Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso,M.Sc M.K Sistem Informasi Manajemen
Case 4 Chapter 1 : JetBlue and the Veterans Administration: The Critical Importance of IT Processes Case 1 Chapter 2 : Instant Competitive Advantage : Google Pulls Ahead in Worldwide Search Strategy
Oleh : Annisa Rahma Herdyana Dian Lestari Pujiastuti Euis Solihah Leonardus Nikolas Nur Shabrina Raden Pradizta Romadona Regawa Indramahardhika Gadas Resti Nurianingsih Ridwan Idham Sheila Nuraisha Hanif
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2012 i
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI........................................................................................................
i
KATA PENGANTAR..........................................................................................
ii
BAB I
1
BAB II
PENDAHULUAN............................................................................. 1.1 Latar Belakang ............................................................................
1
1.2 Tujuan Penulisan........................................................................
4
TINJAUAN PUSTAKA.....................................................................
5
2.1 Sistem Informasi..........................................................................
5
2.2 Sistem Informasi dalam Aplikasi Manajemen dan Bisnis.........
7
2.3 Veterans Health Information Systems and Technology
11
Architecture(VistA)......................................................................
BAB III
2.4E-Business.....................................................................................
11
PEMBAHASAN................................................................................
12
3.1 Studi Kasus 4 Bab I : Jet Blue and the Veterans Administration:
12
The Critical Importance of IT Processes...................................... 3.2 StudiKasus 1 Bab II : Instant Competitive Advantage : Google
16
Pulls Ahead in Worldwide Search Strategy..................................
BAB IV
3.3 Jawaban Pertanyaan Studi Kasus.................................................
20
KESIMPULAN...............................................................................
27
29
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................
i
KATA PENGANTAR
Mengapa mempelajari sistem informasi? Mengapa bisnis membutuhkan teknologi informasi? Apa yang perlu kita ketahui tentang pengunaan dan manajemen teknologi informasi dalam bisnis? Chapter pengenalan pada Modul 1 dalam Buku Management Information System edisi 10, karya James A. O'Brien dan George M. Marakas ditujukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan mendasar tentang peranan sistem informasi dalam bisnis dan terdiri atas dua chapter, yaitu: Chapter 1: Fondasi sistem informasi dalam bisnis Menyajikan sebuah tinjauan terhadap lima area dasar pengetahuan sistem informasi yang dibutuhkan oleh bisnis profesional, termasuk komponen sistem konseptual dan jenis-jenis utama sistem informasi. Selain itu, disajikan pula trend sistem informasi dan tinjauan terhadap tantangan manajemen terkait dengan sistem informasi. Chapter 2: Bersaing dengan Teknologi Informasi Memperkenalkan konsep fundamental keunggulan bersaing melalui teknologi informasi dan mengilustrasikan aplikasi strategi utama pada sistem informasi. Dalam mata kuliah Sistem Informasi Manajemen diberikantugas kelompok berupa paper untuk menyelesaikan dua case yang berkaitan dengan sistem informasi manajemen. Case pertama adalah mengenai bagaimana pentingnya proses IT dalam penyusunan database crew penerbangan melalui internet (e-mail) (Real World Case 4, Chapter 1, berjudul JetBlue and The Veterans Administration: The Critical Importance of IT Processes) dan yang kedua adalah tentang perkembangan Google dengan memperkenalkan “Google Instant” kepada penggunanya (Real World Case 1, Chapter 2, berjudul Instant Competitive Advantage: Google Pulls Ahead in Worldwide Search Strategy). Kedua bahasan tersebut mengilustrasikan aplikasi strategi pada sistem informasi untuk menciptakan keunggulan bersaing.
ii
Akhir kata, puji syukur kami ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang atas karunia-Nya lah kami dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini dengan baik. Terimakasih kepada Dosen Sistem Informasi Manajemen serta semua pihak yang terlibat dalam penyusunan makalah ini, dan semoga makalah ini bermanfaat bagi pembacanya.
Bogor, 6 Februari 2012
TimPenyusun
iii
I.
1.1.
PENDAHULUAN
Latar Belakang Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh
manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Kurangnya informasi yang didapatkan oleh perusahaan dalam waktu tertentu, dapat menyebabkan perusahaan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan teknologi informasi perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis teknologi informasi diselaraskan dengan rencana perusahaan. Agar setiap penerapan teknologi informasi dapat memberikan nilai bagi perusahaan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya : 1. Meminimalkan resiko Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh berbagai bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus
1
mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi. 2. Meminimalkan Biaya-Biaya Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu: 1). Eleminasi proses Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan. 2). Simplifikasi proses Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Pendeknya birokrasi juga akan mempercepat waktu pengerjaan karena yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan bantuan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu dikonversikan ke dalam biaya, maka akan terjadi penghematan. 3). Integrasi proses Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga). Sistem akan dapat terintegrasi di semua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak managemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
2
4). Otomatisasi proses Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi dan hal ini mengurangi biaya untuk kertas, alat tulis dan lain-lain. 5). Add Value Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang. 6). Create new realities Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep ebusiness semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi. Selain itu juga akan menghemat biaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja di seluruh dunia 3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif.Jadi, penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran maupun manajemen. Selain itu juga IT juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan dengan semakin meningkatnya margin perusahaan. JetBlue Airways, sebuah perusahaan maskapai penerbangan yang didirikan di Delaware Amerika Serikat pada bulan Agustus 1998 dan memulai layanannya pada 11 Februari 2000, serta Veterans Administration, perusahaan yang bergerak di bidang kesehatan dan rumah sakit mempunyai pengalaman tentang pentingnya penggunaan teknologi informasi di perusahaan mereka. Kedua perusahaan tersebut telah menerapkan sistem teknologi informasi yang
3
terintegrasi antar setiap divisi untuk mempermudah jalannya aktivitas operasionalnya dan terutama bagi pelayanan kepada setiap pelanggannya. Saat Sistem Managemen Informasi tersebut dijalankan, perusahaan perlu waspada jika terjadi kegagalan sistem yang mungkin disebabkan oleh perangkat lunak maupun faktor human error sebagai operator yang terhubung dengan sistem tersebut. Penggunaan Teknologi Informasi juga merupakan salah satu cara untuk mengutamakan pesaing dalam bisnis seperti yang dilakukan oleh Google dalam menghadapi persaingan dengan Microsoft, Bing, dan Yahoo. Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkanSistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis.Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahanyang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan dalam menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI. Makalah yang akan dibahas oleh kelompok Jeruk ini adalah kasus yang akan memberikan gambaran bagaimana tindakan suatu perusahaan jika mengalami kendala di dalam suatu sistem yang menjadi dasar kegiatan operasional perusahaan dan memahami bagaimana penggunaan teknologi informasi sebagai sebuah cara untuk mengungguli pesaing dalam bisnis
1.2.
