COLOFON. Redactie Rian van den Bergh Petra Mandos Marjon Middel-van de Laar. Tekst Petra Mandos. Illustraties Marc Camps

COLOFON Redactie Rian van den Bergh Petra Mandos Marjon Middel-van de Laar Tekst Petra Mandos Illustraties Marc Camps Met dank aan Johan Couwenberg, Miek van Dongen (Zet Brabant), Ans Gijsbers, Ronald Kamphuis, Jacqueline Leermakers, Joost Lukassen (Zet Brabant) en Wilma van de Water.

© Gemeente Veldhoven en Stimulans Vrijwilligersbureau, Veldhoven, update juli 2010 Overname van informatie uit dit handboek is toegestaan als u daarbij de bron vermeldt: Gemeente Veldhoven en Stimulans Vrijwilligersbureau, Veldhoven, februari 2005 Dit handboek is samengesteld met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Desondanks kunnen de redactie, tekstschrijver en uitgevers (gemeente Veldhoven en Stimulans Vrijwilligersbureau) geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor eventuele schade als gevolg van fouten in dit handboek.

2

VOORWOORD Het is inmiddels zo ongeveer een wijd openstaande deur, maar nog altijd zeker waar: vrijwilligerswerk is het cement van onze samenleving. Volgens een correspondent van een plaatselijk weekblad in Veldhoven is het daarbij bittere noodzaak dat deze cement door bestuurders (hij sprak over bestuurlijke hotemetoten, maar ik prefereer de door mij gebruikte term) niet alleen wordt besprenkeld met woordelijk water. Maar dat ook met regelmaat daadwerkelijk concrete zaken worden opgepakt en uitgewerkt. Het doet mij dan ook veel genoegen dit handboek, speciaal bedoeld ter ondersteuning van het vrijwilligerswerk, te mogen aanbevelen. Ik wil zowel de hoop als de verwachting uitspreken dat het in een behoefte zal voorzien. En dat vrijwilligers zich er door zullen laten inspireren om hun goede werk met dezelfde inzet te blijven doen. Ik wens u veel gebruikersplezier! Hans van de Looij Wethouder welzijn Gemeente Veldhoven

3

INLEIDING Aansprakelijkheid, verzekeringen, onkostenvergoedingen, vergunningen, wetgeving: iedere vrijwilligersorganisatie heeft vroeg of laat vragen over deze en vele andere onderwerpen. Het antwoord op die vragen is niet altijd gemakkelijk te vinden. Soms moet u er ingewikkelde boeken voor lezen of veel telefoontjes plegen. Of is het nodig om uren door te brengen op het internet. Genoeg reden voor de gemeente Veldhoven en Stimulans Vrijwilligersbureau om alle belangrijke onderwerpen bij elkaar te brengen in één informatieve en praktische uitgave: Handboek voor Veldhovense vrijwilligersorganisaties. Dit handboek is eenmalig gedrukt. De geactualiseerde versie vindt u op www.vrijwilligersveldhoven.nl. Ook kunt u een exemplaar ophalen bij Stimulans Vrijwilligersbureau. Heeft u na het lezen van dit handboek vragen of opmerkingen, aarzelt u dan niet om deze even door te geven via [email protected]. Onze hartelijke dank aan de Provincie Noord-Brabant en Zet Brabant voor hun financiële en praktische steun bij de productie van dit handboek.

Gemeente Veldhoven Stimulans Vrijwilligersbureau

4

Inhoudsopgave BELANGRIJKE ORGANISATIES ......................................................................................... 7 BRONVERMELDING ..................................................................................................... 11 DEEL 1 BESTUREN EN ORGANISEREN 1. HET OPRICHTEN VAN EEN VRIJWILLIGERSORGANISATIE ..................................................... 15 1.1 RECHTSVORM ................................................................................................... 15 1.2 STATUTEN EN HUISHOUDELIJK REGLEMENT ............................................................... 17

2. BESTUREN ............................................................................................................ 19 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

SAMENSTELLING BESTUUR .................................................................................... 19 BESTUURDERSAANSPRAKELIJKHEID ......................................................................... 21 EINDE OF WIJZIGING BESTUURSLIDMAATSCHAP .......................................................... 22 JAARVERGADERING ............................................................................................ 22 JAARVERSLAG................................................................................................... 23

3. VRIJWILLIGERSBELEID ............................................................................................. 24 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

TOETSINGSCRITERIA VRIJWILLIGERSWERK ................................................................. 24 VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST .............................................................................. 25 WERVING VAN VRIJWILLIGERS ............................................................................... 26 SELECTIE VAN VRIJWILLIGERS ............................................................................... 27 INTRODUCTIE EN BEGELEIDING .............................................................................. 27 BEHOUD VAN VRIJWILLIGERS ................................................................................ 28 VRIJWILLIGERSONDERSCHEIDINGEN, -PRIJS EN -AVONDEN ............................................. 29 BIJSCHOLING/DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING............................................................ 30

4. FINANCIELE ZAKEN ................................................................................................. 31 4.1 JAARREKENING ................................................................................................. 31 4.2 BEGROTING ..................................................................................................... 33 4.3 BALANS .......................................................................................................... 34 4.3.1 OVERZICHT VOORZIENINGEN EN RESERVES ............................................................. 35 4.4 ONKOSTENVERGOEDINGEN ................................................................................... 36 4.5 BELASTINGEN ................................................................................................... 38 4.6 VRIJWILLIGERSWERK MET EEN UITKERING ................................................................. 38

5. SUBSIDIES, FONDSEN EN SPONSORING .......................................................................... 39 5.1 SUBSIDIES ........................................................................................................ 39 5.2 FONDSEN ........................................................................................................ 39 5.3 SPONSORING .................................................................................................... 39

5

DEEL 2 WET- EN REGELGEVING ...................................................................................... 42 1. WETGEVING ......................................................................................................... 43 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9

ARBOWETGEVING .............................................................................................. 43 BEDRIJFSHULPVERLENING .................................................................................... 44 BRANDVEILIGHEID .............................................................................................. 45 DRANK- EN HORECAWET/SOCIALE HYGIËNE ............................................................... 45 LEGIONELLA ..................................................................................................... 46 MUZIEKRECHTEN ............................................................................................... 47 TABAKSWET ..................................................................................................... 47 VERKEERSREGELAARS ......................................................................................... 48 ZORGVULDIG OMGAAN MET PERSOONSGEGEVENS ........................................................ 49

2. VERGUNNINGEN ..................................................................................................... 50 2.1 EVENEMENTEN .................................................................................................. 50 2.2 GEBRUIKSVERGUNNING ....................................................................................... 50 2.3 MILIEUVERGUNNING ........................................................................................... 51

3. VERZEKERINGEN .................................................................................................... 52

6

BELANGRIJKE ORGANISATIES GEMEENTE VELDHOVEN Meiveld 1 Postbus 10101 5500 GA Veldhoven telefoon 040-2584411 e-mail [email protected] website www.veldhoven.nl Directe telefoonnummers: Gemeentewinkel 040-2584354 Vergunningen 040-2584552 Maatschappelijke zaken 040-2584132 / 040-2584489 Bestuurs- en Management Ondersteuning (vrijwilligersonderscheidingen) 040-2584109 STIMULANS VRIJWILLIGERSBUREAU Lange Kruisweg 112 Postbus 264 5500 AG Veldhoven telefoon e-mail website

040-2536789 [email protected] www.vrijwilligersveldhoven.nl en www.stimulansveldhoven.nl

openingstijden: maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 12.00 uur dinsdagavond op afspraak BELASTINGDIENST/OOST-BRABANT/KANTOOR EINDHOVEN Karel de Grotelaan 4 Postbus 90056 5600 PJ Eindhoven Telefoon Website

040-2921000 www.belastingdienst.nl

BOZ BRABANTS ONDERSTEUNINGSINSTITUUT ZORG Willem II-straat 23 5038 BA Tilburg Telefoon e-mail website

013-5352625 [email protected] www.boznet.nl

BUMA-STEMRA www.buma-stemra.nl

7

CIVIQ Instituut Vrijwillige Inzet Plompetorengracht 17 Postbus 12080 3501 AB Utrecht Telefoon e-mail website

030-7509000 [email protected] www.civiq.nl

GGD ZUIDOOST-BRABANT De Callenburgh 2 Postbus 810 5700 AV Helmond Telefoon e-mail website

0492-584888 [email protected] www.ggdzob.nl

KAMER VAN KOOPHANDEL OOST-BRABANT John F. Kennedylaan 2 5612 AB Eindhoven Telefoon e-mail website

040-2323911 [email protected] www.kvk.nl

K2 BRABANTS KENNISCENTRUM JEUGD Wolvenhoek 10 Postbus 2347 5202 CH Den Bosch Telefoon e-mail website

073-6141774 [email protected] www.k2.nl

MINISTERIE VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT Parnassusplein 5 Postbus 20350 2500 EJ Den Haag Telefoon Website

070-3407911 www.minvws.nl

NOTARISTELEFOON Iedere werkdag van 9.00 tot 14.00 uur. Telefoon website

0900-3469393 (€ 0,25 per minuut) www.notaris.nl

8

NOV VERENIGING NEDERLANDSE ORGANISATIES VRIJWILLIGERSWERK Plompetorengracht 17 Postbus 12080 3512 CB Utrecht Telefoon e-mail website

030-7509095 [email protected] www.nov.nl

PALET STEUNPUNT VOOR MULTICULTURELE ONTWIKKELING IN NOORDBRABANT Willemstraat 59 5611 HC Eindhoven Telefoon e-mail website

040-2359999 [email protected] www.palet.nl

POG BRABANTS CENTRUM VOOR GEHANDICAPTENBELEID Piushaven 1 5017 AN Tilburg Telefoon e-mail website

013-5355255 [email protected] www.pogbrabant.nl

PON INSTITUUT VOOR ADVIES, ONDERZOEK EN ONTWIKKELING IN NOORD-BRABANT Stationsstraat 13-15 Postbus 90123 5000 LA Tilburg Telefoon e-mail website

013-5351535 [email protected] www.pon-brabant.nl

PRISMA BRABANT Spoorlaan 460 Postbus 10346 5000 JH Tilburg Telefoon e-mail website

013-5441440 [email protected] www.prisma-brabant.nl

PROVINCIE NOORD-BRABANT Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC Den Bosch Telefoon e-mail website

073-6812812 [email protected] www.brabant.nl

9

SPORTSERVICE NOORD-BRABANT Nieuwkerksedijk 21-A Postbus 106 5050 AC Goirle Telefoon e-mail website

013-5349027 [email protected] www.ssnb.nl

STIVA (STICHTING VERANTWOORD ALCOHOLGEBRUIK) Benoordenhoudseweg 22-23 2596 BA Den Haag Telefoon e-mail website

070-3142480 [email protected] www.stiva.nl

Stickeraanvraag: Telefoon 0900-45678482 (€ 0,35 per minuut) e-mail [email protected] STIVORO (STICHTING VOLKSGEZONDHEID EN ROKEN) Telefoon 0800-0600 Website www.stivoro.nl

10

BRONVERMELDING Succesvol besturen!, uitgave 1999, Carel J.M. Vis, SIWU informatieve uitgaven Arbo & vrijwilligerskrant, uitgave 2004, CIVIQ Nieuwsbrief, Vereniging NOV Websites: Kamer van Koophandel Belastingdienst NOV CIVIQ Vrijwilligersplein Ministeries Provincie Noord-Brabant Gemeente Veldhoven Diverse vrijwilligerscentrales www.rechtspraak.nl www.fondsenboek.nl Vrijwilligerswijzer, uitgave april 2003, Stimulans Vrijwilligersbureau Subsidieverordening Welzijn Veldhoven 2002 De verkeersregelaar bij evenementen, uitgave januari 2002, brochure Stichting Verkeersbrigadiers Burgerlijk Wetboek Handboek Stichtingen en Verenigingen, Reed Business Information bv Publicaties/informatie Ministerie van Financiën Publicaties/informatie Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Nederlands Juristenblad, Kluwer Publicaties/informatie Belastingdienst Vakwerk, tijdschrift voor vrijwilligerswerk, NOV CIVIQ CV, CIVIQ

