CASE 4: JetBlue and the Veterans Administration: The Critical Importance of IT Process

Tugas : Pribadi (MID TEST) Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen – PMB 561 Desen : Dr. Ir. Imam Suroso, MSc (CS)

CASE 4: JetBlue and the Veterans Administration: The Critical Importance of IT Process

DISUSUN OLEH:

YUNIASTUTI WAHYUNINGSIH (P056111003.40E)

MB IPB

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011


SIM

ABSTRACT: Good IT processes are as important as hardware and software when it comes to creating business value through the use of technology. Keyword: IT processes, hardware, software, business value.

PENDAHULUAN KASUS SOAL NO. 1 Berdasarkan Wikipedia terminilogi Information Technology (IT) Planning adalah salah satu disiplin ilmu Information Technology dan fokus dalam membuat perencanaan process dari investasi IT sehingga dapat mempercepat, fleksibel dan tepat dalam pengambilan keputusan sejalan dengan prosesnya. Menurut forrester research, terdapat beberapa Alat yang dapat digunakanuntuk menyediakan data dalam Perencanaan IT: 1.

A Repository of Application Data Perangkat perencanaan yang menyediakan data aplikasi inventori termasuk didalamnya adalah cost, life cycle dan owner, sehingga perencana mendapatkan akses informasi yang akurat untuk mengambilan keputusan.

2.

Capability Maps Dalam hal ini Forrester merekomendasikan menggunakan Capability Maps untuk menghubungkan kemampuan IT untuk mendukung bisnis kritikal dari perusahaan. Software ini menyediakan secara jelas grafik kemampuan IT mensupport bisnis terhadap teknologi IT itu sendiri. Hal ini biasa disebut dengan IT roadmap.

3.

Gap Analysis Tools Sejajar dengan Capability Maps, alat perencanaan ini mencatat informasi tentang kemampuan dan tantangan bisnis dimasa yang akan datang sesuai dengan bisnis strategi. Pengguna alat perencanaan ini akan dapat memanfaatkan kemampuan dari alat ini untuk menentukan area aman dalam kemampuan IT yang perlu dibangun, dikembangakan atau ditata ulang kembali untuk mendukung stategi IT yang mendukung bisnis.

4.

Modeling and Analytic Capability Alat ini memudahkan tim perencanaan untuk menciptakan bebagai macam rencana, dimana setelah itu akan dibandingkan satu dengan yang lain dalam hal manfaat, efek samping dan resiko untuk setiap rencana. Selain itu, baik dan buruk dari arsitektur dan initiative saat ini dalam sangat jelas terlihat. Hal ini akan membuat rencana menjadi tetap sesuai dengan kebutuhan, sehingga tim akan dapat melihat secara jelas agar dapat membuat rencana yang jelas dan terarah. YUNIASTUTI W (P056111003.40E) - Hal 2


5.

SIM

Reporting Tools Report/Laporan ini menjadi acuan dalam pengambilan keputusan tim perencana. Contohnya apakah perangkat IT mempunyai kemampuan redundant, sudah diupgrade atau belum atau sesuai dengan pemasalahan budget. Sehingga keputusan untuk strategi IT akan dengan mudah dijustifikasi.

Apa itu Data Repository? Data respitory adalah logika atau terkadang fisikal data partial dalam beberapa database digunakan untuk aplikasi tertentu atau sejumlah aplikasi tertentu. Sebagai contoh: beberapa database (revenue dan expenses) digunakan untuk mendukung aplikasi finasial (A/R, A/P) terdapat dalam satu finasial data respository. Database warehouse adalah sejumlah besar data repository dari semua bisnis sehubungan dengan infotmasi termasuk didalam semua data histori dari organisasi bisnis yang menggunakan warehouse. Data warehousing adalah sekumpulan proses dari bangunan data respository dalam format database relasi seingga perusahaan dapat mendukung penggalian data berupa web atau teks untuk menjabar data dan transformasinya atau menjumlahkan semuanya kedalam informasi yang dibutuhkan.

Gambar 1. Tipikal tujuh komponen standart meta data repository data model Dalam kehidupan sehari hari, perusahaan menggunakan data warehousing untuk mengambil keuntungan dari analisa competitive advantage, dan mendukung pengambilan keputusan melalui proses data analisis yang comprehensive. Beberapa komponen penting dari data warehousing adalah Decision Support Systems (DSS) dan Data Mining (DM).

