BRAINstorm sessie Depotcapaciteit 26 oktober 2011 Locatie: Stadsarchief Amsterdam Verslag: Tommy Heijnis
Opening Marens Engelhard (Directeur Stadsarchief Amsterdam) Het doel van de dag is een verkennend gesprek over het tekort of teveel aan depotcapaciteit en hoe de verschillende archiefinstellingen hiermee omgaan. De collectie van het Stadsarchief Amsterdam (SAA) is veel sneller gegroeid dan was voorzien en is nu op zoek naar uitbreidingsmogelijkheden. Er worden veel gegevens verzameld en de vraag rees in hoeverre andere archiefinstellingen wellicht al over gegevens beschikken of behoefte hebben aan dezelfde informatie. Ook bieden steeds meer commerciële partijen zich aan als aanbieder van depotruimte. Het SAA is benieuwd wat de verschillende archiefinstellingen van deze commerciële aanbieders vinden en welke ervaringen men met hen heeft. BRAIN wilde graag meewerken aan de organisatie van een bijeenkomst over dit onderwerp omdat veel archieven hiermee te maken hebben of krijgen in de nabije toekomst.
Aanwezigen (in volgorde van voorstellen ) Marens Engelhard (Directeur Stadsarchief Amsterdam) Emmy Ferbeek (Hoofd afdeling Archief- en collectiebeheer, Stadsarchief Amsterdam). Tommy Heijnis (Projectmedewerker Stadsarchief Amsterdam) Janien Kemp (Sectiehoofd Fysiek Beheer Stadsarchief Amsterdam) Harm-Jan Luth (Diensthoofd Stadsarchief Vlaardingen) Jantje Steenhuis (Archivaris Gemeentearchief Rotterdam) Emile Kretzschmar (Archiefinspecteur Zuid-Holland) Kees Schabbing (Adjunct provinciaal archiefinspecteur Noord-Holland) Paul Post (Directeur Regionaal Archief, Alkmaar) Fred van Kan (Directeur Gelders Archief) Ted Steemers (Sectorhoofd Nationaal Archief) Hossein Roshan (Gemeentearchief Leidschendam Voorburg) Leen Hordijk (Streekarchivaris Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg) Ariela Netiv (Diensthoofd Regionaal Archief Leiden) Bas van der Wulp (Gemeentearchivaris Gemeentelijke Archiefdienst Delft) Klaartje Pompe (Afdelingshoofd Beheer RHC Noord Holland) Ferdinand Ector (Hoofd Informatiebeheer RHC Eindhoven) Arnoud Glaudemans (Archiefinspecteur Streekarchief Gooi en Vechtstreek) Frits de Wilde (Archivaris Groene Hart archieven, Alphen a/d Rijn) Tijdens de voorstelronde geven de deelnemers o.a. aan of ze met de zelfde problemen kampen als het Stadsarchief, of dat ze juist capaciteit over hebben. Andere partijen geven aan dat er op dit moment geen tekort is, maar dat zij wellicht in de toekomst uit willen breiden. Bij enkele bestaan er al vergevorderde plannen daarvoor.
Presentatie Emmy Ferbeek (Stadsarchief Amsterdam) De presentatie wordt meegestuurd bij dit verslag. De presentatie geeft een overzicht van de problemen en vragen die het Stadsarchief Amsterdam, maar ook de archiefbranche in het algemeen, bezig houden. Hiernaast worden een aantal trends en veranderingen gesignaleerd welke impact hebben op de toekomstige bedrijfsvoering. Op basis van een aantal bespreekpunten aan het eind van de presentatie is vervolgens een discussie gevoerd.