11

Werkboeken 'Besturen van verenigingen', uitgave Stichting Nederlands ExpertiseCentrum Projecten en Rabobank Nederland Prisma Informatief, Prisma Brabant Nieuwsbrief voor Vrijwilligers Centrales en Steunpunten in Noord-Brabant, Prisma Brabant Stap Twee Nieuws, CIVIQ en FORUM Goed bestuur - Stichting en Vereniging - , juni/juli 2004, ASV Uitgevers Het wiel - een creatieve gids voor organisaties met vrijwilligers - NOV en Rabobank Nederland Werken met vrijwilligers, uitgave 1992, Centrum voor Ingebouwde Vorming Fondsenalmanak 2004, Elsevier Vrijwilligerswerk en verzekeringen, brochure Vrijwilligerscentrale Heerlen Vrijwilligerswerk en onkostenvergoedingen, brochure Vrijwilligerscentrale Heerlen Vrijwilligerswerk doen met behoud van een uitkering, brochure Vrijwilligerscentrale Heerlen Vrijwilligerswerk en wervingsbeleid, brochure Vrijwilligerscentrale Heerlen Meetlat vrijwilligersbeleid, uitgave 2000, gemeente Helden/stichting Vorkmeer/Symbiose Vereniging en stichting, brochure Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie Vrijwilligerswerk werkt…..zeker met een statuut, uitgave januari 2002, Prof.mr. P. Vlaardingerbroek en mr. C. Beaumont, Faculteit der Rechtsgeleerdheid, Katholieke Universiteit Brabant Nieuwsbrief Vrijwilligerscentrale Arnhem 'Werken bij de sportclub voor 21 euro'- Eindhovens Dagblad, 5 oktober 2004 'Legionella van wetgeving naar zorgplicht', brief Colleges van B en W, gemeenten ZuidoostBrabant, d.d. 15 december 2003, GGD Zuidoost Brabant

12

13

DEEL 1 BESTUREN EN ORGANISEREN

...en wilt u een vereniging oprichten? organisatie? statuten? medezeggenschap? vrijwilligers? rechtsvorm? belasting? aansprakelijkheid? wetten? afspraken? keuzevorm? bestuur?... blabla.. blabla! bla! BLA! BLABLA!!..

Eh..? Eh..?

14

1. HET OPRICHTEN VAN EEN VRIJWILLIGERSORGANISATIE Bij het oprichten van een vrijwilligersorganisatie komt heel wat kijken. U moet kiezen voor een rechtsvorm, een naam bedenken, vergunningen regelen, een vrijwilligersbeleid opstellen en nog veel meer. Alle onderwerpen komen in dit handboek aan de orde. Dit eerste hoofdstuk gaat over het kiezen van een rechtsvorm en het opstellen van statuten en een huishoudelijk reglement.

1.1 RECHTSVORM U wilt graag een vrijwilligersorganisatie oprichten? Dan zult u allereerst moeten bepalen welke rechtsvorm voor uw organisatie de beste is. Vrijwilligersorganisaties kiezen meestal voor een organisatievorm die geen winst nastreeft: een vereniging of stichting. Een vereniging ontstaat als een groep mensen een gezamenlijk doel heeft en dat op een efficiënte manier wil bereiken. Dat kan van alles zijn, bijvoorbeeld het samen beoefenen van sport of het behartigen van gezamenlijke belangen. Stichtingen zijn vooral geschikt voor het beheren van een vermogen. Daarom zijn charitatieve instellingen meestal een stichting. Het doel dat u voor ogen heeft, bepaalt dus mede uw keuze voor een rechtsvorm. Het is altijd handig om te bekijken hoe andere, soortgelijke organisaties het een en ander geregeld hebben. Maar iedere situatie is uniek en daarom is het inwinnen van advies sterk aan te raden, bijvoorbeeld bij een notaris, jurist of de Kamer van Koophandel. Daar kunt u bovendien informatiemateriaal over dit onderwerp aanvragen. U kunt ook iedere werkdag van 9.00 tot 14.00 uur bellen met de notaristelefoon: 0900-3469393, € 0,80 per minuut. Of kijk even op internet: www.notaris.nl of www.kvk.nl Wilt u de notaristarieven vergelijken, dan bieden deze websites u een goed houvast: www.degoedkoopstenotaris.nl en www.notaristarieven.nl.

Tip: Meld uw organisatie na de oprichting ook aan bij koepelorganisaties, bonden of steunorganisaties. Dat is handig als u op de hoogte wilt blijven van nieuwe ontwikkelingen op uw 'werk'terrein. De adressen vindt u op pagina 10. Geef de naam en adresgegevens van uw organisatie ook even door aan Stimulans Vrijwilligersbureau. Dan krijgt u in het vervolg alle informatie over de vrijwilligersavonden, de Veldhovense Vrijwilligersprijs etc.

De belangrijkste verschillen tussen een vereniging en een stichting. Zeggenschap, aansprakelijkheid en controle Vereniging Een vereniging heeft leden. Deze vormen in de Algemene Ledenvergadering de hoogste macht binnen de vereniging. De bestuursleden worden door hen gekozen. Ieder jaar legt het bestuur in een jaarverslag aan de Algemene Ledenvergadering verantwoording af over het door haar gevoerde beleid. Daarnaast dient de Algemene Ledenvergadering het financieel verslag goed te keuren. Er zijn drie soorten verenigingen: a. opgericht bij notariële akte en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel b. alleen ingeschreven bij de Kamer van Koophandel c. niet ingeschreven en ook niet opgericht Een a-vereniging heeft volledige rechtsbevoegdheid: zo'n vereniging kan erven en gebouwen en grond bezitten. Bovendien zijn de bestuursleden niet aansprakelijk voor de schulden van de vereniging.

Een b-vereniging heeft beperkte rechtsbevoegdheid. Zij kan niet erven, geen gebouwen en grond bezitten en de bestuursleden staan borg voor de schulden van de vereniging. Een c-vereniging heeft geen rechtsbevoegdheid. Dat wil zeggen dat zo'n vereniging niet kan erven en geen gebouwen en grond kan verkrijgen. De bestuursleden en alle leden die namens deze vereniging een overeenkomst aangaan, zijn hoofdelijk aansprakelijk. In de meeste gevallen kiezen vrijwilligersorganisaties voor de a-vereniging, omdat die de meeste waarborgen biedt. Stichting Het bijzondere van een stichting is dat zo'n organisatie geen leden heeft. Alle andere rechtsvormen hebben leden of aandeelhouders die in meer of mindere mate het bestuur kunnen sturen. Bij een stichting bepaalt het bestuur het beleid, de aankopen, het sluiten van overeenkomsten e.d. Dat wil echter niet zeggen dat er geen enkele vorm van controle is. Vaak krijgen stichtingen subsidie of gelden uit fondsen. De subsidieverstrekkers willen dan natuurlijk graag weten of het geld op een goede manier wordt besteed. Bij de subsidieverstrekking wordt dan ook vastgelegd dat de stichting zich daar aan het einde van het subsidiejaar over moet verantwoorden. Dat gebeurt in een jaarverslag dat is goedgekeurd door een accountant. Als het bestuur de statuten aan haar laars lapt of slecht bestuurt, kunnen ook de rechter en/of het openbaar ministerie er aan te pas komen. Oprichting en financiën Vereniging In dit handboek beperken we ons tot de a-vereniging, omdat zo'n vereniging het meeste voorkomt. Voordat u naar de notaris gaat, moet u een aantal zaken op papier zetten: het doel en de naam van de vereniging; de verplichtingen van de leden tegenover de vereniging (bijvoorbeeld de contributie); de benoeming van de bestuursleden; de manier waarop alle leden bij elkaar worden geroepen voor een Algemene Ledenvergadering. De notaris verwerkt deze gegevens in een akte. Vervolgens schrijft u uw vereniging in bij de Kamer van Koophandel. Als u daarna een bankrekening opent (op naam van de vereniging), kunt u aan de slag. De vereniging mag haar winst niet onder de leden verdelen. Wel mogen zij een onkostenvergoeding en presentiegeld ontvangen. Stichting Een stichting kunt u bij testament of 'gewoon' oprichten. In dit handboek gaan we alleen in op de gewone oprichting. Zet voordat u naar de notaris gaat het volgende op papier: de naam en het doel van de stichting (het woord 'stichting' moet onderdeel uitmaken van de naam); de wijze waarop u de activiteiten van uw stichting gaat financieren; hoe u de bestuursleden wilt benoemen. De notaris vult deze gegevens aan met de wettelijk verplichte bepalingen en maakt daarvan een akte. Met deze akte kunt u uw stichting inschrijven bij de Kamer van Koophandel en een bankrekening openen (op naam van de stichting). De oprichtingskosten kunt u bij de stichting declareren. Een stichting mag geen uitkeringen doen aan de oprichters, bestuurders of anderen. Uitkeringen die een ideële of sociale strekking hebben zijn wel toegestaan. Denk bijvoorbeeld aan fondsen, geld voor

16

natuurrampen etc. Personele kosten, onkostenvergoedingen en presentiegelden zijn uiteraard toegestaan. Tips bij het kiezen van een rechtsvorm wilt u gezamenlijke activiteiten ontplooien of belangen behartigen? Dan is de vereniging de beste rechtsvorm; wilt u aan anderen geld of faciliteiten ter beschikking stellen? Als u dat in eigen beheer wilt doen, is de stichting de juiste keuze; als u gebouwen en/of grond in bezit gaat krijgen en/of beheren, kunt u het beste kiezen voor een a-vereniging of stichting; gaat het om grote belangen en/of risico's? Kies dan voor een a-vereniging of stichting; wilt u de persoonlijke aansprakelijkheid van bestuursleden afschermen? Dan is een a-vereniging of stichting de beste optie. Als een organisatie commerciële activiteiten gaat ontplooien, wordt steeds vaker gekozen voor een combinatie van een stichting of vereniging met een Besloten Vennootschap (BV). Bijvoorbeeld een gemeenschapshuis dat het horecagedeelte via een BV exploiteert of de ANWB die als vereniging haar commerciële activiteiten in een BV heeft ondergebracht. Ook zijn er stichtingen en verenigingen die zelfstandig - dus zonder BV - een onderneming drijven. Het voert te ver om daar in dit handboek op in te gaan. Eén tip willen we u wel geven: laat u vooraf goed informeren door de Kamer van Koophandel, een notaris en de Belastingdienst.

1.2 STATUTEN EN HUISHOUDELIJK REGLEMENT Hoe vriendschappelijk en plezierig het er binnen uw organisatie ook aan toe gaat, er kan toch een moment komen dat er onenigheid of misverstanden ontstaan. Dan is het handig als u een aantal regels en afspraken heeft vastgelegd in de statuten van uw organisatie en/of in het huishoudelijk reglement. Statuten De statuten zijn eigenlijk het wetboek van uw stichting of vereniging. Het nakomen van de regels die daarin zijn vastgelegd, kan desnoods via de rechter worden afgedwongen. Bij een vereniging kan alleen de Algemene Ledenvergadering de statuten wijzigen, bij een stichting het bestuur. De nieuwe statuten moeten daarna worden vastgelegd bij de notaris en de Kamer van Koophandel. Omdat dit veel tijd en geld kost, is het belangrijk dat in de statuten geen regels staan die vaak veranderen. Die kunt u prima kwijt in het huishoudelijk reglement. Wel is het verstandig om iedere twee jaar even te kijken of de statuten nog optimaal zijn.