YUNIASTUTI W (P056111003.40E) - Hal 3


SIM

Volume data dalam warehousing tumbuh secara eksponensial sehingga harus dipikirkan cara untuk mengatasinya. Berdasarkan kebutuhan storage maka kebutuhan yang kritikal dalam mempertimbangkan perkembangan data warehouse adalah high availability, high data volume, high performance and scalability, simplification and usability dan easy management. Apa itu capability map? Capability map adalah model dari perusahaan yang berhubungan dengan kemampuan, proses dan fungsi perusahaan tersebut yang dibutuhkan untuk mendukung kesuksesan bisnis dengan system IT yang menjadikannya mungkin. Sebuah perusahaan dikategorikan dengan melihat kemampuannya untuk menjalankan obyektif dari bisnisnya. Dalam setiap kemampuan itu sendiri adalah sekumpulan aksi dari bisnis yang dijalankan seperti merespon pemintaan layanan dari pelanggan atau mendifinisikan strategi sumber daya untuk produk baru.

Gambar 2. End to end service realization Dalam business capability map, setiap kemampuan bisnis berhubungan dengan: 1. Business goals. Hal yang penting dalam capability map adalah dikarakteristikan berdasarkan hasil yang dihasilkan oleh kapabilitas itu sendiri, yang ditampilkan dalam bentuk strategi, obyektif dan matrik. Hal ini akan berhasil baik jika manajemen bisnis menentukan hasil spesifik dari setiap kapabilitas, seperti contoh menurunkan biaya paket/km untuk kemampuan pengangkutan. Tetapi YUNIASTUTI W (P056111003.40E) - Hal 4


SIM

hasil ini akan juga berguna bagi kapabilitas lainnya seperti contoh ide untuk percepatan waktu produksi akan berimbas ke riset waktu ke pasar, pengembangan produk dan kemampuan pembuatan produk. 2. Processes and functions – and the information they work on. Kemampuan-kemampuan bisnis yang terdiri dari proses dan fungsi bisnis itu sendiri yang berjalan dalam dan antara bisnis itu sendiri seperti contoh proses order untuk pengapalan terdiri dari kemampuan waktu untuk penjualan, pengambilan order, pengaturan iventori dan pengapalan. Dan proses dan fungsi bisnis mempunyai informasi dalam bidang tertentu itu, sebagai contoh proses pemesanan sampai pengapalan dan aplikasi yang berhubungan dengan itu dimana pengaturan daftar pemesanan barang oleh customer dibandingkan dengan inventori barang atu kemampuan pabrik untuk membuatnya. 3. The “bill of IT”. Capability map bisnis menggunakan “bill of IT” adalah sekumpulan hardware, software dan IT services yang dibutuhkan untuk mensupport kapabilitas bisnis spesifik. Bill of IT akan sederhana ketika digunakan untuk spesifik sistem tetapi akan menjadi menyulitkan ketika sebuah sistem digunakan untuk mendukung beberapa kapabilitas seperti dalam virtualized data center. 4. Full-state capability. Capability map dapat berdasarkan perbandingan kondisi “saat ini” dan kondisi “saat akan datang”, yang menggambarkan perbedaan atau celah kemampuan, proses dan bil of IT antara kedua kondisi tersebut. Dan karena model capability map terhadap target bisnis, organisasi, proses dan informasi, kemampuan kondisi masa akan datang dapat dibentuk berdasarkan perencanaan IT dan bisnis. Apa itu gap analysis? Walaupun istilah „gap analysis‟ Nampak sangat teknikal sekali, pada kenyataannya proses ini sangat mudah untuk dimengerti. Dalam terminology yang sederhana, gap analysis adalah proses dimana bisnis dan perusahaan saling berkaitan seperti bagaimana mereka saat ini dalam hal keuntungan, pelayanan, teknologi dan lain lain dibandingkan dengan apa yang mereka akan menjadi dimasa yang akan datang dalam suatu area tertentu. Area antara kedua posisi tersebut dinamakan „gap‟ dan ketika gap ini bisa diidentifikasikan maka bisnis dapat dengan tepat membuat aturan dan menciptakan stategi dengan tujuan memperkecil gap dan meraih goal yang sudah ditetapkan. Gap analysis, baik yang formal maupun informal, merupakan sebuah proses baik dalam bisnis atau individu selalu kita lakukan tiap harinya.