Discussie De invloed van digitalisering Onder dit kopje worden een aantal trends samengevoegd. Er wordt overal steeds meer digitaal gewerkt waardoor het aandeel van papieren archief uiteindelijk zal gaan dalen. Hiernaast worden er ook tal van projecten uitgevoerd waarbij papieren archieven alsnog digitaal worden gemaakt. Deze ontwikkelingen worden gestimuleerd doordat men in steeds sterkere mate ongebonden aan plaats, tijd en ruimte gaat werken. Men moet als archiefdienst rekening houden met deze ontwikkelingen om de eigen verwachtingen tijdig bij te kunnen stellen. Ted Steemers van het Nationaal Archief geeft aan dat 2015 bij de Rijksoverheid als omslagjaar wordt beschouwd. Hierna zou er alleen nog digitaal materiaal moeten worden aangeleverd. Er is echter nog een hele weg te gaan is voordat het zover is. Uit doorrekeningen blijkt bovendien dat digitaliseren een factor x duurder is dan opslag van papier. Bovendien gaat het bij de Rijksoverheid om ‘schrikbarende hoeveelheden’, zo’n 800 km archief tot 2006. De vraag rijst dan ook of het realistisch is om een papierloze situatie te verwachten op deze korte termijn. Hiernaast moet er rekening gehouden worden met de archieven die niet van de overheid komen maar van bijvoorbeeld particulieren, bedrijven en verenigingen. Het volume van digitalisering ten opzichte van papier is juist hier nog steeds beperkt te noemen. Daarom verwacht iedereen nog veel papier te ontvangen in de toekomst. De aanwezigen realiseren zich dat er ook met deze andere partijen moet worden gesproken over de digitale archivering. Commerciële aanbieders Een aantal partijen biedt depotruimte aan die zou voldoen aan de eisen van een archiefbewaarplaats. Soms moet deze ruimte nog gebouwd worden en bij enkele partijen is deze al gerealiseerd. Soms lijkt er bij de aanbieders verwarring te zijn over de verschillende eisen die er zijn voor archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Partijen die genoemd worden zijn VADA, Hulshoff, Koninklijke Saan en WAD Archiefdepots. Deze laatste partij gaat bij voldoende belangstelling depots bouwen die voldoen aan de eisen van een archiefbewaarplaats. Emmy Ferbeek geeft aan dat het Stadsarchief Amsterdam contact heeft met WAD over een nog te bouwen depot in Amsterdam-Noord (Projectnaam DAM). De heer Pels Rijcken, contactpersoon van WAD, noemt een bedrag van 15 euro per strekkende meter in zijn advertentie voor het depot in Noord. Het Stadsarchief Amsterdam is benieuwd naar de ervaringen van anderen met commerciële aanbieders.
Frits de Wilde van de Groene Hart Archieven geeft aan dat er in Zuid-Holland is nagedacht over het voorstel van WAD om een depot te bouwen in Alphen aan de Rijn. In Zuid-Holland is er naast een vergelijking van prijs ook gekeken naar een aantal andere elementen. Doorslaggevend hierbij was dat men het gevoel had weinig invloed te hebben op de planning bij WAD. Ook zocht de heer Pels Rijcken buiten de Groene Hart Archieven om contact met de gemeenten en was er onduidelijkheid over de kosten. Het Regionaal Archief Leiden heeft een optie genomen op depotruimte van het te bouwen depot in Alphen aan de Rijn. Dit betreft alleen het huren van opslagruimte. Het Regionaal Archief Leiden heeft geen principiële bezwaren tegen een commerciële partij. Het ontwikkelen van een eigen locatie bleek te duur. Met deze constructie heeft het Regionaal Archief Leiden geen investeringskosten, er wordt immers niets gekocht, bovendien wordt er pas betaald als er een pand staat dat voldoet aan de eisen. Voor andere deelnemers is dit een herkenbaar verhaal. Men vraagt zich dan ook af hoe de Provinciale Archiefinspectie de plannen van WAD benaderd. Is er bijvoorbeeld contact over geweest met het Rijksarchief? De provinciale archiefinspecteur bevestigt dat er is meegekeken in de beginfase, waarbij o.a. de eisen zijn neergelegd. De