Certificaat vernieuwing. Oasen N.V. Rapport voor:

Certificaat vernieuwing Rapport voor:

Oasen N.V.

LRQA referentie: Assessment datum: Assessment locatie: Assessment criteria:

Assessment team:

LRQA kantoor:

RQA 0732371/ 0028 19, 20, 21, 22 en 23 mei 2014 Gouda ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 Henk van der Wekken Marc Broeders Jaap van Nieuwkoop Ton Schoenmakers Rotterdam

Inhoud 1.

Management samenvatting .......................................................................................3

2.

Assessment samenvatting ........................................................................................5

3.

Constateringentabel – open constateringen ISO 9001:2008...................................37

4.

Constateringentabel – gesloten constateringen ISO 9001:2008 .............................38

5.

Constateringentabel – open constateringen ISO 14001:2004/ OHSAS 18001:2007 39

6.

Gesloten constateringentabel - ISO 14001:2004 / OHSAS 18001 ..........................41

7.

Audit Programma/Plan ............................................................................................46

8.

Volgend bezoek details ...........................................................................................48

9.

Assessment plan .....................................................................................................49

10.

Certificaat gegevens................................................................................................53

11.


12.


13.

Toelichting LRQA rapportage..................................................................................56

Bijlagen Certificaten (concepten)

Dit rapport is besproken met en geaccepteerd door: Name:

Dhr. W. van der Meer

Functie:

Algemeen directeur

Lloyd's Register Quality Assurance Limited, its affiliates and subsidiaries and their respective officers, employees or agents are, individually and collectively, referred to in this clause as "LRQA". LRQA assumes no responsibility and shall not be liable to any person for any loss, damage or expense caused by reliance on the information or advice in this document or howsoever provided, unless that person has signed a contract with the relevant LRQA entity for the provision of this information or advice and in that case any responsibility or liability is exclusively on the terms and conditions set out in that contract. Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 2 van 57

1. Management samenvatting Beoordelingsresultaat: Op 19, 20, 21, 22 en 23 mei 2014 is het geïntegreerde managementsysteem van Oasen N.V. te Gouda beoordeeld in het kader van de hercertificering tegen de ISO9001:2008, de ISO14001:2004 en de OHSAS18001:2007 standaarden. De SCCM interpretatiedocumenten van de ISO14001:2004 en de OHSAS180001:2007 (laatste versies) maakten integraal deel uit van de beoordeling. Binnen de kaders van de gehouden steekproeven zijn enkele afwijkingen ten opzichte van genoemde standaarden vastgesteld. Deze hebben geleid tot 1 minor non conformity report. Daarnaast konden niet alle openstaande minor non conformities worden gesloten. Zie hiervoor de constateringentabel. Uit de overlegde oorzaakanalyses, maatregelen en planning – eveneens opgenomen in bijgevoegde constateringentabel – is gebleken dat de geconstateerde tekortkomingen binnen de plantermijn zullen worden verholpen. Daarom kan de organisatie worden voorgedragen voor hercertificatie tegen de ISO9001:2008, de ISO14001:2004 en de OHSAS18001:2007. Tenslotte zijn er diverse punten van aandacht geformuleerd (zie hiertoe elders in deze rapportage).

Continu verbeteren: Klanttevredenheid: Klanttevredenheid wordt gedegen in beeld gebracht. Ten opzicht van de benchmark zijn de scores stabiel en van niveau. Klachtenregistraties vinden gedegen plaats en er wordt afdoende op gereageerd. Klant en markt-processen zijn daarmee beheerst en leiden tot voldoende resultaat. Mate van behalen van de doelen: Organisatie heeft kwaliteits-, milieu- en arbodoelstellingen en kpi’s geformuleerd (denk aan OLM (ondermaatse leveringsminuten), energie- en waterverbruik). Voorts heeft de organisatie diverse verbeterprojecten gedefinieerd (o.m. implementatie van projectmatig werken, kennisborging en – ontsluiting, cultuur, onderhoud). Er worden aantoonbaar inspanningen verricht doelen te bereiken. De plan & controlcyclus – waarin de directiebeoordeling is geïntegreerd - geeft hier inzicht in, als ook van de effectiviteit van het systeem. Gerealiseerde continue verbetering: De interne audits worden volgens planning uitgevoerd. Acties voortvloeiend uit de audits worden aantoonbaar opgevolgd. Oorzaakanalyse ter onderbouwing van corrigerende maatregelen is echter onvoldoende aantoonbaar (nieuwe minor non conformity). Een en ander is aantoonbaar in het overzicht Verbetermaatregelen. De audits leveren nuttige informatie op. Opmerkingen en afwijkingen die naar aanleiding van externe audits aan de orde komen worden serieus aangepakt (echter: zie nieuwe minor NC. Organisatie laat ambities zien ten aanzien van verbeteren. Voorbeelden: duurzaamheids/ MVO agenda, efficiencyverbeteringen, technologische ontwikkelingen (RO-techniek). Medewerkerstevredenheid heeft men in 2013 weten te verhogen naar cijfer 8,1 (in 2012 was dit 7,8). Procesbeheersing/ procesprestaties en productconformiteit: Goede beheersing van werkprocessen en goederenstromen. Productconformiteit kan worden afgemeten aan analyse van waterkwaliteit, het aantal klachten en kpi’s als de OLM. Hierdoor zijn risico’s (afbreuk, business,milieu, arbo) beheerst. Procesbeheersing en beheersing van milieuaspecten is aantoonbaar (o.m. uit procedures, instructies, training, keuring en onderhoud, verbetermaatregelen, registraties). Geen opzienbarende milieu-incidenten in 2013. Tijdens de rondgangen zijn binnen de reikwijdte van de steekproef geen tekortkomingen t.a.v. wettelijke eisen vastgesteld. Er vinden controlebezoeken plaats door het bevoegd gezag. Deze leiden zeer beperkt tot opmerkingen. In 2014 heeft er tot en met het eerste kwartaal één ongeval met verzuim plaats gevonden (val van trap ZHB met waterstofzuiger), vier ongevallen zonder verzuim en zijn er vier gevaarlijke situaties gerapporteerd. Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 3 van 57

Aandachtsgebieden voor het senior management: 



Oplossen geformuleerde non conformities: - Milieuaspectenregistratie, inclusief significantietoetsing - Beoordeling van de naleving van wettelijke en andere eisen - Oorzaakanalyse ter onderbouwing van corrigerende maatregelen. Zie voor het overige de diverse aandachtspunten zoals verwoord elders in deze rapportage.

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 4 van 57

2. Assessment samenvatting Introductie: Op 19, 20, 21, 22 en 23 mei 2014 heeft een audit van het geïntegreerde managementsysteem van Oasen N.V. plaatsgevonden. Het doel van deze audit is te evalueren in hoeverre het systeem voldoet aan de eisen, zodat Oasen N.V. kan worden voorgedragen voor hercertificering. Algemene auditinformatie: Organisatie: Oasen N.V., hoofdkantoor te Gouda, magazijn te Ridderkerk, zuiveringsstations te Ridderkerk, Lexmond, Kamerik, Bergambacht, Nieuw-Lekkerland, Krimpen aan de Lek en Langerak. Distributiecentra te Zwijndrecht en Hazerswoude. Scope ISO9001:2008: De productie, distributie en verkoop van drinkwater binnen het verzorgingsgebied van Oasen N.V. Scope ISO14001:2004: De productie, distributie en verkoop van drinkwater binnen het verzorgingsgebied van Oasen N.V. OHSAS18001:2007: De productie, distributie en verkoop van drinkwater binnen het verzorgingsgebied van Oasen N.V. Nacecodes: 107902 Utilities - high 410102 - EMS Utilities, water extraction and distribution – medium 066202 OHS Light eng. and small scale proc medium risk Passend voor zowel de organisatie als voor het auditteam. LRQA logo’s: Geen afwijkend logogebruik geconstateerd. Mandagen: Volgens contract uitgevoerd (14 mandagen). Richtlijn/ standaarden: ISO9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS1800:2007 en de richtlijnen SCCM Milieu en Arbo (versies februari 2013). Programma: zie bijgevoegd programma. Bij de openingsmeeting zijn dhr. W. van der Meer, de heer H. Ardesch, mevr. G. van der Zijl, dhr. M. Brandts, dhr. F. Heuckelbach, dhr. M. Knopper, mevr. E. Koster en mevr. D. van Vlaardingen aanwezig geweest. De close-out meeting was druk bezocht en daar waren onder meer dhr. W. van der Meer, mevr. G. van Zijl, dhr. M. Brandts, dhr. M. Knopper en mevr. E. Koster aanwezig.

Assessor: Henk van der Wekken/ Jaap van Nieuwkoop/ Ton Schoenmakers

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 5 van 57

Assessment van:

Directie

Auditee(s): Dhr. W. van der Meer (Walter,

algemeen directeur) Dhr. H. Ardesch (Henk, adjunct directeur) Mevr. G. van Zijl (Grietje, manager finance en control) Dhr. M. Brandts (MaartenJasper, hoofd KWM, a.i.)

Onderwerpen en informatiebronnen: Onderwerpen: beleid, doelstellingen, ontwikkelingen, kpi’s, uitvoeringsprogramma’s, middelen, communicatie, directiebeoordelingen, interne audits Informatiebronnen:  Interview  Beter dan mogelijk, IMJP 2013-2015  Jaarplan 2013 en 2014  Bedrijfsbrede managementrapportage, maart 2014  RVC rapportage, Q1 2014  Verbeterplan Oasen, mei 2014  Procedure Planning Control cyclus (P.660.010)  Oasen Duurzamer dan mogelijk, Milieubeleidsplan 2014  Compliance audit Oasen, verslag van bevindingen IL&T-audit, mei 2014

Evaluatie en conclusies: 



  

 

Op grond van hierboven genoemde onderwerpen en informatiebronnen is vastgesteld dat de aansturing van het geïntegreerde managementsysteem beheerst verloopt. Het geïntegreerde managementsysteem wordt goed onderhouden. Dit blijkt onder meer uit de directiebeoordeling die in een doorlopende cyclus geïntegreerd in de planning & controlcyclus plaatsvindt, de evaluatie van milieu- en arboaspecten en de interne audits. De directiebeoordeling (doorlopende cyclus) bevat alle te beoordelen elementen en er wordt op grond van de juiste input beoordeeld. De systematiek is daarmee volledig. De beoordelingen geven een voldoende beeld van de overwegingen ten aanzien van gestelde doelen en een goede doorkijk naar doelen voor de komende planperiode. Er zijn verbeterdoelstellingen (milieu, arbo, kwaliteit, waaronder terugdringen interne verliezen en energieverbruik) geformuleerd die voldoende aandacht krijgen en resultaten opleveren. Interne audits zijn uitgevoerd. Voldoende diepgang. Bevindingen worden aantoonbaar opgevolgd. De mate waarin wordt voldaan aan wettelijke en andere vereisten is weliswaar aantoonbaar vanuit diverse bronnen (onderhoudskalender, werkplekinspecties), de openstaande afwijking ten aanzien van de eigen beoordeling van de naleving van wettelijke en andere eisen (milieu en arbo) kon echter nog niet worden gesloten (aantoonbaarheid middels registraties, zie constateringentabellen zoals bijgevoegd). De evaluatie van klanttevredenheid verloopt conform vastgestelde werkwijze. De evaluatie is inhoudelijk voldoende effectief. Opleidingsbehoefte wordt geïdentificeerd, ook milieuaspecten-gerelateerd. Effectiviteit wordt beoordeeld in de jaarlijkse beoordelings/ functioneringsgesprekken.

Conclusie is dat continue verbetering aantoonbaar is, processen t.a.v. de klanten goed worden gemanaged en weten regelgeving wordt nageleefd.

Aandachtsgebieden: 

Geen

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 6 van 57

Assessment van:

KWM

Auditee(s): Dhr. M. Brandts (MaartenJasper, hoofd KWM, a.i.) Dhr. F. Heuckelbach (Fred, medewerker KWM, milieu) Mevr. E. Koster (Esther, medewerker KWM, Arbo) Dhr. M. Knopper (medewerker KWM, kwaliteit)

Onderwerpen en informatiebronnen: Onderwerpen: kwaliteitsaspecten, milieuaspecten, interne audits, registers (milieuaspecten en wettelijke en andere eisen), bevoegd gezag, milieuprestaties, openstaande constateringen Informatiebronnen:  Interview  KAM-systeem (via LiveLink)  Overzicht Openstaande Verbetermaatregelen (ytd, year to date)  Structuurplan informatievoorziening  Procedure Beheer KAM handboek (P.922.005)  Procedure inzake onderhoud (P.200.040)  Procedure KAM bewaakte documenten  Milieuaspecten- en effectenregister ytd (nieuwe format)  Register weten regelgeving (25 april 2014)  Actielijst vergunningen  Milieuboekhouding 2013  Auditrapportages, divers  Auditplan 2014  Incidenten meldingsformulier (f.922.001)

Evaluatie en conclusies:  



 

Ten aanzien van de opvolging van openstaande afwijkingen: deze worden geregistreerd (overzicht Verbetermaatregelen) en opgevolgd. Zie ook onder aandachtsgebieden voor een samenvatting van de evaluatie van de openstaande afwijkingen die tijdens de vorige externe audits zijn vastgesteld. Op basis van de hierboven genoemde onderwerpen en informatiebronnen is vastgesteld dat processen die samenhangen met (bij)sturing en beoordeling van het geïntegreerde managementsysteem voldoende effectief verlopen. Twee hiermee samenhangende non conformities (identificatie van milieuaspecten en beoordeling van de naleving van wettelijke en andere vereisten) konden echter nog niet worden gesloten. Ten aanzien van continu verbeteren en dan met name de definitie van passende corrigerende maatregelen naar aanleiding van afwijkingen (vanuit met name audits), is vastgesteld dat de methodiek onvoldoende is gebaseerd op de analyse van de oorzaken van afwijkingen. Dit blijkt onder meer uit het overzicht Verbetermaatregelen waarin geen expliciete aandacht is gegeven aan oorzaakanalyse. Deze vaststelling heeft geleid tot de definitie van een afwijking. Zie tabel constateringen ISO9001:2008 1405HCW01. Planning interne audits is compleet en up to date. Registraties milieu volledig en actueel. Bieden gedegen sturingsinformatie.

