Bouwen aan Zorg Meer tijd voor zorg door werkprocesgericht ontwerpen van zorgvastgoed
WHITE PAPER
Bouwen aan Zorg Meer tijd voor zorg door werkprocesgericht ontwerpen van zorgvastgoed
Auteur: Jan Mekers
Jan Mekers is zelfstandig adviseur en interim manager bij RICHTER IMA. 0031 (0)6 53 733 955
[email protected]
RICHTER IMA is een bedrijfskundig advies- en interim-management bureau, gespecialiseerd in het blijvend verbeteren van de operationele resultaten. De diensten richten zich op het begeleiden van bedrijven en instellingen naar gestroomlijnde, proactieve organisaties, waarin continu verbeteren ingebed en geborgd is. RICHTER IMA is ervaren in het toepassen van Lean Management en verandermanagement principes in de zorg- en industriesector.
copyright © 2012 RICHTER IMA
B
estaand zorgvastgoed belemmert de zorgverleners vaak in het verbeteren van de zorg. Door de wijze waarop het vastgoed ontworpen is kunnen verbeteringen in de werkprocessen niet doorgevoerd worden. Veel tijd gaat verloren omdat een zorgverlener niet in staat is het werk zo te organiseren dat de tijd voor directe zorg gemaximaliseerd wordt. In dit artikel leest u welke acties u, als zorgmanager, neemt om uw nieuwe of te renoveren zorgvastgoed faciliterend te laten zijn aan de werkprocessen van uw zorgverleners en hoe Lean Management principes u daarbij helpen.
Inleiding Zorginstelling in de Verpleeg- & Verzorgsector worden met grote veranderingen in de sector geconfronteerd. Naast een stijgende vraag naar meer en betere zorg door een steeds mondigere en grotere groep ouderen, worden zij ook geconfronteerd met wijzigingen in wet- en regelgeving rond bijvoorbeeld de AWBZ (Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten) en de bekostiging van de zorg en wonen. Zo zijn zekerheden rond budgets uit de normatieve huisvestingcomponent in 2011 wegvallen en worden inkomsten daaruit vandaag de dag in relatie gebracht met productiecijfers. Dure en onrendabele zorgvastgoed drukken daarmee op de financiële prestaties van de zorginstelling. De veranderingen bieden echter ook kansen. Het in 2008 door het Bouwcollege Zorg gewijzigde bouwregime laat bijvoorbeeld de beperking van maximaal 6 bewoners in groepswoningen vallen. Met de verruiming van dergelijke regels kan een zorginstelling bijvoorbeeld de personeelskosten per bewoner terugbrengen. Dat zal echter niet van zelf gaan. Als de bestaande werkprocessen niet anders ingericht worden, zal dit tot een verzwaring van de werklast voor de zorgverlener leiden. Bij het realiseren van nieuwbouw of renovatie van bestaand zorgvastgoed ontstaat nu een unieke kans om de bestaande werkprocessen opnieuw in te richten. De fysieke omgeving hoeft dan geen belemmering meer te vormen voor een optimale inrichting van uw zorgprocessen.
Meer tijd voor zorg door slimme werkprocessen Met meer cliënten in een woongroep en gelijkblijvende aantal zorgverleners stijgt de zorgvraag en daarmee ook de werklast voor de zorgverlener. Er is minder tijd voor directe zorg omdat de andere werkzaamheden (indirecte zorg en niet-zorg gerelateerde taken) van de zorgverlener blijven bestaan. Door het slimmer inrichten van deze werkprocessen kan een zorgverlener meer tijd besteden aan directe zorg aan cliënten. Werkprocessen worden slimmer gemaakt door overbodige en onhandige activiteiten en handelingen te elimineren. Door het toepassen van Lean Management principes en technieken (zie kader ‘Lean Management in de Zorg’) is vast te stellen welke handelingen geen bijdrage leveren aan de zorg aan cliënten. Een verspilling van de kostbare tijd van een zorgverlener dus (zie kader ‘Verspillingen in zorgwerkprocessen’). Een van de grote verspillingen in de zorg is het lopen van de zorgverlener. Uit verschillende (inter)nationale tijdbestedingsonderzoekeni blijkt dat een zorgverlener wel 25% van de tijd besteed aan het lopen. Dat is 2 uur per dag!
