Capgemini. Utrecht, 23 maart Gemeente Barneveld t.a.v. de heer Erik van Steden Postbus AB Barneveld. Betreft: aanbieding ibabs

Capgemini Utrecht, 23 maart 2015 Capgemini

Nederland

Reykjavikplein

B.V.

I

3543 KA Utrecht Tel. 0306890000

Gemeente Barneveld t.a.v. de heer Erik van Steden Postbus 63 3770 AB Barneveld

- Fax 030 689 9999

www.nl.capgemini.com

Betreft: aanbieding iBabs

Geachte heer Van Steden, Op verzoek van gemeente Barneveld brengt Capgemini u een offerte uit voor de implementatie van een

informatiesysteem voor papierloos vergaderen en/of ondersteuning van uw bestuurlijke besluitvorming. Capgemini doet hierbij een beantwoording die volledig aansluit bij uw eisen en wensen. Daarbovenop tonen wij onze ambitie en absolute wil om uw partner te zijn bij de transitie van analoog naar digitaal werken. Wij vertrouwen erop u een passende aanbieding te hebben gedaan en zien uit naar continuering van onze prettige samenwerking met gemeente Barneveld. Heeft u vragen dan verzoeken wij u contact op te nemen met: • Martin Sterenberg, 06 - 46 72 85 20 / [email protected] of met • Mart Mulder, 06 - 53470379/ [email protected].

Met vriendelijke groet, Capgemini Nederland B.V.

Richard Thoben Delivery Directeur

Statutair gevestigd te Utrecht, KvK nr. 30053172. Op al onze aanbiedingen verzoek wordt kosteloos een exemplaar toegezonden.

en overeenkomsten

zijn de Algemene Voorwaarden

van Capgemini Nederland

ë.v.

van toepassing. Op

Aanbieding voor gemeente Barneveld Betreft: iBabs

© Copyright 2015, Capgemini Nederland B.V. Alle informatie in deze offerte is en blijft eigendom van Capgemini. Deze offerte wordt verstrekt in strikt vertrouwen, en zal noch geheel, noch gedeeltelijk worden verveelvoudigd, ter inzage worden gegeven aan derden, of worden aangewend voor enig ander doel dan de beoordeling van deze offerte. Capgemini zal de in het kader van deze offerte ontvangen informatie op gelijke wijze strikt vertrouwelijk behandelen. Deze beperkingen hebben een commerciële achtergrond en zijn geenszins bedoeld om hoe dan ook het zakelijk overleg over deze offerte te beperken.

Capgeminl Iinhoud

Inhoud 1.

Inleiding en overzicht

1

2.

iBabs

2

3.

Plan van aanpak

8

4.

Webcast

10

5.

Integratie van webcast in iBabs

11

6.

Raadpleegsite

12

7.

Koppeling DMS

13

8.

Duurzaamheid

14

9.

Referenties

15

10.

Investeringsvoorstel

16

11.

Dienstverlening iBabs

17

12.

Opdrachtformulier

19

Bijlage I

Handleiding iBabs

20

Bijlage II

Handleiding iBabs Beheer

21

Bijlage III Beveiliging iBabs

22

Bijlage IV Handleiding uploaden via mail

25

gemeente Barneveld 23 maart 2015

11.

Inleiding en overzicht

1.1 Inleiding De wens van gemeente Barneveld is ondersteuning bij digitaal vergaderen, en daarom is gemeente Barneveld op zoek naar één standaard app voor papierloos vergaderen. 1.2 Overzicht Deze offerte bestaat uit onderstaande onderdelen: iBabs Beschrijving van onze oplossing voor de laptop en tablet. TrainingIWorkshop. Beschrijving van de TrainingIWorkshop. Investeringsvoorstel Prijsopgave van iBabs, koppeling en training. Dienstverlening iBabs Beschrijving van de dienstverlening

en ondersteuning


12.

iBabs

De uitdaging voor iedere organisatie is om mobiele apparaten te optimaliseren voor digitaal vergaderen. Ons voorstel is om gebruik te maken van de app iBabs. Met iBabs kan iedere organisatie papierverbruik reduceren en veel tijd besparen voor alle bestuurders en management assistenten. iBabs zorgt voor: •

Altijd en overal vergaderstukken offline.

beschikbaar zowelonline

•

Al uw persoonlijke

op elk apparaat dat u gebruikt.

•

• • • • •

Direct annoteren op de stukken, deze worden persoonlijk bewaard of zijn vertrouwelijk binnen de applicatie te delen. Vastleggen van acties, taken en besluiten. Automatische conversie naar PDF. Vergaderingen aanmaken op de ouderwetse manier (via bijvoorbeeld Outlook). Versturen van pushnotificaties aan deelnemers. Gebruikersbeheer in eigen hand. Koppeling naar ieder Document Management Systeem. Doorzetten van actie's en agendapunten. Vergadertemplates die werkzaamheden verlichten.