17

Wat moet u bijvoorbeeld in de statuten vermelden? de namen van de oprichters van uw organisatie; de naam van uw organisatie; de vestigingsplaats; het doel; de duur; het bestuur: de namen van de bestuursleden, de manier waarop ze worden benoemd, de termijn van het bestuurslidmaatschap, de taken en bevoegdheden; wat er gebeurt met het batig saldo als de organisatie ophoudt te bestaan en hoe dat wordt bepaald; de rechtsbevoegdheid (volledig of beperkt); bij een vereniging: hoe en hoe vaak de Algemene Ledenvergadering bijeen wordt geroepen; hoe de statuten kunnen worden gewijzigd; de inschrijving bij de Kamer van Koophandel; andere juridische regels: bij een vereniging bijvoorbeeld dat de algemene vergadering het huishoudelijk reglement mag opstellen.

Tip: Bel voor meer informatie over statuten even met de notaristelefoon of Kamer van Koophandel. Of kijk op www.notaris.nl of op www.kvk.nl.

Huishoudelijk reglement Het gebruik van ruimten en materialen, de gang van zaken in de kantine, regels op het gebied van kleding, afspraken over het bijeenroepen van vergaderingen en het bijhouden van de financiële administratie: dit zijn allemaal voorbeelden van dagelijkse, praktische regels en procedures die u in het huishoudelijk reglement kunt vastleggen. Het maken van zo'n reglement is niet verplicht, maar wel handig: als iedereen binnen uw organisatie weet welke regels er zijn, werkt dat een stuk prettiger en efficiënter en worden problemen voorkomen. Als uw organisatie een huishoudelijk reglement heeft, moet iedereen er zich aan houden. Het is gebruikelijk dat binnen een vereniging de Algemene Ledenvergadering en binnen een stichting het bestuur het huishoudelijk reglement opstelt en wijzigt. Als het strijdig is met de statuten, gaan de statuten voor. In de praktijk betekent dat meestal dat het huishoudelijk reglement zal worden aangepast.

18

Als ik zeg koppen dicht!! Dan bedoel ik ook...

BAM! BAM! BAM!

2. BESTUREN Over het onderwerp besturen wordt veel gesproken en geschreven. Maar wat is nou een goede verdeling van taken en verantwoordelijkheden? En hoe zit het ook alweer precies met die aansprakelijkheid? Moeten we onze bestuursleden nou wel of niet bij de Kamer van Koophandel aanmelden? Op deze vragen krijgt u in dit hoofdstuk een antwoord.

2.1 SAMENSTELLING BESTUUR Het bestuur van een vrijwilligersorganisatie bestaat meestal uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een aantal leden. Het bestuur mag uit een oneven of een even aantal personen bestaan. In het geval van een even aantal bestuursleden kan de stem c.q. het laatste woord van de voorzitter doorslaggevend zijn, als dat in de statuten is vastgelegd. Iedere bestuurder heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden: Voorzitter: persoonlijkheid: heeft een goede spreek- en luistervaardigheid, kan enthousiasmeren, relativeren, delegeren en coördineren; taken/verantwoordelijkheden: bewaakt de statuten; ziet toe op een goede taakverdeling binnen het bestuur; vertegenwoordigt de organisatie naar buiten toe, onderhoudt contacten met belangrijke instanties; bereidt de bestuursvergaderingen voor; stelt (samen met de secretaris) een agenda op; zit de bestuursvergaderingen voor; bevordert een efficiënt én plezierig vergaderklimaat; vat duidelijk samen wat er besproken en besloten is; checkt of de besluiten ook echt worden uitgevoerd; is mede-ondertekenaar van officiële stukken.

Tip: Regeren is vooruitzien. Dit bekende spreekwoord is ook van toepassing op het besturen van een vrijwilligersorganisatie. Stel een meerjarenbeleidsplan op: welke doelen wil uw organisatie bereiken, op welke manier en met welke middelen. Van zo'n plan kunt u vervolgens een jaarplan en -planning afleiden. Dat werkt een stuk prettiger, efficiënter en voorkomt verrassingen. Bovendien komt het professioneel over bij mogelijke sponsors en subsidieverstrekkers.

Secretaris: persoonlijkheid: kan goed hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden, schrijft gemakkelijk, heeft plezier in 'papierwerk' en kan goed met de computer overweg; taken/verantwoordelijkheden: stelt (samen met de voorzitter) een agenda op voor de bestuursvergaderingen; notuleert die vergaderingen; handelt de briefwisseling en het e-mailverkeer met derden af. Schrijft vaak ook de persberichten; houdt het (knipsel)archief bij; is verantwoordelijk voor de ledenadministratie; geeft belangrijke informatie door aan het bestuur, de commissies, de leden etc.

Hoezo ‘niet de bedoeling van het knipselarchief’?

Penningmeester: persoonlijkheid: is betrouwbaar en nauwkeurig, kan goed met de computer overweg, heeft verstand van boekhouden en plezier in 'cijferwerk'; taken/verantwoordelijkheden: bewaakt de binnenkomende en uitgaande geldstromen; stelt de jaarlijkse begroting op en bewaakt deze; voert een inzichtelijke financiële administratie en voorziet het bestuur van financiële rapportages; stelt het financieel jaarverslag op; vertaalt beleid en activiteiten in geld en in informatie over (on)mogelijkheden.

20

Overige bestuursleden De andere bestuursleden hebben vaak een eigen aandachtsgebied, zoals PR. Ook andere taken komen voor: het voorzitten van een commissie of bijvoorbeeld het vertegenwoordigen van de organisatie in een regionaal overleg.

2.2 BESTUURDERSAANSPRAKELIJKHEID Bestuurdersaansprakelijkheid kan zich voordoen bij zowel vennootschappen als verenigingen en stichtingen. De belangrijkste reden om een bestuurder aansprakelijk te stellen is onbehoorlijk bestuur. Ook bestuurders en toezichthouders van instellingen in de non-profit sector bezinnen zich steeds meer op de relatie tussen de door hen vervulde functie en de daarmee samenhangende mogelijke persoonlijke aansprakelijkheid. Bij vaststelling van de aansprakelijkheid speelt in beginsel geen rol van betekenis of, en zo ja in hoeverre, het een betaalde of vrijwillige functie betreft. Niet alleen de bestuurders en voormalige bestuurders, maar ook degenen die binnen de organisatie een behoorlijke 'vinger in de pap' hadden en het beleid binnen de organisatie hebben (mee)bepaald, kunnen aansprakelijk zijn. Er wordt wel onderscheid gemaakt tussen interne en externe aansprakelijkheid. Interne aansprakelijkheid Interne aansprakelijkheid is de aansprakelijkheid van bestuurders en/of toezichthouders ten opzichte van de rechtspersoon, als gevolg van het niet goed vervullen van hun taak (ook wel de onbehoorlijke taakvervulling of toerekenbare tekortkoming genoemd). Een bestuurder zal zich er in ieder geval niet van af kunnen maken door te zeggen dat hij niet beschikte over bepaalde kennis of vaardigheden. Hij wordt geacht zijn gehele bestuurderstaak goed uit te kunnen oefenen. Verder moet hij het belang van de organisatie dienen en niet alleen zijn persoonlijk belang. Externe aansprakelijkheid Bij externe aansprakelijkheid gaat het om de aansprakelijkheid ten opzichte van iedereen, behalve de rechtspersoon. Er is een onderscheid tussen verenigingen en stichtingen die vennootschapsplichtig zijn en verenigingen en stichtingen die dat niet zijn. Voor alle bestuurders en/of toezichthouders van verenigingen en stichtingen geldt dat zij

Tip: Het is vaak lastig om bestuursleden te werven. In de ogen van veel mensen gaat het om een zware functie waar je lang aan 'vast zit'. Probeer de taken goed over de bestuursleden te verdelen en leg de functiebeschrijving op één A4-tje vast. Kijk steeds kritisch of alle taken wel bij het bestuur thuishoren, of bijvoorbeeld ook door een andere vrijwilliger of een werkgroep kunnen worden gedaan. aansprakelijk gesteld kunnen worden als er sprake is van een onrechtmatige daad. Bijvoorbeeld wanneer een directeur verplichtingen aangaat terwijl hij wist/behoorde te weten dat de vereniging of stichting deze verplichting niet na zou kunnen komen. Bestuurders en toezichthouders van vennootschapsplichtige verenigingen en stichtingen kunnen bovendien aansprakelijk worden gesteld op grond van balansaansprakelijkheid, (in geval van faillissement) de Anti Misbruikwetten en de rechtstreekse en persoonlijke aansprakelijkheid voor belastingen en premies. Beperken van risico's De soep wordt nooit zo heet gegeten, maar het is wel zinvol om de risico's in kaart te brengen en zo mogelijk te verzekeren. Hoe kunt u als bestuurslid de risico's zoveel mogelijk beperken? onderzoek de risico's voordat u een bestuurslidmaatschap aanvaardt;

21

schrijf alle bestuursleden in in het handelsregister van de Kamer van Koophandel; werk verantwoord, gewetensvol, loyaal en bewust binnen de regels van de wet, de statuten, het huishoudelijk reglement en de bestuursbesluiten; blijf binnen uw bevoegdheden; kijk mee met uw collega-bestuurders (en laat zaken die u constateert zo nodig schriftelijk vastleggen): u bent ook aansprakelijk als uw medebestuurders fouten hebben gemaakt; leer van gemaakte fouten; informeer naar een BTA-polis (Bestuurders en Toezichthouders Aansprakelijkheidspolis) bij een tussenpersoon of verzekeringsmaatschappij. Deze beschermt uw privévermogen als u persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld omdat u als bestuurder of toezichthouder fouten heeft gemaakt en daardoor schade heeft toegebracht aan anderen (inclusief uw organisatie).

Tip: Bestuurdersaansprakelijkheid is een lastige materie. Neem voor meer informatie even contact op met Zet Brabant via telefoonnummer 013-5441440.

2.3 EINDE OF WIJZIGING BESTUURSLIDMAATSCHAP Een bestuurslid kan worden aangesteld voor onbepaalde tijd of voor een vaste termijn (met een mogelijkheid tot herbenoeming tijdens de jaarvergadering). Dit ligt vast in de statuten van uw organisatie. Een bestuurslidmaatschap eindigt als de termijn verstreken is, door ontslag, doordat het bestuurslid zelf zijn functie neerlegt of bij overlijden. Als u in één van de laatste drie gevallen aantreedt in de plaats van een oud bestuurslid, 'zit' u de resterende termijn van uw voorganger uit. In de praktijk kan het dus voorkomen dat u bijvoorbeeld maar een halfjaar bestuurslid bent.

Tip: Staat uw organisatie bij de Kamer van Koophandel ingeschreven, geef dan na een bestuurswisseling even de namen door van de nieuwe bestuursleden. U kunt daarvoor een formulier downloaden via www.kvk.nl.

2.4 JAARVERGADERING Eén keer per jaar legt het bestuur officieel verantwoording af over de werkzaamheden en het gevoerde financiële beleid. Dat gebeurt bij de vereniging tijdens en aan de Algemene Ledenvergadering. Bij een stichting wordt daarvoor een bestuursvergadering gepland. In het algemeen wordt zo'n Algemene Ledenvergadering of bestuursvergadering gehouden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Bij de ene organisatie loopt de financiële administratie van 1 januari tot en met 31 december, andere werken bijvoorbeeld per schooljaar (van 1 september tot en met 31 augustus). Bij de meeste vrijwilligersorganisaties is de jaarvergadering in april, mei of juni. Wat staat er op de agenda? opening; verslag van de vorige jaarvergadering; verslag van de secretaris: het jaarverslag (zie deel 1, hoofstuk 2, paragraaf 2.5); verslag van de penningmeester: de jaarrekening; contributieregeling; (her)benoeming van bestuursleden;

22

de kascontrole; wat verder ter tafel komt; rondvraag; sluiting. Wat komt er praktisch gezien bij kijken? de keuze van een goede lokatie (bereikbaarheid, parkeerplaatsen, aantal zitplaatsen, consumpties, prijzen, schoonmaak, audiovisuele middelen etc.); een tijdige uitnodiging, met daarbij een agenda. In de statuten staat hoe deze uitnodiging wordt verspreid. Dat kan in een brief of bijvoorbeeld het clubblad: als iedereen er maar kennis van kan nemen. Vermeld in de uitnodiging ook waar de stukken (jaarverslag, jaarrekening) ter inzage liggen en hoe het verslag na afloop van de vergadering wordt verspreid (of iedereen het krijgt toegestuurd, of het moet worden opgevraagd of dat het op een centrale plek ter inzage ligt).