Conclusie: kwaliteit- en milieu- en arbomanagementinstrumenten (meting en monitoring KPI’s, registers van milieuaspecten en wettelijke en andere eisen, interne auditplanning en uitvoering) zijn in de afgelopen maanden sterk verbeterd. De instrumenten worden waarneembaar effectiever en worden steeds beheerster ingezet. Goede voortgang ten aanzien van eerder vastgestelde minor NC’s

Aandachtsgebieden

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 7 van 57

 



Nieuwe minor NC: oorzaakanalyse bij afwijkingen die bij audits worden vastgesteld is onvoldoende aantoonbaar, waardoor passende corrigerende maatregelen niet op basis van oorzaken kunnen worden geïdentificeerd. De volgende minor non conformities zijn niet gesloten: - 1402OLD01 (geen procedure inzake de identificatie van milieuaspecten, onvoldoende significantietoets): inmiddels is er een procedure gesteld, inclusief methode voor significantiebepaling. Deze moeten nog worden uitgevoerd en geverifieerd. Conclusie: goede voortgang, goed plan van aanpak voor vervolg, nog niet gesloten. - 1311MCB04, beoordelen van de naleving van (milieu en arbo) weten regelgeving. Vindt plaats middels de onderhoudskalender en de actielijst vergunningen, maar de vereiste registratie is nog niet beschikbaar. Wel afgesloten zijn: - 1311MCB05 (overzicht Structuurplan bevat de kwaliteitsregistraties, maar is niet compleet, niet alle kwaliteitsregistraties zijn geïdentificeerd en in het Structuurplan vermeld). Plan van aanpak ter verbetering is aantoonbaar. Structuurplan is geactualiseerd en aantoonbaar up to date. - 1311MCB01 (status onderhoud is niet voldoende aantoonbaar). Procedure P.200.040 is aangepast. Plan van aanpak ter verbetering is aantoonbaar. Binnen de steekproeven zijn geen onvolkomenheden meer vastgesteld. - 1311MCB02 (kalibratie multimeter is verlopen). Aanpassingen zijn aangebracht in de organisatie van kalibratie (slimmere frequentie).Verificatie van de effectiviteit van de maatregel (interne audit) heeft niet plaatsgevonden. - 1306MCB01, keuring arbeidsmiddelen (NEN3140). Geen onvolkomenheden vastgesteld gedurende deze audit. Organisatie rondom de keuringen is gedegen. Mensen zijn opgeleid. - 1311MCB03, actueel houden van informatie over wettelijke eisen en met name de onvoldoende communicatie daarover: is nu afdoende geregeld. Zie voor details t.a.v. de verificatie de constateringentabellen zoals bijgevoegd.

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 8 van 57

Assessment van:

Informatiemanagement

Auditee(s): Mevr. D. Liefhebber (Diana, teamleider informatiemanagement)

Onderwerpen en informatiebronnen: Onderwerpen: procesbeheersing/ projectmatig werken, competentiemanagement, vaststellen eisen en behoeften (in ICT gerelateerde projecten), risico-analyse Informatiebronnen:  Interview  Procedure Informatiseren en automatiseren (o.m. de fase van vooronderzoek)  Lijst Oasen ICT-projecten  Business case HRM-systeem (18-03-2013)  Project Enterprise project management) - projectdossier - stuurgroep EPM 30-07-2013 - herdefinitie van scope (aug 2013) - evaluatie (25-07-2013)  Project voortgang bewaking (.xls Rapportage voortgang ict-projecten)  Risico-inventarisatie procesautomatisering 5 zuiveringsstations  Resultaatprofiel 2014  Overleg (plenair en bila’s, 4 wekelijks, notulen maart 2014 gezien)

Evaluatie en conclusies:    

Op grond van genoemde informatiebronnen is vastgesteld dat de ICT-ontwikkelingsprojecten beheerst verlopen. Er is voldoende aandacht voor projectmatig werken, waarin vooronderzoek en risico-analyse bijdragen aan helder gedefinieerde uitgangspunten voor de projecten. Competentieprofielen van medewerkers zijn vastgesteld en er wordt aantoonbaar op gestuurd. Hiaten leiden tot het vaststellen van opleidingsbehoefte en tot opleidingsplanning. Er is sprake van ‘oud zeer’: projecten die zijn opgestart vóór implementatie van de huidige procedure. Bij deze projecten wordt bij onbevredigende voortgang de scope geherdefinieerd om alsnog beheersprofielen te kunnen vaststellen.

Aandachtsgebieden 

Aandacht voor vastgestelde bevoegdheden (zijn de interne opdrachtgevers bevoegd voor wat betreft vast te stellen budgetten).

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 9 van 57

Assessment van:

Productie, ZS De Hooge Boom

Auditee(s): Dhr. H. van Meel (Hans, Proces

Productie: ZS Lekkerkerk

(S)PS Elzengors

Operator) Dhr. S. Jagmohan (Shyam, Proces Operator) Dhr. P. van Velden (Patrick, Proces Operator) Dhr. J. Koster (Jaap, onderhoud) Dhr. H. Vos (Henk, onderhoud) Dhr. K. Zijderveld (Kees, teamleider productie Noord) Dhr. E. van der Weijde (Ernstjan, Proces Operator proefhal RO-opstelling) Dhr. K. van Iwaarden (Kees, Proces Operator) Dhr. W. de Bruin (Willem, teamleider Zuid)

Onderwerpen en informatiebronnen: Onderwerpen: procesbeheersing, operationele beheersing van milieuaspecten, metingen en registraties, analyse, controle, onderhoud incl keuringen/ inspecties, storingen, management of change Informatiebronnen  Interviews en rondgangen  Onderzoeksdeelplan Fase 1 RO Kamerik (proof of principle)  Onderhoudskalenders 2014 (beide locaties)  Procedure uitvoeren reguliere onderhoudswerkzaamheden op productielocaties  Aquaview  Overschrijdingslijst 20-05-2014  Storingsrapportage april 2014/ logboek storingen  Werkvergunningen (diverse gezien)  Maandinspecties (mei 2014, beide locaties)  Spoelwaterverliezen (registratie De Hooge Boom)  Ingangscontrole zwavelzuur De Hooge Boom (20-05-2014)  Certificering natronloogtanks (De Hooge Boom)  RUD controle, april 2014 (De Hooge Boom)  OPIR (Lekkerkerk)  Incident vervuiling watervoerende pakketten Lekkerkerk  Veiligheidsinformatiebladen (diverse gezien)  Ontruimingsplattegronden  MaRaps  Overzicht DCP testen/ DCP proces (draaiboek calamiteiten proces)  Stappenplan DPS Elzengors  Aanwijzingentabel NEN3140

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 10 van 57

Evaluatie en conclusies:         

Op grond van de hierboven genoemde informatiebronnen is vastgesteld dat de operationele beheersing voldoende is. Hetzelfde geldt voor de operationele beheersing van milieuaspecten. Kritische procesonderdelen zijn in beeld. Een programma ter beheersing (onderhoud en operatie) is in uitvoering. Kritische processen zijn daarmee aantoonbaar beheerst. Onderhoud verloopt beheerst en is up to date (minor NC ten aanzien van dit punt is gesloten). Registraties beheerst en up to date (o.m. onderhoud, lab, analyses). Corrigerende maatregelen aantoonbaar en effectief (bv n.a.v. overschrijdingen). Overschrijdingen snel in beeld. Goede opvolging. Aantoonbare melding indien noodzakelijk. Orde en netheid van hoog niveau (ook: beveiliging van hoog niveau). Kalibratieprogramma gedegen en effectief. Beheersing milieuaspecten van hoog niveau (faciliteiten, keuringen/ inspecties, onderhoud, registraties).

Conclusie: productieprocessen verlopen beheerst. Procesparameters goed in beeld. Goede registraties. Onderhoud aantoonbaar in orde. Heldere KPI’s, goede realisatie.

Aandachtsgebieden:  

Management of change: tijdig aanvragen lozingsvergunning bij projecten (RO-proefopstelling De Hooge Boom). Storingsregistratie: niet volledig, geen heldere definitie van ‘storing’.

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 11 van 57

Assessment van:

Productie en onderhoud

Auditee(s): Dhr. D. Hes (Dennis, hoofd)

Dhr. K. Zijderveld (Kees, teamleider Noord) Dhr. B. Vonk (Bert, teamleider onderhoud)

Onderwerpen en informatiebronnen: Onderwerpen: doelen, kpi’s, metingen, registraties/ rapportages, procesbeheersing, analyse, controle, onderhoud, storingen, opleidingen/ training, ontwikkelingen t.a.v. onderhoudsplanning en bewaking Informatiebronnen  Interview  Organisatieschema Productie  IMJP 2014-2015 (met name de par over Productie)  Jaarplan 2014  Resultaatprofielen (Hoofd, teamleider en div medewerkers)  Bedrijfsbrede rapportage Q1 2014  MaRap maart 2014  Leveringsplan 2014 (4 jaar)  Teamleidersoverleg (agenda)  Overlegstructuur 

Evaluatie en conclusies:        

KPI’s en doelen zijn vastgesteld. Er worden registraties bijgehouden om vast te stellen in hoeverre doelstellingen worden gerealiseerd. Er wordt over voortgang gerapporteerd. Kritische procesonderdelen zijn in beeld. Een programma ter beheersing (keuze t.a.v. type onderhoud) is in uitvoering en verder in ontwikkeling. Kritische processen zijn daarmee aantoonbaar beheerst. Onderhoud en kalibraties beheerst en up to date. Gezonde verhouding preventief/ curatief. Registraties beheerst en up to date (o.a. onderhoud, lab, analyses, storingen). Corrigerende maatregelen aantoonbaar en effectief (bv n.a.v. overschrijdingen). Overschrijdingen snel in beeld. Goede opvolging. Aantoonbare melding indien noodzakelijk. Interactie met reststoffenunie (slib) verloopt goed. DS-gehalten aantoonbaar, acties bij te lage DS in orde. Training en opleidingsprogramma – onder meer op basis van competenties – is volledig en draagt bij aan procesbeheersing. Effectiviteit wordt goed beoordeeld (functionerings/ beoordelingsgesprekken vinden plaats).

Conclusie: productieprocessen verlopen beheerst. Procesparameters goed in beeld. Goede registraties. Onderhoud aantoonbaar in orde. Heldere KPI’s, goede realisatie. Goede verbetermaatregelen t.a.v. onderhoud.


Management of change: meer accuratesse ten aanzien van vergunningencheck (RO-project Kamerik).

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 12 van 57

Assessment van:

Nieuwbouw Productie

Auditee(s): Dhr. D. Hes (Dennis, hoofd)

Dhr. T. Wessels (Tiemen, teamleider) Dhr. H…. (Henk, teamleider a.i.) Dhr. B. Postma (Bert, projectleider) Dhr. K. Prijn (Ken, projectleider)

Onderwerpen en informatiebronnen: Onderwerpen: projectmatig werken, dossiervorming, milieuaspecten, wettelijke vereisten, sturing, procuraties, communicatie/ overleg, programma duurzaamheid, overdrachtsprotocol, waterkwaliteitsoverleg Informatiebronnen:  Interviews  Procedure nieuwbouw projecten  Plannen en rapportages (Maraps,  Projectdossiers (o.m. CO2-ontharding) - Business case 2014 - Onderzoeksrapport 2012 - Verslag stuurgroep 24 maart 2014 - HAZOP’s - P&ID’s - Bestek (feb 2014) - Modellen (bijvoorbeeld Belletjesvanger en Block & bleed) - Omgevingsvergunning 2013 - Geleideformulieren - Overdrachtsformulier


 

Op basis van genoemde onderwerpen en informatiebronnen is vastgesteld – binnen de reikwijdte van de steekproef – dat de processen ten aanzien van de planning en uitvoering van nieuwbouwprojecten beheerst verlopen. Veel aandacht voor projectmatig werken (‘IDOVUN’, ‘GOTIK’) en voor faseoverdracht. De methodiek is recent geïmplementeerd en nog in ontwikkeling. Verschillende stappen worden in de loop van 2014 nog aangescherpt. De beoordeelde dossiers zijn volledig en accuraat, bevoegdheden zijn helder gedefinieerd en aantoonbaar, fasedocumenten zijn beschikbaar zoals bedoeld.

Aandachtsgebieden:  

De procedure met gebruikmaking van de geleidelijst is jong en moet zich uitkristalliseren. Aandacht voor uitgangspunt ‘afspraak is afspraak’ blijft daarmee van belang. Overdrachtsprotocol en nazorgfase zijn nog niet beoordeeld in deze audit. Opvolgpunt.