•

Persoonlijke

•

Veiligheid en vertrouwelijkheid

• • •

vergaderstukken

als

documenten box waarin stukken worden bewaard.

is gewaarborgd.

Feedback van onze klanten is dat iBabs zeer gebruikersvriendelijk

is.

Ontstaan iBabs De basis voor iBabs is gelegd in 1999, in de ontwikkeling van ons bestuurlijk activiteitenbewakingssysteem. Dit systeem wordt al meer dan 15 jaar gebruikt door Nederlandse ministeries, waterschappen, provincies en gemeenten. Daar lag de basis voor iBabs: een volwassen en beproefd vergadersysteem dat is gebouwd op een stevig fundament van inmiddels ruim 15 jaar kennis en ervaring in bestuurlijke processen. Vanuit dat succes is in 2010 gestart met het ontsluiten van ons bestuurlijk activiteitenbewakingssysteem op mobiele apparaten (iOs, Android, Windows8, HTML5). Sindsdien zijn wij met iBabs marktleider op het gebied van papierloos vergaderen. Effectief papierloos vergaderen Met iBabs vergadert u effectief en efficient: geen stapels dossiers meer in de staten- en/ofvergaderzaal maar voor ieder statenlid en/of ambtenaar een tablet of laptop met daarin alle agendapunten, achterliggende besluitvormingsprocessen, afspraken, onderliggende


stukken, audio- en videofragmenten documenten.

en persoonlijke aantekeningen

en

Terugzoeken in oude vergaderingen, de actuele stand van zaken rond moties: iBabs laat het u haarfijn zien. Met iBabs kunt u zelfs annotaties maken op de geraadpleegde stukken. Indien gewenst kunt u met iBabs zelfs offline documenten raadplegen en annoteren. Zodra u weer internetverbinding heeft, worden de aantekeningen automatische gesynchroniseerd met onze server. Uw documenten zijn daarmee altijd veilig. iBabs draait dus niet bij u op locatie, maar vanuit ons beveiligde datacenter. Deze SaaS-oplossing betekent een minimale belasting voor uw IT -afdeling. We richten iBabs op maat in voor uw organisatie en stellen het systeem beschikbaar op basis van autorisaties per medewerker. Platform onafhankelijkheid iBabs is op dit moment beschikbaar voor laptop, Android, iOS (iPad) en Windows 8. iBabs is op een dusdanige manier ontwikkeld dat uitrol naar nieuwe besturingssystemen snel gerealiseerd kan worden. Hiermee garanderen wij ook in de toekomst een platform onafhankelijke oplossing voor papierloos vergaderen. Door de automatisch updates, meerdere keren per jaar, maakt u vervolgens altijd gebruik van de laatste mogelijkheden op het gebied van papierloos werken. Optimale functionele ondersteuning bij papierloos vergaderen iBabs is de afgelopen jaren samen met gebruikers ontwikkeld. Alle functionaliteiten die een medewerker nodig heeft voor zijn/haar werkzaamheden zijn aanwezig. De iBabs gebruikersinterface is geoptimaliseerd door onze user experience experts waardoor iBabs ideaal aansluit bij de werkwijze van de eindgebruiker. Wij bieden ondersteuning aan alle medewerkers en voor alle overlegvormen. Voor een overzicht van alle functionaliteiten verwijzen wij u graag naar Bijlage II "Handleiding iBabs". iBabs geeft op een eenvoudige en vriendelijke manier toegang tot agenda's en (daaraan gekoppelde) vergaderstukken. In hoofdstuk 5 van bijlage I staat beschreven hoe u een agenda selecteert. In hoofdstuk 6 van bijlage I staat beschreven hoe u een stuk opent. Alle documenten zijn offline te raadplegen. Standaard synchroniseert iBabs de 10 komende afspraken naar de tablet. Dit kan naar wens worden aangepast. De zoekfunctie staat beschreven in hoofdstuk 8 en paragraaf 5.8 van bijlage I. Alle informatie die nu aanwezig is in de bestaande