WELKOM op onze jaarvergadering! Programma m’neer? Drankje? Zit u lekker?

2.5 JAARVERSLAG Het samenstellen van het jaarverslag is meestal een taak van de secretaris. Het verslag is één van de agendapunten tijdens de Algemene Ledenvergadering van een vereniging. En natuurlijk ook tijdens de speciaal daarvoor geplande bestuursvergadering van een stichting. U bent niet verplicht om een jaarverslag te maken. Maar zo'n verslag moet u wel vaak meesturen als u subsidie aanvraagt of een mogelijke sponsor benadert. In een jaarverslag kunnen de volgende onderwerpen aan bod komen: inleiding; organisatiestructuur; samenstelling bestuur; activiteiten bestuur; ledenvergaderingen; activiteiten; financiën;

23

3. VRIJWILLIGERSBELEID De meeste vrijwilligersorganisaties hebben regelmatig behoefte aan nieuwe vrijwilligers. Het is echter niet altijd even gemakkelijk om ze te vinden. Daarom is het des te belangrijker om goed na te denken over het onderwerp vrijwilligersbeleid. Zodat u uw vrijwilligers vindt én behoudt! In dit hoofdstuk brengen we u graag op ideeën.

3.1 TOETSINGSCRITERIA VRIJWILLIGERSWERK Welke eisen mag een organisatie aan een vrijwilliger stellen? Wanneer is er sprake van vrijwilligerswerk en wanneer van betaalde arbeid? Deze en andere vragen leiden in de praktijk nogal eens tot discussies. Om verwarring te voorkomen heeft NOV (Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk) toetsingscriteria vastgesteld voor alle vrijwilligerscentrales in Nederland. Ook de Veldhovense vrijwilligerscentrale (Stimulans Vrijwilligersbureau) werkt volgens deze richtlijnen: de vrijwilligerscentrales bemiddelen niet: voor profitorganisaties, die zich richten op het maken van winst; voor privépersonen; als het vrijwilligerswerk het karakter heeft van betaalde arbeid; als het vrijwilligerswerk plaatsvervangend is voor bezuinigingen. verzekeringen en vergoedingen: de organisatie moet haar vrijwilligers minimaal WA verzekeren; als het gaat om risicovolle activiteiten moet er ook een ongevallenverzekering worden afgesloten; de organisatie vergoedt de werkelijk gemaakte autokosten, porto- en bijvoorbeeld telefoonkosten; bij autorijden voor het werk is een autoinzittendenverzekering noodzakelijk.

Tip: De gemeente Veldhoven heeft voor alle vrijwilligers een WAongevallenverzekering afgesloten. Vrijwilligersorganisaties kunnen daar gratis gebruik van maken. Wilt u hier meer over weten, kijk dan even in hoofdstuk 3 van deel 2. Wilt u uw organisatie aanmelden? Neem dan even contact op met Stimulans Vrijwilligersbureau via [email protected].

functie-eisen: vrijwilligerswerk moet voor een grote groep mensen toegankelijk zijn. Daarom mag een organisatie geen opleidingseisen stellen (behalve een rijbewijs of een EHBO-diploma als dat voor de functie noodzakelijk is); een organisatie mag wel vaardigheidseisen stellen. Als het gaat om ervarings-, sekse- of leeftijdseisen moet de reden hiervoor acceptabel zijn (bijvoorbeeld vrouwelijke vrijwilligers in een blijf-van-mijn-lijf huis). begeleiding en overleg: een vaste contactpersoon zorgt voor ondersteuning en begeleiding; er is een afgesproken inwerkperiode; de vrijwilliger moet over het werk kunnen overleggen met andere vrijwilligers en (beroeps)krachten.

24

takenpakket: de organisatie moet de taken duidelijk omschrijven. Dat geldt ook voor de afbakening in taken en verantwoordelijkheden tussen beroepskracht en vrijwilliger. tijdsduur: de organisatie mag per week maximaal twintig uur inzet vragen. Als een vrijwilliger zelf meer uren wil werken, is dat uiteraard geen probleem.

Maar ik begrijp u niet! Ik ben ècht een enorm dierenliefhebster!

3.2 VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST Het woord vrijwilligersovereenkomst zit op het eerste gezicht vol tegenstrijdigheden: een overeenkomst voor iets wat je vrijwillig doet….? Toch is zo'n overeenkomst belangrijk voor zowel de organisatie als de vrijwilliger. Beide partijen kunnen er hun rechten en plichten in vastleggen en dat schept duidelijkheid. Een goede overeenkomst werkt voor een vrijwilliger niet drempelverhogend, maar juist drempelverlagend! Wat kunt u er bijvoorbeeld in vastleggen? inwerkperiode/proefperiode (meestal twee maanden van beide kanten); begeleiding; evaluatiemomenten (na twee weken, na twee maanden en daarna bijvoorbeeld ieder jaar); (als het gaat om een kort, afgebakend project) einddatum; opzegtermijn; WA-ongevallen-, autoinzittenden- en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering; onkostenvergoeding: procedure (verantwoording achteraf met bonnen of vooraf vragen), wat wordt wel/niet vergoed; werktijden/uren per week of maand; (verwijzing naar een) functiebeschrijving; recht op bijscholing/deskundigheidsbevordering; werkzaamheden/bevoegdheden/verantwoordelijkheden; geheimhoudingsplicht; klachtenregeling; inspraak; recht op informatie: blad, website, notulen e.d.; arbeidsomstandigheden;

25

gevolgen voor uitkeringsgerechtigden; vertrouwelijke behandeling gegevens vrijwilliger.

Tip: Ga zorgvuldig om met de registratie van de persoonsgegevens van uw vrijwilligers. Meer infomatie? Zie deel 2, Hoofdstuk 1, paragraaf 1.9

3.3 WERVING VAN VRIJWILLIGERS Bent u op zoek naar een vrijwilliger? Dan realiseert u zich vast dat de vraag naar vrijwilligers groot is. Een goede aanpak leidt ook hier tot het beste resultaat: maak eerst een inventarisatie van de werkzaamheden die gedaan moeten worden; bepaal of het gaat om een eenmalig project of een vacature voor onbepaalde tijd. Zoekt u bijvoorbeeld iemand die een folder wil schrijven of een PR-functionaris? Heeft u het hele jaar door behoefte aan een begeleider van verstandelijk gehandicapten of aan een man of vrouw die in de winter wil schaatsen met een verstandelijk gehandicapte? Of zijn de werkzaamheden meer geschikt voor een groep vrijwilligers?; bedenk over welke vaardigheden de vrijwilliger moet beschikken. En ook wat uw organisatie de vrijwilliger te bieden heeft;

Tip: Vrijwilligers zetten zich niet alleen in vanwege 'het goede doel'. De meestgenoemde motieven om vrijwilligerswerk te doen: • leuk om te doen; • ervaring opdoen (curriculum vitae)/actief blijven; • goed voor het zelfvertrouwen; • mensen ontmoeten; • leren en oefenen van vaardigheden; • ontdekken van nieuwe talenten; • resultaat zien; • morele/religieuze/politieke overtuigingen; • sociale erkenning. benader mensen die het werk zouden kunnen doen: familie, vrienden, buren, collega's of kennissen van vrijwilligers, leden of donateurs, een stagiair van bijvoorbeeld Fontys of het ROC. Een persoonlijke benadering (rechtstreeks vragen) werkt nog altijd het beste; kunt u geen geschikte vrijwilliger vinden, zoek dan de publiciteit. U kunt bijvoorbeeld een oproep doen in uw clubblad, een persbericht versturen of posters en folders verspreiden; meld uw vacature aan via www.stimulansveldhoven.nl. Uiteraard kunt u ook telefonisch een inschrijfformulier aanvragen of er even binnenlopen. Uw vacature komt dan in de Vacaturebank, op de website en in de wekelijkse rubriek in de lokale media.

Tip: Het werven van vrijwilligers lukt alleen als mensen uw organisatie al kennen en er een positief beeld van hebben. Continue PR is voor iedere vrijwilligersorganisatie daarom van levensbelang. Regelmatig in de publiciteit komen betekent bovendien dat u uw vraag om nieuwe vrijwilligers af en toe 'subtiel' kunt laten vallen (bijvoorbeeld als u een interview geeft over de activiteiten rondom uw tienjarig bestaan). Roep nooit dat uw organisatie ophoudt te bestaan als zich nu geen nieuwe vrijwilligers aanmelden. Mensen horen het liefst bij een organisatie die succes heeft, niet bij één die 'ten dode is opgeschreven'

26

Hoezo ‘bent u hier ook vrijwillig’?

3.4 SELECTIE VAN VRIJWILLIGERS Meldt zich een vrijwilliger aan, dan maakt u natuurlijk een afspraak voor een kennismakingsgesprek. Een paar tips: stel de vrijwilliger op zijn gemak: zorg voor een prettige sfeer; vertel eerst iets over uw organisatie: het doel, het aantal mensen, de activiteiten, de sfeer etc. Zorg dat u informatiemateriaal klaar heeft liggen; bespreek wat u 'in de aanbieding' heeft: de taken, de uren, de begeleiding etc. Schets een reëel beeld: dat voorkomt onaangename verrassingen achteraf; geef de vrijwilliger gelegenheid om vragen te stellen; laat de vrijwilliger vertellen waar hij naar op zoek is en wat zijn motivatie is; bespreek de verdere aanpak: is de vrijwilliger geschikt: eerste werkdag, vrijwilligersovereenkomst etc.; is de persoon voor u niet geschikt: leg dan duidelijk uit waarom uw organisatie (op dit moment) niet de juiste plek is voor de vrijwilliger. Stimuleer de vrijwilliger om contact op te nemen met Stimulans Vrijwilligersbureau om naar andere vacatures te informeren.

Tip: Bent u via Stimulans Vrijwilligersbureau in contact gekomen met een nieuwe vrijwilliger? Laat dan even weten hoe het gesprek is verlopen. Zo blijft de Vacaturebank up-to-date.

3.5 INTRODUCTIE EN BEGELEIDING Voor iedere werknemer is een eerste werkdag best spannend. Dat geldt ook voor een vrijwilliger. U kunt als organisatie heel veel doen om zo'n dag prettig te laten verlopen. Denk bijvoorbeeld aan: een prettige ontvangst door de begeleider: even bijpraten met een kopje koffie of thee; het doornemen van de vrijwilligersovereenkomst, die de vrijwilliger ter plekke of thuis kan ondertekenen. En waarvan hij natuurlijk ook een exemplaar krijgt; een voorstelronde; een rustige kennismaking met het werk, samen met de begeleider;

27

het maken van afspraken over het vervolg: de werktijden, de taken, de begeleiding. Belangrijk is dat u bijvoorbeeld twee weken na de eerste 'werkdag' even met de vrijwilliger evalueert. Benadruk dan vooraf dat dit een evaluatie is van beide kanten. Vervolgens kunt u na twee maanden en daarna ieder halfjaar zo'n evaluatiegesprek voeren.

Klaar mensen? Let op! Daar komt ‘ie!

3.6 BEHOUD VAN VRIJWILLIGERS De tijd dat vrijwilligers hun hele leven bij één en dezelfde organisatie actief blijven, is voorbij. Hoe houdt u ze dan toch zo lang mogelijk vast? met waardering, belangstelling en aandacht; door een prettige werksfeer en een goede werksituatie (ruimte, materialen, begeleiding, tussentijdse evaluatie en afspraken); met een goede, open communicatie; door duidelijke afspraken over medezeggenschap en klachten; met kleine attenties bij jubilea, verjaardagen, kerst, nieuwjaar en ziekte (een kaartje, bezoekje of telefoontje is vaak al voldoende). Heeft u dit allemaal gedaan en gaat een vrijwilliger toch weg? Bedenk dan dat een wisseling van de wacht ook voordelen biedt: frisse ideeën en nieuwe contacten. Bedank de vrijwilliger en geef hem als hij dat wil een getuigschrift.

