Business Alignment Strategy

Enterprise IT Architecture and Planning

Sesi 2 Enterprise IT/Business Alignment Strategy

Bandung, 9-10 Desember 2010

TRANSFORMA Research & Solution

Continuing Professional Education Series

TRANSFORMA

Contents

Research & Solution

1

Minicase

2

Isu strategis umum pada TI

3

Konsep dasar IT/Business Alignment

4

Pendekatan IT/Business Alignment

Page 2

TRANSFORMA

Minicase

Research & Solution

KASUS MINI PEMBUKA Dalam sebuah sesi audit di sebuah perusahaan jasa, diketahui dalam 3 tahun terakhir perusahaan tersebut telah mengeksekusi sekitar 60 proyek pengembangan aplikasi. Saat konfirmasi dilakukan, ternyata yang digunakan sampai saat audit dilakukan tidak lebih dari 15%. Ketika dilakukan interview lebih lanjut dengan para Business Owner di lini-lini bisnis dan manajemen pendukung, ternyata terdapat perspektif negatif terhadap peran TI yang telah dimainkan untuk mendukung proses-proses bisnis terkait. Di sisi konteks bisnis, fakta memperlihatkan pemain-pemain baru yang bermunculan semakin masif merebut pasar yang telah dibina sejak lama oleh perusahaan ini, bukan hanya mengambil pasar yang belum disentuh/digarap perusahaan ini. Tipikal bisnis perusahaan ini membutuhkan informasi yang cepat terkait dengan jasa pergudangan, pengiriman barang dan remittance. Apakah TI perusahaan tersebut sudah selaras dengan kebutuhan bisnisnya?

Page 3

Minicase


Sebuah perusahaan agrobisnis dalam visinya menetapkan akan memiliki daya saing nasional melalui kemampuan ….. dengan berbagai strategi melalui penguatan organisasi, peningkatan kualitas SDM, peningkatan manajemen untuk riset dan sebagainya. Di sisi lain, ditemukan fakta-fakta yang menggelitik: 1. Perkebunan belum memiliki IT Plan baik pada level strategis atau detail, termasuk roadmap dan portofolio proyek TI 5 tahun ke depan. 2. Bagian TI hanya mengelola infrastruktur dasar, dan setiap bagian dapat membuat sendiri-sendiri aplikasi bisnisnya sesuai dengan kebutuhan mereka. 3. Ketika dikonfirmasi, pimpinan masih merasakan susahnya melakukan monitoring berbagai program dan susahnya mendapatkan informasi untuk pengambilan keputusan. 4. Manajemen membutuhkan waktu lama untuk mendapatkan informasi kebutuhan kebun dan persedian bahan baku di gudang; 5. Bagian pemasaran susah mendapatkan informasi faktual stok produksi dari berbagai tempat produksi sehingga tidak bisa memberikan informasi yang akurat pada konsumen; 6. Data personalia pegawai tidak sinkron antara yang ada di bagian kepegawaian dan keuangan. Apakah Perkebunan tersebut memandang TI sebagai hal yang strategis atau pendukung biasa saja? Page 4


Isu-Isu Strategis Umum pada Teknologi Informasi

Page 5

TRANSFORMA

IT Strategic Alignment

Saya punya mimpi perusahaan ini menjadi “World Class Company”

Research & Solution

Saya ingin semua sistem TI di perusahaan ini menggunakan teknologi Open Source

Bagian TI Manajemen

Page 6

Struktur Tata Kelola TI (1) Pertanyaan: Menurut Bapak, bagaimana peran TI terhadap kesuksesan perusahaan ini?

Pertanyaan: Kalau begitu, bagaimana posisi TI dalam organisasi?


Jawab: Peranan IT itu SANGAT STRATEGIS bagi kesuksesan perusahaan.

Manajemen

Jawab: Oh, TI itu berada di bawah Direktur Umum dan SDM, terus di bawah Divisi Umum, terus di bawah Bagian Sekretariat, disitu salah satunya ada Seksi TI Page 7

Struktur Tata Kelola TI (2)

Pertanyaan: Menurut Bapak, Siapa yang bertanggung jawab terhadap hasil akhir TI


Jawab: Oh, jelas sekali. Tanggung-jawab ada pada Seksi TI!

Pertanyaan: Siapa koordinator dalam proyek-proyek TI? Manajemen

Jawab: tentu saja Seksi TI, karena kami kan tidak ngerti soal TI!

Page 8

Struktur Tata Kelola TI (3)


Jawab: pada prinsipnya saling mengisi saja berdasarkan kompetensi. Kebanyakan dari kita adalah programmer merangkap analyst, QA, dan biasanya juga help desk.

