CASE 4 : JetBlue and the Veterans Administration: The Critical Importance of IT Process

1|Page

Tugas Mata Kuliah Dosen

: Pribadi (MID TEST) : Sistem Informasi Manajemen – PMB 561 : Dr. Ir. Imam Suroso, MSc (CS)

CASE 4 : JetBlue and the Veterans Administration: The Critical Importance of IT Process DISUSUN OLEH:

MUHAMMAD RIZKY HAZRIANSYAH AKBAR(P056133222.50E ) MB IPB PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014 - CASE 4: JetBlue and the Veterans Administration: The Critical Importance of IT Process SIM M.RIZKY HAZRIANSYAH AKBAR MB IPB PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR

|

2|Page PENJELASAN KASUS SOAL NO. 1 Question: Eric Brinker dari JetBlue mencatat bahwa database yang dikembangkan selama krisis tersebut belum diperlukan karena perusahaan belum pernah mengalami kehancuran. Apa risiko dan manfaat yang terkait dengan pendekatan ini untuk perencanaan IT? Berikan beberapa contoh dari masing-masing. Answers: Pada kasus yang pertama, nampak jelas disini bahwa sebagai perusahaan penerbangan yang besar seharusnya cuaca buruk adalah bukan sesuatu yang baru begitu pula dengan bagaimana mereka mengembalikan jadwal penerbangan kembali normal dalam waktu yang reasonable. Sehingga menjadi pertanyaan yang besar jika sebuah airlines gagal menghadapi situasi seperti ini. Disini JetBlue mempunyai kekurangan yang sangat dibidang operation management dan crisis management. Dalam pengambilan keputusan untuk membuat database crew yang baru pada JetBlue dimana diakui oleh Juru Bicara Jetblue, Eric Brinker bahwa hal ini belum pernah direcanakan sebelumnya karena mereka belum pernah melakukan perencanaan untuk kondisi yang sangat buruk. Pada saat itu JetBlue sedang menghadapi krisis yang disebabkan oleh cuaca yang sangat buruk sehingga mengakibatkan ribuan jadwal penerbangan tertunda. Hal ini dikarenakan regulasi yang tidak memungkinkan pesawat untuk take off dalam kondisi landasan pacu yang sangat licin. Karena penundaan ini maka puluhan ribu calon penumpang yang sudah akan berangkat tidak dapat diberangkatkan. Karena ketidaksiapan Jetblue dalam kondisi krisis sperti ini sedangkan pada saat itu pihak JetBlue juga belum menerapkan sistem reservasi untuk mendukung re-booking pesawat serta tidak didukung dengan system dispatcher untuk penjadawalan ulang rute dalam waktu yang cepat. Sehingga pembuatan database crew dilakukan dengan manual dengan cara pihak off air operator JetBlue menguhubungi crew nya ataupun crew yang menghubungi off air operator untuk meng-update lokasi mereka dan disesuaikan dengan sistem dispatcher mereka dimana beberapa data sudah tidak akurat lagi. Dengan melakukan hal ini maka dengan cepat dan tepat petugas dapat dengan pasti mengetahui lokasi dari seluruh crewnya dan dapat cepat pula menghungi mereka untuk bertugas kembali disaat cuaca sudah membaik. Hal ini sangatlah beresiko dimana input dilakukan dalam kondisi krisis dan dilakukan secara manual serta untuk proses peng-updatean data dilakukan melalui sambungan telepon. Dalam hal ini, pelaksanakan pembuatan database ini juga mempunyai resiko juga karena tentunya tidak melalui proses Modeling and Analytic Capability yang sesuai dan tanpa reporting yang lengkap karena sebelumnya tidak ada dalam perencanaan mereka untuk sistem tersebut. Pengambilan langkah ini sangat tepat sesuai dengan tahapan pertama dalam langkah perencanaan IT adalah menggunakan sumber data yang tepat dan benar untuk memudahkan IT mendukung bisnis. Sumber data ini diambil langsung dari crew dimana petugas pengumpul data menghubungi crew atau sebaliknya. Dengan sumber yang sudah benar ini langsung dibandingkan dengan data yang terdapat disistem. Tanpa melakukan ini, dengan sistem atau alat secanggih apapun tidak akan dapat menghasilkan sesuatu yang berguna bagi bisnis jika data yang disajikan tidaklah up to date dan tepat. Ketika data terkumpul dengan baik maka sistem apapun yang akan menggunakan data ini sebagai sumbernya tidak akan menghasilkan sesuatu yang tidak berguna, sehingga keputusan untuk melakukan penerbangan mana dan route kemana dengan crew yang mana akan diambil dengan cepat, tepat dan efektif. Contohnya jika cuaca disuatu tempat sudah membaik dan tujuan dari penerbangan itu sudah membaik pula, maka pesawat dapat diterbangkan, dengan begitu crew yang ada disekitar daerah tersebut dapat dipanggil untuk bekerja. Karena dalam kondisi krisis maka pembuatan database ini tanpa melakukan gap analysis. Hal ini akan berakibat buruk jika ternyata perangkat IT yang ada tidak memadai untuk dipenuhi oleh data data seluruh crew dan data pesawat. Jika ternyata harddisk atau memory tidak mencukupi maka pengisian dan pengambilan data akan terjadi kesalahan, karena bagaimanapun sistem IT tergantung terhadap memory untuk melakukan prosesnya. Lebih dari itu karena hal ini belum pernah direncanakan juga sebelumnya maka capability map pun tidak dilakukan disini. Hal ini dapat berakibat terhadap pengisian data oleh orang yang tidak kompeten dibidangnya sehingga akhirnya data yang dimaksudkan akan menjadi data yang sangat akurat yang kemudian terjadi ternyata akan menjadi data yang tidak ada artinya. Kesimpulan dari kasus ini dimana IT