tekeningen van WAD zijn door de Provinciale Archiefinspectie beoordeeld. Of men bij WAD het advies heeft opgevolgd en aanbevolen aanpassingen heeft gemaakt is niet bekend. Een andere mogelijkheid is het huren van depotruimte bij een collega. Een archiefdienst kan de verhuur van depotruimte opnemen in zijn businesscase. Kees Schabbing geeft aan dat je goed moet uitkijken als je als overheidsorganisatie commerciële ruimte gaat aanbieden. Zo is er in Arnhem een discussie in de kranten gevoerd, waarbij een aantal partijen stelden: ‘de gemeente moet niet iets doen wat commerciële partijen beter kunnen’. De deelnemers van de BRAINstorm zijn er echter over eens dat het mogelijk moet zijn om overcapaciteit aan te bieden aan andere archiefdiensten. Volgens Kees Schabbing valt het aantal partijen dat geschikte ruimte aanbiedt tegen, alleen VADA zou ruimte aanbieden welke is geïnspecteerd en voldoet om als archiefbewaarplaats te dienen. Het is voorgekomen dat een andere organisatie zegt dat zij voldoen aan de wettelijke eisen, maar als de Provinciale Archiefinspectie op verzoek van de Gedeputeerde Staten een bezoek wil brengen op de locatie trekt men zich toch terug. De Provinciale Inspectie wil niet vooraf advies geven aan marktpartijen. Men heeft dit in het verleden geprobeerd en kreeg daarbij het gevoel dat je wordt ‘ingekapseld’ door de marktpartij. Bezoeken vinden sindsdien alleen plaats op verzoek van een gemeente. De Provinciale Archiefinspectie is van mening dat je heel terughoudend moet zijn bij het (vooraf) bezoeken of adviseren over een te bouwen archiefbewaarplaats. Het is voorgekomen dat men toch vooraf op bezoek ging en dat men als het ware ‘ingekapseld’ werd. Een bezoek vindt plaats in overleg met een gemeente en niet op verzoek van een commerciële partij. Marens Engelhard van het Stadsarchief Amsterdam geeft aan dat vanuit zijn ervaring als stadsdeelsecretaris hij geregeld heeft meegemaakt dat de stadsdelen in het verleden sparringpartners hebben gezocht in zowel bouwinspecteurs als aannemers, die dan gezamenlijk advies uitbrengen. De vraag is daarom waarom het niet als onderdeel van de taak (‘taakopvatting’) van de archiefinspecteurs kan worden gezien. Kees Schabbing geeft aan dat de Provinciale Archiefinspecteur wel degelijk uitgebreid informatie verstrekt en voorlicht,
maar dat er niet sprake is van een (expliciet) advies. Voordat er wordt gebouwd moeten de Gedeputeerde Staten toestemming verlenen, de Provinciale Archiefinspecteur adviseert daarover aan Gedeputeerde Staten. Dit geldt niet voor een commerciële aanbieder, tenzij een gemeente hier om vraagt. In Amsterdam bestaat de kans dat EYE Film Instituut met WAD in zee gaat bij het DAM project. Mocht dit doorgaan dan geeft het ook voor andere partijen mogelijkheden om depotruimte te huren. Het Nationaal Archief geeft aan dat het huren van depotruimte via WAD als duur werd beschouwd. Voor 50 km werd een bedrag gevraagd van boven de miljoen. Dit komt uit op een bedrag van rond €20 per m¹, maar zou exclusief gangruimte en dienstverlening zijn. De reële kosten zouden daarom nog flink stijgen. RHC Eindhoven heeft ook gesproken met WAD en bevestigd het bedrag van €20,- per m¹. De service/dienstverlening zou geleverd worden door een externe partij (Cintas). Paul Post van het Regionaal Archief Alkmaar geeft aan dat de scheidslijn tussen commercieel en niet commercieel niet altijd zo duidelijk is. De gemeente Alkmaar heeft bijvoorbeeld op een bepaald moment het gebouw waarin het Regionaal Archief Alkmaar gevestigd was verkocht aan een projectontwikkelaar. Vanaf dat moment werd de huur niet meer betaalt aan de gemeente maar aan deze projectontwikkelaar. Het Gelders Archief gaat extra depotruimte realiseren naast het huidige gebouw. Fred van Kan van het Gelders Archief geeft aan dat het voordeel van zelf ontwikkelen is dat de