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 13 van 57

Assessment van:

Distributie aansluitleidingen (engineer en Inspectie)

Auditee(s): Dhr. B. Bouwman (Bas,

teamleider assetmanagement en afdeling aansluitingen A.I.) Dhr. R. van Klaveren (Rob, teamleider bedrijfsvoering en afdeling inspectie A.I.) Dhr. H. Kruijt (Hans, Inspecteur) Dhr. W. Perdok (Wim, engineer aansluitingen)

Onderwerpen en informatiebronnen: Onderwerpen: doelen en kpi’s, klantcontact, operationele beheersing, ontwerp, toezicht, controle dossiervorming, milieuaspecten, wettelijke vereisten, communicatie/ overleg, Informatiebronnen:  Interviews  Jaarplan Aansluitingen en Inspectie  Doelen Inspecties  NEN1006 en Waterwerkenbladen  Verslag tactisch overleg Oasen-Van Vulpen (25-06-2013)  Dashboard aannemer Van Vulpen (Feb en Maart 2014)  Resultaatprofiel 2014 Engineer Aansluitingen en Inspecteur  Maraps Aansluitingen en Inspectie (dec 2011)


Op basis van genoemde onderwerpen en informatiebronnen is vastgesteld – binnen de reikwijdte van de steekproef – dat de processen ten aanzien van de planning en uitvoering van aansluitingen en inspecties beheerst verlopen. Veel aandacht voor invloed aan de voorkant om problemen in de output te voorkomen. Hierdoor levert de opleveringsinspectie nog wel eens discussie op met aannemers. Wordt niet negatief ervaren (voorkomen is beter dan genezen). Belangrijke prestatie-indicator is klanttevredenheid. Deze wordt beoordeeld en er wordt aantoonbaar op gestuurd. Vakmanschap – door ervaring als ook door training – is gebleken uit zowel de interviews als ook uit de achtergronddossiers.


Geen.

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 14 van 57

Assessment van:

Mens&Organisatie/ HR JZ

Finance

Auditee(s): Mevr. G. Jans (Grietina, Manager HR)

Mevr. N. Keijman (Nurol, medewerker HR) Mevr. A. Vermaat (Aleida, hoofd JZ) Dhr. J. Schmaal (Jeroen, manager Klant & Markt) Dhr. A. van Willigen (Arjan, teamleider finance) Mevr E. van Baal-Moerland (controller) Dhr. R. de Bruin (Richard, debiteuren/ crediteuren)

Onderwerpen en informatiebronnen: Onderwerpen: doelen en kpi’s, ontwikkelingen, opleidingen en opleidingenevaluatie, nieuwe – en tijdelijke medewerkers, beoordelingsgesprekken, werving en selectie, financiële risico’s, juridische risico’s Informatiebronnen:  Interview  Jaarplan Oasen  Jaarplan HR en JZ  Afdelings MaRaps JZ en HR (Q1, 2014)  Afdelingsrapportage Finance  Bedrijfsbrede managementrapportage en Kwartaalrapportage RvC  Auditplan 2014  Acties n.a.v. interne (proef) audits (HR)  Actielijst JZ  Inventarisatie nieuwe KAM-documenten  KAM-procedures en formulieren (P.920.xxx, W920.xxx, P.690.xxx)  Bewaakte documenten HR  Overzicht updaten KAM documenten  VCA certificering (p-dossier)  Register wettelijke vereisten inclusief compliancetoets 2011 (exclusief compliance 2014)  Procedure JZ  Procedure P&C cyclus  Overzicht interne controle 2011  Crediteuren en debiteuren administratie  KPI’s finance (‘financieel gezond’)  Taken en acties 14-05-2014 (finance)

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 15 van 57

Evaluatie en conclusies:  

   

Op basis van genoemde onderwerpen en informatiebronnen is vastgesteld – binnen de reikwijdte van de steekproef – dat de processen ten aanzien van de planning en uitvoering van HR, JZ en finance beheerst verlopen. De administratieve functies van HR, JZ en finance (identificatie, registratie en archivering van personeelsinformatie, juridische informatie en financiële informatie) verlopen kundig en beheerst. Ook beleidsvormende processen (p-beleid, planning & control, kennisborging/ ontsluiting) en uitvoerende functies verlopen beheerst en kundig. De diverse administraties geven met elkaar een volledig inzicht in opleidingsbehoefte, wettelijke kaders, financiële prestaties, gevolgde opleidingen en trainingen. Bij HR is expliciete aandacht voor opleidingsevaluatie geïntegreerd in de functionerings/ beoordelingscyclus. HR: jaarlijkse plangesprekken (beoordelings- en functioneringsgesprekken) vinden plaats. Geven goed beeld van behoefte en huidige functioneren. In de resultaatprofielen is aandacht voor competenties en gewenste ontwikkelingen. Prima sturing, oa via jaarplan en MaRaps. Heldere KPI’s, aantoonbare performance.

Conclusie: trainingen en opleidingen en de diverse p-processen verlopen beheerst. Hetzelfde geldt voor JZ-processen op alle vier de gedefineerde aandachtsgebieden en finance-processen mbt financiële risico’s. Registraties en dossiers in orde.


Geen

Assessor: Jaap van Nieuwkoop

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 16 van 57

Assessment van:

Distributie BedrijfsvoeringPlanning en Uitvoering Noord Distributiemagazijn (Ridderkerk)

Auditee(s): K. Versloot (Groepsleider) D. Watrin (Planner)

Rob den Uil (Groepsleider) Mw. B. Rietveld (admin. Medewerker)

Onderwerpen en informatiebronnen: Distributie Bedrijfsvoering- Planning en Uitvoering Noord Controles brandkranen en openbare tappunten, openstaande acties 2013, achterstallig onderhoud tappunten, leidingvervuiling, ondermaatse levering minuten (OLM), storingsmelding en oplossen van storingen, leidingplan. Distributiemagazijn (Ridderkerk) Voorraad chemisch afval, persoonlijke beschermingsmiddelen, veiligheidsbladen, traceren gebruikte materialen, materiaal uitgifte bonnen, voorraad beheer op basis van min-max voorraad, bestellingen artikelen, leveranciersklachten, oogspoelvloeistof, afvoer afval, materiaalverantwoording monteurs, inventarislijst, registratie gereedschap monteurs, retour materialen

Evaluatie en conclusies: Distributie Bedrijfsvoering- Planning en Uitvoering Noord  Tot de werkzaamheden behoren de controle van brandkranen (1 x per 2 jaar) en de controle van openbare tappunten (1 x per 2 maanden). De gegevens worden in de database Diagis ingevoerd waarin per locatie een overzicht staat van de reeds uitgevoerde controles, de nog uit te voeren controles en de nog uit te voeren reparaties.  Er is een vervangingsplan voor leidingen opgesteld.  Storingen worden doorgaans direct verholpen. Na een klantmelding wordt de reparatie uitgevoerd, wordt er een watermonster genomen en als de analyse goed uitkomt wordt de opdracht gereed gemeld. Distributiemagazijn (Ridderkerk)  Chemisch afval en benzine worden opgeslagen in twee aparte containers.  Het is een wens om de kwaliteit van gebruikte materialen te kunnen traceren. Dit is thans nog niet mogelijk (bijv. tracering van PVC buis met datum fabricage, herkomst etc.)  De magazijn voorraden worden keurig beheerd op basis van min-max voorraden. Bij overschrijding wordt automatisch nieuw materiaal besteld. Leveranciersklachten komen incidenteel voor.  Er is een materiaalverantwoording voor monteurs. Verder is er een inventarislijst van materialen in de auto.

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 17 van 57

Aandachtsgebieden: Distributie Bedrijfsvoering- Planning en Uitvoering Noord  Niet altijd wordt onderhoud correct gereed gemeld in Diagis (zie de brandkranen in Gouda uit 2013 die met rode cirkels op de kaart staan aangegeven). Van deze brandkranen Is de onderhoudshistorie niet in Diagis gezet. Het kan ook voorkomen dat er een zwarte cirkel op de kaart staat (zie bijv. zwarte brandkraan 2213 in Gouda welke op 24-4-2013 is gecontroleerd en het gecontroleerde probleem is op 22-10-2013 verholpen, maar de opdracht is niet gereed gemeld. In dat geval zou de cirkel groen zijn.  Ook worden storingen niet altijd gereed gemeld in Diagis (zie storing 31044 d.d. 31-1-2014 op het Hazelaarsplein in Gouda). Beide voorbeelden leiden tot vervuiling van de database Distributiemagazijn (Ridderkerk)  Chemisch afval wordt op correcte wijze in containers bewaard (bijv. reagent A of chloorgranulaat). De zwarte containers zijn echter niet gestickerd waardoor het lastig is achter de inhoud te komen omdat deze met zwarte viltstift op de container geschreven.  Om bij oogletsel door chemicaliën snel in te kunnen grijpen is gesproken over de mogelijkheid om een fles oogspoelvloeistof bij de ingang van het magazijn te plaatsen.

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 18 van 57

Assessment van:

ZS Rodenhuis (Bergambacht)

Auditee(s): J. Huisman (Operator)

ZS De Steeg (Langerak)

T.Havelaar (onderhoudsmonteur) A. Langerak (operator)

Onderwerpen en informatiebronnen: ZS Rodenhuis (Bergambacht) Winputinspecties, DAWACO toepassing, monstername, labresultaten, overschrijdingsmeldingen, ontharding, bedexpansie metingen van der reactoren, persoonlijke beschermingsmiddelen, onderhoud, weekcontroles, preventief onderhoud, keuring hijsmiddelen, noodstroomvoorziening, ’s nachts werken aan storingen. ZS De Steeg (Langerak) pH en geleidbaarheidsmetingen ten behoeve van processturing, controles, houdbaarheid ijkvloeistoffen, instructies uit te voeren controles, ingangscontroles chemicaliën, persoonlijke beschermingsmiddelen (gasmasker), veiligheidsbladen, controle rondes, inspecties hijsmiddelen, elektrisch gereedschap en elektrische roldeuren, onderhoud rein waterkelders, rapportage bouwkundige inspecties.

Evaluatie en conclusies: ZS Rodenhuis (Bergambacht)  Winputten worden volgens schema geïnspecteerd. Er is een regeneratielijst 2014 (bijv. regeneratiegegevens SH-P01).  Overschrijdingen worden direct gemeld (bijv. troebelheidsmeting). Tweeekelijks vindt er een waterkwaliteitoverleg plaats.  Er worden weekcontroles uitgevoerd.  Voor ’s nachts werken (bijv. bij storingen) is een persoonlijk alarmsysteem ingevoerd. ZS De Steeg (Langerak)  pH meters en geleidbaarheidsmeters worden volgens voorschrift gecontroleerd en indien nodig gejusteerd.  Bij levering van chemicaliën vindt een ingangscontrole plaats door controlemetingen in het lab te doen.  Bij de ingangscontrole zijn veiligheidbladen aanwezig.  Controle rondes worden correct uitgevoerd.  Inspecties worden allen tijdig verricht.  Rein waterkelders worden volgens voorschrift onderhouden.

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 19 van 57

Aandachtsgebieden ZS Rodenhuis (Bergambacht)  De veiligheidsbladen bij de entzandwasser hangen niet in het zicht.  Bij drukke werkzaamheden worden de weekcontroles (zie januari en februari 2014) weleens overgeslagen. Daar er bij weekcontroles wel eens afwijkingen worden geconstateerd, is het een risico om weekcontroles over te slaan.  pH meters worden gecontroleerd met bufferoplossingen van pH 4 en pH 7. De te meten pH waarden liggen in de buurt van 8.2. De meetwaarden liggen dus buiten het controlegebied. Beter is de meetwaarden in het controle gebied te kiezen.  Er is een persoonlijk alarmsysteem bij ’s nacht werken, maar dit systeem wordt niet gebruikt. ZS De Steeg (Langerak)  De werkinstructies M.ZST.OP-210 (pH meting) en M.ZST.OP-211 (EGV meting) houden onvoldoende rekening met het effect van de temperatuur op de pH en op de geleidbaarheid. Het te snel nemen van watermonsters uit de buis kan leiden tot een te groot temperatuurverschil tussen monster en buis meting en derhalve tot een onjuiste geleidbaarheidscorrectie.  Ook bij ZS De Steeg worden de pH meters buiten het meetgebied gecontroleerd.  Het is niet duidelijk waarom er geen verkorte veiligheidsinstructies hangen bij bijv. de opslag NaOH 25%.  Van de bouwkundige inspectie van rein waterkelder RR04 uitgevoerd in 2013 door Movares is geen inspectierapport aantoonbaar.