SIM

Gambar 3. Gap analysis metodology Proses gap analysis dapat berbagai macam cara start dari analisa stastistik yang kompleks hingga pertanyaan yang sederhana seperti “dimana kita saat ini” dan “dimana kita akan berada dimasa yang akan datang”. Biasanya yang paling banyak menggunakan alat gap analysis ini adalah project manager dan anggotanya dimana secara tim mereka menguji pertanyaan sederhana tersebut dan membuat strategi untuk mengisi celah gap tersebut. Beberapa alat dan stategi yang digunakan untuk mencapai proses ini termasuk:  Spreadsheets. Dimana tidak akan perdebatan bahwa proses gap analysis secara signifikan dibantu dengan adanya program spreadsheets ini, yang sederhana maupun yang kompleks. Spreadsheet ini memudahkan pengguna untuk menganalisa sejumlah data dalam spectrum pelayanan yang luas seperti data finansial dan teknologi.  Survey. Survey adalah salah satu alat gap analysis yang cukup penting juga. Dengan melakukan survey ke bebrapa department, pekerja dan pelanggan dari sebuah perusahaan, manajer mendapatkan gambaran yang jelas mengenai beberapa faktor yang menghalangi proses dan dapat menerima masukan yang berharga untuk menghilangkan halangan tersebut.  Meeting. Ketika project manager melakukan pertemuan baik dengan divisi lain atau dengan seluruh karyawannya mereka seringnya menemukan sebuah atau beberapa masalah dalam pekerjaannya dan secara bersama berusaha menemukan penyelesaian melalui jalan terbaik agar dapat melanjutkan ke tahap berikutnya. Apa itu modeling and analytic Capability? Sudah bukan pertanyaan lagi saat ini business analytic adalah mainstream saat ini. Setiap bisnis menggunakan suatu atau beberapa cara analitik yang terintegrasi untuk mencapai suatu keputusan dan proses management.



SIM

Untuk menjelaskan dan menghitung analytic capability, kita perlu mulai dari capability model terlebih dahulu. SEI capability maturity model dari universitas Carnegie mellon memberikan pondasi yang bagus karena mereka menekan pada kapabilitasnya terlebih dahulu. Model lainnya menjabarkan maturity modelnya masing masing tetapi tanpa menekan pada kapabilitasnya dimana hal tersebut sebenarnya yang dibutuhkan disini. Perbedaan antara capability level dan maturity level terlihat dalam gambar 4. Catatan, walaupun secara penamaan ada beberapa level dalam table tersebut adalah sama, akan tetapi sebenarnya mereka mempunyai arti yang jauh berbeda. Maturity Level didefinisikan dan diukur sebagai agregasi semua proses dalam perusahaan. Capability level didefinisikan dan diukur untuk proses dari sebagian area dan area yang ditargetkan. Pengertian proses kapabilitas ini merupakan hal yang penting untuk proses improvement, proses integrasi dan evolusi menuju sebuah proses kolaborasi yang baru.

Gambar 4. Capability and Maturity Levels Capability levels didifinisikan sebagai berikut: Level 0 – Incomplete: Proses incomplete adalah hanya satu yang tidak perfomed atau hanya sebagian yang performed. Tujuan proses secara specific tidak konsisten tercapai dan tidak ada proses tujuan perusahaan yang tercapai. Level 1 – Performed: Proses performed adalah satu yang secara konsisten menuju spesifik target area proses. Hal ini mendukung dan memungkinkan pekerjaan yang diperlukan untuk menyediakan layanan untuk area proses. Sekalipun pengembangan dari level 0, proses performed beresiko jika dilaksanakan tanpa mempunyai hubungan yang kuat dengan tujuan perusahaan. Level 2 – Managed: Proses managed memenuhi criteria level 1 dan mempunyai landasan infrastruktur yang dibutuhkan untuk mendukung proses tersebut. Proses ini berisikan target perusahan demikian pula target YUNIASTUTI W (P056111003.40E) - Hal 7


SIM

proses area. Proses secara berkesinambungan direncakan dan dijalankan, mempekerjakan ahli dibidangnya serta mendapatkan sumber daya yang cukup dan keterlibatan pemegang saham. Dalam proses managed ini terdiri dari monitor, control dan peninjauan kembali. Level 3 – Defined: proses defined memenuhi criteria level 2 dan bila perlu mempunyai derajat kekakuan yang besar dalam standar, penjelasan proses dan produksi untuk dapat dipelajari, dilakukan berulangulang, mudah diperiksa, konsisten dalam hasil dan kemampuan produksi terhadap suatu hasil tertentu terhadap suatu keadaan tertentu. Level 4 – Quantitatively Managed: Proses Quantitantively Managed memenuhi seluruh criteria level 3 dan dikontol menggunakan teknik statistic dan teknik quantitative lainnya. Pengukuran target kualitas dan kemampuan dibuat dan digunakan untuk mengendalikan proses.

Kualitas dan kemampuan diukur dan

dikendalikan pada keseluruhan proses. Level 5 – Optimizing: Proses optimizing memenuhi seluruh criteria level 4 dan secara berkesinambungan di kembangkan melalui analisa dan pengertian terhadap permasalahan dalam proses yang bervariasi. Metoda Statistical Process Control (SPC) digunakan untuk mencapai kedua perkembangan jumlah dan inovasi.