Tip: Vraag een vrijwilliger bij zijn afscheid waarom hij uw organisatie verlaat. Misschien komt u zo nog op ideeën om uw vrijwilligersbeleid te verbeteren.

28

3.7 VRIJWILLIGERSONDERSCHEIDINGEN, -PRIJS EN -AVONDEN De gemeente Veldhoven en Stimulans Vrijwilligersbureau helpen graag een handje mee om uw vrijwilligers te behouden. Om het vrijwilligerswerk in Veldhoven te stimuleren én vrijwilligers te bedanken voor hun inzet, organiseren zij jaarlijks een aantal activiteiten.

Vrijwilligersonderscheidingen Sinds 2004 is er een gemeentelijke onderscheiding voor vrijwilligers. Bedoeld als blijk van waardering voor mensen die zich als vrijwilliger inzetten voor (een) specifieke vereniging(-en) of voor de sociale infrastructuur in het algemeen. Om in aanmerking te komen voor een onderscheiding moet een vrijwilliger aan verschillende voorwaarden voldoen. Hij moet bijvoorbeeld minimaal 12 1/2 jaar actief zijn als vrijwilliger. Voor meer informatie kunt u terecht bij de gemeente Veldhoven, bestuurssecretariaat, telefoonnummer 040-2584109. Vrijwilligersprijs Tijdens een Vrijwilligersavond is ook de jaarlijkse uitreiking van de Veldhovense Vrijwilligersprijs. Deze werd in 1995 in het leven geroepen als waardering voor bestaande projecten en als aanmoediging van nieuwe initiatieven. De winnaar ontvangt een geldbedrag van € 1.250,-, een workshop naar keuze bij De Parasol en een speciaal ontworpen beeld ‘De Bekroning’. In september ontvangen alle vrijwilligersorganisaties via de digitale nieuwsbrief van Stimulans Vrijwilligersbureau een uitnodiging om zich aan te melden. Vrijwilligersavonden Ieder jaar, in januari of februari, kunnen de Veldhovense vrijwilligers genieten van een avondje uit in Theater De Schalm. Alle vrijwilligersorganisaties krijgen in december van Stimulans Vrijwilligersbureau een uitnodiging met informatie over het programma. En over de verkoop van kaartjes, tegen een kleine eigen bijdrage. Omdat de avonden ook zijn bedoeld voor mensen die wel vrijwilligerswerk doen, maar niet bij een organisatie zijn aangesloten (zoals voorleesmoeders en collectanten), verschijnt deze informatie ook in de lokale pers.

29

3.8 BIJSCHOLING/DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING Stimulans Vrijwilligersbureau en De Parasol verzorgen cursussen en workshops, die speciaal voor vrijwilligersorganisaties zijn ontwikkeld. Regulier of volledig afgestemd op de vragen van uw organisatie. In kleine groepen en onder begeleiding van ervaren docenten, die alles weten van de nieuwste ontwikkelingen op het terrein van vrijwilligerswerk. Door een subsidie van de gemeente Veldhoven bedragen de kosten per deelnemer slechts € 7,-. Informeer gerust even bij Stimulans Vrijwilligersbureau naar de mogelijkheden.

MMH!

Natuurlijk zit dat goed! Ik heb al twee lessen gehad hoor!!

Mmm!

mm?

Mhf!

EHBO-cursussen Tijdens activiteiten en evenementen is de aanwezigheid van een gediplomeerd EHBOer van groot belang en vaak zelfs verplicht (zie deel 2, hoofdstuk 1, paragraaf 1.2). Werkt u bij een Veldhovense vrijwilligersorganisatie en volgt u een EHBO-cursus bij de EHBO-Vereniging Veldhoven, dan verstrekt de gemeente u een eenmalige bijdrage. Als u zich aanmeldt bij de EHBO-vereniging, betaalt u een gedeelte van het cursusgeld. De gemeente legt de rest van het bedrag bij. U kunt zich aanmelden bij de EHBO-Vereniging Veldhoven via telefoonnummer 040-2536678.

4. FINANCIELE ZAKEN Zodra er geld omgaat in uw organisatie, moet er worden nagedacht over de manier waarop de financiën worden geregeld. Niet alleen vanwege wettelijke verplichtingen, maar ook met het oog op de bestuurdersaansprakelijkheid. En niet te vergeten als 'verantwoording' naar bijvoorbeeld de leden, sponsors en subsidieverstrekkers.

4.1 JAARREKENING De wet eist dat het bestuur van een rechtspersoon een zodanige financiële administratie voert, dat de rechten en verplichtingen van die rechtspersoon te allen tijde op te vragen zijn. Eén keer per jaar moet het bestuur een balans en een staat van baten en lasten maken. Bij stichtingen en verenigingen is het meestal niet noodzakelijk dat een accountant de cijfers controleert. Bij een vereniging controleert de financiële commissie het financiële verslag. Als u subsidie wilt aanvragen, is een jaarrekening één van de documenten die de gemeente wil inzien. In de jaarrekening op de volgende pagina staan ongetwijfeld posten die op uw organisatie niet van toepassing zijn: misschien heeft u bijvoorbeeld geen afschrijvingen of voorzieningen. De bedragen zijn uiteraard fictief. Het voorbeeld is bedoeld als richtlijn om zelf een jaarrekening op te stellen.

Tip: Zet de bankrekening van uw organisatie altijd op naam van de organisatie en nooit op die van één van de bestuursleden. Dat voorkomt dat een bestuurslid er 'zo maar' met de kas vandoor kan gaan. Laat bovendien altijd twee bestuursleden tekenen voor de uitgaven.

31

JAARREKENING Inkomsten 2003

EURO

Uitgaven 2003

EURO

Contributie

1500

Huur

5000

Bijdragen activiteiten

1000

Gas, water, elektra

1200

Overige bijdragen/donaties

100

Verzekeringen

250

Permanente verhuur

1200

Afschrijving inventaris

1000

Incidentele verhuur

800

Afschrijving kampeermaterialen

450

Financiële acties

2000

Reservering groot onderhoud

2500

Onderhoudskosten

450

Groot onderhoud

5000

Administratie en bestuurskosten

100

Cursussen leiding/bestuur

300

Contributie koepelvereniging

50

Baropbrengsten/buffetexploitatie (*)

Subsidie gemeente

Rente

900

6000

100

Onttrekking aan voorziening groot onderhoud

5000

Kamer van Koophandel/BUMA-Stemra

50

Onttrekking aan reserve inventaris

750

Aanschaf inventaris

750

Activiteitenkosten (u kunt deze post ook nader uitsplitsen, als u veel verschillende activiteiten heeft)

3000

Totale uitgaven

20100

Totale inkomsten

19350

Tekort (exploitatieresultaat) (**)

750

Totale inkomsten

20100

* hier is de netto baropbrengst opgenomen. U kunt er ook voor kiezen om bij de uitgaven de 'inkoop'kosten van de bar op te nemen en bij de inkomsten de totale inkomsten. Het uiteindelijke resultaat blijft hetzelfde, maar het geeft wel meer inzicht in de 'winstmarge'. ** als uw exploitatieresultaat positief is, dan staat deze post in de kolom 'uitgaven'.

32

4.2 BEGROTING In de begroting maakt het bestuur (meestal de penningmeester) een schatting van de te verwachten inkomsten en uitgaven. De begroting is een belangrijk beleidsinstrument. Daarom is het handig om een meerjarenbegroting te maken (als onderdeel van uw beleidsplan). Misschien staan in de onderstaande begroting posten die niet op uw organisatie van toepassing zijn. Gebruik het voorbeeld daarom als richtlijn voor uw eigen begroting. Wat opvalt is dat in de jaarrekening en de begroting dezelfde posten staan. Dit maakt het eenvoudiger om de schatting te vergelijken met de werkelijke uitgaven. U kunt een jaarrekening en begroting ook in elkaar schuiven/naast elkaar zetten. Zo kunt u goed zien of de begroting van een bepaald jaar goed ingeschat was of dat er onverwachte tegenvallers waren. Voor het nog komende jaar is goed te zien welke posten waarschijnlijk hoger of lager uitvallen dan in voorgaande jaren.

Inkomsten 2005

EURO

Uitgaven 2005

EURO

Contributie

1815

Huur

5150

Bijdragen activiteiten

1500

Gas, water, elektra

1200

Overige bijdragen/donaties

80

Verzekeringen

250

Permanente verhuur

1200

Afschrijving inventaris

1000

Incidentele verhuur

800

Afschrijving kampeermaterialen

450

Financiële acties

2150

Reservering groot onderhoud

2500

Onderhoudskosten

750

Aanschaf inventaris

750

Groot onderhoud

500

Administratie en bestuurskosten

150

Cursussen leiding/bestuur

450

Contributie koepelvereniging

60

Baropbrengsten/buffetexploitatie (*)

Subsidie gemeente

Rente

1350

6500

125

Onttrekking aan voorziening groot onderhoud

500

Kamer van Koophandel/BUMA-Stemra

60

Onttrekking aan reserve inventaris

*750

Activiteitenkosten

3500

Totale inkomsten

16770

Totale uitgaven

16770

* moet gelijk zijn aan de post aanschaf inventaris bij de uitgaven.

4.3 BALANS Een balans is een jaaroverzicht van alle bezittingen (activa) en de manier waarop u deze heeft gefinancierd (passiva). Als u duurzame goederen of accommodaties/toestellen in uw bezit heeft, is het zeer raadzaam om te reserveren (af te schrijven) en voorzieningen voor onderhoud aan te leggen. Ook kunt u reserves aanleggen voor andere doeleinden, bijvoorbeeld een jubileum. In de balans kunt u bovendien een post opnemen waaruit blijkt of u het jaar positief of negatief heeft afgesloten (het exploitatieresultaat). U kunt het exploitatieresultaat echter ook direct verwerken in uw eigen vermogen. Vaak staan in een balans de cijfers van twee opeenvolgende jaren. U kunt dan in één oogopslag zien hoe uw activa veranderd zijn ten opzichte van vorig jaar. Ook ziet u bijvoorbeeld hoeveel uw voorzieningen en reserves zijn toegenomen. In de overzichten reserves en voorzieningen (zie 4.3.1) staat vervolgens precies aangegeven hoe deze veranderingen tot stand zijn gekomen. Al met al is het opmaken van een balans zeer aan te raden. De onderstaande balans is een voorbeeld dat u kunt gebruiken voor uw eigen balans. Uiteraard is het mogelijk dat niet alle posten in uw eigen balans terugkomen, bijvoorbeeld als u geen afschrijvingen of voorzieningen heeft. Activa

31-12-2003

31-12-2002

Passiva

31-12-2003

31-12-2002

Boekwaarde inventaris

7600

7850

Eigen vermogen

13950

17000

Boekwaarde kampeermaterialen

2700

3150

Reservering invenataris

5400

5150

reservering kampeermaterial en

1800

1350

Voorziening groot onderhoud

17500

20000

Exploitatieresulta at boekjaar

-750

150

Kas

3100

900

Bank

2800

3250

Spaarrekening

24700

6500

Debiteuren / vorderingen (ik moet nog krijgen

2000

2000

Schulden/credite uren (ik moet nog betalen)

5000

Totaal (*)

42900

43650

Totaal (*)

