Bundel van de Algemeen Bestuur van 2 juli 2015

Bundel van de Algemeen Bestuur van 2 juli 2015

1

Opening en vaststelling agenda

2

Verslag vorige vergadering 20150420 Openbaar verslag AB 20 april 2015 - CONCEPT 20150420 Openbare besluitenlijst AB 20 april 2015 - CONCEPT

3

Doorontwikkeling aansturing en organisatie van de BEL Combinatie BEL, Van zakelijkheid naar nabijheid - doorontwikkeling BEL-model, 150317 definitief Voorstel_7572.doc

4

Jaarverslag en jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie Voorstel_6951.doc Concept Verslag van Bevindingen 2014 - Accountant - 17 april 2015 Boekwerk jaarrekening BEL Combinatie 2014 versie AB 02072015 Reactie AB BEL Combinatie op zienswijzen raden op jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Combinatie RVS zienswijzen gemeente Blaricum inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL RVS zienswijzen gemeente Eemnes inzake jaarrekening BEL 2014 Zienswijzen gemeente Eemnes inzake jaarrekening BEL 2014 RVS zienswijzen gemeente Laren inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Zienswijzen gemeente Laren inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL

5

1e kwartaalrapportage BEL Combinatie 2015 Voorstel_7413.doc scorecard 1e kwartaalrapportage 2015 Boekwerk eerste kwartaalrapportage BEL Combinatie 2015 versie AB 02072015

6

Begroting BEL Combinatie 2016 Voorstel_7568.doc Boekwerk begroting BEL Combinatie 2016 versie AB 02072015 Reactie AB BEL Combinatie op zienswijzen raden op jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Combinatie RVS zienswijzen gemeente Blaricum inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL RVS zienswijzen gemeente Eemnes inzake begroting BEL 2016 Zienswijzen gemeente Eemnes inzake begroting BEL 2016 RVS zienswijzen gemeente Laren inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Zienswijzen gemeente Laren inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL

7

Aanpassing verrekensystematiek BEL Combinatie Voorstel_5546.doc Bijlage bij voorstel_5546 Notitie Verrekensystematiek BEL Gemeenten Gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie 1 januari 2013 - VASTGESTELD en GETEKEND

8

Rondvraag en sluiting

2 Verslag vorige vergadering 1 20150420 Openbaar verslag AB 20 april 2015 - CONCEPT

CONCEPT openbaar VERSLAG Algemeen Bestuur Vergadering d.d.

: 20 april 2015

Locatie

: BEL-kantoor

Aanvang

: 15.00

Eindtijd

: 17.00

Voorzitter

: dhr. T.W. Smit

Notulist

: dhr. M.G.A. Roza

Aanwezige leden

:

dhr. Tijmen Smit dhr. Elbert Roest dhr. Ton Stam dhr. Leen van der Pols mw. Joan de Zwart-Bloch mw. Anne Marie Kennis mw. Liesbeth Boersen – de Jong dhr. Ben Lüken dhr. Niels Rood dhr. Roland van Benthem dhr. Herman Zoetman dhr. Jan den Dunnen dhr. Garmt Kolhorn

voorzitter lid AB voor Laren lid AB voor Laren lid AB voor Laren lid AB en DB voor Blaricum lid AB voor Blaricum lid AB voor Blaricum lid AB voor Blaricum lid AB en DB voor Eemnes lid AB voor Eemnes lid AB voor Eemnes lid AB voor Eemnes directeur BEL Combinatie

dhr. Arie Hogendoorn dhr. Peter van Dijk mw. Baukje Coppens – Van Nunen dhr. Anne Douwe van der Meer dhr. Marc Roza Afwezige leden

:

nvt

Gasten

:

dhr. Rob Ellemeijer dhr. Ronald Regelink

Besluitenlijst

gemeentesecretaris Blaricum gemeentesecretaris Eemnes gemeentesecretaris Laren controller BEL Combinatie directiesecretaris BEL Combinatie

partner bij Ernst & Young Accountants LLP manager bij Ernst & Young Accountants LLP

Pagina 1 van 6

1.

Opening en vaststelling agenda Conform voorstel vastgesteld.

2.

Verslagen en besluitenlijsten openbare AB-vergaderingen 6 november 2014 en 16 december 2014. Het Algemeen Bestuur: 1. stelt het openbare verslag en de openbare besluitenlijst van de AB-vergadering van 6 november 2014 zonder wijzigingen definitief vast; 2. stelt het openbare verslag en de openbare besluitenlijst van de AB-vergadering van 16 december 2014 zonder wijzigingen definitief vast.

2.VG.

Vertrouwelijk verslag en besluitenlijst AB-vergadering 6 november 2015 Het Algemeen Bestuur stelt het vertrouwelijke verslag en de vertrouwelijke besluitenlijst van het besloten deel van zijn vergadering van 6 november 2014 zonder wijzigingen definitief vast.

3.

Jaarverslag en jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie Korte inhoud: In het jaarverslag, inclusief de jaarrekening, van de BEL Combinatie over 2014 wordt verantwoording afgelegd over de prestaties van de BEL Combinatie en de inzet van de financiële middelen. Het Dagelijks Bestuur maakt elk jaar de rekening van baten en lasten (inclusief de balans) van het voorgaande jaar op. Het Dagelijks Bestuur zendt de rekening met de daarbij behorende bescheiden aan het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur zendt de rekening ter controle naar de door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant, met het verzoek zo spoedig mogelijk het controlerapport uit te brengen. Afstemming in het managementteam van de BEL Combinatie, portefeuillehouder in het DB en het BVO heeft plaatsgevonden. De voorzitter heet de heren R. Ellemeijer en R. Regelink van het accountantsbureau Ernst & Young welkom, geeft aan dat hij vernomen heeft dat dhr. Ellemeijer per 1 juli 2015 vertrekt als partner bij EY. In dat kader dankt hij dhr. Ellemeijer voor zijn inzet voor de BEL Combinatie de afgelopen jaren. Dhr. Ellemeijer geeft een toelichting op het goedkeurende accountantsoordeel over de rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening en het jaarverslag over 2014. Deze jaarrekening is wel een bijzondere, omdat er ten gevolge van het oplossen van het invorderingsdossier zo'n € 1 mln. van de reserves moest worden afgeraamd en hierdoor het vrije deel van het Eigen vermogen (EV), oftewel de beschikbare weerstandscapaciteit van de BEL Combinatie volledig is verbruikt. Het resterende deel van het EV, zo'n € 1,1 mln. is vastgelegd in bestemmingsreserves. Wat positief is, is dat de interne controle over het afgelopen jaar goed is verlopen en ook tot weinig controleverschillen heeft geleid. De inschatting van de afvloeiingsvoorziening en de onderhoudsvoorziening zijn goed te noemen, omdat de onderbouwing, bijv. door middel van een onderhoudsplan goed zijn en aansluiten op de cijfers in de jaarrekening. M.b.t. het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn er geen opmerkingen te plaatsen m.b.t. de grote, Europese aanbestedingen. Wel zijn bij een aantal kleinere uitbestede diensten een

Besluitenlijst

Pagina 2 van 6

aantal afwijkingen geconstateerd, waar men volgens de eigen regels had moeten aanbesteden, maar men dat om diverse redenen niet heeft gedaan. Het DB heeft deze afwijkingen van de formele lijn alsnog achteraf geaccordeerd, hetgeen het aanbestedingsbeleid ook vereist. Dhr. Roest vraag of hij het nu goed begrijpt dat er nu wel om decharge van het DB over het gevoerde financiële beleid van het afgelopen jaar wordt gevraagd, maar dat de accountant wel kritiek hebben over het gevoerde aanbestedingsbeleid? Dhr. Ellemeijer bevestigt dat afwijken van de eigen aanbestedingsregels formeel wel achteraf mag, maar dat dit een uitzondering moet blijven, en dat de accountant in dat kader ook een aanbeveling voor verbetering aan de BEL Combinatie heeft geformuleerd. Dhr. Roest verbaast zich erover dat de accountant geen opmerkingen heeft geplaatst over een betere inschatting van de financiële risico's. Dhr. Ellemeijer geeft aan dat de risico's wel degelijk in de jaarrekening staan vermeld en dat in het verslag van bevindingen van de accountant ook het een en ander over deze risico's staat vermeld op p. 11. Dhr. Stam reageert dat hij de in het verslag van bevindingen verstrekte risico-analyse nogal algemeen van aard vindt. Het lijkt nu net of er eigenlijk helemaal geen weerstandsvermogen nodig is bij de BEL, omdat op p. 11 staat vermeld dat de aangesloten gemeenten voldoende eigen weerstandsvermogen hebben om de negatieve gevolgen van het tot nul teruggebrachte weerstandsvermogen van de BEL op te vangen. Dhr. Ellemeijer acht een eigen weerstandsvermogen van de BEL Combinatie wel van belang, omdat hiermee de eigen sturingsmogelijkheden bij tijdelijke mee- en tegenvallers worden vergroot. Maar de formulering in het verslag van bevindingen volgt de geldende regelgeving op dit moment en daarom staat er geformuleerd dat tegenvallers bij de BEL in principe kunnen worden opgevangen door het weerstandsvermogen van de deelnemers aan de GR, zijnde de 3 BEL-gemeenten. Dhr. Den Dunnen vindt deze jaarrekening, alsmede het verslag van bevindingen van de accountant wel erg positief geformuleerd. Nergens is helder het signaal geformuleerd dat de BEL Combinatie een organisatie is, die wel erg compact is in vergelijking met andere gemeentelijke organisaties voor gemeenten van eenzelfde grootte. Dit is verbazend, aangezien de Kadernota van de BEL een heel ander beeld schetst. Daarom pleit hij ervoro om de kwetsbare plekken van de organisatie beter te benoemen, want het kritisch reflectievermogen van dit jaarverslag is wel erg mager. Dhr. Stam vraagt of op p. 14 van het verslag van bevindingen, waar wordt ingegaan op het dossier Invordering bewust niet wordt vermeld of de genomen maatregelen 'afdoende' waren of juist niet. De toon van de accountantsverklaring is buitengewoon vriendelijk, terwijl wij een geweldig probleem hebben gehad en uw brief hieraan voorbij lijkt te gaan. Dhr. Ellemeijer reageert dat zo'n kwalificatie niet bewust is weggelaten. De accountant is van oordeel dat de BEL Combinatie hier geen grote risico's loopt. Het is duidelijk dat het omgaan met het dossier Invordering een enorme inspanning heeft gevergd van de ambtelijke top en het bestuur van uw organisatie. Wij hebben als accountant zeer kritisch gekeken wat de organisatie n.a.v. dit dossier heeft gedaan en welke noodzakelijke aanpassingen er doorgevoerd moesten worden en zijn. Naar ons oordeel was dit dossier

Besluitenlijst

Pagina 3 van 6

feitelijk met name een aanbestedingsmisser en niet het gevolg van een onvoldoende geëquipeerde debiteurenadministratie/beheersorganisatie – dit is een vervelend incident geweest, maar wijst ons inziens niet op structurele manco's in de beheersorganisatie. De voorzitter constateert dat er verder geen vragen meer zijn voor de accountant, dankt dhr. Ellemeijer voor zijn duidelijke beantwoording van de opbouwend kritische vragen vanuit het AB. De heren van EY verlaten vervolgens de vergaderruimte.

De voorzitter vraagt het oordeel van de AB leden over de nu gepresenteerde jaarrekening en het jaarverslag van de BEL Combinatie over 2014. Ten eerste merkt dhr. Stam op dat hij de opdracht aan en de eventuele aanbesteding van het aantrekken van een nieuwe accountant graag in het AB besproken wenst te worden. De voorzitter neemt dit verzoek namens het AB over. Dhr. Roest is van oordeel dat er wel degelijk structurele risico's in de organisatie van de BEL Combinatie te constateren zijn. Hij trekt deze conclusie o.a. op basis van de volgende ontwikkelingen: 1. de besturen ontvangen dikwijls incomplete voorstellen of voorstellen van mindere kwaliteit. En de discussie over de gebrekkige bestuurlijke planning loopt al meer dan een jaar; 2. sinds de benchmark van een paar jaar geleden, waaruit toen al bleek dat de formatie van de BEL Combinatie structureel lager was dan gemeenten van dezelfde grootte, hebben we nog fors bezuinigd op de organisatie en ik vraag mij af of we hierin niet te ver zijn gegaan. Houden de ambtenaren deze al jaren hoge werkdruk nog langer vol? En geven wij onze raden niet een te rooskleurig beeld voor van hoe onze ambtelijke werkorganisatie functioneert? 3. er ligt nog steeds geen bestuurlijke visie op de doorontwikkeling van de BEL Combinatie – en dit heeft een frictiecomponent in zich. We moeten in vanaf nu als bestuur beter sturen op de risico’s van een onvoldoende organisatie. Dhr. Den Dunnen onderschrijft dit beeld van dhr. Roest vanuit Eemnes: zijns inziens staat de BEL Combinatie als organisatie zwaar onder druk en is kwetsbaar geworden en hij is van oordeel dat deze risico's in alle mogelijke P&C-documenten, die de raden ook bereiken worden vermeld. Je hoeft hierbij alleen al te kijken naar de component inhuur in relatie tot de vaste formatie-opbouw. Mevr. De Zwart-Bloch wijst er op dat het politieke bestuur in het verleden heel duidelijk heeft gekoerst op een compacte, maar minimaal goed functionerende ambtelijke werkorganisatie. En daarom moeten er in de uiteindelijke begroting 2016 van de BEL Combinatie heldere politieke keuzes gemaakt worden of en zo ja, hoe en met welke financiële middelen we de organisatie versterken en de kwetsbaarheden verminderen. Dhr. Den Dunnen geeft aan dat voor de dekking van het nu gepresenteerde tekort Eemnes

Besluitenlijst

Pagina 4 van 6

opteert voor het inzetten van de jaarschijf 2015. Dhr. Smit geeft aan dat Laren opteert voor het dekken van dit tekort uit het verminderen van de bestemmingsreserves van de BEL of uit een toekomstige bezuiniging op de BEL Combinatie als organisatie. Uiteindelijk wordt besloten dat we de dekking van het tekort van de jaarrekening 2014 van de BEL overlaten aan de keuzes die de gemeentes zelf hierin maken. Het Algemeen Bestuur besluit: 



4.

dat het voorstel van de jaarrekening en het jaarverslag 2014 qua dekkingsvoorstel wordt aangepast, zodat de gemeenten zelf de dekking van het tekort kunnen bepalen; de ontwerp jaarrekening met de goedkeurende accountantsverklaring vervolgens door het DB namens het AB voor het indienen van zienswijzen via de colleges aan de raden gezonden zal worden.

Kadernota BEL Combinatie 2016 Korte inhoud: Het Algemeen Bestuur stel jaarlijks een kadernota vast voor de bedrijfsvoering van de BEL Combinatie. In deze kadernota zijn de door het DB aangegeven financiële uitgangspunten voor de begroting 2016 verwerkt en wordt een financieel perspectief geschetst voor 2016-2019. In deze nota wordt een doorkijk gegeven in de financiële ontwikkelingen over de periode 2016-2019. Dhr. Den Dunnen vindt deze Kadernota veel te kort door de bocht. We wachten als AB nog op een integraal plan inzake de doorontwikkeling van de BEL, de omvorming tot regieorganisatie en een heldere toekomstvisie op de ICT-ontwikkelingen. Hier wordt min of meer zonder onderbouwing gevraagd of we even € 750 k. willen bijpassen en dat kan echt niet. Diverse AB-leden onderschrijven dit standpunt. De voorzitter constateert dat het AB kennis neemt van de financiële ontwikkelingen binnen de BEL Combinatie, en draagt het DB op dit verder uit te werken in beleidsvoorstellen en een sluitende BEL begroting voor 2016 en verder. De heer Van der Meer wijst er als controller op dat dit besluit in combinatie met de zeer beperkte tijd die nog rest voor het tijdig aanleveren van een BEL-begroting voor de zienswijze-procedures voor hem inhoudt dat hij het DB zal voorstellen om eerst met een kale begroting voor 2016 te komen, waarin wel diverse inhoudelijke ontwikkelingen worden genoemd, maar de feitelijke keuzes, incl. de uitwerking van de financiële gevolgen worden doorgeleid naar de eerste begrotingswijziging en dat deze pas na toezending van deze 'kale begroting' aan de provincie (voor 15 juli 2015) kan worden ingevuld en besproken. Het Algemeen Bestuur stemt hier mee in en wil wel dat de discussie over de keuzes m.b.t. de belangrijke beleidsontwikkelingen, alsmede over de heropbouw van het financiële weerstandsvermogen van de BEL in een van zijn vergaderingen gevoerd wordt, nadat de voorbereiding ervan eerst is besproken in het MT, het BVO, het DB en in het overleg van de financiële portefeuillehouders.

Besluitenlijst

Pagina 5 van 6

5.

Klachtenregeling Jeugd & Gezinteam Eemnes Korte inhoud: Het Jeugd & Gezinteam Eemnes is organisatorisch ondergebracht bij en wordt ondersteund en gefaciliteerd door de BEL Combinatie. Ingevolge de Jeugdwet wordt dat team als jeugdhulpaanbieder gezien, waaruit volgt dat klachten mbt gedragingen van medewerkers moeten worden behandeld door een klachtencommissie met een onafhankelijke voorzitter. Er is inmiddels een regionale klachtencommissie Eemland in voorbereiding. De behandeling van klachten mbt het JGT moet daar op worden afgestemd. Daartoe is een korte klachtenregeling opgesteld, ter vaststelling door het AB. Dhr. Den Dunnen licht toe dat deze regeling nog formeel door het bestuur van de BEL Combinatie moet worden vastgesteld, omdat het Jeugd- en Gezinsteam nu nog formeel onder de BEL Combinatie valt, terwijl de financiering ervan volledig door Eemnes plaatsvindt. Er wordt aan gewerkt om dit team op de kortste mogelijke termijn onder directe leiding van de gemeente Eemnes te plaatsen. Het Algemeen Bestuur besluit de Klachtenregeling Jeugd & Gezinteam Eemnes 2015 conform voorstel vast te stellen.

6.

Rondvraag en sluiting vergadering Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur gehouden op 25 juni 2015.

Datum

dhr. T.W. Smit Voorzitter

Besluitenlijst

:

25 juni 2015

dhr. G. Kolhorn Secretaris

Pagina 6 van 6

2 20150420 Openbare besluitenlijst AB 20 april 2015 - CONCEPT

CONCEPT Openbare besluitenlijst Algemeen Bestuur Vergadering d.d.

: 20 april 2015

Locatie

: BEL-kantoor

Aanvang

: 15.00

Eindtijd

: 17.00

Voorzitter

: dhr. T.W. Smit

Notulist

: dhr. M.G.A. Roza

Aanwezige leden

:

dhr. Tijmen Smit dhr. Elbert Roest dhr. Ton Stam dhr. Leen van der Pols mw. Joan de Zwart-Bloch mw. Anne Marie Kennis mw. Liesbeth Boersen – de Jong dhr. Ben Lüken dhr. Niels Rood dhr. Roland van Benthem dhr. Herman Zoetman dhr. Jan den Dunnen dhr. Garmt Kolhorn

voorzitter lid AB voor Laren lid AB voor Laren lid AB voor Laren lid AB en DB voor Blaricum lid AB voor Blaricum lid AB voor Blaricum lid AB voor Blaricum lid AB en DB voor Eemnes lid AB voor Eemnes lid AB voor Eemnes lid AB voor Eemnes directeur BEL Combinatie

dhr. Arie Hogendoorn dhr. Peter van Dijk mw. Baukje Coppens – Van Nunen dhr. Anne Douwe van der Meer dhr. Marc Roza Afwezige leden

:

nvt

Gasten

:

dhr. Rob Ellemeijer dhr. Ronald Regelink

Besluitenlijst

gemeentesecretaris Blaricum gemeentesecretaris Eemnes gemeentesecretaris Laren controller BEL Combinatie directiesecretaris BEL Combinatie

partner bij Ernst & Young Accountants LLP manager bij Ernst & Young Accountants LLP

Pagina 1 van 3

1.

Verslagen en besluitenlijsten openbare AB-vergaderingen 6 november 2014 en 16 december 2014. Het Algemeen Bestuur: 1. stelt het openbare verslag en de openbare besluitenlijst van de AB-vergadering van 6 november 2014 zonder wijzigingen definitief vast; 2. stelt het openbare verslag en de openbare besluitenlijst van de AB-vergadering van 16 december 2014 zonder wijzigingen definitief vast.

2.

Jaarverslag en jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie Korte inhoud: In het jaarverslag, inclusief de jaarrekening, van de BEL Combinatie over 2014 wordt verantwoording afgelegd over de prestaties van de BEL Combinatie en de inzet van de financiële middelen. Het Dagelijks Bestuur maakt elk jaar de rekening van baten en lasten (inclusief de balans) van het voorgaande jaar op. Het Dagelijks Bestuur zendt de rekening met de daarbij behorende bescheiden aan het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur zendt de rekening ter controle naar de door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant, met het verzoek zo spoedig mogelijk het controlerapport uit te brengen. Afstemming in het managementteam van de BEL Combinatie, portefeuillehouder in het DB en het BVO heeft plaatsgevonden. Het Algemeen Bestuur besluit: 



3.

dat het voorstel van de jaarrekening en het jaarverslag 2014 qua dekkingsvoorstel wordt aangepast, zodat de gemeenten zelf de dekking van het tekort kunnen bepalen; de ontwerp jaarrekening met de goedkeurende accountantsverklaring vervolgens door het DB namens het AB voor het indienen van zienswijzen via de colleges aan de raden gezonden zal worden.

Kadernota BEL Combinatie 2016 Korte inhoud: Het Algemeen Bestuur stel jaarlijks een kadernota vast voor de bedrijfsvoering van de BEL Combinatie. In deze kadernota zijn de door het DB aangegeven financiële uitgangspunten voor de begroting 2016 verwerkt en wordt een financieel perspectief geschetst voor 2016-2019. In deze nota wordt een doorkijk gegeven in de financiële ontwikkelingen over de periode 2016-2019. De voorzitter constateert dat het AB kennis neemt van de financiële ontwikkelingen binnen de BEL Combinatie, en draagt het DB op dit verder uit te werken in beleidsvoorstellen en een sluitende BEL begroting voor 2016 en verder. Het Algemeen Bestuur stemt er mee in om de begroting 2016 voor de zienswijze procedure in eerst instantie beleidsarm wordt uitgewerkt. Het uitgangspunt voor de begroting 2016 is de primaire begroting 2015, omdat deze ten tijde van het opstellen van de begroting 2016 de 1e begrotingswijziging 2015 nog niet was opgesteld (en vastgesteld). Deze begroting heeft een ‘kadernota-achtig karakter’ en levert de input voor de kadernota’s van de BEL- gemeenten. Na de zomer zal een

Besluitenlijst

Pagina 2 van 3

geactualiseerde begroting worden aangeboden, waarin afstemming heeft plaatsgevonden met de ontwikkelingen zoals in de gemeentebegrotingen zijn aangegeven. Het Algemeen Bestuur wenst dat de discussie over de keuzes m.b.t. de belangrijke beleidsontwikkelingen, alsmede over de heropbouw van het financiële weerstandsvermogen van de BEL in een van zijn vergaderingen gevoerd wordt, nadat de voorbereiding ervan eerst is besproken in het MT, het BVO, het DB en in het overleg van de financiële portefeuillehouders. 4.

Klachtenregeling Jeugd & Gezinteam Eemnes Korte inhoud: Het Jeugd & Gezinteam Eemnes is organisatorisch ondergebracht bij en wordt ondersteund en gefaciliteerd door de BEL Combinatie. Ingevolge de Jeugdwet wordt dat team als jeugdhulpaanbieder gezien, waaruit volgt dat klachten mbt gedragingen van medewerkers moeten worden behandeld door een klachtencommissie met een onafhankelijke voorzitter. Er is inmiddels een regionale klachtencommissie Eemland in voorbereiding. De behandeling van klachten mbt het JGT moet daar op worden afgestemd. Daartoe is een korte klachtenregeling opgesteld, ter vaststelling door het AB. Het Algemeen Bestuur besluit de Klachtenregeling Jeugd & Gezinteam Eemnes 2015 conform voorstel vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur gehouden op 25 juni 2015.

Datum

dhr. T.W. Smit Voorzitter

Besluitenlijst

:

25 juni 2015

dhr. G. Kolhorn Secretaris

Pagina 3 van 3

3 Doorontwikkeling aansturing en organisatie van de BEL Combinatie 1 BEL, Van zakelijkheid naar nabijheid - doorontwikkeling BEL-model, 150317 definitief

Van zakelijkheid naar nabijheid Analyse van de huidige bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model en handreikingen voor doorontwikkeling

Culemborg, 17 maart 2015 Definitieve versie drs. Stan van de Laar Yusuf Bicer MSc.

Inhoud 1. Aansturing BEL-model onder de loep 1.1 Context van het onderzoek 1.2 Vraagstelling en reikwijdte onderzoek 1.3 Drie onderzoeksfasen aan basis van deze rapportage 1.4 Leeswijzer

3

2. Ontwikkeling van het BEL-model van 2008 tot heden 2.1 BEL Combinatie gestart op 1 januari 2008 2.2 Opzet en werking BEL-model begin 2015 uiteengezet 2.3 Evaluaties van het BEL-model in de loop der jaren

6

3. Van zakelijkheid… 3.1 Constateringen in perspectief van sterkten BEL-model 3.2 Zestien constateringen inzake aansturing BEL-model 3.3 Slotbeschouwing constateringen

3 3 4 5

6 6 11 13 13 13 20

4. …naar nabijheid 21 4.1 Van, voor en door de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren 4.2 Tien handreikingen ter versterking aansturing BEL-model 4.3 Slotbeschouwing handreikingen

21 21 30

5. Doorkijk op proces van zakelijkheid naar nabijheid 5.1 Eindbeeld van doorontwikkeling geschetst 5.2 Doorontwikkeling vraagt om projectmatige aanpak 5.3 Doorontwikkeling vraagt om fasering 5.4 Slotbeschouwing proces van doorontwikkeling

32 32 33 33

32

Bijlagen A | Geraadpleegde documenten

34

B | Geïnterviewde personen

36

C | UW Samenwerking

37

D | Werkorganisatie CGM

39

E | Feiten ambtelijke fusieorganisaties in NL

41

F | Aansturing ambtelijke fusieorganisaties in NL

42

1. Aansturing BEL-model onder de loep 1.1 Context van het onderzoek 1.1.1

BEL Combinatie eerste ambtelijke fusieorganisatie van Nederland

Sinds 2008 is het BEL-model operationeel. Als pioniers rondom het concept van de ‘ambtelijke fusieorganisatie’ hebben de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren vele aansturings- en inrichtingsvraagstukken zelf uitgevonden. De afgelopen jaren is het BEL-model dan ook verschillende keren geëvalueerd. De evaluaties hebben geleid tot enige aanpassing van de oorspronkelijke opzet van het model, maar niet tot wezenlijk doorontwikkeling van het systeem als geheel. Hoewel het oorspronkelijk model al enige aanpassingen heeft ondergaan, blijven vragen spelen rondom met name de aansturing van het BEL-model. Vraagstukken rondom zowel de bestuurlijke als ambtelijke aansturing. De volgende vraagstukken vormen daarbij een terugkerend thema: a. nabijheid in denken en doen; b. grip op met name planning en sensitiviteit; c. betrokkenheid en lokale kennis; d. (gevoel van) complexiteit van het opdrachtgever-/opdrachtnemerschap. 1.1.2

Huidige aansturing BEL Combinatie vraagt om evaluatie en herinrichting

Het vertrek van de directeur van de BEL Combinatie najaar 2014 vormt voor het Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie een natuurlijk moment om meer existentieel naar het BEL-model te laten kijken. Dit past tevens in de beleidslijn, zoals in artikel 19 van de Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie is aangegeven. Namelijk het periodiek evalueren van de organisatiestructuur. In die hoedanigheid is aan SeinstravandeLaar gevraagd om de bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het huidige BEL-model te evalueren en op basis daarvan een advies uit te brengen betreffende de doorontwikkeling van het BELmodel.

1.2 Vraagstelling en reikwijdte onderzoek 1.2.1

Toekomstbestendig BEL-model als uitgangspunt voor dit onderzoek

Een toekomstbestendig BEL-model. Dat is het doel van deze evaluatie en de handreikingen die daaruit voortvloeien ter versterking van de bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model. De volgende twee hoofdvragen hebben daarbij als fundament voor het onderzoek gediend:

a. Hoe kan de bestuurlijke en ambtelijke aansturing van de BEL Combinatie beter? b. Welke vervolgstappen zijn nodig om door te ontwikkelen naar het gewenste BEL-model? Deze hoofdvragen zijn nader geduid aan de hand van de volgende deelvragen: a. Hoe kan een grotere nabijheid in denken en doen tussen gemeente(besturen) en de BEL Combinatie gerealiseerd worden? b. Hoe krijgt het Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie in het BEL-model meer grip op realisatie van de bestuurlijke planning en bestuurlijke sensitiviteit?

Aansturing BEL-model onder de loep

3

c. Hoe kan in het model de betrokkenheid van ambtenaren bij de drie dorpen worden vergroot? d. Hoe maakt en houdt het BEL-model – door bestuur als gecompliceerde lagenstructuur ervaren – expliciete scheiding van ambtelijk opdrachtgever- en opdrachtnemerschap werkbaar en efficiënt? Voor de beantwoording van de onderzoeksvragen en het in het verlengde daarvan uit te brengen advies, zijn de volgende uitgangspunten als richtinggevend kader meegegeven: a. behoud van professioneel opdrachtgever-/opdrachtnemerschap; b. behoud van vertrouwen in het BEL-model an sich; c. behoud van de kwaliteit van dienstverlening; d. rust in de organisatie. 1.2.2

Onderzoeksscope betreft bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model

De reikwijdte van dit onderzoek betreft de bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model. Het onderzoek heeft derhalve niet ten doel: a. Een bredere discussie over de houdbaarheid van het model van de ambtelijke fusie te voeren. b. De rol van de drie gemeenteraden onder de loep te nemen. c. De organisatiestructuur als zodanig te evalueren en tot een voorstel voor herinrichting te komen. d. Instrumenten als verrekensystematiek en dienstverleningsovereenkomsten te beoordelen. e. De discussie ‘regie versus zelf blijven doen’ te beslechten. f. Een verkenning uit te voeren van de mogelijke (ambtelijke) samenwerking met omliggende gemeenten, waaronder het ontwikkelingsperspectief, zoals is aangegeven in het verkennersonderzoek Gooi en Vechtstreek. Desalniettemin kent het onderzoek op een aantal van deze punten ‘bijvangst’. Daar waar relevant in het kader van dit onderzoek zijn constateringen c.q. handreikingen voor doorontwikkeling op deze aspecten toch in dit eindrapport opgenomen.

1.3 Drie onderzoeksfasen aan basis van deze rapportage Het onderzoek is aangevangen met een documentanalyse.1 Daarmee is een beeld gevormd van het historisch perspectief waarbinnen het BEL-model tot stand is gekomen en de inrichtingskeuzen die bij aanvang van het model zijn gemaakt. Tevens zijn zodoende de evaluaties en herijkingen binnen het BELmodel in kaart gebracht en is de actuele situatie rondom het model inzichtelijk geworden. Om de feitelijke informatie uit de documentanalyse ‘in te kleuren’ met meningen zijn interviews gehouden met sleutelpersonen rondom het BEL-model.2 Daarmee zijn de sterke en ontwikkelpunten van het huidige model inzichtelijk gemaakt en heeft een eerste toetsing plaatsgevonden van de haalbaarheid van mogelijke handreikingen voor doorontwikkeling van de bestuurlijke en ambtelijke aansturing. Om een zo breed mogelijk referentiekader te creëren voor mogelijke handreikingen voor versterking van het BEL-model, is een analyse gemaakt van een aantal aansturingsmodellen van andere ambtelijke fusieorganisaties in Nederland. Daartoe zijn gesprekken gevoerd met de heren Rob Hoffmann en Jeroen van Delden, directeuren van respectievelijk de werkorganisatie CGM 3 van de gemeenten Cuijk, Grave en Mill en van de UW Samenwerking4 de ambtelijke fusieorganisatie van de gemeenten IJsselstein en Montfoort.

1 2 3 4

Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

A: Geraadpleegde documenten. B: Geïnterviewde personen. C: Werkorganisatie CGM. D: UW Samenwerking.


4

Naast deze verdiepende gesprekken bij een tweetal ambtelijke fusieorganisaties is er tevens voor gekozen om van alle ambtelijke fusieorganisaties, die Nederland eind 2014 telde, een overzicht samen te stellen van keuzen die zij hebben gemaakt rondom hun bestuurlijke en ambtelijke aansturing.56 Uiteraard zijn ook de ervaringen van SeinstravandeLaar met de vormgeving van ambtelijke fusieorganisaties in Nederland in de analyse en bij het doen van handreikingen voor doorontwikkeling betrokken. De informatie die binnen het Landelijk Kennisplatform Ambtelijkefusie.nl, een gezamenlijk initiatief van SeinstravandeLaar, VNG en VGS, aanwezig is, is daarbij ingezet.

1.4 Leeswijzer Dit rapport is opgebouwd uit een kernachtige hoofdtekst van in totaal vijf hoofdstukken en bevat daarnaast een vijftal verdiepende en/of onderbouwende bijlagen. Na dit inleidende hoofdstuk volgt hoofdstuk 2 dat bondig het ontstaan, de tussentijdse evaluaties en herijking en de huidige situatie rondom het BEL-model feitelijk weergeeft. Hoofdstuk 3 staat in het teken van opgehaalde feiten en meningen van betrokken rondom het BEL-model, verwoord in de vorm van ‘ontwikkelpunten’ betreffende de huidige bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model. Om in te kunnen spelen op de in hoofdstuk 3 gepresenteerde ontwikkelpunten, worden in hoofdstuk 4 handreikingen geboden voor de doorontwikkeling van het BEL-model. Tot slot bevat hoofdstuk 5 een doorkijk op het vervolgproces, teneinde te komen tot een doorontwikkeld en toekomstbestendig BEL-model.

5 6

Bijlage E: Feiten ambtelijke fusieorganisaties in NL. Bijlage F: Aansturing ambtelijke fusieorganisaties in NL.


5

2. Ontwikkeling van het BELmodel van 2008 tot heden In dit hoofdstuk gaan we in op het ontstaan van het BEL-model, de veranderingen die het model in de voorbije jaren heeft ondergaan en de huidige situatie rondom het BEL-model.

2.1 BEL Combinatie gestart op 1 januari 2008 Het BEL-model is formeel gestart op 1 januari 2008, met de vorming van de BEL Combinatie als gezamenlijke werkorganisatie voor de zelfstandige gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Aan de inwerkingtreding van dit model was een intensief proces in met name de jaren 2006 en 2007 voorafgegaan. Aanleiding voor deze samenwerking was met name het realiseren van een kwaliteitsimpuls in termen van dienstverlening, zowel intern in de richting van politiek en bestuur als ook extern aan inwoners, ondernemers en bezoekers. Dit mede door de ambtelijke organisatie minder kwetsbaar te maken in haar uitvoering, door bundeling van de ambtelijke capaciteit van de drie gemeenten. De zeven belangrijkste uitgangspunten bij de vormgeving van het BEL-model waren: a. Behoud van de identiteit en het democratisch gelegitimeerd bestuur van de gemeenten; b. Versterken van de bestuurskracht van de eigen organisaties; c. Waarborgen klantgerichte organisatie; d. Waarborgen van de kwaliteit van de organisatie; e. Realiseren van maximale efficiency in de bedrijfsvoering; f. Zorg voor het personeel; g. Betalen op basis van gewenste kwaliteit en kwantiteit.

2.2 Opzet en werking BEL-model begin 2015 uiteengezet De gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren kunnen getypeerd worden als pioniers op het terrein van het concept van de ‘ambtelijke fusie’ in Nederland. Met de vorming van de BEL Combinatie in 2008, waren zij de eerste gemeenten in Nederland die dit concept toepasten in de dagelijkse praktijk van het openbaar bestuur. Het zijn van ‘pionier’ betekent ook dat de gemeenten met elkaar een antwoord moesten zien te vinden op de vele inrichtingsvraagstukken, die bij de vormgeving van het BEL-model aan de orde kwamen. Van kijken naar goede voorbeelden in het land kon nog geen sprake zijn. Deze paragraaf 2.2 schetst het beeld van het BEL-model zoals dat begin 2015 operationeel is. Dit als basis van deze rapportage en voor een goed begrip van de meningen over dit model, zoals geschetst in hoofdstuk 3. In de navolgende subparagrafen zijn de verschillende gremia die met elkaar het BEL-model vormen nader getypeerd.

2.2.1

Drie autonome gemeentebesturen, één gezamenlijke ambtelijke organisatie

In de kern behelst het BEL-model het feit dat de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren ieder volledig autonoom zijn gebleven. Een bestuurlijke autonomie die tot uiting komt in het feit dat iedere gemeente haar eigen gemeenteraad, griffie, college van B&W en gemeentesecretaris heeft behouden.

Ontwikkeling van het BEL-model van 2008 tot heden

6

Daarbij heeft iedere gemeente de volledige beschikking gehouden over haar eigen programmabudgetten, het instrument van waaruit de gemeenten hun individuele beleidskeuzen kunnen maken. Voor de dienstverlening aan de gemeentebesturen en de inwoners, ondernemers en bezoekers van deze gemeenten, maken de drie gemeenten gebruik van dezelfde ambtelijke organisatie; de BEL Combinatie. In deze gezamenlijke ambtelijke organisatie, vormgegeven in een Openbaar Lichaam op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zijn nagenoeg alle ambtenaren van de drie gemeenten begin 2008 rechtspositioneel ondergebracht. Werkzaam vanuit één centrale locatie te Eemnes. Het uitgangspunt bij de inrichting van dit BEL-model is de strikte scheiding tussen opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap. De gemeenten zijn door middel van hun colleges opdrachtgever richting de BEL Combinatie. De BEL Combinatie treedt via haar Dagelijks Bestuur op als bestuurlijk opdrachtnemer van de individuele gemeenten. Het model kan als volgt worden weergegeven:

Eigenaar

Algemeen Bestuur

Gemeenteraad Blaricum

Gemeenteraad Eemnes

Griffie Dagelijks Bestuur

Algemeen Directeur

Bestuurlijk ON

Bestuurlijk OG’s

Ambtelijk ON

Ambtelijk OG’s

Bedrijfsvoeringsoverleg

BEL Combinatie

2.2.2

Gemeenteraad Laren

Griffie

Griffie

College B&W Blaricum

College B&W Eemnes

College B&W Laren

Gemeentesecretaris

Gemeentesecretaris

Gemeentesecretaris

Beleidsstaf

Beleidsstaf

Beleidsstaf

Rol van opdrachtgever: Beleidsstaven per individuele gemeente

Zoals hiervoor gesteld zijn ‘nagenoeg’ alle ambtenaren van de drie gemeenten in de BEL Combinatie ondergebracht. Met de vorming van de BEL Combinatie is, omwille van het gevoelen van ‘grip’, ‘lokale inkleuring’ van beleid en het uitgangspunt van strikte scheiding tussen opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap, een in omvang beperkte beleidsstaf per gemeente achtergebleven. De beleidsstaf per gemeente staat onder ambtelijke aansturing van de betreffende gemeentesecretaris/beleidsregisseur en bestaat daarnaast uit beleidsregisseurs, gemeentelijke controllers en het bestuurssecretariaat. Meer gedetailleerd is de beleidsstaf per gemeente als volgt weergegeven: Tabel 1: Invulling beleidsstaf per individuele gemeente Gemeente Blaricum

fte Gemeente Eemnes

Gemeente Laren

fte

Gemeentesecretaris/beleidsreg.

1

1


1

Beleidsregisseur

1,4 Beleidsregisseur

1

Beleidsregisseurs

1,8

Gemeentecontroller

0,5 Gemeentecontroller

0,44- Gemeentecontroller


0,5

0,5 Bestuurssecretaresse

1,6 Bestuurssecretaresse

1

Bestuurssecretaresse

1


7

De rol van gemeentesecretaris is in het BEL-model losgekoppeld van de rol van ‘algemeen directeur’, de gebruikelijke combinatie in een reguliere gemeentelijke organisatie. Gezien de ontvlechting van alle ambtelijke capaciteit uit de individuele gemeenten en de keuze voor een strikte scheiding tussen opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap, is de rol van gemeentesecretaris gecombineerd geworden met die van opdrachtgever, in de rol van ‘beleidsregisseur’. De beleidsregisseurs spelen in de dagelijkse praktijk van het BEL-model een procesmatige rol. Zij dragen verantwoordelijkheid voor een juiste opdrachtverlening vanuit de individuele gemeenten richting de BEL Combinatie, zodat de opdrachten van de colleges bij de betreffende medewerkers van de BEL Combinatie terechtkomen. De beleidsregisseurs stellen randvoorwaarden voor de opdrachtuitvoering vast middels bestuursopdrachten en dienstverleningsovereenkomsten (dvo), en bewaken de voortgang van lopende werkzaamheden.

2.2.3

Rol van eigenaar en opdrachtnemer: Openbaar Lichaam als juridische basis van BEL Combinatie

Om het werkgeverschap van de betreffende ambtenaren zorgvuldig en uniform te regelen, is ervoor gekozen de BEL Combinatie vorm te geven als een Openbaar Lichaam op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Tot 1 januari 2015 was het Openbaar Lichaam de enige juridische vorm binnen de Wgr met rechtspersoonlijkheid. Rechtspersoonlijkheid is nodig om personeel in dienst te kunnen nemen en (financiële) verplichtingen met derden aan te kunnen gaan. Het Algemeen Bestuur (AB) is het hoogste bestuursorgaan van de BEL Combinatie en wordt gevormd door de voltallige colleges van B&W van de drie gemeenten. Het AB stelt de begroting en jaarrekening van de BEL Combinatie vast en is belast met het vaststellen van de financiële beheersen controleverordening. Daarnaast stelt het AB de rechtspositionele regelingen vast en het meerjarig organisatieplan en daarop betrekking hebbende regels. Het AB houdt als eigenaar toezicht op de BEL Combinatie. Het AB benoemt uit haar midden het Dagelijks Bestuur (DB). Het DB bestaat uit één collegelid per gemeente. Begin 2015 zijnde de burgemeester van Blaricum en een wethouder van zowel Eemnes als Laren. De taken van het DB liggen vooral op het gebied van de bedrijfsvoering van de BEL Combinatie: a. Het voorbereiden van al hetgeen aan het AB ter overweging en beslissing zal worden voorgelegd. b. Het uitvoeren van de besluiten van het AB. c. De sturing van de BEL Combinatie. d. Het beheer van de financiën van de BEL Combinatie. e. De zorg voor de controle op het financieel beheer en de boekhouding, voor zover dat niet aan anderen toekomt. De wethouder van Laren treedt op als voorzitter van zowel AB als DB. De algemeen directeur van de BEL Combinatie fungeert als secretaris van AB en DB, de gemeentesecretarissen van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de controller BEL Combinatie schuiven daarbij aan als adviseur.

2.2.4

Algemeen directeur BEL Combinatie

Vanuit het uitgangspunt een strikte scheiding tussen opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap, is bij de vorming van de BEL Combinatie gekozen voor een separate algemeen directeur, als ambtelijk opdrachtnemer namens deze GR. In een directiestatuut zijn de in de Gemeenschappelijke regeling door het DB aan de directeur opgedragen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden geregeld. De aansturing en dagelijkse leiding van de BEL Combinatie berust daarmee bij de directeur. De directeur draagt zorg voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering van de BEL Combinatie. Samen met het managementteam en de controller BEL Combinatie wordt daarbij gestuurd op het ‘in control’ zijn en houden van de ambtelijke organisatie.


8

De directeur heeft dan ook verschillende verantwoordelijkheden. Zo is de directeur verantwoordelijk voor een doeltreffende, doelmatige, rechtmatige en kwalitatief hoogwaardige bedrijfsvoering en uitvoering van de dienstverleningsovereenkomsten tussen de drie individuele gemeenten en de BEL Combinatie. De directeur is ook belast met de voorbereiding en uitvoering van een aantal bevoegdheden van het DB; de sturing van de BEL Combinatie, het beheer van de financiën van de BEL Combinatie en de zorg voor de controle op het financieel beheer en de boekhouding voor zover dat niet aan anderen toekomt.

2.2.5

Structuur ambtelijke organisatie BEL Combinatie

De ambtelijke ondersteuning voor de drie individuele gemeenten vindt plaats vanuit de BEL Combinatie. Zij verricht werkzaamheden voor de drie individuele gemeentebesturen en hun inwoners, ondernemers en bezoekers. De BEL Combinatie bestaat uit vier lijnafdelingen en twee stafafdelingen, ieder onder aansturing van een afdelingsmanager, te weten: a. afdeling Publiek; b. afdeling Vergunningen en Handhaving; c. afdeling Ruimtelijke en Maatschappelijke Ontwikkeling; d. afdeling Aanleg en Beheer; e. stafafdeling Control en Financiën; f. stafafdeling Ontwikkeling en Ondersteuning. De vijf (de afdelingen Publiek en Vergunningen en Handhaving vallen onder aansturing van dezelfde afdelingsmanager) afdelingsmanagers vormen tezamen met de algemeen directeur het managementteam van de BEL Combinatie. Het organogram van de BEL Combinatie kan als volgt worden weergegeven: Directeur BEL Combinatie Controller

Afdeling Ontwikkeling & Ondersteuning

Afdeling Financiën & Control

HRM

Facilitair

Planning & Control

Juridische control

Communicatie

Informatiebeheer

Financiële administratie

Heffen & Waarderen

Afdeling Publiek

Afdeling Vergunningen & Handhaving

Afdeling Ruimtelijke & Maatsch. ontwikkeling

Afdeling Aanleg & Beheer

Burgerzaken

Vergunningen

Ruimtelijke Ontwikkeling

Openbare Ruimte

KCC

Handhaving

Maatschappelijke Ontwikkeling

Buitendienst


9

De laag van afdelingsmanagers is na de algemeen directeur de enig hiërarchisch leidinggevende laag binnen de BEL Combinatie. In een eerder stadium is de laag van teamleiders, als gevolg van bezuinigingen, uit de organisatiestructuur verdwenen. Daarvoor in de plaats zijn coördinerend beleidsmedewerkers aangetreden, met functionele maar geen hiërarchische bevoegdheden. Formatief bestaat de BEL Combinatie uit circa 160 fte, welke als volgt over de organisatieonderdelen zijn verdeeld: Organisatieonderdeel

Formatie

Directie en ondersteuning

2,50

Ontwikkeling & Ondersteuning

26,20

Financiën & Control

26,10

Publiek

15,50

Vergunningen & Handhaving

20,90

Ruimtelijke & Maatschappelijke Ontwikkeling

22,60

Aanleg & Beheer

45,50

Totaal

159,30

De missie, visie en concrete ontwikkeldoelen en acties van de BEL Combinatie als geheel wordt jaarlijks vastgelegd in een A3-jaarplan, gebaseerd op het INK-model. Ook iedere afdeling en ieder team binnen de BEL Combinatie stelt jaarlijks een A3-jaarplan op als (sturings)instrument om de interne bedrijfsvoering en voortgang in acties en ambities te bewaken met elkaar.

2.2.6

Taken BEL Combinatie conform de GR-tekst

Artikel 4 van de Gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie regelt het takenpakket van de ambtelijke organisatie van de BEL Combinatie. Voor de volledigheid en het kunnen plaatsen van de werking van het model in het juiste perspectief zijn enkele bepalingen uit dit artikel (vrij vertaalt) op deze plaats overgenomen: a. De gemeenten laten door de BEL Combinatie alle gemeentelijke taken uitvoeren, voor zover deze niet aan anderen zijn opgedragen. De taken zijn als zodanig beschreven in de door gemeenten met BEL Combinatie gesloten dienstverleningsovereenkomsten. b. De taakuitvoering door BEL Combinatie heeft in ieder geval betrekking op de volgende aspecten: i. Beleidsontwikkeling en –voorbereiding; ii. Uitvoering van het vastgestelde beleid; toezicht op aan derden uitbesteed werk; handhaving van de hiervoor genoemde uitvoering; de met deze taken samenhangende PIOFAH gevolgen. c. De taken en de omvang en wijze van uitvoering en de daaraan verbonden kosten per gemeente worden in jaarlijkse dienstverleningsovereenkomsten tussen ieder van de gemeenten en de BEL Combinatie vastgelegd. d. De gemeenten zijn gehouden in alle gevallen de diensten en producten, die behoren bij de overeengekomen taken, af te nemen. Een deelnemer mag bepaalde taken of aspecten daarvan pas zelf uitvoeren dan wel aan een andere uitvoerende uitbesteden na bestuurlijke besluitvorming bij meerderheid van het Algemeen Bestuur en in afstemming met de colleges van de andere deelnemende gemeenten. e. De BEL Combinatie voert uitsluitend taken uit voor de drie deelnemende gemeenten.


10

2.2.7

Positionering van ‘control’ rondom BEL-model

Conform de visie op control rondom het BEL-model, worden drie plaatsen onderscheiden van waaruit control-taken worden uitgevoerd: a. De afdelingsmanager Control & Financiën is primair verantwoordelijk voor de goede inrichting en functioneren van de administratieve organisatie en het tijdig en volgens vastgestelde normen leveren van de gewenste P&C-documenten. Ook is hij verantwoordelijk voor een goede ondersteuning van de directeur en de afdelingsmanagers binnen de P&C cyclus. Hij legt verantwoording af aan de directeur. b. De controller BEL Combinatie is primair verantwoordelijk voor de goede inrichting en het goed functioneren van een aantal P&C-processen en een aantal P&C instrumenten en de kwaliteit hiervan binnen de BEL Combinatie als uitvoeringsorganisatie. c. De gemeentelijke controller is primair verantwoordelijk voor de goede inrichting en het goed functioneren van het P&C-proces en de P&C-instrumenten binnen de betreffende gemeente en de aansluiting daarvan op de P&C-cyclus van de BEL Combinatie.

2.2.8

Werking van het BEL-model

Centraal in het BEL-model staat de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer tussen de drie individuele gemeenten en de BEL Combinatie. De afspraken tussen de BEL Combinatie en individuele gemeentebesturen worden gemaakt aan de hand van jaarlijkse dienstverleningsovereenkomsten. Resultaten en randvoorwaarden worden gedurende het jaar afgesproken via aanvullende bestuursopdrachten. Voor de start van ieder jaar sluit de BEL Combinatie met haar gemeentelijke opdrachtgevers een dvo af. Deze dvo’s zijn afgeleid van de gemeentelijke programmabegrotingen, die op hun beurt een vertaling zijn van de collegeprogramma’s. In deze dvo’s worden met iedere gemeente de volgende punten vastgelegd: a. Welke producten en diensten de BEL Combinatie aflevert aan de drie afzonderlijke gemeenten? b. Wat de kwaliteit en kwantiteit is van deze producten en diensten? c. Hoeveel uren mag de BEL Combinatie daarvoor doorbelasten aan de afzonderlijke gemeenten? Er worden afspraken gemaakt over de diensten die de gemeenten van de BEL Combinatie afnemen en de prijs die hiervoor betaald wordt. Leidend hierbij is dat de gemeenten hun bestuurswensen zo goed mogelijk weergeven, zodat de BEL Combinatie een inschatting kan maken van de uren die nodig zijn om die werkzaamheden uit te voeren. De BEL Combinatie legt achteraf verantwoording af over de realisatie van de uren ten opzichte van de begrote uren en de werkelijke kosten ten opzichte van de begrote kosten.

2.3 Evaluaties van het BEL-model in de loop der jaren Het BEL-model is sinds de oprichting van de BEL Combinatie tweemaal geëvalueerd. De eerste (tussen)evaluatie vond plaats in 2010. In 2010 is met name onderzocht wat goed en wat minder goed ging rondom de besturing van het BEL-model. De sterke punten uit de evaluatie van 2010 zijn: a. Kwaliteit van dienstverlening aan burgers is verbeterd. b. Kwaliteit van ondersteuning aan het bestuur is verbeterd. c. Ambtelijke organisatie is sterk geprofessionaliseerd. d. Er is meer ruimte ontstaan voor bestuurders om zich met belangrijke thema’s bezig te houden. e. Planning & Control is sterk verbeterd; meer directe relatie tussen kosten en prestaties. f. Management is er in geslaagd een professionelere organisatie neer te zetten.


11

In dezelfde evaluatie zijn ook verbeterpunten benoemd: a. Geen (structureel) overleg tussen portefeuillehouders, colleges en de gemeenteraden. b. De rol van beleidsregisseurs kan scherper gedefinieerd en ontwikkeld worden. c. Gemeentesecretarissen ervaren grote afstand tot de BEL Combinatie. d. Onderscheid disfunctioneren systeem en personen wordt niet gemaakt. e. Planning & Control lijkt nog te veel van de specialisten en de BEL Combinatie. f. Systeemvraagstukken en procesmanagement kan verbeterd worden door integraliteit management. g. In het Dagelijks Bestuur wordt nauwelijks over het systeem gesproken. Eind 2011 is door het AB gevraagd een bestuurlijke werkgroep te formeren vanuit de drie gemeenten, geflankeerd door de drie gemeentesecretarissen. Dit heeft geleid tot een tweede evaluatie van het BELmodel. Dit keer door de werkgroep OGON (opdrachtgever-/opdrachtnemerschap). De belangrijkste door de werkgroep OGON voorgestelde, en door het AB in april 2012 vastgestelde, punten zijn: a. Besparing op beleidsregie; b. Variant van bestuur op afstand en de secretarissen in een bedrijfsvoeringsoverleg met de directeur; c. De structuur van de portefeuillehoudersoverleggen; d. De positionering van de gemeentelijke controller. Onder andere op basis van de beide evaluaties is de oorspronkelijke Gemeenschappelijke regeling in 2013 op enkele punten gewijzigd: a. Vanaf de start in 2008 werd het AB gevormd door 3 burgemeesters en 3 portefeuillehouders financiën met daarbij de directeur en de gemeentesecretarissen als adviseur. De samenstelling van het AB is in de hernieuwde Gemeenschappelijke regeling in die zin gewijzigd dat de voltallige colleges gezamenlijk het Algemeen Bestuur vormen. b. Secretarissen zijn als adviseur aanwezig bij de vergaderingen van zowel het DB als het AB. c. Een andere wijziging is de secretarissen en de directeur BEL Combinatie nadrukkelijker gezamenlijk te laten opereren in de aansturing en bedrijfsvoering door een bedrijfsvoeringoverleg in te stellen. Waarbij de secretarissen en directeur zaken betreffende de bedrijfsvoering met elkaar bespreken en elkaar daarover adviseren. Het ingestelde bedrijfsvoeringsoverleg houdt toezicht op de coördinatie, de kwaliteit en de uitvoering van de samenwerking. Het bedrijfsvoeringsoverleg moet de verbinding tussen de BEL Combinatie en de individuele gemeenten vergroten. In het bedrijfsvoeringsoverleg staan alle onderwerpen met betrekking tot de bedrijfsvoering (PIOFAH) van de BEL Combinatie centraal. Met inachtneming van hun eigen bevoegdheden stemmen de directeur en gemeentesecretarissen met elkaar af en adviseren zij elkaar over en weer over de door hen te nemen besluiten of inhoud en strekking van een voorstel aan het DB over: a. De sturing en coördinatie van de BEL Combinatie. b. Het beheer van de financiën van de BEL Combinatie. c. De zorg voor de controle op het financieel beheer en de boekhouding, voor zover dat niet aan anderen toekomt. d. Het zo nodig nemen van conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het nemen van maatregelen ter voorkoming van verjaring en verlies van recht. e. De kwaliteit van het functioneren en de bedrijfsvoering van de BEL Combinatie en uitvoering van de dienstverleningsovereenkomsten.


12

3. Van zakelijkheid… Om tot handreikingen inzake de doorontwikkeling van de bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model te komen – een BEL-model dat toekomstbesteding is – is het noodzakelijk een scherp beeld neer te zetten van het huidig functioneren van het BEL-model. Naast feiten zijn beelden/meningen van direct betrokkenen rondom het BEL-model daarvoor essentieel. De vraag: wat gaat goed, wat gaat minder goed? heeft centraal gestaan bij het ophalen van die beelden, zoals weergegeven in dit hoofdstuk. De onderzoekers hebben rondom de opgehaalde beelden een eigenstandige afweging gemaakt van het belang en de zwaarte van de geplaatste opmerkingen.

3.1 Constateringen in perspectief van sterkten BEL-model De focus ligt in het kader van de doorontwikkeling op die punten die ‘minder goed’ gaan, die voor verbetering en versterking vatbaar zijn. Dat kan een negatief beeld schetsen van de huidige situatie. Het is belangrijk de in dit hoofdstuk gepresenteerde constateringen in het perspectief te plaatsen van al datgeen wel goed gaat rondom het BEL-model. Als pioniers op het vlak van de ambtelijke fusie is het de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren namelijk gelukt te komen tot een blijkbaar duurzaam antwoord op gemeentelijke herindeling. Een concept dat bewezen, blijkens de bestuurskrachtmetingen, bijdraagt aan de bestuurskracht van de drie individuele gemeenten. De zeven uitgangspunten die aan de basis stonden van de vorming van het BEL-model lijken zonder uitzondering gerealiseerd te zijn. Een mooie prestatie voor drie relatief kleine gemeenten. Bij de totstandkoming van het BEL-model zijn keuzen gemaakt rondom de inrichting van het model die op dát moment en in die context politiek-bestuurlijk noodzakelijk en/of wenselijk waren. Het heeft geleid tot vier organisaties die met elkaar in staat zijn op een zakelijke wijze het ‘spel’ van opdrachtgeverschap versus opdrachtnemerschap te spelen. Om dat spel zuiver te spelen is veel aandacht uitgegaan naar het transparant maken van werkwijzen en uren- en kostenbestedingen, opdrachtformuleringen en rolverdelingen. Er zijn weinig gemeenten van deze (en grotere) omvang die een dergelijk inzicht in het eigen functioneren en presteren hebben. De gemeenten hebben samen een kwaliteit van dienstverlening gerealiseerd en nieuwe opgaven (ICT) en taken (3D’s) vormgegeven, die ze als individuele gemeenten niet hadden kunnen opvangen.

3.2 Zestien constateringen inzake aansturing BEL-model De lijn die uit de bestuurlijk en ambtelijk opgehaalde beelden is ontstaan is vervat tot zestien constateringen. Constateringen die door de onderzoekers zijn gedaan op grond van de documentenanalyse en de overall analyse uit de gevoerde gesprekken met sleutelpersonen. Deze constateringen zijn veelal geformuleerd in de vorm van ontwikkelpunten, die de huidige bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model kenmerken: 1. Weinig natuurlijke verbinding tussen gemeentebesturen. 2. Elan van het eerste uur lekt weg uit het BEL-model. 3. Raden op te grote afstand van de BEL Combinatie. 4. Beperkte afstemming tussen portefeuillehouders. 5. Regie rondom ‘Gooi en Vechtstreek regio met een plus’ kan steviger. 6. Bestuurlijke aansturing op BEL Combinatie gelaagd en meer politiek gekleurd. 7. Rolzuiverheid blijvend punt van aandacht en discussie. 8. Gemeentesecretaris heeft geen doorzettingsmacht. 9. Rolinvulling beleidsregisseur leidt tot ‘secretariemodel’.

Van zakelijkheid…

13

10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Beleidsstaven zorgen voor extra overhead. BEL-model kent vele lagen. Managementlaag BEL Combinatie onder druk. Ambtelijke organisatie op onderdelen te versterken. Invulling ‘couleur locale’ door medewerkers BEL Combinatie kan sterker. Sterke punten BEL Combinatie niet helder geprofileerd. BEL Combinatie heeft sterke eigen identiteit.

We lichten deze ontwikkelpunten hieronder één voor één toe.

3.2.1

Weinig natuurlijke verbinding tussen gemeentebesturen

Het BEL-model is oorspronkelijk vormgegeven vanuit een aantal uitgangspunten, onder meer gericht op autonomie van de gemeentebesturen, verhogen van de kwaliteit, verminderen van de kwetsbaarheid en waar mogelijk beheersen van de kosten. Echter, bovenal is het BEL-model gevormd vanuit een defensief motief. De gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren wilden met elkaar een bestuurlijke herindeling – van bovenaf afgedwongen – voorkomen. Dit heeft geleid tot vooral een ‘zakelijke overeenkomst’ in plaats van een duurzaam ‘liefdevol huwelijk’ tussen de drie gemeenten. In de periode van totstandkoming van de BEL Combinatie was er wel degelijk sprake van chemie tussen sleutelfiguren (burgemeesters, gemeentesecretarissen) uit de drie gemeenten. Echter, op langere termijn blijkt dat de drie gemeenten en gemeentebesturen grotendeels een ander karakter en een andere natuurlijke oriëntatie hebben op de omgeving. Niet op de minste plaats ingegeven door de provinciegrenzen die Eemnes (Utrecht) scheiden van Blaricum en Laren (Noord-Holland). Niets mis mee om tot samenwerking te komen op grond van zakelijke overeenkomsten en afspraken ten aanzien van de aansturing en het gebruik maken van dezelfde ambtelijke organisatie. Wel constateren we dat het defensief motief partijen in elkaars armen heeft gedreven, die weinig natuurlijke en bestuurlijke verbinding met elkaar hebben. Iets wat de gekozen zakelijke inrichting van het model ook niet stimuleert.

3.2.2

Elan van het eerste uur lekt weg uit BEL-model

Het BEL-model was in de jaren 2006 (het eerste denken over…) tot aan enkele jaren na haar start een noviteit in bestuurlijk Nederland. De innovatie gaf veel elan en drive bij de individuele gemeentebesturen en de betrokken managers en medewerkers rondom de BEL Combinatie. Energiek en dynamiek golden als sleutelwoorden rondom de groei en bloei van het BEL-model. Vanuit de oorsprong van het model – een defensief motief ter voorkoming van een bestuurlijke herindeling – werd gezamenlijk toegewerkt en toegeleefd naar de bestuurskrachtmeting van 2011. Hét moment waarop aan de provincies het bewijs moest worden geleverd dat het BEL-model een houdbaar concept is, gezien de versterking van de bestuurskracht van de individuele gemeenten met behulp van één krachtige ambtelijke organisatie. Ten opzichte van de vorige metingen anno 2005 slaagde de BELgemeenten voor dit examen. Kort daarna trad een nieuwe algemeen directeur aan bij de BEL Combinatie en werd nog nadrukkelijker ingezet op de ontwikkeling van de individuele medewerkers. Het model is na de bestuurskrachtmeting in een soort vacuüm terecht gekomen; een nieuw ‘groot’ doel werd tot op heden niet meer gevonden. Het model had zich bewezen, de nieuwigheid was eraf, de schaduwzijden van het concept kwamen meer aan de oppervlakte en kregen meer de aandacht. Niet op de minste plaats omdat ook steeds meer mensen van het eerste uur, zowel bestuurlijk als ambtelijk, het model hadden verlaten en nieuwe mensen oude en nieuwe vragen opwierpen over het functioneren van het BEL-model.

Van zakelijkheid…

14

3.2.3

Raden op te grote afstand van de BEL Combinatie

In lijn met het gedachtegoed van een ambtelijke fusieorganisatie, verandert er met de komst van een gezamenlijke werkorganisatie voor meerdere gemeentebesturen zo min mogelijk voor de individuele gemeenteraden. Zij behouden hun eigen programmabudgetten en beleidsvrijheid, zoals vastgelegd in de afzonderlijke programmabegrotingen. De paragraaf verbonden partijen in deze programmabegroting bevat daarnaast voortaan de ‘Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie’, waaraan iedere gemeente een financiële bijdrage levert voor geleverde diensten. Deze financiële bijdrage betreft voornamelijk de personele, ICT en facilitaire lasten gerelateerd aan alle medewerkers binnen de BEL Combinatie. Van overheveling van programmagelden aan de GR BEL Combinatie is geen sprake. Verantwoording over de prestaties van de BEL Combinatie heeft vooral plaats via de reguliere P&Cinstrumenten als begroting en jaarrekening. Er is – ook al zijn de raden formeel ook niet in de positie om direct invloed uit te oefenen op de gezamenlijke werkorganisatie – weinig aandacht voor om de raden van de drie gemeenten (gezamenlijk) periodiek actief te informeren over de werking en het presteren van de BEL Combinatie. Dit leidt tot enerzijds weinig binding van raadsleden met ‘hun’ BEL Combinatie en anderzijds tot weinig verbinding tussen de drie gemeenteraden onderling, met beperkte afstemming in beleid en standpunten tot gevolg.

3.2.4

Beperkte afstemming tussen portefeuillehouders

Voortbordurend op voorgaande punten wordt geconstateerd dat de portefeuillehouders van de drie gemeenten weinig gestructureerd met elkaar tot afstemming in beleid, prioriteiten en standpunten komen. Van gezamenlijke portefeuillehoudersoverleggen om tot deze afstemming in beleid en prioriteiten te komen, is slechts op beperkte schaal sprake. Het argument daaronder dat ‘veel onderwerpen toch vooral een lokaal karakter hebben’, wordt eerder als typerend voor de onderlinge bestuurlijke samenwerking gezien, dan als sterk argument om niet of beperkt met elkaar om tafel te zitten. Positieve uitzonderingen daarop vormen de afstemming in het kader van het sociaal domein, de financiën en de ICT-raad Gezamenlijke portefeuillehoudersoverleggen worden ook nauwelijks benut om tot eensluidende standpuntbepaling te komen ten aanzien van regionale vraagstukken en opgaven. De gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren laten daarmee kansen onbenut als het gaat om samen sterker te staan in de diverse regionale overlegvormen. Daarbij wordt ook de mogelijke efficiency c.q. inperking van bestuurlijke drukte niet benut. Portefeuillehouders van de drie gemeenten zouden elkaar in allerlei bestuurlijke overleggen in de regio prima kunnen vertegenwoordigen en het eensluidende of soms afwijkende standpunt kunnen vertolken namens de collega-bestuurders.

3.2.5

Regie rondom ‘Gooi en Vechtstreek regio met een plus’ kan steviger

De gemeentebesturen (colleges en raden) van Blaricum, Eemnes en Laren hebben – in afstemming met het gemeentebestuur van Huizen – met elkaar een eensluidende reactie geformuleerd in de richting van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland op het rapport ‘Gooi en Vechtstreek regio met een plus’. Deze reactie dateert van september 2014. In navolging van deze bestuurlijke reactie is inmiddels het initiatief genomen om in maart 2015 met de gezamenlijke raden een bijeenkomst te beleggen als start van een politiek-bestuurlijk proces om het ingenomen standpunt in de richting van de provincies en de gemeente Huizen, nader in te vullen.

Van zakelijkheid…

15

Dit politiek-bestuurlijk proces om tot een heldere en tussen de drie gemeentebesturen eenduidige invulling te komen van het in september 2014 geformuleerde standpunt, vraagt om stevige ambtelijke voorbereiding en bestuurlijke regie. Het eventueel uiteenlopen van de invulling van het geformuleerde standpunt tussen de drie gemeentebesturen kan bedreigend zijn voor de toekomstige positionering van de individuele gemeenten in het proces dat door de provincie is aangewakkerd en waarin ook de gemeente Huizen door haar omvang en duidelijkheid qua standpunt een sterke positie kan innemen. Ofwel, het is noodzakelijk om de regie te pakken en te houden in dit proces, zodat de politiek-bestuurlijke toekomst van de gemeenten wordt bepaald aan de bestuurlijke tafels van Blaricum, Eemnes en Laren en niet op andere bestuurlijke tafels. Deze regie en duidelijkheid draagt tevens bij aan het wegnemen van onzekerheid onder management en medewerkers over de duurzaamheid van het BEL-model. Daarmee wordt ook voorkomen dat van onderop gefragmenteerd naar samenwerking wordt gezocht met de gemeente Huizen.

3.2.6

Bestuurlijke aansturing gelaagd en meer politiek gekleurd

De bestuurlijke aansturing op de BEL Combinatie bestaat, als gevolg van het zijn van een Openbaar Lichaam, uit een Algemeen en een Dagelijks Bestuur. Rolzuiverheid is een aandachtspunt als het gaat om de rol van het Algemeen Bestuur. Van haar wordt de rol van ‘eigenaar’ van de BEL Combinatie verwacht. In hoofdstuk 2 benoemden wij reeds haar taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Het is daarmee geen gezamenlijk overleg van de drie colleges, in haar opdrachtgevende rol. De verleiding om wel deze rol aan te nemen is groot gezien het feit dat het Algemeen Bestuur bestaat uit de drie voltallige colleges. Het Dagelijks Bestuur heeft tot aan de verkiezingen van 2014 bestaan uit de drie burgemeesters van de betreffende gemeenten. Met de verkiezingen van maart 2014 is door de portefeuilleverdeling binnen de individuele colleges vanuit twee gemeenten (Eemnes en Laren) een wethouder in positie gebracht om de rol in het Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie in te gaan vullen. Over het algemeen kan gesteld worden dat wethouders, in tegenstelling tot burgemeesters, een meer politieke kleuring geven aan de wijze waarop zij de BEL Combinatie besturen. Het zorgt voor nieuwe impulsen en prikkels richting de BEL Combinatie.

3.2.7

Rolzuiverheid blijvend punt van aandacht en discussie

In het algemeen kan gesteld worden dat het zuiver blijven toepassen van de rollen rondom het BEL-model door alle betrokkenen, zowel bestuurlijk als ambtelijk, in de dagelijkse praktijk een lastige opgave is. Dezelfde personen vervullen soms meerdere rollen in het BEL-model, managers en medewerkers verlaten het BEL-model en nieuwe mensen komen binnen, nieuwe bestuurders en raadsleden treden aan als gevolg van verkiezingen. Allemaal redenen waarom de werking van het model en de onderscheiden rollen daarbinnen voortdurend vragen om uitleg en het elkaar blijven aanspreken op rolinvulling. In het OGON-handboek van 2010 is een goede poging gedaan de werking van het BEL-model en de invulling van de diverse rollen daarbinnen scherp te beschrijven. De praktijk blijkt echter weerbarstiger. Het strikt blijven scheiden van de rollen van opdrachtgever en opdrachtnemer, maar ook de rollen van eigenaar en klant, blijkt niet voor iedereen op ieder moment mogelijk.