Tujuan Penulisan Makalah Pembuatan makalah ini bertujuan untuk :
1. Memahami pentingnya peran sistem teknologi informasi dalam menjalankan aktivitas perusahaan dan memberikan pemahaman dalam menjalankan proses teknologi informasi
dan
kemungkinan kendala yang akan terjadi serta
memberikan solusi untuk mengatasinya. 2. Untuk lebih memahami bagaimana penggunaan teknologi informasi sebagai sebuah cara untuk mengungguli pesaing dalam bisnis
4
II.
2.1.
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Informasi Konsep sistem informasi diturunkan dari pemahaman sistem dan
informasi. Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu (O’Brien 2010). Sedangkan informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sehingga sistem informasi adalah sebuah kombinasi terorganisir dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi, sumber data, serta kebijakan dan prosedur yang menyimpan, mengambil, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Manusia mengandalkan sistem informasi (SI) untuk berkomunikasi dengan satu sama lain menggunakan berbagai perangkat keras, perangkat lunak, saluran komunikasi, dan data yang di simpan. Tidak semua sistem memiliki elemen yang sama, tetapi sistem memiliki konfigurasi dasar yang sama yaitu : 1. Input, meliputi elemen pengumpulan dan pengambilan yang masuk kedalam sistem untuk diproses 2. Proses, meliputi proses transformasi yang mengubah masukan menjadi keluaran seperti proses manufaktur dan proses kalkulasi data. 3. Output, meliputi pemindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi menjadi bentuk akhir, dan informasi manajemen harus disampaikan kepada pengguna akhir. Konsep
sistem
dapat
dibuat
menjadi
lebih
bermanfaat
dengan
menambahkan dua komponen, yaitu komponen pengawasan dan umpan balik (feedback and control). Feedback adalah data mengenai performa sistem, sedangkan control adalah fungsi utama sistem yang mengawasi dan mengevaluasi
5
feedback untuk menentukan apakah sistem bergerak mengarah kepada pencapaian tujuannya.
Gambar 1. Elemen dasar sistem Model sistem informasi membutuhkan lima sumber daya yaitu: sumber daya perangkat keras (mesin dan media), sumber daya perangkat lunak (instruksi program dan prosedur), sumber daya manusia (pengguna dan ahli SI), sumber data (teks, gambar, alfanumerik, video, dan audio), dan sumber daya jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan). Seluruh sumber daya ini digunakan dalam aktivitas model sistem informasi. Aktivitas pertama yaitu data yang telah dikumpulkan
kemudian
dimasukkan
ke
dalam
sistem
penyimpanan
terkomputerisasi. Tahap selanjutnya data diproses menjadi informasi. Data dimanipulasi melalui sejumlah aktivitas seperti perhitungan, perbandingan, pengurutan, pengklasifikasian, dan peringkasan. Seluruh aktivitas tersebut mengatur, menganalisa, dan memanipulasi data dan mengubahnya menjadi informasi yang berguna bagi pengguna. Setelah itu dihasilkan sebuah informasi yang keluarkan dalam berbagai bentuk seperti lembaran laporan, data visual, dokumen multimedia, pesan elektronik, gambar grafis, dan audio.
6
Gambar 2. Aktivitas sistem informasi Informasi dan data yang didapatkan kemudian dapat disimpan dalam bentuk basis data, basis model, dan basis pengetahuan. Di dalam aktivitas sistem informasi terdapat pengawasan performa sistem, sebuah sistem informasi harus menghasilkan umpanbalik (feedback) dari aktivitas masukan, proses, keluaran dan penyimpanan yang dilakukan. Umpanbalik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menentukan apakah sistem telah memenuhi standar performa yang telah ditentukan.
2.2.
Sistem Informasi dalam Aplikasi Manajemen dan Bisnis. Penggunaan sistem informasi yang digunakan untuk mendukung
manajemen dan bisnis sudah dimulai sejak tahun 1950-1960. Pada tahun tersebut penggunaan sistem informasi masih sederhana yaitu pemrosesan transaksi, pencatatan, akuntansi, dan aplikasi pemrosesan data elektronik lainnya (EDP). Dengan demikian, tahun 1960an merupakan awal kemunculan manajemen sistem informasi yang berkembang pesat hingga saat ini. Hal ini dimulai pada tahun 1990an dengan adanya pertumbuhan yang cepat dari internet, intranet, extranet, dan jaringan global lainnya yang saling terhubung merubah secara dramatis kemampuan sistem informasi dalam bisnis pada awal abad ke-21 (Gambar 3). Selanjutnya, perubahan mendasar dalam peran sistem informasi terjadi yaitu berbasis internet dan web perusahaan diaktifkan, dan sistem global e-bisnis
7
dan e-commerce menjadi biasa dalam operasi manajemen perusahaan bisnis saat ini.
Gambar 3. Aplikasi internet, intranet, dan extranet di bisnis.
Sistem informasi sekarang mengakar kuat sebagai sumber daya strategis dalam organisasi modern. Sehingga, sistem informasi yang tidak dapat mendukung kepentingan strategis organisasi, budaya perusahaan, ataupun kebutuhan karyawan dapat merusak masa depan organisasi. Sistem informasi bagi pengguna seperti manajer ingin mengetahui : 1. Bagian utama sumber daya organisasi, dan merupakan tantangan utama dalam manajemen sumberdaya. 2. Faktor penting yang mempengaruhi efisiensi operasional, produktivitas dan moral karyawan, dan kepuasan serta layanan pelanggan. 3. Sumber utama informasi dan memerlukan dukungan untuk menghasilkan keputusan yang efektif yang dibuat oleh para manajer. 4. Bagian penting dalam pengembangan produk dan layanan yang kompetitif, sehingga memberikan keuntungan strategis bagi organisasi. 5. Kesempatan karir yang menantang, dinamis dan penting bagi banyak orang. Selain itu, terdapat tiga peran utama sistem informasi dalam aplikasi bisnis meliputi :
8
1. Dukungan proses bisnis - melibatkan sistem informasi yang mendukung proses bisnis dan operasi dalam bisnis. 2.
Dukungan Pengambilan Keputusan - membantu pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan berusaha untuk mendapatkan keuntungan yang kompetitif.