42900

43650

34

4.3.1 OVERZICHT VOORZIENINGEN EN RESERVES Hieronder ziet u een aantal voorbeelden van overzichten van voorzieningen en reserves. Het kan heel goed zijn dat deze overzichten geen betrekking hebben op uw organisatie. Misschien heeft u bijvoorbeeld geen afschrijvingen, voorzieningen of bestemmingsreserves. Als u die wel heeft, kunt u de voorbeelden gebruiken voor uw eigen overzichten. U ziet hier twee overzichten: 1. de stand van zaken van de waarde van de materialen: wanneer zijn ze aangeschaft, voor welke prijs, hoe lang gaan ze mee, hoeveel heb ik al gespaard met het oog op vervanging en wat zijn ze nu nog waard; 2. de wijzigingen in de reserveringen en voorzieningen (de spaarpotjes voor vervanging van materialen of het plegen van onderhoud) door toevoeging van geld (de afschrijving) of door onttrekking (bijvoorbeeld omdat er een nieuwe tafel is aangeschaft. Gezamenlijk geven deze overzichten goed aan welke materialen u heeft en hoe de spaarpotten voor vervanging of onderhoud er voor staan. Als u de jaarrekening, de balans en deze overzichten naast elkaar legt, zult u zien dat bepaalde bedragen in het ene overzicht precies zo zijn terug te vinden in het andere. Bijvoorbeeld: in de jaarrekening staat bij 'uitgaven' dat u € 2.500,- reserveert voor groot onderhoud. In het overzicht van de voorziening groot onderhoud ziet u dat er € 2.500,- is toegevoegd. Er is ook € 5.000,- uitgegaan, zoals u in datzelfde overzicht kunt zien (er is in dit jaar groot onderhoud gepleegd voor € 5.000,-). Hiervoor heeft u uw voorziening aangesproken ('geld uit uw spaarpot gehaald'). Uiteindelijk is uw voorziening daardoor € 2.500,- lager dan aan het begin van het jaar/eind van het vorig jaar. In de balans is dat ook goed te zien. Op uw jaarrekening ziet u bij de inkomsten het bedrag van € 5.000,weer terugkomen ('onttrekking voorziening groot onderhoud'). Omdat u uw spaarpot heeft aangesproken, heeft u als het ware in dat jaar extra inkomsten gehad en die zijn in de jaarrekening benoemd. Bij uitgaven ziet u in de jaarrekening ook € 5.000,- terugkomen als post 'groot onderhoud', want u heeft € 5.000,- uitgegeven aan groot onderhoud. Op deze manier hebben u, uw bestuur, uw leden en bijvoorbeeld uw subsidieverstrekker goed inzicht in uw financiële situatie. INVENTARIS PER 31-12-2003 Omschrijving

Jaar van aanschaf

Aanschaf waarde

Afschrijving termijn

Jaarlijkse afschrijving

Totaal afschrijving

Boekwaarde

Kast

1992

500

10

50

500

0

40 stoelen

1995

4000

10

400

3200

800

5 tafels

1996

2000

10

200

1400

600

Keukenkasten

1999

6000

20

300

900

5100

Servies / bestek

2000

500

10

50

150

350

Kast

2003

750

10

75

0

750

1000

6150

7600

Totaal

13000

KAMPEERMATERIALEN PER 31-12-2003 Omschrijving

10 TENTEN

Jaar van aanschaf 1999

Totaal

Aanschaf waarde

Afschrijving termijn

Jaarlijkse afschrijving

Totaal afschrijving

Boekwaarde

4500

10

450

1800

2700

450

1800

2700

4500

RESERVERING INVENTARIS Stand per 1-1-2003

Toevoeging i.v.m. afschriijving in 2003

Onttreking aan reserve in 2003

Stand per 31-12-2003

5150

1000

750 (kast, 10 jaar afschrijving m.i.v. 2004

5400

RESERVERING KAMPEERMATERIALEN Stand per 1-1-2003

Toevoeging i.v.m. afschriijving in 2003

Onttreking aan reserve in 2003

Stand per 31-12-2003

5150

1350

0

1800

VOORZIENING GROOT ONDERHOUD Stand per 1-1-2003

Toevoeging i.v.m. afschriijving in 2003

Onttreking aan reserve in 2003

Stand per 31-12-2003

20000

2500

5000

17500

4.4 ONKOSTENVERGOEDINGEN Veel vrijwilligersorganisaties hebben vragen over het onderwerp 'onkostenvergoedingen'. Daarom hebben we de belangrijkste regelingen voor u op een rijtje gezet. Wat is een vrijwilliger? Voor de Belastingdienst is een vrijwilliger iemand die zo nu en dan werkt voor een organisatie zonder winstoogmerk of voor een sportvereniging of sportstichting. Het is belangrijk dat hij dat werk niet voor zijn beroep doet. Werkt iemand voor een (sport)organisatie in de vorm van een BV of NV, dan is hij of zij geen vrijwilliger. Vergoeding van alleen de werkelijk gemaakte kosten De vergoeding die een vrijwilliger krijgt voor de gemaakte onkosten (bijvoorbeeld papier, postzegels en telefoontjes) is niet belast voor de loon- of inkomstenbelasting. Uw organisatie hoeft deze onkostenvergoeding niet door te geven aan de Belastingdienst.

36

Hogere vergoeding Vergoedt de organisatie meer dan de werkelijk gemaakte kosten, dan geldt de volgende regeling. Als de totale vergoeding niet meer bedraagt dan € 150,- per maand en maximaal € 1500,- per jaar, is de vergoeding niet belast voor de loon- en inkomstenbelasting. Dan hoeft uw organisatie de vergoeding niet door te geven aan de Belastingdienst. Is de totale vergoeding hoger, dan is deze onbelast als het gaat om een vergoeding van onkosten die de vrijwilliger heeft moeten maken om het vrijwilligerswerk te kunnen doen. Dan dient wel de eerste tot de laatste eurocent met bonnen verantwoord te worden. Kijk voor meer informatie even op www.belastingdienst.nl. Vergoeding van vervoerskosten Vrijwilligersorganisaties gaan ieder op hun eigen manier om met de vergoeding van vervoerskosten. De ene manier is administratief gezien ingewikkelder dan de andere. Het is maar waar u voor kiest. Een greep uit de varianten: het vergoeden van de werkelijk gemaakte kosten (benzine, strippenkaart); een woon-werkverkeervergoeding voor iedereen op basis van openbaar vervoer (strippenkaart), of je nu met de fiets komt, lopend of met de auto; een vaste vergoeding per jaar of per week; een kilometervergoeding (meestal tussen de € 0,19 en € 0,31 voor de auto en € 1,13 per dag voor de fiets.) Voor werknemers in loondienst geldt een belastingvrije kilometervergoeding van € 0,19, maar voor een vrijwilliger is er geen drempel. De kilometervergoeding mag kostendekkend zijn. Als u bijvoorbeeld kunt aantonen dat de werkelijke kosten van uw auto per kilometer € 0,40 bedragen, dan mag u dat bedrag belastingvrij ontvangen. Komt uw totale vergoeding (onkosten en werkzaamheden) uit boven € 150,- per maand of € 1500,- per jaar, dan gelden er andere regels. Kijk voor meer informatie even op www.belastingdienst.nl. Specifiek voor vrijwilligers in de zorgsector Zowel niet-gesubsidieerde als gesubsidieerde instellingen in de zorgsector kunnen in aanmerking komen voor een onkostenvergoeding voor hun vrijwilligers. Daarmee wil de gemeente Veldhoven voorkomen dat vrijwilligers in de zorgsector om financiële redenen afhaken. Wil uw organisatie voor de vergoeding in aanmerking komen, dan moet u kunnen aantonen dat uw organisatie niet in staat is de onkosten van de vrijwilligers te vergoeden. Bel voor meer informatie even met de afdeling Maatschappelijke en Stedelijke Ontwikkeling, telefoonnummer 040-2584132. Onkostenvergoeding en een uitkering Als een vrijwilliger een onkostenvergoeding krijgt, wordt dit niet als inkomsten gezien. De uitkeringsinstantie trekt de onkostenvergoeding daarom niet van de uitkering af. Wel kan die instantie

37

En mijn vervoerskosten mocht ik gewoon zó terugvragen hoor!

AUTOHANDEL

om bewijs vragen dat het echt gaat om een onkostenvergoeding en niet om extra inkomsten. Overleg voor alle zekerheid even met uw uitkeringsinstantie als u vrijwilligerswerk wilt gaan doen.

4.5 BELASTINGEN Er zijn heel veel verschillende regelingen op belastinggebied. Welke op uw organisatie van toepassing zijn, is afhankelijk van de rechtsvorm en de activiteiten. Het beste is om even te informeren bij uw boekhouder of de Belastingdienst: www.belastingdienst.nl. Teruggaaf energiebelasting Vrijwilligersorganisaties die actief zijn op maatschappelijk, cultureel of sociaal terrein en die geen winst nastreven, kunnen onder bepaalde voorwaarden een deel van hun energiebelasting op olie, gas en elektriciteit terugvragen. De Belastingdienst geeft u graag meer informatie: www.belastingdienst.nl.

4.6 VRIJWILLIGERSWERK MET EEN UITKERING Er gaan stemmen op om mensen met een uitkering onder bepaalde voorwaarden vrij te stellen van sollicitatieplicht als ze een bepaald aantal uren per week vrijwilligerswerk doen. Voor de laatste informatie op dit gebied kunt u terecht bij de sociale dienst of op www.ministeries.nl. Op dit moment is de regel in ieder geval dat een vrijwilliger altijd bij de uitkeringsinstantie dient te melden dat hij vrijwilligerswerk doet.

38

5. SUBSIDIES, FONDSEN EN SPONSORING Binnen de meeste vrijwilligersorganisaties bruist het van de ideeën en plannen. Jammer genoeg zijn de vaste inkomsten (bijvoorbeeld de lidmaatschapsgelden) meestal niet voldoende om die allemaal te realiseren. Dan is het de moeite waard om te bekijken of subsidies, fondsen of sponsoring uitkomst kunnen bieden.

5.1 SUBSIDIES Eén van de mogelijkheden is het aanvragen van subsidie. We helpen u graag op weg: informeer naar de subsidiemogelijkheden van de gemeente Veldhoven. Via de website (www.veldhoven.nl) kunt u de subsidieverordening welzijn downloaden. Bovendien kunt u contact opnemen met de afdeling Maatschappelijke en Stedelijke Ontwikkeling (telefoon 040-2584132) als u meer over dit onderwerp wilt weten; viert uw organisatie een jubileum? De gemeente helpt u graag om feestelijke jubileumactiviteiten mogelijk te maken. Er zijn vaste bijdragen als uw organisatie 12 1/2, 25, 40, 50, 60 of 75 jaar bestaat. Voor jubilea van meer dan 75 jaar bepalen burgemeester en wethouders een redelijke bijdrage, afgestemd op de activiteiten. U dient voorafgaand aan het jubileum een aanvraag voor een gemeentelijke bijdrage in te dienen. Aan de subsidie zijn uiteraard voorwaarden verbonden. Meer informatie: telefoonnummer 040-2584132; het ministerie van volksgezondheid, welzijn en sport ondersteunt organisaties in de welzijnssector: www.minvws.nl.

5.2 FONDSEN bij Stimulans Vrijwilligersbureau kunt u de Fondsendisk van uitgever Elsevier bekijken. Op deze cd-rom staan alle relevante Nederlandse fondsen op een rij, zoals het Prins Bernard Cultuurfonds, het Prinses Beatrix Fonds, het Oranje Fonds, het Nationaal Fonds Ouderenhulp en het VSB fonds; kijk ook eens op www.fondsenboek.nl. Via deze site kunt u het Fondsenboek of de Fondsendisk bestellen. Daarin kunt u via een trefwoordenlijst zoeken naar fondsen die voor u geschikt zijn. Dat is belangrijk, want als uw activiteit aansluit bij het fonds heeft u meer kans dat uw aanvraag wordt gehonoreerd. De fondsen vinden het belangrijk dat uw aanvraag kort en bondig is, dat u duidelijk uitlegt wie u bent en waarom u juist dit fonds benadert. Bovendien moet u financiële gegevens meesturen, zoals een begroting, balans en de jaarrekening van uw organisatie. Soms wordt ook om de statuten en een uittreksel van de Kamer van Koophandel gevraagd.

