Cenium Hotel Management and Hospitality Odvětvové řešení pro hotely Hotelový systém Cenium je komplexní softwarové řešení pro hotely a lázně, které obsahuje funkce i pro další služby poskytované těmito zařízeními. Klíčové potřeby hotelů jsou: Řízení rezervací a recepce Řízení lázeňského provozu Správa restaurací a barů Správa lidských zdrojů Ve všech těchto procesech je prvořadý kontakt s klientem a poskytnutí bezvadných služeb.
Růst Vašeho podnikání s pomocí Microsoft Dynamics NAV Hotelnictví a pohostinství prochází neustálým vývojem. Vysoce konkurenční tržní prostředí znamená trvalý tlak na snižování marží. Rozhodující pro úspěch hotelu je kontakt se zákazníkem. Spokojenost s hotelovými službami a přístup zaměstnanců jsou kritické k získání loajality hosta a k jeho opětovnému výběru stejného zařízení. Pro úspěch v hotelové branži je důležité mít podporu v kvalitním informačním systému, který umožní reflektovat požadavky kladené trhem. Cenium je komplexní hotelové řešení postavené na platformě Microsoft Dynamics NAV, které pokrývá všechny hotelové procesy. Toto řešení pracuje nad jedinou databází (Microsoft SQL) a používá zavedené uživatelské rozhraní Microsoft. Standardní funkčnosti Microsoft Dynamics NAV (účetnictví, finance, skladové hospodářství, nákup, prodej, CRM atd.) jsou doplněny funkcemi pro řízení hotelu včetně všech navazujících provozů – restaurací, konferencí, lázní, golfu a dalších sportovních aktivit. © 2009 NAVERTICA a.s. Veškerá práva vyhrazena. Veškeré informace uvedené v tomto dokumentu jsou vlastnictvím NAVERTICA a.s. Žádná část tohoto dokumentu nesmí být kopírována, uchovávána v dokumentovém systému nebo přenášena jakýmkoli způsobem včetně elektronického, mechanického, fotografického či jiného záznamu a uveřejněna či poskytnuta třetí straně bez předchozí dohody a písemného souhlasu NAVERTICA a.s.
Klíčové potřeby odvětví Řízení hotelu Rezervace Recepce Úklid a údržba Concierge Konference Back office Funkční cenotvorba Řízení lázní Řízení sportovních a zábavních aktivit Správa restaurací a barů Maloobchodní prodej Skladové hospodářství Energetický management Správa lidských zdrojů Finance a účetnictví Strategický management
Hotelové řešení Cenium je možné použít jak pro samostatné hotely, tak i pro řetězce s desítkami lokalit, kdy mohou být všechny hotely spravovány v jediné databázi. Dynamická cenotvorba v Cenium je výkonným nástrojem pro práci s cenami. Ceny mohou být stanoveny odlišně pro segment trhu, období (pracovní týden, víkendy, veletrhy) a typy pokojů. Je možné použít pobytové balíčky, které zahrnují nejen ubytování, ale i další služby (např. masáže nebo lázeňské procedury). Platnost cen může být omezena obsazeností hotelu. Automatické doplnění ceny na hotelový účet zajišťuje použití správné ceny a minimalizuje možnost vzniku chyby.
Menu je uspořádané podle rolí. Každý uživatel má z jednoho místa přístup ke všem funkcím, které potřebuje k vykonávání své práce. V případě potřeby je možné menu dále upravit podle individuálních požadavků uživatelů.
V současné době je na světě více než 5000 společností, které užívají Microsoft Dynamics NAV. Z toho Cenium používá asi 200 hotelů s více než 20 000 hotelovými pokoji celkem.
