Cliënteninbreng bij bouwplannen

Cliënteninbreng bij bouwplannen In de zomer van 2011 hebben ActiZ, LOC zeggenschap in zorg en het Aedes-Actiz Kenniscentrum Wonen–Zorg gezamenlijk een serie artikelen op hun websites gepubliceerd. Onderwerp daarvan vormden de positieve ervaring in een vijftal instellingen met cliënteninbreng rondom nieuwbouw- en renovatieplannen. Een klein team van medewerkers van genoemde organisaties heeft gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van het management en de cliëntenraad bij zorginstellingen in Groningen, Zutphen, Eindhoven, Amersfoort en Esch (N-B). In dit afsluitende artikel blikken we terug op deze serie en vatten we de belangrijkste conclusies en leermomenten uit deze goede voorbeelden voor u samen. Achtergrond Cliëntenraden hebben wettelijk adviesbevoegdheid bij besluitvorming over nieuwbouw en renovatieplannen van zorginstellingen. In praktijk hebben directies en raden nogal eens moeite met het vinden van een goede invulling van dat recht. Hoe en wanneer betrek je nu de cliëntenraad bij je plannen? En hoe zorg je ervoor dat alle partijen daar ook beter van worden? Zowel het management en de ontwerper, alsook de leden van de raad en natuurlijk: de eindgebruiker, de toekomstige klant? Bij de gesprekken die aan de artikelen ten grondslag lagen werd niet alleen gekeken naar welke managementkwaliteiten verantwoordelijk zijn voor een succesvolle samenwerking, maar ook naar wat cliëntenraden in huis moeten hebben, wil hun inbreng de plannen op een hoger niveau brengen. Ook in de nieuwe Wet Cliëntenrechten Zorg die in het najaar van 2011 in de Tweede Kamer zal worden behandeld houdt de cliëntenraad adviesbevoegdheid bij huisvestingsplannen. Bovendien krijgen cliëntenraden in de langdurende zorg instemmingsrecht op de manier waarop de cliëntenraad wordt betrokken bij besluiten tot ingrijpende verbouwing, nieuwbouw of verhuizing. Ook de inrichting van de accommodatie en het sociaal plan voor cliënten zullen voor instemming aan de cliëntenraad moeten worden voorgelegd. Daarom zetten we in dit afsluitende artikel nog eens op een rijtje welke lessen zorgaanbieders en cliëntenraden kunnen trekken uit de vijf beschreven casussen. Lessen voor zorgaanbieders • Communiceer vroegtijdig en frequent over de plannen en de voortgang daarvan en betrek de cliëntenraad vanaf het allereerste begin daarbij. Gebruik elk regulier overleg tussen bestuurder en cliëntenraad om de raad te informeren. • Maak duidelijke afspraken over overlegstructuur, verantwoordelijkheden en fasering van besluitvorming. Overleg met de cliëntenraad over de plek die zij daarbinnen kunnen invullen en wat de meest geschikte adviesmomenten zijn. • Schakel een bouwcoördinator in die partijen en wensen bij elkaar brengt en de regie houdt over het planproces. • Zorg voor goede verhoudingen tussen organisatie en cliëntenraad. Dat betekent onder meer: wees open over tegenvallers in de planning vanwege vergunning- of bezwaarprocedures, financiële beperkingen of andere tegenvallers. • Zorg ook voor draagvlak voor de bouwplannen bij de omwonenden. Dat voorkomt lange bezwarenprocedures. • Geef de cliëntenraad invloed op de thema’s die hen aanspreken en op een wijze die werkt. • Om de cliëntenraad te betrekken bij discussies over visie en sfeer kunnen vormen worden gezocht waarmee je ideeën kunt visualiseren, bijv. maquettes en sessies met de (binnenhuis)architect. • Zet een proefappartement neer waarin toekomstige bewoners kunnen ervaren hoe het ontwerp in praktijk uitpakt. De kosten van zo’n opstelling wegen niet op tegen de enorme baten aan praktijk- en ervaringskennis. • Laat bij samenvoeging van locaties de cliëntenraden vroegtijdig met elkaar kennismaken. Dat geldt ook voor de bewonersgroepen van de verschillende locaties. De verschillende culturen moeten met elkaar integreren en dat kost tijd en een zorgvuldige begeleiding.

• • • • • •

Maak gebruik van externe deskundigen, zoals de universiteit of gemeentelijke diensten om woonwensen van (toekomstige) cliënten in kaart te brengen. Faciliteer ook de cliëntenraad bij het verwerven van (externe) deskundigheid. Zorg voor nabijheid als bestuurder en directeur, heb een luisterend oor. En: blijf de visie en maatschappelijke doelstellingen uitdragen. Breng als bouwteam – samen met leden van de cliëntenraad - een bezoek aan gerealiseerde nieuwbouwprojecten om je een beeld te vormen van de diverse mogelijkheden. Maak als bestuurder duidelijk waarom keuzes gemaakt worden en doe dit in begrijpelijke taal. Respecteer als management en cliëntenraad elkaars positie, kennis en verantwoordelijkheden.