|

3|Page sebelumnya disalahkan karena kelebihan beban sehingga tidak dapat mengakomodasi kondisi krisis tersebut. Justru sebetulnya dengan penerapan database tersebut IT menjadi penolong JetBlue melewati masa krisis tersebut. Nampak jelas ketidaksiapan secara manajemen dalam mengelola perusahan untuk menghadapi masa krisis adalah awal dari pokok permasalahan kondisi krisis yang terjadi pada JetBlue dikemudian hari. PENDAHULUAN KASUS SOAL NO. 2 Tujuan dari IT change management adalah untuk menyakinkan bahwasanya semua perubahan terencana, dibicarakan, dicatat dan dilaksanakan dengan baik. Dua bagian terpenting dari change management adalah: -

-

Perencanaan – termasuk disini adalah checklist dari pengembangan yang komprehensif dari semua step dibutuhkan untuk melakukan perubahan. Komponen terpenting dari perencanaan ini adalah penjadawalan dan koordinasi dengan semua pihak yang terlibat. Permintaan perubahan ini harus ditinjau dan disetujui oleh pimpinan dalam tim yang memasukan permintaan tersebut. Komunikasi – dibutuhkan notifikasi awal ke IT manager, staff teknikal, dan pelanggan yang akan terkena pengaruhnya tentang kapan dan bagaimana perubahan itu akan terjadi, dan siapa saja yang akan terkena imbasnya. Dokumentasi mengenai perubahan ini, baik yang berhasil ataupun tidak, harus tetap diselesaikan.

Langkah langkah berikut harus dilakukan untuk semua perubahan yang dapat mengakibatkan gangguan pada sistem yang sudah berjalan. a. Tentukan dan difinisikan batasannya Saat kebutuhan perubahan telah diidentifikasi, pelaku perubahan harus mendefinisikan secara jelas batasannya. Sedikit saja penyimpangan dari batasan tersebut, mengharuskan proses permintaan perubahan diulangi dari awal. Semakin besar proyek harus dapat dipecah menjadi komponen komponen kecil dimana setiap komponen tersebut melakukan proses permintaan perubahan yang terpisah. b. Kembangkan perencanaan Pelaku perubahan harus membuat langkah langkah pelaksanaan perubahan secara detail dalam perencanaannya, biasanya dalam bentuk format checklist. Prencanaan fallback harus ada dalam rencana tesebut. Jika perubahan tidak berjalan seperti yang diharapkan, titik fallback harus ditentukan secara spesifik baik kapan waktunya fallback harus dilakukan agar service tetap berjalan diakhir waktu downtime. c. Ditinjau oleh rekan kerja Pelaku perubahan harus memberikan dokumen perubahannya untuk ditinjau oleh rekan kerjanya dan di setujui. Format elektronik dapat digunakan untuk melakukan autorisasi dan document perubahan. Rekan kerja mungkin saja akan meminta pelaku perubahan untuk datang ke pertemuan untuk menjawab beberapa pertanyaan yang berhubungan dengan permintaan ini. Jika diperlukan, rencana dari perubahan tersebut harus diubah sebelum rekan kerjanya menyetujui. Ketika rencana sudah disetujui, rekan kerja akan menyetujui rencana tersebut dan meneruskan ke manajeman untuk persetujuan akhir. d. Menerima persetujuan -