Van zakelijkheid…

16

3.2.8

Gemeentesecretaris heeft geen doorzettingsmacht

In lijn met het oorspronkelijke uitgangspunt ‘strikte scheiding tussen opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap’, is bij de vorming van de BEL Combinatie ervoor gekozen de rollen van gemeentesecretaris, als eerste adviseur van het college en ambtelijk opdrachtgever, en die van algemeen directeur van de ambtelijke organisatie, als ambtelijk opdrachtnemer, van elkaar te scheiden. De rol van gemeentesecretaris is per gemeente gecombineerd met de rol van beleidsregisseur, om de procesmatige – maar in de praktijk vaak ook inhoudelijke – monitoring te vervullen ten aanzien van de uitvoering van bestuursopdrachten en de realisatie van de bestuurlijke planning. In de praktijk zien we dat de keuze van het expliciet scheiden van de rollen van ambtelijk opdrachtgever en ambtelijk opdrachtnemer ertoe leidt dat de gemeentesecretaris niet ‘in positie’ is om te sturen op het proces (snelheid, tijdigheid, routing) en de inhoud (kwaliteit, volledigheid) van collegevoorstellen, de realisatie van de bestuurlijke planning (prioritering, tijdigheid) en de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie (mensen, financiën, kwaliteit). Het ontbreekt de gemeentesecretaris aan doorzettingsmacht om invloed uit te oefenen op al deze facetten. De gemeentesecretaris is daarmee afhankelijk van zijn invloed als adviseur van het Algemeen en Dagelijks Bestuur en van de koers van de algemeen directeur van de BEL Combinatie. Bij de evaluatie van het opdrachtgever-/opdrachtnemerschap (2012) is reeds geconstateerd dat het de gemeentesecretarissen aan ‘grip’ ontbreekt op de uitvoering binnen de gezamenlijke ambtelijke organisatie. Als instrument is vervolgens met ingang van 2013 het bedrijfsvoeringsoverleg ingesteld. Een periodiek overleg tussen de algemeen directeur en de drie gemeentesecretarissen inzake de bedrijfsvoering van de BEL Combinatie. Het betreft een adviesorgaan, waarbij de gemeentesecretarissen formeel geen doorzettingsmacht hebben verkregen. De gekozen constructie leidt er in de praktijk toe dat het college de eigen gemeentesecretaris niet kan aanspreken op de tijdigheid, kwaliteit en kosten van geleverde producten en diensten vanuit de ambtelijke organisatie. De algemeen directeur van de BEL Combinatie is daarop aanspreekbaar, maar dus altijd via of het informele circuit, of via de formele lijn van het Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie. Tevens leidt deze constructie tot veel afstemmingsmomenten tussen aan de collegetafel geformuleerde bestuurlijke wensen en ambities en de ambtelijke uitvoering. De gemeentesecretaris speelt daarbij vooral de rol van ‘boodschapper’. Via schakels als de beleidsregisseur, de accounthouder in de BEL Combinatie voor de betreffende gemeente en/of de afdelingsmanager c.q. coördinerend beleidsmedewerker komt de vraag uiteindelijk bij de betrokken ambtenaar terecht. Voor wie het vervolgens lastig wordt de juiste snaar te raken in de advisering aan het bestuur.

3.2.9

Rolinvulling beleidsregisseur leidt tot ‘secretariemodel’

De oorspronkelijk gedachte was dat de beleidsregisseur optreedt als verbinder tussen de BEL Combinatie en de individuele colleges. De beleidsregisseur verscherpt de bestuursopdracht die door de collegeleden van de individuele gemeenten worden geformuleerd en vertaalt deze naar de BEL Combinatie en formuleert daarbij de randvoorwaarden in de uitvoering, middels bestuursopdrachten. De beleidsregisseur heeft primair de rol van procesbewaker bij de ambtelijke uitwerking van de bestuurlijke wensen en ambities. Het feit dat er personen in het BEL-model zijn – in dit geval de beleidsregisseurs per gemeente – die beschikken over de benodigde strategische (beleids)capaciteit, dossierkennis hebben, de weg binnen de BEL Combinatie weten te bewandelen en dat vooral ook weten te combineren met de kennis van de lokale situaties in de dorpen, wordt door bestuurders gewaardeerd.

Van zakelijkheid…

17

De praktijk leert dat enkele beleidsregisseurs ook de rol van inhoudelijk beoordelaar op zich nemen, omdat – naar hun mening – de kwaliteit van collegevoorstellen onvoldoende is. In sommige gevallen wordt het voorstel met opmerkingen teruggelegd in de ambtelijke organisatie. In sommige gevallen wordt het voorstel door de beleidsregisseur zelf aangepast. Met name op deze momenten waarop de beleidsregie ontevreden is over de kwaliteit en/of de tijdigheid van aangeleverde collegevoorstellen vanuit de BEL Combinatie, treden gevoelens en uitingen van ‘wij - zij’ op. Vanuit de individuele gemeente wordt gewezen naar de kwaliteit van de medewerkers in de BEL Combinatie. Vanuit de BEL Combinatie komt de gedachte op dat ‘de beleidsregisseur er toch nog naar kijkt en wat van vindt’. Het risico van ‘over de schutting gooien’ dient zich daarmee aan. De beleidsregisseur is op een aantal plaatsen in de gemeentelijke organisaties ook verworden tot een ‘persoonlijk assistent’ van de individuele bestuurder. Een rol die oorspronkelijk niet aan de beleidsregie is toebedeeld. De huidige inrichting van het BEL-model, waarbij beleidsregisseurs per individuele gemeente als schakel fungeren richting de BEL Combinatie, doet erg denken aan het tot eind jaren ’80 van de vorige eeuw onder Nederlandse gemeenten gangbare ‘secretariemodel’. Een model dat door haar ‘vechtkarakter’ later vervangen werd door het sectorenmodel en nog later door het directie-/of afdelingenmodel. De secretarie vormde de centrale ambtelijke organisatie in het secretariemodel, direct onder het college. In de secretarie kwamen alle lijntjes samen, daar werd het centrale beleid geformuleerd en werden de kaders en de uitvoering (kwaliteit en proces) bewaakt. Voor de uitvoering kende de gemeente ‘diensten’. Er ontstond veelal een ‘concurrentieverhouding’ tussen de secretarie en de uitvoerende diensten. Temeer omdat er een ‘advies-op-advies’ situatie ontstond, waarbij de secretarie aan adviezen vanuit de diensten aan het college haar punten toevoegde waaraan de dienst naar mening van de secretarie niet of onvoldoende aan had gedacht.7

3.2.10

Beleidsstaven zorgen voor extra overhead

De beleidsstaf per gemeente, zo zagen we reeds in hoofdstuk 2, bevat naast de gemeentesecretaris en de beleidsregisseur(s) tevens de functies van gemeentelijke controller en bestuurssecretariaat en op een enkele plek een administratieve kracht. Deze functies zijn, zoals we eerder constateerden, nabij de individuele gemeentebesturen georganiseerd, zowel fysiek (huisvesting) als ook rechtspositioneel en qua aansturing. Dit omwille van de oorspronkelijke sentimenten van grip, lokale kleuring van beleid en autonomie en het uitgangspunt van een strikte scheiding van opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap. De consequentie van deze keuze is dat ‘versnippering’ van taken/functies is opgetreden tussen de drie individuele gemeenten en de BEL Combinatie. Deze omvang van de overhead (minder efficiency) is de prijs die de gemeenten blijkbaar bereid zijn/waren te betalen omwille van de voornoemde sentimenten.

3.2.11

BEL-model kent vele lagen

In voorgaande paragrafen is reeds een aantal maal geschetst dat de strike scheiding tussen opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap leidt tot extra schakelmomenten en overlegstructuren tussen BEL Combinatie en individuele gemeenten. De routing van ambities en wensen vanaf de collegetafel tot aan de betreffende medewerker(s) in de BEL Combinatie en weer terug, is een lange weg. Met name ook die weg terug heeft het karakter gekregen van een parafencultuur. Parafen van leidinggevenden, financiën en communicatie zijn vereist alvorens een ambtelijk advies richting de beleidsregisseur van de individuele gemeente kan. Deze routing lijkt op gespannen voet te staan met de ontwikkeling van taakvolwassen medewerkers en verantwoordelijkheden laag in de organisatie. Aardema, H. en A. Korsten, Gemeentelijke organisatiemodellen; hoe integraler het moet, hoe minder je het ziet…. Uit: Naar een collegiaal en samenhangend overheidsbestuur. Raad voor Openbaar Bestuur. Den Haag, 2009. 7

Van zakelijkheid…

18

3.2.12

Managementlaag BEL Combinatie onder druk

De managementlaag van de BEL Combinatie bestaat, naast de algemeen directeur, uit vijf afdelingsmanagers. Zij bestrijken tezamen zes afdelingen. Zij bedienen met elkaar - en op sommige posities ieder voor zich - drie colleges, of beter gezegd 12 individuele portefeuillehouders. Dat vraagt ook om even zoveel individuele en gezamenlijke portefeuillehoudersoverleggen en om afstemming met de beleidsregisseurs op de betreffende dossiers. Een lastige opgave in tijd, kwaliteit en competenties. In samenhang met de soms forse formatieve/personele omvang van hun afdeling, waarbij zij verantwoordelijk zijn voor de HRM-cyclus, is het voor een aantal afdelingsmanagers lastig toe te komen aan visievorming op het betreffende beleidsterrein en strategiebepaling.

3.2.13

Ambtelijke organisatie op onderdelen te versterken

De ambtelijke organisatie van de BEL Combinatie lijkt overall aan de onderkant georganiseerd qua formatieve omvang. Dit in relatie tot haar takenpakket, het borgen van de bedrijfsvoering en de risicobeheersing van de eigen organisatie en de bediening van drie gemeentebesturen en haar inwoners, ondernemers en bezoekers. Hoewel in het kader van dit onderzoek geen formatieve toets is gedaan c.q. benchmark is uitgevoerd, is kenbaar gemaakt dat deze constatering in eerdere benchmarks is gedaan. Naast het capaciteitsvraagstuk zijn zowel bestuurlijk als ambtelijk de volgende ontwikkelpunten ten aanzien van de ambtelijke organisatie benoemd: a. Weinig gelaagdheid in beleidscapaciteit; geen junior, medior, senior niveau; b. Beperkte strategische beleidscapaciteit aan boord van BEL Combinatie; c. Project- en programmamanagement niet expliciet belegd binnen de organisatie; d. Projectmatig werken en integraal denken en handelen is beperkt doorgevoerd; e. Organisatie is op onderdelen nog altijd kwetsbaar; eenpitters.

3.2.14

Invulling ‘couleur locale’ door medewerkers BEL Combinatie kan sterker

Medewerkers van de BEL Combinatie staan over het algemeen op relatief grote afstand van de individuele gemeentebesturen en hun dorpen. Fysiek zijn de medewerkers gehuisvest op één locatie; Eemnes. Dat leidt tot meer verbinding tussen bestuurders van Eemnes en de medewerkers van de BEL Combinatie, dan tussen deze medewerkers en de bestuurders van Blaricum en Laren. Fysieke nabijheid en zichtbaarheid spelen daarbij de voornaamste rol. De ‘afstand’ van medewerkers tot de gemeentebesturen en de dorpen zien we ook terug komen in praktische zin. Medewerkers van de BEL Combinatie zijn niet of nauwelijks aanwezig bij commissie- en raadsbehandelingen van de hen betreffende dossiers in de individuele gemeenten. Ook bestaat er onder medewerkers in beperkte mate de natuurlijke houding om proactief de vraag uit de samenleving en de wens vanuit het bestuur op te halen.

Van zakelijkheid…

19

3.2.15

Sterke punten BEL Combinatie niet helder geprofileerd

De BEL Combinatie heeft zowel intern als extern geen heldere profilering als het gaat om haar sterkten in de taakuitvoering. Niet helder is op welke taakvelden de BEL Combinatie gezien wil en kan worden als koploper in de regio, de provincie of zelfs het land. Een helder profiel kan de strategische positionering van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL Combinatie in de regio versterken. Het draagt bij aan de discussie over welke taken willen we zelf doen, welke taken willen we samen doen met anderen en welke taken willen we laten doen door anderen? Het zorgt voor meer regie over de eigen toekomst.

3.2.16

BEL Combinatie heeft sterke eigen identiteit

Conform het uitgangspunt ‘strikte scheiding opdrachtgeverschap versus opdrachtnemerschap’, zijn met de vorming van het BEL-model vier eigenstandige organisaties ontstaan; de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL Combinatie. Vier organisaties met ieder ook hun eigen identiteit. Opvallend is daarbij dat de BEL Combinatie nadrukkelijk ook een eigen externe profilering kent, in termen van huisstijl, website en communicatie-uitingen. Deze sterke eigen profilering van de BEL Combinatie roept de vraag op wat dat doet in de beeldvorming over deze organisatie, die dienstbaar is aan de gemeentebesturen en haar inwoners, in met name de richting van raads- en collegeleden.

3.3 Slotbeschouwing constateringen Voorgaande zestien constateringen over ‘wat minder goed gaat’ inzake de bestuurlijk en ambtelijke aansturing rondom het BEL-model, zijn veelal te herleiden naar het feit dat gekozen is voor een strikte scheiding van opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap; de zakelijkheid van het model. Een keuze die bij de inrichting van het BEL-model als leidend is beschouwd en in al haar facetten is doorgevoerd. Denk aan de beleidsstaven per gemeente, de rol van beleidsregisseurs en de ‘knip’ tussen de rollen van gemeentesecretaris en algemeen directeur. Een keuze ook die nodig en uitlegbaar was gezien de tijdgeest waarin het BEL-model ontstond. Het model was innovatief en gevoelens van grip, lokale beleidsvrijheid en bestuurlijke autonomie konden (alleen) op deze manier geborgd blijven. Zo was de redenering destijds, met de wetenschap van toen. Bij de inrichting van het BEL-model kon alleen geput worden uit voorbeelden van andere samenwerkingsvoorbeelden tussen gemeenten en de door hen ‘op afstand’ geplaatste taken, zoals het model Groningen-Ten Boer dat dateerde van 2007. Veelal modellen waarbij gezien de aard van de taak (ict, belastingen, inkoop), het aantal partners (vaak veel meer dan drie) en/of de verhouding tussen de partners (groot versus klein) gekozen was voor een strikte scheiding van opdrachtgeverschap versus opdrachtnemerschap. De praktijk van het concept ‘ambtelijke fusie’ leert ons inmiddels dat het geen regulier samenwerkingsverband tussen gemeenten is, zoals we deze inmiddels tallozen van allerlei aard en omvang in Nederland kennen. De ambtelijke fusie blijkt een model te zijn dat vooral goed gedijt bij het uitgangspunt ‘van, voor en door’ de betreffende gemeenten. Gemeenten die in al haar facetten met elkaar eigenaar, opdrachtgever, opdrachtnemer en klant van hún gezamenlijke ambtelijke werkorganisatie zijn. Het uitgangspunt ‘van, voor en door’ vraagt ook om vertrouwen tussen de deelnemende gemeenten, tussen de betreffende sleutelfiguren. Vertrouwen dat juist ook kan groeien door ‘samen aan de lat te staan’ voor uiteindelijk hetzelfde einddoel; een goede dienstverlening aan inwoners, ondernemers, bezoekers en gemeentebesturen van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Liefst tegen zo beperkt als mogelijke kosten.

Van zakelijkheid…

20

4. …naar nabijheid De constateringen ten aanzien van de bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model, zoals in voorgaand hoofdstuk gepresenteerd, vragen om doorontwikkeling. Een doorontwikkeling als fundament voor drie toekomstbestendige gemeenten, gefaciliteerd door één duurzame ambtelijke organisatie, de BEL Combinatie. In dit hoofdstuk presenteren we handreikingen om die doorontwikkeling te effectueren. Handreikingen ook die in nauwe samenhang met elkaar moeten worden bezien en geïmplementeerd.

4.1 Van, voor en door de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren Voortbordurend op de slotoverweging van voorgaand hoofdstuk stellen wij het principe ‘van, voor en door de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren’ leidend voor de handreikingen die we doen ten aanzien van de doorontwikkeling van het BEL-model. Het leidende principe ‘van, voor en door’ suggereert het loslaten van het oorspronkelijke uitgangspunt ‘strikte scheiding tussen opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap’. Het gaat daarbij met name om het loslaten van het woord ‘strikte’; de scheiding van rollen van opdrachtgever versus opdrachtnemer blijft namelijk onverminderd van belang in de rolinvulling in de dagelijkse praktijk. Zoals gesteld in de inleidende tekst van dit hoofdstuk zijn navolgende handreikingen grotendeels gebaseerd op het uitgangspunt ‘van, voor en door’. De handreikingen moeten dan ook in nauwe samenhang met elkaar worden bezien, beoordeeld en geïmplementeerd. Bij het overnemen van slechts enkele van navolgende handreikingen in de dagelijkse praktijk van het BEL-model, ontstaat het risico op een onsamenhangend en derhalve niet goed werkend aansturingsmodel.

4.2 Tien handreikingen ter versterking aansturing BEL-model De zestien constateringen ten aanzien van de huidige bestuurlijke en ambtelijke aansturing, zoals verwoord in hoofdstuk 3 van dit rapport, vormen de basis voor de volgende tien handreikingen voor doorontwikkeling van het BEL-model: 1. Duidelijkheid, als basis voor vertrouwen, energie en verbinding. 2. Klankbordgroep raden zorgt voor draagvlak en transparantie. 3. Bedrijfsvoeringsorganisatie draagt bij aan rolzuiverheid. 4. Structureel gezamenlijke portefeuillehoudersoverleggen. 5. Bestuurlijke zichtbaarheid in ambtelijke organisatie vergroten. 6. Gemeentesecretaris als verbindende schakel tussen gemeente en BEL Combinatie positioneren. 7. BEL Combinatie voorzien van bestuursadviseurs per college. 8. Herontwerp organisatiestructuur van de BEL Combinatie. 9. Doorontwikkelen ambtelijke organisatie. 10. Ambtelijke bekendheid met dorpen vergroten. We lichten deze handreikingen hieronder één voor één toe.

…naar nabijheid

21

4.2.1

Duidelijkheid, als basis voor vertrouwen, energie en verbinding

In hoofdstuk 3 is onder meer geconstateerd dat sprake is van weinig natuurlijke verbinding tussen de drie gemeentebesturen, dat het elan van het eerste uur weglekt uit het BEL-model, dat de invulling van de reactie op het rapport ‘Gooi en Vechtstreek regio met een plus’ vraagt om bestuurlijke regie en dat de sterke punten van de BEL Combinatie niet helder worden geprofileerd. Constateringen die ertoe leiden dat betrokkenen rondom het BEL-model een sterke behoefte hebben aan duidelijkheid, zowel aan bestuurlijke zijde als het gaat om de individuele colleges, als ook waar het de medewerkers van de BEL Combinatie betreft. Onzekerheid over de toekomstbestendigheid van het model, over het takenpakket van de BEL Combinatie en de eventuele (hernieuwde) opzet en werking van het BEL-model werken verlammend in het ambtelijk functioneren, dragen bij aan bestuurlijke onrust en helpt niet bij het krachtig positioneren van de drie gemeenten in de regio. De duidelijkheid moet onder andere komen als het gaat over de nadere invulling door de drie gemeentebesturen van het eensluidende standpunt van september 2014 in de richting van Gedeputeerde Staten ten aanzien van het rapport ‘Gooi en Vechtstreek een regio met een plus’. In het rapport wordt gesteld dat de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren met de gemeente Huizen een vergaande en nietvrijblijvende samenwerking moeten aangaan voor de komende jaren, mogelijk uitmondend in een bestuurlijke fusie op termijn. De nadere invulling van het standpunt van de gemeenten moet met name iets zeggen over de lijn die wordt gekozen in de relatie tot de gemeente Huizen (onderhandelingspositie) en de duurzaamheid van het BEL-model (termijn waarop het BEL-model tenminste gehandhaafd blijft). Het gezamenlijke standpunt kan bijdragen aan het creëren van een nieuw gezamenlijk perspectief, net zoals in de periode 2006 – 2008 het gezamenlijk perspectief was het voorkomen van een opgelegde herindeling en in de periode daarna het ‘slagen’ voor de bestuurskrachtmetingen. Duidelijkheid moet daarnaast komen over de doorontwikkeling van de bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model. Dit rapport vormt daarvoor de basis. Het is omwille van de duidelijkheid in de richting van alle betrokkenen essentieel dat bestuurlijk op basis van deze rapportage snel helderheid wordt gegeven over de mate waarin de in dit rapport verwoorde handreikingen worden overgenomen en de wijze waarop en het tempo waarin deze worden ingevuld. Duidelijkheid en gezamenlijkheid op voornoemde aspecten en deze duidelijkheid en gezamenlijkheid ook uniform en consequent uitdragen door bestuurders en management, zal naar verwachting leiden tot versteviging van het onderling vertrouwen, het aanboren van nieuwe energiebronnen en het creëren van verbinding tussen zowel de drie gemeenten onderling als tussen de drie gemeenten en de BEL Combinatie.

4.2.2

Klankbordgroep raden zorgt voor draagvlak en transparantie

In hoofdstuk 3 wordt onder andere geconstateerd dat er weinig natuurlijke verbinding tussen de drie gemeentebesturen bestaat en dat de drie gemeenteraden op grote afstand van de BEL Combinatie staan. De BEL Combinatie zou daarom nadrukkelijker de verbinding kunnen zoeken met de raden van de drie individuele gemeenten. Het transparant maken van de werking van het model, het delen van de prestaties en successen van de ambtelijke samenwerking en het periodiek in verbinding staan met elkaar, zal bijdragen aan het draagvlak onder raadsleden voor de BEL Combinatie en kan bijdragen aan meer beleidsafstemming tussen de drie gemeenten.

…naar nabijheid

22

De extra verbinding tussen BEL Combinatie en gemeenteraden kan aangebracht worden door het instellen van een (informele) klankbordgroep. Daarin kunnen bijvoorbeeld alle fractievoorzitters en/of de woordvoerders ‘samenwerking’ vanuit de drie raden plaatsnemen. Deze klankbordgroep kan periodiek, bijvoorbeeld twee keer per jaar, bijeenkomen om bijgepraat te worden over actuele ontwikkeling rondom de BEL Combinatie. De precieze opzet en werking van de klankbordgroep zou onderwerp moeten zijn van overleg met griffiers, fractievoorzitters en het Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie. Mogelijk kan vanuit een dergelijke verbinding tussen raden, bijvoorbeeld gestimuleerd en gefaciliteerd door gemeentesecretarissen, ook het initiatief ontstaan om te komen tot een regionale ‘strategische BELagenda’; een gezamenlijk inhoudelijk perspectief op de ontwikkeling van het gebied in ruimtelijk en sociaal perspectief.

4.2.3

Bedrijfsvoeringsorganisatie draagt bij aan rolzuiverheid

In hoofdstuk 3 wordt onder andere geconstateerd dat sprake is van een gelaagdheid in de bestuurlijke aansturing op de BEL Combinatie, dat deze politiek gekleurd is en dat het zuiver toepassen van de juiste rolinvulling rondom het BEL-model een uitdaging blijft. Een handreiking in het inperken van de ‘bestuurlijke drukte’, de gelaagdheid, en meer rolzuiverheid kan geboden worden in het aanpassen van het huidig bestuurlijk-juridische construct (openbaar lichaam) naar de bedrijfsvoeringsorganisatie. Met ingang van 1 januari 2015 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) herzien. In deze herziene versie is - aanvullend op het openbaar lichaam - een nieuwe rechtsvorm mét rechtspersoonlijkheid opgenomen; de ‘bedrijfsvoeringsorganisatie’. Belangrijkste verschil met het openbaar lichaam is dat de bedrijfsvoeringsorganisatie een ongeleed bestuur kent. Deze rechtsvorm kent dus niet zowel een Algemeen als een Dagelijks bestuur, maar enkel één bestuur. Daarmee is de regering tegemoet gekomen aan de wens vanuit de samenwerkingspraktijk voor een lichtere bestuursstructuur voor de sturing op en beheersing van bedrijfsvoerings- en uitvoeringstaken, met of zonder (geringe) beleidsmatige component. Taken op deze gebieden vragen naar hun aard, vanwege hun beleidsneutrale karakter, niet om zware bestuurlijke aansturing in de vorm van een geleed bestuur. Voor ambtelijke fusieorganisaties, zoals de BEL Combinatie, kan de bedrijfsvoeringsorganisatie een goed alternatief bieden voor het openbaar lichaam. We zien dan ook in de praktijk dat nieuw te vormen ambtelijke fusieorganisaties voor deze juridische vorm opteren en enkele bestaande ambtelijke fusieorganisaties ernaar over gaan stappen. De bedrijfsvoeringsorganisatie is toepasbaar voor de ambtelijke fusieorganisatie, omdat er geen bevoegdheden worden overgedragen (geen sprake van delegatie) van de individuele gemeenten naar de BEL Combinatie, ‘slechts’ de ambtelijke uitvoering is samengevoegd (mandatering).8 De programmabegrotingen blijven achter bij de deelnemende gemeenten, ofwel inhoudelijke beleidskeuzes worden niet door de ambtelijke fusieorganisatie, maar door de drie individuele gemeenten gemaakt. De ambtelijke fusieorganisatie doet aan beleidsvoorbereiding en –uitvoering, maar formeel niet aan beleidsbepaling. De bedrijfsvoeringsorganisatie kan uitsluitend worden ingesteld bij zogenoemde collegeregelingen; een regeling waaraan uitsluitend colleges van B&W deelnemen. Daarmee blijft de samenwerking beperkt tot bevoegdheden die bij de samenwerkende colleges liggen wat betreft bedrijfsvoeringstaken of uitvoeringstaken. De leden van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie worden, analoog aan het Algemeen Bestuur van een openbaar lichaam, door en uit de deelnemende colleges aangewezen.

Greef, R.J.M.H. de, De bedrijfsvoeringsorganisatie in de Wet gemeenschappelijke regelingen: een nieuwe vorm van samenwerking? De Gemeentestem, december 2013. 8

…naar nabijheid

23

Wij doen de suggestie om daarbij te komen tot een bestuur van de BEL Combinatie bestaande uit tenminste de burgemeester en een portefeuillehouder samenwerking of bedrijfsvoering vanuit ieder college. De toepassing van de bedrijfsvoeringsorganisatie kan bijdragen aan de rolzuiverheid van het bestuur van de BEL Combinatie; het bestuur blijft meer in de eigenaarsrol en komt minder snel in de verleiding om tot gezamenlijk opdrachtgeversoverleg te verworden. Deze opzet zorgt voor inperking van de bestuurlijke drukte rondom bedrijfsvoerings- en uitvoeringstaken belegd in de BEL Combinatie, een inperking zoals ook door de wetgever bedoeld. De voorgestelde bestuurlijke samenstelling draagt naar verwachting bij aan een betere balans in de bestuurlijke sturing op de BEL Combinatie. Een betere balans door meer evenwicht aan te brengen in het bewaken van de continuïteit op langere termijn enerzijds (rol burgemeesters) en het geven van nieuwe impulsen voor prestatieverbetering op de kortere termijn anderzijds (rol portefeuillehouders). De positionering van de burgemeesters in het Bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie kan tevens bijdragen aan de stevigere positionering van de BEL-samenwerking ten opzichte van Gedeputeerde Staten c.q. de Commissaris van de Koning, wat behulpzaam kan zijn in de komende periode van standpuntbepaling over de toekomst van de BEL-gemeenten. Bij de nadere uitwerking van een eventuele aanpassing van de Gemeenschappelijke regeling naar de bedrijfsvoeringsorganisatie, kunnen de in het verleden gemaakte keuzen rondom stemverhoudingen (ieder college één stem) worden doorgetrokken naar de nieuwe situatie. Een dergelijke stemverhouding doet recht aan het principe van gelijkwaardigheid en het uitgangspunt ‘van, voor en door’. De ontmoeting tussen de individuele colleges, die nu mede is geborgd in de samenstelling van het Algemeen Bestuur, kan worden ingevuld door informele collegeontmoetingen en door de meer structurele invulling van portefeuillehoudersoverleggen. Deze ontmoetings- en afstemmingsmomenten vinden dan plaats aan de zijde van de opdrachtgevers en niet langer in de rol van eigenaar (Algemeen Bestuur) van de BEL Combinatie. Beseft moet worden dat de leden van het Bestuur van de BEL Combinatie in deze voorgestelde nieuwe opzet, eindverantwoordelijkheid dragen voor het functioneren van de BEL Combinatie en de bedrijfsvoeringsmiddelen die daarin omgaan. Van opschaling van vraagstukken en daarmee verantwoordelijkheden naar het algemeen bestuur, in casus de drie voltallige colleges, is in deze juridische vorm niet mogelijk.

4.2.4

Structureel gezamenlijk portefeuillehoudersoverleggen

In hoofdstuk 3 wordt onder andere geconstateerd dat er sprake is van beperkte afstemming tussen portefeuillehouders van de drie gemeenten en dat er weinig natuurlijke verbinding is tussen de drie gemeentebesturen. Om deze afstemming en verbinding tussen portefeuillehouders te verbeteren wordt voorgesteld om gezamenlijke portefeuillehoudersoverleggen meer structureel vorm te geven. Daarbij zijn wij ons bewust van het feit dat in het verleden reeds diverse malen initiatieven op dit vlak zijn gestrand, omdat met name de eigenheid van de dorpen en ambities per gemeente op bijvoorbeeld het gebied van ruimte te ver uiteenlopen. Toch denken wij dat gezamenlijke portefeuillehoudersoverleggen ook benut kunnen worden om meer met elkaar als individuele gemeentebesturen in contact te staan, om daar waar mogelijk wel afstemming in beleid en uitvoering te zoeken, samen prioriteiten aan te brengen en tot gezamenlijke standpuntbepaling ten aanzien van regionale overlegvormen te komen. Volgend uit de gezamenlijke standpuntbepaling ten aanzien van regionale overlegvormen kan zijn, dat portefeuillehouders elkaar ook het vertrouwen geven om elkaar te vertegenwoordigen in deze overlegvormen om daar het gezamenlijke of soms ook uiteenlopende standpunt in te brengen. Het draagt bij aan de uitstraling van eenheid naar de regio en aan het inperken van de bestuurlijke drukte.

…naar nabijheid

24

Samenhangend met deze onderlinge bestuurlijke verbinding kan een aantal BEL-brede vraagstukken, zoals de samenwerking met Huizen en een regionale strategische agenda, vragen om een bestuurlijk boegbeeld namens de BEL Combinatie. Het is zowel voor de interne als externe profilering en energie belangrijk dat een of enkele bestuurders zich ‘hard maken’ voor de eenheid binnen en de doorontwikkeling van de BELsamenwerking. Het ligt voor de hand dat tenminste de leden van het Dagelijks Bestuur hierin op natuurlijke wijze een prominente positie opeisen. 4.2.5

Bestuurlijke zichtbaarheid in ambtelijke organisatie vergroten

In hoofdstuk 3 wordt onder andere geconstateerd dat de ‘lokale kleuring’, de sensitiviteit voor de lokale politiek-bestuurlijke situaties en de bekendheid met de dorpen, door medewerkers van de BEL Combinatie beter kan worden ingevuld. Daartoe is het enerzijds van belang om de betrokkenheid van de gemeentebesturen in casu de colleges bij de BEL Combinatie te vergroten, om meer bestuurlijk gevoelen te krijgen bij de impact of complexiteit van bestuurlijke vraagstukken in de ambtelijke uitvoering, om bestuurlijk waar nodig (letterlijk) dichter op de ambtelijke uitvoering te kunnen zitten. Anderzijds is het wenselijk dat het contact tussen medewerkers van de BEL Combinatie en de portefeuillehouders vanuit de drie individuele colleges toeneemt. Tenminste moet meer expliciet de mogelijkheid worden gecreëerd voor tussentijdse informele afstemming en ontmoeting tussen bestuurders en ambtelijke organisatie, zeker voor de colleges van Blaricum en Laren daar deze niet in de nabijheid van de ambtenaren zijn gehuisvest. Oplossingsrichting kan gezocht worden in een ‘vast’ moment in de week, of tweewekelijks, dat de colleges van iedere gemeente op locatie van de BEL Combinatie aanwezig zijn. 9 Mocht dat agenda-technisch niet een groot deel van de dag lukken, dan kan de aanwezigheid van collegeleden wellicht transparant worden gemaakt via een voor iedere medewerker toegankelijk overzicht van aanwezigheid en planning. Daarnaast kan het (nog meer) gestimuleerd worden dat medewerkers ook op de gemeentehuizen van Blaricum en Laren hun werkzaamheden verrichten, zeker op momenten dat zij activiteiten ten behoeve van de gemeentebesturen verrichten. Het dient een tweeledig doel; enerzijds meer nabijheid bij het gemeentebestuur waarvoor men (op dat moment) werkt en anderzijds het stimuleren van een grotere bekendheid met het dorp. Indien invulling wordt gegeven aan de handreiking om de beleidsstaven per gemeente te ontbinden, ontstaat er mogelijk in fysieke zin ook ruimte in de gemeentehuizen van Blaricum en Laren om flexplekken voor de ‘BEL Combinatie’ in te richten.

4.2.6

Drie mogelijke varianten voor invulling ambtelijke topstructuur BEL Combinatie

In hoofdstuk 3 is reeds uitgebreid stilgestaan bij de constatering dat de gemeentesecretaris geen doorzettingsmacht heeft als het gaat om de prestaties van de ambtelijke organisatie in de richting van het eigen gemeentebestuur. Voor de kwaliteit en tijdigheid van bestuurlijke advisering, beleidsvorming en uitvoering is het college en de gemeentesecretaris momenteel afhankelijk van de BEL Combinatie, onder aansturing van de algemeen directeur. Inherent daaraan is dat de gemeentesecretaris in eigen huis daarop dan ook niet aanspreekbaar is door het eigen college. Een constatering die inherent is aan het bij de start van het BEL-model gekozen construct om de rollen van gemeentesecretaris en algemeen directeur van de ambtelijke organisatie uitelkaar te halen.

9

Naar voorbeeld van de wekelijkse ‘Millse-maandag’, welke de colleges van Cuijk, Grave én Mill hanteren in relatie tot hun aanwezigheid op de locatie Mill van hun ambtelijke fusieorganisatie; de werkorganisatie CGM.

…naar nabijheid

25

In lijn met het uitgangspunt dat de BEL Combinatie er ‘van, voor en door’ de drie gemeentebesturen en hun inwoners, ondernemers en bezoekers is, zijn wij van mening dat het BEL-model zoveel als mogelijk zou moeten functioneren en daarmee zou moeten worden ingericht als een reguliere gemeentelijke organisatie. Een organisatie waarbij de gemeentesecretaris de verbindende schakel vormt in de vertaling van bestuurlijke planning, opdrachten, wensen en ambities van de raad en het college naar de ambtelijke uitvoering en advisering. En voor die uitvoering in de rol van directeur van de ambtelijke organisatie ook eindverantwoordelijk draagt en dus aanspreekbaar is voor bestuurders. De rol van verbindende schakel, met doorzettingsmacht en daarmee aanspreekbaarheid in het eigen college, kan naar onze mening alleen tot zijn recht komen in de rol van volwaardig directielid van de BEL Combinatie. Dus niet langer een adviserende rol middels het bedrijfsvoeringsoverleg, maar direct in positie gebracht om te sturen op de ambtelijke organisatie en prestaties in termen van kwaliteit, tijdigheid en kosten. Wij hebben bij deze handreiking echter oog voor de huidige situatie en de mogelijke impact van de voorgestane variant op mensen en financiën. Daarbij hebben wij in de bestuurlijke en ambtelijke gespreksronde geconstateerd dat geen breed draagvlak bestaat voor het (in persoon) ‘automatisch’ overhevelen van de huidige drie gemeentesecretarissen/beleidsregisseurs naar de functie van gemeentesecretaris/lid directieraad BEL Combinatie. Daarom presenteren wij u hieronder drie varianten voor de herinrichting van de ambtelijke topstructuur van de BEL Combinatie, waarbij variant 1 modelmatig bezien de voorkeur van de onderzoekers heeft, maar waarbij wij gezien de mogelijke impact van deze variant en de bestuurlijke gevoeligheden daaromtrent, tevens variant 2 in beeld brengen als zijnde een mogelijk bestuurlijk meer haalbare variant. Indien varianten 1 en 2 beiden bestuurlijk onhaalbaar blijken, dan opteren wij voor variant 3.

Variant 1: Gemeentesecretarissen vormen gezamenlijk directieraad BEL Combinatie Vanuit de principes ‘van, voor en door’ en de argumentatie rondom ‘doorzettingsmacht’ en ‘aanspreekbaarheid’, doen wij de suggestie te komen tot een driehoofdige directieraad aan de zijde van de BEL Combinatie, bestaande uit drie gemeentesecretarissen. Gemeentesecretarissen zijn in deze opzet in dienst van de eigen gemeente en vanuit die rol tevens onbezoldigd lid van de directieraad van de BEL Combinatie. De huidige rol van algemeen directeur BEL Combinatie komt in deze variant te vervallen. Wij maken een aantal kanttekeningen ten aanzien van deze voorkeursvariant van de onderzoekers, om beelden hierover aan te scherpen en verwachtingen tijdig te managen: a. Wij doelen in deze variant op de wenselijkheid om de functie van gemeentesecretaris te koppelen aan de functie van lid van de directieraad van de BEL Combinatie. Dit staat los van de personen die momenteel de functie van gemeentesecretaris/beleidsregisseur vervullen, dan wel de functie van algemeen directeur BEL Combinatie invult. b. Er ontstaan in deze variant aldus drie nieuwe functies, met daarbij behorende functieprofielen en een bijbehorende interne en waar nodig externe selectieprocedure. Dus geen automatische plaatsing met ontwikkelassessment voor de huidige gemeentesecretarissen/beleidsregisseurs en/of algemeen directeur BEL Combinatie, maar een formele selectieprocedure. c. Deze voorgestelde procedure brengt met zich mee dat colleges zich vooraf committeren aan de uitkomsten van dit (deels onafhankelijk te laten begeleiden) selectieproces, omdat het impact kan hebben op de persoon die op dit moment de rol van gemeentesecretaris in eigen huis invult. d. Omwille van gelijkwaardigheid tussen de drie gemeenten stellen wij voor een profiel te hanteren dat toepasbaar is op de drie posities binnen de directie, ofwel onderlinge vervangbaarheid en roulatie tussen de directieleden moet mogelijk zijn.

…naar nabijheid

26

e. In lijn met voorgaand punt is het voorstel om te werken met een roulerend ‘algemeen directeurschap’ van de directieraad van de BEL Combinatie, twee jaarlijks. Zodoende vervult iedere twee jaar een andere gemeente de rol in van algemeen directeur van de directieraad. Het is raadzaam deze periode te laten verspringen met de periode van bestuurlijk voorzitterschap en ook de gemeente waaruit deze rollen worden ingevuld niet c.q. zo kort mogelijk te laten overlappen. Dominantie van één van de deelnemende gemeenten wordt daarmee voorkomen. f. Gekoppeld aan de rol van algemeen directeur van de directieraad is de positie als WOR-bestuurder voor de BEL Combinatie en secretaris van het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie. De beide overige directieleden verdelen met elkaar aandachtsgebieden, daarbij kan gekozen worden voor inhoudelijke aandachtsgebieden (ruimte, sociaal, publiek, bedrijfsvoering) en/of gebiedsgerichte aandachtsgebieden (gemeentesecretaris als ‘gebiedsmanager’ voor de eigen gemeente). Om nog wat meer beeld en geluid te geven bij de samenstelling, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de voorgestelde directieraad, het volgende: a. De directieraad bestaat uit de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten. b. De algemeen directeur legt over het functioneren van de directieraad en de BEL Combinatie verantwoording af aan het bestuur van de BEL Combinatie. c. De directieraad is collectief ambtelijk eindverantwoordelijk voor de strategische aansturing van de BEL Combinatie. d. De directieraad is collectief verantwoordelijk voor het goed functioneren van de BEL Combinatie als organisatie; bedrijfsvoering, formatie, financiën. e. De directieraad is de verbindende schakel tussen bestuur van de BEL Combinatie en de ambtelijke organisatie van de BEL Combinatie. f. De directieraad ziet erop toe dat de wensen van de opdrachtgevende gemeentebesturen (op strategisch niveau) goed worden opgepakt binnen de BEL Combinatie. g. De directieraad overlegt wekelijks met het managementteam (afdelingsmanagers, directieraad en concerncontroller) van de BEL Combinatie over de voortgang van bestuurlijke planning, bestuursopdrachten en projecten. h. De directieraad krijgt van de afdelingsmanagers maandrapportages aangeboden inclusief een advies hoe deze te interpreteren en over welke vervolgstappen gezet moeten worden rondom ‘afwijkingen’ ten opzichte van doelstellingen en/of kaders. i. De directieraad investeert in de communicatie richting de medewerkers. j. Eén van de directieleden is algemeen directeur, andere directieleden hebben elk één of meer aandachtsgebieden. Het algemeen directeurschap en de aandachtsgebieden rouleren tweejaarlijks. k. De concerncontroller is aanwezig bij de vergaderingen van de directieraad en heeft hierbij een adviserende rol.

Variant 2: Directieraad van gemeentesecretarissen, aangevuld met algemeen directeur Een variant op de voorgestelde herinrichting van de topstructuur van de BEL Combinatie, zoals verwoord in variant 1, is het toevoegen van een onafhankelijk ‘algemeen directeur’ aan de directieraad. Deze rol neutraliseert mogelijke bestuurlijke gevoelens van dominantie van één van de partnergemeenten in de samenwerking. Daarbij kan in de rolverdeling tussen de directieleden aangesloten worden bij de lijn dat de algemeen directeur vooral aandacht heeft/eindverantwoordelijkheid draagt voor de reguliere bedrijfsvoeringsprocessen binnen de BEL Combinatie, zoals de ondersteunende (PIJOFACH) en dienstverlenende (KCC, loketten) functies en dat de overige directieleden verantwoordelijkheid dragen voor de kwaliteit en tijdigheid van beleidsvormende en uitvoerende processen ten behoeve van de ‘eigen’ gemeentebesturen en dorpen.

…naar nabijheid

27

Feitelijk wordt in deze variant het bestaande ‘bedrijfsvoeringsoverleg’ geformaliseerd tot een gezamenlijk gremium dat formeel sturing geeft aan de BEL Combinatie. Het is een bestuurlijke afweging of de ‘toevoeging’ van de rol van algemeen directeur aan de directieraad vanuit efficiencyoogpunt wenselijk wordt geacht. In deze variant kan ervoor worden gekozen om de huidige drie gemeentesecretarissen/beleidsregisseurs met behulp van een ontwikkelassessment te plaatsen in de directieraad van de BEL Combinatie. De directierol wordt namelijk minder zwaar, door de toevoeging van de rol van algemeen directeur, en de mogelijke gevoeligheden rondom dominantie van de partnergemeente die de algemeen directeur levert kunnen naar de achtergrond verdwijnen.

Variant 3: BEL Combinatie aangestuurd door algemeen directeur, gemeentesecretarissen in staf Indien de colleges van de drie gemeenten de beide hiervoor gepresenteerde varianten voor invulling van de topstructuur niet wenselijk achten, kan deze derde variant worden overwogen. Belangrijk achten wij dat in alle varianten de beleidsstaf per gemeente wordt opgeheven, om een einde te maken aan ‘wij-zijverhoudingen’. Conform het model van Werkorganisatie CGM kan ervoor gekozen worden om de gemeentesecretarissen te positioneren in een stafafdeling van de BEL Combinatie. Vanuit die positie vervullen zij dan de rol van beleidsregisseur en stemmen zij af met de algemeen directeur van de BEL Combinatie, die hiërarchisch bezien hun leidinggevende is voor hun rol van beleidsregisseur. Op deze manier wordt meer verbinding aangebracht tussen individuele gemeenten en BEL Combinatie en hoeft geen sprake te zijn van ingrijpende personele wisselingen mogelijk als gevolg van selectieprocessen. De doorzettingsmacht van de gemeentesecretaris op de prestaties van de ambtelijke organisatie én daarmee de aanspreekbaarheid van de gemeentesecretaris op deze prestaties door het eigen college blijft in dit geval echter beperkt. Hoewel wij deze variant als ‘next best’ beschouwen, kan het omwille van politiek-bestuurlijke sentimenten noodzakelijk zijn hiervoor toch te opteren.

4.2.7

BEL Combinatie voorzien van bestuursondersteuning per college

In hoofdstuk 3 wordt geconstateerd dat de huidige rolinvulling door de beleidsregisseurs leidt tot een ‘secretariemodel’. Daarbij zorgt de keuze voor beleidsstaven per gemeente voor extra overhead. In lijn met voorgaande handreiking, uitgaande van een bestuurlijke keuze voor variant 1 of 2, komt de rol van gemeentesecretaris/beleidsregisseur te vervallen. Het ambtelijk opdrachtgever- en opdrachtnemerschap komt daarbij in dezelfde handen te liggen. De gemeentesecretarissen treden namens hun eigen gemeente op als ambtelijk opdrachtgevers en als lid van de directieraad als ambtelijk opdrachtnemer namens de BEL Combinatie. Door de directe verbinding tussen de rol van gemeentesecretaris van een individuele gemeente en lid van de directieraad van de BEL Combinatie, wordt de huidige rolinvulling van de beleidsregisseur vanuit de individuele gemeenten overbodig of zelfs conflicterend bij een andere opzet van het directiemodel. De functie van beleidsregisseur als zodanig komt derhalve te vervallen bij het voorgestelde directiemodel. Wel stellen wij voor binnen de BEL Combinatie te gaan voorzien in de rol van bestuursondersteuner per college. Eén of enkele personen per college kunnen deze rol op zich nemen, als eerste ondersteuner/adviseur van individuele portefeuillehouders. Deze personen zijn in principe toegewijd aan dat college, zodat ‘couleur locale’ wordt gewaarborgd en de portefeuillehouder waar nodig een vast aanspreekpunt heeft als ingang richting de BEL Combinatie.

…naar nabijheid

28

De overige functies die momenteel zijn ondergebracht bij de beleidsstaf per gemeente; gemeentelijke controller en bestuurssecretariaten kunnen naar onze mening uitstekend rechtspositioneel worden ondergebracht binnen de BEL Combinatie. Dit draagt tevens bij aan de helderheid in aansturing van ambtelijke capaciteit, vanuit de rol van de gemeentesecretaris/lid directieraad. Het is wenselijk om enkel in de rol van lid van de directieraad verantwoordelijkheid voor ambtelijke aansturing te hebben en deze verantwoordelijkheid niet tevens in de eigen gemeente te hoeven invullen. Voor wat betreft de rol van gemeentelijke controller zien wij deze ingebed worden binnen de huidige afdeling Financiën en Control van de BEL Combinatie. Uiteraard doet dat niets af aan het in stand houden van de gemeentelijke P&C-cycli, maar er is efficiencywinst te boeken door deze rollen te bundelen binnen dezelfde afdeling, waardoor vorm, inhoud en proces nog beter op elkaar kunnen worden afgestemd. De bestuurssecretariaten kunnen gepositioneerd worden binnen de huidige afdeling Ontwikkeling en Ondersteuning. Daarbij kunnen de werkzaamheden door de bestuurssecretaresses nog altijd op locatie van het betreffende gemeentebestuur, fysiek nabij de bestuurders, worden uitgevoerd. Inclusief de functionele aansturing die daarbij hoort vanuit de bestuurders. Echter, hiërarchisch komen de bestuurssecretaresses daarmee onder één aansturing, wat kan bijdragen aan onderlinge vervangbaarheid bij ziekte of verlof en uitwisseling van kennis en ervaringen tijdens overlegvormen binnen de BEL Combinatie.

4.2.8

Herontwerp organisatiestructuur van de BEL Combinatie

In hoofdstuk 3 constateerden we dat het BEL-model vele lagen kent, zowel bestuurlijk als ambtelijk, dat de managementlaag van de BEL Combinatie onder druk staat en dat de ambtelijke organisatie op onderdelen kan worden versterkt. Daarbij komt dat voornoemde handreikingen – met name de herinrichting van de ambtelijke topstructuur – impact hebben op de inrichting van de huidige ambtelijke organisatie. Door aanpassing van de topstructuur en inbedding van rollen en taken vanuit de beleidsstaven in de BEL Combinatie, komt de vraag op om kritisch te kijken naar de huidige organisatiestructuur van de BEL Combinatie. Het huidig aantal van vier lijnafdelingen en twee stafafdelingen zal daarbij opnieuw bezien moeten worden en daarmee samenhangend ook de omvang van het huidig managementteam. Daarnaast kan in de ambtelijke organisatie in doorontwikkelde vorm ruimte worden gecreëerd voor een organisatieonderdeel ‘Strategie en Projecten’. Een organisatieonderdeel van waaruit de bestuursondersteuning aan de individuele colleges wordt geborgd door de inzet van enkele bestuursondersteuners per gemeente en strategisch adviseurs voor het collectief. Deze strategisch adviseurs zouden tevens de rol van locosecretaris voor de individuele gemeenten kunnen worden toebedeeld. Tevens kunnen in dit organisatieonderdeel kwalitatief hoogwaardige projectleiders zich focussen op een project of programma dat van belang is voor de BEL Combinatie, of één van de drie dorpen, te denken valt aan de samenwerking met Huizen, woningbouwopgaven, de doorontwikkeling van de BEL Combinatie of een bezuinigingstraject.

4.2.9

Doorontwikkelen ambtelijke organisatie

Er kan in samenhang met een herontwerp van de organisatiestructuur van de BEL Combinatie een nieuw perspectief op de ambtelijke organisatie van de BEL Combinatie worden geformuleerd, waarbij criteria als verantwoordelijkheden laag in de organisatie, taakvolwassenheid, weerbaarheid van medewerkers en mogelijk zelfsturing van organisatie(onderdelen) tot uiting worden gebracht. Dit doet recht aan de constatering in hoofdstuk 3 dat de ambtelijke organisatie op onderdelen versterkt kan worden.

…naar nabijheid

29

Zodoende ontstaat er mogelijk nieuw elan in de ambtelijke organisatie, kan gericht toegewerkt worden naar de daartoe behorende competentieontwikkeling van de medewerkers en naar een afbouw van de omvang van het management binnen de BEL Combinatie. In dat kader kan de focus op ‘kerntaken’ en de ontwikkeling tot een participatieve overheid worden meegenomen. In hoofdstuk 3 constateerden we ook dat de BEL Combinatie een sterke eigen identiteit voert. Passend bij een ambtelijke organisatie ‘van, voor en door’ de drie gemeenten kan ook deze lijn heroverwogen worden. De BEL Combinatie zou in haar profilering meer ten dienste kunnen komen te staan van de drie gemeentebesturen Blaricum, Eemnes en Laren, waarbij de ambtelijke fusieorganisatie ook in haar profilering een veel meer dienstbare rol inneemt.

4.2.10

Ambtelijke bekendheid met dorpen vergroten

Aansluitend op de constatering dat de medewerkers van de BEL Combinatie meer gevoel kunnen hebben bij de ‘lokale kleuring’ van de drie dorpen en de sensitiviteit voor de politiek-bestuurlijke verhoudingen in de drie gemeenten kan worden versterkt, dient de bekendheid van de ambtenaren met de drie dorpen te worden vergroot. Bekendheid met de lokale situaties en meer gevoel voor de lokale politiek-bestuurlijke sensitiviteit, draagt ongetwijfeld bij aan de kwaliteit van de advisering aan de betreffende gemeentebesturen. Het kunnen adviseren met de benodigde ‘couleur locale’, kan gestimuleerd worden door gericht te investeren op de ontwikkeling van en te selecteren op de daartoe benodigde competenties van de betreffende medewerkers. Te denken valt dan vooral aan beleidsmedewerkers en medewerkers in de uitvoering. Zeker bezien in het licht van de participerende en dus faciliterende overheid, wordt meer en meer verwacht dat ambtenaren geëquipeerd zijn om actief in te spelen op initiatieven en vragen vanuit de samenleving. Daarbij hoort ook het proactief, aan de voorkant van het beleidsvormingsproces, ophalen van eisen, wensen, verwachtingen en kaders en uitgangspunten onder betrokken bestuurders. Het bijwonen van commissie- en raadsbijeenkomsten zien wij tevens als belangrijk instrument om voeling te houden met de ‘couleur locale’ in de dorpen. Alleen zo kan beleid voorbereid worden dat aansluit op de lokale situaties en politiek-bestuurlijke behoeften.

4.3 Slotbeschouwing handreikingen In voorgaande handreikingen zijn zowel ‘harde’ (structuur, rollen, functies) als ‘zachte’ (competenties, cultuur, houding en gedrag) elementen de revue gepasseerd. Bewust. Wij geloven erin dat deze beide elementen aandacht behoeven om tot echte doorontwikkeling van het BEL-model te kunnen komen. Alleen structuuringrepen, met behoud van ingesleten patronen en houding en gedrag, zal niet tot het beoogde effect leiden. Anderzijds alleen focus op zuivere rolopvatting, op het aannemen van ander gedrag en het investeren in competentieontwikkeling, zal naar ons idee onvoldoende (snel) resultaat geven met het risico daarbij dat het effect ervan op termijn weer weglekt. Wij adviseren dan ook de voorgaande handreikingen in samenhang met elkaar op waarde te beoordelen. Zoals reeds een aantal malen gesteld in deze rapportage vraagt het toepassen van het principe ‘van, voor en door’ om het fundamenteel doorvoeren van dit concept, zowel op harde als op zachte elementen.

…naar nabijheid

30

De aan de voorkant van deze opdracht meegegeven kaders voor het onderzoek en de advisering op grond daarvan, kunnen daarbij gehandhaafd blijven. Duidelijkheid zal bijdragen aan rust in de organisatie en het vertrouwen in het BEL-model. Professioneel opdrachtgeverscbap en opdrachtnemerschap hoeft met het inbedden van de beleidsstaven in de BEL Combinatie niet verloren te gaan. Het spel wordt echter ‘versimpeld’ en meer in één hand gebracht, die van de gemeentesecretaris als schakel tussen college en de (gezamenlijke) ambtelijke organisatie. Uiteindelijk zal de kwaliteit van dienstverlening vanuit de BEL Combinatie in de richting van de individuele gemeentebesturen en aan hun inwoners, ondernemers en bezoekers erdoor toenemen.

…naar nabijheid

31

5. Doorkijk op proces van zakelijkheid naar nabijheid In dit hoofdstuk geven we een bondige doorkijk op het proces dat in werking kan worden gezet, nadat bestuurlijk de zestien constateringen worden onderschreven en een akkoord is gegeven op voornoemde tien handreikingen. We gaan in dit hoofdstuk uit van het feit dat de handreikingen unaniem worden overgenomen.

5.1 Eindbeeld van doorontwikkeling geschetst Uitgaande van het feit dat de handreikingen uit hoofdstuk 4 integraal worden overgenomen, dan ontstaat op termijn het volgende eindbeeld van het BEL-model:

Gemeenteraad Blaricum

Gemeenteraad Eemnes

Griffie

Bestuur

Directieraad

Gemeenteraad Laren

Griffie

Griffie

Bestuurlijk ON/Eigenaar

Bestuurlijk OG’s

College B&W Blaricum

College B&W Eemnes

College B&W Laren

Ambtelijk ON

Ambtelijk OG’s

Gemeentesecretaris

Gemeentesecretaris

Gemeentesecretaris

BEL Combinatie

Uit dit eindbeeld blijkt met name dat de beleidsstaven per gemeente zijn opgeheven, dat de BEL Combinatie conform de bedrijfsvoeringsorganisatie een ongeleed bestuur kent en dat de BEL Combinatie wordt aangestuurd door een directieraad bestaande uit drie gemeentesecretarissen/leden van de directieraad.

5.2 Doorontwikkeling vraagt om projectmatige aanpak Om tot voorgaand eindbeeld te komen, wordt een gefaseerd proces voorgesteld. Een proces dat omwille van de gewenste duidelijkheid een voortvarend verloop moet krijgen. Dat vraagt om daadkracht en focus. Een klein projectteam dat de regie op dit proces voert lijkt daartoe het geëigende instrument. Leden van het projectteam moeten vrij van waarden en belangen in de toekomstige structuur kunnen denken en handelen. Belanghebbenden voor toekomstige sleutelposities moeten uitgesloten worden van deelname in het projectteam.

Doorkijk op proces van zakelijkheid naar nabijheid

32

Wij doen de suggestie om tot de volgende samenstelling van het projectteam te komen: a. projectleider doorontwikkeling BEL Combinatie; b. projectsecretaris; c. concerncontroller; d. p&o-adviseur; e. communicatieadviseur. Het projectteam stelt een bondig projectplan op, dat vraagt om akkoord van het Dagelijks en Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie. De projectleider heeft vervolgens periodiek afstemmingsoverleg met de voorzitter van het Dagelijks Bestuur, als bestuurlijk eindverantwoordelijke en daarmee boegbeeld voor de doorontwikkeling.

5.3 Doorontwikkeling vraagt om fasering Het projectplan zal helder maken welke resultaten, wanneer, door en met betrokkenheid van wie bereikt gaan worden en welke (incidentele) middelen daarvoor benodigd worden geacht. De rol en betrokkenheid van raden, colleges, ondernemingsraad en management en medewerkers aan zowel gemeentezijde als aan de zijde van de BEL Combinatie, zal uit het projectplan moeten blijken. De handreikingen uit hoofdstuk 4 zullen daarbij worden geprioriteerd, omdat niet alle elementen direct aandacht kunnen en hoeven te krijgen. Wij voorzien nu in ieder geval (in willekeurige volgorde) de volgende activiteiten voor ons: a. Opstarten politiek-bestuurlijk proces tot standpuntbepaling inzake rapport ‘Gooi en vechtstreek een regio met een plus’, door aanwijzen ambtelijk en bestuurlijk trekker. b. Aanpassen Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie conform handreikingen in dit rapport (bedrijfsvoeringsorganisatie, directieraad) en politiek-bestuurlijk besluitvormingsproces daaromtrent organiseren. c. Ontwikkelen organisatiemodel BEL Combinatie per 1 januari 2016, streefbeeld per 1 januari 2020 en schetsen van de weg daarnaartoe, inclusief helderheid over nieuwe functies en inschaling (‘strategie en projecten’) binnen de BEL Combinatie. d. Opstellen profielschets, werving- en selectieproces van functies gemeentesecretaris/lid directieraad BEL Combinatie en faciliteren proces daaromtrent met ondernemingsraad en betreffende medewerkers. e. Proces tot vorming klankbordgroep raden opstarten, in nauwe samenspraak met griffiers en fractievoorzitters drie gemeenten. f. Proces opstarten om te komen tot bestuurlijke zichtbaarheid in de ambtelijke organisatie. g. Proces rondom beleggen structurele portefeuillehoudersoverleggen opstarten.

5.4 Slotbeschouwing proces van doorontwikkeling Dit rapport constateert vooral en doet handreikingen voor doorontwikkeling van het BEL-model, met name gericht op de bestuurlijke en ambtelijke aansturing ervan. Het is vervolgens vooral zaak om deze handreikingen zorgvuldig, doch voortvarend op te pakken. Ook daarbij is overzicht en samenhang essentieel. Dat betekent niet dat er nog eindeloos gedacht moet worden over nuances, aanpak en planning. Maar dat betekent wel dat met politiek, bestuurlijk en ambtelijk draagvlak en een positieve houding vanuit de ondernemingsraad, gestaag toegewerkt moet worden naar het beoogde einddoel. Een einddoel waarvan de contouren (lees: structuuraanpassingen) per 1 januari 2016 volledig gerealiseerd moeten zijn. Zodoende staat de organisatie in haar hernieuwde vorm klaar voor de bestuurskrachtmetingen van 2016 en is positie bepaald in relatie tot de samenwerking met de gemeente Huizen. Daarna kan de doorontwikkeling op met name de ‘zachte aspecten’ zoals competenties en houding en gedrag doorgezet worden, teneinde het ‘wenkend perspectief’ voor de BEL Combinatie 2020 te effectueren.

Doorkijk op proces van zakelijkheid naar nabijheid

33

A | Geraadpleegde documenten Document

Datum

Het SETA-concept de BEL aanbinden

10 januari 2009

Rapportage tussenevaluatie BEL WagenaarHoes

21 juni 2010

Samen Sterker samenwerking tussen gemeenten geanalyseerd

2010

BEL-model, factsheet

2010

Notitie Verrekensystematiek BEL Gemeenten

3 maart 2011

Verrekensystematiek Besluit AB

3 maart 2011

Rapport Bestuurskrachtonderzoek gemeente Laren

1 juni 2011

Rapport Bestuurskrachtonderzoek gemeente Blaricum

1 juni 2011

Rapport Bestuurskrachtonderzoek gemeente Eemnes

1 juni 2011

Gemeente Laren bijlagenrapport bestuurskrachtonderzoek

1 juni 2011

Gemeente Blaricum bijlagenrapport bestuurskrachtonderzoek

1 juni 2011

A3 jaarplan BEL Combinatie

2011

Structuur portefeuillehouderoverleggen

23 april 2012

Besparingsoverzicht werkgroep OGON

23 april 2012

IS Memo gezamenlijke raden samenwerking BEL

29 mei 212

Directiestatuut BEL Combinatie

7 maart 2013

Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie

1 januari 2013

Overlegstructuur BEL-model

1 januari 2013

Presentatie totaal informatie-avond

17 december 2013

Memo Tussenbalans 2012-2015

juni 2014

Dienstverleningsovereenkomst totaaloverzicht

2014

Handboek OGON

2010

Controlvisie 2014

15 januari 2013

Exceloverzicht dienstverleningsovereenkomst Laren

2014

Overlegstructuur MT effect evaluatie

januari 2013

Agenda Heisessie BEL Combinatie

11 juni 2014

Rapport ‘Verkenners Gooi- en Vechtstreek’

April 2014

Brief verkenners. Gv. Provincie Noord-Holland college Eemnes

26 augustus 2014

Standpunt GS adves Gooi- en-Vechtstreek

2014

Brief college Blaricum reactie op rapport

2014

Artikel OGON onder de loep

september 2009

Rendement van Samenwerking: het BEL-model

2012

Rekenkamerrapport Kostentoerekening BEL Combinatie

12 juni 2012

Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen

1 januari 2015

BEL Formatie-bezetting per 1 januari 2015

1 januari 2015

De bedrijfsvoeringsorganisatie in de Wet gemeenschappelijke regelingen

december 2013

A | Geraadpleegde documenten

34

Document

Datum

BAR-gemeenten Gemeenschappelijke Regeling

januari 2014

BAR, Koersdocument BAR-beter

8 augustus 2012

BAR, Structuur BAR-samenwerking

2012

BAR, Sociaal statuut & plan BAR-organisatie

2013

BAR, organisatiestructuur

2013

BAR, BAR-code toelichting

2013

UW-samenwerking, Gemeenschappelijke Regeling

1 januari 2013

UW-samenwerking, Inrichtingsplan

Februari 2013

Hardenberg-Ommen, Voortvarende ambtelijke fusie VNG

2013

Hardenberg-Ommen, Gemeenschappelijke Regeling

1 januari 2013

De Kompanjie, de Kadernota

2013

De Kompanjie, Reglement van Orde AB/DB

23 april 2013

Werkorganisatie Duivenvoorde, Gemeenschappelijke Regeling

1 januari 2013

OVER-gemeenten, Sociaal statuut 2009-2012

22 juni 2009

OVER-gemeenten, OVER stappers

2012

Groningen-Ten Boer, Besluitvormingsoverleggen

26 oktober 2005

Groningen-Ten Boer, Financiële vertaling model

25 september 2005

Beemster-Purmerend, Besturingsfilosofie

2014

Beemster-Purmerend, Samenwerkingsovereenkomst

1 januari 2015

Amstelveen-Aalsmeer, Centrumregeling

1 januari 2013

Amstelveen-Aalsmeer, Dienstverleningshandvest

1 januari 2013

Noaberkracht, Organisatieregeling

10 oktober 2013

Noaberkracht, Organisatievisie

10 oktober 2013

Noaberkracht, financiële verordening

17 november 2013

A | Geraadpleegde documenten

35

B | Geïnterviewde personen Naam

Functie

Collegeleden Blaricum

Wethouders en gemeentesecretaris

Collegeleden Eemnes

Wethouders en gemeentesecretaris

Collegeleden Laren

Burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris

De heer T. Smit

Voorzitter Dagelijks Bestuur BEL Combinatie, wethouder Laren

De heer N. Rood

Lid Dagelijks Bestuur BEL Combinatie, wethouder Eemnes

Mevrouw. J. de Zwart-Bloch

Lid Dagelijks Bestuur BEL Combinatie, burgemeester Blaricum

De heer G. Kolhorn

Algemeen directeur a.i. BEL Combinatie

Mevrouw I. van Zon

Voormalig directeur BEL Combinatie

De heer C. Aalders

Voormalig directeur BEL Combinatie

Mevrouw B. Coppens

Gemeentesecretaris Laren

De heer A. Hogedoorn

Gemeentesecretaris Blaricum

De heer P. van Dijk

Gemeentesecretaris Eemnes

Afdelingsmanagers

Volledig managementteam BEL Combinatie

Mevrouw M. van der Marel

Beleidsregisseur Blaricum

De heer B. Epkema

Beleidsregisseur Eemnes

De heer G. Veerman

Beleidsregisseur Laren

Mevrouw B. Binkhorst

Beleidsregisseur Laren

De heer A.D. van der Meer

Concerncontroller BEL Combinatie

De heer M. Roza

Directiesecretaris

De heer G.J. van Baal

Voorzitter Ondernemingsraad

De heer R. Hoffmann

Algemeen directeur CGM-samenwerking

De heer J. van Delden

Algemeen directeur UW-samenwerking

B | Geïnterviewde personen

36

C | UW Samenwerking UW Samenwerking; Ijsselstein en Montfoort toegelicht De UW Samenwerking is de ambtelijke fusieorganisatie van de gemeenten Ijsselstein en Montfoort. De gemeenten hebben alle uitvoeringstaken op afstand geplaatst, zodat de ambtelijke fusieorganisatie een procesgerichte regieorganisatie is welke ca. 134 fte omvat. De UW Samenwerking bedient ongeveer 48.000 inwoners en is sinds 2013 operationeel. Per 1 januari 2014 is al het personeel, met uitzondering van de griffies, van Montfoort en Ijselstein in dienst getreden van de Gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking. De doelen van de samenwerking zijn: a. de bestuurskracht van beide zelfstandige gemeenten te versterken; b. een hogere kwaliteit van dienstverlening realiseren; c. de organisaties te versterken door vermindering van de kwetsbaarheid en daarmee de continuïteit van de uitvoering te waarborgen; d. een gezamenlijk toekomstperspectief te realiseren; e. door middel van een bundeling van krachten een stevigere rol te spelen bij het behartigen van het gezamenlijke strategisch belang van de bescherming van het landschap in het Groene Hart. Acht uitgangspunten leidend voor de UW Samenwerking Bij de totstandkoming van de UW Samenwerking zijn acht uitgangspunten geformuleerd die leidend zijn voor de nieuwe organisatie: a. Inwoners en bedrijven mogen van de samenvoeging louter positieve gevolgen ondervinden. b. Alle medewerkers die werkzaam zijn bij de gemeenten Montfoort en Ijsselstein worden geplaatst in de nieuwe UW Samenwerking. c. Er is op basis van deze samenvoeging geen sprake van gedwongen ontslagen. d. Mens volgt werk: het werk dat wordt uitgevoerd bij de individuele gemeenten, wordt ook in de UW samenwerkingsorganisatie uitgevoerd. e. De organisatie werkt procesgericht. f. Financieel gezien mag het totaal van begroting 2014 van de UW Samenwerking nooit meer bedragen dan de huidige inbreng van de twee deelnemende gemeenten. Kosten worden op basis van een vaste verdeelsleutel verdeeld. g. Uit een bestuurskrachtonderzoek moet blijken dat de bestuurskracht sinds de samenvoeging van de gemeentelijke organisaties is toegenomen ten opzichte van de meting, zoals die de afgelopen jaren door de provincie Utrecht is verricht. h. Er zijn maximaal twee managementlagen; De algemeen directeur en de HR manager zijn hiërarchisch manager. De procesmanagers sturen de processen aan. De twee directeuren Strategie en Dienstverlening zijn procesmanager en zijn alleen hiërarchisch manager als zij in de plaats treden van de algemeen directeur. Regieorganisatie en procesgericht werken staan centraal In de UW Samenwerking staat het werken van de regieorganisatie via het principe van een procesmatige weg centraal. De bestuurlijke vraagstukken worden vertaald in concrete opdrachten en vervolgens worden de diensten geleverd door derden onder processturing van de UW organisatie. Binnen de UW samenwerking wordt dit de estafettebenadering genoemd. Gezamenlijkheid met interne als externe partners staat daarbij centraal. Er is geen sprake van eenzijdig opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap, maar professionele zelfstandigheid, duurzame onderlinge afhankelijkheid en zakelijke wederzijdse verantwoordelijkheid staan voorop.

C | UW Samenwerking

37

Het strategische gedeelte ligt bij de individuele colleges en de directie van de UW-samenwerking de operationele beleidsadvisering- en uitvoering ligt bij uitvoeringspartners. Beide gemeentebesturen worden dan ook door een team van strategische adviseurs ondersteund. Het realiseren van prestaties wordt verzorgd door de organisatieonderdelen projecten en bedrijf. Projectleiders realiseren prestaties in eigen beheer en accounthouders zorgen voor het beleggen van de werkzaamheden bij externe uitvoeringsonderdelen. De accounthouders en projectleiders worden inhoudelijk ondersteund door de prestatieanalisten die financiële, juridische en bedrijfsmatige specialisten zijn.10 Er worden directe bevoegdheden gegeven aan de HR manager. De sturing op personeel gebeurt centraal door de HR manager die zelf directer onder de algemeen directeur valt. De HR manager is leidinggevende van alle medewerkers. De HR manager wordt in deze ondersteund door een HR adviseur. Leidend binnen de UW-organisatie is de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers. De medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun producten en voortgang van het proces. De directeur strategie bewaakt de inhoudelijke samenhang. Daarnaast zijn er procesmanagers aangesteld. De procesmanager stuurt op de inzet van medewerkers op processen en de aansluiting tussen die processen.

Figuur 1: organisatiestructuur UW Samenwerking (bron: Inrichtingsplan UW Samenwerking)

Tabel 1: Directiestructuur UW Samenwerking beschreven

10

Inrichtingsplan UW Samenwerking; Richting geven aan UW regie, februari 2012

C | UW Samenwerking

38

D | Werkorganisatie CGM Werkorganisatie CGM; Cuijk, Grave en Mill & St. Hubert toegelicht De werkorganisatie CGM is een ambtelijke fusie organisatie tussen de gemeenten Cuijk, Grave en Mill & St. Hubert, gelegen in de provincie Noord-Brabant. De organisatie bedient een kleine 50.000 inwoners en is operationeel per 1 januari 2014. Door de provincie wordt de fusie van CGM als één van de succesvoorbeelden van de gemeentelijke samenwerking gezien. De organisatie bestaat uit ca. 400 medewerkers en heeft een formatieomvang van 325 fte. Bij de oprichting van de werkorganisatie is een aantal doelen geformuleerd: - het verhogen van kwaliteit - kostenreductie - het opheffen van kwetsbaarheden in de organisatie. Burgerrollen leidend bij de inrichting van het CGM model Bij de inrichting van de organisatiestructuur is vooral rekening gehouden met de burgerrollen van de gemeente, waarbij een viertal rollen leidend zijn; ontwikkelaar, beheerder, handhaver en dienstverlener. Het inrichtingsprincipe van deze burgerrollen is consequent gevolgd in het verdelen van de taken in de organisatie. De werkorganisatie CMG heeft een afdeling dienstverlening, integrale ontwikkelafdeling, een compact stafbureau van drie medewerkers dat de strategische kaders uitzet en als sparringpartner fungeert voor het management van de werkorganisatie. Tevens is dit stafbureau de verbinding binnen het OGON construct tussen de drie individuele gemeenten en de werkorganisatie. Binnen dit stafbureau is per gemeente één beleidsregisseurs opgenomen om de wensen van de individuele gemeenten te waarborgen. Deze voeren regie op het proces van begin tot eind, dus het verwezenlijken van de politieke wensen vanuit de individuele gemeenten tot aan vertaling van die wensen richting de ambtelijke organisatie. De beleidsregisseur vervult tevens de wettelijke vereiste taak van gemeentesecretaris. Het strategische gedeelte wordt verzorgd door het stafbureau en de concerncontroller. Zij adviseren de directeur en bestuurders. Waarbij het uitgangspunt is dat er een gezamenlijk doel wordt nagestreefd. In de werkorganisatie is besloten om het aantal ‘beleidsfuncties’ flink in te perken ten faveure van specialistenfuncties, zodat duidelijkheid wordt gecreëerd wie beleid ontwikkelt en wie niet. Hierdoor ontstaat een duidelijke afbakening tussen beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering.