3. Dukungan
Keunggulan
Kompetitif
-
pengambilan
keputusan
untuk
mendapatkan keuntungan strategis atas pesaing membutuhkan inovasi dengan menggunakan teknologi informasi Sistem informasi mendukung kegiatan bisnis dalam performa operasional, manajerial dan strategis. Secara konseptual diklasifikasikan menjadi dua : sistem informasi operasional dan manajerial, dimana keduanya mendukung kesuksesan strategis organisasi. 1. Sistem Informasi Operasional (SIO), memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Menghasilkan produk informasi yang digunakan untuk internal dan eksternal. a. Transaction Processing System (TPS), merupakan tipe awal sistem informasi. TPS merekam dan memproses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis seperti
perubahan data penjualan, pembelian, dan
persediaan. Perubahan data dalam basis data, seperti perubahan data pelanggan, dan menghasilkan berbagai dokumen juga laporan, seperti tagihan belanja dan laporan pajak. b. Process Control System (PCS), melakukan rutin keputusan yang mengawasi proses fisikal/operasional, seperti pemesanan ulang otomatis dan keputusan pengawasan produksi. c. Office Automation System (OAS), merubah metode perkantoran manual dan menggunakan media komunikasi kertas menjadi terkomputerisasi. Dengan OAS, pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, pemindahan data dan informasi dalam bentuk komunikasi perkantoran elektronik. 2. Sistem Informasi Manajemen (SIM), yaitu ketika suatu sistem informasi dirancang untuk menyediakan informasi yang akurat, memiliki rentang waktu dan relevan untuk mendukung efektivitas pengambilan keputusan manajemen. Tipe utama dari sistem informasi manajemen memiliki tujuan-tujuan berikut :
9
a. Information Reporting Systems (IRS), menyediakan informasi mengenai produk yang mendukung kebutuhan pengambilan keputusan bagi pengguna akhir manajerial. Produk informasi berupa tampilan dan laporan yang dapat diatur berdasarkan : permintaan, periode, bergantung pada jadwal yang ditentukan, atau kapanpun diinginkan. b. Decision Support Systems (DSS) merupakan sistem yang interaktif dan berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan spesialisasi basis data untuk membantu proses pengambilan keputusan manajerial. DSS menyediakan model analisis, pembacaan data dan kemampuan presentasi informasi yang memungkinkan para manajer untuk menghasilkan informasi yang mereka butuhkan dalam bentuk yang tidak terstruktur. c. Executive Information Systems (EIS), merupakan sistem informasi manajemen yang dibuat untuk kebutuhan informasi strategis bagi para top manajer. Informasi berasal dari berbagai sumber, termasuk surat-surat, memo, laporan berkala, hasil rapat, telepon dan aktivitas sosial. Beberapa kategori utama dari sistem informasi, menyediakan klasifikasi yang lebih luas dan unik, dan dapat mendukung aplikasi operasional, manajemen dan strategis, seperti : 1. Expert System (ES), merupakan sistem informasi berbasis pengetahuan yang menggunakan pengetahuan mengenai area yang spesifik (khusus) untuk memberikan saran-saran ahli yang mendukung pengambil keputusan operasional dan manajerial. Digunakan dalam berbagai bidang seperti ; pengobatan, ilmu fisika, dan bisnis. 2. End User Computing systems (EUS), merupakan sistem informasi berbasis komputer yang mendukung aplikasi operasional dan manajerial bagi pengguna kahir, seperti ; word processing, email dan pengambilan data dari database. 3. Business Function Information systems, yaitu aplikasi operasional dan manajerial yang mendukung fungsi bisnis dasar, seperti fungsi akunting, keuangan, pemasaran, dan personalia. 4. Strategic Information Systems, merupakan sistem informasi yang mendukung layanan dan produk yang kompetitif untuk mencapai tujuan strategis.
10
2.3.
Veterans Health Information Systems and Technology Architecture (VistA) Sistem Informasi Kesehatan Veteran dan Arsitektur Teknologi (VistA)
adalah sistem informasi perusahaan yang dibangun luas di sekitar Electronic Health Record (EHR). VistA digunakan di seluruh Amerika Serikat. Sistem ini merupakan kumpulan sekitar 100 modul perangkat lunak yang terintegrasi. Vistamendukung
baik rawat
beberapa perangkat
jalan
tambahan
dan rawat
signifikan dengan
inap, dan
termasuk
sistem DHCP
asli. Yang
paling signifikan adalah antarmukapengguna grafis untukdokteryang dikenal sebagai SistemKomputerisasiRekam Pasien (CPRS) yang dirilis pada tahun 1997. Selain itu, VistA memiliki penerimaan order terkomputerisasi, kode bar administrasi,
pengobatan,
pedoman
elektronik
resep
dan
klinis.
CPRSmenyediakanantarmuka klien dengan server yang memungkinkan penyedia layanan kesehatan untuk meninjau dan memperbarui catatan elektronik medis pasien.Serta mampu untuk menempatkan pesananan termasuk obat-obatan, prosedur khusus, sinar-X, intervensi keperawatan, diet, dan uji laboratorium.
2.4.
E-Business Penggunaan teknologi internet untuk bekerja dan memberdayakan proses
bisnis,
perdagangan
elektronik,
komunikasi
perusahaan,
dan
kolaborasi
perusahaan dengan pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan bisnis lainnya
11
III.
3.1
PEMBAHASAN
Studi Kasus 4 Bab I -- Jet Blue and the Veterans Administration: The Critical Importance of IT Processes Ketika kebanyakan orang berpikir tentang teknologi informasi, perangkat
lunak dan perangkat keraslah yang pertama kali terfikir. Padahal inilah yang penting yaitu proses IT yang baik, khususnya dibutuhkansaat situasi genting.Yang terpenting, ini harus ditempatkan sebelum terjadinya situasi yang tidak diinginkan, bukan setelahnya. Sebagai contoh, kembali ke Februari 2007, ketika JetBlue Airways terpaksa membatalkan lebih dari 1.000 penerbangan setelah terjadinya badai es. "Yang pertama, kami tidak memiliki cukup karyawan di markas ataupun anggota kru yang terlatih pada sistem reservasi kami, sehingga ketika kami mengirimkan orang ke bandara untuk membantu, mereka tidak benar-benar terlatih
menggunakansistem
komputer.Sehingga
sekarang
kami
sedang