5.3 SPONSORING Kiest uw organisatie voor het werven van sponsors? De ervaring leert dat bedrijven overspoeld worden met sponsorverzoeken. Bij Stimulans Vrijwilligersbureau kunt u een sponsorhandleiding ophalen. Alvast een paar praktische tips om op te vallen: u heeft de meeste kans van slagen bij lokale bedrijven. Zij vinden lokale publiciteit belangrijker dan bedrijven die in heel Nederland werken; als u een lijst maakt van bedrijven die u wilt benaderen, houd dan steeds in gedachten dat uw 'product' moet passen bij een eventuele sponsor; bedenk een tegenprestatie waar een sponsor wat aan heeft. Voor de hand ligt natuurlijk naamsvermelding of het uitnodigen van relaties tijdens uw evenement. Maar een sponsor vindt het misschien ook interessant als hij tijdens uw evenement kortingsbonnen neer mag leggen en zo in contact kan komen met nieuwe klanten;

sponsoring betekent niet altijd geld of goederen. Wat te denken van sponsoring in mensen: een bedrijf dat haar medewerkers een dagje uitleent om het clubhuis van uw vereniging op te knappen?; via-via werven biedt kansen, bijvoorbeeld als uw leden hun werkgever benaderen met een originele brief.

Tip: Probeer uw organisatie niet afhankelijk te laten zijn van één geldbron. Zegt een sponsor zijn contract op of valt een subsidie weg, dan hoeft dat niet meteen het einde van uw organisatie te betekenen. Het is ook goed om een noodscenario achter de hand te hebben: wat te doen als een sponsor wegvalt.

40

41

DEEL 2 WET- EN REGELGEVING ...dan vindt u hier alles op het gebied van wet- en regelgeving!

42

1. WETGEVING Vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend, ook niet voor de wet. U kunt als organisatie te maken hebben met wetgeving op allerlei gebieden. In dit hoofdstuk komen de belangrijkste aan de orde. En omdat de wetgeving nogal eens verandert, laten we u natuurlijk ook zien waar u terecht kunt voor meer en actuele informatie.

1.1 ARBOWETGEVING Alle vrijwilligersorganisaties moeten aandacht besteden aan arbeidsomstandigheden: omdat zij daar wettelijk toe verplicht zijn; om problemen te voorkomen: minder financiële risico's bij calamiteiten, minder ziekte verzuim en uitval door arbeidsongeschiktheid; om vrijwilligers te motiveren: prettige werkplek, uiting van waardering en respect. Ten onrechte wordt wel eens gedacht dat een organisatie zonder eigen 'honk' (zoals een kantine, kantoor of blokhut) niets te maken heeft met de Arbowet. Maar het tegendeel is waar! De Arbowet gaat immers niet alleen over vluchtroutes en rampenbestrijding, maar ook over zaken als werktijden, ongewenst gedrag en lichamelijke belasting. En daar heeft iedere vrijwilligersorganisatie mee te maken. Dus ook bij activiteiten buitenshuis moet u aandacht schenken aan de arbeidsomstandigheden. En de wet geldt echt voor alle organisaties, ook bijvoorbeeld voor buurtverenigingen. Risico-inventarisatie Iedere organisatie is verplicht om een RI&E toets (risico-inventarisatie & evaluatie) uit te voeren. Organisaties die (vrijwel) uitsluitend met vrijwilligers werken hoeven geen Arbodienst in te schakelen om die RI&E te toetsen. De voorwaarde is dan wel dat er in een jaar in geen enkele week meer dan veertig uur per week betaalde arbeid wordt verricht. U kunt een RI&E toets opvragen bij Stimulans Vrijwilligersbureau of downloaden via www.vrijwilligersplein.nl.

VOLGENDE!

In een RI&E toets komen vijf vragen aan de orde: wat zijn de gevaren; hoe groot zijn deze; wat zijn de mogelijke gevolgen als er iets fout gaat; hebben wij voldoende voorzorgsmaatregelen getroffen; welke aanvullende maatregelen zijn nodig. Aan de hand van de RI&E toets formuleert u een actieplan, met een tijdschema om de geconstateerde risico's aan te pakken. Ieder jaar bekijkt u of de omstandigheden zijn veranderd en of het nodig is om uw plan aan te passen. De Arbeidsinspectie controleert of uw organisatie zich houdt aan de Arbowet. Heeft uw organisatie geen schriftelijke RI&E toets, of bent u in overtreding op het gebied van arbeidsomstandigheden, dan krijgt u direct een boete. Wat bij veel organisaties niet bekend is, is dat er ook regels zijn voor arbeidstijden, afhankelijk van de leeftijd van de vrijwilligers.

Tip: Gebeurt er een ernstig ongeval (waarbij ziekenhuisopname noodzakelijk is), dan bent u verplicht dit direct te melden bij de Arbeidsinspectie via telefoonnummer 0475-356666.

1.2 BEDRIJFSHULPVERLENING Bedrijfshulpverlening betekent kortweg 'het zoveel mogelijk beperken van de direct nadelige gevolgen voor werknemers van ongevallen en brand'. Wat is de taak van een bedrijfshulpverlener? het verlenen van eerste hulp bij ongevallen; brandbestrijding; het in noodsituaties evacueren van vrijwilligers (en andere aanwezigen);

44

het communiceren met hulpverleningsorganisaties. In de Arbowet is vastgelegd aan welke bepalingen een werkgever moet voldoen. Die wet is ook van toepassing op vrijwilligersorganisaties. De Arbodienst weet precies welke specifieke regels op uw organisatie van toepassing zijn. Want die zijn afhankelijk van het aantal vrijwilligers, de activiteiten van uw organisatie, de omgeving waar uw organisatie actief is etc. Werkt u niet samen met een Arbodienst, dan kunt u bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (www.home.szw.nl of via www.ministeries.nl) alle informatie krijgen die u nodig heeft.

Ja sorry hoor! Ik dacht waar rook is, is vuur.. Blussen!!

zucht!

1.3 BRANDVEILIGHEID Gaat uw organisatie werken vanuit een nieuw gebouw, dan is het belangrijk om vooraf de brandveiligheid kritisch onder de loep te nemen. (Zie ook 'Gebruiksvergunningen', deel 2, hoofdstuk 2, paragraaf 2.2). Verhuist u niet naar een ander pand, dan is het sowieso ook verstandig om ieder jaar even stil te staan bij dit onderwerp. Ook als u een evenement organiseert, is brandveiligheid een belangrijk onderwerp. De gemeente heeft een handige controlelijst voor bijvoorbeeld nooduitgangen, blusmiddelen, vluchtwegverwijzing, stoffering en versiering, stook- en kookgelegenheden en afval. U kunt deze opvragen bij de afdeling Omgevingszaken, telefoonnummer 040-2584322. De controlelijst is opgesteld aan de hand van de voorschriften over het brandveilig gebruiken van gebouwen (vermeld in bijlage 3 en 4 van de bouwverordening).

1.4 DRANK- EN HORECAWET/SOCIALE HYGIËNE Schenkt uw organisatie alcohol, dan heeft u te maken met de Drank- en Horecawet en het onderwerp sociale hygiëne: als u binnen uw inrichting (bijvoorbeeld een clubhuis of blokhut) alcohol schenkt, heeft u een Drank- en horecavergunning nodig. Als u die aanvraagt, moet u een kopie van het

45

bestuursreglement meesturen; bij activiteiten binnen de inrichting waarbij alcohol wordt geschonken, moeten twee leidinggevenden het diploma sociale hygiëne hebben (dit kunnen ook leden of vrijwilligers zijn). Gedurende de tijden dat alcohol wordt geschonken, dient één leidinggevende met sociale hygiëne aanwezig te zijn of een barvrijwilliger die door het bestuur goed is geïnstrueerd over verantwoord alcoholgebruik. De barvrijwilligers moeten minimaal 16 jaar oud zijn; heeft uw organisatie geen drank- en horecavergunning, maar verkoopt u tijdens een evenement alcoholhoudende drank, dan moet u een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en horecawet aanvragen. Met deze ontheffing is het mogelijk dat gedurende een bepaalde tijd toch

Tip: Het is verstandig om in het bestuursreglement vast te leggen welke kwaliteitseisen u stelt aan barmedewerkers, wanneer en aan wie er alcohol wordt geschonken en hoe dat zichtbaar wordt gemaakt in de bar, welke vrijwilligers het diploma sociale hygiëne hebben en wie toezicht houdt op de naleving van het reglement. bedrijfsmatig alcohol geschonken wordt. Er mogen alleen zwak-alcoholische dranken geschonken worden. Het schenken van alcohol moet altijd onder leiding staan van iemand die in het bezit is van de "Verklaring sociale hygiëne". Deze persoon moet tijdens het evenement zelf aanwezig zijn; als het evenement plaatsvindt in een horecagelegenheid of sportkantine is een ontheffing niet nodig, omdat de uitbater al een drank- en horecawetvergunning heeft; de personen met het diploma sociale hygiëne mogen niet van slecht levensgedrag zijn; u moet altijd duidelijk zichtbaar aangeven dat u: geen sterke alcohol schenkt aan personen beneden de 18 jaar zwak-alcholische dranken alleen verkoopt aan personen van minimaal 16 jaar geen alcohol schenkt aan personen die jonger zijn dan 16 jaar De STIVA (Stichting Verantwoord Alcolholgebruik) verstrekt gratis stickers die u in uw bar kunt bevestigen (0900-45678482, € 0,35 per minuut); u mag geen alcohol schenken aan mensen die onder invloed zijn van alcohol, drugs of medicijnen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de afdeling Omgevingszaken van de gemeente, telefoonnummer 040-2584322.

Tip: Meer informatie over cursussen sociale hygiëne en een model alcoholbestuursreglement kunt u opvragen bij de helpdesk van Zet Brabant ([email protected]) of bij het platform voor gemeenschapshuizen 't Heft (www.theft.nl). Het ROC en Horeca Nederland bieden cursussen sociale hygiëne aan.

1.5 LEGIONELLA Legionellabesmetting kan ernstige tot zeer ernstige en soms zelfs dodelijke gevolgen hebben. Sportcomplexen, kindercentra, onderwijsinstellingen, kantoren, horeca-instellingen en bedrijven worden gezien als laag-risicocategorie. Zij vallen niet onder de wetgeving op het gebied van legionella. Dat geldt dus ook voor nagenoeg alle vrijwilligersorganisaties. Dit betekent echter niet dat het niet belangrijk is om stil te staan bij het voorkomen van legionellabesmetting. U heeft namelijk wel een zogenoemde zorgplicht: stel de boiler af op een temperatuur boven de 60 C;

46

laat de boiler bij afwezigheid van één week of langer aan staan, of laat hem leeg lopen; geisers en combiketels zonder voorraadvat moeten water van minimaal 550C aan het tappunt leveren; gebruik alle tappunten waar koud of warm water wordt geleverd minimaal één keer per week; laat de leidingen en boilers tijdens seizoenssluitingen leeglopen en spoel deze voordat u ze in gebruik neemt twintig minuten door; voorkom dat de koudwaterleiding opwarmt. Plaats geen warmteafgevende apparatuur of warmwaterleidingen naast of tegen koudwaterleidingen; verwijder tappunten die u niet of weinig gebruikt. Datzelfde geldt voor dode leidingtakken; het is niet nodig om watermonsters te laten controleren op legionella. Dat hoeft alleen als er indicaties zijn dat er een probleem is en in overleg met de GGD. Als u de bovenstaande maatregelen neemt, is het niet nodig om wekelijks thermisch te desinfecteren of uitgebreid te spoelen. De GGD Zuidoost-Brabant staat u graag te woord als u vragen heeft over legionella. Telefoonnummer: 0492-584888.