Lessen voor cliëntenraden • Geef als cliëntenraad aan dat je vanaf het begin betrokken wilt zijn en ook op welke wijze, welke momenten en bij welke onderwerpen. • Gebruik ook informele manieren voor beïnvloeding, ook via andere “beslissers” binnen of buiten de organisatie. • Wees duidelijk over wat je als minimum eisen en wensen gerealiseerd wilt zien, ook inaanwezigheid van de bestuurder. • Maak keuzes ten behoeve van de eigen rol van de cliëntenraad: richt je op zaken waar je invloed op kunt hebben, waar bewoners rechtstreeks mee te maken hebben en zorg dat je daarover steeds de grootste deskundigheid hebt. • Houd als cliëntenraad-(vertegenwoordiger) regelmatig voeling met de cliënten en hun familie en met medewerkers en het middenkader. Zorg er voor dat je goed weet wat er bij bewoners en de omgeving speelt. Daar kan de organisatie z’n voordeel mee doen, ook omdat op die manier de vertegenwoordiging van de achterban gelegitimeerd is. • Benut de kennis en kunde vanuit de achterban. Bijvoorbeeld door het betrekken van expertise uit de locale gemeenschap of bij (familieleden van) cliënten. Veel bewoners hebben familieleden die op een bepaald aspect deskundig zijn en een zinnige bijdrage kunnen leveren aan de cliënteninbreng. • Schakel daarnaast zo vroeg mogelijk externe deskundigen in, bijvoorbeeld de bouwpool van LOC Zeggenschap in Zorg. Zie kader. • Formuleer als cliëntenraad een duidelijke visie op wonen en zorg en gebruik die als basis voor de inbreng bij het Programma van Eisen. • Bevorder een pragmatische, constructieve houding met de organisatie. Respecteer elkaar en zoek ‘de klik’ met organisatiemedewerkers. Zorg ervoor dat cliëntenraad en management geen tegenstander van elkaar zijn, maar medestanders voor hetzelfde doel. • Stel veel vragen, blijf alert en bijt je vast in dingen die belangrijk zijn voor de doelgroep. Kom terug op zaken die eerder toegezegd zijn. • De combinatie van deskundigheid en vasthoudendheid zal ertoe bijdragen dat de cliëntenraad als een volwaardige gesprekspartner wordt behandeld. • Verdiep je in de ‘toekomstige bewoner’ met zijn eigen behoeften en eisen en verwerk die kennis in het Programma van Eisen. LOC zeggenschap in zorg beschikt over een pool van bouwkundige vrijwilligers die cliëntenraden adviseren bij het vormgeven aan hun bevoegdheden. Daarbij gaat het zeker niet alleen om strikt bouwtechnische kennis maar zeker ook om strategische en tactische adviezen hoe je met elkaar het bouwtraject succesvol kunt doorlopen. De inzet van deze Bouwpool is voor cliëntenraden die zijn aangesloten bij LOC kosteloos. Aanvraag kan via [email protected]

Samen één visie met goede werkafspraken Ervaringen met cliënteninbreng bij vervangende nieuwbouw van De Amerhorst, onderdeel van Amaris Zorggroep in Amersfoort Vervangende nieuwbouw De Amerhorst is een woonzorgcentrum voor 83 bewoners, bestaat meer dan 40 jaar en is functioneel verouderd. De Amerhorst is sinds 2008 onderdeel van de Amaris Zorggroep. Amaris bestaat uit 10 zorginstellingen in de regio's Gooi- en Vechtstreek en Eemland. Van 2007 tot en met 2009 ontwikkelde De Amerhorst plannen met een lokale woningcorporatie. De plannen konden echter niet gerealiseerd worden. Daarom is er nu sprake van een nieuw plan: vervangende nieuwbouw op de huidige locatie. Zo zijn er twee fasen: de fase met de woningcorporatie (2007-2009) en de fase van zelfstandige ontwikkeling (vanaf 2010).

ActiZ, het Aedes-Actiz Kenniscentrum Wonen-Zorg en LOC, Zeggenschap in zorg spreken in het voorjaar van 2011 met cliënten(raden) en zorgorganisaties over hun ervaringen met bouwtrajecten. Daarmee bieden wij andere organisaties zicht op de verschillende mogelijkheden, ervaringen met hulpmiddelen, het samenspel als derden investeren, op wat nuttig bleek, wat zwaar weegt en wat minder. Dit artikel geeft één gesprek weer. Aan tafel zitten de heren Van den Bogaardt (sinds 2008 lid van de lokale en centrale cliëntenraad), Van Hardeveld (vanaf dit jaar directeur van De Amerhorst) en Den Ouden, bestuurder van Amaris Zorggroep. Gedreven vertellen onze gesprekspartners over de dynamiek bij de ontwikkeling van De Amerhorst, de leerervaringen en de nieuwe start bij de planvorming voor vervangende nieuwbouw. Onrust door onvoldoende communicatie De tijd van planontwikkeling met de woningcorporatie was een periode waarin de gemeente Amersfoort het programma ‘Amersfoort Vernieuwt’ presenteerde en de gemeente forse ambities rond woonservicezones had. De Amerhorst zou samen met diverse (para)medische voorzieningen onderdeel worden van een wijkservicecentrum. Onduidelijkheden rond de samenwerking met de woningcorporatie en de positie van De Amerhorst in de woonservicezone veroorzaakten onrust bij de cliëntenraad. In deze fase praatte de cliëntenraad zelfs eigenstandig met de wethouder. Dit tekende de situatie: er was veel onduidelijkheid over de wensen van de gemeente, de mogelijkheden van de woningcorporatie en de plaats van De Amerhorst bij alle ontwikkelingen. Samen het Programma van Eisen verbeteren In deze fase van onduidelijkheid zag de cliëntenraad ook een eerste Programma van Eisen voor de nieuwe Amerhorst. De cliëntenraad erkende op dat moment dat de eigen deskundigheid onvoldoende was om een volwaardige partij te kunnen zijn bij de besprekingen hierover. Daarom zijn twee lokale deskundigen bereid gevonden om de cliëntenraad te ondersteunen en is deskundigheid via de bouwpool van LOC, Zeggenschap in zorg betrokken. Vervolgens benadrukte de cliëntenraad het belang van gezamenlijke visieontwikkeling inclusief beschouwingen over de toekomst en inzicht in de marktvraag, vóórdat bouwplannen gemaakt werden. Als vervolg hierop hebben management en cliëntenraad onder leiding van een extern adviesbureau enkele sessies belegd om de wensen voor