Gambar 5. Capability and Analytic Roles Untuk membentuk model analytic capability, dibutuhkan penambahan dimensi spesifik area untuk analytic: aturan analytic dan penggunaan analytic. Gambar 5 menunjukan penambahan aturan untuk model capability menggunakan dua aturan utama dalam praktis analytic: using analytic dan Creating analytic. Ini



SIM

penting utnuk menyadakan bahwa individu yang sama dimungkian dapat melakukan kedua aturan tersebut misalnya sebagai konsumen analutic dan pengembang analytic. Perpotongan antara setiap aturan pada setiap level sekarang menjadi lebih praktis untuk dilihat untuk menentukan karakteristik spesifik yang diidentifikasikan pada setiap perpotongan. Seperti contoh, penggunaan analytic di level 0 (incomplete) bisa melibatkan gambaran kesimpulan dan pengambilan keputusan berdasarkan spreadsheet yang belum selesai dimana mungkin spreadsheet tersebut tidak akan pernah komplit. Persamaan kondisi itu dimana creating analytic pada level 0 tersebut juga dapat menggunakan spreadsheet yang belum selesai tersebut dimana pada saat tersebut adalah yang terbaik yang dipunyai. Kebalikannya,penggunaan analytic level 5 dapat diaplikasikan performace scorecard untuk program intelligence bisnis sehingga secara berkesinambungan dan sejalan antara intelligence bisnis dengan bisnis itu sendiri. Lebih lanjut analytic creation pada level 5 dapat menggunakan metric untuk memonitoring dan mengembangkan kualitas data dan informasi dalam intelligence bisnis program.

Gambar 6. Capability, Roles and Analytic Usage Penambahan dimensi analytic usage menghasilkan capability model seperti dalam gambar 6. Dimensi usage nampat pada tujuan dari analytic (macam analisa yang terbentuk).

Ini termasuk performance

management, behavioral analysis, prediction and forecasting, cause-and-effect analysis, exploratory analysis YUNIASTUTI W (P056111003.40E) - Hal 9


SIM

and discovery, dan text and spatial analytics. Itu semua adalah proses analytic dimana tergantung pada capability assessment. Apakah itu reporting tools? Reporting software adalah secara sederhana adalah software yang menghasilan berbagai macam tipe report.

Akan tetapi masalah dengan difinisi yang sederhana itu, itu hanya sedikit komplit dan hanya

menyediakan ide kenyataan yang tidak jelas. Difinisi yang lebih tepat dan lebih baik untuk reporting software adalah software yang secara efesien menghasilkan report yang mudah dibaca dengan mengambil format data dari sumber data yang sudah ditentukan. Dengan sumber data yang sudah ditentukan biasanya menghubungkan data yang tersimpan logical dan semantikal secara benar dan baik, seperti database, report format lainnya, logs dan lain-lain. Fungsi dari software reporting ini adalah mengambil data dari sumbernya dan menampilkan keseluruhan data secara ringkas sehingga pemakai dapat mengambil kesimpulan yang sama. Kualitas software reporting dapat disimpulkan sebagi berikut: “dengan meng-klik tombol report maka seluruh report dan sub-reportnya akan ditampilkan oleh software reporting. Sebagai tambahan kemudahan dari software reporting adalah dapat disesuikan dengan kemauan dari pemakai untuk template dari reporting tersebut. Semua ini terjadi tanpa campur tangan manusia lagi”. Kenyataannya dalam kehidupan sehari hari campur tangan manusia dan control adalah diperlukan dan mempunyai keuntungan sendiri. Reporting yang ideal harus memiliki hal sebagai berikut: 1. Dibutuhkan sedikit campur tangan manusia. Keseimbangan antara perawatan manual dan otomatis harus dibuat seimbang. 2. Dapat menangani “data extraction” sebagai bagian dari proses secara otomatis. Pengguna mempunyai sumber data yang spesifik. Oleh karena itu maka software reporting ini harus mendukung juga berbagai macam format data didalamnya. 3. Mendukung format report sebagai berikut: Portable:

report dapat dilihat dari berbagai macam computer dan dapat dikirim dari berbagai macam media elektronik

Appealing:

report harus mudah ditampilkan dengan tetap menampilkan informasi yang penting

Simple:

memahami apa yang ditampilkan oleh report ini harus mudah bagi penggunanya

Compatible: file report seharusnya dapat dilihat menggunakan sebagian besar operating systems. Hal ini tentunya diputuskan oleh pengguna utama report ini. YUNIASTUTI W (P056111003.40E) - Hal 10


SIM

4. Feleksibel. Dengan berjalannya waktu dimungkinkan format report dapat berubah. Perubahan ini dapat diminta pada waktu yang tidak pasti tegantung dari permintaan pelanggan dan/atau manajemen. Software reporting idealnya harus dapat menyimpan dan tidak menghapus informasi perubahan tersebut sehingga jika dibutuhkan dapat ditampilkan kembali.