applicaties/archief is ook doorzoekbaar via iBabs. Hiermee kan iedere gebruiker eenvoudig zoeken in de historie op bijvoorbeeld, thema, onderwerp of een ander steekwoord. Printing on demand Zonder extra handelingen kan iedere gebruiker een op maat gemaakte bundelopenen, e-mailen of printen. Ongeacht de omvang van de bundel en het formaat van de bronbestanden. iBabs biedt dus ook ondersteuning voor gebruikers zonder tablet. Zonder een andere applicatie te openen kunt u direct aantekeningen maken. Hoe u aantekengingen maakt, staat beschreven in hoofdstuk 6 van bijlage 1. De mogelijkheid van uitwisselen van aantekeningen staat beschreven in paragraaf 5.13 van bijlage 1. Aantekeningen gemaakt in iBabs zijn op alle mobiele apparaten te raadplegen na inloggen met je persoonlijke account. Hamer- of bespreekstuk Om nog efficiënter om te gaan met de tijd is het mogelijk om vooraf of tijdens een vergadering aan te geven doormiddel van een stemknop ofu het stuk een bespreek- ofhamerstuk vindt. Mochten alle genodigden het stuk een hamerstuk vinden dan kan direct in de vergadering het stuk afgehamerd worden. Audio en videoverslaglegging Onze ervaring bij papierloos vergaderen leert dat men ook overstapt op een nieuwe manier van verslagleggen. Vaak wordt afgestapt van een woordelijk verslag en maakt men gebruik van een audio- of videoverslag in combinatie met een besluiten actielijst. Wij ondersteunen deze manier van verslaglegging volledig. Via één invoerscherm kan de secretaris tijdens het vergaderen de audio- en video-opname redigeren en tevens per agendapunt moties, amendementen, toezeggingen en actiepunten vastleggen. Vervolgens zijn de audio- of video-uitzending en de moties, amendementen, toezeggingen en actiepunten direct zichtbaar in iBabs. In iBabs is het mogelijk om audio- en videoverslaglegging te raadplegen. Die verslaglegging is zelfs doorzoekbaar op thema, onderwerp, agendapunt en spreker. Het audio- en videoverslag is per agendapunt te starten en de gebruiker kan direct door navigeren per spreker. Op deze manier is snel naar het juiste fragment te navigeren. Vertrouwelijke stukken De beheerder van een overleg bepaalt wie worden uitgenodigd voor een overleg en welke stukken een gebruiker mag inzien. Indien gewenst is een overleg dus niet voor iedereen zichtbaar. Per overleg kan bepaald worden welke gebruiker vertrouwelijke stukken mag inzien en welke stukken vertrouwelijk zijn. Op deze manier kan alle


informatie op de gewenste manier ontsloten worden. Alle rechten zijn in te stellen op gebruikersniveau. De eindgebruiker kan via de webinterface altijd een nieuw wachtwoord aanvragen. Notificatie Zodra er nieuwe agenda's of vergaderstukken zijn toegevoegd, krijgt de gebruiker push notificaties. De gebruiker kan direct doorklikken naar de nieuwe agenda of de nieuwe vergaderstukken. Eenvoudige voorbereiding iBabs maakt het voorbereiden van vergaderingen stukken eenvoudiger. Een vergadering kan ingepland worden via iBabs maar ook op de huidige manier, bijvoorbeeld via MS Outlook, Lotus of iCal. De geautomatiseerde agenda sluit naadloos aan bij het agendaprogramma van uw huidige mailsysteem. Zie bijlage III voor een handleiding. Bij het inplannen via iBabs is het mogelijk om te werken met templates. Automatisch worden de relevante gegevens, zoals vaste agendapunten, vaste deelnemers, locatie, voorzitter, begint tijd, enz. ingevoerd. Het voorbereiden van een vergadering gebeurt vaak door een secretaris vanaf de normale werkplek. Tevens kunnen agendapunten inclusief documenten en aantekening verplaats of gekopieerd worden naar een andere agenda. Eventueel kan ook een koppeling naar een DMS / CMS worden gerealiseerd zodat het toevoegen van stukken aan de agenda nog eenvoudiger wordt. iBabs converteert altijd alle bijlagen van een overleg automatisch naar PDF. iBabs Box - Persoonlijke documenten raadplegen en delen Naast vergaderstukken willen gebruikers ook graag persoonlijke documenten meenemen, raadplegen en delen. Hiervoor bieden wij Babs Box. Vanaf elk apparaat kunt u gemakkelijk een bestand of complete mappenstructuur slepen naar uw Babs Box. Deze bestanden worden automatisch gesynchroniseerd naar de Babs-server en al uw mobiele apparaten. Indien gewenst worden deze documenten ook direct omgezet naar PDF zodat deze eveneens makkelijk raadpleegbaar zijn op mobiele apparaten. Met één druk op de knop kunt u dus bestanden en of map pen delen met collega's. Optimale ondersteuning voor bestuurlijke besluitvorming iBabs beschikt standaard over de mogelijkheid om uw gehele bestuurlijke besluitvorming digitaal te ondersteunen. Met digitale besluitvorming bedoelen wij het inplannen van een (bestuurlijk) voorstel tot.het daadwerkelijk arehiveren van het dossier en besluit. Overleggen zijn een integraalonderdeel van dit proces. Daarvoor wordt in gemeente Barneveld al iBabs gebruikt. Planning iBabs ondersteund de aanlevering vanuit verschillende organisatie onderdelen. De steller is verantwoordelijk voor de aanlevering van de