menjalaniproses pelatihan bagi para anggota kru secara aktif”,kata juru bicara Eric Brinker.Diskon penerbangan juga dilakukan dalam proses untuk memperluas kemampuan anggota kru reservasi sehingga mereka dapat menerima lebih banyak panggilan masuk. "Kami pada dasarnya sudah melakukan usaha maksimal", kata Brinker. "Kami sedang bekerja pada sebuah sistem untuk dapat secara otomatis memberitahukan mereka agar lebih baik dalam melakukan panggilan telepon." Di tengah krisis, departemen IT JetBlue mengembangkan sebuah database yang
memungkinkan
tim
penjadwalan
perusahaan
penerbangan
untuk
meningkatkan kemampuan melakukan banyak tugas."Mereka menerima ribuan panggilan telepon dari anggota kru kami, dan kami menciptakan sebuah database untuk masuk dalam keberadaan dari anggota kru kami. Sehingga informasi tersebut akan diselaraskan dengan informasi tentang anggota kru yang berada di sistem utama", kata Brinker. "Sekarang, dalam situasi cuaca apapun, kru penerbangan kami dan awak penerbangan dapat menghubungi kami dan memberitahu lokasi mereka berada, dan kami dapat mulai untuk membangun kembali maskapai penerbangan inisecepatnya dengan menggunakan alat ini.Kami melakukannya dengan cara referensi silang dimana anggota kru mengatakan
12
mereka ada dimana dengan dibandingkan dengan informasi yang disampaikan oleh komputer, karena informasinya tidak selalu sinkron". Brinker mengatakan bahwa mereka belum pernah mengalami krisis parah sebelumnya, sehingga model database ini belum benar-benar diperlukan saat ini. "Sistem ini yang telah dikembangkan dalam 24 jam dan diimplementasikan di tengah krisis JetBlue, kini telah diimplementasikan sebagai sistem secara penuh," katanya. "Ini merupakan kenyataan di balik layar untuk perbaikan baik bagi anggota kru kami dan pelanggan," katanya.JetBlue juga meningkatkan cara berkomunikasi dengan pelanggan, termasuk memberi peringatan penerbangan secara otomatis kepada pelanggan melalui e-mail dan perangkat telepon. Meskipun kelihatannya lebih kecil dan kurang kritis namun dapat memiliki konsekuensi yang luas dan besar dalam kehidupan di seluruh dunia yang saling terkait Pada bulan September 2007, dalam sidang Komite Urusan Veteran ', anggota parlemen belajar tentang kegagalan sistem yang tidak terjadwal yang menggagalkan aplikasi kunci di 17 Administrasi Veteran (VA) fasilitas medis dalam sehari. Dr Ben Davoren, direktur informatika klinis untuk San Francisco VA Medical Center, mengkategorikan ini sebagai ancaman teknologi yang paling signifikan terhadap keselamatan pasien VA yang pernah ada. Namun terjadinya kegagalan sistem dari perubahan yang sederhana pada prosedur manajemen yang tidak diikuti secara benar.Hal kecil yaitu tidak didokumentasikannya perubahan terakhir yang menjatuhkan aplikasi pada penanganan pasien utama di 17 pusat medis VA di California utara.Kerusakan yang terekspose memberikan tantangan perubahan yang substansial dalam organisasi yang kompleks. Dimulaipada bulan Oktober 2005 dan semula telah dijadwalkan untuk disempurnakan padaOktober 2008, reformasi dari organisasi IT diVA melibatkan beberapasubstansi. Sebagai bagian dari usaha reformasi,VA menggeser kontrol lokal dari operasional infrastrukur IT ke daerah pusat pengolahan data. Secara historis, masing-masing dari 150 atau lebih pusat-pusat kesehatan dijalankandengan VA yang memiliki layanan IT sendiri, otoritas anggaran sendiri, dan memiliki staf sendiri, serta kebebasan bagaimana infrastruktur IT terlibatdalam sistem yang ada. Semua keputusan yang berkaitan dengan IT dibuat olehseorang pimpinan lokal IT dan direktur pusat medis tertentu. Sementara para
13
staf IT diharuskan tanggap terhadap kebutuhan lokal, mereka membuat standarisasi di dalam situs hampir mustahil di berbagai bidang seperti bidang keamanan, infrastruktur administrasi dan pemeliharaan, serta pemulihan dari bencana. Di pagi hari tanggal 31 Agustus 2007, staf dari medis di sekitar pusat California utara menemukan bahwa mereka tidak dapat masuk ke sistem pasien mereka. Aplikasi pasien utama, Vista dan CPRS, tiba-tiba menjadi tidak tersedia. Vista, yang merupakan singkatan dari Sistem Informasi Kesehatan Veteran dan Arsitektur Teknologi adalah sistem VA yang berfungsi untuk mencatat kesehatan elektronik. CPRS, Computer Patient Record Systemadalah aplikasi klinik yang menyediakan seluruh tampilan tentang catatan kesehatan masing-masing veteran.Termasuk sistem pengecekan tepat waktu, sistem pemberitahuan untuk memperingatkan dokter dari peristiwa penting, dan pengingat sistem klinis. Tanpa akses ke Vista, para dokter, perawat,dan lain-lain tidak mampu untuk menarik catatan pasien. "Ada banyak perhatian terhadap tanda-tanda dan gejala dari masalah dan sangat sedikit perhatian pada apa yang sangat sering langkah pertama yang harus Anda dahulukan dalam sebuah insiden IT. "Apa hal terakhir yang telah berubah dalam lingkungan ini? ” kata Direktur Eric Raffin. Fasilitas medis yang terkena dampak langsung diimplementasikan padakontingensi lokal, yang terdiri dari tiga tingkatan:yang pertama adalah beberapa kegagalan dari pusat Data Sacramentoke pusat data Denver, menurut Bryan
D.Volpp,
kepala
asosiasi
dari
staf
dan
informatika
klinis. Volppmengasumsikan bahwa pusat data di Sacramento akan pindah ke tingkat pertama dari pusat data Denverdan Itu tidak terjadi. Pada hari itu, situs Denver tidak tersentuh sama sekali. Ke-11 situs yang menjalankan di wilayah yang dikelolaberoperasi dengan normal sepanjang hari. Jadi mengapa Tim Raffin tidak membuat keputusan untuk mengalihkan data ke Denver?"Yang ingin dihindari oleh tim di Sacramento adalah mengambil risiko yang tersisa di 11 situs pada lingkungan Denver mengalami kegagalan. Permasalahannya bisa jadi terkait dengan software. “Bila tim Raffin memindahkan data ke denver, maka kemungkinan permasalahannya bisa tersebar
14