Perubahan perubahan seperti ini

harusnya dapat dengan mudah dilakukan dalam software ini.

Gambar 7. Contoh reporting software 5. Mengikuti aturan standart. Software reporting ini idealnya terdapat mekanisme yang mengikuti aturan standard. Software ini harus dapat menampilkan peringatan bila terjadi pelanggaran terhadap aturan standard ini. Akan tetapi software juga harus dapat mendukung untuk format format yang tidak standard juga.

PENJELASAN KASUS SOAL NO. 1 Question: Eric Brinker dari JetBlue mencatat bahwa database yang dikembangkan selama krisis tersebut belum diperlukan karena perusahaan belum pernah mengalami kehancuran. Apa risiko dan manfaat yang terkait dengan pendekatan ini untuk perencanaan IT? Berikan beberapa contoh dari masing-masing. Answers: Pada kasus yang pertama, nampak jelas disini bahwa sebagai perusahaan penerbangan yang besar seharusnya cuaca buruk adalah bukan sesuatu yang baru begitu pula dengan bagaimana mereka mengembalikan jadwal penerbangan kembali normal dalam waktu yang reasonable.

Sehingga menjadi



SIM

pertanyaan yang besar jika sebuah airlines gagal menghadapi situasi seperti ini. Disini JetBlue mempunyai kekurangan yang sangat dibidang operation management dan crisis management. Dalam pengambilan keputusan untuk membuat database crew yang baru pada JetBlue dimana diakui oleh Juru Bicara Jetblue, Eric Brinker bahwa hal ini belum pernah direcanakan sebelumnya karena mereka belum pernah melakukan perencanaan untuk kondisi yang sangat buruk. Pada saat itu JetBlue sedang menghadapi krisis yang disebabkan oleh cuaca yang sangat buruk sehingga mengakibatkan ribuan jadwal penerbangan tertunda. Hal ini dikarenakan regulasi yang tidak memungkinkan pesawat untuk take off dalam kondisi landasan pacu yang sangat licin. Karena penundaan ini maka puluhan ribu calon penumpang yang sudah akan berangkat tidak dapat diberangkatkan. Karena ketidaksiapan Jetblue dalam kondisi krisis sperti ini sedangkan pada saat itu pihak JetBlue juga belum menerapkan sistem reservasi untuk mendukung re-booking pesawat serta tidak didukung dengan system dispatcher untuk penjadawalan ulang rute dalam waktu yang cepat. Sehingga pembuatan database crew dilakukan dengan manual dengan cara pihak off air operator JetBlue menguhubungi crew nya ataupun crew yang menghubungi off air operator untuk meng-update lokasi mereka dan disesuaikan dengan sistem dispatcher mereka dimana beberapa data sudah tidak akurat lagi. Dengan melakukan hal ini maka dengan cepat dan tepat petugas dapat dengan pasti mengetahui lokasi dari seluruh crewnya dan dapat cepat pula menghungi mereka untuk bertugas kembali disaat cuaca sudah membaik. Hal ini sangatlah beresiko dimana input dilakukan dalam kondisi krisis dan dilakukan secara manual serta untuk proses peng-updatean data dilakukan melalui sambungan telepon. Dalam hal ini, pelaksanakan pembuatan database ini juga mempunyai resiko juga karena tentunya tidak melalui proses Modeling and Analytic Capability yang sesuai dan tanpa reporting yang lengkap karena sebelumnya tidak ada dalam perencanaan mereka untuk sistem tersebut. Pengambilan langkah ini sangat tepat sesuai dengan tahapan pertama dalam langkah perencanaan IT adalah menggunakan sumber data yang tepat dan benar untuk memudahkan IT mendukung bisnis. Sumber data ini diambil langsung dari crew dimana petugas pengumpul data menghubungi crew atau sebaliknya. Dengan sumber yang sudah benar ini langsung dibandingkan dengan data yang terdapat disistem. Tanpa melakukan ini, dengan sistem atau alat secanggih apapun tidak akan dapat menghasilkan sesuatu yang berguna bagi bisnis jika data yang disajikan tidaklah up to date dan tepat. Ketika data terkumpul dengan baik maka sistem apapun yang akan menggunakan data ini sebagai sumbernya tidak akan menghasilkan sesuatu yang tidak berguna, sehingga keputusan untuk melakukan penerbangan mana dan route kemana dengan crew yang mana akan diambil dengan cepat, tepat dan efektif. Contohnya jika cuaca disuatu tempat sudah membaik dan tujuan dari penerbangan itu sudah membaik pula, maka pesawat dapat diterbangkan, dengan begitu crew yang ada disekitar daerah tersebut dapat dipanggil untuk bekerja.