een betere onderbouwing van het Programma van Eisen te realiseren. Dit werkte goed: management en cliëntenraad raakten weer ‘on speaking terms’. De directeur geeft bovendien aan dat de cliëntenraad goed kan functioneren omdat zij voldoende kennis van zaken heeft. “Bevlogenheid in combinatie met kennis, dan wordt het waardevol”, aldus directeur Van Hardeveld over de inbreng van de cliëntenraad bij de bouwplannen. Een nieuwe start met heldere afspraken De onderbouwing van het programma van eisen was afgerond. Tegelijkertijd werden de samenwerking met de corporatie en de focus op ontwikkeling van De Amerhorst in de wijk stilgelegd. Dit betekende een nieuwe start voor de ontwikkeling van de nieuwe Amerhorst. Management en cliëntenraad hebben op dat moment bewust leermomenten uit het voorgaande proces op een rij gezet. Dit resulteerde in een plan van aanpak met daarin een goede overlegstructuur met de cliëntenraad, een heldere fasering met beslismomenten en het samen herschrijven van alle eerdere stukken (visiedocument, marktanalyse), gericht op de nieuwe situatie. Het erkennen van de verschillende rollen en verantwoordelijkheden van management en cliëntenraad kreeg veel aandacht. Er kan immers spanning zitten tussen de wensen van huidige en toekomstige cliënten en die van de organisatie. Ook krijgen zowel formele beslismomenten als informele inbreng via de cliëntenraad een rol en is daarmee sprake van een tweesporenbeleid. Nu samen aan de slag Hoewel de nieuwbouw nog lang niet gereed is, ligt er nu een stevige basis onder de samenwerking tussen de cliëntenraad en de organisatie. Er is een stuurgroep met de bestuurder, een projectgroep met de directeur en vier werkgroepen. Deze werkgroepen houden zich bezig met kleinschalig wonen, functies en voorzieningen in en rond het gebouw, het gebouwconcept en transmurale zorg. De cliëntenraad is met twee personen in elke werkgroep vertegenwoordigd. Hiermee zijn continuïteit en verdeling van de werkdruk gegarandeerd. De cliëntenraad wordt in belangrijke mate ondersteund door de LOC-bouwpool en kan extra ondersteuning inschakelen als dat gewenst is. Partijen zijn extra gemotiveerd omdat zij beseffen dat het gebouw straks neergezet wordt conform een goed doordacht en overeengekomen programma van eisen. Aanbevelingen • Zorg voor voldoende deskundigheid binnen de cliëntenraad, bijvoorbeeld door het betrekken van lokale experts of de bouwpool van LOC Zeggenschap in zorg. • Zorg er als cliëntenraad voor dat je goed weet wat er bij bewoners en de omgeving speelt. Daar kan de organisatie z’n voordeel mee doen, ook omdat op die manier de vertegenwoordiging van de achterban gelegitimeerd is. • Formuleer als cliëntenraad een duidelijke visie op wonen en zorg en gebruik die als basis voor de inbreng bij het Programma van Eisen. • Faciliteer als organisatie de cliëntenraad bij het verwerven van de deskundigheid. • Zorg voor nabijheid als bestuurder en directeur, heb een luisterend oor. En: blijf de visie en maatschappelijke doelstellingen uitdragen. • Maak als bestuurder duidelijk waarom keuzes gemaakt worden en doe dit in taal die bewoners begrijpen. • Respecteer als cliëntenraad en management elkaars positie, kennis en verantwoordelijkheden. • Maak duidelijke afspraken over overlegstructuur, verantwoordelijkheden en fasering van besluitvorming en adviesmomenten. • Betrek de cliëntenraad formeel én informeel. Utrecht, 5 juli 2011

Alle partijen hebben hetzelfde doel De ervaringen van de cliëntenraad van woon-zorgcentrum St. Jozef in Esch Woon-zorgcentrum St. Jozef in Esch is onderdeel van Zorggroep Elde. Deze Zorggroep is een samenwerkingsverband van acht verzorgings- en verpleeghuizen en een thuiszorgafdeling in het Brabantse land ten zuiden van Den Bosch. St. Jozef is in 1995 nieuw opgeleverd met 25 verzorgingshuisbewoners en een tijdelijke opnameplaats. Het kerkdorp Esch is een dorp met ruim 2.000 inwoners. Op dit moment vervult het woon-zorgcentrum nog een streekfunctie. Door dorpsbewoners voorrang te geven op de wachtlijst, zullen op termijn steeds meer mensen uit het dorp zélf in St. Jozef gaan wonen.