Millse maandag leidt tot meer integraliteit tussen portefeuillehouders De gemeenten Cuijk, Grave en Mill & St. Hubert hebben er voor gekozen om de nieuwe werkorganisatie onder te brengen in een gemeenschappelijke regeling met als rechtsvorm een openbaar lichaam, omdat binnen de gemeenschappelijke regeling, het openbaar lichaam rechtspersoonlijkheid heeft. De gemeenschappelijke regeling is een light variant, waarbij gekozen is voor een lichte vorm van de regeling. In dit Wgr-light construct is sprake van een personele unie tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, dezelfde personen maken deel uit van het AB als het DB, teneinde om onnodige bestuurlijke drukte te voorkomen en meer ruimte te creëren voor de organisatie.11

11

De Wet Gemeenschappelijke Regeling is per 1 januari 2015 aangepast. De wet is zo aangepast dat een personele unie tussen AB en DB niet meer mogelijk is.


39

Om de integraliteit te waarborgen is gekozen voor Millse maandag. De Millse maandag houdt in dat portefeuillehouders van de drie individuele gemeenten met elkaar en met betrokken ambtenaren vanuit de werkorganisatie overleggen. Gezamenlijke aanwezigheid op één locatie staat daarbij centraal. Strike scheiding opdrachtgever en opdrachtnemer leidend De directie van de werkorganisatie is opdrachtnemer van de colleges van B&W. Binnen de afgesproken prestaties levert de directie expertise bij de voorbereiding van beleidsbeslissingen door de colleges en beantwoordt vragen in opdracht van de colleges. De werkorganisatie werkt binnen de beleidskaders door de drie colleges van B&W zijn vastgesteld en legt binnen die beleidskaders verantwoording af aan het opdrachtgevende college van B&W. De individuele colleges van B&W zijn de opdrachtgevers. De algemeen directeur draagt ook verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de dienstverleningscontracten, die jaarlijks tussen de gemeentebesturen en de werkorganisatie worden opgesteld. Bestuursopdrachten en dienstverleningscontracten als basis voor de uitvoering De werkorganisatie bedient de burgers, bedrijven en instellingen, door het leveren van producten en diensten. De grondslag daarvoor ligt bij de bestuursopdrachten en dienstverleningscontracten. De bestuursopdrachten worden geformuleerd door de individuele colleges en hebben betrekking op de beleidsvoorbereiding- en uitvoering, planvorming- en uitvoering, financieel beleid en beheer en nader overeen te komen bestuurlijke producten. In de dienstverleningscontracten, die ten grondslag liggen voor het uit te voeren beleid, worden afspraken gemaakt over de inhoud en vorm van de dienstverlening en over de daarvoor in te zetten formatie. De dienstverleningscontracten worden jaarlijks opgesteld, maar in de Gemeenschappelijke regeling van de Werkorganisatie CGM is opgenomen dat in voorkomende gevallen het mogelijk is dat er tussentijds in een separate deelopdracht taken door de deelnemende gemeenten aan de werkorganisatie wordt opgedragen. Dubbelrol voor secretarissen geformaliseerd De gemeentesecretarissen zijn ondergebracht in de Gemeenschappelijke regeling. De gemeentesecretaris wordt aangestuurd door het college van B&W. Voor gekozen is om te werken met een groeimodel, waarin in de eerste twee jaar de secretaris als beleidsregisseur, maar ook als B&W-secretaris optreedt. De primaire rol van de gemeentesecretaris is die van adviseur van het college van B&W. Zo wordt door het college van B&W de expertise van de secretaris over de werkorganisatie benut. Over de wijze waarop maakt hij werkafspraken met de algemeen directeur van de werkorganisatie. De gemeentesecretarissen zijn tevens beleidsregisseur en in die hoedanigheid adviseur van het college van B&W. De gemeentesecretarissen houden zich met name met het proces bezig. Zij dragen er zorg voor dat de processen vanuit de individuele gemeenten naar de werkorganisatie en vice versa goed uitgevoerd worden. Zij hebben hierbij geen inhoudelijke rol. De beleidsregisseurs vallen hiërarchisch onder de directeur van de werkorganisatie. Bij de inrichting van het model hebben zowel de directeur als de secretarissen moeten solliciteren. Na 2 jaar wordt bovengenoemde geëvalueerd en wordt gekeken of een efficiëntere en effectievere richting mogelijk is. Huisvesting ambtenaren verdeeld over drie gemeentehuizen De gemeentebesturen van Cuijk, Grave en Mill & Sint Hubert hebben er voor gekozen om de medewerkers te verdelen over de huidige drie gemeentehuizen. Op alle drie de locaties wordt tenminste de eigen raad met griffie, het college van B&W met secretariële ondersteuning, de publieksbalie en een onderdeel van de gemeenschappelijke werkorganisatie gehuisvest.


40

E | Feiten ambtelijke fusieorganisaties in NL Samenwerkingsverband

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Inwoners

Totaal

p/gemeente

inwoners

Barendrecht

47.000

117.000

2014

Albrandswaard

25.000

Ridderkerk

45.000

Bestuursdienst Ommen-

Ommen

17.000

77.000

2012

Hardenberg

Hardenberg

60.000

BEL Combinatie

Blaricum

9.000

29.000

2008

Eemnes

9.000

Laren

11.000

Cuijk

25.000

49.000

2014

Grave

13.000

Mill & Sint Hubert

11.000

Pekela

13.000

41.000

2011

Veendam

28.000

Dinkelland

26.000

48.000

2013

Tubbergen

22.000

Oostzaan

9.000

25.000

2014

Wormerland

16.000

Montfoort

14.000

48.000

2013

IJsselstein

34.000

Voorschoten

25.000

51.000

2013

Wassenaar

26.000

Stede Broec

21.000

58.000

2015

Enkhuizen

18.000

Drechterland

19.000

Landgraaf

37.000

66.000

2015

Brunssum

29.000

BAR-samenwerking

CGM

De Kompanije

Werkorganisatie Noaberkracht

OVER-gemeenten

UW-Samenwerking

Werkorganisatie Duivenvoorde

SED-gemeenten

Landgraaf-Brunssum

Gemeenten

Startdatum

E | Feiten ambtelijke fusieorganisaties in NL

41

F | Aansturing ambtelijke fusieorganisaties in NL Ambtelijke

Samenstelling

Samenstelling

fusieorganisatie

Algemeen Bestuur

Dagelijks Bestuur

Topstructuur

Positionering

BAR-

Het Algemeen

Het Dagelijks

De directie

De drie

samenwerking

Bestuur bestaat uit

Bestuur bestaat uit

wordt

gemeentesecreta-

de voltallige colleges

twee leden per

gevormd door

rissen van de

deelnemer. Te

drie

deelnemende

weten één

directeuren.

gemeenten

Gemeentesecretaris

1.

wethouder en de

vormen tezamen

burgemeester 2.

de directie

Bestuursdienst

Het Algemeen

Het Dagelijks

De directie

De twee

Ommen-

Bestuur bestaat uit

Bestuur bestaat uit

wordt

gemeentesecreta-

Hardenberg


één wethouder per

gevormd door

rissen van de

gemeente en de

twee

deelnemende

voorzitter van beide

directeuren

gemeenten

colleges

vormen tezamen de directie

3.

BEL Combinatie

Het Algemeen

Het Dagelijks

De directie

De drie

Bestuur bestaat uit

Bestuur bestaat uit

wordt

gemeentesecreta-


één lid per

gevormd door

rissen van de

deelnemer. Te

een apart

deelnemende

weten twee

aangestelde

gemeenten zijn

wethouders en één

directeur

tevens

burgemeester van

beleidsregisseurs

de deelnemende gemeenten 4.

CGM

Het Algemeen

Het Dagelijks

De directie

De

Bestuur bestaat uit

Bestuur bestaat uit

wordt

gemeentesecreta-

één lid per

alle leden van het

gevormd door

rissen zijn

deelnemende

Algemeen Bestuur

één algemeen

beleidsregisseurs

directeur

en vallen

gemeente die

5.

De Kompanije

gekozen wordt door

hiërarchisch onder

de individuele

de directeur van

colleges.

de werkorganisatie

Het Algemeen

Het Dagelijks

De directie

De

Bestuur bestaat uit

Bestuur bestaat uit

wordt

gemeentesecreta-

vier deelnemers per

twee leden per

gevormd door

rissen zijn lid van

gemeente

deelnemer. Te

drie leden

de directie.

weten één wethouder en de burgemeester 6.

Werkorganisatie

Het Algemeen

Het Dagelijks

De algemene

De

Noaberkracht

Bestuur bestaat uit

Bestuur bestaat uit

directie

gemeentesecreta-


rissen van vormen


42

7.

OVER-gemeenten

alle leden van het

bestaat uit

tezamen de

Algemeen Bestuur

twee leden

algemene directie

Het Algemeen

Het Dagelijks

De directie

De

Bestuur bestaat uit

Bestuur bestaat uit

bestaat uit

gemeentesecreta-

twee deelnemers uit

één lid per

twee leden

rissen van de


deelnemers

deelnemende gemeenten zijn tezamen algemeen directeur

8.

9.

UW-Samenwerking

Het Algemeen

Het Dagelijks

De directie

Eén

Bestuur bestaat uit

Bestuur bestaat uit

bestaat uit

gemeentesecreta--


twee leden per

drie leden.

ris is tevens de

deelnemer. Te

Eén algemeen

algemeen

weten één

directeur, één

directeur. De

wethouder en de

directeur

andere

burgemeester

strategie en

gemeentesecreta-

één directeur

ris is tevens

dienstverle-

directeur

ning

dienstverlening

Werkorganisatie

Het Algemeen

Het Dagelijks

De directie

De

Duivenvoorde

Bestuur bestaat uit

Bestuur bestaat uit

bestaat uit

gemeentesecreta-


vier leden. Te weten

twee leden

rissen vormen

de voorzitter, de

tezamen de

burgemeester van

directie

de colleges en twee andere leden van het AB, waarbij deze leden niet afkomstig uit dezelfde gemeente mogen zijn 10.

SED-gemeenten

Het Algemeen

Het Dagelijks

De directie

De

Bestuur bestaat uit

Bestuur bestaat uit

bestaat uit

gemeentesecreta-


drie leden, te weten

drie leden

rissen tezamen

één lid van het

vormen de directie

college van iedere gemeente 11.

Landgraaf-

Het Algemeen

Het Dagelijks

De directie

Eén

Brunssum

Bestuur bestaat uit

Bestuur bestaat uit

bestaat uit

gemeentesecreta-


vier leden, twee van

twee leden

ris is tevens

elke deelnemende

algemeen

gemeenten zijnde

directeur, de

één wethouder en

ander is directielid.

de burgemeester


43

Meer informatie over deze rapportage of onze dienstverlening? SeinstravandeLaar B.V. Organisatieadviseurs voor de publieke sector Postbus 450, 4100 AL Culemborg drs. Stan van de Laar

Partner

www.seinstravandelaar.nl @Seinstra_vdLaar [email protected] 06 30 37 29 97

2 Voorstel_7572.doc

VOORSTEL ALGEMEEN BESTUUR Steller

:

Marc Roza

Afdeling

:

Directie

Datum opstelling

:

17-06-2015

BABS nummer

:

7572

Geraadpleegde disciplines i.v.m. integraliteit voorstel

:

Anne Douwe van der Meer Benedita Cocheno Garmt Kolhorn Marc Roza Margot Beneken

Paraferingsoverzicht

:

Voorstel geparafeerd door

Naam

Paraaf

Datum

Voorzitter DB (Niveau 1)

Marc Roza

Overruled

22-062015

Pagina 1 van 3

Onderwerp

:

Doorontwikkeling aansturing en organisatie van de BEL Combinatie

Voorgestelde besluit BEL

:

Het Algemeen Bestuur besluit: 1. kennis te nemen van het rapport ‘Van zakelijkheid naar nabijheid’, Analyse van de huidige bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model en handreikingen voor doorontwikkeling, opgesteld door Seinstra Van de Laar (SvdL), 17 maart 2015; 2. in te stemmen met de in dit voorstel geformuleerde ontwikkelingsvisie en het DB te vragen tot nadere uitwerking van de daarin opgenomen onderdelen over te gaan; 3. conform het in het rapport SvdL beschreven directiemodel (variant 1) te kiezen voor het per 1 augustus 2015 benoemen van kwartiermakers die het instellen van een Directieraad (V) voorbereiden; 4. in te stemmen met het voorstel om de beleidsregie van de aan de GR deelnemende gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren te positioneren in de organisatie van de BEL Combinatie (V); 5. de Ondernemingsraad te vragen om advies uit te brengen over de voorgenomen besluiten 3 en 4; 6. de leden van de directieraad te benoemen zodra dit procedureel, juridisch en organisatorisch en rechtspositioneel mogelijk is, en tot die tijd in te stemmen met de detachering van de gemeentesecretarissen bij de BEL Combinatie als kwartiermakers. Deze bereiden ook een voorstel over de interne rolverdeling binnen de directieraad voor, incl. de rol van voorzitter en WOR-bestuurder.

T.W. Smit (Laren)

Portefeuillehouder DB

:

Datum MT-behandeling

:

Uitkomst MTbehandeling

:

Datum DB-behandeling

:

12-06-2015

Uitkomst DBbehandeling

:

Gewijzigd akkoord: Er worden wijzigingen aangebracht in het voorstel 'Doorontwikkeling aansturing en organisatie van de BEL Combinatie' - zie geheime besluitenlijst van dit overleg en er worden diverse communicatieafspraken gemaakt. Het moment van bekend maken/publiceren van de AB-agenda met stukken (op intranet, BEL-website en naar gemeenteraadsleden) is het moment van openbaarmaking. Op 2 juli vindt er na de AB-vergadering een informatiesessie voor de medewerkers van de BEL Combinatie en de 3 gemeenten plaats. Deze wordt geleid door het DB (incl. directeur).

Pagina 2 van 3

Begrotingswijziging

:

Besluit

:

Datum besluit

:

Paraaf

:

Nee

Bijlagen Voorstel: Voorstel_7572.doc Bijlage: BEL, Van zakelijkheid naar nabijheid - doorontwikkeling BEL-model, 150317 definitief

Pagina 3 van 3

DB-besluiten 12 juni 2015 Het Dagelijks Bestuur besluit: 1. kennis te nemen van het rapport ‘Van zakelijkheid naar nabijheid’, Analyse van de huidige bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model en handreikingen voor doorontwikkeling, opgesteld door Seinstra Van de Laar (SvdL), 17 maart 2015; 2. de in dit voorstel weergegeven ontwikkelingsvisie te formuleren en tot nadere uitwerking van de daarin opgenomen onderdelen over te gaan; 3. conform het in het rapport SvdL beschreven directiemodel (variant 1) te kiezen voor het per 1 augustus 2015 benoemen van kwartiermakers die het instellen van een Directieraad (V1) voorbereiden; 4. voor te stellen om de beleidsregie van de aan de GR deelnemende gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren te positioneren in de organisatie van de BEL Combinatie (V1); 5. het Algemeen Bestuur te verzoeken de besluiten 1 t/m 3 te bevestigen en in te stemmen met voorstel 4; 6. het Algemeen Bestuur te vragen om de directieraad te benoemen zodra dit procedureel, juridisch en organisatorisch en rechtspositioneel mogelijk is, en tot die tijd in te stemmen met de detachering van de gemeentesecretarissen bij de BEL Combinatie als kwartiermakers. Deze bereiden ook een voorstel over de interne rolverdeling voor, incl. de rol van voorzitter en WOR-bestuurder; 7. de colleges van de aan de GR deelnemende gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren, onder aanbieding van het rapport SvdL en deze onderbouwde DB-besluiten voor te stellen besluiten 1 en 4 te bevestigen en met besluiten 2 en 3 in te stemmen; 8. de colleges van de aan de GR deelnemende gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren te verzoeken hun gemeentesecretarissen voor te dragen voor formele benoeming in de Directieraad zodra dit procedureel, juridisch, organisatorisch en rechtspositioneel mogelijk is, en hen tot die tijd vanaf 1 augustus 2015 vrij te maken en te detacheren naar de BEL Combinatie als kwartiermakers. (V1);

1

V = Voorgenomen besluit, waarover advies van de Ondernemingsraad nodig is, voordat het definitieve besluit kan worden genomen. pagina 1 van 26

9. de Ondernemingsraad na besluitvorming door het AB en de colleges advies te vragen over de voorgenomen besluiten 3 en 4 en 8; 10. de colleges te vragen om hun gemeenteraden kennis te laten nemen van de door hen genomen besluiten, alsmede de onderbouwing daarvan; 11. de kwartiermakers per 1 augustus de opdracht te verstrekken om samen met de adinterim directeur en in samenspraak met het managementteam van de BEL Combinatie een Plan van Aanpak (PvA) op te stellen ter voorbereiding en uitvoering van de organisatiewijziging als gevolg van de eerste vier besluiten voor de BEL-gemeenten, de BEL Combinatie en haar medewerkers en dit PvA ter vaststelling aan het DB aan te bieden. In het Plan van Aanpak zijn in ieder geval de volgende elementen en processen opgenomen: a. de beschrijving van de taken en de onderlinge taakverdeling van de Directieraad en het opstellen van een besluitmodel; b. de aanpassing van het directiestatuut en de mandaatregeling; c. de aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie 2013 en het daarmee samenhangend beleidskader; d. de herpositionering van de beleidsregie en de inbedding van de beleidsregie in de BEL Combinatie; e. onderzoek naar de vormgeving van de governance structuur in de relatie BELgemeenten en BEL Combinatie en binnen de BEL Combinatie; f. het onderzoek naar de mogelijkheden en randvoorwaarden voor de positionering en inbedding van gemeente-control in de organisatie van de BEL Combinatie, met als uitgangspunt dat gemeentecontrol in de organisatie van de BEL combinatie zal worden georganiseerd; g. het onderzoek naar de mogelijkheden en randvoorwaarden voor positionering en inbedding van de bestuurssecretariaten in de organisatie van de BEL Combinatie,

pagina 2 van 26

waarbij het uitganspunt is dat elke gemeente uiteindelijk zelf beslist over het bestuurssecretariaat formatief plaatsen binnen de BEL Combinatie; h. een procesvoorstel voor het uitvoeren van een SWOT-analyse van de bestaande organisatie als basis voor de positionering van BEL Combinatie in het kader van focus op regie en samenwerking met partners in de regio; i. het ontwerp van een passende wijze van aansturing en omvang van de managementstructuur voor de BEL Combinatie die aansluit bij de nieuwe ambitie en koers van de BEL Combinatie en de in te stellen Directieraad; j. het ontwerp voor doorontwikkeling en inrichting van de BEL Combinatie die aansluit bij de ambitie, kwaliteit en koers van de BEL Combinatie; k. het vormgeven aan de discussie over de ontwerp DVO 2016 en verder, met daarin opgenomen de aanpak voor een analyse van de overhead en de wijze van kostenberekening, waarbij uitgangspunt is dat behaalde kostenvoordelen zoals bijvoorbeeld als gevolg van het vervallen van de functie Algemeen Directeur en het verkleinen van het aantal MT-leden, benut worden om het kostennadeel dat optreedt als gevolg van de herverdeling, te mitigeren; l. het vormgeven van het overleg met en de ondernemingsraad en het informeren van het georganiseerd overleg met betrekking tot de organisatiewijzigingen en personele gevolgen; het ter advisering c.q. instemming voorleggen van (voorgenomen) besluiten aan de Ondernemingsraad; m. het vormgeven van plaatsingsprocessen conform sociaal statuut en het eventueel in overleg met het GO op te stellen of aan te passen sociaal plan; n. het in beeld brengen van de financiële gevolgen van de koers- en organisatiewijziging en de daarmee samenhangende personele gevolgen; o. voor zover van toepassing het in samenhang met elkaar rechtsgeldig in besluitvorming brengen van de bovengenoemde elementen en processen bij het Dagelijks Bestuur, Algemeen Bestuur, colleges van de aan de GR deelnemende gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren;

pagina 3 van 26

p. het opstellen van een communicatieplan ten geleide van bovengenoemde elementen en processen; q. de fasering en planning van de hier boven genoemde elementen en processen; r. de inrichting van een zo onafhankelijk mogelijke projectgroep, met een centrale opdrachtgever namens de directieraad, om het PvA uitvoering te geven, met daarin de benodigde - en eventueel aanvullende - expertise en capaciteit en het beschikbaar stellen van de daarmee samenhangende kosten.

Waarom ligt het voorstel nu voor? Met deze oplegger bieden wij u het advies van Seinstra Van de Laar aan. De aanleiding voor dit rapport wordt in het rapport helder uiteengezet en ook de constateringen en de meeste aanbevelingen spreken voor zich. Naast het rapport bieden wij u hierbij ons advies aan over de constateringen uit het rapport en over hoe wij het rapport goed kunnen adresseren.

Sinds 2008 is het BEL-model operationeel. Als pioniers rondom het concept van de ‘ambtelijke fusieorganisatie’ hebben de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren voor vele aansturings- en inrichtingsvraagstukken zelf oplossingen gevonden. De afgelopen jaren is het BEL-model dan ook verschillende keren geëvalueerd. De evaluaties hebben geleid tot enige aanpassing van de oorspronkelijke opzet van het model, maar niet tot wezenlijk doorontwikkeling van het systeem als geheel.

Hoewel het oorspronkelijk model al enige aanpassingen heeft ondergaan, blijven vragen spelen rondom met name de aansturing van het BEL-model. Vraagstukken rondom zowel de bestuurlijke als ambtelijke aansturing. De volgende vraagstukken vormen daarbij een terugkerend thema: ● nabijheid in denken en doen

pagina 4 van 26

● grip op met name planning en sensitiviteit ● betrokkenheid en lokale kennis ● (gevoel van) complexiteit van het opdrachtgever-/opdrachtnemerschap ● democratische legitimering en controle

Het vertrek van de directeur van de BEL Combinatie najaar 2014 was voor het Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie een natuurlijke aanleiding om meer fundamenteel naar het BEL-model te kijken. Dit past tevens in de beleidslijn, zoals in artikel 19 van de Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie is aangegeven, namelijk het periodiek evalueren van de organisatiestructuur. De afgelopen tijd speelden er ook buiten het rapport om een aantal discussies tussen de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Deze discussies hebben raakvlakken en kwamen terug in verschillende gremia. Op een zeker moment is ervoor gekozen om te werken aan een samenhangend voorstel dat zowel ingaat op de organisatorische aandachtspunten als het vraagstuk van de verrekening van kosten tussen de drie gemeenten en dat daarnaast voor alle gemeenten aanvaardbaar zou zijn. Dit is gecombineerd in deze oplegnotitie, zodat ook punten die niet tot de opdracht aan Seinstra Van de Laar (SvdL) behoorden, zijn geadresseerd.

In de bijlage ‘Matrix van voorstellen SvdL en bestuursvoorstel’ is de relatie tussen alle adviezen van de rapportage van van SvdL en de nu voorliggende besluiten overzichtelijk samengevat.

Waar gaat het voorstel over, wat is de doelstelling en het beoogd effect? De BEL Combinatie vindt haar bestaansrecht in de dienstverlening voor de drie gemeenten. Die gemeenten proberen hiermee een sterk lokaal georiënteerd bestuur, gericht op behoud en versterken van het dorpse karakter te combineren met een efficiënt centraal georganiseerd opererend ambtelijk apparaat. De BEL Combinatie moet een inspirerende en

pagina 5 van 26

professionele organisatie zijn zodat talent behouden blijft en nieuwe energie toetreed. De BEL combinatie moet haar pioniersgeest op het gebied van ambtelijke fusie en dienstverlening hervinden en behouden. De BEL Combinatie is het voordeel van een kleine gemeente gecombineerd met het voordeel van een grote organisatie.

Blijven streven naar een intensieve, democratisch optimaal gelegitimeerde en efficiënte BEL-samenwerking, wordt breed gedragen. Waar de één het een voorwaarde voor zelfstandigheid vindt, en de ander het ziet als een stap op weg naar opschaling, leidt dat niet tot een andere conclusie. Ook in het kader van HBEL-samenwerking is het van belang dat de BEL-samenwerking goed verloopt of verder versterkt wordt, om een geloofwaardige partner te zijn.

Daarbij moet de inwoner het vertrek- en eindpunt zijn. De bevolking verdient goed en nabij bestuur, tegen lage kosten. Succesvolle projecten als het gezamenlijke zwembad vormen het concrete bewijs dat blijven investeren in de BEL-samenwerking loont. Een BEL Combinatie die zelfbewust naar de toekomst kan kijken, is randvoorwaardelijk.

De BEL Combinatie draagt bij aan behoud van goede kwaliteit beleids- en besluitvorming, vermindert de kwetsbaarheid van de individuele gemeente, moet de nabijheid van het openbaar bestuur waarborgen en staat voor een goede kostenbeheersing. De BEL Combinatie moet een organisatie zijn, waarbij vier uitgangspunten centraal staan: ● regisseur en samenwerkingspartner ● klant(vraag)gestuurd ● kwaliteit, strategische advisering en efficiency ● aantrekkelijke werkgever

Missie en visie De missie beschrijft als het ware in samenhang met de visie de identiteit van de organisatie,

pagina 6 van 26

de bestaansreden en geeft daarmee een globaal toekomstbeeld. De visie geeft aan wat er nodig is om de missie te realiseren. De strategie wijst de weg waarlangs de missie bereikt kan worden. Deze hiervoor genoemde uitgangspunten vormen de basis voor de nieuwe missie van de BEL Combinatie:

Missie De BEL Combinatie is een efficiënte en effectieve organisaties die de gemeente Blaricum, Eemnes en Laren op professionele en vernieuwende manier ondersteunt en faciliteert om tot steeds betere resultaten te komen. Daarbij wordt ook over de gemeentegrenzen heen gekeken.

Visie De organisatie van de BEL Combinatie ontwikkelt zich van een (vak)kennis gedreven organisatie naar een organisatie die klantgestuurd is. De BEL Combinatie gaat van een organisatie waarin organisatieonderdelen dominant zijn naar een organisatie waarin de bijdrage van een organisatie-onderdeel aan de opgave van de gemeente als geheel voorop staat. De medewerkers kenmerken zich door een professionele, dienstbare, open, flexibele en initiatiefrijke houding zowel intern als extern. Medewerkers weten wat zijn moeten doen en weten welke keuzes gemaakt moet worden. Zij houden bestaande kaders (wetten, regels en afspraken) en efficiëntie in het oog en staan tegelijk open voor alternatieven. Er is ruimte voor fouten en leermomenten; en er is aandacht voor feedback die leidt tot permanente groei.

Directiemodel In het genoemde advies van Seinstra van de Laar wordt in verschillende varianten benoemd welke keuzes zijn genomen bij ambtelijke fusies na de vorming van BEL Combinatie. Het

pagina 7 van 26

meest toegepaste model is die van het directiemodel, gevormd door de gemeentesecretarissen. De combinatie van de directiefunctie met de functie van gemeentesecretaris komt dan ook als voornaamste advies terug in het rapport. Als DB adviseren wij u dit over te nemen. Daarbij adviseren wij wel de gemeenten zelf te laten beslissen wie zij voordragen om hen te laten vertegenwoordigen in de directieraad, juist omdat deze functie primair gekoppeld blijft aan de functie van gemeentesecretaris. Hiermee wordt de functie van gemeentesecretaris in combinatie met directeur hersteld zoals die in vrijwel alle gemeentelijke organisaties gebruikelijk is. Elke gemeente kan zelf beslissen om een profiel op te stellen waaraan de gemeentesecretarissen moet voldoen per individuele gemeente. Een belangrijke overweging bij de selectie per gemeente is de aanwezigheid van de Couleur Locale bij de gemeentesecretaris, deze kennis moet worden benut en bestendigd. Die bestendiging is met name van belang bij de opgave die voor ons ligt de komende tijd in de doorontwikkeling van de BEL-organisatie naar een regieorganisatie, de regionale ontwikkelingen en de gedachte achter de decentralisaties van overheidstaken. Daarnaast wordt voor de directietaken een generiek profiel opgesteld voor de drie functionarissen. De voorgedragen gemeentesecretarissen/directeuren dienen individueel en in een teamverband op competenties getoetst en gecoacht te worden zodat de competenties goed aansluiten op elkaar en op hetgeen nodig is voor de organisatie van de BEL Combinatie. Welke expertise is nodig voor welke directiefunctie en hoe kunnen we de voorgedragen secretarissen zo goed mogelijk inzetten? Tevens moet na een jaar geëvalueerd worden of de competenties aansluiten bij de gecombineerde functie van gemeentesecretaris en algemeen directeur. Voorkomen moet worden dat belangentegenstellingen tussen de drie gemeenten, in de directie beslecht worden. In het BEL-model zijn daarvoor andere gremia, zodat de directie niet aan politiek hoeft te doen maar zich kan toeleggen op de taken en functies die voor de

pagina 8 van 26

deelnemende gemeenten gelijk zijn. Van belang is om bij de start een helder directiestatuut te hebben opgestart met een helder besluitmodel en escalatie. Door de verbinding van de rol van gemeentesecretaris met lid van de directie, wordt de huidige rolinvulling van beleidsregisseur vanuit de gemeenten gecompliceerd of zelfs conflicterend. De functie van beleidsregisseur als zodanig komt daarmee in een ander daglicht te staan.

Positionering beleidsregie Tegelijkertijd heeft het onze voorkeur om, anders dan het rapport stelt en conform onze stip op de horizon, de functie van beleidsregie te positioneren in de lijnorganisatie, waarbij taken als een soort beleids- en projectmatige ondersteuning als kernexpertise wordt opgepakt, de hoogwaardige project- of programmaleiders die in het rapport worden genoemd. Het functioneren van deze beleidsadviseurs is gericht op beleids- en projectontwikkeling. Hun expertise is in eerste instantie gericht op de projectmatige en bestuurlijke vaardigheden en minder op de finesses van de inhoud. Er wordt een flexibele opstelling ten opzichte van de inhoud verwacht, wel is het mogelijk met taakaccenten te werken. Niet één aanspreekpunt per college maar eerder een teaminzet die zich specifiek bezig houdt met beleids- en projectontwikkeling en direct de meerwaarde daarvan kunnen inschatten voor de andere gemeenten. Tenminste is de bedoeling dat beleidsmakers in de BEL-combinatie in directer contact met de colleges treden om de nabijheid te vergroten. Praktische zaken als paraferen van collegevoorstellen kunnen om de ‘lijnorganisatie’ heen worden georganiseerd en direct worden geparafeerd door deze beleidsmakers, waarbij juridische, financiële en communicatieve controle uiteraard geborgd blijft. Lijnmanagement en management van inhoud en expertise wordt op deze manier gescheiden.

Managementstructuur en organisatieontwikkeling BEL Combinatie

pagina 9 van 26

Ten aanzien van de aansturing van de BEL Combinatie moet gekeken worden naar een managementstructuur die past bij een driekoppige directie. De aanpassing van een eenkoppige naar een driekoppige directie heeft gevolgen voor de huidige manier van aansturing en de omvang van het huidige MT. De organisatiestructuur zal in dit kader ook herzien moeten worden, waarbij nadrukkelijk wordt gestreefd naar verdere harmonisatie van de bedrijfsprocessen. Een en ander zal door de gemeentesecretarissen als kwartiermakers worden uitgewerkt in een op te stellen Plan van Aanpak m.b.t. de ontwikkeling van de structuur (zie besluit 11). Overhead Een onderwerp van eerdere discussies betreft de ontwerp-dienstverleningsovereenkomst (DVO) 2016 en verder. In 2014 is door het AB van de BEL Combinatie een ontwikkeling in gang gezet die tot een nieuwe berekening van de doorbelasting van kosten naar de deelnemende partijen leidt. Inzet van de ontwikkeling is een meer op prestatie gerichte dienstverleningsovereenkomst (minder op uren); en af te stappen van het inmiddels onwenselijk geacht integrale uurtarief. Voor de doorberekening worden de direct productieve salariskosten gescheiden van de overhead. Door de overhead los te koppelen van de tarieven, ontstaat een nieuw vraagstuk bij de verdeelsystematiek van de overhead. Door de lumpsum benadering van afgelopen jaren werden de overhead kosten naar deelnamepercentage van de per gemeente gerealiseerde productieve capaciteit verdeeld. Beargumenteerd kan worden dat de overheadcomponent van de kosten in de BEL Combinatie beter gelijk te verdelen is onder de deelnemende partijen. Bij verschuiving van deze verdeling ontstaat met name een verschuiving in bijdragen tussen Laren en Eemnes. Om daarover overeenstemming te bereiken is het een onderdeel van de afspraken om kritisch te kijken naar de overheadkosten, met een duidelijke definitie van wat overhead is en wat productief, en deze waar mogelijk verder te verlagen, hetgeen een extra besparing zal opleveren. Besparingen op de overhead kunnen ook bewerkstelligd worden door een investering in bijvoorbeeld de duurzaamheid van het gebouw, minder overlap in software-

pagina 10 van 26

licenties, en dergelijke.

Regiemodel Elders in het land zijn veel voorbeelden waar gemeenten zich beperken tot regie: kaderstelling, prestatieafspraken, focus op faciliteren van particulier initiatief. De structuur van de BEL Combinatie leent zich goed voor versterking van intergemeentelijke samenwerking in de regio en slagvaardig inspelen op deze ontwikkelingen. Achterliggende gedachte is dat zo innovatie beter en sneller beschikbaar komt en er meer geprofiteerd wordt van specialisatie. Schaalgrootte door vraagbundeling kan kostenvoordelen betekenen. Voorgesteld wordt dit regiemodel ook als perspectief te kiezen voor de BEL-gemeenten, waardoor bovendien accentverschillen mogelijk blijven. De BEL Combinatie kan eventueel op termijn ook als aanbieder actief worden richting andere gemeenten, waar die ook kiezen voor regie. Focus is daarbij belangrijk: een duidelijke keuze waar je een kwalitatief en concurrerend aanbod wilt realiseren, voor de deelnemers en andere gemeente.

Evenwichtige WGR met Huizen Het sociaal domein wordt voor de drie BEL-gemeenten grotendeels uitgevoerd in samenwerking met Huizen (Maatschappelijke Zaken). Alleen de jeugdzorg wordt voor Eemnes in Utrecht uitgevoerd, en vanwege verplichte structuren als reclassering en GGD, is dit een praktische keuze die voorlopig in stand gehouden wordt. Met Huizen wordt een uitgebreidere WGR aangegaan waarin de huidige WGR opgaat en de invloed op uitvoering van de drie gemeenten geborgd is. Ook welzijn c.q. het preventieve voorveld kan onderdeel worden van de intensieve samenwerking met Huizen.

Kwaliteitsimpuls Al een aantal jaar wordt er nagedacht over een kwaliteitsimpuls voor de BEL Combinatie. Aan de directie wordt gevraagd dit voor besluitvorming voor te bereiden. Incidentele kosten

pagina 11 van 26

voor de kwaliteitsimpuls zullen moeten worden gevonden in incidentele voordelen. Focus wordt als gezegd belangrijk: er moeten aandachtsgebieden benoemd worden waarin de BEL Combinatie wil en kan uitblinken, zodat een sterke uitgangspositie ontstaat als het gaat om intensieve samenwerking met andere partners. Hierbij speelt ook de omgevingsfactor van de door raden van de BEL-gemeenten uitgesproken richting van intensieve samenwerking met Huizen. Overige aanbevelingen uit het rapport Seinstra van de Laar Duidelijkheid, als basis voor vertrouwen, energie en verbinding De BEL Combinatie ontwikkelt zich in een politiek-bestuurlijk onzekere tijd. Hoewel wij de noodzaak voor een duidelijk en bestendige lijn herkennen kan de horizon niet tot in lengte der dagen worden getrokken. Om ervoor te zorgen dat wij toch een duidelijke lijn kunnen uitzetten kiezen wij ervoor te blijven investeren in de BEL Combinatie om er op die manier goed voor te staan wanneer er al dan niet wordt besloten om intensiever samen te gaan werken. Er moet hoe dan ook een krachtige BEL Combinatie staan die de individuele gemeenten ruim voldoende kan bedienen en die een inspirerende werkplek is voor de medewerkers. Het betekent evenwel dat wij dit niet het juiste moment juist vinden voor een zware procedure aangaande de aansturing en dat wij adviseren te kiezen voor een pragmatische of geleidelijke ontwikkeling naar een regiemodel (zie boven). Een oplossing die recht doet de behoefte van de medewerkers om duidelijkheid en de behoefte van de BEL-gemeenten om nog meer nabijheid van de dorpen te organiseren met een daarvoor toegerust ambtelijk apparaat.

Klankbordgroep raden zorgt voor draagvlak en transparantie Wij denken dat het formuleren van een strategische BEL-agenda kan bijdragen aan meer nabijheid van de raden en dan ook goed opgesteld kan worden met input van de raden. Tegelijkertijd denken wij dat het goed is om met de raden te bespreken of er behoefte is om anders dan op de huidige wijze betrokken te worden en op welke wijze dit dan handen en voeten gegeven kan worden.

pagina 12 van 26

Bedrijfsvoeringsorganisatie draagt bij aan rolzuiverheid De herziening van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) hoeft geen effecten te hebben voor de governance van de GR BEL. Gekozen kan worden voor een uitvoeringsorganisatie waarbij de aansturing wel aangepast te worden. De focus ligt in zo’n organisatie op de uitvoering van met name bedrijfsvoeringstaken, of de huidige structuur behouden waarbij de BEL Combinatie meer kan opschuiven naar een regie-organisatie. Bij een regie-organisatie stelt de gemeente de kaders op en ziet erop toe dat de uitvoering (ook door andere partijen) binnen deze kaders plaats vindt. De gemeente activeert en innoveert, maar vooral met als doel weer snel terug te kunnen treden. Bij voorkeur laat de gemeente de uitvoering van beleid aan anderen over. In een dergelijke constructie is een ingrijpende wijziging van de governancestructuur niet noodzakelijk. Wel kan gekeken worden of de, als gecompliceerd ervaren, structuur van AB en DB bestaande uit collegawethouders/burgemeesters niet aangepast kan worden. Wij adviseren de colleges en het AB, voor wat ieders bevoegdheid betreft, de wettelijke bepalingen hieromtrent te volgen. Wij komen hierop in een later stadium in een afzonderlijk voorstel bij u op terug. Wel willen wij (statutair) vastleggen dat de voorzitter van het DB/AB niet uit dezelfde gemeente kan komen als de voorzitter van de directieraad.

Structureel gezamenlijke portefeuillehoudersoverleggen Het lijkt ons goed te onderzoeken op welke manier en op welke onderwerpen structurele portefeuillehouders-overleggen toegevoegde waarde kunnen hebben.

Bestuurlijke zichtbaarheid in ambtelijke organisatie vergroten Wij adviseren u het in het rapport geformuleerde adviezen over te nemen (zie bijlage ‘Matrix van voorstellen SvdL en bestuursvoorstel’)

Gemeentesecretaris als verbindende schakel tussen gemeente en BEL Combinatie

pagina 13 van 26

Wij adviseren de in het rapport aangegeven variant van het directiemodel grotendeels over te nemen. Zie hiervoor ook de eerdere paragrafen in dit voorstel aangaande dit advies.

BEL Combinatie voorzien van bestuursadviseurs per college Voor de ondersteuning van de colleges wordt voorzien in de versterking van de strategische beleidsadvisering.

Herontwerp organisatiestructuur van de BEL Combinatie Wij onderschrijven het advies zoals het in het rapport is verwoord. Wij denken dat de BEL Combinatie zich organisatorisch moet ontwikkelen in de richting van een regiemodel. Dat heeft niet alleen betrekking op de huidige structuur. Die moet immers volgend zijn op de inhoud. De keuze voor het directiemodel en het inbedden van beleidsregie in de organisatie versterken de noodzaak om op korte termijn met directie en management te komen tot een aanpak voor de doorontwikkeling van de BEL Combinatie als geheel.

Doorontwikkelen ambtelijke organisatie Ook hier onderschrijven wij het geformuleerde advies door Seinstra en Van de Laar. Voornoemde punten krijgen daarin hun uitwerking.

Ambtelijke bekendheid met dorpen vergroten Wij denken dat bovenstaande adviezen zullen bijdragen aan deze aanbeveling uit het rapport. Met deze aanbevelingen denken wij dat de nabijheid tussen colleges en de BELorganisatie wordt vergroot en de aansturing eenduidiger zal zijn. Wij hopen dat u hiermee kunt instemmen. De verdere procesgang zal erop gericht zijn de aanbevelingen in nauwe samenwerking met het management.

Welke partijen en burger(platformen) zijn in het voortraject betrokken? Het Dagelijks Bestuur heeft bureau Seinstra en Van de Laar gevraagd advies uit te brengen.

pagina 14 van 26

In mei heeft het DB de betrokken gemeentesecretarissen, het management, de ondernemingsraad en het Georganiseerd Overleg informeel geïnformeerd.

Wat is het vastgestelde wettelijk- en beleidskader? Het vastgestelde wettelijk- en beleidskader is: 

de Wet op de gemeenschappelijke regelingen



de Gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie 2013 en



het hiermee samenhangende beleidskader



het sociaal statuut is van toepassing op alle interne organisatiewijzigingen, privatiseringen en publiekrechtelijke taakoverhevelingen bij de werkgever

Wat is het duurzaamheidaspect van dit voorstel? Er zijn bij realisatie van dit voorstel geen gevolgen voor de duurzaamheid.

Wie zijn belanghebbenden en wat voor gevolgen heeft het voorstel voor hen? De gemeenteraden en de colleges van de BEL- Gemeenten voor wat betreft de ambtelijke ondersteuning. De medewerkers van de BEL Combinatie en gemeentelijke organisaties met betrekking tot de gevolgen van de doorontwikkeling van de BEL Combinatie.

Welke relatie heeft dit voorstel met de BEL-gemeenten en de BEL Combinatie? Het voorstel beoogt een optimalisering van de dienstverlening van de BEL Combinatie naar de BEL-gemeenten vanuit zestien constateringen uit het onderzoek van bureau Seinstra en Van de Laar, in de vorm van ontwikkelpunten, die de huidige bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model kenmerken: 1. weinig natuurlijke verbinding tussen gemeentebesturen

pagina 15 van 26

2. elan van het eerste uur lekt weg uit het BEL-model 3. raden op te grote afstand van de BEL Combinatie 4. beperkte afstemming tussen portefeuillehouders 5. regie rondom ‘Gooi en Vechtstreek regio met een plus’ kan steviger 6. bestuurlijke aansturing op BEL Combinatie gelaagd en meer politiek gekleurd 7. rolzuiverheid blijvend punt van aandacht en discussie 8. gemeentesecretaris heeft geen doorzettingsmacht 9. rolinvulling beleidsregisseur leidt tot ‘secretariemodel’ 10. beleidsstaven zorgen voor extra overhead 11. BEL-model kent vele lagen 12. managementlaag BEL Combinatie onder druk 13. ambtelijke organisatie op onderdelen te versterken 14. invulling ‘couleur locale’ door medewerkers BEL Combinatie kan sterker 15. sterke punten BEL Combinatie niet helder geprofileerd 16. BEL Combinatie heeft sterke eigen identiteit

Welke financiële middelen zijn met het besluit gemoeid? Het vormen van een directieraad en voorgestelde organisatorische inrichting heeft primair tot gevolg dat de oorspronkelijke directeursfunctie en ten minste één functie van afdelingsmanager kan vervallen. Het bestuur zet in op het kwalitatief versterken van de BEL Combinatie, waarbij incidentele kosten kunnen ontstaan. Hier zullen incidentele baten, die nu nog niet zijn begroot, voor moeten worden benut. Voor wat betreft de capaciteit van de beleidsregisseurs, controllers en secretariële ondersteuning is uitgegaan van de huidige situatie. In de verdere uitwerking zal aan de hand van de analyse van de doelmatigheid van de BEL- organisatie en overheadkosten blijken wat

pagina 16 van 26

de benodigde middelen zijn. In het op te stellen plan van aanpak voor de ontwikkeling van het BEL Model zal rekening worden gehouden met: 

de aansturing en ondersteuning van het project doorontwikkeling BEL Combinatie en eventueel benodigde externe expertise;



een ontwikkelen opleidingsbudget;



de financiële gevolgen van de organisatiewijzigingen.

Wat zijn alternatieven voor het voorstel en de consequenties hiervan? N.v.t.

Wat zijn de juridische consequenties van het voorstel? De juridische consequenties zijn: 

de aanpassing van de Gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie 2013 en het hiermee samenhangende beleidskader



rechtspositionele consequenties van medewerkers van de BEL-gemeenten en BEL Combinatie



het opstellen van een sociaal plan

Welke afspraken maken we over uitvoering en realisatie? We hebben een beeld van een BEL- model geschetst waarin de beleidsstaven per gemeente organisatorisch zijn opgeheven en dat de BEL Combinatie wordt aangestuurd door een directieraad.

Om tot dit eindbeeld te komen, wordt een gefaseerd proces voorgesteld. Daarbij is

pagina 17 van 26

overzicht en samenhang essentieel. Dat betekent niet dat er nog eindeloos gedacht moet worden over nuances, aanpak en planning. Maar dat betekent wel dat met steun van politiek, bestuur, ambtelijke organisatie en de ondernemingsraad, gestaag toegewerkt moet worden naar het beoogde einddoel. Daarna kan de doorontwikkeling op met name de ‘zachte aspecten’ zoals competenties en houding en gedrag verder opgepakt kan worden om daarmee het ‘wenkend perspectief’ voor de BEL Combinatie 2020 te effectueren.

Fase 0 Besluitvorming door AB Het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie geeft met dit voorstel het DB de kaders aan voor de organisatieontwikkeling. Voorgesteld wordt dan ook dat in juli 2015 wordt ingestemd met het door het Dagelijks Bestuur voorgestelde richting en geschetste aanpak. Daarmee kan worden gestart met het vormen van een directieraad.

Gelijktijdig wordt voorgesteld om in gesprek te treden met de ondernemingsraad (adviesfunctie). Dit vanwege de organisatorische en personele consequenties die tijdens dit traject spelen.

Fase 1 Voorbereidingg van de directieraad In deze fase wordt de directieraad voorbereid door kwartiermakers. Gemeenten kiezen voor hun vertegenwoordiging hierin. Separaat worden profielen opgesteld waaraan gemeentesecretarissen moeten voldoen en een generiek profiel voor de directietaken voor drie functionarissen. Dit zijn nieuwe profielen, waarvoor de OR adviesrecht heeft. De directieraad is een organisatiewijziging en het gaat om een nieuwe belangrijke functie. Ook de positionering van beleidsregisseurs in de BEL Combinatie is een wijziging van de organisatie. De beoogde gemeentesecretaris/directeur wordt getoetst op individuele competenties en teamcompetenties.

pagina 18 van 26

Vervolgens worden de rollen van de beoogde directieleden: algemeen directeur/WORbestuurders, aandachtsgebied 1 ('inhoudelijk') , aandachtsgebied 2 ('gebiedsgericht') uitgewerkt.

Het streven is om de kwartiermakers voor de directieraad van de BEL Combinatie per 1 augustus 2015 door het AB benoemd te hebben.. Hier is instemming en overeenstemming nodig met de OR. Het functioneren van de beoogde leden van de directieraad wordt een jaar na hun benoeming geëvalueerd. Het DB geeft de beoogde directie opdracht voor de verdere implementatie van de aanbevelingen, zoals in de volgende fasen is aangegeven. Essentieel is dat dit proces wordt aangevlogen als een organische aanpak van de veranderopgave. Goede sturing erop, helder eigenaarschap bij het DB en een heldere stip op de horizon, draagvlakontwikkeling en deskundige veranderbegeleiding en processturing is onderdeel van het traject dat nader in het plan van aanpak wordt uitgewerkt. Daarbij wordt de veranderbegeleiding en processturing goed in de verdergaande aanpak geborgd.

Fase 2 Vormgeving ambtelijke werking en inrichting van de organisatie Het instellen van een directieraad heeft ook impact op de ambtelijke inrichting en werking van de organisatie. De wens is om te komen naar werken in regie. Daarbij wordt door het DB ook aandacht geschonken aan de aandachtsgebieden waarin de BEL Combinatie wil en kan uitblinken met als doel een sterke uitgangspositie voor intensieve samenwerking. Het streven van het DB is om deze fase voor eind november af te ronden. In deze fase worden ook de benodigde regelingen en statuten aangepast. Te denken is aan de gemeenschappelijke regeling, directiestatuut en het delegatie en mandaatbesluit.

Fase 3 Realisatie contouren (lees: structuuraanpassingen) per 1 januari 2016 Onderdeel van deze fase is de samenhang, verbinding en samenwerking tussen de colleges en organisatie.

pagina 19 van 26

Daarbij worden de organisatiegebieden en de bijbehorende controlling nader uitgewerkt, inclusief de taakoverheveling van de beleidsregie en gemeentecontrol. De inrichting van de organisatie zal in december worden afgerond, waarbij rekening wordt gehouden met de stappen die voor een reorganisatie van de organisatie en de gemeentelijke staven gelden.

Fase 4 Inrichting organisatie In 2016 wordt verder gewerkt aan de organisatieontwikkeling van de BEL Combinatie. Het gaat dan onder meer om het optimaliseren van de advisering en besluitvorming en de analyse van de doelmatigheid van de BEL- organisatie.

Welke afspraken maken we over de communicatie en rapportage? Met de voorgenomen besluiten gaat de BEL Combinatie een veranderingstraject in. Vooral voor de interne organisatie is een goede begeleiding en inrichting van communicatie van cruciaal belang. Een succesvol communicatieproces is echter onlosmakelijk verbonden met het goed doorlopen van het proces. De belangrijkste ingrediënten hiervoor zijn een goede sturing, helder eigenaarschap bij het DB, een heldere stip op de horizon en draagvlakontwikkeling.

In mei zijn de betrokken gemeentesecretarissen, de beleidsregie, het management, het georganiseerd overleg en de ondernemingsraad informeel geïnformeerd. Na besluitvorming in het AB worden de medewerkers van de gemeentelijke organisaties en de BEL Combinatie geïnformeerd over de doorontwikkeling van de BEL. Hiervoor wordt een bijeenkomst gepland.

Wanneer besluitvorming leidt tot de invoering van een directieraad wordt door de directieraad en in samenspraak met het Managementteam een plan van aanpak opgesteld. Hierin wordt een communicatieplan opgenomen waarin de communicatie per fase van het

pagina 20 van 26

vervolgtraject wordt beschreven. Tot die tijd wordt gecommuniceerd volgens de doelgroepenmatrix die als bijlage ‘Communicatiematrix doorontwikkeling van de BEL Combinatie’ is bijgevoegd.

pagina 21 van 26

Bijlage ‘Matrix van voorstellen SvdL en bestuursvoorstel’ In deze bijlage vindt u een schematische relatie op hoofdlijnen tussen het rapport SeinstraVandeLaar (SvdL) 'Van zakelijkheid naar nabijheid; Analyse van de huidige bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model en handreikingen voor doorontwikkeling' en het besluit van het Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie

Aanbeveling SvdL

Bestuursvoorstel

1

Duidelijkheid, als basis voor vertrouwen, energie en verbinding: Rapport Gooi en Vechtstreek regio met een plus; samenwerking met Huizen; duurzaamheid BEL-model

Noodzaak voor een duidelijke en bestendige lijn wordt onderkend. Echter er is politiek-bestuurlijk gezien sprake van een te onzekere fase voor de BEL Combinatie om een duidelijke horizon te kunnen schetsen. Keuze voor blijvend investeren in de BEL Combinatie om er in geval van intensieve samenwerking krachtig voor te staan. Ontwikkeling naar regie uitwerken. Besluit 11-h

2

Klankbordgroep raden zorgt voor draagvlak en transparantie: beleidsafstemming en mogelijk een regionale 'strategische BELagenda'

Aanbeveling wordt voorgelegd aan de raden.

3

Bedrijfsvoeringsorganisatie draagt bij aan rolzuiverheid: wijziging van de GR; overgang van een openbaar lichaam naar een bedrijfsvoeringsorganisatie met een ongeleed bestuur

De aanbeveling wordt niet overgenomen. Onderzoek naar aanpassing van de structuur AB en DB, die als gecompliceerd wordt ervaren. Besluiten 3 en 11-c

4

Structureel gezamenlijke portefeuillehoudersoverleggen: verbinding vanuit lokale eigenheid

5

Bestuurlijke zichtbaarheid in ambtelijke organisatie vergroten

Aanbeveling wordt onderzocht: namelijk op welke wijze en ten aanzien van welke onderwerpen kunnen structurele portefeuillehoudersoverleggen toegevoegde waarde hebben? Aanbeveling wordt overgenomen.

6

Gemeentesecretaris als verbindende schakel tussen gemeente en BEL Combinatie positioneren; gemeentesecretarissen vormen gezamenlijk directieraad BEL Combinatie

Aanbeveling wordt grotendeels overgenomen. Overgenomen voor wat betreft het directiemodel en de instelling van de directieraad. Bewust wordt gekozen voor het niet overnemen van de aanbeveling voor wat betreft een formele selectie en benoemingsprocedure. Redenen hiervoor zijn: versterken van de nabijheid, behoud van de verbinding met de couleur locale, niet nog meer structuren opwerpen in het licht van intensieve samenwerking met andere partners. Besluiten 3 en 8

pagina 22 van 26

Aanbeveling SvdL

Bestuursvoorstel

7

BEL Combinatie voorzien van bestuursadviseurs per college

Aanbeveling wordt deels overgenomen. Voor de ondersteuning van de colleges wordt voorzien in de versterking van de strategische beleidsadvisering. Besluiten 4 en 11-d

8

Herontwerp organisatiestructuur van de BEL Combinatie: kritisch kijken naar de huidige organisatiestructuur; borgen van de bestuursondersteuning

Aanbeveling wordt overgenomen. Overwogen wordt de ontwikkeling richting regiemodel voor de BEL Combinatie. Het directiemodel en het inbedden van beleidsregie versterken de noodzaak op korte termijn met directie en management te komen tot een aanpak voor de doorontwikkeling van de BEL Combinatie als geheel. Besluiten 11-d, 11-e, 11-f, 11-g, 11-i, 11-j

9

Doorontwikkelen ambtelijke organisatie: nieuw perspectief op de ambtelijke organisatie van de BEL Combinatie; op onderdelen versterken; afbouw van de omvang van het management; ontwikkeling tot een participatieve overheid

Aanbeveling wordt overgenomen. Zie ook de relatie met het genoemde bij aanbeveling 8. Besluiten 11-d, 11-e, 11-f, 11-g, 11-i, 11-j

10 Ambtelijke bekendheid met dorpen vergroten

Urgentie van de aanbeveling wordt onderschreven. Alle hierboven genoemde voorgestelde besluiten worden genomen in het licht van het versterken van de nabijheid tussen BEL Combinatie en BEL-gemeenten en verbinding met de couleur locale. Besluiten 1 t/m 11

pagina 23 van 26

Communicatiematrix doorontwikkeling van de BEL Combinatie AB stukken voor de vergadering van 2 juli ’15 worden op 22 juni openbaar gemaakt Doelgroep - intern

Boodschap

Middel

Planning

Verantwoordelijke

Managementteam

Het management wordt door de directie geïnformeerd.

Persoonlijk/MT-overleg

-

Directie

Medewerkers BEL Combinatie en BEL-gemeenten

Het DB heeft opdracht gegeven aan het bureau Seinstra en Van de Laar voor een analyse van de bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model en een handreiking te doen voor doorontwikkeling van de organisatie.

Intranet

22 juni

Voorzitter DB

Het DB neemt een aantal aanbevelingen van het bureau over. Het AB besluit hierover op 2 juli. Na het besluit wordt een bijeenkomst voor alle medewerkers georganiseerd (datum, tijd). De besluiten van het AB worden dan toegelicht. (Voorstel en rapport worden gepubliceerd) Medewerkers BEL Combinatie en BEL-gemeenten

Het AB heeft een aantal aanbevelingen van het bureau overgenomen. De BEL gaat volgens een nieuw model pagina 24 van 26

Doelgroep - intern

Ondernemingsraad

EXTERN Gemeenteraden

Boodschap

Middel

Planning

Verantwoordelijke

aangestuurd worden, het directiemodel. Daarnaast gaat de BEL de komende tijd een ontwikkelingstraject in.

Bijeenkomst

2 juli, 16:00 uur

Voorzitter DB

Er wordt advies gevraagd over de voorgenomen besluiten.

n.v.t.

De drie colleges informeren hun raad over het rapport en het DB voorstel. De drie colleges informeren de drie raden over de besluiten van het AB.

Pers

Het DB heeft opdracht aan een bureau gegeven voor een analyse van de bestuurlijke en ambtelijke aansturing van het BEL-model en een handreiking te doen voor doorontwikkeling van de organisatie. Het DB neemt een aantal aanbevelingen van het bureau over.

Directie BEL

Schriftelijk

22 juni

Colleges B&W

Schriftelijk

2 juli

Colleges B&W

Persstatement

22 juni

Voorzitter DB

pagina 25 van 26

pagina 25 van 26

Doelgroep - intern

Boodschap

Middel

Planning

Verantwoordelijke

Het AB heeft een aantal aanbevelingen van het bureau overgenomen. De BEL gaat volgens een nieuw model aangestuurd worden, het directiemodel. Daarnaast gaat de BEL de komende tijd een ontwikkelingstraject in.

Persbericht

2 juli ’15

Voorzitter DB

pagina 26 van 26

pagina 26 van 26

4 Jaarverslag en jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie 1 Voorstel_6951.doc


:

Jan-Jelle de Boer

Afdeling

:

Directie

Datum opstelling

:

23-03-2015

BABS nummer

:

6951


:

Anne Douwe van der Meer


:


Naam

Paraaf

Datum


Marc Roza

Overruled

30-062015

Onderwerp

:

Jaarverslag en jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie


:

Het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie wordt voorgesteld om: 1. het jaarverslag en de jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie definitief vast te stellen. 2. Een reactie te geven op de door de drie raden ingediende zienswijzen op het jaarverslag en de jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie, zie voor de geadviseerde reactie de bijlage 'reactie Algemeen Bestuur BEL Combinatie op door de raden geformuleerde zienswijzen'. 3. in te stemmen met het, in het kader van Provinciaal toezicht, vóór 1-8-2015 aanbieden van het jaarverslag en de jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie richting Provincie Utrecht.


:

T.W. Smit (Laren)


:

30-03-2015


:

Gewijzigd akkoord:

Pagina 1 van 2


:

09-04-2015


:

Gewijzigd akkoord: De voorzitter geeft aan dat dit voorstel al eerder uitvoerig is besloten en vraagt of er nog laatste vragen zijn. De heer Van der Meer geeft als controller aan dat de met de gemeenten te verrekenen bedragen in het voorstel helaas niet overeenkomen met het boekwerk. Dit komt door een laatste correctie vanuit de accountantscontrole van ruim € 10.500 in ons voordeel. De cijfers in het boekwerk kloppen en per gemeente betekent dit een nadeel van:    

Blaricum 32,9% Eemnes 29,2% Laren 37,9% Totaal

€ 88.123 € 78.213 € 101.515 € 267.851

De doorberekeningsverdeling tussen de gemeenten is conform de met de gemeenten afgesproken verrekenregels (inbrengpercentage begrotingen bij de start van de GR BEL Combinatie in 2007). Het DB stemt met deze aanpassing van het voorstel in met de ontwerp jaarrekening van de BEL Combinatie en geleidt deze door naar het AB voor vaststelling voor de zienswijzeprocedure.

Begrotingswijziging

:

Besluit

:

Datum besluit

:

Paraaf

:

Nee

Bijlagen Voorstel: Voorstel_6951.doc Bijlage: Concept Verslag van Bevindingen 2014 - Accountant - 17 april 2015 Bijlage: Boekwerk jaarrekening BEL Combinatie 2014 versie AB 02072015 Bijlage: RVS zienswijzen gemeente Blaricum inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Bijlage: RVS zienswijzen gemeente Eemnes inzake jaarrekening BEL 2014 Bijlage: Zienswijzen gemeente Eemnes inzake jaarrekening BEL 2014 Bijlage: RVS zienswijzen gemeente Laren inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Bijlage: Zienswijzen gemeente Laren inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Bijlage: Reactie AB BEL Combinatie op zienswijzen raden op jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Combinatie

Pagina 2 van 2

Waarom ligt het voorstel nu voor? Het Dagelijks Bestuur maakt elk jaar de rekening van baten en lasten (inclusief de balans) van het voorgaande jaar op. Het Dagelijks Bestuur zendt de rekening met de daarbij behorende bescheiden aan het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur zendt de rekening ter controle naar de door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant, met het verzoek zo spoedig mogelijk het controlerapport uit te brengen. Het jaarverslag en de jaarrekening worden aan de drie raden van de BEL gemeenten voorgelegd in het kader van de zienswijzeprocedure, waarna het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie het jaarverslag en de jaarrekening vervolgens definitief vaststelt

Waar gaat het voorstel over, wat is de doelstelling en het beoogd effect? Het betreft het jaarverslag, inclusief de jaarrekening, van de BEL Combinatie over 2014. Daarin wordt verantwoording afgelegd over de prestaties van de BEL Combinatie en de inzet van de financiële middelen. Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling BEL stelt de jaarrekening vast.

Welke interne/externe partijen en burger(platformen) zijn in het voortraject betrokken? Budgethouders BEL Combinatie Afdeling C&F Managementteam BEL Combinatie BVO DB

Wat is het vastgestelde wettelijk- en beleidskader? Gemeentewet BBV Gemeenschappelijke regeling

Wat is het duurzaamheidaspect van dit voorstel? N.v.t.

Wie zijn belanghebbenden en wat voor gevolgen heeft het voorstel voor hen? DB en AB leggen verantwoording af over het gevoerde beleid.

pagina 1 van 3

Welke relatie heeft dit voorstel met de BEL-gemeenten en de BEL Combinatie? Het resultaat van de BEL Combinatie is van invloed op de jaarresultaten van de gemeenten, of het resultaat in 2015 om bij te dragen in het negatieve resultaat van de BEL Combinatie, dit conform in de gemeenschappelijke regeling is bepaald.

Welke financiële middelen zijn met het besluit gemoeid? Volgens de verrekensystematiek van de BEL Combinatie en gemeenten, zoals vastgesteld in het AB van maart 2011, worden voordelige en nadelige effecten binnen de BEL Combinatie met elkaar verrekend. Het resultaat wordt met de Algemene Bedrijfsreserve van de BEL Combinatie verrekend. Eind 2014 laat de omvang van de bedrijfsreserve dit niet toe, omdat het saldo daarmee negatief wordt. Op de deelnemende gemeenten zal een beroep worden gedaan om via een resultaatsbestemming of andere mogelijkheid het tekort aan te zuiveren, waarbij het DVO-percentage als verdeelsleutel wordt gehanteerd. Per gemeente betekent dit: Blaricum 32,9%

€ 88.123

Eemnes 29,2%

€ 78.213

Laren 37,9%

€ 101.515

Totaal

€ 267.851

Wat zijn alternatieven voor het voorstel en de consequenties hiervan? Niet vaststellen betekent preventief toezicht van de provincie.

Wat zijn de juridische consequenties van het voorstel? Niet vaststellen betekent preventief toezicht van de provincie.

Welke afspraken maken we over uitvoering en realisatie? In de jaarrekening is een aantal afwijkingen van budgetten aan te geven. Gelet op de ervaringen vanuit het invorderingsproces, is het niet goed om achteraf ‘reparatiemaatregelen’ te moeten treffen. In alle gevallen gaat het om de uitvoering van vastgesteld beleid. Dat niet wordt gehandeld binnen weten regelgeving is een blijvend aandachtspunt voor de afdelingsmanagers naar hun medewerkers. Dit is onderdeel van de kernwaarde ‘professionaliteit’. Een kernwaarde die van de medewerkers ook vraagt om aan te geven waar kaders de uitvoering belemmeren, zodat maatregelen kunnen worden genomen. Het bewustzijnsproces hoe om te gaan met kwaliteitsborging is onderdeel

pagina 2 van 3

van het ingeslagen kwaliteitstraject binnen de BEL. Binnen de BEL zijn de volgende stappen gezet om de sturing en beheersing van de processen te verbeteren: Maatregelen uit de legal audit worden in 2015 ingevoerd, zodat daarmee stappen worden gezet op de kwaliteitsverbetering van de dossiers. Dit vergroot de mate waarin we het rechtmatig handelen zichtbaar kunnen maken. In 2014 is door het managementteam een beleidslijn voor inhuur vastgesteld. Deze geeft aan op welke wijze in procedurele zin met inhuur wordt omgegaan en de dossiervorming die hiermee is gemoeid. In het systeem Commerce Hub, een contractbeheersysteem, worden alle contracten vastgelegd. Alle contracten zijn in beeld, Commerce Hub is ingericht en de contracten zijn ingevoerd. In 2015 is dit systeem operationeel voor de contractbewaking. realisatie van dit traject. De interne controle wordt periodiek uitgevoerd, zodat eerder signalen voor het managementteam beschikbaar komen, zodat daarop kan worden gestuurd. Door de afdelingsmanagers te nemen acties zijn onderdeel van de gesprekken over de voortgang van de afdelingsjaarplannen met directeur en controller. De opvolging van de aanbevelingen wordt meegenomen bij de periodieke voortgang van de interne controle in 2015 en in de kwartaalrapportages van de BEL. Welke afspraken maken we over de communicatie en rapportage? De controller coördineert traject. In overleg met communicatie zal een passend communicatievoorstel worden gedaan. Is vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling. Het besluit van het Algemeen Bestuur, houdende vaststelling van de rekening, strekt voor zover het daarin opgenomen ontvangsten en uitgaven betreft het Dagelijks Bestuur tot décharge, behoudens later in recht gebleken onregelmatigheden. Het Algemeen Bestuur zendt de rekening en het verslag van bevindingen van de accountant aan de colleges van Burgemeester en Wethouders en de raden van de deelnemende gemeenten ter kennisneming. De colleges van Burgemeester en Wethouders en de raden van de gemeenten kunnen binnen tien weken na toezending van de rekening het Dagelijks Bestuur hun zienswijze schriftelijk doen blijken. Hierna stelt het Algemeen Bestuur de stukken definitief vast, waarna de stukken vóór 15-7 bij de Provinciaal toezichthouder worden aangeboden (in het kader van het Provinciaal toezicht).

pagina 3 van 3

2 Concept Verslag van Bevindingen 2014 - Accountant - 17 april 2015

BEL-Combinatie Uitkomsten controle en overige informatie 2014 Rapportage aan het Algemeen Bestuur

CONCEPT

Ernst & Young Accountants LLP Cross Towers, Antonio Vivaldistraat 150 1083 HP Amsterdam, Netherlands Postbus 7883 1008 AB Amsterdam, Netherlands

Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 10 05 ey.com

Het bestuur van de BEL-Combinatie Postbus 71 3755 ZH EEMNES

Amsterdam, XX april 2015

Uitkomsten controle en overige informatie 2014 Geachte leden van het algemeen bestuur, Het doet ons genoegen u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van BEL-Combinatie. Wij willen u over de volgende onderwerpen informeren: ► uitkomsten jaarrekeningcontrole; ► kwaliteit beheersorganisatie; ► specifieke aandachtspunten; ► onafhankelijkheid en controleproces.

Wij hebben de kernpunten van ons verslag opgenomen in het hoofdstuk Managementsamenvatting. Onze controle is gericht op het vormen van een oordeel omtrent de jaarrekening over 2014. Bij de uitvoering van onze controle ondervonden wij de volledige medewerking en ondersteuning van de medewerkers van BEL-Combinatie.

Wij waarderen deze mogelijkheid om de inzichten die uit onze controle voortkomen met u te kunnen delen. Het concept van dit verslag is d.d. 17 april 2015 ambtelijk besproken. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het bestuur van BELCombinatie. Wij stellen het op prijs een en ander persoonlijk toe te lichten of eventuele vragen omtrent deze of andere met de controle verband houdende zaken te beantwoorden. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP

R. Ellermeijer RA

Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Inhoudsopgave

Kernpunten uit onze rapportage

4

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

6

Kwaliteit beheersorganisatie

16

Rechtmatigheidsbeheer

21

Wensen en aandachtspunten

23

Bijlagen 1 Onafhankelijkheid en controleproces 2 Overzicht controleverschillen Totaal aantal pagina’s in dit rapport: 31

Kernpunten

Kernpunten uit onze rapportage

De kernpunten uit onze rapportage kunnen als volgt worden samengevat Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Voorlopige conclusie van onze controle

Er zijn geen ongecorrigeerde controleverschillen of materiële herrubriceringen voor de jaarrekening 2014. Wij zijn derhalve voornemens om na afronding van onze laatste werkzaamheden en na ontvangst van het besluit van het dagelijks bestuur inzake het inkoopbeleid en ontvangst van de standaardbankverklaring een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening 2014. Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2014 zijn ingericht in overeenstemming met het BBV en de in de programmarekening opgenomen balans en toelichting en rekening van baten en lasten een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van de BEL Combinatie.

De jaarrekening is rechtmatig

Wij zijn voornemens na afronding van onze werkzaamheden om bij de jaarrekening van de BEL Combinatie een goedkeurende verklaring af te geven met betrekking tot de rechtmatigheid. Dit betekent dat de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2014 in overeenstemming zijn met de begroting en met de relevante weten regelgeving.

Jaarverslag niet strijdig met de jaarrekening

De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het BBV. Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening 2014 van uw gemeenschappelijke regeling geen materiële afwijkingen vertoont ten opzichte van de voorschriften van het BBV. Daarnaast is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag niet strijdig is met de jaarrekening.

