Industry
CTAC Real estate
CHARE Rekeningblad Woningcorporaties en vastgoedondernemingen streven naar optimale klanttevredenheid en optimale rendementen. Duidelijke financiële gegevens spelen hierin een belangrijke rol, zeker in het kader van Zaakgericht werken en KCC (Klant Contact Centrum)-processen. Zo is het cruciaal om betaalachterstanden tijdig te signalen, maar ook om gemaakte afspraken hierover duidelijk inzichtelijk te hebben in concrete, complete en betrouwbare financiële overzichten. Overzichten die moeten leiden tot concrete acties en workflows. Wanneer betaalachterstanden ontstaan, wordt samen met
gedetailleerd – wat voor financespecialisten of bestuur
de huurder naar een oplossing gezocht. Als deze oplossing
een groot voordeel betekent. Om alle medewerkers te
tot betalen uiteindelijk niet werkt, zal de corporatie met
helpen in hun rol (zoals KCC-medewerker, frontoffice of
een toegewezen deurwaarder schakelen. Alle betrokken
teamleiders) heeft Ctac CHARE Rekeningblad ontwikkeld:
partijen in deze processen hebben informatie, dossiers en
een applicatie waarmee ook niet-financieel specialisten
data nodig die op een makkelijke en eenduidige manier
inzicht krijgen in zaken als huurtoeslagen, waarborg-
beschikbaar zijn.
sommen of schuldenregelingen en de deelbetalingen die hier tegenover staan. Ook deurwaarders kunnen toegang
Waarom CHARE Rekeningblad?
krijgen tot de applicatie ingeval zij betrokken worden in
SAP is het marktleidende ERP-platform en bevat complete
de betaalachterstanden. Ctac vereenvoudigt SAP ERP
end-to-end businessprocessen. Voor de vastgoed- en
standaard aanzienlijk, wat de efficiëntie en effectiviteit
woningcorporatiesector heeft Ctac op basis van het SAP
van de organisatie ten goede komt. En niet in het minst
platform haar CHARE-oplossing ontwikkeld. SAP ERP
profiteert de huurder, die nu altijd op de juiste manier
bevat de gegevens vanuit bijvoorbeeld huurdercon-
wordt geïnformeerd. Zaakgericht werken zoals het hoort.
tracten, financiën, onderhoud, projecten en de vastgoed/ woningcarthotheek. De financiële gegevens hierover zijn
CHARE Rekeningblad in vogelvlucht CHARE Rekeningblad is een applicatie die volledig geïntegreerd is in SAP ERP standaard. In essentie is het één eenvoudig scherm waarin detailinformatie uit de diverse modules in SAP overzichtelijk wordt gepresenteerd. Een belangrijk winstpunt van CHARE Rekeningblad is het verminderde aantal regels in het open-postenbeheer, doordat het saldoverloop vanaf de oorspronkelijke vordering op de huurder op één regel wordt weergegeven. De gebruiker ziet in één oogopslag de totalen, maar kan deze desgewenst openklappen en weer oprollen. De moderne SAP Webdynpro- en Floorplan Manager-technologie die Ctac toepast, maakt dit mogelijk en zorgt bovendien voor een visueel prettig scherm. Het rekeningoverzicht vormt ten opzichte van standaard SAP een alternatieve wijze waarop het saldo van de debiteur wordt gevisualiseerd. In plaats van de gebruikelijke verticale ordening in rijen per document, worden in het rekeningoverzicht de vorderingen in chronologie gesorteerd, met de deelontvangsten zo mogelijk op dezelfde regel. Een dergelijk overzicht is in de praktijk relevant gebleken. Het rekeningoverzicht is te gebruiken in een eigen transactie waarbij de debiteur centraal staat. Hetzelfde rapport is tevens in gebruik in de kasportal.