Lean Management in de Zorg Lean Management is een managementfilosofie, die door veel zorginstellingen gebruikt wordt voor het verbeteren van de operationele prestaties. Door het hanteren van de Lean principes werken zorginstellingen meer patiënt/cliëntgericht, worden verspillingen in de werkprocessen geëlimineerd en ontstaat er een proactieve organisatie, waarin medewerkers iedere dag bezig zijn met het verbeteren van de zorg. Succesvolle Lean organisaties ontwikkelen zich op de volgende aandachtsgebieden: Leiderschap & Gedrag Structuur & Ondersteuning Methoden & Technieken Lean Management is daarmee veel meer dan enkele een middel om kosten of FTE’s te reduceren. Het creëert tijd en ruimte voor de zorgverlener om meer echte zorg te leveren.
copyright © 2012 RICHTER IMA
Verspillingen in zorg- en werkprocessen Voorraad
Wachten
Proces
Transport
Talent
Fouten
Onnodige bewegingen
Overproductie
- Onnodig veel steriele materialen met een houdbaarheidsdatum - Grote bestelhoeveelheden voor weinig gebruikte middelen -De behandelaar moet wachten op de cliënt - De cliënt wacht op het vervoer - Overschrijven van cliëntdossier naar andere dossiers - Complexe en talrijke handelingen om een medicatievoorschrift in te zien - Verschillende opladers voor telefoons - Grote afstand tussen sterk gerelateerde afdelingen - Heen en weer lopen tussen dezelfde kamers - Overgekwalificeerde medewerkers voor bepaalde taken - Niet de juiste mensen op de juiste plek - Verkeerd voorgeschreven of bereide medicatie - Verkeerd afgelezen en opgeschreven waarden - Zoeken naar hulpmiddelen - Veelvuldige verplaatsingen van hulpmiddelen, omdat die in de weg staan - Te veel gemaakte medicatie door een ontbrekend stoprecept - Onnodige tests en controles
Het lopen wordt o.a. veroorzaakt door de wijze waarop de werkplekken en de werkomgeving is ingericht. Een zorgverlener moet dan veel lopen om de benodigde informatie, hulpmiddelen en materialen voor het verrichten van een taak bijeen te brengen. Enkele voorbeelden zijn: - Medicatie en medisch materiaal wordt op een centrale plaats bewaard en bereid. De verpleegkundige loopt op één dag meerdere malen van de verschillende cliëntenkamers naar de medicijnkamer. - Al het platgoed (bedlinnen, handdoeken etc.) wordt door de linnendienst op een centrale plaats aangeleverd. Het platgoed wordt door de verzorgende verplaatst naar de linnenkamer. Bij behoefte loopt de
verzorgende van de cliëntenkamer naar de linnenkamer om het platgoed op te halen. - Cliëntendossiers worden op de centrale verpleegpost bijgewerkt en bewaard. Een verzorgende of verpleegkundige loopt van de cliëntenkamer naar de centrale post om informatie te halen of om het dossier bij te werken. Een slimmere inrichting van deze werkprocessen laat de zorgverlener minder lopen. Men kan dan denken aan het direct naar de cliëntenkamer brengen van het platgoed door de linnendienst. Voor de medicatie van de cliënt zijn afsluitbare kasten op de kamer aanwezig waar de verpleegkundige de medicatie kan voorbereiden en toedienen zonder van de cliëntenkamer te komen. De zorgverlener kan direct op de cliëntenkamer het (digitaal) dossier bijwerken en raadplegen. Dergelijke aanpassingen in de werkprocessen betekenen vaak dat er in de fysieke omgeving ingegrepen moet worden. Door de veelal hoge kosten van deze fysieke aanpassingen wordt de productieverbeteringen van de zorgverlener te niet gedaan. De werkprocessen worden daarmee om de fysieke omgeving suboptimaal ingericht, waardoor de tijd voor zorg niet gemaximaliseerd kan worden. De wijze waarop zorgvastgoed ontworpen wordt is in sterke mate bepalend voor de inrichting van de werkprocessen. Als vertrekpunt voor het ontwerp worden vooral de functies van een gebouw gekozen.
Functiegericht ontwerp Welke functies in een zorgvastgoedobject opgenomen worden is afhankelijk van de doelgroepen van de zorginstelling en hun behoeften. Er zijn drie soorten te onderscheiden: 1. Cliëntgebonden functies, zoals: kamers en appartementen met badkamers, gedeelde woonkamers, restaurant, rust- en recreatie ruimte et cetera. 2. Gebouwfuncties verbonden aan het zorgproces, zoals behandelkamers, verpleegposten, vergaderkamers, keuken, et cetera. 3. Functies verbonden aan het secundaire en ondersteunende proces, zoals: bergruimte en
copyright © 2012 RICHTER IMA
voorraadkamers en logistieke activiteiten et cetera. De benodigde functies zijn de basis voor het gebruikelijke ontwerpproces van het vastgoed (figuur 1). Deze functies worden als grote ‘dozen’ ten opzichte van elkaar gepositioneerd. Een dergelijke inrichting kenmerkt zich vaak door centrale kamers en ruimten, specifiek voor een bepaalde functie. Het vastgoed is daarmee van buiten naar binnen ontworpen. Het resultaat van deze werkwijze is o.a. weer terug te vinden in de tijd dat een zorgverlener per dag besteed aan het lopen tussen de verschillende functies.