Belangrijke voorwaarde: ongewijzigde vaststelling

Wij gaan er bij ons oordeel vanuit dat het Algemeen Bestuur de nu overlegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

Onze rapportering van fouten en onzekerheden

Wij hebben gedurende onze controle geen verschillen aangetroffen welke een significante invloed hadden op het beeld van de jaarrekening. Wij hebben eveneens geen ongecorrigeerde fouten geconstateerd. Op basis daarvan zijn wij voornemens om bij de jaarrekening 2014 zowel betreffende de getrouwheid als de rechtmatigheid een goedkeurende verklaring te verstrekken. Pagina 5


Conclusie van de controle

Pagina 7


Controleverklaring Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te vertrekken bij de jaarrekening van de BEL Combinatie over het boekjaar geëindigd op 31 december 2014. De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het BBV. Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening 2014 van uw gemeenschappelijke regeling geen materiële afwijkingen vertoont ten opzichte van de voorschriften van het BBV. Daarnaast is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag niet strijdig is met de jaarrekening. Wij gaan er bij ons oordeel van uit dat het Algemeen Bestuur de nu overlegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

Geen gecorrigeerde of ongecorrigeerde controleverschillen Tijdens onze controle inventariseren wij verschillen tussen enerzijds bedragen, classificaties, presentatie en toelichting van jaarrekeningposten die de BEL Combinatie heeft opgenomen of gerapporteerd en anderzijds bedragen, classificaties, presentatie of toelichting zoals die naar onze mening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten dienen te worden opgenomen of gerapporteerd.

Wij hebben bij onze controle geen materiele verschillen geconstateerd waarvan wij aanpassing hebben vereist door het Dagelijks Bestuur. Hiernaast zijn er eveneens geen resterende ongecorrigeerde controleverschillen.


Kwaliteit totstandkoming jaarrekening Wij hebben vastgesteld dat het traject van totstandkoming van de jaarrekening ten opzichte van voorgaand jaar is verbeterd, echter merken wij op dat op onderdelen verdere doorontwikkeling mogelijk is. Aandachtspunt is daarbij met name het hanteren en zichtbaar afwerken van de meegeleverde formats ten behoeve van het jaarrekeningdossier (zogeheten ‘Client Assistance Letter’). Bovenstaande punten dragen bij aan een gestructureerd en volledig controledossier bij aanvang van de jaarrekeningcontrole. Wij hebben dit onderwerp besproken met de controller en nadere afspraken gemaakt.

Pagina 8

Onze analyse van het resultaat 2014

Resultaat 2014 nader besproken Het saldo van baten en lasten (na bestemming) over het jaar 2014 bedraagt € 0,4 miljoen nadelig ten opzichte van een begroot sluitend saldo van nihil. Het resultaat over 2014 ten opzichte van de gewijzigde begroting kan als volgt worden weergegeven: Bedragen x € 1.000

Gewijzigde begroting

Rekening 2014

Afwijking

dotatie aan de voorziening hangt samen met de afwikkeling van de casus invordering en de juridische kosten als gevolg daarvan. De totale bijdragen van de deelnemende gemeenten bedraagt € 17,1 miljoen en is daarmee € 0,2 miljoen hoger ten opzichte van de begroting. In onderstaande grafiek zijn de gerealiseerde lasten afgezet tegen de begrote (na wijziging) lasten over het boekjaar 2014 weergegeven: 12.000.000 10.000.000

€

€

€

8.000.000

Totale lasten

(25.050)

(23.121)

1.929

6.000.000

Totale baten

24.543

22.018

(2.525)

4.000.000

(503)

(1.103)

(600)

2.000.000

Totaal saldo van

baten en lasten Toevoegingen en

0 503

680

177

0

(423)

(423)

Begroot Realisatie

onttrekkingen aan reserve Gerealiseerd resultaat

De nadelige afwijking van € 0,4miljoen ten opzichte van de gewijzigde begroting wordt in belangrijke mate verklaard door hogere lasten betreffende inhuur personeel derden ten bedrage van € 0,7 miljoen en de dotatie aan de voorziening invordering ten bedrage van € 0,5 miljoen. De

Voor een nadere analyse op het nadelige resultaat verwijzen wij naar de in de financiële analyses, zoals opgenomen in de financiële toelichtingen per programma in de programmarekening, zijn de afwijkingen tussen de realisatie en de begroting toereikend toegelicht.

Pagina 9

Onze analyse van de financiële positie

Analyse van de financiële positie Eigen vermogen neemt verder af Het eigen vermogen, inclusief het resultaat na bestemming, bedraagt per jaareinde 2014 volgens de jaarrekening € 1,1 miljoen (€ 2,2 miljoen).

Financieringsoverschot Het financieringsoverschot van de BEL Combinatie kan ultimo 2014 als volgt worden samengevat (bedragen x € 1.000):  Langlopende vorderingen :€ 0  Kortlopende vorderingen : € 4.824  Liquide middelen : € 2.066 -/ Langlopende schulden : € 16.950 -/ Kortlopende schulden : € 2.619 -/ Financiële positie: : € 16.811 Uit bovenstaand overzicht is op te maken dat het saldo (financieringsoverschot) het laatste jaar is afgenomen met € 0,6 miljoen naar € 16,8 miljoen (2013: € 16,2 miljoen). Deze afname hangt samen met de afname in de vorderingen ten opzichte van voorgaand boekjaar. De invulling van de huidige financieringsstructuur valt binnen de wettelijke normen. De solvabiliteit (eigen vermogen gedeeld door balanstotaal) van BEL bedraagt ultimo 2014 4,9% (2013: 9,2%).

Thans bezit de BEL Combinatie als organisatie geen eigen weerstandscapaciteit. De BEL Combinatie is als uitvoerende instantie voor de deelnemende gemeenten, tevens afhankelijk van de weerstandscapaciteit van die gemeenten. De BEL Combinatie geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing zoals opgenomen in het jaarverslag inzicht in de ingeschatte risico's en mogelijke financiële effecten.

In het verleden zijn een drietal leningen bij de BNG ten bedrage van € 17 miljoen afgesloten. De aflossing gedurende 2014 bedraagt 1 miljoen. Ultimo 2014 zijn er geen nieuwe langlopende lening(en) aangegaan. De rekening-courantverhouding inzake de verplicht aan te houden bankrekening bij het Rijk (ministerie van financiën) op grond van het schatkistbankieren bedraagt ultimo het boekjaar 2014 € nihil. Wij hebben vastgesteld dat de berekening van het drempelbedrag toereikend is verwerkt en toegelicht in de jaarrekening.

Pagina 10

Onze analyse van de financiële positie

Weerstandsvermogen In het jaarverslag is onder andere de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen. In deze paragraaf heeft BEL een risicoinventarisatie uitgevoerd en de belangrijkste risico’s beschreven. In het hierna volgende overzicht hebben wij de onderkende risico’s opgenomen. Risico’s

Kans en impact

Deelnemen gemeenten in de BEL Combinatie

Hoog

Doorbelasting kosten naar deelnemende gemeenten

Hoog

Bezuinigingen en financiële positie gemeenten

Beperkt

De weerstandscapaciteit bedraagt per ultimo boekjaar 2014 € nihil (2013: € 0,2 miljoen). Op basis van de bovenstaande risico’s lijkt dit nihil. Uit uw jaarrekening blijkt echter dat de aangesloten drie gemeenten voldoende weerstandscapaciteit hebben om de beschreven financiële impact van de onderkende risico’s op te vangen.

Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling Naar onze mening zijn de door het dagelijks bestuur gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening. Afwikkeling van het Invorderingsdossier Wij hebben vastgesteld dat eind maart 2015 de casus financieel gezien is afgewikkeld door een gesloten overeenkomst. Wij hebben vastgesteld dat alle effecten op juiste wijze zijn verwerkt in de jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie. De totale kosten inzake het invorderingsdossier bedragen € 875.540. Hiervan is € 260.000 uit de reeds in 2013 getroffen voorziening gedekt, € 293.000 uit de gedurende 2014 ingestelde voorziening en € 48.000 uit de bedrijfsreserve. Het restant van € 273.540 maakt onderdeel uit van het gerealiseerde resultaat en wordt in het voorstel tot de bestemming daarvan betrokken.

Conclusie en aanbeveling Wij zijn van mening dat BEL de mogelijke risico’s voldoende in beeld heeft en deze toereikend heeft toegelicht in de jaarrekening.

Pagina 11

Onze analyse van uw belangrijkste schattingen

Sensitiviteit schattingen hoog, door onzekere (externe) omstandigheden

Schattingsprocessen binnen de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant van het algemeen bestuur beoordelen wij deze door het dagelijks bestuur gemaakte schattingen. Wel hebben wij een beschouwing ten aanzien van de belangrijkste schattingen opgenomen.

Belangrijke schattingen

Waardering van materiële vaste activa

Beoordeling 2014

Sensitiviteit schattingen is gemiddeld Sensitiviteit schattingen ligt laag

Beoordeling 2013

Toelichting

Er zijn geen indicaties om over te gaan tot afwaardering van de materiële vaste activa. De omvang van de investeringen is gering

Waardering van de debiteuren

De openstaande eigen debiteuren van BEL hebben hoofdzakelijk betrekking op publieke openbare lichamen (aangesloten gemeenten).

Reserves en voorzieningen

Aan de reserves en voorzieningen ligt een deugdelijke onderbouwing ten grondslag. Wel merken wij op dat de onttrekkingen aan de onderhoudsvoorzieningen niet geheel volgens plan verlopen.

Beoordeling van de risico’s ten aanzien van de niet uit de balans

Het inzicht in de niet uit de balans blijkende verplichtingen kan verder

blijkende verplichtingen

verbeterd. Wij adviseren u een contractenregister te implementeren. U geeft aan inmiddels bezig te zijn met de implementatie van een dergelijk register waarbij wordt verwacht deze implementatie af te ronden in het tweede kwartaal van 2015.

Pagina 12

Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle

Inleiding

Voorzieningen

Deze paragraaf geeft een uiteenzetting van de werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van de belangrijke aandachtsgebieden in de controle die nog niet eerder in dit verslag zijn toegelicht.

In uw jaarrekening is de post voorzieningen opgenomen ten bedrage van € 0,7 miljoen. Deze voorziening is als volgt opgebouwd: 

Reserves



In uw jaarrekening is de post reserves opgenomen ten bedrage van € 1,2 miljoen. Deze bestemmingsreserves zijn als volgt opgebouwd:   

Bestemmingsreserve hogere inschaling: Bestemmingsreserve dekking kapitaallasten: Overige reserves: Totaal:

€ 0,1 miljoen € 1,1 miljoen € 0 miljoen € 1,2 miljoen

De bestemmingsreserve hogere inschaling is ingesteld bij de oprichting van BEL gezien het feit dat een aantal medewerkers hoger waren ingeschaald dan op basis van het functieboek van de BEL combinatie. In 2015 zal zoals besloten door het bestuur van de BEL combinatie het restant van deze reserve worden onttrokken. Eventuele extra lasten na 2015 komen ten laste van de exploitatie. De bestemmingsreserve dekking kapitaallasten is ingesteld ter dekking van de kapitaallasten automatisering. Deze reserve zal de kapitaallasten welke voortkomen uit de investeringen vanuit het informatieplan 2010 tot en met 2012 dekken. De kapitaallasten die samenhangen met de investeringen vanuit het hernieuwde informatieplan zullen niet worden gedekt vanuit de bestemmingsreserve dekking kapitaallasten. In 2014 is in totaal € 0,2 miljoen onttrokken aan de reserve Afvloeiing en ontwikkeling personeel. Voor het beperkte restantsaldo zijn verplichtingen aangegaan voor toekomstige jaren. Conclusie Wij hebben vastgesteld dat de reserves toereikend zijn verantwoord en toegelicht in de jaarrekening.



Voorziening afvloeiing en ontwikkeling personeel: Onderhoudsvoorzieningen: Overige voorzieningen: Totaal:

€ 0,1 miljoen € 0,6 miljoen € 0 miljoen € 0,7 miljoen

Voorziening voor afvloeiing en ontwikkeling personeel De opgenomen voorziening inzake afvloeiing en ontwikkeling personeel betreft een verplichting voor de afvloeiing van voormalige medewerkers. De hoogte van de voorziening is gebaseerd op de in concept opgestelde overeenkomsten. Naar verwachting zal in 2015 overeenstemming worden bereikt met de betreffende medewerkers.

Onderhoudsvoorzieningen Deze voorziening is ingesteld voor het onderhoud van de gemeentewerf, het BEL kantoor en de Wijkpost Bijvank. Wij hebben vastgesteld dat aan deze voorzieningen geactualiseerde onderhoudsplannen ten grondslag liggen. Wij merken echter op dat de bestedingen in het boekjaar 2014 niet in overeenstemming zijn met de oorspronkelijke planvorming. Naar verwachting zullen de geplande bestedingen in het boekjaar 2015 plaatsvinden. Overige voorzieningen De voorziening invordering bedraagt ultimo 2014 nihil aangezien het dossier geheel is afgewikkeld in het boekjaar. Conclusie Wij kunnen ons verenigen met de door u gehanteerde uitgangspunten inzake de gevormde voorzieningen. Pagina 13

Dossier Invordering Wij hebben gedurende onze controle verhoogde aandacht geschonken aan de gevolgen en de afwikkeling van het ‘dossier invordering’. Wij hebben vastgesteld dat als gevolg van niet voorziene kosten de budgetten op onderdelen zijn overschreden, maar hebben deze als gevolg van het niet voorziene karakter niet als onrechtmatig beoordeeld. Hierbij hebben wij tevens vastgesteld dat in 2014 een traject is gestart om te komen tot een juiste afwikkeling waarbij onderzoek is gedaan naar de status van de belastingdebiteuren, de betalingsgegevens en het eventuele effect hiervan naar de gemeenten. Wij zijn van mening dat de financiële gevolgen van de afwikkeling op juiste en volledige wijze zijn opgenomen in de jaarrekening van de BEL Combinatie en kunnen ons met de verwerking verenigen.

Wij hebben gedurende onze interimcontrole tevens aandacht gehad voor de procedurele aspecten binnen de organisatie en hebben geconcludeerd dat op dit vlak maatregelen zijn getroffen.

Europese aanbestedingen Zoals reeds gemeld in onze management letter is de aanbestedingswet voorgaand jaar ingrijpend gewijzigd, waarbij striktere regels gelden over clustering, proportionaliteit van eisen, bepaling over niet-samenvoegen en verplicht splitsen van opdrachten en bepalingen die betrekking hebben op het beperken van de kosten van het deelnemen aan een aanbesteding. U heeft uw inkoopbeleid aangepast naar de nu geldende wetgeving. Het inkoopbeleid maakt onderdeel uit van het door het bestuur vastgestelde normenkader. Ten tijde van de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat een rechtmatigheidsonderzoek op de naleving van de wetgeving heeft plaatsgevonden. Uit dit onderzoek kwamen echter een groot aantal bevindingen naar voren, waarmee geconcludeerd kan worden dat de vigerende aanbestedingsregels onvoldoende worden nageleefd of niet konden worden aangetoond. Met name bij de dossiers van inhuur van derden komt naar voren dat de dossiervorming voor verbetering vatbaar is.

In de dossiers ontbreekt veelal een deugdelijke motivering waarom voor een bepaalde aanbestedingsvorm is gekozen. Daarnaast is vastgesteld dat niet in alle dossiers de relevante documentatie is opgenomen. Wij hebben vastgesteld dat deze bevindingen uitsluitend betrekking hebben op aanbestedingen die aan het interne aanbestedingsbeleid zouden moeten voldoen. Conclusie en aanbeveling Wij hebben vastgesteld dat BEL de Europese aanbestedingswet heeft nageleefd. Wel komt uit de rechtmatigheidscontrole een groot aantal bevindingen naar voren ten aanzien van motivering en dossiervorming. Wij adviseren u de procedures rondom inkopen en aanbestedingen nader aan te scherpen en de documentatie te verbeteren. Aangezien een generiek besluit is genomen door het dagelijks bestuur ten aanzien van voornoemde lasten kunnen wij vaststellen dat de inkopen rechtmatig hebben plaatsgevonden in 2014. DIT BESLUIT MOET NOG GENOMEN WORDEN Naast bovenstaande bevindingen hebben wij geconstateerd dat niet in alle gevallen een melding wordt gedaan bij het aanbesteden van een 2B dienst. Bij het aanbesteden van een 2B dienst is het verplicht om dit te melden. Deze onrechtmatigheid merken wij aan als een formele onrechtmatigheid en heeft dus geen gevolgen voor ons oordeel.

Prestatieverklaring Zoals reeds gemeld in onze management letter d.d. 24 december 2014 bestaat als gevolg van het ontbreken van een adequate functiescheiding tussen bestellen, vaststellen van prestatie en autorisatie van de inkoopfacturen een verhoogd (fraude) risico dat facturen worden geautoriseerd waarvoor de prestatie niet of niet volledig is geleverd. Wij hebben u verzocht over 2014 gegevensgerichte werkzaamheden uit te voeren om de rechtmatigheid (gericht op de prestatie) van de inkooplasten vast te stellen. Deze werkzaamheden hebben inmiddels toereikend plaatsgevonden. Pagina 14

Wet normering topinkomens Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd.

Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. In het kader van de jaarrekening 2014 heeft u een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

Schatkistbankieren Vanaf 2014 dient In de toelichting op de balans ten aanzien van schatkistbankieren het volgende te worden vermeld: ► Het drempelbedrag voor het begrotingsjaar waarover verantwoording afgelegd wordt. ► Voor ieder kwartaal van het jaar dient het bedrag aan middelen toegelicht te worden dat “buiten de schatkist” is gehouden. Wij hebben vastgesteld dat bovenstaande adequaat is toegelicht in de jaarrekening.

Pagina 15

Kwaliteit beheersorganisatie

Kwaliteit beheersorganisatie Interne beheersmaatregelen

Algemeen Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2014 van de gemeenschappelijke regeling hebben wij de interne beheersmaatregelen, welke onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie van uw gemeenschappelijke regeling, in onze overwegingen betrokken. Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van interne beheersmaatregelen onderzocht voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. Wij steunen voor de volgende processen op uw interne beheersing, hetgeen betekent dat wij minder uitgebreide werkzaamheden per jaareinde behoeven te verrichten. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole.

Bevindingen interne beheersing In onze management letter 2014 d.d. 24 december 2014, uitgebracht aan het bestuur, hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen van onze tussentijdse controle 2014 opgenomen. In deze management letter hebben wij aangegeven welke zaken vóór de jaarrekeningcontrole 2014 opgepakt zouden moeten zijn. Wij hebben kennis genomen van de reactie van het management op onze management letter en geconstateerd dat de voortgang van de aanbevelingen met een hoge prioriteit van zowel uw eigen interne controle als de controle door ons als accountant in voldoende mate (zichtbaar) worden gevolgd.

Pagina 17

Voor de aandachtspunten inzake de (doorontwikkeling van de) verbijzonderde interne controle verwijzen wij naar pagina 17 van dit verslag. Conclusie: Wij hebben vastgesteld dat BEL in belangrijke mate op adequate wijze invulling heeft gegeven aan onze eerdere adviezen dan wel dat deze onderhanden zijn binnen de organisatie.

Automatisering Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen. De jaarrekeningcontrole heeft echter geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

Algemene ontwikkelingen ten aanzien van de VIC functie Bij het gebruikmaken van werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle functie is de Nederlandse Standaard 610 Gebruikmaken van de werkzaamheden van interne auditors van toepassing. Deze standaard is in 2013 aangescherpt. De standaard houdt onder meer in dat de accountant de voor zijn relevante, door de verbijzonderde interne controle functie uitgevoerde werkzaamheden evalueert en test om zich ervan te overtuigen, dat de werkzaamheden toereikend zijn voor zijn doelstellingen en om vast te stellen welke eigen werkzaamheden zijn eigen professionals moeten uitvoeren. De aangescherpte standaard stelt eisen aan de kwaliteit en inrichting van de verbijzonderde interne controle functie. De eisen hebben betrekking op objectiviteit en onafhankelijkheid, deskundigheid en systematische en gedisciplineerde aanpak en dat de VIC geen vervanging van de IC is. Daarnaast is goede communicatie tussen de verbijzonderde interne controlefunctie en de accountant van groot belang. De accountant kan en mag gebruik (blijven) maken van eerder verrichte interne controles bij de gemeenschappelijke regeling indien deze voldoen aan de aangescherpte voorwaarden met betrekking tot objectiviteit, deskundigheid en kwaliteit. De mate waarin wij gebruik kunnen maken van de werkzaamheden van uw interne controle afdeling is afhankelijk van de beoordeling van de verbijzonderde interne controle afdeling op de criteria objectiviteit, deskundigheid en systematische en gedisciplineerde aanpak.

Pagina 18

Op basis van onze kennis van de huidige kwaliteit en inrichting van de verbijzonderde interne controle maken wij met ingang van 2014 in mindere mate dan voorheen gebruik van de door uw medewerkers uitgevoerde werkzaamheden en voeren wij zelfstandig meer werkzaamheden uit. Externe ontwikkelingen vanuit zowel de commissie Depla als de accountantsorganisaties stimuleren het zelfstandig verantwoording afleggen over rechtmatig handelen en getrouw verantwoorden in de jaarrekening. En benadrukken daarmee het belang van een verbijzonderde interne controlefunctie. De VNG en de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) onderkennen het belang van een goede afstemming met betrekking tot de controle. In dit kader zullen VNG en NBA gezamenlijk een brochure opstellen met een uitwerking van de voorwaarden en praktijkvoorbeelden voor zowel de accountant, als gemeenten, met specifieke aandacht voor minder grote gemeenten. Wij zijn als EY-accountants betrokken bij de ontwikkeling van deze brochure.

Pagina 19



Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid Wij hebben bij de controle over 2014 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Bado en het controleprotocol 2014 van de BEL Combinatie. Bij onze controle hebben wij aandacht gegeven aan de volgende onderwerpen: ► het rechtmatigheidsbeheer; ► de naleving van het voorwaardencriterium; ► de begrotingsrechtmatigheid; ► de kredieten; ► mutaties in de reserves; ► het misbruik-en-oneigenlijk-gebruikcriterium; ► de niet-financiële beheershandelingen.

Indien desondanks budgetten worden overschreden en niet meer gedurende het jaar kunnen worden voorgelegd aan het algemeen bestuur, is strikt genomen sprake van een onrechtmatigheid. Deze overschrijdingen hoeven echter niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Voor een juiste oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de algemeen bestuur geformuleerde beleid, deze wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten of kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen. Deze overschrijdingen dienen te worden weergegeven in de jaarrekening en kunnen door het vaststellen van de jaarrekening alsnog door het algemeen bestuur worden geautoriseerd.

Begrotingscriterium

Wij zijn nagegaan of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting.

Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van het Algemeen Bestuur is gerespecteerd. Wij beoordelen bij onze controle de overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten op programmaniveau. Dit betreffen enkel de lasten omdat hierop een beoordeling en rapportering van de accountant wordt gevraagd vanuit de Kadernota Rechtmatigheid. Het Algemeen Bestuur autoriseert de begroting (en begrotingswijzigingen) en geeft daarmee toestemming voor de uitvoering van het beleid en de daarvoor benodigde middelen. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur om begrotingsafwijkingen tijdig te signaleren en te rapporteren aan de het Algemeen Bestuur. Door een goede inrichting van de planning & controlcyclus zorgt het dagelijks bestuur er voor dat de begroting en budgetten worden bewaakt en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen.

Voorwaardencriterium Wij hebben geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het voorwaardencriterium.

De begrotingsoverschrijdingen zijn goed toegelicht In de toelichting op de staat van baten en lasten is door het dagelijks bestuur een analyse van de overschrijdingen opgenomen. De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen het programma. Het dagelijks bestuur stelt het algemeen bestuur voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2014. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid. Pagina 21


Misbruik en oneigenlijk gebruik

Interne beheersing rechtmatigheid

In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeenschappelijke regeling heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.

In uw intern controleplan zijn de uit te voeren werkzaamheden opgenomen. De werking van deze maatregelen is met voldoende diepgang getoetst en de uitkomsten hiervan zijn toereikend vastgelegd. Zoals gemeld in onze voorgaande rapportages neemt dit niet weg dat op onderdelen (verdere) aanpassing en/of verbetering mogelijk is.

Niet-financiële beheershandelingen vallen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen.

In dit kader noemen wij: ► De uitvoering van de controles gedurende het jaar; ► Verdere verbreding en diepgang van de werkzaamheden; ► Het duidelijk en zichtbaar vastleggen van het controlespoor (zogenaamde “audit trail”); en ► Een zichtbare afwikkeling van de geconstateerde bevindingen. Zoals reeds aangegeven in de management letter d.d. 24 december 2014 naar aanleiding van de tussentijdse controle 2014 kan de beheersing voor een aantal processen nog in bepaalde mate verder worden doorontwikkeld. Wij constateren dat BEL hiermee aan de slag is en deze verbeteringen veelal de komende jaren wil gaan realiseren.

Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen van de BEL Combinatie.

Pagina 22

Wensen en aandachtspunten

Wensen en aandachtspunten Specifieke aandachtsgebieden

Aandachtspunten voor het algemeen bestuur Wij vinden het van groot belang onze controle af te stemmen op de specifieke situatie van de BEL Combinatie en de wensen van onze opdrachtgever. Op die wijze kunnen wij nog gerichter toegevoegde waarde leveren.

VPB Voor overheidsondernemingen ontstaat op 1 januari 2016 op basis van het aanhangig wetsvoorstel Wet Vpb-plicht overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting (Vpb). De nieuwe regeling op hoofdlijnen Gemeenten en hun Gemeenschappelijke Regelingen met rechtspersoonlijkheid worden belastingplichtig voor zover zij een fiscale onderneming drijven. Hetzelfde geldt voor door gemeenten beheerste stichtingen en verenigingen. Veel kapitaaldeelnemingen, waaronder bv’s, nv’s en coöperaties, worden zelfs belastingplichtig voor ál hun activiteiten. De regeling kent een aantal algemene en specifieke vrijstellingen op basis waarvan de Vpb-plicht mogelijk (deels) beperkt kan worden.

Advies Wij adviseren de periode tot 1 januari 2016 te gebruiken om uw organisatie voor te bereiden op de aanstaande Vpb-plicht. De (financiële) impact op de organisatie kan worden bepaald door de ondernemingsactiviteiten in kaart te brengen en te inventariseren welke activiteiten mogelijk vrijgesteld zijn. Wij raden u aan deze inventarisatie op korte termijn uit te voeren en op basis daarvan uiterlijk in Q3 2015 tevens een inschatting te maken van de financiële impact voor het jaar 2016, zodat in de begroting 2016 en de Iv3 2016 de verwachte vennootschapsbelastinglast kan worden meegenomen. Daarnaast is essentieel dat de nieuwe fiscale regels en daarmee samenhangende verantwoordelijkheden tijdig in uw interne processen en administratie worden geïntegreerd en dat waar nodig het kennisniveau binnen uw organisatie op het gebied van de Vpb wordt verhoogd.

Gevolgen Ondernemingsactiviteiten van Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zullen door de nieuwe regeling met Vpb belast worden vanaf 1 januari 2016. Over de jaarlijkse (fiscale) winst is Vpb verschuldigd tegen een tarief van 25%, met een tariefsopstapje van 20% over de eerste € 200.000,-. Met deze belastinglast zal jaarlijks rekening moeten worden gehouden in de begroting en jaarrekening. Ook zal uiteraard jaarlijks aangifte Vpb moeten worden gedaan.

Pagina 24

Bijlagen

Onafhankelijkheid en controleproces Bijlage 1

Onafhankelijkheid De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Vanaf 1 januari 2014 is op alle assurance opdrachten onder Nederlands recht de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van toepassing. Een aantal belangrijke punten uit de ViO die we hieronder hebben opgenomen, betreffen: ► langdurige betrokkenheid ► samenloop van dienstverlening ► geschenken en giften Een strikte scheiding tussen controle- en adviesdiensten was al van kracht voor OOB’s vanaf 1 januari 2013 en kantoorroulatie is verplicht voor financiële jaren van OOB’s vanaf 2016. Daarnaast kent de Europese verordening vanaf controlejaar 2016 striktere onafhankelijkheidseisen, maar ook nadere bevestigingen over onafhankelijkheid ter communicatie aan interne toezichthouders.

Wij brengen u tijdig op de hoogte van belangrijke teamwisselingen. Intern beschikken wij over interne overdrachtsprocedures, zodat u geen hinder ondervindt van een teamwisseling. Samenloop van dienstverlening Ten aanzien van OOB’s is de combinatie van wettelijke controles en overige dienstverlening volledig verboden, met uitzondering van met name genoemde overige assurancediensten. Voor niet-OOB’s is bepaald dat samenloop is geoorloofd als de non-assurance dienst niet van materiële invloed is op het assurance-object. Als er wel materiële invloed is geldt in beginsel een verbod, behalve wanneer de non-assurancedienst niet: ► subjectief of niet-routinematig is; of ► een verwerkingswijze in het assurance-object ten gevolge heeft waarvan het assurance team twijfelt of deze verwerkingswijze passend is; of ► leidt tot een bedreiging uit hoofde van belangenbehartiging.

Impact nieuwe regels op relatie BEL Combinatie en EY Langdurige betrokkenheid Om alle schijn van onafhankelijkheid te vermijden, kunnen de externe accountant en (sr) managers in het team maximaal zeven achtereenvolgende jaren in een managementfunctie binnen het team actief zijn. Daarna zullen zij intern roteren. Onze betrokkenheid in jaren laat het volgende beeld zien: ► R. Ellermeijer RA betrokken sinds 2010 ► drs. R.M.G. Regelink RA als manager betrokken sinds 2010

Pagina 26

Verantwoordelijkheid Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Pagina 27

Verantwoordelijkheid Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Controleaanpak Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2014 onderkend: ► financiële positie en kwaliteit resultaat; ► schattingen en toelichtingen in de jaarrekening; ► voorzieningen Wij rapporteren u over onze werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van onze aandachtspunten in dit accountantsverslag.

De met u afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties Op grond van het Bado stelt de algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. De goedkeuringstolerantie zijn vastgesteld door dagelijks bestuur en vervolgens ter besluitvorming gebracht van het algemeen bestuur. Het normenkader bijgesteld, ten aanzien van toleranties zijn geen wijzigingen aangebracht. Op grond van de jaarrekening 2014 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 0,5 miljoen,- (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 1,5 miljoen (3% van de lasten). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden. Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. Het rapporteringsbedrag, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is voor de BEL gelijk aan de goedkeuringstolerantie. Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de

< 1%

> 1 < 3%

-

> 3%

< 3%

> 3 < 10%

> 10%

-

jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Pagina 28

Overzicht controleverschillen Bijlage 2

Pagina 29

Overzicht controleverschillen

Controleverschillen Tijdens onze controle inventariseren wij verschillen tussen enerzijds bedragen, classificaties, presentatie en toelichting van jaarrekeningposten die de BEL Combinatie heeft opgenomen of gerapporteerd en anderzijds bedragen, classificaties, presentatie of toelichting zoals die naar onze mening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten dienen te worden opgenomen of gerapporteerd. Onderstaand is een overzicht van de materiële verschillen opgenomen, die

zijn geconstateerd tijdens onze controle en welke zijn aangepast door het dagelijks bestuur. Wij hebben geëvalueerd in hoeverre onderstaande verschillen voortkomen uit een tekortkoming in de interne beheersing. Tevens is een overzicht opgenomen van de onjuistheden die wij tot aan de datum van dit verslag hebben gesignaleerd en niet door de gemeenschappelijke regeling zijn gecorrigeerd. Daarnaast zijn eventuele rechtmatigheidsfouten in dit overzicht opgenomen.

Gecorrigeerde verschillen Post/omschrijving verschil

Bedrag

Effect van deze constatering op de interne beheersing

Referentie in dit verslag

n.v.t.

n.v.t.

€/verwijzing naar regelgeving

n.v.t.

n.v.t.

Pagina 30

Het hieronder opgenomen overzicht met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het dagelijks bestuur en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. Wij hebben de ongecorrigeerde verschillen met het dagelijks bestuur besproken. Wij zijn van mening dat verschillen zoveel mogelijk door het dagelijks bestuur moeten worden gecorrigeerd. Wij hebben geen resterende controleverschillen.

De kwalitatieve factoren die hierbij in overweging zijn genomen, zijn: ► het effect op het resultaat voor en na bestemming; ► het effect op de balansposten, inclusief het eigen vermogen; ► het effect op significante toelichtingen, individuele items, subtotaal of totaal in de jaarrekening.

Ongecorrigeerde verschillen Post/omschrijving van de toelichting

Bedrag in

Referentie in dit verslag

€/verwijzing naar regelgeving n.v.t n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Pagina 31

3 Boekwerk jaarrekening BEL Combinatie 2014 versie AB 02072015

Jaarrekening & Jaarverslag 2014 Vastgesteld door het Algemeen Bestuur Voorzitter T. Smit

Datum 25-6-2015

Secretaris G. Kolhorn

25-6-2015

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding

5

2. Jaarrekening 2014 2.1 Balans 2.2 Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2.3 Waarderingsgrondslagen 2.4 Toelichting op de balans 2.5 Toelichting op de baten en lasten

8 8 11 13 15 25

3. Programma Dienstverlening

35

4. Paragrafen 4.1 Bedrijfsvoering 4.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing 4.3 Onderhoud kapitaalgoederen 4.4 Financiering 4.5 Overige paragrafen

42 42 45 47 48 49

5. Controleverklaring

51

6. Vaststellingsbesluit

53

3

4

1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag, inclusief de jaarrekening, van de BEL Combinatie over 2014. Daarin wordt verantwoording afgelegd over de prestaties van de BEL Combinatie en de inzet van de financiële middelen. Het verslag is opgezet in zes hoofdstukken. Na deze inleiding volgt hoofdstuk 2 met daarin de balans, het overzicht van baten en lasten en de toelichting hierop. De begroting van de BEL Combinatie kent één programma, namelijk de dienstverlening richting de drie deelnemende gemeenten. Hierop wordt in hoofdstuk 3 ingegaan. Hoofdstuk 4 omvat de verplichte paragrafen waarin wordt ingegaan op de bedrijfsvoering, het weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen en financiering. Na de accountantscontrole wordt de verklaring toegevoegd in hoofdstuk 5. In hoofdstuk 6 is het vaststellingsbesluit van deze jaarrekening opgenomen. Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling BEL stelt de jaarrekening vast. De colleges van B&W leggen het vervolgens voor aan de gemeenteraden voor het indienen van zienswijzen. In deze inleiding belichten we de voornaamste ontwikkelingen en resultaten uit 2014. Bestuurswisseling Maart 2014 stond in het teken van de gemeenteraadsverkiezingen. Voor de BEL Combinatie heeft dit geleid tot een nieuwe samenstelling van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur. Het Algemeen Bestuur (AB) is het hoogste bestuursorgaan van de BEL Combinatie en bestaat uit de colleges van de drie gemeenten. Het Dagelijks Bestuur is belast met de sturing van de BEL Combinatie en bestaat uit dhr. T. Smit (wethouder Laren), mevr. J.N. de Zwart – Bloch (burgemeester Blaricum) en dhr. N. Rood (wethouder Eemnes). Transitie Sociaal Domein Op partijen in de gemeenschap en medewerkers is een zware wissel getrokken om de gemeentelijke taken op het gebied van het sociale domein te realiseren. Dit is op een projectmatige wijze aangepakt. We kunnen stellen dat het project voor de implementatie van deze ontwikkelingen voortvarend is verlopen. Samenwerking in de regio Als gevolg van rijksbeleid, bezuinigingen en decentralisaties is in 2014 ook een start gemaakt met de oriëntatie op de samenwerking in onze regio. Dit naar aanleiding van een advies dat vanuit de provincie aan de minister is gericht. De structuur van de BEL-combinatie leent zich goed voor versterking van intergemeentelijke samenwerking in de regio en om slagvaardig in te spelen op deze ontwikkelingen. Debiteurendossier In april heeft het bestuur van de BEL Combinatie een rechtszaak tegen Incassoprofessionals (IP) gestart. Door De Gooi- en Eemlander werd dit proces als ‘incassogate’ aangeduid. Met de juridische procedure met het incassobureau is een aanzienlijke kostenpost gemoeid. In het vierde kwartaal is echter gebleken dat de juridische procedure niet behoefde te worden doorgezet, omdat overeenstemming tussen de betrokken partijen is bereikt voor de afwikkeling van het ontstane geschil. Hiertoe is eind 2014 gekomen tot een vaststellingsovereenkomst. De ruimte binnen de beschikbare budgetten is in het derde kwartaal door het bestuur gereserveerd voor de dekking van de te maken kosten. In totaliteit zijn de kosten € 67.000 hoger dan de beschikbare dekking. In het overzicht bij de incidentele baten en lasten is een specificatie van de kosten en financiering opgenomen.

5

Financiën In het derde kwartaal is een doorkijk gegeven naar het eind van het jaar. Op dat moment werd per einde van het jaar géén substantiële afwijking tussen de begroting en de realisatie verwacht en derhalve geen (fors) voor- of nadelig bedrijfsresultaat 2014. De afwikkeling van de integriteitskwestie op het gebied van het innenproces heeft een groot beslag op de financiële middelen gelegd. In de prognose van het derde kwartaal is uitgegaan van een voortzetting van de juridische procedure in 2015. In het vierde kwartaal bleek de praktijk anders te zijn. Het resultaat van de BEL Combinatie over 2014 is € 268.000 negatief. Het resultaat bestaat uit: 1. resultaat op salarissen en inhuur: € 200.000 nadeel 2. resultaat op rente en afschrijvingen € 54.000 voordeel 3. resultaat op energie € 21.000 nadeel 4. resultaat op goederen en diensten € 11.000 nadeel 5. resultaat invorderingsproces € 67.000 nadeel 6. saldo diverse baten en lasten € 23.000 nadeel Totaal € 268.000 nadeel Dit is 1,5% van de begroting [= € 267.851/(€ 25.049.989 -/- € 7.674.011) *100%]. Dit resultaat moet worden bezien in de context van de afwikkeling van het invorderingsdossier. Normaliter wordt in de financiële planning rekening gehouden met de vooren nadelen. Doordat de ruimte binnen de beschikbare budgetten (€ 293.000) en bedrijfsreserve (€ 255.000) is gereserveerd voor de afwikkeling van het debiteurendossier, waren geen middelen beschikbaar om de overschrijdingen op de personele en overige lasten op te vangen. In de toelichting op de baten en lasten wordt gedetailleerder op de samenstelling van het resultaat ingegaan. Realisatie dienstverleningsovereenkomsten De BEL combinatie verricht diensten aan de drie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. De afspraken met de gemeenten voor de uit te voeren werkzaamheden en de in te zetten capaciteit worden in een dienstverleningsovereenkomst vastgelegd. In 2014 is in totaal 100,7% van de begrote uren gerealiseerd. Bij deze dank aan onze medewerkers die zich hiervoor hebben ingezet. Onze dienstverlening wordt door onze inwoners in ‘waarstaatjegemeente’ op een kleine 7 gewaardeerd. Kwetsbaarheid organisatie De afgelopen jaren is de formatie van de BEL Combinatie kleiner geworden. De omvang van de werkzaamheden van de organisatie is redelijk vergelijkbaar gebleven. Dit betekent dat de druk op het presteren van de medewerkers groter is geworden. De opbouw van de organisatie bestaat voor de uitvoering van de taken op de diversiteit aan beleidsterreinen voor de gemeenten uit specialistische en solistische functies ('eenpitters'). Tevens is een aantal taken geclusterd ondergebracht bij een aantal medewerkers. Bij grotere gemeenten zou hiervoor voldoende volume zijn om deze in een functie onder te brengen. Hiervoor is geen back up aanwezig, zodat bij verzuim of mobiliteit van werkzaamheden al snel gaten vallen. Deze worden maximaal door herverdeling van taken opgevangen, voordat een beroep op het inhuurbudget wordt gedaan. Daarmee is de organisatie kwetsbaar geworden. Voor wat betreft de flexibiliteit van de organisatie kan worden opgemerkt dat beperkte capaciteit wordt aangehouden om snel op bestuurlijke vragen in te spelen. De beschikbare capaciteit van de organisatie is ingepland om de dienstverleningsovereenkomsten te

realiseren. Daarmee is de organisatie 'volgepland' en is minder ruimte voor flexibele afspraken.

6

De lijn die afgelopen jaren door bezuinigingen is ingezet, heeft ertoe geleid dat de BEL Combinatie is te typeren als een compacte organisatie, die functioneert binnen de financiële mogelijkheden die er zijn. Dit vergt een meer structurele oplossing om de risico's die met een kwetsbare organisatie samenhangen te beperken. Acties hiervoor zijn al in 2014 in gang gezet. Bij de afdeling Control & Financiën zijn maatregelen genomen om dit onderdeel incidenteel vanuit het inhuurbudget te versterken. In het tweede kwartaal 2015 wordt de ingeslagen weg bij dit onderdeel geëvalueerd, zodat dan kan worden aangegeven in hoeverre structurele formatie benodigd is. Ook in andere afdelingen wordt kritisch naar het functioneren gekeken. Zo ook door de afdeling Ondersteuning en Ontwikkeling, die de kwaliteit van haar ondersteunende en ontwikkelende dienstverlening beziet. Verder is er een visie op dienstverlening in voorbereiding op basis waarvan de taakuitvoering van het KCC zal worden bezien. In het jaarplan 2015 van de afdelingen wordt verder ingezet op een kritische beschouwing van de organisatie, zodat daarna in het derde kwartaal 2015 met een gefundeerd plan voor formatieontwikkeling kan worden gekomen. Bezuinigingen In 2014 is een taakstelling van € 300.000 vertaald naar de begrotingen van de gemeenten. In elke gemeentelijke begroting is € 100.000 opgenomen. De BEL Combinatie heeft in samenwerking met de gemeenten een inspanning gedaan om de aangegeven bezuinigingen te realiseren. De taakstelling is voor 2014 voor de gemeenten Blaricum en Eemnes gerealiseerd en voor Laren op € 22.000 na.

7

2. Jaarrekening 2014 2.1 Balans 2013

2014

19.257.319

18.619.152

19.257.319

18.619.152

144.659

195.597

3.269.138

4.494.918

0 8.140 3.421.937

23.425 5.718 4.524.061

Liquide middelen Kas-, bank- en girosaldi

720.332

401.094

Overlopende activa

127.050

121.470

4.269.319

5.242.222

23.526.638

23.861.374

Activa Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut Totaal vaste activa Vlottende activa Vooruitbetalingen Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Rekening-courant verhouding met niet financiële instellingen Overige vorderingen

Totaal vlottende activa Totaal activa

8

Passiva

2013

2014

244.136 1.910.939 11.436 2.166.511

207.572 1.279.195 -423.145 1.063.622

110.000 138.954 376.634 10.000 5.000 296 260.000 900.884

134.130 158.954 431.635 14.000 5.000 296 0 744.015

17.925.000

16.950.000

20.992.395

18.757.637

617.622 0 617.622

693.095 2.467.057 3.160.152

1.916.621

1.943.585

2.534.243

5.103.737

23.526.638

23.861.374

Vaste passiva Eigen vermogen Algemene bedrijfsreserve Overige Bestemmingsreserves Rekeningresultaat na bestemming Voorzieningen Voorziening afvloeiing en ontwikkeling pers. Voorziening gemeentewerf Voorziening BEL kantoor Voorziening Wijkpost Bijvanck Voorziening FPU Voorziening IZA Voorziening Invordering Vaste schulden met een rentetypische looptijd gelijk of langer dan 1 jaar BNG Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 jaar Overige schulden Schulden aan kredietinstelingen Overlopende passiva Totaal vlottende passiva Totaal passiva

9

10

2.2 Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening BEL Combinatie 2014 Realisatie Cat.

Omschrijving

1.0

Lasten Salarissen

2.0

Rente en afschrijvingen

3.0

Personeel derden

3.1

Energie

3.3

Duurzame goederen

3.4 6.0 6.2

Doorb. (hulp)kostenplaatsen

Primair begroot

Begroot (na wijz.)

Realisatie

Saldo

2014

2014

2013

2014

2014

10.047.757

(boekwerk) 10.487.744

10.089.744

9.778.857

2.053.944

2.275.879

2.145.871

2.092.010

-53.861

1.302.163

637.000

1.543.000

2.230.940

687.940

175.492

165.000

165.000

186.212

21.212

27.975

17.500

17.500

26.780

9.280

Goederen en diensten

3.220.624

3.263.996

3.335.863

3.346.362

10.499

Dotatie voorzieningen

450.000

80.000

79.000

568.933

489.933

Totaal Lasten

1.0

Baten Salarissen

2.1

Ontvangen rente

3.0

Vergoeding voor personeel

3.2

Huren en pachten

3.3

Duurzame goederen

3.4


3.4

Verrekeningen gemeenten

4.2

Inkomensoverdrachten

4.3

Investeringsbijdragen

6.0

Onttrekking voorzieningen

6.2

Doorb. (hulp)kostenplaatsen

-310.887

4.570.083

8.112.035

7.674.011

4.890.532

-2.783.479

21.848.038

25.039.154

25.049.989

23.120.626

-1.929.363

0

0

0

0

0

-320

0

0

9

9

76.877

21.600

21.600

87.578

65.978

128.313

120.000

120.000

135.991

15.991

13.598

0

0

5.346

5.346

330.571

215.000

661.000

736.949

75.949

15.414.958

15.643.709

15.643.711

15.724.183

80.472

525.028

463.150

423.000

437.150

14.150

0

0

0

0

0

97.000

0

3.500

0

-3.500

4.570.083

8.112.035

7.674.011

4.890.532

-2.783.479

21.156.108

24.575.494

24.546.822

22.017.738

-2.529.084

-691.930

463.660

503.167

1.102.888

-599.721

703.366

463.660

503.167

679.743

176.576

11.436

0

0

-423.145

-423.145

Mutatie afkoop verlofuren

-52.278

-52.278

Onttrekking Alg. bedrijfsreserve

207.572

207.572

-267.851

-267.851

Totaal Baten Gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten Mutatie reserves Gerealiseerde resultaat

Resultaat BEL Combinatie (*)

Het resultaat 2014 van de BEL Combinatie (€ 267.851 nadelig) is inclusief het voorgestelde vaststellingsbesluit voor de verwerking van de verlofuren aan medewerkers van de BEL Combinatie (€ 52.278) en de aanvullende onttrekking aan de Algemene bedrijfsreserve (€ 207.572).

11

12

2.3 Waarderingsgrondslagen Waarderingsgrondslagen algemeen De BEL Combinatie is een gemeenschappelijke regeling. Het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) is van kracht. Voor zover niet anders vermeld zijn activa en passiva gewaardeerd tegen nominale waarde. Waarderingsgrondslagen activa Materiële vaste activa De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen verkrijgingprijs verminderd met de afschrijvingen. Afschrijving vindt plaats op basis van de verwachte levensduur volgens de lineaire methode. Op grond wordt niet afgeschreven. De materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in maximaal: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k.

50 jaar: gemeentehuis 40 jaar: kantoren en bedrijfsgebouwen 25 jaar: renovatie kantoren en bedrijfsgebouwen 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen, sneeuwploegen, aanhangwagens, trekkers 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen en kantoren 10 jaar: zware transportmiddelen\voertuigen; opzetstrooiers 8 jaar: lichtere transportmiddelen\voertuigen 7 jaar: veegmachines 6 jaar: grasmaaiers 5 jaar: motorvaartuigen, personenauto’s; automatiseringsapparatuur; schuiten op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven

Vlottende activa De vorderingen en liquide middelen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Waarderingsgrondslagen passiva Eigen vermogen Voor zover gelden nodig zijn voor een specifiek doel zijn deze opgenomen in een bestemmingsreserve. De algemene bedrijfsreserve vormt het financieel weerstandsvermogen voor het opvangen van financiële risico’s en onvoorziene ontwikkelingen in de bedrijfsvoering. Voorzieningen Onder de voorzieningen zijn opgenomen de op het moment van opstellen van de jaarrekening voorzienbare verplichtingen, verliezen en/of risico’s, voor zover de omvang hiervan redelijkerwijs is in te schatten. Daarnaast zijn er voorzieningen ter egalisatie van de onderhoudskosten aan gebouwen. Langlopende schulden Onder langlopende schulden zijn begrepen schulden met een oorspronkelijke looptijd van een jaar en langer. Vlottende passiva Schulden met een looptijd van korter dan een jaar maken deel uit van de vlottende passiva.

13

Resultaatbepaling De lasten en baten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Alle lasten en baten die betrekking hebben op het boekjaar en ten tijde van het opstellen van de jaarrekening bekend zijn, worden in het betreffende verslagjaar verwerkt. Verliezen worden genomen op het moment dat deze bekend zijn. Baten worden genomen als deze als gerealiseerd kunnen worden beschouwd.

14

2.4 Toelichting op de balans 2.4.1 Activa Vaste activa De BEL Combinatie heeft alleen investeringen met economisch nut en geen investeringen met maatschappelijk nut. De specificatie van de materiële vaste activa is:

A

Gronden en terreinen

B

Bedrijfsgebouwen

C

Vervoermiddelen

D

Machines, apparaten en installaties

E

Overige materiële activa Totaal

31-12-2013

31-12-2014

1.973.329

1.973.329

13.911.286

13.570.415

288.598

280.124

68.842

52.845

3.015.264

2.742.439

19.257.319

18.619.152

Het verloop van de vaste activa kan als volgt worden weergegeven: Boekwaarde

Investeringen

31-12-2013

2014

Afschrijvingen Vermindering 2014

2014

Boekwaarde 31-12-2014

A

1.973.329

0

0

0

1.973.329

B

13.911.286

13.853

354.723

0

13.570.415

C

288.598

32.097

40.571

0

280.124

D

68.842

0

15.997

0

52.845

E

3.015.264

651.481

878.895

45.411

2.742.439

19.257.319

697.431

1.290.186

45.411

18.619.152

Toelichting op de cijferanalyse ten opzichte van 2013: A Gronden en terreinen: geen mutaties. B Bedrijfsgebouwen: geïnvesteerd is in een aanbouw van de wijkpost Bijvanck. C Vervoermiddelen: de buitendienst heeft een Toyota Dyna aangeschaft conform het vervangingsplan. D Machines, apparaten en installaties: geen mutaties. E Overige materiële vaste activa: bijna alle investeringen zijn ICT gerelateerd. Het gaat om de digitalisering van de dienstverlening, de basisregistraties en investeringen in software en hardware. Voor een nadere toelichting op de investeringen wordt verwezen naar 4.1 paragraaf bedrijfsvoering.

15

Vlottende activa Vooruitbetalingen In 2014 is € 195.597 aan kosten betaald die betrekking hebben op het boekjaar 2015. Het betreft met name softwarelicenties en contracten die jaaroverschrijdend zijn. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar. Het saldo van de vorderingen per 31 december 2014 bestaat voor het overgrote deel uit vorderingen op de BEL-gemeenten. De vordering bestaat voor iets meer dan € 3,5 miljoen uit facturen die betrekking hebben op geleverde DVO-uren. Het restant heeft betrekking op relatief kleinere verrekeningen tussen de BEL Combinatie en de gemeenten. Het saldo van de overige vorderingen en de aard van de debiteuren geeft geen aanleiding om een voorziening “dubieuze debiteuren” te vormen. Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen van de BEL Combinatie heeft voornamelijk betrekking op het saldo van de bankrekeningen van de BEL Combinatie. Onderdeel van dit saldo is tevens een klein bedrag in de kassen van publiekszaken, bij de werf en de kantine. In het onderstaande overzicht wordt de benutting van het drempelbedrag schatkistbankieren weergegeven. Overzicht schatkistbankieren De rekening-courantverhouding met het Rijk betreft het saldo van de verplicht aan te houden bankrekening bij het Rijk (Ministerie van Financiën) op grond van het schatkistbankieren. Dit is ingegaan vanaf december 2013. In het kader van schatkistbankieren is het verplicht om een overzicht op te nemen, waarin per kwartaal blijkt wat de benutting van de drempelbedragen is. Voor de BEL Combinatie is dit € 250.000 (1). Uit het navolgende overzicht blijkt dat de BEL deze grens niet heeft overschreden (2). De BEL Combinatie heeft steeds ruimte onder het drempelbedrag gehad.

16

Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)

Drempelbedrag

250 Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

43

60

78

26

(3a) = (1) > (2)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag

207

190

172

224

(3b) = (2) > (1)

Overschrijding van het drempelbedrag

-

-

-

-

(2)

(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) (4b) (4c)

Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

25.000 25.000 -

(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een Drempelbedrag minimum van €250.000

250

(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 (5a) (5b) (2) - (5a) / (5b)

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

Kwartaal 2 5.490

7.155

2.359

90

91

92

92

43

60

78

26

€ 14.765 € 8.236 € 66.594 € 20.314 € 4.083 € 7.478 € 121.470

17

Kwartaal 4

3.899

Overlopende activa Het saldo van de overlopende activa bestaat op 31 december 2014 uit: Waarborgsommen Burgerzaken Nog te ontvangen bedragen BTW Voorraad eigen verklaringen burgerzaken Overig Totaal

Kwartaal 3

2.4.2 Passiva Vaste passiva Reserves De ontwikkeling van de reserves over 2014 is onderstaand weergegeven: Omschrijving

Algemene bedrijfsreserve Te bestemmen resultaat 2013 Reserve hogere inschaling Reserve dekking kapitaallasten Reserve Afvloeiing en ontwikkeling personeel Totaal Reserves

Saldo 01-01-2014

Mutaties 2014

Aanwending 2014

244.136

0

48.000

Mutaties bestemming resultaat 2013 11.436

Saldo 31-12-2014

11.436

0

0

-11.436

0

160.210

0

81.454

78.756

1.527.841

0

338.289

1.189.552

222.888

0

212.000

10.888

2.166.511

0

679.743

1.486.768

207.572

Algemene bedrijfsreserve Het verloop van de Algemene bedrijfsreserve over 2014 is: Saldo algemene bedrijfsreserve 1-1-2014 Onttrekking in 2014 Toevoeging in 2014 Saldo algemene bedrijfsreserve 31-12-2014

€ 244.136 € 48.000 € 11.436 € 207.572

Te bestemmen resultaat Het verloop van Te bestemmen resultaat over 2014 is: Saldo te bestemmen resultaat 2013 1-1-2014 Onttrekking in 2014 Toevoeging in 2014 Saldo te bestemmen resultaat 31-12-2014

€ € € €

11.436 -11.436 0

Overige bestemmingsreserves De overige bestemmingsreserves omvatten de bestemmingsreserve voor hogere inschaling, dekking kapitaallasten informatieplan en afvloeiing en ontwikkeling personeel. Per 31-12-2014 bedraagt het totaal van deze reserves € 1.279.195. Bestemmingsreserve hogere inschaling Bij de oprichting van de BEL Combinatie is rekening gehouden met een hogere inschaling van medewerkers van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren dan in het functieboek is opgenomen. Voor de medewerkers die dit betrof, is door de betreffende gemeenten bij de oprichting van de BEL Combinatie éénmalig een bedrag beschikbaar gesteld om de meerkosten gedurende een periode van zeven jaar te dekken. Na afloop van bovengenoemde zeven jaar

18

komen de extra lasten als gevolg van hogere inschaling ten laste van de exploitatie. Inmiddels is zes jaar verstreken, zodat in 2015 nog een laatste onttrekking mogelijk is. Het verloop van de bestemmingsreserve hogere inschaling over 2014 is: Saldo 1-1-2014 Onttrekking 2014 Toevoeging 2014 Saldo 31-12-2014

€ 160.210 € 81.454 € 0 € 78.756

Bestemmingsreserve dekking kapitaallasten informatieplan In het vigerende informatieplan is voor € 2,1 miljoen aan investeringen opgenomen. In de bestemmingsreserve zijn de ontvangen investeringsbijdragen van de gemeenten opgenomen. De reserve dient ter dekking van de kapitaallasten. Onttrekking aan deze reserve vindt plaats om de kapitaallasten van de investeringen te dekken. Het verloop van de bestemmingsreserve dekking kapitaallasten informatieplan over 2014 is: Saldo 1-1-2014 Onttrekking 2014 Toevoeging 2014 Saldo 31-12-2014

€ 1.527.841 € 338.289 € 0 € 1.189.552

Bestemmingsreserve afvloeiing en ontwikkeling personeel In 2012 heeft de BEL Combinatie voor de (toekomstige) afvloeiing van en ontwikkeling in personeel een eenmalige bijdrage van € 1.126.000 van de drie gemeenten ontvangen. Van dit bedrag is een deel opgenomen in de nieuwe reserve afvloeiing en ontwikkeling personeel en een deel in de voorziening hiervoor. De in 2014 gedane uitgaven zijn onttrokken uit betreffende reserve. Voor het restantsaldo per eind 2014 zijn verplichtingen aangegaan voor de toekomstige jaren. Het verloop van de bestemmingsreserve Afvloeiing en ontwikkeling personeel over 2014 is: Saldo 1-1-2014 Onttrekking 2014 Toevoeging 2014 Saldo 31-12-2014

€ 222.888 € 212.000 € 0 € 10.888

19

Voorzieningen Voorzieningen zijn getroffen voor de afvloeiing en ontwikkeling personeel, onderhoud gemeentewerf, onderhoud BEL kantoor, onderhoud Wijkpost Bijvanck, FPU en Invordering. De ontwikkeling van de voorzieningen over 2014 is onderstaand weergegeven: Omschrijving Voorziening onderhoud BEL kantoor Voorziening onderhoud Werf

Saldo 01-01-2014

Dotatie 2014

376.635 138.954

Aanwending 2014

55.000 20.000

0 0

Saldo 31-12-2014 431.635 158.954

Voorziening onderhoud Wijkpost

10.000

4.000

0

14.000

Totaal onderhoudsvoorzieningen

525.589

79.000

0

604.589

296

0

0

296

Voorziening IZA-gelden Voorziening FPU Voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel Voorziening Invordering

5.000

0

0

5.000

110.000

122.000

97.870

134.130

260.000

367.933

627.933

0

Totaal overige voorzieningen

375.296

489.933

725.803

139.426

Totaal Voorzieningen

900.885

568.933

725.803

744.015

Voorziening onderhoud BEL kantoor Voor het onderhoud van het BEL kantoor is een onderhoudsvoorziening gevormd. Het BEL kantoor is nog zo goed als nieuw, zodat daarom nog geen grote onttrekkingen voor het cyclisch onderhoud zijn voorzien. Het verloop van de voorziening onderhoud BEL kantoor over 2014 is: Saldo voorziening onderhoud BEL kantoor 1-1-2014 Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening onderhoud BEL kantoor 31-12-2014

€ 376.635 € 0 € 55.000 € 431.635

Voorziening onderhoud gemeentewerf Voor het onderhoud van de gemeentewerf is een onderhoudsvoorziening gevormd. Het verloop van de voorziening onderhoud gemeentewerf over 2014 is: Saldo voorziening onderhoud gemeentewerf 1-1-2014 Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening onderhoud gemeentewerf 31-12-2014

€ 138.954 € 0 € 20.000 € 158.954

Voorziening onderhoud Wijkpost Bijvanck Voor het onderhoud van de wijkpost Bijvanck is een onderhoudsvoorziening gevormd. Het verloop van de voorziening Wijkpost Bijvanck over 2014 is: Saldo voorziening onderhoud Wijkpost Bijvanck 1-1-2014 Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening onderhoud Wijkpost Bijvanck 31-12-2014

20

€ 10.000 € 0 € 4.000 € 14.000

Voorziening IZA- gelden Overzicht verloop van de voorziening IZA- gelden over 2014 is: Saldo voorziening IZA- gelden Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening IZA- gelden 31-12-2014

€ € € €

296 0 0 296

Voorziening FPU De kosten van de FPU-verplichtingen komen naar rato van het dienstverband ten laste van de BEL Combinatie en de betreffende gemeente. Hiervoor is een voorziening gecreëerd. Op basis van de laatste inzichten was er in 2014 geen beroep op deze voorziening noodzakelijk. De begrote onttrekking (€3.500) is dan ook niet gerealiseerd. Overzicht verloop van de voorziening FPU over 2014 is: Saldo voorziening FPU 1-1-2014 Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening FPU 31-12-2014

€ € € €

5.000 0 0 5.000

Voorziening afvloeiing en ontwikkeling personeel In 2012 heeft de BEL Combinatie voor de (toekomstige) afvloeiing van en ontwikkeling in personeel een eenmalige bijdrage van € 1.126.000 van de drie gemeenten ontvangen. Van dit bedrag is een deel opgenomen in de nieuwe reserve afvloeiing en ontwikkeling personeel en een deel in de voorziening hiervoor. In 2014 hebben uitgaven op dit vlak plaatsgevonden, die gedekt worden middels een onttrekking aan de voorziening. Voor toekomstige ontwikkelingen is een bedrag van € 134.000 benodigd, zodat eind 2014 een aanvullende dotatie van € 122.000 noodzakelijk bleek. Het verloop van de voorziening afvloeiing en ontwikkeling personeel over 2014 is: Saldo voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel 1-1-2014 Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel 31-12-2014

€ 110.000 € 97.870 € 122.000 € 134.130

Voorziening Invordering De noodzaak tot het vormen van deze voorziening vloeit voort uit ontwikkelingen met betrekking tot het proces invordering die ultimo 2013 duidelijk zijn geworden. Voor de kosten die te maken hebben met de afwikkeling van het invorderingsproces met derden is deze voorziening getroffen. Dit betreft onder andere uitgaven op het gebied van accountantskosten en juridische ondersteuning. Om ervoor te zorgen dat dit proces in de nabije toekomst adequaat gaat verlopen én om de actuele knelpunten op te lossen, waren in 2014 forse uitgaven noodzakelijk. De betreffende uitgaven zijn ten laste van de voorziening invordering verantwoord.

21

Betrokken partijen hebben in 2014 overeenstemming bereikt, zodat er geen voorziening voor te maken kosten hoeft te worden getroffen. Overzicht verloop van de voorziening Invordering over 2014 is: Saldo voorziening Invordering 1-1-2014 Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening Invordering 31-12-2014

€ 260.000 € 627.933 € 367.933 € 0

Vaste schulden met een rentetypische looptijd gelijk of langer dan 1 jaar De schulden bestaan uit drie leningen die zijn verstrekt door de BNG. Lening 40.103044, duur 40 jaar Lening 40.103347, duur 10 jaar Lening 40.104398, duur 10 jaar Totaal

€ € € €

14.450.000 1.000.000 1.500.000 16.950.000

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 jaar De overige schulden ad € 693.095 bestaan grotendeels uit privaatrechtelijke crediteuren en voor een klein deel uit verschuldigde bedragen aan de gemeenten. Onder de schulden aan kredietinstellingen is de afwikkeling van betalingen via de hoofdrekening bij de Bank Nederlandse Gemeenten opgenomen. Ultimo 31 december was dit € 2.467.057 van de hoofdrekening. Overlopende passiva Het saldo van de overlopende passiva bedraagt op 31 december 2014 € 1.943.585. Dit saldo bestaat uit de volgende posten: Nog te betalen bedragen Rekenkamercommissie Te verrekenen BTW Af te dragen premies Overige Totaal

€ 364.027 € 62.918 € 1.055.801 € 458.883 € 1.956 € 1.943.585

De toelichting op de overlopende passiva is als volgt: Nog te betalen bedragen: bij het afsluiten van de administratie waren nog niet alle facturen die betrekking hebben op 2014 ontvangen. De prestaties zijn wel in 2014 verricht. Via ‘nog te betalen’ zijn de bedragen wel in de jaarrekening 2014 opgenomen. Het betreft hier hoofdzakelijk rente (€ 211.000) en verder diverse crediteuren waarvan de facturen kwamen nadat de administratie was afgesloten voor 2014. Rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie heeft een rekening courant verhouding met de BEL. Op de grootboekrekening komen de bijdragen van de gemeenten binnen en vinden ook de betalingen plaats van de uitgaven van de rekenkamer.

22

Te verrekenen BTW: op de balansdatum is nog € 1.055.801 aan BTW verschuldigd over de inkomsten van de BEL Combinatie uit het vierde kwartaal. Van dit bedrag is eind januari € 810.686 voldaan. Het restant moet nog worden afgedragen. Af te dragen premies: over de salarissen van het vierde kwartaal 2014 moet het bedrag aan loonbelasting en sociale premies ad € 458.883 nog worden afgedragen. Verloop afkoopsom vakantiedagen & -geld: de afkoopsom vakantiedagen & -geld bestaat uit twee onderdelen. Het ene deel houdt verband met medewerkers die te zijner tijd in aanmerking komen voor de FPU-regeling. Het restant bestaat uit verlofuren (groter dan twee weken) van het overig personeel. Eind 2014 is door het management besloten alle verlofsaldi > 72 uur in één keer af te kopen, zodat het bedrag van de afkoopsom vakantiedagen & -geld per 31-12-2014 is vrijgevallen (€ 86.394).

23

2.4.3 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Bij de BEL Combinatie zijn de nodige contracten afgesloten, hieronder een opsomming van de belangrijkste overeenkomsten (financieel): 

Het beheer van de ICT infrastructuur betreft een contract voor 5 jaar met Fencer. De jaarlijkse verplichting bedraagt € 240.000. Dit contract is in 2013 ingegaan.



Er is sprake van diverse licenties; de grootste partijen zijn Pink Roccade (circa € 350.300) en Dimpact (circa € 150.000). In 2014 heeft PinkRoccade de tarieven verhoogd, hetgeen een prijsstijging tot gevolg heeft van € 35.300 voor de BEL Combinatie.



Huur printers/kopieermachines; hiervoor zijn diverse contracten afgesloten per printer/copier. De jaarlijkse verplichting bedraagt ca. € 80.000. Contract loopt vijf jaar, met ingang van 2012.



Schoonmaakovereenkomst met Tomin groep tot 2013, jaarlijkse verplichting € 75.000 voor schoonmaken kantoor. Dit contract is onlangs verlengd tot mei 2015. De aanbesteding wordt regionaal georganiseerd.



Het contract met Sherpa voor de verzorging van de kantine en het schoonmaken van de koffie apparaten is met 1 jaar verlengd. De contractwaarde per jaar bedraagt € 37.000.



In 2014 was geen gebouwenbeheerder aanwezig. Alle wettelijke controles en inspecties hebben ad hoc plaatsgevonden. Eind 2e kwartaal 2015 zal er een nieuwe gebouwenbeheerder zijn. De kosten van de nieuwe gebouwenbeheerder zijn op dit moment nog niet bekend.



De frankering van de post wordt sinds 2013 door Van Straaten afgewikkeld. Jaarlijkse kosten ca. € 45.000. Dit betreft een jaarcontract, waarbij sprake is van jaarlijkse evaluatie.



Daarnaast is er een aantal contracten waarvan de waarde € 30.000 of minder bedraagt, zoals voor huur koffieautomaten, lease servers AS 400, lease wagens, dienstverlening arbo dienst, inhuur beveiliging.



Het contract met de KPN voor de mobiele telefonie is per december 2014 beëindigd. De BEL Combinatie is voor deze diensten overgestapt naar Vodafone.



Verder zijn er contracten die stilzwijgend doorlopen inzake energie en softwarecontracten.

24

2.5 Toelichting op de baten en lasten Het resultaat van de BEL Combinatie bestaat uit het saldo van de lasten en de baten. Het uiteindelijke resultaat is: Gerealiseerde resultaat 2014 BEL Combinatie Uit te keren aan medewerkers i.v.m. afkoop verlofuren Onttrekking Algemene Bedrijfsreserve Resterend nadelig resultaat

- € 423.145 € 52.278 -/€ 207.572 +/+ - € 267.851

Samengevat kan het resultaat als volgt worden verklaard (afgerond op duizendtallen): 1. 2. 3. 4. 5. 6. Totaal

resultaat op salarissen en inhuur: resultaat op rente en afschrijvingen resultaat op energie resultaat op goederen en diensten resultaat invorderingsproces saldo diverse baten en lasten

€ 200.000 nadeel € 54.000 voordeel € 21.000 nadeel € 11.000 nadeel € 67.000 nadeel € 23.000 nadeel € 268.000 nadeel

Dit resultaat moet worden bezien in de context van de afwikkeling van het invorderingsdossier. Normaliter wordt in de financiële planning rekening gehouden met de vooren nadelen. Zonder dit dossier zou het resultaat van de BEL Combinatie positief zijn geweest. Het resultaat op het invorderingsproces is ‘onder de streep’ weliswaar ‘slechts’ € 67.000 nadelig, maar hierin zit verdisconteerd de positieve resultaten op de budgetten die hiervoor ter dekking zijn ingezet. Doordat de ruimte binnen de beschikbare budgetten (€ 293.000) en bedrijfsreserve (€ 255.000) is gereserveerd waren geen middelen beschikbaar om de overschrijdingen op de personele en overige lasten op te vangen. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het saldo van de lasten en de baten. In de analyse is er rekening mee gehouden dat bepaalde posten met elkaar samenhangen. De personele lasten worden bijvoorbeeld mede gedekt uit projectbudgetten, die bij de baten zijn opgenomen. Uit de analyse blijkt dat het nadeel van € 268.000 voornamelijk betrekking heeft op de salarissen en inhuur (punt 1.) en het invorderingsproces (punt. 5); in totaal een nadeel van € 267.000. De overige resultaten in de bedrijfsvoering leiden tot een gering nadeel van € 1.000. De aangegeven twee ontwikkelingen speelden al in het derde kwartaal 2014, maar de consequenties waren op dat moment nog niet te voorzien. In verband met de afwikkeling van het invorderingsproces is pas op basis van de realisatie van dit proces in het vierde kwartaal 2014 duidelijkheid verkregen. Volgens de verrekensystematiek van de BEL Combinatie en gemeenten, zoals vastgesteld in het AB van maart 2011, worden voordelige en nadelige effecten binnen de BEL Combinatie met elkaar verrekend. Het resultaat wordt met de Algemene Bedrijfsreserve van de BEL Combinatie verrekend. Eind 2014 laat de omvang van de bedrijfsreserve dit niet toe, omdat het saldo daarmee negatief wordt.

25

Op de deelnemende gemeenten zal een beroep worden gedaan om via een resultaatsbestemming of andere mogelijkheid het tekort aan te zuiveren, waarbij het DVOpercentage als verdeelsleutel wordt gehanteerd. Per gemeente betekent dit: -

Blaricum 32,9% Eemnes 29,2% Laren 37,9% Totaal

€ 88.123 € 78.213 € 101.515 € 267.851

2.5.1 Lasten Salarissen en inhuur (€ 200.000 nadeel) De BEL Combinatie heeft medewerkers in vaste of tijdelijke dienst. Hiervoor is formatie beschikbaar. Op basis van deze formatie worden de personele lasten begroot. De aanstelling van medewerkers met tijdelijke contracten geeft een flexibiliteit in de bedrijfsvoering van de BEL Combinatie. Het resultaat op de salarissen en inhuur is als volgt opgebouwd ( - is voordeel, + is nadeel): Salarissen en inhuur bedrijfsvoering BEL Combinatie: Salarissen Dotatie voorziening afvloeiing personeel Vrijval reserve afvloeiing personeel Inhuur personeel van derden Vergoeding projecten Vergoeding voor personeel Totaal resultaat op salarissen en inhuur (nadelig)

Budget Realisatie 10.089.744 9.778.857 0 122.000 0 -186.000 1.543.000 2.231.207 0 -47.000 -21.600 -87.578 11.611.144 11.811.486

Saldo -310.887 122.000 -186.000 688.207 -47.000 -65.978 200.342

Salarissen Het aantal fte in vaste dienst is in 2014 lager geweest dan de begrote formatie (zie verder hoofdstuk 3.1 ‘Realisatie doelen resultaatgebied medewerkers’). Dit heeft geleid tot een voordeel (€ 310.887). Afvloeiing personeel Per saldo is het resultaat op de afvloeiing van personeel € 64.000 voordelig (€ 186.000 -/122.000). Inhuur De flexibiliteit in de bedrijfsvoering wordt mede gerealiseerd door capaciteit in te huren. Hiervoor is in de begroting rekening gehouden. Naast dit budget worden ook de zogenaamde ‘vacaturegelden’ en andere personele resultaten voor de dekking gebruikt. In 2014 zijn dit de voornoemde resultaten op de salarissen (€ 310.887), de afvloeiing van personeel (€ 64.000) of andere vergoedingen (per saldo € 47.000 - € 65.978 = € 112.978). Om knelpunten bij de BEL Combinatie te kunnen opvangen is bij de tweede kwartaalrapportage een budget van € 150.000 vrijgemaakt. Dit budget is ingezet om knelpunten op het gebied van de personele capaciteit op te vangen. De verwachting tot en met het derde kwartaal was dat er derhalve géén significant resultaat op de salaris- en inhuurbudgetten zou zijn.