ActiZ, het Aedes-Actiz Kenniscentrum Wonen-Zorg en LOC, Zeggenschap in zorg spreken in het voorjaar van 2011 met cliënten(raden) en zorgorganisaties over hun ervaringen met bouwtrajecten. Daarmee bieden wij andere organisaties zicht op de verschillende mogelijkheden, ervaringen met hulpmiddelen, het samenspel als derden investeren, op wat nuttig bleek, wat zwaar weegt en wat minder. Dit artikel geeft één gesprek weer. De verbouwing naar verpleeghuisplaatsen en aanleunwoningen In 2009/2010 vond een verbouwing plaats, waarbij 14 verzorgingshuisplaatsen werden omgebouwd naar 12 verpleeghuisplaatsen. Tevens werden er 18 aanleunwoningen gerealiseerd. De bouw heeft zo’n twee jaar geduurd: gestart is met nieuwbouw van de 18 aanleunwoningen. Deze zijn in eerste instantie gebruikt om de bewoners tijdelijk te huisvesten tijdens de verbouwing van het hoofdgebouw. Vervolgens is het bestaande verzorgingshuis omgebouwd naar 11 verzorgingshuisappartementen met woon- en slaapkamer (van 43 m2) en twee woongroepen van elk zes verpleeghuisappartementen met woon- en slaapkamer en eigen sanitair (van 40 m2) en twee gezamenlijke huiskamers. Er zijn ook een stilteruimte en een groot restaurant gebouwd, waar omwonenden veel gebruik van maken. De gesprekspartners De kamer is goed gevuld met een afvaardiging van drie cliëntenraadsleden en twee managers. We spreken met: Piet den Ouden (voormalig voorzitter cliëntenraad en dorpsbewoner), Henny Faes (huidige voorzitter cliëntenraad, voormalig secretaris van de cliëntenraad en dorpsbewoonster), Trees van Grinsven (lid cliëntenraad en bewoonster aanleunwoning), Jan Brands (hoofd verpleging en verzorging, voormalig locatiedirecteur) en Jan Kees Metz (huidige locatiedirecteur). De cliëntenraad is betrokken De leden van de cliëntenraad voelden zich zeer betrokken bij het proces. Ze zeggen dat er uiteindelijk een goed gebouw is gekomen omdat zij zich er in hebben vastgebeten. Het is hen kennelijk niet licht gevallen: “Je vraagt nogal wat van een cliëntenraad: het kost veel tijd om alles te lezen en voor te bereiden.” Ze hebben zich verdiept in het “type” toekomstige bewoners van de verpleegafdeling om te kunnen adviseren over functionele eisen en hoe bijvoorbeeld een tuin moet worden ingericht. Ook hebben ze zich verdiept in de bouwkundige eisen, zoals bijvoorbeeld ruimte voor rolstoelen en de breedte en draairichting van deuren. De leden van de raad hebben overigens geen overleg met hun

achterban gehad: het betrof een kleine groep bewoners, van wie een groot deel van buiten het dorp kwam. De samenwerking met het management is niet vanzelfsprekend De samenwerking tussen cliëntenraad en management is niet altijd van een leien dakje gegaan. Tijdens het bouwproces zijn er twee aanwijsbare momenten geweest waarin de raad zich niet serieus genomen heeft gevoeld. Aan het begin van het traject had de raad een positief advies afgegeven over een bouwplan met een verbindingsgang naar de aanleunwoningen. Zonder te communiceren was deze verbindingsgang “wegbezuinigd” uit de plannen. Naar aanleiding hiervan is besloten om voortaan vaker overleg te hebben tussen de voorzitter van de raad en Jan Brands, die fungeerde als intermediair tussen het projectteam en de cliëntenraad. Door eens per maand in plaats van eens per zes weken te overleggen moest worden bereikt dat de cliëntenraad eerder inzicht kreeg en invloed kon uitoefenen. Ook later in het traject heeft de cliëntenraad nog een brief geschreven omdat men zich niet serieus genomen voelde naar aanleiding van het tuinontwerp: de door de raad voorgestelde ideeën waren niet voldoende terug te vinden in het ontwerp. Door middel van brieven en een gesprek met de Raad van Bestuur maakte de cliëntenraad duidelijk dat men als een volwaardige gesprekspartner wilde worden beschouwd. Hierin werden ze ondersteund door de LOC-bouwpooladviseur, die de cliëntenraad ook adviseerde in het gehele bouwproces. “We bleven vasthoudend om als een volwaardige gesprekspartner behandeld te worden”. De cliëntenraad hier aanwijsbare invloed De cliëntenraad heeft een Programma van Eisen opgesteld. Naar aanleiding hiervan zijn in de aanleunwoningen grotere ramen met een lage borstwering aangebracht. Daardoor hadden mensen in een rolstoel beter zicht naar buiten. Ook is in iedere woning een logeer- of hobbykamer gerealiseerd. Op de verpleegafdeling heeft de cliëntenraad onder meer invloed gehad op de draairichting van de deuren, de inrichting, het materiaal- en kleurgebruik en de inrichting van de tuin. Op enkele andere punten heeft de cliëntenraad niet bereikt wat men wilde. Tijdens het proces heeft de raad, samen met de directie, overleg gehad met het Zorgkantoor. Dit gebeurde naar aanleiding van bezorgdheid over een geplande schuifwand tussen de huiskamers van de twee kleinschalige woongroepen van de verpleegafdeling. Deze schuifwand is er toch gekomen in verband met de inzetbaarheid van het verzorgend personeel. Wel zijn er afspraken gemaakt over het dichthouden van deze deur tussen de twee groepen: alleen bij hoge uitzondering (in “tijden van nood”) mag deze geopend worden. Ook het aantal parkeerplaatsen bij de woningen blijkt te krap te zijn. De raad had in zijn advies tevergeefs hiervoor gewaarschuwd. Alle partijen zijn zeer tevreden Het nieuwe woon-zorgcentrum is, op het moment van dit gesprek, precies een jaar geleden geopend. De twee partijen zijn uiteindelijk zeer tevreden over het resultaat. “Je hebt allemaal hetzelfde doel: je wilt een goed gebouw neerzetten”. Bewoners en medewerkers moeten zich er goed voelen én het moet exploitabel zijn. De aanzittenden vinden unaniem dat alles “op z’n pootjes is terechtgekomen: het huis voorziet in een behoefte”. En dat blijkt uit de levendige geluiden van de bingo in het restaurant die we opvangen tijdens het gesprek. Het is duidelijk dat Sint Jozef voorziet in een behoefte voor bewoners én omwonenden: de zaal was bijna “uitverkocht”! “Je hebt allemaal hetzelfde doel: je wil een goed gebouw neerzetten”.