Capgemini CON~UI'INCi

HCHNOlOGY

OU1~OUI«ING


stukken. In het meest ideale geval plant de steller de route van zijn voorstel in. iBabs rekent dan automatisch de deadlines uit. De steller kan de deadlines verschuiven naar de toekomst maar niet naar het heden. Bestuursondersteuning heeft wel de mogelijkheid om de afgesproken aanlevertermijn te negeren. Dit is de basis voor de bestuurlijke planning. Aanbieden Als de steller zijn stuk klaar heeft kan hij deze aanbieden aan een gremium. Hiermee zijn de stukken automatisch toegevoegd aan de agenda van dit gremium. Hierdoor start bestuursondersteuning met een gevulde agenda en kunnen zij direct starten met agenderen. Per gremium zal de steller de stukken opnieuwaanbieden. Het voordeel is dat bestuursondersteuning bij de start van het agenderen van het overleg meteen alle informatie in 1 scherm heeft en niet de stukken hoeft te verzamelen uit uw DMS, email of scanner. Parafering Met iBabs is het ook mogelijk om stukken te paraferen. Parafering kan zowel parallel als sequentieel gedaan worden. De steller kan zelf de route bepalen van de parafering. Tijdens het aanbieden van stukken voor parafering kan de steller een opmerking meegeven. Zodra de stukken zijn aangeboden ontvangen de functionarissen die dienen te paraferen een notificatie. Zij kunnen op elk device inloggen en de stukken voorzien van opmerkingen. Deze opmerking met het status worden teruggestuurd naar de steller. Zodra een stuk geaccordeerd wordt kan deze automatisch worden doorgezonden naar het volgende gremium. De steller kan de voortgang van de parafering eenvoudig volgen. Notuleren iBabs is geschikt om te notuleren. Per agendapunt kan de secretaris van een overleg notuleren, actiepunten registeren, toewijzen en besluit registeren. De actiepunten kunnen direct worden toegewezen aan de eigenaar zodat deze nog voor het einde van een vergadering de actiepunten aan zijn ta-do lijst ziet toegevoegd. Aan het einde van de vergadering wordt met één druk op de knop een notulen en/of besluiten actiepuntenlijst gegenereerd. Alle afspraken (actiepunten en besluiten) zijn doorzoekbaar in onder andere overzichten per persoon of groep. Tevens zijn alle soorten afspraken (moties, amendementen, technische vragen maar ook ingekomen stukken) te presenteren in lijsten. Bestuurlijke planning De bestuurlijke planning bevat de onderwerpen die worden geagendeerd voor de bestuurlijke gremia zoals bijvoorbeeld het college of de staten. Het is een instrument voor het bestuur en toezichthouder om meer grip te krijgen op de planning en de wijze van


aanleveren van stukken. In de bestuurlijke planning geeft het bestuur enloftoezichthouder aan wanneer en in welke fase van een beleidscyclus hij een stuk wil behandelen en op welke wijze. Onderwerpen voor de bestuurlijke planning vinden hun basis in het coalitieakkoord, de begroting, toezeggingen, moties, initiatiefvoorstellen, wettelijke taken en kunnen tussentijds worden aangedragen door de staten. iBabs beschikt standaard over een bestuurlijke planning.


13.

Plan van aanpak

Bij de start zullen wij iBabs gebruiksklaar maken zodat gemeente Barneveld direct kan starten. Wij maken de gebruikers aan in het systeem, maken de gewenste overleg typen aan en voegen de agenda's en stukken in. Naast het beschikbaar stellen van iBabs is het ook belangrijk om de introductie van papierloos vergaderen en de nieuwe manier van werken die daarmee gepaard gaat goed te begeleiden. Onze ervaring leert dat het faciliteren van een tablettraining, een training papierloos vergaderen en coaching de meest succesvolle formule is. Indien gewenst kunt u deze trainingen zelf organiseren maar wij verzorgen deze ook graag voor u. Hieronder staat beschreven welke trainingen wij onder andere voor u kunnen verzorgen. Beheerderstraining Alle gebruikers krijgen van ons een training. De eerste dag zullen wij de beheerders trainen. In deze twee uur durende training bij u op locatie begeleiden wij de secretaris bij het klaarzetten van de komende overleggen. Tevens behandelen we het maken van notulen, registreren van actiepunten en het toevoegen van afspraken en overleggen. Onze ervaring is dat de secretaris na deze training voldoende kennis hebben om zelfstandig te werken. Maar zij hebben altijd de mogelijkheid om te bellen naar onze helpdesk als zij vragen hebben. Deze helpdesk is op werkdagen bereikbaar tussen 08.30 en 17.00 uur. Tab/ettraining Indien gewenst verzorgen wij graag een twee uur durende workshop voor het gebruik van een tablet. In deze interactieve sessie van ongeveer twee uur gaan we in op: •

Apple-ID / Google-account

• • • • • • • •

Wifi E-mail Agenda Browser Sync en back-up Toegangscode App store Aanschaffen van Apps

/ MSN-aAccount

Training papierloos vergaderen Bij de start verzorgen wij een twee uur durende training in workshopvorm voor alle gebruikers van iBabs. In deze interactieve sessie gaan we in op:


• • • • • • • •

Instellen van iBabs Klaarzetten van stukken Werken met iBabs Online en offline werken Annoteren van vergaderstukken Zoeken, vinden en schakelen tussen documenten en achterliggende stukken. Maken van notulen en registreren van actiepunten Delen van best practice

Coaching

Afhankelijk van de digitale ervaring van de gebruiker kan het zijn dat de nieuwe manier van werken een grote verandering is. In die situatie kan het voorkomen dat de trainingen erg veel nieuwe informatie bevat of dat gaandeweg nieuwe vragen komen. Speciaal voor deze doelgroep organiseren wij coachingsessies in de vorm van inloopspreekuren. In de praktijk zien wij dat het handig is om één uur voor het (bestuurlijk) overleg een inloopspreekuur te organiseren. Afhankelijk van de behoefte kan de coach in het overleg eventueelook aanwezig blijven om te coachen tijdens een overleg. Train de trainer

Indien gewenst kan gemeente Barneveld ook zelf de eindgebruikers trainen. Op verzoek van gemeente Barneveld zullen wij de trainers trainen. Als er twee of minder trainers opgeleid worden dan is onze voorkeur om deze mee te laten lopen met de beheerderstraining en twee tot drie keer met een gebruikerstraining. Hierna hebben de trainers voldoende kennis om de trainingen zelf uit te voeren. Bij drie of meer trainers zullen wij de trainers opleiden in twee trainingen van elk 2,5 uur. Configuratie sessie

Mocht iBabs ingezet worden om uw bestuurlijke besluitvorming te ondersteunen dan verzorgen wij graag 1 of meerdere eonfiguratie sessie. Afhankelijk van uw wensen zullen wij deze eonfiguratie sessie bij u op locatie faciliteren. Alle bovengenoemde trainingen en sessies zijn naar wens aan te passen of te combineren. Alle trainingen, sessies en coaching verzorgen wij graag bij u op locatie voor € 595,- excl. btw per dagdeel.

Capgemini

15.


Integratie van webeast in iBabs

Standaard heeft iBabs een koppeling met Company webcast voor het raadplegen van videofragmenten per agendapunt en spreker. Om de werkdruk op de griffie zo laag mogelijk te houden maken wij het mogelijk om informatie 1 keer in te voeren en vervolgens automatisch te distribueren naar andere systemen waar dezelfde informatie nodig is. Met de realisatie van een koppeling tussen iBabs en Company Webcast kunt u met 1 druk op de knop de agenda en onderliggende stukken automatisch uploaden naar Company Webcast. Capgemini zal eenmalig € 1.750,- excl. 21 % btw factureren aan gemeente Barneveld. Op verzoek is iBabs ook te koppeling aan andere webcast leveranciers.

1~~Il~ver!l""U"'1l Soortvergadering

G

3

r-r

~

""Ir>!

ß'i !ill

Atctli(:!'

!ill

T9d»m~

Raadsvemaderlnc I~JubW12!

!~:}()

1I.g.,,,d,,p,mt:Op-,"';I\;

J.G,H. Beukers lid van Provinciale Stat. ..

"tnge!tomen SIlJllktn, mollH..,stal~fJ'it&gen

IJ."' Raadsvergadering

Raadsvergadering

A9"""J.:,punt: J. 1"~:~m'l1~n m(: -et ~~.t>~e<'!Ibe
Aoend'H>""t: El, ';"~~":(!i~,, c"!",~rp"~
~ml,,!),,1't du'Oot",1C~"

~',,,~!:l

~çe~d",;<mt ,b...sf S:ll

touegglngen.

~~'Sl~PS-!3d'

(r t>o!};.!."

f>D!tvt'rgltdel1ngworCllvlln 17.30·18.(10 uurgeschorsllnV1!fbandmeleen

f)

Vragenuur

~

023.33·0;26_1~

mNltljd.

O'~\4.0'2ß53

71111U:lletvoPtslelPtovinehllotSlatel'l Evaluatlltgebledsm>twlltkeli1tg LucrUhavtlnT"",nleenom,,'rllltenPS4012J10II9

IJ

0.26:$3-0:27,39

'iii

'21'"-0'''''''

.,

/J...KarsS<m

(IrS.

S!ale!tllOOf;S.t(tl-P$-2012·1C69.p(I!

8VOOfl4~W1ndeneJgle.tflndpil!kkan.t!k zoellgebled

tRdell1naarl-Zuld·

SJAlJal\Wl{Jl_~~P:;,20U·ll_Mr

GJ.

~

PSl2013112

!iJ. ~

"'"

"'-Th.8BIjUIvekJ

t) !(QI(

!t3S:-t;J-0"36:Z3 &)

0'362)'0:16:46

G.J tIfS

Ko~ A TIl.BBtfrIWCóG


16.