26

In het vierde kwartaal zijn twee overschrijdingen ontstaan: 1. Voor het oppakken van de geconstateerde knelpunten die aan het licht kwamen door het invorderingsdossier en door bevindingen van de toenmalige manager C&F, is bij deze afdeling inhuur gepleegd. De dekking die voor deze inhuur is aangegeven, bleek achteraf in het vierde kwartaal niet te realiseren. Dit heeft per saldo geleid tot een nadeel in de dekking voor de salarissen en inhuur (€ 114.342). 2. Met een medewerker liep aanvang 2014 een traject om te komen tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst. De verwachting was dat dit traject in 2014 kon worden afgerond. De ontbindingsovereenkomst is later gerealiseerd dan oorspronkelijk voorzien. In de financiële prognose was daarom dan ook geen rekening gehouden met de hiermee samenhangende dotatie aan de voorziening afvloeiing personeel van € 86.000. Dit bedrag is onderdeel van de totale dotatie van € 122.000. Doordat rekening was gehouden met een lagere dotatie is daarmee dekking voor inhuur weggevallen. Normaliter waren deze overschrijdingen binnen de begroting van de BEL Combinatie opgevangen. Door de samenloop met het invorderingsdossier in het vierde kwartaal was dit niet mogelijk. Om op een meer structurele wijze met inhuur om te gaan, heeft het managementteam in het vierde kwartaal een beleidslijn inhuur vastgesteld. Dit is ook overeenkomstig het advies van de accountant bij de jaarrekening van 2013. Daarmee wordt op een meer structurele wijze sturing gegeven aan inhuur. Rente en afschrijvingen (€ 54.000 voordeel) Het resultaat op de rente en afschrijvingen kent drie oorzaken:  In 2014 is een aantal investeringen nog niet gestart, zodat de betreffende kapitaallasten vrijvallen.  Een aantal investeringen is aan het einde van het jaar gereed gemeld, zodat de kapitaallasten pas volgend jaar komen. In de begroting was rekening gehouden met een half jaar afschrijving en rente.  De werkelijke rentelasten vallen iets lager uit dan de begrote rentelasten, omdat de rente op de leningen lager ligt dan de gehanteerde rekenrente van 5% in de begroting. Op basis van een analyse van de kapitaallasten in het derde kwartaal, is hierop reeds geanticipeerd. Energie ( € 21.000 nadeel) Na het faillissement van ENVO, het bedrijf dat het BEL-gebouw beheerde, was nog een aantal noodzakelijke voorzieningen te realiseren (stabiliseren en optimaliseren Warmte Koude Opslag). Gepoogd is nog om deze kosten te verhalen. Door deze kosten te maken kan de komende jaren jaarlijks een besparing van € 20.000 worden gerealiseerd op de energiekosten. Goederen en Diensten (€ 11.000 nadeel) In het tweede kwartaal is door het bestuur rekening gehouden met een reservering voor voorziene nadelen met betrekking tot respectievelijk het innendossier (€ 293.000) en de bedrijfsvoering (€ 150.000). Deze bedragen zijn gebruikt ten behoeve van dotatie aan de voorziening Invordering en dekking van inhuurlasten. De kosten en dekking die met de afwikkeling van het innendossier zijn gemoeid zijn bij de incidentele baten en lasten toegelicht. Per saldo zijn de afwijkingen voor de kosten van goederen en diensten 0,3% van het begrote totaal (€ 11.000 nadeel). Dotatie voorzieningen (€ 490.000 nadeel) Voor het BEL kantoor, de gemeentewerf en de wijkpost Bijvanck is in 2013 een geactualiseerd meerjarig onderhoudsplan (MOP) opgesteld. Op grond van dit geactualiseerde plan zijn de dotaties aan de onderhoudsvoorzieningen conform de begrote bedragen.

27

Voorziening invordering De dotatie aan de voorziening Invordering ad € 368.000 was niet begroot, aangezien deze bij het opstellen van de begroting 2014 nog niet bekend was. In het derde kwartaal 2014 zijn, vanuit voordelen binnen de exploitatie van de BEL Combinatie, bedragen gereserveerd ter dekking van aanvullende uitgaven met betrekking tot het innendossier. De betreffende uitgaven zijn, conform BBV-richtlijnen, rechtstreeks ten laste van de voorziening invordering verantwoord. Vervolgens heeft vanuit bovengenoemde gereserveerde middelen de benodigde aanvullende dotatie van € 368.000 plaatsgevonden. Het saldo van de voorziening invordering is hiermee per 31-12-2014 € 0. Voorziening afvloeiing en ontwikkeling personeel De dotatie aan de voorziening afvloeiing en ontwikkeling personeel ad € 122.000 was niet begroot; de omvang van de voorziening per 31-12-2013 was toereikend ten opzichte van de op dat moment bekende afvloeiingsverplichtingen. Eind 2014 bleek echter een aanvullende dotatie noodzakelijk op grond van een herziene inschatting van de toekomstige verplichtingen inzake afvloeiing van personeel. Doorbelastingen (hulp)kostenplaatsen (neutraal) In de begroting is rekening gehouden met een interne verrekening van de algemene en indirecte kosten. Naar rato van verdeelsleutels zoals aantal fte en pc’s worden deze binnen de BEL Combinatie verrekend. Uit de jaarrekening blijkt dat voor wat betreft de interne doorbelasting, zowel aan de lastenkant als aan de batenkant, sprake is van een forse onderschrijding van de realisatie ten opzichte van de begroting. Een dergelijk verschil deed zich ook in de jaarrekening van 2013 voor. Een en ander hangt samen met de door de BEL-medewerkers daadwerkelijk geschreven (interne) uren richting andere teams binnen de BEL Combinatie. De interne verrekening van de kosten heeft geen invloed op het rekening resultaat. Inmiddels wordt nagedacht over een andere verdeelsystematiek. Bezuinigingen Voor specifieke uitgaven die verband houden met de gemeentelijke bezuinigingstrajecten hebben de drie gemeenten elk € 20.000 beschikbaar gesteld (€ 60.000). De daadwerkelijke lasten met betrekking tot het budget ten behoeve van het realiseren van bezuinigingen worden bij de gemeenten in rekening gebracht. Begin 2014 was nog een budget van circa € 42.000 beschikbaar. In 2014 is € 17.500 besteed aan een spendanalyse, waardoor per eind 2014 een budget van € 24.500 resteert. Het betreft een realisatie op de budgetten die de gemeenten hebben gereserveerd. De jaarlijks te realiseren ‘taakstelling inkoopsamenwerking’ van 3 x € 100.000 vanuit duurzaam inkopen, is voor 2014 voor de gemeenten Blaricum en Eemnes gerealiseerd en voor Laren op € 22.000 na. Het resultaat is bereikt vanuit een vijftal aanbestedingen, die zijn uitgevoerd door de Afdeling Aanleg & Beheer. Doorwerking structurele effecten jaarrekening 2014 De afwijkingen tussen de begroting 2014 en de jaarrekening 2014 hebben een incidenteel karakter, zodat er geen doorwerking is naar 2015.

28

2.5.2 Baten Vergoeding voor personeel (€ 66.000 voordeel) Het voordeel onder ‘vergoeding voor personeel’ wordt veroorzaakt doordat van de gemeenten Blaricum en Laren een FPU-regeling is verrekend, die niet in de begroting was opgenomen. De verrekening van de vergoeding voor de uitloopschalen is positiever uitgevallen dan waarmee in de begroting rekening was gehouden (€ 39.000). Voor de detachering van een BELmedewerker bij de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek is € 11.000 ontvangen. Huren en pachten (€ 16.000 voordeel) Door de gemeente Eemnes wordt een vergoeding betaald voor servicelasten. De verrekening van de daadwerkelijke kosten over 2013 is hoger uitgevallen dan vooraf ingeschat. Overige verkoop duurzame goederen (€ 5.000 voordeel) De verkoop van een aantal auto’s en machines heeft geleid tot een opbrengst die niet was geraamd. Goederen en diensten baten (€ 76.000 voordeel) Per saldo is op de ‘baten goederen en diensten’ een voordeel van € 76.000, dat is ontstaat door de volgende ontwikkelingen:  In 2014 is in totaal € 24.000 minder aan de drie gemeenten doorbelast inzake inhuurlasten Sociaal Domein (dan waarmee in de begroting rekening is gehouden), hier staan ook lagere lasten tegenover.  Voor de projectmatige inzet van het team Invordering zijn de inhuurlasten conform afspraak, door de BEL Combinatie doorbelast richting gemeenten. (3 x € 23.500). Door Eemnes is geopteerd om de verrekening via de DVO te laten plaatsvinden. Per saldo resteert hier dan een verrekening van € 47.000 voor de gemeenten Blaricum en Laren.  Bij de gemeenten zijn in rekening gebracht de bedragen voor de onderzoeken naar precario en de inhuur ten behoeve van diverse gemeentelijke projecten (€ 24.000). Omdat de daadwerkelijke lasten zijn doorbelast, heeft dit per saldo geen effect op het resultaat van de BEL Combinatie.  De opbrengst van de kantine is in 2014 € 6.000 hoger dan waarmee in de begroting is gerekend.  De kleinere afwijkingen zijn per saldo voordelig, dit inclusief piketvergoeding (€ 23.000). Verrekening gemeenten (€ 80.000 voordeel) Voor de verrekening van de kosten met de gemeenten wordt een doorbelastingssystematiek gehanteerd. Op basis van direct productieve uren worden deze maandelijks op basis van tijdschrijfgegevens aan de gemeenten in rekening gebracht. Uitgangspunt is beschikbaarstelling van de uren BEL Combinatie aan de drie gemeenten volgens een procentuele verdeling. Het aantal begrote direct productieve uren voor 2014 is in overleg met de gemeentesecretarissen vastgesteld op 176.695 uur. In 2014 zijn daadwerkelijk 178.038 productieve gemeentelijke uren geregistreerd. Dit is ruim 51% van het totaal aantal uren van bijna 345.000. Het andere deel betreft de indirect productieve- en improductieve uren.

29

De afwijking tussen de begrote en gerealiseerde uren is in totaliteit relatief gering (0,7%). DVO Blaricum Eemnes Laren Totaal in uren Begroot 59.605 51.238 65.852 176.695 Realisatie 58.523 51.921 67.594 178.038 Afwijking -/- 1.082 683 1.742 1.343 Realisatie in % 98,2% 101,3% 102,7% 100,7% in % Begroot 33,7% 29,0% 37,3% 100,0% Realisatie 32,9% 29,2% 37,9% 100,0% Afwijking 0,8% 0,2% 0,6% Financiën Begroot € 5.238.841 € 4.553.634 € 5.851.234 € 15.643.709 Realisatie € 5.194.502 € 4.602.021 € 5.927.660 € 15.724.183 Afwijking in € -/- € 44.339 € 48.387 € 76.426 € 80.474 Afwijking in % 99,2% 101,1% 101,3% 100,5% In 2014 zijn er driemaandelijkse gesprekken geweest over de Dienstverleningsovereenkomst (hierna: DVO) tussen gemeenten en BEL Combinatie op basis van overzichten van de begrote versus de gerealiseerde uren. De basis voor deze gesprekken zijn de rapportages die over de realisatie van de inzet van de uren worden gemaakt. Deze gesprekken maken het mogelijk om de realisatie van de tussen opdrachtgever (gemeenten) en opdrachtnemer (BEL Combinatie) gemaakte afspraken qua inzet van uren, verankerd in de DVO, tussentijds te monitoren; dit maakt het tijdig nemen van maatregelen mogelijk indien sprake is van ongewenste onder- en/of overproductie. In kwartaalgesprekken wordt de realisatie van de dienstverleningsovereenkomst DVO besproken door het management en de secretarissen besproken. Dit maakt het mogelijk om tijdig maatregelen te nemen ingeval een ongewenste onder- en/of overrealisatie van de te realiseren uren. De basis voor deze gesprekken zijn de rapportages die over de realisatie van de inzet van de uren worden gemaakt. Uit de analyse van de tijdschrijfgegevens bleek dat een aantal medewerkers de productieve uren niet correct had verantwoord. Dit heeft geleid tot een aantal correcties na afronding van het jaar, waarop de gemeenten niet tijdig hebben kunnen sturen. Hoewel de gemaakte uren niet betwist zijn door de gemeenten, was dit wel aanleiding voor een kritisch eindgesprek tussen de secretarissen (als opdrachtgevers) en het managementteam van de BEL Combinatie (opdrachtnemers) over de gerealiseerde DVO. Voor 2015 kunnen dergelijke correcties achteraf niet meer leiden tot verrassingen voor de gemeenten, omdat voor 2015 een nieuwe verrekeningssystematiek wordt afgesproken. In deze systematiek moet meerwerk expliciet op voorhand worden overeengekomen. In het AB is bij het vaststellen van de jaarrekening 2010 besloten dat indien een gemeente meer uren afneemt dan in de DVO is geraamd, de overheadcomponent van deze uren aan de betreffende gemeente wordt terugbetaald. Bij afname van minder uren brengt de BEL Combinatie daarentegen een aanvullend bedrag in rekening bij de gemeenten. De lagere realisatie bij de gemeente Blaricum is het gevolg doordat met name vanuit de afdeling Aanleg en Beheer minder capaciteit beschikbaar is geweest als gevolg van de reorganisatie van deze afdeling, ziekte en inzet voor de ondernemingsraad. Bij de gemeente Eemnes heeft een verschuiving tussen capaciteit voor investeringen en exploitatie geen invloed op de capaciteit van de BEL Combinatie gehad, maar wel een nadelig resultaat bij de gemeente tot gevolg gehad doordat dekking vanuit investeringen is weggevallen.

30

De realisatie aan DVO uren heeft geleid tot een verrekening van € 2.000 aan overhead (Blaricum € 67.000, Eemnes -/- € 6.000 en Laren -/- € 63.000). Deze verrekening is in het resultaat op de DVO verwerkt. Inkomensoverdrachten (€ 14.000 voordeel) De verrekende bijdrage met de BEL-gemeenten voor de WOZ-taxaties is op basis van de realisatie 2014 lager uitgevallen dan begroot (€ 4.000). Voor het projectbudget bezuinigingen is € 18.000 verrekend. Tegenover dit ‘voordeel’ staan overigens ook uitgaven, zodat dit per saldo geen effect heeft op het rekeningresultaat. Onttrekking voorzieningen (€ 3.500 voordeel) De begrote onttrekking aan de voorziening is niet benodigd gebleken. Doorwerking structurele effecten jaarrekening 2014 De afwijkingen tussen de begroting 2014 en de jaarrekening 2014 hebben een incidenteel karakter. 2.5.3 Mutaties Reserves (€ 177.000 voordeel) In de begroting was in totaal uitgegaan van een onttrekking van € 503.167. Uiteindelijk is een bedrag van € 680.000 onttrokken, die als volgt is opgebouwd: Onttrekking bestemmingsreserve hogere inschaling Reserve dekking kapitaallasten Onttrekking reserve Afvloeiing en ontwikkeling personeel Algemene bedrijfsreserve

Begroot (na wijz.) € 106.000

Werkelijk € 81.000

Verschil € 25.000 -/-

€ 397.000 € 0

€ 339.000 € 212.000

€ 58.000 -/€ 212.000

€ 0 € 503.000

€ 48.000 € 680.000

€ 48.000 € 177.000

2.5.4 Verwerking afkoop verlofuren en inzet Algemene Bedrijfsreserve Afkoop verlof In 2014 heeft het managementteam besloten alle verlofsaldi in één keer af te kopen, voor zover deze niet meer in 2015 kunnen worden opgenomen (€ 52.278). Daarmee is de situatie met betrekking tot het niet opgenomen verlof van de afgelopen jaren opgelost. Nieuwe saldi worden dan ook niet meer geaccepteerd. Bij de besluitvorming is uitgegaan van een dekking uit het batige saldo op de DVO- uren. Financieel technisch dient dit besluit via de bestemming van het resultaat te verlopen. Het bedrag dat voor de afkoopsom vakantiedagen & -geld is geactiveerd, is daarmee per 31-12-2014 vrijgevallen (€ 86.394). Inzet Algemene Bedrijfsreserve Voor de afwikkeling van de vaststellingsovereenkomst om het invorderingsproces af te wikkelen, is de ruimte in de bedrijfsreserve gebruikt (€ 207.000).

31

2.5.5 Overzicht van de incidentele baten en lasten Incidentele lasten Een integriteitskwestie op het gebied van het innenproces heeft grote inzet van bestuur en management gevergd. Daarbij zijn drie sporen bewandeld, met een groot beslag op de financiële middelen. De kosten voor dit traject bleken hoger dan oorspronkelijke geraamd. In 2013 is hiervoor al een voorziening getroffen. Deze bleek in 2014 ontoereikend te zijn, zodat het algemeen bestuur in het derde kwartaal middelen heeft gereserveerd voor een aanvulling van deze voorziening. Spoor 1: integriteit Om de integriteit van het handelen van medewerkers in de organisatie te bezien zijn diverse onderzoeken uitgevoerd (€ 163.000). In eerste instantie is uitgegaan van een lager bedrag aan onderzoekskosten. Gaande weg het proces bleek een grotere financiële inspanning dan oorspronkelijk gedacht en is een sneeuwbaleffect in de te maken kosten ontstaan. Deze kosten waren niet geraamd. In 2013 is hiervoor al een voorziening getroffen. Deze bleek in 2014 ontoereikend te zijn. Het algemeen bestuur heeft daarom in het derde kwartaal middelen gereserveerd voor een aanvulling van deze voorziening. Spoor 2: kwaliteitsverbetering interne organisatie Om te komen tot een kwaliteitsverbetering voor de interne organisatie is een bedrag van € 55.110 besteed voor een interventieteam. Het algemeen bestuur heeft in het derde kwartaal middelen gereserveerd voor een aanvulling van de voorziening om deze kosten te dekken. De verbetering van de invordering bij de BEL Combinatie is projectmatig opgepakt. Hiervoor is door het management in oktober een plan van aanpak opgesteld. Voor de stroomlijning van het proces zijn in de bedrijfsvoering voorbereidende maatregelen getroffen, die in juni 2015 worden afgerond. Daarbij is te denken aan de inrichting van de ICTsystemen, het contractbeheer, het inhuurproces en de interne controle. De kosten die hiermee gemoeid zijn, maken onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering. Spoor 3: inzet incassobureau Met de juridische procedure met het incassobureau is een kostenpost van € 374.205 gemoeid. Vanwege de onzekerheid in het juridische proces is een beperkt inzicht geweest in de te maken kosten. De ontwikkeling van de kosten was volgend aan de reactie op de acties van de tegenpartij. Deze kosten waren daarom niet te voorzien en in te schatten vanwege grilligheden in het proces. Voor suppletie van de in 2013 getroffen voorziening zijn door het algemeen bestuur in het derde kwartaal aanvullende middelen gereserveerd (€ 293.000 plus € 48.000). Daarmee leek de financiële afwikkeling van dit dossier voor wat betreft 2014 in de begroting van de BEL Combinatie opgevangen. In het vierde kwartaal is echter gebleken dat de juridische procedure niet behoefde te worden doorgezet, omdat overeenstemming tussen de betrokken partijen is bereikt voor de afwikkeling van het ontstane geschil. Hiertoe is gekomen tot een vaststellingsovereenkomst. Beide partijen hebben aangegeven dat de inzet van een neutrale partij is vereist om te komen tot deze overeenkomst. Hiervoor zijn kosten gemaakt, die niet zijn begroot maar wel noodzakelijk waren om het proces goed af te kunnen ronden. De totale kosten om in het vierde kwartaal tot overeenstemming te komen bedroegen € 282.300. Voor de dekking van deze kosten is in hoofdzaak de ruimte uit de bedrijfsreserve gebruikt (€ 207.000). Spoor 3 leidt in 2015 niet meer tot aanvullende kosten.

32

Resumé Resumerend is de financiële afwikkeling van het incassodossier als volgt weer te geven: Kosten Spoor 1 Integriteit Spoor 2 Kwaliteitsverbetering interne organisatie Spoor 3 Inzet incassobureau - juridische procedures - kosten 4e kwartaal 2014

163.000 55.110 374.205 282.300 656.430 874.540

Totaal kosten Dekking Voorziening jaarrekening 2013 Dotatie voorziening derde kwartaal 2014 uit exploitatie Inzet bedrijfsreserve derde kwartaal Inzet bedrijfsreserve jaarrekening 2014 Totaal dekking

260.000 293.000 48.000 207.000 808.000

In totaliteit zijn de kosten € 66.540 hoger dan de beschikbare dekking. Incidentele baten De verkoop van een aantal auto’s en machines heeft geleid tot een opbrengst van € 5.000, die niet was geraamd.

33

2.5.6 Wet Normering Topinkomens Per 1 januari 2013 is de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT) vervangen door de Wet Normering Topinkomens (WNT). De WNT betekent een forse wijziging ten opzichte van de WOPT. Vanaf het verslagjaar 2013 moet de bezoldiging van vrijwel iedere topfunctionaris in de (semi) publieke sector openbaar worden gemaakt in het financieel verslaggeving document. De BEL Combinatie kent een Dagelijks- en Algemeen Bestuur, als volgt samengesteld: Leden Dagelijks Bestuur:  dhr. T. Smit - wethouder Laren  mevr. J.N. de Zwart - Bloch - burgemeester Blaricum  dhr. N. Rood - wethouder Eemnes Leden Algemeen Bestuur:  mevr. J.N. de Zwart - Bloch - burgemeester Blaricum  mevr. L. Boersen - de Jong - wethouder Blaricum  mevr. A. Kennis - wethouder Blaricum  dhr. B. Lüken - wethouder Blaricum  dhr. R. van Benthem - burgemeester Eemnes  dhr. H. Zoetman - wethouder Eemnes  dhr. J. den Dunnen - wethouder Eemnes  dhr. E. Roest – burgemeester Laren  dhr. T. Stam - wethouder Laren  dhr. L. van der Pols - wethouder Laren De bestuurders ontvangen in deze hoedanigheid geen geldelijke beloning en/of vergoeding voor hun werkzaamheden. In het kader van de WNT worden daarom geen inkomensgegevens van deze bestuursleden vermeld. Voor de directeur van de BEL Combinatie zijn over 2014 de volgende bedragen vergoed: Naam

Functie

Formatie

I.M. van Zon G. Kolhorn

Directeur

1,00

Beloning 2014 € 69.902

Directeur

1,00

€ 24.000

Soc.lasten werkgever € 5.424 n.v.t.

Pensioen werkgever € 10.879 n.v.t.

Onkosten 2014 € 491 € 262

Dienstverband vast Externe inhuur

(3 dagen per week)

Periode 01/01/2014 t/m 30/09/2014 01/10/2014 t/m 31/12/2014

In 2013 is het volgende vergoed aan de directeur van de BEL Combinatie: Naam

Functie

I.M. van Zon

Directeur

Formatie 1,00

Beloning 2013 € 86.436

Soc.lasten werkgever € 6.993

Pensioen werkgever € 15.325

Onkosten 2013 € 1.603

Dienstverband vast

Periode 01/01/2013 t/m 31/12/2013

De BEL Combinatie voldoet ook in 2014 aan de WNT, hetgeen wil zeggen dat geen enkele medewerker van de BEL Combinatie in 2014 meer inkomen heeft ontvangen dan de WNT-norm van € 230.474 (= 130% van het ministerssalaris). Op basis van richtlijnen zoals opgesteld door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is er geen verplichting tot openbaarmaking van vergoedingen aan interimfunctionarissen, zoals voorgeschreven in artikel 4.2 lid 2c van de Aanpassingswet WNT.

34

3. Programma Dienstverlening De begroting van de BEL Combinatie kent één programma, namelijk de dienstverlening richting de drie deelnemende gemeenten. In het programma zijn de volgende doelstellingen opgenomen. In de kwartaalrapportages van de BEL Combinatie wordt op basis van een stoplichtenmodel over de realisatie van de doelen gerapporteerd. Daarbij worden de volgende INK-resultaatsgebieden gehanteerd:  Bestuur en financiers  Klanten en partners  Medewerkers  Maatschappij In dit jaarverslag is de verantwoording over 2014 opgenomen. Dit gebeurt voor ieder resultaatgebied op basis van een stoplichtrapportage. Bij de stoplichten naar de onderdelen ‘kwaliteit’ en ‘tijd’ hoort de volgende legenda: Groen: uitvoering heeft plaatsgevonden conform planning en kwaliteitseisen. Geen attentiepunten. Oranje: behaalde eindresultaten afwijkend van oorspronkelijke eisen of planning. Wellicht overloop naar volgend jaar. Rood: behaalde resultaten in het geheel niet gehaald of met grote knelpunten t.o.v. ambitie. Waarschijnlijk heroverweging ambitie of aanpak voor volgend jaar. Grijs: nog niet opgestart, vanwege vermelde omstandigheden en/of aanpassing ambitie gedurende het jaar.

3.1 Wat hebben we bereikt?

Voor 2014 zijn vijf doelstellingen geformuleerd. Doelstelling 1: professioneel ondersteunen en faciliteren van de drie gemeentebesturen en bestuursstaven bij beleidsvoorbereiding en besluitvorming De BEL combinatie verricht diensten aan de drie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. De afspraken met de gemeenten voor de uit te voeren werkzaamheden en de in te zetten capaciteit worden in een dienstverleningsovereenkomst vastgelegd. In 2014 is in totaal 100,7% van de begrote uren gerealiseerd. In de analyse van de baten is hier inhoudelijk al op ingegaan. Doelstelling 2: leveren van hoogwaardige publieke dienstverlening Onze dienstverlening wordt door onze inwoners in ‘waarstaatjegemeente’ op een kleine 7 gewaardeerd. Het grootste deel van de servicenormen wordt gerealiseerd.  De Wabo- en APV-vergunningen worden in 98% van de gevallen binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijnen afgehandeld.  De wachttijden aan de publieksbalies bij een afspraak zijn minimaal.  Inwoners krijgen ruim op tijd bericht van het te verlopen reisdocument.  Digitaal bestelde en betaalde producten worden binnen 5 werkdagen geleverd. Over heel 2014 is de telefoon in het KCC (klantcontactcentrum) in 60,7% van de gevallen binnen 20 seconden beantwoord. Onderzoek heeft uitgewezen dat de norm (80% binnen 20 seconden opnemen) in relatie tot de beschikbare capaciteit (aantal medewerkers in combinatie met de overige werkzaamheden van het KCC) nog niet haalbaar is. Bezien wordt in hoeverre de normstelling realistisch is.

35

In de postprocessen is ingeregeld dat de klant altijd een ontvangstbevestiging krijgt. Deze norm wordt in meer dan 96% gehaald. Na het herijken van de afgesproken servicenormen zullen deze normen in het Medewerkerportaal (Dimpact) aan de zaken gekoppeld worden. Het effect hiervan is dat inzicht wordt gekregen in de afhandeltermijnen per product en dit kunnen relateren aan de gestelde norm. Dit geeft meer betekenis aan de kwaliteit van onze dienstverlening dan sec de score op een ontvangstbevestiging. Momenteel is het genereren van managementinformatie nog een ontwikkelpunt waaraan wordt gewerkt. De meldingen openbare ruimte (MOR), welke via het KCC binnen zijn gekomen, worden door de afdeling Aanleg&Beheer in ruim 90% van de gevallen binnen de vastgestelde termijn afgehandeld. Doelstelling 3: door samenwerking meer efficiency, kwaliteit en organisatiekracht met behoud van couleur locale (kennis en korte lijnen) voor de drie gemeenten Deze doelstelling heeft betrekking op de realisatie van activiteiten op de resultaatgebieden ‘Klanten en partners’ en ‘Maatschappij’. Realisatie doelen resultaatgebied Klanten en partners 1.

2.

Doelstellingen Wij zijn vanaf de verkiezingen 2014 betrouwbaar als het gaat om de bestuurlijke planningen, meten maandelijks onze prestaties en communiceren hierover met onze opdrachtgevers

Kwaliteit

Tijd

Toelichting De bestuurlijke planning is een ontwikkelpunt. Hiervoor loopt een traject om de kwaliteit van het proces, scholing van medewerkers en de ICT te verbeteren. Vanwege de aandacht voor de bestuurlijke planningen staat de indicator nog op rood en de tijd op oranje totdat de implementatie van het verbetertraject is afgerond.

Wij zijn voor onze reguliere en projectmatige dienstverlening in control op het gebied van budgetbeheer, (capaciteits)planning en verantwoording van resultaten en middeleninzet

De doelstelling vanuit de gemeenten is dat er gewerkt moet worden binnen een sluitende begroting. Op basis van het tekort in de jaarrekening moet deze indicator op rood staan. De reden dat deze op oranje staat heeft te maken met het feit dat het aandeel in het tekort is veroorzaakt door de incidentele lasten, die maximaal binnen de begroting van de BEL Combinatie is opgevangen. Na eliminatie van deze kostenpost is het financiële beeld conform hetgeen in de kwartaalrapportages is aangegeven. De tijdigheid van het verwerken van de begrotingswijzigingen was een issue in de interne controle en de interim controle. Al met al leidt dit niet tot een afkeurende accountantsverklaring in de jaarrekeningen van de gemeenten, maar is in het kader van het financieel beheer wel een ontwikkelpunt. De afdelingscontroller ziet er op toe dat de begrotingswijzigingen tijdig worden opgesteld en bijgevoegd bij het voorstel en worden verwerkt. Naast de afdelingscontroller parafeert ook de adviseur van de desbetreffende gemeente. Hierdoor is er het ‘4-ogen principe’ gevormd bij

36

3.

4.

5.

goedkeuring in BABS, waardoor tijdig gesignaleerd wordt dat abusievelijk de begrotingswijziging ontbreekt en deze als nog wordt bijgevoegd. Deze doelstelling is gerealiseerd.

Wij zorgen er in overleg met de drie beleidsregies voor dat de bestuurlijke overdracht van de werkzaamheden ten gevolge van de gemeenteraadsverkiezingen naar tevredenheid van de nieuwe bestuurders plaatsvindt Wij actualiseren na de raadsverkiezingen in Q3 de servicenormen m.b.t. onze reguliere dienstverlening, rapporteren per kwartaal onze prestaties en verantwoorden deze richting onze opdrachtgevers. Wij benchmarken onze dienstverlening en meten de klanttevredenheid.

6.

Wij richten ons in de DVO’s vanaf 2015 op het meer sturen op output (resultaten) en outcome (maatschappelijke effecten) in plaats van alleen op input (uren/budget)

7.

Wij stellen, in samenwerking met onze (uitvoerings)partners, de gemeenten in staat om hun verantwoordelijkheid te nemen m.b.t. het sociale domein

8.

Wij ontwikkelen ons opdrachtnemerschap door naar het (kunnen) nemen van regie

De actualisatie is niet in 2014 gerealiseerd, maar met het bestuur is afgesproken dat in het voorjaar 2015 een voorstel over de aangepaste servicenormen zal worden vastgesteld.

Is conform afspraak gerealiseerd. Zie www.waarstaatjegemeente.nl In overleg met de gemeenten wordt invulling gegeven aan deze doelstelling. Hiervan wordt in het Bedrijfsvoeringsoverleg met de gemeentesecretarissen invulling gegeven. Het streven is om in februari 2015 prestatiegerichte DVO’s te hebben afgesloten. De indicator tijd is oranje omdat deze activiteit aan het eind van 2014 nog onderhanden was. De uitvoering van het geïntegreerde Plan van Aanpak (PvA) voor Laren, Eemnes en Blaricum verloopt volgens planning. In oktober worden in de raden de lokale keuzenota en de verordeningen besproken. In het DB van de BEL Combinatie is een besluit genomen over de regie op het Sociaal Domein (HBEL, Amersfoort) en voor de uitwerking hiervan is een PvA opgesteld, dat vanaf het vierde kwartaal is opgepakt. In 2014 speelde deze doelstelling concreet op twee onderdelen: a. de door het DB in 2013 vastgestelde ontwikkelingsvisie voor het vakteam Openbare Ruimte van de afdeling Aanleg & Beheer wordt momenteel als reorganisatie uitgevoerd. Het meer in regie kunnen werken is het leidend onderdeel van deze teamontwikkeling. b. In de inmiddels door het Algemeen Bestuur vastgestelde BEL-begroting 2015 is het meer in regie werken als BEL Combinatie (relatie

37

met Veiligheidsregio, RUD, implementatie Sociaal Domein) een belangrijke ontwikkeling, waar op wordt ingespeeld.

Realisatie doelen resultaatgebied Maatschappij

1.

Doelstellingen Wij creëren waar mogelijk stage- of reïntegratieplaatsen

Kwaliteit

Tijd

Toelichting Realisatie doelstelling: 1 stagiair bij het Servicepunt (afdeling O&O), een snuffelstage bij het team HRM, 1 stagiair op het gebied van juridische handhaving bij de afdeling V&H, bij de afdelingen RMO en Publiek is sprake geweest van een inzet van 2 trainees.

Doelstelling 4: (bestuurlijke) innovatie Realisatie doelen resultaatgebied Bestuur en financiers 1.

2.

Doelstellingen Wij plannen systematisch en leggen verantwoording af over de inzet van onze urencapaciteit en budgetten

Kwaliteit

Tijd

Toelichting In 2014 is aandacht gegeven aan de systematische planning en verantwoording over de inzet van onze urencapaciteit en budgetten. Dit blijkt uit de wijze waarop wij overleg hebben gevoerd over de realisatie van de DVO’s en de kwartaalrapportages van de BEL Combinatie. Los van de formele planningsstructuur is er periodiek overleg met de gemeentesecretarissen en de portefeuillehouders Financiën. Vanwege de tijdstippen waarop de DVOgesprekken zijn gehouden en de correcties in het vierde kwartaal staat de indicator tijd op oranje. De risico’s zijn in de paragraaf weerstandsvermogen van de BEL Combinatie vastgelegd. Op organisatieniveau voldoet de BEL aan de door de accountant gestelde eisen op basis van de uitkomsten van de interim accountantscontrole.

Wij kennen onze risico’s op organisatie-, proces en projectniveau en sturen op de beheersing van de belangrijkste risico’s

Verder zijn in het kader van de begrotingen van de 3 gemeenten ook de risico’s in kaart gebracht van de BEL in relatie de taakuitvoering van de gemeenten. Hiervoor is een inhuurbudget beschikbaar om vervangende capaciteit in te huren. Het inhuurbudget is volledig benut in overeenstemming met het doel van dit budget. Op projecten procesniveau zijn in 2014 diverse verbetermaatregelen onderzocht en doorgevoerd, zoals: a. een nieuwe systematische aanpak voor

38

3.

Vanaf Q2 hebben wij een actueel Informatiebeleid dat een door de gemeenten gevraagde kwaliteit van digitale informatievoorziening en informatiebeveiliging oplevert

4.

Wij realiseren de bezuinigingen uit de Sunrisereview, jaarschijf 2014

projectmatig werken b. om risico’s bij de aanbesteding van werken en diensten te beperken wordt de afdeling A&B verder ondersteund door de inkoopadviseur en is een aanbestedingskalender opgesteld c. een plan van aanpak is opgesteld om het inningsproces te verbeteren, waarvan de implementatie is gestart in het 4e kwartaal van 2014. In juni 2015 is deze afgerond. d. er is een kaderstellend informatiebeveiligings-beleid vastgesteld, waarvan de uitwerking en implementatie in 2015 plaatsvindt. In het 3e kwartaal is de kaderstellende inhoudsopgave voor het Informatiebeleid 20152018 vastgesteld door het MT. Dit zal in het eerste kwartaal van 2015 resulteren in een uitgewerkt informatiebeleid. Vigerend is nog het Informatieplan 2013 e.v.. In juni/juli 2014 hebben het DB van de BEL Combinatie, resp. de colleges van de BELgemeenten een BEL-breed integraal Informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Ook is besloten dat als eerste maatregel een intern selfassessment zou worden uitgevoerd om te inventariseren welke beheersmaatregelen op het gebied van informatiebeveiliging al doorgevoerd en geborgd zijn en welke maatregelen nog niet. De resultaten van deze, overigens vertrouwelijke zelfanalyse met een ambtelijk advies over de risico’s en noodzakelijke middeleninzet zullen in het eerste kwartaal van 2015 worden teruggekoppeld aan de burgemeesters (verantwoordelijk voor informatieveiligheid), waarna bestuurlijke keuzes terzake kunnen worden gemaakt in de Kadernota’s voor 2016. De taakstelling is voor 2014 voor de gemeenten Blaricum en Eemnes gerealiseerd en voor Laren op € 22.000 na.

Doelstelling 5: goede, inspirerende werkomgeving voor de medewerkers Realisatie doelen resultaatgebied Medewerkers 1.

Doelstellingen Eind 2014 hebben alle medewerkers een helder beeld van de vier kerncompetenties publiek ondernemerschap, professionaliteit, openheid en

Kwaliteit

Tijd

Toelichting Dit jaar zijn alle medewerkers getraind in het in de praktijk toepassen van de vier kerncompetenties.

39

samenwerking en weten deze ook te vertalen naar het dagelijks gedrag & handelen in hun eigen functioneren 2.

3.

Door middel van het stellen van prioriteiten en het beter plannen van de beschikbare urencapaciteit is de streefcijfer voor de werkdruk en het ziekteverzuim van de medewerkers op een vergelijkbaar niveau als vorig jaar

De doelstelling is gehaald, want het gemiddelde ziekteverzuimpercentage in 2014 (3,1%) is lager dan in 2013 (4,4%) en daarmee onder de norm voor heel 2014 (5%). Meer details over de ontwikkeling van het ziekteverzuim zijn te vinden in paragraaf 6 van deze jaarrekening. Omdat het HPO (High Performance Onderzoek) gemeten is op medewerkerstevredenheid, is dit jaar geen noodzaak geweest om het Medewerker Tevredenheid Onderzoek uit te voeren. Deze zal in 2015 weer worden uitgevoerd. In 2014 zijn, in het kader van een betere aansluiting van de competenties op de behoeften van de organisatie, met een aantal medewerkers afspraken gemaakt over mobiliteit.

Wij stimuleren waar mogelijk de organisatiebrede inzet van goede competenties van de medewerkers

Formatie en bezetting Rekening houdend met de financiële middelen was de begrote (toegestane) formatie op 1 januari 2014 168,9 Fte en op 31 december 2014 164,6 Fte. De werkelijke bezetting over 2014 is als volgt geweest: Werkelijke bezetting Aantal Fte begin kwartaal Instroom (+) Uitstroom (-) Overige urenmutaties (-) Aantal Fte eind kwartaal

Q1 166,36 0,66 4,93 0,26 161,83

Q2 161,83 3,67 1 0 164,5

Q3 164,5 1 2,36 -0,04 163,18

Q4 163,18 2,67 4,58 0,5 160,77

De instroom in 2014 is vooral geweest ter vervulling van ontstane vacatures. De uitstroom heeft te maken met pensionering van medewerkers of het vinden van een andere baan. Kwetsbaarheid organisatie Kwetsbaarheid organisatie De afgelopen jaren is de formatie van de BEL Combinatie kleiner geworden. De omvang van de werkzaamheden van de organisatie is redelijk vergelijkbaar gebleven. Dit betekent dat de druk op het presteren van de medewerkers groter is geworden. De opbouw van de organisatie bestaat voor de uitvoering van de taken op de diversiteit aan beleidsterreinen voor de gemeenten uit specialistische en solistische functies ('eenpitters'). Tevens is een aantal taken geclusterd ondergebracht bij een aantal medewerkers. Bij grotere gemeenten zou hiervoor voldoende volume zijn om deze ineen functie onder te brengen. Hiervoor is geen back up aanwezig, zodat bij verzuim of mobiliteit werkzaamheden al snel gaten vallen. Deze worden maximaal door herverdeling van taken opgevangen, voordat een beroep op het inhuurbudget wordt gedaan. Daarmee is de organisatie kwetsbaar geworden.

40

Voor wat betreft de flexibiliteit van de organisatie kan worden opgemerkt dat beperkte capaciteit wordt aangehouden om snel op bestuurlijke vragen in te spelen. De beschikbare capaciteit van de organisatie is ingepland om de dienstverleningsovereenkomsten te

realiseren. Daarmee is de organisatie 'volgepland' en is minder ruimte voor flexibele afspraken. De lijn die afgelopen jaren door bezuinigingen is ingezet, heeft ertoe geleid dat de BEL Combinatie is te typeren als een compacte organisatie, die functioneert binnen de financiële mogelijkheden die er zijn. Dit vergt om een meer structurele oplossing om de risico's die met een kwetsbare organisatie samenhangen te beperken. Acties hiervoor zijn al in 2014 in gang gezet. Bij de afdeling Control&Financiën zijn maatregelen genomen om dit onderdeel incidenteel vanuit het inhuurbudget te versterken. In het tweede kwartaal 2015 wordt de ingeslagen weg bij dit onderdeel geëvalueerd, zodat dan kan worden aangegeven in hoeverre structurele formatie benodigd is. Ook in andere afdelingen wordt kritisch naar het functioneren gekeken. Zo ook door de afdeling Ondersteuning en Ontwikkeling, die de kwaliteit van haar ondersteunende en ontwikkelende dienstverlening beziet. Verder is er een visie op dienstverlening in voorbereiding op basis waarvan de taakuitvoering van het KCC zal worden bezien. In het jaarplan 2015 van de afdelingen wordt verder ingezet op een kritische beschouwing van de organisatie, zodat daarna in het derde kwartaal 2015 met een gefundeerd plan voor formatieontwikkeling kan worden gekomen. Verzuim Over 2014 hebben we een gezondheidspercentage van 96,9% van onze medewerkers! De aangegeven norm voor het verzuim is geen norm die opgevat moet worden als een ‘te realiseren’ norm. Het percentage geeft een streefrichting aan waarop wordt gekoerst om het verzuim te beheersen. Het streefcijfer is gebaseerd op het gemiddelde werkelijke verzuim van gemeenten met een grootte van 20.000 - 50.000 inwoners. Dit in een tijd van turbulentie en hoge werklastbeleving. De ontwikkeling van het verzuim hebben we deze weergegeven in relatie tot 2013 en de personeelsmonitor uit 2012. Verzuim ZIEKTEVERZUIM Kort verzuim (tot 6 weken) Lang verzuim (langer dan 6 weken) MELDINGSFREQUENTIE1 VERZUIMDUUR2

Realisatie Streefrichting Realisatie Personeelsmonitor 2014 2013 3,1% 5% 4,44% 4,80% 1,63% 1,47% 2,00% 2,07%

-

2,79%

2,90%

0,26 6,21

-

1,17 11,59

1,36 13,8

Afspraken zijn gemaakt om via het sociaal medisch team meer grip op het verzuim te krijgen en daarop adequaat te reageren.

1

De frequentie per jaar is het totaal aantal ziekmeldingen in één kalenderjaar gedeeld door het gemiddeld aantal personeelsleden in dat jaar 2 De gemiddelde duur is het totale aantal verzuimde kalenderdagen van de in één jaar afgesloten verzuimgevallen gedeeld door het totale aantal verzuimgevallen dat in dat jaar is beëindigd. Indien er sprake is van een overschrijding van de jaargrens van een verzuimgeval , dan worden de in dat jaar verzuimde dagen meegeteld in de berekening van de gemiddelde verzuimduur

41

42

4. Paragrafen 4.1 Bedrijfsvoering Voor wat betreft het management van medewerkers wordt aangesloten bij hetgeen onder de doelstelling 5 (zie 3.5) is weergegeven. Op het gebied van de huisvesting is in de financiële verslaglegging al melding gemaakt en in de navolgende paragraaf kapitaalgoederen. Daarom wordt in deze paragraaf sec op de realisatie van het informatiseringsplan ingegaan. Realisatie informatiseringsplan De planningshorizon van het Informatieplan 2013 is tot en met 2015. De uitvoering is bijgesteld als gevolg van ontwikkelingen van door de landelijke overheid in te richten en beschikbaar te stellen voorzieningen. Rekening houdend met de beschikbare interne capaciteit en de levertijden bij leveranciers is de beschikbare capaciteit voor het uitvoeren van projecten voornamelijk ingezet voor: - de migratie van de MS office omgeving versie 2003 naar de 2010 versie - de implementatie van een major release van het bedrijfsbreed in gebruik zijnde informatiesysteem voor digitaal zaakgericht werken - De implementatie van de basisregistratie grootschalige topografie (BGT) in samenhang met een systeem voor het beheer van de openbare ruimte (BOR) - Het verbeteren van de gegevenskwaliteit van de basisregistratie adressen en gebouwen. De voortgang van de (investerings-)projecten is als volgt:

Lopende investeringen BEL 31-12-2014 order 72700070 72700072 72700073 72700080 72700082 72700087 72700090 72700089 72700078 72700081 72700083 72700084 72700085 72700086

budget Antw 4 KCC op orde en uitbouw KCC Antw 4 Projectmanagement Opbouw BGT + Veiligheidsplan ICT R3 atos e suite BAG WOZ definities fase 2 Centr.GEO Magazijn en GEO viewer Verwerving BZ modules voorber. SEPA Office 2010 fase 2 Mobiele telefonie 2014 ICT Werkplekken 2014 Servers & Storage 2014 Digid audit

Totaal lopende investeringen

uitgaven

saldo

72.095 115.000 300.000 20.000 80.000 30.000 50.000 0 30.000 77.000 12.900 68.450 107.700 10.000

76.978 -4.883 91.337 23.663 319.454 -19.454 17.588 2.412 139.461 -59.461 19.005 10.995 30.192 19.808 5.747 -5.747 25.250 4.750 55.185 21.815 6.445 6.455 41.807 26.643 33.028 74.672 14.100 -4.100

973.145

875.577

97.568

De grootste financiële afwijking op de lopende investeringen betreft de implementatie van de versie 3 van de e-suite. Eind 2013 is gestart met de implementatie hiervan, met vele aanpassingen (functioneel, de ‘look en feel’ en ook ‘onder de motorkap’). Doordat de landelijke implementatie lastiger is gebleken dan gedacht, zijn hiervoor meer kosten gemaakt (€ 60.000). Deze zijn gedekt vanuit de reserve dekking kapitaallasten. Na een intensief testtraject is de esuite begin juli live gegaan en organisatie breed in gebruik genomen. Deze overschrijding is in de tweede kwartaalrapportage aangegeven.

43

De informatieplanning is onderverdeeld in de programma’s Dienstverlening, Basisregistraties en Proces, Informatie en Regie. Programma Dienstverlening In dit programma zijn drie ontwikkelingen aan te geven: Wabo – implementatie SquitXO Fase 2 is de implementatie van het systeem Squit2GO voor het mobiel handhaven van bouwvergunningen. Dit project wordt in 2015 uitgevoerd. Dimpact nieuwe versie e-suite Eind 2013 is gestart met de implementatie van versie 3 van de e-suite. Versie 3 is een major release met vele aanpassingen: functioneel, de look en feel en ook ‘onder de motorkap’. Na een intensief testtraject is de e-suite begin juli live gegaan en organisatie breed in gebruik genomen. Migratiewebsites naar nieuw Content Management Systeem In oktober 2014 is gestart met de eerste activiteiten van dit project. De nadruk ligt daarbij met name op het maken van het ontwerp voor de websites en de uitgangspunten voor de inrichting van het CMS. Programma Basisregistraties In dit programma zijn drie ontwikkelingen aan te geven: Implementatie Burgerzakenmodules en aansluiting op LV BRP (v/h (m)GBA) Landelijk is dit programma omgedoopt in Operatie BRP (Basis Registratie Personen). Eind 2013 is door de minister de planning voor aansluiting op de landelijke voorziening BRP wederom herzien. De verwachting is dat gemeenten voor de bijhouding (aansluiting voor afname gegevens kan al eerder) in de loop van 2016 op de BRP kunnen gaan aansluiten tot eind 2018. Met de noodzakelijke vervanging van het Burgerzakensysteem dat op de landelijke voorziening wordt aangesloten, kan eind 2015/begin 2016 worden gestart. Opbouw BGT i.s.m. BOR De invoering van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een wettelijke verplichting vanuit het stelsel van basisregistraties. De komst van de BGT biedt de mogelijkheid beheerobjecten in de openbare ruimte integraal en nauwkeurig in beeld te brengen. Voor optimaal beheer van de openbare ruimte dienen de BGT-objecten geïntegreerd te worden in een beheersysteem voor de openbare ruimte (BOR). Het project bestaat dus uit de productie van de BGT, met daaraan gekoppeld het implementeren en in gebruik nemen van een systeem voor het beheer van de openbare ruimte (BOR). In 2014 is gebleken dat vanwege de mindere kwaliteit van te gebruiken kaartgegevens (GBKN) een aantal activiteiten meer tijd in beslag neemt waardoor het project doorloopt tot in 2015. Koppelingen en aansluitingen op landelijke voorzieningen Dit onderdeel bevat diverse koppelingen tussen basisregistraties onderling, onder meer de koppeling tussen de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en Waarderingen Onroerende Zaken (WOZ), en de aansluiting van basisregistraties op de centrale landelijke voorzieningen. Dit betreft onder meer de aansluiting op de landelijke voorziening WOZ en het Handelsregister. Door vertragingen in de beschikbaarstelling van landelijke voorzieningen ondervinden wij ook vertraging in onze planningen. De verwachting nu is dat in 2015 de voorziene aansluitingen op de landelijke voorzieningen en onze daaraan voorafgaande werkzaamheden in 2015 kunnen worden uitgevoerd.

44

Programma Proces, Informatie en Regie In dit programma zijn drie ontwikkelingen aan te geven: Harmoniseren financiële administratie Wat betreft de fysieke mogelijkheden en aanpak om de financiële administraties te harmoniseren, zijn de mogelijkheden verkend met PinkRoccade, de leverancier van het financieel hoofdsysteem. Oriënterend is gesproken over de huidige inrichting en het doorvoeren van aanpassingen. In het tweede kwartaal van 2015 wordt een analyse uitgevoerd op de drie rekeningschema’s om te bezien waar de overeenkomsten en verschillen liggen en wat de vooren nadelen hiervan zijn. De analyse zal met de gemeentecontroller, gemeentesecretaris en portefeuillehouder financiën worden besproken. De inrichting van de financiële administraties dient aan te sluiten bij de besturingsfilosofie van de gemeente zelf en de BEL Combinatie als uitvoeringsorganisatie. Hierbij is het van belang dat de taken en verantwoordelijkheden van de budgethouders in lijn van deze besturingsfilosofie helder en concreet zijn benoemd, belegd en ingericht in de financiële administratie. Het harmoniseren van de drie financiële administraties van de BEL gemeenten betekent dus dat de huidige belegging van het budgethouderschap en uitvoering in overleg met de drie gemeenten tegen het licht wordt gehouden, mogelijk aangepast en op maat te worden gemaakt. Op basis van de hierbij verkregen uitkomsten en de uitkomsten van de fine tuning van de rol, taken, verantwoordelijkheden en de ontwikkeling van het budgethouderschap, wordt in het derde kwartaal 2015 een voorstel gemaakt en afgestemd met onze opdrachtgevers om te komen tot harmoniseren van de drie financiële administraties. Implementatie Centraal GEO magazijn en viewer De implementatie van de centrale opslag/distributie met een geïntegreerde centrale viewer, voor het leveren van de juiste informatie aan onze bedrijfsvoeringprocessen is succesvol geïmplementeerd en afgerond. Veiligheidsplan ICT De gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL Combinatie hebben de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) geadopteerd als richtlijn voor het te voeren informatie beveiligingsbeleid. Met de vaststelling medio 2014 van de nota Informatiebeveiligingsbeleid door het dagelijks bestuur van de BEL Combinatie en de colleges van de BEL gemeenten is de aanzet gemaakt om het beleid te kunnen inrichten en operationaliseren. Overige lopende investeringen (niet zijnde Informatieplan) De overige investeringen zijn: Order 72700078 72700081 72700083 72700084 72700085 72700086 Totaal

Omschrijving SEPA Office 2010 fase 2 Mobiele telefonie 2014 ICT Werkplekken 2014 Servers & Storage 2014 Digid audit

budget 30.000 77.000 12.900 68.450 107.700 10.000 306.050

uitgaven 25.250 55.185 6.445 41.807 33.028 14.100 175.815

saldo 4.750 21.815 6.455 26.643 74.672 4.100130.235

Vervangingsinvesteringen Bij de bepaling van de begrote kapitaallasten is rekening gehouden met vervangingsinvesteringen voor tractie (€ 225.000) en automatisering (€ 250.000). De uitgaven zijn in 2014 binnen deze budgetten gebleven. Sturing hierop vindt plaats met behulp van vervangingsplannen.

45

4.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing In deze paragraaf staat de vraag centraal in hoeverre de BEL Combinatie in staat is om al dan niet structurele financiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande dienstverlening. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit – zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken – en de risico’s die niet op een andere wijze zijn ondervangen. Het minimaal aan te houden weerstandsvermogen is afhankelijk van de grootte van de gemeente, de te onderkennen financiële risico’s en het reserve- en voorzieningenbeleid (BBV, artikel 11). Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen incidentele en structurele weerstandscapaciteit. De BEL Combinatie kent zelf geen belastingen als inkomsten, dus is er ook geen sprake van onbenutte belastingcapaciteit (anders dan bij de drie deelnemende gemeenten). Evenmin is sprake van stille reserves en een geraamd bedrag onvoorzien. De weerstandscapaciteit is derhalve nihil. Risico’s De BEL Combinatie kent een aantal risico’s, de belangrijkste risico’s staan hieronder vermeld. Deelnemende gemeenten De deelnemende gemeenten in de gemeenschappelijke regeling zijn voor 6 jaar deelnemer aan deze regeling. Tussentijds uitstappen kan op basis van de afspraken in de GR. Doorbelasting kosten naar deelnemende gemeenten Met ingang van 2010 worden de kosten van de BEL Combinatie gefactureerd op basis van werkelijke uren maal tarief. Hierdoor betalen de gemeenten ook alleen voor dienstverlening die zij afgenomen hebben. Als gevolg hiervan ontstaan er de volgende risico’s: - het risico voor de BEL Combinatie bestaat eruit dat er aan het einde van het jaar te weinig direct productieve uren in rekening zijn gebracht bij de deelnemende gemeenten waardoor niet alle gemaakte kosten gedekt zijn. - de gemeenten nemen meer of minder uren af waardoor een negatieve of positieve afwijking ontstaat ten opzichte van hun begroting. Daarnaast kan het meer of minder afnemen van uren invloed hebben op de geleverde dienstverlening aan inwoners en de gemeente zelf. Bezuinigingen en financiële positie gemeenten Gezien de financiële positie van de gemeenten is voor de jaren 2012 en 2013 een taakstelling opgelegd aan de BEL Combinatie van in totaal € 1.125.000. Deze taakstelling is inmiddels volledig ingevuld. Uit de financiële positie van de gemeenten zouden echter aanvullende taakstellingen voort kunnen vloeien. Hier is ten tijde van het opstellen van de jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie geen sprake van geweest. Weerstandsvermogen De weerstandscapaciteit is nihil, evenals de kwantificering van de hierboven aangegeven risico’s. In de verrekensystematiek (Algemeen Bestuur 3 maart 2011) is opgenomen dat de Algemene bedrijfsreserve vanuit de jaarrekeningresultaten van de BEL Combinatie wordt gevoed tot een

46

maximum van 5% van de omzet (5% van circa € 15.000.000 is € 750.000). Een voorstel om te komen tot een adequaat vermogen wordt in 2015 gedaan. De BEL Combinatie is een gemeenschappelijke regeling van de drie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Ingeval sprake is van een onvoldoende weerstandsvermogen zal een beroep worden gedaan op de weerstandscapaciteit van de drie BEL gemeenten, zoals in de programmabegroting 2015 van deze gemeenten is opgenomen.

47

4.3 Onderhoud kapitaalgoederen De BEL Combinatie heeft het onderhoud voor gebouwen. BEL kantoor Eemnes De BEL Combinatie is sinds februari 2009 gehuisvest in het nieuwe pand in Eemnes. Op dat moment heeft de overdracht van de bestuursvleugel aan de gemeente Eemnes plaatsgevonden voor een bedrag van € 1.045.000. Voor het BEL kantoor is in 2013 een geactualiseerd meerjaren onderhoudsplan (MOP) opgesteld. Conform deze MOP is bij de jaarrekening 2014 aan de voorziening Onderhoud BEL kantoor een bedrag gedoteerd van € 55.000. Met dit bedrag was ook rekening gehouden in de begroting 2014. Er is in 2014 geen sprake van onttrekkingen aan de onderhoudsvoorziening BEL kantoor, aangezien geen sprake was van onderhoudsuitgaven met een cyclisch karakter. Het saldo van deze voorziening bedraagt per eind 2014 € 431.634. De Gemeentewerf De BEL Combinatie is eigenaar van het pand van de Buitendienst. Ook voor de Gemeentewerf is in 2013 een geactualiseerd meerjaren onderhoudsplan (MOP) opgesteld. Op basis hiervan is bij de jaarrekening 2014 aan de voorziening Onderhoud Werf een bedrag gedoteerd van € 20.000. Met dit bedrag was ook rekening gehouden in de begroting 2014. Er is in 2014 geen sprake van onttrekkingen aan de onderhoudsvoorziening Gemeentewerf, aangezien geen sprake was van onderhoudsuitgaven met een cyclisch karakter. Het saldo van deze voorziening bedraagt per eind 2014 € 158.954. Wijkpost Bijvanck De BEL Combinatie is eigenaar van de Wijkpost Bijvanck. Ook hiervoor is in 2013 een geactualiseerd meerjaren onderhoudsplan (MOP) opgesteld. Op basis hiervan is bij de jaarrekening 2014 aan de voorziening Onderhoud Wijkpost Bijvanck een bedrag gedoteerd van € 4.000. Het saldo van deze voorziening bedraagt per eind 2014 € 14.000.

48

4.4 Financiering In het treasurystatuut staat beschreven hoe de BEL Combinatie met beleggingen en leningen omgaat. De belangrijkste doelstellingen zijn: - het beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico’s - het aantrekken van gelden tegen zo laag mogelijke kosten en aanvaardbare condities - het optimaliseren van het renteresultaat. Financieringsbehoefte In 2014 zijn geen nieuwe langlopende leningen aangetrokken. De tijdelijke financieringsbehoefte die er soms is, wordt ingevuld door middel van rekening courant en/of kasgeldleningen. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet heeft tot doel de renterisico’s op kortlopende (opgenomen) geldleningen te beperken. Jaarlijks wordt door het ministerie aangegeven, welk bedrag een gemeente mag financieren met kortlopende geldleningen: de kasgeldlimiet. Het betreft een percentage (8,5%) van het totaal van de begroting. Voor de BEL Combinatie is dat € 1,5 miljoen euro. Indien deze kasgeldlimiet structureel wordt overschreden dient de kortlopende schuld omgezet te worden in een langlopende schuld. Voor de BEL Combinatie is dit risico eigenlijk niet aanwezig, omdat de meeste uitgaven vrijwel direct via de verrekening van de uren worden gedekt. Renterisiconorm Om ongewenste financiële gevolgen van rentewijzigingen te beperken wordt door het ministerie ook jaarlijks een renterisiconorm aangegeven. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal (circa € 3,5 miljoen). Dit is het maximale bedrag van de totale vaste schuld (minus verstrekte leningen) waarvan de rente herzien mag worden in het lopende jaar. De uitkomst hiervan mag niet overschreden worden, zodat er een spreiding van de opgenomen leningen en daarmee de renterisico’s ontstaat. Door de financieringsstructuur via de uren, hoeft er nauwelijks geld te worden geleend. De enige echt grote lening is de lening voor de nieuwbouw. De renterisiconorm is in 2013 dan ook niet overschreden. Risicobeheer beleggingen De BEL Combinatie heeft geen beleggingen. In principe zouden er nauwelijks overtollige liquiditeiten moeten zijn, omdat alle kosten vergoed worden door de gemeenten. Slechts indien de investeringen of uitgaven achterlopen bij de planning kan er tijdelijk geld beschikbaar zijn. Het is niet de bedoeling om dit te gaan beleggen, hooguit wordt het kortstondig op een deposito rekening geplaatst. Leningenportefeuille De leningportefeuille ziet er per 31 december 2014 als volgt uit: Staat E Leningbedrag

2014 Omschrijving

17.000.000,00 BNG 40.103044 2.500.000,00 BNG 40.103347 3.000.000,00 BNG 40.104398 Totaal

Looptijd

40 10 10

laatste aflossing

Rente

1-4-2048 17-1-2018 2-7-2019

4,755% 4,18% 3,83%

Stand per 01/01

14.875.000,00 1.250.000,00 1.800.000,00 17.925.000,00

49

opnames in het jaar 0,00 0,00 0,00 0,00

betaalde rente 697.201,88 44.412,50 68.940,00 810.554,38

werkelijke rentelasten 692.149,70 41.800,00 63.195,00 797.144,70

Aflossing

425.000,00 250.000,00 300.000,00 975.000,00

Stand per 31/12

14.450.000,00 1.000.000,00 1.500.000,00 16.950.000,00

4.5 Overige paragrafen De overige paragrafen zijn voor de BEL Combinatie niet van toepassing. Met ingang van 1 januari 2008 zijn de taken voor het opleggen van de lokale heffingen gemandateerd aan de BEL Combinatie. Verantwoording en verwerking van deze baten vindt rechtstreeks plaats in de administratie van de betreffende gemeente. Er is geen sprake van partijen waarmee de BEL Combinatie zich privaat- of publiekrechtelijk verbonden heeft én waar de BEL Combinatie een bestuurlijk én een financieel belang in heeft. Met ingang van 1 januari 2008 zijn deze taken op het gebied van het grondbeleid van de gemeenten gemandateerd aan de BEL Combinatie. Verantwoording van de hieraan gerelateerde baten en lasten vindt rechtstreeks plaats in de administratie van de betreffende gemeente.

50

5. Controleverklaring

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan:

de BEL Combinatie

Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit verslag opgenomen jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2014 en het overzicht van baten en lasten over 2014 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van de BEL Combinatie is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante weten regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol zoals vastgesteld door het algemeen bestuur van de BEL Combinatie en het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, alsmede voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de

51

redelijkheid van de door het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1 % en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Op basis van artikel 2 lid 7 Bado is deze goedkeuringstolerantie door het algemeen bestuur vastgesteld. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de BEL Combinatie een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2014 als van de activa en passiva per 31 december 2014 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2014 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante weten regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen lngevolge artikel 213 lid 3 onder d Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Amsterdam, 7 mei 2015 Ernst & Young Accountants LLP w.g. R. Ellermeijer RA

52

6. Vaststellingsbesluit Het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie BESLUIT: I.

Vast te stellen de jaarrekening en het jaarverslag 2014 van de BEL Combinatie met de volgende cijfers:

Gerealiseerd resultaat voor bestemming reserves (nadelig) Gerealiseerd saldo onttrekking aan reserves (voordelig) Gerealiseerd resultaat na bestemming (nadelig) II. -

€ 1.102.888 -/€ 679.743 € 423.145 -/-

Aan het Algemeen Bestuur wordt van de BEL Combinatie voorgesteld: uit te keren aan medewerkers BEL Combinatie conform het MT-voorstel eindafrekening verlofuren € 52.278 -/te onttrekken aan de Algemene bedrijfsreserve € 207.572 +/+ te onttrekken aan de Algemene bedrijfsreserve (*) € 267.851 +/+ € 423.145 +/+

(*) na aanvulling door gemeenten, na onttrekking € 207.572 is stand Algemene bedrijfsreserve € 0.

III.

Voor kennisgeving aan te nemen de accountantsverklaring en het verslag van Bevindingen.

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie in zijn vergadering van 25 juni 2015.

T. Smit voorzitter

G. Kolhorn secretaris

53

4 Reactie AB BEL Combinatie op zienswijzen raden op jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Combinatie

Geachte raadsleden, Bij de behandeling van de jaarrekening van de BEL Combinatie in de raden van Blaricum, Eemnes en Laren heeft u een zienswijze ingebracht en een motie aangenomen. U verwijst in de motie naar het document “Evaluatie debiteuren dossier september 2013 – maart 2015”, opgesteld door het Dagelijks Bestuur van de BEL-Combinatie en goedgekeurd door het Algemeen Bestuur van de BEL-Combinatie, dat onder geheimhouding is verstrekt. U geeft aan kennis te hebben genomen van de passage “De lessen die we getrokken hebben uit dit dossier”, uit het genoemd document. Daarbij maken ze onderscheid tussen “Wat ging er niet goed in het proces?” en “Welke lessen hebben we daaruit getrokken?”. U concludeert dat u “met instemming kennis nemen van de in deze context gepresenteerde analyse, die als zodanig zowel een appreciatie herbergt van de ontwikkeling van het debiteuren dossier, als een aanwijzing hoe herhaling van gepresenteerde fouten in de toekomst kan worden voorkomen in relatie tot wat niet goed is gegaan en, dringen er bij betrokkenen op aan expliciet en publiekelijk kenbaar te maken dat zij deze gang van zaken spijtig en zeer betreurenswaardig vinden. Aldus worden de voorwaarden geschapen die genoemde raden in staat stellen vertrouwen uit te spreken dat adequaat bestuur van de BEL Combinatie in de toekomst kan worden gewaarborgd.” Het voltallige Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur onderschrijven de aangenomen motie en willen middels dit schrijven kenbaar maken dat wij ons terdege bewust zijn van onze verantwoordelijkheid voor de gang van zaken en deze inderdaad spijtig en zeer betreurenswaardig vinden. Juist daarom zetten wij ons graag maximaal in voor een krachtige BEL Combinatie die op haar taken is berust. Op de volgende pagina’s gaan wij graag nog inhoudelijk in op uw zienswijzen op de jaarrekening 2014 en de begroting 2016.

Namens het DB en AB van de BEL Combinatie,

Tijmen Smit

Zienswijzen op jaarrekening 2014:

Blaricum 

De geformuleerde zienswijze is wat de BEL Combinatie betreft een terechte constatering; hier is inmiddels ook al mee aan de slag gegaan. Er worden maatregelen genomen waardoor de organisatie rond het debiteurenbeheer wordt verbeterd.

Eemnes 







Basics op orde: dit is vooral een (terechte) constatering. Binnen de BEL Combinatie wordt hard gewerkt aan procesverbetering, o.a. door het opstellen van (nieuwe) procesbeschrijvingen en betere (interne) controle op correcte naleving hiervan. Zie wat dat betreft ook de keuze voor versterking van het cluster kwaliteitsadvies (met name belast met beschrijven van processen en IC). Afdeling C&F: de kwetsbaarheid van afdeling C&F wordt benoemd. Ook hier wordt aandacht aan besteed. Er is sinds enkele maanden sprake van een nieuwe werkwijze, voortvloeiend uit de vastgestelde ‘control visie’. De nieuwe manier van werken is recent is geëvalueerd; de uitkomsten én aanbevelingen worden op dit moment gedeeld met DB en AB. Wat betreft het budgetbeheer: er is recent een herziene budgethoudersregeling opgesteld, met name gericht op het beter laten functioneren van het budgetbeheer binnen de BEL Combinatie (inderdaad voor verbetering vatbaar). Inning: het innenproces is (uiteraard!) één van de processen waar nadrukkelijk wordt gewerkt aan verbetering en stroomlijning van het proces. Op dit moment is sprake van versterking van het cluster innen met twee ervaren (externe) specialisten op dit terrein, met name om achterstanden weg te werken en bestanden op te schonen. Het wegwerken van achterstanden en opschonen van de bestanden verloopt conform planning, we zijn inmiddels ‘in control’. Met centraal factureren zal in het derde kwartaal van 2015 worden gestart. Tekort jaarrekening: de BEL Combinatie heeft inderdaad een aanzienlijk deel van het tekort zélf opgevangen. Dit was onder andere mogelijk door een substantieel voordeel op de kapitaallasten. Een deel van dit voordeel hangt samen met vertraging wat betreft de planning van projecten/investeringen. Een deel van het tekort is echter afgedekt door bepaalde budgetten, bijvoorbeeld het opleidingsbudget, in de loop van 2014 te bevriezen. Dergelijke bezuinigingen zijn wat de BEL Combinatie betreft van tijdelijke aard. De BEL Combinatie functioneert beter wanneer er sprake is van een goed en inspirerend personeelsbeleid. In die zin is er nadrukkelijk géén sprake van lucht/ruimte in de begroting voor structurele bezuinigingen. De afgelopen jaren is namelijk al aanzienlijk bezuinigd op diverse budgetten, met als gevolg dat ‘het vlees inmiddels van de botten is’. De op dit moment beschikbare budgetten zijn hard nodig voor een adequate bedrijfsvoering en dienstverlening richting gemeenten. Wat betreft de keuze om géén geld te halen uit de bestemmingsreserves: deze reserves zijn juist in het leven geroepen voor de dekking van de kapitaallasten van de investeringen die zijn gedaan voor de informatisering. Dus deze bedragen zijn ‘gelabeld’. Hier nu (voor een andere bestemming) gelden aan onttrekken lijkt de BEL Combinatie géén verstandige keuze

en geen voorbeeld van een solide financieel beleid. De noodzaak van de betreffende reserves is immers onverminderd aanwezig en de rekening wordt in dat geval naar de toekomst verschoven, hetgeen wat de BEL Combinatie betreft geen verstandige optie is. De accountant zal hier ook niet mee instemmen, immers voor de op dit moment bestaande verplichtingen/risico’s moet conform de BBV verplicht reserveringen worden gevormd. Dit laatste heeft de BEL Combinatie ook gedaan, zodat hier sprake is van een consistent beleid. Wat betreft het weerstandvermogen: dat is op dit moment inderdaad nul. In de begroting 2016 is géén positief resultaat begroot teneinde de Algemene Reserve weer op te bouwen. De BEL Combinatie presenteert een sluitende begroting zonder (a priori) batig saldo. Gezien de krappe budgetten (zie boven) biedt de huidige exploitatie weinig tot geen ruimte voor het genereren van voordelen. Over de wijze waarop de Algemene Reserve wel weer op een acceptabel niveau wordt gebracht zal vanuit de BEL Combinatie in de tweede helft van 2015 een voorstel bij het DB en AB worden ingediend (zie ook de zienswijzen van Eemnes op de begroting 2016).