SIM

Gambar 8. Struktur Data Collection Application Karena dalam kondisi krisis maka pembuatan database ini tanpa melakukan gap analysis. Hal ini akan berakibat buruk jika ternyata perangkat IT yang ada tidak memadai untuk dipenuhi oleh data data seluruh crew dan data pesawat. Jika ternyata harddisk atau memory tidak mencukupi maka pengisian dan pengambilan data akan terjadi kesalahan, karena bagaimanapun sistem IT tergantung terhadap memory untuk melakukan prosesnya. Lebih dari itu karena hal ini belum pernah direncanakan juga sebelumnya maka capability map pun tidak dilakukan disini. Hal ini dapat berakibat terhadap pengisian data oleh orang yang tidak kompeten dibidangnya sehingga akhirnya data yang dimaksudkan akan menjadi data yang sangat akurat yang kemudian terjadi ternyata akan menjadi data yang tidak ada artinya. Kesimpulan dari kasus ini dimana IT sebelumnya disalahkan karena kelebihan beban sehingga tidak dapat mengakomodasi kondisi krisis tersebut. Justru sebetulnya dengan penerapan database tersebut IT menjadi penolong JetBlue melewati masa krisis tersebut. Nampak jelas ketidaksiapan secara manajemen dalam mengelola perusahan untuk menghadapi masa krisis adalah awal dari pokok permasalahan kondisi krisis yang terjadi pada JetBlue dikemudian hari.

PENDAHULUAN KASUS SOAL NO. 2 Tujuan dari IT change management adalah untuk menyakinkan bahwasanya semua perubahan terencana, dibicarakan, dicatat dan dilaksanakan dengan baik. Dua bagian terpenting dari change management adalah: 

Perencanaan – termasuk disini adalah checklist dari pengembangan yang komprehensif dari semua step dibutuhkan untuk melakukan perubahan. Komponen terpenting dari perencanaan ini adalah penjadawalan dan koordinasi dengan semua pihak yang terlibat. Permintaan perubahan ini harus ditinjau dan disetujui oleh pimpinan dalam tim yang memasukan permintaan tersebut. YUNIASTUTI W (P056111003.40E) - Hal 13




SIM

Komunikasi – dibutuhkan notifikasi awal ke IT manager, staff teknikal, dan pelanggan yang akan terkena pengaruhnya tentang kapan dan bagaimana perubahan itu akan terjadi, dan siapa saja yang akan terkena imbasnya. Dokumentasi mengenai perubahan ini, baik yang berhasil ataupun tidak, harus tetap diselesaikan.

Langkah langkah berikut harus dilakukan untuk semua perubahan yang dapat mengakibatkan gangguan pada sistem yang sudah berjalan. a) Tentukan dan difinisikan batasannya Saat kebutuhan perubahan telah diidentifikasi, pelaku perubahan harus mendefinisikan secara jelas batasannya. Sedikit saja penyimpangan dari batasan tersebut, mengharuskan proses permintaan perubahan diulangi dari awal.

Semakin besar proyek harus dapat dipecah menjadi komponen

komponen kecil dimana setiap komponen tersebut melakukan proses permintaan perubahan yang terpisah. b) Kembangkan perencanaan Pelaku perubahan harus membuat langkah langkah pelaksanaan perubahan secara detail dalam perencanaannya, biasanya dalam bentuk format checklist. Prencanaan fallback harus ada dalam rencana tesebut. Jika perubahan tidak berjalan seperti yang diharapkan, titik fallback harus ditentukan secara spesifik baik kapan waktunya fallback harus dilakukan agar service tetap berjalan diakhir waktu downtime. c) Ditinjau oleh rekan kerja Pelaku perubahan harus memberikan dokumen perubahannya untuk ditinjau oleh rekan kerjanya dan di setujui. Format elektronik dapat digunakan untuk melakukan autorisasi dan document perubahan. Rekan kerja mungkin saja akan meminta pelaku perubahan untuk datang ke pertemuan untuk menjawab beberapa pertanyaan yang berhubungan dengan permintaan ini. Jika diperlukan, rencana dari perubahan tersebut harus diubah sebelum rekan kerjanya menyetujui. Ketika rencana sudah disetujui, rekan kerja akan menyetujui rencana tersebut dan meneruskan ke manajeman untuk persetujuan akhir. d) Menerima persetujuan Pelaku perubahan harus mempunyai dokumen perubahan yang sudah disetujui oleh pimpinan dari tim yang meminta perubahan. Formulir elektronik dapat digunakan untuk autorisasi banyak perubahan. Pimpinan diminta persetujuan bisa saka meminta pelaku perubahan untuk menghadiri pertemuan agar dapat bertanya jawab langsung tentang tujuan dari perubahan tersebut. Jika dibutuhkan, rencana tersebut dapat sedikit dirunah sesuai dengan permintaan pimpinan. YUNIASTUTI W (P056111003.40E) - Hal 14


