Checklist COMMUNICATIEAUDIT FOD Personeel en Organisatie

Checklist COMMUNICATIEAUDIT

FOD Personeel en Organisatie Directoraat Generaal Organisatie- en Personeelsontwikkeling

November 2014


Checklist COMMUNICATIEAUDIT Deze checklist is een hulpmiddel ontwikkeld door het Directoraat Generaal Organisatie- en Personeelsontwikkeling (DG OPO) van de FOD P&O en is bestemd voor federale communicatoren. Dit document biedt een standaardschema voor het uitvoeren van een zelfevaluatie van de communicatie van de eigen organisatie. In eerste instantie gaat het document in op voorafgaande vragen van algemene aard die met de klant/management moeten besproken worden. In een tweede fase beschrijft het de verschillende mogelijke fasen van de audit. Afhankelijk van de vraag van de klant/management kan aan bepaalde fasen de voorrang worden gegeven of kunnen bepaalde fasen zelfs geschrapt worden. Voor elk van deze fasen biedt de checklist analysemethoden (keuzes die per geval gemaakt moeten worden) en de bijbehorende sleutelelementen. De teksten en de gegevens mogen voor niet-commercieel gebruik zonder voorafgaande toestemming gratis worden gereproduceerd met de volgende vermelding: “Bron: Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie”. Deze checklist maakt deel uit van de toolbox « Evaluatie van de communicatie ». U kunt de overige checklists terugvinden op www.fedweb.belgium.be. Vragen en suggesties kunt u sturen naar [email protected]

Inhoudsopgave 1

Algemeen/Strategie

2

2

Desk research

4

3

Interne audit

6

4

Externe audit

9

5

Aanbeveling

13

6

Eindverslag

14

1/14


1 Algemeen/Strategie 1.1 Contactpersonen/betrokken partijen Vaststellingen/opmerkingen Wat zijn de contactgegevens van de klant? (naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres)

Wat zijn de contactgegevens van de medewerker van de communicatiemedewerker (naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres)

1.2 Context In welke context/welk kader past de communicatieaudit? (bv.: project van het management, politiek project...)

Bestaan er officiële documenten in verband met de context van de audit? (bv.: projectfiche...)

1.3 Doelstelling Wat is de doelstelling die wordt nagestreefd met de communicatieaudit? Wat is het verwachte resultaat?

1.4 Scope Wat is het toepassingsgebied van de audit? (bv.: interne communicatie, externe communicatie...)

2/14


1.5 Stakeholders/betrokken partijen Vaststellingen/opmerkingen Wie is de opdrachtgever? (bv.: directiecomité, voorzitter, DG,…)

Wie zijn de actoren? (bv.: stuurgroep, werkgroep, projectleider, ...)

1.6 Planning Is er een vastgelegde deadline?

Ja/Nee

Tegen wanneer moet de audit uitgevoerd worden?

3/14


2 Desk research 2.1 Analyse van het beleid van de organisatie Vaststellingen/opmerkingen Mission statement

Ja/Nee

Businessplan

Ja/Nee

Managementplannen van de DG's

Ja/Nee

Organigram

Ja/Nee

SWOT-analyse

Ja/Nee

PEST-analyse

Ja/Nee

Analyse van de stakeholders

Ja/Nee

Waardencharter

Ja/Nee

Handvest Diversiteit

Ja/Nee

Gebruikerscharter

Ja/Nee

Personeelstevredenheidsenquête

Ja/Nee

Klantentevredenheidsenquête

Ja/Nee

Interne audit van de organisatie

Ja/Nee

Externe audit van de organisatie

Ja/Nee

Risicomanagement

Ja/Nee

Klachtenmanagement

Ja/Nee

4/14


2.2 Analyse van de communicatie van de organisatie Vaststellingen/opmerkingen Communicatieplan

Ja/Nee

Communicatiedoelstellingen

Ja/Nee

Communicatiedoelgroepen

Ja/Nee

Communicatieboodschappen (bv.: Q&A…)