Laren 


Zienswijzen op begroting 2016:

Blaricum 

De geformuleerde zienswijzen zijn wat de BEL Combinatie betreft terechte constateringen. Met de genoemde zaken is inmiddels ook al voor een deel aan de slag gegaan. Inzake de doorontwikkeling van de organisatie zijn voorstellen richting DB en AB gezonden, wat betreft de overige genoemde punten zal dit naar verwachting in het tweede deel van 2015 plaatsvinden. Het punt is niet genoemd bij de zienswijzen, maar ook inzake het Informatieplan zal een voorstel worden ingediend.

Eemnes 



Begroting beleidsluw: hier is door de BEL Combinatie bewust voor gekozen, gezien de recente ontwikkelingen (m.n. rapport Seinstra en Van de Laar). De consequentie is inderdaad dat bepaalde autonome ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld inzake CAO- en pensioenpremie, óók nog niet zijn meegenomen. Dit is wat de BEL Combinatie betreft óók niet ideaal, maar een gevolg van de gemaakte keuze. Door géén nieuwe ontwikkelingen mee te nemen, kan t.z.t. uit het totaal van de ontwikkelingen een goede afweging worden gemaakt (voor zover sprake is van een keuzevrijheid), mede gezien de beschikbare financiële middelen. Dit is ook in lijn met de zienswijze van het AB. Nut vormen bedrijfsreserve: wat de BEL Combinatie betreft heeft een bedrijfsreserve absoluut nut en noodzaak. Juist een (voldoende) Algemene Reserve zorgt er voor dat de BEL

















Combinatie zelf tegenvallers kan opvangen en niet voortdurend bij de gemeenten moet aankloppen. Een voorstel tot het vormen van een voldoende bedrijfsreserve zal vanuit de BEL Combinatie in het tweede deel van 2015 worden aangeboden richting DB en AB, zodat nog geen opmerking wordt geplaatst bij de zienswijze van Eemnes. Ontwikkeling richting regie-organisatie: De BEL Combinatie onderschrijft deze gewenste ontwikkeling, inderdaad juist om de kwetsbaarheid van de organisatie te verminderen. Aan deze omslag wordt inmiddels door het bestuur ook concrete inhoud gegeven, zie bijvoorbeeld de ontwikkelingen binnen het team Openbare Ruimte en de ontwikkeling van het BEL-model. Resultaten onderzoek Seinstra en Van de Laar: Voor de beantwoording van deze vragen wordt verwezen naar het, inmiddels toegezonden, rapport en de bijbehorende advisering namens het DB aan het AB. Rapportage Sunrise Review: Door team HRM van de BEL Combinatie zal een dergelijke rapportage op korte termijn worden opgeleverd. Reflectie op Servicenormen: In het jaarplan van de BEL Combinatie is opgenomen dat de herdefiniëring van de servicenormen van de BEL Combinatie ter besluitvorming aan gemeenteraden wordt aangeboden. Stand van zaken Informatiebeleid: De constatering dat het bedrag € 112.970 moet zijn is correct, dit zal worden aangepast in de begroting 2016. Voor de stand van zaken met betrekking tot het informatiebeleid wordt verwezen naar het (binnenkort vast te stellen) Informatieplan 2015-2018. Onderhoudsvoorzieningen: De componentenbenadering is inderdaad een meer zuivere (maar tevens meer bewerkelijke). Voordeel van het overgaan naar deze methodiek is inderdaad tevens dat de onderhoudsvoorziening kan vrijvallen en nieuwe dotaties niet aan de orde zijn. De diverse ‘componenten’ (bijv. technische installaties) zullen worden geactiveerd, met elk een eigen afschrijvingstermijn. Ook dit is een voorbeeld van een herziening die met name op korte termijn extra budgetruimte creëert (zeker in combinatie met annuïtaire afschrijving). Wat voor de BEL Combinatie een knelpunt zou kunnen zijn, is het feit dat v.w.b. het BEL-kantoor sprake is van een bestaand gebouw. Idealiter wordt een dergelijke keuze gemaakt direct na gereedkomen van een pand. Nadere afstemming met de accountant is wat de BEL Combinatie betreft sowieso noodzakelijk alvorens eventueel voor een andere methodiek te kiezen. De BEL Combinatie staat echter in principe zeker niet onwelwillend tegen deze benadering, want ziet er ook wel degelijk de voordelen van in. De BEL Combinatie komt met een advisering op dit gebied in 2015 of begin 2016. Aanpassing afschrijvingsmethode: In de financiële verordening van de BEL Combinatie wordt uitgegaan van lineaire afschrijving. Een aanpassing naar annuïtaire afschrijving is een stelselwijziging in de afschrijvingsmethodiek, die goed moet worden gemotiveerd. De BEL Combinatie komt met een gewogen voorstel naar het AB waarbij het AB kan besluiten of zij deze methodiek (en wijziging van de verordening) wenst. Herstructurering leningenportefeuille:

Het is correct dat de rentepercentages over bepaalde leningen hoger zijn dan de huidige marktrente. Dit is bepaald door keuzes in het verleden. Echter: hier wordt wel degelijk goed naar gekeken, met name door de treasurer; de ervaring leert echter dat het ‘oversluiten’ naar een aantrekkelijke(r) rente vaak met dusdanige kosten/boete gepaard gaat, dat het zelden echt de moeite waard is. In 2015 onderzoekt de BEL Combinatie elke lening op de mogelijkheid van tussentijdse oversluiting, er wordt echter voorzien dat dit in vrijwel alle gevallen niet mogelijk zal blijken. Laren 


5 RVS zienswijzen gemeente Blaricum inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL

RAADSVOORSTEL nr. 2015-25 Onderwerp Raadsvergadering d.d. Behandeling in RTG d.d. Portefeuillehouder Voorbereid door

: : : : :

De Gemeenteraad van Blaricum

Zienswijze begroting 2016 en jaarrekening 2014 BEL Combinatie 23 juni 2015 9 juni 2015 mw. J.N. de Zwart-Bloch mr. A. Hogendoorn Blaricum, 27 mei 2015

WAT IS HET VOORSTEL? De raad besluit: 1. Ten aanzien van de jaarrekening 2014 kennis te nemen van de verantwoording zoals aangegeven door het Algemeen Bestuur dat zij de gang van zaken rond de kosten van het debiteurendossier betreurt maar er wel begrip voor heeft en als zienswijze in te dienen dat u van het Algemeen Bestuur verwacht dat er maatregelen in de organisatie zijn genomen om de administratieve organisatie rond het debiteurenbeheer te verbeteren. 2. Ten aanzien van de begroting 2016 als zienswijze in te dienen dat het Algemeen Bestuur verzocht wordt zo spoedig mogelijk met voorstellen te komen over: a. de doorontwikkeling van de BEL Combinatie b. het weer op niveau brengen van de bedrijfsreserve van de BEL Combinatie c.

de samenstelling van het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie in relatie tot de nieuwe mogelijkheden in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en de rol van de raad.

WAAROM LEGT HET COLLEGE DIT VOORSTEL NU VOOR AAN DE RAAD? De BEL Combinatie is de gemeenschappelijke werkorganisatie van Blaricum, Eemnes en Laren. Daartoe is een gemeenschappelijke regeling opgesteld. De raad is het geëigende orgaan om eventueel vóór 1 juli a.s. een zienswijze in te dienen over de financiële verantwoording 2014 en de begroting 2016 van de BEL Combinatie. Deze financiële stukken zijn helaas te laat ingediend. Dat betreuren wij. Wij zullen er bij het Algemeen Bestuur op aandringen om dit voortaan tijdig te doen. WAAR GAAT HET VOORSTEL OVER EN WAT IS DE DOELSTELLING EN HET BEOOGD EFFECT? Jaarrekening 2014 BEL Combinatie Het voorstel is kennis te nemen van de jaarrekening 2014 en de verantwoording van het Algemeen Bestuur. Door het Algemeen Bestuur is aangegeven dat het Dagelijks Bestuur naar eer en geweten heeft gehandeld. Desondanks kan achteraf worden vastgesteld dat niet alles vlekkeloos is verlopen ondanks de enorme inzet die er is geweest. Met name de kostenbewaking had beter gemoeten. Het Algemeen Bestuur betreurt de gang van zaken maar heeft er wel begrip voor. Tevens is het voorstel om als zienswijze in te dienen dat u van het Algemeen Bestuur verwacht dat er maatregelen in de organisatie zijn genomen om de administratieve organisatie rond het debiteurenbeheer te verbeteren. We gaan er vanuit dat de gebeurtenissen rond het Debiteurenbeheer een incident waren die door inmiddels genomen maatregelen zoveel mogelijk worden voorkomen. Begroting 2016 BEL Combinatie De begroting 2016 van de BEL Combinatie heeft vooralsnog een budgettair neutraal effect. Mogelijke stijgingen van salarissen, pensioenpremies en andere werkgeverslasten zijn op nihil gehouden. In de risicoparagraaf zijn wel bedragen daarvoor opgenomen. Ten aanzien van de begroting 2016 kan

verder worden opgemerkt dat het belangrijk is dat het Algemeen Bestuur zo spoedig mogelijk komt met een visie over de doorontwikkeling van de BEL, met name gelet op de kwetsbaarheid van de organisatie en de aansturing door de gemeenten. Het Algemeen Bestuur wordt verzocht daarbij ook aandacht te geven aan de mogelijkheden die de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen biedt en aan de voorstellen die zijn gedaan in het rapport Seinstra van de Laar, dat ziet op de doorontwikkeling van de BEL Combinatie. Een en ander kan betekenen dat wij u in het najaar alsnog een begrotingswijziging voorleggen. WAT IS HET VASTGESTELDE WETTELIJK- EN BELEIDSKADER? De Wet Gemeenschappelijke Regelingen en de Gemeenschappelijke Regeling van de BEL Combinatie. WAT IS HET DUURZAAMHEIDASPECT VAN DIT VOORSTEL? nvt WIE ZIJN BELANGHEBBENDEN EN WAT VOOR GEVOLGEN HEEFT HET VOORSTEL VOOR HEN? nvt WELKE RELATIE HEEFT DIT VOORSTEL MET DE BEL-GEMEENTEN EN DE BEL COMBINATIE? Dit voorstel gaat over de gemeenschappelijke werkorganisatie van de BEL-gemeenten. WELKE FINANCIËLE MIDDELEN ZIJN MET HET BESLUIT GEMOEID? De financiële gevolgen van de vaststelling van de jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie heeft uw raad reeds verwerkt bij de vaststelling van de jaarrekening 2014 van onze gemeente in mei j.l.. WAT ZIJN ALTERNATIEVEN VOOR HET VOORSTEL EN DE CONSEQUENTIES HIERVAN? Geen zienswijze indienen. Daarmee beperkt u uw invloed op de besluitvorming binnen de BEL Combinatie. WELKE AFSPRAKEN MAKEN WE OVER UITVOERING, REALISATIE, COMMUNICATIE EN RAPPORTAGE AAN RAAD EN BELANGHEBBENDEN? Zie het voorstel. BIJLAGEN Jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Combinatie ACHTERLIGGENDE STUKKEN geen Burgemeester en wethouders van Blaricum

mr. A. Hogendoorn secretaris

mevrouw J.N. de Zwart-Bloch burgemeester

pagina 2 van 2

6 RVS zienswijzen gemeente Eemnes inzake jaarrekening BEL 2014

Gemeente Eemnes VOORSTEL GEMEENTERAAD EEMNES Raadsvoorstel nummer

:

2015/38

BABS nummer

:

7363

Presidium d.d.

:

10-06-2015

Ronde/Sessie:

:

Datum Ronde/Sessie:

:

Raadsvergadering d.d.

:

Portefeuillehouder

:

R. van Benthem RA (Eemnes)

Voorbereid door

:

Peter van Dijk, Gemeente Eemnes, toestel: 340

Onderwerp

:

Jaarrekening BEL Combinatie 2014

Voorgesteld besluit

:

De raad besluit om een zienswijze in te dienen.

Bijlagen Voorstel: Voorstel_7363.doc Bijlage: Zienswijze bij jaarrekening BEL Combinatie 2014 Bijlage: Raadsbesluit zienswijze jaarrekening 2014 BEL Combinatie Bijlage: Oplegger jaarrekening 2014 BEL Combinatie Bijlage: brief aanbieding jaarrekening BEL 2014 voor zienswijzen Bijlage: Jaarrekening BEL Combinatie 2014 versie 13052015 Bijlage: Verslag van Bevindingen 2014 30 april 2015 definitief Overig: MOTIE tav Jaarrekening en Begroting BEL Combinatie 16jun

Pagina 1 van 1

Waarom ligt het voorstel nu voor? De Jaarrekening van de BEL Combinatie is aangeboden aan de gemeente voor een eventuele zienswijze.

Waar gaat het voorstel over, wat is de doelstelling en het beoogd effect? Volgens de Gemeenschappelijke regeling kan de raad een zienswijze indienen ten aanzien van de jaarrekening en de begroting van de BEL Combinatie. De begroting is nog niet ontvangen, de jaarrekening wel. Deze kan thans worden voorgelegd aan de raad. Ten aanzien van de jaarrekening wordt het volgende opgemerkt:



Basics op orde

Het debiteurendossier heeft geleerd dat binnen de BEL Combinatie de basics niet op orde zijn. Goede vastleggingen vanaf de start en van het gehele proces tot uiteindelijk het sluitstuk van de inning verlopen moeizaam en de verschillende betrokkenen nemen onvoldoende hun rollen serieus. Dat is deels een organisatieaspect (verdeling taken en verantwoordelijkheden), maar ook een cultuuraspect. Wanneer is dit op orde? Te constateren valt dat het bijhouden van de gegevens bij de BEL Combinatie suboptimaal heeft plaatsgevonden, met als gevolg vervuilde bestanden en gegevens. Met andere grote ICT-projecten als BAG, mGBA etc. is het cruciaal dat de bestanden bij de BEL Combinatie accuraat en actueel zijn. Hoe wordt dit voortaan geborgd? 

Planning & Finance

De afdeling P&F is kwetsbaar in kwaliteit en kwantiteit. Hoe gaat het DB/AB zorgen voor een adequaat financieel beheer bij de BEL Combinatie, zonder in een regelreflex (bureaucratie) te schieten. Hoe kan het budgetbeheer worden verbeterd? 

Inning

Wanneer is het proces rondom debiteuren en inning op orde en wordt er tijdig aangemaand en overgegaan tot invordering d.m.v. een deurwaarder. Wanneer is de bestandsvervuiling opgelost? Wanneer worden er heldere procedures ingevoerd en ook nageleefd? De raad ziet graag een afschrift van de nieuwe procedures rondom inning en oninbaarheid. 

Tekort

De jaarrekening sluit met een tekort van (afgerond) € 268.000. Op de deelnemende gemeenten zal

een beroep worden gedaan om via een resultaatsbestemming of andere mogelijkheid het tekort aan te zuiveren, waarbij het DVO-percentage als verdeelsleutel wordt gehanteerd. pagina 1 van 4

Per gemeente betekent dit: -

Blaricum 32,9%

€ 88.123

-

Eemnes 29,2%

€ 78.213

-

Laren 37,9%

€ 101.515

Totaal

€ 267.851

Waardering is er voor de poging om de financiële gevolgen binnen de begroting van de BEL Combinatie op te vangen. Dit is deels niet gelukt. Dit roept de volgende vragen op: -

In hoeverre zijn er projecten niet doorgegaan c.q. zijn geplande uitgaven uitgesteld.? Immers dat betekent slechts uitstel en dan komen de kosten alsnog in 2015 of 2016.

-

In hoeverre was er daadwerkelijk ruimte binnen de begroting? En is dat structureel, dan kan dit ingezet worden in 2015 om het tekort verder te dekken.

-

Waarom is er niet gekozen om uit de bestemmingsreserves geld te halen dan wel het tekort d.m.v. een taakstelling voor 2015 tm 2016 alsnog in te lopen. De rekening wordt nu te makkelijk bij de gemeenten gelegd.

Het weerstandsvermogen van de BEL Combinatie is nu € 0,00. In de begroting 2016 e.v. zal dus een positief resultaat begroot moeten worden om het vermogen langzaam weer op niveau te brengen. Het kan in de ogen van de raad niet zo zijn dat dit gebeurd door het vermogen in één klap aan te zuiveren. Dan wordt immers de rekening alsnog bij de gemeenten gelegd. 

Decharge

Het AB heeft met het DB over de aanpak en de verantwoordelijkheid voor het beheer in 2014 indringend gesproken en heeft teleurstelling, doch begrip getoond. Hoewel symbolisch van aard, had het DB en het AB hierin naar de mening van de raad minder vanuit compromis, en meer vanuit teleurstelling over het gebeurde kunnen en moeten oordelen. Dat het DB gehandeld heeft vanuit een worst case scenario is vanuit de hen beschikbare informatie en aangereikte perspectieven te verdedigen, maar dat laat onverlet de politieke verantwoordelijkheid voor een organisatie die op dit dossier niet altijd in control was (zie de lessons learned). De raad wenst haar treurnis hierover nadrukkelijk kenbaar te maken, maar zal omwille van de toekomst (investeren in de BEL Combinatie en met hernieuwd energie bouwen aan de BEL samenwerking) niet haar afkeuring over het door het DB gevoerde en door het AB gesanctioneerde beleid uitspreken. In voetbaltermen geen rode kaart, maar een donkergele.

pagina 2 van 4

Welke interne/externe partijen en burger(platformen) zijn in het voortraject betrokken? De jaarrekening is via het Dagelijks Bestuur aangeboden aan het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie. Het Algemeen Bestuur heeft de jaarrekening besproken op 20 april 2015. De accountant was hierbij aanwezig. Met enkele aanpassingen is toen ingestemd met de jaarrekening.

Wat is het vastgestelde wettelijk- en beleidskader? Wet Gemeenschappelijke regelingen. Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie.


Wie zijn belanghebbenden en wat voor gevolgen heeft het voorstel voor hen? Belanghebbend zijn de 3 gemeenten alsmede de BEL Combinatie.

Welke relatie heeft dit voorstel met de BEL-gemeenten en de BEL Combinatie? De jaarrekening wordt in de 3 gemeenten tegelijk aangeboden.

Welke financiële middelen zijn met het besluit gemoeid? Als Eemnes er mee instemt om het tekort aan te zuiveren betekent dit een bedrag van € 78.213 ten laste van de begroting voor 2015. Dit kan dan verwerkt worden via de zomernota, of de jaarrekening van Eemnes over 2015. Als de zienswijze wordt gehonoreerd zal de BEL Combinatie zelf moeten voorzien in dekking en zijn er thans geen financiële middelen gemoeid met het besluit voor Eemnes.

Wat zijn alternatieven voor het voorstel en de consequenties hiervan? Een alternatief is geen zienswijze in te dienen ten aanzien van de jaarrekening. Daarmee zal voorzien moeten worden in dekking van het tekort in 2015, zoals hierboven is aangegeven.

Alternatieven t.a.v. het tekort zijn dat de BEL Combinatie dit dekt vanuit andere (bestemmingsreserves) of dat de deelnemende gemeenten dit als extra taakstelling opleggen voor 2015 aan de BEL Combinatie. Aangezien zowel Blaricum als Laren er voor kiezen om het tekort te

pagina 3 van 4

verwerken in hun jaarrekening 2014 zijn dit geen reële alternatieven, die op draagvlak kunnen rekenen bij onze samenwerkingspartners. Dit zal dan onderwerp van discussie zijn in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 25 juni a.s., waarbij de zienswijzen van de 3 gemeenteraden worden besproken.

Wat zijn de juridische consequenties van het voorstel? De jaarrekening wordt conform de Gemeenschappelijke Regeling door het Algemeen Bestuur vastgesteld, na beoordeling van eventuele zienswijzen vanuit de 3 gemeenteraden. De jaarrekening moet uiterlijk half juli bij de provincie Utrecht worden ingediend.

Welke afspraken maken we over uitvoering en realisatie? Na besluitvorming in het college wordt het voorstel voorgelegd aan het presidium, en daarna aan de raad. Behandeling in de raad is voorzien in de vergadering van 22 juni a.s.

Welke afspraken maken we over de communicatie en rapportage? Verdere extra communicatie en rapportage is niet nodig.

pagina 4 van 4

7 Zienswijzen gemeente Eemnes inzake jaarrekening BEL 2014

Bezoekadres:

Postadres:

Telefoon: (035) 751 3333 Telefax: (035) 751 3101

Zuidersingel 1

Postbus 71

3755 AZ Eemnes

3755 ZH Eemnes

E-mail: [email protected] Website: www.eemnes.nl KvKnummer: 32170038

Ons kenmerk:

Informatie bij:

Doorkiesnummer:

Uw brief van:

Uw kenmerk:

Bijlage:

Onderwerp: Zienswijze bij ontwerp Jaarrekening 2014 BEL

Eemnes, juni 2015

Combinatie

Geacht Bestuur ,

De gemeenteraad van de gemeente Eemnes heeft kennisgenomen van uw ontwerp Jaarrekening 2014 en het daarin gesignaleerde tekort. De gemeenteraad van Eemnes roept het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie op, op korte termijn een voorstel met realistische planning te presenteren waarin tenminste de volgende punten worden aangepakt: Basics op orde Binnen de BEL Combinatie zijn niet alle basale processen op orde. Goede vastleggingen vanaf de start en van het gehele proces tot uiteindelijk het sluitstuk verlopen moeizaam. Dat is deels een organisatieaspect (verdeling taken en verantwoordelijkheden), maar ook een cultuuraspect. Te constateren valt dat het bijhouden van de gegevens bij de BEL Combinatie suboptimaal heeft plaatsgevonden, met als gevolg vervuilde bestanden en gegevens. Met andere grote ICT-projecten als BAG, mGBA etc. is het cruciaal dat de bestanden bij de BEL Combinatie accuraat en actueel zijn.

Planning & Finance De afdeling P&F is kwetsbaar in kwaliteit en kwantiteit. Hoe gaat het DB/AB zorgen voor een adequaat financieel beheer bij de BEL Combinatie, zonder in een regelreflex (bureaucratie) te schieten. Hoe kan het budgetbeheer worden verbeterd? Inning Wanneer is het proces rondom debiteuren en inning op orde en wordt er tijdig aangemaand en overgegaan tot invordering d.m.v. een deurwaarder. Wanneer is de bestandsvervuiling opgelost? Wanneer worden er heldere procedures ingevoerd en ook nageleefd? Tekort De jaarrekening sluit met een tekort van (afgerond) € 268.000. Op de deelnemende gemeenten zal een beroep worden gedaan om via een resultaatsbestemming of andere mogelijkheid het tekort aan te zuiveren, waarbij het DVO-percentage als verdeelsleutel wordt gehanteerd. Per gemeente betekent dit: Blaricum Eemnes Laren Totaal

32,9% 29,2% 37,9%

€ 88.123 € 78.213 € 101.515 € 267.851

Waardering is er voor de poging om de financiële gevolgen binnen de begroting van de BEL Combinatie op te vangen. Dit is deels niet gelukt. Dit roept de volgende vragen op: -

In hoeverre zijn er projecten niet doorgegaan c.q. zijn geplande uitgaven uitgesteld.? Immers dat betekent slechts uitstel en dan komen de kosten alsnog in 2015 of 2016.

-

In hoeverre was er daadwerkelijk ruimte binnen de begroting? En is dat structureel, dan kan dit ingezet worden in 2015 om het tekort verder te dekken.

-

Waarom is er niet gekozen om uit de bestemmingsreserves geld te halen dan wel het tekort d.m.v. een taakstelling voor 2015 tm 2016 alsnog in te lopen. De rekening wordt nu te makkelijk bij de gemeenten gelegd.

Het weerstandsvermogen van de BEL Combinatie is nu € 0,00. In de begroting 2016 e.v. zal dus een positief resultaat begroot moeten worden om het vermogen langzaam weer op niveau te brengen. Het kan in de ogen van de raad niet zo zijn dat dit gebeurd door het vermogen in één klap aan te zuiveren. Dan wordt immers de rekening alsnog bij de gemeenten gelegd.

Het AB heeft met het DB over de aanpak en de verantwoordelijkheid voor het beheer in 2014 indringend gesproken en heeft teleurstelling, doch begrip getoond. Hoewel symbolisch van aard, had het DB en het AB hierin naar de mening van de raad minder vanuit compromis, en meer vanuit teleurstelling over het gebeurde kunnen en moeten oordelen. Dat het DB gehandeld heeft vanuit een worst case scenario is vanuit de hen beschikbare informatie en aangereikte perspectieven te verdedigen, maar dat laat onverlet de politieke verantwoordelijkheid voor een organisatie die op dit dossier niet altijd in control was (zie de lessons learned). De raad wenst haar treurnis hierover nadrukkelijk kenbaar te maken, maar zal omwille van de toekomst (investeren in de BEL Combinatie en met hernieuwd energie bouwen aan de BEL samenwerking) niet haar afkeuring over het door het DB gevoerde en door het AB gesanctioneerde beleid uitspreken.

Hoogachtend,

8 RVS zienswijzen gemeente Laren inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL

RAADSVOORSTEL nr. 2015/26 De Gemeenteraad van Laren

Onderwerp Raadsvergadering d.d. Behandeling in Portefeuillehouder Voorbereid door

:Zienswijze jaarrekening 2014 + begroting 2016 BEL Combinatie :24 juni 2015 (agendapunt 7.2) :cie. M&F d.d. 18 juni 2015 (agendapunt 5.2) :T.W. Smit :B.L.T. Coppens-van Nunen

Laren, 3 juni 2015 WAT IS HET VOORSTEL? 1. Ten aanzien van de jaarrekening 2014 kennisnemen van de verantwoording zoals aangegeven door het Algemeen Bestuur dat zij de gang van zaken rond de kosten van het debiteurendossier betreurt maar er wel begrip voor heeft en als zienswijze in te dienen dat wij van het Algemeen Bestuur verwachten dat er maatregelen in de organisatie zijn genomen om de administratieve organisatie rond het debiteurenbeheer te verbeteren; 2. Ten aanzien van de begroting 2016 als zienswijze indienen dat het Algemeen Bestuur verzocht wordt zo spoedig mogelijk met voorstellen te komen over: a. de doorontwikkeling van de BEL Combinatie (aansturing en kwetsbaarheid) b. het weer op niveau brengen van de bedrijfsreserve van de BEL Combinatie c.


WAAROM LEGT HET COLLEGE DIT VOORSTEL NU VOOR AAN DE RAAD? De BEL Combinatie is de gemeenschappelijke werkorganisatie van Blaricum, Eemnes en Laren. Daartoe is een gemeenschappelijke regeling opgesteld. De raad is het geëigende orgaan om eventueel vóór 1 juli a.s. een zienswijze in te dienen over de financiële verantwoording 2014 en de begroting 2016 van de BEL Combinatie. Deze financiële stukken zijn door het Algemeen Bestuur ingediend. WAAR GAAT HET VOORSTEL OVER EN WAT IS DE DOELSTELLING EN HET BEOOGD EFFECT? Het voorstel is kennis te nemen van de jaarrekening 2014 en de verantwoording van het Algemeen Bestuur. Door het Algemeen Bestuur is aangegeven dat het Dagelijks Bestuur naar eer en geweten heeft gehandeld. Desondanks kan achteraf worden vastgesteld dat niet alles vlekkeloos is verlopen ondanks de enorme inzet die er is geweest. Met name de kostenbewaking had beter gemoeten. Het Algemeen Bestuur betreurt de gang van zaken maar heeft er wel begrip voor. Tevens is het voorstel om als zienswijze in te dienen dat u van het Algemeen Bestuur verwacht dat er maatregelen in de organisatie zijn genomen om de administratieve organisatie rond het debiteurenbeheer te verbeteren. We gaan er vanuit dat de gebeurtenissen rond het Debiteurenbeheer een incident waren die door inmiddels genomen maatregelen zoveel mogelijk worden voorkomen. De begroting 2016 van de BEL Combinatie heeft vooralsnog een budgettair neutraal effect. Mogelijke stijgingen van salarissen, pensioenpremies en andere werkgeverslasten zijn op nihil gehouden. In de risicoparagraaf zijn wel bedragen daarvoor opgenomen.

Ten aanzien van de begroting 2016 kan verder worden opgemerkt dat het belangrijk is dat het Algemeen Bestuur zo spoedig mogelijk komt met een visie over de doorontwikkeling van de BEL, met name gelet op de kwetsbaarheid van de organisatie en de aansturing door de gemeenten. Het Algemeen Bestuur wordt verzocht daarbij ook aandacht te geven aan de mogelijkheden die de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen biedt en aan de voorstellen die zijn gedaan in het rapport Seinstra van de Laar. Een en ander kan betekenen dat het Algemeen Bestuur u in het najaar nog een begrotingswijziging voorlegt. WAT IS HET VASTGESTELDE WETTELIJK- EN BELEIDSKADER? De Wet Gemeenschappelijke Regelingen en de Gemeenschappelijke Regeling van de BEL Combinatie. WAT IS HET DUURZAAMHEIDASPECT VAN DIT VOORSTEL? N.v.t. WIE ZIJN BELANGHEBBENDEN EN WAT VOOR GEVOLGEN HEEFT HET VOORSTEL VOOR HEN? N.v.t

WELKE RELATIE HEEFT DIT VOORSTEL MET DE BEL-GEMEENTEN EN DE BEL COMBINATIE? Dit voorstel gaat over de gemeenschappelijke werkorganisatie van de BEL-gemeenten. WELKE FINANCIËLE MIDDELEN ZIJN MET HET BESLUIT GEMOEID? De financiële gevolgen van de vaststelling van de jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie heeft uw raad reeds verwerkt bij de vaststelling van de jaarrekening 2014 van onze gemeente in mei jl. WAT ZIJN ALTERNATIEVEN VOOR HET VOORSTEL EN DE CONSEQUENTIES HIERVAN? Geen zienswijze indienen. Daarmee beperkt u uw invloed op de besluitvorming binnen de BEL Combinatie. WELKE AFSPRAKEN MAKEN WE OVER UITVOERING, REALISATIE, COMMUNICATIE EN RAPPORTAGE AAN RAAD EN BELANGHEBBENDEN? Zie het voorstel. BIJLAGEN Jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Combinatie ACHTERLIGGENDE STUKKEN Burgemeester en wethouders van Laren, Ir. B.L.T. Coppens-van Nunen secretaris

drs. E. J. Roest burgemeester

pagina 2 van 2

9 Zienswijzen gemeente Laren inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL

5 1e kwartaalrapportage BEL Combinatie 2015 1 Voorstel_7413.doc


:

Jan-Jelle de Boer

Afdeling

:

Control en Financiën

Datum opstelling

:

20-05-2015

BABS nummer

:

7413


:

Anne Douwe van der Meer Frederike ter Harmsel Garmt Kolhorn


:


Naam

Paraaf

Afdelingsmanager

Edwin van Veen

Akkoord

Controller BEL Combinatie

Marc Roza

Overruled

Datum 22-062015 22-062015

Onderwerp

:

1e kwartaalrapportage BEL Combinatie 2015


:

Het Bedrijfsvoeringsoverleg van de BEL Combinatie: 1. neemt kennis van de 1e kwartaalrapportage 2015 (en bijbehorende scorecard) van de BEL Combinatie 2. stemt in met het doorgeleiden van de 1e kwartaalrapportage 2015 (en bijbehorende scorecard) van de BEL Combinatie richting Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie Het Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie: 1. neemt kennis van de 1e kwartaalrapportage 2015 (en bijbehorende scorecard) van de BEL Combinatie 2. stemt in met het doorgeleiden van de 1e kwartaalrapportage 2015 (en bijbehorende scorecard) van de BEL Combinatie richting Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie Het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie: 1. stelt de 1e kwartaalrapportage 2015 van de BEL Combinatie vast 2. stemt in met het ter kennisname doorgeleiden van de scorecard inzake de 1e kwartaalrapportage 2015 van de BEL Combinatie naar de BEL-gemeenteraden


:

T.W. Smit (Laren)

Pagina 1 van 3


:


:


:

12-06-2015


:

Gewijzigd akkoord: Jan-Jelle de Boer geeft een korte toelichting op deze 1e Kwartaalrapportage 2015. Hij geeft aan dat er bij de eerste kwartaalrapportage vaak nog weinig te zeggen valt over de eindejaarsprognoses. Wel is duidelijk dat we voordeel hebben in verband met het nu goed functioneren van de WarmteKoudeOpslag in het BEL-kantoor. Hij geeft aan dat men nu al druk bezig is met de voorbereiding van de 2e Kwartaalrapportage en hij kondigt alvast de volgende ontwikkelingen aan: * herziening realisatie salarisbudgetten ivm indexering; * andere kapitaallastenontwikkeling ICT ivm genomen DB-besluit om uitwijk beter te regelen; * verhoging licenties applicaties van PinkRoccade - dit was ten tijde van de begrotingsvaststelling vorig jaar nog niet bekend; * financiële gevolgen als gevolg van doorlichting van investeringsbudgetten, bijv. van Aanleg & Beheer - dit leidt vooral tot verschuiving van investeringen naar de toekomst en dus tot lagere kapitaallasten voor dit jaar. De DB-leden hebben met name vragen over het goed kunnen blijven volgen van de ontwikkeling van de personeelsbezetting t.o.v. de beschikbare formatie en van de inhuur van personeel en de verschillende dekkingsbronnen hiervoor. Afgesproken wordt dat vanaf de Q2-rapportages dit inzicht veel beter wordt gepresenteerd en dat daarbij ook het onderscheid tussen 'ziektevervanging' en 'inhuur voor projecten' met de verschillende dekkingsbronnen helder wordt. Het DB is een warm voorstander van een flexibele schil. Deze is nu ongeveer 5% t.o.v. het vaste personeel, terwijl dit in gemeenteland gemiddeld zo'n 12% is. Dit betere inzicht in de ontwikkeling van de personeelsbezetting t.o.v. de formatie en de inhuur van personeel, incl. dekkingsbronnen zal wel richting het AB worden aangekondigd bij deze 1e kwartaalrapportage. Met deze opmerking wordt door het DB ingestemd om deze 1e Kwartaalrapportage 2015 voor vaststelling naar het AB te zenden. Het DB heeft er geen bezwaren tegen als naast de Scorecard de gehele door het AB vastgestelde Kwartaalrapportage vanaf nu ook voor publicatie in i-babs aan de raadsleden ter kennisname wordt aangeboden (via de gemeentesecretarissen en griffiers). In die kwartaalrapportages staat meer detailinformatie over de interne bedrijfsvoering van de BEL Combinatie, die dient ter onderbouwing van de 'samenvatting' op de Scorecard.

Pagina 2 van 3

Begrotingswijziging

:

Besluit

:

Datum besluit

:

Paraaf

:

Nee

Bijlagen Voorstel: Voorstel_7413.doc Bijlage: scorecard 1e kwartaalrapportage 2015 Bijlage: Boekwerk eerste kwartaalrapportage BEL Combinatie 2015 versie AB 02072015

Pagina 3 van 3

Waarom ligt het voorstel nu voor? e

Dit betreft de 1 kwartaalrapportage 2015 van de BEL Combinatie, een voortgangsrapportage waarin de stand van zaken m.b.t. diverse relevante (bedrijfsvoerings)aspecten inzake de BEL Combinatie wordt weergegeven. Voor de stand van zaken wordt verwezen naar de bijgevoegde rapportage.

Waar gaat het voorstel over, wat is de doelstelling en het beoogd effect? Zie boven. Betreft een voortgangsrapportage namens de directeur van de BEL Combinatie betreffende de BEL Combinatie, bedoeld om BVO, DB, AB én de raden (laatste via de scorecard) te informeren over de stand van zaken m.b.t. diverse (bedrijfsvoerings)aspecten.

Welke interne/externe partijen en burger(platformen) zijn in het voortraject betrokken? n.v.t.

Wat is het vastgestelde wettelijk- en beleidskader? n.v.t.

Wat is het duurzaamheidaspect van dit voorstel? n.v.t.

Wie zijn belanghebbenden en wat voor gevolgen heeft het voorstel voor hen? Belanghebbend zijn de directeur BEL, het BVO, DB en AB en de raden van de drie gemeenten.

Welke relatie heeft dit voorstel met de BEL-gemeenten en de BEL Combinatie?

Welke financiële middelen zijn met het besluit gemoeid? n.v.t.

Wat zijn alternatieven voor het voorstel en de consequenties hiervan? n.v.t.

pagina 1 van 2

Wat zijn de juridische consequenties van het voorstel? n.v.t.

Welke afspraken maken we over uitvoering en realisatie? e

e

Na het 2 en 3 kwartaal 2015 zal ook een rapportage worden opgesteld, de voortgang en uitvoering wordt gedurende het jaar gemonitord, waar nodig zal evt. bijsturing plaatsvinden.

Welke afspraken maken we over de communicatie en rapportage? De rapportage zal worden gepubliceerd op het intranet van de BEL Combinatie, een stoplichtrapportage (scorecard) inzake de rapportage gaat ter informatie naar de drie raden.

pagina 2 van 2

2 scorecard 1e kwartaalrapportage 2015

2015

1e kwartaalrapportage

Aan: Aan:

College B&W gemeenteraad van Blaricum,Eemnes Eemnesen enLaren Laren College vanvan B&W enen gemeenteraad van Blaricum,

Van:

Algemeen Bestuur BEL Combinatie

e Onderwerp: Betreft: 1e2Kwartaalrapportage 2015 kwartaalrapportage 2011BEL BELCombinatie Combinatie

Datum:

OPMERKINGEN

bijsturen

kritisch

BEVINDINGEN Q1 (1e kwartaal) conform

ONDERWERP

31 maart 2015

FINANCIEEL Doorbelasting DVO gemeenten

Blaricum Eemnes Laren Totaal

Begroot 2015

Begroot t/m 1e kw.

5.177.147 4.527.613 5.900.418 15.605.178

1.294.287 1.131.903 1.475.105 3.901.295

(25%) (25%) (25%) (25%)

Realisatie t/m 1e kw.

Afwijking t/m 1e kw.

1.294.287 1.131.903 1.475.105 3.901.295

0 0 0 0

(25%) (25%) (25%) (25%)

De realisatie is in euro's conform planning. We verwachten dat de begrote opbrengst inzake de DVO 2015 wordt gerealiseerd. Salarislasten en externe inhuur

Het inhuurbudget moet worden bezien in samenhang met de ruimte die ontstaat door vrijvallende salariskosten. Op het salarisbudget voor eigen personeel wordt per einde jaar een substantieel voordeel voorzien als gevolg van aanwezige vacatureruimte. Dit voordeel wordt ingezet ter dekking van externe inhuur. Na drie maanden is inzake inhuur van extern personeel een bedrag van € 780.000 besteed (rekening houdend met al aangegane verplichtingen t/m eind van het jaar); voor aanvullende inhuur is, inclusief het voordeel op het salarisbudget, nog een kleine € 800.000 beschikbaar. Per eind van het jaar wordt vooralsnog géén substantiële afwijking voorzien inzake het totaal van het salarisbudget en de budgetten voor inhuur van extern personeel, waakzaamheid is echter geboden.

Kostenplaatsen

Per saldo is op de diverse kostenplaatsen van de BEL Combinatie, t/m eind van het jaar, naar verwachting geen sprake van een voor- of nadeel.

Kapitaallasten

Op de kapitaallasten wordt in 2015 een voordeel voorzien van circa € 150.000, dit bedrag wordt, conform besluitvorming, ingezet ter dekking van de uitwijk van de ICT.

INFORMATIEPLAN

Een concept plan voor 2015-2018 is gereed, waarin richting wordt gegeven aan het informatiebeleid voor deze bestuursperiode. Het concept is momenteel bij het management-team van de BEL Combinatie in behandeling als strategisch dossier, voordat dit aan het bestuur wordt aangeboden. Verwacht wordt dat dit het tweede kwartaal 2015 het geval is.

OVERIGE INVESTERINGEN

Binnen de BEL Combinatie worden diverse (investerings-)projecten uitgevoerd. Hieronder de voortgang van de ‘overige lopende investeringen’, zijnde de investeringen die niet behoren tot het Informatieplan. In totaliteit blijven de uitgaven binnen de hiervoor beschikbare budgetten.

ZIEKTEVERZUIM

Het verzuimpercentage over het eerste kwartaal van 2015 bedraagt 6,1% (gelijke periode 2014: 5,2%) en is derhalve boven de norm voor geheel 2015 (5,0%). Het verzuim betreft met name lang verzuim van medewerkers. Afspraken zijn gemaakt om via het sociaal medisch team meer grip op het verzuim te krijgen en daarop adequaat te reageren.

SERVICENORMEN

In het eerste kwartaal 2015 is een visie op de dienstverlening gereed gekomen, die in het managementteam wordt besproken. In deze visie wordt ook in gegaan op nut en noodzaak van de servicenormen. Vooralsnog gelden de vigerende normen. Het grootste deel van de servicenormen wordt gerealiseerd: * de Wabo- en APV-vergunningen zijn in alle gevallen binnen de gestelde wettelijke termijnen afgehandeld * de wachttijden aan de publieksbalies bij een afspraak zijn minimaal * inwoners krijgen ruim op tijd bericht van het te verlopen reisdocument * digitaal bestelde en betaalde producten worden binnen 5 werkdagen geleverd De telefoon in het KCC (klantcontactcentrum) wordt in 78% van de gevallen binnen 20 seconden beantwoord. Onderzoek heeft uitgewezen dat de norm (80% binnen 20 seconden opnemen) in relatie tot de beschikbare capaciteit (aantal medewerkers in combinatie met de overige werkzaamheden van het KCC) nog niet haalbaar is. In de postprocessen is ingeregeld dat de klant altijd een ontvangstbevestiging krijgt. Deze norm wordt in meer dan 98% gehaald.

3 Boekwerk eerste kwartaalrapportage BEL Combinatie 2015 versie AB 02072015

Eerste kwartaalrapportage 2015

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur Voorzitter T. Smit Secretaris G. Kolhorn

Datum 25-06-2015 25-06-2015

1

Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE ................................................................................................................................. 2 1. INLEIDING .......................................................................................................................................... 3 2. PROGRAMMA DIENSTVERLENING ................................................................................................. 4 3. PARAGRAAF BEDRIJFSVOERING .................................................................................................... 7 3.1 MANAGEMENT VAN MEDEWERKERS .......................................................................................... 7 3.2 MANAGEMENT VAN MIDDELEN: INFORMATIEVOORZIENING ............................................... 9 3.3 MANAGEMENT VAN MIDDELEN: HUISVESTING ...................................................................... 11 3.4 MANAGEMENT VAN MIDDELEN: OVERIGE MIDDELEN .......................................................... 11 3.5 MANAGEMENT VAN PROCESSEN ............................................................................................... 11 4. PARAGRAAF WEERSTANDVERMOGEN ....................................................................................... 13 5. PARAGRAAF FINANCIERING ......................................................................................................... 14 6. OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN ........................................................................................... 15 6.1 FINANCIËLE REALISATIE EN PROGNOSE 2015 ....................................................................... 15 6.2 TOELICHTING REALISATIE LASTEN .......................................................................................... 15

2

1. Inleiding Voor u ligt de eerste kwartaalrapportage over 2015. In deze rapportage wordt ingegaan op de realisatie van de begroting van de BEL Combinatie over het eerste kwartaal. Daarbij geven we ook een voorzichtige financiële prognose voor 2015. Voor de indeling van deze rapportage hanteren we de begrotingsopzet. In hoofdstuk 2 gaan we in op de realisatie van het programma dienstverlening. De hoofdstukken 3, 4 en 5 omvatten de voor de BEL Combinatie relevante ontwikkelingen op het gebied van de bedrijfsvoering, weerstandsvermogen en financiering. In hoofdstuk 6 wordt ingegaan op de financiële realisatie. Sociaal Domein In het DB van de BEL Combinatie is een besluit genomen over de regie op het Sociaal Domein (HBEL, Amersfoort) en voor de uitwerking hiervan is een PvA opgesteld, dat vanaf het vierde kwartaal 2014 is opgepakt. De realisatie verloopt conform planning. Samenwerking en outsourcing, omslag naar regie Als gevolg van rijksbeleid, bezuinigingen en decentralisaties zal ook in 2015 veel aandacht zijn voor regionale samenwerking en mogelijkheden tot outsourcing. De structuur van de BEL Combinatie leent zich goed voor versterking van intergemeentelijke samenwerking in de regio en om slagvaardig in te spelen op deze ontwikkelingen. In het eerste kwartaal is met de realisatie van het sociaal domein en het team openbare ruimte gewerkt aan een omslag van ‘zelf doen’ naar veel meer het werken in regie. De concrete effecten hiervan zullen in de loop van het jaar blijken. Output gerichte prestatie-afspraken in de dienstverleningsovereenkomsten Tussen de gemeenten en de BEL Combinatie is eind 2014 en het eerste kwartaal hard gewerkt om de omslag te maken naar meer output gerichte afspraken. Deze afspraken worden in drie categorieën verdeeld. De bestuurlijke relevante zaken en projecten worden separaat in de dienstverleningsovereenkomst zichtbaar gemaakt. Deze zijn ook de basis voor de DVO-gesprekken in 2015. Voor wat betreft de going concern zaken, worden ‘pakketafspraken’ gemaakt. Deze slag is binnenkort afgerond, zodat daarmee ook de dienstverleningsovereenkomst voor 2015 kan worden vastgesteld. V.w.b. de verrekening van de diensten heeft het DB ingestemd met een verrekensystematiek voor 2015. Deze omvat geen verrekening meer op basis van ‘uren’, maar o.b. de prestatieafspraken zoals in de dienstverleningsovereenkomst zijn gemaakt. De BEL Combinatie is ervoor verantwoordelijk om zich maximaal in te zetten deze diensten binnen het beschikbaar gestelde budget te realiseren. Daarmee is dan een eerste stap gezet om de omslag te maken naar meer output gerichte afspraken. Voor wat betreft de going concernzaken zijn deze het eerste kwartaal gerealiseerd evenals de bestuurlijke zaken, die in 2014 in werking zijn gezet. Monitoren vacatureruimte versus inhuur personeel van derden Vanuit het DB is het belang benadrukt van het goed blijven volgen van de ontwikkeling van de personeelsbezetting t.o.v. de beschikbare formatie en van inhuur van extern personeel en de verschillende dekkingsbronnen hiervoor. Vanaf de Q2-rapportage zal dit inzicht uitgebreider worden gepresenteerd, inclusief het onderscheid tussen 'ziektevervanging' en 'inhuur voor projecten'. Aansturing BEL Combinatie Eind 2014 is door het DB aan bureau Seinstra en Van de Laar een onderzoeksopdracht verstrekt over de aansturing van de BEL Combinatie. Dit overeenkomstig een periodieke evaluatie op basis van de gemeenschappelijke regeling. In het tweede kwartaal worden de resultaten aan het AB aangeboden. Financiële realisatie en prognose 2015 Met betrekking tot de financiële realisatie en prognose zijn er over het eerste kwartaal geen bijzonderheden te melden. 3

2. Programma Dienstverlening De begroting van de BEL Combinatie omvat het programma dienstverlening.

Wat willen we bereiken De doelstelling voor de BEL Combinatie is het leveren van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering van de door de deelnemende gemeenten opgedragen taken.

De missie van de organisatie is:  het professioneel ondersteunen en faciliteren van de drie gemeentebesturen bij beleidsvoorbereiding en besluitvorming hier zit in dat we werknemers willen die voor die opdrachtgevers kunnen werken  het leveren van hoogwaardige publieke dienstverlening  door samenwerking meer efficiëntie, kwaliteit en organisatiekracht met behoud van de ‘couleur locale’ (kennis en korte lijnen) voor de drie gemeenten  (bestuurlijke) innovatie  een wendbare en weerbare organisatie die soepel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen De visie van de organisatie is: “Wij staan als professionals voor eigenaarschap en commitment van de uitvoering van de gemeentelijke vraagstukken De BEL Combinatie is de werkorganisatie van drie gemeenten met elk een eigen bestuur. Wij leveren klantgerichte, zelfbewuste, flexibele en professionele dienstverlening aan de bestuurders en inwoners van de drie BEL-gemeenten en aan onze collega’s. Wij stellen ons ondernemend op, en richten ons op de vraag en het resultaat. Wij leggen verantwoording af en gebruiken de feedback van onze klanten om het nog beter te doen.”

Wat gaan we doen

De doelstellingen voor 2015 zijn onderstaand weergegeven. Doelstelling 1: professioneel ondersteunen en faciliteren van de drie gemeentebesturen en bestuursstaven bij beleidsvoorbereiding en besluitvorming Realiseren dienstverleningsovereenkomst De BEL Combinatie verricht de dienstverlening voor de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Het takenpakket van de organisatie omvat:  de beleidsontwikkeling en –voorbereiding  de uitvoering van het door de daartoe bevoegde gemeentelijke bestuursorganen vastgestelde beleid  het toezicht op aan derden uitbesteed werk  de handhaving van de hiervoor genoemde uitvoering De afspraken met de gemeenten voor de uit te voeren werkzaamheden en de in te zetten capaciteit worden in een dienstverleningsovereenkomst vastgelegd. Tussen de gemeenten en de BEL Combinatie is eind 2014 en het eerste kwartaal hard gewerkt om de omslag te maken naar meer output gerichte afspraken. Deze afspraken worden in drie categorieën verdeeld. De bestuurlijke relevante zaken en projecten worden separaat in de dienstverleningsovereenkomst zichtbaar gemaakt. Deze zijn ook de basis voor de DVO-gesprekken in 2015. Voor wat betreft de going concern zaken, worden ‘pakketafspraken’ gemaakt. Deze slag is binnenkort afgerond, zodat daarmee ook de dienstverleningsovereenkomst voor 2015 kan worden vastgesteld. Voor wat betreft de verrekening van de diensten heeft het DB ingestemd met een verrekensystematiek voor 2015. Deze zal in 2015 ook nog aan het AB worden voorgelegd. 4

De nieuwe systematiek omvat geen verrekening meer op basis van ‘uren’, maar op basis van de prestatieafspraken zoals in de dienstverleningsovereenkomst zijn gemaakt. De BEL Combinatie is ervoor verantwoordelijk om zich maximaal in te zetten deze diensten binnen het beschikbaar gestelde budget te realiseren. Doelstelling 2: leveren van hoogwaardige publieke dienstverlening In 2015 zetten we in op een dienstverlening die door onze inwoners op basis van ‘waarstaatjegemeente’ op een kleine 7 gewaardeerd. In 2015 wordt hier weliswaar geen meting over uitgevoerd, maar de ambitie is er wel. Met de deelname aan ‘waarstaatjegemeente’ in 2016 zal daarmee de waardering op onze inspanning blijken. In het eerste kwartaal 2015 is een visie op de dienstverlening gereed gekomen, die in het managementteam wordt besproken. In deze visie wordt ook in gegaan op nut en noodzaak van de servicenormen. Vooralsnog gelden de vigerende normen. Het grootste deel van de servicenormen wordt gerealiseerd.  de Wabo- en APV-vergunningen zijn in 100% van de gevallen binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijnen afgehandeld  de wachttijden aan de publieksbalies bij een afspraak zijn minimaal  inwoners krijgen ruim op tijd bericht van het te verlopen reisdocument  digitaal bestelde en betaalde producten worden binnen 5 werkdagen geleverd Over heel 2014 is de telefoon in het KCC (klantcontactcentrum) in 78% van de gevallen binnen 20 seconden beantwoord. Onderzoek heeft uitgewezen dat de norm (80% binnen 20 seconden opnemen) in relatie tot de beschikbare capaciteit (aantal medewerkers in combinatie met de overige werkzaamheden van het KCC) nog niet haalbaar is. Bezien wordt in hoeverre de normstelling realistisch is. In de postprocessen is ingeregeld dat de klant altijd een ontvangstbevestiging krijgt. Deze norm wordt in meer dan 98 % gehaald. Na het herijken van de afgesproken servicenormen zullen deze normen in het Medewerkerportaal (Dimpact) aan de zaken gekoppeld worden. Het effect hiervan is dat inzicht wordt gekregen in de afhandeltermijnen per product en dit kunnen relateren aan de gestelde norm. Dit geeft meer betekenis aan de kwaliteit van onze dienstverlening dan sec de score op een ontvangstbevestiging. Momenteel is het genereren van managementinformatie nog een ontwikkelpunt waaraan wordt gewerkt. (E-) Dienstverlening en KCC (klantcontactcentrum) Op basis van deze visie worden ook de verdere ontwikkeling van de (E-) Dienstverlening en KCC (klantcontactcentrum) opgepakt. Verkiezingen In 2015 zijn de verkiezingen van de Provinciale Staten en de Waterschapsbesturen gerealiseerd. Dit is de eerste keer dat er op deze wijze een dubbele verkiezing heeft plaatsgevonden. Doelstelling 3: door samenwerking meer efficiency, kwaliteit en organisatiekracht met behoud van couleur locale (kennis en korte lijnen) voor de drie gemeenten Sociaal Domein In het DB van de BEL Combinatie is een besluit genomen over de regie op het Sociaal Domein (HBEL, Amersfoort) en voor de uitwerking hiervan is een PvA opgesteld, dat vanaf het vierde kwartaal 2014 is opgepakt. De realisatie verloopt conform planning. Samenwerken in de regio Met de gemeenteraden van de BEL- Gemeenten en Huizen is een verkennende bijeenkomst geweest om te bezien hoe het samenwerkingsthema leeft. Stappen op dit gebied worden eerst bestuurlijk voorbereid. 5

Inkoopsamenwerking Met de gemeenten is een taakstelling afgesproken, van € 300.000 structureel, die is vertaald naar de begrotingen van de gemeenten. In elke gemeentelijke begroting is € 100.000 opgenomen. In de oorspronkelijk opzet nam de taakstelling toe tot € 150.000 in 2014 en € 600.000 in 2015 en verder. Voor 2016 dient € 300.000 te worden gerealiseerd, dus per gemeente € 100.000. Voor Laren geldt een extra inspanning van € 22.000, omdat deze in 2014 niet is gerealiseerd. Op basis van de in 2015 geplande aanbestedingen verwachten wij dat het streefbedrag in 2015 gerealiseerd wordt en dat de betreffende taakstelling derhalve ingevuld zal worden.

6

3. Paragraaf bedrijfsvoering In het eerste kwartaal is het jaarplan voor de BEL Combinatie tot stand gekomen, zodat dit in het bestuurlijke traject kan worden gebracht. Door het management is kritisch naar de balans gekeken tussen de taakuitvoering van de BEL Combinatie en de beschikbare middelen. Doordat werd gemerkt dat de waan van de dag heel erg overheersend is, heeft een goede bezinning op de strategische en tactische inzet van de BEL Combinatie plaatsgevonden. De uitkomst hiervan wordt het tweede kwartaal nader uitgewerkt. Dan zal ook weer worden gerapporteerd op basis van het stoplichtenmodel over de realisatie van de doelen. 3.1 Management van medewerkers Formatie en bezetting In de begroting is rekening gehouden met een toegestane formatie van 169,00 fte. Deze is onderstaand per organisatieonderdeel weergegeven. Organisatieonderdeel Directie Totaal

Formatie Realisatie 2,5 2,5

1,5 1,5

1,0 33,14 10,27 44,4

1,0 33,14 11,39 45,53

1,0 10,7 11,0 22,7

1,0 11,77 11,85 24,62

1,0 12,3 10,1 23,37

1,0 10,02 8,84 19,87

Publiek Afdelingsmanager Burgerzaken KCC Totaal

1,0 12,4 3,9 17,3

1,0 11,28 3,19 15,47

O&O Afdelingsmanager HRM Facilitair Informatiebeheer Communicatie Totaal

1,0 6,19 13,14 5,0 5,5 30,83

0,0 4,69 12,00 4,44 5,5 26,64

Aanleg en Beheer Afdelingsmanager Buitendienst Openbare Ruimte Totaal RMO Afdelingsmanager Maatschappelijke ontwikkeling Ruimtelijke ontwikkeling Totaal Vergunningverlening en handhaving Afdelingsmanager Vergunningen Handhaving Totaal

7

C&F Controller van de BEL Combinatie Administratie & Belastingen Heffen en Waarderen Juridisch Control Planning en Control Totaal Voorzitterschap OR Totaal BEL Combinatie

1,0 7,7 5,7 5,1 8,3 27,79

1,0 7,8 5,14 4,8 7,3 26,07

0,11

0,00

169,00

159,71

In dit formatieoverzicht is de ontwikkeling van het Sociaal Domein nog niet inbegrepen, omdat deze projectmatig wordt verwerkt. De formatie van de afdelingsmanager C&F, GISregisseur en de uitbreiding van de Buitengewoon OpsporingsAmbtenaar (BOA) moet nog in de formatie worden verwerkt, omdat deze nog additioneel worden gefinancierd. Het betreft structurele functies, die nog moeten worden opgenomen. Flexibele capaciteit Inhuur is onderdeel van de strategische personeelsplanning van de BEL Combinatie. Uitgangspunt is dat de BEL Combinatie beschikt over structurele capaciteit waarmee ze haar taken kan uitvoeren. Jaarlijks wordt bij het opstellen van de begroting, de DVO en Jaarplannen ingeschat of de capaciteit de komende vier jaar voldoende is. Knelpunten en een oplossingsrichting hiervoor worden dan aan het bestuur kenbaar gemaakt. Gestreefd wordt naar een meer „flexibele‟ formatie, zodat beter en sneller geanticipeerd kan worden op (wijzigingen in) de gevraagde dienstverlening door de opdrachtgevers (gemeenten). Daarnaast heeft de BEL Combinatie te maken met personeelsverloop, moeilijk vervulbare vacatures en langdurig ziekteverzuim. In- en uitstroom De in- en uitstroom over het eerste kwartaal is als volgt geweest: Werkelijke bezetting

Aantal Fte begin kwartaal Instroom Uitstroom Overige urenmutaties Aantal Fte eind kwartaal

Q1 160,76 4,44 -5,67 0,17 159,70

Q2

Q3

Q4

Verzuim Over het eerste kwartaal hebben we een verzuimpercentage van 6,1% van onze medewerkers. Dit percentage komt boven het streefcijfer uit. Het verzuim betreft met name lang verzuim van medewerkers. Afspraken zijn gemaakt om via het sociaal medisch team meer grip op het verzuim te krijgen en daarop adequaat te reageren. Organisatieontwikkeling Team Openbare Ruimte De reorganisatie van TOR is in de afrondende fase. Een plaatsingsplan is inmiddels vastgesteld. Ontwikkeling C&F De implementatie van ontwikkelplan voor de afdeling C&F zoals dit in 2014 is vastgesteld verloopt conform uitvoering. In mei is een interne evaluatie voorzien, op basis waarvan wordt bezien of bijstelling al dan niet gewenst is.

8

Opleidingsplan Om de kennis en kunde van de medewerkers op peil te houden is hiervoor in de begroting opleidingsbudget opgenomen. Dit budget is beschikbaar voor de organisatieontwikkeling van de BEL Combinatie, deskundigheidsbevordering van de medewerkers en loopbaanontwikkeling zoals in het arbeidsvoorwaardenbeleid is afgesproken. Van het beschikbare budget (€ 295.000) is in het eerste kwartaal ca. € 48.000 gerealiseerd (=16%). In het opleidingsplan 2015 is inmiddels voor een bedrag van € 232.000 aan opleidingen en trainingen voorzien. Er is derhalve nog een bedrag van € 63.000 vrij beschikbaar. 3.2 Management van middelen: informatievoorziening De BEL gemeenten en de BEL Combinatie zitten in een beweeglijk speelveld. Als we naar de ontwikkelingen in deze bestuursperiode kijken, bepalen samenwerkingsverbanden, de decentralisaties in het sociale domein en het effectueren van de bezuinigingstaakstellingen een groot deel van de politieke agenda. Ook de wijze waarop we met onze burgers en bedrijven omgaan verandert. Van burgers wordt gevraagd actief mee te denken en te doen (participatie). Misschien moeten we het ook omdraaien en gaat het ook om de wijze waarop de maatschappij met de overheid wil omgaan. In al deze processen speelt de informatievoorziening een belangrijke rol. Informatievoorziening die nu niet alleen meer door technische ontwikkelingen wordt ingegeven, zoals cloud en het gebruik van mobiele devices, maar ook moet inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen zoals het gebruik van apps en social media. De communicatie tussen inwoners, bedrijven en instellingen vindt daarin sneller haar weg en heeft impact op de manier van communiceren en gegevens uitwisselen tussen de verschillende actoren en belanghebbenden in het publieke domein. Het Rijk dringt ook aan door te stellen dat de overheid in 2017 volledig digitaal moet werken, overigens zonder daar middelen voor ter beschikking te stellen. De informatieplanning van de BEL Combinatie moet dus met vele ontwikkelingen rekening houden. Een concept plan voor 2015-2018 is gereed, waarin richting wordt gegeven aan het informatiebeleid voor deze bestuursperiode. Het concept is momenteel bij het managementteam van de BEL Combinatie in behandeling als strategisch dossier, voordat dit aan het bestuur wordt aangeboden. Activiteiten die in het eerste kwartaal actueel waren zijn onderstaand weergegeven. Uitwijk In het eerste kwartaal is een belangrijke stap gezet in het realiseren van een goede uitwijkvoorziening. Daarmee is ook invulling gegeven aan een eerdere bestuurlijke wens om te komen tot het outsourcen van de ICT. In het tweede en derde kwartaal van 2015 vindt de implementatie plaats. Daarmee is de BEL Combinatie in staat om wendbaar en weerbaar te reageren op toekomstige ontwikkelingen en is de continuïteit van onze dienstverlening en bedrijfsvoering gewaarborgd. De financiering komt uit een verschuiving van de bedrijfsvoeringsbudgetten die met de inzet van ICT samenhangen en de vrijval aan kapitaallasten (€ 150.000). Ketenbeheer innen Om te komen tot het optimaliseren van het ketenbeheer innen is in het eerste kwartaal met PinkRoccade de basis gelegd voor de ICT-ondersteuning van dit proces. Het project is in het tweede kwartaal afgerond, zodat daarmee de opbrengstenverantwoording is gewaarborgd. Contractensysteem Het project Commerce Hub is afgerond. In de organisatie zijn beheerders opgeleid om het systeem te kunnen gebruiken. Belangrijk blijft de voortdurende aandacht voor de invoer van nieuwe contracten, wijzigingen, verlengingen, (deel-)overeenkomsten en huur en pacht overeenkomsten.

9

Wabo – implementatie SquitXO Voor het mobiel handhaven van bouwvergunningen is de fase 2 van het systeem Squit2GO in werking gezet. Dit project wordt in 2015 uitgevoerd. Vanwege de te realiseren uitwijk wordt de planning hierop afgestemd. Zaaksgerichtwerken De basisinfrastructuur met betrekking tot het zaaksgerichtwerken is geïmplementeerd. Door zorg van de manager Publiek, Vergunning & Handhaving zal in het tweede kwartaal een voorstel worden gemaakt voor de verdere uitrol binnen de BEL Combinatie. Hierbij zal ook de expertise van Dimpact worden betrokken. Opbouw BGT i.s.m. BOR De invoering van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een wettelijke verplichting vanuit het stelsel van basisregistraties. De komst van de BGT biedt de mogelijkheid om beheerobjecten in de openbare ruimte integraal en nauwkeurig in beeld te brengen. In 2014 is gebleken dat vanwege de mindere kwaliteit van te gebruiken kaartgegevens (GBKN) een aantal activiteiten meer tijd in beslag neemt waardoor het project nog in 2015 doorloopt. Koppelingen en aansluitingen op landelijke voorzieningen Dit onderdeel bevat diverse koppelingen tussen basisregistraties onderling, onder meer de koppeling tussen de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en Waarderingen Onroerende Zaken (WOZ), en de aansluiting van basisregistraties op de centrale landelijke voorzieningen. Dit betreft onder meer de aansluiting op de landelijke voorziening WOZ en het Handelsregister. Door vertragingen in de beschikbaarstelling van landelijke voorzieningen ondervinden wij ook vertraging in onze planningen. De verwachting nu is dat in 2015 de voorziene aansluitingen op de landelijke voorzieningen en onze daaraan voorafgaande werkzaamheden worden uitgevoerd. Harmoniseren financiële administratie Wat betreft de fysieke mogelijkheden en aanpak om de financiële administraties te harmoniseren, zijn de mogelijkheden verkend met PinkRoccade, de leverancier van het financieel hoofdsysteem. Oriënterend is gesproken over de huidige inrichting en het doorvoeren van aanpassingen. In 2015 wordt een analyse uitgevoerd op de drie rekeningschema’s om te bezien waar de overeenkomsten en verschillen liggen en wat de vooren nadelen hiervan zijn. De analyse zal met de gemeentecontroller, gemeentesecretaris en portefeuillehouder financiën worden besproken. Veiligheidsplan ICT De gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL Combinatie hebben de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) geadopteerd als richtlijn voor het te voeren informatie beveiligingsbeleid. Met de vaststelling medio 2014 van de nota Informatiebeveiligingsbeleid door het dagelijks bestuur van de BEL Combinatie en de colleges van de BEL gemeenten is de aanzet gemaakt om het beleid te kunnen inrichten en operationaliseren. In 2015 volgt de voortgangsrapportage hieromtrent, met de inzet aan benodigde middelen. Tariefswijzigingen PinkRoccade In juli 2014 hebben de gemeenten die haar diensten betrekken bij PinkRoccade een brief gekregen met de aanpassing van de producten tariefstructuur per 1 januari 2015. De reden hiervoor is de hoge kosten die moeten worden gemaakt als gevolg van het uitstel en afstel van door de Rijksoverheid aangekondigde aanpassingen in weten regelgeving. De contractvoorwaarden met PinkRoccade laten deze tariefswijzigingen toe. Met PinkRoccade is deze forse verhoging in 2014 en 2015 meerdere malen besproken. In december 2014 heeft de gebruikersvereniging van PinkRoccade overeenstemming bereikt over een pakket maatregelen en de verwerking van de tariefswijzigingen. De maatregelen hebben onder andere betrekking op additionele software, geen prijsindexering in 2015, betrokkenheid GV bij innovatie en productontwikkeling, hogere en meetbare service en het voor de komende jaren afzien van prijsaanpassingen anders dan indexering aan de hand van 10

de reguliere CBS indexcijfers. Het financiële effect voor de BEL Combinatie als gevolg van deze tariefswijziging is een prijsstijging van € 35.300. Voor de investering in nieuwe ontwikkelingen wordt de BEL Combinatie gecompenseerd bij nieuwe investeringen in bedrijfsvoering, ruimte en omgeving, samenlevingszaken en/of Publiekszaken van tussen de € 5.200 en € 8.800 euro. In het project ketenbeheer innen is hier al voor een deel gebruik van gemaakt. 3.3 Management van middelen: huisvesting De BEL Combinatie heeft het onderhoud voor het BEL kantoor Eemnes, de gemeentewerf en de wijkpost Bijvanck. Voor het onderhoud zijn voorzieningen getroffen op basis van meerjaren onderhoudsplannen. Conform deze plannen wordt rekening gehouden met de dotatie en onttrekking aan de betreffende onderhoudsvoorzieningen. In samenwerking met de afdeling vastgoed is een aanbesteding in gang gezet voor het beheer van de installaties voor de panden van de drie BEL-gemeenten. De verwachting is dat deze het derde kwartaal is afgerond 3.4 Management van middelen: overige middelen De BEL Combinatie koopt een diversiteit aan goederen en diensten in. Te denken is aan gas, water, elektra, telefonie, kantoorbenodigdheden en diensten van derden. Op het gebied van inkoop- en aanbesteding wordt steeds meer ervaring opgedaan. Zo heeft een budgetanalyse uit 2014 inzicht opgeleverd in de wijze van contractvorming. Daarbij is te denken aan het toepassen van een inkoopkalender en de implementatie van de aandachtspunten uit de interne controle over 2014 door het stringenter toepassen van de inkoop- en aanbestedingsprocedures. Dit is ook mogelijk doordat contracten nu centraal worden vastgelegd (in CommerceHub) en budgethouders daarmee eerder kunnen worden geïnformeerd over de expiratiedata. 3.5 Management van processen De processen van de BEL Combinatie zijn gericht op het realiseren van de dienstverleningsovereenkomst. Dit zijn de primaire processen. De ondersteunende processen zijn gericht op het faciliteren van de organisatie. Projectmatig werken In 2013 en 2014 is aandacht geweest voor de implementatie van het projectmatig werken. Nu de organisatie is gericht en ingericht, wordt in het tweede kwartaal aan het management en het BVO decharge gevraagd voor het implementatietraject. Op basis van de projecten zoals in de DVO 2015 zijn opgenomen, worden vanuit de BEL Combinatie projectleiders ingezet. Deze projectleiders maken met de opdrachtgever /beleidsregisseurs afspraken over de te realiseren projecten. Daarbij worden de formats voor de bestuurs- en projectopdrachten, projectplannen en voortgangsrapportages gebruikt. De afdelingsmanagers zijn ultimo verantwoordelijk voor de te realiseren projecten. Daarmee wordt ook invulling gegeven aan de projectcontrol zoals in de controlvisie van 2014 is aangegeven. Financieel beheer en ketenbeheer innen De budgethoudersregeling voor de BEL Combinatie is door het bestuur vastgesteld. Gekoppeld hieraan wordt bezien wat de omvang van het aantal budgethouders moet zijn. Deze groep budgethouders wordt dan nader voorgelicht over de werking van de budgethoudersregeling. Eveneens zijn stappen gezet om het financieel beheer te verbeteren door de budgethouders te ondersteunen in hun budgetbewaking vanuit de financiële administratie. Verder wordt projectmatig gewerkt aan de implementatie van het ketenbeheer innen, zodat dit naar verwachting in juni 2015 is afgerond.

11

Interne controle Tot en met 2014 werd de interne controle grotendeels in het vierde kwartaal uitgevoerd. Deze was in hoge mate gericht op het zichtbaar maken van het rechtmatig handelen van de organisatie. In het tweede kwartaal zal worden gestart met de uitvoering van een periodieke interne controle. Dit maakt het ook mogelijk om de ingezette acties beter te volgen. De uitkomsten van de controles en de follow-up hierop zijn daarmee beter te gebruiken in de sturing en beheersing van de BEL Combinatie. In de volgende kwartaalrapportage wordt over de uitkomsten van het eerste kwartaal gerapporteerd.

12

4. Paragraaf weerstandvermogen In deze paragraaf staat de vraag centraal in hoeverre de BEL Combinatie in staat is om al dan niet structurele financiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande dienstverlening. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit – zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken – en de risico’s die niet op een andere wijze zijn ondervangen. Het minimaal aan te houden weerstandsvermogen is afhankelijk van de grootte van de gemeente, de te onderkennen financiële risico’s en het reserve- en voorzieningenbeleid (BBV, artikel 11). Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken. In de jaarrekening 2014 is de bedrijfsreserve nihil, dus ook de weerstandscapaciteit. Risico’s De BEL Combinatie kent een aantal risico’s, de belangrijkste risico’s staan hieronder vermeld. Personele capaciteit Voor uitval van medewerkers of inzet van tijdelijke overbrugging van vacatures is in de begroting rekening gehouden met een budget van € 637.000 voor vervangende inhuur. Continuïteit bedrijfsuitoefening Uitval van ICT betekent dat de dienstverlening van de BEL Combinatie niet meer kan worden aangeboden en de bedrijfsvoering stagneert. Momenteel wordt geïnvesteerd in een uitwijkvoorziening om dit risico te beperken. Weerstandsvermogen De weerstandscapaciteit is nihil, evenals de kwantificering van de hierboven aangegeven risico’s. In de verrekensystematiek (Algemeen Bestuur 3 maart 2011) is opgenomen dat de Algemene bedrijfsreserve vanuit de jaarrekeningresultaten van de BEL Combinatie wordt gevoed tot een maximum van 5% van de omzet (5% van circa € 15.000.000 is € 750.000). Een voorstel om te komen tot een adequaat vermogen wordt in 2015 afgerond, zodat dit dan aan het bestuur kan worden aangeboden. De BEL Combinatie is een gemeenschappelijke regeling van de drie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Ingeval sprake is van een onvoldoende weerstandsvermogen zal een beroep worden gedaan op de weerstandscapaciteit van de drie BEL gemeenten, zoals in de programmabegroting 2015 van deze gemeenten is opgenomen.