Leerervaringen: • Stel veel vragen, blijf alert en bijt je vast in het proces. • Kom steeds terug op zaken die toegezegd zijn. • De vasthoudendheid van de cliëntenraad heeft ertoe bijgedragen dat de raad als een volwaardige gesprekspartner werd behandeld. • Laat je ondersteunen door een bouwpooladviseur van LOC. • Zorg dat je regelmatig overleg hebt over de bouwplannen. In ieder geval vaak genoeg om elkaar over en weer te informeren en om invloed op het proces mogelijk te maken. • Verdiep je in de materie: bijvoorbeeld in het “type toekomstige bewoner” met hun eigen behoeften en denk mee over een Programma van Eisen. Utrecht, 21 juli 2011

Visualiseer de bouwplannen Ervaringen met de betrokkenheid van de cliëntenraad bij het bouwplan De Lunette Nieuwbouw met integratie van drie oude locaties Stichting Sutfene is een zorgorganisatie die zijn werkgebied heeft in Zutphen en omstreken. De Lunette is de nieuwbouwlocatie aan de Coehoornsingel in Zutphen en bestaat uit een combinatie van 82 luxueuze zorgappartementen, 18 kleinschalige groepswoningen waar per woning 6 mensen met dementie wonen, 60 plaatsen revalidatiezorg en, nog in aanbouw zijnde, 80 plaatsen somatische verpleeghuiszorg in de vorm van zorgappartementen en groepswonen. Daarnaast is er, een behandelcentrum inclusief therapeutisch zwembad en maatschappelijke voorzieningen zoals kinderdagverblijf, huisartsen-, tandarts-, fysiotherapie- en psychologiepraktijk en een activiteitencentrum.

Het complex bevat daarnaast een groot slingervormig atrium (De Singel genoemd), met waarin onder meer een brasserie, een café, een winkel en een kapsalon/ schoonheidssalon zijn ondergebracht. Deze nieuwbouw – in gebruik genomen in 2010 - komt in plaats van drie verouderde locaties ’s Heerensteen, Leeuwerikweide en Slingerbosch. Sutfene is buiten Zutphen nog bezig met diverse bouwplannen het gaat om een aantal kleinere projecten. ActiZ, het Aedes-Actiz Kenniscentrum Wonen-Zorg en LOC, Zeggenschap in zorg spreken in het voorjaar van 2011 met cliënten(raden) en zorgorganisaties over hun ervaringen met bouwtrajecten. Daarmee bieden wij andere organisaties zicht op de verschillende mogelijkheden, ervaringen met hulpmiddelen, het samenspel als derden investeren, op wat nuttig bleek, wat zwaar weegt en wat minder. Dit artikel geeft één gesprek weer.

Gesprekspartners Wij hebben gesproken met Jannet Selhof, coördinator cliëntmedezeggenschap, Marion Planqué, projectleider nieuwbouw en Mieke Heijbroek, lid van de cliëntenraad. Jannet blijkt een belangrijke schakel te vormen tussen de cliëntenraad en MT/bestuurder. Aan het einde van het bouwproces is er overigens wel het nodige veranderd in de vertegenwoordiging aan de kant van de cliëntenraad. Voorheen kende Sutfene een cliëntenraad per locatie en daarboven een centrale cliëntenraad. Recent is dat veranderd door één centrale cliëntenraad in te stellen met daarnaast cliëntadviesraden per doelgroep, bijv. ouderen met dementie of somatische bewoners. Rol cliëntenraad De cliëntenraad is tijdens het gehele bouwtraject vooral betrokken geweest via de reguliere overleggen tussen bestuurder en (centrale) cliëntenraad. Naast de reguliere overleggen zijn aparte sessies geweest met de drie betrokken locatieraden . Hiermee werd de integratie tussen de drie locatieraden tevens gefaciliteerd. Daarnaast zijn er informatiebijeenkomsten gehouden voor alle bewoners. In de gesprekken met de cliëntenraad zochten de partijen vanaf het prille begin naar draagvlak voor de te ontwikkelen plannen, de visie op kleinschalige zorg van waaruit de keuzes worden gemaakt, rekening houdend met huidige bewoners en toekomstige bewoners. De bestuurder en cliëntenraad spraken ook open over tegenvallers. Door de complexiteit van het bouwplan en de unieke locatie was er sprake van langlopende procedures met veel momenten van inspraak. Dat leidde tot forse

vertragingen. Ook over de financiële kanten is open gesproken, ook met betrekking tot tegenvallers en beperkingen. Deze openheid creëert onderling begrip en respect. Wanneer een belangrijke fase (visie, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp) werd afgesloten werd de cliëntenraad vaak om advies gevraagd op grond van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. In de praktijk was dit veelal niet meer dan een formaliteit, omdat al zo lang en zo frequent over de plannen was gesproken. De cliëntenraad had geen behoefte aan deelname aan het bouwteam. Daarvoor was het abstractieniveau in de ogen van velen te hoog. Wel hadden kritische vragen van de cliëntenraad over de wenselijkheid en haalbaarheid van planonderdelen het effect dat ze de architect en opdrachtgever steeds prikkelden tot goede onderbouwing van hun keuzes.

Sfeerbeeld overdragen door visualiseren van bouwplan Om de cliëntenraad mee te nemen bij de bouwplanontwikkeling is in elk overleg mondeling bijgepraat. In het kader van wensen van toekomstige bewoners zijn ondermeer de bewoners van de aanleunwoningen bevraagd op hun wensen. Daarnaast heeft marktonderzoek plaatsgevonden en zijn enquêtes gehouden onder oudere bewoners van Zutphen.. Ook is gebruik gemaakt van materiaal van de gemeente (onder meer het gehandicaptenplatform) en woningcorporaties over woonwensen.