projectontwikkelaar wegvalt, wat geld scheelt. Dit is niet gelukt in Leiden, vermoedelijk omdat de grond daar te duur was. In Arnhem bestaat de mogelijkheid om nog een depotgebouw te bouwen. Mogelijkerwijs kunnen andere archiefdiensten hier in de toekomst gebruik van maken. Samenwerking Het onderdeel samenwerking heeft in deze context een brede betekenis. De verschillende archiefdiensten kunnen bijvoorbeeld samenwerken met elkaar, maar het is ook mogelijk dat de diensten samen gaan werken met bijvoorbeeld musea of bibliotheken. In Delft wordt er samengewerkt met o.a. de dienst Archeologie waarbij er goede afspraken zijn gemaakt. Hiernaast zijn er ook afspraken gemaakt met meerdere omliggende gemeenten. Dit zijn echter geen samenwerkingsverbanden maar eerder zgn. dienstverleningsovereenkomsten. Een complicatie hiervan is dat de contracten per jaar opzegbaar zijn, waarmee de continuïteit dus mogelijk gevaar loopt. Voor een archiefdienst is het echter van belang dat men langdurige samenwerkingsverbanden aan kan gaan. In Leiden was er samenwerking met de Universiteit Bibliotheek (UB) maar de UB trok zich terug net op het moment dat er serieus werk van het project zou worden gemaakt. Er bestaan vraagtekens bij het samenwerken met andere diensten, vooral rondom de eisen die men stelt. Zo werkt een archeologische dienst met andere formaten. Moet de oplossing daarom niet liggen in het samenwerken met gelijksoortige partners? Hierbij heb je ook te maken met de verschillende besturen van de verschillende organisaties. Dordrecht is een goed voorbeeld van verschillende diensten die samenwerken op een locatie. Ook in Arnhem wordt
het initiatief genomen om meerdere diensten toegang te verlenen tot de nieuw te bouwen depotruimte. Andere culturele instellingen kunnen profiteren van de mogelijkheden en expertise van een archiefdienst. Het Nationaal Archief geeft aan dat men toe wil naar een aantal centrale depots voor de rijksarchieven en dat investeren in de verschillende provincies niet meer aan de orde is. Men concentreert zich op de Regionaal Historische Centra’s en zoekt geen samenwerking met andere archiefinstellingen. In het lijstje van oplossingen is ‘nieuwbouw’ bovendien één van de laatste opties. Men zoekt het vooral in het optimaliseren van bestaande depotruimte door het plaatsen van verrijdbare stellingen. Verdienmodellen De discussie richt zich vooral op de mogelijkheden die archiefinstellingen benutten om depotruimte te verhuren. Er was te weinig tijd om mogelijke verdienmodellen als businesscase voor de realisatie van een depotgebouw te bespreken. In Arnhem is men niet uit op winst, maar het Gelders Archief heeft er wel belang bij om goed samen te werken met andere regionale partijen. Het creëert daarnaast ook werkgelegenheid voor de regio. De gemeentelijke insteek is hierbij dat men zoveel mogelijk alle archieven en aanverwante diensten op één plek wil samenbrengen. Het belangrijkste argument is hierbij dat het vooral een betere kwaliteit oplevert. Op dit moment zijn er op tal van plekken depotruimten die niet aan de eisen voldoen. Men heeft hiernaast de inschatting gemaakt dat het goedkoper is om zo’n locatie zelf te ontwikkelen. In Rotterdam wordt verhuren van ruimte vooral gebruikt om leegstand tegen te gaan. Dit brengt bovendien de energiekosten omlaag. Rotterdam berekent aan de rechtbank en collega’s een vaste huurprijs, zodat er inkomsten gegenereerd worden. De huurprijs is vastgesteld d.m.v. audit waarbij er geen winst wordt gemaakt. Ook in Eindhoven wordt ruimte verhuurd ruimte (bijv. aan de politie) om zo o.a. de energiekosten te delen. Verschillende archiefdiensten verhuren tijdelijk de ruimte in het depot die nog leeg staat. Die ruimte is al wel gereserveerd voor een bepaald archief, maar de overdracht van het betreffende archief laat langer op zich wachten dan was voorzien.