SIM

e) Tentukan pendukung pekerjaan dan buat jadwal Pelaku perubahan harus melaku koordinasi mengenai perubahan tersebut dan jadwalnya. Perubahan harus dijadwalkan pada saat pengguna layanan tersebut terkena imbas paling sedikit. Biasanya waktu perubahan dilakukan jam 10:00pm – 06:00am. Pelaku perubahan diharuskan mengumumkan waktu perubahan dua hari sebelum pelaksanaan kepada semua pihak yang terkait perubahan tersebut termasuk didalam pelanggan yang terkena efeknya sehingga mereka mengetahui dan waspada terhadap proses yang terjadi selama perubahan tersebut. f)

Dikomunikasikan dan didokumentasikan Informasi mengenai permintaan perunahan tesebut harus diumumkan mengenai layanan dan waktu perubahan tersbut. Justifikasi mengenai mengapa perubahan ini dibutuhkan harus juga dimasukan beberapa informasi penting didalamnya antara lain: 

Tanggal dan waktu perubahan dilakukan



Penjelasan singkat mengenai perubahan tersebut



Penjelasan singkat mengenai rencana back-out



Siapa saja yang akan terkena pengaruh besar



Perangkat atau layanan apa saja yang akan terkena pengaruh



Jika downtime dibutuhkan, maka lama layanan tersebut akan terganggu harus disebutkan

g) Akhir dari perubahan Jika perubahan tesebut sudah dilakukan baik yang berhasil ataupun tidak, pekerjaan ini tetap harus didokumentasikan dan disubmit pada akhir pekerjaan perubahan ini. Jika dalam keadaan darurat dimana terjadi perubahan tanpa ada persetujuan sebelumnya oleh karena hardware atau software yang bermasalah makan perunahan ini harus dilaporkan dan dimintakan persetujuan paling tidak dalam waktu 24 jam, sesuai dengan jalur permohonan seperti dijelaskan diatas.

PENJELASAN KASUS SOAL NO. 2 Question: Dengan melihat ke belakang, kita sekarang tahu bahwa keputusan yang dibuat oleh Eric Raffin dari VA untuk pemindahan ke situs Denver adalah yang benar. Namun, kegagalan terjadi untuk mengikuti prosedur backup yang ditetapkan. Dengan informasi yang ia miliki saat itu, alternatif lain apa dia bisa dipertimbangkan? Mengembangkan setidaknya dua dari alternative tersebut. Answers: Perubahan adalah sesuatu yang sangat berat, apalagi jika melibatkan dalam skala yang sangat besar. Dalam kasus VISTA system di VA mengalami gangguan di site Sacramento, Eric Raffin tidak YUNIASTUTI W (P056111003.40E) - Hal 15


SIM

melakukan fail over ke Denver dimana Denver dan 11 region lainnya tidak mengalami gangguan. Dengan asumsi jika permasalahan ada di software maka dengan sistem yang tersinkronisasi dengan baik maka file yang rusak dari primary computer akan terduplikasi ke secondary computer, demikian seterusnya. Oleh karena itu Eric Raffin tidak melakukan backup data ke Denver site hal tersebut dilakukan dengan maksud agar tidak mengganggu site-site dibawah Denver. Pada saat pertama kali tim di Sacramento mengetahui adanya permasalahan dalam sistem mereka, dan melakukan troubleshooting maka dapat dilihat beberapa tanda dan gejala-gejala dari permasalahan tersebut. Hanya saja pada saat itu Eric Raffin tidak mendapatkan data perubahan apa yang sedang dilakukan terakhir kali sebelum problem ini terjadi. Dengan ketidak jelasan ini maka Eric Raffin tidak melakukan backup ke Denver. Hal lain yang dapat dilakukan oleh tim di Sacramento adalah dengan melakukan backup untuk file-file read only deserver atau melakukan taping backup dari data local PC dimana terdapat brief data mengenai pasien local. Pelajaran yang dapat diambil dari kasus VA untuk perusahaan yang menghadapi iniative manajemen perubahan: 1. Pimpinan tertinggi harus benar-benar mempunyai komitmen yang sama untuk semua pekerjaan itu. 2. Menyatukan semua tim untuk menjalan pekerjaan dengan pihak luar atau dalam sendiri adalah suatu yang penting 3. Ketika sesuatu menghalangi kita dan mendorong kita untuk kembali sebelum perubahan, kecepatan adalah menjadi faktor yang penting dibandingkan dengan menyelesaikan consensus. 4. Antisipasi dengan semua lawan dan mencoba selalu selangkah didepan dengan melakukan aksi dalam segala hal secara transparan. 5. Ciptakan rasa terhadap sesuatu yang penting, mengenali potensi permasalahan dan krisis yang digunakan untuk memicu energy perubahan.