Frontdesk Rezervace: Rezervace pokojů pro individuální hosty a skupiny Rezervace konferencí Rezervace stolů restauraci Concierge Ztráty a nálezy Telefonní seznam Pick-up Zavazadlový servis
Recepce: Pult recepčního poskytuje uživateli přístup ke všem potřebným funkcím: Jednoduchý a flexibilní systém rezervací Rychlý check-in a check-out Prodej na recepci Aktuální komplexní přehled o stavu hotelu Aktuální stav úklidu pokojů Fakturace integrovaná do účetnictví
Konference Konferenční modul je připravený pro hotely, které se kromě ubytování specializují též na pořádání konferencí. Modul poskytuje uživatelům podporu během všech fází pořádání konference: rezervace, harmonogram a jeho případná změna, vlastní konání konference a fakturace. Kromě rezervace a definice uspořádání konferenční místnosti je možné rezervovat pro určitou konferenci také dodatečné vybavení (projektory, promítací plátna, bezdrátové mikrofony atd.). Propojení rezervace konferenčních místností, hotelových pokojů a občerstvení zabezpečuje koordinaci všech služeb, které jsou poskytované různými odděleními hotelu. Správa více objektů Řešení umožňuje spravovat více konferenčních objektů v rámci jednoho systému, kdy přístupová práva mohou být definovaná pro jednotlivé uživatele individuálně. Rezervace mohou být řešené centrálně pro všechny lokality. Všechny informace je možné zobrazit pouze pro určitou lokalitu.
2/6
Back office Back office Směny – neomezené množství směn na každém oddělení Výkazy (denní výkaz směny) Smlouvy Převodník měn Imigrační statistiky Kontrola zásob Statistiky Manažerský přehled Zákazník Host Kontakt Sazba Historie Přehled rezervací Přehled skupin Přehled zrušených rezervací Přehled no-show Přehled odhlášených Odstraněné rezervace Sestavy a analýzy Cenium obsahuje velké množství sestav a zobrazení. Pro hotel jsou k dispozici statistiky o průměrné délce pobytu, vytíženosti pokojů, tržbách, ADR či RevPAR. Informace o konferencích zahrnují mimo jiné denní/týdenní rozpis konferenčních místností, vybavení, personálu a přehled jejich využití. Analýzy umožňují vyhodnocovat také statistiku zákazníků a prodejní statistiku.
Úklid a údržba Plánování zdrojů Plánování úklidu a údržby Správa změn Změna stavu pokojů za použití TV nebo telefonického systému Seznam požadavků údržby Blokace pokojů
Restaurace Restaurace Modul restaurací je navržený tak, aby uspokojil variabilní požadavky různorodých restauračních provozů: restaurace, fast food nebo rozvoz jídla, případně mix těchto provozů. Díky vysoké flexibilitě řešení a vždy aktuálním informacím je možné zvýšit kvalitu a rychlost poskytovaných služeb a tím zefektivnit provoz a snížit náklady. Rezervace stolů Rezervace mohou být nastavené pro různé části dne jako snídaně, oběd a večeře samostatně. Díky vazbě na rezervace pokojů jsou vždy k dispozici informace o příjezdu, no show nebo zrušení rezervace. Integrace s prodejním dotykovým terminálem Řešení restaurace obsahuje integraci s prodejními dotykovými terminály, které jsou jednoduše konfigurovatelné podle požadavků konkrétního provozu. Využití dotykových terminálů umožňuje rychlé a přesné vkládání transakcí. Řešení dotykových terminálů najde využití také v barech a klubech, kde je rychlost rozhodující. Na dotykovém terminálu je možná rychlá změna obsluhy za použití identifikačních karet nebo tlačítek na obrazovce, rychlý výběr položek z menu a okamžité vystavení účtu a zaznamenání přijaté hotovosti.