Pelaku perubahan harus mempunyai dokumen perubahan yang sudah disetujui oleh pimpinan dari tim yang meminta perubahan. Formulir elektronik dapat digunakan untuk autorisasi banyak perubahan. Pimpinan diminta persetujuan bisa saka meminta pelaku perubahan untuk menghadiri pertemuan agar dapat bertanya jawab langsung tentang tujuan dari perubahan tersebut. Jika dibutuhkan, rencana tersebut dapat sedikit dirunah sesuai dengan permintaan pimpinan.


|

4|Page e. Tentukan pendukung pekerjaan dan buat jadwal Pelaku perubahan harus melaku koordinasi mengenai perubahan tersebut dan jadwalnya. Perubahan harus dijadwalkan pada saat pengguna layanan tersebut terkena imbas paling sedikit. Biasanya waktu perubahan dilakukan jam 10:00 pm – 06:00 am. Pelaku perubahan diharuskan mengumumkan waktu perubahan dua hari sebelum pelaksanaan kepada semua pihak yang terkait perubahan tersebut termasuk didalam pelanggan yang terkena efeknya sehingga mereka mengetahui dan waspada terhadap proses yang terjadi selama perubahan tersebut. f.

Dikomunikasikan dan didokumentasikan Informasi mengenai permintaan perunahan tesebut harus diumumkan mengenai layanan dan waktu perubahan tersbut. Justifikasi mengenai mengapa perubahan ini dibutuhkan harus juga dimasukan beberapa informasi penting didalamnya antara lain: -

Tanggal dan waktu perubahan dilakukan

-

Penjelasan singkat mengenai perubahan tersebut

-

Penjelasan singkat mengenai rencana back-out

-

Siapa saja yang akan terkena pengaruh besar

-

Perangkat atau layanan apa saja yang akan terkena pengaruh

-

Jika downtime dibutuhkan, maka lama layanan tersebut akan terganggu harus disebutkan

g. Akhir dari perubahan Jika perubahan tesebut sudah dilakukan baik yang berhasil ataupun tidak, pekerjaan ini tetap harus didokumentasikan dan disubmit pada akhir pekerjaan perubahan ini. Jika dalam keadaan darurat dimana terjadi perubahan tanpa ada persetujuan sebelumnya oleh karena hardware atau software yang bermasalah makan perunahan ini harus dilaporkan dan dimintakan persetujuan paling tidak dalam waktu 24 jam, sesuai dengan jalur permohonan seperti dijelaskan diatas. PENJELASAN KASUS SOAL NO. 2 Question: Dengan melihat ke belakang, kita sekarang tahu bahwa keputusan yang dibuat oleh Eric Raffin dari VA untuk pemindahan ke situs Denver adalah yang benar. Namun, kegagalan terjadi untuk mengikuti prosedur backup yang ditetapkan. Dengan informasi yang ia miliki saat itu, alternatif lain apa dia bisa dipertimbangkan? Mengembangkan setidaknya dua dari alternative tersebut. Answers: Perubahan adalah sesuatu yang sangat berat, apalagi jika melibatkan dalam skala yang sangat besar. Dalam kasus VISTA system di VA mengalami gangguan di site Sacramento, Eric Raffin tidak melakukan fail over ke Denver dimana Denver dan 11 region lainnya tidak mengalami gangguan. Dengan asumsi jika permasalahan ada di software maka dengan sistem yang tersinkronisasi dengan baik maka file yang rusak dari primary computer akan terduplikasi ke secondary computer, demikian seterusnya. Oleh karena itu Eric Raffin tidak melakukan backup data ke Denver site hal tersebut dilakukan dengan maksud agar tidak mengganggu sitesite dibawah Denver. Pada saat pertama kali tim di Sacramento mengetahui adanya permasalahan dalam sistem mereka, dan melakukan troubleshooting maka dapat dilihat beberapa tanda dan gejala-gejala dari permasalahan tersebut. Hanya saja pada saat itu Eric Raffin tidak mendapatkan data perubahan apa yang sedang dilakukan terakhir kali sebelum problem ini terjadi. Dengan ketidak jelasan ini maka Eric Raffin tidak melakukan backup ke Denver. Hal lain yang dapat dilakukan oleh tim di Sacramento adalah dengan melakukan backup untuk file-file read only deserver atau melakukan taping backup dari data local PC dimana