Ja/Nee

Interne communicatiekanalen

Ja/Nee

Externe communicatiekanalen

Ja/Nee

Informele communicatiekanalen

Ja/Nee

‘Tone of voice’

Ja/Nee

Top-down communicatie

Ja/Nee

Bottom-up communicatie

Ja/Nee

Transversale communicatie

Ja/Nee

Communicatieprocedures

Ja/Nee

5/14


3 Interne audit 3.1 Interne enquête bij het personeel Excel-bestand met personeelsgegevens + variabelen waar men rekening mee moet houden Naam

Ja/Nee

Voornaam

Ja/Nee

E-mail

Ja/Nee

Geslacht

Ja/Nee

Leeftijd

Ja/Nee

Taal

Ja/Nee

Niveau

Ja/Nee

Anciënniteit

Ja/Nee

Chef/medewerker

Ja/Nee

Dienst

Ja/Nee

Vaststellingen/opmerkingen

3.2 Focusgroepen met medewerkers Samenstelling van representatieve groepen Naam Voornaam Geslacht Leeftijd Taal Niveau Anciënniteit Dienst

6/14


3.3 Face-to-face interviews met medewerkers Keuze van de gesprekspartners


Naam Voornaam Geslacht Leeftijd Taal Niveau Anciënniteit Dienst

3.4 Seminarie met het middle management Samenstelling van representatieve groepen

Naam Voornaam Geslacht Leeftijd Taal Niveau Anciënniteit Dienst

7/14



3.5 Expertengroep Vaststellingen/opmerkingen

Strategie Lay-out en structuur Inhoud Kwaliteit van de teksten Functionaliteiten Gesprek Techniek

8/14


4 Externe audit 4.1 Enquête bij de klanten/stakeholders Excel-bestand met gegevens van de klanten/stakeholders + variabelen waar men rekening mee moet houden Naam

Ja/Nee

Voornaam

Ja/Nee

E-mail

Ja/Nee

Geslacht

Ja/Nee

Leeftijd

Ja/Nee

Taal

Ja/Nee

Functie

Ja/Nee

Organisatie

Ja/Nee


4.2 Focusgroepen met klanten/stakeholders Samenstelling van representatieve groepen Naam Voornaam Geslacht Leeftijd Taal Functie Organisatie

9/14



4.3 Face to face interviews met klanten / stakeholders Keuze van de gesprekspartners


Naam Voornaam Geslacht Leeftijd Taal Functie Organisatie

10/14


4.4 Interviews met journalisten 4.4.1 Persbestand van de organisatie


Media Naam Voornaam Telefoon E-mail

4.4.2 Gesprekgids


Kennis van de organisatie

Imago van de organisatie

Contacten met de organisatie (bv.: frequentie, inhoud, antwoorden…) Communicatie/bekendheid (algemeen advies)

Middelen voor externe communicatie

11/14


4.5 Expertengroep Vaststellingen/opmerkingen Strategie

Layout en structuur

Inhoud

Kwaliteit van de teksten

Functionaliteiten

Gesprek

Techniek

12/14


5 Aanbeveling 5.1 Strategische communicatiedoelstellingen Vaststellingen/opmerkingen Strategische assen van de communicatie

5.2 Operationele communicatiedoelstellingen Vaststellingen/opmerkingen Vertaling van de strategische assen naar operationele communicatiedoelstellingen

5.3 Communicatieacties Vaststellingen/opmerkingen

Op korte termijn

Op middellange termijn

Op lange termijn

13/14


6 Eindverslag Vaststellingen/opmerkingen

Resultaten van het desk research Resultaten van de interne audit Resultaten van de externe audit Aanbevelingen Bijlagen (bv.: resultaten van enquêtes, PV van de focusgroepen/ interviews…)

14/14

Checklist COMMUNICATIEAUDIT FOD Personeel en Organisatie

Recommend Documents