1.6 MUZIEKRECHTEN Aan het ten gehore brengen van muziek zijn in veel gevallen kosten verbonden. Via Buma en/of Stemra betaalt u de mensen die de muziek hebben 'bedacht' (componisten, tekstschrijvers). Als iemand muziek draait of speelt in huiselijke kring, bij bruiloften en familiebijeenkomsten, dan zijn daar geen kosten aan verbonden. Ook als u muziek (af)speelt waarvan de maker meer dan zeventig jaar dood is, bent u de maker niets verschuldigd. Iedereen die buiten de familie- of vriendenkring muziek ten gehore brengt, moet wel betalen: symfonieorkesten, amateurkoren, horecabedrijven, sportclubs, bejaardentehuizen, ziekenhuizen, sportscholen, dansleraren, omroepen etc. Ook als het slechts om achtergrondmuziek gaat, zoals in winkels, fabrieken en kantoren. Of om een eenmalige gelegenheid, zoals een feest van de voetbalclub. In al deze situaties betaalt u aan Buma. Voor het vastleggen van een muziekstuk op een beeld- of geluidsdrager (ook vertalingen en imitaties) moet u de maker altijd betalen, behalve als deze meer dan zeventig jaar dood is. Stemra is de organisatie tot wie u zich moet wenden. Legt u muziek vast op een geluidsdrager én brengt u deze ten gehore buiten de familie- of vriendenkring, dan betaalt u aan Buma én aan Stemra. Meer informatie: www.buma-stemra.nl.

1.7 TABAKSWET Volgens de Tabakswet moeten openbare gebouwen rookvrij zijn en heeft iedere werknemer recht op een rookvrije werkplek. Gelden deze regels ook voor vrijwilligersorganisaties? Werkt u als vrijwilliger in een gesubsidieerde accommodatie (bijvoorbeeld een buurthuis) dan zijn deze regels van toepassing. Heeft uw organisatie een eigen (niet gesubsidieerd) pand, dan is de Tabakswet niet helemaal duidelijk. De Arbowet zegt echter dat werknemers recht hebben op een rookvrije werkplek. Omdat deze wet ook op vrijwilligersorganisaties van toepassing is, zouden vrijwilligers dus in een rookvrije omgeving moeten kunnen werken. Er heeft zich nog geen rechter gebogen over dit onderwerp. Zeker is wel dat het roken in de toekomst steeds strenger zal worden aangepakt. De VWA (Voedsel- en Waren Autoriteit) kan bij

47

overtredingen zelfs boetes opleggen van duizenden euro's. Als u er binnen uw organisatie voor zorgt dat mensen die niet roken in een rookvrije ruimte hun werk kunnen doen en er bovendien een ruimte is waar wel gerookt mag worden, zit u altijd goed.

Tip: Stivoro (Stichting Volksgezondheid en Roken) heeft diverse folders over dit onderwerp. Bovendien kunt u daar terecht met al uw vragen: www.stivoro.nl.

En hoezo kunnen wij geen rookvrije werkplek krijgen??

1.8 VERKEERSREGELAARS Organiseert uw organisatie een evenement dat ook gevolgen heeft voor het verkeer (parkeren, omleidingsroute)? Dan heeft u verkeersregelaars nodig. Belangrijk is dat u de volgende stappen onderneemt: werf de verkeersregelaars; regel kleding en uitrusting: een oranje fluorescerende hes, met voor- en achterop (minimaal 8 centimeter hoog) het woord verkeersregelaar. Eventueel ook een fluit en lamp met kegel, maar in ieder geval geen stopbord; maak met de politie een afspraak voor een instructie. De afdeling Omgevingszaken van de gemeente beantwoordt graag uw vragen over dit onderwerp. Telefoonnummer: 040-2584322.

48

1.9 ZORGVULDIG OMGAAN MET PERSOONSGEGEVENS Elke vrijwilligersorganisatie werkt met persoonsgegevens: van leden, vrijwilligers of bijvoorbeeld sponsors. Het is belangrijk dat u zorgvuldig met die gegevens omgaat. Verstrek ze niet zomaar aan derden, zeker niet als ze voor commerciële doeleinden worden gebruikt. En vernietig ze als u ze twee jaar niet meer heeft gebruikt.

49

2. VERGUNNINGEN Veel mensen zien een vergunning als iets vervelends: een opsomming van regels waar ze zich aan moeten houden. Terwijl een vergunning in feite een verduidelijking is van 'wat je allemaal mag'. Zo krijgt het begrip een geheel andere, positieve lading. De afdeling Vergunningen van de gemeente denkt graag met u mee als u een evenement organiseert of bijvoorbeeld verhuist naar een nieuw pand. In alle gevallen geldt: betrek de gemeente vroegtijdig bij uw plannen. Zo komt u op nieuwe ideeën en voorkomt u extra werk.

2.1 EVENEMENTEN Op dit moment werkt de gemeente aan een nieuw evenementenbeleid. Mogelijk gaat er in de toekomst op dit gebied dus het een en ander veranderen. Kijk voor actuele informatie even op de website. Op het moment dat dit handboek gedrukt werd, golden de volgende regels: Evenementen altijd aanmelden In het algemeen geldt dat u al uw evenementen van meer dan honderd personen bij de gemeente moet aanmelden. Want voor diensten als politie en brandweer is het handig om te weten wat er speelt. U hoeft die diensten zelf niet te informeren: die afstemming doet de afdeling Gemeentewinkel. Downloaden via website Op de website van de gemeente kunt u de formulieren downloaden die u nodig heeft om uw evenement aan te melden ('kennisgeving evenement'). Het is belangrijk dat u die melding uiterlijk drie weken van tevoren doet. Ondersteuning vanuit de gemeente De gemeente Veldhoven draagt evenementen een warm hart toe. Daarom kunt u een beroep doen op de gemeente voor: financiële ondersteuning: de regeling Subsidiëring Garantstelling Culturele Evenementen biedt onder bepaalde voorwaarden mogelijkheden voor een financiële bijdrage; het huren van hekken, podia, vlaggenmasten, kliko's e.d. Bovendien kunt u afspraken maken over het opruimen van afval na afloop van uw evenement; publiciteit: op uw melding van een evenement kunt u ook aangeven of u wilt dat de gemeente uw evenement opneemt in de evenementenkalender in de huis-aan-huisbladen en op de website. Kijk voor meer informatie even op www.veldhoven.nl.

2.2 GEBRUIKSVERGUNNING Een gebruiksvergunning heeft alles te maken met de brandveiligheid en ontruiming van een gebouw. Daarin staat aan welke voorschriften u zich moet houden om het risico van brand zoveel mogelijk te beperken. Wanneer moet u zo'n vergunning aanvragen? verhuizing naar een nieuw gebouw: informeer bij de gemeente of een gebruiksvergunning vereist is (de vergunningcriteria staan in artikel 6.1.1. van de gemeentelijke bouwverordening); verhuizing naar bestaand gebouw: toets of het gebruik (inclusief incidentele activiteiten) klopt met de al bestaande gebruiksvergunning voor het pand.

50

De gemeente controleert of uw organisatie de gebruiksvergunning naleeft. Op de website kunt u de formulieren downloaden die u nodig heeft om een gebruiksvergunning aan te vragen. Neem voor advies even contact op met de afdeling Vergunningen: telefoonnummer 040-2584552.

2.3 MILIEUVERGUNNING Vrijwel alle vrijwilligersorganisaties hebben te maken met het milieu: u maakt geluid, gebruikt water, produceert afval etc. Wanneer uw organisatie activiteiten ontplooit binnen een begrenzing (bijvoorbeeld een clubhuis of een afgebakend buitenterrein), wordt uw organisatie gezien als een inrichting. Dan heeft u te maken met het onderwerp milieuvergunning. Wanneer aanvragen? als u een evenementenvergunning aanvraagt, komt de milieuvergunning automatisch aan de orde; gaat uw organisatie zich als inrichting vestigen, dan bent u verplicht een zogenaamde melding te doen bij de gemeente. Deze kunt u downloaden via www.infomail.nl/regelgeving (maak daarna de keuze amvb meldingsformulier); bent u al als inrichting gevestigd, dan is het verstandig te checken of deze melding in het verleden al eens is gedaan. Tijdig overleg De gemeente controleert één keer per vijf of tien jaar of u de milieuvergunning naleeft. Bent u van plan om nieuwe activiteiten te organiseren of bijvoorbeeld een nieuw pand te bouwen, dan is het verstandig om vooraf even te overleggen met de afdeling Vergunningen (telefoonnummer 0402584552). Dan hoort u meteen wat er allemaal mogelijk is.

51

3. VERZEKERINGEN Al doen vrijwilligers nog zo zorgvuldig hun werk, er kan altijd iets mis gaan. Dan is het prettig als uw organisatie goed verzekerd is. We zetten de belangrijkste verzekeringen voor u op een rij. Schaderegeling Veel vrijwilligers maken bij het uitoefenen van hun vrijwilligerswerk gebruik van hun eigen auto. Krijgen zij tijdens de rit een ongeluk(je), dan dekt de eigen verzekering vaak maar een deel van de schade. Het overige deel (verlies no-claim, eigen risico, niet casco verzekerd zijn) komt voor eigen rekening. Deze schade is meestal niet te verhalen op de vrijwilligersorganisatie, simpelweg omdat er niet genoeg geld is. Voor deze situaties heeft de gemeente een regeling in het leven geroepen. De subsidie is afhankelijk van de geleden schade, maar er is ook een maximumbedrag. Informeer gerust even bij de afdeling Maatschappelijke Zaken naar de voorwaarden. Telefoonnummer: 040-2584132. Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering In deel 1 Besturen en Organiseren leest u in hoofdstuk 2, paragraaf 2.2 over de aansprakelijkheid van het bestuur van een vrijwilligersorganisatie. En over de mogelijkheid deze aansprakelijkheid te verzekeren. Evenementenverzekering Veel vrijwilligersorganisaties informeren bij verzekeringsmaatschappijen naar een evenementenverzekering. Over het algemeen is de premie erg hoog en keert de verzekering slechts in een beperkt aantal gevallen uit. Dat is dan ook de reden dat er door de gemeente Veldhoven geen collectieve verzekering voor is afgesloten. WA-ongevallenverzekering De gemeente Veldhoven heeft voor alle Veldhovense vrijwilligersorganisaties een collectieve WAongevallenverzekering afgesloten. Deze verzekering biedt uitkomst als: een vrijwilliger een ongeval krijgt, lichamelijk letsel oploopt en als gevolg daarvan blijvend invalide wordt of overlijdt. De verzekering geldt tijdens het verrichten van werkzaamheden en het deelnemen aan activiteiten in opdracht van een vrijwilligersorganisatie. En bovendien tijdens de heen- en terugreis vanaf het woonadres van de vrijwilliger; de vrijwilliger tijdens het verrichten van werkzaamheden of het deelnemen aan activiteiten in opdracht van een vrijwilligersorganisatie lichamelijk letsel of materiële schade veroorzaakt aan derden of aan andere vrijwilligers.

Tip: Verkeersregelaars vallen niet onder de collectieve WA-ongevallenverzekering die de gemeente Veldhoven voor vrijwilligers heeft afgesloten. Het is belangrijk dat u voor hen een aparte verzekering afsluit. Zie voor meer informatie deel 2, hoofdstuk 1, paragraaf 1.8.

Uiteraard kunnen we hier niet alle bepalingen opnemen en gelden bij schadegevallen altijd de polisvoorwaarden. U kunt alleen een beroep doen op deze gratis collectieve verzekering als u uw organisatie daarvoor heeft aangemeld via Stimulans Vrijwilligersbureau. Stuur even een e-mail met uw naam- en adresgegevens, de naam van een contactpersoon en een opgave van het aantal vrijwilligers naar [email protected] U ontvangt dan een bevestiging. Ook voor vragen of schademeldingen kunt u bij Stimulans Vrijwilligersbureau terecht: 040-2536789.

Een uitgave van: STIMULANS VRIJWILLIGERSBUREAU Lange Kruisweg 112 Postbus 264 5500 AG Veldhoven 040-2536789 [email protected] www.vrijwilligersveldhoven.nl Oopeningstijden: maandag t/m vrijdag van 9.00 tot 12.00 uur dinsdagavond op afspraak

GEMEENTE VELDHOVEN Meiveld 1 Postbus 10101 5500 GA Veldhoven 040-2584411 [email protected] www.veldhoven.nl

53

54

55