Raadpleegsite

Voor het ontsluiten van openbare informatie op uw website biedt iBabs een raadpleegsite Hiermee kunt u openbare informatie vanuit iBabs met 1 druk op de knop publiceren op uw website. Hiermee voorkomt u dubbele invoer in verschillende systemen. Onder andere gemeente Utrecht heeft een standaard Raadpleegsite van ons. Hierop vindt u een vergaderkalander en een detailscherm voor alle vergadering. De website is te vinden op de url: http://ibabsonline.eu/Kalender.aspx?site=Utrecht Gemeente Overbetuwe heeft een uitgebreid informatie systeem. Hierin vindt u naast de vergadering ook uitgebreid informatie over de gemeenteraad. De website is te vinden op de url: http://www.raadoverbetuwe.nl De investering voor een standaard raadpleegsite zijn eenmalig € 2.950 excl. 21 % btw. Voor een uitgebreide raadpleegsite is de investering eenmalig € 4.950 excl. 21 % btw.


17.

Koppeling OMS

Met de realisatie van de koppeling tussen DMS en iBabs wordt het nog eenvoudiger om alle agenda punten en achterliggende stukken beschikbaar te stellen in iBabs Pro. Met de iBabs DMS browser kunt u eenvoudig door de mappenstructuur van DMS heen navigeren en bestanden selecteren. Of zelfs nog eenvoudiger u kunt rechtstreeks vanuit iBabs een zoekopdracht geven in DMS en in het zoekresultaat de bestanden selecteren die u beschikbaar wilt stellen in iBabs. De koppeling is eenvoudig in te stellen via het eonfiguratie menu van iBabs. Als gewenst kunt u per agendatype naar een andere DMS site ofbibliotheek verwijzen. De investering voor een DMS koppeling is eenmalig € 2.950,- excl. BTW.

. •

,.__ ,,-....,.....,......, _ 'r~""""" ..._·

I!!

~.,-_".,._.«;

.. _~

'",.~


Is. Duurzaamheid Met papierloos vergaderen bespaart u bomen. De universiteit van Mainz heeft onderzoek gedaan hoeveel pakken papier van 500 vel uit een boom gehaald worden. In totaal zijn dat er 15! Gemiddeld maakt een medewerker 250 kopieën/prints per maand. Na het starten van papierloos vergaderen, loopt het aantal kopieën en prints terug tot 10 per medewerker per maand. Op onze website houden wij bij hoeveel bomen al onze gebruikers besparen. Op dit moment zijn wij bezig om alle bespaarde bomen ook daadwerkelijk te planten waarbij de milieubesparing verdubbelt.

;babs 15 pakken papier

:=

~

één boom

Tijdens dez~ vergadering heeft u weer één boom bespaard.

8.e
•babs 'Bewezen ''-'

in ti"ctmQloqiJ:' ~>I<",

yr<.""''''

Probf:t.riaa~l !:tfochcf

l1fOl*e

offCII!N, touJ:.rn:ll1-1

&l:1uol)}

En'! gól"IC!'I: q:> eM-

Ca~ IS" lß..lIlo

hlu:

&t
v.erg80cnr.g tOfUQgeOrllcht WI .. 1\fl1lW ~t loo.s ~ noe &lbs

oom

\i(IlTIOt'!l".tI:lAmsllf.ll'!lUf',lI~l,,*" gébr'.ßl(C{ '!l \IU'!

tl("roJ!lIliH

~~OO5~!».!at'¥~Có'S-$<etSvr:;.jf di! C*.t6

ww

at) apclOl' Ot'tdAA

~Wß;;a

oore:r m6(I

Bat»

-

OClCl"'~:tOOfUw,<JmZtJfkO{V'lS

i'lOO'-teo!bome'I'I:Jl,YQrçariSar",

~UJ"'f'(j(l1;ltef\ INk')"

pnl"i\ka

,_,

·,{M"9-"t.ÓefMJ"'hi)lid(tJiltetfOO::ü!;:~

,.. !td1~"" f"l'd·d: t!!;c.:~n!:

j.'

~N'''' ::I:t(r

c:

s:

':'~<:i'mli'

.~~;.

î)M!

oosoorr:,...

PJ"".-t"';:
','tril""rr:f;q (;V(", t'tf'Y.:r.-!:e'\d~ l1C;t\JI'I't'f1t->1"Sil'i ,'1.tr.:h! ..-,w!:q
V,

<~.t. Doe

("'t~X"ex'I!('{

_-

~iu~LO!1LLM_ll~IDA_lli@;1

-

~


19.

Referenties

iBabs is marktleider op het gebied van papierloos vergaderen. In onderstaande afbeelding staat een aantal gebruikers weergegeven dat iBabs gebruikt. Op dit moment vergaderen onder andere gemeente Nijkerk, Scherpenzeel en Zwolle met iBabs.