pada fasilitas VA di Denver. Karena grup Sacramento menitikpusatkan permasalahan dimana, maka mereka membuat keputusan untuk tidak mengalihkan data mereka ke denver. Menurut Greg Schulz, seorang analis senior pada Storage I/O Grup, kelemahan utama dari penduplikatan adalah sesuai dengan apa yang dikatakan oleh Raffin. “apabila saya merusak data utama saya, maka data duplikasinya akan ikut rusak, apabila saya punya salinan di St. Louis dan ada salinan juga di Chicago dan data tersebut berduplikat secara kontinyu, kedua data tersebut akan rusak, mereka kemudian akan terhapus”. Karena itu, penyalinan data secara berkala itu penting. “Aku memilki segala sesuatu yang aku butuhkan untuk kembali ke status yang telah diketahui”. Kurangnya catatan elektronik menghalangi staff di sekitar untuk mengakses data grafik pasien dalam meninjau hasil harian atau menambahkan perintah. Perawat tidak bisa menyerahkan perubahan giliran dari satu perawat ke perawat lain melalui Vista, karena mereka terbiasa menggunakan Vista. Pergantian jam kerja harus ditulis dengan tulisan, dan para pasien tidak menerima daftar instruksi normal atau obat, yang biasanya diproduksi secara elektronik. Volpp mengatakan bahwa dalam beberapa jam berhenti kerja, "sebagian besar pengguna mulai merekam dokumentasi mereka di atas kertas," termasuk resep, pesanan laboratorium, formulir persetujuan, dan tanda-tanda vital dan pemutaran. Ahli jantung tidak bisa membaca EKG, karena mereka biasanya diulas secara online, mereka juga tidak bisa memesan, mengupdate, atau menanggapi konsultasi. Di Sacramento, kelompok perusahaan akhirnya dapat mengatasi atas apa yang terjadi yang menyebabkan penghentian kerja ini. "Satu tim meminta perubahan harus dibuat oleh tim lain, dan tim lainnya membuat perubahan," kata Raffin. Ini melibatkan konfigurasi port jaringan, tetapi hanya beberapa orang tahu tentang hal itu. Lebih penting lagi, kata Raffin. "Permintaan perubahan yang diminta belum selesai. Sebuah isu prosedural berada di titik masalah. "Kami tidak memiliki dokumentasi yang seharusnya dimiliki," katanya. Bila kita memiliki dokumentasi untuk mengubah port, Raffin mencatat, "itu akan mengarahkan kita untuk memberikan beberapa korelasi acara dengan cepat: Lihatlah jam, perhatikan
15
ketika sistem mulai menurun, kemudian berhenti untuk menyadari apa yang benar-benar kita perlukan untuk melakukan perubahan-perubahan kembali, dan sistem akan memperbaiki dengan sendirinya dalam waktu singkat. " Menurut Evelyn Hubbert, seorang analis di Forrester Research Inc, pemadaman yang melanda VA tidak jarang terjadi. "Mereka tidak memuatnya di berita halaman depan karena itu memalukan. "Lalu, ketika sesuatu terjadi, katanya, ini adalah efek domino. Sesuatu jatuh, maka sesuatu yang lain akan mengikutinya. Itu sayangnya merupakan kekhasan untuk banyak organisasi”, tambah Schulz. "Anda dapat memiliki semua software terbaik, semua hardware terbaik, ketersediaan yang tinggi, anda dapat memiliki orang-orang terbaik. Namun, jika Anda tidak mengikuti latihan terbaik, anda dapat membuat semua itu tidak berguna.” Sumber: Diadaptasi dari Julia King, “How IT Is Reinventing Itself as a Strategy Business Partner,” Computerworld, February 19, 2007.
3.2
Studi Kasus 1 Bab 2 – Instant Competitive Advantage: Google Pulls Ahead in Worldwide Search Strategy Microsoft Bing dan Yahoo telah secara resmi bergabung pada tahun 2010,
dan Google harus muncul dengan sebuah fitur baru yang akan memberikan mereka sebuah keuntungan yang jelas dibandingkan dengan sang rival baru. Dan itulah yang Google lakukan! Pada bulan September 2010, Google meluncurkan Google Instant— sebuah fitur baru yang akan mempercepat pencarian di Internet. Google Instant ditujukan untuk mempercepat hasil pencarian dengan metode “searching as you type” atau “mencari sembari anda mengetik”. Fitur baru dan dinamik ini, yang kini tersedia dan beroperasi di seluruh dunia, adalah tentang memulai proses pencarian sebelum para pengguna selesai memasukkan query. Secara gamblang, Google kini berusaha memprediksi apa yang orang-orang ingin tanyakan. Gerakan ini dinilai oleh Hadley Reynolds, seorang analis IDC, sebagai sebuah “terobosan dramatis” dari pengalaman pencarian Google yang tradisional. Tujuannya adalah menekan waktu yang terbuang untuk memasukkan query, meninjau hasil pencarian, memperbaiki query pencarian, serta mengecek
16
hasil pencarian yang baru—sebuah proses yang mungkin akan diulangi beberapa kali dan terkadang membuat proses ini menjadi rumit dan melelahkan. Fitur ini tak terbantahkan merupakan sebuah “tour-de-force” dari teknik komputer, tapi kemudian semuanya kembali lagi pada bagaimana fitur ini akan diterima oleh pengguna akhir dan bagaimana ia akan mempengaruhi performa iklan dan efisiensi; serta pada visibilitas hasil pencarian organik. Mengembangkan sebuah fitur yang mencengangkan dan berani pun membuktikan bahwa bisnis search engine masih merupakan raja di Google, walaupun kini Google sudah merambah area lain di pasar dunia, “Telah jelas bahwa Google masih terfokus pada memperkuat akar bisnisnya: search engine, sesuatu yang merupakan keahlian utama mereka,” kata analis Charlene Li dari Altimeter Group. Menurut Google, Instant bukanlah “mencari sembari anda mengetik” tetapi lebih kepada “mencari sebelum anda mengetik” karena teknologi ini mengantisipasi dan memprediksi query yang paling mungkin dimasukkan oleh pengguna. Seiring dengan peluncuran fitur ini, pengguna yang canggih tentunya akan lebih mudah untuk menerimanya dibandingkan pengguna lain pada umumnya, melihat bahwa pengguna yang canggih akan lebih memahami kenyamanan dan penghematan waktu sementara pengguna lain pada umumnya mungkin akan merasa sedikit bingung, setidaknya pada awalnya. “Ini merupakan sebuah peningkatan, dan ini merepresentasikan efisiensi dan kenyamanan yang lebih besar pada orang-orang yang terbiasa menggunakan search engine,” kata analis Greg Sterling dari Sterling Market Intelligence. “Meski demikian, terdapat blinking-light effect dimana halaman pencarian berubah seiring dengan tiap karakter yang dimasukkan ke dalam query. Sebagai akibatnya, hal ini mungkin akan membuat pengguna awam merasa sedikit terdisorientasi.” “Sementara elemen pencarian yang familiar masih tersedia, aspek kecepatan dan streaming dari pemahaman Google mengenai query pengguna dan presentasi hasil pencarian akan menjadi revolusioner”, kata Reynolds. “Model pencarian Google yang tradisional cukup membuang banyak waktu pengguna, dan Instant akan membantu menunjukkan mana link yang sesuai dengan lebih cepat.”
