subsidie veiligheidsvoorzieningen (enkel SCOUTS): 494,17 • subsidie milieubesparende maatregelen (enkel SCOUTS):374,25 • workshops Gifant op sppl: 429
TOTAAL
2.323,58
4.900
TOTAAL 5.796,54 TOTAAL
10.832,72 (nog 840.29 over)
7. Prioritaire aandacht voor (brand)veiligheid. ACTIE 1 De brandveiligheid wordt in de jeugdlokalen gecontroleerd door de gemeentelijke preventieadviseur en de brandweer. OPVOLGING SCOUTS • Mail Manu 17 febr. met melding dat meeste zaken io zijn gebracht en vraag nr nieuw inspectiebezoek brandweer. • Mail Manu 24 febr ’13: “Graag hadden wij een rondgang met de brandweer vóór woensdag 6 maart. Dan hebben we vzw-raad. Aangezien wij slechts 3 keer per jaar samenkomen had ik graag dit item dan ook afgesloten. Via mijn werk ken ik Dhr Verplancken (persoon die het verslag heeft opgemaakt) mag ikzelf een afspraak maken? Ik kan me
3
aanpassen, ook overdag. Enkel op donderdagnamiddag en vrijdagvoormiddag kan ik niet. Graag snelle reactie zodat dit hoofdstuk kan afgesloten worden.”
• Antw Kathleen 26 febr ’13: “Na overleg met Wim (interne preventie-adviseur) is het toch gewenst om – zoals jij aangaf i laatste mail – vooraf a ons in een overzicht te laten weten welke zaken uit het laatste brandweerverslag zijn opgevolgd en de nodige attesten te bezorgen. Wij bekijken dat vooraf. Bij het contact dat ik had bij de brandweer ter plaatse op 9 febr is duidelijk gesteld dat elk plaatsbezoek betalend is (€50). De gemeente neemt die kosten op zich. Ih JBP planden we een 5-jaarlijkse inspectie dr de brandweer. Bij jullie zal het reeds het 3e zijn (nov ’08 en okt ’10). Dus je begrijpt dat wij graag vooraf inzage hebben in de opvolging vooraleer wij de afspraak met de brandweer vastleggen. In bijlage nogmaals het laatste brandweerverslag.”
• Antw Manu 26 febr ’13: “In bijlage een opsomming van de ondernomen acties betreffende brandweerverslag scoutslokalen Zingem. Ik zal van alle attesten, plannen, .... een copie nemen en een bundeltje ter uwe attentie laten afgeven op het gemeentehuis.”
• Wim is dossier ah bekijken waarna een volgende brandweerinspectie zal gepland worden. OPVOLGING KLJ Jaarlijkse controle dr preventie-adviseur en dienst VT/J/I op 4 dec ’12. Zie verslag (wordt bezorgd a KLJ) Vraag v KLJ: Kan er ad ingang vh gebouw buiten onder het afdak een asbak gehangen worden zoals er ook 1 hangt ad ingang vd Griffel? Dat is geen slecht idee, KLJ moet dit wel zelf onderhouden. Kathleen vraagt na a Wim om dit verder te behandelen aangezien hij ook de bestelling deed voor beide asbakken ad Griffel. De kosten kunnen ingebracht worden als subsidiabele uitgave bij de prioriteit “(brand)veiligheid”. We gaan het houden bij 1 controlebezoek in het lokaal per jaar rond nieuwjaar. OPVOLGING KSA Jaarlijkse controle dr preventie-adviseur en dienst VT/J/I op 4 dec ’12. Zie verslag (wordt bezorgd a KSA) BIJKOMENDE ACTIE 1B Workshop “Wat te doen bij brand?” door brandweer in brandweerkazerne Oudenaarde EVALUATIE 4 deelnemers v KLJ en 2 v SCOUTS, niemand v KSA Deelnemers waren heel positief, vr herhaling vatbaar OPVOLGING • Mail brandweer Oudenaarde v 11 maart ‘13 “Brandweer Oudenaarde heeft een infoavond brandveiligheid in jeugdlokalen. Deze gaat door op vrijdagavond 19 april om 19h in de brandweerkazerne van Oudenaarde, Bedrijvenpark Coupure 21. Doelgroep: leiding jeugdverenigingen (die deze infoavond nog niet volgden) Programma: Bespreken reglement publiek toegankelijke inrichtingen Wat is brand? Hoe moeten we handelen? Praktijk: blussen met poederblusser en blusdeken Inschrijven gegroepeerd per gemeente kan tot ten laatste 15 april op e-mail van Bwm. Boris De Sutter. Kan deze uitnodiging doorgegeven worden naar de verschillende jeugdverenigingen in jullie gemeente?”