PENJELASAN KASUS SOAL NO. 3 Question: Sebuah perubahan kecil didokumentasikan mengakibatkan runtuhnya sistem VA, terutama karena keterkaitan yang tinggi antar aplikasi. Apa sisi positif dari tingkat interkoneksi yang tinggi, dan bagaimana hal ini bisa bermanfaat bagi pasien? Memberikan contoh-contoh dari kasus ini untuk membenarkan jawaban Anda. Answers: High degree interconnection dapat diartikan sebagai hubungan secara langsung (interkoneksi) antara dua atau lebih system IT dengan tujuan berbagi data atau sumber sumber informasi lainnya. Pada dasarnya interkoneksi dapat dipaparkan dalam 4 bagian life-cycle, yaitu: YUNIASTUTI W (P056111003.40E) - Hal 16


SIM

1. Planning the Interconnection 

Pada cycle awal ini semua pihak harus menjabarkan dan mengevalusi semua aspek teknikal, sekuriti dan administrasi yang relevan; dan membuat perjanjian yang mengatur manajemen, operasi dan kegunaan interkoneksi ini.

2. Establishing the Interconnection 

Kelompok interkoneksi ini akan melakukan mengembangan dan pelaksanaan interkoneksi pada tahap ini. Termasuk dalam tahap ini adalah menjalankan atau melakukan konfigurasi yang berhubungan dengan security.

3. Maintaining the Interconnection 

Kelompok interkoneksi ini akan melakukan perawatan dalam hal ini untuk menjamin kelancaran hubungan yang terlah dihubungkan. Hal ini untuk menjamin agar system yang dibuat berjalan dengan baik dan aman.

4. Disconnected the Interconnection 

Satu atau lebih dari anggota interkoneksi ini dapat melakukan pemutusan hubungan. Pemutusan hubungan interkoneksi ini harus dilakukan dengan perencanaan yang matang agar tidak mengganggu system dari pihak lainnya. Dalam kondisi emergency semua anggota interkoneksi dapat melakukan pemutusan system interkoneksi secepatnya, tanpa perencanaan.

Beberapa tujuan dan keuntungan melakukan interkoneksi ini, antara lain sebagai berikut: 1. Pertukaran data dan informasi antara user user dalam organisasi tersebut. 2. Melakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan pada data yang menjadi property pihak lain. 3. Kolaborasi dalam project kerjasama. 4. Menyediakan komunikasi secara fulltime, 24 jam sehari, 7 hari seminggu. 5. Menyediakan online training. 6. Menyediakan data yang terproteksi untuk data data yang penting dan file backup. Dalam konsep IT centralization ini VA menciptakan banyak lapisan lapisan dalam bidang teknik, organisasi dan aturan prinsip dan praktikal untuk mencapai tujuan. Lima prinsip yang dapat menjaga untuk mencapai tujuan ini adalah: 

Aligning – Menyelaraskan strategi IT VA dengan misi kesehatan.



Integrating – Dengan penyatuan system IT ini maka VA menyediakan layanan kesehatan terbaik yang dimungkinkan untuk para veteran dan keluarganya.



Managing Risk – Harus diyakinkan seluruh data yang sensitive yang berhubungan dengan pasien dan pekerja di VA harus aman.





SIM

Managing Resourse – Diusahakan VA system personal dan procrument harus mendukung secara menyeluruh tujuan dari IT yang aman di VA.



Measuring performance – menciptakan metric yang memungkinakan petugas VA dapat mengakses lebih terhadap budget dan management didukung keseluruhan misi dari VA.

REFERENSI: 1. O‟Brien, James. 2000 Management Information System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, Fourth Edition. McGraw-Hill. 2. Wikipedia, the free encyclopedia diakses di http://en.wikipedia.org/wiki/Information_technology 3. Official website JetBlue Airways diakses di https://trueblue.jetblue.com/ 4. Official website Veteran Aminstration diakses di http://www.va.gov/


CASE 4: JetBlue and the Veterans Administration: The Critical Importance of IT Process

Recommend Documents