17
Reynolds melihat sebuah potensi besar dalam mempercepat proses memperbaiki query, yang ia sebut sebagai problema “pogo-stick”. “Google Instant akan membantu menunjukkan mana link yang benar lebih cepat,” katanya melalui email. “Google Instant akan butuh penyesuaian. Tapi saya pikir mayoritas pengguna akan cepat menyesuaikan diri dengan perubahan ini untuk menyukai pengalaman pencarian baru serta petunjuk pencarian yang ditawarkan oleh Google.” Untuk mengantisipasi beberapa resistensi, Google memberikan opsi untuk menonaktifkan Google Instant, yang dari sekarang terbatas pada pencarian web di google.com di Amerika Serikat untuk semua pengguna, dan di beberapa negara lain seperti Perancis, Jerman, dan Inggris untuk para pengguna yang terhubung dengan akun Google mereka. Fitur ini akan diluncurkan dalam waktu dekat untuk semua pengguna di seluruh dunia, serta para pengguna perangkat mobile. Marissa Mayer, wakil presiden Search Products di Google mengatakan, “Keuntungan pengguna Google Instant sangatlah banyak, tapi yang paling utama adalah waktu yang dihemat”. Mayer mengumumkan peluncuran fitur baru ini pada acara peluncuran perusahaan di San Fransisco pada bulan September 2010. “Tes yang telah kami lakukan menunjukkan bahwa Google Instant menghemat rata-rata 2 sampai 5 detik untuk setiap pencarian. Ini mungkin terlihat sedikit pada awalnya, tapi pasti akan terakumulasi nantinya,” ujarnya. Dan Olds, seorang analis dari The Gabrial Consulting Group, mengatakan bahwa ia setuju dengan pernyataan Mayer. Walaupun tidak terlihat seperti penghematan besar-besaran, tapi hal ini cukup untuk menjadikan Google selangkah lebih maju di industri pencarian internasional. “Google melakukan beberapa penghitungan lagi dan menemukan bahwa fitur ini akan menghemat 3.5 milyar detik per harinya. Saya tidak yakin apa yang akan kita lakukan dengan tambahan waktu tersebut, tetapi saya harap kita bisa memikirkan sesuatu,” kata Olds. “Ini memberikan sesuatu untuk dibanggakan oleh Google. Saya pikir fitur ini adalah sesuatu yang harus ditambahkan Microsoft pada Bing dalam waktu dekat. Fitur ini cukup bermanfaat dan memberikan Google keuntungan kompetitif yang jelas.” Jika Microsoft menambahkan fitur ini pada Bing, ini hanya akan
18
mengurangi keuntungan Google, tetapi juga tidak akan memberikan Microsoft keuntungan yang signifikan. Akhir 2010 merupakan waktu yang baik bagi Google untuk melawan kerjasama Microsoft Bing dan Yahoo. Pada Agustus 2010, Microsoft dan Yahoo menyelesaikan sebuah proyek integrasi besar, yang memungkinkan Yahoo menggunakan mesin pencarian Microsoft Bing untuk membantu pencarian di semua situs Yahoo. Kerjasama antara Microsoft dan Yahoo ini jelas ditujukan pada Google untuk mendapatkan keuntungan kompetitif.Tidak ada satupun dari kedua perusahaan ini yang cukup beruntung dalam mengambil pangsa pasar Google dari pasar pencarian dunia.Dengan menggabungkan usaha mereka, kedua perusahaan ini mengharapkan peruntungan yang lebih baik. Dengan Google Instant, pemimpin industri pencarian dunia pun membalas gerakan para rivalnya. “Sementara saya pikir Google Instant tidak akan meningkatkan pangsa pasar secara signifikan, hal ini akan memberikan Google sebuah fitur baru yang akan diperhatikan oleh para pengguna dan pada akibatnya akan menjadi alasan lain untuk setia pada Google,” ujar Olds. “Kita aan melihat lebih banyak inovasi di masa depan seiring Google meneruskan pengembangan fitur-fiturnya untuk menghadapi kompetisi baru dari kerjasama Microsoft dan Yahoo.” Rob Enderle, analis dari Enderle Group, melihat bahwa di samping kerjasama Microsoft dan Yahoo, Google masih terlalu jauh di depan kompetitornya, dan bahwa inovasi yang mereka lakukan hanyalah “pemanis”. “Google adalah pemain yang paling dominan di industri ini, yang berarti mereka hanya perlu menjadi “cukup baik” di mata para penggunanya,” kata Enderle. “Tapi inilah yang harus mereka lakukan untuk mempertahankan posisinya dan menjaga kekuatan kompetitor di level yang minimum. Selama orang-orang Berpikir Google sudah cukup baik, mereka tidak akan pergi kemana-mana dan hal ini merupakan cara yang relatif rendah resiko untuk mempertahankan posisi mereka.” Sumber: Diadaptasi dari Sharon Gaudin, “In an Instant, Google Pulls Further Ahead of Microsoft, Yahoo,” Computerworld, Inc., September 9, 2010; Juan Carlos Perez, “Google Instant: Big Changes for Users, Publishers and Marketers,” Computerworld Inc., September 8, 2010.
19
3.3
Jawaban Pertanyaan Studi Kasus
3.3.1
Jet Blue and the Veterans Administration:The Critical Importance of IT Processes
1. Eric Brinker dari JetBlue mencatat bahwa database yang dikembangkan selama krisis tersebut belum diperlukan sebelumnya karena perusahaan belum pernah mengalami kehancuran. Apa risiko dan manfaat yang terkait dengan pendekatan ini untuk perencanaan TI? Berikan beberapa contoh dari masingmasing. Jawaban : Pada dasarnya sistem TI sangat dibutuhkan bagi setiap perusahaan, karena dengan adanya sistem TI akan memberikan manfaat yaitu membantu kinerja perusahaan agar lebih efektif dalam menjalankan sistem yang berjalan, dalam kasus ini sangat tidak layak Jetblue tidak menerapkan sistem TI dengan alasan belum pernahnya Jetblue mengalami krisis ataupun kehancuran. dua hal tersebut adalah sebuah keniscayaan yang sebaiknya harus dipersiapkan oleh perusahaan sebelum perusahaan terjebak dalam kasus tersebut, dengan mempersiapkan sistem yang lebih baik dapat diharapkan apapun yang terjadi akan dapat dihadapi dengan baik. Contohnya ketika Jetblue menerapkan sistem database sehingga Jetblue dapat mengetahui keberadaan anggota kru mereka. Adapun resiko yang akan dihadapi oleh perusahaan dengan tidak adanya perencanaan sistem TI yang baik yaitu sulitnya perusahaan untuk mengatur beberapa sistem yang seharusnya dapat dibuat lebih sederhana seperti pengaturan database pelanggan dalam reservasi. sebagai contohnya ketika harus membatalkan 1000 penerbangan ketika terjadinya badai es, hal ini tidak seharusnya terjadi jika Jetblue memiliki sistem TI yang baik, sehingga dengan adanya Sistem TI yang baik penerbanganpun dapat dijadwalkan dengan baik.
2. Dengan melihat ke belakang, kitasekarang mengetahui bahwa keputusan yang dibuat oleh Eric Raffin dari VA untuk tidak mengalihkan data ke situs Denver adalah yang keputusan yang tepat. Hal ini karena adanya kegagalan yang terjadi saat mengikuti prosedur cadangan yang telah ditetapkan sebelumnya.
20
Dengan
informasi
yangiamiliki
pada
saat
itu,
alternatif
lain
apa
yang
bisadipertimbangkan?Kembangkansetidaknya duacontoh!