Visuele hulpmiddelen succesvol Belangrijk in het proces blijkt het vinden van werkvormen om het bouwplan te visualiseren. Maquettes en andere visuele impressies van het nieuwe gebouw, onder andere door het laten zien van voorbeeld materialen en kleurenschema’s zijn belangrijke hulpmiddelen geweest om het gesprek te ondersteunen. In dit verband schoof de architect of binnenhuisarchitect aan om de plannen met deze hulpmiddelen toe te lichten. Bouwtekeningen blijken veelal te abstract en moeilijk ‘leesbaar’ voor cliënten. Ook het vragen naar individuele woonwensen en het opstellen van een lijst van eisen blijken minder geslaagd. Er wordt bij de vraag naar eigen wensen snel teruggevallen op het vertrouwde en bekende. Dit blijkt ook uit de vragen van de bewoners van de oude locaties over de grootte van de nieuwe woning (gaat dat niet ten koste van zorg door grotere loopafstanden?), terwijl aanleunwoningbewoners die grootte vanzelfsprekend vinden. Bouwplaatsbezoek Tijdens de bouw is de bouwplaats regelmatig bezocht met de cliëntenraad. Dit blijkt een uitstekende manier om te visualiseren. Bovendien konden de leden van de cliëntenraad hiermee naar de medebewoners als ambassadeur optreden over verwachtingen ten aanzien van de nieuwe woningen. Ervaringen nu het gebouw er staat Interessant zijn de ervaringen nu het gebouw er staat. Het gebruik en de beleving van het gebouw vraagt nog wat tijd. Het atrium is nog groeiende in gebruik en sfeer. Met name bewoners uit één van de oude locaties – die nu nog als groep optrekken – missen daarin hun eigen ruimte. Zij hebben nog wat moeite met de brasserie in het open atrium . Nieuwkomers, die geen ervaring hebben met de oudbouw zijn sneller gewend aan het atrium. Vooral op vrijdagmiddag en in de weekenden is er veel te doen in het atrium en fungeert het meer en meer als ontmoetingsplaats waar de maatschappij van buiten naar binnen komt. Bijna niet te voorkomen zijn wat kinderziektes in de techniek. Het inregelen van installaties en de werking van domotica-leefcirkels vraagt nog wat tijd.

Lessen voor cliëntenraden en zorgaanbieders - communiceer vroegtijdig en frequent over de voortgang, liefst elk overleg tussen bestuurder en cliëntenraad - wees open over tegenvallers in de planning vanwege vergunningprocedures en bezwaarprocedures en financiële tegenvallers of beperkingen - geef de cliëntenraad invloed op de thema’s die hen aanspreken en op een wijze die werkt. Bij Sutfene is de cliëntenraad vooral betrokken geweest bij discussies over visie en sfeer. Daarbij zijn vormen gezocht die het kunnen visualiseren, bijv. met behulp van maquettes en sessies met de (binnenhuis)architect. Lijstjes rond individuele eisen (leefwensenonderzoek) en commentaar op bouwtekeningen bleken niet altijd goed te werken. - Laat bij een integratie van meerdere locaties met eigen culturen de verschillende groepen en hun cliëntenraden vroegtijdig met elkaar kennis maken.

Over de “klik” tussen mensen en wederzijds respect… Ervaringen met cliënteninbreng bij nieuwbouw van verpleeghuis Wissehaege, onderdeel Vitalis Zorggroep in Eindhoven. “De Brabantse mentaliteit. Dat is eigenlijk de bepalende factor voor de succesvolle samenwerking tussen cliëntenraad en management.” Zo vat Henk Coenen halverwege het gesprek de stand van zaken samen. Daarmee doelt hij op het pragmatisme, het wederzijds respect, de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid voor een goede leefomgeving voor ouderen en de volwaardige rol die de cliëntenraad daarbij heeft gespeeld.

ActiZ, het Aedes-Actiz Kenniscentrum Wonen-Zorg en LOC, Zeggenschap in zorg spreken in het voorjaar van 2011 met cliënten(raden) en zorgorganisaties over hun ervaringen met bouwtrajecten. Daarmee bieden wij andere organisaties zicht op de verschillende mogelijkheden, ervaringen met hulpmiddelen, het samenspel als derden investeren, op wat nuttig bleek, wat zwaar weegt en wat minder. Dit artikel geeft één gesprek weer. We zijn in gesprek met twee bevlogen Eindhovenaren. Henk Coenen is al 8 jaar lid van de cliëntenraad van verpleeghuis De Weerde en later van Wissehaege. En sinds drie jaar is hij daarvan voorzitter. Ted van Rest was tot aan de aanbesteding van het nieuwe Wissehaege in 2008 de coördinator van het interne bouwproces. En als zodanig vormde hij de belangrijkste verbindende schakel tussen de verschillende partijen (waaronder de cliëntenraad) en het management. Terwijl de één vol vuur vertelt over de ups en downs waarmee de planvorming gepaard ging, citeert de ander af en toe uit de verslagen van de cliëntenraad uit die periode. En zo ontstaat een levend beeld van wat er allemaal bij komt kijken om in gezamenlijkheid een nieuw gebouw uit de grond te stampen. En van de goede klik die er in de loop der jaren tussen beide personen is ontstaan. Cliëntenraad volwaardige partij Het begon allemaal met renovatieplannen voor het oude verpleeghuis “De Weerde”. Op het moment dat die plannen zouden worden uitgevoerd, kwam de nieuwe bestuurder met een plan voor complete nieuwbouw. En zo begon men in september 2000 met de formulering van een nieuwe zorgvisie. Vanaf dat moment was ook de cliëntenraad volwaardige partij in het geheel. De raad nam deel aan de klankbordgroep van medewerkers en bewoners. En aan de diverse gebruikersgroepen die samen het programma van eisen ontwikkelden, zowel voor het gebouw als geheel als later voor de inrichting. Ook had de raad een vertegenwoordiging in de bouwgroep. Die stond onder leiding van bouwcoördinator Van Rest en legde het Managementteam de voorstellen voor waarover men het in de bouwgroep eens was geworden. Periodiek (zoals bij de vaststelling van de zorgvisie, het programma van eisen, de keuze van architectenbureau en van binnenhuisarchitect) werd het voorgenomen besluit ook formeel voor advies aan de cliëntenraad voorgelegd. Op die manier konden de overige leden van de raad zich tijdens de overlegvergadering met de directie uitspreken over de plannen. “Er kwam wel eens een lelijke brief op poten. Maar dat konden we van elkaar hebben”. Ted van Rest.