3. Niet cliëntgebonden activiteiten, zoals: logistiek, persoonlijke verzorging, pauze, et cetera. De lijst van werkprocessen dient zo gedetailleerd mogelijk opgesteld te worden, zodat in het ontwerpproces van het vastgoed niets vergeten wordt. Door de werkprocessen van de zorgverlener, net als de gebouwfuncties, in het ontwerpproces van het vastgoed mee te nemen is het op voorhand mogelijk om de tijd voor directe zorg te maximaliseren (Figuur 2).
Figuur 1: Functiegericht ontwerp van vastgoed
Figuur 2: Functie & Werkprocesgericht ontwerp
Het wordt dus tijd om in het ontwerp van zorgvastgoed ook de werkprocessen van de zorgverlener mee te nemen.
Slimme werkprocessen
Vastgoedontwerp van binnen uit Voordat het ontwerp van het vastgoed, dat de zorgprocessen echt faciliteert, kan beginnen is het noodzakelijk om de zorg- en ondersteunende activiteiten in kaart te brengen. Als vertrekpunt zijn onderstaande groepen van werkprocessen te gebruiken: 1. Direct cliëntgebonden activiteiten, zoals: voorbehouden handelingen, ADL en HDL (Algemene & Huishoudelijke Dagelijkse Levensverrichtingen), et cetera. 2. Indirect cliëntgebonden activiteiten, zoals: MDO, onderlinge werkverdeling, verzorging van de leefomgeving, cliënt gerelateerde administratie, en administratieve taken voor de afdeling, enzovoort.
Afzonderlijke werkprocessen bestaan uit taken, handelingen en activiteiten. De efficiëntie van de werkprocessen is in hoge mate afhankelijk van de wijze waarop ze ingericht zijn. Slimme werkprocessen kenmerken zich door sterk cliëntgericht werken. Een zorgverlener is daarbij vooral bezig met directe cliëntenzorg en minder met verspillingen, zoals lopen en overbodige handelingen. Of een werkproces slim ingericht is, is met weinig moeite vast te stellen. Een veelgebruikte Lean techniek is het Spaghetti-diagram. Een methode waar, door visuele representatie, de looproute van een zorgverlener door een zorggebouw vastgelegd kan worden en daarmee ook de verspillingen. Een andere methode is de Multi Moment Opname (MMO). Per activiteit wordt de tijdbesteding van de zorgverlener tijdens een MMO gedetailleerd in kaart
copyright © 2012 RICHTER IMA
gebracht. Een derde methode is 5S werkplekorganisatie. Met deze methode worden werkplekken optimaal voor een bepaalde taak ingericht. Zoeken, loop en fouten worden daardoor voorkomen. Alle methoden vormen een basis voor het slimmer inrichten van de werkplekken en werkprocessen.
Naast de benodigde functies, worden de werkprocessen nu ook in het ontwerp van het vastgoed meegenomen. Het vastgoed faciliteert daarmee de zorgverlener in het leveren van directe zorg.
Voor het inrichten van slimme werkprocessen zijn volgende richtlijnen te gebruiken: - Een zorgverlener blijft zoveel mogelijk bij de cliënt. - Een zorgverlener werkt op een kleine en overzichtelijk ingerichte werkplek en heeft alles direct bij de hand. - De fysieke afstand tussen de verschillende werkplekken is zo klein mogelijk. - Alle handelingen van een zorgverlener zijn zoveel mogelijk direct aan één cliënt toe te wijzen.
In de dagelijks adviespraktijk van RICHTER IMA, zie wij vaak dat het verbeteren van de zorg blijft steken door een belemmering van de fysieke omgeving. Verspillingen kunnen niet uit de werkprocessen gehaald worden wat de zorgverlener frustreert en ontmoedigt om verdere verbeteringen in de eigen werkomgeving te realiseren.
Door het hanteren van deze richtlijnen worden verspillingen zoals lopen en zoeken al in de ontwerpfase van de werkprocessen voorkomen. Een veel gebruikte methode voor het vastleggen van een werkproces is de informatiestroomanalyse (ISA) uit de Lean filosofie. Daarin worden alle handelingen en activiteiten door de verschillende mensen of afdelingen tijdvolgordelijk en plaats-afhankelijk in kaart gebracht. Hierdoor zijn zorg- en werkprocessen op voorhand efficiënt in te richten. De beschreven werkprocessen kunnen gebruikt worden als ontwerpeisen voor het vastgoed.
Bouwen aan Zorg
Bij het realiseren van nieuwbouw of renovatie van bestaande zorgvastgoed heeft een zorginstelling de kans om structureel de tijd voor zorg van de zorgverlener te maximaliseren. Voorwaarde is dat slimme werkprocessen als input in het vastgoedontwerp meegenomen worden. Het gebruik van Lean Management methoden, zoals MMO, ISA, 5S Werkplekorganisatie en Spaghettidiagrammen helpen uw organisatie om verspillingen te identificeren en nieuwe, slimme werkprocessen te introduceren.
i
NHS; ‘Productive Ward’
copyright © 2012 RICHTER IMA