Jawaban : Perusahaan yang menggunakan sistem Informasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya harus dapat melakukan maintenance pada sistem yang merupakan penggerak jalannya aktivitas perusahaan. Berbagai prosedur yang sebaiknya dilaksanakan untuk menjaga sistem agar dapat berjalan dengan baik biasanya dicatat dalam catatan standard operation prosedure atau yang biasa disingkat sebagai SOP. SOP ini merupakan panduan bagi seluruh pihak yang berhubungan dengan sistem informasi dalam melakukan setiap kegiatan operasional agar seluruh sistem berjalan dengan baik serta mengurangi resiko terjadinya error. Pengelolaan database yang baik juga merupakan salah satu hal penting yang harus di perhatikan, dengan sistem database yang terintegrasi, perusahaan dapat berkomunikasi dengan berbagai pihak yang terkait dengan kegiatan perusahaan Dalam hal ini, Eric Raffin memutuskan untuk tidak mengalihkan data ke server lain karena adanya masalah kegagalan sistem yang menerpa perusahaan yang belum dapat dipastikan secara tepat. Sistem yang dibangun tersebut berhubungan dengan database di tiap daerah yang digunakan untuk berbagai kepentingan. Apa yang membuat Raffin tidak memindahkan VA ke situs Denver Team adalah untuk menghindari risiko pada 11 situs Denver tersebut. Raffin memutuskan untuk tidak mengorbankan sistem di cabang lain dengan menanggung resiko adanya gangguan dari cabang yang telah beroperasi serta resiko gagalnya sistem back-up database di cabang baru sehingga akan mempengaruhi kelancaran sistem secara keseluruhan. Alasan lain yang menjadi pertimbangan Raffin diantaranya terkait dengan software, karena apabila VA harus mengganti software yang lama ke situs Denver maka akan merubah semua system yang ada sebelumnya dan juga membutuhkan waktu dan training untuk mensosialisasikan sistem baru tersebut. Dengan adanya informasi-informasi yang ia dapatkan sebelumnya, langkah yang dapat ia pertimbangkan untuk dilakukan antara lain adalah sebagai berikut :
21
a. Melakukan pembangunan server khusus yang mampu memback- up semua data dari 11 lokasi secara keseluruhan, akan tetapi server tersebut tidak terhubung satu sama lain sehingga apabila pusat atau salah satu server tersebut mengalami kerusakan maka tidak akan mempengaruhi sistem yang lainnya. Selain itu, sistem tersebut baiknya memiliki fungsi tambahan untuk melakukan proses back-up data secara otomatis dan dilakukan secara berkala (periodik) sehingga database yang ada masih dapat diakses dan tersimpan manakala terjadi kerusakan sistem di 11 lokasi. b. Memback-up system error di dalam setiap server baru dalam menjalankan operasionalnya. Pelacakan system error dapat segera dilakukan melalui evaluasi system record dari setiap tindakan yang dicatat dalam sistem. Database yang tercatat dalam server dapat diperiksa dan segera diperbaiki jika terjadi kegagalan maupun kesalahan input datayang tidak sesuai dengan prosedur. c. Sebagai upaya pencegahan rusaknya sistem, yang mungkin salah satunya dapat disebabkan terinfeksinya sistem oleh berbagai jenis virus, sebaiknya dilakukan tindakan preventif yakni dengan membangun sistem yang dilengkapi dengan antivirus agar sistem dapat selalu berjalan dengan baik. Antivirus yang ada juga sebaiknya memiliki kemampuan untuk up-date secara berkala otomatis, atau setidaknya dilengkapi dengan sistem pengingat masa berlaku antivirus tersebut agar setiap kru dapat mengetahui kapan antivirus tersebut harus diperbaharui. 3. Sebuah perubahan yang tidak terdokumentasi mengakibatkan kerusakan secara sistem dari sistem VA, kemungkinan besar karena hubungan antara aplikasi yang kuat. Apa sisi positif dari interkoneksi ini dan apa keuntungan buat pasiennya? Kemukakan contoh dari kasus ini untuk membenarkan jawaban anda?
Jawaban : Sisi positif dari kejadian ini adalah hanya sebagian kecil dari dokumen yang mengalami kerusakan, dan tidak seluruh sistemnya yang mengalam kerusakan. Dan karena kejadian ini juga bisa mengantisipasi akan adanya kerusakan-kerusakan yang lain dan memperbaiki sistem secara keseluruhan. Lalu
22
dengan segala sesuatu dilakukan secara manual maka akan ada lebih banyak interaksi dari para perawat dengan para pasien, perawat dengan para dokter dan perawat dengan sesama perawat. Dan akan ada interaksi dengan para staff dari berbagai divisi tertentu.
3.3.2 Pertanyaan Studi Kasus -- Instant Competitive Advantage : Google Pulls Ahead in Worldwide Search Strategy
1.
Dengan mengubah bagaimana para pengguna melihat search queries, Google mencoba merubah bagaimana dunia melihat Google sebagai search engine pilihan. Mengapa mereka perlu melakukan hal tersebut? Berikan beberapa contoh bagaimana Google dapat memperkuat kesetiaan para penggunanya. Bagaimana mereka bisa dikalahkan?
Jawaban: Dilatarbelakangi dengan bergabungnya Microsoft Bing dan Yahoo secara resmi pada tahun 2010, Google memerlukan penambahan fitur baru yang dapat memberikan competitive advantage. Oleh karna itu, Google menciptakan Google Instant, sebuah fitur baru yang akan mempercepat pencarian dalam internet. Walaupun fitur ini dinilai tidak akan meningkatkan pangsa pasar Google secara signifikan, fitur ini diharapkan akan memberikan para penggunanya lebih banyak alasan untuk tetap setia pada Google untuk keperluan pencarian mereka. Beberapa contoh yang dapat dilakukan Google untuk memperkuat kesetiaan para penggunanya adalah sebagai berikut: 1. Lebih menghargai dan merespon dengan cepat setiap feed back dari para penggunanya. 2. Memberi kemudahan pengguna untuk memblokir situs-situs sampah (spam, AGC - Auto Generated Content, linkfarm, dll) dengan cara menyediakan tombol blokir di hasil pencarian. Meski saat ini Google sudah menyediakan fitur serupa, prosedur yang harus dilewati pengguna cenderung tidak praktis. Pengguna harus mengetik sendiri situs-situs yang ingin diblokir pada halaman http://www.google.com/reviews/t?hl=en atau menambahkan add-ons seperti Personal Blocklist pada browser Google Chrome. Seharusnya hal ini bisa
23
dilakukan dengan lebih mudah jika ada tombol khusus di setiap hasil pencarian secara default dalam keadaan log in. Sementara itu, untuk pencarian dalam Bahasa Indonesia, hasilnya sering dikuasai oleh ahli SEO yang isinya kebanyakan spam, sedangkan tulisan pakar maupun akademisi yang lebih bermutu malah tidak muncul di halaman pertama. 3. Lebih memperhatikan keselamatan pengguna dengan memberi tanda pada situs-situs yang resmi untuk menghindari dari situs-situs penipu. 4. Menambahkan fitur sort agar pengguna mudah mengurutkan hasil pencarian sesuai kebutuhan (misalnya: most recent, most popular, dll). 5. Meletakkan opsi pencarian video di halaman utama dan menambahkan fitur preview pada hasil pencarian video. Google mungkin dapat dikalahkan bila kompetitornya bisa lebih memuaskan dalam memberikan layanan-layanan yang selama ini belum dapat dilakukan Google secara optimal. Misalnya, dengan memberikan hasil pencarian yang lebih bebas spam, lebih memperhatikan privasi dan keamanan pengguna, serta menampilkan inovasi yang lebih maju. Meski demikian, cara ini harus dilakukan dengan cepat dan agresif, sebab Google sebagai market leader utama juga akan terus berinovasi demi mempertahankan posisi dan kepemimpinannya di industri search engine.