Veel resultaten voor cliëntenraad Dat er af en toe wel eens met de vuist op tafel werd geslagen deed niets af aan het wederzijds respect dat er was tussen management en cliëntenraad. En dat betekende dat men elkaar met goede argumenten wist te overtuigen. Zo bereikte de raad diverse resultaten. Er kwamen ruim voldoende liften in het gebouw, de kamers voor langdurig verblijf werden groter dan die voor revalidatie-cliënten. De oppervlakte en indeling van de badkamer werd aan de wensen van de raad aangepast. En over het systeem voor personenalarmering heeft de cliëntenraad intensief meegedacht. Ook wist de raad externe fondsen te werven voor een extra snoezelbadkamer ten behoeve van ernstig dementerende bewoners. Maar de raad kreeg niet in alles zijn zin: men moest genoegen nemen met drie in plaats van twee bouwlagen. En de vurige gewenste uitvalzonneschermen kwamen er ook niet. Nu is er voor elk raam een scherm aangebracht waardoor er toch wat minder zicht naar buiten is. Maar ter compensatie werd de oppervlakte van de balkons maximaal vergroot. “De cliëntenraad bemoeide zich overal mee. Want je kunt meedenken vóór de cliënt!” Henk Coenen. Ook succes buitenshuis Tijdens de bouw van het nieuwe verpleeghuis maakte de raad zich ook hard voor een goede bereikbaarheid van het nabijgelegen natuurgebied Genneper Parken voor mensen in een rolstoel. Die wens stuitte aanvankelijk op veel verzet van omwonenden en andere belanghebbenden die bang waren voor aantasting van het groen door een aparte voetgangersbrug. Uiteindelijk ging de gemeenteraad van Eindhoven akkoord met een variant die de cliëntenraad samen met de locale belangengroep had bedacht. Dat alternatief kwam tegemoet aan de wens van de cliëntenraad zonder het ecologisch belang te schaden. Betrokkenheid achterban De inbreng vanuit de cliëntenraad was zeker niet afhankelijk van één persoon. Diverse leden zetten zich op verschillende niveaus in. Maar ook de achterban werd regelmatig bij de planvorming betrokken. Op de afdelingen vonden groepsgesprekken plaats met bewoners en hun familie. En gedurende het gehele proces organiseerden cliëntenraad en management samen meerdere voorlichtingsbijeenkomsten. Daarbij kregen de bewoners en hun familieleden de gelegenheid hun wensen kenbaar te maken, zowel ten aanzien van het wonen, als de zorg en het welzijn. Ook verzond de raad vier maal per jaar een nieuwsbrief naar alle bewoners, waarin ze verantwoording aflegde van zijn activiteiten. Tegenvallers Nu het gebouw er enige jaren staat komen ook de nodige ontwerpfouten aan het licht. Zo blijken diverse ruimtes te krap bemeten en wordt de trap die van het atrium naar de verdiepingen loopt als te steil ervaren. “Als we in die tijd de bouwpool van LOC hadden ingeschakeld, dan was ons dat waarschijnlijk niet overkomen”, Henk Coenen.

Leerervaringen Dat laatste is dan ook een les die Coenen en Van Rest andere cliëntenraden graag meegeven. • Schakel tijdig externe deskundigen in, bijvoorbeeld de bouwpool van LOC. • Bevorder een pragmatische, constructieve houding met de organisatie. Respecteer elkaar en zoek ‘de klik’ met organisatiemedewerkers. Zorg ervoor dat de cliëntenraad geen tegenstander, maar een medestander is. • Benut de kennis en kunde vanuit de achterban. Veel bewoners hebben familieleden die op een bepaald aspect deskundig zijn en een zinnige bijdrage kunnen leveren aan de cliënteninbreng. • Breng als bouwteam en als cliëntenraad een bezoek aan gerealiseerde nieuwbouwprojecten om je een beeld te vormen van de diverse mogelijkheden. • Zet een proefappartement neer waarin toekomstige bewoners kunnen ervaren hoe het ontwerp in praktijk uitpakt. De kosten van zo’n opstelling wegen makkelijk op tegen de enorme baten aan praktijk- en ervaringskennis. • Zorg ook voor draagvlak voor de bouwplannen bij de omwonenden. Dat voorkomt lange bezwarenprocedures. • Van groot belang bleek ook de inzet van een bouwcoördinator die partijen en wensen bij elkaar brengt en de regie houdt over het planproces. Utrecht, 16 juni 2011