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 20 van 57

Assessment van:

Onderzoek

Auditee(s): W.J. Knibbe (afdelingshoofd),

Inkoop Klantenservice en Incasso Klant en Markt

Omgevingsmanagement

mw. M. Beker (coördinator waterkwaliteit), H. Timmer, R. Kolpa E. de Smit, E. de Vries A. van Stein, mw. M. Ouwerkerk, mw. S. Coenraats H. Dijkhuizen (groepsleider), S. Smit (projectmedewerker), P. Lamsweerde (relatiebeheer zakelijke markt) H. Glerum

Onderwerpen en informatiebronnen: Onderzoek Bewaking waterkwaliteit, advisering primair proces, onderzoek en innovatie, doelstellingen, jaarplan 2014, risicogebieden. Project OND.01 (Puro, ontwikkeling membraan in de put): projectplan, koopovereenkomst, stuurgroep verslagen. Inkoop Kritischer en overige leveranciers, leveranciersmanagement, inkoopbeleid 2014, raamcontracten (bijv. Solvay), leveranciersbeoordeling. Klantenservice en Incasso Openstaande klachten, rubricering van klachten en klachtenanalyse, meteropnames, waterafsluiting, Procedure P 100 (Klant en Markt) en W 102.05. Klant en Markt Risicogebieden, technische klachten, klanttevredenheid, benchmark 2012, integraal meerjarenplan 2012 – 2015, waterkwaliteitsoverleg, optioneel overleg water, zakelijke klanten (bijv. Unimills). Omgevingsmanagement Integraal meerjarenplan, rollen omgevingsmanagement, aandeelhouders, omgevingsanalyse (knelpunten), omgevingsoverleg

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 21 van 57

Evaluatie en conclusies: Onderzoek  Onderzoek is op verschillende gebieden actief. Er zijn doelstellingen in de vorm van planning en taaktoewijzing gedefinieerd. Het jaarplan 2014 is opgesteld.  De waterkwaliteit wordt zorgvuldig bewaakt.  In het Puro project wordt samengewerkt door de TU-Delft, Logisticon, Haitjema, Waternet en Oasen. Er is een koop- of samenwerkingsovereenkomst gesloten. Verder wordt er regelmatig een stuurgroepvergadering gehouden (gez. verslag d.d. 28-6-2013) Inkoop  Een lopend verbeterproject is de inrichting van leveranciersmanagement. Dit project loopt nog tot 2015 door.  Doelen en stuurcijfers met betrekking tot het inkoopbeleid 2014 zijn in het document Concept 4 gedefinieerd.  Er worden regelmatig audits bij leveranciers gehouden (bijv. Solvay d.d. 10-4-2013, Brenstedt Chemie d.d. 2-10-2013). Naar aanleiding van deze audits worden actiepunten gedefinieerd.. Klantenservice en Incasso  Klachten worden gerubriceerd en geanalyseerd. Klachten worden vlot opgelost. Er zijn geen openstaande klachten 2014 meer.  Meteropnames worden volgens procedure onder de aandacht van de klant gebracht.  In het ergste geval kan een gevolg van wanbetaling waterafsluiting zijn (ongeveer 400 per jaar). Klant en Markt  De risicogebieden zijn in kaart gebracht. Per kwartsaal wordt een dashboard met streefwaarden en resultaten bijgehouden.  Klanttevredenheid wordt via enquêtes gemeten (gemiddeld resultaat 7.7)  Binnenkort wil met ook de geur en de watersmaak bij de klant meten.  In de landelijke benchmark scoort Oasen een 8.1.Het landelijk gemiddelde ligt iets hoger.  Het overleg over de waterkwaliteit vindt maandelijks plaats (gez. verslag maart 2014 met actielijst) Omgevingsmanagement  Omgevingsmanagement is een activiteit welke recent is gestart (5-2-2013). Het onderhoudt contacten met gemeenten, provincies, waterschappen, LTO en andere stakeholders. Deze activiteit is nog in een opbouwfase.  Om de coördinatie te optimaliseren wordt gekeken naar een CRM database waarin alle contacten kunnen worden vastgelegd.  Er vindt regelmatig omgevingsoverleg plaats (gez. agenda en actielijst d.d. 19-5-2014)

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 22 van 57

Aandachtsgebieden Onderzoek  In de koopovereenkomst met Logisticon en Haitjema d.d. 14-5-2013 is de aansprakelijkheid geregeld. Als bij een calamiteit Logisticon en Haitjema niets te verwijten valt, is Oasen aansprakelijk. Er is echter niet gespecificeerd tot welk bedrag Oasen aansprakelijk is. Dit kan een mogelijk risico inhouden. Inkoop  Verdere inrichting van leveranciersmanagement (gereed 2015) Klantenservice en Incasso  Klantenservice en Incasso is een beheerst proces. Klant en Markt  Klant en Markt is een beheerst proces. Geen opmerkingen. Omgevingsmanagement  Gesproken is over de mogelijkheid om een procedure Omgevingsmanagement op te stellen zodra deze activiteit verder verankerd is in de organisatie. Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken kunnen dan goed worden vastgelegd.

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 23 van 57

Assessment van:

ZS Reijerwaard (Ridderkerk)

Auditee(s): W. de Bruin (teamleider regio Z)

DPS Hazerswoude (Hazerswoude)

T. Gerritse (procesoperator) B. de Vree (procesoperator) Th. van Es (onderhoudsmonteur) K. Zijderveld (teamleider regio N) E. de Groot (operator)

Onderwerpen en informatiebronnen: ZS Reijerwaard (Ridderkerk) Preventief en correctief onderhoud, storingen, storingsanalyse, operator logboek, evaluatie storingen, inventaris auto monteur en persoonlijke beschermingsmiddelen, NEN 3140 keuring van elektrisch gereedschap, periodieke keuringen van ladders en takels, PBM’s (oogspoelvloeistof en gelaatsmasker), houdbaarheid pH buffer oplossingen, logboek RO installatie, noodstroom aggregaat. DPS Hazerswoude (Hazerswoude) OPIR programma, inspectie rein waterkelder, afwijkingsrapportages, STARLIMS, wettelijke normen en bedrijfsnormen, richtlijn bij overschrijdingen, noodstroom aggregaat

Evaluatie en conclusies: ZS Reijerwaard (Ridderkerk)  Preventief en correctief onderhoud wordt volgens planning uitgevoerd.  Storingen worden direct opgelost. Voor elke ingreep wordt een werkvergunning uitgeschreven die tevoren wordt doorgenomen met de onderhoudsmonteur. Er zijn geen openstaande storingen.  Het noodstroom aggregaat wordt periodiek getest.  Storingsanalyse vanaf 2008 heeft geleid tot een vermindering van klepstoringen (open-dicht)  Er wordt een logboek bijgehouden waarin alle afwijkingen worden vermeld.  NEN 3140 keuringen en periodieke keuringen van bijv. ladders en takels worden volgens planning uitgevoerd. DPS Hazerswoude (Hazerswoude)  Het OPIR programma geeft alle nodige stappen voor de regeling van het distributie pompstation.  Inspecties van rein water kelders worden volgens planning uitgevoerd (gez. bouwkundige keuring door GMB d.d. 21-5-2014)  Dagelijks wordt een afwijkingsrapportage bijgehouden.  Er is een richtlijn Overschrijvingen waarin alle te nemen stappen zorgvuldig zijn geformuleerd (bijv. rol operationeel leider, vergadertechniek, tafelindeling, noodzakelijke adressen, etc.).  Het noodstroom aggregaat wordt periodiek getest.

Aandachtsgebieden ZS Reijerwaard (Ridderkerk)  Er wordt een onderhoudbeheersysteem opgezet  Bij de ammonia detectie ontbreekt een fles oogspoelvloeistof (ter bescherming tegen Reagent A) en bij de RO installatie ligt het gelaatsmasker (ter bescherming tegen antiscalant 4 AQUA OSM 92) niet op de locatie.  Bij de RO installatie zijn verschillende ijkoplossingen voor pH verlopen (zie pH 9.22, aangemaakt 6-12-2011, houdbaarheid 18 maanden, en pH 7, aangemaakt 4-6-2012, houdbaarheid 18 maanden)  Het is niet duidelijk waarom er bij de RO installatie logboeken liggen met einddatum 2000 (archiefmateriaal?) DPS Hazerswoude (Hazerswoude)  Geen opmerkingen

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 24 van 57

Assessor: Ton Schoenmakers Assessment van:

KWM

Auditee(s): Dhr. Marcel Knopper Medewerker KWM Mevr. Esther Koster Medewerkster KWM

Onderwerpen en informatiebronnen: 

RIE, ongevallen, incidenten, verbeterpunten database, communicatie OR, openstaande minor non conformities OHSAS (t.a.v. weten regelgeving, kwaliteitsregistraties) (doelstellingen en plan van aanpak zijn op diverse momenten gedurende de week eveneens aan de orde geweest)


  

Men heeft de afgelopen periode verschillende zaken verbeterd zoals beveiligingsniveau verhoogd, incidentmelding drempel verlaagd en daardoor meer meldingen, crisisorganisatie opgetuigd. RIE is gezien van 2011 en is de basis voor het vaststellen van het jaarlijkse plan van aanpak. Er staan nu nog 7 acties open die in de loop van 2014 geïmplementeerd zullen worden. Door de drempel te verlagen ten aanzien van meldingen van incidenten heeft men in het afgelopen jaar 34 incidentmeldingen gerealiseerd (buiten de ongevallen). Er is een ongeval met verzuim geweest tot nu toe in 2014. Dit is goed gedocumenteerd en onderzocht. Het betrof het uitglijden op houten (vaste) trap op locatie ZHB. Hieruit is gebleken dat de anti sliplaag op deze trappen niet altijd voldoet. Men is begonnen met het vervangen van deze trappen op de locaties waar deze nog voorkomen. In het verbetermaatregelensysteem worden alle verbeteringen/opmerkingen opgenomen en onderzocht. Aandachtspunt: Er kan moeilijk gezocht worden op afgesloten verbeteringen. Incidentmeldingen en ongevallen worden goed bijgehouden en geanalyseerd. Elk jaar wordt de RIE geëvalueerd en plan van aanpak aangepast, Vaststelling vindt plaats door MT en OR. Aandachtspunt: Communicatie van de OR naar de medewerkers is niet helemaal duidelijk/transparant.


Geen vanuit deze audit

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 25 van 57

Assessment van:

Asset management

Auditee(s): Dhr. Bas Bouwman

Programmamanagement

Dhr. Jurjen den Besten Dhr. Arie Haasnoot Mevr. Nicole Zandkuijl

Onderwerpen en informatiebronnen:  

Distributie assets (waterleidingennetwerk), vervangingsperiode, PASS55 en ISO55000, beslismodel vervanging, DIAGIS, prioriteringsmodel. BEEL leidingen (Beoordeling externe effecten leidingen), meerjarenplan en bijdrage asset management, IAM (Institute of Asset Management) Studie Oasen west fase I, afvalwaterstroom nieuwe installatie

Evaluatie en conclusies:          

De afdeling asset management (AM) is redelijk nieuw (sinds 2 jaar). Deze afdeling bepaalt wanneer welke leiding vervangen moet worden. (mede door de gegevens die de monteurs uit het veld aanleveren) Er zal in de komende jaren een vervangingsperiode aanbreken waarbij AM zal moeten gaan aangeven welke leidingen vervangen moeten gaan worden. Men is bezig om de diverse modellen die men gemaakt heeft te combineren tot een beslismodel. Dit beslis/prioriteringsmodel wil men met Spatial Workshop gaan automatiseren In DIAGIS zijn alle leidingen opgenomen en zijn de transportleidingen gecodeerd en gekoppeld aan de documentatie van deze leiding. Het in beeld brengen van BEEL leidingen (die door dijken, langs spoorwegen en autowegen gaan) is ook een zeer belangrijke opgave voor AM. Doordat de afdeling nog relatief nieuw is heeft men zich afgevraagd wat AM kan bijdragen aan het meerjarenplan van OASEN. Hierbij is men gestart met het in beeld brengen van AM volgens het voorbeeld van IAM (Institute of Asset Management). Aandachtspunt: Resultaat van dit onderzoek leverde op dat het bij AM nog ontbrak aan strategie en beleid. Hiervoor zijn momenteel voorstellen gedaan richting MT.

Programmamanament  



Deze afdeling bestaat ruim een jaar en houdt zich bezig met het maken van studies ten aanzien van haalbaarheid van nieuwe installaties/leidingen. Gezien is de Oasen West fase 1 studie (verbeteren waterkwaliteit en verbinden van 2 stations) die uit 4 deelplannen bestaat en waarbij men bekijkt of de afvalwaterstroom van de nieuw te bouwen membraaninstallatie naar de afvalwaterzuivering van het Hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard kan worden gebracht Daarnaast is men bezig om sustainability (duurzaamheid) te bewerkstelligen. Dit doet men onder andere door middel van inkopen van duurzame materialen, minder materialen gebruiken, energieverbruik en chemicaliën verminderen. Tevens is men bezig om de circulaire economie te vertalen naar de bedrijfsprocessen van OASEN.



Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 26 van 57

Assessment van:

Productielocatie De Laak Lexmond en de Put in Nieuw-Lekkerland

Auditee(s): Dhr. W. de Bruijn Teamleider Dhr. M. de Zeeuw Procesoperator Dhr. T. de Jong Onderhoudsmonteur Dhr. A. Romeijn Procesoperator Dhr. J. de Rooij Onderhoudsmonteur


Uitleg proces, leverbonnen, onderhoudsplanning, PBM’s, LMRA, veiligheidsbladen, noodplan, brandblusmiddelen, opleidingen, werkvergunningen, installatieverantwoordelijke, werkverantwoordelijke NEN3140 en NEN3840,


  

   

 

De teamleider geeft leiding aan 16 medewerkers, 11 operators en 4 onderhoudsmedewerkers, verdeeld over 4 zuiveringsstations. Procesoperator regelt de dagelijkse gang van zaken, zoals controle van het proces en het uitschrijven van werkvergunningen. De onderhoudsmonteur doet de grotere procesonderhoudsklussen. Uitleg gekregen van de PLC besturing en monitoring. Enkele locaties worden bemand door een persoon. Bij risicovolle werkzaamheden wordt hulp ingeroepen van collega’s, echter als iets gebeurd met de persoon die alleen werkt kan het zijn dat deze geen mogelijkheid heeft om alarm te slaan. Dit wordt zo geaccepteerd. Deze opmerking is ook gemaakt door Jaap van Nieuwkoop en geadresseerd bij ISO9001. Momenteel was een leverancier actieve kool aan het vullen, Jacobi Carbons Service GmbH is momenteel de leverancier. Leverbon 0714846 gezien. Reinigingsattest van Refood ME-G1-9990 gezien. Van de 2 ladingen wordt een monster genomen. Onderhoudsplanning gezien en diverse punten doorgenomen zoals controle bedhoogte Palletreactor 05-02-14 uitgevoerd. Afwijkingen van de planning worden nu opgeschreven op de afwijkingenlijst en procedure P201-040 uitvoering regulier onderhoud is aangepast. Men doet alles nu nog op papier maar men wil een digitaal systeem aanschaffen. Men heeft werkgroepen gemaakt die bekijken welk programma het moet gaan worden. (Programma van eisen, PvE). Aandachtspunt: Bij Distributie bedrijfsvoering – Planning is de dag na deze audit het FSA (Field Service AX) programma gezien, hierin wordt ook gepland, is deze optie meegenomen in werkgroep?. De operator heeft VOL-VCA en de onderhoudsmedewerker heeft BVCA. Teamleider W. de Bruijn is installatieverantwoordelijke en operator M. de Zeeuw is werkverantwoordelijke NEN3140 en VOP NEN3840. Aanwijzingen zijn opgenomen in het aanwijsregister NEN3140 en NEN3840 Werkvergunningen gezien van 04189 voor Saval Dhr. Steenbergen in orde en werkvergunning van Jacobi (begeleid door T. de Jong) 04190 in orde. Brandblussers en slanghaspels werden door Saval gekeurd tijdens de audit (stond zo gepland op de onderhoudskalender), verbandtrommels aanwezig. Op beide locaties. Bij koolfilter 5 waren T. de Jong en D. van Stappen bezig met werkzaamheden. Zij wisten goed aan te geven waar op te letten en welke de risico’s waren. Aandachtspunt: Alleen D. van Stappen gebruikte geen gehoorbescherming (vond hij niet nodig voor dat even). Buiten dit werden de PBM’s goed gebruikt, in deze zone is de eis dat men met de laarzen in de chloorbak gaat en een hygiënische papieren overall aan heeft. Locatie ziet er zeer schoon en opgeruimd uit. Per afdeling hangen overal veiligheidsinformatiebladen op en op plekken waar chemicaliën gebruikt worden zijn ook oogspoelflessen aanwezig. Tevens AED aanwezig op locatie. Bedrijfsnoodplan inclusief aanvalsplan voor de brandweer aanwezig, inclusief veiligheidsinformatiebladen. Er zijn oefeningen geweest met de brandweer deze oefeningen zijn geëvalueerd en besproken. Men heeft de ontruimingsoefeningen nu zo ingericht dat men per regio per jaar op een locatie oefent echter er zijn geen evaluatierapporten beschikbaar.

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 27 van 57

Evaluatie en conclusies:        

De Put is kleine locatie met 2 medewerkers. Medewerkers weten in eigen bewoordingen aan te geven wat een LMRA is (Laatste Minuut Risico Analyse) Beide medewerkers de Rooij en Romeijn hebben VOL-VCA en zijn VOP (Voldoende onderricht persoon). Romeijn is werkverantwoordelijke. Veilig hijsen, levensreddende handelingen, kleine blusmiddelen. Werk van dhr. de Rooij is momenteel regenereren van winputten. Gezien is de uitgebreide manual M.ZRK.WU.212 versie 7. Per locatie een manual. Op beide locaties is de hygiëne code productie gezien, deze is samengevat op een kaart met de belangrijkste punten. Deze wordt per jaar geëvalueerd en eventueel aangepast. Als in milieubeschermingsgebied gewerkt moet worden dan heeft men hiervoor procedures ontwikkeld. Middelen zoals haspel, verdeelstekker gezien gekeurd door testcom 04-2014 en geïdentificeerd met nummer. Men houdt 2x per maand een toolbox met goede onderwerpen, zoals reconstructie brand Chemie Pack (men heeft filters moeten vervangen), valbeveiliging, incidenten, richtlijn overschrijdingen microbiologie tijdens wachtdienst. Laatste 2 jaar geen bezoek gehad van bevoegd gezag bij locatie de Laak.


Bij Distributie bedrijfsvoering – Planning is de dag na deze audit het FSA (Field Service AX) programma gezien, hierin wordt ook gepland, is deze optie meegenomen in werkgroep?.

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 28 van 57

Assessment van:

Distributie Distributie Hoofdleidingen

Auditee(s): Dhr. P. Mense Hoofd Distributie

Distributie Toezicht

Dhr. F. Uithol Teamleider Dhr. J. Swijneneburg Engineer Dhr. G. Ros Toezichthouder


Doelstellingen, Marap, asset management, risico-indicatoren (KPI’s), vitaliteitsprogramma, project benedenkerkseweg Stolwijk, Onderzoek Waterpas, VGM plan, start-up formulier, database toezicht, hygiëne code, hygiëne code boekje

Evaluatie en conclusies: Distributie Hoofd  Distributie heeft het beheer over het leidingennet. Er is een inventarisatie uitgevoerd, storingsgegevens zijn gebruikt om te zien waar alle leidingen zich bevinden en men vroeg zich af welke info hebben we nu eigenlijk nodig.  Asset Management is opgericht om o.a. bovenstaande gegevens boven water te krijgen  Hoofd stuurt o.a. asset management, nieuwbouw, distributieleidingen, aansluitleidingen/inspecties en reguliere onderhoud aan  In de uitgebreide Marap (Maandrapportage), staan goede risico-indicatoren waarop men stuurt inclusief klachtenrapportage. Hoofd krijgt hiernaast rapportages van de afdelingen hoofdleidingen, aansluiting en inspectie, asset management en bedrijfsvoering.  Ook wordt er in deze Marap gerapporteerd over klantteveredenheid, waterkwaliteit, afwijkingen aannemers, inspecties etc.  Men is gestart met een vitaliteitsprogramma (zal verder bij Distributie bedrijfsvoering bekeken worden) Distributie Hoofdleidingen  Met de teamleider en engineer, nadat korte uitleg gegevens is over de taken van deze afdeling, is het project Benedenkerkseweg Stolwijk bekeken.  Aandachtspunt: Wat op valt is dat men (nog) geen checklistachtig iets heeft om te kunnen afvinken wat er allemaal nodig is voor de opstart van een project, zoals bijv. VGM plan noodzakelijk, welke wetgeving (vergunningen noodzakelijk), historisch onderzoek noodzakelijk etc. Is nu alleen aanwezig in het hoofd van de engineer.  Bij dit project heeft het Hoogheemraadschap samen met Oasen dit project aangepakt. BAM Infra ia de vaste aannemer in dezen.  Onderzoek ecologie en archeologie door ingenieursbureau Waterpas is uitgevoerd. De risico’s die op konden treden naar aanleiding van bodemverontreiniging zijn gecommuniceerd naar BAM Infra. Deze heeft hierop een VGM plan gemaakt en dit laten controleren door Aboma. Aandachtspunt: Zelf maakt Oasen nog geen VGM plan (V&G plan ontwerp/uitvoering)  In dit geval is het onderzoek uitgevoerd door Waterpas echter men heeft ook een jarenlange verbintenis met ingenieurs bureau RPS. Aandachtspunt: Beoordeling van prestaties van leveranciers wordt nog niet consequent uitgevoerd.  VGM plan van BAM infra gezien waarbij de toezichthouder dit ook controleert. Ook gebruikt men een Start-up formulier met alle relevante afspraken en info.

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 29 van 57

Evaluatie en conclusies: Toezichthouder  De toezichthouder houdt toezicht op VGM, Hygiëne en technische zaken.  In de database toezicht kan men de aannemers beoordeling op onder andere deze punten, bij overschrijdingen zal er in het accountoverleg met de aannemer hierop ingegaan worden.  Via de engineer krijgt de toezichthouder de Start-up lijst en aanmelding formulier toezicht  Verbetering die ingevoerd is, is dat de toezichthouder bij belangrijke, niet standaard, werken zelf bij de Start-iup vergadering aanwezig is en zodoende veel beter op de hoogte is van zaken die afgesproken zijn tussen Oasen en aannemer.  Men probeert 1x 14 dagen op een project aanwezig te zijn, meestal is dit bij belangrijke momenten zoals in- en uitbouw waarbij hygiënisch werken van zeer groot belang is. Om hygiënisch werken steeds maar onder de aandacht te brengen heeft men een verkorte uitgave van de hygiëne code gemaakt in de vorm van een boekje. Iedereen die werk voor Oasen gaat uitvoeren krijgt dit boekje met nog extra uitleg.




Wat op valt, is dat men (nog) geen checklist achtig iets heeft om te kunnen afvinken wat er allemaal nodig is voor de opstart van een project, zoals bijv. VGM plan noodzakelijk, welke wetgeving (vergunningen noodzakelijk), historisch onderzoek noodzakelijk etc. Is nu alleen aanwezig in het hoofd van de engineer. Zelf maakt Oasen nog geen VGM plan (V&G plan ontwerp/uitvoering)

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 30 van 57

Assessment van:

Distributie bedrijfsvoering

Auditee(s): Dhr. R. van Klaveren Teamleider Dhr. D. Watrin Planning


Doelstellingen, KPI’s (bedrijfsbrede indicatoren en afdelingsindicatoren), Marap, planning onderhoud, vitaliteitsprogramma, belasting opzichter, incidentmeldingen


     

Distributie bedrijfsvoering heeft operationeel beheer en onderhoud onder zich met 36 monteurs. Gezien is de uitgebreide Marap met bedrijfsbrede- en afdelingsspecifieke indicatoren komend uit het jaarplan. (1x per maand) Deze zijn opgedeeld naar watermeter wisselingen, onderhoud AL, kleine klachten en lekkages, onderhoud hoofdleiding (HL) Men heeft naast het dagelijkse onderhoud ook avond en nachtelijke bewaking. Deze klachten/lekkages worden opgevangen middels een call center, die de belangrijke zaken doorbelt naar de opzichter. De belasting van de opzichter (avond-nacht) wordt gemonitord en gerapporteerd waarop dan adequate acties uitgezet worden ten aanzien van slaaptijd etc. Naast bovenstaande zaken worden ook veiligheidsincidenten, keuringen gereedshappen, uitgevoerde activiteiten per maand gerapporteerd. Er is een vitaliteitsprogramma opgestart in 2012 waarbij men de ArboUnie gevraagd heeft (Visergo) om een onderzoek uit te voeren bij de monteurs of deze wel de nieuwe pensioenleeftijd gezond kunnen halen. Dit onderzoek is besproken met de monteurs en het bleek dat 62% van hen in de oranje/rode gevarenzone zaten. Hierop is een vrijwillig trainingsprogramma opgezet (2x per week trainen). Uitslag na diverse maanden was, na uitvoering van een PMO, dat er bij 22 medewerkers een verbetering gemeten is. Men gaat in juni a.s. een nieuw PMO uitvoeren en een nieuw trainingsprogramma opstarten. Tevens is gezien hoe monteurs op pad gaan met hun laptop en alle denkbare gegevens inclusief incidentmeldingen kunnen ingeven in FSA, deze worden goed ingevoerd. Drempel is nu lager om dit te doen.



Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 31 van 57

Assessment van:

Nieuwbouw Distributie

Auditee(s): Dhr. R. Bot Teamleider Dhr. N. de Wit Senior projectleider


Presentatie bewoners, vergunningen, UAV-GC, VGM plan van Vulpen, toetsing contractdocumenten, toezicht, interne kick-off, aannemer kick-off , RIE, certificaten aannemer

Evaluatie en conclusies:           

Project Oasen Tiendweg-West fase 1 Krimpen aan de Lek ( ZS Schuwacht-Breekade-N210. Dit project loopt nu na een voorbereidingstijd van 2,5 jaar vanaf april 2014, uitvoeringstijd ½ jaar ivm omgevingsomstandigheden. Presentatie gemaakt voor bewoners. I.v.m. ecologische zaken is de voorbereidingstijd zo lang geweest. Actielijst vergunningen is gemaakt en opvolgingen die gegeven moeten worden van bevoegd gezag. Inclusief tijdspad en verantwoordelijke. Het is een UAV-GC (Uniforme administratieve voorschriften voor de uitvoering van werken – Geïntegreerde contracten) project. Vanaf definitief ontwerp is verantwoordelijkheid van de aannemer. Verkeersplan is gemaakt door Oasen samen met ingenieursbureau RPS. VGM plan uitvoeringsfase gemaakt door van Vulpen PR10934 12-068-C inclusief TRA. Risico’s en geldende weten regelgeving zijn opgenomen in dit plan. Op project is geregeld dat Royal Haskoning directievoerder is en toetsing uitvoert van de contractdocumenten. Daarnaast 2 toezichthouders van Oasen op het project. Met aannemer en alle partijen is een algemene uitgebreide kick-off uitgevoerd en interne Oasen kickoff, daarnaast is er een brochure met alle nodige informatie gemaakt. Van Vulpen is VCA** gecertificeerd en BRL SIKB 7000, ISO14001, ISO9001. Van Vulpen informeert Oasen middels maandrapportage over voortgang werk, incidenten, ongevallen, risico’s, bevindingen bevoegd gezag in dit geval ODMH (omgevingsdienst Midden Holland), interne audits. Vanuit de uitvoeringsoptiek is er een uitgebreide RIE gemaakt Goed beheerst proces.



Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 32 van 57

Assessment van:

Project Oasen Tiendweg West fase 1

Auditee(s): Dhr. W. Stoop Uitvoerder van Vulpen Dhr. M. van Engelenhoven Projectcoordinator Dhr. U. Steenbergen Royal Haskoning Dhr. N. de Wit Senior projectleider Oasen.


Kick-off, lasserskwalificatieoverzicht, voorlichting, toolboxen, werkplekinspecties, VCA certificaten, VGM plan, alarmkaarten, verbandmiddelen, brandblusmiddelen, keuringen van middelen, LMRA,

Evaluatie en conclusies:          

  

Alle betrokken partijen hebben een algemene kick-off bijgewoond. De nieuwe medewerkers krijgen de voorlichting met de info brochure. Men laat hen hiervoor tekenen. Aandachtspunt: Er is niet te zien wanneer de voorlichting op het project is uitgevoerd (dateren). Men is bezig met voorbereiding HDD boring en laswerk en inpakken van lassen. Lasserskwalificatieoverzicht met geldige kwalificaties en certificaten aanwezig. Iedereen op project heeft een VCA opleiding. Toolboxen worden gehouden 1x per maand met goede en relevante onderwerpen zoals Hygiëne, zorgvuldig graven. Werkplekinspecties zijn uitgevoerd. U. Steenbergen en W. Stoop, van Engelenhoven hebben allen een geldig VOL-VCA certificaat. VGM plan is goed toegesneden op de werkzaamheden en projectrisico’s. Alarmkaarten hangen in de keten. Sanitaire voorziening is een chemisch toilet. Verbandtrommel en brandblusser in keet aanwezig. Rondgang over het werk. Gezien zijn onder andere het boren en het vacuüm stralen. S. Breeuwen van Straalbedrijf Houtepen heeft een geldig VOL-VCA en M. Geers van bedrijf Rombouts heeft een geldig Basis VCA, waren bezig met stralen van de lasnaden. Ze wisten goed onder woorden te brengen welke de risico’s waren en hoe deze te beheersen. Konden goed de LMRA uitleggen. Alle middelen zijn gekeurd en voorzien van de juiste stickers. (van Vulpen is VCA** gecertificeerd) Geen werk gerelateerde ongevallen op dit project. Goede indruk verkregen van dit project, samen met de reeds uitgevoerde locatiebezoeken kan gesteld worden dat de processen beheerst verlopen.


Er is niet te zien wanneer de voorlichting op het project is uitgevoerd (dateren).

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 33 van 57

Assessor:

Marc Broeders

Assessment van:

Communicatie

Auditee(s): Mevr. C. van der Haar (communicatie adviseur), Dhr. J. van Luijt (teamleider communicatie)

Onderwerpen en informatiebronnen:     

IMJP 2013-2015, Afdeling Communicatie jaarplan 2014 Communicatie campagnes tbv klanten: zomercampagne, verbouw/nieuwbouwcampagne. Communicatie naar Contractoren mbt do’s en dont’s in een waterwingebied. Communicatie vanuit een crisis-situatie, manual communicatie, procedure calamiteiten, procedure ongeval. Jaarprogramma wachtdienst communicatie 2014, wachtdienstoverleg,


 

Er wordt vanuit de organisatie actief gecommuniceerd naar klanten. Met name op het vlak van de “kwaliteit” van het water en de bewustwording van invloeden als er langere tijd geen drinkwater wordt verbruikt vanwege het op vakantiezijn, invloed van verbouw en nieuwbouw. Effectiviteit wordt hiervan gemeten middels NIPO-enquêtes. In geval van een crisissituatie is er een communicatieteam (woordvoering, social media, beheer website) om zo optimaal te kunnen communiceren naar de diverse partijen. Een verdere professionaliseringsslag wordt gemaakt middels het jaarprogramma wachtdienst communicatie. Dit is sinds dit jaar gestart en elementen als wachtdienstoverleg, aangekondigde en niet aangekondigde oefening maken hier deel vanuit.



Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 34 van 57

Assessment van:

Interne Controle / Risico Management

Auditee(s): Dhr. P.Blijleven (Internal Auditor) Mevr. G. van Zijl (Manager Finance & Control)

Onderwerpen en informatiebronnen:   

Auditplan Oasen 2013/2014 en Auditplan Oasen 2014/2015 en uitvoering Overzicht Openstaande bevindingen naar aanleiding van de IC werkzaamheden IMJP 2013-2015, Risicomanagement


Vanuit Interne Controle wordt er een auditplan opgesteld en ten uitvoer gebracht. Het auditplan bevat een 10-tal audit onderzoeken welke uitgevoerd worden bijvoorbeeld: Personeelsmutaties, Investeringen, Betalingen, Rechten en Bevoegdheden). Resultaten vanuit deze audits worden opgenomen in het overzicht Openstaande bevindingen naar aanleiding van de IC werkzaamheden en zo verder afgehandeld. Een adviseur Risicomanagement is beschikbaar om verder invulling te geven aan de stappen Voorkomen en Voorspellen vanuit de risicomanagement-gedachte. Risicomanagement heeft een verdere invulling gekregen door risico-onderwerpen te definiëren, resultaat eind 2015 te benoemen alsook de hoofdindicatoren en de risicoindicatoren en deze per kwartaal te meten. De structuur ziet er solide uit.


Geconstateerd dat in het overzicht Openstaande bevindingen naar aanleiding van de IC werkzaamheden wel de Bevinding/tekortkoming en actie wordt geregistreerd maar de stap er tussen, de oorzaak, niet. Deze opmerking sluit aan bij minor NC 1405HCW01.

Assessment van:

ICT Beheer

Auditee(s): Dhr. M. Schipper (Teamleider) Dhr. R. Beiboer (systeem netwerk beheerder)

Onderwerpen en informatiebronnen:     

Maandrapportage ICT april 2014 en relatie tot hoofdindicatoren en risico-indicatoren. Metingen ten aanzien van beschikbaarheid PA, KA en K&O Overzicht Verstoringen reguliere werkzaamheden 2014 SLA KPN-Oasen 16 december 2013 Responsible disclosure


Maandrapportage ICT sluit aan bij het IMJP. Er wordt periodiek gemeten op de hoofdindicatoren en risico-indicatoren. In het overzicht Verstoringen reguliere werkzaamheden 2014 is goed opgenomen de Oorzaak van de verstoring. Relatie naar leverancier(s) middels opgestelde SLA’s. In totaal zijn er een 30-tal SLA’s. Doorgenomen de SLA KPN-Oasen. Het “uitnodigen” van esthetische häckers heeft recent geleid tot een “positief” resultaat.



Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 35 van 57

Assessment van:

Ondernemingsraad

Auditee(s): Dhr. R. Kikkert (Vice voorzitter OR) Dhr. T den Otter (OR-lid)

Onderwerpen en informatiebronnen:   

Organisatie van de OR, Arbo commissie, instemmings- en adviesrecht Oasen NV Preventief Medische Onderzoek 2013 Communicatie naar de achterban.

Evaluatie en conclusies:      

Binnen de OR zijn er 9 zetels waarvan er 7 zijn ingevuld. Dit jaar staan er nieuwe verkiezingen op het programma. Men heeft gewerkt aan een OR-nieuwe stijl om zo meer betrokkenheid onder de medewerkers te krijgen voor de OR. Zes keer per jaar is er overleg met de Algemeen Directeur. OR is gekend met diverse arbogerelateerde onderwerpen (RIE, Arbocatalogus Waterleidingbedrijven, Preventief Medisch Onderzoek 2013, Preventiemedewerker, medewerkerstevredenheidsonderzoek 2013). Op diverse manieren wordt er gecommuniceerd naar de achterban. Al met al een actieve OR.



Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 36 van 57

3. Constateringentabel – open constateringen ISO 9001:2008 Gradatie 1

Status 2

Minor NC

New

Constatering (inclusief locatie indien van toepassing) 3

Correctie, oorzaak analyse & correctieve maatregel review 4

Tekortkoming: Oorzaken van afwijkingen die worden geregistreerd in het overzicht Verbetermaatregelen worden niet aantoonbaar onderzocht.

Plan van aanpak:

Proces / aspect 5 KWM: corrigerende / preventieve maatregelen/ oorzaakanalyse

Correctie korte termijn:

Datum 6

Referentie 7

21 mei 14 1405HCW01

Norm § 8 8.5.2

Oorzaakanalyse: Eis: Er moeten maatregelen worden getroffen om de oorzaken van afwijkingen te kunnen opheffen om herhaling te voorkomen. Hiertoe moeten onder meer de oorzaken van afwijkingen worden bepaald.

Corrigerende maatregel: Verificatie:

Bewijs: In het overzicht Verbetermaatregelen is geen expliciete aandacht gegeven aan de resultaten van oorzaakonderzoek bij afwijkingen die onder meer worden vastgesteld tijdens interne en externe audits. Ook via andere bronnen – bijvoorbeeld de beschrijving van corrigerende acties en maatregelen - is aantoonbaarheid van het uitvoeren van oorzaakanalyse bij in audits vastgestelde afwijkingen onvoldoende.

1. Gradatie van de bevinding * 6. Datum van de bevinding * Major NC = Major non conformity Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

2. New, Open, Closed 7. YYMMseq.# Minor NC = Minor non conformity

HCW mei 2014: zie separaat geüploade plan van aanpak. Plan van aanpak is akkoord. Opvolging volgende SV-bezoek.

3. Beschrijving van de LRQA bevinding 8. Norm paragraaf van toepassing

4. Review door LRQA

Rapport: RQA0732371/0028 - 31-mei-14

5. Proces, aspect, afdeling of thema

Pagina 37 van 57

4. Constateringentabel – gesloten constateringen ISO 9001:2008 Gradatie 1

Status 2

Minor NC

Closed



Tekortkoming: Het overzicht Structuurplan informatie voorziening wordt niet meer bijgehouden en is blijkbaar niet meer actueel.

Plan van aanpak:

Norm eis: Een gedocumenteerde procedure moet worden vastgesteld om de beheersing te definiëren die nodig is voor de identificatie, het opslaan, de bescherming, het terugvinden, de bewaartermijn en de vernietiging van registraties.

Oorzaakanalyse:

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506


Beheersing van registraties

Datum 6 11 nov 13

Referentie 7 1311MCB05

Norm § 8 4.2.4


Corrigerende maatregel: Verificatie:

Bewijs: De Beheersing van (kwaliteits)registraties is opgenomen in het overzicht Structuurplan informatie voorziening. Aangegeven werd dat dit overzicht niet meer bijgehouden is en niet meer actueel zal zijn. Enkele registraties welke het (kwaliteits)managementsysteem oplevert zijn in dit overzicht niet benoemd, bijvoorbeeld: interne auditrapporten, directiebeoordelingen, corrigerende maatregelen etc. (ofwel elke verwijzing naar par. 4.2.4 in de ISO 9001:2008 norm).

1. Gradatie van de bevinding * 6. Datum van de bevinding * Major NC = Major non conformity

Proces / aspect 5

HCW 23-05-2014: NC gesloten, de procedure was in vergetelheid geraakt door organisatorische knelpunten en moest nieuw leven worden in geblazen. Dit is gebeurd, organisatorische knelpunten zijn opgelost (hoofd KWM ai). Overzicht is weer actueel en de procedure geïmplementeerd.


4. Review door LRQA

Rapport: RQA0732371/0028 - 31-mei-14


Pagina 38 van 57

5. Constateringentabel – open constateringen ISO 14001:2004/ OHSAS 18001:2007 Gradatie 1

Status 2

Minor NC

Open



Tekortkoming: Het vaststellen of men voldoet aan de weten regelgeving vindt o.a. plaats vanuit veiligheidschecks, onderhoudskalender en interne audits. Er kan niet aangetoond worden dat men middels deze methoden ook alle W&R daadwerkelijk periodiek toetst/getoetst heeft. Met andere woorden hoe kan vastgesteld worden dat men zelf alle van toepassing zijnde W&R ook daadwerkelijk periodiek getoetst heeft.

Plan van aanpak:

Norm eis: De organisatie moet registraties bijhouden van de resultaten van periodieke beoordelingen mbt beoordeling van naleving van wettelijke eisen en andere eisen die zij onderschrijft.

HCW 23-05-2014: NC niet gesloten, zie separaat geüploade plan van aanpak. Plan van aanpak is akkoord. Opvolging volgende SV-bezoek.

Proces / aspect 5 beoordeling van de naleving.

Datum 6 11 nov 13

Referentie Norm § 7 8 1311MCB04

4.5.2

Correctie korte termijn: Oorzaakanalyse: Corrigerende maatregel: Verificatie:

Bewijs: Bijvoorbeeld: niet aangetoond kan worden op welke wijze men de Arbeidstijdenwet voor de medewerkers met een consignatieregeling getoetst heeft. Niet aangetoond kan worden welke elementen van de PGS 15 van toepassing zijn (niet alle elementen zullen namelijk van toepassing zijn) en hoe men dit nu getoetst heeft/wordt.