110. Investeringsvoorstel Licentie iBabs De applicatie iBabs kan gratis worden gedownload. TariefSaaS iBabs wordt standaard als SaaS-oplossing aangeboden. iBabs draait op onze servers vanuit het ISO 27001 gecertificeerde rekencentrum op Schiphol-Rijk. Op al onze servers is de Nederlandse wetgeving van toepassing. Alle klanten van iBabs maken gebruik van dezelfde omgeving. Dus ook bovengenoemde klanten. Alle data blijft eigendom van gemeente Barneveld. Capgemini zal € 100,- per maand per lOgebruikers excl. BTW factureren voor gebruik van iBabs gehost op onze server in het beveiligde datacenter in Nederland. Met deze licenties heeft u altijd toegang tot de laatste versie van de iBabs applicatie. Deze licenties zijn inclusief hosting en distributie van data. Dit contract loopt één jaar met jaarlijkse verlenging van één jaar en is drie maanden voor vervaldatum opzegbaar. Vanaf 100 gebruikers is een staffelkorting van toepassing.

Gebruiker 1 101 201 301 401 501 601 701 801

100 200 300 400 500 600 700 800 1000

Tarief per maand per gebruiker excl. BTW € 10,00 € 9,00 € 8,00 € 7,00 € 6,00 € 5,00 € 4,00 € 3,00 € 2,50


111. Dienstverlening iBabs Voor het aanmaken en muteren van gebruikers, het instellen van autorisaties (beheerder/deelnemer van een overleg), het aanmaken van agendatypen en het toevoegen van agenda's en bijlagen is gemeente Barneveld zelf verantwoordelijk. De dienstverlening van Capgemini bestaat uit het beschikbaar houden van mensen, kennis en andere middelen waarmee uitvoering gegeven wordt aan: • het fysiek beheren van de applicatieprogrammatuur iBabs; • het ad hoc of planmatig herstellen van gebreken in de applicatieprogrammatuur (correctief onderhoud); • het planmatig uitvoeren van preventief onderhoud, dat gericht is op beperking van het correctief onderhoud; • het planmatig uitvoeren van adaptief onderhoud, voor zover nodig om te borgen dat gebruik wordt gemaakt van versies van producten die door leverancier ondersteund worden; • het vervullen van een servicedeskfunctie voor het aanmelden van incidenten; • updategarantie: het beschikbaar stellen van de meest recente versie van iBabs. • Alle werkzaamheden zullen op afstand plaats vinden, op verzoek is het mogelijk om op locatie de werkzaamheden uit te voeren. Deze servicedesk is op werkdagen bereikbaar tussen 08.30 en 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 229 275850 of via e-mail naar [email protected]. Op verzoek van opdrachtgever kan bij tijdige aanmelding bij leverancier worden afgeweken van deze servicetijden. In onderstaande tabel zijn de reactietijden voor correctief onderhoud weergegeven: Start werken aan oplossing Direct

Doorwerken na kantoortijd Ja

Escalatie)

Hoog

Maximale Reactietijd 4 uren 1)

Middel

8 uren

In overleg

In overleg

n.v.t.

Wordt als extra dienstverlening behandeld

Nee

n.v.t.

Probleemcategorie

Prioriteit

Incident dat de productie in ernstige mate verstoort Incident verstoort de productie, maar hoeft niet direct te worden opgelost Schoonheidsfouten

Laag

1) Binnen 4 werkuren wordt een diagnose gesteld en binnen 8 werkuren wordt het probleem opgelost, of er wordt in overleg met uw organisatie een plan van aanpak opgeleverd voor de oplossing van het probleem.

Na 8 uren


2) Bij leverancier wordt bij (dreigende) overschrijding van de afgesproken reactietijd aan het management van leverancier melding gemaakt opdat de behandeling van het incident maximale aandacht en zonodig maximale capaciteit toegewezen krijgt. Indien opdrachtgever aanleiding ziet om te escaleren, is onze servicemanager hiervoor het aangewezen kanaal.


112. Opdrachtformulier Hierbij verstrekken

wij u de opdracht voor de werkzaamheden/leveringen

uwofferte.

Factuuradres Bedrijfsnaam Ter attentie van Adres of postbus Postcode / Plaats Klant referentienummer Extra informatie t.b.v. facturering

Contactpersoongegevens Contactpersoon Telefoonnummer E-mailadres Uwopdrachtnummer

Voor akkoord Handtekening Naam Functie

U kunt dit opdrachtformulier versturen naar e-mailadres [email protected]

conform


I

Bijlage I

Handleiding iBabs

De handleiding iBabs is apart bijgevoegd.


I Bijlage II

Handleiding iBabs Beheer

De handleiding iBabs Beheer is apart bijgevoegd.

Capgernirri

I Bijlage III


Beveiliging iBabs

Beveiliging splitsen wij in 2 domeinen. Het eerste is technisch en het tweede is procedureel.

Technische beveiliging Voor de technische beveiliging hebben we de volgende punten aangepakt: Communicatie van organisatie naar iBabs Service Het samenstellen van de agenda's. Deze gaat over https. Alle data gaat dus met encryptie over internet. De communicatie kan 2 vormen hebben: 1.

De eerste vorm is dat men gebruikmaakt van een webinterface om agenda's te beheren. Deze gaat in productiesituaties uitsluitend over https en wordt beperkt tot alleen toegang vanuit de locaties van de betreffende organisatie. (lP level restriction)

2.