3/6
Řízení lázní Řízení lázní Modul řízení lázní zahrnuje plánování schůzek, terapeutů, místností a vybavení. Pro plánování schůzek je k dispozici přehledná maticová tabulka, která umožňuje různá uživatelská zobrazení a ze které jsou přístupné všechny potřebné funkce. Jedním kliknutím myši je možné změnit pohled podle dostupnosti terapeutů/místností, časového intervalu nebo dalších parametrů. V závislosti na nastavení může mít uživatel přístup k jednomu typu schůzek (např. holičství nebo masáže) nebo do všech typů schůzek. Modul umožňuje pracovat s balíčky procedur nebo se speciálními nabídkami. Řízení kurzů V rámci modulu řízení lázní je k dispozici také řízení kurzů. Řízení kurzů umožňuje plánování kurzů včetně všech účastníků kurzu. Zdrojům, které jsou ke kurzu přiřazeny, je kurz automaticky zaplánován do jejich individuálních časových plánů. Modul hlídá také fakturaci kurzu a platby jednotlivých účastníků.
Řízení personálu Řízení personálu Modul řízení personálu zahrnuje plánování rozpisu směn personálu, registraci času zaměstnanců a správu mzdových nákladů. Řízení personálu je rozšířením standardního modulu lidských zdrojů, který obsahuje informace o zaměstnancích. Rozpis směn Všechny lokace a jejich jednotlivá oddělení (hotel, restaurace, kadeřnický salon atd.) mohou plánovat potřebné kapacity na další období. Tyto plány potřebných kapacit jsou potom použity pro plánování směn a zaměstnanců na jednotlivé směny. Docházkový systém Evidence docházky probíhá za použití jednoduchého formuláře, který umožňuje zaznamenání příchodu a odchodu s použitím identifikačních karet, čárových kódů nebo otisků prstů. Formulář umožňuje také přístup k rozpisu služeb zaměstnance, požadavkům vedení atp., a usnadňuje tak komunikaci vedení se zaměstnanci. Podklady z docházkového systému mohou sloužit jako podklad pro výpočet mezd. Všechny odchylky od rozpisu zaměstnance jsou reportované vedení, které má možnost odchylky akceptovat nebo odmítnout. Hodiny, které odpovídají existujícímu rozpisu, jsou zpracované automaticky a umožňují tak managementu soustředit se na podezřelé položky.
4/6
Management Řízení tržeb, analýzy, dynamická cenotvorba Modul řízení tržeb poskytuje nástroje pro analýzu a nastavení sazeb pokojů s důrazem na maximalizaci výnosů každého pokoje. Přeobsazení Pravidla pro přeobsazení hotelu je možné definovat až na úrovni konkrétního dne, sazby nebo typu pokoje. Předpověď Modul řízení tržeb obsahuje čtyři různé kalkulační modely pro vytvoření vážené předpovědi. Systém kalkuluje předpokládanou obsazenost hotelu. K dispozici je také nástroj pro srovnání aktuálního stavu rezervací s předpokládanou obsazeností. Omezení rezervací Na základě informací ze systému je možné umístit omezení rezervací. Omezení lze definovat na pokoj, sazbu nebo kombinaci obou. Je možné také vytvořit vícedenní omezení hromadně (např. pro omezení rezervací s dobou pobytu kratší než dvě noci s počátkem pobytu v pátek pro všechny pátky od 1.7. do 31.8.).