4. Review door LRQA

Rapport: RQA0732371/0028 - 31-mei-14


Pagina 39 van 57

Gradatie 1

Status 2

Minor NC

Open



Tekortkoming: Geen procedure is beschreven op welke wijze het milieuaspectenregister wordt bijgehouden en geïmplementeerd.

Plan van aanpak:

Norm eis: De organisatie moet een procedure vaststellen om te bepalen welke aspecten belangrijke effecten hebben of kunnen hebben voor het milieu.

Oorzaakanalyse:

Bewijs: Geen herleidbare en reproduceerbare significantiebepaling is waargenomen. Prioriteitstelling heeft betrekking op de mate waarin de organisatie haar aspect belangrijk vindt ter verbetering. In mindere mate is deze gekoppeld aan het bijbehorende effect. De organisatie heeft geen vaste methodiek welke reproduceerbaar en transparant is, hetgeen in afwijking is en wordt beoordeelt als minor NC.

Verificatie:



Proces / aspect 5 Milieuaspecten

Datum 6 11 nov 13

Referentie Norm § 7 8 1402OLD01

4.3.1 b


Corrigerende maatregel:

HCW 23-05-2014: NC niet gesloten, zie separaat geüploade plan van aanpak. Plan van aanpak is akkoord. Opvolging volgende SV-bezoek.


4. Review door LRQA

Rapport: RQA0732371/0028 - 31-mei-14


Pagina 40 van 57

6. Gesloten constateringentabel - ISO 14001:2004 / OHSAS 18001 Gradatie 1

Status 2

Minor NC

Closed

Constatering 3

Genomen maatregel 4

Langerak: Werkvergunningen worden niet toegepast zoals bedoeld, met name de beheersmaatregelen, verantwoordelijkheden en toets op uitvoering wordt niet ingevuld waardoor niet aantoonbaar is gemaakt of de onderkende risico’s daadwerkelijk voldoende zijn beheerst.

Oorzaak en Voorgestelde maatregel: zie 17231

Proces / aspect 5 risico's bij projecten werkvergunningen

Datum 6

Referentie 7

01 jun 12

1206DRK01

Norm § 8

Verificatie: Ten tijde van de audit zijn diverse aangepaste templates gepresenteerd. Deze templates hebben voornamelijk als doel transparantie in gegevens en betere definiëring van toepasbaarheid. Een clausule is toegevoegd waarop ten alle tijden de vergunningen bij werken derden ingevuld dient te worden, eventueel onderbouwd geen nadere specificatie i.v.m. ontbreken (milieu)risico’s. De herziende templates en procedures worden ten tijde van de audit verder uitgerold binnen de organisatie. De volledige effectiviteit is (nog) niet geheel aantoonbaar, derhalve wordt de afwijking nog niet gesloten. Verificatie: MCB14062013:Werkvergunningenzijn structureel aangepast en opgenomen in het gedocumenteerd systeem onder document nr. F204010. Tijdens toolboxmeetings op 5/2-2013 en 28/5-2013 is hier aantoonbaar aandacht aan besteed. Nieuwe werkinstructies hiertoe werden opgesteld. Op de bezochte locaties ZS Lekkerkerk en ZS Laak kunnen vaststellend dat werkvergunning correct worden toegepast. Op basis van deze informatie is de minor NC gesloten.




4. Review door LRQA

Rapport: RQA0732371/0028 - 31-mei-14


Pagina 41 van 57

Gradatie 1

Status 2

Minor NC

Closed

Constatering 3

Genomen maatregel 4

Projecten: de rol van de verschillende instrumenten voor het identificeren van risico’s is niet duidelijk binnen het projectteam. Ook het invullen van beheersmaatregelen, verantwoordelijkheden en toets op uiteindelijk toepassen ervan is nog onvoldoende aantoonbaar.

Oorzaak en Voorgestelde maatregel: zie 17232 Verificatie: Goede corrigerende maatregel door na te denken over een structuur die dit aspect beter borgt in de organisatie. Dit door middel van geleideformulieren (analogie van de 6 fasen van Twynstra-Gudde). Dit is voor Nieuwbouw Productie nagenoeg gereed en de streefdatum is om dit ook dit jaar afgerond te hebben. Derhalve de minor NC nog open laten staan.

Proces / aspect 5

Datum 6

Referentie 7

beheersen van risico's vanuit RISKMAN of RI&E

01 jun 12

1206DRK01

inzicht in weten regelgeving en toetsing weten regelgeving.

31 mei 12

Norm § 8

Verificatie: MCB14062013:De geleideformulieren zijn afgerond, geïmplementeerd en opgenomen in het kwaliteitsmanagementsysteem. Vanuit het project “verplaatsen putten Vianen” kunnen vaststellen dat deze nieuwe structuur gehanteerd wordt. Op basis van deze informatie is de minor NC gesloten. Minor NC

Closed

Er is geen gedocumenteerde procedure m.b.t. inzicht in wettelijke eisen en de beoordeling van de naleving van deze wettelijke eisen. Overeenkomstig de OHSAS par. 4.3.2 en 4.5.2. dient deze er wel te zijn. Het risico wat hierbij kan ontstaan is dat deze activiteiten niet geborgd zijn in de organisatie. Indien medewerkers welke belast zijn met deze activiteiten de organisatie verlaten kan daarmee ook deze kennis de organisatie verlaten.



Oorzaak en Voorgestelde maatregel: zie 17233 Verificatie: Procedure is opgesteld.


4. Review door LRQA

Rapport: RQA0732371/0028 - 31-mei-14

1205MCB01

4.3.2 / 4.5.2.


Pagina 42 van 57

Minor NC

Closed

Tekortkoming: Het systeem van keuring elektrische arbeidsmiddelen en zuurstof/multigasmeters vertoont diverse tekortkomingen waaruit geconcludeerd kan worden dat de beheersing van dit proces ter verbetering is.

Plan van aanpak: Zie Overzicht Openstaande Verbetermaatregelen van de organisatie: plan van aanpak is beschikbaar.

Periodieke keuringen arbeidsmiddelen

13 jun 13

1306MCB01

4.4.6

Correctie korte termijn: Norm eis: Voor de werkzaamheden en activiteiten moet de organisatie implementeren en bijhouden, beheersmaatregelen die verbamd houden met ingekochte goederen, uitrusting en diensten. Bewijs: - Het overzicht met de zuurstofmeters/multigasmeters laat zien dat er 5 van de 8 multigasmeters op een volgende keuringsdatum van 1-11-2012 staan. De “alarmbel” dat dit niet kan kloppen is nog niet intern afgegaan. De multipro gasmeter 112547 (gezien op Schuwacht te Lekkerkerk) heeft een keuringsstikker met kalibratiedatum 7-11-2012, in het overzicht staar deze op “volgende keuring” per 1-112012. Een kalibratiecertificaat kan hiervan niet getoond worden. Dus in praktijk gekeurd, administratief gezien niet gekeurd. - De haspel 091018 (gezien op Schuwacht te Lekkerkerk) staat in het algehele overzicht van Testcom (organisatie welke de NEN-3140 keuring doet, te boek als accutol. - Op de Schuwacht te Lekkerkerk is in de R.O.-hal een elektrische pomp (geel) aangetroffen welke niet in het keuringsregime is opgenomen.



Oorzaakanalyse: Corrigerende maatregel: Verificatie: MCB 11-11-2013: Ten tijde van de audit kon niet getoond worden welke maatregelen op deze constatering genomen. Dit dient met de volgende audit aantoonbaar te zijn. HCW 23-05-2014: NC gesloten, Geen onvolkomenheden meer vastgesteld . Organisatie rondom de keuringen is gedegen. Mensen zijn opgeleid en aangewezen.


4. Review door LRQA

Rapport: RQA0732371/0028 - 31-mei-14


Pagina 43 van 57

Minor NC

Minor NC

Closed

Closed

Tekortkoming: De multimeter ZS de Laak, die gebruikt werd bij de controle/ schoonmaak-werkzaamheden aan de reinw.reserv RR01, is recent buiten zijn keuringsregime komen te vallen zonder dat dit door de medewerkers is opgemerkt.


Norm eis: Indien apparatuur nodig is voor meting van prestaties, moet de organisatie deze kalibreren.

Oorzaakanalyse:

Bewijs: De multimeter ZS de Laak is gemarkeerd met een stikker volgende kalibratie 7-11-2013. Medewerkers waren zich niet bewust van het (recent)verlopen van dit meetequipment.

Verificatie:

Tekortkoming: Niet aangetoond kan worden dat de wijzigingen mbt de arbo-W&R, welke vanuit BMD-advies ontvangen worden, worden beoordeeld op wel of geen impact en indien bij wel een impact wat dan de verdere acties zijn en dat deze aantoonbaar verder worden uitgewerkt.


Norm eis: De organisatie moet de informatie aangaande wettelijke eisen actueel houden.

Oorzaakanalyse:

Bewijs: Vanuit de Updatebrief Wet en Regelgeving Arbo BMD advies van 11 oktober 2012 en 17 september 2013 kan niet aangetoond worden of de genoemde wijzigingen wel of geen impact hebben gehad.

Verificatie:



Prestatiemeting en controle De Laak

11 nov 13

1311MCB02

4.5.1

Wettelijke en andere eisen

11 nov 13

1311MCB03

4.3.2



HCW 23-05-2014: NC gesloten, Aanpassingen zijn aangebracht in de organisatie van kalibratie (slimmere frequentie).



HCW 23-05-2014: NC gesloten, actueel houden van informatie over wettelijke eisen en met name de onvoldoende communicatie daarover is nu afdoende geregeld. Diverse communicatie gezien.


4. Review door LRQA

Rapport: RQA0732371/0028 - 31-mei-14


Pagina 44 van 57

Minor NC

Closed

Tekortkoming: Van diverse genoemde periodiek uit te voeren onderhoud op de onderhoudskalender (zowel intern als extern) kan niet aangetoond worden wat de huidige status is.


Norm eis: De organisatie moet die werkzaamheden en activiteiten identificeren die samenhangen met de geïdentificeerde risico's en waarvoor beheersmaatregelen moeten worden geïmplementeerd om de arborisico's te beheren.


Bewijs: Bijvoorbeeld interne onderhoudskalender mbt controle drukmeter (1xjr) in wk 5, controle mobile meters (1xjr) wk 5, controle lekwaterpompen (1x6mnd) wk 16+wk 35. Bijvoorbeeld externe onderhoudskalender mbt herkeuring brandstoftank 05/2013. Het betreffende onderhoud had al uitgevoerd moeten zijn maar is niet groen gearceerd, tevens kan niet aangegeven worden wat de status nu is (wel uitgevoerd maar niet gearceerd, herplannen?)

Verificatie:



Beheersing van de werkzaamheden De Laak

11 nov 13

1311MCB01

4.4.6

Oorzaakanalyse: Corrigerende maatregel:

HCW 23-05-2014: NC gesloten, Procedure P.200.040 is aangepast. Plan van aanpak ter verbetering is aantoonbaar. Binnen de steekproeven zijn geen onvolkomenheden meer vastgesteld.


4. Review door LRQA

Rapport: RQA0732371/0028 - 31-mei-14


Pagina 45 van 57

7. Audit Programma/Plan Bezoek Type Verloop Datum Start Datum Eind Datum Audit Dagen Verandering in het effectieve aantal medewerkers (zo ja geef nieuwe aantal) Proces / aspect / locatie

Certificaatvernieuwing 1 juli 2014 19-05-2014 23-05-2014 14

SV1

SV2

SV3

SV4

SV5/ focus

dec 2014 2-12-2014 3-12-2014 3

mei 2015

dec 2015

mei 2016

dec 2016

Certificaat vernieuwing 1 juli 2017

4

3

4

3

14

J/N

J/N

J/N

J/N

J/N

J/N

J/N

J/N

Definitieve selectie zal bepaald worden na toetsing van de directiebeoordeling en de actuele prestaties

Directiebeoordeling Interne Audits Continu Verbeteren Management van wijzigingen Correctieve maatregelen Preventieve maatregelen Klachten Management Logo gebruik Hoofdkantoor Gouda Directie KWM Verkoop Distributie Inkoop HRM Projecten Crisisorganisatie / Calamiteiten Informatiebeheer Juridische Zaken Onderhoud Locaties De Steeg Lekkerkerk de Laak Rodenhuis Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X

X X X X X X

X X

X X X

X X

X X X

X X X X X X X X X X X

X X X X

X

X X X X X

X X X X X X

X

X

X X X Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

X

X X X X Pagina 46 van 57

Bezoek Type Ridderkerk/ magazijn De Put Hendrik Ido Ambacht de Hooge Boom

X X X X Scope

Uitsluitingen

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Certificaatvernieuwing

SV1

SV2

SV3

SV4

SV5/ focus

X X X X

X

Certificaat vernieuwing

X X X X

De productie, distributie en verkoop van drinkwater binnen het verzorgingsgebied van Oasen N.V. Geen.

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 47 van 57

8. Volgend bezoek details Bezoek type

Surveillancebezoek 1

Thema(s) voor volgend bezoek

Zie hoofdstuk Auditprogramma/Plan

Audit dagen

3

Locatie

Gouda

Activiteiten codes

107902 Utilities – high 410102 - EMS Utilities, water extraction and distribution medium 066202 OHS Light eng. and small scale proc medium risk

Team

Olaf van Dijk (2 en 3 december 2014), Marc Broeders (2 december 2014)

Norm(en) / Schema(s)

ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007

Verloop datum

Dec 2014

Bezoek start / eind datums

2-12-2014/ 3-12-2014

Opmerkingen en instructies

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 48 van 57

9. Assessment plan Programma 19 mei (dag 1) Hoofdkantoor Nieuwe Gouwe O.Z. 3, Gouda

WAT

TIJD

AUDITOR

AFDELING

Ontvangst

9.00 – 9.15 9.15 10.30

Allen

n.v.t.