13

5. Paragraaf financiering In het treasurystatuut staat beschreven hoe de BEL Combinatie met beleggingen en leningen omgaat. De belangrijkste doelstellingen zijn: - het beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico’s - het aantrekken van gelden tegen zo laag mogelijke kosten en aanvaardbare condities - het optimaliseren van het renteresultaat. Financieringsbehoefte In 2015 zijn nog geen nieuwe langlopende leningen aangetrokken. De tijdelijke financieringsbehoefte die er soms is, wordt ingevuld door middel van rekening courant en/of kasgeldleningen. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet heeft tot doel de renterisico’s op kortlopende (opgenomen) geldleningen te beperken. Jaarlijks wordt door het ministerie aangegeven, welk bedrag een gemeente mag financieren met kortlopende geldleningen: de kasgeldlimiet. Het betreft een percentage (8,5%) van het totaal van de begroting. Voor de BEL Combinatie is dat € 1,5 miljoen euro. Overschrijding van de kasgeldlimiet is niet aan de orde. Renterisiconorm Om ongewenste financiële gevolgen van rentewijzigingen te beperken wordt door het ministerie ook jaarlijks een renterisiconorm aangegeven. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal (circa € 3,5 miljoen). Dit is het maximale bedrag van de totale vaste schuld (minus verstrekte leningen) waarvan de rente herzien mag worden in het lopende jaar. De uitkomst wordt hiervan niet overschreden. Risicobeheer beleggingen De BEL Combinatie heeft geen beleggingen. Leningenportefeuille De leningportefeuille ziet er eind eerste kwartaal als volgt uit: Staat E Leningbedrag

2015 Omschrijving


Looptijd

40 10 10

laatste aflossing

Rente

1-4-2048 17-1-2018 2-7-2019

4,755% 4,18% 3,83%

Stand per 01/01

14.450.000,00 1.000.000,00 1.500.000,00 16.950.000,00


Aflossing

425.000,00 250.000,00 300.000,00 975.000,00

Stand per 31/12

14.025.000,00 750.000,00 1.200.000,00 15.975.000,00

14

6. Overzicht van baten en lasten 6.1 Financiële realisatie en prognose 2015 Uitgangspunt voor de rapportage is de begroting 2015. begroot Cat.

Omschrijving

Realisatie 31-3

Afwijking

Prognose 31-12

10.487.744

2.168.445

-8.319.299

-540.000

2.370.500

534.044

-1.836.456

0

2015

Lasten 1.0

Salarissen

2.0


3.0

Personeel van derden

637.000

402.770

-234.230

540.000

3.1

Energie

165.000

38.000

-127.000

-20.000

3.3

Duurzame goederen

17.500

0

-17.500

0

3.4


3.096.583

1.219.481

-1.877.102

35.300

6.0

Dotatie voorzieningen Totaal lasten

80.000

0

-80.000

0

16.854.327

4.362.740

-12.491.587

15.300

0

Baten 3.0


3.2

Huren en pachten

3.3

Duurzame goederen

3.4


3.4

Verrekening gemeenten

4.2


225

-44.375

0

-120.000

0

0

7.000

7.000

7.000

192.000

17.994

-174.006

0

15.605.183

3.901.296

-11.703.887

0

423.000

0

-423.000

0

16.384.783

3.926.515

-12.458.268

7.000

Saldo voor bestemming

-469.544

-

-

8.300

Onttrekkingen reserves

469.544

-

-

-

0

-

-

8.300

Totaal baten

6.0

44.600 120.000

Saldo na bestemming

6.2 Toelichting realisatie lasten De prognose voor de realisatie van de financiële middelen is € 8.300 nadelig. De afwijkingen die leiden tot een voor- of nadelig resultaat worden onderstaand toegelicht. Salarissen en inhuur Salarissen Rekening houdend met de huidige prognose voor de in- en uitstroom en de betaalde salarissen over het eerste kwartaal is een voorzichtige prognose aan het einde van het jaar € 540.000 (voordeel). Dit voordeel moet in verband worden bezien met de inhuur aan capaciteit. Vrijgevallen ‘vacaturegelden’ worden tevens gebruikt voor de dekking van de inhuur. Inhuur Het inhuurbudget moet worden bezien in samenhang met de ruimte op die ontstaat door de vrijgevallen salariskosten. Momenteel is aan inhuur € 780.000 verplicht. Deze hebben betrekking op de versterking van C&F waartoe eind 2014 is besloten en knelpunten in de bedrijfsvoering bij RMO en O&O als gevolg van langdurige ziekte. Voor wat betreft het beheer van het budget wordt de beleidslijn inhuur gevolgd, zoals door het management eind 2014 is vastgesteld. Voor 2015 is nog aan inhuurbudget beschikbaar een bedrag van € 235.000. Door het management worden taken geprioriteerd, voordat een beroep op de inhuur wordt gedaan. Eveneens wordt in de vakantieperioden rekening gehouden met de benodigde behoefte aan inhuur. 15

Rente en afschrijvingen Het geraamde voordeel op de kapitaallasten bedraagt € 150.000. Dit bedrag dient conform besluitvorming ter dekking van de uitwijk van de ICT (zie 3.2 Management van middelen: informatievoorziening). Energie Na het faillissement van ENVO, het bedrijf dat het BEL-gebouw beheerde, is in 2014 nog een aantal noodzakelijke voorzieningen gerealiseerd (stabiliseren en optimaliseren Warmte Koude Opslag (hierna: WKO). Door deze kosten te maken kon, naar verwachting, de komende jaren jaarlijks een besparing op de energiekosten van € 20.000 worden gerealiseerd. Goederen en Diensten Het financiële effect voor de BEL Combinatie als gevolg van de tariefswijziging van PinkRoccade is een nadeel van € 35.300. In totaliteit wordt op de overige ‘goederen en diensten’ géén afwijking tussen begroting en realisatie voorzien. De reden dat na drie maanden sprake is van méér dan 25% realisatie (realisatie bijna 40%) wordt met name veroorzaakt door het feit dat bepaalde uitgaven grotendeels aan het begin van het jaar plaatsvinden, bijvoorbeeld licenties.

16

6 Begroting BEL Combinatie 2016 1 Voorstel_7568.doc


:

Jan-Jelle de Boer

Afdeling

:

Control en Financiën

Datum opstelling

:

22-06-2015

BABS nummer

:

7568


:



:


Naam

Paraaf

Datum


Marc Roza

Overruled

30-062015

Onderwerp

:

Begroting BEL Combinatie 2016


:

Het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie wordt voorgesteld om: 1. de begroting 2016 van de BEL Combinatie definitief vast te stellen. 2. een reactie te geven op de door de drie raden ingediende zienswijzen op de begroting 2016 van de BEL Combinatie, zie voor de geadviseerde reactie de bijlage 'reactie Algemeen Bestuur BEL Combinatie op door de raden geformuleerde zienswijzen'. 3. in te stemmen met het, in het kader van Provinciaal toezicht, vóór 01-8-2015 aanbieden van de begroting 2016 van de BEL Combinatie richting Provincie Utrecht.


:

T.W. Smit (Laren)


:


:

Pagina 1 van 2


:


:

Begrotingswijziging

:

Besluit

:

Datum besluit

:

Paraaf

:

Nee

Bijlagen Voorstel: Voorstel_7568.doc Bijlage: Boekwerk begroting BEL Combinatie 2016 versie AB 02072015 Bijlage: RVS zienswijzen gemeente Blaricum inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Bijlage: RVS zienswijzen gemeente Eemnes inzake begroting BEL 2016 Bijlage: Zienswijzen gemeente Eemnes inzake begroting BEL 2016 Bijlage: RVS zienswijzen gemeente Laren inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Bijlage: Zienswijzen gemeente Laren inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Bijlage: Reactie AB BEL Combinatie op zienswijzen raden op jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Combinatie

Pagina 2 van 2

Waarom ligt het voorstel nu voor? Jaarlijks stelt de BEL Combinatie een begroting op. Dit betreft de begroting 2016 met de meerjarenraming 2017-2019. Met MT, BVO en DB heeft afstemming plaatsgevonden. De begroting is vervolgens in het kader van de zienswijzeprocedure richting drie raden is gezonden. Hierna dient de begroting definitief te worden vastgesteld door het AB. Sluitstuk van de procedure is het (vóór 1-82015) naar de Provinciaal toezichthouder zenden van de vastgestelde begroting 2016-2019 van de BEL Combinatie.

Waar gaat het voorstel over, wat is de doelstelling en het beoogd effect? Eind 2014 is door het DB aan bureau Seinstra en Van de Laar een onderzoeksopdracht verstrekt over de aansturing van de BEL Combinatie. Dit overeenkomstig een periodieke evaluatie op basis van de gemeenschappelijke regeling. In het tweede kwartaal 2015 worden de resultaten aan het AB aangeboden. Dan wordt met het AB afgestemd welke weg verder wordt ingeslagen. E.e.a. zal (vermoedelijk) aanzienlijk effect hebben op de begroting 2016 van de BEL Combinatie, maar op dit moment is de precieze impact dus nog niet helder. Om die reden is er voor gekozen om op dit moment te volstaat met een sobere ‘basisbegroting’ 2016, die in principe (vooral financieel) niet afwijkt van de jaarschijf 2016 in de begroting 2015. Immers: de BEL Combinatie is verplicht vóór 1-82015 een vastgestelde begroting bij de Provinciaal toezichthouder aan te bieden.

Welke interne/externe partijen en burger(platformen) zijn in het voortraject betrokken? Afdeling C&F BEL Combinatie MT BEL Combinatie BVO Dagelijks Bestuur BEL Combinatie

Wat is het vastgestelde wettelijk- en beleidskader? Gemeentewet, BBV, Wet gemeenschappelijke regeling


Wie zijn belanghebbenden en wat voor gevolgen heeft het voorstel voor hen? DB en AB bepalen de kaders voor 2016 e.v.

Welke relatie heeft dit voorstel met de BEL-gemeenten en de BEL Combinatie? De BEL Combinatie is de werkorganisatie van de drie BEL gemeenten en vanuit die relatie heeft de begroting van de BEL Combinatie impact op de drie BEL gemeenten. Een stijging van de lasten van de BEL Combinatie betekent bijvoorbeeld, in principe, een directe verhoging van de door de BEL pagina 1 van 2

gemeenten te betalen jaarlijkse bijdrage. Welke financiële middelen zijn met het besluit gemoeid? In bijgevoegde basisbegroting 2016 is t.o.v. de jaarschijf 2016 in de begroting 2015 van de BEL Combinatie géén sprake van een financieel effect, de door de gemeenten te betalen bijdragen zijn (vooralsnog) ongewijzigd gehouden.

Wat zijn alternatieven voor het voorstel en de consequenties hiervan? n.v.t.

Wat zijn de juridische consequenties van het voorstel? n.v.t.

Welke afspraken maken we over uitvoering en realisatie? Zodra met het AB afstemming heeft plaatsgevonden over de uitkomsten van het onderzoek van bureau Seinstra en Van de Laar (en wat dit betekent voor de BEL Combinatie), zal een herziene begroting 2016-2019 worden opgesteld. Deze zal uiteraard met de diverse gremia worden afgestemd, alvorens aanbieding richting AB plaatsvindt.

Welke afspraken maken we over de communicatie en rapportage? De begroting 2016-2019 van de BEL Combinatie zal op het intranet worden geplaatst.

pagina 2 van 2

2 Boekwerk begroting BEL Combinatie 2016 versie AB 02072015

Programmabegroting 2016 en meerjarenraming 2017 – 2019

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur Voorzitter T. Smit Secretaris G. Kolhorn

Datum 25-6-2015 25-6-2015

1

Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE .............................................................................................................................. 2 1. INLEIDING ......................................................................................................................................... 3 2. PROGRAMMA DIENSTVERLENING ........................................................................................... 4 3. PARAGRAAF BEDRIJFSVOERING ............................................................................................. 7 4. PARAGRAAF WEERSTANDVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING ................................ 10 5. PARAGRAAF FINANCIERING .................................................................................................... 12 6. OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN .................................................................................... 13 BIJLAGE A. FINANCIËLE UITGANGSPUNTEN BEGROTING 2016 ....................................... 18 BIJLAGE B. DIVERSEN .................................................................................................................... 20 1. INVESTERINGSOVERZICHT ............................................................................................................................ 20 2. RESERVE ALGEMENE BEDRIJFSVOERING .................................................................................................... 21 3. BESTEMMINGSRESERVE DEKKING KAPITAALLASTEN.................................................................................... 22 4. VOORZIENING ONDERHOUD WERF................................................................................................................ 23 5. VOORZIENING ONDERHOUD BEL KANTOOR ................................................................................................. 24 6. VOORZIENING ONDERHOUD W IJKPOST BIJVANCK ....................................................................................... 25 7. SPECIFICATIE LENINGENOVERZICHT............................................................................................................. 26 8. RENTERISICONORM ...................................................................................................................................... 27 9. SPECIFICATIE KASGELDLIMIET ..................................................................................................................... 28 BIJLAGE C. FORMATIEPLAN BEL COMBINATIE .................................................................... 29

2

1. Inleiding Voor u ligt de begroting 2016 en de meerjarenraming voor 2017-2019 van de BEL Combinatie. De begroting van de BEL Combinatie kent één programma, namelijk de dienstverlening richting de drie deelnemende gemeenten. Hier wordt in hoofdstuk 2 op ingegaan. In de dienstverleningsovereenkomsten voor 2016 zullen in het najaar van 2015 met de gemeenten nadere afspraken worden gemaakt over de concrete taakuitvoering voor dit jaar. De hoofdstukken 3, 4 en 5 omvatten de voor de BEL Combinatie relevante verplichte paragrafen waarin wordt ingegaan op de bedrijfsvoering, weerstandsvermogen en financiering. In hoofdstuk 6 zijn de financiële baten en lasten opgenomen. Voor 2016 is de begroting beleidsarm opgesteld. Het financiële perspectief is conform de meerjarenraming uit 2015. Aanvullend is een aantal (verplichte) bijlage opgenomen. Ontwikkeling BEL- model In het jaarverslag van 2014 is door het bestuur aandacht gevraagd voor de kwetsbare formatieve positie van de BEL Combinatie. De afgelopen jaren is de formatie van de BEL Combinatie kleiner geworden. De omvang van de werkzaamheden van de organisatie is redelijk vergelijkbaar gebleven. Dit betekent dat de druk op het presteren van de medewerkers groter is geworden. De opbouw van de organisatie bestaat voor de uitvoering van de taken op de diversiteit aan beleidsterreinen voor de gemeenten uit specialistische en solistische functies ('eenpitters'). Tevens is een aantal taken geclusterd ondergebracht bij een aantal medewerkers. Bij grotere gemeenten zou hiervoor voldoende volume zijn om deze in één functie onder te brengen. Hiervoor is geen back up aanwezig, zodat bij verzuim of mobiliteit qua werkzaamheden al snel gaten vallen. Deze worden maximaal door herverdeling van taken opgevangen, voordat een beroep op het inhuurbudget wordt gedaan. Daarmee is de organisatie kwetsbaar geworden. De lijn die afgelopen jaren door bezuinigingen is ingezet, heeft ertoe geleid dat de BEL Combinatie is te typeren als een compacte en daarmee kwetsbare organisatie, die functioneert binnen de financiële mogelijkheden die er zijn. Dit vergt een meer structurele oplossing om de risico's die met een kwetsbare organisatie samenhangen te beperken. Eind 2014 is door het DB aan bureau Seinstra en Van de Laar een onderzoeksopdracht verstrekt over de aansturing van de BEL Combinatie. Dit overeenkomstig een periodieke evaluatie op basis van de gemeenschappelijke regeling. In het tweede kwartaal 2015 worden de resultaten aan het AB aangeboden. Dan wordt met het AB afgestemd welke weg verder wordt ingeslagen. Financieel perspectief Het financieel perspectief voor 2016 en verder is als volgt: werkelijk

begroot

begroot

begroot

begroot

begroot

Lasten

2014 18.230.094

2015 16.854.327

2016 16.669.639

2017 16.565.940

2018 16.389.736

2019 16.381.711

Baten

17.127.206

16.384.783

16.333.540

16.332.866

16.270.253

16.270.253


-1.102.888

-469.544

-336.098

-233.074

-119.483

-111.458


679.743

469.544

336.098

233.074

119.483

111.458

-423.145

0

0

0

0

0

Saldo na bestemming

Het verschil in de begroting van 2016 ten opzichte van de bestedingen in 2014 is met name gelegen in de hoge inhuur in dit jaar.

3

2. Programma Dienstverlening De begroting van de BEL Combinatie omvat het programma dienstverlening. Het programma dienstverlening omvat de taken die de BEL Combinatie heeft in het kader van de uitvoering van de gemeenschappelijke regeling. In dit programma is aangegeven wat we willen bereiken, hoe we dat gaan doen en wat het mag gaan kosten.

2.1 Wat willen we bereiken De doelstelling voor de BEL Combinatie is het leveren van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering van de door de deelnemende gemeenten opgedragen taken. De missie van de organisatie is:  het professioneel ondersteunen en faciliteren van de drie gemeentebesturen bij beleidsvoorbereiding en besluitvorming, hier zit in dat we werknemers willen die voor die opdrachtgevers kunnen werken  het leveren van hoogwaardige publieke dienstverlening  door samenwerking meer efficiëntie, kwaliteit en organisatiekracht met behoud van de „couleur locale‟ (kennis en korte lijnen) voor de drie gemeenten  (bestuurlijke) innovatie  een wendbare en weerbare organisatie die soepel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen De visie van de organisatie is: “Wij staan als professionals voor eigenaarschap en commitment van de uitvoering van de gemeentelijke vraagstukken. De BEL Combinatie is de werkorganisatie van drie gemeenten met elk een eigen bestuur. Wij leveren klantgerichte, zelfbewuste, flexibele en professionele dienstverlening aan de bestuurders en inwoners van de drie BEL-gemeenten en aan onze collega’s. Wij stellen ons ondernemend op, en richten ons op de vraag en het resultaat. Wij leggen verantwoording af en gebruiken de feedback van onze klanten om het nog beter te doen.”

2.2 Wat gaan we doen Realiseren dienstverleningsovereenkomst Primair is de opgave van de BEL Combinatie de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren te ondersteunen op het gebied van:  de beleidsontwikkeling en -voorbereiding  de uitvoering van het door de daartoe bevoegde gemeentelijke bestuursorganen vastgestelde beleid  het toezicht op aan derden uitbesteed werk  de handhaving van de hiervoor genoemde uitvoering Concrete afspraken met de te verrichten prestaties worden vastgelegd in de dienstverlenings-overeenkomst voor 2016, die dit najaar wordt opgesteld. De opstelling van de dienstverleningsovereenkomst verloopt synchroon met het gemeentelijke begrotingstraject voor 2016-2019. De te maken prestaties moeten dan passen binnen de beschikbaar gestelde budgetten door de gemeenten. Dit betekent dat in het najaar van 2015 de dienstverleningsovereenkomst met de gemeenten is afgesloten.

4

Servicenormen De BEL Combinatie biedt de dienstverlening aan via verschillende kanalen, zoals de balie, website, telefonisch, per post/e-mail. Servicenormen zijn beloften over de dienstverlening van de gemeenten. Hierdoor weten burgers en bedrijven wat ze kunnen verwachten. In 2015 worden de servicenormen in overleg met de gemeenten herijkt. Deze normen kunnen als kwaliteitsmaatstaf worden gezien voor de gemeentelijke dienstverlening. Verder wordt in 2016 door de gemeenten deelgenomen aan „waarstaatjegemeente‟. Hieruit wordt ook feedback verkregen over de waardering van de dienstverlening van de BEL Combinatie. Het streefcijfer voor 2016 is een waardering van een “7”. Op basis van het dienstverleningsconcept zoals in 2015 in ontwikkeling is, wordt de verdergaande ontwikkeling van het Klant Contact Centrum en de servicenormen voor 2016 bezien. Inkoopsamenwerking Met de gemeenten is een taakstelling afgesproken van € 300.000 structureel, die is vertaald naar de begrotingen van de gemeenten. In elke gemeentelijke begroting is € 100.000 opgenomen. Omgevingswet Door de Omgevingswet wordt het wettelijke kader voor burgers, ondernemers en overheden inzichtelijker en ontwikkeling en beheer van de leefomgeving beter beheersbaar. Een eenvoudiger en beter samenhangend omgevingsrecht draagt er vervolgens aan bij om actiever en efficiënter aan een dynamische en duurzame leefomgeving te kunnen werken. Onderwerpen die in de nieuwe wet worden geregeld verdwijnen uit de bestaande wetgeving, daartoe worden (delen van) bestaande wetten ingetrokken. De nieuwe wet zal daarmee een aanzienlijke inhoudelijke reductie van regels, wetten en regelingen op het terrein van de fysieke leefomgeving betekenen. De nieuwe wet regelt:  het versnellen en verbeteren van besluitvorming in het brede fysieke domein  de integratie van plannen en toetsingskaders  het vergroten van bestuurlijke afwegingsruimte  het doelmatig uitvoeren van onderzoek. In het informatiseringsbeleid voor deze bestuursperiode is de realisatie van de omgevingswet een thema. Samenwerking in de regio Als gevolg van rijksbeleid, bezuinigingen en decentralisaties wordt verder gewerkt aan de oriëntatie op de samenwerking in onze regio. Dit naar aanleiding van een advies dat vanuit de provincies aan de minister is gericht. De structuur van de BEL Combinatie leent zich goed voor versterking van intergemeentelijke samenwerking in de regio en om slagvaardig in te spelen op deze ontwikkelingen. In 2016 wordt dit traject verdergaand uitgewerkt, inclusief een beoogde bestuurskrachtmeting in dit jaar. Afhankelijk van de te maken keuzen zal hiervoor aan de gemeenten een bijdrage worden gevraagd om deze te realiseren.

5

Relevante beleidskaders De BEL Combinatie voert activiteiten uit binnen de volgende gestelde kaders: Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Omschrijving Gemeenschappelijke regeling Dienstverleningsovereenkomst Verrekensystematiek Visie op dienstverlening Servicenormen Handboek Opdrachtgever-Opdrachtnemer Houvast en werkplezier Mandaatbesluiten Treasurystatuut Financiële verordening artikel 212/213 Budgethoudersregeling Inkoop- en aanbestedingsbeleid Diverse personeelsregelingen

Jaar 2013 Begrotingsjaar 2011 2014 2010 2010-2011 2008 Div. 2009 2011 2014 2013 Div.

2.3 Wat mag het kosten? De totale kosten en de dekking van deze kosten voor de BEL Combinatie worden hieronder weergegeven: Het financieel perspectief voor 2016 en verder is als volgt: werkelijk

begroot

begroot

begroot

begroot

begroot

Lasten

2014 18.230.094

2015 16.854.327

2016 16.669.639

2017 16.565.940

2018 16.389.736

2019 16.381.711

Baten

17.127.206

16.384.783

16.333.540

16.332.866

16.270.253

16.270.253


-1.102.888

-469.544

-336.098

-233.074

-119.483

-111.458


679.743

469.544

336.098

233.074

119.483

111.458

-423.145

0

0

0

0

0

Saldo na bestemming

Het verschil in de begroting van 2016 ten opzichte van de bestedingen in 2014 is met name gelegen in de hoge inhuur in dit jaar. Voor een verdere toelichting inzake de baten en lasten wordt verwezen naar hoofdstuk 6 van deze begroting.

6

3. Paragraaf bedrijfsvoering 3.1 Management van medewerkers De beschikbare capaciteit van de BEL Combinatie is gebaseerd op de kwaliteit die nodig is geweest om de dienstverleningsovereenkomst van de afgelopen drie jaar te realiseren. In de begroting is rekening gehouden met een beschikbare formatie van 169 fte (zie bijlage C). De ontwikkeling van het Sociaal Domein moet daarin nog worden verwerkt. Voor 2016 liggen geen taakstellingen voor een reductie aan formatie voor. Voor wat betreft de productiviteit van de medewerkers wordt gerekend met 1.360 productieve uren. Voor de buitendienst is dit 1.450 uur. Flexibele capaciteit Inhuur is onderdeel van de strategische personeelsplanning van de BEL Combinatie. Uitgangspunt is dat de BEL Combinatie beschikt over structurele capaciteit waarmee ze haar taken kan uitvoeren. Jaarlijks wordt bij het opstellen van de begroting, de DVO en Jaarplannen ingeschat of de capaciteit de komende vier jaar voldoende is. Knelpunten en een oplossingsrichting hiervoor worden dan aan het bestuur kenbaar gemaakt. Gestreefd wordt naar een meer „flexibele‟ formatie, zodat beter en sneller geanticipeerd kan worden op (wijzigingen in) de gevraagde dienstverlening door de opdrachtgevers (gemeenten). Daarnaast heeft de BEL Combinatie te maken met personeelsverloop, moeilijk vervulbare vacatures en langdurig ziekteverzuim. In 2016 is het inhuurbudget vastgesteld op circa 6% van de loonsom, hetgeen neerkomt op een regulier inhuurbudget van € 637.000. Organisatieontwikkeling In het jaarverslag van 2014 is door het bestuur aandacht gevraagd voor de kwetsbare formatieve positie van de BEL Combinatie. De afgelopen jaren is de formatie van de BEL Combinatie kleiner geworden. De omvang van de werkzaamheden van de organisatie is redelijk vergelijkbaar gebleven. Dit betekent dat de druk op het presteren van de medewerkers groter is geworden. De opbouw van de organisatie bestaat voor de uitvoering van de taken op de diversiteit aan beleidsterreinen voor de gemeenten uit specialistische en solistische functies ('eenpitters'). Tevens is een aantal taken geclusterd ondergebracht bij een aantal medewerkers. Bij grotere gemeenten zou hiervoor voldoende volume zijn om deze in één functie onder te brengen. Hiervoor is geen back up aanwezig, zodat bij verzuim of mobiliteit qua werkzaamheden al snel gaten vallen. Deze worden maximaal door herverdeling van taken opgevangen, voordat een beroep op het inhuurbudget wordt gedaan. Daarmee is de organisatie kwetsbaar geworden. Voor wat betreft de flexibiliteit van de organisatie kan worden opgemerkt dat beperkte capaciteit wordt aangehouden om snel op bestuurlijke vragen in te spelen. De beschikbare capaciteit van de organisatie is ingepland om de dienstverleningsovereenkomsten te realiseren. Daarmee is de organisatie 'volgepland' en is er minder ruimte voor flexibele afspraken. De lijn die afgelopen jaren door bezuinigingen is ingezet, heeft ertoe geleid dat de BEL Combinatie is te typeren als een compacte en daarmee kwetsbare organisatie, die functioneert binnen de financiële mogelijkheden die er zijn. Dit vergt een meer structurele oplossing om de risico's die met een kwetsbare organisatie samenhangen te beperken. Eind 2014 is door het DB aan bureau Seinstra en Van de Laar een onderzoeksopdracht verstrekt over de aansturing van de BEL Combinatie. Dit overeenkomstig een periodieke evaluatie op basis van de gemeenschappelijke regeling. In het tweede kwartaal 2015 worden de resultaten aan het AB aangeboden. Dan wordt met het AB afgestemd welke weg verder wordt ingeslagen.

7

Opleidingsplan Om de kennis en kunde van de medewerkers op peil te houden is hiervoor in de begroting opleidingsbudget opgenomen (€ 295.000). Dit budget is beschikbaar voor de organisatieontwikkeling van de BEL Combinatie, deskundigheidsbevordering van de medewerkers en loopbaanontwikkeling zoals in het arbeidsvoorwaardenbeleid is afgesproken.

3.2 Management van middelen: informatievoorziening De BEL gemeenten en de BEL Combinatie zitten in een beweeglijk speelveld. Het speelveld waarin de BEL Combinatie opereert kenmerkt zich door samenwerkingsverbanden, decentralisaties in het sociale domein en het effectueren van de bezuinigingstaakstellingen. Ook de wijze waarop met de burgers en bedrijven in de gemeenten wordt omgegaan verandert. Van burgers wordt gevraagd actief mee te denken en te doen (participatie). Misschien moet dit proces ook worden omgedraaid en gaat het ook om de wijze waarop de maatschappij met de overheid wil omgaan. In al deze processen speelt de informatievoorziening een belangrijke rol. Informatievoorziening wordt niet meer door technische ontwikkelingen ingegeven, zoals cloud en het gebruik van mobiele devices, maar ook moeten inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen zoals het gebruik van apps en social media. De communicatie tussen inwoners, bedrijven en instellingen vindt daarin sneller haar weg en heeft impact op de manier van communiceren en gegevens uitwisselen tussen de verschillende actoren en belanghebbenden in het publieke domein. Het Rijk dringt ook aan door te stellen dat de overheid in 2017 volledig digitaal moet werken, overigens zonder daar middelen voor ter beschikking te stellen. De informatieplanning van de BEL Combinatie moet dus met vele ontwikkelingen rekening houden. Ten tijde van het opstellen van de begroting is het vormgeven van het informatiseringsbeleid onderdeel van een strategische discussie in het management van de BEL Combinatie. De ontwikkelingen waarmee de BEL- Gemeenten en de BEL Combinatie worden geconfronteerd zullen in het informatieplan in een thematische benadering worden ondergebracht, met aandacht voor:  verandering is een continue factor, maximale flexibiliteit  doorontwikkeling dienstverlening  plaatsen tijdonafhankelijk werken, Het Nieuwe Werken  digitaal samenwerken, papierarm, intern en extern  gebruik van basis- en kern gegevens  implementatie omgevingswet  management informatie  informatiebeveiliging Met het AB worden de plannen, waarmee aan aanvullende middelen € 205.000 is gemoeid, uiterlijk in het derde kwartaal besproken. Voor wat betreft het financieel kader wordt vooralsnog het financieel perspectief van 2015 als uitgangspunt genomen. Daarin is inbegrepen een jaarlijks investeringsbudget van € 250.000. Uitwijk In 2015 is de uitwijkvoorziening van de ICT- infrastructuur gerealiseerd. Daarmee is zowel de continuïteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering gewaarborgd, maar kan ook worden ingespeeld op samenwerkingsscenarios. Daarmee wordt de uitwijk als een strategische investering gezien in de ontwikkeling van de BEL Combinatie en reductie van de risico‟s op het gebied van de dienstverlening en bedrijfsvoering.

8

3.3 Management van middelen: huisvesting1 De BEL Combinatie heeft het onderhoud voor het BEL kantoor Eemnes, de gemeentewerf en de Wijkpost Bijvanck. Voor het onderhoud zijn voorzieningen getroffen op basis van meerjarenonderhoudsplannen. Conform deze plannen wordt rekening gehouden met de dotatie en onttrekking aan de betreffende voorziening Onderhoud BEL kantoor. De gemeente Eemnes is in hetzelfde pand gevestigd als de BEL Combinatie. Hiervoor wordt een servicelastenvergoeding in rekening gebracht.

3.4 Management van middelen: overige middelen De BEL Combinatie koopt een diversiteit aan goederen en diensten in. Te denken is aan gas, water, elektra, telefonie, kantoorbenodigdheden en diensten van derden. Op het gebied van inkoop- en aanbesteding wordt steeds meer ervaring opgedaan. Daarbij wordt ook gewerkt met het toepassen van een contractenregister en inkoopkalender. Budgethouders hebben meerdere instrumenten beschikbaar om te sturen op expiratiedata en budgetbeheersing. In de begroting is de ingeschatte inflatie van 1,25% op basis van de prognose van het Centraal Planbureau opgevangen (€ 40.990).

3.5 Management van processen De processen van de BEL Combinatie zijn gericht op het realiseren van de dienstverleningsovereenkomst. Dit zijn de primaire processen. De ondersteunende processen zijn gericht op het faciliteren van de organisatie. Het planning en controlproces is erop gericht om de begrotingen, tussenrapportages en jaarrekening op te stellen. Daarmee wordt invulling gegeven aan het besturende proces. Dit proces omvat ook het kwaliteitssysteem van de BEL Combinatie, inclusief de in 2016 uit te voeren audits en interne controles. Op basis van de jaarrekeningcontrole van 2014 is door de accountant een positief beeld gegeven van de beheersmaatregelen in de BEL Combinatie. Lokale heffingen2 Met ingang van 1 januari 2008 zijn de taken voor het opleggen van de lokale heffingen gemandateerd aan de BEL Combinatie. Verantwoording en verwerking van deze baten vindt rechtstreeks plaats in de administratie van de betreffende gemeente. Verbonden partijen3 Er is geen sprake van partijen waarmee de BEL Combinatie zich privaat- of publiekrechtelijk verbonden heeft én waar de BEL Combinatie een bestuurlijk én een financieel belang in heeft. Grondbeleid4 Met ingang van 1 januari 2008 zijn deze taken op het gebied van het grondbeleid van de gemeenten gemandateerd aan de BEL Combinatie. Verantwoording van de hieraan gerelateerde baten en lasten vindt rechtstreeks plaats in de administratie van de betreffende gemeente.

1

Deze tekst dient als invulling van de verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Deze tekst dient als invulling van de verplichte paragraaf lokale heffingen. Deze is voor de BEL Combinatie niet van toepassing. 3 Deze tekst dient als invulling van de verplichte paragraaf verbonden partijen. Deze is voor de BEL Combinatie niet van toepassing. 4 Deze tekst dient als invulling van de verplichte paragraaf grond. Deze is voor de BEL Combinatie niet van toepassing. 2

9

4. Paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing In deze paragraaf staat de vraag centraal in hoeverre de BEL Combinatie in staat is om al dan niet structurele financiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande dienstverlening. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit – zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken – en de risico‟s die niet op een andere wijze zijn ondervangen. Het minimaal aan te houden weerstandsvermogen is afhankelijk van de grootte van de gemeente, de te onderkennen financiële risico‟s en het reserve- en voorzieningenbeleid (BBV, artikel 11). Beschikbare weerstandsvermogen De beschikbare weerstandscapaciteit van de BEL Combinatie is nihil. De BEL Combinatie valt daarmee terug op de bepalingen in de gemeenschappelijke regeling dat de gemeenten de BEL Combinatie in staat stellen om aan haar verplichtingen te voldoen. Daarmee is vooralsnog voldoende waarborg voor de beschikbaarheid van weerstandsvermogen voor de BEL Combinatie. Aan het AB wordt in 2015 een voorstel voorgelegd over de gewenste omvang van de bedrijfsreserve van de BEL Combinatie teneinde in een adequaat weerstandsvermogen te voorzien. Benodigde weerstandsvermogen Voor het benodigde weerstandsvermogen worden de navolgende ontwikkelingen weergegeven. Financiële effecten gemeenschappelijke regeling De deelnemende gemeenten in de gemeenschappelijke regeling zijn voor 6 jaar deelnemer aan deze regeling. Tussentijds uitstappen kan op basis van de afspraken in de GR. Ontwikkeling BEL Model Het DB en AB zijn in gesprek over de ontwikkeling van het BEL Model. Onderdeel van dit traject is ook de voorziening in de benodigde middelen voor dit traject. Vooralsnog is het benodigde weerstandsvermogen ingeschat op € PM. Flexibele schil op het gebied van personele capaciteit Voor uitval van medewerkers of inzet van tijdelijke overbrugging van vacatures is in de begroting rekening gehouden met een budget van € 637.000 voor vervangende inhuur. Continuïteit dienstverlening en bedrijfsuitoefening Uitval van ICT betekent dat de dienstverlening van de BEL Combinatie niet meer kan worden aangeboden en de bedrijfsvoering stagneert. Momenteel wordt geïnvesteerd in een uitwijkvoorziening om dit risico te beperken. Doorwerking Cao gemeenten 2016 e.v. In december 2015 verloopt de Cao die in juli 2014 is afgesloten. De onderhandelingen tussen de bonden en het college van Arbeidszaken hierover zijn nog niet gestart, zodat de gevolgen van een nieuwe CAO op dit moment niet duidelijk zijn. Afgelopen jaren is steeds een percentage van ca. 2,4% gehanteerd. In de begroting is dan ook een nullijn gehanteerd. In de risicoparagraaf is met een percentage van 2,4% rekening gehouden (€ 252.000). Overige werkgeverslasten (ZVW, Whk WGA/ZW) Door invoering van de wet Modernisering ziektekosten worden de uitvoeringslasten van de ZW verschoven van de overheid naar de werkgever in de vorm van de premie Werkhervattingskas (Whk). Naast deze premie is in de Whk ook de premie voor de WGA verdiscon-

10

teerd. Deze premies zijn gebaseerd op een nominaal en een procentueel deel, afhankelijk van de instroom vanuit de werkgever. Het nominale deel van de premies wordt bepaald door de instroom vanuit de gehele sector, waarvan de omvang nog niet bekend is. De invloed op de premie is dan ook nog niet in te schatten. Om die reden wordt voorgesteld om de indexering op 0% te stellen en deze ontwikkeling in de risicoparagraaf aan te geven (€ PM). Pensioenpremie Vanaf 2015 gelden nieuwe regels voor pensioenfondsen. Die moeten zorgen voor stabielere pensioenen en meer transparantie. Deze regels schrijven een nieuwe methode voor om de financiële positie te bepalen. Alle pensioenfondsen moeten vanaf 2015 gebruikmaken van de zogenaamde „beleidsdekkingsgraad‟. Dit is het gemiddelde van de laatste twaalf dekkingsgraden. Door de nieuwe regels vanaf 2015 vervalt het oude herstelplan voor het ABP. Vanwege de financiële situatie bij het ABP dient deze voor juli 2015 een nieuw plan in te dienen bij de toezichthouder (De Nederlandsche Bank). Wanneer de dekkingsgraad laag blijft, is de verwachting dat de pensioenpremies gelijk blijven of stijgen. In de begroting is dan ook nog uitgegaan van een indexering van de premie van 0%. In de risicoparagraaf wordt rekening gehouden met een bedrag van € 52.440. Functiewaardering Het FUWA-traject loopt voor een aantal bestaande en nieuwe functies. Het effect hiervan op de salarislasten is op dit moment nog niet in te schatten. Volledigheidshalve wordt deze ontwikkeling dan ook als € PM in de risicoparagraaf opgenomen. Werkkostenregeling De uitvoering van de werkkostenregeling is in de begroting verwerkt. Op basis van een evaluatie eind 2015 zal blijken of deze regeling inderdaad budgettair neutraal is ingevoerd. Vooralsnog is het risicoprofiel € 0. Informatiebeveliging Het „Beleidsplan Informatiebeveiliging‟ is in juli 2014 door het DB en de Colleges vastgesteld. Dit plan is een eerste aanzet voor het nemen en inregelen van maatregelen die leiden tot aanvaardbare en beheersbare risico‟s rondom informatieveiligheid. Informatiebeveiliging is meer dan ICT, computers en automatisering en gaat ook om houding en gedrag van medewerkers en de werkprocessen. De randvoorwaarden worden nog expliciet gemaakt en moeten in 2015 worden ingevuld. Deze randvoorwaarden betreffen ondermeer ca. 0,5 fte (€ 40.000) voor de chief information security officer (Ciso). Daarom is de uitwerking van deze randvoorwaarden in de risicoparagraaf aangegeven (€ PM). Vennootschapsbelasting Vanaf 2016 moeten gemeenten en samenwerkingsverbanden vennootschapsbelasting gaan betalen over de winst die zij maken met ondernemingsactiviteiten. De BEL Combinatie voert voor de gemeenten een diversiteit aan activiteiten uit. De verwachte effecten worden in 2015 in kaart gebracht, zodat dan ook passende maatregelen worden genomen. Vooralsnog is deze ontwikkeling in de risicoparagraaf van de BEL Combinatie opgenomen. Ratio weerstandsvermogen Ten tijde van het opstellen van de begroting is een advies in de maak voor de omvang van de bedrijfsreserve van de BEL Combinatie. Uitgangspunt is een ratio die voldoende is, met andere woorden het beschikbare weerstandsvermogen is voldoende voor het benodigde weerstandsvermogen. De omvang van het beschikbare weerstandsvermogen dient in samenhang met de risicoparagraaf van de gemeenten te worden bezien.

11

5. Paragraaf financiering In het treasurystatuut staat beschreven hoe de BEL Combinatie met beleggingen en leningen omgaat. Beleid hiervoor is vastgelegd in de verordeningen 212 en 213 en het treasurystatuut. De belangrijkste doelstellingen zijn: - het beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico‟s - het aantrekken van gelden tegen zo laag mogelijke kosten en aanvaardbare condities - het optimaliseren van het renteresultaat. Financieringsbehoefte In 2015 zijn nog geen nieuwe langlopende leningen aangetrokken. De tijdelijke financieringsbehoefte die er soms is, wordt ingevuld door middel van rekening courant en/of kasgeldleningen. Gezien het relatief lage investeringsvolume wordt niet verwacht dat de BEL Combinatie in 2016 langlopende leningen moet aantrekken. Bij de renterisiconorm is dit ook het uitgangspunt geweest. Voor verdere informatie zijn de volgende bijlagen opgenomen:  Specificatie leningen in portefeuille  Renterisiconorm  Kasgeldlimiet Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet heeft tot doel de renterisico‟s op kortlopende (opgenomen) geldleningen te beperken. Jaarlijks wordt door het ministerie aangegeven, welk bedrag een gemeente mag financieren met kortlopende geldleningen: de kasgeldlimiet. Het betreft een percentage (8,5%) van het totaal van de begroting. Voor de BEL Combinatie is dat € 1,5 miljoen euro. Overschrijding van de kasgeldlimiet is niet aan de orde. Renterisiconorm Om ongewenste financiële gevolgen van rentewijzigingen te beperken wordt door het ministerie ook jaarlijks een renterisiconorm aangegeven. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal (circa € 3,5 miljoen). Dit is het maximale bedrag van de totale vaste schuld (minus verstrekte leningen) waarvan de rente herzien mag worden in het lopende jaar. De uitkomst wordt hiervan niet overschreden. Risicobeheer beleggingen De BEL Combinatie heeft geen beleggingen. Leningenportefeuille De leningenportefeuille ten tijde van het opstellen van de begroting is onderstaand aangegeven. In de laatste kolom wordt de beginpositie voor 2016 weergegeven. Staat E Leningbedrag

2015 Omschrijving


Looptijd

40 10 10

laatste aflossing

Rente

1-4-2048 17-1-2018 2-7-2019

4,755% 4,18% 3,83%

Stand per 01/01

14.450.000,00 1.000.000,00 1.500.000,00 16.950.000,00


Aflossing

425.000,00 250.000,00 300.000,00 975.000,00

Stand per 31/12

14.025.000,00 750.000,00 1.200.000,00 15.975.000,00

12

6. Overzicht van baten en lasten

Cat.

Omschrijving

werkelijk

begroot

begroot

begroot

begroot

begroot

2014

2015

2016

2017

2018

2019

Lasten 1.0

Salarissen

9.778.857

10.487.744

10.487.744

10.487.744

10.487.744

10.487.744

2.0


2.092.010

2.370.500

2.186.812

2.083.113

1.906.909

1.898.884

3.0

Personeel van derden

2.230.940

637.000

637.000

637.000

637.000

637.000

3.1

Energie

3.3

Duurzame goederen

3.4


3.346.362

3.279.083

3.279.083

3.279.083

3.279.083

3.279.083

6.0

Dotatie voorzieningen

568.933

80.000

79.000

79.000

79.000

79.000

18.230.094

16.854.327

16.669.639

16.565.940

16.389.736

16.381.711

Totaal lasten

186.212 26.780

Baten 2.1

Ontvangen rente

3.0


3.2

Huren en pachten

3.3

Duurzame goederen

3.4


3.4

Verrekening gemeenten

4.2


6.0

9 87.578

44.600

44.600

44.600

44.600

44.600

135.991

120.000

120.000

120.000

120.000

120.000

5.346 736.949

192.000

192.000

192.000

192.000

192.000

15.724.183

15.605.183

15.553.940

15.553.266

15.490.653

15.490.653

437.150

423.000

423.000

423.000

423.000

423.000

Totaal baten

17.127.206

16.384.783

16.333.540

16.332.866

16.270.253

16.270.253


-1.102.888

-469.544

-336.098

-233.074

-119.483

-111.458


679.743

469.544

336.098

233.074

119.483

111.458

-423.145

0

0

0

0

0

Saldo na bestemming

Het verschil in de begroting van 2016 ten opzichte van de bestedingen in 2014 is met name gelegen in de hoge inhuur in dit jaar. Voor 2016 en verder wordt de beleidslijn zoals deze in 2015 is ingezet verder gerealiseerd. Dit zien we ondermeer terug in de lasten voor personeel. Verder is de daling van de kapitaallasten (rente en afschrijvingen) verwerkt in de gemeentelijke bijdrage. Navolgend wordt specifiek op de posten in de begroting ingegaan. De gehanteerde nummering komt overeen met deze zoals in het overzicht is opgenomen.

13

Lasten 1.0 Salarissen Personeelslasten De totale formatie van de BEL Combinatie bedraagt voor 2016 (naar verwachting) gemiddeld 169 fte. In deze formatie zijn de effecten van de Sunrise Review verwerkt. De ontwikkelingen binnen het sociale domein worden op projectmatige wijze verwerkt. Bij de oprichting van de BEL Combinatie is rekening gehouden met een hogere inschaling van medewerkers van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren dan in het functieboek opgenomen. Om deze kosten op te vangen door de gemeenten bij de oprichting van de BEL Combinatie éénmalig een bedrag beschikbaar gesteld om de kosten gedurende een periode van zeven jaar te financieren. De gedachte was dat door mobiliteit of demotie de kosten konden worden afgebouwd. Na afloop van bovengenoemde zeven jaar komen de extra lasten als gevolg van hogere inschaling ten laste van de exploitatie. De aanname achter de afkoopregeling is derhalve niet gerealiseerd. De afgelopen jaren heeft één medewerker op eigen initiatief demotie aangevraagd en is in onderling overleg een dienstverband beëindigd. In 2015 is de laatste onttrekkingsmogelijkheid gebruikt. Vanaf 2016 zijn de kosten structureel in de begroting verwerkt (€ 80.000). In het vooroverleg met de gemeenten over de begroting is door hen aangegeven deze kosten niet te accepteren in de verrekening van de dienstverleningsovereenkomst. Het salarisbudget 2016 bedraagt € 10,5 miljoen. Cao, pensioenpremie en overige werkgeverslasten (ZVW, Whk WGA/ZW) Op de verwerking van de kosten die met de Cao, pensioenpremie en overige werkgeverslasten (ZVW, Whk WGA/ZW) samenhangen is reeds in de risicoparagraaf ingegaan. FPU

De salariskosten worden geraamd op basis van de werkelijke inschaling. Naast de reguliere salarislasten werd bij het bepalen van de personele lasten ook rekening gehouden met de FPU-verplichtingen. Per januari 2015 is het FPU-overgangsrecht komen te vervallen vanwege het aflopen van deze regeling. Derhalve worden deze verplichtingen niet meegenomen voor de begroting 2016. Voor zover deze lasten een relatie met de gemeenten hebben, worden deze verrekend. Werkkostenregeling

De uitvoering van de werkkostenregeling is in de begroting verwerkt. Op basis van een evaluatie eind 2015 zal blijken of deze regeling inderdaad budgettair neutraal is ingevoerd. Functiewaardering

Het FUWA-traject loopt voor een aantal bestaande en nieuwe functies. Het effect hiervan op de salarislasten is op dit moment nog niet in te schatten. Deze ontwikkeling wordt in de risicoparagraaf aangegeven. 2.0 Rente en afschrijvingen Voor het nieuwe BEL kantoor, bouwen grondkosten, wordt een rentepercentage van 4,755% doorberekend. Dit percentage is gelijk aan de aangetrokken lening van de BNG om de nieuwbouw te financieren. Aan de overige investeringen wordt in 2016 een rente percentage van 4% doorberekend.

14

Kapitaallasten 2015 - 2019 2015

2016

2017

2018

2019

Huisvesting

afschrijving rente kap lasten ruimte t.b.v. nieuwe inv. totaal kapitaallasten boekwaarde

321.271 699.276 1.020.547 1.020.547 14.405.005

312.531 684.258 996.789 996.789 14.092.474

312.531 669.590 982.121 982.121 13.779.943

302.863 654.922 957.785 957.785 13.477.080

302.863 539.083 841.946 115.839 957.785 13.477.080

Automatisering


988.272 74.465 1.062.737 1.062.737 2.108.322

831.381 60.961 892.342 892.342 1.776.941

737.963 46.294 784.257 784.257 1.288.977

575.144 40.954 616.098 616.098 713.834

567.119 28.553 595.672 12.401 608.073 713.834

Werf, tractie


141.216 63.132 204.348 204.348 1.537.089

152.186 65.484 217.670 217.670 1.784.903

172.186 67.396 239.582 239.582 1.812.716

190.222 68.509 258.731 258.731 1.622.494

190.222 64.900 255.122 3.609 258.731 1.622.494

Facilitair


71.438 11.430 82.868 82.868 214.313

71.438 8.573 80.011 80.011 142.875

71.438 5.715 77.153 77.153 71.438

71.438 2.858 74.296 74.296 0

0 0 0 74.296 74.296 0

Totaal


1.522.197 848.303 2.370.500 2.370.500 18.264.729

1.367.536 819.276 2.186.812 2.186.812 17.797.193

1.294.118 788.995 2.083.113 2.083.113 16.953.075

1.139.666 767.243 1.906.909 1.906.909 15.813.408

1.060.204 632.536 1.692.740 206.145 1.898.885 15.813.408

Meerjarig ontstaat ten aanzien van de kapitaallasten het volgende beeld: Kapitaallasten Totaal Onttr. reserve kap.ln. Netto kapitaallasten

2015 € 2.370.500 - € 389.439 € 1.981.061

2016 € 2.186.811 - € 336.098 € 1.850.713

2017 € 2.083.113 - € 233.074 € 1.850.039

2018 € 1.906.909 - € 119.483 € 1.787.426

2019 € 1.898.884 - € 111.458 € 1.787.426

3.0 Personeel van derden Gestreefd wordt naar een meer „flexibele‟ formatie, zodat beter en sneller geanticipeerd kan worden op (wijzigingen in) de gevraagde dienstverlening door de opdrachtgevers (gemeenten). Daarnaast heeft de BEL Combinatie te maken met personeelsverloop, moeilijk vervulbare vacatures en langdurig ziekteverzuim. In 2016 is het inhuurbudget vastgesteld op circa 6% van de loonsom, hetgeen neerkomt op een regulier inhuurbudget van € 637.000. 3.4 Goederen en Diensten Dit betreft diverse externe uitgaven welke in het kader van de bedrijfsvoering van de BEL Combinatie worden gemaakt. Onder de 3.4 uitgaven zijn ook de woon-werk vergoedingen voor personeel geraamd. De verwachting is dat de inflatie de komende periode laag zal blijven. Na het faillissement van ENVO, het bedrijf dat het BEL-gebouw beheerde, was nog een aantal noodzakelijke voorzieningen te realiseren (stabiliseren en optimaliseren Warmte Koude Opslag). Gepoogd is nog om deze kosten te verhalen. Door deze kosten te maken kan de komende jaren jaarlijks een besparing van € 20.000 worden gerealiseerd op de energiekosten. Deze besparing is aangewend om de inflatie in de begroting te compenseren.

15

6.0 Dotatie voorzieningen De stortingen in de onderhoudsvoorzieningen BEL kantoor, Werf en Wijkpost Bijvanck bedragen respectievelijk € 55.000, € 20.000 en € 4.000. Een en ander is gebaseerd op de aanwezige meerjarenonderhoudsplannen (MOP) voor de drie gebouwen. 6.2 Doorbelastingen De totale kosten van de BEL Combinatie worden aan gemeenten doorbelast naar de producten van de drie gemeenten. De algemene en indirecte kosten (= overhead kosten) van de BEL Combinatie worden doorberekend naar de teams.

Baten 3.0 Vergoeding voor personeel Van de gemeenten Laren en Blaricum wordt jaarlijks een “vergoeding uitloopschalen” ontvangen van circa € 22.000. Deze bijdrage betreft personeelsleden van de BEL Combinatie, die eerder werkzaam waren bij deze gemeenten, die in een uitloopschaal zijn ingeschaald. Deze inschaling is hoger dan op basis van het huidig functieboek van de BEL Combinatie. Bij het ontstaan van de BEL Combinatie is afgesproken dat deze (meer)kosten door de BEL Combinatie jaarlijks in rekening mogen worden gebracht. Voorts wordt een vergoeding van € 23.000 ontvangen inzake werkzaamheden verricht door de medewerker Kunst. 3.2 Huren en pachten Een deel van de totale huisvestingskosten van het BEL kantoor wordt door de BEL Combinatie in de vorm van een vergoeding voor servicekosten doorberekend aan de gemeente Eemnes. De doorbelasting aan de gemeente Eemnes is op basis van oppervlaktegebruik en bedraagt in 2016 op voorschotbasis € 120.000. 3.4 Goederen en diensten Voor het faciliteren van de automatiseringswerkplekken van de bestuurstaven worden per werkplek de kosten aan de afzonderlijke gemeente in rekening gebracht. In totaliteit bedraagt de vergoeding € 150.000 (€ 50.000 per gemeente). Het overige onder „goederen en diensten‟ begrote bedrag van € 44.000 bestaat uit de volgende posten: - opbrengst bedrijfskantine € 22.000 - bijdrage gemeenten t.b.v. het openhouden van de kantine € 20.000 € 42.000 3.4 Verrekening gemeenten Voor de bepaling van de tarieven en verrekening van de kosten gelden de door het bestuur vastgestelde uitgangspunten. Voor 2016 wordt vooralsnog uitgegaan van een verdeling van de kosten naar rato van de DVO-percentages zoals in de begroting voor 2015 is opgenomen (Blaricum 33%, Eemnes 29% en Laren 38%). De bijdragen voor de dienstverleningsovereenkomst 2016 zijn: Blaricum: € 5.152.768 ( 33%) Eemnes: € 4.516.344 ( 29%) Laren: € 5.884.828 ( 38%) € 15.553.940 (100,0%) Aan de gemeenten worden, los van de Dienstverleningsovereenkomst, ook nog met betrekking tot een aantal andere posten bedragen in rekening gebracht. Hieronder per gemeente het (meerjarig) totaalbeeld:

16

Blaricum 2015 Dienstverleningsovereenkomst Vergoeding werkplekken Informatieplan struct. lasten (*) Informatieplan investering (**) Inhuur medewerker kunst Vergoeding uitloopschalen Totaal

5.169.744 50.000 134.300 PM 9.000 7.000 5.370.044

2016 5.152.768 50.000 134.300 PM 9.000 7.000 5.353.069

2017 5.152.545 50.000 134.300 PM 9.000 7.000 5.352.845

2018 5.131.802 50.000 134.300 PM 9.000 7.000 5.332.102

2019 5.131.802 50.000 134.300 PM 9.000 7.000 5.332.102

Eemnes 2015 Dienstverleningsovereenkomst Vergoeding werkplekken Vergoeding servicelasten Informatieplan struct. lasten (*) Informatieplan investering (**) Inhuur medewerker kunst Totaal

4.531.223 50.000 120.000 112.970 0 4.500 4.818.693

2016 4.516.344 50.000 120.000 12.970 0 4.500 4.703.814

2017 4.516.148 50.000 120.000 112.970 0 4.500 4.803.618

2018

2019

4.497.967 50.000 120.000 112.970 0 4.500 4.785.437

4.497.967 50.000 120.000 112.970 0 4.500 4.785.437

2018

2019

Laren 2015 Dienstverleningsovereenkomst Vergoeding werkplekken Informatieplan struct. lasten (*) Informatieplan investering (**) Inhuur medewerker kunst Vergoeding uitloopschalen Totaal

5.904.216 50.000 147.730 PM 9.000 14.600 6.125.546

2016 5.884.828 50.000 147.730 PM 9.000 14.600 6.106.158

2017 5.884.573 50.000 147.730 PM 9.000 14.600 6.105.903

5.860.884 50.000 147.730

5.860.884 50.000 147.730

PM

PM

9.000 14.600 6.082.214

9.000 14.600 6.082.214

(*) de gepresenteerde structurele lasten betreffen de bedragen inzake het informatieplan 2010-2013.

4.2 Inkomensoverdrachten Onder de post inkomensoverdrachten zijn opgenomen de van de gemeenten te ontvangen bijdrage inzake het informatieplan ad € 395.000 en de te ontvangen opbrengst in verband met WOZ taxaties ad € 28.000. 6.0 Reserveringen Uit de reserve dekking kapitaallasten wordt in 2016 een bedrag van € 336.098 onttrokken. Dit bedrag is bedoeld ter dekking van uit het informatieplan 2010-2013 voortvloeiende kapitaallasten. Incidentele baten en lasten Zowel in de begrote baten als de begrote lasten zijn geen posten met een incidenteel karakter opgenomen. In eerdere jaren was sprake van incidentele middelen uit het transitiebudget, vanaf 2011 is dit niet meer aan de orde. Daarnaast hebben gemeenten incidentele middelen beschikbaar gesteld in het kader van het informatieplan. Gezien de systematiek van de reserve dekking kapitaallasten beïnvloeden deze geldstromen het begrotingsbeeld niet.

17

Bijlage A. Financiële uitgangspunten begroting 2016 Financiële uitgangspunten 2016 Algemeen Uitgangspunt voor de begroting 2016 is de jaarschijf 2016 in de primaire begroting 2015, omdat ten tijde van het opstellen van de begroting 2015 de 1e begrotingswijziging 2015 nog niet was opgesteld (en vastgesteld). De kapitaallasten zijn in de jaarschijf 2016 (e.v.) desondanks wél herzien ten opzichte van de primaire begroting 2015. Bovendien zijn de mutaties in de reserves en voorzieningen geactualiseerd op basis van de meest recente gegevens.

Personeelslasten De totale formatie van de BEL Combinatie bedraagt voor 2016 (naar verwachting) gemiddeld 169 fte. In deze formatie zijn de effecten van de Sunrise Review verwerkt. De ontwikkelingen binnen het sociale domein worden op projectmatige wijze verwerkt. De salariskosten worden geraamd op basis van de werkelijke inschaling. Naast de salariskosten wordt bij het bepalen van de personele lasten ook rekening gehouden met de FPU-verplichtingen. Conform afspraak komen de kosten van deze verplichtingen naar rato van het dienstverband ten laste van de BEL Combinatie en de betreffende gemeente. CAO Op 15 juli 2014 hebben de onderhandelingsdelegatie van het College voor Arbeidszaken (CvA) en de vertegenwoordigers van de bonden van overheidspersoneel een principeakkoord bereikt over een nieuwe CAO gemeenten 2013-2015. De CAO voor gemeenten verloopt in december 2015. Nieuwe onderhandelingen tussen de bonden en het college van Arbeidszaken zijn nog niet gestart. De gevolgen van een nieuwe CAO zijn op dit moment dus niet duidelijk. De afgelopen jaren is steeds een percentage van ca. 2,4% gehanteerd. Vanwege de beschikbare financiële middelen is in 2015 uitgegaan van 0%. Om die reden stellen wij voor als uitgangspunt de nullijn te hanteren en met een percentage van 2,4% in de risicoparagraaf rekening te houden.

Pensioenpremie Vanaf 2015 gelden nieuwe regels voor pensioenfondsen. Die moeten zorgen voor stabielere pensioenen en meer transparantie. Deze regels schrijven een nieuwe methode voor om de financiële positie te bepalen. Alle pensioenfondsen moeten vanaf 2015 gebruikmaken van de zogenaamde „beleidsdekkingsgraad‟. Dit is het gemiddelde van de laatste twaalf dekkingsgraden. De beleidsdekkingsgraad per 31 januari 2014 was 104,7%. Door de nieuwe regels die vanaf 2015 gelden vervalt het oude herstelplan voor het ABP. Vanwege de financiële situatie bij het ABP dient deze voor 1-7-2015 een nieuw plan in te dienen bij de toezichthouder (De Nederlandsche Bank). Wanneer de dekkingsgraad laag blijft, is de verwachting dat de pensioenpremies gelijk blijven of stijgen. Daarnaast is de uitwerking van het herstelplan nog niet bekend. Wij stellen voor om de indexering van het onderdeel pensioenpremie voor de begroting/kadernota 2016 vooralsnog op 0% te stellen.

Overige werkgeverslasten (ZVW, Whk WGA/ZW) Door invoering van de wet Modernisering ziektekosten worden de uitvoeringslasten van de ZW verschoven van de overheid naar de werkgever in de vorm van de premie Werkhervattingskas (Whk). Naast premie voor de ZW is in de Whk ook de premie voor de WGA verdisconteerd. Deze premies zijn gebaseerd op een nominaal deel en een procentueel deel, afhankelijk van de instroom vanuit de werkgever. Vanwege instroom in de WGA in 2013

18

(peiljaar) is in 2015 het procentuele deel gestegen. In 2014 (peiljaar) is voor zover bekend geen instroom geweest, dus dit heeft geen invloed op het procentuele deel in 2016. Het nominale deel van de premies wordt bepaald door de instroom vanuit de gehele sector. Hoe hoog deze instroom is geweest in 2014 is nog niet bekend. De invloed op de premie is nu nog niet in te schatten; wij adviseren daarom de indexering op 0,0% te stellen en deze ontwikkeling in de risicoparagraaf aan te geven.

Indexering De inflatie over 2014 bedroeg circa 1,0% op basis van de consumentenprijsindex. In 2014 en 2015 is vanwege de financiële situatie van de BEL Combinatie uitgegaan van een indexatie van 0%. Het CPB gaf in deze jaren respectievelijk 2,9% en 2,5% aan. Op basis van gegevens van het CBS is de inflatie voor de vijfde keer op rij uitgekomen onder de 1%. Sinds begin 2014 ligt de inflatie op een relatief laag niveau, gemiddeld kwam de inflatie van de eerste drie kwartalen van 2014 uit op 1%. De verwachting is dat de inflatie de komende periode laag zal blijven. In de huidige prognose wordt rekening gehouden met de prognose van het Centraal Planbureau. Voorlopig gaan wij bij het opstellen van de begroting 2016 uit van een inflatiepercentage van 1,25%.

Werkkostenregeling De werkkostenregeling is ingevoerd per 1 januari 2015. In 2015 zal geëvalueerd worden of deze regeling inderdaad budgettair neutraal is ingevoerd. Nagegaan zal worden of besparingen nodig zijn. In 2015 zullen de arbeidsvoorwaardelijke regelingen nogmaals tegen het licht gehouden worden en, indien noodzakelijk, worden aangepast. Op basis van de berekende effecten uit 2014 is, binnen de mogelijkheden die de werkkostenregeling biedt, compensatie binnen de BEL Combinatie mogelijk.

Functiewaardering Het FUWA-traject loopt voor een aantal bestaande en nieuwe functies. Het effect hiervan op de salarislasten is op dit moment nog niet in te schatten. Deze ontwikkeling wordt in de risicoparagraaf aangegeven.

Vennootschapsbelasting 2016 Vanaf 2016 moeten gemeenten en samenwerkingsverbanden vennootschapsbelasting gaan betalen over de winst die zij maken met ondernemingsactiviteiten. De BEL Combinatie voert een diversiteit aan activiteiten uit. Op dit moment wordt er een inventarisatie gemaakt van activiteiten die mogelijk onder de vennootschapsbelasting vallen. De inventarisatie zal in de loop van 2015 afgerond zijn.

Rente en afschrijvingen Voor het nieuwe BEL kantoor, bouwen grondkosten, wordt een rentepercentage van 4,755% doorberekend. Dit percentage is gelijk aan de aangetrokken lening van de BNG om de nieuwbouw te financieren. Aan de overige investeringen wordt in 2015 een rente percentage van 4% doorberekend. Afschrijvingen zijn conform de waarderingsgrondslagen die de BEL Combinatie in de jaarrekening heeft aangegeven.

19

Bijlage B. Diversen 1. Investeringsoverzicht Meerjaren investeringen BEL Combinatie begroting 2016 – 2019 2016 Informatieplan 2016 Stelpost vervangen hard- en software Vervangen tractiemiddelen

PM 250.000 200.000

2017 Informatieplan 2017 Stelpost vervangen hard- en software Vervangen tractiemiddelen

PM 250.000 200.000


PM 250.000 200.000


PM 250.000 200.000

20

2. Reserve Algemene Bedrijfsvoering Naam

Algemene bedrijfsreserve

Prestatiedoelstelling Opvangen financiële risico‟s. Doel

In het AB van 3 maart 2011 is de notitie verrekensystematiek vastgesteld. Hierin is opgenomen dat positieve jaarrekeningsaldi in eerste instantie in de Algemene bedrijfsreserve worden gestort, tot het maximumplafond van 5% van de omzet is bereikt. De Algemene bedrijfsreserve vormt het financieel weerstandsvermogen voor het opvangen van financiële risico‟s en onvoorziene ontwikkelingen in de bedrijfsvoering.

Looptijd

Ingesteld op 01-01-2008, doorlopend.

Norm

Maximaal 5% van de omzet van de BEL Combinatie.

Verloop

Momenteel is de bedrijfsreserve nihil.

Toelichting:

De BEL Combinatie valt daarmee terug op de bepalingen in de gemeenschappelijke regeling dat de gemeenten de BEL Combinatie in staat stellen om aan haar verplichtingen te voldoen. Daarmee is vooralsnog voldoende waarborg voor de beschikbaarheid van weerstandsvermogen voor de BEL Combinatie. Aan het AB wordt in 2015 een voorstel voorgelegd over de gewenste omvang van de bedrijfsreserve van de BEL Combinatie teneinde in een adequaat weerstandsvermogen te voorzien.

21

3. Bestemmingsreserve dekking kapitaallasten Naam

Bestemmingsreserve dekking kapitaallasten.

Prestatiedoelstelling Dekking van de uit het informatieplan voortvloeiende kapitaallasten Doel

Zie prestatiedoelstelling

Looptijd

Tot en met 2020

Norm

€ 2.158.000 (totaal investeringsbedrag informatieplan 2010-2013)

Verloop jaar 2015 2016 2017 2018 2019 Toelichting:

stand per 1-1 € 1.189.552 € 800.113 € 464.015 € 230.941 € 111.458

storting € 0 € 0 € 0 € 0 € 0

onttrekking € 389.439 € 336.098 € 233.074 € 119.483 € 111.458

Stand per 31-12 € 800.113 € 464.015 € 230.941 € 111.458 € 0

In september 2010 is door de gemeenteraden het informatieplan 20102013 vastgesteld. In totaal is er een investeringsbedrag van € 2,2 miljoen beschikbaar gesteld. Dit investeringsbedrag is door de gemeenten aan de BEL Combinatie betaald. De kapitaallasten van de investeringen betreffende het informatieplan 2010-2013 worden uit deze reserve onttrokken. Per programma / project worden projectplannen geschreven waarin de projectkosten en investeringen geraamd worden. Naast de incidentele investeringsbedragen zijn ook structurele bedragen beschikbaar gesteld. Voor zover hier reeds structurele verplichtingen voor zijn aangegaan zijn de opbrengsten ook geraamd.

22

4. Voorziening onderhoud werf Naam

Voorziening groot onderhoud werf.

Prestatiedoelstelling Bekostigen van groot onderhoud van de gemeentewerf. Doel

Dekking creëren voor de onderhoudskosten die in de toekomst te verwachten zijn.

Looptijd

Ingesteld op 01-01-2008, looptijd tot 01-01-2036, gelijk met de afschrijvingstermijn van de gemeentewerf.

Norm

maximaal 20% van de aanschafwaarde (maximum € 400.000).

Verloop jaar 2015 2016 2017 2018 2019

stand per 1-1 € 158.954 € 153.318 € 147.016 € 140.030 € 132.342

Toelichting:

€ € € € €

storting 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000

onttrekking € 25.636 € 26.302 € 26.986 € 27.688 € 28.408

€ € € € €

stand per 31-12 153.318 147.016 140.030 132.342 123.934

De voorziening voor groot onderhoud is getroffen om groot onderhoud aan de gemeentewerf te kunnen bekostigen. Voor het onderhoud van de werf dient een onderhoudsplan opgesteld te zijn. Dit onderhoudsplan is recent herzien. De stortingen en onttrekkingen zijn gebaseerd op bovengenoemd onderhoudsplan.

23

5. Voorziening onderhoud BEL kantoor Naam

Voorziening groot onderhoud BEL kantoor te Eemnes.

Prestatiedoelstelling Bekostigen van groot onderhoud van het BEL kantoor te Eemnes. Doel


Looptijd

Ingesteld op 01-01-2009, looptijd tot 01-01-2048, gelijk aan de afschrijvingstermijn van het BEL kantoor.

Norm

maximaal 20% van de aanschafwaarde (maximum € 3.400.000).

Verloop jaar 2015 2016 2017 2018 2019

€ € € € €

stand per 1-1 431.634 466.380 521.680 528.632 461.353

Toelichting

€ € € € €

storting 55.000 55.000 55.000 55.000 55.000

onttrekking € 20.254 € 0 € 47.748 € 122.279 € 11.220

€ € € € €

stand per 31-12 466.380 521.680 528.632 461.353 505.133

De voorziening voor groot onderhoud is getroffen om groot onderhoud aan het BEL kantoor te kunnen bekostigen. Voor het onderhoud van het BEL kantoor dient een onderhoudsplan opgesteld te zijn. Dit onderhoudsplan is recent herzien. De stortingen en onttrekkingen zijn gebaseerd op bovengenoemd onderhoudsplan.

24

6. Voorziening onderhoud Wijkpost Bijvanck

Naam

Voorziening groot onderhoud Wijkpost Bijvanck

Prestatiedoelstelling Bekostigen van groot onderhoud van de Wijkpost Bijvanck. Doel


Looptijd

Ingesteld op 01-01-2011, looptijd tot 01-01-2023, gelijk aan de afschrijvingstermijn van de Wijkpost Bijvanck.

Norm

N.v.t.

Verloop jaar 2015 2016 2017 2018 2019 Toelichting

€ € € € €

stand per 1-1 14.000 12 3.776 7.776 11.441

€ € € € €

storting 11.000 4.000 4.000 4.000 4.000

€ € € € €

onttrekking 24.988 236 0 335 6.680

stand per 31-12 € 12 € 3.776 € 7.776 € 11.441 € 8.761

De voorziening voor groot onderhoud is getroffen om groot onderhoud aan de Wijkpost Bijvanck te kunnen bekostigen. Voor het onderhoud van de Wijkpost dient een onderhoudsplan opgesteld te zijn. Dit onderhoudsplan is recent herzien. De stortingen en onttrekkingen zijn gebaseerd op bovengenoemd onderhoudsplan.