Pertanyaan: Bagaimana pembagian tugas di organisasi Bapak?

Bagian TI Pertanyaan: permasalahan apa yang menurut Bapak paling sering terjadi di perusahaan ini?

Jawab: Susah komunikasi dengan manajemen, sering tidak dipedulikan, tapi kalau ada masalah, kami jadi sasaran. Page 9

TRANSFORMA

Proses Bisnis

Research & Solution

Keuangan 1: Kita ingin sistem IT yang terintegrasi. Jadi dari Front officeABCD itu sudah terintegrasi tanpa harus re-entri manual. Pertanyaan: Apa yang Bapak/Ibu harapkan dari IT untuk perusahaan ini? Mid Management

Pertanyaan: #$#%^$????@@

Keuangan 2: Oh, bukan begitu! Yang benar dari A C D baru ke B.

Page 10

TRANSFORMA

Permasalahan Integrasi

Research & Solution

Sistim / Aplikasi Eksisting : Stakeholder:

• SI Keuangan • SI Kepegawaian

• Pemerintah • Masyarakat • Perusahaan induk • …….

Sistim / Aplikasi Internal yang akan dibangun : • • • • •

Sistem Inventory Public Portal Sistem Keuangan ,,,,, ,,,,,

Partner Organisasi • • • •

Bank Asuransi … …

Page 11

TRANSFORMA

Keterbatasan Dana

Research & Solution

Persepsi value dari IT

Awareness Campaign

Keterbatasan Anggaran TI

“Likuiditas“ rendah

Sourcing Strategy

Page 12


Semua permasalahan bermuara pada kegagalan IT Strategic Alignment yang kemudian diturunkan ke dalam IT Strategic Plan (Blueprint)

Page 13


Konsep Dasar IT/Business Alignment?

Page 14

Konsep Dasar Business/IT Alignment


Business/IT Alignment merupakan implementasi TI melalui cara yang tepat dan di waktu yang tepat, harmoni dengan strategi, tujuan dan kebutuhan bisnis. How IT is aligned with the business, and How the business should could be aligned with IT

Alignment yang pada tingkatan cukup matang akan memiliki hubungan timbal balik dimana bisnis dan TI akan saling mengadaptasi strategi yang dimiliki masing-masing. Hal ini dimungkinkan dengan perkembangan-perkembangan terbaru konsep TI yang berpotensi dapat mentransformasi sebuah bisnis.

Page 15

TRANSFORMA

IT/Business Alignment

Research & Solution

Business view

Business

Information Technology

Technology view Page 16

TRANSFORMA

Dimensi Alignment

Business Strategy

Organization Infrastructure and Processes

Research & Solution

IT Strategy

IT Infrastructure & Processes

Sumber: Jerry Luftman Business-IT Alignment Model (Communication of Association of Information System, Dec 2000)

Page 17

Business Strategy


Business Scope – Mencakup pasar, produk, jasa, grup pelanggan/klien, dan lokasi dimana organisasi berkompetisi dengan kompetitor atau kompetitor potensial, yang akan mempengaruhi lingkungan bisnis.

Business Strategy

Distinctive Competencies – CSF dan Core Competencies yang memberikan organisasi sisi kompetitif. Hal ini mencakup brand, riset dan penyediaan produk/jasa, struktur biaya dan harga, chanel distribusi, dsb Business Governance – Bagaimana organisasi menetapkan hubungan manajemen, stakeholder dan pimpinan. Mencakup juga bagaimana organisasi dipengaruhi oleh regulasi atau aliansi strategis yang dilakukan.

Page 18



Administrative Structure – Pendekatan organisasi dalam mengelola bisnisnya. Misalnya mencakup sentralisasi, desentralisasi, matriks, horisontal, vertikal, geografis, dan fungsional.


Processes – Bagaimana aktifitas bisnis organisasi (yang dilakukan oleh staffstaff) beroperasi atau mengalir. Isu-isu utama mencakup aktifitas nilai tambah dan peningkatan proses. Skills – Pertimbangan terkait SDM seperti terkait dengan perekrutan/penghentian kerja, pemberian motivasi, training/edukasi, dan pembentukan kultur

Page 19

IT Strategy


Technology Scope – Informasi, aplikasi dan teknologi yang dipentingkan

IT Strategy

Systemic Competencies – Kapabilitas (misal: akses ke sumber informasi yang dibutuhkan untuk penciptaan/peningkatan strategi organisasi) yang membedakan layanan TI dengan yang lainnya IT Governance – Bagaimana otoritas untuk sumberya, risiko, resolusi konflik, dan tanggung jawab untuk TI di-share di antara partner-partner organisasi, manajemen TI dan penyedia jasa. Termasuk juga di sini isu seleksi dan prioritisasi proyek-proyek TI

Page 20



Architecture – Prioritas, kebijakan dan pemilihan teknologi yang memungkinkan aplikasi, software, jaringan, hardware, dan manajemen data diintegrasikan dalam platform kohesif.