• Interesse? BIJKOMENDE ACTIE 1C Samenaankoop materiaal WAT VOORAF GING De JD v Oudenaarde heeft samen met de brandweer een project opgezet om materiaal in het kader v brandpreventie samen aan te kopen voor het jeugdwerk oa ijzeren kisten vr opslag brandbare materialen, … Dit moet nauwgezet worden onderzocht in hoeverre dit ook vr ons jeugdwerk interessant kan zijn. BESPREKING OP STUURGROEP JBP • De materialenlijst van Oudenaarde wordt overlopen. De jeugdraad organiseerde de aankoop en kreeg hiervoor € 12.000 ter beschikking. De bedoeling was dat de jwi’en zelf ¼ bijdroegen en de JR ¾. Zij deden heel wat voorbereidend werk om tot dit te komen. • We gaan hun expertise gebruiken en dezelfde lijst voorleggen a onze jwi’en. Indien interesse nemen we verder contact met JD Oud welke leveranciers wat hebben geleverd. • De jwi’en zouden aankopen knn doen en hiervoor gesubsidieerd worden via “subsidie vr veiligheidsvoorzieningen”. ¼ moeten ze hierbij ook zelf bekostigen. Het plafond van € 750 voor die subsidie kan eventueel eenmalig worden weggelaten. • Dit wordt voorgelegd op de JR van 28 maart. 4
OPVOLGING • Documenten doorsturen nr jwi’en met vraag dit voor te leggen op groepsraad • Terugkoppeling op JR 4 mei • Ipv gaskooi: hondenren (tip v brandweer) BIJKOMENDE ACTIE 4B In verhouding tot het aantal leden enkele EHBO-rugzakjes aankopen per jwi. BESPREKING OP STUURGROEP JBP Mogelijkheid om bij Jeugdrode Kruis EHBO-rugzakjes (online) aan te kopen aan € 160/stuk. Elders wordt geen aanbod gevonden, tenzij lege EHBO-rugzakjes… Hiervoor zal ook extra budget moeten voorzien worden bij budgetwijziging. INHOUD
FINANCIEEL SCOUTS: 169 leden KLJ: 35 KSA: 88 SPPLW: 90/dag TOTAAL
2 1 1 1 5
rugzakjes rugzakje rugzakje rugzakje stuks x € 160 =
€ 800
ACTIE 7 Organisatie tweejaarlijkse drugspreventie-avond voor de jwi’en. OPVOLGING In 2013 wordt dit gepland op vrijdag 29 november. Afspraken met PISAD zijn reeds gemaakt.
8. Jeugduitleendienst aankopen VOORSTELLEN • KSA: schuimmachine, rookmachine, bekende reuzespelen (junglespeed, twister), internet in lokaal?, dixietoilet, kompas, avonturenkoffer, wandelgps’en, degelijke walkie talkies, gezelschapsspelletjes, 2 go-cars (1 go car), step geel fluo reeds aanwezig in uitleendienst • Materiaalmagazijn: geen voorstellen - deadline 3 april
5
9. Theatervoorstelling “Koe in blik” 7 april. WAT Theatervoorstelling – milieutheater DOELGROEP - kdn v 9-13j en hun familie - op de 1e plaats vr jeugdwerk - bij uitbreiding alle Zingemnaren - varia: SCOUTS zijn op weekend met Wouters, dus de jonggivers laten deelnemen a “Koe in Blik” – dit wordt zo doorgegeven vr overleg Jeugdraadscup 27 febr TIJDSTIP 7 APRIL 2013 van 14.30u. – 15.45u. PARTNERS - Wereldfront Zingem: 3-tal pers zijn bereid te komen helpen VOORSTELLING = VERSTERKTE VOORSTELLING MET MUZIKANT - 1 acteur, 1 muzikant, 1 technisch medewerker - Tot max 350 toeschouwers PRAKTISCH KIP VAN TROJE - Aankomst: ca 2.5 u vr aanvang (ongev om 11.45u.) – ca 2u opbouwtijd - Deuren open 5 min vóór aanvang (buiten wachten?) - Duur: ong 70 min zonder pauze - Laatkomers worden niet toegelaten – deuren blijven gesloten tijdens voorstelling - Ca 1u afbouwtijd - Assistentie nodig bij laden/lossen - Kleedruimte met spiegel, tafel, stoelen, vuilbak, kapstokken - Catering: drankjes + maaltijd/slaatje vr cast (3 pers) - 1 parkeerplaats voorzien: 