25

7. Specificatie leningenoverzicht Opgenomen leningen: Omschrijving leningen BNG lening 40.103044 BNG lening 40.103347 BNG lening 40.104398 Reguliere aflossingen Vervroegde aflossingen Nieuwe leningen Rente aanpassingen Stand ultimo jaar

Oorspronkelijk lening bedrag € 17.000.000 € 2.500.000 € 3.000.000

Stand 1-1-2016 € 14.025.000 € 750.000 € 1.200.000 € -/- 975.000 € 0 € 0 € 0 € 15.000.000

Rente percentage 4,77 4,18 3,83

4,51

Uitgezette leningen: De BEL Combinatie heeft geen leningen verstrekt.

26

8. Renterisiconorm Tabel renterisiconorm

(x € 1.000)

Renterisico op vaste schuld 1a. Renteherziening op vaste schuld o/g 1b. Renteherziening op vaste schuld u/g 2. Netto renteherziening op vaste schuld 3a. Nieuw aangetrokken vaste schuld o/g 3b. Nieuw verstrekte lange leningen u/g 4. Netto nieuw aangetrokken vaste schuld 5. Betaalde aflossingen 6. Herfinancieringen (laagste van 4 en 5) 7. Renterisico op vaste schuld (2+6)

2015 0 0 0 0 0 0 975 0 0

2016 0 0 0 0 0 0 975 0 0

2017 0 0 0 0 0 0 975 0 0

2018 0 0 0 0 0 0 975 0 0

2019 0 0 0 0 0 0 725 0 0

Renterisiconorm 8. Begrotingstotaal 9. Het bij ministeriele regeling vastgestelde % 10. Renterisiconorm (8x9)

2015 16.900 20%

2016 16.900 20%

2017 16.900 20%

2018 16.900 20%

2019 16.900 20%

3.380

3.380

3.380

3.380

3.380

Toets renterisiconorm 10. Renterisiconorm (8x9) 7. Renterisico op vaste schuld (2+6) 11. Ruimte (+) / Overschrijding (-) (10-7)

2015 3.380 0 3.380

2016 3.380 0 3.380

2017 3.380 0 3.380

2018 3.380 0 3.380

2019 3.380 0 3.380

27

9. Specificatie Kasgeldlimiet

Berekening kasgeldlimiet De kasgeldlimiet moet berekend worden bij aanvang van elk kalenderjaar en bij wijziging van elk percentage 1. Begrotingstotaal 2. Het bij ministeriele regeling vastgestelde % 3. Kasgeldlimiet (1x2)

16.900.000 8,5% 1.436.500

De kasgeldlimiet geeft de grens aan waarvoor over een langere periode korte schulden mogen worden aangegaan. Bij de financiering wordt hiermee rekening gehouden. Op basis van de begroting is het beeld dat er geen extra financiering nodig is en overschrijding van de kasgeldlimiet zich derhalve niet zal voordoen.

28

Bijlage C. Formatieplan BEL Combinatie Organisatieonderdeel Directie Totaal Aanleg en Beheer Afdelingsmanager Buitendienst Openbare Ruimte Totaal RMO Afdelingsmanager Maatschappelijke ontwikkeling Ruimtelijke ontwikkeling Totaal Vergunningverlening en Handhaving Afdelingsmanager Vergunningen Handhaving Totaal

Formatie 2,5 2,5

1,0 33,14 10,27 44,4

1,0 10,7 11,0 22,7

1,0 12,3 10,1 23,37

Publiek Afdelingsmanager Burgerzaken KCC Totaal

1,0 12,4 3,9 17,3

O&O Afdelingsmanager HRM Facilitair Informatiebeheer Communicatie Totaal

1,0 6,19 13,14 5,0 5,5 30,83

C&F Controller van de BEL Combinatie Administratie & Belastingen Heffen en Waarderen Juridisch Control Planning en Control Totaal

1,0 7,7 5,7 5,1 8,3 27,79

Voorzitterschap OR Totaal BEL Combinatie

0,11 169,0

29

3 Reactie AB BEL Combinatie op zienswijzen raden op jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Combinatie

Geachte raadsleden, Bij de behandeling van de jaarrekening van de BEL Combinatie in de raden van Blaricum, Eemnes en Laren heeft u een zienswijze ingebracht en een motie aangenomen. U verwijst in de motie naar het document “Evaluatie debiteuren dossier september 2013 – maart 2015”, opgesteld door het Dagelijks Bestuur van de BEL-Combinatie en goedgekeurd door het Algemeen Bestuur van de BEL-Combinatie, dat onder geheimhouding is verstrekt. U geeft aan kennis te hebben genomen van de passage “De lessen die we getrokken hebben uit dit dossier”, uit het genoemd document. Daarbij maken ze onderscheid tussen “Wat ging er niet goed in het proces?” en “Welke lessen hebben we daaruit getrokken?”. U concludeert dat u “met instemming kennis nemen van de in deze context gepresenteerde analyse, die als zodanig zowel een appreciatie herbergt van de ontwikkeling van het debiteuren dossier, als een aanwijzing hoe herhaling van gepresenteerde fouten in de toekomst kan worden voorkomen in relatie tot wat niet goed is gegaan en, dringen er bij betrokkenen op aan expliciet en publiekelijk kenbaar te maken dat zij deze gang van zaken spijtig en zeer betreurenswaardig vinden. Aldus worden de voorwaarden geschapen die genoemde raden in staat stellen vertrouwen uit te spreken dat adequaat bestuur van de BEL Combinatie in de toekomst kan worden gewaarborgd.” Het voltallige Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur onderschrijven de aangenomen motie en willen middels dit schrijven kenbaar maken dat wij ons terdege bewust zijn van onze verantwoordelijkheid voor de gang van zaken en deze inderdaad spijtig en zeer betreurenswaardig vinden. Juist daarom zetten wij ons graag maximaal in voor een krachtige BEL Combinatie die op haar taken is berust. Op de volgende pagina’s gaan wij graag nog inhoudelijk in op uw zienswijzen op de jaarrekening 2014 en de begroting 2016.

Namens het DB en AB van de BEL Combinatie,

Tijmen Smit

Zienswijzen op jaarrekening 2014:

Blaricum 


Eemnes 







Basics op orde: dit is vooral een (terechte) constatering. Binnen de BEL Combinatie wordt hard gewerkt aan procesverbetering, o.a. door het opstellen van (nieuwe) procesbeschrijvingen en betere (interne) controle op correcte naleving hiervan. Zie wat dat betreft ook de keuze voor versterking van het cluster kwaliteitsadvies (met name belast met beschrijven van processen en IC). Afdeling C&F: de kwetsbaarheid van afdeling C&F wordt benoemd. Ook hier wordt aandacht aan besteed. Er is sinds enkele maanden sprake van een nieuwe werkwijze, voortvloeiend uit de vastgestelde ‘control visie’. De nieuwe manier van werken is recent is geëvalueerd; de uitkomsten én aanbevelingen worden op dit moment gedeeld met DB en AB. Wat betreft het budgetbeheer: er is recent een herziene budgethoudersregeling opgesteld, met name gericht op het beter laten functioneren van het budgetbeheer binnen de BEL Combinatie (inderdaad voor verbetering vatbaar). Inning: het innenproces is (uiteraard!) één van de processen waar nadrukkelijk wordt gewerkt aan verbetering en stroomlijning van het proces. Op dit moment is sprake van versterking van het cluster innen met twee ervaren (externe) specialisten op dit terrein, met name om achterstanden weg te werken en bestanden op te schonen. Het wegwerken van achterstanden en opschonen van de bestanden verloopt conform planning, we zijn inmiddels ‘in control’. Met centraal factureren zal in het derde kwartaal van 2015 worden gestart. Tekort jaarrekening: de BEL Combinatie heeft inderdaad een aanzienlijk deel van het tekort zélf opgevangen. Dit was onder andere mogelijk door een substantieel voordeel op de kapitaallasten. Een deel van dit voordeel hangt samen met vertraging wat betreft de planning van projecten/investeringen. Een deel van het tekort is echter afgedekt door bepaalde budgetten, bijvoorbeeld het opleidingsbudget, in de loop van 2014 te bevriezen. Dergelijke bezuinigingen zijn wat de BEL Combinatie betreft van tijdelijke aard. De BEL Combinatie functioneert beter wanneer er sprake is van een goed en inspirerend personeelsbeleid. In die zin is er nadrukkelijk géén sprake van lucht/ruimte in de begroting voor structurele bezuinigingen. De afgelopen jaren is namelijk al aanzienlijk bezuinigd op diverse budgetten, met als gevolg dat ‘het vlees inmiddels van de botten is’. De op dit moment beschikbare budgetten zijn hard nodig voor een adequate bedrijfsvoering en dienstverlening richting gemeenten. Wat betreft de keuze om géén geld te halen uit de bestemmingsreserves: deze reserves zijn juist in het leven geroepen voor de dekking van de kapitaallasten van de investeringen die zijn gedaan voor de informatisering. Dus deze bedragen zijn ‘gelabeld’. Hier nu (voor een andere bestemming) gelden aan onttrekken lijkt de BEL Combinatie géén verstandige keuze

en geen voorbeeld van een solide financieel beleid. De noodzaak van de betreffende reserves is immers onverminderd aanwezig en de rekening wordt in dat geval naar de toekomst verschoven, hetgeen wat de BEL Combinatie betreft geen verstandige optie is. De accountant zal hier ook niet mee instemmen, immers voor de op dit moment bestaande verplichtingen/risico’s moet conform de BBV verplicht reserveringen worden gevormd. Dit laatste heeft de BEL Combinatie ook gedaan, zodat hier sprake is van een consistent beleid. Wat betreft het weerstandvermogen: dat is op dit moment inderdaad nul. In de begroting 2016 is géén positief resultaat begroot teneinde de Algemene Reserve weer op te bouwen. De BEL Combinatie presenteert een sluitende begroting zonder (a priori) batig saldo. Gezien de krappe budgetten (zie boven) biedt de huidige exploitatie weinig tot geen ruimte voor het genereren van voordelen. Over de wijze waarop de Algemene Reserve wel weer op een acceptabel niveau wordt gebracht zal vanuit de BEL Combinatie in de tweede helft van 2015 een voorstel bij het DB en AB worden ingediend (zie ook de zienswijzen van Eemnes op de begroting 2016).

Laren 


Zienswijzen op begroting 2016:

Blaricum 


Eemnes 



Begroting beleidsluw: hier is door de BEL Combinatie bewust voor gekozen, gezien de recente ontwikkelingen (m.n. rapport Seinstra en Van de Laar). De consequentie is inderdaad dat bepaalde autonome ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld inzake CAO- en pensioenpremie, óók nog niet zijn meegenomen. Dit is wat de BEL Combinatie betreft óók niet ideaal, maar een gevolg van de gemaakte keuze. Door géén nieuwe ontwikkelingen mee te nemen, kan t.z.t. uit het totaal van de ontwikkelingen een goede afweging worden gemaakt (voor zover sprake is van een keuzevrijheid), mede gezien de beschikbare financiële middelen. Dit is ook in lijn met de zienswijze van het AB. Nut vormen bedrijfsreserve: wat de BEL Combinatie betreft heeft een bedrijfsreserve absoluut nut en noodzaak. Juist een (voldoende) Algemene Reserve zorgt er voor dat de BEL

















Combinatie zelf tegenvallers kan opvangen en niet voortdurend bij de gemeenten moet aankloppen. Een voorstel tot het vormen van een voldoende bedrijfsreserve zal vanuit de BEL Combinatie in het tweede deel van 2015 worden aangeboden richting DB en AB, zodat nog geen opmerking wordt geplaatst bij de zienswijze van Eemnes. Ontwikkeling richting regie-organisatie: De BEL Combinatie onderschrijft deze gewenste ontwikkeling, inderdaad juist om de kwetsbaarheid van de organisatie te verminderen. Aan deze omslag wordt inmiddels door het bestuur ook concrete inhoud gegeven, zie bijvoorbeeld de ontwikkelingen binnen het team Openbare Ruimte en de ontwikkeling van het BEL-model. Resultaten onderzoek Seinstra en Van de Laar: Voor de beantwoording van deze vragen wordt verwezen naar het, inmiddels toegezonden, rapport en de bijbehorende advisering namens het DB aan het AB. Rapportage Sunrise Review: Door team HRM van de BEL Combinatie zal een dergelijke rapportage op korte termijn worden opgeleverd. Reflectie op Servicenormen: In het jaarplan van de BEL Combinatie is opgenomen dat de herdefiniëring van de servicenormen van de BEL Combinatie ter besluitvorming aan gemeenteraden wordt aangeboden. Stand van zaken Informatiebeleid: De constatering dat het bedrag € 112.970 moet zijn is correct, dit zal worden aangepast in de begroting 2016. Voor de stand van zaken met betrekking tot het informatiebeleid wordt verwezen naar het (binnenkort vast te stellen) Informatieplan 2015-2018. Onderhoudsvoorzieningen: De componentenbenadering is inderdaad een meer zuivere (maar tevens meer bewerkelijke). Voordeel van het overgaan naar deze methodiek is inderdaad tevens dat de onderhoudsvoorziening kan vrijvallen en nieuwe dotaties niet aan de orde zijn. De diverse ‘componenten’ (bijv. technische installaties) zullen worden geactiveerd, met elk een eigen afschrijvingstermijn. Ook dit is een voorbeeld van een herziening die met name op korte termijn extra budgetruimte creëert (zeker in combinatie met annuïtaire afschrijving). Wat voor de BEL Combinatie een knelpunt zou kunnen zijn, is het feit dat v.w.b. het BEL-kantoor sprake is van een bestaand gebouw. Idealiter wordt een dergelijke keuze gemaakt direct na gereedkomen van een pand. Nadere afstemming met de accountant is wat de BEL Combinatie betreft sowieso noodzakelijk alvorens eventueel voor een andere methodiek te kiezen. De BEL Combinatie staat echter in principe zeker niet onwelwillend tegen deze benadering, want ziet er ook wel degelijk de voordelen van in. De BEL Combinatie komt met een advisering op dit gebied in 2015 of begin 2016. Aanpassing afschrijvingsmethode: In de financiële verordening van de BEL Combinatie wordt uitgegaan van lineaire afschrijving. Een aanpassing naar annuïtaire afschrijving is een stelselwijziging in de afschrijvingsmethodiek, die goed moet worden gemotiveerd. De BEL Combinatie komt met een gewogen voorstel naar het AB waarbij het AB kan besluiten of zij deze methodiek (en wijziging van de verordening) wenst. Herstructurering leningenportefeuille:

Het is correct dat de rentepercentages over bepaalde leningen hoger zijn dan de huidige marktrente. Dit is bepaald door keuzes in het verleden. Echter: hier wordt wel degelijk goed naar gekeken, met name door de treasurer; de ervaring leert echter dat het ‘oversluiten’ naar een aantrekkelijke(r) rente vaak met dusdanige kosten/boete gepaard gaat, dat het zelden echt de moeite waard is. In 2015 onderzoekt de BEL Combinatie elke lening op de mogelijkheid van tussentijdse oversluiting, er wordt echter voorzien dat dit in vrijwel alle gevallen niet mogelijk zal blijken. Laren 


4 RVS zienswijzen gemeente Blaricum inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL

RAADSVOORSTEL nr. 2015-25 Onderwerp Raadsvergadering d.d. Behandeling in RTG d.d. Portefeuillehouder Voorbereid door

: : : : :

De Gemeenteraad van Blaricum

Zienswijze begroting 2016 en jaarrekening 2014 BEL Combinatie 23 juni 2015 9 juni 2015 mw. J.N. de Zwart-Bloch mr. A. Hogendoorn Blaricum, 27 mei 2015

WAT IS HET VOORSTEL? De raad besluit: 1. Ten aanzien van de jaarrekening 2014 kennis te nemen van de verantwoording zoals aangegeven door het Algemeen Bestuur dat zij de gang van zaken rond de kosten van het debiteurendossier betreurt maar er wel begrip voor heeft en als zienswijze in te dienen dat u van het Algemeen Bestuur verwacht dat er maatregelen in de organisatie zijn genomen om de administratieve organisatie rond het debiteurenbeheer te verbeteren. 2. Ten aanzien van de begroting 2016 als zienswijze in te dienen dat het Algemeen Bestuur verzocht wordt zo spoedig mogelijk met voorstellen te komen over: a. de doorontwikkeling van de BEL Combinatie b. het weer op niveau brengen van de bedrijfsreserve van de BEL Combinatie c.


WAAROM LEGT HET COLLEGE DIT VOORSTEL NU VOOR AAN DE RAAD? De BEL Combinatie is de gemeenschappelijke werkorganisatie van Blaricum, Eemnes en Laren. Daartoe is een gemeenschappelijke regeling opgesteld. De raad is het geëigende orgaan om eventueel vóór 1 juli a.s. een zienswijze in te dienen over de financiële verantwoording 2014 en de begroting 2016 van de BEL Combinatie. Deze financiële stukken zijn helaas te laat ingediend. Dat betreuren wij. Wij zullen er bij het Algemeen Bestuur op aandringen om dit voortaan tijdig te doen. WAAR GAAT HET VOORSTEL OVER EN WAT IS DE DOELSTELLING EN HET BEOOGD EFFECT? Jaarrekening 2014 BEL Combinatie Het voorstel is kennis te nemen van de jaarrekening 2014 en de verantwoording van het Algemeen Bestuur. Door het Algemeen Bestuur is aangegeven dat het Dagelijks Bestuur naar eer en geweten heeft gehandeld. Desondanks kan achteraf worden vastgesteld dat niet alles vlekkeloos is verlopen ondanks de enorme inzet die er is geweest. Met name de kostenbewaking had beter gemoeten. Het Algemeen Bestuur betreurt de gang van zaken maar heeft er wel begrip voor. Tevens is het voorstel om als zienswijze in te dienen dat u van het Algemeen Bestuur verwacht dat er maatregelen in de organisatie zijn genomen om de administratieve organisatie rond het debiteurenbeheer te verbeteren. We gaan er vanuit dat de gebeurtenissen rond het Debiteurenbeheer een incident waren die door inmiddels genomen maatregelen zoveel mogelijk worden voorkomen. Begroting 2016 BEL Combinatie De begroting 2016 van de BEL Combinatie heeft vooralsnog een budgettair neutraal effect. Mogelijke stijgingen van salarissen, pensioenpremies en andere werkgeverslasten zijn op nihil gehouden. In de risicoparagraaf zijn wel bedragen daarvoor opgenomen. Ten aanzien van de begroting 2016 kan

verder worden opgemerkt dat het belangrijk is dat het Algemeen Bestuur zo spoedig mogelijk komt met een visie over de doorontwikkeling van de BEL, met name gelet op de kwetsbaarheid van de organisatie en de aansturing door de gemeenten. Het Algemeen Bestuur wordt verzocht daarbij ook aandacht te geven aan de mogelijkheden die de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen biedt en aan de voorstellen die zijn gedaan in het rapport Seinstra van de Laar, dat ziet op de doorontwikkeling van de BEL Combinatie. Een en ander kan betekenen dat wij u in het najaar alsnog een begrotingswijziging voorleggen. WAT IS HET VASTGESTELDE WETTELIJK- EN BELEIDSKADER? De Wet Gemeenschappelijke Regelingen en de Gemeenschappelijke Regeling van de BEL Combinatie. WAT IS HET DUURZAAMHEIDASPECT VAN DIT VOORSTEL? nvt WIE ZIJN BELANGHEBBENDEN EN WAT VOOR GEVOLGEN HEEFT HET VOORSTEL VOOR HEN? nvt WELKE RELATIE HEEFT DIT VOORSTEL MET DE BEL-GEMEENTEN EN DE BEL COMBINATIE? Dit voorstel gaat over de gemeenschappelijke werkorganisatie van de BEL-gemeenten. WELKE FINANCIËLE MIDDELEN ZIJN MET HET BESLUIT GEMOEID? De financiële gevolgen van de vaststelling van de jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie heeft uw raad reeds verwerkt bij de vaststelling van de jaarrekening 2014 van onze gemeente in mei j.l.. WAT ZIJN ALTERNATIEVEN VOOR HET VOORSTEL EN DE CONSEQUENTIES HIERVAN? Geen zienswijze indienen. Daarmee beperkt u uw invloed op de besluitvorming binnen de BEL Combinatie. WELKE AFSPRAKEN MAKEN WE OVER UITVOERING, REALISATIE, COMMUNICATIE EN RAPPORTAGE AAN RAAD EN BELANGHEBBENDEN? Zie het voorstel. BIJLAGEN Jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Combinatie ACHTERLIGGENDE STUKKEN geen Burgemeester en wethouders van Blaricum

mr. A. Hogendoorn secretaris

mevrouw J.N. de Zwart-Bloch burgemeester

pagina 2 van 2

5 RVS zienswijzen gemeente Eemnes inzake begroting BEL 2016

Gemeente Eemnes VOORSTEL GEMEENTERAAD EEMNES Raadsvoorstel nummer

:

2015/39

BABS nummer

:

7492

Presidium d.d.

:

10-06-2015

Ronde/Sessie:

:

Datum Ronde/Sessie:

:

Raadsvergadering d.d.

:

Portefeuillehouder

:

R. van Benthem RA (Eemnes)

Voorbereid door

:

Peter van Dijk, Gemeente Eemnes, toestel: 340

Onderwerp

:

Begroting BEL Combinatie 2016

Voorgesteld besluit

:

De raad besluit een zienswijze in te dienen op de voorliggende begroting.

Bijlagen Voorstel: Voorstel_7492.doc Bijlage: Zienswijze bij begroting BEL Combinatie 2016 Bijlage: Raadsbesluit zienswijze begroting 2016 BEL Combinatie Bijlage: Oplegger begroting 2016 BEL Combinatie Bijlage: Brief aanlevering stukken begroting 2016 BEL Combinatie naar gemeentesecretarissen Bijlage: Begroting BEL Combinatie 2016 tbv zienswijzeprocedure

Pagina 1 van 1

Waarom ligt het voorstel nu voor? De BEL Combinatie heeft de begroting voor 2016 opgesteld. De gemeente wordt in de gelegenheid gesteld een zienswijze hierop te geven. In de voorliggende begroting zijn geen nieuwe ontwikkelingen meegenomen, omdat daarover nog geen besluitvorming heeft plaatsgevonden. Dat zal naar e

verwachting later dit jaar leiden tot een 1 begrotingswijziging. Vanwege de deadline v.w.b. indiening van de begroting voor half juli bij de provincie, is nu gekozen voor een “kale” begroting.

Waar gaat het voorstel over, wat is de doelstelling en het beoogd effect? De programmabegroting en meerjarenraming 2017 – 2019 schetst het financieel beeld, zonder dat verder rekening is gehouden met diverse nieuwe ontwikkelingen, waarover nog geen besluitvorming heeft plaatsgevonden. Daarmee is dit een zogenaamde “kale” begroting. Naar verwachting komt er in e

het najaar dan een 1 begrotingswijziging, afhankelijk van besluitvorming over de nieuwe ontwikkelingen en nog te verwachten voorstellen, zoals: - doorontwikkeling van de BEL/het BEL-model/organisatieontwikkeling - Informatievoorziening - dienstverlening en servicenormen - omvang en voeding Bedrijfsreserve - verdeelsleutel/kosten overhead In financiële zin is het voorgaande nog niet vertaald in de thans voorliggende begroting. Daarmee heeft deze begroting ook nog geen financiële gevolgen voor Eemnes. In financiële zin hoeft daarop thans geen zienswijze gegeven te worden. Voor het overige kan, qua zienswijze, worden aangesloten bij de zienswijze op de jaarrekening, zodat in 1 keer een zienswijze op de jaarrekening en begroting van de BEL Combinatie gegeven kan worden.

In de Kadernota van Eemnes zijn overigens wel al bedragen opgenomen t.b.v. de BEL Combinatie, waarbij een voorschot is genomen op te verwachten ontwikkelingen, die leiden tot aanpassing van de begroting van de BEL Combinatie.

Welke interne/externe partijen en burger(platformen) zijn in het voortraject betrokken? Het Bedrijfsvoeringsoverleg, het DB en AB zijn (op onderdelen) betrokken bij de voorbereiding van de begroting. De voorliggende begroting is door het DB vrijgegeven voor zienswijzen vanuit de 3 BEL gemeenten.

Wat is het vastgestelde wettelijk- en beleidskader? pagina 1 van 3

Gemeenschappelijke Regeling BEL.

Wat is het duurzaamheidaspect van dit voorstel? N.v.t

Wie zijn belanghebbenden en wat voor gevolgen heeft het voorstel voor hen? Belanghebbend zijn de 3 BEL gemeenten.

Welke relatie heeft dit voorstel met de BEL-gemeenten en de BEL Combinatie? De Gemeenschappelijke regeling betreft de BEL gemeenten en de BEL Combinatie.

Welke financiële middelen zijn met het besluit gemoeid? Aangezien het hier een (kale) begroting betreft, waarbij geen rekening is gehouden met allerlei ontwikkelingen, heeft deze begroting geen negatieve (of positieve) gevolgen voor het financiële beeld van Eemnes voor 2016 e.v.

Wat zijn alternatieven voor het voorstel en de consequenties hiervan? De nieuwe ontwikkelingen eerst afwachten, en die verwerken in de begroting. Dan lukt het echter niet om, conform de voorschriften, een begroting voor half juli bij de provincie in te dienen. Wel een zienswijze indienen t.a.v. de voorliggende begroting, en daarbij ingaan op de nieuwe ontwikkelingen, samenhang met de zienswijze t.a.v. de jaarrekening, etc..

Wat zijn de juridische consequenties van het voorstel? De formele zienswijze dient verzonden te worden aan het Algemeen bestuur, die deze zal beoordelen in de vergadering van 25 juni a.s.

Welke afspraken maken we over uitvoering en realisatie? De (eventuele) zienswijzen van de gemeenten, na behandeling in de raad van 22 juni a.s., worden besproken in de vergadering van het Algemeen bestuur d.d. 25 juni a.s. Vervolgens dient de begroting 2016 voor half juli ingediend te worden bij de provincie.

pagina 2 van 3

Welke afspraken maken we over de communicatie en rapportage? Geen specifieke communicatie en rapportage nodig.

pagina 3 van 3

6 Zienswijzen gemeente Eemnes inzake begroting BEL 2016

Bezoekadres:

Postadres:

Telefoon: (035) 751 3333 Telefax: (035) 751 3101

Zuidersingel 1

Postbus 71

3755 AZ Eemnes

3755 ZH Eemnes

E-mail: [email protected] Website: www.eemnes.nl KvKnummer: 32170038

Ons kenmerk:

Informatie bij:

Doorkiesnummer:

Uw brief van:

Uw kenmerk:

Bijlage:

Onderwerp: Zienswijze bij ontwerp Begroting 2016 BEL

Eemnes, juni 2015

Combinatie

Geacht Bestuur ,

De gemeenteraad van de gemeente Eemnes heeft kennisgenomen van uw ontwerp Begroting 2016. Aangezien de begroting beleidsluw is opgesteld, in de zin dat de begroting gelijk is aan de meerjarenraming 2015 – 2018, maakt de gemeenteraad van Eemnes zich zorgen over de niet zichtbare effecten van de autonome ontwikkelingen (zoals de nieuwe cao en pensioenaanspraken) die nu wel al bekend verondersteld mogen zijn. Uw aankondiging om deze ontwikkelingen bij de eerste begrotingswijzigingen mee te nemen, vermindert het zicht van de gemeenteraad op het mogelijk beslag van de BEL Combinatie op de middelen van de gemeente Eemnes.

Ook ontgaat ons de zin van het vormen van een bedrijfsreserve aangezien de kosten uiteindelijk toch bij de gemeenten terecht komen. Wij zouden eventueel kunnen leven met een beperkte bedrijfsreserve van circa 1% van uw jaarkosten.

De ontstane tekorten vinden niet hun oorzaak in een structurele onevenwichtigheid in de opzet van uw bedrijfsvoering. Wij zijn dan ook van mening dat uw aandacht moet gaan naar het in control brengen van uw organisatie, waardoor de BEL Combinatie zijn tekorten weer kan aanvullen en een kleine bedrijfsreserve kan vormen.

De door u gesignaleerde kwetsbaarheid van de formatieve positie van de BEL Combinatie roept de vraag op hoe u die kwetsbaarheid gaat aanpakken. Eemnes zou graag een ontwikkeling richting een regie-organisatie zien, zodat we minder kwetsbaar worden en tevens wanneer er ad-hoc wensen zijn, deze ook kunnen worden opgepakt middels inhuur. De resultaten van het onderzoek en advies over de aansturing van de BEL Combinatie zullen in het tweede kwartaal van 2015 aan het AB worden aangeboden. Wordt hiermee de stip op de horizon uit de begroting van 2014 gerealiseerd? Te weten de overgang van beleidsregie en de gemeentelijke control naar de BEL Combinatie? In dit licht stellen wij ook een stand van zakenrapportage van Sunrise Review op prijs.

De gemeenteraad mist een degelijke reflectie op de servicenormen. Hoe realistisch zijn deze? Wij verwachten bij de eerste begrotingswijziging hier meer duidelijkheid over te krijgen. Overigens onderschrijven wij uw ambitie om het streefcijfer voor waardering in 2016 op 7 te realiseren.

U beschrijft de verschillende aspecten van het informatiebeleid. Maar het is ons hieruit niet duidelijk of we qua ICT op schema liggen, zowel qua planning als qua uitvoering (krijgen we hetgeen is beloofd?). Wij gaan er van uit dat het bedrag van € 12.970 voor het Informatieplan structurele lasten € 112.970 moet zijn.

Om zuiverder te kunnen begroten, stellen wij voor dat u – net als de gemeente Eemnes – overgaat naar een systematiek van componentenbenadering voor de huisvesting. Daarbij kan de gevormde voorziening vrijvallen. Een wijziging van de afschrijvingsmethode van lineair naar annuïtair levert structureel € 150.000 aan extra bestedingsruimte op.

In de visie van de gemeenteraad van Eemnes zou een herstructurering van uw leningenportefeuille moeten kunnen leiden tot lagere lasten – in het licht van de huidige rentestanden.

De gemeenteraad van Eemnes heeft welbewust gekozen voor het BEL-model en kiest er ook voor om waar nodig te investeren in onze organisatie. Bij de HBEL-raden bijeenkomst was er evenwel ook een fors deel van de raden van Laren en Blaricum voorstander van een HBEL fusie. We roepen de raden van Laren en Blaricum op om het BEL-model (minimaal) voor de komende 5 jaar als uitgangspunt te nemen en dus ook te investeren in onze organisatie. Wij geloven dat we op onderdelen kunnen verbeteren en dat we op onderdelen het best al goed doen. We doen het ontegenzeggelijk veel beter dan voorheen als drie kleine gemeenten. We willen niet als een haas verlamd door de koplampen van de aanstormende auto uit Haarlem lijdzaam stil zitten. We zijn het aan onze inwoners verplicht om te zorgen voor een goede gemeentelijke organisatie. Samenwerken met partners buiten de BEL is logisch en wenselijk, zolang de BEL Combinatie wel in staat wordt gesteld te blijven functioneren.

Hoogachtend,

7 RVS zienswijzen gemeente Laren inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL

RAADSVOORSTEL nr. 2015/26 De Gemeenteraad van Laren

Onderwerp Raadsvergadering d.d. Behandeling in Portefeuillehouder Voorbereid door

:Zienswijze jaarrekening 2014 + begroting 2016 BEL Combinatie :24 juni 2015 (agendapunt 7.2) :cie. M&F d.d. 18 juni 2015 (agendapunt 5.2) :T.W. Smit :B.L.T. Coppens-van Nunen

Laren, 3 juni 2015 WAT IS HET VOORSTEL? 1. Ten aanzien van de jaarrekening 2014 kennisnemen van de verantwoording zoals aangegeven door het Algemeen Bestuur dat zij de gang van zaken rond de kosten van het debiteurendossier betreurt maar er wel begrip voor heeft en als zienswijze in te dienen dat wij van het Algemeen Bestuur verwachten dat er maatregelen in de organisatie zijn genomen om de administratieve organisatie rond het debiteurenbeheer te verbeteren; 2. Ten aanzien van de begroting 2016 als zienswijze indienen dat het Algemeen Bestuur verzocht wordt zo spoedig mogelijk met voorstellen te komen over: a. de doorontwikkeling van de BEL Combinatie (aansturing en kwetsbaarheid) b. het weer op niveau brengen van de bedrijfsreserve van de BEL Combinatie c.


WAAROM LEGT HET COLLEGE DIT VOORSTEL NU VOOR AAN DE RAAD? De BEL Combinatie is de gemeenschappelijke werkorganisatie van Blaricum, Eemnes en Laren. Daartoe is een gemeenschappelijke regeling opgesteld. De raad is het geëigende orgaan om eventueel vóór 1 juli a.s. een zienswijze in te dienen over de financiële verantwoording 2014 en de begroting 2016 van de BEL Combinatie. Deze financiële stukken zijn door het Algemeen Bestuur ingediend. WAAR GAAT HET VOORSTEL OVER EN WAT IS DE DOELSTELLING EN HET BEOOGD EFFECT? Het voorstel is kennis te nemen van de jaarrekening 2014 en de verantwoording van het Algemeen Bestuur. Door het Algemeen Bestuur is aangegeven dat het Dagelijks Bestuur naar eer en geweten heeft gehandeld. Desondanks kan achteraf worden vastgesteld dat niet alles vlekkeloos is verlopen ondanks de enorme inzet die er is geweest. Met name de kostenbewaking had beter gemoeten. Het Algemeen Bestuur betreurt de gang van zaken maar heeft er wel begrip voor. Tevens is het voorstel om als zienswijze in te dienen dat u van het Algemeen Bestuur verwacht dat er maatregelen in de organisatie zijn genomen om de administratieve organisatie rond het debiteurenbeheer te verbeteren. We gaan er vanuit dat de gebeurtenissen rond het Debiteurenbeheer een incident waren die door inmiddels genomen maatregelen zoveel mogelijk worden voorkomen. De begroting 2016 van de BEL Combinatie heeft vooralsnog een budgettair neutraal effect. Mogelijke stijgingen van salarissen, pensioenpremies en andere werkgeverslasten zijn op nihil gehouden. In de risicoparagraaf zijn wel bedragen daarvoor opgenomen.

Ten aanzien van de begroting 2016 kan verder worden opgemerkt dat het belangrijk is dat het Algemeen Bestuur zo spoedig mogelijk komt met een visie over de doorontwikkeling van de BEL, met name gelet op de kwetsbaarheid van de organisatie en de aansturing door de gemeenten. Het Algemeen Bestuur wordt verzocht daarbij ook aandacht te geven aan de mogelijkheden die de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen biedt en aan de voorstellen die zijn gedaan in het rapport Seinstra van de Laar. Een en ander kan betekenen dat het Algemeen Bestuur u in het najaar nog een begrotingswijziging voorlegt. WAT IS HET VASTGESTELDE WETTELIJK- EN BELEIDSKADER? De Wet Gemeenschappelijke Regelingen en de Gemeenschappelijke Regeling van de BEL Combinatie. WAT IS HET DUURZAAMHEIDASPECT VAN DIT VOORSTEL? N.v.t. WIE ZIJN BELANGHEBBENDEN EN WAT VOOR GEVOLGEN HEEFT HET VOORSTEL VOOR HEN? N.v.t

WELKE RELATIE HEEFT DIT VOORSTEL MET DE BEL-GEMEENTEN EN DE BEL COMBINATIE? Dit voorstel gaat over de gemeenschappelijke werkorganisatie van de BEL-gemeenten. WELKE FINANCIËLE MIDDELEN ZIJN MET HET BESLUIT GEMOEID? De financiële gevolgen van de vaststelling van de jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie heeft uw raad reeds verwerkt bij de vaststelling van de jaarrekening 2014 van onze gemeente in mei jl. WAT ZIJN ALTERNATIEVEN VOOR HET VOORSTEL EN DE CONSEQUENTIES HIERVAN? Geen zienswijze indienen. Daarmee beperkt u uw invloed op de besluitvorming binnen de BEL Combinatie. WELKE AFSPRAKEN MAKEN WE OVER UITVOERING, REALISATIE, COMMUNICATIE EN RAPPORTAGE AAN RAAD EN BELANGHEBBENDEN? Zie het voorstel. BIJLAGEN Jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL Combinatie ACHTERLIGGENDE STUKKEN Burgemeester en wethouders van Laren, Ir. B.L.T. Coppens-van Nunen secretaris

drs. E. J. Roest burgemeester

pagina 2 van 2

8 Zienswijzen gemeente Laren inzake jaarrekening 2014 en begroting 2016 BEL

7 Aanpassing verrekensystematiek BEL Combinatie 1 Voorstel_5546.doc


:


Afdeling

:

Directie

Datum opstelling

:

22-10-2014

BABS nummer

:

5546


:

Arie Hogendoorn Baukje Coppens - van Nunen Jan-Jelle de Boer Peter van Dijk


:

Voorstel geparafeerd door Afdelingsmanager Controller BEL Combinatie

Naam Marc Roza Marc Roza

Paraaf Overruled Overruled

Onderwerp

:

Aanpassing verrekensystematiek BEL Combinatie


:

Het Algemeen Bestuur besluit:

Datum 22-062015 22-062015

1. in te stemmen met de verrekensystematiek om te komen tot de berekening van de tarieven en de overhead; 2. de verrekening van de kosten naar de gemeenten te baseren op salariskosten en overhead; 3. de verrekensystematiek zoals vastgesteld in de AB vergadering van 3 maart 2011 te actualiseren; 4. de verrekening van de overhead voor 2015 te baseren op de DVO- percentages uit de begroting van de BEL Combinatie, zodat hiermee in 2015 geen financiële verschuivingen optreden.


:

T.W. Smit (Laren)

Pagina 1 van 2


:


:


:

09-04-2015


:

Gewijzigd akkoord: De voorzitter constateert op basis van de voorbespreking in de colleges dat het DB met de voorgestelde besluiten a t/m e en g en h instemt, maar niet met besluit f. Ook wordt besloten dat het DB in zijn juni-vergadering alsnog de verdeelsleutel voor de begrotingen van 2016 e.v. zal bepalen en voor vaststelling aan het AB van eind juni zal voorleggen.

Begrotingswijziging

:

Nee

Besluit

:

Datum besluit

:

Paraaf

:

Bijlagen Voorstel: Voorstel_5546.doc Bijlage: Bijlage bij voorstel_5546 Bijlage: Notitie Verrekensystematiek BEL Gemeenten Bijlage: Gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie 1 januari 2013 - VASTGESTELD en GETEKEND

Pagina 2 van 2

Waarom ligt het voorstel nu voor?

In de gemeenschappelijke regeling is vastgelegd dat de wijze van uitvoering en de daaraan verbonden kosten per deelnemer jaarlijkse in deze opdrachtovereenkomsten tussen ieder van de deelnemers en de Werkorganisatie BEL-gemeenten worden. In aanvulling op de gemeenschappelijke regeling en de dienstverleningsovereenkomst tussen de gemeenten en de BEL Combinatie is een verrekensystematiek opgesteld. Het bestuur heeft verzocht te komen tot een kostenverrekening op basis van de salariskosten en overhead in plaats van een integraal tarief. Waar gaat het voorstel over, wat is de doelstelling en het beoogd effect?

Tot en met 2009 werden de kosten op basis van een vast DVO- percentage doorbelast, onafhankelijk van de werkelijke dienstverlening. In 2010 is een systematiekwijziging doorgevoerd voor de verrekening van de kosten met de BEL- gemeenten. In de begroting van de BEL Combinatie wordt een tariefstelling aangegeven van de kosten per uur. Voor wat betreft de in te zetten uren wordt een schatting opgenomen. De geraamde bijdrage van de gemeenten wordt bepaald door het aantal uren vermenigvuldigd met het uurtarief (voorcalculatorisch). De werkelijke kosten worden naar rato van het daadwerkelijk aantal uren doorbelast (nacalculatorisch). Aan deze systematiek kleven twee risico’s: a. voor de BEL: aan het einde van het jaar zijn te weinig uren in rekening gebracht bij de deelnemende gemeenten, zodat niet altijd alle kosten zijn gedekt b. voor de gemeenten: deze nemen meer of minder uren af, waardoor er een positieve of negatieve afwijking in de begroting kan ontstaan Dit is ook de reden dat achteraf nog een verrekening van de overhead kan plaatsvinden. Ook hier geldt dat deze naar rato van het beroep dat op de BEL wordt gedaan. Het bestuur heeft verzocht te komen tot een kostenverrekening op basis van de salariskosten en overhead in plaats van een integraal tarief. Uitgangspunten voor de verrekening van de kosten De uitgangspunt voor de kostenverrekening zijn:  een transparante kostentoerekening  de overheadberekening moet inzichtelijk zijn  één systematiek voor meerdere tarieven  eenvoud, tenzij… (dus geen ‘ administratieve ballast’) Verrekensystematiek: kostencomponenten In de verrekening van de kosten van de BEL Combinatie worden de volgende kostencomponenten onderkend (zie bijgevoegd rekenmodel) a. materiële kosten, die bestaan uit huisvesting, automatisering en facilitair b. kosten voor management, HRM, facilitair en informatiebeheer c. communicatie, planning en control en juridische controlling d. salariskosten voor heffen en waarderen/financiële administratie e. salariskosten voor de afdelingen RMO, A&B, V&H en Publiek pagina 1 van 6

De componenten a. en b. worden 100% tot de overhead gerekend. De component c. wordt voor 25% tot de overhead gerekend, omdat deze ook betrekking hebben op werkzaamheden voor de BEL Combinatie. Deze kosten worden op basis van een verdeelsleutel aan de gemeenten doorbelast. De componenten d. en e. worden voor 100% rechtstreeks aan de gemeenten doorbelast en de component 3 voor 75%, op basis van de in de DVO gemaakte afspraken. Voor wat betreft de verantwoording over de inzet van de financiële middelen wordt deze gewaarborgd door een accountantsverklaring. Verrekensystematiek: tarieven Naast de verrekening van de DVO en overhead, is nog een aantal tarieven te onderkennen, die voor meerdere doeleinden worden gebruikt:  tarieven die worden gebruikt om werkzaamheden met de gemeenten te verrekenen die niet in de DVO zijn afgesproken (‘meerwerk’) of voor detachering van medewerkers;  integrale tarieven voor diensten aan derden;  tarieven die gemeenten hanteren voor de doorbelasting van kosten in het kader van bijvoorbeeld rioolrechten en bouwvergunningen en die maximaal kostendekkend mogen zijn. Deze verschillende tarieven moeten uit het door de BEL Combinatie gehanteerde kostenmodel volgen. De basis van dit model is als volgt. Het zijn de medewerkers van de BEL Combinatie die verantwoordelijk zijn voor de realisatie van de gemeentelijke taken. Medewerkers worden in hun functioneren gefaciliteerd met de infrastructuur van de Bel Combinatie en expertise vanuit de ondersteunende diensten. Dit betekent primair dat wordt geïnvesteerd in medewerkers om hun werk goed te kunnen doen. Als deze goed functioneren, heeft dit een goede dienstverlening tot gevolg. Voor de berekening van de tarieven betekent dit de volgende aanpak: 1. de salariskosten worden op basis van de formatie aan alle afdelingen doorbelast. Dit is het basistarief voor de teams binnen de BEL Combinatie (zie bijlage sheet tariefberekening punt a.) 2. de overhead wordt op basis van het aantal fte naar de kosten voor de overhead worden op basis van de formatie in het primaire proces toegedeeld aan de teams. Voor de buitendienst is een specifieke verdeelsleutel gehanteerd, omdat deze een ander deel van de overhead voor haar rekening neemt. Dit leidt tot een toeslag op het tarief voor overhead (zie bijlage sheet tariefberekening punt b.). 3. Het integrale tarief wordt bepaald door de optelsom van het tarief voor de salariskosten en de opslag voor de overhead (zie bijlage sheet tariefberekening punt c.).

Verrekensystematiek: verdeelsleutel kosten naar gemeenten In de maandelijkse verrekening van de kosten wordt een onderscheid gemaakt tussen een verrekening op basis van tarieven (salarissen) en overhead.

pagina 2 van 6

De salarissen worden doorbelast naar rato van de werkzaamheden zoals in de DVO zijn afgesproken. De overhead wordt transparant doorgerekend, zodat de gemeenten inzicht hebben in de kosten van de BEL Combinatie. We stappen dus af van een verrekening op basis van integrale uurtarieven. Door de overhead los te koppelen van de tarieven, wordt gekomen op het vraagstuk van de verdeelsystematiek van de overhead. Voor de verrekening van de overhead wordt voorgesteld om deze voor 2015 te baseren op de lijn die de afgelopen jaren is gevolgd, namelijk op de DVOpercentages. Op basis van een bestendige lijn wordt in 2015 een verdeling van de kosten voorgesteld naar rato van de DVO- percentages zoals in de begroting voor 2015 zijn opgenomen. Daarmee staat de verdeling vast en wordt deze in 2015 niet meer herrekend (bijlage rekenmodel verdeelsleutels sheet DVO_2015). Dit betekent voor: - Blaricum 33% - Eemnes 29% - Laren 38% Herijking verdeelsleutels 2016 en verder De verdeelsleutels in 2015 hebben een neutraal effect op de gemeentebegrotingen. Het inzichtelijk maken van de overhead kan tot een bestuurlijke discussie leiden of andere opties ook recht doen aan de verdeling van de overheadkosten. Facturering De facturen geven inzicht in de kostenverrekening. Deze worden als volgt opgebouwd: We brengen u in rekening op basis van de gemaakte DVO – afspraken over 2015 Doorbelasting overhead:  materiële kosten, die bestaan uit huisvesting, automatisering en facilitair  kosten voor management, HRM, facilitair en informatiebeheer Doorbelasting salariskosten:  communicatie, planning en control en juridische controlling  salariskosten voor heffen en waarderen/financiële administratie  salariskosten voor de afdelingen RMO, A&B, V&H en Publiek Meerwerk: conform specificatie Maandelijks worden de bedragen gefactureerd, met een optie voor een verrekening in een 13e termijn. Met meerwerk wordt de inzet aan eigen medewerkers gefactureerd tegen de salariskosten, waarbij een opslag van 15% wordt gehanteerd voor de administratieve afwikkeling en facilitaire ondersteuning. Indien de BEL Combinatie geen capaciteit beschikbaar heeft en er moet worden ingehuurd, wordt de daadwerkelijke inhuur doorbelast, waarbij een opslag van 15% wordt gehanteerd voor de administratieve afwikkeling en facilitaire ondersteuning. Deze wijze van werken wordt eind 2015 geëvalueerd. Bijstelmomenten voor gewijzigde facturering zijn mogelijk in het bedrijfsvoeringsoverleg, die daarna

pagina 3 van 6

ter besluitvorming aan het DB en AB worden voorgelegd. Consequenties Verantwoording uren De kosten worden op basis van de inzet aan formatie toegerekend, dus voorcalculatorisch. De huidige systematiek van verrekening op uurbasis wordt losgelaten. Dit betekent dat het credo kan worden gehanteerd van ‘geen tijdschrijven, tenzij…’. Dit tenzij is een urenverantwoording waar sprake is van declarabele uren en separate afspraken, zoals projecten, grondexploitatie, investeringen, verkregen subsidies (in verband met verantwoording) en Pobo’s. De kosten van de BEL Combinatie zullen in de gemeentebegroting naar de goede begrotingsfuncties worden toegerekend op basis van een systeem van voorcalculatie. Behoudens deze onderdelen kunnen managers de keuze maken om voor hun bedrijfsvoering de aanwending van capaciteit middels tijdschrijven inzichtelijk te maken, maar verplichtend is dit niet. Dit betekent dat in ieder geval voor ‘overheadfuncties’ tijdschrijven geen must meer is. Bedrijfsreserve De bedrijfsreserve van de BEL Combinatie dient om risico’s en een negatief exploitatieresultaat op te vangen. Richtlijn op basis van de door het bestuur vastgestelde verrekensystematiek is voor de bedrijfsreserve 5% van de omzet van het lopende begrotingsjaar. De bedrijfsreserve wordt gevormd uit een voordelig exploitatieresultaat. Deze voordelen kunnen ontstaan door een overdekking vanuit de tarieven of een voordeel op de budgetten. Met de gewijzigde verrekensystematiek vervalt de overdekking vanuit de tarieven, omdat de overhead in zijn geheel wordt verrekend. Voor de vorming van de bedrijfsreserve wordt het AB een separaat voorstel aangeboden.

Welke interne/externe partijen en burger(platformen) zijn in het voortraject betrokken? Het management van de BEL, de secretarissen (via het BVO) en de afdelingscontroller van de BEL Combinatie zijn bij de uitwerking van het voorstel betrokken. Het DB heeft in haar vergadering van 9 april 2015 ingestemd met deze berekeningswijze. Wat is het vastgestelde wettelijk- en beleidskader? -

De gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BEL Gemeenten Verrekensystematiek, zoals vastgesteld in de AB vergadering van 3 maart 2011 Begroting BEL Combinatie 2015 BBV


pagina 4 van 6

Wie zijn belanghebbenden en wat voor gevolgen heeft het voorstel voor hen?

Belanghebbenden zijn de colleges van de BEL- gemeenten en de directeur van de BEL Combinatie. De consequentie is een vereenvoudiging in de verrekensystematiek tussen de BEL Combinatie en de gemeenten. Gemeenten worden niet meer geconfronteerd met een overschrijding op de kosten van de BEL Combinatie als gevolg van een doorrekening van de ureninzet , omdat een systeem van ‘voorcalculatie’ is ‘nacalculatie’ wordt gehanteerd. Welke relatie heeft dit voorstel met de BEL-gemeenten en de BEL Combinatie?

Met dit voorstel wordt uitvoering gegeven aan de verrekening van de kosten van de BEL Combinatie met de BEL Gemeenten, waarbij de overhead separaat in rekening wordt gebracht. Met het voorstel wordt tevens gekomen tot een vereenvoudiging van het factureringsproces tussen de gemeenten en BEL Combinatie. Welke financiële middelen zijn met het besluit gemoeid?

Met dit besluit zijn de financiële middelen gemoeid, zoals in de vastgestelde begroting voor 2015 van de BEL Combinatie zijn opgenomen. Wat zijn alternatieven voor het voorstel en de consequenties hiervan?

Het alternatief is om op de huidige voet door te gaan en de prestaties middels een integraal tarief op uurbasis te verrekenen. Wat zijn de juridische consequenties van het voorstel?

Geen andere dan dat invulling wordt gegeven aan uitvoering van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BEL Gemeenten voor het verrekenen van de kosten. Na vaststelling van de uitgangspunten zoals in dit voorstel zijn aangegeven, kan de verrekensystematiek zoals vastgesteld in de AB vergadering van 3 maart 2011 worden geactualiseerd. Welke afspraken maken we over uitvoering en realisatie?

Het bestuur wordt gevraagd om: a. in te stemmen met de verrekensystematiek om te komen tot de berekening van de tarieven en de overhead b. de verrekening van de kosten naar de gemeenten te baseren op salariskosten en overhead c.

de verrekensystematiek aan te passen, zoals vastgesteld in de AB vergadering van 3 maart 2011

d. de verrekening van de overhead voor 2015 te baseren op de DVO- percentages uit de begroting van de BEL Combinatie, zodat hiermee in 2015 geen financiële verschuivingen optreden

Voorgesteld wordt om 2015 te beschouwen als een pilot jaar, en daarin ervaring op te doen met de verrekensystematiek. Welke afspraken maken we over de communicatie en rapportage?

De implementatie van het voorstel wordt door de afdeling C&F gerealiseerd. pagina 5 van 6

pagina 6 van 6

2 Bijlage bij voorstel_5546

Kostenverdeelstaat begroting 2015 BEL Combinatie Omschrijving Cat. 1.0 2.0 3.0 3.4 6.0

Cat. 3.0 3.2 3.4 3.4 4.2 6.0

Totaal

Lasten Salarissen Rente en afschrijvingen Personeel van derden Goederen en diensten Reserveringen Totaal lasten (begrotingstotaal)

10.487.744 2.370.500 637.000 3.279.079 80.000 16.854.324

Baten Vergoeding voor personeel Huren en pachten Goederen en diensten Verrekening gemeenten (DVO) Inkomensoverdrachten Onttrekkingen reserves OVERHEAD Totaal baten (begrotingstotaal) Gewenste bedrijfsreserve 5%

44.600 120.000 192.000 9.134.598 423.000 469.544 6.470.581 16.854.324 842.716

Opbouw overhead

6.470.581

Verrekening gemeenten DVO Totale doorbelasting gemeenten

Bedrijfsvoering BEL Combinatie Huisvesting

Automatisering

Facilitair

1.020.547

1.062.737

82.868

404.250 55.000 1.479.797

1.472.733

332.500

52.040

2.535.470

415.368

261.155

Salariskosten primair proces

Directie

P&O

HRM

Facilitair

Informatiebeheer

Communicatie

P&C

Jur.Control

Fin.Adm + H&W

MO

RO

Burgerz.+KCC

Verg. + Handh.

Openbare ruimte

Buitendienst

209.115

-74.325

409.377

712.159

425.317

372.290

755.028

459.396

702.125

833.918

870.067

1.006.224

1.478.210

846.503

1.482.340 204.348

5.491

6.240

6.115

21.325

54.010

14.300

55.280

35.055

18.540

15.830

19.920

8.685

414.868

718.399

431.432

393.615

809.038

473.696

757.405

868.973

888.607

1.022.054

1.498.130

855.188

351.265 24.000 2.061.953

294.260

601.671

355.272

757.405

836.791

888.607

1.022.054

1.477.825

849.986

2.050.727

1.268 98.087 393.615

6.810 200.557 809.038

20.305

5.202

11.226

118.424 473.696

1.498.130

855.188

2.061.953

75% DVO 25% Overhead



637.000 405.500 1.000 969.175

21.600 120.000 42.000 28.000 1.289.797 1.479.797

23.000

150.000 395.000 389.439 1.601.031 2.535.470

415.368 415.368

261.155 261.155

947.575 969.175

414.868 414.868

26.112 692.287 718.399

431.432 431.432

9.182 757.405

868.973

888.607

1.022.054

100% DVO

Tariefsberekening Teams Formatie

MO 11,7

RO 11,0

Publiek 17,3

Verg. + Handh. 23,9

Openbare R. 12,6

Buitendienst 32,8

Communicatie 5,9

P&C 9,3

Jur. Control 7,0

Fin. Adm. + H&W 13,4

Totaal 144,9

Aandeel overhead (in %)

9,5%

8,9%

14,0%

19,4%

10,2%

9,0%

4,8%

7,6%

5,7%

10,9%

100,0%

9.134.598

(zie specificatie)

15.605.179

basistarief teams (a)

€ 55

€ 56

€ 44

€ 49

€ 53

€ 43

€ 49

€ 63

€ 50

€ 42

€ 836.791

€ 888.607

€ 1.022.054

€ 1.477.825

€ 849.986

€ 2.050.727

€ 294.260

€ 601.671

€ 355.272

€ 757.405

Toeslag tarief overhead (b)

€ 40

€ 36

€ 39

€ 41

€ 42

€ 12

€ 39

€ 39

€ 39

€ 39

Aandeel materiële kosten in €

€ 614.689

€ 577.913

€ 908.900

€ 1.255.647

€ 661.973

€ 581.121

€ 309.972

€ 488.599

€ 367.763

€ 704.003

Totaal tarief (c= a.+b.)

€ 96

€ 92

€ 83

€ 90

€ 95

€ 56

€ 88

€ 102

€ 88

€ 80

€ 2.733.472

€ 1.511.959

€ 2.631.848

€ 604.232

€ 1.090.270

€ 723.035

€ 1.461.408

Verdeling overhead over uitvoerende afdelingen

Werkelijke formatie Aandeel in overhead (per categ.) Huisvesting Automatisering Facilitair Directeur P&O HRM Communicatie Facilitair Informatiebeheer Fin.Adm. + H&W P&C Jur. Control Totaal aandeel in overhead

MO (fte) 11,7 MO (fte) 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7

RO (fte) 11,0 % totaal fte 10,4% 10,1% 10,1% 8,1% 8,1% 8,1% 10,4% 10,4% 8,1% 10,1% 10,1% 10,1% 9,5%

RO (fte) 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0

Publiek (fte) 17,3 % totaal fte 9,8% 9,5% 9,5% 7,6% 7,6% 7,6% 9,8% 9,8% 7,6% 9,5% 9,5% 9,5% 8,9%

Publiek (fte) 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3

Verg./Handh. (fte) 23,9 % totaal fte 15,4% 14,9% 14,9% 11,9% 11,9% 11,9% 15,4% 15,4% 11,9% 14,9% 14,9% 14,9% 14,0%

Verg./Handh. (fte) 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9

Openb. Ruimte (fte) 12,6 % totaal fte 21,3% 20,6% 20,6% 16,5% 16,5% 16,5% 21,3% 21,3% 16,5% 20,6% 20,6% 20,6% 19,4%

Openb. Ruimte (fte) 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6

Buitendienst (fte) 32,8 % totaal fte 11,2% 10,9% 10,9% 8,7% 8,7% 8,7% 11,2% 11,2% 8,7% 10,9% 10,9% 10,9% 10,2%

Buitendienst (fte) 0,0 4,0 4,0 32,8 32,8 32,8 0,0 0,0 32,8 4,0 4,0 4,0

Communicatie 5,9 % totaal fte 0,0% 3,4% 3,4% 22,6% 22,6% 22,6% 0,0% 0,0% 22,6% 3,4% 3,4% 3,4% 9,0%

Communicatie (fte) 5,9 5,9 5,9 5,9 5,9 5,9 5,9 5,9 5,9 5,9 5,9 5,9

P&C 9,3 % totaal fte 5,3% 5,1% 5,1% 4,1% 4,1% 4,1% 5,3% 5,3% 4,1% 5,1% 5,1% 5,1% 4,8%

P&C (fte) 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3

Jur. Control 7,0 % totaal fte 8,3% 8,0% 8,0% 6,4% 6,4% 6,4% 8,3% 8,3% 6,4% 8,0% 8,0% 8,0% 7,6%

B E L

Jur. Control (fte) 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0

Fin. Adm. + H&W 7,0 % totaal fte 6,2% 6,0% 6,0% 4,8% 4,8% 4,8% 6,2% 6,2% 4,8% 6,0% 6,0% 6,0% 5,7%

Inwoners *

%

9.107 8.795 10.889 28.791

31,6% 30,5% 37,8% 100,0%

Fin. Adm. + H&W (fte) 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4

% totaal fte 12,0% 11,5% 11,5% 9,2% 9,2% 9,2% 12,0% 12,0% 9,2% 11,5% 11,5% 11,5% 10,9%

Totaal (fte) 112 116 116 145 145 145 112 112 145 116 116 116

% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

Opmerkingen aandeel B'dienst obv afwijkend aantal fte aandeel B'dienst obv afwijkend aantal fte aandeel B'dienst obv afwijkend aantal fte

aandeel B'dienst obv afwijkend aantal fte aandeel B'dienst obv afwijkend aantal fte aandeel B'dienst obv afwijkend aantal fte aandeel B'dienst obv afwijkend aantal fte aandeel B'dienst obv afwijkend aantal fte

Totale doorbelasting

€ 1.451.480

€ 1.466.520

€ 1.930.954

Gemeenten Op basis van percentage begroting 2015

Blaricum 33,0%

Eemnes 29,0%

Laren 38,0%

Aandeel doorbel. 2015 obv verdeling DVO

€ 5.133.491

€ 4.547.456

€ 5.924.237

€ 15.605.183

zie ramingsbedragen begroting BEL Combinatie 2015

Aandeel nieuw DVO Aandeel nieuw overhead

€ 3.014.417 € 2.119.074 € 5.133.491

€ 2.649.033 € 1.898.422 € 4.547.456

€ 3.471.147 € 2.453.090 € 5.924.237

€ 9.134.598 € 6.470.581 € 15.605.179

percentage begroting 2015 percentage begroting 2015

€0

Opmerkingen

Delta

€0

€0

€0

Effect

Neutraal

Neutraal

Neutraal

Aandeel bedrijfsreserve

€ 266.563

€ 257.431

€ 318.722

€ 842.716

Totaal

Bron: CBS, peildatum 1-1-2013 * met toekomstige mutaties m.b.t. bijv. Z'polder en B'meent is nog geen rekening gehouden

Verdeelsleutel DVO

BLC

EMS

LRN

Op basis van percentage begroting 2015

33,0%

29,0%

38,0%

afrondingsverschil berekeningen en begroting BEL Combinatie 2015

€ 9.134.598

€ 6.470.581

€ 15.605.179


Cat. 3.0 3.2 3.4 3.4 4.2 6.0

Totaal


10.487.744 2.370.500 637.000 3.279.079 80.000 16.854.324


44.600 120.000 192.000 9.134.598 423.000 469.544 6.470.581 16.854.324 842.716

Opbouw overhead

6.470.581



Automatisering

Facilitair

1.020.547

1.062.737

82.868

404.250 55.000 1.479.797

1.472.733

332.500

52.040

2.535.470

415.368

261.155


Directie

P&O

HRM

Facilitair

Informatiebeheer

Communicatie

P&C

Jur.Control

Fin.Adm + H&W

MO

RO

Burgerz.+KCC

Verg. + Handh.

Openbare ruimte

Buitendienst

209.115

-74.325

409.377

712.159

425.317

372.290

755.028

459.396

702.125

833.918

870.067

1.006.224

1.478.210

846.503

1.482.340 204.348

5.491

6.240

6.115

21.325

54.010

14.300

55.280

35.055

18.540

15.830

19.920

8.685

414.868

718.399

431.432

393.615

809.038

473.696

757.405

868.973

888.607

1.022.054

1.498.130

855.188

351.265 24.000 2.061.953

294.260

601.671

355.272

757.405

836.791

888.607

1.022.054

1.477.825

849.986

2.050.727

1.268 98.087 393.615

6.810 200.557 809.038

20.305

5.202

11.226

118.424 473.696

1.498.130

855.188

2.061.953




637.000 405.500 1.000 969.175

21.600 120.000 42.000 28.000 1.289.797 1.479.797

23.000

150.000 395.000 389.439 1.601.031 2.535.470

415.368 415.368

261.155 261.155

947.575 969.175

414.868 414.868

26.112 692.287 718.399

431.432 431.432

9.182 757.405

868.973

888.607

1.022.054

100% DVO


MO 11,7

RO 11,0

Publiek 17,3

Verg. + Handh. 23,9

Openbare R. 12,6

Buitendienst 32,8

Communicatie 5,9

P&C 9,3

Jur. Control 7,0


Totaal 144,9


9,5%

8,9%

14,0%

19,4%

10,2%

9,0%

4,8%

7,6%

5,7%

10,9%

100,0%

9.134.598

(zie specificatie)

15.605.179


€ 55

€ 56

€ 44

€ 49

€ 53

€ 43

€ 49

€ 63

€ 50

€ 42

€ 836.791

€ 888.607

€ 1.022.054

€ 1.477.825

€ 849.986

€ 2.050.727

€ 294.260

€ 601.671

€ 355.272

€ 757.405


€ 40

€ 36

€ 39

€ 41

€ 42

€ 12

€ 39

€ 39

€ 39

€ 39


€ 614.689

€ 577.913

€ 908.900

€ 1.255.647

€ 661.973

€ 581.121

€ 309.972

€ 488.599

€ 367.763

€ 704.003


€ 96

€ 92

€ 83

€ 90

€ 95

€ 56

€ 88

€ 102

€ 88

€ 80

€ 2.733.472

€ 1.511.959

€ 2.631.848

€ 604.232

€ 1.090.270

€ 723.035

€ 1.461.408



MO (fte) 11,7 MO (fte) 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7

RO (fte) 11,0 % totaal fte 10,4% 10,1% 10,1% 8,1% 8,1% 8,1% 10,4% 10,4% 8,1% 10,1% 10,1% 10,1% 9,5%

RO (fte) 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0


Publiek (fte) 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3


Verg./Handh. (fte) 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9


Openb. Ruimte (fte) 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6





P&C 9,3 % totaal fte 5,3% 5,1% 5,1% 4,1% 4,1% 4,1% 5,3% 5,3% 4,1% 5,1% 5,1% 5,1% 4,8%

P&C (fte) 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3


B E L

Jur. Control (fte) 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0


Inwoners *

%

9.107 8.795 10.889 28.791

31,6% 30,5% 37,8% 100,0%

Fin. Adm. + H&W (fte) 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4

% totaal fte 12,0% 11,5% 11,5% 9,2% 9,2% 9,2% 12,0% 12,0% 9,2% 11,5% 11,5% 11,5% 10,9%

Totaal (fte) 112 116 116 145 145 145 112 112 145 116 116 116

% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%




€ 1.451.480

€ 1.466.520

€ 1.930.954

Gemeenten Gemiddelde realisatie DVO 2008-2013

Blaricum 34,1%

Eemnes 28,4%

Laren 37,4%


€ 5.305.148

€ 4.453.825

€ 5.830.606

€ 15.589.578



€ 3.114.898 € 2.206.468 € 5.321.366

€ 2.594.226 € 1.837.645 € 4.431.871

€ 3.416.340 € 2.419.997 € 5.836.337

€ 9.125.464 € 6.464.110 € 15.589.574

Gemiddelde realisatie DVO 2008-2013 Gemiddelde realisatie DVO 2008-2013

€0

Opmerkingen

Delta

€ 16.218

-€ 21.954

€ 5.731

Effect

Meer betalen

Minder betalen

Meer betalen


€ 266.563

€ 257.431

€ 318.722

€ 842.716

Totaal


Verdeelsleutel DVO

BLC

EMS

LRN

Gemiddelde realisatie DVO 2008-2013

34,1%

28,4%

37,4%

afrondingsverschil berekeningen en begroting BEL Combinatie 2015

€ 9.134.598

€ 6.470.581

€ 15.605.179


Cat. 3.0 3.2 3.4 3.4 4.2 6.0

Totaal


10.487.744 2.370.500 637.000 3.279.079 80.000 16.854.324


44.600 120.000 192.000 9.134.598 423.000 469.544 6.470.581 16.854.324 842.716

Opbouw overhead

6.470.581



Automatisering

Facilitair

1.020.547

1.062.737

82.868

404.250 55.000 1.479.797

1.472.733

332.500

52.040

2.535.470

415.368

261.155


Directie

P&O

HRM

Facilitair

Informatiebeheer

Communicatie

P&C

Jur.Control

Fin.Adm + H&W

MO

RO

Burgerz.+KCC

Verg. + Handh.

Openbare ruimte

Buitendienst

209.115

-74.325

409.377

712.159

425.317

372.290

755.028

459.396

702.125

833.918

870.067

1.006.224

1.478.210

846.503

1.482.340 204.348

5.491

6.240

6.115

21.325

54.010

14.300

55.280

35.055

18.540

15.830

19.920

8.685

414.868

718.399

431.432

393.615

809.038

473.696

757.405

868.973

888.607

1.022.054

1.498.130

855.188

351.265 24.000 2.061.953

294.260

601.671

355.272

757.405

836.791

888.607

1.022.054

1.477.825

849.986

2.050.727

1.268 98.087 393.615

6.810 200.557 809.038

20.305

5.202

11.226

118.424 473.696

1.498.130

855.188

2.061.953




637.000 405.500 1.000 969.175

21.600 120.000 42.000 28.000 1.289.797 1.479.797

23.000

150.000 395.000 389.439 1.601.031 2.535.470

415.368 415.368

261.155 261.155

947.575 969.175

414.868 414.868

26.112 692.287 718.399

431.432 431.432

9.182 757.405

868.973

888.607

1.022.054

100% DVO


MO 11,7

RO 11,0

Publiek 17,3

Verg. + Handh. 23,9

Openbare R. 12,6

Buitendienst 32,8

Communicatie 5,9

P&C 9,3

Jur. Control 7,0


Totaal 144,9


9,5%

8,9%

14,0%

19,4%

10,2%

9,0%

4,8%

7,6%

5,7%

10,9%

100,0%

9.134.598

(zie specificatie)

15.605.179


€ 55

€ 56

€ 44

€ 49

€ 53

€ 43

€ 49

€ 63

€ 50

€ 42

€ 836.791

€ 888.607

€ 1.022.054

€ 1.477.825

€ 849.986

€ 2.050.727

€ 294.260

€ 601.671

€ 355.272

€ 757.405


€ 40

€ 36

€ 39

€ 41

€ 42

€ 12

€ 39

€ 39

€ 39

€ 39


€ 614.689

€ 577.913

€ 908.900

€ 1.255.647

€ 661.973

€ 581.121

€ 309.972

€ 488.599

€ 367.763

€ 704.003


€ 96

€ 92

€ 83

€ 90

€ 95

€ 56

€ 88

€ 102

€ 88

€ 80

€ 2.733.472

€ 1.511.959

€ 2.631.848

€ 604.232

€ 1.090.270

€ 723.035

€ 1.461.408



MO (fte) 11,7 MO (fte) 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7 11,7

RO (fte) 11,0 % totaal fte 10,4% 10,1% 10,1% 8,1% 8,1% 8,1% 10,4% 10,4% 8,1% 10,1% 10,1% 10,1% 9,5%

RO (fte) 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0 11,0


Publiek (fte) 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3


Verg./Handh. (fte) 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9 23,9


Openb. Ruimte (fte) 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6 12,6





P&C 9,3 % totaal fte 5,3% 5,1% 5,1% 4,1% 4,1% 4,1% 5,3% 5,3% 4,1% 5,1% 5,1% 5,1% 4,8%

P&C (fte) 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3


B E L

Jur. Control (fte) 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0


Inwoners *

%

9.107 8.795 10.889 28.791

31,6% 30,5% 37,8% 100,0%

Fin. Adm. + H&W (fte) 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4 13,4

% totaal fte 12,0% 11,5% 11,5% 9,2% 9,2% 9,2% 12,0% 12,0% 9,2% 11,5% 11,5% 11,5% 10,9%

Totaal (fte) 112 116 116 145 145 145 112 112 145 116 116 116

% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%




€ 1.451.480

€ 1.466.520

€ 1.930.954

Gemeenten Gemiddelde realisatie DVO 2008-2013

Blaricum 34,1%

Eemnes 28,4%

Laren 37,4%


€ 5.285.735

€ 4.434.412

€ 5.811.193

€ 15.531.339



€ 3.114.898 € 2.156.860 € 5.271.758

€ 2.594.226 € 2.156.860 € 4.751.086

€ 3.416.340 € 2.156.860 € 5.573.200

€ 9.125.464 € 6.470.581 € 15.596.044

Gemiddelde realisatie DVO 2008-2013 Vaste verdeling

€ 64.706

Opmerkingen

Delta

-€ 13.977

€ 316.674

-€ 237.993

Effect

Minder betalen

Meer betalen

Minder betalen


€ 266.563

€ 257.431

€ 318.722

€ 842.716

Totaal


Verdeelsleutel DVO

BLC

EMS

LRN

Vaste verdeling

33,3%

33,3%

33,3%

€ 9.134.598

€ 6.470.581

€ 15.605.179

3 Notitie Verrekensystematiek BEL Gemeenten

4 Gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie 1 januari 2013 - VASTGESTELD en GETEKEND

Bundel van de Algemeen Bestuur van 2 juli 2015

Recommend Documents