Indien een koppeling met een DMS / eMS is gerealiseerd, zal deze software voor de koppeling zijn geïnstalleerd bij de organisatie. De koppelingssoftware heeft dezelfde beveiligingsnormen als dat de web interface heeft. Dus bestanden en informatie worden via https naar de server gebracht en de koppeling zal uitsluitend vanaf een enkel IPnummer worden toegelaten.

Communicatie van de iPad met de iBabs-Service Ook deze gaat via https. Alle communicatie naar de iBabs-service dus ook dan encrypted over internet.

gaat

Opslag van bestanden in de iBabs-Service Alle bestanden die opgeslagen worden op de servers die de iBabsService vormen, worden met AES-256 encoding opgeslagen. 256-bits AES Encryptie wordt gebruikt door banken en defensie. Het wordt ook wel eens 'military grade encryption' genoemd. Opslag van bestanden op de tablet De bestanden zijn encrypted opgeslagen. Private iBabs Hosting Service Indien de organisatie zelf de hosting in de hand willen hebben, is dat mogelijk door iBabs Server op locatie te installeren. Hiermee staan alle gegevens op een eigen omgeving. Het in gebruik nemen van een private hosting kan ook na enige tijd gebruik te hebben gemaakt van


de algemene iBabs hosting Service. De data zal dan worden gekopieerd.

Procedurele beveiliging Technische beveiliging is een deel van het verhaal. Het is ook belangrijk hoe met serveromgevingen wordt omgegaan. De volgende zaken zijn procedureel afgevangen: • Wachtwoord regime • Wie binnen de organisatie wat mag • Fysieke toegangscontrole serverruimte (uitsluitend onder begeleiding en alleen toegang tot eigen kasten) • Jaarlijkse audit van serveromgeving vanuit ministeries. • Correct firewall beheer • Systeemsoftware up-to-date houden volgens normen Microsoft

ISOINEN 27001 ISO/NEN 27001 is de enige certificeerbare internationale standaard waarin de vereisten voor een informatiebeveiligingsbeheersysteem zijn gedefinieerd. De norm is ontworpen voor de selectie van doeltreffende en proportionele beveiligingsmiddelen. Dit helpt ons om uw bedrijfsgegevens te beveiligen en biedt zekerheid aan alle betrokken partijen, met name voor u als klant. De norm wordt gekenmerkt door een procesbenadering voor het plannen, implementeren, gebruiken, bewaken, evalueren, onderhouden en verbeteren van uw informatiebeveiligingsbeheersysteem. Capgemini Nederland NV heeft sinds 1 mei 2004 haar certificaat ISO/IEC 27001:2005.

'Wet bescherming Persoonsgegevens' Met iBabs krijgt u de beschikking over een geavanceerde oplossing. Bij het gebruik van de SaaS-oplossing wijzen wij met het oog op de 'Wet bescherming persoonsgegevens' op de volgende punten: 1. Cap gemini is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor de gegevens die worden opgeslagen in iBabs; 2. Waar de iBabs applicatie door gemeente Barneveld gebruikt wordt voor het delen van vertrouwelijke gegevens (privacy-gevoelig, bestuurlijk gevoelig of anderszins gevoelig) dient hij zich bewust te zijn van de kans op diefstal, ofverlies van deze gegevens, b.v. door het verlies van mobile devices. Derhalve wijzen we er op dat er mogelijkheden zijn om alle devices en gegevens aanvullend te beschermen, bijvoorbeeld met Secure Mobile MDM van Capgemini (zie volgende paragraaf); 3. Indien gemeente Barneveld met de applicatie privacy-gevoelige gegevens gaat verwerken dan moet hij, als gegevenseigenaar, zelf


voldoen aan de regelgeving die geldt voor privacy bescherming; waaronder het uitvoeren van een Privacy Impact Assessment.

Beveiliging devices De applicatie iBabs kent een goede beveiliging, ook van de gegevens die daar in opgeslagen zijn. Maar in toenemende mate maken uw medewerkers gebruik van (mobile) devices voor toepassingen waarbij de data niet goed is beveiligd. Als het aantal devices groeit ontstaat al snel de behoefte aan tooling voor het beheer van deze apparaten. Met Mobile Secure MDM (Mobile Device Management) van Capgemini heeft u de mogelijkheid alle devices van uw organisatie op afstand te beheren. Voor slechts € 1,- per device per maand bent u in control over alle devices die in uw organisatie gebruikt worden. Kijk voor meer informatie op www.n1.capgemini.comlmobile-solutions


Bijlage IV mail

Handleiding uploaden via

De handleiding uploaden via [email protected]

is apart bijgevoegd.

Capgemini. Utrecht, 23 maart Gemeente Barneveld t.a.v. de heer Erik van Steden Postbus AB Barneveld. Betreft: aanbieding ibabs

Recommend Documents