Bovenstaande initiële view kan worden bereikt vanuit: • Een eigen startscherm op basis van bedrijfsnummer en debiteur • Een uitgebreid startscherm op basis van NAW-kenmerken • Een specifieke SAP applicatie, waarin zoekcriteria in dialoog met de gebruiker zijn voor-ingevuld.
Ter vergelijking: de standaard open-postenlijst (SAP transactie FBL5n). In deze lijst worden de nog openstaande vorderingen verticaal geordend, waarbij op basis van sorteren de juiste groepering kan worden bereikt.
CHARE Rekeningblad toont nu op dezelfde regel van welke vordering reeds een deel is ontvangen. Tevens toont het relevante relaties met andere (zaken)partners in hetzelfde huurcontract; denk aan medehuurders of een deurwaarder. Daarnaast worden bedragen uit hoofde van een waarborgsom, betalingsregeling en/of schuldsaneringen getoond die geen invloed hebben op het totaal. Niet alleen het saldo per (deel)vorderingen is zichtbaar, maar ook een ‘meelopend’ saldo dat uiteindelijk overeenkomt met het saldo uit de standaard open-postenlijst. De gebruiker kan eenvoudig vanuit het hoofdscherm de posten ‘uitrollen’, waarbij de volledige posten gerangschikt per oorspronkelijke vordering worden weergegeven. Deze details worden dan ook op typische CHARE-manier – makkelijk leesbaar, met een consistente look & feel – getoond.
Voorbeelden in CHARE Rekeningblad De oplossing kan vele scenario’s tonen, waarbij de ontwikkelde logica ervoor zorgt dat gegevens eenvoudig en eenduidig in beeld komen. Enkele praktijkvoorbeelden zijn: 1.
Reguliere termijnen
2.
Oprollen van posten
3.
Kasontvangst reguliere termijn: Volledige betaling
4.
Storno Kasontvangst reguliere termijn volledige betaling
5.
Kasontvangst reguliere termijn: Gedeeltelijke betaling
6.
Storno Kasontvangst reguliere termijn: Gedeeltelijke betaling
7.
Voorstand en verrekening met volgende termijn
8.
Huurtoeslag en verrekening
9. Betalingsregeling 10.
Terugwerkende kracht correctie; zoals op servicekosten
11.
Eenmalige boekingen
12.
Afwijkende betaler
13.
Chronologie aflopend i.p.v. oplopend
14.
WSNP (Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen)
Voorbeeld van Schuldsanering (WNSP).
Voorbeeld Huurtoeslag.
Voorbeeld met betalingsregeling, deelbetalingen, nog niet alle posten vervallen, alle posten getoond. Wanneer de KCC-of baliemedewerker de informatie met de huurder bespreekt, kunnen één of meerdere acties vanuit CHARE Rekeningblad worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld het verwerken van een kasbetaling of het afspreken van een betalingsregeling.
Doelgroepen CHARE Rekeningblad staat voor het overzichtelijk presenteren van de staat van vorderingen en (deel) betalingen, in het contact met de klant: de huurder. Doelgroepen voor gebruik zijn: • Klant Contact Centrum (KCC) • (Afdeling) Klant- en/of contractbeheer • (Afdeling) Debiteurenadministratie • (Afdeling) Huurincasso • Deurwaarders Voor het rekeningoverzicht gelden twee basisprincipes. 1) De betalingsreferentie dient bij boeking van de betalingsontvangst te worden gevuld met het documentnummer van de oorspronkelijke vordering. 2) De primaire invalshoek is het huurcontract in SAP Flexible Real Estate, zoals in gebruik bij woning corporaties en vastgoedbeheerders. Voordelen van CHARE Rekeningblad De voordelen van CHARE Rekeningblad zijn onder andere: • Klantvriendelijkheid – De gegevens van en omtrent de huurder kunnen met hem realtime worden besproken. In de praktijk kan de huurder met de baliemedewerker ‘meekijken’ op het scherm, net zoals bij een reisbureau. De financiële gegevens zijn eenvoudig te begrijpen, wat de communicatie met de klant enorm helpt. • Kostenbesparing – De KCC- of baliemedewerker heeft snel, met een minimum aan handelingen de juiste gegevens beschikbaar. SAP gebruik is eenvoudig en vereist geen trainingen. • Verbetering van inzicht – Realtime zijn de gegevens beschikbaar. Een binnenkomende betaling via Incasso is bijvoorbeeld direct zichtbaar op het moment van het maken van betalingsregelingen met de huurder. Ook de deurwaarder werkt met dezelfde realtime data en dossiers die in SAP/CHARE beschikbaar zijn. • Snelle opvolging – De betalingen en afspraken worden direct automatisch verwerkt in SAP, waardoor processen en activiteiten snel kunnen worden opgevolgd in de richting van de oplossing; zoals het versturen van bevestigingen of aanmaanbrieven.