Kengetallen Met kengetallen doelen we op de rekengrootheden die de verschillende instanties gebruiken om een aantal van de besproken onderdelen te berekenen en met elkaar te kunnen vergelijken. Hierbij kan gedacht worden aan huurprijzen en het aantal meters dat hier en daar beschikbaar is, maar ook aan bijvoorbeeld de kosten voor de verschillende vormen van dienstverlening. Over de kengetallen rondom de huurprijzen bestaat veel verschil van inzicht. Er worden prijzen genoemd van € 20,- tot € 100,- per strekkende meter, maar wat er dan wel en wat niet in een dergelijk bedrag is opgenomen is niet duidelijk. Daardoor laten deze bedragen zich slecht vergelijken. Er worden ook verschillende rekensleutels gebruikt. De kosten kunnen per strekkende meter archief en/of per inwoner van een gemeente worden berekend. In het verleden zijn bedragen uitgewisseld en heeft men geprobeerd de bedragen zoveel mogelijk gelijk te trekken om niet in concurrentie met elkaar te raken.
De verschillende archiefdiensten die aanwezig zijn geven aan er geen bezwaar tegen te hebben eventueel opnieuw gegevens uit te wisselen. Probleem blijft echter dat de verschillende bedragen moeilijk met elkaar te vergelijken zijn. De aanwezige archiefdiensten die over meer algemene kengetallen beschikken zullen deze delen met de aanwezigen.
Afsluiting Marens Engelhard sluit de middag af met de conclusie dat het teveel of te weinig aan depotcapaciteit duidelijk leeft bij veel archiefinstellingen. Er veel kennis en wordt opgebouwd en dat uitwisseling van deze kennis en ervaring zeer nuttig is. Het Stadsarchief zal de kengetallen die worden toegestuurd verzamelen en verspreiden onder de deelnemers. Wanneer Marens Engelhard opmerkt dat er geen principiële bezwaren lijken te zijn tegen het samenwerken met een commerciële partij laait de discussie over dit onderwerp echter opnieuw op en blijkt dat de meningen hierover toch verdeeld zijn. Bezwaren die genoemd worden lijken meer van praktische dan van principiële aard, maar omdat archiefbeheer een kerntaak is moet deze volgens een aantal deelnemers niet uitbesteed worden. Andere deelnemers vinden dat samenwerken met commerciële partijen geen probleem hoeft te zijn als aan alle regels wordt voldaan. Kortom, over dit onderwerp is men nog lang niet uitgesproken.
ONTVANGEN KENGETALLEN Een aantal deelnemers heeft gegevens toegestuurd na de bijeenkomst op 26 oktober of heeft aangegeven dat ze nog bezig zijn met verzamelen en dat nog zullen gaan doen. Tot nu toe is de volgende informatie ontvangen: Frits de Wilde, Groene Hart Archieven � Berekening van toekomstige benodigde capaciteit: 1 meter archief (overheid en particulier) per 1000 inwoners per jaar � Kale huur die de Groene Hart Archieven gaan betalen voor het Centraal Depot te Gouda: € 30,- per strekkende meter (excl. Inrichtingskosten en btw) bij een gebruik van 3000 strekkende meter � De financiële grondslag van het streekarchief bestaat uit twee componenten: € 102,84 per strekkende meter en € 1,93 per inwoner (bedragen zijn excl. Btw). Het bedrag per meter is voor de beheerskosten, het bedrag per inwoner voor de personeelslasten (dienstverlening, archiefinspectie)
Ferdinand Ector, RHC Eindhoven Ferdinand Ector heeft een benchmark Archiefdiensten 2011 gestuurd die is uitgevoerd in opdracht van het West Fries Archief. Emile Kretzschmar, Archiefinspecteur Zuid-Holland Verzamelt onder de Zuid-Hollandse archiefdiensten de volgende gegevens in strekkende meters: - huidige depotcapaciteit - bezettingsgraad - ruimtebehoefte in de komende 25 jaar Zodra hij deze gegevens heeft stuurt hij deze toe. Fred van Kan, Gelders Archief � kosten van opslag zonder dienstverlening per strekkende meter: € 20,� kosten van opslag met dienstverlening per strekkende meter: € 110,� Tussenvormen kent het Gelders Archief niet � Andere diensten worden op dit moment niet geleverd, er wordt gedacht over scanning on demand Stadsarcheif Amsterdam Zie de powerpointpresentatie van Emmy Ferbeek