Processes – Praktik dan aktifitas yang dilakukan untuk mengembangkan dan memelihara aplikasi dan mangelola infrastruktur TI

Skills – Pertimbangan SDM TI seperti bagaimana merekrut/memberhentikan, memotivasi, edukasi/training dan pembentukan kultur

Page 21

TRANSFORMA

Enabler & Penghambat

Research & Solution

ENABLER

PENGHAMBAT

Eksekutif senior mensupport TI

Relasi IT/Business yang tidak kuat

TI dilibatkan dalam penyusunan strategi

TI tidak memprioritaskan keterlibatan

TI benar-benar memahami bisnis

TI gagal memenuhi komitmen

Business-IT Partnership

TI tidak memahami bisnis

Proyek-proyek TI diprioritaskan dengan baik

Eksekutif senior tidak mendukung TI

TI mendemonstrasikan Leadership

Manajemen TI kurang memiliki Leadership

Page 22


Bagaimana merealisasikan IT/Business Alignment?

Page 23

“In the majority of cases –estimated 70-90 percent– the real problem isn’t bad strategy...but bad execution.”

•

Visi, Misi, Strategi Strategy and Action ALIGNMENT

Kesuksesan bisnis

Action


Lebih banyak bersifat “Art” tidak ada standard baku utk menyusun/memilih strategi

Performance Management

Inisiatif yg diperlukan untuk menjalankan strategi

Page 24

Strategy into Action ALIGNMENT Financial approach

• • • •

Process approach

Strategic Alignment focus approach


ROI IRR NPV dll

• TQM • Six-Sigma • ABC/M

• Balanced Scorecard • Performance Prism • Performance Pyramid

Page 25

Pendekatan Berbasis BSC


Page 26

Peta Strategi Berdasarkan BSC


Page 27

Menerjemahkan Peta Strategi Perspektif BSC

Program Strategis

Meningkatnya Kapabilitas Presonel

Pembelajaran dan pertumbuhan

Meningkatnya Komitment Presonel

Requirements


Potential IT Solution

• Terdokumentasinya pengetahuan eksplisit untuk seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan • SDM mudah mencari dan menggunakan kembali pengetahuan yang telah tersimpan

Knowledge Mgt System; DSS for Enterprise Services;

• Mendokumentasikan data personalia SDM dan keluarga • Mengintegrasikan seluruh proses bisnis manajemen SDM • Memfasilitasi pengelolaan benefit bagi personel • Memungkinkan monitoring kinerja pegawai

Human Resource Management System yang mengintegrasikan seluruh tahapan manajemen SDM

Page 28

Baldrige Excellence Framework for Business


Page 29

From Enterprise Strategy to IT Strategy


Page 30

TRANSFORMA

Pendekatan Praktis Alignment Organisasi/TI

Direction Level

Research & Solution

Rencana Organisasi (baik Renstra, RJP, atau sejenisnya) harus diturunkan menjadi IT Plan (jika menggunakan COBIT: IT Strategic Plan dan IT Tactital Plan) yang memiliki agenda selaras dengan agenda organisasi

Posisi TI dalam struktur organisasi yang memadai

Governance Level

Desain struktur organisasi manajemen TI yang sesuai dengan beban arsitektural dan governance yang harus diemban, dan didukung oleh jumlah dan kualitas SDM yang memadai Process Framework yang berdasarkan Best Practices diadopsi untuk merealisasikan praktik operasional organisasi TI berorientasi layanan bisnis

Architectural Level

Praktik dan Aktifitas Organisasi berdasarkan strategi bisnis yang sudah ditetapkan didukung oleh Arsitektur TI yang memadai dan selaras (aplikasi bisnis, layanan infrastruktur, dsj)

Page 31

Kesimpulan


Faktor paling utama untuk menjadikan TI sebagai faktor penting penyumbang saya saing organisasi bukanlah pada level sophististated teknologi yang diadopsi, tetapi pada kemampuan untuk menciptakan keselarasan TI dengan bisnis organisasi, apa pun tipe organisasi itu. Keselarasan TI/Business secara umum dapat dilakukan dengan

Keselarasan prinsip-prinsip strategis TI dengan strategi organisasi Keselarasan arsitektur TI dengan arsitektur bisnis Keselarasan posisi dan struktur organisasi TI Keselarasan mekanisme tata kelola dengan beban arsitektural

Page 32


Continuing Professional Education Series

Page 33

Business Alignment Strategy

Recommend Documents