Allen

Management

–

Allen

n.v.t.

–

Ton Schoenmakers Henk van der Wekken Jaap van Nieuwkoop

KWM

12.15 – 13.00 13.00 14.30 13.00 14.00

Ton Schoenmakers Henk van der Wekken

Assetmanagement

Audit

13.00 16.00

Jaap van Nieuwkoop

Distributie Magazijn

Audit

14.00 15.00 14.30 16.00 15.00 16.00 16.00 17.00

Henk van der Wekken Ton Schoenmakers Henk van der Wekken Allen

KWM

n.v.t.

Openingsvergadering

Teambespreking Lloyd's Audit Audit Audit

Lunch Audit Audit

Audit Rapportage Lloyd's Rapportage Lloyd's

Programma 20 mei (dag 2) Diverse Locaties

10.30 11.00 11.00 12.15 11.00 12.15 11.00 12.15

– –

-

Informatiemanagement Distributie bedrijfsvoering Planning en Uitvoering Noord

KWM

Programmamanagement n.v.t.

WAT

TIJD

AUDITOR

AFDELING

Audit

9.00 – 12.15

Ton Schoenmakers

Productie

Audit

9.00 – 12.15

Henk van der Wekken

Productie

Audit

9.00 – 12.15

Jaap van Nieuwkoop

Productie

Lunch

12.15 – 13.00 13.00 16.00

Ton Schoenmakers

Productie

Audit

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 49 van 57

Programma 21 mei (dag 3) Hoofdkantoor Nieuwe Gouwe O.Z. 3, Gouda

Audit

13.00 16.00

Henk van der Wekken

Productie

Audit

13.00 16.00

Jaap van Nieuwkoop

Productie

Rapportage Lloyd's

16.00 17.00 TIJD

Allen

n.v.t.

AUDITOR

AFDELING

9.00 – 9.30 9.30 10.30 9.30 10.30 9.30 10.30 10.30 11.30

Allen

n.v.t.

Ton Schoenmakers Henk van der Wekken Jaap van Nieuwkoop Ton Schoenmakers

Distributie (Hoofd)

10.30 11.30 10.30 11.30

Henk van der Wekken Jaap van Nieuwkoop

Audit

11.30 12.15

Ton Schoenmakers

Audit

11.30 12.15 11.30 12.15 12.15 13.00 13.00 14.00

Henk van der Wekken Jaap van Nieuwkoop

WAT Teambespreking Lloyd's Audit Audit Audit Audit Audit Audit

cao

Audit Lunch Audit Audit

-

-


Audit

14.00 15.00

Ton Schoenmakers

Audit

14.00 15.00 14.00 15.00 15.00 16.00

Henk van der Wekken Jaap van Nieuwkoop Ton Schoenmakers

15.00 16.00 15.00 -

Jaap van Nieuwkoop Henk van der

Audit Audit Audit Audit Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Onderzoek (Hoofd) Distributie Hoofdleidingen (Teamleider) Productie (Teamleider) Onderzoek

Distributie Aansluitleidingen (Teamleider) Engineers en Inspectie Toezicht Inkoop

–

13.00 14.00 13.00 14.00

Audit

Productie (Hoofd)

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Distributie bedrijfsvoering (Teamleider) Onderhoud (Teamleider) Klantenservice en Incasso Distributie bedrijfsvoering Planning Nieuwbouw Productie Klant en Markt Distributie bedrijfsvoering Uitvoering Zuid Omgevingsmanagement KWM Pagina 50 van 57

Programma 22 mei (dag 4) Diverse Locaties

Rapportage Lloyd's

16.00 16.00 17.00

Wekken Allen

n.v.t.

WAT

TIJD

AUDITOR

AFDELING

Audit

9.00 – 12.15 9.00 – 12.15 9.00 – 12.15



12.15 – 13.00 13.00 15.30 13.00 15.30

Ton Schoenmakers Henk van der Wekken


Audit

13.00 14.30

Jaap van Nieuwkoop

Productie

Rapportage Lloyd's

14.30 15.30 15.30 16.00 16.00 17.00

Jaap van Nieuwkoop Allen

n.v.t.

Allen

n.v.t.

WAT

TIJD

AUDITOR

AFDELING

Teambespreking Lloyd's

9.00 – 9.30 9.30 10.15 9.30 10.15 10.15 11.15 10.15 11.15

Allen

n.v.t.

Marc Broeders

Communicatie

Henk van der Wekken Marc Broeders

Juridische Zaken

11.15 12.15 11.15 12.15 12.15 13.00 13.00 14.00

-

Marc Broeders

ICT Beheer

-

Henk van der Wekken

Finance

Marc Broeders

Ondernemingsraad

Henk van der Wekken Allen

n.v.t.

Allen

n.v.t.

Audit Audit

Lunch Audit Audit

Teambespreking Lloyd's Rapportage Lloyd's

Programma 23 mei (dag 5) Hoofdkantoor Nieuwe Gouwe O.Z. 3, Gouda

Audit Audit Audit Audit

Audit Audit Lunch Audit

Teambespreking Lloyd's Rapportage Lloyd's

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

Henk van der Wekken

Nieuwbouw Productie Productie

Productie

n.v.t.

Interne Controle / Risicomanagement HR

– -

13:00-14:00 14.00 14.30 14.30 16.00

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

Pagina 51 van 57

Eindbespreking

Form: MSBSF43000/1.1 - 0506

16.00 17.00

Allen

Report: RQA0732371/0028 - 31-May-14

n.v.t.

Pagina 52 van 57

10. Certificaat gegevens

CONCEPT CERTIFICAAT Hiermede wordt verklaard dat het managementsysteem van:

Oasen N.V. Nieuwe Gouwe O.Z. 3 2801 SB Gouda door Lloyd's Register Quality Assurance is geëvalueerd en goedgekeurd volgens de volgende normen:

ISO9001:2008 Het managementsysteem is van toepassing op:

De productie, distributie en verkoop van drinkwater binnen het verzorgingsgebied van Oasen N.V.

Vervaldatum: 1 juli 2017

Soort Certificaat: X

Enkel certificaat

(Vul dit formulier in)

Certificaat per locatie (Vul dit formulier in per locatie)

Multi-site Certificaat (Vul tevens formulier voor meerdere vestigingen in)

Meerdere talen (Vul per taal de vereiste formulieren in)

Accreditatie / Aantal Certificaten: UKAS /

X

RvA /

Niet Geaccrediteerd

Reden van het certificaat: Initiële audit

Certificaatwijziging

X


Nadere instructies: Actueel aantal FTE’s: …. (alleen voor HKZ)

Formulier: MSBS43006n/0 - 0605

Rapport: 0732371/0028 - 31/05/2014

Pagina 53 van 57




ISO14001:2004 Het managementsysteem is van toepassing op:




Enkel certificaat






X

RvA / SCCM

Niet Geaccrediteerd



X




Rapport: 0732371/0028 - 31/05/2014

Pagina 54 van 57




OHSAS 18001:2007 Het managementsysteem is van toepassing op:




Enkel certificaat






X

RvA / SCCM

Niet Geaccrediteerd



X




Rapport: 0732371/0028 - 31/05/2014

Pagina 55 van 57

13. Toelichting LRQA rapportage Rapportopbouw De LRQA rapportage bestaat uit de volgende onderdelen: Hoofdstuk 1  Samenvatting voor het management: Hierin wordt samengevat wat de sterke en zwakke punten van uw systeem zijn, dit deel is gericht op het (top)management van uw organisatie. Hoofdtuk 2  Assessment resultaten: Dit betreft een overzicht van de getoetste elementen. Deze informatie is gericht op de verantwoordelijke voor het managementsysteem, op de afdelingen en processen die zijn geaudit. Hoofdstuk 3  Constateringentabel: In deze tabel zijn alle constateringen (afwijkingen) van de audit opgenomen. Ook de status van de afwijking wordt hierin bijgehouden. De status kan bijvoorbeeld zijn; closed (opgelost), of “new” en staat nog open. Ook krijgen de afwijkingen een gradatie, deze gradatie wordt verderop toegelicht. Hoofdstuk 4  Bezoek overzicht: In deze tabel staat het overzicht van de audits over de huidige certificatie periode. Tijdens alle audits worden één of meerdere thema’s nader onderzocht in afdelingen en processen. De bezochte afdelingen en processen worden bij de desbetreffende audits aangegeven. Hoofdstuk 5  Planning gegevens volgende bezoek: In dit gedeelte van de rapportage de bezoekdata en de thema’s voor het aankomende bezoek opgenomen, of te wel de agenda voor die dag Overige Hoofdstukken:  Overige documenten: Afhankelijk van het soort bezoek kunnen aan het rapport extra documenten worden toegevoegd. Voorbeelden hiervan zijn certificaatgegevens en normspecifieke checklijsten.  Improvement log: Ook de door uw management gewenste verbeteringen en veranderingen krijgen regelmatig aandacht. Via het improvementlog zal LRQA de belangrijkste verbeteringen die u de komende jaren wenst te realiseren, opvolgen en u ondersteunen via haar audits om ze goed in de organisatie in te bedden. Op deze manier hoopt LRQA de aandacht voor continue verbeteren in uw organisatie én in onze audits te versterken. De rapportage wordt aan het einde van de audit met u doorgenomen en worden eventuele onduidelijkheden opgelost. Voor verdere verwerking wordt een elektronisch exemplaar door de assessor ingestuurd naar ons kantoor. Mocht er later toch nog iets onduidelijk zijn dan kunt u dit uiteraard met uw assessor bespreken. Gradatie, structuur en afhandeling van afwijkingen Wereldwijd past LRQA de gradaties Major NonConformity en Minor NonConformity op de volgende wijze toe. Alle NonConformities worden volgens een vaste structuur geschreven zodat het duidelijk is wat de feitelijke tekortkoming is ten opzichte van de eis vanuit uw managementsysteem de desbetreffende norm en wat de geconstateerde bewijzen zijn.

  

Tekortkoming: de tekortkoming dient te worden omschreven als een issue met betrekking tot het systeem. Eis: zoals omschreven in norm of procedure van de organisatie. Bewijs: voorbeelden, steekproef, document nummer etc.


Rapport: 0732371/0028 - 31/05/2014

Pagina 56 van 57

Major NonConformity (Major NC)  Op basis van objectief bewijs kan geconcludeerd worden dat er een groot afbreukrisico aanwezig is met betrekking tot de producten en/of diensten die de organisatie levert.  De organisatie is niet in staat om te voldoen aan de uitgangspunten van het eigen beleid.  Bij voortduring is de organisatie niet in staat om aan zijn eigen doelstellingen te voldoen.  Een element uit de norm of een wettelijke bepaling is niet effectief geïmplementeerd of wordt niet onderhouden. Bij een Major NC moet binnen 3 maanden een extra tussentijds vervolgbezoek worden uitgevoerd en de korte termijn correctie, oorzaakanalyse, actieplan en de effectiviteit van de genomen maatregelen worden beoordeeld. Bij een initiele certificatie audit of certificaatvernieuwings audit kan een certificatie aanbeveling pas worden gedaan nadat alle Major NC’s zijn afgesloten. Minor NonConformity (Minor NC) Er wordt een feitelijke constatering gedaan die wijst op een zwak punt in het managementsysteem, de procedure, de registraties of in de aansturing van een activiteit. Als er geen tijdige corrigerende maatregelen worden genomen, kan er een situatie ontstaan waarbij de organisatie niet kan voldoen aan:  De uitgangspunten van het beleid  Het realiseren van doelstellingen  Producteisen of wettelijke bepalingen  Klantverwachtingen Een aanbeveling tot certificaatvernieuwing moet plaatsvinden voordat de geldigheid van het oude certificaat verloopt. Deze aanbeveling tot initiele certificering of certificaatvernieuwing kan pas worden gedaan nadat de organisatie een plan van aanpak heeft voorgesteld. De voorgestelde maatregel wordt door de assessor in het verslag vermeld. Oplossen NonConformities: Bij de volgende audit worden de noodzakelijke verbeterstappen op zowel de korte als de lange termijn beoordeeld. Qua structuur zal de auditor de volgende stappen verifieeren:  Plan van aanpak  Correctie korte termijn  Oorzaakanalyse  Actieplan met te nemen maatregelen  Beoordeling effectiviteit van de genomen maatregelen. Bij een auditfrequentie die langer is dan eens per zes maanden, wordt een extra tussentijds vervolgbezoek uitgevoerd of wordt de nodige informatie door de organisatie opgestuurd. Wanneer de opvolging langer duurt dan zes maanden moeten de redenen hiervoor worden beargumenteerd en door de assessor in het rapport worden vermeld. Bij het ontbreken van een Plan van aanpak oorzaakanalyse, maatregelen of voldoende implementatie daarvan, wordt een Minor NC na twaalf maanden omgezet naar een Major NC.

De assessor kan verdere vragen ten aanzien van de rapportage beantwoorden of u kunt contact opnemen met onze Customer Service afdeling via het telefoonnummer: 010 – 2018401.


Rapport: 0732371/0028 - 31/05/2014

Pagina 57 van 57

Certificaat vernieuwing. Oasen N.V. Rapport voor:

Recommend Documents