2.30m x 6.60m - Gsm’s knn storingen veroorzaken op draadloos geluidscircuit – bij storing wordt voorstelling stopgezet - Na voorstelling: toezicht op scene dr organisatie TOOG - Drankje aanbieden (betalend) na de voorstelling - 2de frigo opvullen – 1e laten met basisassortiment - Soorten zie 11.11.11-actie: bieren (prijzen zelfde) en fris (€ 1) - Zorgen vr wisselgeld - kassa TAAKVERDELING Wanneer wat wie extra Week 2 april Kleedkamer klaar maken Dienst VT Verduistering bovenzaal Techn dienst Wisselgeld, kassa, prijslijsten, dienst 7 april 11.30u Ontvangst Kip v Troje Dienst 12u Assistentie bij laden/lossen Dienst + Gerrit 13u Zaal klaarzetten: stoelen, Wereldfront + dienst verduistering zaal, … + Gerrit Bar klaar maken Catering: koude schotel + 20- dienst tal belegde broodjes (Spar) – voormid afhalen toog Wereldfront 14u/14.30u Onthaal deelnemers (+ melding Dienst + Gerrit gsm’s uit) 15.45u Toezicht op scene Dienst 15.45u zaal ontruimen + opruim Wereldfront + dienst + Gerrit
6
PUBLICITEIT - Affiche en flyer: • Affiche A2 + flyer A6: prijs gevraagd a Le Pur et L’impur en Gwapo - keuze is Gino geworden - geleverd 7 maart • Prijs: o 50 A2 quadri 135 gr recto - opmaak + drukken: 160 EUR (prijzen excl. 21% btw.) o 400 flyers A6 quadri recto 135 gr - opmaak + drukken: 85 EUR (prijzen excl. btw.) - Andere: • website Zingem: affiche plaatsen • Zingemnaar april: laatste blz • Website Uit in Vlaanderen: ok • Scholen: alle uitgezonderd VBZ nemen in schoolkrant/nieuwsbrief affiche op + digitale flyer bezorgd • Digitale flyer ook bezorgd a jeugddienst De Pinte, Deinze, Nazareth, Zottegem, Gavere, Zwalm, Oudenaarde, Kruishoutem • Jeugdwerk: papieren flyers bedeeld? Digitaal? FINANCIEEL - uitkoopsom: € 990 (is all in) – geen Sabam of andere auteursrechten € 1.049,40 - BTW is 6% (klopt, is tarief vr theater) - Vervoer: € 0.48/km vanuit Gent centrum € 21,12 (Bestelbon bezorgd) - Ontwerp en drukwerk affiches/flyer € 296,45 TOTAAL € 1.366,97
10. Jeugdraadscup 7 april. • Timing: o 13u: afspraak leiding om alles klaar te zetten o 14u: leiding met leden verzamelen ad Griffel o 14.30u: start toneel + start JRC - -12: VBO - +12: hof pastorij o 16u: verzamelen De Griffel – drank/koek + uitdaging leiding + party + prijsuitreiking o 17u: afhalen kdn + opruim • Merel stuurt update nr ons en wij sturen verder • Dienst zorgt voor: o Prijs: 1 prijs/groep (kadobon) vr de 3 best verklede dieren (v elke jeugdvereniging 1 persoon kiezen); persoon i kwestie krijgt medaille (of reuzelolly) o Fototoestel o Openen en sluiten v VBS Ouwegem o Om 16u: openen hek tss Griffel en KLJ
11. Speelbos WILGENHUTTEN BOUWEN • Dit wordt gepland ih najaar 2013 vr KSA. Kathleen overlegt met Wim (milieu-ambtenaar) hieromtrent. • Nog geen verder nieuws BEZOEK SPEELBOS • Jeugdraad 4 mei + aansluitend bezoek
12. Evaluatie voorstelling dienst VT/J/I bij jeugdwerk • • •
KLJ: zat 2 febr - 19.30u KSA: woens 13 febr – 19.30u SCOUTS: vrij 1 maart 20u
Dik OK – vr herhaling vatbaar
7
13. Varia • • • •
Natuurpt Zingem organiseert op zaterdag 16 nov een boomplantactie ad Schelde + gratis BBQ vr helpers – deelnemen met jeugdverenigingen/jeugdraad? Inkombandjes: -16: 500 stuks 26 april: Franky en Johny v cultuurraad Najaar: Jan De Wilde v cultuurraad
14. Volgende algemene vergadering • Zat 4 mei
De secretaris Kathleen De Ruyck
De voorzitter Merel Dhondt
8