Tijdig, informeel en selectief De ervaringen van de cliëntenraad van Zorggroep Groningen bij bouwplannen Nieuwbouw en tijdelijke huisvesting Zorggroep Groningen is een aanbieder van wonen, welzijn, zorg, behandeling en informatie in vijf locaties in en om de stad Groningen. Verpleeghuis Innersdijk is één van de locaties en levert zorg aan 210 somatische en psychogeriatrische cliënten. Innersdijk staat aan de vooravond van een ingrijpende bouwkundige periode. Het huidige pand wordt gesloopt en vervangen door nieuwbouw voor 174 bewoners; dit moet in 2014 gereed zijn. 36 Bewoners verhuizen naar een andere kleinschalige nieuwbouwlocatie, terwijl voor de tussenliggende periode ook gebruik gemaakt wordt van een tijdelijke voorziening. De bouwplannen vallen binnen het door de gemeente Groningen gestelde kader “Zorgen voor morgen”, dat een breed zorgaanbod in elke woonwijk als doel formuleert. ActiZ, het Aedes-Actiz Kenniscentrum Wonen-Zorg en LOC, Zeggenschap in zorg spreken in het voorjaar van 2011 met cliënten(raden) en zorgorganisaties over hun ervaringen met bouwtrajecten. Daarmee bieden wij andere organisaties zicht op de verschillende mogelijkheden, ervaringen met hulpmiddelen, het samenspel als derden investeren, op wat nuttig bleek, wat zwaar weegt en wat minder. Dit artikel geeft één gesprek weer. Gesprekspartners vormen een team We spreken met de heer Schonewille, voorzitter van de cliëntenraad van Innersdijk en van de centrale cliëntenraad van Zorggroep Groningen. Daarnaast deelt mevrouw Hamstra, locatiemanager van Innersdijk, haar ervaringen met de rol van de cliëntenraad bij de bouwplannen. In het gesprek blijken Schonewille en Hamstra een team te vormen, waarbij de gesprekspartners elkaar respecteren en de ruimte geven. Brede cliënteninvloed De cliënten hebben veel invloed gehad op de bouwplannen. Zo bereikte de cliëntenraad dat er een centrale activiteitenruimte komt voor ouderen met dementie, terwijl de kleinschalige woongroepen voor deze doelgroep ook elk een eigen huiskamer hebben. Daarmee komen bewoners makkelijk de eigen woning uit. Mede dankzij de cliëntenraad komt er tijdelijke huisvesting in plaats van een langdurige, gefaseerde bouw. Daarin komen – dankzij de cliëntenraad - balkons en aparte rookruimten voor bewoners . Een laatste voorbeeld van de cliënteninbreng voor de kleinschalige locatie: somatische cliënten krijgen eigen sanitair. Grenzen en volharding De cliëntenraad wil graag balkons en weet dat dit kostbaar is. Toch houdt de heer Schonewille vol: hij geeft duidelijk aan waarom de balkons voor de cliënten belangrijk zijn. Ook zoekt hij informeel met het middenkader naar steun en alternatieve bezuinigingen. Het resultaat: de locatiemanager brengt in de stuurgroep de wens van de cliënten in en de balkons komen er tóch. Rol cliëntenraad Zorggroep Groningen hecht belang aan de inbreng van de cliënten. Dit blijkt uit de open, eerlijke benadering van de cliëntenraden door de bestuurder, het ontbreken van verborgen agenda’s en de mogelijkheid om overal bij betrokken te zijn. ‘Er zijn geen geheimen’, aldus de heer Schonerwille over de houding van de organisatie. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de cliëntenraad vanaf het eerste begin betrokken is bij de bouwplannen. De cliëntenraad heeft een plaats in de ‘bouwprojectgroep’ en in één van de onderliggende werkgroepen. Op grond van de eigen deskundigheid en prioriteiten, kiest de cliëntenraad er bewust voor om niet overal bij betrokken te zijn. De raad heeft vooral een rol bij de formulering van de uitgangspunten, zoals het programma van eisen en de zorgvisie. Een voorbeeld

hiervan is de rol die de raad speelt bij het formuleren van de ‘identiteit’: de sfeer en uitstraling die voor de doelgroep gewenst is. Deze omschrijving voedt de architect voor ontwerp en materiaalgebruik, inclusief licht, groenvoorziening en kleurstelling. Ook kiest de raad ervoor om deel te nemen aan de werkgroep ‘welzijn’, omdat dit onderwerp het belangrijkst maar ook het minst geborgd is. Het aantal formele momenten waarin de cliëntenraad een officieel en schriftelijk advies uitbracht, is tot een minimum beperkt gebleven. Uitoefening rol De heer Schonewille is al bijna 15 jaar betrokken bij Innersdijk; zijn vrouw heeft hier vele jaren zorg ontvangen en zijn dochter heeft er gewerkt. Daardoor heeft hij een gerespecteerde positie en kent hij de organisatie en de omgeving goed. Bovendien heeft hij relatief veel tijd beschikbaar, vaak zo’n drie tot vier dagdelen per week. Hij gebruikt vooral het informele contact met medewerkers, medecliëntenraadsleden, cliënten, familie en de buurt om informatie te geven, op te halen en invloed uit te oefenen. De invloed op de bouwplannen krijgt daardoor een organisch karakter. De wensen van huidige en toekomstige cliënten worden daarnaast ingebracht via onderzoeken door de gemeente en studenten van de Rijksuniversiteit Groningen, die zowel bewoners/familieleden en buurtbewoners raadplegen. Lessen voor cliëntenraden en zorgaanbieders • Betrek de cliëntenraad vanaf het allereerste begin bij bouwplannen; op die manier kan iedereen met elkaar meedenken. En andersom: geef als cliëntenraad aan dat je vanaf het begin betrokken wilt zijn en ook op welke wijze en bij welke onderwerpen • Zorg voor goede verhoudingen tussen organisatie en cliëntenraad • Gebruik informele manieren voor beïnvloeding, ook via andere “beslissers” binnen of buiten de organisatie • Geef als cliëntenraad eisen en wensen helder aan, ook in aanwezigheid van de bestuurder • Houd als cliëntenraad-(vertegenwoordiger) regelmatig voeling met de cliënten en hun familie en met medewerkers en middenkader. • Maak keuzes ten behoeve van de eigen rol van de cliëntenraad: richt je op zaken waar je invloed op kunt hebben, waar bewoners rechtstreeks mee te maken hebben en houd rekening met de eigen deskundigheid • Maak gebruik van externe deskundigen, zoals de Universiteit of gemeentelijke diensten om woonwensen van (toekomstige) cliënten in kaart te brengen. Utrecht, 3 mei 2011