Pro získání potřebných informací k rozhodnutí jsou k dispozici následující údaje: Průměrná délka pobytu Aktuální rezervace Zrušené rezervace Události (např. veletrhy) Pravděpodobnost no-show
Integrace Energetický management Efektivní energetický management umožňuje snížit spotřebu energie na vytápění nebo chlazení hotelových pokojů. Podle obsazení pokojů a požadavků na obsazenost předává modul energetického managementu data hotelovému systému kontroly vytápění a klimatizace pokojů. Na základě časů check-in je v definovaném čase před příjezdem hosta automaticky zapnuté vytápění nebo klimatizace. Při odhlášení hosta je vytápění nebo chlazení vypnuto, pokud není pokoj na další noc rezervovaný. Modul umožňuje vyhodnocování spotřeby energií. Interface prodejních terminálů Ovládání za použití dotykových obrazovek umožňuje uživatelům komfortní a rychlou obsluhu, která je důležitá zejména v restauračních a dalších provozech. Prodejní terminály Cenium jsou uživatelsky jednoduché a přitom natolik flexibilní, aby byly schopné pokrýt požadavky všech oblastí pohostinství a hotelových služeb. Zadávání informaci probíhá přímo na displeji terminálu nebo pomocí klávesnice. Interface prodejních dotykových terminálu je integrovaný s MS Dynamics NAV ve všech stěžejních oblastech: Prodej Správa kontaktů Salda zákazníků Fakturace Zdroje Kapacity a plánování
Nákup Správa dodavatelů Nákupní objednávky a fakturace Zásoby Účetnictví Účtování prodeje, DPH a plateb Fakturace ubytování a služeb Propojení se zásobami (minibar, ocenění zásob)
Dotykové terminály najdou využití v recepci hotelu nebo recepci hotelového wellness centra, v restauraci, hotelovém obchodu se suvenýry a na dalších místech. 5/6
Řízení letoviska Řízení letoviska Modul řízení letoviska slouží pro správu volnočasových aktivit nabízených hotelem; může se jednat např. o golfové kurzy. Součástí řešení je správa schůzek, plánování lidských zdrojů, lokací a vybavení. Modul umožňuje plánování více zdrojů k jedné schůzce, dle požadavku je tedy pro jednu schůzku možné přiřadit více zaměstnanců, lokací a vybavení . Dostupnost a priorita zdrojů může být nastavena pro každý typ schůzky a přiřazené vybavení. Zadané schůzky mohou být provázané s hotelovými rezervacemi; je tak okamžitě k dispozici informace o případné změně nebo zrušení rezervace. Automatická rezervace vybavení Při rezervaci schůzky může být automaticky provedena rezervace potřebného vybavení, např. golfového vozíku nebo tenisových raket.
Funkcionalita - Přínosy Funkcionalita Jednotný a komplexní systém Ucelené a zjednodušené procesy Jedna databáze, jedno úložiště dat
Homogenní systémové i aplikační softwarové prostředí Jednotná databáze kontaktů
Správa více hotelů v jedné databázi Dynamická cenotvorba Energetický management Připojení prodejních dotykových terminálů
Přínosy On-line sledování nákladů a výnosů jednotlivých útvarů => zlepšení hospodaření až o 5%. Možnost správy dalších služeb jako jsou restaurace, welness centrum či pořádání konferencí. Všechna data jsou zadávaná pouze jednou => snížení chybovosti a časové náročnosti zpracování. Snížení počtu pracovníků cca o 10%. Snížení nákladů na údržbu i upgrade software. Všechny informace o hostech jsou uložené v jedné databázi a přístupné všem oddělením hotelu. Možnost vystavení jednoho hotelového účtu. Centrální správa rezervací vede ke snížení počtu pracovníků cca o 2%. Zvýšení obsazenosti hotelu a zvýšení tržeb až o 30%. Automatická regulace vytápění a klimatizace prostor vede ke snížení nákladů na energie až o 15%. Použití prodejních dotykových terminálů umožňuje rychlejší obsluhu zákazníků a vede ke zvýšení jejich spokojenosti.
NAVERTICA a.s. (dříve FUTURE Engineering) působí na trhu podnikových informačních systémů od roku 1990. Je dodavatelem komplexních systémů na bázi Microsoft Dynamics NAV, CRM, informačních portálů, průmyslových počítačových systémů a systémů managementu (např. ISO 9001, 14001, 20000, 27001, atd.). Cílem firmy je nejen dodávka systému, ale zejména zlepšení hospodářského výsledku zákazníka využíváním dodaného systému. Odvětvová řešení Navertica jsou implementována u mnoha domácích i zahraničních, převážně evropských, zákazníků.
Šumavská 15, 602 00 Brno, CZ TEL +420 541 425 911 FAX +420 541 425 999 Kladenská 53/68, 160 00 Praha 6, CZ TEL +420 225 433 225 FAX +420 541 425 999 Bohrova 1, 851 01 Bratislava, Slovensko TEL +421 2 68 206 200 FAX +421 2 68 206 210
6/6