|

5|Page terdapat brief data mengenai pasien local. Pelajaran yang dapat diambil dari kasus VA untuk perusahaan yang menghadapi iniative manajemen perubahan: 1. Pimpinan tertinggi harus benar-benar mempunyai komitmen yang sama untuk semua pekerjaan itu. 2. Menyatukan semua tim untuk menjalan pekerjaan dengan pihak luar atau dalam sendiri adalah suatu yang penting 3. Ketika sesuatu menghalangi kita dan mendorong kita untuk kembali sebelum perubahan, kecepatan adalah menjadi faktor yang penting dibandingkan dengan menyelesaikan consensus. 4. Antisipasi dengan semua lawan dan mencoba selalu selangkah didepan dengan melakukan aksi dalam segala hal secara transparan. 5. Ciptakan rasa terhadap sesuatu yang penting, mengenali potensi permasalahan dan krisis yang digunakan untuk memicu energy perubahan. PENJELASAN KASUS SOAL NO. 3 Question: Sebuah perubahan kecil didokumentasikan mengakibatkan runtuhnya sistem VA, terutama karena keterkaitan yang tinggi antar aplikasi. Apa sisi positif dari tingkat interkoneksi yang tinggi, dan bagaimana hal ini bisa bermanfaat bagi pasien? Memberikan contoh-contoh dari kasus ini untuk membenarkan jawaban Anda. Answers: High degree interconnection dapat diartikan sebagai hubungan secara langsung (interkoneksi) antara dua atau lebih system IT dengan tujuan berbagi data atau sumber sumber informasi lainnya. Pada dasarnya interkoneksi dapat dipaparkan dalam 4 bagian life-cycle, yaitu: 1. Planning the Interconnection  Pada cycle awal ini semua pihak harus menjabarkan dan mengevalusi semua aspek teknikal, sekuriti dan administrasi yang relevan; dan membuat perjanjian yang mengatur manajemen, operasi dan kegunaan interkoneksi ini. 2. Establishing the Interconnection  Kelompok interkoneksi ini akan melakukan mengembangan dan pelaksanaan interkoneksi pada tahap ini. Termasuk dalam tahap ini adalah menjalankan atau melakukan konfigurasi yang berhubungan dengan security. 3. Maintaining the Interconnection  Kelompok interkoneksi ini akan melakukan perawatan dalam hal ini untuk menjamin kelancaran hubungan yang terlah dihubungkan. Hal ini untuk menjamin agar system yang dibuat berjalan dengan baik dan aman. 4. Disconnected the Interconnection  Satu atau lebih dari anggota interkoneksi ini dapat melakukan pemutusan hubungan. Pemutusan hubungan interkoneksi ini harus dilakukan dengan perencanaan yang matang agar tidak mengganggu system dari pihak lainnya. Dalam kondisi emergency semua anggota interkoneksi dapat melakukan pemutusan system interkoneksi secepatnya, tanpa perencanaan. Beberapa tujuan dan keuntungan melakukan interkoneksi ini, antara lain sebagai berikut: 1. Pertukaran data dan informasi antara user user dalam organisasi tersebut. 2. Melakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan pada data yang menjadi properti pihak lain. 3. Kolaborasi dalam project kerjasama. 4. Menyediakan komunikasi secara fulltime, 24 jam sehari, 7 hari seminggu.


|

6|Page 5. Menyediakan online training. 6. Menyediakan data yang terproteksi untuk data data yang penting dan file backup. Dalam konsep IT centralization ini VA menciptakan banyak lapisan lapisan dalam bidang teknik, organisasi dan aturan prinsip dan praktikal untuk mencapai tujuan. Lima prinsip yang dapat menjaga untuk mencapai tujuan ini adalah:  Aligning – Menyelaraskan strategi IT VA dengan misi kesehatan. 

Integrating – Dengan penyatuan system IT ini maka VA menyediakan layanan kesehatan terbaik yang dimungkinkan untuk para veteran dan keluarganya.



Managing Risk – Harus diyakinkan seluruh data yang sensitive yang berhubungan dengan pasien dan pekerja di VA harus aman.



Managing Resourse – Diusahakan VA system personal dan procrument harus mendukung secara menyeluruh tujuan dari IT yang aman di VA.



Measuring performance – menciptakan metric yang memungkinakan petugas VA dapat mengakses lebih terhadap budget dan management didukung keseluruhan misi dari VA. REFERENSI: 1. O‟Brien, James. 2000 Management Information System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, Fourth Edition. McGraw-Hill. 2. Wikipedia, the free encyclopedia http://en.wikipedia.org/wiki/Information_technology

diakses

3. Official website JetBlue Airways diakses di https://trueblue.jetblue.com/ 4. Official website Veteran Aminstration diakses di http://www.va.gov/


|

di

CASE 4 : JetBlue and the Veterans Administration: The Critical Importance of IT Process

Recommend Documents