Optimale processen door krachtige integratie
De kracht van CHARE Rekeningblad is ook
De CHARE Rekeningblad-oplossing is
beschikbaar in SAP systemen die niet op
geïntegreerd met verschillende SAP/CHARE-
basis van CHARE zijn ingericht – zolang deze
onderdelen – van Verhuur, Contractadminis-
systemen de moderne SAP ECC6.0/EhP6 versie
Solution Provider klanten bij het
tratie, Incasso en Financiële administratie tot
of hoger hebben.
realiseren van hun ambities. Dat
Onderhoud, Inkoop of bijvoorbeeld DMS. Doorgaans zijn CHARE KCC (Klant Contact Center) of CHARE Intake het startpunt om
Ctac - Enabling your Ambition Ctac helpt als innovatieve ICT
doen we door het ontwikkelen en implementeren van branchegerichte oplossingen die exact inspelen op de bedrijfsprocessen van klanten in
CHARE Rekeningblad te gebruiken in
uiteenlopende sectoren. Met een
de communicatie met de huurder.
passie voor technologie en een scherp oog voor bedrijfsprocessen werken we dagelijks op het snijvlak
CHARE is de marktleidende oplossing van Ctac die in nauwe samenwerking met de
van business en IT. De sector specifieke totaaloplossingen voor onder meer retail, wholesale, real
corporatiesector is ontwikkeld. Het is een
estate en charity zijn samen met
gecertificeerde SAP Business All-in-One
klanten ontwikkeld. We completeren
oplossing waarmee primaire en secundaire
deze composed solutions met een
processen worden ondersteund. Ctac levert CHARE zowel als compleet pakket als in
volwaardig pakket van diensten, variërend van businessconsultancy tot managed services en software-
bouwstenen en modules. De toepassing is
ontwikkeling tot mobility- en cloud-
beschikbaar on-premise en in de cloud. Ctac
diensten. Daarbij kiezen we altijd
investeert doorlopend in CHARE en is actief in
voor een professionele benadering,
marktinitiatieven als CORA, VERA en REDEX.
een innovatieve invalshoek en transparant, persoonlijk contact. Ctac is genoteerd aan Euronext Amsterdam.
CTAC THE NETHERLANDS Meerendonkweg 11, Postbus 773 5201 AT ’s-Hertogenbosch T. +31 (0)73 692 06 92 E.
[email protected] I. www.ctac.nl CTAC BELGIUM Uilenbaan 82 2160 Wommelgem T. +32 (0)3 354 09 79 E.
[email protected] I. www.ctac.be CTAC FRANCE 54-56 Avenue Hoche 75008 Paris T. +33 (0)1 56 60 53 89 E.
[email protected] I. www.ctacfrance.fr
Ctac N.V. 2013, alle rechten voorbehouden. Niets van deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/ of openbaar gemaakt door middel van druk, fotocopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook en evenmin in een databank of retrieval systeem worden opgeslagen, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ctac N.V.
NL-IN-RE-BR-008-0913