2.
Hadley Reynolds dari IDC melihat Google Instant sebagai “terobosan dramatis” dari pengalaman pencarian secara tradisional. Mengapa ia mengatakan hal tersebut, dan apakah pengguna akan menginginkan cara lama digunakan kembali?
Jawaban: Google Instant dapat dilihat sebagai terobosan dramatis dari pengalaman pencarian tradisional karena fitur ini ditujukan untuk mempercepat hasil pencarian dengan mencari sebelum pengguna selesai mengetik. Dengan mengantisipasi dan memprediksi query yang akan dimasukkan oleh pengguna serta membantu menunjukkan manalink yang benar, proses pencarian menjadi lebih efisien dan nyaman.
24
Gambar 4. Proses “searching as you type” yang ditawarkan oleh Google Instant
Gambar 5. Google Instant membantu menunjukkan link yang tepat Walaupun Google Instantakan lebih mudah diterima oleh pengguna yang sophisticated, pengguna lain pada umumnya mungkin akan merasa bingung. Apalagi dengan adanya efek blinking light dimana halaman akan berubah setiap kali pengguna memasukkan karakter pencarian, yang mungkin membuat sebagian orang merasa terdisorientasi. Meski demikian, untuk mengantisipasi resistensi terhadap fitur ini, Google juga memberikan opsi untuk menonaktifkan Google Instant.
25
3.
Apakah anda setuju dengan Marissa Mayer bahwa penghematanpenghematan kecil yang diberikan oleh Google Instant dari setiap pencarian akan terakumulasi dan disadari oleh komunitas pengguna search engine? Apakah hal ini akan mempengaruhi anda untuk tetap menggunakan Google atau berpindah ke Google? Jawaban: Ya, karena dengan penghematan waktu sebesar 2 hingga 5 detik per
pencarian dan akumulasi sebesar 3,5 milyar detik perhari, maka aktifitas pencarian akan menjadi efektif dan efisien. Sebagai akibatnya, waktu yang pada awalnya terbuang dapat digunakan untuk melakukan kegiatan yang lain. Ya. Sebagai pengguna Google, hal ini akan memberikan insentif bagi kami untuk tetap memakai Google sebagai search engine pilihan.
26
IV.
KESIMPULAN
4.1 Kesimpulan Dengan adanya sistem informasi akan membantu kita dalam mengatur semua sumber daya yang ada, agar kita dapat mengoptimalkan semua sesuai dengan fungsinya. Selain itu, adanya sistem informasi akan memungkin kita mengurangi biaya total produksi dalam perusahaan sehingga lebih efisien dan unggul dibanding perusahaan pesaing. Pemantauan sistem yang berkesinambungan merupakan satu hal yang penting dalam pelaksanaan kegiatan operasional. Pemantauan dan pemeliharaan sistem informasi memungkinkan kita mengetahui secara cepat dan tepat sumber kerusakan sehingga upaya perbaikan dapat segera dilakukan. Suatu sitem informasi dapat memiliki software terbaik, hardware terbaik, dan ketersediaan yang tinggi, akan tetapi SI tidak akan mempunyai makna dan tidak dapat dijalankan apabila tidak memiliki orang-orang yang ahli. Teknologi informasi dapat digunakan sebagai salah satu cara untuk mengungguli pesaing dalam bisnis. Google telah membuat terobosan berupa fitur “Google Instant” sebagai strategi menciptakan keunggulan bersaing pada industri sistem informasi. Sedangkan Bing melakukan kerja sama dengan Yahoo untuk melawan Google dengan menggunakan Bing melakukan pencarian di semua situs Yahoo. Microsoft Bing dan Yahoo memiliki kesulitan dalam menyaingi Google dan merebut pengguna Google untuk beralih menggunakan Yahoo.
4.2 Saran Saran yang diberikan penulis kepada isi makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Perlu ditingkatkan lagi kewaspadaan terhadap database rumah sakit dan semua pasien agar kondisi yang tidak diduga dapat diatasi dengan baik serta diperlukannya pencatatan manual untuk menanggulangi apabila terjadi kehilangan database. 2. Google dapat menambahkan fitur-fitur baru dan memberi kemudahan kepada penggunanya, seperti memberikan respon yang cepat terhadap feedback dari 27
pengguna; memberi kemudahan untuk memblokir situs; meningkatkan keamanan dan privasi pengguna; menambahkan fitur sort sesuai kebutuhan pengguna; dan meletakkan opsi pencarian video di halaman utama serta menambahkan fitur preview pada hasil pencarian video, sehingga pengguna tidak perlu membuka video yang bukan menjadi tujuannya. Hal tersebut diharapkan dapat memperkuat loyalitas penggunanya. 3. Bing dapat membuat suatu inovasi yang baru yang tidak dimiliki Google, seperti mengelompokkan situs-situs mejadi lebih terperinci agar lebih memudahkan pengguna dalam pencariannya (contohnya situs restaurant, hospital dan shopping mall). Bing mungkin dapat mengalahkan Google bila bisa lebih memuaskan dalam memberikan layanan yang selama ini belum dapat dilakukan Google secara maksimal.
28
DAFTAR PUSTAKA
Bing.
(n.d.).
Bing
Homepage.
Diakses
pada
26
Januari
2012,
dari
http://www.bing.com Google. (n.d.). Google Homepage. Diakses pada 26 Januari 2012, dari http://www.google.com McLeod, R. & Schell, G.P. (2007). Management Information Systems (10th ed.). Sydney: Pearson Education, Inc. O’Brien, J.A. & Marakas, G.M.M. (2010).Management Information Systems (10th ed.). Boston: McGraw-Hill Irwin.
29
